A Shared Services Center’s Journey                                 or                       The Tale of Two Cities        ...
The Wendy’s Company    About The Wendy’s Company    • The Wendy’s Company is the third largest quick service       hamburg...
The Wendy’s Company           Integration & Shared Services              Pre‐Divestiture of Arby’s3
The Wendy’s CompanyShared Services Center (SSC) Background•Wendy’s and Arby’s merged in 2008, resulting in a new Company, ...
The Wendy’s CompanySSC‐ 2009 Project Objectives• Design and Implement a Shared Services Business Model in Atlanta        G...
The Wendy’s CompanyWendy’s/Arby’s Group (WAG) Accounting Shared ServicesScope of Services‐Staffed at One Location (Atlanta...
The Wendy’s CompanySSC‐Partnership Model and Change ManagementTechniques to Align SSC with Business Unit Partners For Succ...
The Wendy’s CompanyIntegration to One ERP Platform (Oracle)     Release      Processes, People and Technology             ...
The Wendy’s CompanySummary of Results – First Full Year of SSC Operations•   Winner of 2011 “Excellence in Value Creation ...
The Wendy’s Company            Divestiture of Arby’s        Separation & Service Provision10
The Wendy’s Company Divestiture – Sale of Arby’s •In early 2011, it was announced that The Wendy’s/Arby’s Group would begi...
The Wendy’s Company Lessons Learned‐ Breaking Up is Hard to Do! •Plans and visions can change based on climate, conditions...
The Wendy’s CompanyTransition Project Objectives and Guiding Principles•Initiate a Transition Project for Separation of Pr...
The Wendy’s CompanyTransition Project Structure14
The Wendy’s Company Transition Project Scope   •The development, execution and administration of a Transition  Services Ag...
The Wendy’s Company    Transition Project TimelineSeller - Service ProviderPhase 1                                        ...
The Wendy’s Company Transition Project Scope  (Continued)     The Separation of Employees, Systems, Processes and Data    ...
The Wendy’s CompanyTransition Project Separation Activities Completed In Less Than 8 Months! •   Pre‐Sale Separation Activ...
The Wendy’s Company      QUESTIONS??19
The Wendy’s Company        Process Functions Performed During Transition Period                                           ...
The Wendy’s Company                Example‐TSA Group 2 FTE Transfer Schedule to Arby’s                (Group 1 included 15...
Upcoming SlideShare
Loading in...5

A Shared Service’s Journey


Published on

The Tale of Two Cities integration and separation “divestiture”

Published in: Business, Economy & Finance
1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

A Shared Service’s Journey

  1. 1. A Shared Services Center’s Journey or The Tale of Two Cities Integration and Separation “ Divestiture” March 9, 2012: 16TH Annual SSON Week ed.martinez@wendys.com1
  2. 2. The Wendy’s Company About The Wendy’s Company • The Wendy’s Company is the third largest quick service  hamburger company  • Prior to July 4, 2011, The Wendy’s Company was known as  Wendys/Arby’s Group, Inc.  • Effective July 4, 2011, the Arby’s business was sold  • The Wendy’s Company owns or franchises over 6,500  restaurants, with about $2.4 billion in revenues.  • Worldwide headquarters is in Dublin, OH • NYSE symbol:  WEN • www.aboutwendys.com/2
  3. 3. The Wendy’s Company Integration & Shared Services Pre‐Divestiture of Arby’s3
  4. 4. The Wendy’s CompanyShared Services Center (SSC) Background•Wendy’s and Arby’s merged in 2008, resulting in a new Company, Wendy’s/Arby’s Group, Inc. •The merger integration strategy included: The design and implementation of an Accounting Shared Services Center  (SSC) located in Atlanta focused on high performance and best practices via  integration of processes, people and technology  –Arby’s Accounting Operations were decentralized in 3 Regions –Wendy’s Accounting Operations and Systems (PeopleSoft and  Customized) were located in Dublin, Ohio•The Project to establish a new central SSC organization located in Atlanta, with standardized processes and one ERP Platform, was initiated in December 2008 and Completed by the End of 20094
  5. 5. The Wendy’s CompanySSC‐ 2009 Project Objectives• Design and Implement a Shared Services Business Model in Atlanta Governance  Organization (Staffing) Partnerships  SLAs and a Balanced Scorecard • Centralize the Arby’s regional accounting processing resources and functions• Integrate into One Oracle ERP Platform and Eliminate the Wendy’s Accounting and  Payroll Operations and Systems Located in Ohio Convert Wendy’s financial processes and system data from legacy systems  (PeopleSoft,  GEAC, Custom) to a standardized Oracle platform Design, install and implement new Payroll/HR Oracle Modules for common processing  across brands (Wendy’s and Arby’s) Hire and Train the new Shared Services Group in Atlanta to support both brands Integrate the systems and functions in four phases throughout 20095 5 
  6. 6. The Wendy’s CompanyWendy’s/Arby’s Group (WAG) Accounting Shared ServicesScope of Services‐Staffed at One Location (Atlanta)* High Volume Transaction FR/Corporate Processing Accounting /GL Store Accounting P urchase Order Financial Reporting Analysis & Store Support Accounts P ayable Corporate Accounting Store Accounting P & L P roperty Accounting General Ledger Review and Entries T & E Expense Reports Fixed Assets P roject Accounting Accounts Receivables P ayroll IT Systems Support & PMO (Project Management Office) Support *Atlanta support services also include Treasury, Tax, Internal Audit, Legal, Risk, Benefits, HR, IT and Facilities 6
  7. 7. The Wendy’s CompanySSC‐Partnership Model and Change ManagementTechniques to Align SSC with Business Unit Partners For Success Shared Services Center Partners & Business Process Services & Value Added Units Solutions Corporate Policies, Decision Support, & Management Risks• Accounting (Store, GL, FA, PA) • Corporate Controller, Business SLAs (Service Level Unit CFOs, Area/HDQ Ops, Tax, Agreements-Timeliness IA• Procure to Pay (PO,AP, T&E, & Quality) Property Accounting) • Supply Chain/Strategic Sourcing, Treasury, Tax, IA Lease Mgmt. & End Users across Business Units• Order to Cash (AR, B&C) • Franchise Services, Treasury IA• Employee Payroll • Human Resources, Treasury Joint Partner• Project Initiatives w/PMO & IT Forums • Applicable Business Units & IT Partners • Partner leadership support• Migrations, transition planning, business continuity, cross process integration• Customer Care • System/process users, internal -Key Contacts & problem resolution Joint Change customers, etc.• Internal & Corp. Support Management • IT, Facility Mgmt., Fin. Mgmt. -Operational metrics, budgets & Analysis 7
  8. 8. The Wendy’s CompanyIntegration to One ERP Platform (Oracle) Release Processes, People and Technology  Schedule Numbers Centralized  (Systems Converted and Installed) R1 • Financial Reporting  May, 2009‐ LIVE!!! • General Ledger/Corp. Accounting • Store Accounting • Fixed Assets R2 • Purchase Order (Feeds PS PA until R3)‐New  July, 2009 – LIVE!! • Accounts Payable • P‐Card‐New • iExpense • Leases‐Payable R3 • Accounts Receivable/OTC‐Franchisees Project  October, 2009 – LIVE!! Accounting (Replaces PeopleSoft PA) • AR Leases • Purchase Order‐Arby’s (New  Installation) R4 • Payroll/HR Modules‐About 5 New Modules  January, 2010 – LIVE!! vs Two Systems (PeopleSoft and Ultipro) 8 8 
  9. 9. The Wendy’s CompanySummary of Results – First Full Year of SSC Operations• Winner of 2011 “Excellence in Value Creation Award” Presented by SSON!• The integration project phases completed in less than a year• Additional Improvements were made in the following year • About 30% percent savings was achieved by end of 1st Full Year of Operations• Drove efficiencies, quality and controls via Balance Scorecard  Exceeded Customer Satisfaction Results (4.0 to 4.5, with 5.0 High) Exceeded Financial Performance Measures , and Processes Achieved Upper Quartile Benchmark Ranking in Productivity  Significant innovation via system integration and best practices High employee engagement via communication, training, etc.• Established joint partnerships across departments• Developed a Portfolio of Projects to Drive Continued Value in the Future9 9 
  10. 10. The Wendy’s Company Divestiture of Arby’s Separation & Service Provision10
  11. 11. The Wendy’s Company Divestiture – Sale of Arby’s •In early 2011, it was announced that The Wendy’s/Arby’s Group would begin  to look at Strategic Alternatives, including the potential sale of Arbys The intent was to increase the focus on the Wendys Brand and its’ new  growth opportunities •Select Companies were invited to review the sale proposal •A Transition Project was kicked off March 31 to develop and plan for the  separation of the Arby’s Brand, in the event of a sale •On June 13, 2011 the Wendy’s/Arby’s Group, Inc. announced a definitive  agreement for the sale of Arby’s Restaurant Group, Inc. to a buyer formed by  Roark Capital Group Wendy’s will retain 18.5% ownership interest The aggregate transaction value was estimated to be $430 million •The sale and purchase of Arbys was executed on July 4, 2011 •Transition project activities continued post‐sale11
  12. 12. The Wendy’s Company Lessons Learned‐ Breaking Up is Hard to Do! •Plans and visions can change based on climate, conditions and opportunities •Value creation can be driven from separation (i.e., divestiture), as well as  integration! Multi‐business unit ownership enables integration and standardization, which  creates economies of scale Separation  of an existing lower performing business unit can unlock shareholder  value, and generate additional funds to invest in remaining business units with  high growth potential  •This can offset the “dis‐economies” of scale that occurs •Allow for some flexibility in how tightly you integrate systems and  data for multiple  business units In the future, you may need to “surgically” separate •Anticipate and plan for the divestiture in advance of pre‐sale, and be ready to act as a  BPO services provider to Buyer during a post‐sale transition period12
  13. 13. The Wendy’s CompanyTransition Project Objectives and Guiding Principles•Initiate a Transition Project for Separation of Processes, People and Technology, and Provision of Services During Transition Period –Pre‐Sale Get Ready Activities for Day 1 (Day 1=Date of Sale) –Post‐Sale Transition Activities for Day 1 to Day 2 (Day 2= End of Transition)•Transition Project Guiding Principles –Do it Right! –Do it in Shortest Timeline! –Keep it Simple! (e.g., “As Is” Services, Service Costing) 13 13
  14. 14. The Wendy’s CompanyTransition Project Structure14
  15. 15. The Wendy’s Company Transition Project Scope   •The development, execution and administration of a Transition  Services Agreement (TSA) including: •Documentation of the specific services, and service standards, to be  provided by  Shared Services function groups during the transition period •Pricing schedules per standard function and/or service •Special work requests •Other terms and conditions ( e.g., non‐disclosure, limit recurring  services to “as is”, dispute escalation process, etc.) •The development, documentation and implementation of the TSA  service billing mechanism, including: • Specific fixed pricing per service/function (e.g., Standard Price) • Approved work requests billed on a time and material basis • Pricing mark‐up rate schedule based on effort duration •The separation of employees, systems, processes, data and contracts15
  16. 16. The Wendy’s Company Transition Project TimelineSeller - Service ProviderPhase 1 Phase 2 Phase 3 End Date Varies per Service Develop, Test, Implement Transition Service Agreement (TSA) Day One Plan Services Provided to New Co. 100% Physical Separation (Design and Create Virtual Separation) (Transition Period)Generally 90 Days Virtual Separation Day of Sale TSA (July 4) TerminatesBuyer - New Co.Phase 1 Phase 2 Phase 3 End Date Varies per Service Develop, Test, Implement Day One Plan TSA Services Consumed 100% Physical SeparationGenerally 90 Days Virtual Separation Develop, Test, Implement Newco Systems, Processes, Organization Day of Sale TSA (July 4) Terminates 16
  17. 17. The Wendy’s Company Transition Project Scope  (Continued) The Separation of Employees, Systems, Processes and Data  Virtual Separation‐Starting Day of Sale •The Wendy’s Company provides billable services to Arbys using its  shared resources and systems (Oracle) during a limited transition period •The Wendy’s Company processes and systems remain “as is” (no  enhancements) •Limited data separation made in shared systems, as different processes,  functions and employees transfer to Arby’s •Employee separation and transfer activities include separation of  sensitive employee data (system access, PC, electronic files, hard copies) Physical Separation‐ Arby’s Stands Alone, TSA is Terminated Full physical separation of processes, people and technology via  execution of separate system solutions, data and dedicated employees  and facilities  17
  18. 18. The Wendy’s CompanyTransition Project Separation Activities Completed In Less Than 8 Months! • Pre‐Sale Separation Activities (3 Months) • Developed a TSA with service provisions, SLAs and pricing • Developed services pricing and a billing mechanism • Developed schedules for transfer of functions and resources • Planned, designed, tested and implemented virtual system separation • Post‐Sale Separation Activities (5 Months) • Executed TSA Services and Billing to Arby’s by Wendy’s • Over 30 Corporate functions provided, covering over 300 service activities • Executed virtual separation of system access until physical separation complete • Executed transfer of functions and employees to Arby’s in multiple ‘waves’ • Developed and implemented Arby’s system solutions that enabled full physical  separation and termination of all services and billing (e.g., Oracle Clone)18
  19. 19. The Wendy’s Company QUESTIONS??19
  20. 20. The Wendy’s Company Process Functions Performed During Transition Period ExampleMajor Functions Process Functions International IT IT ‐ Finance Help Desk End User Support Restaurants Network Security Oracle Brand Systems IT Support FR / Corp  Restaurant  Fixed Assets /  Procure to  AR, Billing &  Property Accounting Payroll Acctg / GL Acctg Proj. Acctg Pay Collections AccountingTax Federal State PropertyTreasury Banking Processing Gift Cards HR  Employee Human Resources Performance Hire/Terms. Ligitation Compensation Risk/Comp/Benefits Risk Mgt Benefits & Rewards Corp. Legal Services Lease Admin. Real Estate Litigation Brand Sepcific Matters Office  Building, Facilitites Supplies /  Furn., Lease Printing Franchisee International Support 20
  21. 21. The Wendy’s Company Example‐TSA Group 2 FTE Transfer Schedule to Arby’s (Group 1 included 15 key positions/individuals 1st 30 days, another 117 during Waves 1‐7) WAVE 1 WAVE 2 WAVE 3 WAVE 4 WAVE 5 WAVE 6 AUG 22 SEPT 5 SEPT 19 OCT 3 OCT 17 NOV 21Process Process Process Process Process ProcessBrand Acctg International IT Finance IT - Arbys Corp Acctg Oracle ITA/R Help Desk IT - Network Fixed Assets Comp End User Supp IT - Security Prop. Acctg AP (2-Banks/VMF) Restaurant Oracle GL International Hyperion Risk Mgt Payroll Benefits AP HR WAVE 7 JAN 1, 2012 Treasury Tax Process Facilities Legal-Corp FPA Legal-Lease Mgt Legal-Real Estate Legal-Litigation 21
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.