Dokumentation zum kostenfreien Webinar: "MS Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices"

1. „Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices “
Praxistipps für den Aufbau qualitätsorientierter und performanter Excel Tools
Dokumentation zum kostenfreien Webinar am 09. April 2013, 16.00 – 16.45 Uhr

2. Solutiontogo - Kompetenz in Microsoft!
Optimierung Neuentwicklung Training / Coaching
Wir optimieren bestehende Anwendun- Wir entwickeln maßgeschneiderte Tools Wir erhöhen nachhaltig die Effektivität
gen für höchste Anforderungen für Ihre fachlichen Anforderungen beim Arbeiten mit MS Anwendungen
 Automatisierung bestehender  Ansprechpartner mit Fachknowhow  Onlinebasierte Trainings zu
fachliche Verarbeitungsprozesse zur reibungslosen Umsetzung ihrer ausgewählten Themenbereichen:
 Optimierung von Datenmanagement fachlichen Anforderungen in IT Simulation, Datenimport, etc.
durch Anbindung leistungsfähiger  Hoher Automatisierungsgrad für  Technische Beratung zu spezifischen
Datenbanken [z.B. Access, SQL Server] sämtliche Arbeitsprozesse Projektanforderungen
 Qualitätssicherung durch Einsatz von  Integration in die Systemlandschaft  Technisches Coaching zur Umsetzung
Validierungsmethoden Ihres Unternehmen spezifischer Projektanforderungen
 Flexibilisierung von Strukturen zur  Hohe Datenqualität durch Nutzung
Abbildung neuer Anforderungen automatisierter Validierungen

3. ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen!
Webkonferenz
Ihre Herausforderung Unser Lösungsangebot
 Fehleranalyse  Expertenrat bei allen Fragen
 Fehlende Erfahrung bei Telefon rund um MS Excel, MS
Umsetzung einer Access
Anforderung  Programmierung kleiner
 Zeitaufwändige Umsetzung Makros für einen effizienten
von Arbeitsprozessen Arbeitsprozess
Email

4. Ihr heutiges Webinar
1 Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
2 Flexibilisierung von Berichten
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
5 State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
4

5. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!
Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import)
Tabellendesign Kennzahlenermittlung
Diagrammdesign Datenselektion für
Zugriff auf Quelldaten Reports auf Basis von
im Bereich Filtereinstellungen
+ „Datenaufbereitung“ (z.B. Periode)
5

6. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!
Kalkulation & Reporting
Datenverarbeitung auf Basis der
Logik des Geschäftsmodells
Erstellung eines Sets integrierter
Finanzdaten für GuV, Bilanz und
Cash Flow
Annahmen / Szenarien Rohdaten(import)
Umsatz, Expansion, Import der Plandaten
Working Capital, für ein „Base Case“
Zinssätze, Covenants ODER / UND
M&A, Desinvestition Import der IST-Daten
Verschiedene als Startpunkt für das
Szenarien Financial Model
6

7. Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
!!Leitprinzip: Berücksichtigung der Veränderungsdynamik!!
Prämissen Ergebnis Ergebnis
 Darlehen
Konsolidierung + Sonstiges
 Steuern
 Etc.
Kalkulation
[Szenarien]
Szenarien
 Umsätze
 Zinssätze
 Wechselkurse
 Etc. Input / Rohdaten
Prämissen & Szenarien Legaleinheit Konzern
7

8. Ihr heutiges Webinar
1 Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
2 Flexibilisierung von Berichten
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
5 State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
8

9. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel
=INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2
9

10. Ihr heutiges Webinar
1 Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
2 Flexibilisierung von Berichten
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
5 State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
10

11. Datenvalidierung
Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import)
Validierung Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN
Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017
Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17
Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365
Zentrales Validierungssheet
366 365
Validierungsprüfung
Prüfkalkulationen, die jeweils
Konzerninternes Clearing
Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK
„0“ ergeben müssen
OK OK
Dividenden
Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Bedingte Formatierung nach
OK OK
Konzern Ampel-Farben
Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
11

12. Ihr heutiges Webinar
1 Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
2 Flexibilisierung von Berichten
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
5 State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
12

13. CashFlow Ermittlung – WP Methodik
…
Σ
Bewegungsbilanz
…
(ohne Kasse)
Operating CF
…
…
Investing CF
Financing CF
Δ Finanzmittel Δ Kassenbestand
Umgliederungen: z.B. Zinsaufwand, Abschreibungen, …
13

14. Ihr heutiges Webinar
1 Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
2 Flexibilisierung von Berichten
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
4 CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
5 State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
14

15. Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte
„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“
Jean Cocteau
Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung
 Übersichtliche Strukturen je  Reduktion der Berichtselemente  Gliederung der Berichtsdaten nach
Berichtseite für Daten / Graphiken auf informationstragende dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so
 Einsatz einfacher Diagramme Elemente dass Entwicklung von Kennzahlen
(beispielsweise ohne Pseudo-3D)  Einsatz von Microcharts und Ta- durch sinnvolle Zusammenstellung
bellen, um Informationsgehalt je von Daten erläutert wird
 Vereinheitlichung der Notation, um
Orientierung zu erleichtern Berichtsseite zu erhöhen  Einsatz von Diagrammen, die Zu-
 Vermeidung von Redundanz in sammenhänge zwischen verschie-
 „Lean“ Design, so dass Inhalte
der Aufbereitung von Daten denen Kennzahlen in eine Darstel-
nicht durch dominante gliedernde
lung bringen
Elemente erdrückt werden  Keine unnötig großen Stellenzah-
len: Platz für wertvolle Information
statt irrelevante „Erbsenzählerei“

16. … zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …
„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann man
nachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Und
wenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünen
Bereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“
Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,
in den Tagesthemen, 27. August 2007
16

17. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)
Apr 09 Actual & Budget YTD 275 Sales YTD April
EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud
270
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
Konzern
EBITDA 41 43 46 5Δ 3Δ 265
274
in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 260
46
Net Income 25 26 27 3Δ 2Δ
255 260
Sales 36 45 46 10 Δ 1Δ 137
Ölfilter
EBITDA 7 9 9 2Δ 0Δ 250 91
Ist Budget
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Sales 83 91 91 8Δ 0Δ
Abgas
46
+
+
EBITDA 9 9 9 0Δ 0Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ
137
91
Ölfilter
Keine 3D-Effekte
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ
Licht
Abgasanlagen
EBITDA 24 25 27 3Δ 3Δ
Lichtsystem
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Ölfilter
Ölfilter Abgase Licht Abgasanlagen
165 Lichtsystem
50
42
45 160
40 41
+
+
35 155
40
Keine Farben ohne
Cash Flow
30
150
39
25 47,4
20 37,1 38
41,7 145 160,3
Bedeutung!
15
140
37
10
142,7
5 37,4 135
36
0
35 130
Ist Vorjahr Ist
Ist Vorjahr Vorjahr
+
+
Keine 3D-Effekte
17

18. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3)
Apr 09 Actual & Budget YTD
Sales YTD April

EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud
280
275
274 Zuordnung von
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
goldgelb für IST-
Konzern
270
EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ
265 46
-0,3% Δ 0,2% Δ
in % of sales
Net Income
17,0%
25
16,5%
26
16,7%
27 3 Δ 2 Δ
260
260
Werte zur
255
Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ
Orientierung im
Ölfilter
250
EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ
137 Ist Budget
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Bericht
Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ 91
Abgas
46
EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ 91 Ölfilter
Licht
EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ Abgasanlagen
Ölfilter
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Lichtsystem
Abgasanlagen
+
+
Lichtsystem
Ölfilter Abgase Licht
Vermeiden von
50
45
47,4
43
42 41,7
165
160,3
Kuchendiagrammen!
160
Cash Flow
40 37,1
41
35 155
40
30 150
25 39
145 142,7
20 38 37,4
15 140
37
10
36 135
5
0 35 130
Ist Vorjahr Ist Vorjahr Ist Vorjahr
+
+
Unterschiedliche Skalierung der
Graphiken verzerrt konzernweiten
+
+
Sehr geringe
Cash-Beitrag der einzelnen
Informationsdichte!
Geschäftsbereiche!
18

19. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)

Apr 09 Actual & Budget MTD Actual & Budget YTD YearEnd Kommentar Integration eines Kommen-
EURm LTM PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud YE FC Δ Bud/FC
Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ 1 1 Kommentar 1 tarfelds für Datenanalyse
Konzern
EBITDA
in % of sales 18,3%
12
16,1%
11 12
16,6% -1,7% Δ
0 Δ
0,5% Δ
1 Δ
17,0%
41 43
16,5% 16,7%
46 5 Δ
-0,3% Δ
3 Δ
0,2% Δ
132
16,9%
-4 Δ
-1,0% Δ 2 Kommentar 2
mit Referenzierungslogik
Net Income 7 8 7 0 Δ
0 -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ 2 auf Tabellenzeilen.
Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ
3 Kommentar 3
Ölfilter
EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ
 Erhöhung der Datendichte
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ
Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ
Abgas
EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ
in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ
0 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ
3
durch Microcharts:
Sales 33 30 35 25 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ
Licht
EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ
20
in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ [LTM]
M io. Eur 15
25 Ölfilter 25 Abgase Licht
25
10
20 20
20
5
Cash Flow
15 15
15
0
10 10
10
-5
5 5 5
n
ov
b
rz
n
r
ai
g
p
kt
l
ez
Ju
Ap
Fe
Ja
Au
Se
Ju
M
M
O
D
N
0 0 0
-5 -5 -5
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing
Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing
 
Einheitliche Skalierung zur Erhöhung der Datendichte durch:
Abbildung des anteiligen Beitrags Differenzierung des CashFlows in
der Geschäftsbereiche zum Operating/Investing/Financing, 12-
Konzernergebnis Monatssicht inkl. Forecast
19

20. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2)
Keine unnötig großen
Stellenzahlen
Nur informationstragende
Elemente im Design
Hoher Informationsgehalt
durch Tabellen
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
20

21. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2)
Einfache Diagramme
(ohne Pseudo-3D)
Kommentarfeld
(für Analyseergebnisse)
Übersichtliche Struktur:
Head – Daten - Filter
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
21

22. Nächstes kostenfreies Webinar – Dienstag, 30. April
Business Intelligence mit Excel Pivottabellen – Der Einstieg
Kostenfreies Webinar am Dienstag, 30. April, 16.00 -16.45 Uhr
Microsoft ist die Nr. 1 unter den Anbietern von Werkzeugen für Business Intelligence.
MS Excel zählt hierbei zu den meistgenutzten Tools für BI im Mittelstand – zu Recht!
Wir stellen Ihnen das Instrument der Pivot-Tabelle vor und zeigen, wie Sie damit mit
einfachen Schritten zu exzellenten BI Auswertungen gelangen.
 Grundsätzliche Funktionsweise von Pivot
 Einfacher Datenimport für Pivot Auswertungen
 Berichtsdesign: Layout & Formatierung
 Drill-Down Funktionalität in Excel Pivot
 Automatische Berichte erzeugen
22

23. Solutiontogo
Smarte Arbeitsprozesse
Webseite: www.solutiontogo.de
Telefon: +49 (0) 9741 726 33-97
kundenberatung@solutiontogo.de