Unidad 9 2011 12
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Unidad 9 2011 12 Document Transcript

  • 1. UNIDAD 9DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA (II)9.1 Anuncios y avisos9.2 Invitaciones9.3 Saludas9.4 Tarjetas9.5 Memorias9.6 Boletines9.8 Memorándum9.1 Anuncios y avisosDentro de los documentos internos, los avisos y/o anuncios son informacioneso noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, alpersonal de la empresa. Es importante que este tipo de comunicaciones vayanfirmadas y selladas por la dirección o departamento que lo emite, y tambiéndebe ponerse la fecha, la cual figurará al comienzo del escrito o en la parteinferior del mismo.Su lugar de colocación es, generalmente, el tablón de anuncios. No existe unmodelo concreto se deja a criterio del redactor su tamaño y distribución para elfin que se desea obtener.El anuncio es una comunicación breve que se emplea para dar una noticia alpúblico en general. Se utiliza mucho en las empresas o entidades públicas para dar a conocerlas normas, contrataciones, tributos municipales, etc.En los Ayuntamientos es frecuente publicar en los periódicos anunciosinformativos de adjudicación, de subasta de obras, de concursos, de licitación,etcEjemplos: ANUNCIO En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 124 de TRRL, se anuncia que el Ayuntamiento de Ayamonte, por acuerdo del Pleno del día seis de noviembre de 1993, resuelve adjudicarle definitivamente el contrato de la obra del Centro Deportivo Municipal al contratista don Eduardo García Olmos. Ayamonte, 8 de noviembre de 1993 LA ALCALDESA a M. José Pérez CasanCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 1UNIDAD 9
  • 2. El Ayuntamiento de Denia expone al público durante un plazo de quince días, que se contarán a partir de la publicación de este anuncio en el BOP (Boletín oficial de la Provincia), el expediente de expropiación forzosa con ocupación urgente de los bienes afectados por la ejecución de la obra de «ensanche carretera general Valencia-Alicante» con el fin de que las personas interesadas puedan hacer las alegaciones que consideren oportunas. El expediente está a su disposición en la Secretaría General de este Ayuntamiento. Denia 4 de enero de2004 EL ALCALDE Jesús Cortés Costa AYUNTAMIENTO DE CARRIÓN DE LOS CONDES ANUNCIO DE LICITACIÓN Objeto del contrato: La contratación, por el sistema de concurso abierto, de la adjudicacióndel proyecto titulado «Proyecto de un edificio para los servicios municipales, unasdependencias de la Policía local y aparcamiento subterráneo», con un tipo de licitación de2.356.984€. Plazo de presentación de proposiciones: hasta las catorce horas del día cinco dejunio del presente. Lugar de presentación de proposiciones: Secretaría del Ayuntamiento deCarrión (Palencia). Boletín Oficial en el que constan las circunstancias detalladas de licitación:BOEn.0 77, de 28 de abril de 2008. Carrión, 17 de mayo de 2008 EL ALCALDE-PRESIDENTEDando cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 42.b) de la Ley de Adaptación del Suelo, seexpone al público por espacio de quince días hábiles, contados a partir de la publicación delpresente anuncio en un diario de gran tirada de la provincia, el expediente de construcción devivienda unifamiliar que más adelante se indica:N.° EXPTE.: 101/03NOMBRE DEL PROMOTOR: Lorenzo Lamas GarcíaSITUACIÓN: Puerta deHierroMadrid, a 14 de julio de 2003 EL ALCALDE-PRESIDENTECOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 2UNIDAD 9
  • 3. Se denominan avisos a las comunicaciones que contienen instrucciones,aclaraciones y noticias de interés general con las que se pretende advertir,aconsejar o poner en conocimiento de todo el personal, de los acuerdosadoptados por la dirección de la empresa o por la autoridad competente.Los avisos no se emiten personalmente, por lo que se colocan en lugar visiblepara que puedan ser leídos por todo el personal. Generalmente existe en lasempresas un lugar destinado a tal efecto denominado «Tablón de anuncios». Las Entidades Públicas (Ayuntamientos, Hacienda, Diputación, SeguridadSocial, etc.) utilizan avisos publicados en la prensa diaria para contribuir a unamayor difusión de sus comunicados y favorecer de esta forma a las personas aquienes pudiera interesar.La presentación se realiza en papel blanco cuyo tamaño depende de laextensión del comunicado, siendo habitual utilizar el tamaño A5, aunquedependiendo de la comunicación y el sitio donde se vaya a exponer se aceptantamaños mayores A4 o A3.Los márgenes no tienen una longitud determinada y la distribución de estosdependerá en cada caso del texto y tamaño de papel.Los avisos o comunicaciones que se transmiten en las empresas, organismospúblicos u oficinas sólo constan de dos partes: • Encabezamiento. • Cuerpo.■ El encabezamiento está formado por el membrete de la empresa o entidadpública que lo emite y la fecha, si ésta se escribe, en la parte superior.■ El cuerpo lo forma el texto con el comunicado que se quiere transmitir. Los avisos carecen, por tanto, de cierre o pie. Si la fecha fuese al final delescrito formaría parte del cuerpo.La redacción tiene que ser clara, sencilla, precisa, ordenada y breve, de formaque pueda ser entendida por todas las personas de la empresa o por aquellasa las que vaya dirigido el aviso para no dar lugar a tergiversar su informaciónLa diferencia entre anuncio y aviso es muy sutil y radica sobre todo en laurgencia del asunto tratado.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 3UNIDAD 9
  • 4. Banco de Vigo AVISO Para el próximo verano, la empresa concederá becas de estudios en Inglaterra y Francia para los hijos de todos los empleados que deseen ampliar y perfeccionar sus conocimientos de idiomas en los citados países. El Departamento de Personal facilitará los impresos oportunos para dicha solicitud. La documentación será entregada antes del 25 del mes en curso. Vigo 15 de abril de 2008 EL DIRECTORHERMANOS ROQUEC / Grullas, 8 - 28025 MADRID Tlf: 67 54 21 -Fax: B 1230 AVISO Se pone en conocimiento de todos los empleados que esta empresa cerrará por vacaciones todo el mes de agosto. El horario de verano, a partir del próximo mes de junio, será de 8 a 14 horas. EL JEFE DE PERSONAL Madrid, 16 de mayo de 2004COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 4UNIDAD 9
  • 5. 5.5 InvitacionesHan de cursarse con aproximadamente veinte días de antelación. Ahora bien,si se trata de una invitación oficial importante es necesario cursarla con un mesy medio de anticipación y en ningún caso con menos de siete días.Se confeccionan habitualmente para actos sociales (recepciones,inauguraciones, clausuras, cócteles, vinos de honor, almuerzos, cenas...) ypara actos familiares (bautizos, primeras comuniones, puesta de largo,petición de mano y boda).Respecto a su confección lo más aconsejable es acudir a los profesionales quese ocupan de tal misión. Los espacios en blanco, si los hubiese, seránrellenados a mano.Partes de que consta una invitación - Inicio.Las principales partes son las siguientes: - Contenido. - FinalInicio. - Escudo o emblema (opcional para particulares si se posee y obligatorioA su vez consta de las siguientes zonas: - Persona, personalidad, entidad pública o privada que realiza la invitación. para organismos y/o corporaciones públicas). - Fórmula de invitación (sirvan a modo de ejemplo las siguientes: “se complace en invitarle a”, “tienen el placer de invitarle a” o “tienen el honor de invitar a”).Contenido.Consta a su vez de:- Persona a quien se invita y motivo de la misma (recepción, cóctel, inauguración, almuerzo, cena...).- Lugar, fecha y hora del evento.Final.- Indicación de cómo han de ir vestidos los invitados (si se omite, se ha deEsta última división consta de:- Las siglas SRC (se ruega contestación), o SRCA (se ruega confirmen consultar por teléfono y así se evita desentonar).- Dirección y teléfono. asistencia), o RSVP (fórmula francesa, «respondez sil vous plaít»).- Plano de situación o zona de entrada, si la localización del evento lo requiere.El papel tiene que ser de calidad cartulina gruesa para una buena impresión. Eltamaño más utilizado es el 16 x 10,5 cm.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 5UNIDAD 9
  • 6. Respecto a la contestación a una invitación hay que tener en cuenta las - Tiene que hacerse dentro de las 48 horas a su recepción.siguientes reglas: - Actualmente se da contestación por teléfono a la secretaria/o encargado - Es preferible decir que resulta imposible la asistencia evento antes que dar de recibir las respuestas. una respuesta dubitativa o v como por ejemplo: “puede ser”, “espero - A todas las contestaciones, que como hemos indicado anteriormente se poder“”depende de...”. hacen por teléfono, incluso a las no se asiste, tienen que añadirse unas palabras de agradecimiento, tales como «agradecemos la deferencia prestada» o «agradezco su amable invitación». En el caso no poder asistir, se dirá su motivo (debido a un compromiso previo, por estar ausente, etc.).COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 6UNIDAD 9
  • 7. 5.6 SaludasEl saluda forma parte de las comunicaciones externas de la empresa. Es unescrito breve utilizado para transmitir avisos, notificaciones, felicitaciones,invitaciones, etc., de tipo protocolario.Lo emplean los jefes de empresa, directores generales, directores de institutos,alcaldes, directores de entidades y personas que ostentan cargos públicos.Es una comunicación generalmente de trámite. Va sin firmar por la persona quelo dirige. Su texto es de muy poca extensión y no debe ser utilizado paraasuntos que tengan carácter reservado.Se usa en su confección papel grueso de tamaño cuartilla (D I N A 5 ) en colorblanco o beige. Consta normalmente de una sola hoja impresa en sentidovertical, aunque existen algunos modelos en los que se presenta en doblecuartilla como si fuera un librillo.Los márgenes que más se utilizan en la actualidad son los siguientes: • Izquierdo: Abarca 2 cm u 8 espacios de barra espaciadora, si se realiza hasta el comienzo del texto. • Derecho: Se utilizan los mismos espacios que en el anterior (2 cm).Al igual que en la mayoría de los documentos, en los saludas podemos• Encabezamiento.distinguir tres partes:• Cuerpo.• Cierre.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 7UNIDAD 9
  • 8. • se hace constar el cargo de la persona que dirige la E N C AB E Z AM I E N T O comunicación, seguido, a doble espacio y con caracteres tipográficos mayores (generalmente en letra inglesa), de la palabra SALUDA (de ahí su denominación) en el centro del escrito • C U E R P O contiene el texto de la comunicación, que debe comenzar siempre por la preposición «a» escrita en letra minúscula y a 2 cm del margen izquierdo. Después se pone el nombre del destinatario escrito en letras mayúsculas y se redacta a continuación el resto del texto, dejando 2 cm de margen derecho. Se mecanografía a doble espaciado interlineal con el fin de dejar el menor espacio posible en blanco. • C I E R R E se compone del nombre y los apellidos de la persona que remite el saluda seguidos de la frase de cortesía que se adopte.La redacción de un saluda es muy simple, ya que se utilizan sólo para asuntosconcretos e informaciones breves. Por ello, deben cumplir los siguientesrequisitos: • El texto ha de ser claro y conciso. • Se redacta normalmente en tercera persona. • El cuerpo del escrito ha de ser breve. • No suele ponerse la dirección del destinatario. • No se firmaLos textos que más se suelen utilizar en saludas son los siguientes:«Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle sus respetos».«Aprovecha gustoso esta ocasión para ofrecerle su consideración».«Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle el testimonio de su consideraciónmás distinguida«Aprovecha gustoso la ocasión para hacerle presente el testimonio de suconsideración más distinguida».«Esperando verse favorecido con su confianza, le ofrece el testimonio deconsideración más distinguida»«Aprovecha esta oportunidad para expresarle el testimonio de suconsideración»COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 8UNIDAD 9
  • 9. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 9UNIDAD 9
  • 10. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 10UNIDAD 9
  • 11. 5.7 Tarjetas Las tarjetas son comunicaciones breves con personas o entidades ajena a laempresa. No suelen necesitar sobre.Las tarjetas de presentación son de tamaño pequeño para guardar en cualquiercartera-monedero. En ellas figuran impresos el nombre y los dos apellidos de lapersona, trabajador o directivo, dirección particular o de empresa, al igual queel cargo que ocupa, y lo números de teléfono, fax y correo electrónico. Sontarjetas de cortesía y su uso está muy extendido. Suelen entregarse a personasque por circunstancias personales o laborales puedan necesitar informaciónpara ponerse en contacto con nosotros. Se pueden manejar varios tipos detarjetas personales con más o menos datos según quien sea el destinatario dela información. A nivel personal pueden usarse tarjetas conjuntas cuando setrata de matrimonios o parejas. En actos sociales se deben llevar por si lasnecesitamos, pero debemos elegir bien a los destinatarios de la tarjeta y evitarentregarlas sin ostentación y de forma discreta. McGraw-Hill/Interamericana de España, S.A.Edificio Oasis "A"C/. Basauri, s/n.e -1.» Planta28023 - ARAVACA (Madrid)Tel.: 372 81 93Fax: 372 84 675.8 MemoriasSon documentos que, confeccionados generalmente por las medianas ygrandes empresas, organizaciones altruistas, fundaciones..., reflejan los datosy actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organizacióndurante un determinado tiempo, que generalmente es un año.Su contenido, o partes de que consta, variará dependiendo de la actividadempresarial o económica que desarrolle la organización, aunque por reglageneral suelen comenzar con un «saludo» del presidente, director general omáximo mandatario, para, a continuación, realizar una exposición dividida porcapítulos y que, como se ha comentado anteriormente, versará sobre los datosmás relevantes acorde a la actividad de la empresa (informes de auditoría,financieros, situación patrimonial, medios humanos y materiales, productividad,fines alcanzados, etc.).Es necesario mencionar que no hay que confundir este documento depublicación y publicidad con la «memoria» que están obligadas a confeccionarlas personas físicas y jurídicas que llevan sus anotaciones contables según loindicado por el Plan Contable, y que forma parte del «libro de cuentasanuales».La confección y presentación de las memorias está muy cuidada y es de grancalidad, pues se trata de predisponer favorablemente a los accionistas yclientes hacia la sociedad, y ésta las utiliza, además, con fines publicitarios, deahí que se incluyan gráficos y diagramas relativos a los datos numéricos, aligual que fotografías de la empresa utilizando papel de gran calidad.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 11UNIDAD 9
  • 12. En el índice de una memoria anual podemos encontrar: • Evolución económica nacional e internacional del sector. • Expansión territorial de la empresa. • Estudio de mercado al que pertenece la sociedad. • Datos sobre personal. • Datos sobre inversiones. • Rentabilidad de las inversiones. • Evolución del volumen de ventas. • Nuevas fuentes de financiación (ampliaciones, obligaciones, créditos, etc.). • Estructura de la cartera de valores. • Cotas alcanzadas en el nivel de producción. • Objetivos conseguidos desde el punto de vista económico. • Cambios en los cargos directivos y de responsabilidad. • Informaciones del Consejo de Administración. • Balance y cuentas de resultados. • Política que planea desarrollar la empresa. • Obra social entre el personal y la empresa. La finalidad más importante de la memoria está en la información completaque pone al alcance de las clases directivas de las empresas, puesto que es unmedio de comunicación escrita entre éstas, consideradas como entidad, y susfiguras más representativas. Además de las memorias anuales de empresas,existen diferentes clases de memorias en función del trabajo que se hayarealizado, siendo éstas un resumen organizado de esa labor de forma diaria.En las Universidades e Institutos tiene que realizarse una memoria al final delcurso académico con todas las actividades pedagógicas, extraescolares,culturales o de carácter lúdico que se llevaron a cabo a lo largo de ese período.Se da el nombre de memoria científica a un trabajo de investigación o estudiosobre algo determinado. El contenido dependerá del tema de que se trate,aunque tendrá que reunir las condiciones de precisión, orden y exhaustividadpropias de este tipo de escritos.Dependiendo de la clase de memoria así será su presentación. Las deempresas se realizan en libros, las académicas pueden hacerse en folios,siendo aconsejable encuadernarlas, y las memorias de presentación detrabajos presentan una encuadernación más sencilla debido al coste que ellosupone. Los márgenes, si se utiliza papel A-4, serían: • Izquierdo: 2 a 5 cm. • Derecho: 1 o 2 cm.Al finalizar la primera hoja se pondrá (si no se presenta en forma de libro) elsímbolo ./.. para indicar que continúa el trabajo. En la página siguienteaparecerá, en el ángulo superior izquierdo, el símbolo ../., y así sucesivamentea lo largo de todas las hojas hasta llegar a la página final, en la que seinsertará, a la derecha del margen inferior, el signo ./. para indicar que lamemoria ha terminado.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 12UNIDAD 9
  • 13. Cuando se realiza un trabajo concreto y se plasma en una memoria, el nombredel autor debe figurar en una parte visible, generalmente al principio: en laportada, en la primera o en la segunda hoja.Es importante añadir índice y número de página para encontrar los apartadosde que consta con mayor rapidez.El índice puede aparecer al comienzo de la memoria, aunque en algunasocasiones el autor prefiere que figure al final, en las últimas páginas5.9 BoletinesSe denomina boletines a las publicaciones que editan las empresas con ciertaregularidad para comunicar a todo el personal de la entidad actividades einformaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con laempresa que edita la publicación (informaciones deportivas, culturales,sindicales, viajes, noticias económicas, pasatiempos, de ocio, etc.) estaspublicaciones sirven para conocer mejor las actividades realizadas entre todos.No tienen una estructura estándar o definida por regla general se mandanconfeccionar a los profesionales de este campo, las imprentas. Su publicaciónes propia de las medianas y grandes empresas.5.9 MemorándumEs aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentesdepartamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer algunarecomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente estetipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quienva dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma delremitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en estetipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones enque se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum deacuerdo con sus necesidades. Señalar que debido a la utilización masiva deInternet o intranets dentro de la empresa , este formato de comunicación estácayendo en desuso para dar lugar a mensajes enviados por correo electrónicoo cualquier otro sistema de comunicación que la empresa estime oportuno.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 13UNIDAD 9
  • 14. COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 14UNIDAD 9