Faites parler vos données de vente

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http://lecfomasque.com Présentation de Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, experte en modélisation d'affaires sur la nécessité pour une entreprise de posséder un tableau de bord des ventes et sur le choix d'Excel comme outil.

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Faites parler vos données de vente

  1. 1. FAITES PARLER VOS DONNÉES DE VENTE Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  2. 2. Plan de présentation • • • • • • • • • • • Introduction Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires? Qu’est-ce qu’un tableau de bord? Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? Pourquoi utiliser un tableau de bord dédié aux ventes? Quelles sont les étapes d’élaboration d’un tableau de bord des ventes? Quelle est l’importance des bases de données dans un projet d’implantation de tableau de bord des ventes? Pourquoi utiliser Excel comme outil de tableau de bord des ventes? Quels sont les principaux axes d’analyse d’un tableau de bord des ventes? À quoi ressemble un tableau de bord des ventes dans Excel? Questions? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  3. 3. INTRODUCTION Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  4. 4. Introduction  Sophie Marchand, M.Sc. Finance et CPA, CGA  Modélisation d’affaires    Modèles financiers Tableaux de bord Outils de gestion  Services     Modélisation financière de A à Z Audit de modèles financiers Formations (voir catalogue) Vente en ligne (outils, e-learning, études de marché) Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  5. 5. QU’EST-CE QUE L’INTELLIGENCE D’AFFAIRES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  6. 6. Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires?  L’intelligence d’affaires, c’est l’art de transformer des données brutes en information utile pouvant servir à la prise de décision.  En intelligence d'affaires, l'objectif principal est de fournir aux gestionnaires en entreprise des informations exactes, complètes et pertinentes, afin qu’ils puissent comprendre et améliorer leur performance à tous les niveaux, en valorisant au maximum chaque maillon de leur chaîne de valeurs. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  7. 7. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE BORD? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  8. 8. Qu’est-ce qu’un tableau de bord?  Un tableau de bord mesure la performance de l’entreprise.  Un tableau de bord indique notamment à l’entreprise les tendances, les situations problématiques ou hors normes et les écarts avec ses propres objectifs ou avec le marché. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  9. 9. QU’EST-CE QU’UN INDICATEUR DE PERFORMANCE? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  10. 10. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?  Un indicateur est une information ou un ensemble d’informations contribuant à l'appréciation d’une situation par le décideur.  Un indicateur de performance « KPI » (Key performance Indicator) est une mesure ou un ensemble de mesures braquées sur un aspect critique de la performance globale de l'organisation. • Source : Les nouveaux tableaux de bord des managers, Éditions Organisation Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  11. 11. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?  Qualités d’un bon indicateur:           Important - Reflète les buts ultimes et la raison d’être de l’organisation Contrôlable - Est quelque chose que les gestionnaires peuvent directement influencer Inoffensif - N’incite pas de comportement dysfonctionnel Mesurable – Peut être mesuré facilement Précis – Exprime de façon fiable ce qui est mesuré Objectif – N’est pas sujet à discussion ou à distorsion Disponible – N’est pas dispendieux ou difficile à obtenir Opportun - Est disponible à temps pour faire une différence Compréhensible – Peut être facilement communiqué et compris Comparable – Peut être facilement comparé à une cible Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  12. 12. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? • Exemple :  Axe d’amélioration : service de livraison  Objectif : réduire les délais de livraison de 20 %  Actions/outils : garder en mémoire les dates de commande, les dates de livraison et les dates de réception  KPI : temps attente moyen/client Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  13. 13. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? http://www.klipfolio.com /resources/kpi-examplestop-retail-metrics Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  14. 14. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? http://www.klipfolio.com/reso urces/kpi-examples-top-retailmetrics Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  15. 15. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? http://www.itperforms.com/busine ss-intelligencedashboards/retail Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  16. 16. Qu’est-ce qu’un indicateur de performance? http://www.fusionchar ts.com/demos/busine ss/retaildashboard/view/Index .html Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  17. 17. POURQUOI UTILISER UN TABLEAU DE BORD DÉDIÉ AUX VENTES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  18. 18. Tableau de bord des ventes  Comment s’améliorer si:  On ne se mesure pas? En temps réel?  On ne se compare pas?  On ne comprend pas ce qui génère les ventes (et donc on ne concentre pas nos énergies là où ça compte vraiment)?  Comment atteindre ses objectifs de vente si:     On n’a pas d’outil pour communiquer le plan avec clareté? On n’a pas d’outil pour mesurer les résutats obtenus vs le plan (actions correctives)? On ne mobilise pas les employés dans une seule et même direction? On ne comprend pas ce qui se passe chez nos concurrents? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  19. 19. Tableau de bord des ventes  Comment prendre de bonnes décisions d’affaires si:  On n’a pas de visibilité directe sur ce qui se passe dans notre entreprise?    On ne comprend pas les liens de cause à effet sur les différentes variables de ventes de notre entreprise? On ne comprend pas ce qui génère le plus de ventes et ce qui en génère le moins? On ne comprend pas l’évolution de nos ventes?  On n’a pas l’information à temps pour implanter des actions correctives?  Comment développer un avantage compétitif si:  Les compétiteurs maîtrisent mieux leurs données que nous?  Nous ne comprenons pas bien ce qui se passe dans notre entreprise? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  20. 20. Tableau de bord des ventes Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  21. 21. QUELLES SONT LES ÉTAPES D’ÉLABORATION D’UN TABLEAU DE BORD DES VENTES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  22. 22. Étapes d’élaboration  Analyser le modèle d’affaires de l’entreprise  Identifier les principales sources de revenus de l’entreprise ainsi que toutes leurs dimensions (par produit, par région, par canal de distribution, etc.)  Comprendre le cheminement d’une vente dans l’entreprise (comment ça se déclenche et comment ça se conclue et qui est impliqué à chaque étape)  Identifier les gestionnaires des ventes clés de l’entreprise et identifier avec eux leurs processus critiques, leurs problématiques et leurs défis  Identifier les principaux clients de l’entreprise et comprendre leurs attentes  Comprendre comment l’entreprise définit son propre succès  Comprendre avec quoi ou avec qui l’entreprise se compare Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  23. 23. Étapes d’élaboration  Étudier la disponibilité des données  données internes (en fonction des systèmes actuels : facilité d’extraction, structure, intégrité, etc.)  données externes (indicateurs de marché disponibles)  Choisir les indicateurs de performance  en fonction du modèle d’affaires de l’entreprise  en fonction de la disponibilité des données  en fonction du secteur d’activités de l’entreprise  en fonction des objectifs de l’entreprise (doit traduire les stratégies)  en fonction du respect des attributs d’un bon indicateur de performance Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  24. 24. Étapes d’élaboration  Élaborer le tableau de bord  Élaboration du design du tableau de bord (plan)  Mise en place des bases de données nécessaires  Cette étape est la plus importante et la plus difficile  Construction des zones de calculs intermédiaires  Construction de l’interface utilisateur  Tests auprès des éventuels usagers  Automatisation du mécanisme Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  25. 25. QUELLE EST L’IMPORTANCE DES BASES DE DONNÉES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  26. 26. Bases de données  Les bases de données doivent:       Objectif:   Exister Être facilement accessibles Présenter des données exactes et intègres Présenter des données complètes Posséder des clés communes pour pouvoir communiquer entre elles (le cas échéant) Créer un entrepôt de données (cube de données) auquel on va se lier pour alimenter le tableau de bord (croisement des bases de données, le cas échéant) Discussion autour du self BI Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  27. 27. POURQUOI UTILISER EXCEL COMME TABLEAU DE BORD DES VENTES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  28. 28. Pourquoi Excel?  Avantages:           Familiarité des professionnels avec le logiciel Flexibilité du logiciel Capacités de personnalisation avancées (+ que logiciels commerciaux) Capacités d’automatisation avancées Possibilité de se lier à des bases de données externes Possibilité d’ajouter des add-in pour plus de performance (analyse prédictive, graphiques, etc.) Rapidité du développement des outils Pratiquement sans frais Essor de la suite Microsoft BI / Self service (PowerPivot, PowerView et PowerQuery) avec ou sans SQL Server et Sharepoint Possibilité d’agir comme outil intérimaire pour tester la structure Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  29. 29. QUELS SONT LES PRINCIPAUX AXES D’ANALYSE D’UN TABLEAU DE BORD DES VENTES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  30. 30. Principaux axes d’analyse  Axe parallèle: Analyse du marketing    Quels types de campagnes et quels types de médias vous permettent de fidéliser le plus de clients et/ou de convertir le plus de prospects en clients? Quels sont les types de campagnes les plus rentables? Objectifs visés    Envoyer les bons messages aux bons clients pour améliorer considérablement leur taux de consommation, de rétention et de récurrence. Utiliser ces données pour prévoir le taux de succès de vos campagnes marketing futures et ainsi comprendre combien il vous en coûte pour fidéliser un client ou pour convertir un prospect en client (c’est ce qu’on appelle le coût d’acquisition d’un client). Avec ces informations en mains, vous pourrez élaborer de biens meilleures stratégies et prévisions financières, notamment via l’analyse prédictive. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  31. 31. Principaux axes d’analyse http://dasht his.com/Ho me/Webage ncies Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  32. 32. Principaux axes d’analyse  L’axe client  Comprendre qui sont vos principaux clients et comment ils ont évolué au fil du temps.  Loi de Pareto (80/20)  Comprendre les caractéristiques de ces clients (sexe, âge, région, etc.) et leurs habitudes d’achat (type de produit ou service, canal de vente, fréquence d’achat, dollars investis en moyenne par achat, etc.).  Utiliser les résultats pour faire de l’analyse prédictive  Mesurer le taux de satisfaction de vos clients.  S’il est dispendieux de fidéliser un client, il est encore plus dispendieux de convertir un prospect. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  33. 33. Principaux axes d’analyse http://www.fusio ncharts.com/de mos/business/re taildashboard/view/ Index.html Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  34. 34. Principaux axes d’analyse  L’axe produit ou service  Comprendre quels sont les produits et/ou les services les plus vendus dans votre entreprise et les situer dans le temps, selon leur cycle de vie.  Identifier les produits et/ou les services qui sont le moins populaires ou qui sont en déclin.  Vous voudrez sans doute alors les retirer de votre portefeuille de produits/services.  Comprendre les liens de cause à effet entre la vente de certains produits ou services (degré de corrélation) et identifier si ces combinaisons de produits ou services forment des substituts ou des compléments.  Se servir de cette information pour prévoir de meilleures promotions Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  35. 35. Principaux axes d’analyse http://www.fusio ncharts.com/dem os/business/retail dashboard/view/I ndex.html Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  36. 36. Principaux axes d’analyse  L’axe représentants des ventes  Comprendre qui sont vos meilleurs et vos pires représentants des ventes.  Les meilleurs devront être encouragés par des mesures incitatives pour maintenir et surpasser leur rendement et les moins bons devront avoir accès à du support et/ou de la formation pour améliorer leur performance.  Comprendre les forces de chacun (type de produit ou service, type de clients, etc.) et voir leur évolution dans le temps.  Comparer les représentants entre eux et comprendre combien un représentant des ventes peut réaliser de ventes en moyenne.  Cette donnée vous permettra, encore une fois, de raffiner vos prévisions financières, le moment venu. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  37. 37. Principaux axes d’analyse http://www.journ alofaccountancy.c om/Issues/2011/ Feb/20092427.ht m Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  38. 38. Principaux axes d’analyse  L’axe régions  Comprendre comment se comportent vos ventes dans vos différents marchés (ou régions).  Comparer les marchés entre eux de façon absolue ou de façon relative, en considérant la taille du marché.  C’est ce qui vous permettra de calculer un taux de pénétration par marché et déterminer ainsi si vous devez continuer d’investir dans le développement ou non du marché sous-jacent.  Comprendre ce qui se vend le mieux dans chacun des marchés et quels sont les clients types par marché.  Pour chacun des marchés, une analyse de la compétition locale s’impose, afin de mieux comprendre et conserver votre part du gâteau. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  39. 39. Principaux axes d’analyse http://www.marketwired.com/press-release/pivotlink-powers-metrics-driven-companies-with-self-service-analytics-solutions-retail-1334519.htm Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  40. 40. Principaux axes d’analyse http://www.tabl eausoftware.co m/ Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  41. 41. Principaux axes d’analyse  L’axe canaux de vente  Comprendre le rendement de vos différents canaux de vente (ventes en ligne, ventes au détail, ventes en gros, ventes par agents, ventes par franchises, etc.).  Regarder l’évolution des ventes par canal pour comprendre quels sont les canaux les plus lucratifs et les plus prometteurs.  Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il est parfois plus intéressant de limiter ces canaux de vente et de déployer de plus grands efforts dans ces canaux plutôt que d’opter pour un très grand nombre de canaux diversifiés. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  42. 42. Principaux axes d’analyse http://blog.atinternet.com/en/index.php/20 12/01/30/optimization/how-to-optimiseonline-media-channels-and-increase-roi/459 Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  43. 43. Principaux axes d’analyse  Marges de profits  Peu importe l’axe choisi, s’il est intéressant d’analyser les ventes, il est impossible d’ignorer les coûts qui y sont rattachés.  Vous voudrez donc vous assurez de comprendre la rentabilité de chacun de vos produits et services en termes de marges de profits et/ou de retour sur investissement.  Il en est de même pour vos clients, vos marchés, vos représentants et vos canaux de vente. Car à la fin de la journée, ce n’est pas tellement le "top line" qui compte mais bien le "bottom line". Si vous vendez une quantité incroyable de produits non rentables, vous ne pourrez pas être en affaires bien longtemps. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  44. 44. Principaux axes d’analyse  Analyse mixte  Vous analyserez rarement qu’un seul aspect de vos ventes, de façon isolée. Par exemple, vous préférerez sans doute raffiner vos analyses en jetant un coup d’oeil aux produits les plus vendus, par marché, par canal de vente, par type de client, par représentant, etc. Pour ce faire, vous voudrez donc avoir accès à un tableau de bord très flexible, vous permettant d’analyser vos ventes dans toutes ces dimensions.  Comparaisons  Finalement, s’il est intéressant de mesurer et d’analyser vos données de vente, il est encore plus intéressant de les comparer. Les comparer avec quoi?    Avec le passé, pour comprendre leur évolution Avec les objectifs, pour motiver les troupes et garder le cap Avec le marché, pour mieux vous mesurer à vos compétiteurs Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  45. 45. Principaux axes d’analyse  Exercice 1  Identifier les principales sources de revenus de votre entreprise.  Identifier les dimensions de chacune de ces sources de revenus.  Dans quels systèmes sont emmagasinées ces données?  Quels sont les dispositifs d’extraction de données de ces sytèmes?  Quels sont les champs que vous pouvez extraire de ces systèmes? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  46. 46. Principaux axes d’analyse  Exercice 2    Quelles sont les décisions que vous devez prendre concernant vos ventes? Définissez 3 indicateurs de performance, en relation avec ces décisions et en relation avec ce que vous avez identifié comme données disponibles dans l’exercice 1. Jetez un coup d’œil à chacun de vos indicateurs et voyez comment ils se confrontent à la liste d’attributs présentée plus tôt  Plus le nombre d’attributs respectés est grand, plus l’indicateur a de valeur. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  47. 47. À QUOI RESSEMBLE UN TABLEAU DE BORD DES VENTES? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  48. 48. Tableau de bord des ventes http://www.lecfomasque.com/produit/tableau-de-bord-des-ventes/ Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  49. 49. QUESTIONS? Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com
  50. 50. Conclusion   Questions? Pour toutes vos questions sur l’élaboration de tableaux de bord, de modèles financiers ou d’outils de gestion dans Excel, communiquez avec moi:     Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA 514-605-7112 smarchand@lecfomasque.com lecfomasque.com Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires lecfomasque.com 514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com

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