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Unidad 7 fax 2011 12
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Unidad 7 fax 2011 12

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  • 1. UNIDAD 7 COMUNICACIONES URGENTES (II)7.1 El fax7.3 El correo electrónico7.5 Servicios de mensajería instantánea7.6 El telegrama y el burofax7.6 Empresas de mensajería7.1 El faxSe denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permitetransmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).La historia del fax inicia poco después del la invención del telégrafo, cuando enla exposición Universal de Londres (1851) se mostró una máquina capaz deenviar y recibir imágenes de una máquina a otra. El fax se convirtió en unaparte esencial de la empresa. El fax se utiliza para enviar y recibir imágenes detodo tipo incluso se le integraron teléfono, impresoras y nuevas tecnologíascomo disco duro. A pesar de éxito del fax esta muy lejos para formar parte dela denominada "oficina sin papeles".Un fax, por lo común, está conformado de un equipo emisor, que traduce laimagen en impulsos eléctricos y el equipo sincronizado que traduce losimpulsos eléctricos de nuevo para convertirlas en una imagen impresa, enforma de una copia.Si se utiliza frecuentemente el fax en una empresa es aconsejable instalar unalínea de teléfono independiente.Los elementos y funciones más importantes de un fax son:- Bandeja de papel que evita que el documento caiga al suelo.- Envío automático, una vez que el fax detecta el papel, y establece conexióncon el fax receptor, la transmisión se hace automáticamente.- Capacidad de almacenar un nº determinado de páginas recibidas.- Posibilidad de programar la transmisión, almacena los datos y es transmitidoa una hora determinada.- Envío a cobro revertido, el destinatario del documento es el que paga lallamada.- Funciones de llamada, como cualquier otro teléfono, el fax puede memorizar,marcaciones abreviadas, en grupo, rellamada…COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 1UNIDAD 7
  • 2. - Impresión de distintas calidades, al igual que cualquier impresora actual,existen faxes que en la actualidad comparten la impresora de la empresa quea la vez tiene la función de copiadora.- Mensaje de confirmación o reporte, es el justificante que emite el propioequipo como verificación de la correcta transmisión del mismo, en algunosequipos se emite un papel aparte, con lo que es práctica habitual graparlo aldocumento original para tener constancia del envío, y en otros se puedeimprimir sobre el documento enviado.- Discriminador de llamada, con lo que el fax puede o no admitir los envíos dedeterminados emisores.Al enviar un fax las empresas utilizan una carátula o máscara para la primerapágina que es una hoja donde pueden aparecer los siguientes datos:- Membrete- Razón social- Persona o departamento que emite la transmisión- Nº de fax de origen- Nº de hojas del envío- Empresa, departamento o sección a la que se dirige el envío- Asunto- Texto o mensaje introductorio.La carátula se utiliza con frecuencia en las empresas y se pueden diseñarcarátulas propias de la empresa o usar las plantillas que ofrecen los distintospaquetes ofimáticas que hay en el mercado para el diseño.Al igual que el teléfono móvil, el ordenador o el correo electrónico, el fax tienesus pequeñas reglas de cortesía. Aunque el uso del correo electrónico le haquitado gran protagonismo aún es muy utilizado en muchas oficinas.Algunos consejos a tener en cuenta cuando utilizamos el fax:1. Debemos redactar el fax, como si de una carta comercial se tratara, es decira máquina de escribir o ordenador. Solo se permite remitir un fax escrito amano, si lo dirigimos a una persona conocida o de confianza.2. Utilizar siempre un papel blanco, o de tonos muy claros para darle mayornitidez al fax. Es una pérdida de tiempo, recibir un fax en el que apenas se venada (sobre cuando se envían fotos, esquemas o dibujos).COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 2UNIDAD 7
  • 3. 3. La redacción debe ser clara, breve y concisa. Es un medio para dar aconocer algo de forma inmediata.4. Generalmente, al ser un elemento público de la oficina, no debe utilizarsepara comunicaciones personales.5. Al igual que cualquier otro documento, no se puede olvidar la firma. Es demala educación enviar comunicados "anónimos" sin firma. Aunque se utiliceuna máquina, la comunicación es entre personas.6. Si envía más de una hoja, indique en algún lado el número de hojas queenvía. Suelen llegar varios fax en un mismo día, y podríamos tener algúnproblema a la hora de identificar cuantos faxes distintos tenemos.7. Procure no "monopolizar" el uso del fax, si este es compartido por máspersonas que usted o es compartido por varios departamentos. EJERCICIOS FAX 1) La empresa Vigo Estudio con domicilio en la calle Urzaiz 326, 1º 36204 Vigo y nº de teléfono 986 123 456, fax 986 654 321 envía un fax al instituto Ricardo Mella de Vigo situado en Estrada Vella de Madrid 177 C.P. 36214 y nº de fax 986260726., solicitando información sobre la posibilidad de acoger alumnos del Ciclo superior de Secretariado en prácticas. La persona que firma el fax es Verónica Mouriño Álvarez, directora de recursos humanos. Diseña la carátula del fax anterior y el texto del mismo. 2) Diseñar la carátula y redactar un fax dirigido a la Consellería de educación preguntando si el ciclo superior de secretariado internacional que imparte la academia Novartil situada en la calle Brasil nº128 36204 en Vigo está homologado como título oficial. Se buscará en Internet el departamento o persona más adecuados para dirigir el fax el nº será el 986260726.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 3UNIDAD 7
  • 4. 7.3 El correo electrónicoCorreo electrónico, o en inglés e-mail, es un servicio de red para permitir alos usuarios enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicaciónelectrónicos (normalmente por Internet). Esto lo hace muy útil comparado conel correo ordinario, pues es más barato y rápido. Junto con los mensajestambién pueden ser enviados ficheros como paquetes adjuntos.Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener unadirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar unproveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío yrecepción. El procedimiento se puede hacer desde un programa de correo odesde un correo web.Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras queidentifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección esúnica y pertenece siempre a la misma persona.Un ejemplo es persona@servicio.com, que se lee persona arroba serviciopunto com. El signo @ (llamado arroba) siempre está en cada dirección decorreo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de laarroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derechade la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer"en", ya que persona@servicio.com identifica al usuario persona que está en elservidor servicio.com (indica una relación de pertenencia).Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @; encambio, una dirección de página web no. Por ejemplo, mientras quehttp://www.servicio.com/ puede ser una página web en donde hay información(como en un libro), persona@servicio.com es la dirección de un correo: unbuzón a donde se puede escribir.Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedorque da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otrolado, lo que hay la izquierda normalmente sí que lo elige el usuario, y es unidentificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos signos.Normalmente se eligen direcciones fáciles de memorizar -si es posible- ya quees común apuntar o decirle a alguien la dirección de correo propia para quepueda escribirnos, y hay que darla de forma exacta, letra por letra. Un soloerror provocará que no lleguen los mensajes al destino.Para poder usar enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estarregistrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuita o de pago). Elregistro permite tener una dirección de correo personal única y duradera, a laque se puede acceder mediante un nombre de usuario y una contraseña.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 4UNIDAD 7
  • 5. Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por lacalidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos tipos:los correos gratuitos y los de pago.Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad:unos incrustada en cada mensaje, y otros en la interfaz que se usa para leer elcorreo. Muchos sólo permiten ver el correo desde una página web propia delproveedor, para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que seencuentra ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de correoconfigurado para que se descargue el correo de forma automática. El correoweb es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar losmensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por la páginaweb) en vez de en un ordenador personal concreto. El funcionamiento de unprograma de correo es muy diferente al de un correo web, ya que un programade correo descarga de golpe todos los mensajes que tenemos disponibles, yluego pueden ser leídos sin estar conectados a Internet (además, se quedangrabados en el ordenador).Con un programa de correo, el usuario descargasus mensajes al PC, gracias a programas como Outlook, Eudora oThunderbird. En cambio, con una cuenta de webmail, debe abrir el navegadorpara acceder a una página web (como la de Hotmail o Yahoo! Mail) dondepodrá consultar los mensajes que se encuentran en el servidor de correo.Al correo web se accede desde una página de Internet en lugar de a través deun programa de correo. Los mensajes no se descargan al PC; se leen y seborran del servidor de correo. Su principal ventaja es que se suele ofrecer deforma gratuita y se puede acceder al buzón desde cualquier ordenadorconectado Internet, simplemente tecleando un nombre de usuario y contraseña.Como casi siempre, depende de las necesidades de cada uno. Quizá el factormás determinante sea la movilidad: al usuario que se desplace con frecuenciao que acceda habitualmente al correo electrónico desde más de un ordenador,le será más cómodo utilizar un correo web en lugar de tener los mensajesrepartidos entre varias computadoras.Si no se dispone de alta velocidad (ADSL o cable) o al menos de tarifa plana,es más económico emplear una cuenta de programa de correo, pues sólo hacefalta conectarse para enviar y recibir correo y se puede escribir o leer losmensajes fácilmente sin estar conectado.Se supone que un gestor de correo es más eficaz para filtrar y organizar elcorreo en diferentes carpetas, localizar los mensajes o añadir programas paraevitar los virus y el spam (mensajes comerciales no deseados). Sin embargo,las cuentas de correo web actuales no sólo han aumentado su capacidad, casitodas incluyen potentes buscadores y la posibilidad de crear carpetas y reglasde mensaje, así como filtros anti-spam y anti-virus. También se puedeconfigurar una cuenta de correo-web (las que lo permitan) para recibirladirectamente al PC.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 5UNIDAD 7
  • 6. Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay ala derecha de la @ muestra el nombre del proveedor; por ejemplo, el usuariogapa puede acabar teniendo gapa@correo-gratuito.net. Este tipo dedirecciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas) y por eso escomún comprar un dominio propio, para dar un aspecto más profesional.Los principales subdominios que podemos encontrar en la red son lossiguientes:ORGANIZATIVOS:- com: organizaciones comerciales- edu: organizaciones educativas- gov: organizaciones gubernamentales- int: instituciones internacionales- mil: instituciones militares- net: recursos de la red- org: otras organizacionesGEOGRÁFICOS- ar: Argentina- at: Austria- ca: Canadá- de: Alemania- dk: Dinamarca- es: España- fin: Finlandia- fr: Francia- it: Italia- mx: México- pe: Perú- pt: PotugalCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 6UNIDAD 7
  • 7. - pr: Puerto Rico- ru: Federación RusaLos correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles.También es muy común que una empresa registradora de dominios venda,junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese dominio(normalmente, más de 1).Cuando una persona decide escribir un correo electrónico, su programa lepedirá como mínimo tres cosas: • Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que ha de llegar el mensaje • Asunto: una descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el correo • El propio mensaje. Puede ser sólo texto, o incluir formato, y no hay límite de tamañoAdemás, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Estopermite traspasar datos informáticos de cualquier tipo mediante el correoelectrónico.Para especificar el destinatario del mensaje, se escribe su dirección de correoen el campo llamado Para dentro de la interfaz. Si el destino son variaspersonas, normalmente se puede usar una lista con todas las direcciones,separadas por comas o punto y coma.Además del campo Para existen los campos CC y CCO, que son opcionales ysirven para hacer llegar copias del mensaje a otras personas: • Campo CC (Copia de Carbón): quienes estén en esta lista recibirán también el mensaje, pero verán que no va dirigido a ellos, sino a quien esté puesto en el campo Para. Como el campo CC lo ven todos los que reciben el mensaje, tanto el destinatario principal como los del campo CC pueden ver la lista completa. • Campo CCO (Copia de Carbón Oculta): una variante del CC, que hace que los destinatarios reciban el mensaje sin aparecer en ninguna lista. Por tanto, el campo CCO nunca lo ve ningún destinatario.Un ejemplo: Ana escribe un correo electrónico a Beatriz (su profesora), paraenviarle un trabajo. Sus compañeros de grupo, Carlos y David, quieren recibiruna copia del mensaje como comprobante de que se ha enviadocorrectamente, así que les incluye en el campo CC. Por último, sabe que a suhermano Esteban también le gustaría ver este trabajo aunque no forma parteCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 7UNIDAD 7
  • 8. del grupo, así que le incluye en el campo CCO para que reciba una copia sinque los demás se enteren. Entonces: • Beatriz recibe el mensaje dirigido a ella (sale en el campo Para), y ve que Carlos y David también lo han recibido • Carlos recibe un mensaje que no va dirigido a él, pero ve que aparece en el campo CC, y por eso lo recibe. En el campo Para sigue viendo a Beatriz • David, igual que Carlos, ya que estaban en la misma lista (CC) • Esteban recibe el correo de Ana, que está dirigido a Beatriz. Ve que Carlos y David también lo han recibido (ya que salen en el CC), pero no se puede ver a él mismo en ninguna lista, cosa que le extraña. Al final, supone que es que Ana le incluyó en el campo CCO.Una vez el destinatario ha recibido y leído el correo, puede hacer varias cosascon él. Normalmente los sistemas de correo (tanto programas como webmails)ofrecen opciones como: • Responder: escribir un mensaje a la persona que ha mandado el correo (que es sólo una). Existe la variante Responder a todos, que pone como destinatarios tanto al que lo envía como a quienes estaban en el campo CC • Reenviar: pasar este correo a una tercera persona, que verá quién era el origen y destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje. Opcionalmente se le puede añadir más texto al mensaje. • Marcar como spam: separar el correo y esconderlo para que no moleste, de paso instruyendo al programa para que intente detectar mejor mensajes parecidos a éste. Se usa para evitar la publicidad no solicitada (spam) • Archivar: guardar el mensaje en el ordenador, pero sin borrarlo, de forma que se pueda consultar más adelante. Esta opción no está en forma explícita, ya que estos programas guardan los mensajes automáticamente. • Borrar: Se envía el mensaje a una carpeta Elementos eliminados que puede ser vaciada posteriormente. • Mover a carpeta o Añadir etiquetas: algunos sistemas permiten catalogar los mensajes en distintos apartados según el tema del que traten. Otros permiten añadir marcas definidas por el usuario (ej: "trabajo", "casa", etc.).El principal problema actual es el spam, que se refiere a la recepción decorreos no solicitados, normalmente de publicidad engañosa, y en grandescantidades.Además del spam, existen otros problemas que afectan a la seguridad yveracidad de este medio de comunicación: • los virus informáticos, que se propagan mediante ficheros adjuntos infectando el ordenador de quien los abreCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 8UNIDAD 7
  • 9. • el phishing, que son correos fraudulentos que intentan conseguir información bancaria • los engaños, que difunden noticias falsas masivamente • las cadenas de correo electrónico, que consisten en reenviar un mensaje a mucha gente; aunque parece inofensivo, la publicación de listas de direcciones de correo contribuye al spamRecomendaciones básicas de uso del correo electrónico: 1. No envíes mensajes que pesen demasiado, ya que el receptor del mismo podría tardar demasiado tiempo en bajarlo y ocuparle demasiado espacio en su cuenta. Intenta transformar esos ficheros en otros más ligeros. Si alguien te pide un archivo, avísale antes de su tamaño en un mensaje aparte con petición de confirmación. Recuerda que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 1 giga 2. No pidas confirmación automática de los mensajes que envíes. Es de pésima educación pues supone colocar al receptor de tu mensaje en la disyuntiva de elegir entre que pienses que no lo recibió y enviarte información personal que no tiene porqué compartir contigo 3. No envíes correos masivos y sobre todo no los reenvíes. Si envías por necesidad un correo a una lista de personas, coloca su dirección en el campo de Copia Oculta (CCO) y pon tu propia dirección en el Para. Muchas personas pueden querer que tú tengas su correo electrónico, pero no todos tus contactos. 4. Nunca envíes mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son por definición falsas, y su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red. En los viejos tiempos tus privilegios en la red hubieran sido cancelados. 5. Saluda antes del mensaje y despídete con tu nombre, exactamente igual que harías con una carta física. Añade una línea o dos al final de tu mensaje con información de contacto. 6. Recuerda que la gente con quienes te comunicas, no cobran por responderte ni tienen obligación de hacerlo. Son personas que si te atienden te estarán haciendo un favor. 7. Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYÚSCULAS DAN LA IMPRESIÓN DE QUE ESTUVIERAS GRITANDO. Ni que decir tiene que escribir líneas y párrafos enteros en mayúscula es de pésima educación. 8. Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto *es* lo que quiero decir. Utiliza guiones bajos para subrayar._Guerra y Paz_ es mi libro favorito. 9. No te pases utilizando emoticonos. No creas que un emoticono hará feliz al destinatario por verlo o que hará pasar por alto un comentario impertinente. 10. Se breve sin ser demasiado conciso. Cuando contestes un mensaje, incluye el suficiente material original como para ser entendido pero no más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente incluyendo todo el mensaje anterior: Borra todo el material irrelevante. 11. El mail debe tener un título (asunto) que refleje el contenido del mensaje 12. A no ser que uses un dispositivo de encriptación, debes asumir que el correo en Internet no es seguro. Nunca pongas nada en un correoCOMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 9UNIDAD 7
  • 10. electrónico que no pondrías en una postal. Por otro lado algunos mensajes pueden aparecer como provenientes de otra persona distinta del autor. Aplica tu sentido común antes de asumir que un mensaje es válido. 13. Si piensas que la importancia de un mensaje lo justifica, contesta inmediatamente para que el remitente sepa que lo has recibido, aunque vayas a mandarle una respuesta más larga más tarde. 14. Las expectativas razonables sobre conducta en el e-mail dependen de tu relación con la persona y el contexto de la comunicación. Las normas aprendidas en un ambiente determinado puede que no sean aplicables para tu comunicación por e-mail con gente a través de Internet. Ten cuidado con el argot o siglas locales. 15. La publicidad por correo electrónico no es bienvenida (y se prohíbe en muchos contextos). Abstente de hacer publicidad que no haya sido previamente aceptada (en listas de correo por ejemplo) EJERCICIOS CORREO ELECTRÓNICONota: Para este ejercicio es necesario disponer de cuenta de correoelectrónico, los alumnos que no dispongan de ella deben crear unapreviamente. 1) Enviareis un correo electrónico a un compañero del aula, con copia para un segundo compañero y con copia oculta para la profesora. El texto se referirá al libro que estéis leyendo en este momento y adjuntareis algún archivo que buscareis por Internet sobre el mismo. El compañero responderá al mensaje con la opción responder a todos. En el asunto figurará el nombre del alumno. 2) Redactar los dos correos que figuran a continuación simulando que sois la empresa que se indica en cada caso , ambos correos se enviarán a la dirección facilitada por la profesora. A)Mariano Martinez, jefe comercial de la empresa Pescanorte envía un correo electrónico a Buenapesca a la atención de Benito Cabaleiro, para que confirme la empresa de transporte y la matrícula del camión por la que se les ha enviado el pedido nº 56/ 2007/P. B) Benito Cabaleiro contesta al correo electrónico anterior indicando que la empresa de transporte es Transportes Vigo , la matrícula, 2365 DMH y que el pedido ha salido hoy a las 7 de la mañana y se espera que llegue a su destino a las 12:30.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 10UNIDAD 7
  • 11. 7.5 Servicios de mensajería instantáneaLa mensajería instantánea requiere el uso de un cliente informático que realizael servicio de mensajería instantánea y que se diferencia del correo electrónicoen que las conversaciones se realizan en tiempo real. La mayoría de losservicios ofrecen el "aviso de presencia", indicando cuando el cliente de unapersona en la lista de contactos se conecta o en que estado se encuentra, siestá disponible para tener una conversación. En los primeros programas demensajería instantánea, cada letra enviada según se escribía y así, lascorrecciones de las erratas también se veían en tiempo real. Esto daba a lasconversaciones más la sensación de una conversación telefónica que unintercambio de texto. En los programas actuales, habitualmente, se envía cadafrase de texto al terminarse de escribir. Además, en algunos, también sepermite dejar mensajes aunque la otra parte no esté conectada al estilo de uncontestador automático. Otra función que tienen muchos servicios es el envíode ficheros.Los mensajeros instantáneos más utilizados son ICQ, Yahoo! Messenger,Windows Live Messenger, Pidgin, AIM (AOL Instant Messenger) y Google Talk.Últimamente han aparecido algunos tipos de mensajerías que ofrecen laposibilidad de conectarse a varias redes al mismo tiempo (aunque necesitanregistrar usuario distinto en cada una de ellas). También existen programas queofrecen la posibilidad de conectarte a varias cuentas de usuario a la vez comoa MSN.Los sistemas de mensajería tienen unas funciones básicas aparte de mostrarlos usuarios que hay conectados y chatear. Unas son comunes a todos o casitodos los clientes o protocolos y otras son menos comunes:Contactos: • Mostrar varios estados: Disponible, Disponible para hablar, Sin actividad, No disponible, Vuelvo enseguida, Invisible, no conectado. Con el estado invisible se puede ver a los demás pero los demás a uno no. • Mostrar un mensaje de estado: Es una palabra o frase que aparece en las listas de contactos de tus amigos junto a tu nick. Puede indicar la causa de la ausencia, o en el caso del estado disponible para hablar, el tema del que quieres hablar, por ejemplo. A veces, es usado por sistema automáticos para mostrar la temperatura, o la canción que se está escuchando, sin molestar con mensajes o peticiones de chat continuos. También se puede dejar un mensaje de estado en el servidor para cuando se esté desconectado. • Registrar y borrar usuarios de la lista de contactos propia. o Al solicitar la inclusión en la lista de contactos, se puede enviar un mensaje explicando los motivos para la admisión. o Rechazar un usuario discretamente: cuando no se quiere que un usuario en concreto le vea a uno cuando se conecta, se puede rechazar al usuario sin dejar de estar en su lista de contactos. • A veces de pueden agrupar los contactos: Familia, Trabajo, Facultad, etc.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 11UNIDAD 7
  • 12. • Se puede usar un avatar: una imagen que le identifique a uno. No tiene por que ser la foto de uno mismo.Chateo: • Puede haber varios tipos de mensajes: o Aviso: Lanza un mensaje solo. No es una invitación a mantener la conversación, solo se quiere enviar una información, un ejemplo de uso de este tipo seria el Mensaje del día ofrecido por el servidor. o Invitación a chatear: Se invita a mantener una conversación tiempo real. o Mensaje emergente: Es un aviso que se despliega unos segundos y se vuelve a cerrar. No requiere atención si no se desea. Sirve como aviso breve que moleste lo mínimo posible. Por ejemplo, "ya lo encontré, gracias" • Muchas veces es útil mostrar cuando el otro está escribiendo. • Muchas veces se puede usar emoticonosCharlas en grupo : • Se pueden crear salas (grupos de charla), publicas y privadas y también permanentes o que desaparezcan al quedarse sin usuarios. • Restringir el acceso a salas mediante invitaciones certificadas, para invitar solo a quien uno quiera.Otras: • Mandar ficheros La mayoría de los clientes de mensajería instantánea, también permiten el envío de archivos. • Posibilidad de usar otros sistemas de comunicación, como una pizarra electrónica o una videoconferencia. • Servicios La mensajería instantánea se utiliza, generalmente de persona a persona, pero se puede utilizar, mediante robot de software para que se pueden utilizar de persona a equipo, en este caso, se trata de Servicios sobre mensajería instantánea un tipo de aplicación que cada vez es más utilizado, por sus rapidez de respuesta y versatilidad de servicios.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 12UNIDAD 7
  • 13. 7.6 El telegrama y el burofaxSe denomina telegrama a una comunicación escrita, breve, clara y sencilla,transmitida a través del telégrafo. Se pueden enviar telegramas a casi todos lospaíses del mundo.¿Cuándo utilizar el Servicio de Telegrama?Cuando se quiera enviar un mensaje, en cuestión de horas, el telegrama puedeestar en su destino por muy lejano que sea.También se pueden enviar telegramas por teléfono llamando al 902 197 197.Los telegramas constan de tres partes: encabezamiento, cuerpo y cierre.El encabezamiento está formado por:1-Un recuadro con cuadrículas de color azul que sólo puede cumplimentar laoficina de Telégrafos.2-Un apartado recuadrado con tinta negra en el que aparecen las divisionessiguientes:-Destinatario-Señas-Teléfono-Télex- Fax-DestinoEl cuerpo es la parte del telegrama en la que se escribe el texto. Se rellenacon letras mayúsculas o mecanografiadas.En el cierre se escriben las señas del expedidor, con los siguientes datos:-Nombre-Domicilio-Teléfono-PoblaciónUna vez rellenado se entrega en la ventanilla del servicio Telegráfico. Se abonasu importe y se recoge el resguardo correspondiente.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 13UNIDAD 7
  • 14. La redacción telegráfica adopta una forma especial, ya que su coste seestablece en relación con el número de palabras utilizadas para transmitir lasnoticias objeto de esta comunicación. Su estilo tendrá que ser conciso, breve,con frases recortadas, sin que esto afecte a la claridad y perfecta compresióndel mensaje. No debe presentarse con enmiendas ni tachaduras.Hay que decir el máximo de información, usando el menor número de palabras.No se emplean abreviaturas. Se omite la fórmula de saludo y de despedida. Sesuprimen artículos, adverbios, preposiciones, conjunciones e interjecciones,procurando que el sentido del párrafo se entienda perfectamente. Lascantidades en número se consignan en letra.Existen diferentes tipos de telegramas.-Con acuse de recibo. Garantiza, mediante firma, que el destinatario lo recibe.Se entrega una tarjeta para tal fin.-Con entrega a domicilio. El telegrama lo recibe el receptor en el domicilioindicado.-Sin entrega a domicilio. El destinatario es avisado por teléfono para pasar arecoger el mensaje en la oficina de Telégrafos que lo ha recibido. También sepueden entregarse en una dirección telefónica, de Télex o Telefax, en lista deCorreos o de Telégrafos o en un apartado de Correos.-También se puede solicitar una copia certificada, ésta con valor legal deprueba frente a terceros.Los telegramas internacionales pueden ser:Ordinarios y urgentes. El telegrama urgente goza de prioridad en la entrega yexpedición, por cuyo servicio se paga una sobre tasa que equivale al doble deltelegrama ordinario.Existe un servicio de telegramas que pueden cursarse por medio del teléfonosin necesidad de personarse en las oficinas de Correos, en horario permanentepara todo el público en general. Se pagará una cantidad complementaria,además de las tasas oficiales, cuando el empleado de telégrafos entregue en eldomicilio del expedidor la copia del telegrama enviado.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 14UNIDAD 7
  • 15. BurofaxPermite enviar un fax aunque el interlocutor no disponga de terminal. Correos ytelégrafos crearon este servicio que permite enviar a cualquier destinatario unaimagen o una copia exacta de un texto plasmada en papel desde las oficinasde Correos. Correos lo entregará en el domicilio del destinatario de maneraurgente y bajo firma. Burofax es ideal para comunicar cualquier informaciónimportante como citaciones, reclamaciones o renovaciones de contrato.Estas son las prestaciones del Burofax:1- Transmite instantáneamente-Textos mecanografiados.-Letras de cambio.-Cheques.-Facturas.-Escrituras.-Certificados.-Manuscritos.-Fotografías-Recortes de prensa.-Carnés.-Planos.-Croquis técnicos.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 15UNIDAD 7
  • 16. -Etc...2- Cada mensaje tiene un tamaño máximo de 21x29,7 cm.3- La reproducción es en blanco y negro.Servicios adicionales del Burofax :Acuse de Recibo: Para conocer el momento y circunstancias de la entrega delmensaje.Copia certificada: Con valor de prueba legal frente a terceros.Aviso de Servicio: aclaraciones en caso de incidencias.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 16UNIDAD 7
  • 17. 7.6 Empresas de mensajería Son utilizadas para envíos de documentos o pequeños paquetes de formaurgente a nivel nacional o internacional. Existen multitud de empresas queaportan distintos servicios y tarifas dependiendo de la necesidad del cliente.Como ejemplo algunos de los servicios ofrecidos son: - Servicio INMEDIATO: para los paquetes que precisen mayor urgenciadisponen de un servicio para la entrega y recogida inmediata. - Servicio URGENTES: hay 3 tipos: de hoy para hoy, para el día siguienteantes de las 8h30 y otra antes de las 10h - Servicio SEMI URGENTE: llega el día siguiente antes de las 13h. - Servicio MASCOTAS: es un servicio especializado en animales conentrega el mismo día o el día siguiente antes de las 10h, (también facilitanventa y alquiler de jaulas y trasportines). - Servicio MAILING: distribución de catálogos, impresos, revistas entre los 2y 5 días hábiles posteriores al día siguiente de su entrega.Cuanto más urgente sea el envío mayor tarifa tendrá.Existe también un amplio abanico de servicios complementarios entre ellos: Servicios de Información Automatizada: amplio abanico de opciones de seguimiento automatizado. Servicios de Despacho de Aduana: Se gestiona los trámites aduaneros para que las importaciones y exportaciones puedan ser realizadas cómoda y eficazmente, y reducir al máximo el tiempo de tránsito.COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES 17UNIDAD 7

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