Se5.Pptการจัดทำเอกสาร

การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา
1. โครงการสัมมนา และแผนปฎิบัติงาน
2. เอกสารประกอบการสัมมนา
3. รายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา และหนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา

4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงานสัมมนา
5. หนังสือขออนุมัติงบประมาณ , หนังสือขอความอนุเคราะห์สนับสนุนการดำเนินงาน

6. หนังสือเชิญวิทยากร และผู้ดำเนินรายการ
7. คำกล่าวรายงาน , เปิด - ปิด การสัมมนา

8. หนังสือขอบคุณวิทยากรและผู้ดำเนินรายการ
9. การประเมินผลการสัมมนา
10. เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา

1. โครงการสัมมนา และแผนปฏิบัติงาน
รูปแบบและวิธีการเขียนโครงการ
1. ชื่อโครงการสัมมนา
- ลักษณะสั้น กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย สร้างความเข้าใจให้ผู้อ่านเห็นแนวทางการดำเนินงานได้เป็นอย่างดี

- สร้างความสนใจ เร้าใจ ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาเกิดความกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมสัมมนา

2. หลักการและเหตุผล : ความเป็นมา มูลเหตุสำคัญที่ต้องจัดสัมมนา
- ความเป็นมาและ สถานการณ์ปัจจุบัน
- สภาพปัญหา และสาเหตุที่เกิดปัญหา

- การแก้ปัญหาในอดีต
- แนวทางแก้ไขปัญหา
- ความจำเป็นในการจัดสัมมนา

3. วัตถุประสงค์ : เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานวางแผนและการประเมินผลการสัมมนา
- ผลของการสัมมนา ให้ผู้เข้าร่วมเกิด ความรู้ ความเข้าใจ ทัศนคติ หรือทักษะ

- ควรใช้ภาษากะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย มีความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ สามารถวัดและประเมินผลได้
- ควรเขียนเป็นข้อๆ โดยเรียงตามลำดับความสำคัญก่อนหลัง

4. เป้าหมาย : ด้านปริมาณ , คุณภาพ
ด้านปริมาณ - จำนวนคน สิ่งของหรือวัตถุฯ ที่เข้าร่วมสัมมนา หรือองค์ประกอบของการสัมมนาทั้งหมดว่าปริมาณเท่าไร และได้รับความรู้

ความเข้าใจ มีทัศนคติ จิตสำนึกหรือเกิดทักษะ จากการเข้าร่วมสัมมนา
ด้านคุณภาพ - การที่ผู้เข้าร่วมสัมมนา สามารถนำสิ่งทีได้จากการสัมมนาไปใช้ได้อย่างไรบ้าง

5. ลักษณะของโครงการ - สิ่งที่ชี้ให้เห็นว่า โครงการที่ได้นำมาดำเนินการนี้ เป็นโครงการที่เคยปฏิบัติมาก่อนหรือเปล่า
( โครงการใหม่ , โครงการต่อเนื่อง , โครงการระยะสั้น , โครงการใหม่ระยะยาว .. ปี )

6. วิธีดำเนินงาน - เขียนเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานทั้งหมด
1) ขั้นเตรียมการ
- วางแผนงานเพื่อกำหนดโครงการ
- ประชุมแต่งตั้งคณะกรรมการ

- เขียนโครงการ
- ประชุมติดตามงานแต่ละฝ่ายและหาข้อ
บกพร่อง ฯลฯ
2) ขั้นดำเนินการ - การลงมือปฏิบัติงาน

- เชิญวิทยากร
- ประชาสัมพันธ์
- จัดสถานที่ ทดลองแสง เสียง
- ดำเนินงานจัดสัมมนา

- ติดตามประเมินผลงาน
- สรุปผลการสัมมนา
- เสนอเอกสารสรุปผลการสัมมนา
- เผยแพร่เอกสารสรุปผลไปยังผู้ที่
เกี่ยวข้อง

7. ระยะเวลาดำเนินงาน - ระยะเวลาของการจัดสัมมนา ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดงาน
8. สถานที่ดำเนินการ - จะจัดสัมมนาที่ไหน อย่างไร ควรคำนึงในเรื่อง ขนาดของการจัดสัมมนา , จำนวนคนที่เข้าร่วม ,

ความใกล้ ไกล , บรรยากาศของสถานที่
- การเขียนเกี่ยวกับสถานที่ ควรเขียนดังนี้
ณ ห้องประชุม……… . ชั้น… .. อาคาร …… .. สถาบัน……… .. ตำบล……… . อำเภอ……… . จังหวัด……………… ( เป็นต้น )

9. งบประมาณ
10. การติดตามและประเมินผล
11. ผลที่คาดว่าจะได้รับ
12. ผู้รับผิดชอบโครงการ - ระบุให้ชัดเจน

แบบฟอร์มการเขียนโครงการ
( ตามเอกสารที่ถ่ายเอกสารให้ )
แผนปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีระยะเวลากำหนดไว้
การเขียนแผนปฏิบัติงานแบ่งเป็น 2 อย่าง
1. แผนปฏิบัติงานของโครงการ
- โครงการนี้มีงานหลักๆ ที่ต้องทำอะไรบ้าง , ใช้เวลานานเท่าไร และกำหนดช่วงเวลา

2. แผนปฏิบัติงานของหน่วยงานย่อย
- การเขียนแผนปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายที่ดำเนินงานไว้ มอบให้ฝ่ายประสานงาน เพื่อติดตามงานได้ง่ายขึ้น

2. เอกสารประกอบการสัมมนา
ในการจัดสัมมนา สิ่งที่ควรปฏิบัติอย่างยิ่งคือ * การแจก “ เอกสารประกอบการสัมมนา ” ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา

ลักษณะของเอกสารประกอบการสัมมนา
1. สภาพปัญหาหรือภูมิหลังของหัวข้อ หากหัวข้อเป็นโครงการใหม่ อาจเขียนเป็น “ความสำคัญของเรื่อง… .”
- อาจนำข้อมูลทางสถิติ มีแหล่งอ้างอิง

2. วัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนา
ครอบคลุมการเรียนรู้ 3 ด้าน คือ
รู้ - คิด
พัฒนาจิต
เกิดทักษะ

3. ข้อคิดหรือสถิติอื่น นอกจากสภาพปัญหา
4. โครงการ - กำหนดการ รายชื่อวิทยากร
5. รายชื่อผู้ให้การสนับสนุน

3. หนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา
สาระสำคัญของหนังสือเชิญฯ
1. เรื่อง ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนาเรื่อง … .
2. เรียน ……………
3. สิ่งที่ส่งมาด้วย 1) โครงการสัมมนา
2) กำหนดการสัมมนา

3) แผนที่เดินทาง
4. ข้อความ - กล่าวถึง
- เหตุผลที่ต้องจัดสัมมนา
- เรื่องสัมมนา

- วัน เวลา สถานที่ ที่จัดสัมมนา
- สำรองที่นั่งได้ที่ ... โทร… . ภายในวันที่ ...

4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน
การแต่งตั้งคณะกรรมการ ต้องคำนึงถึง
- ความเหมาะสมระหว่างคนกับงาน ( จำนวนคนและปริมาณ )
- ความเหมาะสมระหว่างความถนัดในงาน
- ทำงานเป็นทีม

5. หนังสือขออนุมัติงบฯ และขอความอนุเคราะห์สนับสนุน
1. ลักษณะของหนังสือขออนุมัติงบฯ
1) ถ้าเป็นหนังสือราชการ จะใช้กระดาษตราครุฑ ประกอบไปด้วย ที่ออกหนังสือ สถานที่ออกหนังสือ ซึ่งจะอยู่บรรทัด เดียวกับตีนครุฑ

2) วันที่ออกหนังสือ ได้แก่ วัน เดือน ปี
3) เรื่อง ของบประมาณเพื่อจัด…
4) เรียน ( ระบุตำแหน่ง ผู้มีอำนาจในการอนุมัติงบฯ )
5) อ้างถึง โครงการสัมมนา เรื่อง…… .

6) สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการสัมมนาเรื่อง… .
7) เนื้อหา ควรมีลักษณะดังนี้
7.1 ย่อหน้าแรก ควรอ้างถึงโครงการ
สัมมนา

7.2 ย่อหน้าที่สอง เนื้อหาสาระจะ
แสดงความจำนงในการของบประมาณ
7.3 ย่อหน้าที่สาม ควรเป็นการสรุป
เพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของการ
เขียนได้อย่างชัดเจน

8) คำลงท้าย คือ ขอแสดงความนับถือ
9) ลงชื่อ คือ ชื่อผู้ขออนุมัติและตำแหน่ง
10) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายถึง หน่วยงานที่การดำเนินงานสัมมนา ( ระบุชื่อหน่วยงาน , หมายเลขโทรศัพท์ )

2. หนังสือขอความอนุเคราะห์สนับสนุน
1) ที่ออกหนังสือ - สถานที่ออกหนังสือ อยู่บรรทัดเดียวกัน ( ถ้าไม่ใช่หนังสือราชการให้ใช้แบบฟอร์มของจดหมายตามปกติ )

2) วันที่ออกหนังสือ
3) เรื่อง ขอความสนับสนุนในการจัดสัมมนาเรื่อง…
4) เรียน ( ชื่อ หรือตำแหน่ง ผู้บริหารห้างร้านต่างๆ )

5) สิ่งที่ส่งมาด้วย
5.1 โครงการสัมมนาเรื่อง… . จำนวน 1 ชุด
5.2 ใบแจ้งค่าลงสนับสนุนในเอกสาร จำนวน 1 แผ่น

6) เนื้อหา ควรมีลักษณะดังนี้
6.1 ย่อหน้าแรก - อารัมบทนำเข้าสู่เรื่องบอกกล่าวให้ผู้รับได้ทราบว่าใครเป็นผู้เขียนหนังสือฉบับนี้ บอกวัตถุประสงค์การจัดสัมมนา

6.1 ย่อหน้าสอง ชี้ประเด็นสำคัญ
- ผลการดำเนินงานนี้ จำเป็นต้องใช้งบประมาณในการดำเนินงาน
- ขอเชิญชวนบริษัท ห้างร้านได้มีส่วนร่วมในการสัมมนา

- ชี้ให้เห็นผลของการสัมมนา ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างไร
- แจ้งให้ทราบว่า เอกสารที่จะลงประชาสัมพันธ์ จะทำการเผยแพร่ไปยังแหล่งใดบ้าง

6.3 ย่อหน้าสุดท้าย - เน้นจุดสำคัญของหนังสือเพื่อขอความอนุเคราะห์ และกล่าวขอบคุณ
6.4 คำลงท้าย
6.5 ลงชื่อประธานผู้ดำเนินการ
6.6 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

6. หนังสือเชิญวิทยากรและผู้ดำเนินรายการ
1. ที่ออกหนังสือ - สถานที่ออก อยู่บรรทัดเดียวกัน ( กรณีรูปแบบเป็นจดหมายราชการ )
2. วันที่ออกหนังสือ
3. เรื่อง ขอเชิญวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ
4. เรียน ( ชื่อวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ )

5. สิ่งที่ส่งมาด้วย
5.1 โครงการสัมมนา… จำนวน 1 ชุด
5.2 แผนที่เดินทางมายังสถานที่จัดสัมมนา
จำนวน 1 ชุด

6. เนื้อหาของหนังสือ
6.1 ย่อหน้าแรก - นำเข้าสู่เรื่อง กล่าวถึงที่ มาของการจัดสัมมนา ใครเป็นผู้จัด , วัตถุประสงค์
6.2 ย่อหน้าที่สอง - ชี้ประเด็นให้เห็นว่า วิทยากรเป็นผู้ที่เหมาะสม โดยระบุว่าใครฟัง จำนวนเท่าใด จัดที่ไหน วัน เวลา สถานที่

6.2 ย่อหน้าสุดท้าย - เน้น จึงขอเรียนเชิญเป็นวิทยากร และกล่าวขอบคุณ
6.3 คำลงท้าย
6.4 ลงชื่อประธานผู้ดำเนินการสัมมนา

7. คำกล่าวรายงาน , เปิด - ปิด
1. การเขียนคำกล่าวรายงาน
1.1 คำขึ้นต้น ( อาจเอ่ยนามเฉพาะบุคคลสำคัญจริงๆ )
1.2 เนื้อหา
- ที่มาของการจัดสัมมนา

- สภาพปัญหา เหตุผลที่จัดสัมมนา - วัตถุประสงค์ ประโยชน์
1.3 ปิดท้าย - เชิญประธานกล่าวเปิดการสัมมนา

2. การเขียนคำกล่าวเปิดการสัมมนา
2.1 คำขึ้นต้น ส่วนมากใช้เอ่ยตำแหน่งงานและภาพรวม
2.2 เนื้อหา
- อารัมภบท ( ใครเป็นผู้จัด , วัตถุประสงค์ )

- เนื้อเรื่อง - ชี้ให้เห็นว่า การจัดงานนี้จะช่วยให้เกิดวิสัยทัศน์ หรือการมองการณ์ไกลอย่างไร
- สรุป ปิดท้าย - แสดงความยินดีหรือชื่นชมต่อผู้จัด และขอเปิดการสัมมนา รวมทั้งอวยพรให้การสัมมนาได้บรรลุวัตถุประสงค์

3. การเขียนคำกล่าวปิดการสัมมนา
3.1 คำกล่าวรายงานผลการดำเนินงานการจัด
สัมมนา
- คำขึ้นต้น กล่าวถึงประธานผู้ทำหน้าที่ปิด วิทยากร ( หากมีอยู่ด้วย ) และผู้เข้าร่วมสัมมนา

- เนื้อหา
1) อารัมภบท ควรให้สั้น กะทัดรัด กล่าวรายงานถึงโครงการสัมมนาเรื่องอะไร , ใครเป็นผู้จัด , ดำเนินงานมาเป็นเวลากี่วัน และชี้ให้เห็นว่าขณะนี้การดำเนินการสัมมนาได้เสร็จสิ้นแล้ว

2) เนื้อเรื่อง ระบุผลของการดำเนินงานว่าได้ผลอย่างไร
3) สรุปท้ายว่า เพื่อเป็นเกียรติแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา จึงขอเรียนเชิญท่านประธาน… เป็นผู้กล่าวปิดการสัมมนา

3.2 คำกล่าวปิดการสัมมนา
- คำขึ้นต้น กล่าวถึงผู้เกี่ยวข้องกับการสัมมนา
- สาระสำคัญ
* อารัมภบท อ้างถึงคำกล่าวรายงานของ
ประธาน

* เนื้อเรื่อง กล่าวโดยสรุป ชี้ให้เห็นผลของ
ความสำเร็จ การให้ความร่วมมือ และการ
นำแนวทางที่ได้จากการสัมมนาไปใช้ให้ เกิดประโยชน์
- สรุป อวยพรให้ผู้เข้าร่วมสัมมนา

ต้องเริ่มตั้งแต่เริ่มการสัมมนา
โดยแจกแบบสอบถามพร้อมกับแฟ้ม และเอกสารประกอบการสัมมนา
ต้องให้พิธีกรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาให้ส่งแบบสอบถามคืนให้กับฝ่ายประเมินผล
9. การประเมินผลการสัมมนา

ลักษณะสำคัญ
1. เรื่อง ขอขอบคุณ
2. เรียน ชื่อวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ
10. หนังสือขอบคุณวิทยากร และผู้ดำเนินรายการ

3. เนื้อหา
3.1 อารัมภบท - อ้างถึงการจัดสัมมนาที่ใด และวิทยากรได้กรุณาให้เกียรติไป
3.2 เนื้อหา ชี้ให้เห็นว่าผลของการสัมมนา ได้ประโยชน์เพียงใด ทั้งนี้เป็นเพราะวิทยากรได้กรุณามาให้ความรู้ ประสบการณ์ ฯลฯ

3.2 สรุป ขอขอบพระคุณ และควรแสดงว่า ในโอกาสต่อไปหวังว่าจะได้รับความกรุณาเช่นนี้อีก ฯลฯ

ประกอบไปด้วยเอกสารดังนี้
1. โครงการสัมมนา
2. คำกล่าวเปิดการสัมมนา
3. รายงานการสัมมนา โดยวิธีการถอดเทป นำมาเรียบเรียงถ้อยคำให้ชัดเจนเข้าใจง่าย
10. เอกสารรายงานสรุปผล

4. คำกล่าวปิดการสัมมนา
5. ภาคผนวก
5.1 ประวัติวิทยากร
5.2 หนังสือเชิญวิทยากร
5.3 หนังสือเชิญประธานเปิดการสัมมนา

5.4 หนังสือเชิญผู้เข้าร่วมสัมมนา
5.5 แผนปฏิบัติงานของฝ่ายต่างๆ
5.6 งบดุล หรือบัญชีแสดงค่าใช้จ่าย
5.7 ผลการประเมินการจัดสัมมนา
ฯลฯ

Se5.Pptการจัดทำเอกสาร

by sopida

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 2

Statistics

Se5.Pptการจัดทำเอกสาร Presentation Transcript

http://www.slideshare.net	1
http://www.health.medicbd.com	1