Naudoc start

  • 7,621 views
Uploaded on

 

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
7,621
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4

Actions

Shares
Downloads
36
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 1: Введение в NauDoc
  • 2. Основные объектыи основные понятия
  • 3. Основные объекты системыДокументооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов объектов:ДокументОбъект «Документ» представляет собой совокупность текстового содержания и обязательных элементов оформления (реквизитов);ПапкаОбъект «Папка» позволяет выделять группы объектов в соответствии с желанием пользователя. Единое хранилище документов в NauDoc представляет собой набор папок, расположенных в виде древовидной иерархии;ЖурналОбъект «Журнал» представляет собой совокупность учетных записей, фиксирующих факт регистрации документов.
  • 4. Хранилище документов• Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном хранилище. Структура хранилища представляет собой древовидную иерархию, состоящую из отдельных папок и содержащихся в них объектов;• Самый верхний уровень занимает папка «Доступные документы», которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой. Каждая папка также может содержать различные объекты, включая вложенные папки.
  • 5. Персональное хранилище документов• Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище документов, которое содержит только те объекты, к которым данный пользователь имеет доступ. Эти объекты пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей;• В качестве примера на рисунке красным цветом выделены те «ветви» в древовидной структуре корпоративного хранилища документов, которые доступны отдельно взятому пользователю. Из этих «ветвей» формируется структура персонального хранилища документов данного пользователя.
  • 6. Роли• В NauDoc действует система разграничения доступа к документам, основывающаяся на использовании пользовательских ролей. Объем прав пользователя на выполнение операций с документами определяется наличием у пользователя одной из следующих ролей – «Редактор», «Писатель», «Автор» и «Читатель». Примечания к таблице. * – документы, владельцем которых является данный пользователь, и документы со статусом «Открыть для группы»; ** – только документы, владельцем которых является данный пользователь.
  • 7. Роли• В NauDoc действует правило наследования прав: пользователь, получивший определенную роль в корневой папке, сохраняет полученную роль и во всех вложенных папках, содержащихся в корневой папке. Использование данного правила помогает избежать рутинных операций по раздаче прав в многочисленных папках, имеющихся в NauDoc;• Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав (например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам отдела или рабочей группы;• Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для работы с документами пользователю недостаточно групповых прав «Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той же самой папке;• С помощью выдачи персональных прав могут корректироваться и наследуемые права пользователя. В этом случае персональные права, выданные пользователю в текущей папке, могут расширить его права, которые он унаследовал от корневой папки.
  • 8. Получение прав доступа в систему• Для того чтобы использовать NauDoc в своей работе, пользователь должен быть зарегистрирован в системе администратором. При регистрации каждый пользователь получает системное имя и пароль для входа в систему;• Существует два способа получения имени и пароля: непосредственно у системного администратора: в этом случае администратор лично сообщает пользователю необходимые данные; по электронной почте: в этом случае пользователь получает автоматически созданное письмо, содержащее имя, пароль и адрес для входа в систему;• Администратор может зарегистрировать новых пользователей, перейдя в NauDoc на вкладку «Пользователь» и выбрав пункт «Регистрация пользователя»:
  • 9. Вход в систему• Перед входом в систему необходимо открыть новое окно Internet Explorer;• Введите адрес, по которому находится NauDoc, в адресную строку Интернет- браузера;• Введите свои персональные реквизиты входа в систему (имя пользователя и пароль). Для более удобного и быстрого доступа к системе, можете сохранить ссылку на портал NauDoc в «Избранном» вашего браузера
  • 10. Интерфейс пользователя Раздел «Сервис» предназначен Раздел «Пользователь» предназначен Раздел «Контроль для осуществления для управления Раздел «Доступные исполнения» предназначен технологических пользовательскими настройками. документы»операций в системе. В для Раздел «Поиск» работы с Пользователи с правами представляет собой предназначен для входящими и исходящимидля частности, используется администратора с помощью этого персональное поиска документов в заданиями (просмотр настройки раздела могут создавать новыххранилище документов хранилище статусов заданий, бизнес-процессов (создания пользователей, добавлять пользователя отчетов ответственных категорий пользователейразличнымблокировать по в группы, пользователей, подключения документов), статистики параметрам учетные записи и изменять выполнения) модулей расширения и персональную информацию настройки резервного копирования Внутренняя структура персонального хранилища представлена в виде иерархии доступных пользователю папок. С помощью панели навигации пользователь может перемещаться по своему персональному хранилищу и просматривать документы, содержащиеся в доступных ему папках
  • 11. Персональная страницаСразу после входа в В блоке «Моисистему, пользоват задания» ель попадает на отображаются новые свою входящие персональную задания, исходящие страницу задания и задания, в которых данный пользователя является В блоке «Моя Почта» контролером отображаются свежие почтовые сообщения, если NauDoc используется для приема личной В блоке «Мои или корпоративной документы» В блоке «Доступные электронной почты отображаются самые документы» свежие отображаются самые документы, созданны свежие е данным документы, созданны пользователем е в любых папках хранилища, к которым данный пользователь имеет доступ
  • 12. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 2: Работа с папками и документами
  • 13. Основные понятия
  • 14. Категория документа• В документообороте можно выделить две составляющие: жизненный цикл документа и маршрут движения документа;• Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа. Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив»;• Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или бизнес-процесса;• Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач документооборота, существующего на предприятии. В системе NauDoc тип документов, определяется по принадлежности к той или иной категории;• Категория документа определяет жизненный цикл документа, маршрут движения документа, права на операции с документом, набор дополнительных полей документа (реквизитов) и порядок их расположения в тексте документа (шаблон).
  • 15. Структура документа• Основу документа составляет его текстовое содержание, в которое могут быть включены и графические изображения;• Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке указаны: название документа, владелец документа, дата создания документа, дата последнего изменения содержания документа, категория, к которой принадлежит документ;• Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией документа. Заполнение карточки документа происходит на этапе создания документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание»;• Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой файлы с графическими изображениями;• В документе могут содержаться ссылки на другие документы. Ссылки устанавливают связи между исходными и порожденными документами.
  • 16. Маршрут движения документа• Система NauDoc избавляет от необходимости ручной передачи документа между сотрудниками предприятия. Электронный документ находится в хранилище одном экземпляре, пользователям не надо делать копии документа, чтобы передать нескольким адресатам. Документооборот осуществляется за счет последовательной выдачи заданий на операции с документом в системе NauDoc. Такими заданиями могут быть, например, запрос на просмотр, утверждение или визирование документа;• Документ последовательно проходит несколько этапов. На каждом из этих этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут быть применены различные действия. Правила продвижения документа между участниками документооборота включают в себя последовательность состояний, список действий и список пользователей, которые имеют право их совершать;• Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это задание может состоять, например, в согласовании или утверждении документа. NauDoc автоматически уведомляет пользователей по электронной почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует их исполнение;• Смена состояния документа может осуществляться непосредственно пользователем или происходить автоматически после выполнения назначенных заданий.
  • 17. Маршрут движения документа
  • 18. Версии документа• При коллективной работе с документом может происходить неоднократное изменение его содержания. В редактировании документа могут принимать участие различные пользователи. При этом иногда бывает необходимо вернуться к одной из предыдущих редакций документа;• NauDoc позволяет создавать и отслеживать редакции документов, формируя эволюционный след изменения документа. Различные редакции одного и того же документа называются версиями и могут отличаться друг от друга содержанием, статусом, владельцем, наличием вложенных файлов, ссылок и т.д.
  • 19. Работа с документами
  • 20. Создание нового документа• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новый документ;• В меню «Новый объект» выберите пункт «Документ». Нажмите кнопку «Создать». С помощью меню «Новый объект» в системе можно создавать любые новые объекты – в том числе и документы Если у пользователя недостаточно прав для создания документа, то в перечне объектов строка «Документ» будет отсутствовать
  • 21. Создание нового документа • При создании документа, система предлагает вам заполнить его регистрационную карточку; • Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения; • Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткую аннотацию документа; • В раскрывающемся списке «Категория» укажите «Документ». Это базовая категория документов, которая не содержит базового маршрута прохождения и специфических реквизитных полей. Служит для начального ознакомления с системой и создания простых документов, не привязанных к каким-либо бизнес- процессам. В раскрывающемся списке «Категория» можно выбрать нужную категорию документа. В зависимости от выбранной категории у документа могут быть дополнительные поля реквизитов, шаблоны, набор состояний и автоматически назначаемые цепочки согласования, подписания иПри создании документа исполнения.можно к нему прикрепить Категории настраиваются файл и преобразовать технологом.содержание этого файлав содержание документа
  • 22. Редактирование текста документа • После нажатия кнопки «Применить» перед вами откроется для редактирования новый чистый документ; • В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов визуального текстового редактора. После окончания редактирования текстадокумента не забывайте нажать кнопку«Сохранить» на панели редактора
  • 23. Вложения• Кроме текстового содержания и реквизитов каждая версия документа в NauDoc может иметь прикрепленные файлы, созданные в различных программных приложениях;• Чтобы добавить новое вложение, достаточно перейти в документе на вкладку «Вложения», нажать кнопку «Обзор», указать путь к выбранному файлу в файловой системе компьютера и нажать кнопку «Вставить файл». Если вы присоединяете графический файл (например, отсканир ованный Если вы документ), то его присоединяете содержимое файл не автоматически графического вставляется в текст формата, то он документа отображается в тексте документа в виде ссылки
  • 24. Копирование и перемещение документа• Для копирования документа нужно войти в папку, где находится документ, включить флажок рядом с названием документа, нажать кнопку «Копировать»;• Затем зайти в папку, куда нужно скопировать документ и нажать кнопку «Вставить»;• Перемещение документа можно осуществить аналогичным способом, только вместо кнопки «Копировать» требуется нажать кнопку «Вырезать»
  • 25. Работа с папками
  • 26. Создание папки• Зайдите в папку, в которой вы хотите создать новую Папку;• В меню «Новый объект» выберите пункт «Папка». Нажмите кнопку «Создать».
  • 27. Создание папки• При создании папки, система предлагает вам заполнить ее регистрационную карточку;• Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;• Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткое описание назначения данной папки;• Нажмите кнопку «Применить», после выполнения этого действия NauDoc автоматически откроет созданную папку. Поля «Номенклатурный номер» и «Постфикс» являются опциональными и используются только при регистрации документов в журналах
  • 28. Контроль доступа к папке• Следующим шагом после создания папки является назначение прав доступа к ней для других пользователей. Эта операция необходима в том случае, если с содержанием папки помимо ее создателя будут работать и другие пользователи;• Для назначения прав доступа к папке откройте выбранную папку, в выпадающем меню «Папка» выберите «Контроль доступа».
  • 29. Контроль доступа к папке• Вызванная форма позволяет назначать права доступа для отдельных пользователей и целых групп. В этой части формы можно настроить групповые права доступа к данной папке В этой части формы можно настроить персональные права доступа к данной папке
  • 30. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 3: Согласование документов
  • 31. Введение• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые запросы на согласование назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа;• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по проведению согласования документов, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;• Эта презентация расскажет вам о том, как согласовывать электронные документы с помощью системы документооборота NauDoc.
  • 32. Запрос на согласование• Создайте новый документ;• C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст;• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.
  • 33. Запрос на согласование• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: – Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; – Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; – Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; – Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Запрос».
  • 34. Согласование документа
  • 35. Согласование документов в NauDoc• В NauDoc предусмотрена возможность согласования документа с другими пользователями;• При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения предыдущих. Без использования маршрута согласования документ рассылается одновременно всем ответственным пользователям;• Участник согласования получает запрос на согласование, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора согласования запрос является исходящим заданием.• Участник согласования автоматически получает доступ к документу, запрошенному на согласование;• Каждый из участников согласования может утвердить документ либо написать замечания и отправить документ на доработку. В последнем случае процедура согласования прерывается, и документ считается несогласованным.
  • 36. Запрос на согласование• Для того чтобы создать к данному документу запрос на согласование, нажмите кнопку «Запрос». На экране отобразится карточка задания.
  • 37. Карточка задания Общий список пользователей системы. Дважды кликнув на имени пользователя, вы можете переместить его в список ответственныхпользователей данного После того, как список задания участников согласования сформирован, укажите порядок согласования, т. е. расставьте участников в порядке очередности, с которой документ будет поступать к ним на согласование В поле «Дата окончания» укажите желаемую дату и время окончания согласования документа Чтобы процедура В поле согласования происходила в «Комментарий» указанном порядке, включите можно ввести флажок «Запрашивать текст, поясняющий согласование по маршруту» запрос на В противном случае запрос согласование будет отправлен всем документа указанным пользователям одновременно
  • 38. Уведомление о входящем задании• Участник согласования получает по электронной почте уведомление о том, что ему направлен персональный запрос на согласование документа: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания.
  • 39. Карточка задания • После щелчка «мышью» на ссылке, содержащейся в письме, на экране отобразится информация о запросе и содержание документа, запрошенного на согласование: Для отклонения Для утверждения запроса надокумента требуется согласование нажать кнопку документа требуется «Удовлетворить нажать кнопку запрос» «Отклонить запрос»
  • 40. Удовлетворение запроса• Допустим, ответственный пользователь решил удовлетворить запрос на согласование. После нажатия кнопки «Удовлетворить запрос» на экране появляется форма запроса комментария пользователя. В данной форме можно оставить пояснения в поле «Комментарий», после чего требуется подтвердить утверждение документа нажатием кнопки «Удовлетворить запрос»:
  • 41. Фиксирование записи о согласовании в карточке задания• Факт утверждения документа одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Инициатору запроса на согласование по электронной почте высылается уведомление об успешном утверждении документа первым ответственным пользователем;• Задание на согласование будет отправлено далее по маршруту (следующему пользователю в списке согласования).
  • 42. Контроль за ходом согласования• После отправки запроса на согласование можно контролировать ход согласования документа;• Для контроля за ходом согласования щелкните «мышью» на вкладке «Контроль исполнения» и укажите группу заданий которой хотите просмотреть. Обычно для автора задания такими группами являются исходящие задания в процессе выполнения. После этого на экране появится список заданий, включая запросы на согласование.
  • 43. Контроль за ходом согласования
  • 44. Завершение задания• Если в задании типа «Запрос» все ответственные пользователи прислали уведомления о согласовании/отказе, то задание автоматически закрывается с соответствующим результатом: «успешно» или «неудовлетворительно». Это позволяет избежать рутинных операций по завершению заданий вручную.
  • 45. NauDoc [Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 4: Контроль исполнительской дисциплины
  • 46. Введение• В рамках прохождения документа по некому маршруту, необходимые задания назначаются ответственным пользователям автоматически. Настройка маршрутов осуществляется технологом для каждой отдельной категории документа;• Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;• Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями, то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;• Эта презентация расскажет вам о том, как происходит работа с электронными поручениями с помощью системы документооборота NauDoc.
  • 47. Создание задания• Создайте новый документ;• С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст;• Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;• Также на этой вкладке вы можете ознакомиться с результатами выполнения, отчетами ответственных пользователей, сроками выполнения уже имеющихся и завершенных заданий по данному документу.
  • 48. Создание задания• С помощью вкладки «Задания» вы можете создавать задания разных типов: – Директива. Этот тип заданий является основным и используется для передачи поручений руководителя его подчиненным; – Информация. Служит для доведения информации до определенного круга пользователей; – Запрос. Используется при согласовании содержания документа с другими пользователями; – Запрос на подпись. Используется для получения подписи ответственного лица;• В данной презентации мы подробно остановимся на задании «Директива».
  • 49. Работа с поручениями и распоряжениями
  • 50. Директива• Директива – это тип задания, предназначенный для выдачи руководителем распоряжений своим подчиненным. При назначении задания с типом «Директива» пользователь указывает описание задания и сроки его исполнения, назначает ответственных пользователей и контролера;• Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего задания, которое он может принять к исполнению или отказаться выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям;• Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания.• Автор задания, получив от ответственного пользователя или контролера закрывающий отчет, завершает задание.
  • 51. Создание поручения• Для того чтобы создать распоряжение к данному документу, нажмите кнопку «Директива». На экране отобразится карточка задания.
  • 52. Карточка задания В поле «Название» укажите название создаваемого задания (если задание назначается для документа, то название задания, по- умолчанию, совпадает с названием документа) Галочка в поле «Периодическое задание» позволяет создавать периодическое задание, которое будет автоматически создаваться с заданным временным интервалом В этой части формы вы можете назначить ответственных пользователей и контролера по этому заданию. Контролера в задании может не быть
  • 53. Уведомление о входящем задании• Исполнители данного задания получают по электронной почте уведомление о том, что им направлен персональный запрос на исполнение документа. Контролер задания также получает почтовое уведомление: Кроме почтовых уведомлений, ссылки на новые задания также отображаются на домашней странице пользователя, сразу после входа в систему. Кликнув на ссылку «Входящие задания» можно открыть папку, содержащую все новые входящие задания
  • 54. Карточка задания• После щелчка «мышью» на заголовке задания, на экране у ответственного пользователя отобразится информация о распоряжении и полное содержание документа: Перед началом работы над заданием ответственный пользователь должен принять задание к исполнению, т. е. подтвердить свое согласие работать над заданием. Для этого необходимо открыть карточку входящего задания и нажать кнопку «Принять к исполнению»:
  • 55. Исполнитель принимает задание к исполнению• После нажатия кнопки «Принять к исполнению» на экране появляется форма внесения комментария к данному событию:
  • 56. Карточка задания• Факт того, что документ принят к исполнению одним из пользователей и оставленный комментарий немедленно отобразятся в карточке задания. Создателю задания и контролеру высылается по электронной почте уведомление о принятии задания к исполнению:
  • 57. Назначение подзадания• После приема задания к исполнению, ответственный пользователь может назначить подзадания для других пользователей (например, своих подчиненных);• Для назначения подзадания требуется: открыть карточку входящего задания, нажать кнопку «Назначить подзадание». После этого на экране отобразится форма, в которой требуется ввести параметры подзадания. Данная процедура полностью повторяет процедуру назначения обычного директивного задания.
  • 58. Составление отчетов о выполнении• В ходе работы над заданием ответственный пользователь должен составлять отчеты о выполнении задания. Отчет может быть промежуточным и закрывающим. Промежуточный отчет сообщает создателю задания и контролеру о продвижении работ над заданием. По мере выполнения задания ответственный пользователь может дополнять и изменять содержание промежуточного отчета. Закрывающий отчет составляется после завершения работы над заданием и сообщает о выполнении задания;• Для составления отчета необходимо в карточке задания нажать кнопку «Доложить о выполнении»:
  • 59. Отчет о выполнении• На экране появится форма составления отчета;• Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле «Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и др.)• Если отчет промежуточный, то поле «Закрыть отчет» нужно оставить пустым, а в поле «Комментарий» указать текст промежуточного отчета.
  • 60. Фиксирование отчетов в карточке задания• Данные всех промежуточных отчетов и данные окончательного отчета фиксируются в карточке задания и могут быть просмотрены всеми участниками задания. В карточке задания закрывающий отчет сопровождается комментарием «Окончательный отчет».
  • 61. Отчет о невыполнении• В случае если задание не было выполнено в установленный срок, ответственный пользователь должен составить отчет о невыполнении. Данный отчет является аналогом объяснительной записки, которая направляется создателю задания и контролеру.
  • 62. Контроль за выполнением• Контроль за выполнением задания осуществляется контролером;• Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил отчет, поступает контролеру по электронной почте.• После знакомства с отчетом и оценки качества выполнения задания контролер визирует отчет:
  • 63. Отправка дополнительных уведомлений• Если качество отчета и выполненной работы неудовлетворительно, контролер или автор задания могут отправить дополнительные уведомления ответственному пользователю;• После отправки пользователю, текст уведомления и дата отправки сохраняются в карточке задания в виде «Истории уведомлений».
  • 64. Завершение задания• После получения отчета о выполнении задания от контролера или ответственного пользователя создатель задания завершает его действие;• Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность;• Для завершения задания требуется войти в карточку задания. В карточке задания можно ознакомиться с отчетом ответственного исполнителя и визой контролера. При условии, что задание выполнено надлежащим образом, его действие завершается нажатием кнопки «Завершить».
  • 65. Создание директивного задания без создания документа• Для создания нового директивного задания, которое не связано с каким-либо документом в системе, нужно выполнить следующие действия: открыть вкладку «Контроль исполнения» в панели навигации NauDoc, щелкнуть «мышью» на ссылке «Исходящие задания». После выполнения этих действий на экране отобразится данная форма. В вызванной форме необходимо нажать кнопку «Директива». Дальнейшие действия, связанные с формированием параметров директивы, совпадают с уже описанными.
  • 66. Благодарим за внимание! → Мы рекомендуем вам обратить внимание на подробную документацию по системе: Руководство пользователя и Руководство технолога http://www.naudoc.ru/ → Если вам помогли наши вводные презентации или у вас есть предложения по их улучшению, напишите письмо на адрес info@naudoc.ru → Нам важно знать ваше мнение! телефон: (343) 378-42-87