Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)

9,603 views
9,186 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
9,603
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
163
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Sistem fail prasekolah (penerangan kandungan)

  1. 1. DEFINISI FAILProses menyimpan rekod danbutir-butir untuk simpanan yangselamat.
  2. 2. Tiap-tiap buah sekolah mempunyai sistem failsendiri,berbeza di antara sebuah sekolahdengan sekolah yang lain.Sesetengah daripada kelainan ini adalahseperti berikut:(i) Cara mengelaskan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk kecil,(ii) Nomber fail untuk satu-satu tajuk berbeza di antara sekolah(iii) Perkara-perkara yang boleh digolongkan dalam satu tajuk besar diasingkan dan kesannya jadi bercampur aduk dan(iv) Kulit fail dan cara penulisan fail berbeza. Kulit fail mungkin dari fail tegak,lipat,spring dll.
  3. 3. Oleh sebab-sebab ini menjadi perkarabiasa di sekolah :(i)  Sukar hendak mengesan/mencari fail .(ii)  Ada kecenderongan menambah nomber fail barukepada nombor yang telah ada. Ini dibuat jika adatimbul sesuatu perkara/tajuk baru. Misalnya jika sebuahsekolah ini mempunyai 100 buah fail,akan ditambahnomber 101,102 dan seterusnya tanpa mengambiltajuk/perkara tersebut.Dengan ringkasnya tiadasistem/yang tersusun baik atau tidak mengikut prinsip-prinsip sistem fail memail.
  4. 4. Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memail :(i) Tidak banyak menggunakan ruang. Fail berkulit nipis lebih baik dari berkulit keras.(ii) Mudah disediakan dan disimpan.(iii) Mudah dan murah diperolehi.(iv) Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan (Aktif).(v) Rekod mudah dicari bila diperlukan,tanpa membuang masa banyak.(vi) Beri cross-reference(vii) Beri tanda bila dikeluarkan.
  5. 5. Memandangkan adanya ketidakseragaman dan sistemfail yang kurang memuaskan, ia boleh menimbulkanbanyak masalah.Di antaranya:(i) Penyimpanan rekod yang kurang kemas/teratur(ii) Susah hendak mencari fail. Terpaksa membaca dari daftar fail dan(iii) Pengetua/kakitangan baru terpaksa mengambil masa memahami sistem/nomber fail sesebuah sekolah.Proses ini berulang jika berlaku pertukaran pengetua dan pegawai di sekolah baru .Pengetua terpaksa mengambil masa memahami isi kandungan surat kerana jika ada kod/nomber fail yang surupa bagi semua sekolah. Pengetua akan tahu dengan segera maksud sesuatu surat dengan melihat nomber failnya sahaja.
  6. 6. Salah satu daripada cara-cara bagimelicinkan pentadbiran sekolah ialahdengan adanya suatu sistem fail yangbaik dan seragam.Ini perlu dibuat walau ada juga guru besar/pengetua berpendapat tidak perlu diubahsistem fail yang telah ada.Menurut mereka selama ini sekolah dapatberfungsi dengan menggunakan sistem yangada. Sikap nagatif seperti ini tidak wajarditeruskan lagi.
  7. 7. Mengelaskan dan Menomborkan Fail:Fail hendaklah dikelaskan dan diberi nomber kodyang sesuai. ( cth: CBA 4012/05 ….)Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar ataudikatakan Level Pertama. Tiap -tiap satu levalpertama dipecahkan kepada tajuk kecil- LevelKedua dan seterusnya tajuk-tajuk yang kecil levelkedua boleh dipecahkan lagi pada tajuk-tajuk lebihkecil (Level Ketiga).
  8. 8. Dicadangkan ada 9 tajuk (Level Pertama) dan ditulis mengikutabjad seperti berikut : 04 - Kewangan 07 - Pentadbiran Am01 - Asrama dan Akaun. Sekolah.02 - Hal 08 - Perhubungan 05 - KoEhwal Masyarakat. Kurikulum.Pelajar.03 - 09 - Perjawatan & 06 -Kemudahan Perkhidmatan Kurikulum.Fizikal Kakitangan.
  9. 9. FAIL PEMANTAUAN NAZIR Fail Jawatankuasa pemuafakatan Rekod Kedatangan Fail Inventori Fail Pencerapan - pengajaran dan pembelajaran  - pengurusan kelas Rekod Rancangan Mengajar Fail Stok bahan kering dan bahan basah Rekod Kedatangan Portfolio murid Rekod tugasan PPM Fail Surat Pekeliling dan surat Siaran Fail Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan LAIN-LAIN FAIL/ REKOD YANG PERLU ADA DI PRASEKOLAH:  Penggunaan ICT  Penyelenggaraan Stor  Keluar masuk murid  Rekod Pergerakan Guru dan PPM  Minit Mesyuarat  Surat Keluar  Surat Masuk  Rekod Pelawat  Program Tahunan
  10. 10. REKOD BAHAN KERING DAN BAHAN BASAH:PPM perlu mencatat bahan kering dan bahan basah yang digunakansetiap bulan (secara berasingan) – rujuk resit dari pembekal.REKOD PENCERAPAN:Pencerapan oleh pentadbir, PPD,JPN, Nazir dan sebagainya.(Borang boleh di dapati di sekolah untuk pencerapan oleh pentadbir)REKOD INVENTORIPPM perlu mencatat kesemua keterangan aset dalam dan luar kelasBeserta dengan kuantitinya.REKOD PENGGUNAAN ICTGuru perlu merekodkan kekerapan penggunaan komputer dan televisyendalam pengajaran dan pembelajaran. Rekod perlu mengandungi tarikhdigunakan dan perkara yang diajar. BACK
  11. 11. REKOD PENYELENGGARAAN STORRekod ini mengandungi senarai barang2 yang terdapat di dalam stor prasekolah.Nyatakan kuantitinya dan statusnya samada dalam keadaan baik atau sebaliknya.Guru perlu sediakan sekali borang pinjaman alatan. (perlu dicatat nama peminjam,tarikh dipinjam, nama alat, tarikh dipulangkan dan tandatangan)REKOD KELUAR MASUK MURIDRekod ini perlu mengandungi borang yang perlu diisi oleh ibu bapa/penjagaketika membawa murid keluar dari kelas atau menghantar semula selepasmembawa keluar. Contohnya: membawa murid ke klinik atau ada sesuatu perkarayang memerlukan murid tersebut keluar sebentar. (Borang perlu mengandungitarikh, nama ibu bapa/penjaga yang mengambil murid keluar, sebab/tujuan,masa keluar, masa hantar semula, kebenaran siapa dan tandatangan.REKOD SURAT KELUAR DAN SURAT MASUKPPM/ guru perlu memasukkan ke semua surat yang diterima dari luar ke dalam failsurat masuk dan salinan surat keluar ke dalam fail surat keluar. ( surat keluarperlu mematuhi no rujukan sekolah dan disusun mengikut turutan bialnganDikeluarkan.
  12. 12. SET ALIH KERAJAANatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) adalah tatacara bagi menguruskanarta Modal dan INventori yg meliputi:enerimaan, Pendaftaran, Penggunaan , Penyimpanan dan Pemeriksaanenyelenggaraan, pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.set bermaksud : harta benda kepunyaan atau milik atau di bawah kawalanerajaan yang dibeli/ disewa dgn wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangantau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.set Alih bermaksud:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yangin termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang sekali dgn bangunan.set Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu: Harta Modal- harga perolehan RM 1000 ke atas Inventori – Harga perolehan kurang dari RM 1000 dan tdk memerlukan penyelenggaraan berjadual. - Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan.INIT MESYUARAT engandungi semua minit mesyuarat yang diadakan oleh prasekolah/sekolahang berkaitan dengan prasekolah.
  13. 13. JAWATANKUASA PRASEKOLAH/ TADIKAMengandungi carta organisasi ahli jawatankuasa pewaris prasekolahdan perkara-perkara berkaitan. (contoh: gambar aktiviti gotong royong,Hari keluarga dan lain-lain)REKOD PELAWATSebuah buku yang digunakan oleh pelawat2 untuk menyatakan ulasan/komen atau tujuan kehadiran mereka ke prasekolah.(Guru boleh beli dikedai atau buat sendiri dengan menggunakan buku kulit tebal)
  14. 14. PROGRAM TAHUNAN Mengandungi takwim tahunan prasekolah. program utama (menyediakan pengajaran dan pembelajaran dengan menggunakan pendekatan bertema, bersepadu, belajar melalui bermain dan kerja projek melalui komponen-komponennya dalam suasana dalam dan luar kelas yang kondusif) program sokongan. Contoh: program Membaca Cepat program sampingan. Contoh: lawatan pendidikan(semua program sokongan dan sampingan perlu ada kertas kerja)

×