NauDoc     [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 1: Введение в NauDoc
Основные объектыи основные понятия
Основные объекты системыДокументооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов   объектов:ДокументОбъект «Д...
Хранилище документов•   Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище.    Структура хранилища представ...
Персональное хранилище документов•   Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище    документов, которое с...
Роли•   В NauDoc действует система разграничения доступа к    документам, основывающаяся на использовании пользовательских...
Роли•   В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший    определенную роль в корневой папке, сохр...
Получение прав доступа в систему•   Для того чтобы использовать NauDoc в своей работе, пользователь должен    быть зарегис...
Вход в систему•       Перед входом в систему необходимо открыть новое окно Internet Explorer;•       Введите адрес, по кот...
Интерфейс пользователя            Раздел «Сервис» предназначен           Раздел «Пользователь» предназначен               ...
Персональная страницаСразу после входа         в                                                   В блоке «Моисистему, по...
NauDoc           [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 2: Работа с папками и документами
Основные понятия
Категория документа•   В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл    документа и маршрут движения ...
Структура документа•   Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть    включены и графически...
Маршрут движения документа•   Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа    между сотрудниками пр...
Маршрут движения документа
Версии документа•   При коллективной работе с документом может происходить неоднократное    изменение его содержания. В ре...
Работа с документами
Создание нового документа•   Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новый документ;•   В меню «Новый объект» выберит...
Создание нового документа •     При создании документа, система предлагает вам заполнить его       регистрационную карточк...
Редактирование текста документа   •    После нажатия кнопки «Применить» перед вами откроется для редактирования        нов...
Вложения•   Кроме текстового содержания и реквизитов каждая версия документа в NauDoc    может иметь прикрепленные файлы, ...
Копирование и перемещение документа•   Для копирования документа нужно войти в папку, где находится    документ, включить ...
Работа с папками
Создание папки•   Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новую Папку;•   В меню «Новый объект» выберите пункт «Папка...
Создание папки•   При создании папки, система предлагает вам заполнить ее регистрационную    карточку;•   Поле «Заголовок»...
Контроль доступа к папке•   Следующим шагом после создания папки является назначение прав доступа к    ней для других поль...
Контроль доступа к папке•   Вызванная форма позволяет назначать права доступа для отдельных    пользователей и целых групп...
NauDoc       [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 3: Согласование документов
Введение•   В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые запросы    на согласование назначаются ответств...
Запрос на согласование•   Создайте новый документ;•   C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст;•   П...
Запрос на согласование•   С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов:     – Директива. Этот тип ...
Согласование документа
Согласование документов в NauDoc•   В NauDoc предусмотрена возможность согласования документа с другими    пользователями;...
Запрос на согласование•   Для того чтобы создать к данному документу запрос на согласование, нажмите    кнопку «Запрос». Н...
Карточка задания    Общий список    пользователей       системы.  Дважды кликнув на        имени   пользователя, вы можете...
Уведомление о входящем задании•   Участник согласования получает по электронной почте уведомление о том, что    ему направ...
Карточка задания  •    После щелчка «мышью» на ссылке, содержащейся в письме, на экране       отобразится информация о зап...
Удовлетворение запроса•   Допустим, ответственный пользователь решил удовлетворить запрос на    согласование. После нажати...
Фиксирование записи о согласовании в             карточке задания•   Факт утверждения документа одним из пользователей и о...
Контроль за ходом согласования•   После отправки запроса на согласование можно контролировать ход    согласования документ...
Контроль за ходом согласования
Завершение задания•   Если в задании типа «Запрос» все ответственные пользователи прислали    уведомления о согласовании/о...
NauDoc        [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 4: Контроль исполнительской            дисциплины
Введение•   В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания    назначаются ответственным пользовате...
Создание задания•   Создайте новый документ;•   С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст;•   Перейдит...
Создание задания•   С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов:     – Директива. Этот тип задани...
Работа с поручениями и   распоряжениями
Директива•   Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем    распоряжений своим подчиненным. При ...
Создание поручения•   Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку    «Директива». На экране от...
Карточка задания                   В поле «Название» укажите                     название создаваемого                    ...
Уведомление о входящем задании•   Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о    том, что им н...
Карточка задания•   После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного    пользователя отобразится инфо...
Исполнитель принимает задание к               исполнению•   После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляет...
Карточка задания•   Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и    оставленный комментарий немедл...
Назначение подзадания•   После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может    назначить подзадания для д...
Составление отчетов о выполнении•   В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять    отчеты о вы...
Отчет о выполнении•   На экране появится форма составления отчета;•   Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае ...
Фиксирование отчетов в карточке задания•   Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета    фиксируются...
Отчет о невыполнении•   В случае если задание не было выполнено в установленный    срок, ответственный пользователь должен...
Контроль за выполнением•   Контроль за выполнением задания осуществляется контролером;•   Основные обязанности контролера ...
Отправка дополнительных уведомлений•   Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер    или авт...
Завершение задания•   После получения отчета о выполнении задания от контролера или    ответственного пользователя создате...
Создание директивного задания без              создания документа•   Для создания нового директивного задания, которое не ...
Благодарим за внимание!      → Мы рекомендуем вам обратить        внимание на подробную документацию        по системе: Ру...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Naudoc start

7,786

Published on

Published in: Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
7,786
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
38
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Naudoc start

  1. 1. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 1: Введение в NauDoc
  2. 2. Основные объектыи основные понятия
  3. 3. Основные объекты системыДокументооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов объектов:ДокументОбъект «Документ» представляет собой совокупность текстового содержания и обязательных элементов оформления (реквизитов);ПапкаОбъект «Папка» позволяет выделять группы объектов в соответствии с желанием пользователя. Единое хранилище документов в NauDoc представляет собой набор папок, расположенных в виде древовидной иерархии;ЖурналОбъект «Журнал» представляет собой совокупность учетных записей, фиксирующих факт регистрации документов.
  4. 4. Хранилище документов• Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище. Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую из отдельных папок и содержащихся в них объектов;• Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.
  5. 5. Персональное хранилище документов• Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище документов, которое содержит только те объекты, к которым данный пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей;• В качестве примера на рисунке красным цветом выделены те «ветви» в древовидной структуре корпоративного хранилища документов, которые доступны отдельно взятому пользователю. Из этих «ветвей» формируется структура персонального хранилища документов данного пользователя.
  6. 6. Роли• В NauDoc действует система разграничения доступа к документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей. Объем прав пользователя на выполнение операций с документами определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель». Примечания к таблице. * – документы, владельцем которых является данный пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»; ** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.
  7. 7. Роли• В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в многочисленных папках, имеющихся в NauDoc;• Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав (например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам отдела или рабочей группы;• Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для работы с документами пользователю недостаточно групповых прав «Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той же самой папке;• С помощью выдачи персональных прав могут корректироваться и наследуемые права пользователя. В этом случае персональные права, выданные пользователю в текущей папке, могут расширить его права, которые он унаследовал от корневой папки.
  8. 8. Получение прав доступа в систему• Для того чтобы использовать NauDoc в своей работе, пользователь должен быть зарегистрирован в системе администратором. При регистрации каждый пользователь получает системное имя и пароль для входа в систему;• Существует два способа получения имени и пароля: непосредственно у системного администратора: в этом случае администратор лично сообщает пользователю необходимые данные; по электронной почте: в этом случае пользователь получает автоматически созданное письмо, содержащее имя, пароль и адрес для входа в систему;• Администратор может зарегистрировать новых пользователей, перейдя в NauDoc на вкладку «Пользователь» и выбрав пункт «Регистрация пользователя»:
  9. 9. Вход в систему• Перед входом в систему необходимо открыть новое окно Internet Explorer;• Введите адрес, по которому находится NauDoc, в адресную строку Интернет- браузера;• Введите свои персональные реквизиты входа в систему (имя пользователя и пароль). Для более удобного и быстрого доступа к системе, можете сохранить ссылку на портал NauDoc в «Избранном» вашего браузера
  10. 10. Интерфейс пользователя Раздел «Сервис» предназначен Раздел «Пользователь» предназначен Раздел «Контроль для осуществления для управления Раздел «Доступные исполнения» предназначен технологических пользовательскими настройками. документы»операций в системе. В для Раздел «Поиск» работы с Пользователи с правами представляет собой предназначен для входящими и исходящимидля частности, используется администратора с помощью этого персональное поиска документов в заданиями (просмотр настройки раздела могут создавать новыххранилище документов хранилище статусов заданий, бизнес-процессов (создания пользователей, добавлять пользователя отчетов ответственных категорий пользователейразличнымблокировать по в группы, пользователей, подключения документов), статистики параметрам учетные записи и изменять выполнения) модулей расширения и персональную информацию настройки резервного копирования Внутренняя структура персонального хранилища представлена в виде иерархии доступных пользователю папок. С помощью панели навигации пользователь может перемещаться по своему персональному хранилищу и просматривать документы, содержащиеся в доступных ему папках
  11. 11. Персональная страницаСразу после входа в В блоке «Моисистему, пользоват задания» ель попадает на отображаются новые свою входящие персональную задания, исходящие страницу задания и задания, в которых данный пользователя является В блоке «Моя Почта» контролером отображаются свежие почтовые сообщения, если NauDoc используется для приема личной В блоке «Мои или корпоративной документы» В блоке «Доступные электронной почты отображаются самые документы» свежие отображаются самые документы, созданны свежие е данным документы, созданны пользователем е в любых папках хранилища, к которым данный пользователь имеет доступ
  12. 12. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 2: Работа с папками и документами
  13. 13. Основные понятия
  14. 14. Категория документа• В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл документа и маршрут движения документа;• Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа. Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив»;• Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или бизнес-процесса;• Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач документооборота, существующего на предприятии. В системе NauDoc тип документов, определяется по принадлежности к той или иной категории;• Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут движения документа, права на операции с документом, набор дополнительных полей документа (реквизитов) и порядок их расположения в тексте документа (шаблон).
  15. 15. Структура документа• Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть включены и графические изображения;• Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке указаны: название документа, владелец документа, дата создания документа, дата последнего изменения содержания документа, категория, к которой принадлежит документ;• Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией документа. Заполнение карточки документа происходит на этапе создания документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание»;• Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой файлы с графическими изображениями;• В документе могут содержаться ссылки на другие документы. Ссылки устанавливают связи между исходными и порожденными документами.
  16. 16. Маршрут движения документа• Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа между сотрудниками предприятия. Электронный документ находится в хранилище одном экземпляре, пользователям не надо делать копии документа, чтобы передать нескольким адресатам. Документооборот осуществляется за счет последовательной выдачи заданий на операции с документом в системе NauDoc. Такими заданиями могут быть, например, запрос на просмотр, утверждение или визирование документа;• Документ последовательно проходит несколько этапов. На каждом из этих этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут быть применены различные действия. Правила продвижения документа между участниками документооборота включают в себя последовательность состояний, список действий и список пользователей, которые имеют право их совершать;• Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это задание может состоять, например, в согласовании или утверждении документа. NauDoc автоматически уведомляет пользователей по электронной почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует их исполнение;• Смена состояния документа может осуществляться непосредственно пользователем или происходить автоматически после выполнения назначенных заданий.
  17. 17. Маршрут движения документа
  18. 18. Версии документа• При коллективной работе с документом может происходить неоднократное изменение его содержания. В редактировании документа могут принимать участие различные пользователи. При этом иногда бывает необходимо вернуться к одной из предыдущих редакций документа;• NauDoc позволяет создавать и отслеживать редакции документов, формируя эволюционный след изменения документа. Различные редакции одного и того же документа называются версиями и могут отличаться друг от друга содержанием, статусом, владельцем, наличием вложенных файлов, ссылок и т.д.
  19. 19. Работа с документами
  20. 20. Создание нового документа• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новый документ;• В меню «Новый объект» выберите пункт «Документ». Нажмите кнопку «Создать». С помощью меню «Новый объект» в системе можно создавать любые новые объекты – в том числе и документы Если у пользователя недостаточно прав для создания документа, то в перечне объектов строка «Документ» будет отсутствовать
  21. 21. Создание нового документа • При создании документа, система предлагает вам заполнить его регистрационную карточку; • Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения; • Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткую аннотацию документа; • В раскрывающемся списке «Категория» укажите «Документ». Это базовая категория документов, которая не содержит базового маршрута прохождения и специфических реквизитных полей. Служит для начального ознакомления с системой и создания простых документов, не привязанных к каким-либо бизнес- процессам. В раскрывающемся списке «Категория» можно выбрать нужную категорию документа. В зависимости от выбранной категории у документа могут быть дополнительные поля реквизитов, шаблоны, набор состояний и автоматически назначаемые цепочки согласования, подписания иПри создании документа исполнения.можно к нему прикрепить Категории настраиваются файл и преобразовать технологом.содержание этого файлав содержание документа
  22. 22. Редактирование текста документа • После нажатия кнопки «Применить» перед вами откроется для редактирования новый чистый документ; • В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов визуального текстового редактора. После окончания редактирования текстадокумента не забывайте нажать кнопку«Сохранить» на панели редактора
  23. 23. Вложения• Кроме текстового содержания и реквизитов каждая версия документа в NauDoc может иметь прикрепленные файлы, созданные в различных программных приложениях;• Чтобы добавить новое вложение, достаточно перейти в документе на вкладку «Вложения», нажать кнопку «Обзор», указать путь к выбранному файлу в файловой системе компьютера и нажать кнопку «Вставить файл». Если вы присоединяете графический файл (например, отсканир ованный Если вы документ), то его присоединяете содержимое файл не автоматически графического вставляется в текст формата, то он документа отображается в тексте документа в виде ссылки
  24. 24. Копирование и перемещение документа• Для копирования документа нужно войти в папку, где находится документ, включить флажок рядом с названием документа, нажать кнопку «Копировать»;• Затем зайти в папку, куда нужно скопировать документ и нажать кнопку «Вставить»;• Перемещение документа можно осуществить аналогичным способом, только вместо кнопки «Копировать» требуется нажать кнопку «Вырезать»
  25. 25. Работа с папками
  26. 26. Создание папки• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новую Папку;• В меню «Новый объект» выберите пункт «Папка». Нажмите кнопку «Создать».
  27. 27. Создание папки• При создании папки, система предлагает вам заполнить ее регистрационную карточку;• Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;• Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткое описание назначения данной папки;• Нажмите кнопку «Применить», после выполнения этого действия NauDoc автоматически откроет созданную папку. Поля «Номенклатурный номер» и «Постфикс» являются опциональными и используются только при регистрации документов в журналах
  28. 28. Контроль доступа к папке• Следующим шагом после создания папки является назначение прав доступа к ней для других пользователей. Эта операция необходима в том случае, если с содержанием папки помимо ее создателя будут работать и другие пользователи;• Для назначения прав доступа к папке откройте выбранную папку, в выпадающем меню «Папка» выберите «Контроль доступа».
  29. 29. Контроль доступа к папке• Вызванная форма позволяет назначать права доступа для отдельных пользователей и целых групп. В этой части формы можно настроить групповые права доступа к данной папке В этой части формы можно настроить персональные права доступа к данной папке
  30. 30. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 3: Согласование документов
  31. 31. Введение• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые запросы на согласование назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа;• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по проведению согласования документов, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;• Эта презентация расскажет вам о том, как согласовывать электронные документы с помощью системы документооборота NauDoc.
  32. 32. Запрос на согласование• Создайте новый документ;• C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст;• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.
  33. 33. Запрос на согласование• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: – Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; – Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; – Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; – Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Запрос».
  34. 34. Согласование документа
  35. 35. Согласование документов в NauDoc• В NauDoc предусмотрена возможность согласования документа с другими пользователями;• При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения предыдущих. Без использования маршрута согласования документ рассылается одновременно всем ответственным пользователям;• Участник согласования получает запрос на согласование, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора согласования запрос является исходящим заданием.• Участник согласования автоматически получает доступ к документу, запрошенному на согласование;• Каждый из участников согласования может утвердить документ либо написать замечания и отправить документ на доработку. В последнем случае процедура согласования прерывается, и документ считается несогласованным.
  36. 36. Запрос на согласование• Для того чтобы создать к данному документу запрос на согласование, нажмите кнопку «Запрос». На экране отобразится карточка задания.
  37. 37. Карточка задания Общий список пользователей системы. Дважды кликнув на имени пользователя, вы можете переместить его в список ответственныхпользователей данного После того, как список задания участников согласования сформирован, укажите порядок согласования, т. е. расставьте участников в порядке очередности, с которой документ будет поступать к ним на согласование В поле «Дата окончания» укажите желаемую дату и время окончания согласования документа Чтобы процедура В поле согласования происходила в «Комментарий» указанном порядке, включите можно ввести флажок «Запрашивать текст, поясняющий согласование по маршруту» запрос на В противном случае запрос согласование будет отправлен всем документа указанным пользователям одновременно
  38. 38. Уведомление о входящем задании• Участник согласования получает по электронной почте уведомление о том, что ему направлен персональный запрос на согласование документа: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания.
  39. 39. Карточка задания • После щелчка «мышью» на ссылке, содержащейся в письме, на экране отобразится информация о запросе и содержание документа, запрошенного на согласование: Для отклонения Для утверждения запроса надокумента требуется согласование нажать кнопку документа требуется «Удовлетворить нажать кнопку запрос» «Отклонить запрос»
  40. 40. Удовлетворение запроса• Допустим, ответственный пользователь решил удовлетворить запрос на согласование. После нажатия кнопки «Удовлетворить запрос» на экране появляется форма запроса комментария пользователя. В данной форме можно оставить пояснения в поле «Комментарий», после чего требуется подтвердить утверждение документа нажатием кнопки «Удовлетворить запрос»:
  41. 41. Фиксирование записи о согласовании в карточке задания• Факт утверждения документа одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Инициатору запроса на согласование по электронной почте высылается уведомление об успешном утверждении документа первым ответственным пользователем;• Задание на согласование будет отправлено далее по маршруту (следующему пользователю в списке согласования).
  42. 42. Контроль за ходом согласования• После отправки запроса на согласование можно контролировать ход согласования документа;• Для контроля за ходом согласования щелкните «мышью» на вкладке «Контроль исполнения» и укажите группу заданий которой хотите просмотреть. Обычно для автора задания такими группами являются исходящие задания в процессе выполнения. После этого на экране появится список заданий, включая запросы на согласование.
  43. 43. Контроль за ходом согласования
  44. 44. Завершение задания• Если в задании типа «Запрос» все ответственные пользователи прислали уведомления о согласовании/отказе, то задание автоматически закрывается с соответствующим результатом: «успешно» или «неудовлетворительно». Это позволяет избежать рутинных операций по завершению заданий вручную.
  45. 45. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 4: Контроль исполнительской дисциплины
  46. 46. Введение• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа;• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;• Эта презентация расскажет вам о том, как происходит работа с электронными поручениями с помощью системы документооборота NauDoc.
  47. 47. Создание задания• Создайте новый документ;• С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст;• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.
  48. 48. Создание задания• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: – Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; – Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; – Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; – Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Директива».
  49. 49. Работа с поручениями и распоряжениями
  50. 50. Директива• Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем распоряжений своим подчиненным. При назначении задания с типом «Директива» пользователь указывает описание задания и сроки его исполнения, назначает ответственных пользователей и контролера;• Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего задания, которое он может принять к исполнению или отказаться выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям;• Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания.• Автор задания, получив от ответственного пользователя или контролера закрывающий отчет, завершает задание.
  51. 51. Создание поручения• Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку «Директива». На экране отобразится карточка задания.
  52. 52. Карточка задания В поле «Название» укажите название создаваемого задания (если задание назначается для документа, то название задания, по- умолчанию, совпадает с названием документа) Галочка в поле «Периодическое задание» позволяет создавать периодическое задание, которое будет автоматически создаваться с заданным временным интервалом В этой части формы вы можете назначить ответственных пользователей и контролера по этому заданию. Контролера в задании может не быть
  53. 53. Уведомление о входящем задании• Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о том, что им направлен персональный запрос на исполнение документа. Контролер задания также получает почтовое уведомление: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания
  54. 54. Карточка задания• После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного пользователя отобразится информация о распоряжении и полное содержание документа: Перед началом работы над заданием ответственный пользователь должен принять задание к исполнению, т. е. подтвердить свое согласие работать над заданием. Для этого необходимо открыть карточку входящего задания и нажать кнопку «Принять к исполнению»:
  55. 55. Исполнитель принимает задание к исполнению• После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляется форма внесения комментария к данному событию:
  56. 56. Карточка задания• Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Создателю задания и контролеру высылается по электронной почте уведомление о принятии задания к исполнению:
  57. 57. Назначение подзадания• После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может назначить подзадания для других пользователей (например, своих подчиненных);• Для назначения подзадания требуется: открыть карточку входящего задания, нажать кнопку «Назначить подзадание». После этого на экране отобразится форма, в которой требуется ввести параметры подзадания. Данная процедура полностью повторяет процедуру назначения обычного директивного задания.
  58. 58. Составление отчетов о выполнении• В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять отчеты о выполнении задания. Отчет может быть промежуточным и закрывающим. Промежуточный отчет сообщает создателю задания и контролеру о продвижении работ над заданием. По мере выполнения задания ответственный пользователь может дополнять и изменять содержание промежуточного отчета. Закрывающий отчет составляется после завершения работы над заданием и сообщает о выполнении задания;• Для составления отчета необходимо в карточке задания нажать кнопку «Доложить о выполнении»:
  59. 59. Отчет о выполнении• На экране появится форма составления отчета;• Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле «Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и др.)• Если отчет промежуточный, то поле «Закрыть отчет» нужно оставить пустым, а в поле «Комментарий» указать текст промежуточного отчета.
  60. 60. Фиксирование отчетов в карточке задания• Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета фиксируются в карточке задания и могут быть просмотрены всеми участниками задания. В карточке задания закрывающий отчет сопровождается комментарием «Окончательный отчет».
  61. 61. Отчет о невыполнении• В случае если задание не было выполнено в установленный срок, ответственный пользователь должен составить отчет о невыполнении. Данный отчет является аналогом объяснительной записки, которая направляется создателю задания и контролеру.
  62. 62. Контроль за выполнением• Контроль за выполнением задания осуществляется контролером;• Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил отчет, поступает контролеру по электронной почте.• После знакомства с отчетом и оценки качества выполнения задания контролер визирует отчет:
  63. 63. Отправка дополнительных уведомлений• Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер или автор задания могут отправить дополнительные уведомления ответственному пользователю;• После отправки пользователю, текст уведомления и дата отправки сохраняются в карточке задания в виде «Истории уведомлений».
  64. 64. Завершение задания• После получения отчета о выполнении задания от контролера или ответственного пользователя создатель задания завершает его действие;• Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность;• Для завершения задания требуется войти в карточку задания. В карточке задания можно ознакомиться с отчетом ответственного исполнителя и визой контролера. При условии, что задание выполнено надлежащим образом, его действие завершается нажатием кнопки «Завершить».
  65. 65. Создание директивного задания без создания документа• Для создания нового директивного задания, которое не связано с каким-либо документом в системе, нужно выполнить следующие действия: открыть вкладку «Контроль исполнения» в панели навигации NauDoc, щелкнуть «мышью» на ссылке «Исходящие задания». После выполнения этих действий на экране отобразится данная форма. В вызванной форме необходимо нажать кнопку «Директива». Дальнейшие действия, связанные с формированием параметров директивы, совпадают с уже описанными.
  66. 66. Благодарим за внимание! → Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя и Руководство технолога http://www.naudoc.ru/ → Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес info@naudoc.ru → Нам важно знать ваше мнение! телефон: (343) 378-42-87
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×