9 rangi barimt bichgiin file format1

  • 4,782 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
4,782
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
112
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи Од цогцолбор сургууль Анги: 9-р анги Дэд сэдэв: 3.1 Баримт бичгийн файлын форматууд 3.2 Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг хянах 3.3 Баримт бичгийн бэлэн загвар, хэрэглээ Бэлтгэсэн: Мэдээлэл зүйн багш Л.Содгэрэл Дархан-Уул аймаг 2011-2012 он 1
  • 2. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологиЭзэмших чадвар: Баримт бичгийн файлын форматуудын онцлогийг мэдэх, ашиглах Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтөө тэмдэглэх, хянах Баримт бичигт тайлбар оруулах, ашиглах Бусадтай нэг баримт бичиг дээр хамтран ажиллаж сурах Албан баримт бичиг, баримт бичгийн бэлэн загварын хэрэгцээ шаардлагыг мэдэх, ашиглах Хэрэгцээ шаардлагадаа нийцүүлэн баримт бичгийн энгийн, хялбар загвар үүсгэх, ашиглахБид өмнөх ангиудад бичвэр боловсруулах үйл ажиллагаа, баримт бичигболовсруулах технологи, Microsoft Word програм ашиглан бичвэртэй ажиллах,хэлбэржүүлэх, хэвлэх, зураг хүснэгт оруулах, баримтыг багана болгох, дээд доодхэсгийн мэдээлэл оруулах талаар үзэж судалж, холбогдох ур чадварыг эзэмшсэнбилээ. Баримт бичгийг агуулгын хувьд алдаагүй, зөв, харагдах хэлбэрийг цэвэрүзэмжтэй боловсруулах шаардлагатай байдаг. Хэрэгцээ шаардлагадаанийцүүлэн баримт бичгийг боловсруулахын тулд баримт бичгийн түгээмэлхэрэглэгддэг форматууд, баримт бичиг боловсруулах програмын бусадболомжуудыг мэддэг, ашигладаг байвал зохино. Орчин үеийн баримт бичигболовсруулах програмын боломж маш өргөн юм.БАРИМТ БИЧГИЙН ФАЙЛЫН ФОРМАТУУДФайлын формат нь бичвэрийг файлд хадгалах аргыг тодорхойлдог. Бичвэрийнфайлын хамгийн энгийн формат нь зөвхөн тэмдэгтүүдийг агуулдаг бол бусадформатууд нь бичвэрийн хэлбэржүүлэх нэмэлт удирдан тэмдэгтүүдийг агуулдаг.Зөвхөн тодорхой баримт бичиг боловсруулах програмд ашиглагддаг тусгайформат байхаас гадна дийлэнх баримт бичиг боловсруулах програмдашиглагддаг нийтлэг форматууд байдаг. Баримт бичгийн файлыг нэг форматааснөгөөд хөрвүүлэхэд тусгай зориулалтын хөрвүүлэгч програмуудыг ашигладаг.Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах програмууд нь формат хөрвүүлэхболомжийг өөртөө агуулсан байдаг. Баримт бичгийн хэрэглээ, ашиглагдахбайдлыг харгалзан үзсэний үндсэн дээр баримтыг хадгалахдаа форматыгтодорхойлно.Түгээмэл хэрэглэгддэг баримт бичгийн форматууд: Plain Text (*.txt) Хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг формат. Бичвэрийг ямар ч хэлбэржүүлэлтгүйгээр хадгалж, зөвхөн параграфын төгсгөлд удирдах 2
  • 3. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи тэмдгийг тавьдаг. Уг форматыг төрөл бүрийн үйлдлийн орчинд ажиллах програм хангамжуудад ашиглах баримт бичгийг хадгалахад хэрэглэдэг. Rich Text Format (*.rtf). Баримтанд хийсэн бүх хэлбэржүүлэлтийг хадгалдаг формат. Баримтыг төрөл бүрийн програм хангамжуудаар унших, ашиглахад энэ форматыг хэрэглэдэг. Хэлбэржүүлэлтийг хадгалах тул баримтын файлын хэмжээ зөвхөн уншигдах форматын файлын хэмжээнээс харьцангуй их байна. Word баримт (*.doc). Microsoft Word програмд ашиглагддаг формат. Хэлбэржүүлэлтийг бүрэн хадгалдаг. Ашиглагдаж буй хувилбараас хамааран хувилбар хооронд хөрвүүлэхэд хэлбэржүүлэлт бүрэн хадгалагдахгүй байж болно. HTML баримт (*.htm, *.html). Вэб хуудас хадгалах формат. холбоосон чанартай текстийг гипертекст хэмээн нэрлэдэг болон түүний онцлогийн талаар бид өмнөх ангиудад үзсэн билээ. Тэгвэл энэ формат нь гипертекстийн удирдах тэмдгүүдийг агуулдаг.файлыг тодорхой форматаар хадгалах ба нээхMicrosoft Word програм дээр баримтыг Plain text буюу txt форматаар хадгалах: 1. Шинээр баримтаа үүсгээд [File]/[Save as…] команд сонгоно. 2. Нээгдэх Save as …. цонхны Save in талбарт баримтаа хадгалах хавтсаа сонгоод File name талбарт файлынхаа нэрийг оруулна. Save as type талбараас Plain text (*.txt) форматыг сонгоод [Save] товч дарвал баримт txt форматаар хадгалагдана.Дээрх байдлаар тухайн програмд зөвшөөрөгдсөн форматуудаар үүсгэсэнбаримтаа хадгалж болохоос гадна баримтыг нэг форматаас нөгөөд шуудхөрвүүлэн нээж болно.*.rtf форматаар хадгалсан баримтыг Word програм дээр нээе.1.Microsoft Word програмыг ачаалаад [File]/[Open] команд сонгоно.2. Нээгдэх цонхны Look in талбараас нээх баримт бүхий хавтсаа сонгоод File oftype талбараас rtf форматыг сонгоод [Open] товч дарна.БАРИМТ БИЧИГТ ХИЙСЭН ӨӨРЧЛӨЛТИЙГ ХЯНАХАливаа бичиг баримт, тэр дундаа албан бичиг баримтыг боловсруулахад хэлнайруулга чухал ач холбогдолтой. Баримт бичиг нь найруулгын хувьд ямарнэгэн алдаа мадаггүй, товч тодорхой, ойлгомжтой, энгийн, өгүүлж буй зүйл ньутга төгөлдөр, зохих үг хэллэгийг зөв бөгөөд оновчтой хэрэглэсэн байх 3
  • 4. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологишаардлагатай байдаг. Баримт бичгийг хэрэгцээндээ нийцүүлэн тавигдсаншаардлагын дагуу чанарын өндөр түвшинд бэлтгэн гаргахын тулд сайтарболовсруулах шаардлагатай. Бид бичиж байгаа болон боловсруулж буй баримтбичгээ гол төлөв цаасан дээр хэвлээд дээр нь алдаа засах, бичвэр нэмэх, өөрчлөхүйлдлүүдийг хийхээс гадна тайлбар тэмдэглэгээ хийдэг. Ялангуяа зохиолч,сэтгүүлч, албан баримт бичиг боловсруулдаг хүмүүс хэвлэмэл баримт бичиг дээрүг үсгийн алдаа засварлахаас өгсүүлээд агуулгыг өөрчлөх, холбогдох тайлбарболон анхааруулгыг бичиж тэмдэглэх зэргээр ажиллаж, эцэслэн боловсруулдаг.Хэвлэмэл баримт бичиг дээр үсгийн алдаа засварлах болон өөрчлөлт хийхэдтогтсон тэмдэглэгээнүүдийг ашигладаг. Цаасан дээр хийсэн засвар,тэмдэглэгээнээс тухайн баримт бичигт хаана ямар өөрчлөлт оруулж, ямар засвархийсэн, хаана ямар зүйл дээр анхаарах шаардлагатай зэрэг нь шууд харагддаг.Цаасан дээр хэвлээд ийнхүү гараар засвар, тэмдэглэгээ хийх нь засвар хийсэнтухайн хүний бичгийн хэлбэр, засвар оруулж буй бичвэрийн байрлал, бичвэрдунд засварыг бичих сул зай байгаа эсэх зэргээс хамааран хийсэн засваройлгомжгүй, тодорхойгүй байх явдал гардаг.Ялангуяа хэт жижгээр болон таталгаж бичдэг хүнифй бичгийн гаргац муутайбайдгаас засвар буруу хийгдэх явдал гарах нь олон. Зарим баримт бичгүүдийнхувьд хийсэн засвар, өөрчлөлт, тэмдэглэгээг эргэн харах, хянах шаардлагатайбайдгаас засвар, тэмдэглэгээ хийсэн цаасан дээрх баримт бичгүүдээ нэг бүрчлэнхадгалах, хэзээ хэн ямар засвар хийсэн зэргийг тэмдэглэх шаардлага гардаг.Компьютерийн хэрэглээ улам бүр өсөн нэмэгдэж, өнөөдөр бүх төрлийн баримтбичгүүдийг текст боловсруулах програмын тусламжтай боловсруулж байна. Энэнь боловсруулж буй баримт бичгээ заавал цаасан дээр хэвлэн гаргаад нэгбүрчлэн гараар засаад дараа нь засвараа компьютерийн файлдаа оруулах, засвархийсэн хэвлэмэл эхтэй нь харьцуулан шалгалгүйгээр энэ бүхнийг програмынаргаар хийх боломжтой болсон гэсэн үг.БАРИМТЫН ӨӨРЧЛӨЛТИЙГ ТЭМДЭГЛЭХБаримт бичгийнхээ файлд хийж буй дурын үг үсгийн алдааны засвар, агуулгынөөрчлөлт зэргийг баримтандаа шууд оруулалгүйгээр, хаана ямар өөрчлөлтхийгдсэн нь цаасан дээр хийсэн өөрчлөлтийн нэгэн адилаар нүдэн дээр шуудхарагдахаар хийх боломжтой. энэ нь баримтанд шинээр оруулсан сул зай, үгүсэг, арилгасан бичвэр зэрэг бүхий л өөрчлөлтийг тэмдэглэн харуулах замаархийсэн өөрчлөлт бүрийг тодорхой харуулдаг. Үүнийг “track changes” буюу“өөрчлөлтийг тэмдэглэх” гэдэг. Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг тэмдэглэхнь баримт бичигтэй ажиллах нэгэн төрлийн горим бөгөөд шаардлагатай үедэээнэ горимыг идэвхжүүлэн ажиллаж болно. Энэхүү боломж нь баримт бичигт 4
  • 5. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологихийсэн дурын засвар, өөрчлөлтийг харуулаад зогсохгүй баримтын агуулганайруулгыг өөрчлөх сайжруулахад өмнөх хувилбартайгаа жишиж ажиллахболомж олгодог. Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүх програмхангамжид “өөрчлөлтийг тэмдэглэх ” боломж бий.Ялангуяа албан бичгийг хэд хэдэн ажилтан, магадгүй нэг байгууллагын хэдхэдэн хэлтэс хамтран боловсруулах үед тухайн баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтбүрийг хэн, хэзээ хийснийг түүн дээр ажиллаж буй бүх хүмүүс мэдэх бичгийгагуулгын хувьд өндөр түвшинд боловсруулах, түүнийг боловсруулагчдыноролцоо, саналыг авч үзэх, үнэлэх зэрэгт ихээхэн ач холбогдолтой байдаг.Баримтанд засвар өөрчлөлтөө тэмдэглэх замаар хийсний дараа засварөөрчлөлтийг нэг бүрчлэн болон бүхэлд нь эцсийн баримт бичигтээ оруулжболохоос гадна шаардлагагүй гэвэл мөн л тодорхой засварыг, эсвэл бүх засварыгцуцлах буюу оруулахгүй байж болно.Өөрчлөлтүүд нь тодорхой тэмдэглэгээ болон өнгөөр өөр хоорондоо ялгаатайбайдаг. Жишээлбэл: Шинээр нэмж бичсэн бичвэрийг доогуур зураастайгаарцэнхэр өнгөөр тэмдэглэж байхад арилгасан бичвэрийн дээгүүр зурж улаанөнгөтэй болгон харуулж болно. Бичвэр нэмж оруулах, арилгах, формат солих,өөрчлөлт хийсэн мөр зэргийг тэмдэглэх ийм тэмдэглэгээ, шрифт, өнгө зэргийгхэрэглэгч өөрийн хэрэгцээ шаардлагын дагуу тодорхойлох боломж бүх баримтбичг боловсруулдаг програмд бий. Түүнчлэн хүн бүрийн хийсэн өөрчлөлтийгфайл дээр өөр өөр харагдахаар ялгаатайгаар тохируулах боломжтой байдаг ньдээр өгүүлсэнчлэн нэг баримт бичгийг хэд хэдэн хүн боловсруулах сайжруулахадашиглахад нэн тохиромжтой.Жишээ болгон: Microsoft Word програм дээр уг горимыг хэрхэн идэвхжүүлжашиглах талаар авч үзье. 1. Засвар хийх файлаа нээгээд өөрчлөлтийг тэмдэглэх горимд [Track Changes] командаар шилжинэ. 2. Баримтандаа өөрчлөлт хийвэл Word програмд урьдчилан тохируулсан тэмдэглэгүүнүүд гарах болно. 3. Баримтаа хадгална. Өөрчлөлтийг тэмдэглэх горимоос гарахдаа [Track Changes] командыг дахин сонгоно. Өөрчлөлт хийсэн баримт бичигтэй ажиллахад дараах командууд ашиглагддаг 5
  • 6. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологиҮүнд: Accept Change-Хийсэн өөрчлөлтийг оруулах Accept and Move to the Next – Хийсэн өөрчлөлтийг оруулаад дараагийн өөрчлөлтөд очих Accept All Changes – Хийсэн өөрчлөлтийг бүхэлд нь оруулах Reject Change – Хийсэн өөрчлөлтийг оруулахгүй Reject and Move to the Next – Хийсан өөрчлөлтийг оруулахгүйгээр дараагийн өөрчлөлтөд очих Reject All Changes – Хийсэн өөрчлөлтийг бүхэлд нь оруулахгүй.Microsoft Word програм дээр хийсэн засвартай ажиллах: 1. Засвар хийсэн файлаа нээнэ. Баримтан дээр хийсэн өөрчлөлт бүрт Word програмд урьдчилан тохируулсан тэмдэглээгээнүүд байна. 2. Хийсэн өөрчлөлт тус бүрээр, эсвэл бүх өөрчлөлтүүдтэй бүхэлд нь ажиллах боломжтой. Хийсэн тухайн өөрчлөлтийг оруулах тохиолдолд [Accept Change] командыг сонгоно. Харин хийсэн өөрчлөлтийг оруулаад дараагийн өөрчлөлтөд очих тохиолдолд [Accept All Changes] командыг сонгоно. 3. Хийсэн өөрчлөлтийг баримтандаа оруулахгүй байж болно. Хийсэн тухайн өөрчлөлтийг оруулахгүй тохиолдолд [Reject Change] командыг сонгоно.Харин хийсэн өөрчлөлтийг оруулалгүйгээр дараагийн өөрчлөлтөд очих тохиолдолд [Reject and Move to the Next] командыг сонгоно. Баримтанд хийсэн бүх өөрчлөлтүүдийг бүгдийг нь оруулахгүй тохиолдолд [Reject All Changes] командыг сонгоно. 4. Баримтаа хадгална. [Changes Tracking Options] командаар дээр өгүүлсэн баримтанд хийх өөрчлөлтүүдийг тохируулж болно. Жишээлбэл: Insertions хэсэгт баримтанд нэмж оруулах бичвэрийн, Deletions хэсэгт арилгах бичвэрийн, Changed lines хэсэгт өөрчлөлт хийсэн мөрийн тохируулгыг тус тус тодорхойлно.БАРИМТАНД ТАЙЛБАР ТЭМДЭГЛЭГЭЭ ХИЙХАливаа бичиг баримтыг боловсруулахдаа тухайн баримтаа хянан үзэжшаардлагатай засвар, өөрчлөлт болон тодотгох, ойлгомжгүй байгаа үг, үсэг,өгүүлбэр, зүйлд тайлбар тэмдэглэгээ хийж болдог. Ажиллаж буй хэвлэмэлбаримтандаа “энэ хэсгийг дахин найруулан бичих”, “дэлгэрүүлж бичих”, “энэюуны товчилсон нэр вэ?”, “энэ өгүүлбэр ойлгомжгүй байна”, “энд байгаатоонуудыг дахин нягтлах”, “сурагчдын нэрсийг гүйцээж бичих”, “хуудасныхэмжээг өөрчлөх”, гэх зэргээр баримтын агуулга, хэлбэржүүлэлттэй холбоотой 6
  • 7. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологитайлбар , саналыг бичиж өгдөг. Үүнийг програмын тусламжтай хийхболомжтой. Баримтанд хийсэн өөрчлөлтүүдийг тэмдэглэх, дараа нь өөрчлөлтүүддээр ажилладгийн нэгэн адилаар тайлбар тэмдэглэгээг баримтынхаашаардлагатай газарт оруулах, улмаар оруулсан тайлбар тэмдэглэгээгээ харах,устгах зэргээр баримтаа боловсронгуй болгоход ашиглаж болно. Баримтандоруулж буй тайлбар тэмдэглэгээг Comment гэж нэрлэх ба баримтын тайлбартэмдэглэгээ оруулахаар сонгосон бичвэрийн харалдаа хуудасны хажуугийн сулзайд нэмэлт талбарт хийгддэг. Тайлбар тэмдэглэгээ нь өмнөө [U1], [Amar 51],[GE1] гэх мэтээр тухайн баримт бичиг дээр ажиллаж, тайлбар бичиж буйхэрэглэгчийнкомпьютерт тэмдэглэгдсэн овог нэрийн эхний үсэг, эсвэл бүтэн нэр болон дугаарбүхий тусгай тэмдэглэгээг агуулдаг. Энэ боломж баримт бичиг боловсруулдагбүх програм хангамжид байдаг. Тайлбар тэмдэглэгээг хийсэн хэрэглэгчээр болонгадна өнгөөр ялгаж болно. жишээ болгон Microsoft Word програм дээр хэрхэнтайлбар тэмдэглэгээ хийх талаар авч үзье. Үүнд: 1. Баримтын тайлбар тэмдэглэгээ оруулах шаардлагатай газарт заагчаа байрлуулах буюу шаардлагатай үг, өгүүлбэр, бичвэрийг сонгоно. 2. [insert Comment] (New Comment нэртэйй байж болно) команд сонговол харгалзах хэсэгт хуудасны сул зайд тайлбар бичих нэмэлт талбар нээгдэнэ. 3. Уг талбарт тайлбар тэмдэглэгээгээ бичиж өгнө.Баримтанд хийсэн тайлбар тэмдэглэгээгээ нэг нэгээр нь болон нийтэд нь харах,устгах боломжтой. Тайлбар тэмдэглэгээг [Delete] болон [Delete All Comments]командаар устгана.БАРИМТ БИЧГИЙН БЭЛЭН ЗАГВАР, ХЭРЭГЛЭЭБаримт бичгийг боловсруулалтанд найруулгаас гадна түүний харагдах хэлбэрчухал ач холбогдолтой. Баримт бичгийг тодорхой зорилгоор тодорхой бүтэц,хэлбэртэйгээр боловсруулдаг. Баримт бичгийг нэг удаа боловсрууланашиглахаас гадна олон удаа бага зэрэг өөрчлөлт хийгээд ашигладаг. Практиктнэг баримт бичгийн тодорхой хэсэгт буй бичвэрийг өөрчлөөд олон дахинашиглах нь түгээмэл байдаг. Жишээ нь сургуулийн эрдмийн баярын урилгадээрх зураг, бичвэрийг нийт багш, сурагчид, эцэг эхчүүдийн хувьд ижил байхаарурилгын нэг загвар үүсгээд түүн дээр хүн бүрийн нэрийг бичиж болно.Сурагчийн сургуульд сурдаг талаар товч тодорхойлолт дээр зөвхөн тухайнсурагчийн анги, овог нэрийг л бичих замаар нэг бичсэн тодорхойлолт дээрөөрчлөлт хийгээд олон сурагчид тодорхойлолт олгодог. 7
  • 8. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологиБид загвар, загварын төрлүүдийн талаар өмнөх ангид үзэж судалсан. Баримтбичигт төрөл бүрийн загварыг ашигладаг. Баримт бичиг боловсруулалтанддээрх байдлаар нэг үндсэн загвар баримт үүсгээд түүнийгээ өөрчилж олон дахинашиглахыг баримт бичгийн бэлэн загвар ашиглах гэж нэрлэдэг. Хувь хүнбайгууллагууд өөрийн хэрэгцээ шаардлагын дагуу баримт бичгийн төрөлбүрийн бэлэн загварыг ашиглахаас гадна хэрэгцээндээ нийцүүлэн шинээр загварболовсруулан хэрэглэдэг.Албан баримт бичигт тогтсон загваруудыг өргөнөөр ашигладаг. Баримт бичигболовсруулах бүх програм хангамжууд нь түгээмэл хэрэглэгддэг бэлэнзагваруудын сантай байж, хэрэглэгч эдгээр загваруудаас сонгон авч шуудашиглах, эсвэл өөрийн хэрэгцээндээ нийцсэн бэлэн загварыг шинээр үүсгэхболомжийг олгодог. Бэлэн загварыг Template гэж нэрлэдэг. Тухайлбал:урилгын бэлэн эх загваруудаас эдгээрээс сонгон уг загвар дээрээ зохионбайгуулагдах үйл ажиллагааны нэр, урих хүний овог нэр, үйл ажиллагаа зохионбайгуулагдах газар, огноо, цагийг нэмж бичнэ гэсэн үг.АЛБАН БИЧГИЙН БЭЛЭН ЗАГВАРАлбан бичиг боловсруулах гэдэг нь аливаа албан байгууллага харилцагчталуудын хооронд солилцох баримт бичгийг нэгдсэн загварт оруулж,боловсруулах, заасан стандартын дагуу хөтөлж явуулах, төлөвлөх үйлажиллагаа юм.Албан бичгийг үйлдэхэд тогтсон үг хэллэгийг зайлшгүй баримталж, хэрэглэхээсгэднэ эрх бүхий байгууллагаас тогтоосон стандартыг баримталдаг.Баримтбичгийн стандарт нь баримт бичгүүдийг эмх цэгцтэй, ангилж, төрөлжүүлэх,нэгдсэн нэг загварт оруулах, компьютерийн тусламжтайгаар зөв боловсруулах,хадгалах, байгууллага ба хувь хүмүүсийн хооронд баримт бичиг солилцох үйлажиллагааг түргэн шуурхай, боловсронгуй болгох, баримт бичгийг хуурамчаарүйлдэж, ашиглахаас сэргийлэх боломжийг олгодог.Манай улсад 2002 онд батлагдсан стандартын дагуу албан баримт бичгийгболовсруулдаг. Стандарт нь Баримт бичгийн нэр төрөл, тодорхойлолт MNS5140:2002, Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага MNS5141:2002, Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас тэдгээрт бүрдлүүдийг байрлуулахадтавигдах шаардлага MNS 5142:2002 гэсэн үндсэн 3 бүтэцтэй. Баримт бичгийннэр төрөл, тодорхойлолт стандартад албан баримт бичгийн харилцан хамаарал,зориулалт, нэр төрлийн шинжээр нь захирамжлалын, зохион байгуулалтын,мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг гэж 3 төрөлд хуваан үздэг. 8
  • 9. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологиЗахирамжлалын баримт бичиг нь байгууллага, албан тушаалтнаас хуультогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд удирдлагын чиг үүргээ хэрэгжүүлэхзорилгоор гаргасан баримт бичиг бөгөөд үүнд зарлиг, тогтоол, захирамж,тушаал, шийдвэр, албан даалгавар, албан шаардлага орно. Байгууллага, албантушаалтнаас үйл ажиллагааны тодорхой зорилтыг хэрэгжүүлэх, бусадбайгууллагуудтай харилцах явцад үүсэж, хөтлөгдөж байдаг баримт бичгүүдийгзохион байгуулалтын баримт бичиг гэдэг. Үүнд илгээлт, акт, албан бичиг,зөвлөмж, гэрээ, дүгнэлт, дүрэм журам, заавар, тайлан, мэдэгдэл, төсөл,тэмдэглэл, удирдамж, хөтөлбөр, төлөвлөгөө зэрэг орно. Харин мэдээлэл –лавлагааны баримт бичиг гэдэг нь мэдээлэл лавлагааны зорилгоор бэлтгэсэн,байгууллага, иргэдийн үйл ажиллагааны тухай тодорхой мэдээ, мэдээлэлагуулсан баримт бичгийг хэлэх ба үүнд илтгэл, илтгэх хуудас, тодорхойлолт,мэдээлэл, санал, танилцуулга зэрэг орно.БЭЛЭН ЗАГВАР ҮҮСГЭХБэлэн загварыг хэрэгцээ шаардлагын дагуу үүсгэн хадгалаад олон дахинашиглаж, баримт бичгийг боловсруулдаг хэмээн дээр дурдсан. Баримт бичигболовсруулах бүх програмууд шинээр бэлэн загвар үүсгэн ашиглах боломжийголгодог. Баримт бичигтэй ажиллах явцад хэрэглэгчдийн хувьд боловсруулсанбэлэн загвараа ердийн баримт бичгээс ялгах шаардлагатай байдаг. Баримтбичиг боловсруулах програмууд бэлэн загварыг ердийн баримт бичгээс файлынөргөтгөлөөр нь ялгаж өгдөг. Тухайлбал баримт бичиг боловсруулах MicrosoftWord програмаар боловсруулсан ердийн файл .doc өргөтгөлтэй байдаг болзагвар файл .dot өргөтгөлтэй байдаг. Дурын баримт бичиг боловсруулахпрограмаар бэлэн загвар үүсгэх зарчим ижил байдаг. Дараах байдлаар бэлэнзагвар үүсгэдэг. Үүнд: 1. Хэрэгцээ, зориулалтанд үндэслэн загварынхаа бүтэц, агуулга, хэлбэржүүлэлт зэргийг урьдчилан төлөвлөж, тодорхойлно. 2. Баримт бичиг боловсруулах програм дээр шинээр баримт нээнэ. 3. нээсэн баримтандаа урьдчилан тодорхойлсон загвараа оруулна. 4. Баримтаа загвар болгон хадгална. Жишээлбэл Microsoft Word програм дээр [File]/[Save as….] команд сонгон Word Template сонголтоор хадгална. Үүнд: .dot өргөтгөлтэй файл үүснэ. 9
  • 10. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологиЖишээ болгон Microsoft Word програм дээр хичээлийн гэрийн даалгавар, биедаалтын ажлын нүүр хуудасны энгийн загварыг үүсгэж, ашиглахыг авч үзье. 1. Гэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудасны загвараа цаасан дээр урьдчилан төлөвлөнө.Нүүр хуудсанд сургуулийн нэр, лого болон хичээл, сэдэв, шалгасан багш, гүйцэтгэсэн сурагчийн нэр,он сар өдөр зэргийг оруулах хэрэгтэйг санаарай. 2. Шинээр баримт нээгээд цаасан дээр урьдчилан төлөвлөсөн загвараа оруулна. Хуудасны зүүн захаас 3,5 см, баруунаас 1,5 см дээр болон доод ирмэгээс тус бүр 2 см зай авна. Бэлэн загварыг ямар ч багшийн ордог хичээлийн дурын сэдвээр аль ч ангийн сурагч бие даалтын ажилдаа ашиглах боломжтойг бодолцон хичээл, сэдэв, анги, сурагч, багшийн нэрийг бичих зайг хоосон орхихоо мартуузай. 3. Үүсгэсэн баримтаа бэлэн загвар болгон хадгалахдаа [File]/[Save as…] команд сонгоод нээгдэх цонхны File name талбарт бэлэн загварынхаа нэрийг Save as type талбарт баримтынхаа төрлийг загвар буюу Word Template сонгоод хадгална. Өгсөн нэрээр .dot өргөтгөлтэй файл үүснэ. Ингээд цаашид гэрийн даалгавар, бие даалтын ажил гүйцэтгэхдээ нүүр хуудсыг тухай бүрт дахин дахин хийх шаардлагагүй, үүсгэсэн бэлэн загвараа өөрөө ашиглах төдийгүй ангийн нөхдүүд тань ашиглах боломжтой боллоо.БЭЛЭН ЗАГВАР АШИГЛАХАлбан баримт бичгийн бэлэн стандарт, тодорхой байгууллагын хүрээндхэрэглэгддэг бэлэн загваруудын дагуу баримт бичгийг боловсруулахын тулдкомпьютерт эх загварыг урьдчилан бэлтгээд ашиглах нь хялбар төдийгүй цаг,хөдөлмөр хэмнэдэг. Бэлэн загвар ашиглах нь бичих зүйлээ эмх цэгцтэй,оновчтой зөв илэрхийлэх, харагдах байдлын хувьд зохимжтой хэлбэржүүлэхболомжийг олгодог. Нөгөөтэйгүүр сайн боловсруулагдсан бэлэн загвар ньбаримт бичгийг чанартай , агуулга төгс боловсруулах хөтөч болж өгдөг.Бэлэн загварыг ашиглахын тулд: 1. Баримт бичиг боловсруулах програм дээр ашиглах бэлэн загварын файлыг нээнэ. Жишээлбэл: Microsoft Word програм дээр .dot өргөтгөлтэй файлыг нээнэ гэсэн үг. 2. Загвар файл дээрээ тодорхойлогдсон бүтэц агуулгын дагуу бичвэрийг оруулахад автоматаар хэлбэржүүлэгдэнэ. 10
  • 11. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи 3. Бичвэрийг оруулж дуусаад баримт бичиг болгон хадгална. Жишээлбэл: Microsoft Word програм дээр [File]/[Save as] команд сонгон баримт хэлбэрээр буюу Word Document сонголтоор хадгална. Үүнд .doc өргөтгөлтэй файл үүснэ.Жишээлбэл багш уран зохиолын хичээлээр Монголын орчин үеийн уран зохиолдбайгаль орчинг хамгаалах үзэл санааг хэрхэн тусгасан талаар бие даалтын ажилөгч, сурагч бүр бие даалтын ажлаа нэгдсэн нүүр хуудастай, тодорхой дэсдараалалтайгаар бичих шаардлагыг багш тавьсан гэж үзье. Энэ тохиолдолдбагш сурагчдад бэлэн загвар гаргаж өгч болохоос гадна ядаж л сурагчдын хэннэг нь дээр үзсэний нэгэн адил зөвхөн нүүр хуудасны бэлэн загвар гаргаадбусадтайгаа хуваалцаж болно. Үүнд сурагч бүр нүүр хуудас хийх шаардлагагүйболж бэлэн нүүр хуудасны загвар дээр бие даалтын ажлын нэрийг, өөрийннэрийн хамтаар оруулахад л хангалттай. Microsoft Word програм дээр үүсгэсэнгэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудсыг хэрхэн ашиглахыг авч үзье.Үүний тулд: 1. Гэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудасны загвар бүхий файлаа (.dot өргөтгөлтэй) нээнэ. 2. Загвар файландаа хичээл, сэдэв, шалгасан багш, гүйцэтгэсэн сурагчийн нэр, он сар өдөр зэргийг оруулаад хэвлэх буюу [File]/[Save as…] командаар баримт хэлбэрээр хадгална. Өгсөн нэрээр .doc өргөтгөлтэй файл үүссэн байна.Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүх програмд өргөн хэрэглэгддэгбаримт бичгүүдийн бэлэн загварууд байдаг. Ийм бэлэн загваруудад хаана юубичих, юуг анхаарах зэргийг нарийвчлан заасан байдаг. Гэвч бидний ашиглажбуй баримт бичиг боловсруулахпрограм хангамж нь монгол хэлээр биш учраас түүн дээрх бэлэн загварууд англихэлээр, бүтэц хэлбэрийн хувьд ч өөр байдаг. Эдгээр бэлэн загварыг англи хэлнийхичээлээр товч анкетийг бичих, захидал бичих төдийгүй, гадаадад суралцаххүсэлтээ илэрхийлэх, албан захидал илгээх зэрэгт ашиглаж болно.ДҮГНЭЛТ:Компьютер, мэдээллийн технологи нь өдөр тутмын амьдралд өргөн нэвтэрчбайгаа өнөө үед компьютерт бичвэрийг шивж оруулах, хадгалах төдийхнөөрбаримт бичиг боловсруулах хэрэглээгээ хязгаарлалгүйгээр програм хангамжийнболомжуудыг судалж мэдсэний үндсэн дээр хэрэгцээ шаардлагадаа нийцүүлэнашиглах асуудал чухал байна. Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүхпрограм хангамжууд бичвэрийг оруулах, засварлах, төрөл бүрээр хэлбэржүүлэх, 11
  • 12. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологитүүнд зураг, хүснэгт, бүдүүвч зэрэг бусад обьектийг оруулах зэрэг энгийнболомжуудаас гадна том хэмжээний багц баримт бичиг, баримт бичгийнбүрдэлийг үүсгэх, бичиг баримтыг өндөр түвшинд боловсруулахадшаардлагатай илүү өндөр түвшний боломжуудыг агуулдаг. Ийм боломжуудадбаримтын үг үсгийн болон дүрмийн алдааг хянан засварлах, баримт бичгийнбэлэн загварыг бий болгон ашиглах, олон бүлэг хуудас бүхий том баримтбичгийн гарчгийн жагсаалтыг автоматаар үүсгэх, нэрсийн хэлхээ буюубаримтанд орсон сэдэв, тодорхойлолт, ухагдахуун, ойлголтын нэр болон чухалүгсийг цагаан толгойн дарааллаар байрлуулах, хуудасны дугаарыг тэмдэглэсэнжагсаалт үүсгэх. баримт бичигтэй ажиллах үед өөрчлөлтийг тэмдэглэх,баримтанд тайлбар тэмдэглэгээ хийх, заалт оруулах, баримтанд буй зурагхүснэгт зэрэг элементүүдийг оруулах явцдаа автоматаар гарчиглан дугаарлахзэрэг ордог. Баримтыг өндөр түвшинд боловсруулахад агуулга чухал байдаг.Агуулгыг чанартай боловсруулахад өөрчлөлтийг тэмдэглэх, баримтанд тайлбартэмдэглэгээ хийж сурах шаардлагатай. Түүнчлэн тогтсон баримт бичгүүд, тэрдундаа албан баримт бичгийг бэлтгэхэд бэлэн загвар ашиглаж, баримт бичгийнстандартын талаар мэддэг байх нь чухал.Асуулт даалгавар: 1. Сургалтанд ашиглаж буй баримт бичиг боловсруулах програмдаа өөрчлөлт хийх тэмдэглэгээний хэлбэр, өнгө зэргийг тохируулж сураарай. 2. Оршин суугаа газрын тодорхойлолт нь ямар төрлийн албан бичиг вэ? 3. Бэлэн загвар ашиглахын ач холбогдлыг тодорхой жишээн дээр тайлбарлана уу?Компьютерийн практикум: 1. Сургалтанд ашиглаж буй баримт бичиг боловсруулах програмынхаа бэлэн загваруудыг судалсны үндсэн дээр сурагчийн анкет –танилцуулга, сургуулийн сагсан бөмбөгийн тэмцээнд оролцох багийн мэдүүлэг, “Ногоон дэлхийгээ хамгаалъя” сэдэвт эссэ бичих удирдамжийн бэлэн загвар гаргаж, анги хамт олондоо танилцуулна уу? 2. Бичсэн “Ногоон дэлхийгээ хамгаалъя” сэдэвт эссэнийхээ файлыг ширээнийхээ найзтай цахим шуудангаар харилцан солилцож, үг үсгийн болон найруулгын алдааг “өөрчлөлтийг тэмдэглэх” замаар засаж, эссэг сайжруулах талаарх өөрийх санал болон эссэд буй ойлгомжгү, тодруулах зүйлсийг тайлбар тэмдэглэгээ оруулах замаар илэрхийлнэ үү? Хийсэн өөрчлөлтүүдийг хянан үзэж, дүн шинжилгээ хийн эссэгээ сайжруулан багшдаа шалгуулаарай. 12