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20% Reduction of Costs, 2 million 
    sheets of paper saved.
            How?
Overview of session
•   Changing Face of education
•   Challenges of modern IT
•   Challenges for Westminster Kingsway
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The Changing Face of Education

 •   100 years of education
 •   From pencil to laptop
 •   The drain on resources
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The Modern Face of Education

•   State of the art
•   Environmental
•   Flexible 
•   Management control
•   Efficient
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The Challenges of modern IT

    •   Greater capabilities 
    •   Demands of students
    •   Easily accessible to all
  ...
Challenges for Westminster Kingsway

    •   Volume of print and copy
    •   Cost to manage process
    •   Attitude of s...
Benchmarking

•   Audit your current system
•   Benchmark your current system
•   How much paper do you use now?
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The Process

•   Current system assessment
•   Staff consultation 
•   Roll out Planning
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The Model

• Incumbent system
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  – Staff copying was not monitored or restr...
The New System

•   Pcounter Print & Copy management solution
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•   XPR Enterprise® Reports
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Benefits to Organisation
• Cost Savings
  – Immediate vs. long term
  – Reduce budgets
  – Imagine how many jobs could be ...
Initial Results

• Year 1
   – 2 million pieces of paper saved
   – 25 % saving in print volumes
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Results
• Phase 2 – implementation across all sites
• Reduce print volume by over 7 million copies across 
  all sites
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The Environmental Impact


• 80,500 sheets of paper is the equivalent to one tree
   – Given the average pine tree is 300m...
Conclusions

•   We all need to manage costs
•   We need to reduce our environmental impact
•   We need to become more eff...
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Alan Christie - ICS - 20% reduction in print costs and 2m sheets of paper saved

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Presentation to delegates at the annual conference of Socitm, the public sector IT association, on 11 October 2010.

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  1. 1. 20% Reduction of Costs, 2 million  sheets of paper saved. How?
  2. 2. Overview of session • Changing Face of education • Challenges of modern IT • Challenges for Westminster Kingsway • Benchmarking • The Process • The Model • The System • Results • Conclusions
  3. 3. The Changing Face of Education • 100 years of education • From pencil to laptop • The drain on resources • Drain on time • Increasing demand • We all want everything now • What impact does this have on the college?
  4. 4. The Modern Face of Education • State of the art • Environmental • Flexible  • Management control • Efficient • Intelligent Solutions
  5. 5. The Challenges of modern IT • Greater capabilities  • Demands of students • Easily accessible to all • Perceived low cost • It is too easy
  6. 6. Challenges for Westminster Kingsway • Volume of print and copy • Cost to manage process • Attitude of staff • Attitude of students • The Environment
  7. 7. Benchmarking • Audit your current system • Benchmark your current system • How much paper do you use now? • What is the cost of your toner cartridges? • Make sure you get the right organisation   to do the audit – Independent is best
  8. 8. The Process • Current system assessment • Staff consultation  • Roll out Planning • Installation and commissioning • Review and monitoring of performance
  9. 9. The Model • Incumbent system – Students paid for copying using smart cards – Staff copying was not monitored or restricted – All printing was unregulated, using “natural  ceiling” of devices to limit what could be printed – Students provided an allowance, but frequently  sought to increase this quota
  10. 10. The New System • Pcounter Print & Copy management solution • Card Reader Terminals • XPR Enterprise® Reports • Streamlining of devices. • Provide a single card solution
  11. 11. Benefits to Organisation • Cost Savings – Immediate vs. long term – Reduce budgets – Imagine how many jobs could be saved? • User Experience – Ease of implementation – Solution is easily scalable – No changes require in existing infrastructure – Pull printing 
  12. 12. Initial Results • Year 1 – 2 million pieces of paper saved – 25 % saving in print volumes – Estimated cost saving £50,000
  13. 13. Results • Phase 2 – implementation across all sites • Reduce print volume by over 7 million copies across  all sites • Reduce costs by over £150,000 pa
  14. 14. The Environmental Impact • 80,500 sheets of paper is the equivalent to one tree – Given the average pine tree is 300mm in dia and 18m long • WKC  will save over 87 trees a year • Over 20 years, this is more than 1,740 trees • And this is only a small college!
  15. 15. Conclusions • We all need to manage costs • We need to reduce our environmental impact • We need to become more efficient • We cannot afford to ignore this type of system
  16. 16. Questions? Thank You
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