Alfresco 4 manajemen konten dalam alfresco - by softbless - part 2

1,506 views
1,403 views

Published on

Dalam dokumen ini akan ditampilkan cara untuk mengelola Konten dalam Alfresco . Dokumen ini dibuat dalam Bahasa Indonesia.

Visit us at : http://www.softbless.com

Follow us on facebook : http://www.facebook.com/softbless

Follow us on Twitter : http://www.twitter.com/softbless

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,506
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
140
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Alfresco 4 manajemen konten dalam alfresco - by softbless - part 2

  1. 1. Alfresco End User ManualManajemen Konten dalam AlfrescoThis document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 License
  2. 2. DAFTAR ISI1. Manajemen Konten dalam Alfresco ........................................................................................ 1 1.1 Membuat Space................................................................................................................ 1 1.2 Add Content ..................................................................................................................... 2 1.3 Create Content ................................................................................................................. 4 1.4 Pengelolaan Properties/Metadata .................................................................................... 5 1.5 Rule .................................................................................................................................. 6 1.6 Content/Space Access Right.............................................................................................. 9 1.7 Check In – Check Out Content......................................................................................... 12 1.8 Versioning ...................................................................................................................... 14Contact Us ....................................................................................................................................... iLicense ............................................................................................................................................ iiDisclaimer ...................................................................................................................................... iii
  3. 3. 1. Manajemen Konten dalam Alfresco1.1 Membuat SpaceSpace merupakan folder dalam Alfresco yang memiliki beberapa kelebihan seperti bisa diatursiapa saja yang bisa mengakses, menambahkan rule, dsb. Sebelum kita menambahkan konten,kita perlu memutuskan bagaimana kita akan mengatur home space kita. Dalam Alfresco kitamenggunakan spaces untuk menyimpan dan mengatur konten dan space yang lain, sehingganantinya anda dapat menemukannya dengan mudah, dan juga untuk kolaborasi. Untuk contoh inikita akan menciptakan sebuah sub-space yang disebut My web documents untuk HTML file.1. Dari menu Create untuk user home space, pilih New Folder ( ). Sebuah dialog dibuka yang memungkinkan Anda untuk membuat space baru.2. Masukkan nama untuk space: di sini kita menggunakan nama My web documents. Kita dapat memasukkan informasi title dan description tentang space dan memilih ikon untuk space. Gambar 1 Tampilan pada saat memasukan Space3. Selanjutnya klik Submit. Ini akan menciptakan folder space baru pada user home anda.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |1
  4. 4. Gambar 2 Tampilan Create Space1.2 Add ContentUntuk menambah content dalam suatu space yakni dengan meng-upload dokumen yang kitamiliki ke salah satu space di alfresco.Cara untuk upload dokumen ke dalam Alfresco:1. Navigasi ke salah satu space, misal space ‘My Web documents’.2. Pilih ‘Upload’3. Browse file yang ingin ditambahkan ke dalam Alfresco, dan klik OKSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |2
  5. 5. Click on this menu to browse file File which is ready to upload Gambar 3 Form Upload content4. Untuk mengedit metadata yang terkait dengan dokumen tersebut, baik metadata default dari Alfresco maupun custom metadata tambahan pilih menu Edit Properties. Ubah metadata yang disediakan. Pilih tombol Save, properti akan disimpan. Jika ada properti yang diperlukan untuk harus diisi, tombol Save hanya akan diaktifkan ketika semua mandatory property ini selesai. Edit Properties Gambar 4 Link to edit the propertiesSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |3
  6. 6. Gambar 5 Tampilan modify content properties1.3 Create ContentDalam Alfresco kita bisa langsung membuat content, dan edit content tersebut tanpa perlumemakai aplikasi lainnya seperti Ms Office, dsb, namun untuk create content langsung dariAlfresco hanya terbatas pada 3 jenis file yaitu : *.txt, *.html dan *.xmlCara untuk create document dalam Alfresco:1. Navigasi ke salah satu space, misal space space ‘My Web documents’. Dari menu Create untuk space My web documents, pilih Create Content. Sebuah wizard dimulai yang memungkinkan anda untuk membuat konten baru. Langkah pertama adalah untuk memberikan beberapa properties dasar, seperti namanya.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |4
  7. 7. Gambar 6 Form Create content Wizard steps 12. Pilih tombol create untuk melanjutkan pembuatan content baru yakni sebuah file plain text.3. Secara default, anda akan di-redirect ke halaman view details content yang telah anda buat tersebut. Anda masih dimungkinkan untuk mengedit data content dengan memilih aksi Inline Edit.1.4 Pengelolaan Properties/MetadataUntuk melihat rincian dari item konten, kita dapat memilih action View Details, salah satuikon di sebelah kanan item konten yakni pada Document Actions.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |5
  8. 8. Gambar 7 Tampilan Details dari contentDari halaman rincian konten, kita dapat mengubah properti dengan memilih Edit Metadata padapanel Document Actions. Pilih link View In Browser dalam panel Links akan meminta halamankonten ditampilkan atau didownload melalui browser. Kita juga dapat men-download konten kedisk lokal sebagai file dengan memilih ikon Download.1.5 RuleSalah satu fitur utama dari Alfresco adalah Rule. Rule merupakan aturan-aturan dalam suatuspace, yang akan men-trigger suatu action/kejadian tertentu jika ada kondisi tertentu yangdipenuhi.Beberapa contoh action/kejadian yang bisa diterapkan adalah :  Mengirim email jika ada content baru dalam suatu space.  Move dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung kata tertentu  Copy dokumen ke folder lain jika nama folder tersebut mengandung metadata tertentuSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |6
  9. 9. Kondisi yang bisa diterapkan adalah :  Melakukan action jika ada content baru masuk dalam space tersebut  Melakukan action jika ada content yang diupdate dalam space tersebut  Melakukan action jika ada content yang dihapus ataupun pindah dari space tersebutDi bawah ini akan diberikan langkah-langkah membuat rule untuk contoh kasus jika ada dokumenbaru yang baru dalam suatu folder, maka Alfresco akan mengirimkan email ke seorang user yangberwenang1. Navigasi ke space yang akan kita aplikasikan rule tersebut, dan pilih action Manage Content Rules (di dalam More Actions). Gambar 8 Tampilan Manage Content Rules2. Untuk menambahkan aturan baru, pilih Create Rules dan kita akan dibawa ke aturan wizard untuk menetapkan aturannya.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |7
  10. 10. Gambar 9 Tampilan Create Rule Form3. Kita harus mengisi nama rule yang akan dibuat, misalnya: My Rule – Send Email for all new items.4. Di bagian selanjutnya kita bisa memilih kondisi kapan action tersebut akan dilakukan. Untuk contoh ini kita pilih Inbound (Item are created or enter this folder), yakni rule ini akan diterapkan untuk item-item yang dibuatkan atau ditambahkan pada folder tersebut.5. Dalam contoh ini, kita akan memilih All Items, action yang dilakukan pada setiap Konten ditambahkan ke dalam space.6. Pada bagian Perform Action pilihlah Send Email, akan tampil tombol message, klik pada tombol message tersebut, akan tampil form seperti pada gambar dibawah ini. Kemudian isilahSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |8
  11. 11. data tersebut sesuai kebutuhan anda ataupun dengan mengikuti cara pengisian seperti contoh pada gambar yakni dengan menggunakan template yang ada use template. Setelah selesai mengisi form send email, klik tombol OK. Gambar 10 Tampilan Create Rule Wizard Step 27. Agar rule yang kita buat juga diterapkan pada subfolder dimana kita menerapkan rule tersebut, maka centanglah pada bagian “Rule applies to subfolders”.8. Setelah selesai mengisi keseluruhan data dengan benar, maka klik pada tombol Create dan telah dibuat sebuah rule untuk folder/space tersebut.1.6 Content/Space Access RightSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |9
  12. 12. Dalam Alfresco kita bisa menentukan siapa saja yang bisa mengakses content atau space, dansiapa saja yang tidak boleh mengakses content atau space. Dan hak akses ini terdiri dari beberapalevel berikut: Nama Role Hak Akses Consumer Membaca content Editor Membaca dan edit content Contributor Membaca dan menambah content Collaborator Membaca, edit dan menambah content Coordinator Membaca, edit, menambah dan menghapus content 1. Pada content/space, klik View Details – Manage Space/Content Users. Ini akan menampilkan siapa saja user yang memiliki akses terhadap space atau content tersebut. Gambar 11 Pilihan Menu untuk me-manage permissions pada sebuah folder/spaceSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 10
  13. 13. Gambar 12 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space 2. Pilih Add User/Group untuk mengundang pengguna ke space/content. Ini akan membuka form pencarian untuk memilih user/group dan peran (role) yang diinginkan dari user/group tersebut. Gambar 13 Tampilan Manage Permissions pada sebuah folder/space 3. Contohnya Pilih Group Marketing dan tambahkan dia dengan role Consumer.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 11
  14. 14. 4. Pilih tombol Save.1.7 Check In – Check Out ContentSecara umum, sistem Enterprise Content Management memiliki konsep check in-check out. Checkout merupakan suatu kondisi dimana seorang user mengambil suatu dokumen dan lock dokumentersebut sehingga tidak ada user lain yang bisa mengubahnya. Hal ini berguna untuk menjagakonsistensi suatu dokumen. Jadi jangan sampai seorang user menyimpan content/dokumentersebut dalam komputer lokal mereka untuk dikerjakan di luar kantor, namun pada saat itu userlain melakukan edit terhadap dokumen tersebut.Jika user yang melakukan check out tersebut telah melakukan perubahan, maka user tersebutakan melakukan check in ke dalam Alfresco, sehingga content tersebut bebas di-edit olehsiapapun yang memiliki akses.Cara melakukan check in – check out pada Alfresco 1. Pada content yang diinginkan (yang pernah kita upload ke server alfresco tersebut), klik View Details - Edit Offline 2. Akan tampil dialog yang memberi kita pilihan untuk menyimpan working copy content tersebut ke lokal komputer kita, dan kita akan di-redirect ke halaman Documents I’m Editing, seperti pada gambar berikut ini.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 12
  15. 15. Gambar 14 Tampilan working copy setelah mengklik Edit OfflineAkan tetapi jika kita lihat kembali ke folder dimana dokumen yang sedang kita edit tersebut makatampilannya akan seperti pada gambar dibawah ini yakni ada pesan bahwa dokumen tersebusedang di-lock oleh anda. Gambar 15 Tampilan dokumen yang sedang di-lockApabila anda sudah memiliki versi baru dari dokumen tersebut, maka untuk menguploadnya kealfresco yakni dengan meng-klik tombol Upload New Version seperti pada gambar dibawah ini.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 13
  16. 16. Gambar 16 Tampilan dokumen yang sedang di-lock1.8 VersioningSecara default, versioning dalam Alfresco Share sudah diaktifkan yakni ketika kita meng-uploadatau meng-create sebuah content maka versi content tersebut menjadi Version 1.0.Perhatikan gambar dibawah ini untuk melihat versioning pada sebuah content pada view detailscontent tersebut. Gambar 17 Tampilan Version History suatu contentSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | 14
  17. 17. Contact UsPT Softbless SolutionsPerkantoran Mitra Matraman Blok A2 No 11Jl Matraman Raya No 148Jakarta, 13150IndonesiaPhone : (+62-21)85918058-59Fax : (+62-21)85918059Email : info@softbless.comSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual Halaman |i
  18. 18. LicenseThis document is licensed under The Creative Commons BY-NC-ND 3.0 LicenseException : if you want to use this document for governmental/education organization, you couldask the softcopy version, and you could rebrand it for free. You could contact us at :info@softbless.comSoftbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | ii
  19. 19. DisclaimerBy accessing this document, you deemed to have understood and agreed to all terms andconditions (disclaimer) applies in the use of this document, as listed below. Do not access thisdocument or any page of this document if you do not agree with the following terms andconditions.Please read all terms and conditions carefully.Terms and conditions, can be revised by PT Softbless Solutions from time to time without notice.Softbless not responsible for any damage caused and the impact if the material in this documentis disseminated by the visitors of this document.The material contained in this document may be a self-made materials, and / or materials takenfrom the work of others, and or free translation results from the other partys material. If thematerial in this document is taken or translate part or all of the other partys material, then thereference source will be listed.Softbless not responsible for any errors and delays in updating data or information or any lossesarising from actions related to the use of data / information presented on the documentSoftbless.com.Softbless not responsible for the impact or any losses resulting from actions associated with theuse of data and information contained in this document.The material in this document is not sponsored by, supported by, or affiliated with Liferay,Alfresco, SugarCRM and Drupal. Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal are trademarks orregistered trademarks of Liferay, Alfresco, SugarCRM and Drupal. We provide services for Liferay,Alfresco, SugarCRM, Drupal but we are not a registered partner of Liferay, Alfresco, SugarCRM andDrupal.Liferay, Liferay Portal, and the Liferay logo are trademarks or registered trademarks of Liferay,Inc., in the United States and other countries.Alfresco and the Alfresco logo are registered trademarks of Alfresco Software Inc, in the UnitedStates and other countries.Drupal is a Registered Trademark of Dries Buytaert.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iii
  20. 20. SugarCRM is a registered trademark of SugarCRM in the United States, the European Union andother countries.Softbless Solutions – Alfresco End User Manual H a l a m a n | iv

×