• Save
Bundel Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Bundel Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta

on

  • 1,508 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,508
Views on SlideShare
1,497
Embed Views
11

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 11

http://socialmediadna.nl 11

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Bundel Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta Bundel Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta Presentation Transcript

  • Davied van Berlo In het boek Ambtenaar 2.0 zette Davied van Berlo uiteen wat de betekenis is van web 2.0 voor de overheid: voor de relatie tussen overheid en burgers, voor de interne organisatie van de overheid en voor de manier van werken van de ambtenaar. In zijn tweede boek, Ambtenaar 2.0 beta, geeft hij daar ook praktisch invulling aan. Het bevat actiepunten en ideeën voor overheids- organisaties om hun eigen 2.0-strategie samen te stellen. De afgelopen twee jaar zijn ruim 20.000 exemplaren van deze boeken ver- spreid onder ambtenaren in Nederland. Aangezien beide boeken elkaar aan- vullen zijn ze nu ook samengebracht in één bundel. De bundel biedt een brede visie op overheid 2.0 en de rol van de ambtenaar 2.0 daarin, voorzien van een groot aantal voorbeelden en praktische tips. Van Berlo slaagt erin te inspireren met nieuwe ideeën en tegelijkertijd handvatten te bieden om aan die ideeën uitvoering te geven. Het netwerk Ambtenaar 2.0 is het platform voor innovatieve en initiatiefrijke ambtenaren die aan de slag willen om de overheid te verbeteren. Met deze bundel in de hand kunnen zij direct van start. Davied van Berlo is rijksambtenaar en initiatiefnemer van het platform Ambtenaar 2.0. www.ambtenaar20.nl | netwerk.ambtenaar20.nl | boek.ambtenaar20.nl DaviedvanBerlo Ambtenaar 2.0Nieuwe ideeën en praktische tips om te werken in overheid 2.0 Ambtenaar 2.0 betaActiepunten om te werken aan een overheid 2.0 Nu in één bundel Ambtenaar2.0|Ambtenaar2.0beta www.ambtenaar20.nl
  • Ambtenaar 2.0 Nieuwe ideeën en praktische tips om te werken in overheid 2.0 Ambtenaar 2.0 beta Actiepunten om te werken aan een overheid 2.0
  • 2 Ambtenaar 2.0 is een netwerk van mensen, zowel ambtenaren als burgers, die de gevolgen van web 2.0 voor de overheid willen onderzoeken en onder de aandacht brengen, daarover het gesprek aangaan om ideeën, kennis en praktijkervaringen uit te wisselen en bijdragen aan opleiding, ondersteuning en praktische tips om als een ambte- naar 2.0 te kunnen werken. Ambtenaar 2.0 http://www.ambtenaar20.nl Het netwerk van Ambtenaar 2.0 http://netwerk.ambtenaar20.nl Het boek over Ambtenaar 2.0 http://boek.ambtenaar20.nl Op deze uitgave is de volgende licentie van toepassing: Creative Commons Naamsvermelding - Niet-commercieel - Geen afgeleide werken 3.0 View slide
  • 3 Voorwoord Beste ambtenaar 2.0, Twee jaar geleden, op 4 december 2008, verscheen het boek Ambte- naar 2.0. De eerste exemplaren werden uitgedeeld op de conferentie Overheid 2.0 in Utrecht. Er bleek veel behoefte aan deze uitleg over de gevolgen van 2.0 voor de overheid. Ondertussen is het boek toe aan zijn vijfde druk en zijn er zo’n 20.000 exemplaren van verspreid. Een jaar later, op 4 december 2009, verscheen Ambtenaar 2.0 beta. Het eerste exemplaar werd aangeboden aan de toenmalige burgemees- ter van Amsterdam, Job Cohen. Het boek bevat tientallen praktische punten om als overheidsorganisatie aan de slag te gaan met 2.0. Ook van dit boek zijn er duizenden besteld. Nu zijn beide boeken samengebracht in één bundel. Hoewel er in twee jaar veel is veranderd, is de inhoud nog even actueel als toen de boeken voor het eerst uitkwamen. Verschillende overheidsorganisaties zijn van start gegaan, maar we zijn nog heel ver verwijderd van een overheid 2.0. En ondertussen staan de ontwikkelingen in de samenleving niet stil. Als ambtenaren 2.0 moeten we dus actief blijven om collega’s te be- trekken, ervaringen uit te wisselen en nieuwe initiatieven te nemen. We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om een bijdrage te leve- ren aan een betere overheid: opener, flexibeler en interactiever. Met deze bundel heb je daar de mogelijkheden voor in handen. Waar ga je beginnen? Davied van Berlo 4 december 2010 View slide
  • 4
  • 5 Inhoud Voorwoord 3 Ambtenaar 2.0 7 Ambtenaar 2.0 beta 93 Bijlagen • Civil Servant 2.0 202 • Over Pleio 203 • Bronnenlijst 204 • Overzicht verkorte internetadressen 207 • Woordenboek 210 • Met dank aan 213 • Wat kun je zoal doen op Ambtenaar 2.0? 214
  • 6
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 7 Ambtenaar 2.0 Nieuwe ideeën en praktische tips om te werken in overheid 2.0 4 december 2008 Ambtenaar2.0 Davied van Berlo Nieuwe ideeën en praktische tipsom te werken in overheid 2.0 www.ambtenaar20.nl Ambtenaar 2.0 Internet maakt deel uit van ons leven en ons werk. Een tweede generatie van internetsites zorgt ervoor dat de samenleving, en de rol van de overheid daarin, fundamenteel verandert. Deze ontwikkeling wordt samengevat onder de naam web 2.0. Davied van Berlo zet in dit boek zijn ideeën uiteen over wat de gevolgen zijn van web 2.0 voor de overheid: voor de relatie tussen overheid en burgers, voor de interne organisatie van de overheid en voor de manier van werken van de ambtenaar. Daarbij spreekt hij zijn collega-ambtenaren rechtstreeks aan en gaat het gesprek aan over de betekenis van deze veranderingen voor hun werk. Maar hij geeft in dit boek ook een aantal tips mee. Dat maakt het boek tot meer dan alleen een prikkelend betoog, het is ook een handig naslagwerk met nuttige sites en praktische handreikingen. Davied van Berlo is ambtenaar bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en initiatiefnemer van het platform Ambtenaar 2.0. www.ambtenaar20.nl | netwerk.ambtenaar20.nl | boek.ambtenaar20.nl DaviedvanBerlo
  • 8 | Ambtenaar 2.0 (2008)
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 9 Inhoudsopgave Ambtenaar 2.0 Hoofdstuk 1. Introductie 14 Hoofdstuk 2. Internet en web 2.0, een ander perspectief 16 Hoofdstuk 3. Kenmerken van web 2.0 25 Hoofdstuk 4. Web 2.0 en de impact op de samenleving 33 Hoofdstuk 5. Wat betekent web 2.0 voor de overheid? 39 Hoofdstuk 6. Overheid 2.0: de relatie tussen burger en overheid 46 Hoofdstuk 7. Organisatie 2.0: de interne werkwijze van de overheid 62 Hoofdstuk 8. Medewerker 2.0: de manier van werken van de ambtenaar 75 Hoofdstuk 9. Het einde is het begin 83 Hoofdstuk 10. Waarom ik? 86 Kaderteksten Wat is Twitter? 24 Handiger informatie verzamelen met rss 32 eParticipatie op de kaart 38 BDplaza, het sociale netwerk van de Belastingdienst 45 Smallingerland bouwt een wiki-wijk 49 Guus.net: werken via een community 55 De Britten doen het beter 61 Flexibel werken bij Microsoft Nederland 69 Aan de slag als manager 2.0 74 Omgaan met informatie 78
  • 10 | Ambtenaar 2.0 (2008) Volledige inhoudsopgave Voorwoord Hoofdstuk 1. Introductie 14 Opmerkingen vooraf 15 Hoofdstuk 2. Internet en web 2.0, een ander perspectief 16 Een wereld zonder plaats en tijd 16 Overweldigd door het aanbod 16 Dilemma’s van een nieuwe werkelijkheid 17 1. Personaliseer je wereld 17 The Long Tail 18 Iedereen is een niche 18 2. Vinden en gevonden worden 19 a. Menselijke zeef 19 b. Sociale zeef 19 c. De algoritmische zeef 19 3. Massasamenwerking 20 Wikinomics 20 Crowdsourcing 22 Samenvatting 23 Hoofdstuk 3. Kenmerken van web 2.0 25 Definities 25 1. Open 26 Transparant zijn 27 Open staan voor andere ideeën 27 2. Sociaal 27 Een internet van mensen 28 Horizontale netwerken 28 Zelforganisatie en zelfsturing 29 3.Gebruiker centraal 30 Creëer je persoonlijke dashboard 30 User generated content 30 Gebruikers de ruimte geven 31 Samenvatting 31 Hoofdstuk 4. Web 2.0 en de impact op de samenleving 33 Wat is er veranderd door internet en web 2.0? 33 1. De integratie van digitaal 33 2. Democratisering van het debat 34 3. Het maatschappelijk potentieel 35 Vragen voor de overheid 35 Waar te beginnen? 36 Hoofdstuk 5. Wat betekent web 2.0 voor de overheid? 39 Zoeken naar je meerwaarde 39 De overheid merkt snel de gevolgen 39 Waar raakt web 2.0 ons werk? 40 1. De relatie tussen burger en overheid 41 Het maatschappelijk debat 41 Communities rond thema’s 41 Massasamenwerking 42 Open Overheid 42
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 11 2. De interne organisatie van de overheid 42 Ruimte aan medewerkers 42 Werken in netwerken 42 Management 43 Een transparante organisatie 43 3. De manier van werken van de ambtenaar 43 De beschikbaarheid van middelen en instrumenten 43 Ontwikkelen van vaardigheden 43 Positie van de ambtenaar 44 Balans tussen werk en vrije tijd 44 Samenvatting 44 Hoofdstuk 6. Overheid 2.0: de relatie tussen burger en overheid 46 TNO-onderzoek “User generated State” 46 Aanbevelingen 46 Vragen en risico’s 46 1. Werken met massasamenwerking 47 Being open, ofwel open zijn 47 Peering, ofwel uitgaan van gelijkwaardigheid 48 Sharing, ofwel delen 48 Acting globally, ofwel over grenzen heen werken 48 2. Communities 50 Waarom werken via communities? 50 Geen internetconsultaties, maar communities 51 Vragen om jezelf vooraf te stellen 52 Waar moet je vervolgens op letten? 53 Maak gebruik van de mogelijkheden 54 3. Open Overheid 56 Een voorbeeld: de (on)toegankelijkheid van parlementaire informatie 56 Wat is Open Overheid? 57 Het potentieel 57 Open Overheid Principes 58 Samenvatting 59 Hoofdstuk 7. Organisatie 2.0: de interne werkwijze van de overheid 62 Wie moet aan de slag met organisatie 2.0? 62 1. Openheid 64 Een transparante organisatie is een voorwaarde voor samenwerking 64 Een gesloten werkwijze leidt niet tot meerwaarde 64 Verantwoordelijkheid nemen begint bij het hebben van voldoende informatie 65 2. Netwerken 65 Complexiteit vraagt om flexibiliteit 65 Werken in steeds weer andere netwerkteams 66 Wat je niet weet moet je via anderen vernemen 66 Organisatiestructuur en flexibiliteit 67 3. De medewerker centraal 67 Gebruik het potentieel van je medewerkers 67 Geef medewerkers de voorzieningen die ze nodig hebben 68 Personalisatie van je manier van werken 68 Samenvatting 69 Hoe richt je een organisatie 2.0 in? 70 Zoek collega’s die open staan voor dit experiment 70 Investeren in kennis en goede afspraken 71 Een strategie bedenken voor je omgeving 71 Je werk is ook persoonlijk 72 Manager 2.0 72 Samenvatting 73
  • 12 | Ambtenaar 2.0 (2008) Hoofdstuk 8. Medewerker 2.0: de manier van werken van de ambtenaar 75 Empowerment: weten wat je kan 75 Instrumenten moeten bestaande werkzaamheden ondersteunen 76 Waar kun je dit leren? 77 Empowerment: weten wat je mag 78 Civil service code 78 Informatiebeveiliging en archivering 80 Wie is medewerker 2.0? 80 Medewerker 2.0 zoekt naar zingeving 80 Intern ondernemerschap 81 Personal branding en persoonlijke ontwikkeling 81 Hiërarchie is een restant uit het verleden 81 Kennis delen is vermenigvuldigen 81 Samenvatting 82 Hoofdstuk 9. Het einde is het begin 83 Economische voordelen 83 Een veranderende samenleving 84 Platform Ambtenaar 2.0 84 Hoofdstuk 10. Waarom ik? 86 1. Deel uitmaken van de samenleving 86 Een efficiëntere en interactievere overheid 86 2. Mijn netwerk is mijn organisatie 87 Kennisdelen 87 Personal branding 87 3. De wereld onder handbereik 88 Persoonlijk dashboard 88 Dat kan ik helemaal zelf 88
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 13 You must be the change you want to see in the world. Mahatma Ghandi
  • 14 | Ambtenaar 2.0 (2008) Introductie Ik ga je meenemen op een avontuur. Mijn avontuur als zelfstandig on- dernemende ambtenaar. Mijn reis door de urban jungle van de over- heid. Mijn zoektocht naar ambtenaar 2.0. Deze tocht zal je leiden langs de kloof tussen burger en overheid, en laten zien hoeveel gemakkelijker het is geworden om daar bruggen te bouwen. We zullen tussen de peilers van de horizontale overheidsorga- nisaties laveren en een andere manier van samenwerking ontdekken. En je zult iets leren: over hoe je een pad kunt banen door die alsmaar groeiende berg informatie en hoe je je omgeving kunt inrichten op jouw manier van werken. Dit is een boek voor jou als ambtenaar. Als ambtenaren hebben we een publieke taak te vervullen en dat willen we zo goed mogelijk doen. Het speelveld voor ons werken is steeds aan verandering onderhevig, maar er wordt ook steeds meer mogelijk. Als ambtenaar moet je open staan voor die ontwikkelingen en nieuwsgierig zijn naar de mogelijkheden om je werk nog beter te doen. Herken je je in die beschrijving? Dan is dit boek voor jou bedoeld. In het laatste hoofdstuk zal ik ook uitleggen wie ik ben en waarom ik dit boek schrijf. Dit is namelijk een persoonlijk boek, van een ambtenaar. In dit boek leg ik mijn kennis van de ontwikkelingen op internet en de concepten achter web 2.0 naast mijn kijk op het werk en de manier van werken van de overheid. Dat levert enkele prikkelende stellingen en prangende vragen op. Maar laten we bij het eerste hoofdstuk beginnen. Daarin gaan we ont- dekken welke nieuwe werelden er zijn ontstaan en proberen we te begrijpen waarin die fundamenteel verschillen van de wereld die we kennen. We gaan onderzoeken wat web 2.0 is, hoe de ontwikkelingen op internet effect hebben op de samenleving en wat de gevolgen en mogelijkheden zijn voor de overheid. Gewapend met die achtergrond- kennis kunnen we op weg. Die kennis gaan we vervolgens toepassen op de overheid. Ik zal daar- bij ideeën meegeven over hoe we als overheid meer in interactie met de samenleving ons werk kunnen doen, welke mogelijkheden er zijn om binnen en tussen overheidsorganisaties integraler te werken en hoe medewerkers daar een centrale rol in vervullen. Daarbij zullen enkele voorbeelden aan bod komen, maar vooral veel praktische tips en hand- reikingen. Het resultaat is naar ik hoop een boek dat inzicht geeft in de betekenis van web 2.0, maar vooral ook ideeën aanlevert om anders tegen ons werk en tegen onze organisaties aan te kijken. Het doel is om te prikke- len, om aan het denken te zetten, om uit te proberen. Het gaat immers om nieuwe ontwikkelingen. Er zijn geen pasklare antwoorden, alleen door te discussiëren en te experimenteren kunnen we die eventueel vinden. Dit boek is een aanzet tot die discussie. Davied van Berlo Wat is web 2.0? Ook wel het ‘sociale web’ genoemd. Web 2.0 is een verzamelnaam voor diverse internetsites die de nadruk leggen op interactie tussen gebruikers èn voor de cultuur die dat met zich meebrengt. Dit in tegenstelling tot internetsites die alleen een boodschap uitzenden of dienst verlenen. Hoofdstuk 1.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 15 Opmerkingen vooraf Ambtenaar 2.0 is een overheidsbreed initiatief dat is begonnen vanuit het ministerie van LNV maar waar iedereen aan kan deelnemen. De doelstelling is om te onderzoeken, door middel van discussies en expe- rimenten, wat de gevolgen zijn van web 2.0 voor het werk en de manier van werken van de overheid. Discussiestukken worden gepubliceerd op de site www.ambtenaar20.nl, geïnteresseerden kunnen lid worden van het netwerk op netwerk.ambtenaar20.nl. Behalve het betoog dat hierboven staat aangekondigd staan in de mar- ge, verspreid over het boek, praktische tips en informatie over web 2.0, over functionaliteiten en handige internetsites, over andere bronnen om verder te lezen, etc. Dit boek is dus ook bruikbaar als naslagwerk. In het boek zijn diverse teksten opgenomen die al zijn verschenen op www.ambtenaar20.nl. Daarbij zijn bijdragen verwerkt van Anja Feijen, Gerbrand Haverkamp, Paul Lanse, Ramon de Louw, Rob Oele, Arnout Ponsioen en Jeroen Vis. Dank voor jullie inbreng. Velen anderen blijven onvernoemd maar hebben wel inspiratie en ideeën geleverd. Ook aan hen grote dank. In onderstaande teksten wordt over het algemeen gebruik gemaakt van mannelijke persoonaanduidingen (hij / zijn). Dit is gedaan voor de lees- baarheid. Het moge duidelijk zijn dat daarmee zowel naar mannen als vrouwen wordt verwezen. Meer informatie over de boeken van Ambtenaar 2.0 is te vinden op boek.ambtenaar20.nl. Op deze uitgave is de volgende licentie van toepassing: Creative Commons Naamsvermelding - Niet-commercieel - Geen afgeleide werken 3.0. boek.ambtenaar20.nl www.ambtenaar20.nl netwerk.ambtenaar20.nl
  • 16 | Ambtenaar 2.0 (2008) Internet en web 2.0, een ander perspectief De laatste tien jaar is de wereld en ons leven fundamenteel veranderd. Nieuwe technieken op het gebied van computers en internet hebben din- gen mogelijk gemaakt die tot voor kort onvoorstelbaar waren. En al deze nieuwe mogelijkheden zijn voor iedereen binnen handbereik. Hoewel technische ontwikkelingen de aanleiding vormen, zijn de gevolgen veel fundamenteler: voor maatschappij, voor cultuur, voor de economie en ook voor de overheid. Om er gebruik van te kunnen maken zullen we ook als ambtenaren moeten proberen te begrijpen wat die fundamentele veranderingen inhouden. Dat ga ik in dit hoofdstuk onderzoeken. Een wereld zonder plaats en tijd In ons leven worden we begrensd door natuurwetten. De aarde is heel erg groot en wij verplaatsen ons nu eenmaal maar zo snel. Onze ideeën reizen echter verder en gaan sneller. We kunnen ze op schrift stellen zodat ze daarheen worden gebracht waar we zelf niet komen. Sinds de uitvinding van de drukpers kunnen ze in groten getale worden gekopi- eerd en verschillende plaatsen tegelijk bereiken. En dankzij de tele- foon kunnen ze sneller worden verspreid dan iemand ze ooit zou kunnen brengen. We breken weliswaar geen natuurwetten, maar we zijn er wel in geslaagd over de begrenzing van tijd en plaats heen te stappen. In de materiële wereld bevindt alles zich op een plaats en om mensen of objecten bij elkaar te brengen, te verplaatsen, kost nu eenmaal tijd. Tijd om afstanden te overbruggen. Maar in onze dromen kennen we deze beperkingen niet. Dus laten we even wat gaan dromen. Laten we aannemen dat deze beperking van plaats en tijd niet meer bestaat. Dat alles dichtbij is en altijd beschikbaar. De hele wereld onder handbe- reik, op elk moment van de dag. Alle informatie, alle gesprekken, alle mensen. Stel je eens voor! Overweldigd door het aanbod Als je probeert zo´n wereld in te beelden, zonder plaats en tijd en met al die informatie onder handbereik, zou je volgens mij tegen een aantal problemen aanlopen. In de eerste plaats zou je simpelweg overweldigd zijn door het aanbod en door de bomen het bos niet meer zien. Niet te overzien en niet te bevatten. Onwerkbaar. Kortom, om dat enorme aanbod behapbaar te maken zul je moeten kiezen. Wie en wat heb je op dat moment nodig? Hoe ga je je omgeving inrichten? Welke mensen wil je rond de tafel hebben? Welke informatie op je bureau? Welke instrumenten bij de hand? Wat kies je? Daarop volgt het tweede probleem: als je eenmaal hebt bedacht wat je nodig hebt, hoe ga je het dan vinden? Je hebt iedereen bij elkaar en je kunt alles horen wat ze zeggen en alles lezen wat ze schrijven. Maar het is natuurlijk ondoenlijk om dat daadwerkelijk allemaal te volgen. Dat moet gemakkelijker kunnen. Hoe breng je uit dat gigantische aan- bod jouw persoonlijke mix van mensen, informatie en voorwerpen bij elkaar die je nodig hebt om je taak uit te voeren? Ofwel: hoe vìnd je? En stel dat je dan tenslotte die persoonlijke mix bij elkaar hebt. Je hebt gekozen wat je nodig hebt en gevonden wat je zocht. Je hebt contact World Wide Web of internet? De term ‘web’ wordt vaak als synoniem gebruikt voor internet. Internet is letterlijk het netwerk, waarover je vervolgens allerlei diensten kan laten lopen. De eerste en meest bekende dienst is e-mail, het versturen van een bericht over dat netwerk. Een andere dienst is dus het World Wide Web (www). Met deze dienst is het mogelijk om via het netwerk informatie te bekijken op een andere computer. Het web is uitgevonden in 1990 door Tim Berners-Lee van CERN en in 1993 vrijgegeven voor algemeen gebruik. Het web is dus gratis. Hoofdstuk 2.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 17 met de uitgekozen mensen, je hebt de gezochte informatie verzameld en je hebt de spullen klaar om aan de slag te gaan. Hoe weet je dan zeker dat je met de juiste personen praat? Is er niet meer informatie waar je nog niet van wist? Zijn er geen betere middelen die je nog niet kende? Hoe kun je daar meer zekerheid over krijgen? Dilemma’s van een nieuwe werkelijkheid Zoals hierboven beschreven lijkt het een fictieve situatie. We waren dan ook aan het inbeelden. Maar het bestaan van internet confronteert ons met diezelfde vragen: 1. Als alles beschikbaar is, wat kies je dan? Voorbeeld: Nu ik via inter- net in principe in verbinding sta met alle mensen die met hetzelfde onderwerp bezig zijn als ik, aan welke mensen heb ik dan het meest en met wie wil ik dus contact leggen? Heeft deze Australische inter- netadviseur iets te melden waar ik mee verder kan? 2. Als alles zichtbaar is, hoe vind je dan? Voorbeeld: Elders in de wereld wordt vast al praktijkervaring opgedaan met dezelfde activiteiten waar ik ook mee bezig ben. Maar hoe krijg ik de inzichten van die collega-ambtenaren boven tafel en in welke vorm zijn ze dan be- schikbaar? Als rapport? Als blog? Als film? Heeft er eigenlijk iemand in de wereld al ervaring met het opzetten van een digitaal ambtenaren- netwerk zoals dat van Ambtenaar 2.0? 3. En als je hebt verzameld wat je nodig hebt, hoe weet je dan dat je volledig bent? Voorbeeld: Ik heb met mijn afdeling een brainstorm gehad, waar heel wat goede ideeën uitgekomen zijn. Maar zou ik met andere mensen, die ik toevalligerwijs niet ken, niet een nog beter resultaat kunnen halen? Hoe kan ik andere mensen laten mee- denken over waar ik tegenaan loop? De wereld komt uit een periode van schaarste, waarbij een aantal pro- fessionals in een gebouw bij elkaar werd gezet omdat dat er geen an- dere manier was om samen te werken en een probleem aan te pakken. Waarbij gebruik werd gemaakt van de informatie die voorhanden was, omdat meer informatie niet te verkrijgen was. En waarbij belangenver- tegenwoordigers werden uitgenodigd bij het oplossen van problemen omdat het onmogelijk was alle betrokkenen zelf mee te laten denken. Veel van wat toen niet kon, kan nu wel. Ik zal daar eens wat dieper induiken: hieronder staan deze drie dilemma’s daarom uitgewerkt. 1. Personaliseer je wereld In onze poging inzicht te krijgen in deze nieuwe concepten worden we geholpen door een aantal interessante boeken. Om ons meer te ver- diepen in het probleem van het enorme aanbod biedt “The Long Tail” van Chris Anderson bijvoorbeeld een belangrijk inzicht. Het boek richt zich met name op economische aspecten, maar het verklaart wel een belangrijk principe. Dat principe is niet zozeer ontstaan door internet, maar wel daardoor alomtegenwoordig geworden aangezien op internet beperkingen van tijd en plaats zijn verdwenen. Woordenboek: Blog, een weblog is een verslag of be­schrijving van iets wat je bezig houdt en wilt delen met anderen, die daar vervolgens op kunnen reageren. Chris Anderson - The Long Tail: Why the Future of Business is Selling Less of More (2006). The machine is us/ing us Voor een korte, conceptuele geschiedenis van internet en web 2.0 beveel ik het filmpje “The Machine is us/ing us” aan van Michael Wesch. Hij geeft daarin goed aan op welke punten door internet iets fundamenteels aan het veranderen is in onze wereld. Je kunt het o.a. vinden op YouTube: http://twurl.nl/vdcq5w
  • 18 | Ambtenaar 2.0 (2008) The Long Tail Waar gaat het boek over? De long tail van de titel is het economische principe dat bij een oneindig aanbod niet alleen een klein aantal goed verkopende producten (hits) geld in het laatje brengt (veel verkopen van weinig), maar dat de verkoop van een enorm aantal nicheproduc- ten ook kan optellen tot een flinke omzet (weinig verkopen van veel). Onderstaande grafiek verklaart waarom dat de ‘lange staart’ genoemd wordt. Een voorwaarde voor het ontstaan van deze lange staart is natuurlijk dat het aanbod heel groot moet zijn om er voldoende omzet uit te kun- nen halen. Daarin heeft internet voor een doorbraak gezorgd omdat de inventaris van online winkels oneindig groot is en niet wordt be- lemmerd door een beperkte plankruimte zoals de winkel om de hoek. Daardoor hoeft de online winkel zich niet te concentreren op een paar hits, maar kan het voor elk wat wils bieden. Het is de emancipatie van de nichemarkt. Iedereen is een niche Dat bedrijven hun geld kunnen verdienen met nicheproducten is niet het enige revolutionaire aan de long tail. Het betekent namelijk niet al- leen de emancipatie van de niche, maar ook van het individu. Uiteinde- lijk is iedereen een nichemarkt immers. De optelsom van ieders smaak, interesses en omstandigheden is uniek. Met een oneindig aanbod aan producten kiest ieder wat het beste bij hem past. De gemene deler is niet meer de enige leidraad voor het aanbod, naast mass production is er nu mass customisation. Dit fenomeen manifesteerde zich voor het eerst op de cultuurmarkt. Met name in die markt zijn zowel het aanbod als de verschillen in smaak enorm: boeken, muziek, films, kleding, etc. Boek- en muziekwinkels konden slechts een fractie bieden van het aanbod en boden dus alleen de best verkopende hits. Online winkels als www.amazon.com bieden een veel breder aanbod en hebben zo een groot deel van de markt gepakt. Ondertussen manifesteert de long tail zich ook in andere mark- ten. Zo heeft Google het succesvol toegepast op de online advertentie- markt door ook kleine sites de mogelijkheid te geven advertenties te plaatsen. En kleine sites, daar zijn er heel veel van! Ik kom nu terug op de oorspronkelijke vraag: als alles beschikbaar is, wat kies je dan? Die keuze zal iedereen uiteraard zelf moeten maken. www.amazon.com is de grootste winkel op internet. Begonnen als boekwinkel is het assortiment steeds verder uitgebreid: eerst tweedehands boeken, daarna andere productgroepen tot aan supermarktartikelen toe. Tegenwoordig is het bij Amazon zelfs mogelijk een compleet uitgeruste inter­net­winkel te huren of alleen serverruimte om je eigen internetbedrijfje te beginnen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 19 Iedereen bepaalt z’n eigen niche. Maar “The Long Tail” maakt duidelijk dat we ons niet meer hoeven te beperken tot de hits. En dat we niet moeten verwachten dat anderen (bijv. burgers) dat doen. 2. Vinden en gevonden worden Hierboven schreef ik dat de meerwaarde van internetwinkels was dat ze een groter aanbod boden dan gewone winkels. Als dat het enige was dan zouden ze niet zo ver gekomen zijn. Want als het aanbod oneindig groot is, hoe vind je dan wat je wil? Kun je dan door de bomen het bos nog wel zien? Een enorm groot aanbod heeft pas meerwaarde als zo’n online winkel ook in staat is om de juiste klant bij het juiste product te brengen. Ofwel: nu alles via internet bereikbaar en beschikbaar is, hoe kun je eruit zeven wat je nodig hebt? Wat voor zeef heb je daarvoor nodig? Daarin zijn drie soorten te onderscheiden. a. Menselijke zeef Van oudsher is de menselijke zeef het meest bekend: de expert die aangeeft wat goed is, bijv. de filmrecensent, het muziektijdschrift, de wijninkoper van Gall&Gall, de hoofdredacteur van een krant, etc. Deze beroepsgroepen staan onder druk en er wordt veel gediscussieerd over wat internet en web 2.0 voor hun vak betekenen. Deze ‘kenner’ zal z’n functie behouden in het internettijdperk, maar hij heeft aan autoriteit verloren. Mede omdat we niet meer van hem afhankelijk zijn om iets te vinden. b. Sociale zeef Ook de sociale zeef is al langer bekend: vrienden, van wie je de smaak kent, bevelen films aan of zeggen dat je eens naar die en die kledingwin- kel moet gaan. Contacten met vrienden worden door bijv. MSN, Twitter of Hyves (zie het kopje ‘Mijn merken’) steeds intensiever dus groeit het belang van de sociale zeef. Ook wordt het begrip ‘vriend’ steeds ruimer geïnterpreteerd. Liever dan een expert te geloven vertrouwen consu- menten steeds meer op a person like me (dat is de marketingterm), bijv. sites met beoordelingen en waarderingen van allerlei producten en diensten, zoals www.iens.nl voor restaurants en www.vergelijk.nl voor winkelproducten. Ook via persoonlijke netwerken kun je tips en informatie ontvangen: berichten in forumgroepen waar je lid van bent, of een link van iemand uit je netwerk op www.delicious.com. c. De algoritmische zeef De algoritmische zeef is mogelijk geworden doordat zoekmachines en andere sites vele terabytes aan gebruikersstatistieken kunnen verwerken en daar gedragspatronen van gebruikers uit kunnen deduceren. Internet heeft deze algoritmische zeef mogelijk gemaakt, maar tevens het bereik van de tweede, sociale, zeef enorm uitgebreid. Daar ligt dan ook de meerwaarde van internetbedrijven en zoekmachines: niet alleen in het aanbieden van een oneindige keus, maar juist om gebruikers in die keus bij te staan. Amazon.com (en Bol.com) geven aan dat mensen die “The Long Tail” kochten ook “The Wisdom of the Crowds” kochten, bijvoor- beeld. Google toont advertenties die betrekking hebben op je zoekvraag, op de pagina die je bezoekt of het gmailtje dat je leest. De muzieksite www.last.fm legt vast waar je naar luistert en komt met suggesties. Op deze manier kun je je zoekresultaat steeds verder verfijnen naar je webmessenger.msn.com is de online versie van MSN Messenger. MSN is in Nederland de meest populaire software om te chatten (instant messaging). Als het niet lukt om de MSN-software te installeren op de computer, kun je met de webmessenger toch contact leggen met je netwerk. www.twitter.com is een site om te microbloggen: geef in 140 tekens regelmatig aan waar je mee bezig bent en abonneer je op de berichten van anderen om te lezen waar zij mee bezig zijn. Meer informatie elders in dit boek. www.hyves.nl is met zo’n zes miljoen leden het grootste online sociale netwerk van Nederland. Hyves biedt veel functio­ naliteiten, maar is meer voor persoonlijk gebruik dan voor werk. Nederland is met Hyves een uitzondering in de wereld van sociale netwerken, in de meeste andere landen wordt gebruik gemaakt van internationale sites, zoals www.myspace. com en www.facebook.com www.delicious.com biedt de mogelijk­ heid om online je favoriete internetsites bij te houden, zodat je er vanaf elke computer met internet­verbinding bij kunt. Meer informatie elders in dit boek. www.last.fm is een sociaal netwerk rond muziek en bands. Behalve de moge­lijkheid contact te hebben met anderen en je eigen muziekvoorkeur vast te leggen, biedt de site een ‘radiozender’ met diverse muziek gebaseerd op jouw voorkeuren of gelijkend op een bepaalde band.
  • 20 | Ambtenaar 2.0 (2008) eigen smaak en interesse en ga je dieper de lange staart in. De conclusie is dat de beroepsgroepen die altijd hebben gefungeerd als ‘menselijke zeef’ momenteel hun positie in de samenleving zien verzwakken. Zij zijn hard aan het nadenken waar hun meerwaarde (hun niche) ligt in deze nieuwe wereld (bijv. journalisten op www.denieuwereporter. nl) want hun werk wordt steeds vaker door andere internetgebruikers gedaan (bijv. bloggers). Voor ambtenaren kan een vergelijkbare situ- atie ontstaan. Ik ga daar dieper op in in Hoofdstuk 5. We zullen als ambtenaren moeten inzien dat burgers niet meer automatisch naar de overheid kijken voor oplossingen, maar zelf gaan rondkijken. En wij zullen moeten onderzoeken hoe we zelf gebruik kunnen maken van die sociale netwerken en de mogelijkheden die internet biedt om beter ons werk te kunnen doen. Net als de bedrijven die ik als voorbeeld noemde al hebben gedaan. 3. Massasamenwerking Het is een bekend gegeven, maar misschien goed om nog eens even te herhalen. We weten heel veel als overheid. We hebben professionals en deskundigen aangenomen en hebben zo heel wat kennis binnen onze muren zitten. Maar we weten niet alles. Daarom betrekken we anderen bij ons werk: we huren bedrijven in, laten onderzoeken doen en nodi- gen belangengroeperingen e.d. uit om mee te denken. Daarmee hopen we – tegen heel veel geld - gaten in onze kennis op te vullen: de dingen waarvan we weten dat we ze niet weten. Maar zelfs dan blijft er nog een categorie kennis over: de dingen waarvan we niet weten dat we ze niet weten. Hoe komen we daar achter? Waarschijnlijk kan hiervoor dezelfde grafiek worden gebruikt als bij de long tail: de beperkte groep kenners die het grootste deel van de ken- nis en ideeën aan kunnen leveren en in de lange staart de onzichtbare kennis en ideeën van de enorme groep mensen die je niet in beeld hebt. Daarbij gaat het er niet om dat we de hele staart in beeld bren- gen, maar dat we dat ene idee dat we net nodig hebben eruit kunnen plukken. Of dat we net die persoon vinden die de juiste bijdrage kan leveren aan een tekst, een project of wat dan ook. De overheid moet kleiner, beter en flexibeler, vindt het kabinet. Dat kan onder andere door taken uit te besteden aan de samenleving: crowdsourcing, outsourcing to the crowd. Op die term kom ik in de vol- gende paragraaf terug, maar één van de boeken waarin dit concept ver- der wordt uitgewerkt is “Wikinomics. How mass collaboration changes everything”, van Don Tapscott en Anthony D. Williams. Wat kunnen we als overheid met massasamenwerking? Wikinomics Het boek heeft eigenlijk twee belangrijke boodschappen. De eerste is dat om mee te kunnen in deze wereld, als je als organisatie vooraan wil blijven lopen, je niet alleen op je eigen organisatie en medewerkers kunt bouwen, maar ook de kennis en ideeën van buiten moet weten in te zetten. En de tweede boodschap is dat dat niet gemakkelijk is. Dat vraagt dat je mentaal de knop om zet en dat je moet leren hoe je zoiets aanpakt. Maar ook dat de meest succesvolle bedrijven de meest radicale omslag hebben gemaakt. Don Tapscott, Anthony D. Williams - Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything (2006). Woordenboek: Crowdsourcing, ‘outsourcing to the crowd’, ofwel het uitbesteden van taken aan burgers of consumenten, dus buiten de eigen organisatie.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 21 Wikinomics beschrijft zeven modellen om de term massasamenwer- king te verduidelijken. Ze zijn niet allemaal even goed inzetbaar bij de overheid, maar ik zal proberen wat voorbeelden te benoemen om de inzetbaarheid van zo’n model bij de overheid te verduidelijken: • Peer pioneers zijn grote netwerken van vrijwilligers die gezamenlijk snel en efficiënt tot een product komen. Voorbeelden daarvan zijn natuurlijk open-source-software en Wikipedia, maar ook het Cali- fornische initiatief om de officiële schoolboeken in een wiki te gaan schrijven. Voorwaarde hierbij is wel dat het gaat om digitale taken (zoals heel veel werk bij de overheid), die opgesplitst kunnen worden in deeltaken en gemakkelijk weer samengebracht kunnen worden in één resultaat; • Ideagoras, ofwel open innovatie, is een marktplaats van ideeën en in- novatie met twee varianten: eentje waar problemen kunnen worden geplaatst (zoals www.innocentive.com) en eentje met oplossingen (bijv. www.yet2.com). Dat kunnen natuurlijk ook maatschappelijke problemen zijn; • Prosumers zijn consumenten of klanten die verder bouwen en inno- veren op bestaande producten, zoals het voorbeeld van Lego, dat z’n klanten eigen bouwpakketten laat samenstellen en de meest populaire ook als product uitbrengt. Maar ook Second Life, waar bijna alles wordt gebouwd door de gebruikers, of www.wuz.nl, het nieuwsplatform van de Telegraaf, zijn goede voorbeelden. Wat zou je bijv. op basis van overheidsinformatie aan handige internetsites kunnen bouwen? Meer hierover in het hoofdstuk over Open Overheid, Hoofdstuk 6. • New Alexandrians, bedrijven en wetenschappers die samenwerken en kennis uitwisselen om grote of complexe uitdagingen aan te kunnen gaan. Ik kan me voorstellen dat het binnen de overheid al erg zou helpen voor de efficiëntie om een overzicht te hebben van de onder- zoeken die alle ministeries uit hebben staan en de (tussen)resultaten daarvan actueel en online beschikbaar te hebben; • Platforms for participation bieden een open platform op basis waarvan ieder zijn of haar eigen idee kan uitwerken. Google Maps is natuurlijk een bekend voorbeeld, eventueel kun je www.flickr.com en www.you- tube.com er ook onder scharen. Maar ook Amazon, waar ieder een eigen winkel kan beginnen met gebruikmaking van alle functionaliteiten die Amazon zelf ook heeft. De BBC heeft BBC Backstage (backstage.bbc. co.uk) geopend waar je met BBC-content zelf nieuwe programma’s kunt samenstellen (en waar ze vervolgens de beste uit pikken); • Global Plant Floor: in “The world is flat” beschrijft de Amerikaanse journalist Thomas Friedman hoe bedrijven hun werkzaamheden steeds meer wereldwijd verspreiden op basis van kosten, kennis of andere benodigdheden. Tapscott en Williams breiden dit beeld uit naar het inschakelen van consumenten in het ontwerpproces (zoals BMW doet) en de taakverdeling tussen toeleveranciers zoals Boeing bij het sa- menstellen van vliegtuigen. Ze hebben het over een ecosysteem van bedrijven en organisaties die hun werkzaamheden en productielijnen op elkaar afstemmen. Zo’n ecosysteem van bedrijven en organisaties Woordenboek: Wiki, online software waarmee personen gezamenlijk aan één document kunnen werken, waarbij elke wijziging wordt gelogd. Woordenboek: Open innovatie, het betrekken van burgers/consumenten bij productontwik­keling met als doel kennis of ideeën van buiten de organisatie te mobiliseren. Woordenboek: Second Life, 3D-omgeving waar gebruikers een personage kunnen aanmaken, landschappen en gebouwen kunnen inrichten en contact kunnen hebben. www.flickr.com is een site waar je foto’s kunt opslaan en delen met anderen. Het is daardoor één van de grootste bronnen van fotomateriaal geworden. Zelfs nationale archieven (ook in Nederland) publiceren hun historische materiaal op Flickr. www.youtube.com is een site waar je filmpjes kunt opslaan en delen met anderen. Rijp en groen staat er door elkaar, van flauwe pubergrappen tot nieuwe kunstvormen. Diverse filmpjes bereiken een miljoenenpubliek en sommige programma’s worden beter bekeken dan televisieprogramma’s.
  • 22 | Ambtenaar 2.0 (2008) hebben overheidsorganisaties ook. Zouden we een wet of beleidsplan ook zo kunnen samenstellen, door taken te verdelen met organisaties om ons heen? • Wiki workplace, over de voordelen van massasamenwerking voor de interne organisatie: de horizontale samenwerking en co-creatie tus- sen medewerkers over organisatiegrenzen heen, interne communica- tie via blogs en discussiefora, het putten van ideeën van onderuit de organisatie (bijv. Google-medewerkers die 20% van hun tijd aan eigen plannen mogen besteden) en het gebruik van prediction markets om besluitvorming te ondersteunen, etc. Eigenlijk brengen de auteurs hier de andere modellen zoals peer production en ideagoras naar de werkvloer. Daarbij beschrijven ze de gevolgen voor hiërarchie en be- sluitvorming, de voordelen van openheid en zelfsturing en de nood- zaak om een nieuwe balans te zoeken tussen hiërarchie en zelfsturing. Meer hierover in Hoofdstuk 7. Crowdsourcing Een andere term die in deze context vaak wordt genoemd is crowdsour- cing. Het is een term (en ondertussen ook een boek) van Jeff Howe. Zoals hij het zelf uitlegt: outsourcing to the crowd. Hij stelt dat de meeste kennis en ideeën niet binnen de eigen organisatie te vinden zijn, hoe groot je afdeling Reseach & Development ook is. In de buiten- wereld is altijd meer te halen, dus hoe ga je de juiste mensen vinden die jou kunnen helpen? Open innovatie dus. Bij deze een aantal voor- beelden uit zijn boek. Crowdsourcing is niets nieuws. De oplossing voor het achttiende-eeuwse probleem van de lengtegradenbepaling is misschien wel een van de eer- ste geslaagde voorbeelden van crowdsourcing. Het navigeren op volle zee ging de zeevarende naties in die tijd dramatisch af. Zodra de kust uit het zicht verdween werd het onmogelijk de lengtegraden accuraat te bepalen en konden schepen ver uit koers raken. Om dit zeer kostbare probleem op te lossen stelde het Britse parlement 10.000 pond be- schikbaar voor een geschikte oplossing. Een oplossing kwam er, echter niet van een ambtenaar of wetenschapper, maar van een klokken- en meubelmaker genaamd John Harrison. Maar ook op het gebied van open innovatie heeft internet het mogelijk gemaakt om op een veel grotere schaal te werken en crowdsourcing dus echt in te zetten als middel in de organisatiestrategie. Een voorbeeld hiervan is Innocentive.com, waar bedrijven complexe problemen online zetten met een te winnen prijs. Op deze manier worden mensen uit totaal andere gelederen en disciplines ingeschakeld en is het mogelijk tussen de enorme hoeveelheid van mensen en ideeën  tegen relatief lage kosten de juiste te vinden. Procter & Gamble is er volgens Taps- cott en Williams van overtuigd dat open innovatie in 2010 voor 50% van de innovaties zal zorgen. Een behoorlijke uitspraak voor een bedrijf dat zelf 9.000 R&D-mensen in dienst heeft. Wat opmerkelijk is in het verhaal van Jeff Howe is het accent dat hij legt op diversiteit en uniciteit. Het gaat dus niet om een gemene de- ler of de middelmatigheid van een massa. Crowdsourcing moet niet worden begrepen als een mechanisme dat ‘de massa’ in staat stelt om Thomas L. Friedman - The World Is Flat: A Brief History of the Twenty-first Century (2005). Jeff Howe - Crowdsourcing. Why the Power of the Crowd is Driving the Future of Business (2008). Meer over John Harrison op Wikipedia: http://twurl.nl/ljhpmw Brainstormen en ideeën verzamelen Als je online wil brainstormen of anderszins ideeën wil verzamelen vanuit je netwerk of van burgers, probeer dan www.uservoice. com of www.crowdsound.com eens. Als je je aanmeldt bij de site kun je een pagina aanmaken met een introductie of vraagstelling erboven. Iedereen die je uitnodigt kan vervolgens een idee lanceren. Anderen kunnen daarop reageren en punten toekennen. Langzaam groeien de ideeën en komen de ideeën met de meeste stemmen bovendrijven.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 23 collectief mee te werken aan de ontwikkeling van een product (hoewel dat soms ook een keuze kan zijn). Nee, het feit dat de hele wereld via internet verbonden is maakt het juist mogelijk om mensen met unieke en bijzondere kennis en eigenschappen te verbinden aan schier onop- losbare problemen dan wel innovaties. En daarbij geldt min of meer de stelregel: hoe verder je ervan af staat, hoe groter de kans op een originele oplossing. Samenvatting Internet is een relatief nieuw fenomeen, ook in ons denken bij de over- heid. Het brengt nieuwe vragen en concepten met zich mee. Het vraagt dat we op een andere manier naar de wereld kijken, dat we gaan ‘om- denken’. De aanleiding hiervoor is een technische, maar de gevolgen zijn maatschappelijk. Dat levert nieuwe vragen en dilemma’s op, maar ook nieuwe mogelijkheden. In dit hoofdstuk heb ik geprobeerd een aan- tal nieuwe perspectieven te schetsen om op een andere manier tegen de wereld van internet, en daarom ook onze wereld, aan te kijken. Ik heb ook enkele gevolgen geschetst en de potentie die daarin verscholen zit. Nu we de overstap maken naar web 2.0 wordt die potentie zicht- baarder en de inzet ervan in het werk van de overheid tastbaarder. Voordat ik daarop verder ga moeten we eerst weten wat er met de term ‘web 2.0’ wordt bedoeld. Daarom zal ik in het volgende hoofdstuk verder uitwerken wat web 2.0 karakteriseert.
  • 24 | Ambtenaar 2.0 (2008) Wat is Twitter? Hoe vaak denk je niet: “Jammer dat ik dat niet eerder had gehoord, dan hadden we namelijk ...” Voor iedereen is het cruciaal te weten waar je naaste collega's (bij je afdeling, binnen je organisatie, binnen de overheid, daarbuiten, iedereen met wie je samenwerkt dus) mee bezig zijn. Dat voorkomt dat je dubbel of tegen- strijdig werk doet en geeft de mogelijkheid om snel op andermans activiteiten in te springen en voort te bouwen. Over grenzen heen en dwars door de verkokering heen. Dat kan door te bloggen … of te microbloggen: Twitter. In Twitter kun je in 140 tekens aangeven waar je mee bezig bent op dat moment. Heel kort stil staan bij wat je aan het doen bent. Wat moet je doen? Aanmelden kan op www.twitter.com. Daarna kies je andere gebruikers uit om te volgen. En die gaan jou dan weer volgen. Kijk maar eens op www.twitter.com/davied en misschien zie je een bekende in mijn lijst met volgers. Wil je me iets mededelen (bijv. dat je dit boek aan het lezen bent), zet dan @davied in je bericht. Een paar tips • Om ritme te krijgen in het schrijven, bedenk je gewoon elk uur "Wat ben ik nu aan het doen?". Meld ook zaken waar je trots op bent of rare dingen die je opvallen. • Geen schroom om veel mensen te volgen, je kunt ze daarna altijd weer ‘ontvolgen’ als het teveel wordt; • Zorg dat je mensen vindt in je omgeving die ook twitteren, zodat je er iets aan hebt in je werk/privéleven; • Maar volg ook een paar beroemde Twitteraars om ideeën te krijgen van hoe je het nog meer kunt gebruiken; • Integreer Twitter in je werkomgeving zoals Netvibes of iGoogle (met rss of widget), zodat je niet steeds naar Twitter.com hoeft; • Zorg ervoor dat je via search.twitter.com of www.twittermail.com wordt geattendeerd op berichten die aan jou gericht zijn (@davied), zodat je die in ieder geval niet mist; • Je kunt ook wereldwijd zoeken in Twitter met search.twitter.com. Via mail en rss kun je bericht krijgen als iemand een term gebruikt waarin je geïnteresseerd bent; • Het is wel heel handig om mobiel internet te hebben (bijv. op je telefoon), zodat je niet afhankelijk bent van je werkplek om bij te lezen, maar het gewoon onder het lopen kunt doen; • Twitter is openbaar voor de hele wereld, maar je kunt het ook afsluiten voor alleen vrienden. Als je met gevoelige onderwerpen bezig bent is dat wel aan te raden. Ook handig met Twitter • Je kunt je ook abonneren op nieuwsbrieven en berichten van organisaties. Dan zie je direct wat er nieuw is. Bijv. de blogs op Ambtenaar 2.0 (@ambtenaar20) of de persberichten van @MinOCW; • Steeds meer politici gaan gebruik maken van Twitter. Zo zijn er leden van het Amerikaanse Congres die live be- richten vanuit de vergaderzaal sturen. In Nederland twittert Maxime Verhagen; • Tijdens conferenties of andere bijeenkomsten zijn vaak meerdere personen hun commentaren en inzichten bij sprekers aan het twitteren. Als je die berichten opzoekt, leer je meer; • Vaak vraagt een organisator een code in een twitterbericht te typen, bijv. #db. Alle berichten met die code wor- den op een scherm getoond, waardoor zo’n bijeenkomst interactiever wordt; • Je kunt ook zoeken in twitterberichten, op search.twitter.com. Vul je beleidsonderwerp in (bijv. ‘platteland’) en vind wie wat zegt over jouw onderwerp. Abonneren kan ook; • Trouwens, een twitterbericht heet een tweet.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 25 Kenmerken van web 2.0 Wat is web 2.0? Dat lijkt simpel te beantwoorden (namelijk: de tweede versie van het world wide web), maar dat is het niet. Om twee rede- nen: het is een verzamelnaam voor een veelheid aan ontwikkelingen en het is een van oorsprong technische vernieuwing die echter sociale en maatschappelijke gevolgen heeft. Dat maakt web 2.0 lastig te dui- den. De term web 2.0 is bekend geworden door Tim O’Reilly, uitgever van ICT-boeken en internetvisionair. Hij noemt de twee belangrijkste eigenschappen: 1. The network is the platform: online is waar het gebeurt en dat brengt een andere manier van denken met zich mee; 2. Users add value: een site of online voorziening wordt beter naarmate meer mensen er aan bijdragen (user generated content). Zelf zou ik daar nog een paar andere Engelse termen aan toe willen voegen: 3. Everyone’s connected: iedereen is aangesloten dus iedereen is potentieel bereikbaar; 4. Van read only naar read-write: ofwel van een medium om mee te zenden naar een interactief platform. We hebben in het vorige hoofdstuk een aantal voorbeelden voorbij zien komen van de gevolgen en mogelijkheden van internet en web 2.0. Maar wat is nu web 2.0? Is er een definitie van? Wanneer is het web 2.0 en wanneer niet? Wikipedia, zelf een product van web 2.0, gebruikt de volgende definitie: “Web 2.0 is a term describing changing trends in the use of World Wide Web technology and web design that aim to enhance creativity, informa- tion sharing, and collaboration among users.” (Wikipedia, augustus 2008) Die definitie legt erg de nadruk op de technologische achtergrond van web 2.0 en wat die technieken mogelijk hebben gemaakt. Het is een stuk lastiger te definiëren welke mentaliteit en cultuur daar bij horen. In de komende paragraaf ga ik daar een aantal aspecten van benoe- men. Definities Valerie Frissen, bijzonder hoogleraar ICT en Sociale Verandering aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en onderzoeker bij TNO, heeft in opdracht van het ministerie van BZK in het voorjaar van 2008 onderzoek gedaan naar de gevolgen van web 2.0 voor de overheid (zie ook Hoofdstuk 6). Uiteraard besteedt Frissen in haar rapport ‘Naar een user generated state’ ook aan- dacht aan definiëring. Ze heeft het over het ’sociale web’, waarbij wordt uitgegaan van netwerken, een open omgeving en ruimte voor gebruikers om bij te dragen. Web 2.0 is volgens haar 1. het ontstaan van platforms op internet waar gebruikers zich kunnen or- ganiseren, samenwerken, vriendschappen onderhouden, delen, ruilen, handelen en/of creëren, die Hoofdstuk 3. Woordenboek: User generated content, informatie die niet door redacteuren maar door gebruikers is toegevoegd aan een site. Het rapport ‘Naar een user generated state’ is te vinden op de site van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: http://twurl.nl/hjz4k4
  • 26 | Ambtenaar 2.0 (2008) 2. open toegankelijk zijn en decentraal georganiseerd, 3. waardoor een actieve inbreng van gebruikers mogelijk is 4. en waar alles wat op die platforms gebeurt maximaal geëxploiteerd wordt. Web 2.0 biedt volgens Frissen dus mogelijkheden voor burgers om zich decentraal te organiseren, gezamenlijk aan producten te werken (co- creatie), bijdragen (user generated concent) te verzamelen en her te gebruiken (remixability) en verder te bouwen op bestaande diensten. Uiteindelijk zijn er drie woorden die mij het meeste opvallen in deze en andere definities en beschrijvingen. In onderstaande paragrafen zal ik van elk van deze woorden de aspecten benoemen die sterk samenhan- gen met web 2.0. Deze woorden zijn: 1. open: toegankelijk en transparant; 2. sociaal: uitgaande van mensen en de contacten daartussen; 3. gebruiker centraal: mogelijkheden in handen van gebruikers geven om ‘hun ding’ te doen. Deze opsomming heb ik altijd en overal in mijn achterhoofd. Hieronder zal ik ze alle drie verder uitwerken. 1. Open ‘Open’ is een woord dat je veel tegenkomt op internet: open source is de bekendste, open standaarden wordt vaak in één adem genoemd, open data is dan een logische volgende, Open API is er zodat com- puters open data automatisch kunnen uitwisselen en OpenID om met één wachtwoord op al die sites in te kunnen loggen. In dit boek zul je ook open innovatie geregeld tegenkomen en in Hoofdstuk 6 komt Open Overheid aan bod. Kortom, open zijn is een belangrijke eigenschap van internet en met name web 2.0. Dat laat zich ook verklaren door de geschiedenis van in- ternet. Het van oorsprong militaire netwerk was natuurlijk allesbehalve open toen het werd opgericht. Voornamelijk dankzij Al Gore (toen nog als senator) is dit netwerk ook beschikbaar gekomen voor andere dan militaire doelen, in de eerste plaats onderwijs en onderzoek. Sindsdien is de discussie over de mate van openheid van internet en de invloed van staten erop regelmatig onderwerp van discussie. Mensen en compu- ters vallen onder het rechtssysteem van een land, maar internet is nog steeds open en supranationaal. Deze cultuur van openheid is de basis geweest voor veel innovaties op internet: openheid maakt het mogelijk om vernieuwingen te vinden, te verspreiden en aan te vullen. Organisaties die zich op internet te ge- sloten en intern gericht opstellen krijgen veel kritiek. Er wordt druk op hen uitgeoefend om opener te werk te gaan. Die roep om meer open- heid levert ook nieuwe vragen op, bijv. rond privacy, auteursrecht en beslotenheid (en nieuwe oplossingen daarvoor), maar het uitgangspunt op internet is openheid. Vanuit die basis van openheid wordt vervolgens gekeken naar eventuele beperking daarvan. Kenmerken van web 2.0 Web 2.0 gaat over houding en cultuur van hoe je met elkaar omgaat en samenwerkt. Die houding laat zich kenmerken door deze eigenschappen: 1. open: toegankelijk en transparant; 2. sociaal: uitgaande van mensen en de contacten daartussen; 2. gebruiker centraal: mogelijkheden in handen van gebruikers geven om ‘hun ding’ te doen. Als je aan de slag wil met web 2.0 in je werk, hou deze eigenschappen dan in je achterhoofd.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 27 Transparant zijn Het eerste aspect van openheid betreft de eigen manier van werken, als individu of als organisatie. Transparantie in je handelen, je acti- viteiten en je resultaten is een voorwaarde voor vertrouwen. Om tot samenwerking te komen, deel te nemen aan een community (online ge- meenschap) of betrokkenheid te genereren over jouw activiteiten moet je open zijn. Als je open bent, ben je echt. Geen dubbele agenda’s dus, maar een open vizier en een open hand. Behalve transparant moet je ook vindbaar en toegankelijk zijn. Hier- boven hadden we het al over de long tail. Elk project is een niche, er zijn vast mensen die met je project mee willen doen, maar hoe vinden ze je? Dat zal voor een groot deel afhangen van je imago: de sociale zeef geeft alleen door wat goed wordt aangeslagen (netwerkeffect, van mond tot mond). Een kenmerk van web 2.0-sites is ook dat ze meestal heel gemakkelijk in het gebruik zijn, dat je snel kunt zien wat er te doen is en dat je snel aan de slag kunt. Ook dat is een vorm van open- heid. Overigens betekent openheid niet dat alles maar op straat gegooid moet worden. Er kunnen diverse redenen zijn om zaken besloten of intern te houden en daar zal niemand raar van opkijken. Maar dat moet wel een weloverwogen keuze zijn. Openheid hoeft ook niet de hele wereld te betreffen, het kan ook gaan om openheid binnen een groep, een organisatie, een netwerk of ander samenwerkingsverband. Binnen dat verband en binnen die groep (en dat kan ook de hele wereld zijn) wil je immers samenwerken en kennis en ideeën uitwisselen. Open staan voor andere ideeën Als je met mensen wil samenwerken, dan moet je daarvoor open staan. Dat klinkt voor de hand liggend, maar dat is het niet. Open zijn vraagt namelijk om actie. Het moet ook voor anderen duidelijk zijn dat die ruimte er is. Het genereren van betrokkenheid bij je site of je project is het moeilijkste wat er is. Die ruimte ontstaat als mensen bijvoorbeeld gemakkelijk lid kunnen worden van je site, voldoende inzicht krijgen in waar je mee bezig bent en diverse mogelijkheden krijgen om zelf bij te dragen. Ieders bijdrage is waardevol want het versterkt de community en de dynamiek. Niet elke bijdrage zal direct de oplossing bieden die je zoekt, maar ergens in die dynamiek kan wel een oplossing ontstaan. Dat kan zijn omdat iemand die je nog niet in beeld had zich aansluit met dat ene idee, dat kan zijn omdat iemand voortbouwt op de basis waar je zelf mee bezig was, of het kan zijn omdat iemand naar aanleiding van de discussie of andere ideeën de juiste connectie legt. Maar die kruisbestuiving kan alleen plaatsvinden in een open omgeving waarin betrokken personen inzichten kunnen uitwis- selen over jouw probleem. En voor dat idee moet je wel open staan. 2. Sociaal Ik schreef hiervoor dat openheid cruciaal is om mensen te betrekken bij een onderwerp, product of probleem. Daar zit de tweede eigenschap van web 2.0: het sociale. Web 2.0 wordt ook vaak het sociale web genoemd, aangezien het steeds minder gaat om een internet van docu- Woordenboek: Community, online gemeenschap waar deelnemers kennis uitwisselen, discussiëren of samenwerken rond een bepaald onderwerp.
  • 28 | Ambtenaar 2.0 (2008) menten en steeds meer om een internet van mensen. En omdat bijna iedereen op internet is aangesloten kun je gemakkelijk die mensen om je heen verzamelen die je voor een project of probleem nodig hebt. Dat sociale aspect uit zich in web 2.0 op verschillende manieren. Een internet van mensen Eigenlijk kan het niet vaak genoeg gezegd worden: bij web 2.0 draait het om mensen. Ik wil geen sites bouwen, ik wil dat mijn boodschap overkomt bij andere mensen. Ik wil geen bijeenkomst organiseren, ik wil dat mensen samenkomen en in gesprek gaan. Samenlevingen en or- ganisaties bestaan uit mensen en bij hen moet het dus gebeuren. Alles wat je als ambtenaar in je eentje doet of wil bereiken, zal nooit verder komen als niet andere mensen ermee aan de slag gaan, het doorvertel- len, erop voortbouwen, etc. De internetsites en instrumenten van web 2.0 hebben bijna allemaal een netwerkfunctionaliteit of krijgen het. Bekend zijn natuurlijk netwerk- sites als Hyves en www.linkedin.com, maar steeds meer andere sites hebben een netwerk eromheen. Op YouTube kon je voorheen alleen je filmpjes uploaden, maar ondertussen kun je profielen maken, verbin- dingen leggen met andere mensen, je op hun werk abonneren, interes- sante filmpjes doorsturen, zien wat voor filmpjes die persoon leuk vindt, etc. Datzelfde geldt voor muziek op last.fm, voor foto’s op Flickr.com, voor documenten op www.scribd.com en bij een wiki op www.pdworks. com. De reden dat zoveel sites (kijk ook op netwerk.ambtenaar20.nl) een profiel- en netwerkmogelijkheid toevoegen is omdat het de functionali- teit van de sites vergroot en verdiept. Als iemand in een wiki een tekst toevoegt, dan wil je immers weten wie die persoon is en wat voor ach- tergrond hij heeft. Dan pas kun je een opmerking op waarde schatten. Idem in een forumdiscussie of als je een blog leest. Het verdiept de samenwerking als je weet met wie je samenwerkt. Het verschijnen van dergelijke profiel- en netwerkmogelijkheden op sites is de erkenning dat het gaat om mensen en hun meningen en niet slechts om stukken tekst (of een filmpje, foto, etc.). Horizontale netwerken Het maakt dus niet uit rondom welk product of onderwerp men zich groepeert, er ontstaan constant en overal netwerken en groepen, meer en minder intensief, meer en minder langdurig, meer en minder seri- eus. Zo zit iedereen, ook IRL (de internetterm voor in real life, buiten internet dus) in meerdere groepen, netwerken en samenwerkingsver- banden. Dat kunnen vrienden zijn of collega’s, over werk of over in- teresses, hiërarchisch of egalitair. Dat was altijd zo, maar op internet komen die verbanden duidelijker in beeld, bijv. in de sites waar je lid van bent, de subgroepen daarbinnen en de verbindingen (‘vriendjes’) die je hebt. Opvallend aan deze netwerken en groepen is dat er nauwelijks een ingebouwde hiërarchie in bestaat. Er is natuurlijk een sitebeheerder en soms een redactie om de boel in de gaten te houden, maar over het algemeen heeft iedereen in een discussie of netwerksite eenzelfde pagina en dezelfde rechten. Dus krantenjongen of president, je hebt www.linkedin.com is een sociale- netwerksite die zich richt op professionals en de werkomgeving. De site is in Nederland zeer populair en de laatste tijd groeit het aantal functionaliteiten. Er is ook een groep rond Ambtenaar 2.0. www.scribd.com biedt de mogelijkheid om documenten in bijv. Word, Powerpoint of PDF te publiceren op internet en vervolgens te embedden in je blog of site. Maar je kunt Scribd ook doorzoeken om te zien of je iemand anders’ document of presentatie kunt hergebruiken. www.pdworks.com is een site waar je gemakkelijk een wiki kunt openen, deelnemers kunt uitnodigen en discussies kunt voeren over wat je gezamenlijk aan het schrijven bent. Het is een makkelijke en interactieve manier om een site te bouwen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 29 dezelfde profielpagina en je discussiebijdrage ziet er hetzelfde uit. Je gaat het gesprek aan in een plat vlak. Je positie in het sociale netwerk is voor het grootste deel gebaseerd op je bijdragen aan de community, je ideeën en inzet, niet je positie, opleiding of leeftijd. Het egalitaire van dergelijke groepen versterkt de betrokkenheid en creëert nieuwe vormen van contact, samenwerking en kennisuitwisse- ling. Het is gemakkelijker om bottom up initiatieven te laten ontstaan, te laten groeien en er draagvlak voor te vinden. Netwerken over or- ganisatiegrenzen heen kunnen samenwerking versnellen en efficiënter maken. Vanuit je netwerken kunnen ook nieuwe ideeën boven komen drijven (à la crowdsourcing). Is het nuttig dan is het goed. Een voor- beeld: in Groot-Brittannië hebben een minister en een ambtenaar van een ander ministerie elkaar gevonden rond een onderwerp en houden ze via Twitter contact om hun onderwerp verder te brengen. Zelforganisatie en zelfsturing Het verdwijnen van hiërarchische structuren wil niet zeggen dat het allemaal chaos is. Open-source-projecten hebben ook sturing nodig, de redacteuren van Wikipedia hebben zelfs een hiërarchische structuur. Maar die structuur is gebaseerd op de kwaliteit en kwantiteit van het afgeleverde werk. De organisatie ontstaat dus op basis van ieders bij- drage in de groep. Datzelfde proces is vaak te zien bij online commu- nities: vanuit het horizontale netwerk komen de meest actieve mensen bovendrijven en is er altijd wel iemand die ordening aanbrengt in de online omgeving. Aangezien iedereen dezelfde middelen tot z’n be- schikking heeft kunnen wijzigingen ook altijd worden hersteld indien nodig. Dus als een bepaalde indeling of structuur blijft bestaan, dan wordt die blijkbaar gedragen door de deelnemers. Een dergelijke zelfsturing en zelforganisatie vraagt natuurlijk wel betrok- kenheid bij de groep. De reaguurder die elke avond twintig sites langsgaat om zijn mening rond te slingeren laat zich daardoor niet beïnvloeden. Maar als iemand betrokken is bij een community of netwerk, dan voelt hij zich verantwoordelijk voor wat er op z’n site gebeurt. Dan spreekt hij die persoon erop aan (bijv. in een discussie) of herstelt hij de eventueel aan- gerichte schade (bijv. in een wiki). Veel sites bieden hier ook een knop of functionaliteit voor aan, zoals op Hyves ‘Dit is niet OK’. Het is een manier om de betrokkenheid die mensen voelen bij de site of bij een onderwerp te gebruiken om een bijdrage te leveren aan de community. Clay Shirky, schrijver van het boek “Here comes everybody: The power of organizing without organizations” gaat zelfs zo ver dat hij zelfstu- rende massasamenwerking als de belangrijkste organisatievorm voor de eenentwintigste eeuw benoemt. In de twintigste eeuw vormden cen- traal gestuurde, hiërarchische organisaties de krachtigste organisatie- vorm, de volgende eeuw is voor decentrale, horizontale netwerken, zo stelt hij. Niet omdat bedrijven niet meer zullen bestaan, maar omdat er een veelvoud aan maatschappelijke initiatieven, groepen en net- werken zal ontstaan die zich via sociale software op internet snel kun- nen vormen en organiseren. We zullen de komende jaren dan ook een stijging zien van het aantal maatschappelijke activiteiten. De uitdaging voor de overheid zal zijn om in die branding de juiste golven te vinden om op te surfen. Clay Shirky - Here Comes Everybody: The Power of Organizing Without Organizations (2008). Foto’s? Zet ze op Flickr of Picasa Uit ervaring weet ik dat de meeste net­werk­schijven van organisaties vol staan met de foto’s van afdelingsuitjes en afscheidsrecepties. Heel onhandig, en kostbaar. Gelukkig kan dat ook online. Zo kun je bij www.flickr.com 100 megabyte per maand uploaden en bij picasaweb. google.com 1 gigabyte in totaal. Je kunt mappen maken om een deel van je foto’s in te stoppen en deze map delen met je collega’s. Dan kan iedereen er thuis of op het werk naar kijken.
  • 30 | Ambtenaar 2.0 (2008) 3.Gebruiker centraal In Hoofdstuk 2 stelde ik de digitale wereld voor als een wereld van ni- ches. Iedereen is z’n eigen niche omdat iedereen een verzameling van interesses, activiteiten en contacten heeft die voor hem of haar uniek is. Omdat alles op internet fluïde is, stelt ieder z´n eigen omgeving samen. Je kunt die omgeving precies vormgeven zoals jij dat wil: wat je nodig hebt voor je werk, wat je verder nog interessant vindt, wat je krijgt aangeleverd vanuit je netwerk, etc. Er is zoveel informatie en er is zoveel te doen, je moet ook wel kiezen, want alles wat teveel is kost alleen maar tijd. Creëer je persoonlijke dashboard Kortom, je wil je leven en dus je omgeving zo efficiënt mogelijk inrich- ten zodat je tijd overhoudt voor andere dingen en niet verzuipt in de informatievloed. Daarom is lifehacking momenteel zo populair: lifehac- kers zijn mensen die hun leven zo efficiënt mogelijk in willen richten en tips uitwisselen over welke trucs en tools je daarvoor in kunt zetten. En door web 2.0 kan dat ook heel gemakkelijk: er zijn diverse handige sites die je kunt gebruiken en omdat op internet veel met standaarden wordt gewerkt kunnen die instrumenten gemakkelijk met elkaar ver- bonden worden. Daarmee kun je als internetgebruiker vervolgens je computer, je toe- gang tot de digitale wereld, personaliseren. In sites als www.netvibes. com of www.igoogle.com breng je die informatiebronnen (dankzij rss) en die applicaties (in widgets) bij elkaar die jij nodig hebt. Je mixt wat je nodig hebt van het internet in een zodanige samenstelling dat je een persoonlijk dashboard bij elkaar hebt geklikt. Je computer wordt zo je persoonlijke bril op de wereld. En niet alleen je computer op je werk, ook je computer thuis, je mobiele telefoon, je laptop in de trein, etc. Als je online bent, heb je je dashboard bij de hand. Any time, any place, any device. User generated content Een internetgebruiker verwacht dus dat hij z’n eigen omgeving kan cre- ëren, dat hij zijn gebruik van internet naar z’n hand kan zetten. Die behoefte en verwachting eindigt natuurlijk niet bij zijn eigen dash- board, eenzelfde flexibiliteit wordt verwacht van andere sites. Als het web flexibel, remixable en personaliseerbaar is, waarom zou hij dan op een site van een organisatie genoegen nemen met de opzet die iemand anders verzonnen heeft en voor elke bezoeker hetzelfde is? Als ik een internetsite met een bezoek vereer, wil ik ook daar zo snel en efficiënt mogelijk doen wat ik daar kwam doen. Grote web 2.0-sites als YouTube en Hyves hebben dat goed begrepen. Zodra je bekend bent bij de site, kom je steeds op je eigen pagina bin- nen. Vaak kun je ook je eigen kleur kiezen zodat je het gevoel krijgt dat het jouw site is. Op die manier ontstaat een gevoel van betrokken- heid bij de site en voel je je meer op je gemak. Dat is belangrijk omdat die sites willen dat je een bijdrage levert op die site. Je laat iets van jezelf zien. Of dat nu foto’s of video’s zijn, je vrienden en contacten of je mening of idee. Om dergelijke user generated content op tafel te krijgen moeten gebruikers het gevoel krijgen dat ze de ruimte hebben Wat is lifehacking? Lifehacking is een beweging van mensen die handige manieren en trucs (o.a. op de computer) zoeken om hun leven efficiënter in te richten en naar hun hand te zetten. Volgens pionier Martijn Aslander is het een mix tussen timemanagement, kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling, met een vleugje web 2.0. Je kunt er meer over lezen en je abonneren op trucs via www.lifehacking.nl. Woordenboek: Rss, de standaard waarmee een site de tekst van een artikel (bijv. titel en samen­vatting) zonder opmaak beschikbaar stelt, zodat andere sites die tekst kunnen incorporeren. Woordenboek: Widget, een bouwblok met informatie of een applicatie dat kan worden geïntegreerd in een andere site (embedden). www.netvibes.com en www.igoogle. com zijn gratis internetsites waar je je eigen startpagina of dashboard kunt creëren. Beide sites bieden de mogelijkheid om kleine vensters te vullen met informatie of applicaties.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 31 om zich te uiten en controle houden over wat ze daar neerzetten. Dus ook als ze alles weer willen verwijderen, dan moet dat kunnen. Dat gevoel om als gebruiker controle te hebben over de omgeving waar je actief in bent, werkt zelfs door in de opzet van de sites zelf. Vaak staat naast het logo van de site het woordje beta, bijv. bij www.gmail. com of bij een site als www.lifestrea.ms. In de softwarewereld staat dat voor een product dat nog niet af is, nog wordt getest en dus nog niet wordt uitgebracht. Op internet zijn het echter wel degelijk wer- kende versies, maar moet de perpetual beta het gevoel oproepen dat de functionaliteit voortdurend wordt aangepast aan de wensen van ge- bruikers. De knop om ideeën of reacties in te sturen is meestal ook prominent aanwezig. Zo bepalen ze samen met hun gebruikers hoe de sites eruit zien en houden ze ruimte om door te evolueren. Gebruikers de ruimte geven Het verschil tussen web 1.0 (hoewel indertijd niet zo genoemd natuurlijk) en web 2.0 wordt met name geduid als de verschuiving van het initiatief van organisaties (bedrijven, overheden, etc.) naar individuen (consu- menten, burgers, etc.). Computers zijn goedkoper geworden, software is vaak gratis beschikbaar (zie www.download.com) en bijna overal is een breedband internetverbinding beschikbaar. Handige web 2.0-sites (vaak ooit begonnen als eenmansbedrijfje of start-up) bieden functionaliteiten waarmee je gemakkelijk online kunt publiceren en samenkomen. De ge- bruiker heeft steeds meer middelen tot z’n beschikking (empowerment), terwijl organisaties met hun grote systemen en logge structuren maar traag vooruitkomen. Als ik echt iets wil doen, ga ik thuis werken. De gebruiker / consument / burger heeft dus alle middelen tot z’n beschik- king om zijn interesses uit te werken en daarmee het wereldwijde plat- form te betreden. Hij kan muziek maken of mixen en publiceren op www. myspace.com. Hij kan via Hyves of www.schoolbank.nl oud-klasgenoten vinden en een reünie organiseren. Maar hij kan ook online een onderwerp agenderen (zoals www.vroegopstap.nl) of een site voor z’n wijk opzetten. Als we als overheid deze energie willen gebruiken (bijv. bij internetconsul- taties of bij crowdsourcing) dan moeten we nadenken hoe we een omgeving creëren (of een bestaande omgeving opzoeken) waarin hij mee wil doen. De communities waarmee we willen werken, bestaan uit deze gebruikers. Hoe geven we als overheid ruimte aan die betrokkenheid en dat potentieel? Samenvatting ‘Open, sociaal en de gebruiker centraal’, die drie begrippen liggen ten grondslag aan de verandering die op internet te zien is. Deze veran- dering noemen we web 2.0 of het sociale web. De drie begrippen om- schrijven de cultuur die op internet ontstaan is en die ook voor een groot deel door internet en web 2.0 mogelijk gemaakt is. Maar internet staat niet los van de rest van de samenleving. De cultuur van internet en web 2.0 heeft steeds meer invloed op hoe we op andere gebieden tegen de wereld, en tegen de overheid, aankijken. Web 2.0 heeft zo- doende een steeds grotere invloed op de samenleving. In het volgende hoofdstuk werk ik enkele aspecten daarvan uit. Woordenboek: Bèta-versie, een conceptversie van nieuwe software, die wel werkt maar nog niet helemaal klaar is, bijv. omdat er nog fouten (bugs) in zitten. Internetsites ‘in beta’: Woordenboek: Perpetual beta omdat een internetsite of –dienst nooit af is en altijd direct kan worden aangepast is er nooit een definitieve versie (het blijft een bèta- versie). www.myspace.com is na Facebook de grootste sociale-netwerksites ter wereld. De oorspronkelijke site is in 2003 in tien dagen gebouwd en had in 2006 al 100 miljoen bezoekers. www.schoolbank.nl is één van de eerste online sociale netwerken in Nederland, rondom het thema scholen en klasgenoten. De meeste diensten zijn echter betaald. Woordenboek: Rss-feed, de stroom van informatie die gebruikers kunnen integreren in hun pagina (bijv. Netvibes) om op de hoogte te blijven van nieuws.
  • 32 | Ambtenaar 2.0 (2008) Handiger informatie verzamelen met rss De informatiestress wordt steeds groter: je bladert tijdschriften door, er komen e-mailnieuwsbrieven bin- nen en je moet nog allerlei sites bezoeken. En dan weet je nog niet zeker of je op je vakgebied of dossier helemaal bij bent. Informatiestress zit voor het grootste deel in het (niet) maken van keuzes. Hoeveel artikelen in dat tijdschrift zijn nu echt relevant? En moet je echt zowel de vakspecifieke als de overkoepe- lende mailinglist volgen? Maar informatiestress kun je ook aanpakken door je informatievoorziening efficiënter te organiseren. Daar is rss voor uitgevonden. Met rss zorg je ervoor dat jij niet meer naar een site toe hoeft te gaan, maar dat de informatie van die site naar jou toe komt. Niet in een e-mail, maar overzichtelijk in een lijst waarin de laatste nieuwtjes gemarkeerd zijn. Al die informatiestromen (feeds) breng je samen in één scherm (bijv. Netvibes of iGoogle) en zo heb je in één oogopslag zicht op wat er nieuw is in jouw dossier. Hoe ga je daarmee aan de slag? Ten eerste: ga naar www.netvibes.com of www.igoogle.com en schrijf je in. Je krijgt dan jouw eigen pagina, met daarin allemaal blokjes. Die kun je vullen met informatie door middel van rss. Ga nu naar je favoriete sites en kijk of er een rss-feed beschikbaar is, herkenbaar aan het oranje logo. Als je daarop klikt zie je de tekst zonder opmaak. De link van die pagina kun je aan je dash- board op Netvibes of iGoogle toevoegen zodat die informatie daar verschijnt zodra er nieuws is. Aan dit logo kun je zien of een rss-feed beschikbaar is op een internetsite
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 33 Web 2.0 en de impact op de samenleving We hebben nu heel veel vernieuwingen en veranderingen voorbij zien komen. Misschien zijn het nieuwe concepten voor je, misschien is het gesneden koek. Mijn opzet is om je vanuit een ander perspectief naar de wereld te laten kijken. Om je te laten doordenken over een wereld die compleet verbonden is en een beeld te geven wat dat betekent voor de cultuur van internet. Langzaamaan wordt de grens tussen internet en ‘de echte wereld’ echter diffuser. Web 2.0 zorgt voor veranderingen in de samenleving. Onderzoeksbureau Forrester heeft het in z’n topic overview als volgt geformuleerd: “Most of the technologies comprising Web 2.0 are evolutionary, but the convergence of these technologies is resulting in revolutionary changes in consumer behavior, business efficiency, and the technology sector.” Maar het gaat uiteindelijk niet om de term (hoewel het gemakkelijk is om naar al deze ontwikkelingen te kunnen verwijzen met één woord), de term is deels ook een hype. Het gaat ook niet specifiek over die sites (Hyves, YouTube of Marktplaats), want daar komen weer steeds nieuwe handige sites voor in de plaats. Waar het wel om gaat is dat fundamen- tele veranderingen plaatsvinden door web 2.0. Wat is de impact van deze veranderingen op de samenleving? Wat is er veranderd door internet en web 2.0? Zoals gezegd begon internet ooit als militair communicatienetwerk, heeft het zich vervolgens ontwikkeld tot computernetwerk voor weten- schappers, tot werkterrein van ICT-nerds en uiteindelijk tot een digi- tale kopie van de werkelijkheid. Het internet is een integraal onderdeel geworden van ons leven en onze samenleving èn tegelijkertijd een aan- vulling daarop: nieuwe concepten die nieuwe dingen mogelijk maken. Het vraagt van de overheid om een pas op de plaats te maken en om zich heen te kijken. Niet alleen omdat we andere dingen moeten gaan doen (hoewel dat ook het geval kan zijn), maar zeker omdat we de dingen anders moeten gaan doen. Als de samenleving verandert, ver- andert onze relatie tot de samenleving immers mee. Welke ontwik- kelingen hebben zich voorgedaan die organisaties ertoe noodzaken om fundamenteel na te denken over hoe ze gebruik maken van internet? Ik benoem hieronder drie belangrijke veranderingen. 1. De integratie van digitaal Zoals ik in de inleiding aangaf heeft het internet ook een fase doorge- maakt waarin werd gedacht dat het een digitale kopie van de werkelijk- heid was: We blijven dezelfde dingen doen, maar dan digitaal. Papieren concepten vertaald naar het web. Bedrijven en instellingen die hun bedrijfsbrochure op een internetsite plaatsten zodat iedereen op elk moment waar ook ter wereld die informatie kon bekijken. Internet is tijd- en plaatsonafhankelijk en dat biedt voordelen. Die aanpak leverde echter geen nieuwe concepten op. Internet bleef een aparte wereld en de computer bleef boven in de studeerkamer staan. Hoofdstuk 4. Bron: Forrester - Topic Overview: Web 2.0 (2007): http://twurl.nl/d2tbzh
  • 34 | Ambtenaar 2.0 (2008) Zo was dat een paar jaar terug nog. Tegenwoordig echter is die compu- ter een laptop die op de bank ligt, altijd onder handbereik. Of een mo- bieltje in je binnenzak. Dat komt niet alleen omdat het aantal functio- naliteiten en mogelijkheden enorm is gegroeid. Inderdaad, de meeste Nederlanders doen hun bankzaken via internet, www.marktplaats.nl heeft de ViaVia vervangen en het laatste nieuws lees je bij www.nu.nl. Maar de reden dat we via ADSL, wifi en umts altijd online willen zijn is omdat het deel is gaan uitmaken van ons leven. Een onderdeel en een aanvulling. Dat is mogelijk geworden omdat nieuwe concepten zijn ontwikkeld die slimmer gebruik maken van de digitale mogelijkheden. We kunnen daardoor dingen doen die we eerst niet konden: dat is echte meerwaarde. Met de komst van internet werden brieven vervangen door e-mail om sociale contacten te onderhouden, maar het bleven één-op-ééncontac- ten. Door gebruik te maken van sociale netwerksites als Hyves komen nu echter netwerken in beeld en worden nieuwe groepen gevormd en contacten gelegd. Ook kun je vanuit huis een winkel of bedrijf begin- nen zonder te hoeven investeren in een pand. Je marketing verloopt via Google Adware zodat je advertentie gericht wordt getoond aan mensen die geïnteresseerd zijn in je product. Nieuwe concepten, nieuwe moge- lijkheden, een veranderende wereld. De integratie van internet in ons leven zal de komende jaren alleen maar groter worden. Een paar jaar terug gingen de meeste mensen nog met een pseudoniem online, nu geven miljoenen mensen hun leven bloot op sociale netwerksites. Als al deze informatie met elkaar wordt verbon- den gaat onze digitale schaduw steeds meer lijken op wie we echt zijn. Mobiele technologie in combinatie met GPS plaatst ons niet alleen live in Google Maps, maar kan vervolgens ook actuele informatie geven over de plek waar we op dat moment zijn (zo´n uitbreiding van je omgeving wordt augmented reality genoemd). We zullen dus niet alleen zelf zicht- baarder worden op internet, informatie van internet zal ook zichtbaarder worden in onze omgeving. Een boeiende ontwikkeling. 2. Democratisering van het debat Eén van de belangrijkste maatschappelijke terreinen waar de vernieu- wing zich manifesteert is de publicatiemacht, de mogelijkheid om je mening kenbaar te maken aan de buitenwereld. Die mogelijkheid bleef voor de komst van het internet vooral gereserveerd voor organisaties. Voor individuen was er ruimte voor een beperkt aantal opiniestukken in kranten. Of iemand kon z´n eigen blad uitbrengen en je in verband met kosten en logistiek neerleggen bij een klein verspreidingsgebied. Internet geeft elke gebruiker een platform om zijn mening kenbaar te maken en daar wordt grif gebruik van gemaakt. Van diepgravende beschouwingen en uitgewerkte plannen tot aan de onderbuikgevoelens en scheldpartijen in reactiefora (de zogenaamde reaguurders). De een mengt zich in nationale politieke discussies, de ander vertelt wat hij die dag gedaan heeft en de volgende werkt met gelijkgestemden een hobby of interesse uit. Iedereen bezit de hulpmiddelen om mee te doen. Nu de mogelijkheid bestaat voor iedereen om z’n stem te laten horen, groeit ook de behoefte om gehoord te worden. Om deel te mogen ne- www.marktplaats.nl is nuttig om de spullen van je zolder op aan te bieden, maar ook bijzondere verzamelobjecten zijn daar te vinden. Tegenwoordig kunnen ook diensten worden aangeboden en gaat de site dus de concurrentie aan met de Gouden Gids. Marktplaats.nl staat al geruime tijd in de top drie van best bezochte Nederlandse internetsites. www.nu.nl is snel één van de grootste nieuwssites van Nederland geworden en biedt nu zelfs foto’s, video’s, zakelijk nieuws en regionaal nieuws. Het meest opvallend is echter www.nujij.nl, waar gebruikers hun eigen nieuwsberichten kunnen plaatsen en beoordelen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 35 men aan het debat en aan de agendabouw (horizontalisering). Dit levert voor de overheid, die zo gewend is om te werken via tussenorganisaties (belangenverenigingen, pers, etc.), nieuwe uitdagingen en vragen op: hoe om te gaan met al die individuen en meningen? Maar het levert ook kansen op, namelijk om kennis uit de gehele samenleving aan te boren. Kennis die voorheen onbereikbaar en dus niet beschikbaar was. 3. Het maatschappelijk potentieel Voor alle duidelijkheid, het gaat hier niet over referenda of directe democratie. Niet elk geluid hoeft geregistreerd en gebruikt te worden. Maar elke organisatie heeft kennis en ideeën nodig om haar werk te kunnen doen. Daarvoor worden werknemers ingezet of ingehuurd en netwerken van personen en organisaties ingeschakeld. Bruikbare kennis en ideeën worden eruit gezeefd en gebruikt. Misschien dat daarbuiten ook relevante ervaringen of oplossingen aanwezig waren, maar die ble- ven onzichtbaar. Via internet kan deze kennis wel toegankelijk worden gemaakt. De ‘zeef’ wordt dan een stuk groter, de mogelijkheid nieuwe kennis en ideeën op te doen dus ook. Een voorbeeld hiervan is het mijnbouwbedrijf Goldcorp dat zijn geo- logische data op internet zette zodat amateurgeologen mee konden zoeken naar goudaders (waardoor uiteindelijk de opbrengst verzeven- voudigde). Maar ook www.waarneming.nl, dat waarnemingen van die- ren en planten verzamelt van natuurliefhebbers uit heel Nederland. Bij planvorming in de ruimtelijke ordening worden steeds vaker simulaties en computerspellen ingezet om de bevolking te betrekken en lokale kennis en ervaringen aan te boren. De middelen zijn beschikbaar en elke organisatie moet voor zichzelf bekijken hoe ze daarmee beter haar taken kan uitvoeren. Als de geëigende overheidsorganisaties geen gebruik maken van dat maatschappelijk potentieel dan is het net zo goed mogelijk dat het ini- tiatief ergens anders vandaan komt. Waarneming.nl is ontstaan los van de natuurverenigingen waarmee het ministerie van LNV tot op heden contacten onderhield. In Engeland is www.mysociety.org (een onaf- hankelijke stichting) de plek waar je losliggende stoeptegels en rond- slingerend vuil doorgeeft. En in Nederland hebben we bij de scholie- renakties tegen de 1040-urennorm en een initiatief als Stop Fout Vlees gezien hoe gemakkelijk en snel een beweging zich kan organiseren. Vragen voor de overheid In zijn boek “The world is flat” beschrijft Thomas Friedman hoe het proces van globalisering is versterkt en versneld door de ontwikkeling van compu- ters en computernetwerken, met name internet. Dit proces van globalise- ring was al langer gaande, maar het krachtiger worden van computers, het groeiende gemak waarmee gebruikers ermee omgaan en met name het feit dat al deze mensen via een wereldwijd netwerk met elkaar verbonden zijn boden nieuwe mogelijkheden en hebben daarmee dit proces versneld. Eenzelfde versnelling vindt ook plaats op het werkgebied van de over- heid. De drie ontwikkelingen die ik hiervoor heb geschetst zijn het gevolg van de uitdagingen waar we in onze droom van Hoofdstuk 2 tegenaan liepen: www.waarneming.nl is een initiatief van drie natuurliefhebbers die meenden dat de manier waarop de leefgebieden van dieren in kaart werden gebracht efficiënter kon en een site opzetten waar iedereen z’n eigen waarneming kan melden. www.mysociety.com is initiatiefnemer van verschillende internetsites die de band van burgers met overheid en politiek versterken, bijv. www.fixmystreet.org en www.theyworkforyou.com
  • 36 | Ambtenaar 2.0 (2008) 1. Steeds meer mensen en steeds meer activiteiten zijn online omdat het internet een onderdeel is gaan uitmaken van onze manier van leven, maar met wie gaan we samenwerken en waaraan gaan we deelnemen? 2. Het proces van horizontalisering en de veranderende rol van de over- heid in de samenleving worden versterkt en versneld door het gemak voor burgers om via internet deel te nemen aan het maatschappe- lijke debat (via fora, weblogs en internetstemmingen), maar hoe vinden we wat het meest relevant voor ons is? 3. Ook zijn er nieuwe instrumenten beschikbaar om samenwerking te organiseren en bijdragen te leveren aan beleidsvormings- of ontwik- kelprocessen (massasamenwerking). De mogelijkheden confronteren organisaties en met name de overheid met hoge verwachtingen en een groei van het aantal initiatieven vanuit de samenleving. Meer dan ooit wordt van de overheid verwacht om in die horizontalise- rende samenleving haar rol te nemen. Waar te beginnen? Alle middelen die hiervoor de revue zijn gepasseerd staan ons dus ter beschikking als we gebruik willen maken van die lange staart aan ken- nis, ideeën en inzet van mensen van buiten onze organisatie. Het biedt voor de overheid een grote kans om efficiënter, effectiever en interac- tiever te werken, maar tegelijkertijd biedt het zoveel nieuwe mogelijk- heden dat we het moeilijk kunnen overzien. Op internet bestaan plaats en tijd niet, want informatie is altijd be- schikbaar en bereikbaar in een milliseconde. Bijna alle Nederlanders en de gehele professionele wereld zijn online en met elkaar verbonden. Je kunt iedereen vragen om mee te denken en met nieuwe kennis en ideeën te komen, als je het maar op de juiste manier vraagt. En al die bouwstenen kun je zelf combineren totdat je de mix hebt gevonden die jij nodig hebt. Dat is geen droom, dat is de realiteit van dit moment. Zoals hiervoor al geconstateerd zijn we in een paar jaar van een situ- atie van schaarste - van ideeën, kennis en contacten - overgegaan naar een situatie van overvloed. Echter, deze verandering is zo groot en is zo snel gegaan dat we nauwelijks de implicaties kunnen bevatten en grotendeels vasthouden aan de manier van werken die we gewend zijn. Nog steeds zitten we van negen tot vijf in één gebouw, werken we sa- men in vergaderingen en proberen we in kleine kring de problemen op te lossen, terwijl al die dingen die we ons in het begin voorstelden en die we hierboven lazen ondertussen ook kunnen. Waarom doen we dat dan niet? Als ambtenaar wil je immers je werk goed doen, wil je je baseren op voldoende gegevens, de juiste mensen betrekken en de meest geschikte instrumenten uitkiezen. De belem- mering is dat we gewoon geen idee hebben wat we met deze nieuwe mogelijkheden aanmoeten. Wat is er mogelijk? Hoe moet je het dan aanpakken? Wat zijn de risico’s? Wie kan me helpen? Dat zijn vragen die we als ambtenaren gezamenlijk moeten proberen te beantwoorden. De realiteit en de realisatie dat plaats en tijd irrelevant zijn geworden, het begrip dat elke wereldburger je kamergenoot is en dat je het dus Internetsites in andere talen lezen Afstanden en grenzen zijn geen barrière op internet, alleen andere talen kunnen een belemmering zijn om echt wereldwijd kennis te verzamelen en samen te werken. Google biedt de mogelijkheid om specifieke teksten of hele sites te vertalen. Kijk op translate.google.com Snel de tekst van een reactie opslaan Eén van mijn grootste frustraties: je bent een uitgebreide reactie aan het schrijven (bijv. in een discussieforum of onder een blog) en er gaat iets mis met de browser of de pagina. Meestal wordt de tekst die je in zo’n venster typt niet tussentijds opgeslagen dus dan ben je alles kwijt. Zonde van het werk en vaak een aanleiding om het dan maar te laten zitten. Tussentijds opslaan kan dus niet, maar je kunt wel tijdelijk je tekst in het geheugen van je computer zetten. Na het schrijven van bijv. een alinea druk je op control-A (CTRL en A tegelijk indrukken) om alle tekst te selecteren, vervolgens op control-C om alles te kopiëren. De tekst staat nu in het geheugen en als er iets misgaat kun je met control-V de tekst weer plakken. Let wel, als de computer helemaal crasht, dan ben je je tekst alsnog kwijt, maar hopelijk zal dat niet zo vaak gebeuren!
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 37 niet alleen hoeft op te lossen en het inzicht dat je zelf je eigen ideale werkomgeving kunt samenstellen, het zijn concepten die ver staan van onze huidige manier van werken, van ruimtelijke beperkingen en infor- matieschaarste. En als je die concepten door gaat denken, dan gaat het je al snel duizelen. Maar dit zijn wel de uitgangspunten van werken op het web. Van werk in de 21e eeuw. Dit zullen we moeten zien te bevat- ten als we verder willen komen.
  • 38 | Ambtenaar 2.0 (2008) eParticipatie op de kaart  De overheid wil haar aanbod beter afstemmen op de wensen van burgers. Uitgangspunt is dat verbetering van de publieke dienstverlening, het openbaar bestuur en het functioneren van de democratie alleen lukt als je burgers inschakelt. Slimme inzet van ICT is één manier om dit te bereiken. Met veel enthousiasme, en op grote schaal, zijn en worden allerlei zogenoemde eParticipatie-projecten gestart. Onderzoek van het programma Burgerlink laat echter zien dat een gestructureerde aanpak veelal ontbreekt. Er blijkt grote behoefte te zijn aan een overzicht van voorbeelden, om inspiratie op te doen en om kennis uit te wisselen. Burgerlink komt aan deze behoefte tegemoet met de Landkaart eParticipatie in Nederland.  In de periode mei-juni 2009 heeft het onderzoeksbureau sCompany van de Hogeschool Utrecht in opdracht van Burgerlink onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken van eParticipatie bij de Nederlandse ge- meenten. Aanleiding voor het onderzoek was het ontbreken van een duidelijk overzicht. Welke gemeenten betrekken burgers met digitale middelen bij de vorming van beleid? Wie zet internet in voor burgerinbreng bij het verbeteren van de wijk? En: hoe denken gemeenten over het toepassen van eParticipatie – en bren- gen zij dit ook de praktijk? Met een respons van bijna 70 procent zijn de uitkomsten representatief voor Nederland. Op basis van de onderzoeksresultaten zijn er twee (communi- catie)adviesrapporten opgesteld: voor kleine en voor grote ge- meenten. Deze zijn te downloaden op de website van Burger- link: www.burgerlink.nl. Maar misschien nog belangrijker: het onderzoek levert een gedegen overzicht op. Veel initiatieven zijn het meer dan waard om kennis van te nemen. Burgerlink biedt hiervoor op de eigen website een google maps applica- tie. Hiermee zetten we eParticipatie in Nederland letterlijk en figuurlijk op de kaart. Het overzicht is te vinden op www.burgerlink.nl/landkaart/ eparticipatie.html.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 39 Wat betekent web 2.0 voor de overheid? Enige tijd terug vroeg iemand me of het geen onbegonnen werk was om met web 2.0 de overheid meer interactief en omgevingsgericht te laten werken: de stevige hiërarchische structuren, de politieke gevoeligheid en het grote aantal oudere werknemers maakten volgens deze persoon dat de overheid eigenlijk niet de meest voor de hand liggende plaats is om op een web 2.0-manier te gaan werken. Daarover zouden we natuurlijk lang kunnen discussiëren, maar uitein- delijk is het niet waar het om gaat. De verandering komt namelijk van buiten. Naarmate de maatschappij meer gaat werken volgens de princi- pes van web 2.0 zal de verwachting groter worden dat de overheid ook op die manier gaat werken. Kortom, het is geen kwestie van kiezen, het overkomt je. En anders gebeurt het zonder je. Zoeken naar je meerwaarde Het deed me denken aan de muziekbranche en de krantenuitgevers. Uiteindelijk gaat web 2.0 gevolgen hebben voor iedereen, voor elke branche. Kijk maar naar de voorbeelden in de mijnbouw (Goldcorp), schoenen (Nike), ontwikkelingshulp (1%-club) of speelgoed (LEGO). Maar sommige organisaties lopen er eerder tegenaan dan andere. Zo hebben de muziekbranche en de kranten als eersten hun manier van werken moeten aanpassen als gevolg van internet. Dat was geen vrije keuze, hun klanten haalden hun muziek en nieuws niet meer bij hen, maar gewoon van internet. Het is niet onlogisch dat die branches als eerste de gevolgen ondervonden. Hun producten zijn digitaliseerbaar en kunnen daardoor gemakkelijk via internet worden verspreid. Aan hun producten was nog steeds behoefte, maar aan de tussenpersoon niet meer. Voordat het internet bestond be- paalde de muziekbranche welke muziek te koop was en de kranten welk nieuws er gelezen werd. Die positie zijn ze kwijtgeraakt, iedereen kan nu immers via internet muziek en nieuws publiceren of ontvangen. Kortom, Warner en de Volkskrant zijn snel gaan nadenken hoe ze op deze ontwikkelingen zouden reageren. Er moesten nieuwe concepten en businessmodellen worden bedacht om weer een positie te veroveren in hun eigen branche. Waar zit eigenlijk de meerwaarde van je organisatie? En hoe ga je die uitbuiten? De Volkskrant is bijvoorbeeld multimedialer geworden, betrekt mensen bij de site en probeert zo een breed platform te zijn voor debat. Ook de muziekindustrie zoekt hard naar nieuwe con- cepten, daarbij gebruikmakend van de positie die ze nu nog hebben. De overheid merkt snel de gevolgen Er zijn natuurlijk legio verschillen met bovenstaande bedrijven: zo heeft de overheid geen product te verkopen en er liggen geen rechts- zaken rond auteursrecht in het verschiet. Maar in andere opzichten zijn er wel wat overeenkomsten. Op een rijtje: • het ‘product’ van de overheid is voor een heel groot deel digitaliseer- baar: de overheid is bezig met het vinden en bijeenbrengen van kennis en informatie, het schrijven van teksten en documenten, rapporte- Hoofdstuk 5. www.1procentclub.nl biedt de mogelijkheid om met kleine bedragen initiatieven in ontwikkelingslanden te steunen. www.petities.nl heeft tot doel om het Nederlanders makkelijk te maken een petitie te ondertekenen of te starten. Het is ook mogelijk voor de ontvangers van petities een loket te openen in de website om petities te ontvangen en te beantwoorden. Het petitierecht is één van de oudste rechten in de Nederlandse Grondwet. Een petitie is een politiek verzoekschrift waarmee kritiek kan worden geuit op het beleid. Petities hebben zowel een belangrijke signaalfunctie als een symbolische functie. Burgerlink is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling en de promotie van deze applicatie.
  • 40 | Ambtenaar 2.0 (2008) ren, samenwerken, afstemmen en netwerken: allemaal zaken die heel goed digitaal kunnen; • de overheid heeft een gewild ‘product’ waar veel aandacht voor is: het gaat immers over de inrichting van Nederland. Veel mensen zijn met onze thema’s (dossiers) bezig en hebben er ideeën over, de media berichten er veelvuldig over en nieuwe ontwikkelingen kunnen zich snel verspreiden; • de ‘klanten’ kunnen het ook zelf: diverse werkzaamheden die door ambtenaren worden gedaan kunnen ook door anderen uitgevoerd wor- den. Als die werkzaamheden digitaliseerbaar zijn, kunnen ze ook on- line plaatsvinden. Begrijp me goed, er zijn heel wat taken die onvervreemdbaar bij de overheid liggen. Daar gaat het me niet om. Maar er zijn ook voorbeel- den van overheidstaken die al door burgers opgepakt worden via inter- net. Een bekend voorbeeld is www.fixmystreet.com in Groot-Brittan- nië. Op deze site kun je meldingen over de openbare ruimte doorgeven, bijv. rommel op straat of een kapotte lamp. De site, opgezet door een onafhankelijke stichting, stuurt de melding door naar de gemeenten. In Nederland hebben we www.ikregeer.nl, waar Kamervragen te vinden zijn. Of bekijk de wiki voor een Windenergiewet eens: nu nog een idee van één iemand, maar het potentieel is veel groter. Wanneer zal de eerste wiki-wet bij de Tweede Kamer worden ingediend? Ook binnen de overheid zijn er onderdelen die eerder met de gevol- gen van web 2.0 geconfronteerd zullen worden dan andere. Ik denk bijvoorbeeld aan de directies en afdelingen die zich bezig houden met inspraak en communicatie. Die zullen als eerste worden geconfronteerd met de vraag wat web 2.0 betekent voor hun manier van werken. Maar uiteindelijk zal iedereen zich die vraag moeten stellen, net zoals de muziek- en krantenuitgevers. Wat betekent web 2.0 voor mijn taak, mijn rol en mijn meerwaarde? Een actuele vraag voor de overheid. Van- daar dat ik durf te stellen dat de overheid juist zeer geschikt is om actief met web 2.0 aan de slag te gaan. Waar raakt web 2.0 ons werk? Internet is ondertussen een integraal onderdeel geworden van de Ne- derlandse samenleving: bijna de gehele bevolking is aangesloten en internet is een platform geworden voor diensten, sociale contacten en samenwerking. Met de komst van web 2.0, het sociale en interactieve web, is het aantal mogelijkheden om via dit platform te communiceren en uit te wisselen sterk uitgebreid. Ook voor de overheid zijn de moge- lijkheden om flexibeler, interactiever en transparanter te werken gro- ter geworden. Zowel binnen de eigen organisatie als naar buiten toe. Er zijn kansen om slimmer te werken, om meer te doen met minder men- sen. Hoe kan de overheid daar de komende tijd invulling aan geven? De invloed van internet op het functioneren van het openbaar bestuur begint zich inmiddels af te tekenen op allerlei (beleids)terreinen. Er ontstaan niet alleen nieuwe vormen van interactie tussen burgers on- derling, maar ook tussen burgers en de overheid en tussen ambtenaren intern. Deze nieuwe ontwikkelingen bieden kansen om anders en beter www.fixmystreet.com heeft in anderhalf jaar ruim 20.000 meldingen van vuil op straat, graffiti, kapotte verkeerslichten en vernielingen in de openbare ruimte doorgegeven aan de locale overheid. www.ikregeer.nl geeft een actueel overzicht van ‘Kamerstukken, Kamervragen en hun antwoorden’, met diverse abonneermogelijkheden. De site is een initiatief van twee medewerkers van de Erasmus Universiteit Rotterdam.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 41 te gaan werken binnen de overheid en naar buiten toe, maar leveren ook nieuwe bedreigingen en onzekerheden op. Dit alles stelt nieuwe eisen aan het functioneren van de overheid en van elke ambtenaar. Dat levert in eerste instantie veel vragen op. Is de overheid wel goed voorbereid op mogelijke verstoringen door deze ontwikkelingen? Wat zijn de kansen en risico's? Hoe kan de overheid de mogelijkheden van web 2.0 gebruiken om op een omgevingsbewustere, interactievere en efficiën- tere manier te werken? Wat betekent dit voor de interne organisatie van de overheid en voor de positie van de ambtenaar? De gevolgen van web 2.0 manifesteren zich op drie terreinen die met elkaar samenhangen: 1. De relatie tussen burger en overheid; 2. De interne organisatie van de overheid; 3. De manier van werken van de ambtenaar. Deze drie onderwerpen zal ik hieronder kort uitwerken. Daarna ga ik er in de komende hoofdstukken dieper op in. 1. De relatie tussen burger en overheid Nederlanders zijn eraan gewend geraakt om hun administratie (bijv. belastingen, bankzaken) digitaal en via internet af te handelen. De overheid investeert veel om administratieve contacten met de over- heid steeds meer te digitaliseren. Maar behalve voor administratieve contacten vinden burgers het ook steeds normaler om meningen, ken- nis en informatie uit te wisselen via internet. Of om online samen te werken in persoonlijke (bijv. Marktplaats) of maatschappelijke (bijv. verenigingswerk) activiteiten. Ook bedrijven, overheden en andere or- ganisaties zien steeds meer mogelijkheden om op die manier klanten, burgers en andere betrokkenen bij hun activiteiten te betrekken. Voor de overheid liggen deze veranderingen op vier terreinen: Het maatschappelijk debat Elke internetgebruiker heeft de mogelijkheid om zijn mening kenbaar te maken via diverse online kanalen en media. Dat biedt kansen in het opvangen van signalen uit de samenleving, maar hoe kunnen waar- devolle bijdragen worden gefilterd uit al die megabytes die dagelijks online worden gezet? Daarnaast zijn er nieuwe media in opkomst als www.geenstijl.nl en YouTube en wordt het maatschappelijk debat har- der en vluchtiger. De overheid moet nagaan hoe ze omgaat met al die meningen en met deze mediacratie. Communities rond thema’s Web 2.0 heeft een versterkend effect op het platter worden van de samenleving (horizontalisering) en biedt daardoor kansen voor het versterken van de civil society. Daarbij is het ook mogelijk dat bur- gers of samenwerkingsverbanden taken van de overheid overnemen. Ik noemde al Fixmystreet.com in Groot-Brittannië en Waarneming.nl in Nederland. De overheid moet ook nadenken hoe sociale netwerken slim kunnen worden ingezet voor bijv. verrijking van beleid en publieke informatievoorziening. Web 2.0 heeft niet alleen gevolgen buiten de overheid De gevolgen van web 2.0 voor de overheid liggen op drie terreinen die elkaar beïnvloeden: 1.De relatie tussen burger en overheid (overheid 2.0); 2. De interne organisatie van de overheid (organisatie 2.0); 3.De manier van werken van de ambtenaar (werknemer 2.0). Het project Ambtenaar 2.0 richt zich op alle drie deze onderwerpen. www.geenstijl.nl is een scherp weblog met een rechtse en populistische inslag. GeenStijl is één van de grootste weblogs van Nederland en heeft daardoor en door de directe en confronterende aanpak een invloedrijke positie gekregen in het medialandschap. Woordenboek: Social networking, internetsites waar gebruikers lid van kunnen worden, contacten kunnen leggen en groepen kunnen vormen.
  • 42 | Ambtenaar 2.0 (2008) Massasamenwerking Het betrekken van burgers bij de taken en processen van de overheid biedt veel perspectieven, bijv. bij beleidsvorming, toezicht en hand- having, maar ook om ideeën uit de samenleving te oogsten, bijv. door gebruik te maken van open innovatie. Web 2.0 biedt de kans om inter- actiever en omgevingsgerichter te werken. Een voorbeeld is de inzet van wiki's bij de plannenmakerij voor een woonwijk in Smallingerland of www.politieonderzoeken.nl, dat burgers vraagt mee te werken aan ... politieonderzoek. Hoe kunnen we als overheid web 2.0 benutten om verantwoordelijkheid te delen of zelfs taken uit te besteden? Open Overheid Om burgers de mogelijkheid te geven om te participeren in of mee te werken aan de taken van de overheid is het nodig om inzicht te geven in de processen van de overheid en is behoefte aan kennis en informa- tie. Door meer informatie (documenten, databanken, etc.) openbaar te maken ontstaan nieuwe initiatieven in de samenleving (bijv. het reeds genoemde Ikregeer.nl) en het transparant maken van processen geeft burgers de mogelijkheid om op het juiste moment aan te sluiten. Dat- zelfde geldt overigens nog sterker voor transparantie binnen de orga- nisatie. Aan de andere kant is informatie soms lastig te beveiligen en de waarborg van veiligheid, betrouwbaarheid en privacy is dan ook een voorwaarde om hiermee aan de slag te gaan. 2. De interne organisatie van de overheid Om als overheid in te kunnen spelen op al deze ontwikkelingen, erop te reageren en de mogelijkheden in te zetten om beter je werk te doen, zal ook de interne organisatie moeten veranderen. Niet alleen om aansluiting met de samenleving te houden, maar ook omdat nieuwe, jonge werknemers hun opwachting maken bij de overheid. Zij zijn opgegroeid met een andere manier van werken, samenwerken en communiceren. Welke instelling en houding hebben managers en medewerkers nodig voor ´het nieuwe werken´ (een term die ook wel gebruikt wordt)? Welke randvoorwaarden moeten ontwikkeld worden om ruimte te bieden aan deze 2.0-ontwikkelingen? Ruimte aan medewerkers De wijze van besturen en leiding geven in de ambtenarij is nog sterk in- dustrieel ingericht, met afgebakende taken en managers die zichtbaar controle willen uitoefenen. Kenniswerkers, aan wie je niet afziet of, waar en hoe ze aan het werk zijn, hebben ruimte en vertrouwen nodig om hun werk te kunnen doen. De huidige werkwijze van de ambtenaar is nog veelal one size fits all. De organisatie moet keuzemogelijkheden aanbieden zodat medewerkers zelf een persoonlijker en gebruikersge- richte werkomgeving kunnen richten. Medewerkers worden onderne- mers, managers worden ondersteuners die het kader en de verwachte resultaten aangeven waarop de medewerker afgerekend wordt. Werken in netwerken Ambtenaren maken deel uit van afdelingen en directies, maar hebben in hun werk vaak een nauwere relatie met mensen in hun netwerk die met hetzelfde onderwerp bezig zijn. Dat kunnen collega's zijn van an- dere directies of ministeries, maar dat kunnen ook vertegenwoordigers zijn van maatschappelijke organisaties of actieve en betrokken bur- www.politieonderzoeken.nl probeert net als het televisieprogramma Opsporing Verzocht gebruik te maken van de kennis van burgers over een misdaad of verdwijning. De politie is erg actief op het gebied van web 2.0 en zet verschillende sites en middelen in om efficiënter en effectiever haar werk te kunnen doen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 43 gers. Werken via netwerken gaat over afdelingsgrenzen heen en vereist daarom andere competenties en een andere manier van aansturen. Management Hiërarchie geeft duidelijkheid in verantwoordelijkheden binnen een or- ganisatie, maar wordt ook vaak als sturend en belemmerend ervaren. Werken in netwerken gaat immers over organisatiegrenzen heen: wat zijn dan de gevolgen voor sturing en management? Als medewerkers zo- wel fysiek als inhoudelijk overal aan het werk zijn, hoe hou je als mana- ger overzicht over het werkterrein waar je verantwoordelijk voor bent? En hoe stuur je erop dat aan het eind van het jaar alle opdrachten zijn uitgevoerd? Nieuwe middelen als blogs kunnen helpen om zicht te houden op waar medewerkers mee bezig zijn. Met open innovatie en crowdsour- cing, binnen en buiten de eigen organisatie, kan extra kennis worden ingezet. Dat alles vraagt wel om een andere vorm van management. Een transparante organisatie Een ondernemende ambtenaar heeft behoefte aan kennis en informatie om zijn rol te kunnen vervullen. De nieuwe generatie ambtenaren ziet kennis en informatie steeds meer als een collectief goed, niet als een schatkist om bovenop te zitten. Ze worden ingezet op het moment dat ze nodig zijn. En dan moet die informatie wel beschikbaar zijn en niet op een besloten netwerkschijf staan. Als onzichtbaar is waar medewer- kers mee bezig zijn, groeit de kans dat binnen een organisatie dubbel werk wordt verricht. En als onduidelijk is waar de top mee bezig is, wordt het onmogelijk voor medewerkers hun organisatie naar buiten toe goed te vertegenwoordigen. Transparantie is een vereiste om me- dewerkers goed en zelfstandig hun taken te laten uitvoeren. 3. De manier van werken van de ambtenaar De kenmerken die ik eerder benoemde voor de werkwijze van web 2.0 zijn ‘open, sociaal en de gebruiker centraal’. Dat geldt ook binnen de organisatie: er komen meer mogelijkheden voor medewerkers om zelf hun werk vorm te geven, maar tegelijkertijd komen er ook meer ver- antwoordelijkheden bij de medewerker te liggen. De beschikbaarheid van middelen en instrumenten Door web 2.0 zijn diverse sites en functionaliteiten beschikbaar gekomen voor mensen om elkaar snel te vinden, gemakkelijk groepen en netwer- ken te vormen en online met elkaar samen te werken. Deze instrumenten zijn niet alleen beschikbaar voor burgers, maar geven ook ambtenaren nieuwe mogelijkheden. Iedereen met een internetverbinding kan thuis en op het werk gebruik maken van een groot potentieel aan nieuwe mid- delen en instrumenten om efficiënter z’n werk in te richten, breder en effectiever samen te werken en interactiever met burgers te werken. Ook dat heeft nogal wat gevolgen voor onze manier van werken. Ontwikkelen van vaardigheden Het ligt grotendeels bij de medewerkers om deze nieuwe manier van wer- ken gestalte te geven. Daarvoor moeten zij echter wel worden toegerust. Dat zit enerzijds in het aanleveren van de juiste instrumenten, maar met name ook in cursussen om kennis, competenties en e-vaardigheden te ont- wikkelen. Daarnaast valt te denken aan opleidingen over de gevolgen van
  • 44 | Ambtenaar 2.0 (2008) web 2.0, over het gebruik van web 2.0 in het eigen werk en over de risico's en valkuilen die daarbij komen kijken. Denk ook aan uitleg over informa- tiebeveiliging, archivering, instrumenten, houding, etc. De medewerker moet in staat worden gesteld om het beste uit zichzelf en zijn omgeving te halen om zijn taken uit te kunnen voeren en zijn doelen te bereiken. Positie van de ambtenaar De overheid is een politieke organisatie en de rol en het handelen van de ambtenaar in de buitenwereld is aan regels gebonden. In een orga- nisatie die steeds meer online (net)werkt en interactie heeft met de sa- menleving worden die regels steeds knellender. Actief zijn op internet en daar als ambtenaar je rol vervullen legt veel verantwoordelijkheid bij de medewerker neer: immers, afstemmen ‘in de lijn’ is niet altijd mogelijk terwijl je als ambtenaar staatskundig gezien wel de mening van de minister verkondigt. De organisatie dient duidelijkheid te geven over de professionele ruimte voor de ambtenaar om maatschappelijk betrokken en in alle openbaarheid samen te werken, te experimente- ren en interactief op te treden. Balans tussen werk en vrije tijd In hoeverre ben je in het digitale leven 24 uur per dag ambtenaar? Moet een ambtenaar in het digitale leven zich altijd doel- en zelfbewust op internet begeven in het volle besef dat hij daar geen persoonlijke din- gen kan schrijven over onderwerpen waar hij zich beleidsmatig mee be- zighoudt? In hoeverre druist die muilkorving van de digitale ambtenaar in tegen vrijheid van meningsuiting en zelfexpressie? En als ambtenaren altijd bereikbaar zijn en overal kunnen werken, hoe kunnen ze met een gevoel van controle hun eigen tijd inrichten, zonder zich te laten meeslepen in de ‘snel en altijd bereikbaar’-cultuur? Hierover moet de overheid zich een mening vormen en daar bekendheid aan geven. Samenvatting De veranderingen die door internet en web 2.0 in gang zijn gezet zijn merkbaar in alle drie de hiervoor genoemde peilers: de balans met de samenleving verschuift, de complexiteit in de organisaties neemt toe en het potentieel van de medewerker wordt groter. Niet voor niets heeft TNO het over een disruptieve ontwikkeling. Het zal een ontwikkeling zijn die lang gaat duren, een pad van vallen en opstaan. Maar als we als over- heid aansluiting willen houden bij de samenleving, een aantrekkelijke werkgever willen blijven voor (jong) talent en de efficiëntie en effectivi- teit van werknemers willen vergroten is dat de weg die we op moeten. Het doel van dit boek is niet om op deze vragen antwoord te geven. Het doel is om aandacht te vragen voor de uitdagingen en een aantal inzichten en voorbeelden mee te geven voor onderweg. In de komende hoofdstukken zal ik die inzichten over overheid 2.0, organisatie 2.0 en werknemer 2.0 beschrijven. Daarbij zullen de hierboven genoemde onderwerpen dan ook aan bod komen. Cursus web 2.0 Ambtenaar 2.0 gaat over een manier van werken, maar ook over de nieuwe instrumenten waarmee je dat kunt doen. De cursus web 2.0 geeft uitleg over wat web 2.0 is en wat de gevolgen zijn voor de overheid, maar de cursus helpt ook om de juiste sites te kiezen die kunnen ondersteunen bij de uitvoering van onze taken, namelijk • contacten onderhouden met je netwerk, met mensen met wie je samenwerkt in je dossier of team, binnen en buiten de overheid; • kennis vergaren en op de hoogte blijven van ontwikkelingen in je beleidsveld; • het op de hoogte houden van je omgeving (collega’s, management, contacten, netwerk) van waar je mee bezig bent; • samenwerken aan teksten (nota’s of andere stukken) of aan andere resultaten. Ben je geïnteresseerd om aan deze cursus deel te nemen, kijk dan op cursus.ambtenaar20.nl
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 45 BDplaza, het sociale netwerk van de Belastingdienst Op Hyves bleken al heel wat medewerkers van de Belastingdienst actief te zijn en groepjes te hebben gevormd. Daar praatten ze over van alles en nog wat, maar ook over werk natuurlijk. Hyves is echter een omgeving waar andere mensen ook mee kunnen lezen. Vandaar dat werd bedacht om een sociaal netwerk voor de Belastingdienst zelf te gaan bouwen! Wat is BDplaza? BDplaza is een sociale netwerkomgeving, zoals de netwerksite van Ambtenaar 2.0 dat ook is. Het verschil met de netwerksite is dat BDplaza een afgesloten omgeving is. Alleen medewerkers van de Belastingdienst kunnen bij deze omgeving, door middel van een inlognaam en wachtwoord (alleen verkrijgbaar met een mailadres van de Belastingdienst). De belastingdienstmedewerker kan met collega’s informatie delen (in de vorm van blogs, foto’s, filmpjes of andere documenten) en het is mogelijk rond thema’s een al dan niet besloten groep aan te maken en die als groepswerkruimte te gebruiken. Er zijn geen extra gedragsregels vastgesteld. Als het uit de hand loopt nemen de beheerders van de site contact op met de persoon die iets geplaatst heeft. Dit is tot op heden slechts één keer gebeurd en die persoon heeft het toen ook zelf weer verwijderd. De site draait al een tijdje en met succes. Zonder er reclame voor te maken heeft een groot deel van de medewerkers zich ondertussen aangemeld op BDplaza. Het heeft momenteel zo’n 9000 leden en er wor- den veel groepen aangemaakt, zowel binnen afdelingen als met mensen van verschillende afdelingen en locaties. Onorthodoxe aanpak BDplaza is op een onorthodoxe wijze tot stand gekomen. De initiatiefnemers hebben geen plan van aanpak of risico-analyse geschreven, maar in plaats van een lang implementatietraject zijn ze direct begonnen met bouwen. Ze hebben voor hun werkwijze goedkeuring gekregen van het managementteam en kochten vervolgens extern expertise in. De eerste demoversie stond er in twee weken, daarna ging er wel nog wat tijd overeen om bij te schaven. De opzet is modulair, dus de site kan steeds worden uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. BDplaza is een platform waar medewerkers van de Belastingdienst kunnen samenwerken en kennis uitwis- selen. Maar het is ook gewoon een omgeving om leuke dingen te doen. Het heeft een eenzelfde functie als de koffieautomaat, daar wordt immers ook over van alles gepraat in de minipauzes van vergaderingen. Het managementteam staat achter deze aanpak. Het heeft ervoor gekozen uit te gaan van vertrouwen. En dat is tot op heden niet beschaamd.
  • 46 | Ambtenaar 2.0 (2008) Overheid 2.0: de relatie tussen burger en overheid Een van de kenmerken van web 2.0 is dat internetgebruikers zelf in- formatie (in het Engels: content) kunnen toevoegen aan sites: foto’s, filmpjes, links, commentaren, waarderingen, tags maar ook artikelen. De verzamelnaam voor al deze gegevens is user generated content, dus informatie die is bijgedragen door gebruikers. TNO-onderzoek “User generated State” In het voorjaar van 2008 heeft Valerie Frissen vanuit TNO onderzoek ge- daan naar de gevolgen van web 2.0 voor de overheid (zie ook Hoofdstuk 3). De titel van dat rapport is: “Naar een user generated state”. Ofwel, naar een overheid die werkt met bijdragen van de gebruikers. In het onderzoek laat ze tal van voorbeelden voorbij komen op de verschil- lende werkterreinen van de overheid: • Democratie 2.0, door het verbeteren van de informatie-uitwisseling, meningsvorming en mobilisatie van burgers; • Openbare dienstverlening 2.0, waarbij burgers actief deelnemen aan het verbeteren van publieke diensten; • Handhaving 2.0, met burgers die een actieve bijdrage leveren aan opsporing en handhaving; • Toezicht 2.0, waarbij burgers steeds meer een inspectierol op zich nemen en transparantie eisen van de overheid. Daarbij is een ver- schuiving waar te nemen van de rol die intermediaire organisaties van oudsher hebben. Aanbevelingen Hoewel er nog veel vragen zijn, kan de overheid volgens Frissen niet stil blijven zitten: “De grootste uitdaging voor overheid en openbaar bestuur is om hierop voorbereid te zijn.” De maatschappelijke ontwik- kelingen vervolgen namelijk hun weg en de overheid moet aangesloten blijven. Ze heeft daarom een aantal aanbevelingen gedaan: 1. Breng ambtenaren 1.0 in beweging: experimenteer meer! 2. Waardeer de web 2.0-competenties van de netwerkgeneratie; 3. Maak meer gebruik van kennis, informatie en creativiteit van bur- gers; 4. Breng ervaringen, voorkeuren en problemen van burgers beter in beeld; 5. Investeer in het oplossen van enkele nijpende knelpunten; 6. Start experimenten met andere vormen van zelfregulering; 7. Verken (praktische) consequenties van web 2.0 voor ambtenaar 2.0; 8. Breng maatschappelijke risico’s van web 2.0 in kaart. Vragen en risico’s Behalve de kansen die web 2.0 biedt komen ook vragen bovendrijven. Wat betekenen deze veranderingen bijvoorbeeld voor: • legitimiteit, wanneer burgers taken van de overheid overnemen; • het gelijkheidsideaal, wanneer diensten steeds meer gepersonaliseerd worden; Hoofdstuk 6. Woordenboek: Tag, een woord of begrip dat wordt toegevoegd aan een tekst, foto, filmpje of persoon om het te beschrijven en zo beter vindbaar te maken. www.watstemtmijnraad.nl toont het stemgedrag van de gemeenteraad. Watstemtmijnraad.nl heeft als doel de transparantie en toegankelijkheid van de gemeenteraad te vergroten. Je kunt niet alleen zien waarover is gestemd maar ook hoe is gestemd en door wie. Je kunt zoeken op partij, onderwerp, een individueel raadslid, titel van het voorstel, datum van de raadsvergadering of trefwoord (tag). Watstemtmijnraad.nl is geinspireerd op www.politix.nl, een site waar je het stemgedrag van Tweede Kamerleden kunt opvragen. Burgerlink is verantwoordelijk voor de doorontwik- keling en de promotie van deze site.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 47 • privacy, als steeds meer informatie over burgers zichtbaar wordt; • culturele fragmentatie, als ieder zijn persoonlijke media-aanbod creëert; • de kenniskloof, tussen meer en minder mediawijze burgers; • de accuraatheid en kwaliteit van informatie, als manipulatie gemak- kelijker wordt en bronnen onduidelijk zijn; • illegale content, auteursrechten en hergebruik van informatie; • de effecten van intensief internetgebruik. Ik neem aan dat dit onderzoek nog wel een vervolg zal hebben. Maar belangrijker is dat we hier als ambtenaren zelf mee aan de slag gaan. Deze aanbevelingen en vragen hebben betrekking op ons werk. Wij zul- len er dus iets mee moeten doen. In de voorgaande hoofdstukken zijn al verschillende voorbeelden en verschillende manieren van interactie aan de orde gekomen. In de ko- mende paragrafen zal ik een aantal van deze vormen verder uitdiepen en de spelregels ervan op een rij proberen te krijgen: 1. Massasamenwerking: op basis van de spelregels die door Tapscott en Williams in hun boek zijn opgesomd; 2. Communities: wat zijn de voordelen en de aandachtspunten bij het werken met communities? 3. Open Overheid: overheidsinformatie als middel om creativiteit van burgers in te zetten om onze dienstverlening te verbeteren; 1. Werken met massasamenwerking In Hoofdstuk 2 is uitgebreid gesproken over massasamenwerking en wel- ke vormen dat aan kan nemen. Internet heeft veel mogelijk gemaakt op dat vlak en voor de overheid biedt het kansen om interactiever en effi- ciënter onze taken uit te voeren in samenwerking met de samenleving. Maar zowel voor ambtenaren als voor burgers is dit nogal een omslag in de manier van werken. Het luistert nauw, qua onderwerpen, qua houding, qua verwachtingen, etc. Als we hiermee willen gaan werken, dan moeten we goed nadenken over de wijze waarop. Tapscott en Williams hebben voor hun boek “Wikinomics. How mass collaboration changes everything” veel mensen geïnterviewd bij bedrij- ven die al ervaring hebben opgedaan met web 2.0. Ze bespreken bij de vele voorbeelden ook waar de cultuuromslag voor die bedrijven heeft gelegen. Op basis daarvan komen ze uit op een aantal voorwaarden en adviezen voor massale samenwerking, die ik hieronder heb samengevat en vertaald. Ik loop ze puntsgewijs langs: Being open, ofwel open zijn • Door meer informatie(bronnen) openbaar te maken en via een open standaard aan te bieden kunnen anderen met hun ideeën daarop aan- sluiten en verder bouwen; • Je moet daarbij wel een open houding hebben, open staan voor ideeën van buiten en niet alleen uit gaan van de kennis die je binnen je or- ganisatie hebt; • Transparantie geeft ook vertrouwen, een belangrijke voorwaarde als je wil dat anderen met je mee gaan denken en tijd in jouw problemen investeren. Het ministerie van BZK heeft ondertussen een reactie op het rapport van Frissen aan de Tweede Kamer gestuurd. Deze is te vinden op http://twurl.nl/yju63x. De reactie gaat vooral over de gevolgen van web 2.0 voor de relatie tussen burger en overheid, de implicaties voor overheidsorganisaties en medewerkers komen niet aan de orde. Een gemis, aangezien ook die onderwerpen tot het beleidsterrein van BZK behoren.
  • 48 | Ambtenaar 2.0 (2008) Peering, ofwel uitgaan van gelijkwaardigheid • Niet hiërarchie maar gelijkwaardigheid moet het uitgangspunt zijn indien je mensen wil bewegen om te participeren. En zelf ook daarin meedoen natuurlijk; • Elk proces heeft een vorm van organisatie nodig, maar die wordt niet van boven opgelegd. Zelforganisatie is de norm. Je kunt daarin wel een ondersteunende rol hebben; • Het belangrijkste voordeel van deze manier van werken is dat je aan het eind niet naar draagvlak voor het resultaat hoeft te zoeken, die is er namelijk al. Sharing, ofwel delen • Het delen van kennis leidt tot een win-win-situatie aangezien je geza- menlijk naar één doel toewerkt; • Door tussenresultaten en nieuwe inzichten bekend te maken kunnen an- dere participanten daarop voortbouwen: “deze vuist op deze vuist”; • Het zorgt ook voor een effectievere inzet van middelen omdat de deelne- mers geen dingen dubbel gaan doen. Acting globally, ofwel over grenzen heen werken • Leg verantwoordelijkheid daar neer waar de kennis is en laat je niet be- perken door de grens van je organisatie-eenheid of van je organisatie; • De mogelijkheden daarvoor zijn immers alom beschikbaar: vanaf werk of vanuit huis kun je op verschillende manieren met iedereen contact heb- ben en samenwerken; • Dat vergroot ook de behoefte aan standaard hulpmiddelen en ondersteu- ning: een keer bouwen, overal gebruiken. Grenzen zijn immers kunst- matig. En, heb je mee geturfd? Hoe scoren we als overheid? Hoe doet jouw orga- nisatie het? Het zal voor elke organisatie en voor elk project een zoektocht zijn welke van bovenstaande punten van Tapscott en Williams meer en minder van toepassing zijn. Ook daar moeten we dus ervaring mee op- doen. Zie hieronder een voorbeeld waar die ervaring al wordt opgedaan.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 49 Smallingerland bouwt een wiki-wijk Een woonwijk met de mogelijkheden van overmorgen. Dat is wat Smallingerland, “zeg maar Drachten”, voor ogen staat bij een nieuw te bouwen wijk. Het bijzondere van de nieuwe wijk zit hem niet alleen in de techniek, de bebouwing of de inrichting van de openbare ruimte. Ook de manier waarop de wijk tot stand moet komen is geheel anders dan anders: het wordt een wiki-wijk! De gedachte is dat iedereen ter wereld, die daar zin in heeft, mee kan ontwerpen aan de nieuwe woon- wijk. Uiteindelijk moet dat leiden tot een veelheid aan ideeën, waaruit vervolgens een keus kan worden gemaakt. Om die ideeën boven water te krijgen werkt de gemeente samen met het bureau The Crowds. Dit bureau zet voor de gemeente een community op. Zoveel mogelijk mensen betrekken De nieuwe woonwijk is gepland aan de zuidkant van het dorp Opeinde, een paar kilometer ten noordwesten van Drachten. Normaal bepaalt de gemeente vooraf hoeveel en welk soort woningen er gebouwd moeten worden. Op basis daarvan wordt dan een stedenbouwkundig plan gemaakt, dat de inspraak in gaat. In het geval van Opeinde heeft de gemeente, met uitzondering van een globale begrenzing van het gebied, nog helemaal niets op papier. Er zijn maar twee ‘harde’ randvoorwaarden: het gebied (globaal 17 hectare) én de eis dat het een wijk voor overmorgen moet worden. Met andere woorden: de gemeente wil geen standaard stedenbouwkundig plan, maar iets wat op zoveel mogelijk fronten revolutionair of visionair kan worden genoemd. Het is de uitdrukkelijke bedoeling om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij het ontwikkelen van ver- nieuwende ideeën. Die kunnen betrekking hebben op verkeer, bouwstijlen, techniek, duurzaamheid, inpas- sing in het gebied en energie. Maar ook op het gebied van financiering, beheer van de (openbare) ruimte, sociale binding, etc. Om dat proces te ondersteunen is een internetsite gebouwd, kijk daarvoor op www. wijbouweneenwijk.nl.
  • 50 | Ambtenaar 2.0 (2008) 2. Communities De overheid houdt zich beleidsmatig met alles bezig. De indeling in ministeries en de portefeuilles binnen een college zijn er om in principe alle onderwerpen en alle thema’s af te dekken. Als een nieuwe kwestie de kop opsteekt, dan wordt eerst nagegaan wie daar nu eigenlijk over gaat, zodat ook dat probleem een plaats krijgt en wordt opgepakt. Dat is ook de functie van de overheid: om overzicht te houden over al die onderwerpen, zodat burgers zich niet in elke kwestie hoeven te verdiepen. Als burger beperk je je immers tot die onderwerpen die jou persoonlijk, je werk of je omgeving aangaan. Ik ben geïnteresseerd in zaken die re- levant zijn voor mijn werk als ambtenaar, maar ontwikkelingen in bijv. het MKB gaan me minder aan. Ik wil betrokken worden bij wat er in mijn wijk gebeurt, maar eenzelfde kwestie in een andere stad raakt me minder. Ik wil bezig zijn met mijn interesses en hobbies, maar ik steek geen tijd in andere dingen die er in de wereld te doen zijn. Kortom, ik kies voor een beperkt aantal onderwerpen waar ik mijn energie in wil steken. En zo zijn nog veel meer mensen die hun energie willen steken in de onderwerpen die mij boeien. Rondom zo’n onderwerp hebben we iets met elkaar. Rondom zo’n onderwerp zijn er heel veel mensen met in- teresse, kennis, ideeën en energie. Als die mensen bij elkaar kunnen worden gebracht in een groep dan kan dat dus heel wat opleveren. Zo’n community heeft een enorme potentie. Voordat internet bestond kostte het veel geld en veel tijd om mensen met eenzelfde interesse of belang bij elkaar te brengen in zo’n groep, club of vereniging: denk aan kosten voor advertenties, administratie, postzegels, etc. Via internet is dat echter zo gebeurd. Het gevolg is dat voor elk onderwerp en elke interesse ondertussen wel een groep te vinden is op het web. Van lokaal tot internationaal, van klein tot groot, van de 11.000 leden van het wereldwijde Class- room 2.0-netwerk op www.ning.com tot de zeventien liefhebbers van chihuahua’s in Spokane, Washington, USA op www.meetup.com. Het draait om mensen en het draait op mensen: het zijn vrijwilligers die hun tijd en energie steken in de onderwerpen die hen aan het hart gaan. Op dergelijke (maar misschien niet specifiek deze) communities kunnen we als overheid ook inspringen. Die energie, kennis en ideeën kunnen we gebruiken als we met een onderwerp verder willen komen. Maar waarom zouden we dat eigenlijk moeten doen? Waarom werken via communities? Zoals gezegd werken we als overheid voor alle burgers maar heeft niet iedere burger interesse in elk onderwerp. Echter, rond elk thema of pro- bleem is wel er een groep mensen in de samenleving actiever betrok- ken en meer geïnteresseerd. Als ambtenaar heb je dus altijd te maken met een meer of minder verbonden en georganiseerde maatschappelijke groep rond jouw onderwerp of taak. Die groep kan zichzelf natuurlijk or- ganiseren en een eigen platform creëren, maar daar kun je als overheid ook een actieve rol in vervullen. En wel om de volgende redenen: www.ning.com is een online platform waar iedereen met een paar muisklikken z’n eigen community kan bouwen. Ondertussen zijn er op deze manier 500.000 communities opgezet. Ook in Nederland is de site erg populair. Het netwerk van Ambtenaar 2.0 op netwerk. ambtenaar20.nl is ook in Ning gemaakt. www.meetup.com biedt de mogelijkheid om een netwerk te creëren rond een evenement, bijeenkomst of activiteit. Deze site is helaas niet gratis, maar upcoming. yahoo.com biedt dezelfde voorzieningen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 51 • om externe kennis (of ideeën) in te kunnen zetten vanuit de commu- nity: kennis van specialisten (niet alle kennis is binnen je organisatie te vinden), locale kennis van bewoners of juist kennis van de laatste ontwikkelingen elders in de wereld; • om aansluiting en contact te houden met je gebruikers (burgers, klan- ten, etc.): enerzijds om te werken aan draagvlak en überhaupt de communicatielijnen open te houden, maar anderzijds ook omdat ze anders hun heil elders gaan zoeken; • om efficiënter te werken: met minder mensen meer doen omdat taken deels worden uitbesteed aan de community; • om de samenwerking tussen verschillende partijen gemakkelijker te laten verlopen, doordat je als het ware gezamenlijk aan een ronde ta- fel plaatsneemt. En daar zit je als ambtenaar dan natuurlijk ook bij! Het belangrijkste is echter dat je je werk niet alleen doet. Je doet het altijd voor mensen en met mensen. En dan kun je die mensen maar beter betrekken en betrokken houden. Geen internetconsultaties, maar communities Dat is dus een heel ander perspectief dan wordt gehanteerd bij de in- ternetconsultaties die momenteel vanuit de overheid worden georgani- seerd. De ministeries van VROM en LNV zijn er erg actief mee en Justitie is er zelfs wetgeving voor aan het inrichten. Bij een internetconsultatie wordt bijv. de mening van burgers gevraagd over een beleidsterrein of over nieuwe wetgeving. Gedurende één of twee maanden is op de internetsite van een ministerie een discussieforum geopend waar bur- gers hun mening kenbaar kunnen maken en op elkaar kunnen reageren. Vervolgens wordt de discussie gesloten en worden de meningen meege- nomen in het verdere ambtelijke proces. Mijn belangrijkste bezwaar vanuit het perspectief van web 2.0 is ei- genlijk dat het bij internetconsultaties vooral gaat over het (beleids) proces, een site en de teksten daarop. Maar het moet juist gaan over de mensen en hun bijdrage. De deelnemers aan de discussie zijn nu voorbijgangers op een site: een mening geven en dan weer weg. Terwijl we eigenlijk de groep van geïnteresseerde burgers te pakken hebben in zo’n consultatie. Alleen houden we die niet vast: we bouwen elke keer een community en laten die vervolgens weer uiteen vallen. Je moet dus beginnen bij de community van mensen die betrokken zijn bij het desbetreffende onderwerp. Zoek ze op of breng ze bijeen. Via de internetconsultaties hebben we heel wat mensen bij deze onderwer- pen weten te betrekken en netwerken in beeld gekregen, dat moeten we vasthouden, als community en als platform. Dat is de plek waar de maatschappelijke discussie kan plaatsvinden, waar je als burger of be- langhebbende kunt meepraten, waar je op de hoogte wordt gehouden en waar je betrokken wordt bij de activiteiten van de overheid op dat gebied. Met een dergelijk platform ondersteunt de overheid de maat- schappelijke discussie en vervult ze haar rol als facilitator of provider. Een dergelijk platform moet uiteraard wel voldoen aan de drie voorwaar- den ‘open, sociaal en de gebruiker centraal’ (zie Hoofdstuk 3). Zo kun je Je eigen community? De eerste vraag die je jezelf moet stellen als je een site op wil gaan zetten voor je netwerk of community is: “Bestaat het niet al?” Het aantal initiatieven op internet is enorm, dus de kans dat een dergelijke online groep al bestaat is heel groot. En als je je daarbij kunt aansluiten, dan ben je al direct een eind op weg. Vervolgens moet je goed nadenken hoe je het opzetten van je community aan gaat pakken. Het is niet iets om lichtzinnig op te pakken. In dit boek geef ik een aantal handreikingen daarvoor. Het weblog van Martin Kloos bevat ook veel goede adviezen: http://twurl.nl/7d1b4s
  • 52 | Ambtenaar 2.0 (2008) als deelnemer een profiel maken, zien wie iemand kent ('vriendjes') en anderen uitnodigen om deel te nemen aan de discussie en het netwerk. Maar daar wordt ook zichtbaar hoeveel je hebt gereageerd en wat ande- ren daarvan vonden. Je kunt op de hoogte blijven over het onderwerp doordat externe bronnen via rss getoond worden, zoals artikelen, blogs, relevante sites, discussies elders, etc. En de gang van zaken in de Kamer en Europa kan ook worden gevolgd, bijv. via integratie met Parlando of Ikregeer.nl. Op deze manier ontstaat een platform waar je vervolgens ook als overheid je vragen (internetconsultaties) in kwijt kunt. Vragen om jezelf vooraf te stellen Web 2.0 en de bijbehorende mogelijkheden om meer efficiënt en inter- actief je werk te doen zijn allemaal nieuwe middelen waar we als amb- tenaren zo goed als geen ervaring mee hebben. Er zijn nog weinig voor- beelden om te kopiëren en er zijn nog geen handleidingen beschikbaar voor hoe je zoiets aanpakt. Het is een nieuwe manier van werken. Daar komt bij dat het opzetten van zo’n platform erg nauw luistert. Je moet de juiste toon aanslaan. In dit boek heb ik verschillende handreikingen, adviezen en tips opgeschreven om daarbij te helpen. Maar uiteindelijk moet ieder zelf bepalen waar hij voor kiest in zijn werk. Om goed te kunnen kiezen moet je jezelf de juiste vragen stellen. Tijdens een bijeenkomst over e-participatie dit voorjaar kwam Mark van Twist, bijzonder hoogleraar te Nijmegen en verbonden aan de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur, tot enkele ontwerprichtlijnen, ofwel de vragen die je langs kunt lopen als je wil beginnen met een community of andere vorm van massasamenwerking. Je moet daarbij nadenken over: 1. de identificatie van deelnemers: moeten mensen die bijdragen zich identificeren of niet? Is een e-mailadres genoeg? En bij welk soort onderwerpen is dit relevant? 2. representativiteit: streef je naar representatieve vertegenwoordi- ging of ben je gewoon op zoek naar goede ideeën, meer kennis, etc.? 3. dominante standpunten: wat doe je als je community gekaapt wordt door een dominante partij of belang? 4. de motieven van deelnemers: welke belangen hebben mensen om bij te dragen? Dat kan zijn uit betrokkenheid of plezier, om vrien- den of contact te maken, waardering en reputatie te krijgen of om creativiteit kwijt kunnen in een nieuwe uitdaging. Wat heb je in dat kader te bieden? 5. transparantie: werken via een community vereist dat je proces vol- ledig transparant wordt. Wil je dat wel? Kun je dat wel? 6. regie: werken met een community betekent dat je als overheid het stuur op bepaalde punten en op bepaalde momenten los laat. Hoe ga je daarmee om? Waarop blijf je wel sturen? En pak je op som- mige momenten het stuur weer in handen als dat nodig is? 7. doel: wat wil je zelf uit de community halen? Hoe ga je de bijdragen vertalen naar de eigen opdracht? 8. afbakening: communiceer je vooraf over de beperkingen (onder- werp, budget, regelgeving, etc.) of laat je mensen vrij denken en discussiëren en trechter je achteraf? 9. besluitvorming: hoe is de afstemming met de politiek en de hiërar- chie? Hoe krijgt de community een plek in het proces? Het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer betrekt al geruime tijd burgers bij de idee- en beleidsvorming, bijv. bij de discussie over Randstad 2040: www.randstad2040.nl Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit heeft tot op heden twee internetconsultaties georganiseerd, over het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid en over Landschap.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 53 10. onderwerpen: welke onderwerpen zijn geschikt? Hoe groot of hoe klein? Welke begrenzing? Dus als je met communities wil gaan werken, denk dan even aan dit vragenlijstje. Waar moet je vervolgens op letten? Als je als overheidsorganisatie gebruik wil maken van communities, dan moet je rekening houden met enkele spelregels: • Je vraagt van burgers en betrokkenen om tijd en moeite te investe- ren in de community en in wat jij als ambtenaar wil bereiken via het platform. Dat betekent dat je deelnemers wel de ruimte moet geven om iets te doen (bijv. iets maken, een mening geven, etc.). En dat betekent dan weer dat je moet kunnen loslaten, je moet controle uit handen geven; • Daarnaast moeten deelnemers de middelen krijgen om iets te kunnen doen. Die middelen kunnen zijn de juiste voorzieningen op een site, maar ook voldoende achtergrondinformatie en bijv. onderzoeksgege- vens. Met te weinig input zal de output ook niet hoog zijn; • Doe zelf mee: als massasamenwerking onderdeel is van je werkwijze, dan moet je zelf ook deelnemen aan de community, op gelijke voet. Ross Mayfield, van het bedrijf SocialText, noemt dat in-the-flow ope- reren versus above-the-flow blijven zweven. Je bent zelf onderdeel van de community en faciliteert vanuit die positie; • Dat faciliteren houdt onder andere in dat je de boel ook gaande moet houden. In principe kan iedereen natuurlijk meedoen, maar niks gaat vanzelf. Nieuwe leden verwelkomen, discussies starten, aanzetten tot initiatieven, ambassadeurs vinden, de balans in de discussie in de gaten houden, motiveren en enthousiasmeren, het hoort er allemaal bij; • Maar uiteindelijk gaat het niet om jou en de een-op-een-contacten die je hebt, het gaat erom de community in beweging te krijgen en onderling interactie te laten hebben. Zorg ervoor dat daar moge- lijkheden voor zijn, dat iedereen bijdragen kan leveren en dat deel- nemers elkaars bijdrage vervolgens ook kunnen beoordelen bijvoor- beeld (peer review); • Het is geen vrijheid, blijheid. Een lange-termijnplanning is nodig om mensen en activiteiten te focussen, samenwerkregels en afspraken zijn nodig om de community te organiseren en het moet mogelijk zijn om in te grijpen als van de regels wordt afgeweken; • Met één persbericht naar de krant heb je niet je community bij el- kaar. Dat moet groeien over een langere periode, uit verschillende groepen wil je mensen bij elkaar krijgen. Walk the talk: nodig men- sen uit, vermeld het bestaan van de community op andere blogs, stel een widget ter beschikking die anderen op hun site kunnen zetten, probeer een netwerkeffect in gang te zetten (bijv. met een viral die geïnteresseerden weer doorsturen in hun netwerk), gebruik rss, etc. Bron: Weblog Martin Kloos - Wees ‘In the flow’, niet ‘above the flow’: http:// twurl.nl/n3hi88 Een bijeenkomst organiseren met Upcoming Je organiseert een conferentie of bijeenkomst en nodigt daar mensen voor uit. Eventueel krijg je dan nog inschrijvingen binnen, maar verder gebeurt er voor die tijd niets. Eigenlijk is dat jammer. Met upcoming.yahoo.com kun je dat ook anders aanpakken. Je maakt een site voor je bijeenkomst, nodigt mensen uit, maar als ze rsvp’en maken ze ook direct een profiel aan op die site. Iedereen kan zo zien wie er komt en wat zij te bieden hebben. Er kunnen ook al discussies gestart worden. Op die manier is er al interactie voordat de bijeenkomst plaatsvindt. En achteraf kun je verder discussiëren of de foto’s publiceren. Zo heb je dus een instant internetsite voor je bijeenkomst.
  • 54 | Ambtenaar 2.0 (2008) • Maar het allerbelangrijkste is: wees jezelf. Wees eerlijk, open en authentiek, dat levert vertrouwen op. Maak gebruik van de mogelijkheden Uit eigen ervaring weet ik dat we als ambtenaren vaak sterk gericht zijn op tekst en discussie. Misschien dat dat de reden is dat voor online interactie vaak wordt gekozen voor een discussieforum als middel. Vaak wordt dat een beetje saai. Niet zozeer inhoudelijk, maar wel qua dy- namiek, interactiemogelijkheden, multimedialiteit, e.d. De nadruk ligt vooral op het uitwisselen van stukjes tekst in chronologische volgorde. Er wordt nauwelijks gebruik gemaakt van video (vanuit onszelf of via een mogelijkheid te uploaden), geen embedded kaartmateriaal (bijv. een kaart van waar de reacties vandaan komen), het ontbreekt aan een mogelijkheid om foto’s te uploaden (bij een discussie over wijkinrich- ting of landschap bijv.) en ga zo maar door. Als je dan toch met tekst aan de slag gaat, er zijn ook meerdere manie- ren om meningen en discussie te visualiseren. Dat kan door de discussie te voeren in visuelere omgevingen, bijv. een 3D-omgeving of een serious game. Maar je kunt discussies ook op een andere manier weergeven dan alleen teksten onder elkaar: rond onderwerpen, in een tijdlijn, door woorden te filteren, etc. Voor een verregaand voorbeeld, kijk bij BBC White Spectrum. Of de site www.wefeelfine.org, een zoekmachine die bijhoudt hoe de mensheid zich voelt door blogs te doorzoeken op het woord feel. Ik ben erg benieuwd wat voor nieuwe vormen van menings- vorming en uitwisseling de komende tijd nog zullen verschijnen. Woordenboek: Embedden, het integreren van informatie of een applicatie (widget) van de ene site in een andere site, bijv. een YouTube-filmpje in een weblog. Woordenboek: Serious game, een (online) computerspel met als doel al spelend een boodschap over te brengen of (leer)doel te bereiken. www.bbc.co.uk/white/spectrum.shtml toont de resultaten van een onderzoek naar integratie in het Verenigd Koninkrijk. Meningen met eenzelfde achtergrond zijn verzameld per kleur. Door te klikken op een cirkel verschijnt een citaat met de mogelijkheid verder te lezen of om te reageren. www.wefeelfine.org vangt signalen op uit blogs en andere uitingen op internet en presenteert die met behulp van vormen, kleuren en beweging. Door te klikken op een vorm verschijnt de bijbehorende tekst.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 55 Guus.net: werken via een community Netwerken is op het platteland niets nieuws. In de loop der tijden zijn er vele veranderingen geweest in de aanwezige sociale en kennissystemen, van jaarmarkt tot communities of practice. Kennisuitwisseling via deze netwerken houdt het platteland vitaal en het ministerie van LNV heeft dat dan ook altijd ondersteund, bijvoorbeeld via de Universiteit Wageningen. Maar de komst van internet en web 2.0 vraagt om een nieuwe aanpak. Dus: hoe stimuleert LNV kennisuitwisseling anno 2008? Versterken netwerk veelzijdig platteland Rond de thema’s plattelandsontwikkeling en landelijk gebied wordt op veel plaatsen kennis ontwikkeld en uitgewisseld. De praktijk laat zien dat er verschillende aanpakken en werkwijzen ontstaan die in een behoefte voorzien: werkplaatsen, kennisloketten, regionale innovatiecentra, schetsschuiten, countryside exchange en dorpskernen zijn allemaal voorbeelden daarvan. Daar gebeurt al heel veel, maar de doorstro- ming van kennis en ervaring naar bewoners en gebruikers van het platteland loopt nog niet vanzelf. Is een online community daarvoor het juiste platform? Uit een eerste verkenning blijkt dat een dergelijke Kennisnetwerk Vitaal Platteland • zich moet baseren op de regionale agenda’s en initiatieven uit de praktijk; • moet aansluiten bij de specifieke vragen uit het gebied; • daarvoor kennis moet ontsluiten, uitwisselen en ontwikkelen; • overzicht moet creëren en waar nodig coördineren; • geen organisatie is maar eerder een gemeenschap of community; • niet alleen bestaat uit virtuele netwerken maar ook bestaat uit ontmoetingen. Een nieuw kenniscentrum is daarom geen nieuw en zeker geen statisch instituut. Het is ook geen fysiek te bezoeken centrum, maar moet zich richten op, en vooral deel uit maken van, een levend netwerk. Het ministerie van LNV wil een dergelijke manier van werken ondersteunen en heeft dan ook geld beschikbaar gesteld om dit platform te bouwen. Dat platform is www.guus.net. Maar LNV gaat niet zelf aan de knoppen zitten. De ministerieambtenaren zijn gewoon lid van de gemeenschap (community) en niet de beslissers. Voor LNV is in dit geval dus een initiërende, stimulerende en ondersteunde rol weggelegd.
  • 56 | Ambtenaar 2.0 (2008) 3. Open Overheid Sinds 2006 kunnen burgers bij de site www.politix.nl terecht om te volgen welke wetsvoorstellen naar de Tweede Kamer gaan en hoe de partijen daarop stemmen. Als je op de hoogte wil blijven welke Kamer- vragen er gesteld worden en wat de antwoorden daarop zijn kun je op www.ikregeer.nl kijken en je abonneren via rss, e-mail en Twitter. Beide sites maken daarbij gebruik van overheidsinformatie, maar geen van beide is een overheidssite. Het zijn initiatieven van betrokken bur- gers die een bijdrage leveren aan het versterken van de democratie. Zouden we dat niet meer willen zien? Een voorbeeld: de (on)toegankelijkheid van parlementaire informatie De informatiebron waar deze sites gebruik van maken en waar ze naar verwijzen is Parlando, de online verzameling van Officiële Publicaties van de Nederlandse staat. Alle publicaties zijn via deze site te vinden. Echter, de site werkt alleen op zichzelf: de informatie kan niet op een andere manier worden hergebruikt; Er kan zelfs geen link naar een Kamerstuk worden gemaakt. Politix.nl hierover: “Alle informatie komt uit Parlando, waar alle parlementaire stukken vanaf 1995 te zien zijn. Met het dossiernummer en Kamerstuknummer van een voorstel, kun je op Parlando het originele Kamerstuk terugvin- den. Wij hadden deze informatie natuurlijk ook liever direct gelinkt, maar dat is te modern en te open voor Parlando.” Ook het veel gelezen webtijdschrift www.sargasso.nl, dat schrijft over wetenschap, politiek en cultuur, klaagt over de geslotenheid van Par- lando: “Sinds enige dagen ben ik nu bezig met de serie ‘Kamerstukken van de dag’, een poging mijnerzijds om politiek toegankelijker te maken en de betrokkenheid te verhogen. Maar in die poging voel ik me al gelijk geblokkeerd door het informatiesysteem van het parlement: Parlando.” Dit probleem is deels opgelost door de site www.geencommentaar.nl. Ze hebben een site vóór Parlando gebouwd. Deze site vindt niet alleen de benodigde Kamerstukken maar geeft ook een link naar het document die je kunt blijven gebruiken. Een heel handige oplossing dus en ik weet dat ook veel ambtenaren er gebruik van maken. De vraag is echter: waarom is het nodig? Waarom zijn er drempels voor burgers om gebruik te maken van deze informatiebron van de overheid? De site Ikregeer.nl moest een nog grotere drempel nemen voordat ze met hun dienst konden beginnen. Vanaf deze site wordt niet alleen doorverwezen naar de Kamervragen. Om meer functionaliteit te kun- nen bieden zijn de documenten zelf allemaal van Parlando overgezet naar de eigen site. Daardoor biedt de site nu een scala aan mogelijk- heden om te abonneren, te reageren, overzichten te maken, etc. Een aanwinst voor elke geïnteresseerde burger en ambtenaar. Sterker nog, het ministerie van VROM gebruikt de site zelfs in z’n jaarverslag over 2007. Maar dat was dus pas mogelijk na het bouwen van een technische omweg om de documenten te kunnen gebruiken. www.sargasso.nl is één van de betere weblogs van Nederland, bekend geworden door de diepgaande informatievoorziening over de EU-grondwet. Ook het onderwerp ‘privacy’ krijgt veel aandacht op de site. www.geencommentaar.nl is een weblog met een linkse inslag. Het richt zich op diverse politieke thema’s en probeert actief een bijdrage te leveren aan het maatschappelijk debat. www.politix.nl bevat alle wetsvoorstellen van de Tweede Kamer sinds januari 2003. Bij ieder voorstel kun je zien hoe de partijen hier over stemmen en of het voorstel aangenomen of afgewezen is. Gebruikers kunnen ook meepraten over het voorstel of op het voorstel stemmen. parlando.sdu.nl is het overzicht van alle definitieve parlementaire publicaties en een uitgave van het bedrijf SDU. De overheidssites www.overheid.nl en www. tweedekamer.nl verwijzen naar deze site.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 57 Ondertussen is bij de Tweede Kamer hard gewerkt aan een parlementair informatiesysteem (Parlis), dat de interne informatiestromen moet gaan organiseren. Echter, zowel www.overheid.nl als www.tweedekamer. nl verwijzen nog steeds naar Parlando voor documenten. Blijkbaar is het lastig om een site te bouwen om die documenten goed voor burgers te ontsluiten. Dat is overigens ook niet waar Sargasso, Politix.nl en Ikre- geer.nl om vragen. Ze willen geen site, ze willen de documenten. Als ze gemakkelijker toegang zouden hebben tot de informatiebronnen, zouden ze die site en de handige functionaliteiten namelijk zelf kunnen bouwen. Dat moet toch te doen zijn? Wat is Open Overheid? Open Overheid is een initiatief om meer overheidsinformatie online be- schikbaar te stellen in een open format, zoals XML of rss, of via een API. Natuurlijk moet de overheid ook zelf zorgdragen voor gebruikersvrien- delijke internetsites waar je overheidsinformatie kunt vinden. Maar we hoeven niet alles zelf te verzinnen. Door de informatie open beschik- baar te stellen, kunnen anderen erop voortbouwen en met innovatieve toepassingen komen, zoals Ikregeer.nl. Zo kan open overheidsinforma- tie een steun voor de democratie zijn en innovatie versterken. Nederland kent natuurlijk al de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). Die geeft burgers het recht inzage te vragen in documenten van de over- heid. De onderzoekscommissies van Wallage en Wolffensperger hebben echter opgeroepen meer informatie actief vanuit de overheid openbaar te maken. Vanuit de ICTU is vervolgens begonnen met het openbaar maken van informatie via internet, vooral gericht op regelgeving, ver- gunningen en bekendmakingen. Ze zijn bij diverse gemeenten nu online in te zien, maar ook deze zijn niet herbruikbaar (bijv. om in Funda te laten zien wat er rond een huis is gebeurd of nog gaat gebeuren). Daarnaast werd door ICTU een begin gemaakt met het ontsluiten van databases. Het gaat in dit verband om databases waarvan de inhoud volgens de Wob een openbaar karakter heeft en die bruikbaar zijn voor burgers en bedrijven. Het kan hierbij gaan over meetresultaten, statis- tische gegevens, adressen van instellingen (bijv. scholen, gemeenten), kaartmateriaal, etc. Dit laatste initiatief heeft helaas nog maar weinig zichtbare voorbeelden opgeleverd. En de voorbeelden die er zijn, lenen zich ook weer slecht voor hergebruik. Zo heeft de Voedsel en Waren Autoriteit wat onderzoekrapportages online staan, maar ook deze zijn alleen via een zoekmachine te gebruiken. Het potentieel De conclusie is dat we op verschillende fronten bezig zijn om informatie online beschikbaar te stellen, maar dat die informatie over het alge- meen alleen toegankelijk is via een specifieke overheidssite en als je er specifiek naar gaat zoeken. Maar als burger wil ik helemaal niet naar de site van de gemeente, naar de milieudienst West-Holland of naar de VWA hoeven te gaan als ik bijv. wil weten of er problemen zijn met een vergunning bij mij in de buurt. Al die informatie, uit verschillende bronnen, wil ik ontvangen in een omgeving die ik zelf kies. Via mail, via rss of op een site die daar een handige functionaliteit voor heeft ontwikkeld. Op de site van het Ministerie van Algemene Zaken staat meer informatie over de commissie-Wallage, op http:// twurl.nl/585n3i, en over de commissie- Wolffensperger, op http://twurl.nl/ ssghpj ICTU, de ICT-Uitvoeringsorganisatie van de overheid, heeft als doel overheden te ondersteunen om innovatieve toe­pas­ singen op het gebied van de informatie- en communicatietechnologie te ontwikkelen, te introduceren en te implementeren. Zie www.ictu.nl Woordenboek: XML, eXtensible Markup Language, een standaard om gegevens gestructureerd vast te leggen en tekst en vorm van elkaar te onderscheiden. Woordenboek: API, application programming interface, een set afspraken waardoor sites en computers kunnen samenwerken en gegevens kunnen uitwisselen.
  • 58 | Ambtenaar 2.0 (2008) Dat is niet iets wat de overheid hoeft te ontwikkelen. Er zijn genoeg bedrijven en initiatieven die in dat gat zullen springen. Neem www. buurtlink.nl, een site die op basis van postcode allerlei informatie en voorzieningen bij elkaar brengt. Wat we wel moeten doen is de infor- matie die we als overheid verzamelen beschikbaar stellen zodat een bedrijf als Buurtlink, of welke creatieveling dan ook, er iets mee kan bouwen. Dan geven we de creativiteit van burgers en de innovativiteit van bedrijven de ruimte. Ik ben benieuwd wat voor interessante sites en mash-ups dat zou opleveren! Er zijn inmiddels prachtige voorbeelden die vaak, voor de persoon die ze kan vinden, waardevolle maar ook gewoon leuke informatie opleve- ren. Een bekende mash-up is www.everyblock.com, waar de inwoners van diverse Amerikaanse steden informatie kunnen halen over gepleeg- de misdaden in hun postcodegebied, maar zich ook kunnen informeren over horecacontroles, bouwvergunningen en dergelijke. In de Neder- landse context kennen we www.misdaadkaart.nl of www.alarmerin- gen.nl. Via rss kun je die informatie dan weer gebruiken in je eigen informatievoorziening. Zo krijg ik in Netvibes bericht van alle alarme- ringen van politie en brandweer in de buurt van mijn huis. Veel mash-ups gebruiken kaartmateriaal (bijvoorbeeld Google Maps) om de informatie via een kaart te presenteren. Het moment dat Google deze informatie vrijgaf (medio 2005) kan daarom gezien worden als een start van een nieuw tijdperk. De informatie van Google is ook beschik- baar via een API, waardoor de informatie snel en gemakkelijk geïnte- greerd kan worden met andere informatie. Het resultaat daarvan is een interactieve kaart die vervolgens weer in een pagina opgenomen kan worden door te embedden of met widgets. Voor meer informatie over Nederlandse mash-ups met kaarten, zie www.nederkaart.nl. Mijn verwachting is dat mash-ups nog maar het begin zijn een grotere ontwikkeling. De kern van de mash-up is het verzamelen, integreren en presenteren van informatie. Met alle informatie op het internet zijn de mogelijkheden onbeperkt. Het lijkt een kwestie van tijd te zijn voordat via slimme interfaces (met eventueel geografische informatie) aan onze informatiebehoefte steeds sneller en beter tegemoet wordt gekomen. Een vraag als “welke fietspaden in mijn wijk zijn veilig” kan dan beant- woord worden door via een kaart, voor een bepaalde periode, informa- tie te presenteren over alarmeringen, misdaad, werkzaamheden, etc. De techniek is er klaar voor. Open Overheid Principes Ook in de Verenigde Staten wordt ingezet op de openbaarmaking van overheidsinformatie, getuige het plannen van presidentskandidaat Ba- rack Obama: “Obama plans to make government data available online in universally accessible formats to allow citizens to make use of that data to comment, derive value, and take action in their own communities”. Als we in Nederland met Open Overheid aan de slag willen dan is het na- tuurlijk wel van belang dat we nadenken over de manier waarop we dat gaan doen. Uiteraard dient er bij het beschikbaar stellen van informatie rekening gehouden te worden met aspecten als privacy, maar er zijn nog meer randvoorwaarden. www.buurtlink.nl is een sociale- netwerksite voor je eigen buurt, op basis van postcode. Er worden berichten uitgewisseld tussen buurtbewoners, oproepen gedaan, activiteiten georganiseerd, etc. Andere informatiebronnen rond die postcode worden ook getoond. Voor gemeenten en andere overheidsdiensten biedt deze site een goede mogelijkheid om contact te houden met bewoners. www.everyblock.com biedt ondertussen overheidsinformatie aan in de steden Boston, Charlotte, Chicago, Los Angeles, Miami, New York, Philadelphia, San Francisco, San Jose, Seattle en Washington DC. www.misdaadkaart.nl geeft een overzicht van overtredingen en politieberichten, zowel per categorie als per locatie (op de kaart). www.alarmeringen.nl geeft een actueel overzicht van politie- en brandweer­ activiteiten. Je kunt je abonneren met de cijfers van je postcode en bijv. via rss op de hoogte blijven van wat er in je gemeente gebeurt. www.nederkaart.nl is een blog over kaarten en geo-informatie op internet. De site bevat veel voorbeelden, ook van overheden. Bron: BarackObama.com - Barack Obama on technology and innovation: http://twurl.nl/2dzogp
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 59 Embedden, hoe doe je dat? Vaak zie je op sites met video’s, pre­sen­­ taties, foto’s of kaarten dat je wat je daa­r bekijkt ook kunt embedden. Wat houdt dat in? Is dat alleen voor technici? Niet perse. Het betekent namelijk dat je een deel van die site, bijv. het filmpje, de presentatie, de fotoreeks of kaart, in een andere pagina kan plaatsen. Dat kan je blog zijn, maar het kan vaak ook in een reactie of forum, zoals op netwerk.ambtenaar20.nl Hoe werkt het? Ga naar bijv. YouTube, kopieer de embed-code die je naast het filmpje ziet staan en ga naar je eigen pagina op het netwerk Ambtenaar 2.0. Onderaan de pagina kun je een reactie toevoegen. Plak de embed-code in het tekstveld en druk op de knop ‘opslaan’. Het filmpje verschijnt nu embedded in jouw pagina. In de Verenigde Staten is een Open Government Working Group opgezet die de openbaarmaking van overheidsinformatie propageert (zie www. opengovdata.org). Deze werkgroep heeft een aantal principes opgesteld waaraan open overheidsinformatie moet voldoen. Dit lijkt me een goede checklist om ook in Nederland te gebruiken. Vandaar dat ik ze hier graag citeer (in het Engels): “Government data shall be considered open if they are made public in a way that complies with the principles below: 1. Complete : All public data are made available. Public data are data that are not subject to valid privacy, security or privilege limitations. 2. Primary: Data are collected at the source, with the finest possible level of granularity, not in aggregate or modified forms. 3. Timely: Data are made available as quickly as necessary to preserve the value of the data. 4. Accessible: Data are available to the widest range of users for the widest range of purposes. 5. Machine processable: Data are reasonably structured to allow auto- mated processing. 6. Non-discriminatory: Data are available to anyone, with no require- ment of registration. 7. Non-proprietary: Data are available in a format over which no entity has exclusive control. 8. License-free: Data are not subject to any copyright, patent, trade- mark or trade secret regulation. Reasonable privacy, security and privilege restrictions may be allowed. Compliance must be reviewable, which means: • A contact person must be designated to respond to people trying to use the data; • A contact person must be designated to respond to complaints about violations of the principles; • An administrative or judicial court must have the jurisdiction to re- view whether the agency has applied these principles appropriately.” Samenvatting In het begin van dit boek heb ik uitgebreid proberen te schetsen wat de impact is van het feit dat plaats en tijd niet meer bestaan op internet. De meeste tijd brengen we echter nog steeds door in de fysieke wereld, waar die dimensies nog steeds bepalend zijn voor hoe we onze wereld inrichten. Het is dan ook niet verbazingwekkend dat vaak online een kopie wordt gemaakt van de materiële wereld. Dat is duidelijk te zien bij de opzet van overheidssites. Het zijn virtuele gebouwen met een in- gang, een organisatiestructuur en voor alles een plek. Tot in de puntjes georganiseerd volgens strikte regels. Woordenboek: Mash-up, een samenvoeging van informatie uit verschillende bronnen op internet, bijv. de combinatie van statistische gegevens met Google Maps. www.opengovdata.org is een wiki met acht principes voor open overheidsinformatie, opgesteld in december 2007.
  • 60 | Ambtenaar 2.0 (2008) Dat is echter steeds minder hoe de samenleving werkt. Elke burger met enige programmeerkennis kan zo’n zelfde gebouw neerzetten, of een beter werkende versie ervan, of een bruikbaar onderdeel ervan. Ook hier zullen we moeten bekijken wat we als overheid zelf moeten doen en waar we juist initiatief uit de samenleving moeten stimuleren. De rijkdom aan informatie die de overheid bezit is een katalysator voor dergelijke burgerinitiatieven en kan nieuwe bedrijven of zelfs bedrijfs- takken aanzwengelen. Daarom moeten we als overheid meer nadruk leggen op het in een open format beschikbaar stellen van overheidsin- formatie: Open Overheid.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 61 De Britten doen het beter De Belgen doen het beter, dat was het motto enkele jaren geleden om de elektronische dienstverlening vanuit de overheid steviger aan te pakken. Maar als het gaat om overheid 2.0 dan doen de Britten het beter. Het helpt natuurlijk dat er een minister is (Tom Watson) die er erg actief bovenop zit, maar verder maken ze gewoon gebruik van de instrumenten die op internet te vinden zijn. Hieronder zet ik een aantal voorbeelden op een rij van waar de Britse overheid mee bezig is. Britse 2.0-initiatieven Dit is natuurlijk geen uitputtende lijst, maar er staan ideeën tussen die we ook in Nederland direct in kun- nen zetten: • Voor Britse ambtenaren is een Civil Service Code opgesteld waarin staat beschreven hoe ze zich moeten opstellen in online discussies e.d. Zie ook Hoofdstuk 8; • De Power of Information Taskforce (powerofinformation.wordpress.com) heeft zelf ook een blog. Net als de eerste versie van Ambtenaar 2.0 gewoon gratis en online met WordPress. Handig om op te abonneren als je de Britse ontwikkelingen wil volgen; • De taskforce is een prijsvraag begonnen onder de naam Show us a better way (www.showusabetterway. com). “Wat voor online applicatie zou jij willen bouwen met publieke informatie?” Een mooi voorbeeld van crowdsourcing. Er komen heel veel ideeën binnen, die je kunt volgen via Twitter en waar je op kunt reageren. Jammer dat je er niet op kunt stemmen, dat zou het werk van een jury een stuk gemakkelijker maken; • Om te weten welke publieke informatie beschikbaar is om op verder te bouwen is ook een lijst van in- formatiebronnen gemaakt en werkt de taskforce hard om meer overheidsinformatie online te krijgen. Daarnaast is er een Public Sector Information Unlocking Service (www.opsi.gov.uk/unlocking-service) gestart waar burgers kunnen melden welke bron ze geopend willen hebben. Het ziet er helaas uit als een standaard niet-interactieve website, maar hier kun je wel stemmen om een voorstel te ondersteunen! • Tenslotte: het Departement of Innovation, Universities and Skills (www.dius.gov.uk) is bezig met een internetconsultatie in de vorm van een forum en een enquête. Niet veel anders dan wat LNV en VROM doen nu, maar ze maken wel beter gebruik van web 2.0-middelen: je kunt bijv. de enquêtevragen als widget opnemen in je blog en de discussies volgen in Twitter en Facebook. Dat geeft geïnteresseerde burgers de mogelijkheid om de consultatie te helpen verspreiden (een toepassing van de long tail voor de communicatie). De Britten doen het als het gaat om web 2.0 dus vooralsnog beter. Maar die voorsprong is te overbruggen. Ideeën zijn er genoeg, tijd voor wat Nederlandse experimenten!
  • 62 | Ambtenaar 2.0 (2008) Organisatie 2.0: de interne werkwijze van de overheid In Hoofdstuk 7 werd duidelijk wat de potentie is van web 2.0 in de rela- tie tussen burger en overheid. Maar die overheid, dat zijn wij. Het is aan ambtenaren om dergelijke initiatieven op te pakken (meer daarover in Hoofdstuk 8). Daarvoor moeten ze echter wel de ruimte krijgen binnen hun organisatie. Om op deze manier interactief te werken buiten de eigen organisatie vraagt ook een andere manier van werken binnen de organisatie. Het heeft gevolgen voor hiërarchie, voor management en de organisatiecultuur. Dat wordt in dit hoofdstuk verder uitgewerkt. Wie moet aan de slag met organisatie 2.0? Ik ben betrokken bij diverse trajecten waarin de mogelijkheden die hiervoor staan beschreven worden ingezet. Daarbij probeer ik uit te leggen wat de spelregels zijn die bij die nieuwe middelen horen en op die manier een bijdrage te leveren aan het traject. Ik benadruk echter steeds dat de verantwoordelijkheid voor het traject ligt bij de beleidsmedewerker zelf (of stafmedewerker, of uitvoerder, etc.). Die kent het onderwerp, die kent de doelgroep, die weet wat hij wil berei- ken. Ik lever alleen mijn ervaring met web 2.0 om het kennisgat dat nu nog bestaat in te vullen. Maar jij moet het doen! Ik ga ervan uit dat dat kennisgat een tijdelijke situatie is, dat het ge- bruik van web 2.0-middelen op de juiste manier een standaard onder- deel wordt van het instrumentarium van ambtenaren. Op dit moment is dat nog niet het geval: we zitten in een periode van zoeken en experi- menteren. Sommige organisaties en organisatieonderdelen gaan er heel voortvarend mee om, andere minder. Grofweg zijn er drie manieren voor organisaties om met de veranderingen van web 2.0 om te gaan: 1. Als toeschouwer, bijv. door je als organisatie constant op de hoogte te stellen van online discussies en netwerken op de eigen beleid- sterreinen (ook wel online signalenopvang genoemd). Op dit terrein gebeurt al heel wat. Communicatiemedewerkers en informatiespe- cialisten verzamelen informatie voor analyses en deels om interne nieuwsbrieven samen te stellen. Dit is een functie die binnen een organisatie dus vaak is gecentraliseerd. Op termijn is dat echter niet te handhaven, aangezien je als beleidsmedewerker bijv. precies wil weten wat er binnen jouw beleidsdossier gebeurt. Van alle infor- matie, discussies en gebeurtenissen die via internet zichtbaar zijn geworden wil je alleen weten wat er in jouw niche gebeurt. Een algemene knipselkrant of nieuwsbrief is dan niet specifiek genoeg en is te indirect om erop te kunnen reageren; 2. Als gebruiker, bijv. door (externe) specialistische kennis te betrek- ken bij concrete projecten om daarvoor een web 2.0-aanpak uit te werken en uit te voeren. Hoewel ook in de communicatie steeds meer wordt benadrukt dat afdelingen zelf moeten nadenken hoe ze de communicatie rond een project organiseren (communicatie in het hart van het beleid, bijv.), wordt er meestal nog steeds een commu- nicatiespecialist of communicatiebureau betrokken om de uitvoering te doen van een campagne of actie. Het gevolg is dat er geen ruimte Hoofdstuk 7.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 63 is voor interactie met de doelgroep, aangezien een bureau weliswaar een boodschap kan uitdragen namens je organisatie, maar niet het gesprek aan kan gaan. Dat kun je alleen zelf. In de interactieve we- reld van web 2.0 is die aanpak dus onvoldoende; 3. Als deelnemer, wanneer de organisatie zich web 2.0 eigen heeft gemaakt, medewerkers inzicht hebben in de betekenis en (on)moge- lijkheden en het integraal onderdeel is van de eigen manier van wer- ken. Pas dan kun je de manier van werken en de middelen van web 2.0 goed inzetten om meerwaarde te hebben in je werk. Dat maakt het mogelijk om interactief met je omgeving en de samenleving je overheidstaken uit te voeren. Daarbij is het nog steeds mogelijk om taken uit te besteden aan specialisten, maar als ambtenaar ben je zelf verantwoordelijk voor de invulling van je rol en voor het aan- gaan van het gesprek. Dat kun je niet uitbesteden. Voor de duidelijkheid heb ik de drie hierboven geschetste houdingen in een grafiekje gezet: Ik wil hiermee aangeven dat deze veranderende relatie tussen overheid en burger in wezen een veranderende relatie tussen ambtenaar en bur- ger is. Als we als overheid deel willen nemen aan het maatschappelijk debat, als we aan willen haken bij online discussies, als we gebruik willen maken van kennis, ideeën en inzet uit de samenleving, dan is dat iets wat je vanuit je eigen werkterrein moet oppakken. Je zult daarvoor zelf activiteiten in gang moeten zetten en zelf in de gaten houden hoe de interactie verloopt. Een dergelijke interactie verloopt dus steeds minder via de lijnen en structuren van de hiërarchie. De ambtenaar die online participeert en werkt in netwerken over organisatiegrenzen heen moet daarvoor de ruimte en de vrijheid krijgen van zijn management. Dat vraagt een andere manier van aansturing. Ook de positie van een directie Com- municatie zal daardoor veranderen: de nadruk zal nog meer verschui- ven van externe voorlichting naar interne ondersteuning en opleiding. Ofwel: hoe gaat de organisatie de medewerker helpen om een zo groot mogelijke armslag te krijgen en het maximale te halen uit zijn kennis, netwerk en inzet? In Hoofdstuk 6 beschreef ik wat de kerneigenschappen zijn van web 2.0: openheid, netwerken en het individu als uitgangspunt. Dat zijn de fundamenten onder het succes van veel van de grote web 2.0-sites op
  • 64 | Ambtenaar 2.0 (2008) internet en de voorwaarden voor het slagen van communities en initi- atieven voor massasamenwerking. De overheid kan in haar relatie met de samenleving alleen op zo’n manier werken als daar intern ook de voorwaarden voor geschapen zijn, als intern ook volgens die kerneigen- schappen wordt gewerkt. En daar zit voor de meeste overheidsorgani- saties nogal een uitdaging. De drie eigenschappen op een rij: 1. Openheid, de transparantie van de organisatie; 2. Netwerken, horizontale netwerken tegenover verticale hiërarchieën; 3. De medewerker centraal, in plaats van het proces of de functieom- schrijving. De komende drie paragrafen zal ik per eigenschap bekijken hoe de overheid op dat vlak werkt en aangeven hoe die manier van werken meer in lijn kan worden gebracht met de cultuur van web 2.0. 1. Openheid Een transparante organisatie is een voorwaarde voor samenwerking In mijn werk bij het ministerie van LNV heb ik bij verschillende organi- satieonderdelen gewerkt. Aangezien dat meestal korte projecten wa- ren was het belangrijk om documenten en andere informatie goed over te dragen aan de collega’s zodat ze alles terug konden vinden. Daarom heb ik er altijd voor gekozen om mijn dossiers niet op mijn persoonlijke netwerkschijf te zetten, maar op de schijf van het organisatieonder- deel. Daar zat ook een nadeel aan: daardoor kon ik geen documenten uitwisselen met andere delen van het ministerie (laat staan daarbui- ten) aangezien de netwerkschijven waren ingericht en afgesloten per organisatieonderdeel. En nog mooier: zodra ik doorverhuisde naar een ander onderdeel voor mijn volgende project, had ik geen toegang meer tot mijn eigen dossier van mijn vorige project. Niet alleen is dit vreselijk inefficiënt, het belemmert ook de samenwer- king over organisatiegrenzen heen. Openheid, inzicht in activiteiten, toegang tot informatie, het is een voorwaarde om te kunnen samen- werken. Wat is samenwerken immers anders dan het laten aansluiten van je eigen werkzaamheden op die van een ander? Dan moet je dus wel weten waar de ander mee bezig is, waar die zich op baseert, wat er al ligt. Ik weet zeker dat meer openheid en transparantie binnen organisaties de hoeveelheid dubbel werk die gedaan wordt enorm zou kunnen beperken en de werkzaamheden die worden verricht veel beter op elkaar zouden kunnen laten aansluiten. Een gesloten werkwijze leidt niet tot meerwaarde Behalve netwerkschijven is er nog een digitaal instrument dat veel wordt gebruikt om samen te werken: e-mail. Binnen organisatieonder- delen, maar zeker naar buiten toe is dat het meest gebruikte instru- ment. Het is laagdrempelig en zeer geschikt voor één-op-één-communi- catie wanneer geen direct contact (telefoon, instant messaging, chat) nodig is. Maar meer dan dat zal het ook nooit worden. E-mail levert geen meerwaarde op buiten de informatieoverdracht van 1 naar 1, het is een gesloten medium. Documenten uitwisselen Heb je een presentatie gegeven, een leuk artikel geschreven of een goede nota, of ben je gewoon een interessant document tegengekomen, dan wil je het delen met anderen. Dat kan via e-mail, maar nog handiger is het als mensen het zelf kunnen downloaden. Maar hoe zet je een document op internet? Daar zijn verschillende sites voor: • www.box.net is een online netwerkschijf met een groeiend aantal functionaliteiten eromheen, waar je gratis 1 gigabyte kunt opslaan en eventueel per map of document delen met anderen; • www.scribd.com is een soort YouTube voor documenten: je kunt je eigen documenten uploaden en delen, maar ook allerlei handige documenten van anderen vinden en embedden in je site; • www.yousendit.com is voor de verzending van zeer grote bestanden die niet via e-mail kunnen worden verstuurd. Je uploadt je bestand en de ontvanger krijgt een mail met een link. Let er overigens wel op dat je nooit geheime of privacygevoelige informatie op deze manier deelt en dat je niet per ongeluk documenten voor meer mensen beschikbaar maakt dan je bedoeling is!
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 65 Soms is dat natuurlijk de juiste keuze. Als je iets gericht of in vertrouwen wil mededelen dan wil je niet dat er iemand meeleest. Maar dat is bij de meeste berichten natuurlijk niet het geval. Vaak wordt er namelijk een document rondgestuurd, terwijl dat beter op een plek neergezet had kunnen worden waar iedereen het kan vinden. Of je vraagt een aantal mensen om commentaar op een stuk, maar dat blijven één-op-één-con- tacten omdat men van elkaar niet kan zien wat de ander heeft gerea- geerd en er dus niet op verder kan gaan. Of je stuurt een interessante link door naar iemand, maar misschien zijn er nog wel meer collega’s die daar iets aan zouden hebben. Ze zullen het nooit weten. Door te kiezen voor geslotenheid ontstaat er geen meerwaarde. Je zult nooit méér terugkrijgen dan wat je verwacht (namelijk de reactie van die ene persoon aan wie je iets hebt toegestuurd). Je zult geen nieuwe inzichten krijgen uit onverwachte hoek, want die hoek heb je niet be- trokken. Door wel open te werken en kennis te delen stel je je omge- ving in staat om ideeën aan te dragen, is het mogelijk om activiteiten op elkaar aan te laten sluiten en kunnen anderen voortbouwen op waar jij mee bezig bent. Openheid is de kern van innovatie. Verantwoordelijkheid nemen begint bij het hebben van voldoende informatie Een hiërarchisch organisatie is een ‘need-to-know-organisatie’. Aange- zien elke medewerker een specifieke taak vervult in het proces (een radertje in het systeem is), hoeft een medewerker niet meer te weten dan wat noodzakelijk is voor de uitvoering van die taak. Die informa- tie wordt hem dan door zijn manager meegegeven. Strikt hiërarchisch gedacht hoeft de medewerker noch horizontaal (eerder of later in het proces; van andere organisatieonderdelen), noch verticaal (van zijn managementteam en daarboven) meer informatie te hebben. Zo strikt zal het meestal niet zijn, maar het is wel hoe de meeste over- heidsorganisaties zijn ingericht. Zelfs binnen je eigen organisatie is het vaak moeilijk te achterhalen waar een ander organisatieonderdeel mee bezig is en hoe in de top wordt gedacht en gesproken over de uitdagingen waar de organisatie voor staat. Die ‘geheimzinnigheid’ maakt het erg moei- lijk voor medewerkers om in te schatten hoe ze moeten handelen en welke verantwoordelijkheid ze kunnen nemen. Intern, maar zeker extern. Als de overheid meer nadruk wil leggen op interactiviteit met de sa- menleving en het werken over organisatiegrenzen heen, dan zal geïn- vesteerd moeten worden in ambtenaren met voldoende bestuurlijke en politieke sensitiviteit. Maar die competentie is niet alleen een gave, die wordt gevoed met kennis en inzicht van waar de organisatie mee bezig is en waar de top naartoe wil. Daarmee kan een werknemer de ruimte en verantwoordelijkheid nemen om initiatieven te ontplooien. Ook hier is transparantie een randvoorwaarde dus. 2. Netwerken Complexiteit vraagt om flexibiliteit Openheid en transparantie zijn een voorwaarde om te kunnen samen- werken, zeker als die samenwerking verder gaat dan de grenzen van je eigen organisatieonderdeel. En wanneer is dat eigenlijk niet het ge-
  • 66 | Ambtenaar 2.0 (2008) val? Elk dossier en onderwerp waar je mee bezig bent kent immers meerdere dimensies, met bijbehorende vertegenwoordigers: Je werkt samen met collega’s die met aangrenzende onderwerpen bezig zijn, met mensen van andere organisaties die juist met hetzelfde onderwerp bezig zijn, met burgers of groeperingen die zich binnen je dossier be- vinden, met managers die er iets over te zeggen hebben, etc. In elke taak of op elk dossier heb je een netwerk van mensen om je heen met wie je moet gaan werken. Met het complexer worden van de uitdagingen en werkzaamheden van de overheid wordt ook dat netwerk steeds complexer. En door de veranderende balans tussen burger en overheid gaan ook steeds meer maatschappelijke partijen, groepen en burgers onderdeel uitmaken van dat netwerk (horizontalisering). Om je taak te kunnen vervullen heb je dus mensen nodig uit diverse organisaties, moet je samenwerken met collega-ambtenaren, bedrijfsleven en burgers en met hen gezamenlijk stappen maken. Dat is eigenlijk je team. Uiteraard vertegenwoordigt elk teamlid z’n eigen belangen, maar je hebt allemaal elkaar nodig om verder te komen. Werken in steeds weer andere netwerkteams Een dergelijk netwerkteam kan afhankelijk van het doel langer en kor- ter bestaan, meer en minder ad hoc zijn, bestaan uit mensen die dicht- bij of ver weg zijn, op jouw initiatief zijn verzameld of afkomstig zijn van een andere organisatie of wellicht zelfs vanuit de maatschappij. Het gaat erom dat je nagaat via welk netwerk en met welke betrok- kenen je je taak kunt uitvoeren. In Hoofdstuk 2 schetste ik een wereld waarin plaats en tijd afwezig zijn en informatie en mensen in beeld komen op het moment dat je ze nodig hebt. Op eenzelfde manier ver- zamel je een netwerkteam om je heen op het moment dat je met een opdracht aan de slag moet. Veel van de web 2.0-instrumenten die de laatste paar jaar beschikbaar zijn gekomen zijn juist op deze manier van werken ingericht. Via een netwerksite als LinkedIn kun je mensen vinden die ook op jouw werk- terrein actief zijn, door blogs te lezen krijg je een indruk van wat voor inbreng ze kunnen hebben in jouw project, er zijn online werkruimten beschikbaar zoals Ning.com of Google Sites, je kunt samenwerken aan een document in een wiki, contact hebben via e-mail, instant mes- saging (MSN), Skype (telefoon) en discussiefora, elkaar op de hoogte houden via Twitter en YouTube en informatie uitwisselen via Delicious of Scribd. Zo kun je snel je team samenstellen en een werkomgeving creëren. Wat je niet weet moet je via anderen vernemen Zoals gezegd kun je zelf zo’n team samenstellen maar soms sluit je je ook aan bij communities of groepen die al online bestaan, als dat kan bijdragen aan je opdracht. Maar niet alleen de mensen die je zelf uitkiest kunnen een bijdrage hebben aan jouw project of dossier. Ook mensen die je niet in beeld hebt kunnen meerwaarde hebben voor je project of dossier. Ze kunnen raakvlakken benoemen die je zelf nog niet had gezien, inzichten geven die je nog niet kende, kennis en idee- ën aanleveren vanuit een ander perspectief en nieuwe netwerken en communities in beeld brengen. Een afspraak maken met Datumprikker.nl Als je een afspraak met collega’s wil maken, dan is dat via Outlook snel gebeurd. Maar buiten je organisatie leidt het meestal tot een langdurig heen-en- weer-mailen. Aanmelden bij www. datumprikker.nl biedt dan uitkomst. Maak een datumprikker aan, kies een aantal momenten dat je zelf kunt en voeg de mailadressen toe van mensen die je uit wil nodigen. De site houdt je op de hoogte van alle reacties. www.google.com/sites geeft toegang tot Google Sites dat als doel heeft om functies als Gmail, Google Docs en Google Calendar te bundelen in één omgeving. Google wil bedrijven daarmee een online ‘intranet’ aanbieden en zo de concurrentie aangaan met een product als Microsoft Office. Je favoriete internetsites bewaren De meeste mensen slaan hun favorieten of bookmarks op in hun browser, bijv. Internet Explorer of FireFox. Maar als je ergens anders achter een computer zit kun je daar niet bij. Daarom kun je ook gebruik maken van de site www. delicious.com. Dan sla je op internet je favorieten op en kun je er overal bij. Een bijkomend voordeel is dat je gemakkelijk je links kunt delen met anderen.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 67 De meerwaarde van werken in netwerken zit niet alleen in de mogelijk- heid om mensen te betrekken vanuit verschillende organisaties en situ- aties om een zo goed mogelijk team samen te stellen. De meerwaarde zit ook in de mogelijkheid om verder te kijken dan je eigen omgeving. Dat vergroot het potentieel van mensen, kennis en ideeën waar je uit kunt kiezen. Via jouw netwerk bereik je de netwerken die daar weer achter liggen. Of ze bereiken jou natuurlijk. Zeker als je zelf ook open werkt. Organisatiestructuur en flexibiliteit De vraag van dit hoofdstuk was voor welke uitdagingen overheidsor- ganisaties staan om meer in de cultuur van web 2.0 te gaan werken binnen de eigen muren. De hiërarchische structuur van de meeste or- ganisaties laat zich vergelijken met een archiefstructuur. Net zoals een document maar in één map kan zitten, zo kan een onderwerp maar bij één organisatieonderdeel horen en zo kun je als medewerker maar in één afdeling zitten. De werkelijkheid is natuurlijk veel complexer. Die vraagt om een specifieke combinatie van mensen en middelen om een specifiek probleem op te lossen. En die specifieke combinatie sluit natuurlijk nooit aan bij een inflexibele organisatiestructuur die voor meerdere jaren wordt ingericht. Dus ook hier passen de huidige overheidsorganisaties slecht bij de ma- nier van werken van een organisatie 2.0. Om om te kunnen gaan met de groter wordende complexiteit van de samenleving en onze werk- zaamheden, als we maximaal gebruik willen maken van het potentieel binnen onze organisaties en als we aan willen sluiten op de manier van werken van de nieuwe generatie werknemers, dan hebben we nog een aantal stappen te gaan. En de medewerker en zijn opdracht moeten hiervoor het uitgangspunt zijn. 3. De medewerker centraal In een hiërarchische organisatie heeft iedereen zijn of haar plekje. Dat plekje staat beschreven in je functieomschrijving. Daar staat wat je minimaal moet kunnen om die functie in het raderwerk te vervullen. Dat woordje ‘minimaal’ is wat me intrigeert in die zin. Wat kan deze persoon allemaal nog meer, waar we als organisatie geen gebruik van maken? Welke kennis heeft hij, wat voor netwerk, ideeën, interesses en energie zit er allemaal in deze medewerker waar de organisatie geen zicht op heeft? Kunnen we daar iets mee om samen verder te komen? Gebruik het potentieel van je medewerkers Hierboven noemde ik al het voorbeeld van Google, dat z’n medewerkers 20% van hun tijd laat besteden aan eigen projecten. Als zij een idee hebben waarvan ze denken dat het bedrijf er iets aan heeft, dan mogen ze dat onder werktijd uitwerken en er helemaal voor gaan. Dat levert natuurlijk heel veel groene en rijpe ideeën op, maar het heeft ook een aantal fantastische innovaties opgeleverd (Orkut, Gmail en Google Maps zijn ooit zo begonnen). En het werkt motiverend: hoe vaak heb je zelf niet een leuk idee gehad, maar had je geen tijd, lag het buiten je taakgebied of zag je baas het niet zitten? Twee voorbeelden van mash-ups met Google Maps: www.flickrvision.com toont op een wereldkaart foto’s die op Flickr. com worden gepubliceerd, www. twittervision.com doet hetzelfde met live Twitter-berichten. Online praten en afstemmen In veel organisaties is niet standaard software geïnstalleerd om te kunnen chatten, bijv. MSN Messenger of Google Talk. Als je toch met een groep digitaal wil praten kun je Campfire (www. campfirenow.com) proberen. Daar kun je in beslotenheid praten, je kunt bestanden uitwisselen en plaatjes tonen, anderen uitnodigen in het gesprek, etc. Net alsof je in één kamer werkt, maar dan digitaal. Tot vier personen gratis, daarboven moet je helaas gaan betalen.
  • 68 | Ambtenaar 2.0 (2008) De overheid doet te weinig met het potentieel van slimme, betrok- ken en energieke medewerkers. Daar moet meer mee te doen zijn. In Hoofdstuk 6 had ik het over massasamenwerking en crowdsourcing in de samenleving, maar die middelen zijn natuurlijk net zo goed in te zetten binnen de overheid. Geef medewerkers de mogelijkheid om meer van zichzelf te laten zien dan alleen wat binnen hun functieomschrijving valt. Door een aantal organisaties is onlangs www.ideeencentrale.nl geopend om ideeën van ambtenaren te verzamelen. Waarom niet over- heidsbreed? Geef medewerkers de voorzieningen die ze nodig hebben Als je kijkt naar sites als Flickr.com en YouTube, dan is één eigenschap niet te missen: deze sites zouden niet bestaan zonder user generated content, dus zonder de foto’s en filmpjes die de gebruikers erin hebben gestopt. De sites zelf zijn een lege huls, gevuld door de gebruikers. Die bedrijven beseffen dus maar al te goed hoe belangrijk de gebruiker is en hoe belangrijk het is om het hem helemaal naar de zin te maken. Vandaar dat web 2.0-sites zich volledig concentreren op het gebruikers- gemak en de voorzieningen op de site. En vandaar dat ze zoveel ruimte bieden aan gebruikers om commentaar te leveren en verbeteringen aan te dragen. Ze blijven in beta zodat ze steeds mee kunnen blijven ver- anderen met de wensen van de gebruikers. De uitdaging voor overheidsorganisaties zal er de komende tijd in zitten om te bedenken hoe medewerkers het beste geholpen en ondersteund kunnen worden in hun werk en hun manier van werken. Ook overheids- organisaties zijn immers afhankelijk van de inbreng van hun medewer- kers en de productiviteit van hun arbeid. En ze worden spoedig gecon- fronteerd met een generatie nieuwe medewerkers die qua middelen en ruimte veel meer mogelijkheden en flexibiliteit zijn gewend en mede daardoor heel gemakkelijk overstappen naar een andere werkgever. Hoe kunnen organisaties hun ondernemende ambtenaren ondersteunen en helpen verder te komen? De laatste jaren is bij de overheid veel nadruk gelegd op standaardise- ring. In de jaren negentig waren de kosten van ICT- en andere voorzie- ningen en het beheer ervan de pan uitgerezen en de oplossing lag erin om iedereen dan maar hetzelfde te geven. We zitten allemaal op een flexplek, met dezelfde computer en dezelfde software. Op sommige punten kan iets speciaals worden geregeld, maar dan moet de rest van de afdeling dat eigenlijk ook hebben. Zo ben ik aan een telefoon geko- men die voor mij te weinig mogelijkheden biedt en voor de meeste van mijn collega’s teveel. Zo zitten we allemaal braaf als radertje op onze plek in de machine. Personalisatie van je manier van werken Totdat web 2.0 zich aandiende. Via de standaard browser (Internet Explorer 6) bleken we namelijk plotseling toegang te krijgen tot in- formatie- en samenwerkomgevingen die we zelf in konden stellen en waaruit we zelf onze favoriet konden kiezen. In de duisternis van te ver doorgevoerde standaardisering brak het licht van personalisatie en persoonlijke keuze door. Online software die mij ondersteunt in mijn manier van werken. Gebruiksvriendelijk en rijk aan functionaliteiten. Dat is hoe ik wil werken. Waarom kan ik mijn telefoon niet omwisselen www.ideeencentrale.nl is een initiatief om binnen en tussen overheidsorganisaties ideeën te verzamelen (open innovatie). De site is nu nog maar voor een beperkt aantal organisaties, hopelijk gaat dat aantal snel groeien.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 69 voor een netbook? Waarom kan ik daarmee niet op internet inloggen via wifi? Waarom mag ik op mijn werkplek geen software installeren die ik nodig heb? Maar die personalisatie en persoonlijke keuze betreffen natuurlijk niet alleen de techniek. Die zit ook in de ruimte en het vertrouwen van mijn manager, die zit ook in de keuzevrijheid van je werktijden, van je werkplek. Er worden speciale ruimtes ingericht waar je mag zitten als je je de hele dag moet concentreren op het schrijven van een nota, maar je mag niet thuis gaan zitten. Ben je een avondmens en heb je dan je beste ideeën? Dat is jammer, want je moet om half tien binnen zijn en minimaal tot vier uur blijven. Ooit waren er goede redenen voor deze regels. En voor sommige functies zullen die ook blijven gelden. Maar nu we tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken en thuis zelfs betere voorzieningen hebben dan op kantoor hoeft dat echt niet meer voor iedereen te gelden. Samenvatting Regels en afspraken hebben altijd hun basis in het verleden. Om mee te kunnen groeien met de mogelijkheden en de cultuur moeten ze regelmatig worden bijgesteld. De cultuur van web 2.0 en van de nieuwe (maar ook huidige) generaties medewerkers vraagt om herziening van een aantal van die regels. Ik heb in het eerste deel van dit hoofdstuk de huidige regels en afspraken tegen het licht gehouden op basis van de drie fundamentele kenmerken en veranderingen van web 2.0. Die veranderingen vragen erom dat de spelregels eigenlijk opnieuw bekeken moeten worden. Waarom zijn ze indertijd zo opgesteld en is dat nog steeds kloppend? De spelregels gaan ook over zaken als informatiebeveiliging, contacten met de politiek, pu- bliceren op eigen naam, de Wet Openbaarheid van Bestuur, samen werken aan documenten op het web, contacten buiten je organisatie, etc. Het wordt tijd om de discussie over die spelregels opnieuw aan te gaan. In het tweede deel van dit hoofdstuk over organisatie 2.0 zal ik een voorzet geven van hoe je als organisatie op een 2.0-manier kunt gaan werken. Werken op andere locaties Werk vindt steeds vaker plaats op andere locaties. Niet alleen ‘op het werk’ of thuis, maar ook onderweg en elders, bijv. in Den Haag bij de bibliotheek en in De Boterwaag. Een paar handige sites voor ‘werknomaden’: • www.free-hotspot.com geeft een lijst van plaatsen met gratis internet (wifi), meestal bij horecabedrijven; • www.coworker.nl is een kaart met een overzicht van (meestal gratis) werkplekken: soms alleen een internetverbinding, soms kun je aanschuiven bij andere co-workers; • werk-gelegenheid.nl heeft ook een opsomming van handige plekken, maar iets korter. Flexibel werken bij Microsoft Nederland Sinds half mei heeft Microsoft op Schiphol een geheel nieuw gebouw betrokken waarin het nieuwe werken zichtbaar wordt. Overal op de parterre zijn zitjes, soms met en soms zonder tafel, open en afgesloten, hier en daar een bankstel en ook een binnenplaats en auditoria ontbreken niet. Voor elk wat wils. Op de bovenste verdiepingen (waar overigens gasten niet mogen komen) zijn geheel flexibele werplekken. Maar de verwachting bij Microsoft is toch vooral dat medewerkers niet op kantoor werken. Werken doe je op locatie (bij klanten of onderweg), of anders thuis. Het gebouw is er voor de contacten. Daardoor is er aanzienlijk minder plaats nodig in het hoofdkantoor, een grote kostenbesparing. Maar alles bij elkaar betekent dat nogal wat voor de manier van werken. Microsoft geeft toe dat er veel overhoop is gehaald in de organisatie. Maar daar hadden ze natuurlijk wel een bedoeling mee. Het moest wat opleve- ren! Drie hoofdmotieven om de boel radicaal te veranderen:
  • 70 | Ambtenaar 2.0 (2008) • Ten eerst hoopt men op meer productiviteit doordat er veel meer interne en flexibele dwarsverbanden ontstaan. De maatschappij wordt steeds complexer en de organisatiestructuur sloot daar steeds slechter op aan; • Verder streeft men naar zo groot mogelijke openheid en transparantie naar buiten toe. Voor een bedrijf als Microsoft erg van belang gezien haar van oudsher wat naar binnen gerichte en gesloten cultuur; • Tot slot, en dat is wellicht het belangrijkste motief: men wil aantrekkelijk zijn voor een nieuwe generatie (digitale) medewerkers. Hoe richt je een organisatie 2.0 in? Andrew McAfee is professor aan de Harvard Business School en bedenker van de term enterprise 2.0. Hij was dit voorjaar in Nederland voor het Enterprise 2.0-congres in Zeist en gaf een uitgebreid overzicht van de mogelijkheden van sociale software voor organisaties, met wat verhalen uit de praktijk. Daarbij noemde hij een aantal gebieden waar sociale software voor veran- deringen zal zorgen: • innovation: de manier waarop nieuwe producten en diensten worden ont- wikkeld of nieuwe ideeën tot wasdom komen; • collaboration: samenwerking tussen medewerkers, maar ook tussen be- drijfsonderdelen en met klanten of partners; • knowledge sharing: het transparant delen van kennis tussen medewerkers over nieuwe inzichten, contacten en activiteiten; • collective intelligence: het ontwikkelen van kennis en ideeën, bijv. door het voeren van discussies en het aanvullen van bestaande kennis; • search and discovery: het zoeken en vinden van informatie, om inzicht te houden waar verschillende onderdelen van de organisatie mee bezig zijn. Dat zijn gebieden die cruciaal zijn voor het succes van een organisa- tie: hoe kom je gezamenlijk tot nieuwe inzichten en innovatie? Maar het zijn ook gebieden die sterk ingrijpen op de manier van werken van medewerkers: hoe je samenwerkt, welke informatie je deelt met elkaar, etc. Achter de voordelen die McAfee noemt zit nog een heel ander verhaal, namelijk van mensen en cultuur. Dus laat dat prachtige perspectief voor de organisatie maar even voor wat het is, we moeten beginnen met de werknemers, de collega’s, en hun perspectief. Zoek collega’s die open staan voor dit experiment Wie in een organisatie aan de slag wil met web 2.0 moet allereerst zoe- ken naar collega’s die open staan voor een dergelijk experiment. We moeten beginnen met mensen die positief staan tegenover vernieuwin- gen en inzien dat de manier van werken van de organisatie nog beter kan. Die positieve basishouding is nodig omdat we wel wat drempels zullen moeten overwinnen. Zoals ik al eerder heb gezegd: het is een proces van zoeken en uitproberen en het zal alleen werken als ieder- een meedoet. Het vraagt een investering in tijd (om nieuwe dingen te leren) en in houding (om anders te gaan werken) en de meerwaarde en resultaten volgen pas daarna. Die betrokkenheid moet zowel van de medewerkers komen als van het www.andrewmcafee.org/blog is het weblog van Andrew McAfee op de Harvard Business School. McAfee houdt zich bezig met de invloed van informatietechnologie op bedrijven en hun leiders. Wat is een unconference? Een unconference is een open bijeenkomst waar geïnteresseerden uit verschillende hoeken bij elkaar komen rond een thema. Elke deelnemer wordt gevraagd wat hij bij kan dragen aan de bijeenkomst. Het programma wordt samengesteld via een wiki waarin elke deelnemer zijn inbreng beschrijft. Dit in tegenstelling tot een conferentie waar de organisator het programma bepaalt en sprekers organiseert.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 71 management, dat moge duidelijk zijn. Door gebruik te maken van de manier van werken en de instrumenten van web 2.0 kunnen we efficiën- ter gaan werken, bijv. door minder te vergaderen en andere middelen in te zetten om tot afstemming en overeenstemming te komen. Maar als je beide gaat doen, dan wordt het natuurlijk dubbel werk. Als iedereen via z’n blog meldt waar hij mee bezig is, maar in een afdelingsoverleg nog steeds een rondje monologen wordt gehouden, dan kost het meer tijd dan het oplevert. Het kiezen van de juiste groep medewerkers om mee te beginnen is dus van groot belang. Investeren in kennis en goede afspraken Deze groep gaat vervolgens een gezamenlijk traject in waarin nieuwe afspraken gemaakt moeten worden over hoe de samenwerking ver- loopt. Als wordt besloten dat documenten niet meer via de mail wor- den verstuurd, maar op een toegankelijke plek beschikbaar worden gesteld, dan moet iedereen dat natuurlijk wel weten. Met de diverse mogelijkheden in het achterhoofd kun je samen afspraken maken hoe de samenwerking en kennisdeling wordt ingericht. Dat zal voor iedere groep anders zijn. Je begint immers met die functionaliteiten die goed aansluiten op het werk en de werkwijze van de groep en waar de groot- ste verbetering wordt verwacht. Daarnaast moet worden geïnvesteerd in kennis van de mogelijkheden: hoe kunnen wiki’s, sociale-netwerksites, rss, blogs en al die andere functionaliteiten worden ingezet in de eigen organisatie? Wat werkt het beste om elkaar op de hoogte te houden, om je doelen als medewerker en organisatie te behalen, om je netwerk te betrekken in je werk? Dat vraagt meer dan een cursus knoppenkunde. Als je als organisatie het onderste uit de kan wil halen in het gebruik van alle nieuwe mogelijk- heden, dan moeten die mogelijkheden gezamenlijk worden uitgediept en tegen het licht worden gehouden. “Is dit iets waarmee we efficiën- ter kunnen samenwerken of meer interactie met de samenleving kun- nen krijgen? Zo ja, hoe gaan we dat dan inzetten?” Als je vervolgens in beeld hebt welke middelen je het beste in kunt zetten en wat je ermee wil bereiken, dan moet je het natuurlijk ook nog gaan doen. Besluit je om elkaar op de hoogte te houden van inte- ressante internetsites via Delicious, dan gaan we ook met z’n allen op die site een profiel aanmaken, de juiste knoppen in Internet Explorer installeren, afspraken maken welke tags we gaan gebruiken en leren hoe je elkaar gemakkelijk een tip kan toezenden. Als we allemaal via een blog gaan beschrijven waar we mee bezig zijn, dan gaan we ook re- gelen dat iedereen via rss gemakkelijk de meest interessante blogs kan volgen. Kortom, we zullen de basisvoorzieningen ook samen moeten regelen zodat we ermee aan de slag kunnen. Een strategie bedenken voor je omgeving Maar dat zijn de gemakkelijke dingen. Dat zijn de dingen die je met elkaar kunt afspreken. Het kan worden georganiseerd en onder controle worden gehouden, binnen de groep. Maar ons werk ligt daarbuiten. Het gaat er niet alleen om dat je kamergenoot je blog kan lezen, maar dat anderen op je werkterrein ook via die weg kunnen aansluiten. Het gaat er niet alleen om dat je interessante links ontvangt van je collega’s, maar juist dat je kennis en informatie uit de rest van je wereld in beeld Hoe begin ik een blog? Wat is bloggen? Bloggen is het schrijven van een korte tekst over iets wat jou bezig houdt. Online, zodat anderen het kunnen lezen en er op kunnen reageren. Het is dus een persoonlijk relaas en kan bestaan uit twee regels of twee bladzijden. Wat jij wil. Door te bloggen kun je je verhaal kwijt, breng je anderen op de hoogte en kunnen zij reageren met tips, ideeën of bijval. Vaak bevat een blog dan ook een oproep tot reactie om andermans kijk op de zaak te vernemen. Waar kun je bloggen? Tegenwoordig zijn daar veel mogelijkheden voor. Zo kun je op je eigen pagina op de netwerksite van Ambtenaar 2.0 een blog beginnen. Maar er zijn ook diverse gespecialiseerde sites die een gratis blog aanbieden, zoals www. blogger.com en www.wordpress.com. Inschrijven, naam verzinnen, vormgeving kiezen en typen maar! In een minuut heb je je eigen blog. Hoe begin je? De volgende uitdaging is om ook daadwerkelijk te gaan typen. Eigenlijk is er nooit een goed moment om te beginnen met bloggen. Je moet het gewoon doen dus. Desnoods begin je in een mailtje. Dat is ook de stijl die je moet hebben namelijk. Doe net alsof je iemand een mailtje schrijft over wat je die dag hebt bereikt of waar je tegenaan bent gelopen. En plak die tekst dan in je blog. Maak het jezelf kortom niet te moeilijk!
  • 72 | Ambtenaar 2.0 (2008) krijgt. Nu we afspraken hebben gemaakt hoe we als organisatie gaan samenwerken, moeten we kijken hoe we de samenwerking met het netwerk gaan inrichten. Dat is voor elke medewerker een persoonlijk pad. Hoe wil jij werken? Hoe ga jij je doel bereiken met je netwerk? Wat werkt het beste voor jouw omgeving? Voor een groot deel hangt dat af van je werkterrein en je netwerk: zitten de betrokkenen dicht bij elkaar of juist niet? Zijn er al communi- ties en samenwerkmogelijkheden, of moet je die zelf opzetten? Welke mate van openheid en gezamenlijkheid werkt het beste? Welke taken kun je uitbesteden en wat moet je zelf doen? Wat is je core business en waar zit je meerwaarde? Moeten we voor de mensen in je netwerk ook cursussen organiseren of zijn ze al bekend met de middelen en manier van werken van web 2.0? Dat vraagt om een plan de campagne per beleidsterrein of werkgebied. Als je als afdeling of organisatie hier- mee begint is het goed om gezamenlijk te brainstormen over wat voor eenieder het beste werkt. Je werk is ook persoonlijk Behalve voor je naaste collega’s en je netwerkteam moet deze werk- wijze natuurlijk ook voor jou zelf werken. Dat zit deels in de voorzie- ningen: kies de functionaliteiten die jou het meeste liggen en aanslui- ten op jouw manier van werken. Heb je een laptop nodig, of telefoon? Moet je veel thuis werken, of onderweg? Dat moet aansluiten op de per- soon. Wat heb je nodig om het maximale uit je tijd en uit je omgeving te halen? Bijvoorbeeld, de internetverbinding op mijn telefoon stelt me in staat om tussen besprekingen door e-mail en Twitter bij te houden, zodat ik niet aan het einde van de dag als ik weer achter de computer ga zitten wordt geconfronteerd met een vloed aan berichten. Belangrijker nog dan te bedenken welke voorzieningen je nodig hebt is om te proberen aan te sluiten bij je passie. Als je thuis graag met video bezig bent, hoe kun je dat dan gebruiken om de interactie met je netwerk te verdiepen? Als je helemaal voor de inhoud gaat, blog er dan over en wees aanwezig in discussies. Zo lang je duidelijk bent in je rol en functie is het een aanvulling op je ambtenaarschap en versterkt het de echtheid en waarde van je boodschap. Door open te zijn in je aanpak en je beweegredenen creëer je ook begrip en geef je ruimte om in gesprek te gaan. En niet onbelangrijk: door aan te sluiten op je passie maak je je werk leuker. Je werk is ook persoonlijk, dat mag best blijken. Als je een organisatie 2.0 inricht, zul je dat dus ook boven tafel moeten krijgen. Manager 2.0 Voor de manager is een cruciale rol weggelegd om zijn medewerkers op het juiste spoor te zetten. Niet zozeer als manager in de letterlijke vertaling van beheerder, maar als facilitator dus. Wat heeft elke me- dewerker nodig om maximaal zijn kennis, zijn netwerk en zijn inzet te kunnen benutten? Welke voorzieningen en functionaliteiten kunnen daarvoor worden ingezet? Hoeveel ruimte en hoeveel sturing is nodig? Hoe blijf je op de hoogte van waar je medewerkers mee bezig zijn en hoe kun je ze stimuleren? Hoe kun je je afdeling of organisatie zodanig inrichten dat ze zichzelf organiseert? Dat zijn interessante vragen om Duidelijke taal Hoewel er al veel mogelijk is met geluid en beeld op internet, bestaat de meeste communicatie nog uit tekst. Cruciaal daarbij is dat je duidelijke taal spreekt. Daarom bij deze enkele tips van de Taalridders van LNV. Als ik iets schrijf, dan … 1. bedenk ik van tevoren wat ik wil zeggen. Wat is de boodschap van mijn tekst? 2. verplaats ik mij in de lezer. Wat wil hij of zij weten? Hoeveel tijd heeft hij of zij om mijn stuk te lezen? 3. vertel ik mijn verhaal eerst aan een onwetende collega en probeer ik het daarna zo op te schrijven. Verzorgde spreektaal leest lekkerder dan formele schrijftaal. 4. val ik met de deur in huis. Bijvoorbeeld: “Ik heb besloten het Honden- en kattenbesluit in te trekken, omdat het niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd. In deze brief leg ik u uit waarom”. 5. schrijf ik korte zinnen. Ik splits de zin bij vijftien woorden of meer. 6. schrijf ik actieve zinnen, dus zonder “worden”. Dat is duidelijker en houdt mijn lezers wakker. 7. vermijd ik moeilijke woorden. Een slimme tekst is zo eenvoudig dat iedereen ’m begrijpt. 8. voorkom ik ambtelijke narigheden, zoals jargon, lange tussenzinnen en ouderwetse woorden (ter zake, alsmede, reeds). 9. schrap ik zoveel mogelijk in mijn stuk: ik houd het kort en desnoods werk ik met bijlagen. 10. gebruik ik structuurelementen in mijn tekst: alinea’s, paragrafen en hoofdstukken. Een goede tekst heeft een inleiding, een inhoudelijke uitleg en een conclusie.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 73 eens in het managementontwikkelingstraject mee te nemen. Als voor- zet voor die discussie heb ik hieronder vast enige tips neergezet (zie kader). De manager draagt ook een bepaalde eindverantwoordelijkheid. Die ligt deels in de hiërarchische afstemming: er zijn politieke verwachtin- gen die uitgevoerd moeten worden en het is zijn taak om in de gaten houden of die vanuit zijn organisatie worden ingelost. Maar de manager zal ook in de gaten moeten houden of de gezamenlijke doelen van de afdeling worden gehaald. Als er is afgesproken om meer in interactie met de samenleving te werken, wordt dat op elk dossier dan maximaal uitgewerkt? Als er afspraken zijn over hoe kennis gedeeld wordt, wer- ken die afspraken en hoe kan dat verbeterd worden? Als het doel is om met de middelen en manier van werken van web 2.0 efficiënter te gaan werken en taken uit te besteden, worden die doelen dan gehaald? Kortom, de manager moet ook het overzicht houden. Dat wordt een enorm interessante baan, manager 2.0! Samenvatting Ik heb op een rij gezet hoe ik het zou aanpakken als ik voor de klus stond om een organisatie 2.0 in te richten. Hieronder voeg ik nog een aantal praktische tips toe voor manager 2.0. Dit zijn ideeën op basis van mijn eigen ervaringen. Die ideeën kunnen we alleen verbeteren door er in de praktijk mee aan de slag te gaan en er verder over te discussiëren. Ik hoop dat je meedoet in deze discussie. Dat is immers het doel van Ambtenaar 2.0.
  • 74 | Ambtenaar 2.0 (2008) Aan de slag als manager 2.0 Een andere manier van werken is vooral iets wat je moet doen. Als je binnen je afdeling praktisch aan de slag wil hiermee, dan vind je hieronder enkele handige aanwijzingen: • Maak informatie (verslagen, rapporten, cijfers, etc.) beschikbaar binnen je afdeling, zodat medewerkers zelf in staat zijn om zaken uit te zoeken en situaties te beoordelen; • Beperk het aantal afdelingsvergaderingen, maar hou een blog bij waarin je je dilemma’s en gebeurtenis- sen bespreekt; • Geef ruimte voor discussie over die dilemma’s en beslissingen waar je voor staat; • Stimuleer je medewerkers om via blogs hun collega’s op de hoogte te houden van waar ze mee bezig zijn; • Reageer op blogs, ga in discussie, vul aan en stuur op die manier op resultaat; • Stimuleer de vorming van communities rond bepaalde thema’s (over organisatiegrenzen heen), waardoor het zelfoplossend vermogen en sociale controle wordt vergroot; • Reken medewerkers af op deelname aan communities en netwerken, het delen van kennis en het gebruik van kennis van buiten (bijv. via rss); • Werken met sociale software moet je ook leren: zorg dus voor training en coaching van medewerkers; • Gebruik open innovatie, crowdsourcing, etc. om kennis(sen) te vinden die je nog niet kent; • Bedenk welke instrumenten daarvoor het meest geschikt zijn, bijv. wiki’s om kennis samen te brengen in één document; • Wees niet bang dat het een keer misgaat, dat hoort bij experimenteren. Als je open bent in je overwe- gingen, weet iedereen waar hij of zij aan toe is.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 75 Medewerker 2.0: de manier van werken van de ambtenaar In een samenleving die steeds complexer en platter wordt is het steeds moeilijker voor de in kolommen ingedeelde overheid om maatschappe- lijke vragen integraal aan te pakken. Die vragen gaan steeds vaker over de grenzen van afdelingen, directies, ministeries en overheden heen. Dat vereist dat de dossierhouder dus ook over die grenzen binnen en buiten de overheid heen werkt. Zijn veilige plek in de hiërarchie wordt steeds minder bepalend, maar weten hoe je als ambtenaar je weg kan vinden, en wat je positie daarbij is, wordt juist steeds belangrijker. Dat vraagt nogal wat van die ambtenaren. Het vraagt niet alleen hart voor de publieke zaak, maar ook dat ze in staat zijn om invulling te geven aan die rol naar buiten toe, in horizontale netwerken kunnen werken binnen de overheid en daarbuiten en daar de juiste instrumen- ten voor in weten te zetten. En ondertussen weten ze ook wanneer de manager of directeur moet worden betrokken als het zijn of haar verantwoordelijkheid te boven gaat. Dat is best pittig. Wat moeten ambtenaren leren om daar klaar voor te zijn? In Hoofdstuk 7 heb ik al een lans gebroken voor op maat gemaakte voor- zieningen voor medewerkers. Als een organisatie het maximale uit het potentieel van haar medewerkers wil halen moet ze hen techniek geven die daar ondersteunend aan is. En dat is voor iedereen persoonlijk. Maar empowerment gaat verder dan het hebben van de juiste computer of software. Op internet zijn duizenden handige applicaties ontwikkeld die je kunnen helpen in je werk. Welke kun je waarvoor inzetten? Hoe werkt het dan? Wat zijn de mogelijkheden en wat zijn de risico’s? Dat zijn zaken die we als ambtenaar moeten leren: wat kunnen we en wat mogen we? Verder zal ik in dit hoofdstuk ingaan op de eigenschappen van ambte- naar 2.0. Jongeren die nu de arbeidsmarkt opkomen hebben een an- dere kijk op werk en een andere manier van werken. In een krapper wordende arbeidsmarkt moet de overheid daarop voorbereid zijn om aantrekkelijk te blijven voor het talent van de toekomst. Ook daarvoor zal ik een voorzet doen. Empowerment: weten wat je kan In de eerste plaats: wat kunnen we allemaal met 2.0-middelen? Welke mogelijkheden en handige internetsites zijn er? Het antwoord: einde- loos veel! Een beginnend ondernemer kan tegenwoordig heel makkelijk een eigen internetbedrijf beginnen: er hoeft geen voorraad of produc- tiecapaciteit ingekocht te worden, want alles is digitaal. Zelfs een win- kel of bedrijfsruimte is onnodig, want je kunt gewoon thuis beginnen. Het enige wat je nodig hebt is een computer en een goed idee. En die zijn er genoeg. Elke dag wordt er wel ergens een nieuwe interactieve site gestart, in de hoop de volgende Google of YouTube te zijn. Web 2.0 bestaat mede daardoor uit een gigantisch aanbod aan handige func- tionaliteit om samen te werken en kennis te delen, in welke vorm dan ook. Vind je een internetadres te lang? Regelmatig kom ik internetadressen tegen die wel drie regels lang zijn, bijv. een link naar een plek in Google Maps. Gelukkig is er een oplossing om die links korter te maken, namelijk met de sites www.tinyurl.com en het Nederlandse www.tweetburner.com. Plak daar het lange adres in en je krijgt er een kort adres voor terug, bijv. http://tinyurl.com/6y6esu. Tweetburner doet hetzelfde, maar houdt ook bij hoeveel mensen op jouw links klikken en geeft daar statistieken bij. Lijstjes bijhouden Lijstjes bijhouden, dat doen we allemaal. En ze weer afstrepen, dat doen we nog liever. Dat kan in Outlook, maar dat kan ook op internet. Kijk daarvoor op www.tadalist.com. Een simpele en laagdrempelige site waar je je lijsten ook kunt delen met anderen. Of gebruik www.rememberthemilk.com. Daar zitten nog veel meer mogelijkheden in om uitbreid met taakbeheer aan de slag te gaan. Hoofdstuk 8.
  • 76 | Ambtenaar 2.0 (2008) En dat is handig voor ons. Waren we voorheen afhankelijk van de soft- ware die de organisatie toevallig op de computer had geïnstalleerd, nu is er een waaier aan mogelijkheden en kun je precies kiezen wat bij jou past en aansluit op de taak die je te vervullen hebt. Douglas Merrill van Google hierover: “Fifteen years ago, enterprise technology was higher-quality than con- sumer technology. That’s not true anymore. It used to be that you used enterprise technology because you wanted uptime, security and speed. None of those things are as good in enterprise software anymore (as they are in some consumer software).” Ofwel: als je bruikbare en betrouwbare software wil, moet je niet bij je eigen organisatie zijn, maar op internet. Instrumenten moeten bestaande werkzaamheden ondersteunen Nu heeft Google daar als leverancier van die software natuurlijk ook een eigen belang bij, maar feit blijft dat er een enorm potentieel aan instrumenten is dat je als ambtenaar in kunt zetten om je werk te doen. Sommige zijn heel bekend, andere minder of totaal niet. Waar het om gaat is dat je het juiste middel zoekt bij de taak die je beter of efficiënter uit wil voeren. Ik zet hieronder wat voorbeelden op een rij: • Contact onderhouden met je netwerk, met de mensen met wie je samenwerkt in je dossier (binnen je directie of ministerie, van andere ministeries of overheden of met burgers of maatschappelijke organisa- ties): via LinkedIn kun je bijvoorbeeld je netwerk overzien en vergro- ten, via Twitter blijf je op de hoogte van hun activiteiten en via MSN, Google Talk of Skype neem je contact met ze op; • Kennis vergaren en op de hoogte blijven van ontwikkelingen in je be- leidsveld: via rss blijf je gemakkelijk op de hoogte van een groot aan- tal nieuwsbronnen; van belangrijke sites, artikelen en rapporten maak je een link in Delicious zodat je er altijd en overal bij kunt en je je kennis kunt delen met anderen; • Het op de hoogte houden van je omgeving (collega’s, management, contacten, netwerk) van waar je mee bezig bent: dat kan door over nieuwtjes, mededelingen en inzichten een kort weblog te schrijven (bijv. in www.wordpress.com) en door op je site of kenniskaart dui- delijk aan te geven waar je mee bezig bent en waarvoor je aanspreek- baar bent. Daarbij kun je natuurlijk via Flickr of YouTube ook beelden inzetten; • Samenwerken aan teksten (nota’s of andere stukken) of aan andere re- sultaten: zo kun je in Rijksweb al gebruik maken van samenwerksites en van wiki’s, maar dat kan bijv. ook (en veel uitgebreider) bij respectie- velijk Ning en PBworks. Online samenwerken aan een project kan ook in www.zoho.com, of je kunt een eigen werkomgeving bouwen in Google Sites, incl. natuurlijk Google Docs, Google Spreadsheet, etc.; • Om inbreng te organiseren en ideeën uit je omgeving te verzame- len (crowdsourcing, wisdom of the crowds, gebruik van mash-ups, etc.) kun je gebruik maken van Uservoice (om ideeën te verzamelen), Bron: Morgan Stanley – Technology Trends, June 20 2008: http://twurl.nl/ j70bu7 www.wordpress.com geeft net als www. blogger.com de mogelijkheid om gratis en gemakkelijk een blog te openen. De site biedt ook de mogelijkheid om de software te downloaden en bij de eigen provider te installeren. Er zijn veel gratis plug-ins (extra functionaliteiten) beschikbaar om de site nog meer mogelijkheden te geven. www.zoho.com biedt online een lange lijst aan programma’s en software om zelf te gebruiken of om samen te werken. General Electric, het grootste bedrijf ter wereld, gebruikt Zoho bijvoorbeeld als intranet en werkomgeving. Wisdom of the crowd: het idee dat de opgetelde mening van een grote groep mensen het dichtst bij de juiste oplossing zal zitten.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 77 www.intrade.com (om een prediction market te beginnen) of Google Maps (om mensen plekken op een kaart aan te laten wijzen). Om ambtenaren inzicht te geven in al deze mogelijkheden zijn cur- sussen en opleidingen nodig. Van een beginnerscursus Ambtenaar 2.0 zou ik in eerste instantie verwachten dat deelnemers een beeld krijgen van wat er zoal voor mogelijkheden zijn, specifiek gericht op het werk dat ze uitvoeren en de werkzaamheden die ze zoal doen. Je kunt lang praten over de potentie van web 2.0 voor de overheid en het werk van ambtenaren, maar dan moet je er wel mee om leren gaan. Dat is ove- rigens ook de reden dat dit boek in de marge verschillende praktische tips en trucs meegeeft. Een cursus web 2.0 kan helpen om de weg te wijzen, mensen vertrouw- der te maken met internet en web 2.0 en praktische tips mee te geven. Maar volgens mij zouden in de cursus deze praktische aanwijzingen aangevuld moeten worden met: • uitleg over de cultuur van web 2.0, bijv. de kenmerken, begrippen als long tail, crowdsourcing en massasamenwerking, etc.; • een aantal aanwijzingen over schrijven voor het web; • bewustmaking over enkele risico’s en aandachtspunten, bijv. omtrent privacy, beveiliging, archivering en je positie als ambtenaar. Daar ga ik in de volgende paragraaf verder op in. Waar kun je dit leren? Om ambtenaren in staat te stellen gebruik te maken van web 2.0-mid- delen en daar zorgvuldig mee om te gaan moet vanuit de organisatie de mogelijkheid worden geboden om dat te leren, bij voorkeur in verschil- lende vormen zodat ieder kan kiezen wat het beste bij hem of haar past. Vanuit Ambtenaar 2.0 wordt gewerkt aan de volgende middelen: • Cursus web 2.0: De cursus behandelt enerzijds handige internetsites om te gebruiken, maar ook de impact op de relatie tussen overheid en samenleving. Bij LNV heeft het Informatiecentrum een aantal cursus- sen georganiseerd en ook BZK en EZ willen deze cursus gebruiken. De Rijksvoorlichtingsdienst heeft een eigen cursus voor communicatiepro- fessionals; • Een online cursus kan meer mensen bereiken: Er wordt gekeken naar het ombouwen van een online cursus over web 2.0 voor bibliotheek- medewerkers (www.23dingen.nl) en er wordt gedacht aan een cursus in een 3D-omgeving of serious game; • Tips en trucs: Op de netwerksite van Ambtenaar 2.0 is een onder- deel ‘tips and trucs’ begonnen. Het idee is om hier praktische hand- reikingen te geven over hoe web 2.0-middelen informatiestress kun- nen verminderen en samenwerking kan verbeteren (zie ook de site www.lifehacking.nl trouwens); • Voorbeelden: Goed voorbeeld doet volgen. Daarom worden best prac- tices verzameld zodat anderen daar weer van kunnen leren of door worden geïnspireerd. Ben je geïnteresseerd in een cursus web 2.0, kijk dan op cursus.amb- tenaar20.nl voor het laatste nieuws. www.intrade.com is een online aandelenmarkt (prediction market) waar je kunt deelnemen aan bestaande markten of zelf een markt kunt openen. Daarbij beleg je dus niet in een bedrijf, maar bijv. in de waarschijnlijkheid dat iets gebeurt, bijv. dat Obama president wordt. Intrade is een platform waar je gebruik kunt maken van de wisdom of the crowd. Rekenen met Google De rekenmachine op je computer is altijd even zoeken. Het kan ook sneller: door de som in typen in Google. Rekensommen, conversies, valuta, etc. Een paar voorbeelden: • 5+2*2 • hoeveel mijl is 1 kilometer? • converteer 2 meter naar voet • 3 minuten in seconden • 10 USD in EUR
  • 78 | Ambtenaar 2.0 (2008) Omgaan met informatie De komst van de computer betekende voor de meeste organisaties een grote verandering. In het begin vooral voor de typistes, maar uiteindelijk kreeg elke ambtenaar een eigen pc en typte ieder zijn of haar eigen teksten. Een veel grotere verandering kwam toen die computers via een netwerk ook met elkaar verbonden werden. Via e-mail en netwerkschijven konden documenten en andere berichten worden uit- gewisseld. Samenwerken en informatie uitwisselen werd binnen de organisatie een stuk gemakkelijker. En met de komst van internet ook daarbuiten. Vooral e-mail werd heel populair. Zo populair dat het nu zelfs als bedreiging wordt gezien voor de produc- tiviteit en de geestelijke gezondheid van medewerkers. Er worden cursussen gegeven hoe met e-mail om te gaan, diverse bedrijven hebben e-mailloze vrijdagen ingevoerd. Dit is het eerste teken dat er iets funda- menteel is veranderd. We zijn namelijk van een situatie van te weinig informatie, waarin je moeite moet doen om voldoende informatie te vinden om je werk te doen, gegaan naar een situatie van overvloed: nu de wereld door internet veel transparanter is geworden en informatie-uitwisseling zoveel gemakkelijker, wordt het allemaal weer teveel: information overload. Dat komt omdat de mentaliteit niet is meegegroeid met de groei van de informatietoegang en interactie- mogelijkheden. We denken nog steeds dat we alles moeten lezen. Ofwel: we kiezen niet. Een maandelijks vakblad met tien artikelen bevat misschien één of twee artikelen die echt relevant zijn, maar omdat het blad toch maar eens per maand komt is het niet erg dat het blad niet zo specifiek is. Maar als je ook nog tien e-mailnieuwsbrieven, twintig internetsites en dertig relevante blogs wil volgen, dan wordt het wat veel. De oplossing? Eigenlijk twee: strenger kiezen en betere hulpmiddelen inschakelen (rss, Netvibes, etc.). Geregeld spreek ik mensen die alle informatiestromen niet meer bij kunnen houden. Ze weten van het bestaan van internetsites, blogs, discussiefora, etc. op hun vakgebied, maar ze hebben geen tijd om die allemaal te lezen, naast het vakblad en de knipselkrant. Zij kiezen ook. Ze kiezen voor het bekende, ze kiezen ervoor om de nieuwe vormen van informatie-uitwisseling en discussie in de samenleving niet te vol- gen. Geen tijd! Ik vind dat jammer. Enerzijds omdat ik vind dat het een verantwoordelijkheid is voor een ambtenaar om te weten wat er speelt. Maar ook omdat we daarmee als overheid altijd achter blijven lopen op wat er gaande is in de maatschappij. Maar vooral omdat het slimmer kan. Empowerment: weten wat je mag Veel van wat ik heb geschreven over de kansen van web 2.0 om de dialoog tussen overheid en samenleving te faciliteren vraagt om amb- tenaren die hun werk anders inrichten. Om te voorkomen dat de on- line dialoog verwordt tot eenzijdige burgerlijke onderonsjes hebben we pro-actieve, naar voren tredende en bovenal zichtbare ambtenaren nodig. Het vraagt om ambtenaren die vragen, prikkelen, luisteren en confronteren. Ambtenaren die een duidelijk rol opeisen in de dialoog. Een voorbeeld: om als ambtenaar actief aan online netwerken en dis- cussies te kunnen deelnemen moet je zelf kunnen inschatten wat je wel en niet kan en mag zeggen. Je bent dan immers een vooruitgeschoven post en kunt je reacties niet via een interne parafenprocedure laten lopen. Dat zal dus gevolgen hebben voor de hiërarchische afstemming, voor sturing en management en voor de ambtenaar zelf. Daar komen heel wat nieuwe dilemma’s uit voort. Civil service code Maar wat zijn dan precies de wenselijke eigenschappen van online ac-
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 79 tieve ambtenaren? In Groot-Brittannië hebben ze hier al over nage- dacht en de Cabinet Office heeft een Guidance for online participation opgesteld, als onderdeel van een meer omvattende Civil Service Code. Als je je als ambtenaar als volgt gedraagt online, ben je dus goed bezig. De letterlijke tekst in het Engels: 1. Be credible: be accurate, fair, thorough and transparent; 2. Be consistent: encourage constructive criticism and deliberation. Be cordial, honest and professional at all times; 3. Be responsive: when you gain insight, share it where appropriate; 4. Be integrated: wherever possible, align online participation with other offline communications; 5. Be a civil servant: remember that you are an ambassador for your organisation. Wherever possible, disclose your position as a repre- sentative of your department or agency. Wat opvalt is dat de guidance vooral nadruk legt op algemene principes en veel ruimte laat voor deelname van ambtenaren aan het inhoude- lijke debat. Het laat zelfs ruimte om online toezeggingen te doen mits dat binnen je mandaat valt. Ook opvallend is dat ze de guidance op één A4’tje hebben gekregen! Voor het grootste deel kunnen we deze Britse richtlijnen volgens mij ook in Nederland gebruiken. Vanuit het ministerie van BZK en de Rijks- voorlichtingsdienst wordt hier ook naar gekeken. Ik heb zelf nog wel enige aanmerkingen. Over het geheel gezien zou ik van een dergelijke code een aantal zaken verwachten: 1. Ambtelijke waarden: die zijn goed vertegenwoordigd in de guidance: “Bedenk je dat je online ook ambtenaar bent en dat betekent het volgende”; 2. De cultuur van web 2.0: ook daar zijn verwijzingen naar opgenomen, bijv. over transparantie, delen van kennis (tenzij bij 3. alleen intern bedoeld is), e.d. Maar het verschil met andere vormen van burger- contact zou beter beschreven kunnen worden; 3. Valkuilen, zoals staan vermeld in het rode kader staat op de Britse site: bijv. dat je je moet realiseren dat je herkenbaar bent op IP-adres, dat je je manager moet vragen als je twijfelt, persoonlijke gegevens ano- niem moet houden, auteursrecht, media, toezeggingen, etc. Ik mis hier overigens iets over het vastleggen en archiveren van reacties en blogs; 4. Dilemma’s: hierover staat niets vermeld. Deze code is voor ambtenaren in hun rol als ambtenaar. Die scheiding tussen werk en thuis wordt echter steeds minder duidelijk: a. In hoeverre mag je er ‘thuis’ online een andere mening op na houden dan op het werk? En die mening online kenbaar maken dus? b. Kun je vanachter je IP-adres thuis ook jezelf als ambtenaar bekend maken? Bron: Civil Service Code – Guidance for online participation: www.civilservice.gov. uk/iam/codes/social_media/participation. asp Meer over de handreiking van de RVD is te vinden op http://twurl.nl/76vegr
  • 80 | Ambtenaar 2.0 (2008) c. Online contact gaat (bijna) 24 uur per dag door. Je moet dus ook in de gaten houden dat je je niet teveel door die agenda laat leiden. Maak bijvoorbeeld goede afspraken met collega’s over vervanging. Er zijn nog heel wat vragen en discussiepunten om te bespreken rond deze code voor ambtenaren, of dit manifest voor ambtenaar 2.0. Deze discussie zal onder andere worden opgepakt door het project Ambte- naar van de Toekomst, onderdeel van het reorganisatieprogramma van de rijksoverheid, Vernieuwing Rijksdienst. Daar gaan we deze punten dus nog wel terugzien! Het ministerie van LNV heeft enige jaren geleden een boekje samenge- steld, genaamd NetGedrag. Daarin staat een nuttige stelregel: “Ga in geval van twijfel altijd bij jezelf te rade of je het aan een collega/ka- mergenoot zou vertellen. Zo nee, ben je dan wel goed bezig?” Die regel vind ik altijd wel handig om in het achterhoofd te houden. Informatiebeveiliging en archivering Werken bij de overheid betekent ook omgaan met gevoelige informatie. Dat kan geheime informatie zijn (bijv. bij Defensie), maar vaak ook private gegevens (bij personeelsafdelingen) of politiek gevoelige kennis (bijv. als er wordt gewerkt aan een CAO-compromis). Als je met dergelijke informatie van doen hebt, moet je je dus altijd van die gevoeligheid bewust zijn. Niet alle informatie hoeft voor iedereen open te zijn en vaak is het onverstandig om gebruik te maken van applicaties op internet om redenen van beveili- ging. Het vraagt om bewuste en gegronde keuzes op basis van voldoende kennis. Het veiligste is dus altijd om te werken binnen de overheid: op je eigen netwerkschijf of op Rijksweb. Maar dat is niet altijd mogelijk: als je wil samenwerken en kennisdelen over de grens van je eigen organisatie heen, dan ben je toch aangewezen op internet als platform. En het aanbod van functionaliteiten op internet is zo groot en divers, als je daarmee efficiënter je werk kunt doen en/of betere resultaten kunt behalen dan is het bijna onverantwoord om die meerwaarde te laten liggen. Het is echter een keuze om weloverwogen te maken, met de lessen van de twee paragrafen hiervoor in het achterhoofd. Diezelfde aandacht vraag het onderwerp archivering. Als overheid zijn we wettelijk verplicht om ons handelen (bijv. de achtergronden van de tot- standkoming van een wet) vast te leggen zodat de voorgeschiedenis gere- construeerd kan worden. Naarmate meer van die voorgeschiedenis via on- line contact en samenwerken tot stand komt wordt het ook belangrijker dat we een oplossing vinden voor het archiveren daarvan. Zo zouden we wiki’s en Google Docs moeten kunnen downloaden met hun geschiedenis (dat kan vaak al). En reacties op blogs en in discussies zouden automatisch bijgehouden moeten worden (zoals www.backtype.com doet). Hoe gaan we dat organiseren? Wie is medewerker 2.0? Er wordt veel geschreven over de digitale vaardigheden van de komen- de generatie medewerkers. Zijn ze nu wel of niet internetvaardiger? Duidelijker is echter wel dat zij op een andere manier zullen werken Wachtwoorden Er zijn heel veel handige sites op internet, maar je hebt evenveel wacht­woorden nodig om daar binnen te komen. Voor sites die onder Yahoo of Google vallen kun je vaak hetzelfde wachtwoord gebruiken, maar verder is die versnippering een groot probleem om fijn te kunnen werken. De komende jaren zal daar wel verbetering in komen. Met OpenID kun je namelijk een wachtwoord van je favoriete site ook elders gebruiken. Het werk een beetje als het IDEAL van de banken. In de tussentijd moeten we een list verzinnen voor de wachtwoorden. Want je hoeft niet overal een ander wachtwoord te gebruiken. Ikzelf hanteer een aantal niveau’s. Zo gebruik ik voor de meeste websites waar ik kom min of meer hetzelfde wachtwoord. Maar voor mijn e-mail gebruik ik een heel ander wachtwoord bijvoorbeeld. En voor zeer gevoelige zaken als mijn bank weer een ander. Eén ding is duidelijk: gebruik nooit het interne wachtwoord van je organisatie op internet!
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 81 en andere waarden en behoeften hebben. Hoe prikkelen we jongeren om bij de overheid te komen werken? Dat gaat verder dan vacatures uitzetten via netwerken op Hyves of LinkedIn (werving 2.0), dat heeft te maken met werkcultuur. Zie ook Hoofdstuk 7. Wat verwacht de werknemer 2.0 van zijn werkgever? Is dat zoals voor- heen nog steeds een goed leerbeleid, een vast contract en secondaire arbeidsvoorwaarden? Die zullen zeker hun waarde behouden. Maar de verwachting is dat de nieuwe generatie meer wil. De vragen hierboven zijn nog niet beantwoord, maar de discussie is flink bezig. De volgende thema’s komen in die discussie aan de orde: Medewerker 2.0 zoekt naar zingeving De nieuwe generatie zoekt niet naar een baan voor het leven, maar wel naar een baan waar hij zich mee verbonden kan voelen, bijv. door maatschappelijke vraagstukken uit te kunnen werken. Het is een zoek- tocht naar waarden en een collectieve ambitie binnen de organisatie. Een dergelijke cultuur en werkhouding is een reden om bij een be- paalde club te horen en daar helemaal voor te gaan. Intern ondernemerschap Die betrokkenheid bij een onderwerp maakt ook dat nieuwe medewer- kers minder snel genoegen zullen nemen met een een plek aan de lopen- de band van het proces. Ze willen ruimte voor ondernemerschap binnen de organisatie. Daarbij zetten ze hun kennis, netwerk en de technologi- sche mogelijkheden maximaal in. Ze verwachten te worden afgerekend op resultaat en bepalen zelf grotendeels hoe ze dat bereiken. Personal branding en persoonlijke ontwikkeling In de optiek van de nieuwe generatie staat de medewerker dus cen- traal. Ze profileren zich met de onderwerpen waar ze betrokken bij zijn en de resultaten die ze behaald hebben. Ook de beloning verschilt per persoon: de een wil meer vakantiedagen, de volgende een cursus/ seminar, of een MBA, etc. Training en opleiding zijn een onderdeel van je baan. De nadruk ligt op het persoonlijke groeipad. Zo lang de organi- satie de interesse weet te prikkelen en weet bij te dragen aan de groei, blijft de werknemer bij de organisatie, maar jobhoppen hoort erbij. Hiërarchie is een restant uit het verleden In het enthousiasme om vanuit het eigen ondernemerschap een onder- werp verder te krijgen kunnen machtsposities alleen maar een hinder- nis zijn. Hiërarchie is niet interessant en niet indrukwekkend, behalve als die is gebaseerd op expertise of bijdrage. De medewerker 2.0 richt zich op z’n onderwerp; hiërarchische structuren, bureaucratie en in- terne politieke spelletjes belemmeren de oplossing alleen maar. Kennis delen is vermenigvuldigen Eenzelfde hindernis kan worden gevormd door collega’s die bovenop hun kennis zitten. Tegenwoordig is het altijd wel mogelijk om diezelfde (of misschien wel betere kennis) via een andere route te verkrijgen. Maar het is extra moeite en de desbetreffende collega zal niet snel weer betrokken worden. Zelf zijn ze open in waar ze mee bezig zijn. Niet in het vasthouden van hun kennis zit hun kracht, maar juist in het laten zien wat ze in huis hebben. Kennis toevoegen aan Wikipedia Wikipedia (www.wikipedia.nl) is een online encyclopedie waar elke internet­gebruiker z’n eigen kennis aan kan toevoegen. Niet alleen is zo een enorme informatiever­ zameling ontstaan, maar het is ook één van de best bezochte sites van Nederland. Mede omdat Google er veel­vuldig naar verwijst. Kortom, dit is de plek waar heel veel Nederlanders op zoek gaan naar informatie, ook over onze beleidsterreinen. Als je bij een lemma feitelijke onjuist­heden tegenkomt over je beleids- of werkterrein is het dus van belang om dat te corrigeren. Dat is heel simpel. Op Wikipedia staat bij elk hoofdstuk en elke paragraaf rechtsboven het knopje ‘bewerk’. Als je daarop klikt, kun je de tekst aanpassen. Als je klaar bent krijg je een conceptversie te zien, daarna kun je het definitief publiceren. Let er wel op dat je vanaf je computer op het werk herkenbaar bent met het IP-adres van je organisatie. Je vertegenwoordigt op dat moment je organisatie, dus zorg ervoor dat je correct handelt.
  • 82 | Ambtenaar 2.0 (2008) Samenvatting Een nieuwe generatie medewerkers, met een andere cultuur en een andere manier van werken, zal de komende jaren de overhand krij- gen binnen de overheid. Deze medewerkers pakken hun taken op een andere manier op, maar verwachten ook andere dingen van de orga- nisatie, van hun manager en van hun collega’s. Dat vraagt om nieuwe vormen van organisatieontwikkeling en van managementontwikkeling. Het is een proces dat we nu moeten aanvangen, willen we binnenkort niet geconfronteerd worden met een generatiekloof. Deze medewer- kers brengen de maatschappelijke veranderingen de organisatie in en zijn dus cruciaal om mee te kunnen veranderen met de samenleving. Meer dan ooit.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 83 Het einde is het begin Het einde van dit boek is, naar ik hoop, het begin van de discussie. De zoektocht die ik in de inleiding aankondigde en die we in dit boek hebben gemaakt is nog maar het begin van de zoektocht die we als overheid, als ambtenaren, moeten maken om de ontwikkelingen rond web 2.0 te vertalen naar de praktijk van ons werk. Dit was een nog grotendeels theoretische reis; het is aan ieder van ons om zelf te ont- dekken hoe we ons werk daadwerkelijk beter kunnen doen en zodoende de overheid beter kunnen maken. Vanuit mijn ervaring met web 2.0 heb ik geprobeerd in dit boek enige kennis mee te geven als bagage voor tijdens deze tocht. En ik heb ge- probeerd deze kennis toe te passen op de overheid: op de relatie tussen overheid en samenleving, op de interne organisatie van de overheid en op de manier van werken van de ambtenaar zelf. Ik hoop dat deze 2.0- kijk op ons werk en onze manier van werken ook heeft aangezet tot na- denken en discussie. De discussie kan op www.ambtenaar20.nl worden gevoerd, op boek.ambtenaar20.nl naar aanleiding van dit boek, maar bij voorkeur gewoon op de werkvloer. Want dat is het belangrijkste doel van dit boek: een aanleiding te zijn voor ambtenaren om het gesprek aan te gaan over de betekenis van web 2.0 voor de overheid en voor hun werk. Dit boekje geeft achtergrond- informatie en een aantal meningen over wat die betekenis zou kunnen zijn, maar de antwoorden moeten worden gevonden op de werkvloer, door te experimenteren en door daar het gesprek over aan te gaan. Daar ligt de taak voor ons ambtenaren de komende tijd. De lijnen waarlangs die discussie volgens mij gevoerd zal worden zijn ‘open’, ‘sociaal’ en de ‘gebruiker centraal’. In elk hoofdstuk van dit boek zijn deze lijnen te herkennen in een bepaalde vorm. De kern van web 2.0 schuilt in het creëren van een plat vlak, waar mensen op kun- nen aansluiten, verbindingen aan kunnen gaan en zodoende in staat zijn om meer te bereiken. Dat geldt zowel binnen organisaties als in het werken met de samenleving: hoe kunnen we mensen empoweren om een (grotere) bijdrage te leveren? Economische voordelen Net zoals de rationalisatie van de productie in fabrieken de producti- viteit van fabrieksarbeiders enorm verhoogd heeft, zo zullen nieuwe digitale samenwerkingsconcepten de productiviteit van kenniswerkers (zowel binnen als buiten de eigen organisatie) naar een hoger plan til- len. In een periode van vergrijzing en nieuwe opkomende productie- landen ligt daar één van de oplossingen voor de komende jaren. Onze kracht zal moeten liggen in innovatie, in onze mensen dus. Daarbij gaat het niet alleen om een overheid die door efficiënter en interactiever te werken verder kan krimpen. Natuurlijk liggen er moge- lijkheden om door integralere samenwerking en handige instrumenten met minder mensen hetzelfde werk te doen. En door meer taken bij de samenleving neer te leggen (crowdsourcing, co-creatie, open innova- tie) is ook voordeel te behalen. Maar belangrijker nog is dat vanuit de Hoofdstuk 9.
  • 84 | Ambtenaar 2.0 (2008) overheid wordt bekeken en begrepen hoe de mogelijkheden van web 2.0 in de samenleving tot meerwaarde kunnen leiden. Een voorbeeld daarvan is Open Overheid, het initiatief om overheidsin- formatie in een open format beschikbaar te stellen zodat anderen erop voort kunnen bouwen. Op basis van informatiebronnen van de overheid kunnen immers nieuwe applicaties en sites worden gebouwd en in de markt gezet. Start-ups of bestaande bedrijven kunnen zo met nieuwe producten komen en hun businessmodel baseren op de informatie (en voorwaarden) van de overheid. Open Overheid biedt de mogelijkheid om deze bedrijfstak een stimulans te geven en tegelijkertijd de dienst- verlening vanuit de overheid te verbeteren. Een veranderende samenleving Als dit boek iets probeert duidelijk te maken dan is het dat de samenleving zeer sterk in verandering is. Eén van die veranderingen betreft digitalisering, internet en web 2.0. Op elk vlak is die verandering merkbaar, van de enter- tainmentsector tot de auto-industrie, van de zorg tot de politiek, van de kin- deren in de schoolklas om de hoek tot een twitterende minister Verhagen in het VN-gebouw in New York. Het web bestaat dit jaar zestien jaar, de term web 2.0 is vier jaar geleden bedacht, Twitter bestaat exact twee jaar. De technologische ontwikkeling, maar ook de nieuwe concepten die daar- door mogelijk worden gemaakt, gaan steeds sneller. Er wordt al gesproken over web 3.0, waardoor een nog vollediger beeld van onze online identi- teit ontstaat. Maar ook door mobiele technologie en GPS wordt ons bestaan steeds meer geïntegreerd met internet. De mogelijkheden om onafhankelijk van tijd en plaats kennis te verzamelen en samen te werken worden alleen maar groter. En elk jaar zullen er dan ook nieuwe concepten worden verzon- nen om daar invulling aan te geven. Nieuwe werelden om te ontdekken. Overheidsorganisaties hebben vaak de neiging om schoksgewijs, bijv. via grote reorganisaties, te veranderen. Tot dergelijke revoluties wordt meestal besloten op het moment dat de evolutie van de samenleving een bepaald punt heeft bereikt. De veranderingen in de samenleving volgen elkaar ech- ter zo snel op dat de vraag boven komt drijven of deze methode voldoende is om als overheid in de pas te blijven lopen met de samenleving. Vraagt een constant veranderende samenleving niet om een overheid die constant mee in verandering is? De uitdaging zal er de komende jaren vooral in zitten om de samenleving bij te houden in die veranderingen en te voldoen aan de verwachtingen van burgers. Die zien namelijk wat de mogelijkheden zijn en hoe bedrijven die mogelijkheden gebruiken om hun klanten nauwer te betrekken bij waar ze mee bezig zijn. Dat verwachten ze van hun overheid ook. De wensen van burgers veranderen mee met de mogelijkheden. Niet alleen als het gaat om dienstverlening vanuit de overheid, maar ook in hoe men invloed kan heb- ben op de werkzaamheden die de overheid voor hen aan het uitvoeren is. Platform Ambtenaar 2.0 Er valt dus nog heel wat te ontdekken. Maar gelukkig hoeven we dat niet alleen te doen. We zijn als ambtenaar immers met velen. Iedereen De term ‘web 2.0’ is bedacht door Dale Dougherty, een internetpionier en manager bij het bedrijf O’Reilly Media: http://twurl.nl/kahqcf. Wat is web 3.0? Ook wel het ‘semantische web’ genoemd. Web 3.0 is een toekomstbeeld van een internet waar informatie rond concepten of personen met elkaar verbonden is zodat een zo volledig mogelijk beeld en begrip ontstaat. Dit in tegenstelling tot de huidige versnippering van die informatie over verschillende sites.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 85 met een goed idee kan een ander weer inspireren. Alles wat jij verzint om met web 2.0 de overheid beter te laten werken, is ook voor jouw collega weer leerzaam. Of je nu bij gemeente, provincie of rijk werkt, bij een beleidsdirectie of uitvoerende dienst, we lopen allemaal tegen de vraag aan hoe we als ambtenaar op deze ontwikkeling moeten re- ageren. Het enige wat we niet moeten doen is die vragen of die ideeën voor onszelf houden. Stel die vraag, zodat anderen met je mee kunnen den- ken. Beschrijf je idee, zodat anderen daar verder mee kunnen gaan. Door onze ervaringen uit projecten en experimenten te delen kunnen we van elkaar leren. Door gebruik te maken van de middelen en prin- cipes van web 2.0 kunnen de vragen die web 2.0 voor de overheid op- roept ook beantwoord worden. Kunnen de kansen die geboden worden verzilverd worden. Zoals gezegd kan die uitwisseling van ideeën en ervaringen overal gebeuren, maar het zal in ieder geval blijven gebeuren op www.ambtenaar20.nl. Ambtenaar 2.0 is het platform om te praten over de gevolgen van web 2.0 voor de overheid, om vragen te stellen en goede voorbeelden te tonen, om toekomstige ontwikkelingen in beeld te brengen en initiatieven en experi- menten tot stand te brengen. Of dat nu online is, via bijeenkomsten, of … via een boek.
  • 86 | Ambtenaar 2.0 (2008) Waarom ik? In andere hoofdstukken is ruim aan bod gekomen wat web 2.0 inhoudt, wat je ermee kunt en waarom het zo’n grote impact heeft op het werk en de manier van werken van de overheid. Dit verhaal gaat echter niet alleen over Ambtenaar 2.0, maar ook over mij. Ik ben als het ware mijn eigen onderzoek en breng mijn resultaten direct weer in de praktijk. Practice what you preach dus. Maar ook preach what you practice. Waarom ben ik met dit onderwerp bezig? 1. Deel uitmaken van de samenleving In 1996 afgestudeerd ben ik via een stage in het bedrijfsleven terecht- gekomen. Ik kwam te werken bij een strategische afdeling die nadacht over de gevolgen van het nog prille medium internet voor een uitgeve- rij. Ik was er al vroeg bij dus. Tegelijkertijd ben ik ook maatschappelijk actief geworden. Ik werd lid van een politieke partij en als bestuurslid van de stichting Open Monumentendagen in Leiden heb ik jaren lang mee mogen helpen een prachtig evenement op poten te zetten. Dat vrijwilligerswerk gaf me veel voldoening. Een maatschappelijke vol- doening die ik niet uit mijn werk haalde. Ik kon die twee werelden moeilijk scheiden. De conclusie die ik daaruit trok was dat werken in het bedrijfsleven me onvoldoende motiveerde. Ik had meer nodig: ik wilde ook in mijn werk een bijdrage leveren aan de samenleving. Daarom wilde ik werken voor de overheid. Overigens bleek die bijdrage uiteindelijk betrekkelijk indirect te zijn, maar mijn motivatie bleef hetzelfde: door de overheid beter te laten werken ook de samenleving een beetje beter maken. De overheid maakt deel uit van die samenleving en speelt daar een belangrijke rol in. Zij moet er dan ook middenin staan en er actief in participeren. Als zich een mogelijkheid voordoet om efficiënter en interactiever te werken, dan moeten we die dus grijpen. Die verant- woordelijkheid heeft elke ambtenaar. Een efficiëntere en interactievere overheid Daar ligt voor mij dus ook de motivatie om met Ambtenaar 2.0 bezig te zijn. Er is momenteel veel politieke aandacht voor ambtenaren en hoe ze hun werk doen. De samenleving vraagt om ambtenaren die alle middelen inzetten om efficiënter, integraler en doelgerichter hun ta- ken in te vullen. Dankzij de digitale middelen die ons tegenwoordig ter beschikking staan zijn daarin grote stappen te maken. Maar belangrijker nog dan de middelen die we als overheid inzetten is de houding die we daarbij aannemen. Mede onder invloed van internet is de samenleving en de rol van de overheid daarin sterk aan het veran- deren. De balans is aan het verschuiven. En als de samenleving veran- dert moet de overheid mee veranderen. Dat is een zoektocht waar we nog maar net aan zijn begonnen, maar er liggen veel kansen om onze taken veel opener en interactiever uit te voeren. Aan die ontdekkingstocht wil ik graag meedoen. Door de komst van internet is een heel palet aan nieuwe mogelijkheden beschikbaar geko- Hoofdstuk 10.
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 87 men om als overheid efficiënter te werken en meer in samenhang met de samenleving haar taken uit te voeren. Een betere overheid voor een be- tere samenleving, daar wil ik mijn handen voor uit de mouwen steken. 2. Mijn netwerk is mijn organisatie Mijn motivatie komt dus voor een groot deel voort uit bevlogenheid over het onderwerp waar ik verantwoordelijk voor ben gemaakt. Ik verbind me dan ook sterk aan een thema waar ik voor sta. Daar zet ik alle mid- delen die ik tot mijn beschikking heb voor in en ik zoek mijn netwerk af naar medestrevers die mee willen bouwen. Kun je een waardevolle bijdrage leveren, kom er dan vooral bij! Daarbij laat ik me niet beperken tot de grenzen van mijn afdeling of ministerie. Waardevolle bijdragen kunnen ook daarbuiten gevonden worden. Ik probeer aan te haken bij de kennis, ideeën en netwerken van mensen binnen en buiten de organisatie die ook met dit onderwerp bezig zijn. Dat is de groep waarmee ik werk. Daarbinnen heeft ieder natuurlijk z’n eigen opdracht, maar je vindt elkaar in de samenwerking aan een gemeenschappelijk maatschappelijk doel. Kennisdelen Mijn loyaliteit ligt niet zozeer bij een afdeling of directie, maar bij de gehele organisatie en de mensen met wie ik samenwerk. Of beter nog: ze ligt bij een overheid die bepaalde maatschappelijke taken zo goed mogelijk moet vervullen. Een dergelijke manier van (samen)werken over organisatiegrenzen heen kan natuurlijk alleen slagen als iedereen open is over waar hij of zij mee bezig is en kennis deelt. Informatie moet vrijelijk beschikbaar zijn. Vroeger was ik veel tijd kwijt met het maken en ronddelen van kopie- tjes van interessante artikelen, nu kan dat veel efficiënter via e-mail of allerlei nog gemakkelijker middelen. Het bij elkaar brengen van de juiste informatie is immers cruciaal voor ons werk als ambtenaren. Ook ben ik begonnen met een blog om mijn omgeving op de hoogte te hou- den waar ik mee bezig ben en waarheen mijn denken zich ontwikkelt. Dat maakt het voor anderen mogelijk om aan te haken wanneer daar aanleiding voor is. Kortom, ik werk en communiceer meer horizontaal (in netwerken) dan verticaal (in hiërarchische lijnen). Personal branding Vanaf het begin ben ik aangewezen geweest op mijn eigen eigenschap- pen en competenties om te proberen meerwaarde te genereren. Dat maakt, tezamen met de kennis en het netwerk die ik ondertussen heb opgebouwd, het merk Davied. Het is wel een flinke zoektocht geweest om duidelijk te krijgen wat dat ‘Davied’ dan inhield. Waar staat het merk voor? Wat voor diensten kun je daarvan verwachten? Wat is de kracht en wat zijn de zwaktes? Gedurende de afgelopen jaren sloot niet elke functie daar even goed op aan. Maar daarmee is mijn beeld van wat dat merk wel is een stuk duidelijker geworden. Mijn huidige functie, projectleider Ambtenaar 2.0, ligt daar dicht bij in de buurt, dat is de niche die bij mij past!
  • 88 | Ambtenaar 2.0 (2008) In Hoofdstuk 8 ben ik al ingegaan op wat organisatie 2.0 inhoudt en hoe werknemer 2.0 daar z’n weg in vindt. Het is een manier van werken die erg aansluit bij mijn persoonlijke werkwijze en motivatie. En dat is ook het potentieel dat ik inzet om van Ambtenaar 2.0 een succes te maken. 3. De wereld onder handbereik Deze manier van werken heeft me een heel breed en divers netwerk gegeven. Hoewel het heel wat oplevert, kost het ook veel tijd om bij te houden. En hoewel mijn netwerk heel breed was, had ik nooit het idee dat ik daarmee alle relevante mensen in beeld had. Voor mijn gevoel hing het toch voor een groot deel van toevalligheden aan elkaar: van wie je tegenkwam, van de onderwerpen die je dan besprak en of je op korte termijn iets gezamenlijks kon doen, voordat je elkaar weer uit het oog verloor en het contact verwaterde. Sociale netwerksites hebben die manier van werken compleet op z’n kop gezet. Als je iemand als contact hebt toegevoegd heb je altijd z’n laatste e-mailadres en kun je ‘m altijd bereiken. Je kunt zien waar iemand mee bezig is en samenwerking zoeken als dat interessant is. Je krijgt inzicht in ervaring en interesses die verder gaan dan alleen de reden dat jullie oorspronkelijk het contact zijn aangegaan. En omdat je verder kunt kijken dan je eigen netwerk krijg je een beter inzicht in wie er nog meer op je terrein actief zijn. Dat heeft mijn slagkracht enorm vergroot. Persoonlijk dashboard Ik heb altijd al een hekel gehad aan de noodzaak van reizen. Het uit- zicht kan mooi zijn en reizen biedt de kans om eens rustig een boek te lezen, maar uiteindelijk wil ik niet reizen, maar wil ik ergens zijn. Op internet is geen tijd of plaats, alles is op elk moment met elkaar verbonden. Op de fundamentele gevolgen daarvan ben ik uitgebreid ingegaan, maar het maakt in ieder geval mogelijk dat ik over informatie kan beschikken wanneer ik die nodig heb, zaken kan afhandelen wan- neer ik dat wil en dat ik contact kan hebben met mensen op een manier die ik handig vind. Kortom, het geeft me de kans om mijn leven, mijn werk en mijn om- geving in te richten zoals ik dat zelf wil. Toen ik jong was zat ik altijd met mijn neus in encyclopedieën, atlassen en woordenboeken (en ik verzamel ze nog steeds), nu zijn al die naslagwerken altijd digitaal onder handbereik. Ik ben altijd nieuwsgierig geweest naar alles wat er gebeurt in mijn omgeving en op mijn interessegebieden, nu kan ik mijn persoonlijke dashboard zodanig inrichten dat ik zo efficiënt mogelijk op de hoogte blijf. En dat allemaal online. Dat kan ik helemaal zelf En het mooie is dat je dat alles helemaal zelf kan doen. Vroeger was ik jaloers op mensen die konden programmeren. Als ze een leuk idee hadden, konden ze dat zelf uitwerken en bouwen. Ik vind het leuk om ideeën verder door te denken en door te spreken, maar ik wil ook graag praktisch aan de slag. De online instrumenten die de laatste jaren be-
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 89 schikbaar zijn gekomen geven mij die mogelijkheid om snel iets op te bouwen. Iedereen heeft middelen tot z’n beschikking gekregen die voorheen voorbehouden waren aan grote bedrijven. Wat een potentie! Dus toen ik begon met het project Ambtenaar 2.0 heb ik die middelen direct ingezet. Het opzetten van een blog op WordPress kostte een paar minuten. Dat gaf me ruimte m’n ideeën te publiceren en het aantal abonnees schoot snel boven de honderd. Daarnaast ben ik een commu- nity gestart om mensen te verzamelen die mee willen praten over web 2.0 en de overheid. Het aantal leden daarvan loopt ondertussen in de honderden. Met al dit soort sites en instrumenten kun je zo aan de slag, daarom vind je nog meer van dit soort tips in de marge van dit boek. Of ik in aanmerking kom voor het stempel ‘Ambtenaar 2.0’, dat weet ik niet. Maar dat is ook niet waar het om gaat. Wat ik met deze per- soonlijke introductie wil aangeven is dat deze nieuwe wereld goed bij mij past. Dat is mijn motivatie om dit project te doen en dit boek te schrijven. Tegelijkertijd maak ik zelf gebruik van diverse nieuwe instru- menten om ik mijn project ook beter uit te kunnen voeren. Dat is een verantwoordelijkheid die elke ambtenaar heeft: om na te gaan waar deze vernieuwingen gevolgen hebben voor je werk èn om alle middelen te benutten die jouw werk efficiënter en effectiever maken. Dit boekje is een gids om je daarbij te leiden. Het ligt in jouw handen.
  • 90 | Ambtenaar 2.0 (2008)
  • Ambtenaar 2.0 (2008) | 91
  • 92 | Ambtenaar 2.0 beta (2009)
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 93 Ambtenaar 2.0 beta Actiepunten om te werken aan een overheid 2.0 4 december 2009
  • 94 | Ambtenaar 2.0 beta (2009)
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 95 Inhoudsopgave Ambtenaar 2.0 beta Hoofdstuk 1. Introductie 100 Hoofdstuk 2. Terugblik 102 Deel I. Trends voor een overheid 2.0 105 Hoofdstuk 3. Ontwikkelingen op internet 106 Hoofdstuk 4. Wat is overheid 2.0? 119 Deel II. Bouwen aan organisatie 2.0 141 Hoofdstuk 5. De drie werelden van overheid 2.0 142 Hoofdstuk 6. De overheid participeert op internet 150 Hoofdstuk 7. Een platform voor interne samenwerking 157 Hoofdstuk 8. Een participatieplatform om gezamenlijk taken op te pakken 167 Hoofdstuk 9. Een strategie voor overheid 2.0 179 Deel III. Aan het werk als ambtenaar 2.0 183 Hoofdstuk 10. Handvatten voor de ambtenaar 2.0 184 Hoofdstuk 11. Wat komt er na Ambtenaar 2.0? 200 Kaderteksten Wat betekent web 2.0 voor de communicatieafdeling? 116 Voorbeeld: Vergunningenkaart.nl, open overheid in de praktijk 127 Voorbeeld: PIANOo-desk, online netwerk voor overheidsinkopers 130 Voorbeeld: Verbeterdebuurt.nl, participatieplatform voor de publieke ruimte 133 Wat betekent web 2.0 voor de huisvesting? 137 Wat betekent web 2.0 voor de inspecties? 148 Voorbeeld: Een minister helpen via Twitter 156 Voorbeeld: Werken 2.0 bij LNV is een leertraject 165 Voorbeeld: Innovatie 2.0, een online community voor beleidstrajecten 177 Kunnen organisaties twitteren? 181 Voorbeeld: Een klacht opvangen via Twitter 192 Wat betekent web 2.0 voor de ICT-afdeling? 198
  • 96 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Volledige inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Introductie 100 Leeswijzer 101 Hoofdstuk 2. Terugblik 102 Waar ging het eerste boek over? 102 Wat is web 2.0? 102 Web 2.0 en de overheid 102 Overheid 2.0 102 Organisatie 2.0 103 Medewerker 2.0 103 Deel I. Trends voor een overheid 2.0 105 Hoofdstuk 3. Ontwikkelingen op internet 106 Samenkomen was nog nooit zo simpel 106 Hoe organisaties werken 107 Nieuwe vormen van samenwerken 107 Belemmeringen voor samenwerking weggenomen 108 Hoe werken netwerken? 108 Het gaat niet om techniek 109 Hoe zou Google dat aanpakken? 110 Werken volgens de regels van Google 110 De regels van Google, volgens Jarvis 110 De regels van Google, volgens Google 111 De interne regels van Google 112 Zes trends voor de overheid 2.0 113 Trend 1: Grenzen vervagen 113 Trend 2: De verniching van de samenleving 113 Trend 3: Hier en nu 114 Trend 4: Overheid als platform 114 Trend 5: Openheid als norm 114 Trend 6: Alles beta 115 Samenvatting 115 Hoofdstuk 4. Wat is overheid 2.0? 119 Zes onderzoeksrapporten 119 Gartner 119 Accenture 12 Cisco 120 Ogilvy 121 McKinsey 122 Deloitte 122 De Verenigde Staten: van campagne 2.0 naar overheid 2.0 124 De uitdagingen van Whitehouse.gov 124 Wat is er al gedaan? 125 Conclusie: het Witte Huis bouwt aan overheid 2.0 125 Australië: een taskforce gaat aan de slag 128 Politiek zet in op openheid en interactie 128 De taskforce zet overheid 2.0 op de agenda 128 Conclusie: Australië doet gedegen onderzoek naar toepassingsmogelijkheden 129
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 97 Groot-Brittannië: een top 5 van prioriteiten 131 Investeer in ambtenaren 2.0 131 Maak je informatie openbaar 131 Maak interne systemen toegankelijk 131 Bouw een nationaal participatieplatform 131 Maak bij voorzieningen een digitale wachtkamer 131 Conclusie: Groot-Brittannië brengt nieuwe voorbeelden en ideeën voort 132 De Verenigde Staten: advies voor het ministerie van Defensie 134 Belemmeringen bij overheidsorganisaties 134 Aanbevelingen voor de inzet van 2.0-mogelijkheden 134 Conclusie: overheidsorganisaties lopen overal tegen dezelfde vragen aan 135 Samenvatting 135 Deel II. Bouwen aan organisatie 2.0 141 Hoofdstuk 5. De drie werelden van overheid 2.0 142 Gesprekken. Tussen mensen. Online 142 Internet is een platform voor gesprekken 142 Gesprekken zijn de basis voor kennisuitwisseling, samenwerking en processen 142 De relatie tussen overheid en samenleving op internet 143 Tegenstelling tussen overheid en samenleving? 144 Drie online werelden voor gesprekken en samenwerking 144 Hoe zien die drie werelden eruit? 145 Samenvatting 147 Hoofdstuk 6. De overheid participeert op internet 150 Participeren in gesprekken in de samenleving 150 Luisteren, deelnemen en mogelijk maken 150 De tien internetprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 151 Samenvatting 156 Hoofdstuk 7. Een platform voor interne samenwerking 157 Een cultuurverandering binnen organisaties 157 De tien organisatieprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 158 Samenvatting 164 Hoofdstuk 8. Een participatieplatform om gezamenlijk taken op te pakken 167 Wat is een participatieplatform? 167 Iedere overheidsorganisatie een participatieplatform 168 Een interactieve gereedschapskist voor ambtenaren 168 Tien actiepunten voor participatie 169 De tien participatieprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 169 Samenvatting 175
  • 98 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Hoofdstuk 9. Een strategie voor overheid 2.0 179 Elke overheidsorganisatie kiest haar eigen strategie 179 En wat kan er worden gedaan op nationaal niveau? 180 Deel III. Aan het werk als ambtenaar 2.0 183 Hoofdstuk 10. Handvatten voor de ambtenaar 2.0 184 Leren over Ambtenaar 2.0 184 Werkprincipes voor de ambtenaar 2.0 186 De tien werkprincipes 186 Wat mag een ambtenaar op internet? 188 Kaders: de bestaande gedragsregels voor ambtenaren 189 Een handreiking voor ambtenaren online 190 Welke 2.0-instrumenten gebruik ik zoal? 192 Informatie verzamelen en bewaren 193 Kennis delen en ideeën verspreiden 194 Contacten leggen en communiceren 195 Samenwerken en organiseren 196 Kies de middelen die jou verder helpen 197 Hoofdstuk 11. Wat komt er na Ambtenaar 2.0? 200 Wat is web 3.0? 200 Komt er ook een Ambtenaar 3.0? 200
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 99 “Our commitment to openness means more than simply informing the American people about how decisions are made. It means recognizing that government does not have all the answers, and that public officials need to draw on what citizens know.” Barack Obama
  • 100 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Hoofdstuk 1. Introductie Hoe realiseren we een overheid 2.0? Dat is de vraag waar we nu voor staan. Met dit boek wil ik ambtenaren en bestuurders handvatten meegeven om met die vraag aan de slag te gaan. In het eerste boek Ambtenaar 2.0 heb ik beschreven wat de gevolgen zijn van web 2.0 voor de overheid. Sindsdien hebben we diverse voor- beelden gezien van hoe de samenleving aan het veranderen is. De over- heid moet daarop anticiperen. Er wordt veel gediscussieerd (ondermeer op Ambtenaar 2.0), er worden experimenten gestart en er is een brief naar de Tweede Kamer gegaan. Maar dat alles telt nog niet op tot een strategie voor een overheid 2.0. Alleen activiteiten ontplooien van onderop en ad hoc is niet voldoende, overheidsorganisaties moeten nadenken over een strategie voor 2.0. In dit boek werk ik toe naar een aantal actiepunten. Het begint met een terugblik op het eerste boek. Vervolgens geef ik een overzicht van trends en ontwikkelingen met betrekking tot overheid 2.0. Het grootste deel wordt echter besteed aan de actiepunten: de bouwstenen voor een overheid 2.0 die participeert in de samenleving, intern aan de slag gaat met werken 2.0 en open en participatief haar taken vervult. Maar met alleen een strategie zijn we er niet. Uiteindelijk gaat het om ambtenaren die op een andere manier hun werk gaan doen. Een strategie van boven kan alleen slagen in samenwerking met een bewe- ging van onderop. Van ambtenaren die zelf initiatief nemen. Het boek eindigt dan ook met een handreiking voor hen: de werkprincipes voor de ambtenaar 2.0. Gezamenlijk kunnen we deze volgende stap maken om de overheid te verbeteren. Ook jij hebt de mogelijkheden en de middelen om daar je rol in te vervullen. Ga het gesprek aan. Neem initiatief. Gebruik de bouwste- nen in dit boekje. En doe het samen met andere ambtenaren 2.0. Daarom eindig ik hier met het antwoord dat een collega gaf toen zijn zoontje vroeg wat 2.0 eigenlijk was: “Samen op internet, dat is 2.0.” Davied van Berlo, november 2009 Deelnemen aan de discussie over web 2.0 en de overheid? Kijk op forum.ambtenaar20.nl Burgerlink probeert de voorbeelden van e-participatie in Nederland in beeld te brengen, ondermeer op een kaart. Zie http://twurl.nl/gqk7v0 De brief over web 2.0 van het ministerie van BZK aan de Tweede Kamer is te vinden op http://twurl.nl/yju63x Om in contact te komen met andere ambtenaren 2.0 of vragen te stellen aan het netwerk kun je lid worden van de netwerksite. Zie netwerk.ambtenaar20.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 101 Leeswijzer Het boek begint met een terugblik op het eerste boek Ambtenaar 2.0. De hoofdtekst bestaat uit drie delen: Deel I. Trends voor een overheid 2.0: sinds het eerste boek is er veel gebeurd en zijn er nieuwe inzichten ontstaan over overheid 2.0. Die worden in dit deel op een rij gezet. Deel II. Bouwen aan organisatie 2.0: het eerste boek leverde veel en- thousiasme op om te gaan werken aan een overheid 2.0. Dit deel biedt bouwstenen om daadwerkelijk aan de slag te gaan. Deel III. Aan het werk als ambtenaar 2.0: het netwerk van Ambtenaar 2.0 groeit snel. Maar hoe breng je de nieuwe werkwijze in praktijk? Ideeën daarvoor vind je in het derde deel. Tussendoor staan kleinere teksten die ingaan op specifieke onderwer- pen: in de marge wordt verwezen naar relevante internetsites, worden termen uitgelegd en wordt extra informatie gegeven. Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van mannelijke persoons­ aanduidingen. Dit is gedaan voor de leesbaarheid. Het moge duidelijk zijn dat daarmee zowel naar mannen als vrouwen wordt verwezen.
  • 102 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Terugblik Dit boek is een vervolg op het eerste boek Ambtenaar 2.0. Het is dan ook aan te raden om daar te beginnen. Het boek Ambtenaar 2.0 biedt een inleiding op het begrip web 2.0 en de betekenis daarvan voor de overheid. Het bevat handige tips om zelf aan de slag te gaan en geeft uitleg over de belangrijkste termen en mogelijkheden. Waar ging het eerste boek over? Dit hoofdstuk is bedoeld om het geheugen op te frissen en de kernbegrip- pen uit het eerste boek nog eens de revue te laten passeren. De links onder elke paragraaf verwijzen naar het volledige hoofdstuk in de online versie. Deze samenvatting is ook te lezen op over.ambtenaar20.nl. Wat is web 2.0? Er is een fundamentele verandering gaande in de samenleving: hoe men- sen elkaar vinden, kennis en ideeën uitwisselen en samenwerken. Deze verandering heeft een technische aanleiding (internet, web 2.0), maar de gevolgen zijn maatschappelijk. En daarom zijn er ook gevolgen voor het werk en de manier van werken van de overheid: de relatie tussen burger en overheid, de interne organisatie van de overheid en de manier van werken van de ambtenaar. Drie kenmerken van web 2.0 zijn cruciaal bij deze verandering: 1. Open: transparant, toegankelijk, uitwisseling; 2. Sociaal: netwerken, samenwerking, verbinden; 3. De mens centraal: empoweren, op maat, verantwoordelijkheid. • Meer over web 2.0 op hoofdstuk3.ambtenaar20.nl Web 2.0 en de overheid Met die veranderingen moeten we iets als overheid. We moeten bedenken wat het betekent voor onze manier van werken en hoe we efficiënter en in- teractiever kunnen gaan werken door gebruik te maken van web 2.0 en in- ternet. Daar zijn geen kant en klare antwoorden voor, ieder moet voor zijn eigen werk invullen wat die verandering inhoudt, bij beleid, uitvoering en inspecties. Dat is een verantwoordelijkheid die we hebben als ambtenaar. Dat begint met discussiëren, onderzoeken en experimenteren om nieuwe wegen te vinden. • Meer over de maatschappelijke gevolgen van web 2.0 op hoofdstuk4.ambtenaar20.nl Overheid 2.0 De kracht van netwerken werd voor het ministerie van OCW duidelijk bij de protesten tegen de 1040-urennorm. Ondanks dat overleg was geweest met belangenorganisaties gingen scholieren massaal de straat op nadat de stakingsoproep van een 17-jarige via online netwerken was verspreid. De protesten werden via internet georganiseerd, OCW en belangenorga- nisaties stonden buitenspel. Initiatieven in de samenleving komen sneller op de agenda, ook buiten de overheid om. Hoe gaan we om met deze nieuwe situatie? En hoe maken we zelf gebruik van deze nieuwe moge- lijkheden om onze taken goed uit te voeren? Hoofdstuk 2. Een algemene introductie tot Ambtenaar 2.0 is te lezen op over.ambtenaar20.nl Er is onderzoek gedaan naar de protesten tegen de 1040-urennorm door de Erasmus Universiteit: Victor Bekkers, e.a. – De virtuele lont in het kruitvat. Welke rol spelen de oude en nieuwe media in de micromobilisatie van burgers en hun strijd om politiek aandacht? (2009)
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 103 • Meer over de betekenis van web 2.0 voor de overheid op hoofdstuk6.ambtenaar20.nl Organisatie 2.0 Intern zijn er ook kansen voor overheidsorganisaties. Het is nu gemak- kelijker om over organisatiegrenzen heen samen te werken. Door de juiste kennis en ideeën te verzamelen rond een thema kan sneller beter werk worden afgeleverd. Beschikbare kennis kan zo efficiënter wor- den ingezet en het draagvlak onder het resultaat wordt vergroot. Een dergelijke brede, flexibele en open manier van werken verandert de organisatie en de manier van leiding geven. • Meer over het werken in een organisatie 2.0 op hoofdstuk7.ambtenaar20.nl Medewerker 2.0 Door bovenstaande ontwikkelingen verandert de manier van werken van ambtenaren. Een responsieve overheid vraagt om ambtenaren die actief zijn op internet. Maar hoe werkt dat? Wat mag je als ambtenaar op internet en wat kun je beter niet doen? Dat zullen we moeten leren. Tegelijkertijd biedt web 2.0 ook ambtenaren allerlei mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken. De “zelfstandig ondernemer” bin- nen de overheid kan door de juiste middelen in te zetten en kennis bij elkaar te brengen juist meer bereiken op zijn werkterrein. • Meer over de manier van werken van werknemer 2.0 op hoofdstuk8.ambtenaar20.nl Vanaf hier pakken we de draad weer op. Het eerste boek was de inlei- ding, met veel uitleg en ideeën. In dit tweede boek gaan we het prak- tisch maken. Het is een werkboek om je eigen overheidsorganisatie 2.0 samen te stellen. Tijd om het diepe in te gaan. De rijksoverheid op Twitter Regering.nl - twitter.com/Regering Binnenlandse Zaken - twitter.com/MinBZK Buitenlandse Zaken - twitter.com/ MinBuZa Defensie - twitter.com/Defensie Economische Zaken - twitter.com/MinEZ Financiën - twitter.com/Financien Justitie - twitter.com/MinJus Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit - twitter.com/MinLNV Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen - twitter.com/MinOCW Sociale Zaken en Werkgelegenheid - twitter.com/MinSZW Verkeer en Waterstaat - twitter.com/ VenW Volksgezondheid, Welzijn en Sport - twitter.com/MinVWS Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu - twitter.com/MinVROM
  • Deel I. Trends voor een overheid 2.0 Direct de trends voor de overheid 2.0 lezen? Ga dan naar pagina 113. 105
  • 106 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Ontwikkelingen op internet Web 2.0 is sociale omgang, online. Mijn eigen leidraad om me op inter- net te gedragen is over het algemeen om een metafoor te zoeken voor de echte wereld. Laat ik een aantal voorbeelden geven. Zo heb ik bij Twitter de metafoor van het vertellen van een anekdote op een feestje. Het is jouw verhaal, maar je moet het wel interessant maken voor je doelgroep. Niet elke anekdote is even geslaagd en alleen over jezelf praten wordt meestal niet in dank afgenomen. Idem bij blogs: een blog schrijf je ook voor een doelgroep, met een speci- fiek interessegebied. Je kunt niet zomaar een artikel, column of lezing uit eenanderecontextdoorplaatsen.Knippen,plakken,klaar!Danbenjeniet bezig om een gesprek aan te gaan met je doelgroep. Net alsof je mensen uitnodigt voor een gesprek en vervolgens steeds zelf aan het woord bent. Of neem een Hyves-groep met jongeren in gemeente X. Hoe ga je daar als ambtenaar aan deelnemen? Vaak zijn discussies in zo’n groep zicht- baar en heb je wellicht de neiging om gewoon mee te gaan doen als het over je beleidsonderwerp gaat. Dat is een beetje alsof je een jeugdhonk binnenvalt en meteen het hoogste woord hebt. Veel beter is het om je even netjes voor te stellen: “Ik ben Y van de gemeente. Ik zie dat jullie het over Z hebben. Vinden jullie het goed als ik daar over meepraat?” Niet reageren op e-mails of andere berichten die aan je gericht zijn is in wezen hetzelfde als niet antwoorden als iemand tegen je praat. Kun je je dat voorstellen op een receptie? Ofwel: sociale omgang online is ook sociale omgang, dus denk aan je omgangsvormen! Het is niet altijd gemakkelijk om een vertaling te maken naar de ons bekende wereld. De wereld is wel degelijk fundamenteel aan het ver- anderen en dat levert nieuwe vragen en omstandigheden op. In dit hoofdstuk worden die veranderingen in beeld gebracht aan de hand van de boeken van Clay Shirky en Jeff Jarvis. Het hoofdstuk eindigt met een opsomming van zes trends waar we rekening mee moeten houden als we aan de slag gaan met overheid 2.0 Samenkomen was nog nooit zo simpel Het boek ‘Here comes everybody’ van Clay Shirky is snel één van de klassiekers van de web 2.0-literatuur geworden. Hij stelt dat het door internet belachelijk simpel is geworden om mensen bij elkaar te bren- gen en dat dat gevolgen heeft voor hoe we dingen organiseren. En laat dat nu net zijn waar wij ons als ambtenaren mee bezig houden: “de dingen organiseren”. De term die Shirky hierbij gebruikt is: “ridiculously easy group for- ming”. Cyberspace is geen aparte plek meer. Internet verbindt mensen met elkaar. En steeds gemakkelijker. “Group action gives human soci- ety its particular character and anything that changes the way groups get things done will effect society as a whole.” Het gaat Shirky om de maatschappelijke gevolgen van internet. Zijn vraag: “What is likely to happen to society with the spread of ridiculously easy group forming?” Hoofdstuk 3. Woordenboek: Twitteren of micro­ bloggen is het schrijven van kleine berichten (max. 140 tekens) over waar je mee bezig bent, die vervolgens door je netwerk gelezen kunnen worden. Woordenboek: Een blog of weblog is een verslag of beschrijving van iets wat je bezig houdt en wilt delen met anderen, die daar vervolgens op kunnen reageren. Clay Shirky - Here comes everybody. The Power of Organizing Without Organizations (2008)
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 107 Hoe organisaties werken Shirky besteedt veel tijd aan het beschrijven van het model dat hij als contrast gebruikt: het bureaucratische organisatiemodel zoals beschre- ven door Ronald Coase in diens boek ‘The nature of the firm’ uit 1937. Daarbij gaat het onder meer over de manier waarop organisaties zijn georganiseerd: de hiërarchische verhoudingen, besloten functiegroe- pen met specialisten, beperking van informatievoorziening afhankelijk van je positie, etc. Dat alles is standaard onderdeel van het systeem. Maar Shirky gaat ook in op de bestaansredenen van organisaties. Zijn uitgangspunt daarbij: Organisaties bestaan als er meer te winnen is met organiseren dan de kosten van het organiseren zelf. De winst van wer- ken met een groep kan zitten in groei, in het bundelen van krachten of in het verdelen van taken, maar dan moeten de activiteiten van al die mensen wel worden afgestemd. De kosten zitten dus in vergaderingen, parafencircuits, papierwerk, etc. Door de massa-organisaties die in de twintigste eeuw zijn ontstaan zit dit systeem vastgeklonken in onze manier van denken: in taakverdelin- gen (wie gaat daar over?), in gezagsverhoudingen (de directeur zal het wel weten) en in beroepsgroepen (daar ben ik in gespecialiseerd). Veel van die “waarheden” zijn momenteel aan het verschuiven. Nieuwe vormen van samenwerken Organiseren in de twintigste eeuw betekende het op poten zetten van een organisatie, of dat nu een bedrijf was, een vereniging of een over- heidsdienst. En daarmee kwamen functies, administraties en vergade- ringen. Kijk maar om je heen: elk probleem leidt tot een projectgroep, die bestaat uit functioneel verantwoordelijken en die werkt via vaste vergadermomenten. In een wereld waar afstand een belemmering is voor samenwerking en er dus strak gepland moet worden om momenten van samenwerking en kennisuitwisseling te vinden is dat een logische werkwijze. Maar die be- lemmeringen zijn voor een groot deel weggenomen. Samenwerken en kennisdelen via internet maakt nieuwe samenwerkingsvormen mogelijk: • los van tijd en plaats: via internetforums, webmeetings of wiki’s is samenwerken op afstand gemakkelijker en niet meer gebonden aan specifieke tijdstippen. Gesprekken voortzetten of schrijven aan docu- menten kan nu ook tussen bijeenkomsten door; • meer betrokkenen per project: omdat reisafstand en het afstemmen van agenda’s minder van invloed zijn op de mogelijkheid om samen te werken, kunnen meer mensen worden betrokken die op één of andere manier een bijdrage kunnen leveren aan oplossing van het probleem; • kleinere bijdragen per persoon: reis- en vergadertijd leggen een flink beslag op de tijd die je aan een project kunt bijdragen. Als die beslaglegging minder wordt, kan meer tijd aan de inhoudelijke bij- drage worden besteed. Of er kan met een kleinere tijdsinvestering een even grote bijdrage worden geleverd. Daardoor wordt het moge- lijk om met een kleine bijdrage toch op zinvolle wijze deel te nemen aan een project; Meer over Ronald Coase in Wikipedia: http://twurl.nl/kr4csl Woordenboek: Een wiki is online software waarmee personen gezamenlijk aan één document kunnen werken, waarbij elke wijziging wordt gelogd.
  • 108 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • deelname aan meerdere groepen: deelname aan meer dan twee à drie projectgroepen, inclusief alle bijbehorende reis- en vergadertijd, was voorheen praktisch onmogelijk. Maar vanuit je expertise meer- dere online discussies volgen is geen probleem. Je kunt je bijdrage gerichter inzetten op basis van je kennis, ervaring en rol. Het succes van open-sourceprojecten is gebaseerd op deze voordelen van internetsamenwerking: een grote, gedistribueerde groep mensen die grotere of kleinere bijdragen leveren aan één project (in dit geval een softwareprogramma). Dat werkt natuurlijk alleen als er ook men- sen zijn die meer tijd investeren en lijnen uitzetten (zie ook het boek Wikinomics). Bij de overheid noemen we die mensen dossierhouders of projectleiders en door internet zijn er voor hen heel wat nieuwe samenwerkingsvormen mogelijk geworden. Belemmeringen voor samenwerking weggenomen Mensen zijn sociale wezens. Contacten leggen, informatie uitwisselen, groepen vormen en samenwerken zijn onderdeel van onze natuur. Wan- neer de drempel om die dingen te doen wordt verlaagd, ontstaan en groeien groepen sneller. Shirky: “Social tools don’t create collective action – they merely remove the obstacles to it.” Het zijn ontwikkelin- gen die we ook in de samenleving in de gaten moeten houden. Niet alleen voor de overheid als organisatie zijn er mogelijkheden om gebruik te maken van de lagere drempels om samen te werken. Dat geldt voor elke groep in de samenleving. Dat kan elk aantal mensen zijn dat iets gemeenschappelijks heeft. Shirky gaat in op twee vormen: • Collective action: mensen met een gezamenlijke interesse of doel kunnen elkaar vinden en iets op poten zetten. Dat kan van alles zijn: mensen die Russisch spreken in Den Haag, een vuurwerkverbod willen of informatie over chihuahua’s willen uitwisselen. Ze hadden altijd al deze gezamenlijke interesses of doelen, maar nu kunnen ze elkaar vinden en zich organiseren. Shirky: “It’s easier to like people who are odd the same way you are odd, but it’s harder to find them.”; • Collaborative production: op het moment dat groepen elkaar rond een doel of interesse gevonden hebben, kunnen ze eventueel ook iets bouwen. Dat kan software zijn, maar ook een nationaal innovatieplan, zoals de wiki van Beleid 2.0, of een encyclopedie. Wikipedia heeft geen last van vandalen of zogenaamde “reaguurders” omdat de com- munity van mensen die er iets mee willen veel groter is dan de groep die het kapot wil maken. Hoe werken netwerken? Dat vraagt wel een andere manier van werken dan we gewend zijn in ons werk. Hoe komt zo’n groep bijvoorbeeld vooruit? Hoe komen mensen die online samenwerken tot beslissingen? Weliswaar zijn er geen functies, er zijn wel rollen. Iemand die maar één keer langskomt (bijvoorbeeld om een specifiek stukje informatie toe te voegen of een typefout te verbeteren), vervult een heel andere rol dan de actieve- ling die dagelijks langskomt en het geheel overziet. Maar de snelle informatie-uitwisseling via samenwerkinstrumenten op internet maakt mogelijk dat groepen zich op nieuwe manieren organiseren (“group coordination”). Don Tapscott, Anthony D. Williams - Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything (2006) Op 1 januari 2009 begonnen Arno Bonte en David Rietveld een petitie tegen consumentenvuurwerk. Sinds die datum zijn digitale handtekeningen ook wettelijk toegestaan bij petities. De vuurwerkpetitie werd binnen enkele weken door meer dan 40.000 mensen ondertekend en vervolgens ingediend bij de voorzitter van de Tweede Kamer. Zie vuurwerk.petities.nl Beleid 2.0 was een initiatief in 2008 om met een groep mensen via een wiki een innovatieprogramma te schrijven. Enkele honderden mensen hebben daarin geparticipeerd. Woordenboek: Een reaguurder is iemand die voortdurend negatief en niet- opbouwend reageert op weblogs of in forumdiscussies en daarmee de interactie verstoort. Woordenboek: Een community is een online gemeenschap waar deelnemers kennis uitwisselen, discussiëren of samenwerken rond een bepaald onderwerp.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 109 De brandstof voor deze manier van samenwerken is “social capital”. Door- dat mensen in een online groep elkaar leren kennen, groeit het vertrouwen. Zo werkt het in het dagelijks leven, maar ook in online groepen. Mensen, hun handelingen en hun authenticiteit staan daarin centraal. Er worden ver- bindingen gelegd tussen mensen. En mensen die weer veel andere mensen kennen, leggen weer verbindingen tussen netwerken. In Shirky’s woorden: • bonding social capital: binnen netwerken • bridging social capital: tussen netwerken Technisch is het beginnen van een groep op internet heel gemakkelijk, maar om er een succes van te maken vraagt heel wat meer. Veel net- werken worden begonnen, bijvoorbeeld op Meetup.com, maar slechts enkelen slaan aan. Blijkbaar voldoen de succesvolle groepen aan een behoefte en worden ze goed beheerd. Shirky onderscheidt daarbij drie voorwaarden voor online groepen om een succes te worden: • Promise: de boodschap, het verhaal moet kloppen en overtuigend zijn. Door mensen aan te spreken op een gemeenschappelijke interesse of gezamenlijk belang trek je de aandacht en raken ze betrokken; • Tool: kies het juiste instrument om je groep te ondersteunen. Dat kan een mailinglist zijn, een discussieforum, een wiki of zelfs een tag, als het maar aansluit bij de groep en wat je ermee wil bereiken; • Bargain: welke voordeel kunnen mensen behalen door deel te nemen? Waar zit voor hen de meerwaarde, welke impliciete afspraak maak je met je community? Hou dat goed voor ogen en richt je daarop. Het gaat niet om techniek Clay Shirky benadrukt dat de veranderingen die hij beschrijft in eerste instantie niet gaan om techniek. “Revolution doesn’t happen when society adopts new technologies – it happens when society adopts new behaviors.” Internet maakt contacten tussen mensen laagdrempeliger. Techniek is randvoorwaardelijk, maar de fundamentele verandering zit in ons gedrag. Tevens maakt hij duidelijk dat het niet veel zin heeft om te discussiëren of je nu voor of tegen deze verandering moet zijn. “When society is chang- ing, we want to know whether the change is good or bad, but that kind of judgment becomes meaningless with transformations this large.” Het gaat erom dat je probeert te begrijpen wat deze transformatie betekent voor jou en je werk en daar je handelen op aanpast. Ofwel: het samenkomen, en dus samenwerken, van mensen was nog nooit zo simpel. Hoe verandert dat jou werk? Meetup.com is een platform voor mensen om groepen te vormen rond een thema en vervolgens fysieke bijeenkomsten te organiseren. De site is o.a. veelvuldig ingezet in tijdens de presidentiële verkiezingscampagne in de Verenigde Staten om mensen bij elkaar te brengen voor politieke bijeenkomsten en toespraken. Zie www.meetup.com Woordenboek: Een tag is een woord of begrip dat wordt toegevoegd aan een tekst, foto, filmpje of persoon om het te beschrijven en zo beter vindbaar te maken. Twitter wordt vaak gebruikt om verslag te doen van bij- eenkomsten, bijvoorbeeld lezingen. Op die manier worden meer mensen betrokken.
  • 110 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Hoe zou Google dat aanpakken? Google begrijpt als geen ander hoe internet in elkaar zit. Daarom is het een van de succesvolste en snelst groeiende bedrijven ooit. Die positie hebben ze niet bereikt via monopoliegedrag, maar door goed te begrij- pen hoe internet werkt en wat gebruikers ervan nodig hebben. De naam Google staat voor succes, maar ook voor gebruikersgemak, snelheid en innovatieve oplossingen. Het is een icoon. Dus als je op internet voor een uitdaging staat, dan kun je jezelf de vraag stellen: “Hoe zou Google dat aanpakken?”. Dat heeft Jeff Jarvis, schrijver van het boek ‘What would Google do?’ dan ook gedaan. Werken volgens de regels van Google Jeff Jarvis adviseert mediabedrijven, heeft zelf bedrijven opgericht, blogt actief op zijn site Buzzmachine.com en doceert aan de Univer- sity of New York, maar het meest bekend is hij eigenlijk als klant van computerbedrijf Dell. Let wel, een ontevreden klant. Hij blogde over zijn slechte ervaringen, het verhaal verspreidde zich razendsnel over internet en zorgde zelfs voor een dalende verkoop. Uiteindelijk besloot Dell het dan maar over een andere boeg te gooien en de klachten van klanten meer serieus te nemen. Dell heeft sindsdien flink geïnvesteerd in het vinden van nieuwe manieren om de mogelijkheden van inter- net in te zetten en zo het contact met klanten te verbeteren. Het is “Googly” geworden. Het boek van Jarvis gaat dan ook niet alleen over Google. Behalve Dell hebben ook bedrijven als Amazon, Facebook en Craigslist heel goed begrepen hoe ze het nieuwe medium en de betekenis daarvan voor de maatschappij en de economie moeten inzetten. Jarvis heeft gepro- beerd om in beeld te brengen wat dat begrip precies inhoudt. Daarvoor heeft hij een aantal regels opgesteld en verwijst hij naar de regels van Google zelf. De regels van Google, volgens Jarvis Google is geen site of een portaal, het is een netwerk en een platform. Een platform maakt dingen mogelijk, het helpt anderen om waarde te creëren. En als zij daar succesvol in zijn, dan is dat ook het succes van de eigenaar van het platform. Daarbij gaat het om mensen en het mo- gelijk maken van nieuwe verbindingen tussen mensen. Het gaat niet om “organisatieharkjes” en hiërarchische structuren, maar om netwerken en omgevingen. Jarvis roept organisaties dan ook op in kaart te brengen welke verbindingen ze hebben en te investeren in het uitbreiden en verdiepen ervan. Daar zit de waarde van een organisatie. Eigenlijk doen sites als Hyves, Facebook en Craigslist hetzelfde. Mark Zuckerberg, oprichter van Facebook, zei het als volgt: “Communities bestaan al, maar ondersteun ze met elegant organization.” Zo creëer je een win-win-situatie. Craig Newmark, oprichter van Craigslist, vult aan wat je vervolgens moet doen: “Get out of the way.” Kortom, ga er niet tussen staan, maar kijk wat er gebeurt zodat je het nog beter kunt ondersteunen. Dat loslaten vraagt echter wel om vertrouwen in je doelgroep. David Weinberger, schrijver van ‘The Cluetrain Manifesto’ en ‘Everything is miscellaneous’, daarover: “There’s an inverse relationship between Jeff Jarvis - What Would Google Do? (2009) Buzzmachine is het weblog van Jeff Jarvis. Hij deelt er zijn visies over marketing en internet. Zie www.buzzmachine.com Facebook is een sociale netwerksite, waar je een profiel met informatie over jezelf kunt beheren en contact kunt leggen met andere gebruikers, maar ook een platform voor samenwerking, kennisdeling en bijv. spelletjes. Het is vergelijkbaar met het Nederlandse Hyves en heeft ruim 300 miljoen gebruikers. Zie www.facebook.com Zoek de bestaande verbindingen en ondersteun ze met elegant organization. (Foto: Jaap Stiemer, Hoorn)
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 111 control and trust.” Hoe meer je wil controleren, hoe minder vertrou- wen je zult krijgen. Maar ook andersom. De tijd van controle is voor- bij. Iedereen heeft toegang tot nieuwe media, groepen kunnen overal samenkomen. Jarvis verheft het zelfs tot wet: “Jarvis’ First Law: Give the people control of media, they will use it.” Dus om vertrouwen te winnen zul je eerst de controle uit handen moeten geven: “Once you hand over control, you start winning.” Hoewel Jarvis verwijst naar de eigen regels van Google komt hij ook met een door hemzelf geschreven lijst met regels (mijn vertaling): • De klant heeft de macht. Iedereen in je doelgroep kan nu zijn of haar stem laten horen en zo van invloed zijn op grotere organisaties; • Mensen kunnen elkaar via internet vinden en zich organiseren rondom jouw werkterrein. Dat kan je werk ondersteunen of juist tegenwerken; • Er is geen massamarkt meer, die is vervangen door een massa niches; • Het gaat niet meer om verkoop en marketing, maar om gesprekken. Organisaties en hun werknemers moeten leren converseren; • We leven in een wereld van overvloed en uitbreiding, controle over pro- ducten of kanalen levert niet meer gegarandeerd een voorsprong op; • Wat wel voordeel oplevert, is om je doelgroep te gebruiken om met je mee te denken, om je verhaal te verspreiden, om je te ondersteunen; • De meest succesvolle organisaties van dit moment zijn netwerken en de platformen waar die zich op bevinden; • Eigenaarschap, van kanalen, producten of auteursrecht, is niet de weg naar succes. Openheid wel. Dit zijn de regels die hij in zijn boek opsomt en projecteert op andere organisaties. Samengevat komt hij overigens uit op drie termen: open- ness, connectedness, decentralization. Lijkt dat niet erg op de termen “open”, “sociaal” en “mens centraal” die ik in het eerste boek al had beschreven? De regels van Google, volgens Google Tot zover Jarvis. Want wat zijn dan de regels van Google zelf? Google heeft goed begrepen hoe internet werkt en hoe je daar gebruik van kunt maken. Hun hele bedrijfsfilosofie is daar op gebaseerd. Zij hante- ren tien werkprincipes, Ten things Google has found to be true: • Richt je op de gebruiker en de rest volgt vanzelf; • Het beste is om één ding heel erg goed te doen; • Snel is beter dan langzaam; • Democratie op internet werkt; • Niet alleen achter je bureau heb je antwoorden nodig; • Je kunt geld verdienen zonder kwaad te doen; • Er is altijd meer informatie te vinden; • De behoefte aan informatie is grensoverschrijdend; • Ook zonder pak aan kun je serieus zijn; • Uitstekend is gewoon niet goed genoeg. De uitwerking van deze punten is te vinden op de site van Google. Zij zijn er succesvol mee geworden, hoe kun je ze toepassen in je eigen organisatie? Hoe zou jij je werk anders willen doen? Craigslist is een online marktplaats waar gebruikers producten en diensten kunnen aanbieden en vraag en aanbod bij elkaar kunnen komen. De site heeft een groot deel van de markt voor verkoop- en contactadvertenties in de Verenigde Staten overgenomen van de kranten. Zie www.craigslist.org Rick Levine, Christopher Locke, Doc Searls, David Weinberger - The Cluetrain Manifesto (2009) David Weinberger - Everything is Miscellaneous: The Power of the New Digital Disorder (2007)
  • 112 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De interne regels van Google Google hanteert deze regels overigens niet alleen naar buiten toe. Ook intern zijn er principes die zo breed mogelijk worden toegepast, zoals Eric Schmidt, CEO van Google, vertelt (vertaling van mij): • Nieuwe mensen aannemen doe je samen. Niet alleen de mening van de manager telt, ook diverse collega’s worden betrokken bij de be- sluitvorming; • Leg je medewerkers in de watten. Ze willen zich concentreren op hun werk en dus moet je zoveel mogelijk andere zorgen bij ze weg- nemen; • Zet medewerkers dicht bij elkaar. Geen aparte kamers, maar grotere ruimten waar ze bij elkaar zitten en van elkaar kunnen leren; • Laat weten waar je mee bezig bent. Medewerkers houden hun col- lega’s op de hoogte van wat ze doen zodat werkzaamheden goed af- gestemd worden; • Eat your own dog food. Bij Google werkt iedereen met de eigen soft- ware (bijvoorbeeld Gmail), zodat ze ook constant aan het testen zijn; • Stimuleer creativiteit. Medewerkers mogen 20% van hun tijd besteden aan eigen ideeën en via een interne site kan iedereen ze beoorde- len; • Neem besluiten op basis van consensus. In Schmidts woorden: “The role of the manager is that of an aggregator of viewpoints, not the dictator of decisions.” • Don’t be evil. Het bekende motto van Google. Geld verdienen, maar wel op basis van respect en tolerantie; • Data drive decisions. Ook een bekend motto: door alles te berekenen, het gebruik intensief te meten en al die cijfers te onderzoeken wordt duidelijk waar je heen moet (meten is weten); • Openbaarheid binnen de organisatie. Informatie, ook strategische, wordt binnen de organisatie breed gedeeld, maar zelden gelekt. Geef vertrouwen, krijg vertrouwen. Niet alle regels die hierboven staan, zijn even bruikbaar voor de over- heid. Maar je kunt er een heel eind mee komen als je ze probeert te vertalen naar situaties in je eigen werk. Ze zeggen veel over de ver- anderende spelregels in de samenleving en op dat gebied kunnen we zeker leren van Google en andere organisaties die dat goed hebben begrepen. Maar misschien moeten we als ambtenaren wel een heel andere vraag stellen: “What would Obama do?” Meer daarover in Hoofdstuk 4. Eerst ga ik proberen de hiervoor beschreven ontwikkelingen samen te bren- gen in een aantal 2.0-trends en aan te geven waarom die relevant zijn voor de overheid. Het interview met Eric Schmidt is te vinden op http://twurl.nl/xvy0cy ‘Ten things Google has found to be true’ is te vinden op http://twurl.nl/hfpz18
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 113 Zes trends voor de overheid 2.0 Een van de aanleidingen om te beginnen met Ambtenaar 2.0 was het boek ‘Digitale Generatie’, van Chris van ‘t Hof (Rathenau Instituut). Daarin wordt beschreven wat het gebruik van onder andere MSN Messenger door jongeren betekent voor hun vriendschappen, hun meningsvorming en hoe ze leren. Door het gebruik van nieuwe technologische middelen verandert de levenswijze van jongeren, zo stelde het rapport. En als die levenswijze verandert, dan moet het onderwijs daar rekening mee houden. Maar deze verandering geldt niet alleen voor jongeren en het onder- wijs. Nu bijna de gehele bevolking regelmatig op internet is, kan wor- den gesproken van een brede maatschappelijke verandering. Burgers en bedrijven ontdekken de mogelijkheden van het sociale en interactieve web en experimenteren met nieuwe toepassingen. Er worden nieuwe concepten, visies en werkwijzen ontwikkeld, die ook ingezet kunnen worden door de overheid. Dat roept verwachtingen op. Om in te kunnen spelen op die ontwikkelingen moeten we leren te begrijpen wat de kenmerken zijn van die verandering, de kenmerken van web 2.0 dus. Een groot deel van deze veranderingen heeft immers online wortels. Door te kijken naar de werking van en ontwikkelingen op internet kunnen we zicht krijgen op de veranderingen in de samen- leving en daar rekening mee houden in onze beslissingen. Trends op internet worden uiteindelijk maatschappelijke trends. Daar moet de overheid op anticiperen. Trend 1: Grenzen vervagen Grenzen ontstaan vaak waar al eerder barrières bestonden, of het nu gaat om geografische, culturele of organisatorische barrières. Internet zorgt er op sommige punten voor dat die barrières minder bepalend worden: afstanden kunnen gemakkelijker worden overbrugd, informa- tie en kennis worden breder en sneller verspreid en er worden nieuwe samenwerkings- en organisatievormen zichtbaar. Zo zal het loket van de toekomst een mash-up zijn van verschillende aanbieders. Het bestaan van internet heeft effect op hoe grenzen lopen, tussen mensen, groepen en organisaties. Grenzen tussen wat binnen is en wat buiten, wie bij een groep hoort en wie niet, wat werk is en wat privé, wat publiek en wat privaat. Veel van die grenzen zijn ondertussen ge- ïnstitutionaliseerd, bijvoorbeeld in organisaties, gebouwen en regels. Hoe gaan we om met die verschuivingen? Welke nieuwe grenzen gaan ontstaan en waar worden die zichtbaar? Trend 2: De verniching van de samenleving De grenzen van groepen worden dus diffuser. Mensen blijven op zoek naar sociale verbanden, maar ze zoeken een nauwere aansluiting bij persoonlijke interesses en de deelname verschilt sterk in duur en in- tensiteit. Het vormen en vinden van online groepen is zo gemakkelijk dat voor elke interesse en elk doel wel een groep gelijkgestemden te vinden is (The Long Tail). Op basis van eigen keuzes stelt ieder zijn individuele sociale palet samen. De samenleving is versnipperd in individuen en kleine groepen die door de techniek in staat zijn gesteld om zichzelf laagdrempelig te organiseren. Zij Christian van ’t Hof, Jos de Haan - De digitale generatie (2006) Woordenboek: MSN Messenger is een populair programma om te chatten (instant messaging). Over het algemeen gaat het bij MSN om gesprekken één op één. Woordenboek: Een mash-up is een samen­­voeging van informatie uit ver­­­­­­­schil­­ lende bronnen op internet, bijv. de combinatie van statistische gegevens met Google Maps. Woordenboek: Verniching is de versnippering van de samenleving in persoonlijke niches op basis van ieders unieke combinatie van voorkeuren en interesses. Woordenboek: The Long tail is het economische principe dat een oneindig grote groep slecht verkopende producten evenveel oplevert als een klein aantal bestsellers. Chris Anderson - The Long Tail: Why the Future of Business is Selling Less of More (2006)
  • 114 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) verwachten op maat en persoonlijk geïnformeerd en benaderd te wor- den. Ook een overheidssite is maar één site te midden van miljarden andere pagina’s. Om al deze niches te bereiken moet je als organisatie ook versnipperen en je laten verspreiden via deze netwerken. Steeds weer opnieuw, in kleine stukjes. Think distributed! Trend 3: Hier en nu Mensen zijn online, ze voeren gesprekken, ze werken samen. Internet gaat niet om informatie, het gaat om leven en werken. Life is live. Internet is niet begrensd door tijd en plaats, het gaat altijd door, real time. Net als het leven dus. Zo kun je Wikipedia nù aanpassen. Ga zoe- ken op Twitter en zie wat mensen op dit moment denken, doen en be- spreken. Aanwezig zijn in en samenwerken met netwerken is constant, niet alleen tussen negen en vijf. Deze ontwikkeling wordt versterkt door de groei van mobiel internet. Foto’s en filmpjes van rampen en ander groot of klein nieuws gaan ra- zendsnel de wereld rond en dankzij een GPS-ontvanger is ook de locatie meteen bekend. Via Google Latitude kun je zelfs je eigen locatie delen met vrienden. Op basis van die locatie kunnen ook diensten worden ontvangen en zelfs zichtbaar gemaakt (in Google Streetview), bijvoor- beeld de volgende tram die men kan nemen, of de dichtstbijzijnde pizzeria. Staan overheidsdiensten daar ook bij? Trend 4: Overheid als platform Internet is een platform: het is open, anderen kunnen er op verder bouwen en het is een enabler voor nieuwe initiatieven en innovaties. Ook de overheid kan een dergelijke rol op heel veel vlakken (hoewel niet alle) spelen. Geef mensen de middelen om zich te organiseren en laat het ontstaan. Er zijn wat spelregels nodig om de interactie goed te laten verlopen, maar verder moet je er niet tussen willen staan. Pas dan kunnen nieuwe verbindingen ontstaan tussen mensen en groepen. Zo’n houding vraagt wel om een helder beeld van de eigen positie en de rol van de overheid. Voor wie of wat wil je een platform zijn? En krijg je die rol ook van de samenleving? De overheid als platform om maat- schappelijke partijen en belangen bij elkaar te brengen en tot besluit- vorming te laten komen. Om innovatie en groei te stimuleren. Om de beste oplossing te vinden. En de overheid levert daarbij de benodigde voorzieningen: een platform, een locatie, financiering, kennis en data (Open Overheid), contacten, etc. Trend 5: Openheid als norm Op internet is openheid de norm. Openheid maakt vinden mogelijk, maakt verbindingen mogelijk, maakt samenwerking mogelijk. Intern en extern. Het is een voorwaarde voor co-creatie en crowdsourcing. Door overheidsinformatie beschikbaar te stellen kunnen anderen deelnemen aan een proces of discussie. Of men kan voortbouwen op overheidsin- formatie en er nieuwe diensten mee ontwikkelen. Op die manier wordt het potentieel aan kennis en informatie vollediger benut, misschien wel op onvoorziene manieren. Vanuit de samenleving is er een verwachting van openheid, van betrok- ken worden. Diverse bedrijven geven daarin al het voorbeeld. Het roept Google Streetview is een toevoeging aan Google Maps. Na het vinden van een locatie op de kaart kan worden omgeschakeld naar straatniveau, waar de omgeving via foto’s in beeld is gebracht. Zie www.google.com/streetview Aantallen webpagina’s die door Google zijn geïndexeerd: 1998 : 26.000.000 (26 miljoen) 2000 : 1.000.000.000 (1 miljard) 2008 : 1.000.000.000.000 (1 biljoen) De overheid als platform wordt als begrip actief uitgedragen door Tim O’Reilly. Zie http://twurl.nl/hephzj Google Latitude is een toevoeging aan Google Maps op een mobiele telefoon. De telefoon bepaalt via GPS of GSM-masten zijn locatie en zet deze locatie op de kaart. Mensen uit je contactenlijst die je toestemming daarvoor hebt gegeven kunnen vervolgens zien waar je bent. Zie http://latitude.google.com
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 115 de vraag op waar de nieuwe grenzen van openheid liggen. Wat moet er nog wel in beslotenheid besproken en uitgevoerd worden? En met welke argumenten gaan we die nieuwe begrenzingen bepleiten (privacy, risi- coberoepen, onderhandelingsstrategieën)? Met openbaarheid als norm, wat moet er dan echt besloten blijven? Trend 6: Alles beta Als overheid zijn we gewend om degelijk werk af te leveren en om pas te publiceren als alle vragen beantwoord zijn en alle aspecten behan- deld. Dat zorgt echter voor vertraging: alle mogelijkheden moet immers van tevoren uitgezocht worden, alle relevante personen betrokken. Die manier van werken zorgt voor langdurige en complexe processen. In een samenleving die steeds complexer wordt en steeds sneller veran- dert, duurt dat resultaat soms te lang. Op internet wordt vaak software openbaar gemaakt die wel werkt, maar nog niet klaar is (een beta-versie). Op basis van gebruikerservaringen wordt het product voortdurend aangepast en verbeterd. Een wiki doet hetzelfde voor documenten. Door te kiezen voor een open werkwijze kunnen constant verbeteringen en aanvullingen worden toegevoegd en kan sneller en flexibeler gewerkt worden. Zo kan je werk in de pas blijven lopen met actuele ontwikkelingen. Samenvatting In dit hoofdstuk heb ik enkele nieuwe inzichten over internet en web 2.0 op een rij gezet aan de hand van de boeken van Shirky en Jarvis. In dat opzicht is het een vervolg op de inleidende hoofdstukken van het eerste boek. Maar dit hoofdstuk probeert ook aan te geven dat het inzicht in web 2.0 en de betekenis ervan voor organisaties groeit. Er worden lijnen zichtbaar die ook naar de toekomst kunnen worden doorgetrokken. Met de zes trends heb ik geprobeerd om die lijnen helder te krijgen en te vertalen naar de overheid. Met deze maatschappelijke ontwik- kelingen krijgen we te maken. Daar zal een overheidsorganisatie 2.0 op voorbereid moeten zijn. Maar intussen zijn ook de ideeën over overheid 2.0 in ontwikkeling. Daarover gaat Hoofdstuk 4. Woordenboek: Een beta-versie is een conceptversie van nieuwe software, die wel werkt maar nog niet helemaal klaar is en dus bij het gebruik nog verbeterd kan worden. Woordenboek: Co-creatie is werken aan een gezamenlijk product, niet door middel van een volgordelijk proces maar door simultaan bijdragen te leveren. Woordenboek: Crowdsourcing is ‘outsourcing to the crowd’, ofwel het uitbesteden van taken aan mensen buiten de eigen organisatie om de juiste kennis of oplossing te vinden.
  • 116 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Wat betekent web 2.0 voor de communicatieafdeling? In het eerste boek Ambtenaar 2.0 kwam ‘The Long Tail’ van Chris Anderson nadrukkelijk aan de orde. In dit boek wordt beschreven hoe door het oneindige aanbod van informatie en producten via internet er een ver- schuiving plaatsvindt, waardoor niet alleen hits en massaproducten aandacht krijgen, maar ook een massa nicheproducten en –boodschappen plots in de belangstelling staat en bereikbaar is. Deze verschuiving heeft effect op een groot aantal vakgebieden, bijvoorbeeld kranten en de muziekindustrie. Maar ze heeft ook effect op de overheid. Wat zijn eigenlijk de hits in overheidscommunicatie? En wat zijn de kanalen waarlangs die hits het publiek moeten bereiken? De “hitmakers” van de communicatie waren tot de komst van internet natuurlijk de kranten en de televisie. De ruimte in deze kanalen is beperkt (het aantal pagina’s van de krant, de dertig minuten van het journaal) en alleen de grootste verhalen bereikten de voorpagina of het televisiescherm. Dat waren de hits. De hits die uit de ministeries komen en hun weg vinden naar de burger via krant of tv zijn alleen de grote verhalen: grote beleidswijzigingen, optredens van de minister, etc. En natuurlijk de problemen in de uit- voering, uitgelekte plannen en andere nieuwtjes waarmee het kanaal denkt een grote doelgroep te kunnen bereiken. De “tirannie van de hits” is ook in de overheidscommunicatie zichtbaar. Alles draait om de grote verhalen. Kleine successen komen nauwelijks aan bod. Het verspreiden van folders kan ervoor zorgen dat een boodschap op meerdere plaatsen bekend wordt gemaakt. Daarmee kan de verspreiding meer worden verfijnd en houdt de communicatieprofessional meer controle over het kanaal. Dat geeft een voordeel ten opzichte van krant en televisie, maar het is nog steeds één boodschap die wordt verspreid. Broadcasting dus. Twee paradigmawijzigingen Internet heeft deze wereld op z’n kop gezet. Het aantal kanalen is oneindig groot geworden (hoewel er nog steeds en ook weer nieuwe hitmakers bestaan, zoals grote blogs). De communicatieprofessional wordt geconfronteerd met de vraag welke van die nieuwe kanalen hij moet gaan bedienen. En op welke manier? En is het eigenlijk wel mogelijk om met zoveel kanalen contact te onderhouden? Er is, met andere woorden, een grote versnippering waar te nemen in manieren om de burger van informa- tie te voorzien. Maar dat is niet de enige versnippering ten gevolge van internet. Ook de interesse van de burger “versnippert”. Zo lijkt het althans. De krantenlezende en televisiekijkende burger moest zich voor- heen tevreden stellen met de hits (de grote verhalen) die hem via de media bereikten. Nu kan hij echter kiezen uit die oneindige hoeveelheid kanalen. De nieuwsconsument heeft de mogelijkheid om een nieuwsvoorziening samen te stellen op basis van zijn eigen interesse. Ieder heeft zijn eigen niche. Hij kiest onderwerpen die hem aangaan, waar hij mee bezig is, die gevolgen hebben voor zijn leven. En dat zijn niet altijd de grote verhalen die vanuit de ministeries komen, vaak zijn het juist de kleine berichten die dichtbij komen. Internet verandert het werk van de communicatieprofessional op twee manieren: in de kanalen die hij kiest en de middelen die hij inzet om zijn doelgroep te bereiken, maar ook in de soort boodschap die hij uitdraagt en hoe toegesneden hij die kan maken. Twee paradigmawijzigingen in één keer. De “long tail” slaat twee kanten op. De burger als zender Het is duidelijk dat de communicatieafdelingen deze enorme hoeveelheid contactmogelijkheden niet al- lemaal kan onderhouden. Het is “versnippering maal versnippering”. Dat kunnen ze niet in hun eentje af. Daar hebben ze hulp bij nodig. Die hulp komt echter niet van een ingehuurd communicatiebureau. Door de long tail is deze uitdaging ontstaan, ze zullen het dus met de long tail moeten oplossen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 117 Web 2.0 heeft iedereen een eigen kanaal gegeven. Of iemand nu een blog bijhoudt, actief twittert of zijn pagina op Hyves opleukt, via internet houdt hij een doelgroep op de hoogte van wat hij interessant vindt. En die doelgroep, dat kunnen vrienden zijn, of collega’s, of de vereniging waar hij lid van is, of gewoon mensen die het interessant vinden wat hij over een bepaald onderwerp te melden heeft. Hij is zijn eigen kanaal, al is het maar klein. Er zijn natuurlijk miljoenen van dit soort kleine kanalen. Dat zijn de kanalen die de boodschap moeten gaan verspreiden. Van blog naar blog, van netwerk naar netwerk en uiteindelijk van overheid naar burger. Hoe kunnen we zo’n keten in gang zetten? Hoe maken we de burger tot zender en het netwerk tot omroep? Hoe kunnen we de long tail ingaan? Een paar tips: • Maak het klein: zorg voor kleine, behapbare berichten die makkelijk door te plaatsen of door te sturen zijn. Liever een breed scala aan berichten over specifieke onderwerpen dan één groot verhaal waar alles in terugkomt; • Maak het persoonlijk: niet alleen om iemand op zijn interesse aan te spreken, maar ook door de juiste toon te kiezen: in normaal, niet te formeel taalgebruik, zonder terminologie. De blogger moet er over willen bloggen, dan moet het dus wel “van hem” zijn; • Maak het gemakkelijk: door het concreet te houden en het juiste taalgebruik te kiezen, maar ook door het technisch gemakkelijk te maken, bijvoorbeeld door widgets aan te bieden die heel simpel in de eigen pagina geplaatst kunnen worden. En door gebruik te maken van internetstandaarden. Prosumers Om te bereiken dat internetgebruikers een verhaal zullen doorplaatsen of -sturen is het niet alleen vol- doende dat het concreet is, dat ze het met de inhoud eens zijn en dat ze het gemakkelijk kunnen doorplaat- sen. Ze willen er ook iets mee doen. Dat kan zijn door er een eigen mening aan toe te voegen in een blog, door het in een bepaalde context te plaatsen (bijvoorbeeld een widget in een Hyves-groep) of zelfs aan te passen. Daarom wordt deze groep internetgebruikers prosumers genoemd: content wordt hergebruikt. Dat is ook het idee achter het initiatief Open Overheid: biedt overheidsinformatie aan op internet in een open format (op basis van open standaarden), zodat anderen (prosumers, sites of bedrijfjes) daar op voort kunnen bouwen. Op die manier krijgen internetgebruikers ook de grondstoffen aangeboden om te gaan delen. En op die manier wordt overheidsinformatie door hen verspreid. Zo worden de niches voorzien van informatie en kruipen we verder “de staart” in. Van zenden naar praten Om als communicatieprofessional in te kunnen springen op de versnippering van kanalen en van doelgroe- pen moet je in staat zijn om de long tail voor jou te laten werken. Je moet in staat zijn om anderen ertoe aan te zetten jouw informatie te gaan verspreiden. Dat vraagt om een heel andere aanpak en een heel andere houding. Uiteindelijk zal deze verandering dus ook haar weerslag moeten hebben op de functieom- schrijvingen van communicatieprofessionals. Een goed voorbeeld van deze nieuwe communicatieaanpak is het gebruik van Twitter door minister Verha- gen. In de loop van de tijd is hij interactiever geworden in het gebruik: door mensen die hem volgen ook terug te volgen, door te reageren op vragen en door het gesprek (of soms zelfs de discussie) aan te gaan met andere gebruikers. Twitter is immers een heen-en-weer-kanaal. Alleen zenden is niet mogelijk, want anderen praten terug. De volgende uitdaging voor communicatiemedewerkers zal zijn het loslaten van controle: prosumers gaan iets doen met je verhaal en daar heb je geen invloed op. Dat was natuurlijk met kranten en televisiezenders ook al het geval, maar de schaal is veel groter: omdat er meer prosumers zijn dan nieuwsproducenten, maar ook omdat de verschuiving verder gaat dan alleen de verandering van kanalen: creativiteit en me- ningsuiting trekken meer aandacht van internetgebruikers dan journalistieke ethiek. Het enige wat je kunt
  • 118 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) doen is te volgen hoe je boodschap wordt hergebruikt en daar weer op te reageren. Bijvoorbeeld door een reactie te plaatsen op weblogs (dit staat bekend als webcare, zie ook actiepunt 7 op pagina 75). Opleiden van medewerkers Tenslotte heeft de communicatieafdeling ook binnen de organisatie nieuwe rollen te vervullen. Elke me- dewerker heeft nu immers de instrumenten om via internet in contact te treden met zijn doelgroep. Daar zit geen communicatieafdeling meer tussen. Een beleidsmedewerker kan via internet (Twitter, sociale netwerksites, wiki’s) zijn netwerk betrekken bij waar hij mee bezig is. Of reageren op wat er op zijn be- leidsterrein wordt besproken. Ook hier heeft de communicatieafdeling twee rollen te vervullen. In de eerste plaats ligt er een rol op het gebied van opleiding. Medewerkers hebben de middelen om actief te zijn in internetdiscussies, maar hoe dat werkt moet ze wel geleerd worden. Zij waren altijd al ambas- sadeurs van de organisatie, maar ze zijn nu zichtbaarder geworden. Er ligt dus een belangrijke rol in het opleiden en begeleiden van medewerkers voor online participatie. Ten tweede is het mogelijk om medewerkers bij hun activiteiten op internet actief te steunen, bijvoor- beeld door hen te wijzen op relevante discussies om aan deel te nemen en door mensen in beeld te krijgen die in die discussies een centrale rol vervullen. Bij het ministerie van OCW is een dergelijk project al bezig. Ook dat is een nieuwe rol voor communicatieafdelingen. De Rijksvoorlichtingsdienst heeft in samenwerking met Carl Rohde en een groep interdepartementale communicatieprofessionals o.l.v. Martijn de Moor een boek uitgebracht over de betekenis van web 2.0 voor communicatieafdelingen: “Ondertussen … online”. Het boek is te lezen via http://twurl.nl/x08adh Joost Reus is beleidsambtenaar bij het ministerie van LNV. Een blog op zijn eigen website werd onderwerp van debat op Foodlog, een veelgelezen weblog over voedsel. Via Twitter en op Ambtenaar 2.0 stelde hij de vraag hoe hij het beste zou kunnen reageren. Daarnaast heeft hij contact opgeno- men met de directie Communicatie van het ministerie. Op het Communicatieplein van de Rijksoverheid is ook informatie te vinden over communicatie 2.0. Zie www.communicatieplein.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 119 Wat is overheid 2.0? In september 2009 was ik in Washington voor de Gov 2.0 Expo en de Gov 2.0 Summit, waar honderden aanwezigen luisterden naar verschillende praktijkverhalen en naar sprekers als Clay Shirky en diverse medewer- kers van president Obama. Drie dagen lang ging het alleen maar over overheid 2.0: over open data, participatie en de overheid als platform. De conferentie werd georganiseerd door het bedrijf O’Reilly, waar vol- gens de overlevering ook de term web 2.0 bedacht is. Oprichter Tim O’Reilly schrijft en praat de laatste tijd regelmatig over overheid 2.0, vandaar deze conferentie. Ook Don Tapscott en Anthony D. Williams, de schrijvers van het boek Wi- kinomics, hebben zich op het onderwerp government 2.0 gestort. Waar Wikinomics vooral over ondernemerschap ging, menen zij dat de over- heidswereld grote mogelijkheden biedt. Daarom zijn ze een internationaal onderzoeksprogramma gestart over overheid 2.0. En zij zijn niet de eni- gen, zo mag uit de lijst onderzoeksrapporten in dit hoofdstuk blijken. Bij dit alles gaat het niet om 2.0 als doel op zich. Zoals Beth Noveck, deputy chief technology officer for open government van het Witte Huis, aangeeft: Het gaat erom dat de uitdagingen in het land vragen om sa- menwerking en om het gebruik van het potentieel van de gehele over- heid en de gehele samenleving. Met 2.0 kun je problemen oplossen. Daar richt het beleid van het Witte Huis zich nu dus op. De stand van zaken in de Verenigde Staten komt in dit hoofdstuk voorbij, maar ook de ideeën en ontwikkelingen over overheid 2.0 in Australië en Groot-Brittannië. Zes onderzoeksrapporten Er zijn tekenen waaruit je kunt afleiden of een trend een geaccepteer- de ontwikkeling wordt. Het ontstaan van een tegenbeweging bijvoor- beeld (zoals er regelmatig kritiek te lezen is over Twitter). Maar ook wanneer onderzoeksbureaus zich op een onderwerp storten, dan weet je dat een ontwikkeling mainstream aan het worden is. Verder levert het interessante informatie en inzichten op, vandaar dat ik een aantal rapporten op een rij zet. Gartner The Business Impact of Social Computing on Government Gartner ziet de rol en taken van overheden fundamenteel veranderen door web 2.0: “The future of government is a very different govern- ment and, in some cases, no government at all.” De huidige crisis helpt bij deze ontwikkeling doordat nieuwe oplossingen worden gezocht en sociale-netwerkoplossingen relatief goedkoop opgezet kunnen worden. Maar het is ook een enorme uitdaging voor overheden omdat een an- dere houding en aanpak nodig zijn. Overheden leggen veel nadruk op controle, zekerheden en taakverdelin- gen. Maar tegelijkertijd wordt het steeds onduidelijker waar grenzen lig- gen tussen organisaties: “Boundaries in government are blurring at every level.” Dat is te zien in de ICT-wereld in de vorm van cloud computing, maar ook steeds meer financiële en bedrijfsvoeringssystemen gaan over organisatiegrenzen heen. Taken worden uitbesteed, verschuiven, etc. Hoofdstuk 4. Lees het verslag op www.ambtenaar20. nl/?p=3729 Beth Noveck - Wiki Government: How Technology Can Make Government Better, Democracy Stronger, and Citizens More Powerful (2009) Een samenvatting van het rapport is te lezen op http://twurl.nl/ll2esq Woordenboek: Cloud computing betekent dat in plaats van software op de eigen computer of het eigen netwerk wordt gebruik gemaakt van ICT-diensten die centraal op internet staat.
  • 120 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Web 2.0 is ook een voorbeeld van het diffuser worden van organisa- tiegrenzen. Sociale netwerken gaan over die grenzen heen. Dergelijke netwerken bieden veel kansen voor overheden, maar tegelijkertijd ontstaan ze zelden vanuit een overheidsinitiatief. Initiatieven vanuit de overheid leggen vaak teveel nadruk op controle, waardoor deze netwerken hun aantrekkingskracht verliezen. Overheden kunnen dus beter aansluiten op bestaande netwerken. “Gartner recommends that governments engage selected employees in finding external social net- works relevant to the agency and its domain of government.” Overheidsorganisaties hebben steeds minder zelf controle op proces- sen. De rol van een ambtenaar, dossierhouder of uitvoerder zal steeds meer liggen op het nagaan of uiteindelijk in de dienstverlening en in de maatschappelijke en politieke verwachtingen wordt voorzien. En als dat niet het geval is, om dan de juiste mensen bij elkaar te brengen om die hiaten in te vullen. Een faciliterende rol dus. Accenture Leadership in Customer Service Report: Creating Shared Responsibility for Better Outcomes Accenture constateert dat er veel beloftes zijn gemaakt over dienstverle- ning vanuit de overheid, maar dat het resultaat nog tegenvalt. Die dienst- verlening moet meer zijn dan alleen een transactie. Overheden moeten zich richten op het onderhouden van een bestendige relatie met burgers, uit- gaande van samenwerking en het delen van verantwoordelijkheid. “Clearly, these are complex aspirations that will take time for governments to put into practice. However, we know that not achieving these goals will lead to eroding public confidence with government and to poor public services.” Om die bestendige relatie te bereiken moeten overheden volgens Accenture vier dingen doen: • Creëer beter inzicht in wat mensen nodig hebben, zodanig dat wie onder- steuning behoeft deze snel kan ontvangen, maar ook zodanig dat wie zelf iets op kan pakken daar ook ruimte en mogelijkheden voor krijgt; • Ga het contact aan met burgers: een interactieve overheid kan een begin maken met de vertrouwensrelatie die nodig is om samen te werken aan publieke voorzieningen en waarde; • Zet daarbij alle middelen en relaties in, betrek belangenorganisaties, bedrijfsleven, pressiegroepen en burgerinitiatieven om verbindingen te leggen die elkaar aanvullen; • Wees open in wat je doet en reageer op wat er terugkomt uit de samen- leving. Dat is een voorwaarde om vertrouwen op te bouwen om te kun- nen samenwerken aan publieke waarden. Cisco Realizing the Potential of the Connected Republic Voor Cisco gaat overheid 2.0 over drie dingen: • samenwerking: het creëren van platformen om mensen binnen en buiten de overheid bij elkaar te brengen en kennis uit te wisselen rond maatschappelijke thema’s; Het volledige rapport is te lezen op http://twurl.nl/bxz1gh Het volledige rapport is te lezen op http://twurl.nl/z87hg2
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 121 • openbaarheid: door openheid van zaken te geven wordt betrokken- heid versterkt, maar het maakt ook belemmeringen en drempels zichtbaar zodat die aangepakt kunnen worden; • empowerment: de verschuiving van taken naar (groepen) burgers, bijvoorbeeld door wijkbudgetten toe te kennen en te laten verdelen en door mensen te helpen zichzelf te helpen. Daar zijn de drie kenmerken van web 2.0 uit het eerste boek weer, waarbij de eerste twee voor Cisco ondersteunend zijn aan de derde: “Empowerment means citizens do more for themselves, and a move away from a dependency culture can help tackle the problem of never- ending demand for certain public services.” Ook hier verschuiven taken van overheid naar burgers. Ogilvy Can brands have a social life? How brands in Asia can benefit from interacting with customers through social media Wat betekent web 2.0 (sociale media) voor merken? Onderzoeksbureau Ogilvy is daar ingedoken, althans voor Azië. Craig Thomler, de Australische blogger over overheid en web 2.0, haalt er in zijn blog enkele hoogtepun- ten uit. Immers, ook politici, bestuurders, de Belastingdienst en het Rijk zijn steeds meer een merk. En steeds meer ambtenaren ook! • De mening van consumenten en gebruikers wordt steeds belangrijker voor het succes van je product of dienst; • In sociale media komen de internetactiviteiten van mensen samen; • De generatie van screenagers leeft online dus als jij ze daar niet aan- spreekt, doet iemand anders het; • Op internet draait het om de “beïnvloeders”, de knooppunten of no- des tussen de netwerken: ga het gesprek met hen aan zodat ze je boodschap gaan verspreiden; • Je moet controle over je merk loslaten. Het management moet dat goed begrijpen en zo’n risico en investering aandurven; • Eerlijkheid en vertrouwen zijn cruciaal om de authenticiteit en de waarden van het merk neer te zetten. Verkooppraatjes werken niet; • Stel je kwetsbaar op door tegenstellingen zichtbaar te maken, in te gaan op vragen en ook negatieve feedback toe te staan. Dat verhoogt de kans op acceptatie; • Je moet als merk of organisatie ook zelf een bijdrage leveren op on- line platformen, eventueel zonder direct iets terug te verwachten. Daarnaast voorspelt Ogilvy dat zoekmachinemarketing nog belangrijker wordt, dat online sociale netwerken niet alleen zullen groeien maar ook mobiel zullen gaan, dat meningen in blogs belangrijker zullen wor- den bij het aanschaffen van producten en dat de crisis groei betekent voor vacaturesites en professionele netwerken als LinkedIn. Allemaal niet zo spectaculair, maar op geen van deze gebieden vervult de over- heid nu een voortrekkersrol. Het volledige rapport is te lezen op http://twurl.nl/tnl5ud Woordenboek: Een node is een knooppunt in een netwerk waar verschillende verbindingen in samenkomen, zowel in computernetwerken als tussen mensen. Woordenboek: LinkedIn is een sociale netwerksite voor professionele contacten, om online contact te leggen, netwerken in beeld te brengen en discussiegroepen te vormen. Volg het weblog van Craig Thomler op http://egovau.blogspot.com
  • 122 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) McKinsey McKinsey Quarterly: Six ways to make Web 2.0 work Om met een 2.0-manier van werken aan de slag te gaan, moeten or- ganisaties ook intern anders gaan werken. Daar gaat McKinsey op in. Organisaties hebben in de 20e eeuw verschillende technologische ver- nieuwingen doorgevoerd om de productiviteit op te voeren: ERP, CRM, SCM, etc. Web 2.0 levert een nieuwe belofte voor organisaties maar verschilt fundamenteel omdat de meerwaarde niet kan worden bereikt via de invoering van zware en dure techniek, maar door een andere manier van werken aan te nemen. Om dat goed te laten verlopen komt McKinsey met zes tips: • De omvorming naar een 2.0-cultuur met initiatief van onderop moet vanuit de top ondersteund worden. Dat gaat niet vanzelf, het ma- nagement moet ruimte en het goede voorbeeld geven; • Gebruikers weten het best hoe ze de nieuwe middelen moeten gebrui- ken, maar hebben hulp nodig om op te schalen. Je kunt het gebruik van 2.0-instrumenten niet opleggen, maar biedt ze aan en zie hoe het toegepast wordt; • Nieuwe werkwijzen en middelen worden pas gebruikt als ze onderdeel worden van het werk. Als het alleen een leuk nieuwtje is dan neemt het gebruik op termijn af. Alleen als medewerkers het efficiënt in kunnen zetten in hun werk dan wordt het gebruikt; • Speel in op de behoefte en het ego van gebruikers, want bonussen helpen niet. Dat vraagt om andere stimulerings- en aansturingsme- thoden, bijvoorbeeld medewerkers in het zonnetje zetten en compli- menten uitdelen; • De juiste mensen leveren de juiste aanpak. Betrek medewerkers die nu al het juiste gedrag vertonen: de netwerkers, de visionairs, etc. Kies doelgroepen binnen de organisatie; • Zorg voor een goede balans tussen vrijheid/ruimte en sturing/regels. Teveel regels kunnen ideeën en initiatieven indammen, maar teveel vrijheid kan leiden tot chaos. Vind je eigen balans daarin. Overigens denk ik dat deze tips ook van toepassing zijn op externe in- teractie, met mensen buiten de grenzen van je organisatie. Ook daarbij moet je de juiste mensen betrekken, verbindingen leggen, ruimte bie- den en de middenweg vinden tussen vrijheid en sturing. Deloitte Change your world or the world will change you Voor de volledigheid vermeld ik tenslotte ook dit rapport van Deloitte, ondanks dat het al iets ouder is. Leuk om door te bladeren en snel een paar inzichten op te doen over overheid 2.0. Conclusie: web 2.0 betekent een transformatie voor overheden De rol van de overheid verandert fundamenteel door web 2.0. Daar zijn alle onderzoekers het wel over eens. Dat heeft te maken met het vager worden van organisatiegrenzen en het verschuiven van taken over die grenzen heen. Bij deze herverdeling van taken komen meer verant- woordelijkheden buiten de overheid te liggen, in de samenleving. Er ontstaan nieuwe organisatievormen die geen overheid of bedrijf zijn, Een samenvatting van het rapport is te lezen op http://twurl.nl/b6tklh ERP staat voor enterprise resource planning, CRM voor customer relationship management en SCM voor supply chain management. Het volledige rapport is te lezen op http://twurl.nl/d4qchg
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 123 maar wel functies en rollen vervullen die voorheen als publiek werden beschouwd. Dat roept heel wat vragen op. Tegelijkertijd biedt web 2.0 ook een grote kans voor overheden: om de kloof tussen burger en overheid smaller te maken en burgers in staat te stellen om maatschap- pelijke problemen zelf aan te pakken. Dat alles vraagt wel om een andere houding vanuit de overheid: we moeten nieuwe rollen oppakken om dat proces te begeleiden, mensen te betrekken, een platform te bieden, middelen en informatie ter be- schikking te stellen, etc. Dat klinkt gemakkelijk genoeg, maar werken met web 2.0 vraagt om een andere werkwijze dan overheden en amb- tenaren nu gewend zijn, namelijk om controle los te laten, nauwere relaties met burgers en groepen aan te gaan, te investeren in vertrou- wen en responsiever te worden. Zowel in de relatie tussen burger en overheid, maar ook tussen management en medewerkers vraagt dat om andere eigenschappen en werkwijzen. De belangrijkste conclusie die getrokken kan worden, is toch wel dat deze verandering niet alleen fundamenteel is, maar ook onvermijde- lijk. En met een nieuwe generatie die als burger of medewerker bij de overheid aanklopt zal die ontwikkeling alleen maar sterker worden. Web 2.0 biedt overheden een kans om de kloof tussen burger en over- heid te versmallen, maar er niets mee doen zal die kloof zeker doen vergroten. Die kans moeten we pakken.
  • 124 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De Verenigde Staten: van campagne 2.0 naar overheid 2.0 De Verenigde Staten lijken de kans te willen pakken om de kloof met de samenleving te overbruggen. Barack Obama is door zijn verkiezings- campagne het schoolvoorbeeld geworden van hoe je web 2.0 kunt in- zetten om mensen te betrekken bij je campagne. Maar een campagne 2.0 is nog geen overheid 2.0. Obama wil duidelijk stappen maken, maar hij loopt tegen verschillende praktische problemen aan. Obama heeft zijn voornemen om een overheid 2.0 tot stand te brengen vanaf dag 1 in heldere termen uiteen gezet. Het eerste memorandum dat hij de deur uit deed ging over “transparancy and open govern- ment”. Daarbij zette hij zijn visie uiteen in drie alinea’s: • Government should be transparent; • Government should be participatory; • Government should be collaborative. In de praktijk heeft dat geleid tot de sites Data.gov (waar overheidsin- formatie beschikbaar wordt gesteld in een herbruikbare vorm) en USAs- pending.gov (ook bekend als Transparency.gov), “where Americans can see where their money goes”. Daar zijn veel gegevens (data) te vinden over overheidsuitgaven, zelfs herbruikbaar door middel van een API. Dat alles wordt ondersteund door de site Recovery.gov met meer uitleg over de doelstellingen en activiteiten van de economische herstelmaat- regelen. De uitdagingen van Whitehouse.gov Het Center for American Progress, een Amerikaanse denktank, heeft gerapporteerd waar Obama zoal tegenaan loopt als hij begint te bou- wen aan een overheid 2.0. Sowieso kan Obama niet meer beschikken over 170 campagnemedewerkers die zich met sociale media bezighou- den, maar moet hij het doen met tien medewerkers op het Witte Huis. Maar dat is niet het enige probleem. Het verschil tussen campagne 2.0 en overheid 2.0 zit ook in: • schaalgrootte: met beperktere middelen moet hij een grotere doel- groep bedienen, namelijk de gehele Amerikaanse bevolking; • afstemming: een campagnemedewerker die een foute uitspraak doet levert een lastige situatie op, maar een verkeerde uitspraak vanuit de overheid kan veel grotere gevolgen hebben; • verantwoordelijkheid: vrijwilligers op pad sturen namens een cam- pagne is goed mogelijk, maar namens de overheid is een heel ander verhaal. Daar komt bij dat de overheid werkt op basis van een aantal standaar- den en reglementen. Op de eigen site zijn er voldoende mogelijkheden om daaraan te voldoen, maar de doelgroep bevindt zich elders. Hoe maak je als overheidsorganisatie gebruik van de gratis software (You- Tube, Twitter, Facebook, etc.) die op internet wordt aangeboden? Ook daar richt één van de rapporten zich op. De uitdaging voor het Witte Huis is om de normen die voor de overheid zijn afgesproken ook toe te passen in de 2.0-wereld: Het memorandum ‘Transparency and open government’ is te vinden op http://twurl.nl/vgskns De Amerikaanse overheid maakt via internet gegevensverzamelingen beschikbaar zodat bedrijven en individuen diensten en internetsites kunnen bouwen op basis van die data. Zie www.data.gov De Amerikaanse begroting is via internet inzichtelijk gemaakt, inclusief gedetailleerde informatie over de grootste ontvangers. Zie www.usaspending.gov of www.transparency.gov Alle investeringen van de Amerikaanse overheid naar aanleiding van de kredietcrisis zijn op internet in beeld gebracht, zie www.recovery.gov Woordenboek: API staat voor application programming interface, een set afspraken waardoor sites en computers kunnen samenwerken en gegevens kunnen uitwisselen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 125 • privacy: de overheid hanteert regels m.b.t. de opslag van persoonsgege- vens, gelden die ook bij een YouTube-site van overheid? • webrichtlijnen: niet alle 2.0-diensten zijn even toegankelijk waar het gaat om lid worden en gebruiksvriendelijkheid. Hoe garanderen we dat ieder- een erbij kan? • reclame: overheidssites zijn natuurlijk niet voorzien van reclame, maar het gebruik van een bepaalde site door een overheid mag ook niet als goedkeuringsstempel worden geïnterpreteerd; • voorwaarden: zijn de gebruikersvoorwaarden van een 2.0-site wel in over- eenstemming met de doelstelling en standaarden van de overheid? • archiefwet: hoe zorgen we ervoor dat het overheidshandelen en relevante uitspraken worden vastgelegd en bewaard (verantwoording)? • beveiliging: zijn de sites voldoende beveiligd zodat bijvoorbeeld geen wij- zigingen aangebracht kunnen worden? Ook het gebruik van 2.0-sites door ambtenaren komt aan de orde, aan- gezien veel organisaties toegang tot die sites juist afsluiten voor hun medewerkers. Wat is er al gedaan? De belangrijkste boodschap van de denktank is dat web 2.0 enorm veel mogelijkheden biedt voor openheid en participatie en dat een overheid die middelen moet aangrijpen. Maar dat moet wel gebeuren binnen de kaders en standaarden die ze aan haar handelen stelt. De vraag is echter: hoe? Het rapport eindigt dan ook met de oproep om vooral te ontdekken en experimenteren: hoe gebruik kan worden gemaakt van deze nieuwe middelen en hoe dat kan met inachtneming van de princi- pes van goed overheidshandelen en good governance. Een van de middelen die het Witte Huis al veelvuldig inzet is video (bij voorkeur via meerdere platformen). Het voordeel van video is dat het een laagdrempelig medium (toegankelijkheid) is waar weinig interactie bij komt kijken (schaalbaarheid), maar dat toch persoonlijk overkomt. Vandaar dat je kunt doorklikken naar de wekelijkse toespraken op You- Tube (na een bericht dat je de site van het Witte Huis verlaat). Obama heeft ook interactieve middelen ingezet. Via interactieve dis- cussiesites (‘Open for Questions’) heeft hij vragen en wensen verzameld vanuit de samenleving. Het resultaat: “92,937 people have submitted 103,978 questions and cast 1,782,650 votes.” Uiteraard kan het Witte Huis niet ruim 100.000 vragen beantwoorden, maar doordat mensen konden stemmen op de vragen kwamen de beste vragen bovendrijven. Het verhaal vertelt dat Obama elke avond tien vragen voorgelegd kreeg om zicht te houden op wat er speelt in de samenleving. Uiteindelijk zijn de vragen waarop het meest is gestemd beantwoord door ambtenaren. Conclusie: het Witte Huis bouwt aan overheid 2.0 De verwachtingen waren groot toen Obama president werd. Hoe zou hij invulling gaan geven aan een overheid 2.0? Daar worden wel degelijk stappen gezet, grotere stappen dan hier in Nederland. Het is inspire- rend om te zien wat Obama al heeft bereikt: met Open for Questions, Transparancy.gov, Data.gov, de inzet van 2.0-sites en de videobood- schappen. De Amerikaanse overheid heeft met een groot aantal 2.0-sites aparte contracten (terms of agreement) afgesloten. Een overzicht van deze contracten is te vinden op http://twurl.nl/tkg1z6
  • 126 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Zeker zo inspirerend is het om een kijkje te krijgen in de achterliggende discussies. De Amerikaanse ambtenaren lopen immers tegen dezelfde vragen aan als wij, wanneer we aan de slag gaan met overheid 2.0. Hoe gaan Amerikaanse ambtenaren om met die cultuurveranderingen? Van de ervaringen die de Amerikanen opdoen met hun experimenten en de daaruit voortkomende rapporten kunnen wij weer leren. En als wij klaar zijn voor de volgende stap, dan kunnen we die kennis in ieder geval inzetten.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 127 Voorbeeld: Vergunningenkaart.nl, open overheid in de praktijk Overheden geven vergunningen uit, bijvoorbeeld voor verbouwingen. Die verbouwingen kunnen immers ef- fect hebben op de omgeving en daarom moeten ze in de gaten gehouden worden. Door de ambtenaar, maar ook door de omgeving zelf, door de burgers. Als mijn overbuurman gaat verbouwen zou het handig zijn als ik daar informatie over zou krijgen. Liefst via een e-mail of via rss. Zo ver is het nog niet, maar het achter- halen van vergunningen uit de buurt is wel handiger geworden, met dank aan www.vergunningenkaart.nl. Geen overheidssite, wel een mooi voorbeeld van Open Overheid. Vergunningen en bekendmakingen op internet zetten Vergunningen en bekendmakingen van bijvoorbeeld gemeenten vormen een mooi voorbeeld van een infor- matiebron van de overheid waar je als inwoner direct baat bij kunt hebben. Denk hierbij aan bouwvergun- ningen, kapvergunningen en wijzigingen op het bestemmingsplan bij jou in de buurt. Deze worden voor een deel van de gemeenten gepubliceerd via Overheid.nl. Als je daar je postcode intypt, krijg je alle vergun- ningen voor je hele gemeente. Dat kan echter veel beter. Overheid.nl is voortdurend bezig om deze dienstverlening verder te verbeteren, maar daarnaast zijn er allerlei bedrijfjes die ook goede ideeën hebben en op basis van overheidsinformatie handige sites kunnen bouwen. Bijvoorbeeld het plaatsen van vergunningen op een kaart. Dat is het idee achter Vergunningenkaart.nl. Waar liepen de makers zoal tegenaan bij het bouwen van hun site? Hieronder een kort interview. Hoe werkt vergunningenkaart? “Wij maken gebruik van de zoekdienst ‘Bekendmakingen’ van Overheid.nl. Bij deze site kun je zoeken via een formulier en er is een e-mailservice, maar gek genoeg is er geen webservice of API waarmee je deze informatie gemakkelijk op kunt vragen en in andere applicaties kunt verwerken. Dit is gek omdat de ge- meenten wel alle bekendmakingen geautomatiseerd als XML aanleveren. Wat wij doen is met een script de zoekmachine per gemeente uitlezen, de resultaten met veel reguliere expressies omzetten naar XML en vervolgens de locaties geocoderen en invoeren in onze eigen database.” Je moet dus zelf wat knutselen, maar dan heb je de informatie. Kun je er dan zo mee aan de slag? “Wat ook gek is: hoewel er een vrij strak XML-schema (de structuur waarin gegevens worden opgeslagen) is voor het aanleveren van bekendmakingen, is er toch veel verschil tussen hoe gemeenten de individuele bekendmakingen aanleveren. Veel gemeenten clusteren verschillende bekendmakingen binnen één record waardoor het voor ons onmogelijk is die bekendmaking te herleiden naar een individueel adres. Je hebt ook weinig aan een XML-definitie als niet iedereen deze op dezelfde manier gebruikt.” Jullie hebben nu ervaring met het voortbouwen op overheidsinformatie. Heb je nog tips? “Om het succes van het project Bekendmakingen te vergroten moeten er naar ons idee twee zaken ge- beuren. Er moet een webservice/API komen en er moet meer consistentie komen in de wijze waarop de gemeenten hun bekendmakingen in de XML zetten. Wij hopen dat Vergunningenkaart.nl een aanmoediging is om overheidsinformatie nog beter te ontsluiten.” Meer informatie over en voorbeelden van Open Overheid zijn te vinden via openoverheid.ambtenaar20.nl. Uitleg over de termen is te vinden in het Woordenboek, achterin dit boek.
  • 128 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Australië: een taskforce gaat aan de slag Zoals in Groot-Brittannië het rapport ‘Power of Information review’ heeft geleid tot de Power of Information Taskforce (zie het eerste boek), zo is in Australië het rapport ‘VenturousAustralia – Building strength in innovation’ de aanleiding geweest om een Government 2.0 Taskforce op te zetten. Waar is deze taskforce mee bezig en wat gebeurt er nog meer in Australië op het gebied van overheid 2.0? Politiek zet in op openheid en interactie Kevin Rudd, de premier van Australië, zit op Twitter (hoewel hij dat volgens mij niet zelf doet) en hij blogt. Je kunt met hem in discussie over het milieu en de gezondheidszorg. Ook is er een fotogalerij en zijn er video’s te vinden van de premier terwijl hij praat met Al Gore en terwijl hij de voorzitter interviewt van een onderzoekscommissie voor de zorg. De Australische regering zoekt duidelijk naar manieren om een brug te slaan tussen politiek en burgers. Zo reist het kabinet ook regelmatig Australië rond, het Community Cabinet. Senator Kate Lundy draagt ook bij aan het tot stand brengen van over- heid 2.0 door een aantal bijeenkomsten over internet en innovatie te organiseren: PublicSphere. Ze heeft daar Pia Waugh bij betrokken, een activist op het gebied van open overheid en open source met een duide- lijke visie op de aanpak van overheid 2.0. Daarnaast is er een uitgebreide wiki waar input wordt verzameld om mee te geven aan de Government 2.0 Taskforce. Die taskforce is het resultaat van een onderzoek van het Australische Department of Innovation, Industry, Science and Research. Dat minis- terie heeft begin dit jaar een uitgebreid rapport gepubliceerd over het innovatiebeleid tot 2020. Een aantal aanbevelingen betrof ook overheid 2.0. Zo was er het advies om overheidsinformatie een creative commons- licentie mee te geven en om een taskforce op te zetten: “An advisory committee of web 2.0 practitioners should be established to propose and help steer governments as they experiment with web 2.0 technologies and ideas.” De taskforce zet overheid 2.0 op de agenda De site van de taskforce is in juni 2009 open gegaan, inclusief een weblog, en heeft zich als doel gesteld om niet alleen met een advies te komen maar ook om initiatieven te steunen die een voorbeeld zijn van een over- heid 2.0. In juli is een issue paper gepubliceerd, eerst in een beta-versie om reacties te verzamelen en vervolgens pas de definitieve versie. Reage- ren kon op verschillende manieren, niet alleen online. Sebastian Chan, één van de leden van de taskforce, zegt hierover: “We need to make sure that Government 2.0 isn’t creating another niche lobby group”. De taskforce komt met 35 vragen om verder uit te werken, gebaseerd op de OECD-principes voor informatievoorziening in de publieke sector: open- baarheid, toegankelijkheid en inzichtelijke voorwaarden voor hergebruik, overzichten, kwaliteit, integriteit, nieuwe technologieën en archivering op de lange termijn, auteursrecht, kosten, concurrentiebeding, reactie- mogelijkheden, publiek-private samenwerking, internationale toegang en gebruik en voorbeeldprojecten. Enkele belangrijke vragen waar de task- force mee aan de slag gaat: Het rapport ‘Power of Information Review’ is te vinden op http://twurl.nl/yxc48s Het rapport ‘VenturousAustralia. Building strength in innovation’ is te vinden op http://twurl.nl/jm2qq3 Meer verslaglegging van PublicSphere 2 over overheid 2.0 is te vinden op http://twurl.nl/1ocnou Pia Waugh blogt over overheid 2.0 en open overheid. Zie www.pipka.org Creative Commons (CC) is initiatief om hergebruik en verspreiding van creatieve producten te bevorderen. In plaats van traditioneel auteursrecht of copyright worden verschillende licentievormen aangeboden waaruit een auteur of maker kan kiezen. Zie www.creativecommons.nl Blogs en andere publicaties van de Gov 2.0 Taskforce zijn te vinden op http://gov2.net.au
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 129 • Hoe kan worden gebouwd aan een cultuur van openheid en innovatie binnen overheidsorganisaties? • Wat zijn juridische en privacy-belemmeringen en hoe kunnen die aan- gepast worden? • Wat moet er gebeuren om de interne informatie op orde te krijgen voor publicatie op internet? • Hoe kan de drempel voor interactie met de overheid zo laag mogelijk gemaakt worden? • Hoe kan gebruik worden gemaakt van ideeën en energie die al in de samenleving zijn? Dat gaat een breed en uitgebreid advies opleveren, waar we ook in Nederland van kunnen leren. Conclusie: Australië doet gedegen onderzoek naar toepassingsmogelijkheden Ik heb het idee dat politiek en overheid in Australië nadrukkelijk kiezen voor openheid en interactie in hun werkwijze, zoals de stad Melbourne die burgers via internet betrekt bij de ontwikkeling van de stad (FutureMelbourne). Ook in Australië zijn nog heel wat hobbels te ne- men, maar er worden zeker stappen gezet. Wellicht helpt het ook dat de Australische ambtenaren kunnen beschikken over een overheidsbre- de samenwerkomgeving (met forums, wiki’s, etc.). Het is in ieder geval leerzaam om de ontwikkelingen in Australië te blijven volgen. De resultaten van de taskforce kunnen ons zeker van nut zijn, maar ook de open en interactieve werkwijze van de taskforce is heel aansprekend. Is het niet tijd om ook in Nederland zo’n taskforce op te gaan zetten? De Australische stad Melbourne heeft zijn internetsite opgezet als een wiki. Zie www.futuremelbourne.com.au
  • 130 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Voorbeeld: PIANOo-desk, online netwerk voor overheidsinkopers Door Kees Tazelaar PIANOo-desk is in 2002 opgericht als virtuele community voor overheidsinkopers en -aanbesteders. PIANOo heeft weinig met muziek te maken, maar staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers. PIANOo is onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken en in de nasleep van de bouwfraude opgericht naar aanleiding van de slechte resultaten van het naleven van Europese aan- bestedingsregels door de Nederlandse overheid. PIANOo-desk was in het begin alleen toegankelijk voor rijksambtenaren, maar al snel opengezet voor ieder- een binnen de overheid die met dit vakgebied te maken heeft. En dat bleken er heel veel te zijn. In 2005 waren er ongeveer 1700 deelnemers. Nu zijn dit bijna 2800, actieve, deelnemers. Een platform om kennis en informatie uit te wisselen Actief wil zeggen: de laatste vier maanden minstens één maal ingelogd. Wij gaan er namelijk van uit dat alleen kijken ook een vorm van activiteit is, omdat wij hopen dat er dan in ieder geval weer wat kennis is opgedaan. Het belangrijkste deel van de site is de discussiemogelijkheid. Hier wordt erg veel gebruik van gemaakt. In onze hoofdgroep verschijnen gemiddeld dertig nieuwe vragen/discussies per maand en zo’n 120 antwoorden. Daarnaast worden ook veel documenten geplaatst. Veel gebruikt is ook het adressenboek met de bijbe- horende profielkaart en foto. Binnen PIANOo-desk bestaan er zo’n vijftig subgroepen, bijvoorbeeld per organisatie (Rijk, gemeente, provincie, politie), interesse (elektronisch veilen, juridisch, ICT) of regionale samenwerking. Binnen deze groepen, die in meer of mindere mate actief zijn, wordt ook nog wel eens de agendafunctie gebruikt. Functionaliteiten als chat, enquête, poll of blog worden niet gebruikt. In de afgelopen jaren heeft PIANOo-desk zich ontwikkeld tot hét platform op aanbestedingsgebied. Het heeft er mede voor gezorgd dat ambtenaren in heel Nederland met elkaar, onafhankelijk van plaats en tijd, in contact komen en kennis uitwisselen. En die kennis is hard nodig om miljarden euro’s belastinggeld op een verantwoorde manier uit te kunnen geven.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 131 Groot-Brittannië: een top 5 van prioriteiten Tom Steinberg is de oprichter van de Britse organisatie mySociety. Deze club vrijwilligers heeft in Groot-Brittannië heel wat online initiatieven op poten gezet om dienstverlening van de overheid toegankelijker te maken (bijvoorbeeld Fixmystreet.com) en democratische processen in- zichtelijker (bijvoorbeeld Theyworkforyou.co.uk). Daarnaast adviseert Steinberg de Britse overheid over de inzet van sociale media en inter- net. Enige tijd geleden schreef hij een blog over wat de vijf prioritei- ten moeten zijn van een overheid 2.0. Die gelden natuurlijk ook voor Nederland, vandaar dat ik ze hier herhaal en vertaal. De vijf prioriteiten zijn flink ambitieus. In willekeurige volgorde: Investeer in ambtenaren 2.0 De veranderingen op internet gaan razendsnel en de verwachtingen die burgers stellen aan hun overheid veranderen even snel mee. Zonder vol- doende goede ambtenaren met de vinger aan de digitale pols gaat het niet lukken om die veranderingen bij te houden en zal de kloof tussen burger en overheid blijven groeien. Dus investeer in ambtenaren 2.0, door ambtena- ren op te leiden, maar ook door een nieuwe generatie ambtenaren 2.0 aan te nemen, voordat de achterstand te groot is geworden. Maak je informatie openbaar Zet alle data en informatie op internet op basis van open standaarden (behalve privacy-gevoelige informatie natuurlijk). Begin met kaartma- teriaal en geografische data, maar ook niet-privacygevoelige informatie van openbare diensten en uitvoeringsinstanties. Ga ervan uit dat je daarmee innovatie ondersteunt: als iemand vraagt om het vrijgeven van complexe databronnen, dan heeft hij waarschijnlijk een innovatief concept in zijn hoofd. Maak interne systemen toegankelijk Tenzij het schade of hinder veroorzaakt, moeten externe partijen toe- gang kunnen krijgen tot interne systemen, zoals patiëntgegevens (met toestemming van de patiënt natuurlijk), de klachtendatabank van ge- meenten, voortgangssystemen van burgervragen en subsidieaanvragen, gebruikscijfers van voorzieningen. Op die manier komen haperingen of problemen bij overheidsorganisaties snel aan het licht en kunnen ze ook snel aangepakt worden. Weigering van toegang moet worden bestraft. Bouw een nationaal participatieplatform Om burgers te betrekken bij beleidsontwikkeling moeten beleidsvragen via internet bespreekbaar worden gemaakt vóórdat de oplossingsrichting is vastgelegd. Daarvoor moet een online participatieplatform worden in- gericht waar burgers een bijdrage kunnen leveren en waar ze ook horen op welke wijze hun reacties hebben bijgedragen aan het uiteindelijke beleid. Zodra hiermee ervaring is opgedaan, kan deze vorm van partici- patie wettelijk worden vastgelegd net als verkiezingen en referenda. Maak bij voorzieningen een digitale wachtkamer Zorg bij online voorzieningen en formulieren voor een mogelijkheid voor burgers om contact met elkaar te hebben. Ze kunnen elkaar dan helpen en tips uitwisselen, eventueel ook commentaar geven en tot mySociety is initiatiefnemer van verschillende internetsites die als doel hebben de band van burgers met overheid en politiek te versterken, bijv. www. fixmystreet.org en www.theyworkforyou. co.uk. Zie ook www.mysociety.com Het ministerie van BZK is begin 2009 begonnen met een eerste onderzoek naar kansen en belemmeringen van Open Overheid en open data. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Ton Zijlstra en James Burke. Zie www.vrijedata.nl
  • 132 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) verbeteringen komen. Op die manier kunnen gebruikers van overheids- diensten sneller (en zonder een beroep te doen op een drukbezette ba- lie) een antwoord krijgen. Daar komt bij dat wanneer overheidsorgani- saties meekijken (en meedoen!) in de discussieruimte er snel een beeld ontstaat hoe de dienstverlening nog verder kan worden verbeterd. Conclusie: Groot-Brittannië brengt nieuwe voorbeelden en ideeën voort Als ik kijk naar waar we in Nederland mee bezig zijn dan zie ik veel (hoewel nog prille) activiteit op de tweede en vierde aanbeveling. Het ministerie van BZK en Ambtenaar 2.0 zijn actief om meer informatie beschikbaar te krijgen op internet en vanuit Justitie wordt getrokken aan internetconsultaties. Ik denk dat de derde aanbeveling het meest ambitieus is en het meest ingrijpend om in te voeren. De digitale wachtkamer is echter een voor- ziening waarmee we zo kunnen beginnen. Zie daarvoor de actiepunten in Hoofdstuk 8. Maar elke verbetering moet beginnen bij aanbeveling 1. Het zijn de ambtenaren die het moeten doen, dus: investeer in ambtenaren 2.0! Internetconsultatie.nl is een initiatief van het ministerie van Justitie om wetgeving voor te leggen aan het publiek alvorens deze naar de Tweede Kamer te verzenden. Zie www.internetconsultatie.nl Monique Roosen (provincie Noord-Brabant) wijst haar vol- gers op een interessante column (zie de link) van Matt Poel- mans, directeur van Burgerlink.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 133 Voorbeeld: Verbeterdebuurt.nl, participatieplatform voor de publieke ruimte Met Verbeterdebuurt.nl kunnen buurtbewoners zelf actie ondernemen om de buurt te verbeteren: de site biedt een platform aan bewoners om problemen en ideeën over de openbare ruimte aan te kaarten bij hun gemeente. Verbeterdebuurt is de Nederlandse versie van het Britse Fixmystreet.org: crowdsourcing in de publieke ruimte. Verbeterdebuurt.nl maakt gebruik van Google Maps. Door het invullen van de postcode kan een burger gemakkelijk de eigen buurt vinden en vervolgens een idee of probleem op de kaart zetten. Vervolgens gaat er een bericht naar de gemeente, die aan de slag kan om het probleem te verhelpen. Problemen melden, maar ook nieuwe ideeën ontwikkelen De internetsite is gelanceerd om bewoners en gemeenten dichter bij elkaar te laten komen. Voor bewoners wordt het zo gemakkelijker om meldingen over de openbare ruimte te doen (”problemen”) en om ideeën aan te dragen. Problemen worden doorgestuurd naar de gemeente en daardoor krijgen gemeenten inzicht in wat relevante problemen in de buurt zijn. De ideeën worden pas doorgestuurd bij voldoende steun en hebben daardoor een petitie-element in zich. Bewoners kunnen namelijk stemmen en reageren op elk pro- bleem of idee. Zo komt er discussie op gang over de publieke ruimte. Verbeterdebuurt.nl kan op dit moment nog niet garanderen dat alle Nederlandse gemeenten daadwerkelijk met de meldingen aan de slag gaan, wel dat ze hun weg naar de gemeente zullen vinden. Daarna is het aan de gemeente om te bepalen of ze ermee aan de slag gaan. Kortom, het is een mooi initiatief, test het zelf maar eens. Ligt er ergens vuilnis of liggen er stoeptegels los, maak een melding! Verbeterdebuurt.nl biedt een mogelijkheid voor burgers en ambtenaren om geza- menlijk de openbare ruimte te beheren en ontwikkelen.
  • 134 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De Verenigde Staten: advies voor het ministerie van Defensie Mark Drapeau is onderzoeker bij de universiteit van het Amerikaanse ministerie van Defensie (Department of Defense, DoD) en blogt regel- matig over web 2.0 en de overheid. Samen met collega Linton Wells II heeft hij het rapport ‘Social Software and National Security: An Initial Net Assessment’ geschreven. Het rapport gaat eerst in op de theorie en vervolgens op de praktijk (en belemmeringen) van 2.0 bij overheids- organisaties. Er worden veel voorbeelden aangedragen van overheid 2.0, maar ook van de inzet van sociale media in conflictgebieden (bij- voorbeeld Georgië, Mumbai, Moldavië). Het rapport eindigt met tien aanbevelingen en zes randvoorwaarden. Belemmeringen bij overheidsorganisaties Drapeau begint met het schetsen van een model van interactie en uit- wisseling binnen en tussen overheidsorganisaties: inward, outward, Inbound en outbound sharing. Daar kom ik in Hoofdstuk 5 op terug. Daarnaast schetst hij enkele belemmeringen voor deze manieren van samenwerking en kennisdeling bij de overheid. Hij noemt er zeven: • Uitwisseling over de grenzen van overheidsorganisatie heen verloopt moeizaam, medewerkers zijn intern gericht; • Bureaucratische regels over toegang tot internet en specifieke sites verschillen per organisatie of zelfs organisatieonderdeel; • Behalve nieuwe mogelijkheden zorgt web 2.0 ook voor nieuwe risico’s, maar beveiliging moet ook weer niet leiden tot passiviteit; • Verouderde technische infrastructuur bij verschillende overheidsor- ganisaties (of delen daarvan), zowel in hardware en software als in netwerken; • Demografische omstandigheden: veel ouderen, weinig flexibiliteit en nauwelijks aanwas van digital natives; • Politieke en organisatorische veranderingen zorgen voor een gebrek aan stabiliteit en ondersteuning voor creatieve processen; • Dat wordt nog versterkt door de beperkte budgetten en de jaarplan- cyclus die planning op de lange termijn moeilijk maakt. Deze belemmeringen verminderen niet alleen de slagkracht van een organisatie, maar kunnen een cruciale achterstand opleveren waardoor organisatiedoelen niet bereikt worden. Aanbevelingen voor de inzet van 2.0-mogelijkheden Het rapport eindigt met de oproep dat het DoD het belang van web 2.0 moet onderkennen en er een strategie voor moet ontwikkelen: aan welke voorwaarden moet voldaan worden en hoe kan het ministerie in- spelen op de verbrede interactiemogelijkheden en verhoogde snelheid van ontwikkelingen? Om te helpen zo’n strategie op te stellen geeft Drapeau een aantal concrete aanbevelingen mee: • Loop voorop waar het gaat om de inzet van web 2.0, en wel ministerie- breed en van top tot basis; • Onderzoek wat de balans moet zijn tussen beveiliging enerzijds en ken- nisdeling en samenwerking over organisatiegrenzen heen anderzijds; • Zorg ervoor dat er ruimte is voor experimenteren met 2.0-mogelijkhe- den. Dan zal blijken wat werkt en wie er gevoel voor heeft; Het rapport ‘Social Software and National Security: An Initial Net Assessment’ is te vinden op http://twurl.nl/lhshw4 Woordenboek: Digital natives zijn mensen die na 1985 zijn geboren. Deze generatie is opgegroeid met computers en internet en beschouwt de digitale wereld als een gegeven.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 135 • Leg verbinding met de creatieve sector, internetbedrijfjes en innova- tieve zzp’ers om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen; • Bereid je erop voor dat af en toe processen aangepast of regels om- zeild moeten worden om iets van de grond te krijgen; • Persoonlijk gebruik van 2.0-middelen door medewerkers heeft ook voordelen voor de organisatie. Maak het dus mogelijk; • Maak gebruik van het enorme potentieel aan kennis, ideeën en inzet van de hele organisatie en het ecosysteem eromheen; • Op internet zijn doorlopend gesprekken en communities bezig dus maak gebruik van de informatie en meningen die daar worden ge- deeld; • Informatie delen en online contacten zijn een duurzame investering in relaties met mensen. Probeer dat ook inzichtelijk te maken; • Schuif medewerkers, producten of organisatieonderdelen naar voren als herkenbaar, interactief merk op internet. Uiteindelijk moet dat leiden tot een nieuwe werkwijze van het minis- terie van Defensie. Daarvoor moet echter aan een aantal voorwaarden worden voldaan: • Er moet nieuw beleid worden afgesproken over hoe het ministerie om- gaat met web 2.0 (inward, outward, Inbound en outbound sharing); • Investeer in opleiding en zorg voor de juiste incentives om medewer- kers te stimuleren om 2.0-middelen en -werkwijzen te gebruiken; • Er moet onderzocht worden welke middelen in welke processen het beste ingezet kunnen worden en hoe het effect ervan nog vergroot kan worden; • Schrijf een visie op de integratie van 2.0-middelen in bestaande pro- cessen; • Het beveiligingsbeleid moet uit meerdere beveiligingsniveaus gaan bestaan, zodat bij gebruikers duidelijkheid bestaat over eventuele risico’s; • Ontwikkel een nieuwe strategie voor de rol van participatie en het betrekken van burgers bij het werk van het ministerie. Conclusie: overheidsorganisaties lopen overal tegen dezelfde vragen aan Tot zover de resultaten van het onderzoek van Mark Drapeau. Een groot aantal opsommingen, maar met waardevolle informatie en inzichten. Ik heb de punten ingekort en veralgemeniseerd, zodat ze ook in Neder- land en voor andere overheidsorganisaties bruikbaar zijn. In het rap- port zelf kun je de meer specifieke interpretatie voor het Amerikaanse ministerie van Defensie lezen. Op een aantal punten verschilt het DoD natuurlijk van andere overheidsorganisaties, maar de overeenkomsten en herkenningspunten zijn veel groter. En vergeet niet: dit is de orga- nisatie waar ooit het internet is uitgevonden! Samenvatting Nu web 2.0 een gevestigde term is, wordt ook overheid 2.0 serieus onder de loep genomen. Er wordt onderzoek naar gedaan, er worden conferenties georganiseerd en initiatieven genomen. Met name de Ver- enigde Staten bieden een inspirerend voorbeeld. Een opener en par- ticipatievere overheid spreekt velen aan en dat leidt wereldwijd tot Woordenboek: Een zzp’er is een zelfstandige zonder personeel, ook wel freelancer genoemd. Veel zzp’ers vergroten hun slagkracht door gebruikmaking van 2.0-middelen.
  • 136 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) vernieuwende ideeën en activiteiten. Het zal de komende jaren inte- ressant zijn om te zien hoe al deze vernieuwingen zich gaan ontwik- kelen en wat voor veranderingen ze gaan brengen in de manier waarop overheden werken en samenwerken. Ook in Nederland zijn al veel voorbeelden op te noemen, van organisa- ties met vooruitstrevende plannen en activiteiten (zie de voorbeelden die in dit boekje zijn opgenomen) tot individuele ambtenaren die nieu- we initiatieven ontplooien en met behulp van de nieuwe hulpmiddelen hun werk op een andere manier invullen. Op die ambtenaren 2.0 komen we in deel III terug, nu gaan we eerst kijken hoe overheidsorganisaties kunnen werken aan hun strategie 2.0. Voorbeelden van ambtenaren die bezig zijn met een 2.0-manier van werken, zijn te vinden op het netwerk Ambtenaar 2.0. Zie lidvandeweek.ambtenaar20.nl @cheeky_geeky is de Twitter-naam van Mark Drapeau.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 137 Wat betekent web 2.0 voor de huisvesting? Het woord huis-vesting heeft iets tegenstrijdigs: overheidsgebouwen hebben inderdaad meestal iets van een vesting, maar ze zijn verre van huiselijk. Deze kenmerken sluiten slecht aan op de kenmerken die werken 2.0 met zich meebrengt: de openheid, het werken in netwerken en uitgaan van de medewerker. Waar kom je uit als je die kenmerken toepast op onze werkomgeving? Laat ik hieronder wat ideeën uiteenzetten. De werkplek verandert De computernetwerken van organisaties zijn over het algemeen opgezet als een fort. Intern heel veilig, maar contact met buiten wordt gezien als een risico. Ofwel, “Jericho styled security”. Deze muren van Je- richo zijn niet alleen opgetrokken in de digitale wereld, ook overheidsgebouwen kun je zo karakteriseren. Alle beveiligingsmaatregelen maken het niet echt gemakkelijk om mensen uit te nodigen of bij collega’s van andere overheidsorganisaties binnen te lopen. De maatschappelijke trends wijzen een andere kant op. Door internet en web 2.0 vervagen grenzen tussen en binnen organisaties, stellen overheden zich opener op naar de samenleving en werken medewerkers meer buiten het kantoor. De overheid manifesteert zich vaker als facilitator van maatschappelijke proces- sen en ondersteuner van initiatieven uit de samenleving. Wat voor huisvesting en werkomgeving vragen deze ontwikkelingen? En welke ondersteuning en voorzieningen vragen deze ambtenaren? Thuiswerken kan al sinds jaar en dag, al wordt het zelden gestimuleerd. De meeste ambtenaren (behalve controleurs en dergelijke) zitten nog steeds van negen tot vijf in een kantoorgebouw, in een gang met col- lega’s van dezelfde afdeling en vaak ook nog op een kamer met een vaste collega. Dat zijn ze nu eenmaal zo gewend. Er zijn echter ook structurele redenen waarom zo ambtenaren vast zitten aan die ene locatie: • Efficiënt samenwerken: met twee of meer mensen in eenzelfde ruimte is voor de meeste activiteiten een efficiënte manier van samenwerken. De nadelen daarvan (de afhankelijkheid van een plaats en een tijdstip, het daardoor buitensluiten van mensen, de beperking van de mogelijkheid van anderen om deel te nemen) wegen vaak niet op tegen de voordelen. Maar daar is wel een verschuiving gaande. Steeds meer taken kunnen efficiënter zonder samen te komen: samenwerken aan een document in een wiki, contact houden met een verspreid netwerk via Twitter, een brede groep op de hoogte brengen en hun reacties peilen via een blog, et cetera. Waarom zou je 100% van je tijd op kantoor moeten zijn, als dit niet meer in 100% van de gevallen het meest efficiënt is? Zeker niet als je de overstap wil maken naar een interactieve en transparante werkwijze; • Zichtbaar aan het werk: belangrijk is ook dat je zichtbaar aan het werk bent: dat je collega’s zien dat je hard werkt, maar vooral dat je baas kan zien dat je je uren maakt. Vaak een behoefte van de baas, maar ook van medewerkers zelf. Zichtbaar aanwezig zijn en achter een computer zitten is geen garantie van werk (laat staan goed werk) natuurlijk. Als manager 2.0 stuur je op resultaat. Maar er zijn ook andere ma- nieren om te voorzien in de behoefte om zichtbaar aan het werk te zijn. Daarbij denk ik niet zozeer aan webcams, maar wel aan Twitter (om regelmatig te melden waar je mee bezig bent), aan MSN Messenger (zodat anderen weten wanneer je beschikbaar bent), een kort blogje (om te vermelden welke stappen je hebt gezet) of je bijdragen in een wiki. Open werken vervult ook de behoefte van managers om te weten waar hun medewerkers mee bezig zijn; • Gezelligheid en groepsvorming: niet te onderschatten is de noodzaak om elkaar ook daadwerkelijk te zien en te spreken. Er gaat niets boven samen op een terras zitten of een bakkie doen. Daar is bij Ambte- naar 2.0 bijvoorbeeld de Open Koffie voor, of onze borrel 2.0. Dat wil niet zeggen dat online contact niet gezellig kan zijn: je spreekt daar met dezelfde mensen met dezelfde humor. Maar het is niet hetzelfde als fysieke aanwezigheid natuurlijk. Hoe goed je contact en samenwerking via internet ook is, je moet altijd zorgen voor regelmatige face time, zoals dat heet. Voor de gezelligheid, voor de moeilijker en persoonlijker zaken en voor de groepsvorming. Alleen is die groep niet per se gelijk aan de afdeling met wie je nu je gang deelt.
  • 138 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Je werkplek is mobiel Je kunt je dus sterk afvragen of het nodig is om 40 uur per week in hetzelfde gebouw aanwezig te zijn. Er zijn voldoende alternatieven om voor een groot deel van je tijd niet afhankelijk te zijn van die ene locatie. Dat geeft ruimte om je werk anders te organiseren. Door thuis te werken kun je misschien rustiger werken en de verdeling tussen werk en vrije tijd gemakkelijker verschuiven: door als avondmens ’s avonds dingen te doen en ’s ochtends rustig wakker te worden, of door doordeweeks de boodschappen te doen in plaats van op zaterdagmiddag. Maar behalve thuiswerken kun je ook op andere plekken werken. Je werkplek is mobiel. Waar kies jij om te werken? Met een laptop en mobiele internetverbinding kun je overal neerstrijken en toch in contact blijven en sa- menwerken met je netwerk en collega’s. We hebben geconstateerd dat je voor een groot deel van je tijd de vrijheid hebt om zelf je werkplek te bepalen. Hoe kun je die vrijheid inzetten om beter en efficiënter je werk te doen? Een aantal mogelijke locaties: • Onderweg: in de trein, op een station, in een wegrestaurant, etc., wanneer je onderweg bent naar kan- toor of naar een afspraak; • Bij andere collega’s: ga eens bij collega’s van een ander organisatieonderdeel op de gang zitten, of bij een andere gemeente, provincie of ministerie, als je daar toch al afspraken hebt. Je hoort nieuwe dingen en ontmoet nieuwe mensen; • Dicht bij huis: als je specifieke voorzieningen nodig hebt maar ver van je vaste kantoor woont, waarom ga je dan niet naar een overheidsdienst dichtbij: een gemeente of een lokaal kantoor; • Centraal gelegen: voor een afspraak met mensen uit verschillende delen van het land kun je een centrale plek kiezen en daar je locatie van die dag van maken. Dat kan zijn bij een ander overheidsgebouw, maar er zijn ook steeds meer co-werkplekken, zoals Seats2Meet in Utrecht; • Aansprekend: gewoon een leuke plek kiezen om te zitten, waar je met plezier werkt. Bijvoorbeeld op een terras of in een café met wifi. Het is ook een veel leukere plek om mensen te ontmoeten en je hoeft niemand aan te melden bij de beveiliging. Mobiel werken maakt het mogelijk om nieuwe contacten aan te gaan, efficiënter met je tijd om te gaan en plezieriger te werken. En in principe kun je daar nu al mee beginnen. Maar het is nog handiger als een aantal voorzieningen dan geregeld is: • Op maat: ofwel de technische voorzieningen die je nodig hebt. Medewerkers moeten binnen een bepaald budget kunnen kiezen wat ze nodig hebben om het beste hun werk te kunnen doen. Willen ze investeren in een laptop, een mobiele telefoon, een betere thuiswerkplek? • Mobiele werkplek: om mobiel te kunnen werken heb je een goede en lichte laptop nodig die altijd toegang heeft tot internet (always connected); • Online voorzieningen: mogelijkheden voor contact en samenwerking zijn op internet al veelvuldig aanwezig, maar er zijn ook betrouwbare en gebruiksvriendelijke voorzieningen nodig vanuit de werkgever/overheid zelf: toegang tot netwerk en e-mail, maar ook MSN Messenger en laagdrempelige videomogelijkheden, en eigen soci- ale netwerksites en wiki’s; • GPS-techniek (+ augmented reality): waar is je collega, waar moet je heen, welke voorzieningen zijn dichtbij? • Arbo-eisen: thuis en in overheidsgebouwen moet worden gezorgd voor instelbare stoelen en bureaus natuurlijk, maar ook voor losse toetsenborden, muizen en grote hoge beeldschermen om gemakkelijk de laptop op aan te sluiten; • Kosten onderweg: denk bijvoorbeeld aan een trein-/buskaart, maar ook aan kosten voor koffie/thee en even- tueel printjes. Kunnen er afspraken gemaakt worden met grote aanbieders, bijvoorbeeld LaPlace of Regardz? Wat zouden de kosten van een dag werken in La Place zijn in vergelijking met de kosten van werkplekken en gebouw? Deze voorzieningen zijn over het algemeen nog niet geregeld. Dat hoeft geen belemmering te zijn om wel nu al zo te gaan werken. Ik gebruik zelf mijn persoonlijke laptop (een netbook), spreek af en toe in een
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 139 café af en betaal dan mijn eigen koffie. Maar om dit als werkwijze in te voeren als organisatie, moeten bovenstaande zaken wel geregeld worden. Dan investeer je in een open, flexibele, interactieve organisatie en bespaar je op huisvestingskosten. Een ministerstoren, ambtenarenclubs, agora-gebouwen en een satellietennetwerk Tot zover een perspectief op de manier waarop je als ambtenaar 2.0 kan gaan werken. Uitgangspunt daar- bij is dat we minder gebonden zullen zijn aan één gebouw en daardoor de vrijheid kunnen nemen om zelf te kiezen waar we werken. Mits daar goede voorzieningen voor worden georganiseerd. Een visie op huisvesting is niet alleen gebaseerd op de werkwijze van ambtenaren, maar ook op de rol die de overheid vervult in de samenleving. Die rol bepaalt onze verschijningsvorm als organisatie: • een open overheid, ook wat betreft gebouwen transparant en toegankelijk; • een interactieve en responsieve overheid, die onderdeel is van de samenleving; • de overheid als platform, dus als ondersteuner en facilitator van maatschappelijke processen. Als ik bovenstaande ideeën afweeg, ontstaan enkele beelden. Ik heb ze een prikkelende naam meegegeven: • Satellietennetwerk: Nederland staat vol met overheidsgebouwen: van gemeenten en provincies, maar ook van de uitvoerende diensten en inspecties van ministeries. Elk van deze gebouwen biedt een werk- plek, vergadermogelijkheden en voorzieningen, maar niet voor mij. Waarom gebruiken we dit enorme potentieel niet efficiënter? Een dicht netwerk van toegankelijke gebouwen verspreid over Nederland zou mij de mogelijkheid bieden om te werken waar ik ben, afspraken te maken waar het handig is en bijeen- komsten te organiseren (bijvoorbeeld een Open Koffie) waar de meeste mensen zijn. Gewoon een werk- plek waar ik met mijn laptop plaats kan nemen, een gelegenheid om even snel af te spreken en grotere ruimten met voldoende voorzieningen om gemakkelijk groepen mensen bij elkaar te brengen. Van groot tot klein. De kosten kunnen onderling tussen de organisaties worden verrekend; • Agora-gebouwen: Zo’n werkwijze vraagt om gebouwen die gedeeltelijk openbaar zijn. Geen “muur van Jericho” eromheen, met bewaking bij de ingang, maar gebouwen die half open, half gesloten zijn, met de bewaking ertussenin. Het openbare gedeelte is een agora met diverse voorzieningen, mogelijkheden om te werken en om te ontmoeten, een plaats waar ambtenaren en burgers kunnen afspreken zonder al te hoge drempels. In het besloten gedeelte kan dan meer gefocust worden op beveiliging. Eventueel kunnen de openbare ruimtes en voorzieningen ook beschikbaar worden gesteld aan lokale verenigingen en initiatieven. Denk ook aan hoe de grote stations zich de laatste jaren hebben ontwikkeld met winkels en horeca. Overweeg samenwerking met bedrijven als de Coffee Company om de aantrekkelijkheid van de gebouwen te vergroten; • Ambtenarenclubs: Als je rustig wil werken ga je thuis zitten en als je met mensen wil afspreken kies je een handige locatie. Maar je wil ook nog af en toe je collega’s tegenkomen. Gewoon toevallig. Om bij te praten, nieuwe dingen te horen, de vinger aan de pols te houden in de groep. Met “ambtenarenclub” be- doel ik niet dat er besloten achterkamertjes gecreëerd moeten worden, maar wel dat locaties waar amb- tenaren werken meer mogelijkheden moeten bieden voor sociale interactie. De functie van het kantoor moet verschuiven van werkplaats naar ontmoetingsplaats. Behalve werkplekken en vergaderzalen (die deels in het “agora”-gedeelte te vinden zullen zijn) zijn er plekken nodig waar toevallige ontmoetingen en uitwisseling plaats kan vinden. De koffieautomaat alleen is niet meer voldoende, ook een biljart- of tafeltennistafel, een uitzichtpunt en tentoonstellingsruimten kunnen daar toe dienen; • Ministerstoren: Door verschuivingen in werkplek en werktijd kunnen we met aanzienlijk minder werk- plekken toe in de toekomst, met name bij de ministeries. De vraag is zelfs of bij een dergelijke taakver- deling een gebouwindeling naar ministerie logisch is. Op dit moment worden al gebouwen gebundeld, evenals voorzieningen en bedrijfsvoeringsfuncties (net als bij veel gemeenten). Met een lokaal netwerk
  • 140 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) aan overheidsgebouwen, met ambtenaren die hun werkplek van die dag kiezen op basis van het werk van die dag, en met gebouwen die ook een maatschappelijke en een meer sociale functie vervullen, zijn grote gebouwen per ministerie ook minder nodig. Dat biedt ook de mogelijkheid voor ministers om als team dichter bij elkaar te zitten. De ambtelijke ondersteuning is immers beschikbaar en bereikbaar via diverse multimediale voorzieningen. Tot zover mijn schets van hoe de huisvesting en werkomgeving van ambtenaren 2.0 eruit ziet als ik de beschreven ontwikkelingen doortrek naar de toekomst. Met de beelden hierboven kunnen we nu al aan de slag. Zo is het project Ambtenaar voor de Toekomst al bezig met het maken van een kaart van alle (rijks) overheidsgebouwen in Nederland en met het creëren van “hubs”, waar mensen kunnen samenwerken rond maatschappelijke thema’s. Maar als ambtenaar kun je ook zelf alvast op die manier gaan werken. De mid- delen en mogelijkheden zijn er, nu de mentaliteit nog.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 141 Deel II. Bouwen aan organisatie 2.0 Direct de actiepunten voor een overheidsorganisatie 2.0 lezen? Ga dan naar pagina 149.
  • 142 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De drie werelden van overheid 2.0 Gesprekken. Tussen mensen. Online In 1999 werd het ‘Cluetrain Manifesto’ geschreven door onder andere David Weinberger, ook de schrijver van ‘Everything is miscellaneous’. In 95 stellingen zetten zij uiteen wat de impact van internet zal zijn op de economie (de samenleving) en op organisaties. De eerste stelling luidt: “Markets are conversations.” Conversaties, interacties, gesprek- ken, dat is waar het om draait. Clay Shirky onderschrijft dat uitgangspunt in zijn boek ‘Here comes everybody’ (zie Hoofdstuk 3). Mensen zijn sociale wezens en communi- catie is een belangrijk aspect van hoe we die sociale interactie invul- len. Gesprekken leiden tot de uitwisseling van kennis en ideeën en tot samenwerking om gezamenlijk iets te bereiken. En internet maakt deze gesprekken gemakkelijker dan ooit. Internet is een platform voor gesprekken Internet kan worden gezien als een enorme verzameling van gesprek- ken. In heel abstracte vorm is eigenlijk elke link op een internetpagina een interactie met een andere internetpagina. Google telt al die ver- bindingen, zodat ze hun zoekresultaten kunnen verbeteren. Elke link is immers door iemand aangebracht en vertelt iets over de pagina daar- achter. Maar internet is ook letterlijk een platform voor gesprekken. E-mail- conversaties zijn natuurlijk een duidelijk voorbeeld, maar ook discus- sies op forums, in weblogs (en eventuele reacties daarop), op Twitter, alle gesprekken die worden gevoerd en verbindingen die worden gelegd op netwerksites als Hyves en LinkedIn, filmpjes op YouTube, wiki’s, etc. Internet is één grote conversatie. Deze gesprekken gaan over alle onderwerpen waar mensen interesse in hebben. Over de meerwaarde van sommige van die gesprekken kun je een mening hebben, maar blijkbaar was die meerwaarde er op dat mo- ment voor die personen. Of je zelf wil deelnemen aan zo’n discussie, is je eigen keuze. Maar dàt die gesprekken plaatsvinden is een gegeven. Gesprekken zijn de basis voor kennisuitwisseling, samenwerking en processen Gesprekken op internet kunnen allerlei vormen hebben: gesprekken zoals bij de koffieautomaat, maar ook vergaderingen. Gesprekken om gezamenlijk iets te organiseren noemen we samenwerking. Heeft de samenwerking een duidelijke richting, dan heet het een proces. Groe- pen mensen (bijvoorbeeld organisaties) stemmen hun werkzaamheden af door middel van gesprekken, en wel in drie vormen: • kennisuitwisseling: zelfs vrijblijvende gesprekken zijn een vorm van kennisuitwisseling. Elke interactie bevat informatie en kennis. Niet alleen de inhoud van het gesprek, maar ook tijd en plaats, de vorm, wie de gesprekspartners waren, etc. Uit gesprekken kun je iets leren over meningen, over omstandigheden, over betrokkenen en netwer- ken. Alles begint met een gesprek; • samenwerking: als uit gesprekken en de uitwisseling van kennis en Hoofdstuk 5. De tien punten van de BurgerServiceCode 1. Keuzevrijheid contactkanaal 2. Vindbare overheidsproducten 3. Begrijpelijke voorzieningen 4. Persoonlijke informatieservice 5. Gemakkelijke dienstverlening 6. Transparante werkwijzen 7. Digitale betrouwbaarheid 8. Ontvankelijk bestuur 9. Verantwoordelijk beheer 10. Actieve betrokkenheid Meer informatie op www.burgerlink.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 143 ideeën blijkt dat er een aanleiding is om gezamenlijk iets te organise- ren, dan worden activiteiten afgestemd om te komen tot samenwer- king. Om een doel te bereiken worden de juiste personen betrokken en afspraken gemaakt over taakverdeling; • processen: veel samenwerking is vastgelegd in processen, waarbij min of meer is bepaald welke stappen genomen moeten worden, hoe die genomen moeten worden en met wie. Deze processen zijn gericht op een specifiek einddoel of concreet product. Maar ook deze sa- menwerking bestaat uit (deels van tevoren afgesproken) interacties, transacties en gesprekken. Gesprekken, tussen mensen, dat is waar de samenleving en organisaties uit zijn opgebouwd. Waarom ga ik hier zo uitgebreid op in? Een semantische discussie, kun je zeggen. Maar we moeten terug naar de basis van menselijke omgang om de maatschappelijke en organisatorische veranderingen die plaats- vinden door internet goed te begrijpen. Internet verandert de aard van gesprekken op een fundamentele manier. En als we daar als overheid bij aan willen sluiten, dan moeten we beginnen bij het begin. De relatie tussen overheid en samenleving op internet Een betere en efficiëntere overheid moet zich richten op het verbete- ren van gesprekken en het efficiënter maken van samenwerking en daar de juiste mensen en de juiste instrumenten voor zoeken. Meer en meer zal dat gebeuren via internet: online gesprekken, online samenwerking en online processen, over grenzen van organisaties heen. Hoewel grenzen op internet lastig te trekken zijn en steeds transparan- ter worden, helpt het de discussie als er af en toe duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen overheid en samenleving. John Geraci, werk- zaam bij de Amerikaanse uitgeverij O’Reilly, benoemt op die manier vier gebieden waar interactie plaatsvindt. In zijn woorden: • Government to Citizen (G2C): overheidsinformatie toegankelijk maken voor de samenleving; • Citizen to Government (C2G): mogelijkheden aanbieden voor burgers om “terug te praten”; • Citizen to Citizen (C2C): platformen voor burgers om onderling informa- tie uit te wisselen en samen te werken; • Government to Government (G2G): gegevens en informatie uitwisselen tussen overheidsorganisaties. Een heldere indeling natuurlijk, maar toch wat te beperkt om onze aanpak als overheid in deze nieuwe omstandigheden goed te richten. Mark Drapeau, onderzoeker bij de universiteit van het Amerikaanse mi- nisterie van Defensie (DoD), beschrijft ook een model en onderscheidt daarbij de richting van de interactie vanuit en binnen de overheid (zie ook Hoofdstuk 4): • Inward sharing: het delen van informatie binnen het ministerie, zowel operationele kennis en informatie als bedrijfsvoering en samenwerking; • Outward sharing: het delen van informatie met andere organisaties en personen (het ecosysteem van een organisatie), bijvoorbeeld an- Het artikel van John Geraci is te lezen op http://twurl.nl/m561gt
  • 144 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) dere overheidsorganen en -lagen, politie, relevante bedrijven en maatschappelijke organisaties of invloedrijke personen; • Inbound sharing: het verzamelen van inbreng van burgers, bijvoor- beeld het peilen van actuele meningen over onderwerpen, stemmin- gen houden of crowdsourcing inzetten (kennis of ideeën van burgers gebruiken); • Outbound sharing: het communiceren met burgers en ze van informa- tie voorzien, bijvoorbeeld het inzetten van multimedia om kennis en informatie te delen of data online zetten om andere partijen vooruit te helpen. De blik van Drapeau is meer dan die van Geraci vanuit een overheids- instantie, maar ook in deze indeling mis ik iets. Overheidsinstanties lijken van buiten soms op burchten. Voor burgers lijken ze gesloten organisaties. In geval van een ministerie van Defensie is dat misschien nog wel logisch, maar voor gemeenten, provincies, waterschappen en de meeste andere ministeries is dat minder van toepassing. Die organi- saties zouden veel opener kunnen werken. Tegenstelling tussen overheid en samenleving? Vanuit de samenleving wordt vaak naar de overheid gekeken als één blok. In werkelijkheid bestaat de overheid natuurlijk uit een veelheid aan organisaties. En belangrijker nog: die organisaties bestaan weer gewoon uit mensen. Contact met “de overheid” betekent uiteindelijk dat je contact hebt met één of meerdere ambtenaren. Gewone mensen met wie je een gesprek kunt voeren. Geraci en Drapeau schetsen twee blokken, “overheid” en “samenle- ving”, en trekken pijlen met informatiestromen daartussen. Waarom toch steeds de nadruk op die scheiding? Daar zijn natuurlijk redenen voor. De hiërarchische en intern gerichte cultuur en de focus van over- heidsorganisaties op hun politieke ambtsdragers is daar deels debet aan. En minstens zo belangrijk is dat onze gebouwen en ICT-inrichting samenwerking buiten de eigen organisatie belemmeren. Ambtenaren zitten als het ware opgesloten. Gebouwen kun je verlaten, om de samenleving in te gaan en met ie- mand af te spreken. Je kunt mensen uitnodigen om in een overheids- gebouw op bezoek te komen. Je moet er wat moeite voor doen, maar het kan allemaal wel. Dat kan met de ICT-omgeving van een organisatie meestal niet, althans tot voor kort. Internet biedt nu de mogelijkheid om via digitale middelen in gesprek te komen met mensen van buiten je organisatie. Een nieuw speelveld ligt open. Drie online werelden voor gesprekken en samenwerking Contacten tussen samenleving en overheid, tussen burgers en ambte- naren, zijn er altijd al geweest. Daar is niets vreemds aan. Dagelijks vinden heel veel gesprekken (meestal offline) plaats tussen burgers en ambtenaren: gemeenteambtenaren gaan de wijk in, beleidsambtena- ren werken samen met vertegenwoordigers van organisaties en bedrij- ven, mensen aan loketten beantwoorden vragen en ga zo maar door. Er zijn loketten en postbussen, er zijn participatieprocessen (inspraak) en samenwerkingsverbanden, borrels en feestelijkheden, etc., etc. “Transparancy is the new objectivity” David Weinberger illustreert het verschil tussen het papieren en het hyperlinked tijdperk aan de hand van een vraag aan een journalist. Weinberger vroeg hem welke kandidaat hij steunde voor de presidentsverkiezingen. Zijn antwoord kwam neer op: “Als ik je dat vertel, hoe kun je dan vertrouwen wat ik schrijf?”, waarop Weinberger de tegenvraag stelde: “Als je dat niet vertelt, hoe kan ik dan vertrouwen wat je schrijft?”. De transparantie om te vermelden vanuit welk standpunt je schrijft geeft de lezer de mogelijkheid om te compenseren voor de vooringenomenheid van een schrijver of journalist. Ofwel: transparantie is de nieuwe objectiviteit.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 145 Geraci en Drapeau beschrijven dit speelveld in de vorm van informatie- stromen tussen overheid en samenleving, danwel binnen de overheid en in de samenleving (op internet). Daarmee benadrukken ze in wezen de tegenstelling daartussen, de tegenstelling tussen burgers en ambtena- ren. Ik denk dat dat onnodig is, zo niet ongewenst. Ik denk dat we moeten kijken waar gesprekken plaatsvinden en die ondersteunen. Vanuit de overheid bezien vinden die gesprekken plaats in drie online werelden, drie verzamelingen van platformen: • In de samenleving: Internet is het participatieplatform voor gesprek- ken tussen burgers. Mensen praten met elkaar, werken online samen en maken gebruik van processen en transacties via internet. Van dis- cussieforums over files en samenwerking om mobiele dekking in kaart te brengen tot bijvoorbeeld banktransacties; • Voor de overheid: Om de taken van de overheid te vervullen vinden ook allerlei gesprekken plaats: kennisuitwisseling, samenwerking en processen binnen overheden, tussen overheden en met externe par- tijen en personen die betrokken zijn. Al die partijen vervullen een rol in het laten functioneren van de overheid; • In participatie: Door internet is het gemakkelijker geworden om over- heidstaken in samenwerking met burgers en maatschappelijke organi- saties op te pakken. Het agenderen van onderwerpen, het uitwisselen van ideeën en het betrekken van kennis uit de samenleving bieden mogelijkheden voor de overheid om beter en efficiënter te gaan wer- ken. Het gaat niet om het benadrukken van het verschil en de afstand tussen overheid en samenleving. De uitdaging zit juist in het ondersteunen van de interactie daartussen. In elk van de drie online werelden hebben ambtenaren en overheidsorganisaties een rol te vervullen. Om te luis- teren, deel te nemen aan het gesprek, mee te werken aan wat wordt gecreëerd of om juist een platform te bieden om deze gesprekken en samenwerkingen te ondersteunen. Hoe zien die drie werelden eruit? De komende tijd zullen overheidsorganisaties die participatieve rol in moeten gaan vullen en er actie op moeten gaan ontplooien. Maar voor ik dieper in ga op de nieuwe rol van de overheid in de drie online werelden, zal ik eerst beschrijven hoe deze werelden er nu uit zien. Welke platformen zijn er die mensen bij elkaar brengen en gesprek- ken mogelijk maken? In de samenleving, binnen de overheid en voor participatie? Een platform is alles wat binnen die drie online werelden het gesprek tussen mensen ondersteunt en stimuleert. Het is een plat vlak met zo min mogelijk belemmeringen voor interactie en zoveel mogelijk ma- nieren om tot nieuwe verbindingen te komen. Een platform kan allerlei vormen aannemen, als het maar aan die voorwaarde voldoet. Daar waar gesprekken plaatsvinden is een platform dat die gesprekken ondersteunt. Slechte Dekking is een initiatief van Jaap Stronks om gaten in de dekkingsgebieden van mobiele-telefoonaanbieders in kaart te brengen. Gebruikers kunnen de locaties waar ze geen bereik hebben aan Google Maps toevoegen. De kaarten worden vervolgens getoond op de site. Zie www.slechtedekking.nl
  • 146 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) 1. De online wereld van burgers: internet Voor gesprekken en samenwerking tussen burgers is internet het super- platform. Internet is vrij toegankelijk, er zijn enorm veel mogelijkhe- den om gesprekken aan te gaan en iedereen kan daar iets ondernemen: open, sociaal en de gebruiker staat centraal (de 2.0-kenmerken). Dat alles met dank aan een groot aantal sites, bedrijven en instellingen die deze mogelijkheden aanbieden. In diverse vormen, keuze te over. Internet maakt veel nieuwe verbindingen en gesprekken mogelijk. De kracht van internet is dat de verschillende sites en platformen die worden gebouwd met elkaar in verbinding staan. Dat kan zijn sim- pelweg via links (hypertekst), maar ook via open standaarden (zoals rss), via mash-ups (bijvoorbeeld het embedden van Google Maps), via widgets en andere modules (zie hoe Netvibes en iGoogle werken), via gezamenlijke logins (zoals OpenID en Facebook Connect) en ga zo maar door. Al die verbindingen versterken de platformfunctie en maakt uit- wisseling gemakkelijker. Deze ontwikkeling is voor internetgebruikers niet altijd even zichtbaar, maar het is steeds gemakkelijker om bij elkaar te komen en het gesprek aan te gaan. Of je een blog start op een platform als Hyves of gebruik maakt van een aparte site als WordPress, het maakt niet uit. Beide bie- den rss, de mogelijkheid YouTube-filmpjes te embedden en reactiemo- gelijkheden. Met een paar keer klikken zet je je verhaal op internet. Het online gesprek wordt steeds laagdrempeliger. • Meer over de internetprincipes in Hoofdstuk 6. 2. De online wereld voor de overheid ligt grotendeels braak Op internet zijn voldoende sites en platformen om aan de slag te gaan, maar voor de interne wereld van de overheid is het minder gemakkelijk om online in contact te komen en gebruik te maken van samenwerkvoorzienin- gen. Elke organisatie heeft een eigen intranet (of meerdere), maar vaak bieden deze niet de mogelijkheid om met een aantal mensen bij elkaar te komen, het gesprek aan te gaan en iets op poten te gaan zetten. Binnen de rijksoverheid is een zogenaamd Rijksweb ingericht (dit wordt spoedig vervangen door de Digitale Werkplek Rijk, DWR), inclusief de mogelijkheid om mensen van buiten uit te nodigen. Maar het aantal belemmeringen om hiermee aan de slag te gaan is enorm (voor een van buiten toegankelijke werkgroep moet zelfs betaald worden). Het richt zich vooral op het uitwisselen van documenten, niet op het voeren van gesprekken of co-creatie. Voor gesprekken en samenwerking binnen de overheid en met partners (virtuele teams) bestaat er geen platform en zijn er nauwelijks voor- zieningen. De Ideeëncentrale is weliswaar een platform om ideeën uit te wisselen tussen enkele gemeenten en het ministerie van BZK, maar verder helaas gesloten. Een site als Neemtinitiatief.nl heeft wel een dergelijke platformfunctie en brengt initiatiefnemers uit de hele over- heid bij elkaar om ideeën uit te wisselen. • Meer over de organisatieprincipes in Hoofdstuk 7. Om jezelf bekend te maken bij een site maak je een account aan, waarmee je vervolgens inlogt. Elke internetgebruiker verzamelt zo een veelheid aan loginnamen en wachtwoorden. Heel onhandig. Om dat te beperken is een onafhankelijk initiatief gestart (OpenID) om met één account meerdere sites te kunnen benaderen. Soms is het ook mogelijk om op een site in te loggen met de account van een andere site, bijv. Facebook of Twitter. Die site heeft dan de rol van sleutelbewaarder. Woordenboek: Rss is de standaard waarmee een site de tekst van een artikel (bijv. titel en samenvatting) zonder opmaak beschikbaar stelt voor anderen. Woordenboek: Embedden is het integreren van informatie of een applicatie (widget) van de ene site in een andere site, bijv. een YouTube-filmpje in een weblog. Woordenboek: Een widget is een bouwblok met informatie of een applicatie dat kan worden geïntegreerd in een andere site (embedden). Woordenboek: Virtuele teams zijn projectgroepen met mensen uit verschillende organisaties of afdelingen die in een online werkomgeving gezamenlijk aan een taak werken. De Ideeëncentrale is een initiatief van de gemeenten Dordrecht, Zwolle, Oss, Rotterdam en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Ambtenaren van de deelnemende organisaties kunnen er ideeën plaatsen en uitwisselen. Zie www.ideeencentrale.nl Neemtiniatief is opgezet door het project Ambtenaar voor de Toekomst. Ambtenaren kunnen hier initiatieven en ideeën plaatsen, waarna anderen kunnen reageren of hun steun aan kunnen bieden. Zie www.neemtinitiatief.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 147 3. Een online wereld voor participatie bouwen Platformen voor gesprekken en samenwerking hebben op internet een enor- me vlucht genomen. Tegelijkertijd is te zien dat de overheid sterk achter- loopt om die voordelen en mogelijkheden intern goed in te zetten om beter en efficiënter te gaan werken. Het is zo goed als onmogelijk om binnen de overheid online een groep te vormen en een gesprek of samenwerking te be- ginnen met een paar collega’s en/of partners. Even snel een gesprek bij een virtuele koffieautomaat of in een online vergaderzaaltje is er niet bij. Eenzelfde achterstand ontstaat nu bij de inzet van internet om het po- tentieel van de samenleving te benutten. Hoe start je als ambtenaar een online community rond je beleidsthema? Is er een platform om gemak- kelijk een beleidstraject inzichtelijk te maken en mensen daarbij te be- trekken? Hoe zet je een ideeënbus op om oplossingen te crowdsourcen voor een maatschappelijk probleem? Waar maak je documenten of data beschikbaar voor de samenleving? Een paar prille voorbeelden zijn al te noemen. De mogelijkheden van de in- ternetconsultaties rond wetgeving zijn zeer beperkt, maar het is een begin. Vanuit BZK is de site Overheid 2.0 opgezet, met de mogelijkheid voor amb- tenaren om groepen te openen. Ook is er particulier initiatief op dit gebied, zoals Overheidswidgets.nl, Verbeterdebuurt.nl en Jij en de overheid. Het zijn allemaal platformen voor laagdrempeliger contact tussen maatschap- pij en overheid, tussen burgers en ambtenaren, maar er is op dit gebied nog een lange weg te gaan. • Meer over de participatieprincipes in Hoofdstuk 8. Samenvatting Internet biedt enorm veel mogelijkheden om als overheid interactiever en efficiënter te gaan werken: door deel te nemen aan wat er gebeurt in de sa- menleving, voor interne samenwerking en voor het betrekken van burgers bij de taken van de overheid. Op dit moment wordt die rol maar zeer spaarzaam ingevuld, elk van die drie gebieden. De overheid van de 21e eeuw moet daar invulling aan gaan geven. De overheid van deze eeuw is een overheid 2.0. Voordat ik daar mee verder ga, maak ik even een pas op de plaats om mijn verhaal tot op heden op een rij te zetten. Een puntsgewijze samenvatting: • Gesprekken zijn de basis voor menselijke interactie en door internet veran- dert dit fundamenteel; • Gesprekken kunnen de vorm aannemen van kennisuitwisseling, samenwer- king of gerichte processen; • Daar waar gesprekken plaatsvinden is een platform dat gesprekken onder- steunt. • Vanuit de overheid bezien zijn er drie online werelden waar gesprekken plaatsvinden en waar de overheid een rol in heeft; • Internet is het platform voor gesprekken in de samenleving en de overheid participeert daarin; • Efficiëntere samenwerking binnen de overheid en met partners wordt be- lemmerd door gebrek aan goede platformen; • Participatie: mogelijkheden om burgers te laten participeren en het poten- tieel van burgers in te zetten; • De overheid heeft behoefte aan een strategie om op deze drie gebie- den als een overheid 2.0 te gaan werken. Overheid 2.0 is een site van het ministerie van BZK waar ambtenaren projectsites kunnen maken voor samenwerking in groepen. De sites beschikken over rss, blogs en wiki’s. Zie www.overheid20.nl OverheidsWidgets is het samenwerkingsplatform voor overheden om informatie via internet aan te bieden, herbruikbaar en in diverse vormen. Zie www.overheidswidgets.nl Jijendeoverheid wil informatie over politiek en openbaar bestuur op alle niveaus op een simpele en open manier te presenteren aan burgers in de vorm van een portal. Zie www.jijendeoverheid.nl
  • 148 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Wat betekent web 2.0 voor de inspecties? Albert Meijer (Universiteit Utrecht) en Vincent Homburg (Erasmus Universiteit Rotterdam) hebben het boek ‘Op weg naar Toezicht 2.0’ geschreven (2007). Aan de hand van enkele voorbeelden in binnen- en buiten- land hebben ze geprobeerd in kaart te brengen wat het resultaat is van transparantie bij de inspecties. Wat voor gevolgen heeft de openbaarmaking van inspectiegegevens gehad in Nederland, Denemarken en Groot-Brittannië? Ze hebben onderzoek gedaan bij de volgende organisaties: • De Nederlandse Arbeidsinspectie zet inspectierapporten van bedrijven op internet; • De Deense voedselinspectie zet onderzoeksgegevens online en maakt de informatie inzichtelijk door ge- bruik te maken van smileys. Deze smileys zijn ook te vinden op kaarten in restaurants en winkels; • De Limburgse milieudienst heeft een Klachten Top Tien en toont klachten over overlast op een Milieukaart waar burgers op postcode in kunnen zoeken; • Het Britse Environmental Agency brengt een rapport uit en publiceert scores van bedrijven op het gebied van milieu en vervuiling. De organisaties die Meijer en Homburg beschrijven, hebben een flinke stap gemaakt door hun inspectiege- gevens op internet te zetten en hun organisaties erop in te richten om kwalitatief hoogstaande en actuele informatie te kunnen bieden. Maar uiteindelijk is dit toezicht 1.0, zo concluderen zij: de informatie wordt weliswaar online gezet, maar er wordt geen gebruik gemaakt van 2.0-mogelijkheden. De gegevens zijn moeilijk te verspreiden en er zijn geen interactiemogelijkheden. Daarom voegen de onderzoekers een aantal aanbevelingen toe voor toezichthoudende organisaties, bij- voorbeeld om te werken vanuit een rijker beeld van de burger: • Zet burgers in bij het signaleren van misstanden (bijvoorbeeld de bezoekers van restaurants); • Stimuleer burgers om hun mening kenbaar te maken aan bedrijven of instellingen die minder goed scoren; • Vul je rol in als informatiemakelaar, bijvoorbeeld door informatie in een open format aan te bieden aan andere partijen (zoals omgevingsinformatie aan Funda.nl of horecagegevens aan Iens.nl); • Maak het mogelijk voor burgers om ook te reageren op het werk van de toezichthouder zelf. En een aantal aanbevelingen over de aanpak: • Onderken de diversiteit aan burgers: er is een strategie nodig om verschillende doelgroepen te bereiken via meerdere media dan alleen internet; • Beschouw transparantie als een element in een mix van toezichtsinstrumenten: openbaarmaking van gegevens kan helpen om je doel te bereiken; • Maak procedures openbaar: maak inzichtelijk welke methodes, termijnen en beoordelingen de toezicht- houder gebruikt; • Breng verschillende lagen van transparantie aan, bijvoorbeeld de overzichtelijke smileys uit Denemarken waarbij kan worden doorgeklikt naar uitgebreidere gegevens. Burgers en inspectie hebben een gezamenlijk belang in goede en veilige producten en diensten. Die poten- tiële samenwerking wordt door toezichthouders nog te weinig onderschreven. De belofte die in het boek wordt voorgehouden om met minder controleurs een betere toezichtrol in te kunnen vullen ligt nog ver in de toekomst. De aanbevelingen zijn een goede opmaat voor de inspectiediensten om te komen met hun strategie voor toezicht 2.0. Daar is een wereld te winnen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 149 In de komende drie hoofdstukken worden 30 actiepunten gepresenteerd om te werken aan een overheidsorganisatie 2.0. Bij deze actiepunten staan verschillende ideeën genoemd om praktisch mee aan de slag te gaan. Maar er zijn nog meer ideeën te verzinnen. Mis je jouw idee in de opsomming, voeg dan een reactie toe op actiepunten.ambtenaar20.nl
  • 150 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De overheid participeert op internet De overheid heeft behoefte aan een strategie om in de drie werelden als een overheid 2.0 te gaan werken. Op die strategie wil ik nu verder ingaan. In de komende drie hoofdstukken zal ik toewerken naar drie lijsten met actiepunten voor overheidsorganisaties om daadwerkelijk aan de slag te gaan met 2.0: om actief aanwezig te zijn in de online samenleving, om zelf als organisatie 2.0 te opereren en om mensen te betrekken bij de taken van de overheid. Participeren in gesprekken in de samenleving Gesprekken en samenwerking zijn mensen eigen. De samenleving is eruit opgebouwd. In de samenleving zit de dynamiek: sociaal, economisch, politiek, etc. De overheid heeft daar een rol in te vervullen. Soms is die rol stimulerend, soms beperkend, soms alleen toeschouwend en soms faciliterend. Om deze rol te vervullen hebben overheden diverse mid- delen tot hun beschikking, zoals subsidies en wetten, maar ook kennis, agendering, begeleiding, besluitvorming en andere ondersteuning. Eenzelfde rol hebben overheidsorganisaties te vervullen in de online sa- menleving. Ook daar is Nederlandse wetgeving (bijvoorbeeld tegen stalken of rond privacy) van toepassing en speuren digitale rechercheurs naar over- treders. De regels en de praktijk van handhaving worden aangepast aan de werking en de cultuur van het web. Zo zet de politie sociale netwerksites in om burgers bij onderzoeken te betrekken (met name YouTube) en wordt internet afgezocht naar tips en bewijsvoering (bijvoorbeeld op Hyves). Aan politie 2.0 wordt hard gewerkt, net als aan wetgeving en handhaving rond privacy of auteursrecht op internet, maar de stimulerende en faci- literende rol van de overheid wordt nog maar beperkt ingevuld. Er zijn weliswaar subsidies voor goede ideeën (bijvoorbeeld Digitale Pioniers), campagnes voor digivaardigheid (door ECP-EPN) en een beleidstraject voor mediawijsheid (vanuit het ministerie van OCW), maar welke over- heidsorganisaties zijn nu zelf actief in de online samenleving? Luisteren, deelnemen en mogelijk maken Op internet zijn doorlopend gesprekken bezig en communities actief. Over- heidsorganisaties kunnen gebruik maken van de informatie en de menin- gen die daar worden gedeeld. Mensen kunnen elkaar via internet vinden en zich organiseren rondom jouw werkterrein. Dat kan je werk ondersteunen of juist tegenwerken. Hoe kun je die betrokkenheid van mensen gebruiken in je voordeel, en tegelijkertijd voorkomen dat het werkt in je nadeel? Waarin moet je investeren en waar moet je beginnen? De overheid heeft vanuit een 2.0-perspectief drie rollen in deze maat- schappelijke discussies: • luisteren: waarover wordt gesproken en wat kan daaruit worden ge- leerd? Je kunt meeluisteren bij specifieke gesprekken of geaggregeer- de informatie filteren uit gesprekken in de hele samenleving. Daarbij gaat het niet alleen om de inhoud van de gesprekken, maar ook over waar ze plaatsvinden en wie bepalende sprekers zijn rond een onder- werp (bloggers bijvoorbeeld); Hoofdstuk 6. Digitale Pioniers is een stimulerings­regeling van het ministerie van OCW om innovatieve maatschappelijke internet­initiatieven te ondersteunen. Zie www.digitalepioniers.nl Digivaardig & Digibewust is een initiatief van overheid, bedrijfsleven en instellingen om te stimuleren dat meer mensen gebruik kunnen maken van digitale voorzieningen op een veilige manier. Zie www.digivaardigdigibewust.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 151 • deelnemen: er zijn momenten om ook deel te nemen aan gesprekken, bijvoorbeeld als je wordt aangesproken of als er een relevante discus- sie bezig is. Ambtenaren moeten daarbij ondersteund worden en er de ruimte voor krijgen. Op deze manier vervult de overheid zichtbaar haar rol in de (online) samenleving; • faciliteren: overheidsorganisaties kunnen online gesprekken, discus- sies en samenwerking ook faciliteren. Dat kan door er een platform voor aan te bieden (zoals Guus.net), door een bestaand platform te ondersteunen (bijvoorbeeld met aandacht en betrokkenheid of door kennis en informatie in te brengen) of zelfs door het initiatief te ne- men tot een discussie. Om deze rollen in de gesprekken, samenwerking en processen op inter- net te gaan vervullen kunnen overheidsorganisaties van start gaan met de volgende actiepunten: De tien internetprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 Breng in beeld waar gesprekken plaatsvinden1. Wees aanwezig op drukke plekken2. Vertrouw je medewerkers3. Begeleid medewerkers online4. Zorg voor goede voorzieningen5. Investeer in online platformen6. Zoek problemen op7. Stel vragen en initieer gesprekken8. Wees menselijk9. Analyseer online data10. Hieronder worden deze punten verder uitgewerkt. 1. Breng in beeld waar gesprekken plaatsvinden Overal op internet komen mensen samen om te praten over onder- werpen waarmee overheden ook actief zijn. Als je wil meeluisteren of deelnemen aan die gesprekken of samenwerking, dan moeten die plaat- sen wel eerst gevonden worden. Waar gebeurt het? Wat zijn relevante ontwikkelingen? Wie zijn daarin actief? Het landschap is voortdurend in beweging en vraagt om constante aandacht. • Laat informatiespecialisten een overzicht creëren van discussies, groepen, forums, etc. op internet die relevant zijn voor de eigen over- heidsorganisatie en maak dit overzicht ook op internet beschikbaar; • Stel zoekprofielen in om gesprekken en groepen in beeld te brengen op diverse platformen. Snel op de hoogte zijn is een voorwaarde om tijdig te kunnen reageren; • Breng ook in kaart wie op een onderwerp actief zijn en de aandacht krijgen. Zij zijn de knooppunten in de online netwerken met wie eventueel samengewerkt kan worden. 2. Wees aanwezig op drukke plekken Ambtenaren moeten niet alleen van een afstand toekijken, maar ook zichtbaar en aanspreekbaar zijn op openbare plekken. Afhankelijk van de soort groep die online bijeen is en de discussies die er gevoerd wor- den, is het mogelijk om op deze manier toegankelijker te zijn als over- Guus.net is opgezet door het ministerie van LNV als platform voor kennisuit­wisseling op het platteland. Meer over Guus.net is te vinden in het eerste boek Ambtenaar 2.0. Zie www.guus.net “It’s not information overload, but filter failure” Clay Shirky plaatst het probleem van informatie-overload in perspectief: “If you have the same problem for a long time, maybe it’s not a problem. Maybe it’s a fact. That’s information overload. Talking about it and especially talking about it as if it explains or excuses anything is actually a distraction. We’ve had information over­load in some form or other since the 15 hundreds, what changes now is that the filters we’ve used for most of those 500 years are breaking.” Zie ook http://twurl.nl/wodhx2
  • 152 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) heid. Dat kan door lid te worden van online groepen, maar ook door in overleg met een sitebeheerder een soort loketfunctie aan te bieden op een site. • Laat medewerkers lid worden van relevante communities en groepen. Laat zien dat je aanwezig bent en dat je beschikbaar bent voor vragen of opmerkingen; • Beoordeel in overleg met de communicatieafdeling wat het karakter is van forums en groepen en wat voor soort aanwezigheid daar op z’n plaats is; • Neem in overleg met de communicatieafdeling contact op met de beheerders van een site of community om afspraken te maken over aanwezigheid daar. Niet als reclamebanner, maar als aanspreekpunt. 3. Vertrouw je medewerkers Medewerkers zijn de ambassadeurs van de organisatie, zowel als ze op werkbezoek ergens heen gaan als wanneer ze op internet actief zijn. Het zijn professionals aan wie belangrijke taken zijn toevertrouwd. Je mag er als manager van uitgaan dat zij zich ook op internet professioneel en als ambtenaar gedragen. Maar het zijn ook mensen en het kan ook eens verkeerd gaan. Een investering in opleiding en begeleiding helpt om dat risico te verkleinen. Medewerkers maken de organisatie, ook online. • Steun medewerkers indien ongemakkelijke situaties ontstaan. Amb- tenaren proberen zo goed mogelijk hun werk te doen voor de samen- leving, maar er gaan vast eens dingen mis. Val medewerkers niet af, maar los het probleem gezamenlijk op en leer van elk voorval; • Discussies en interactie op internet zijn snel en regelmatig en ze gaan de hele dag door. Geef medewerkers informatie en ruimte om deel te nemen zonder voortdurend toestemming te hoeven vragen, maar wees als manager wel steeds (online) bereikbaar voor advies; • Zorg dat medewerkers goed geïnformeerd zijn. Als intern informatie wordt achtergehouden is het onmogelijk voor medewerkers om goede afwegingen te maken en hun organisatie goed te vertegenwoordigen; • Maak fouten en leer ervan. Natuurlijk gaat er wel eens iets mis. Zorg dat ervaringen (successen, maar vooral ook fouten) gedeeld en besproken worden zodat ervan geleerd kan worden. Daarvoor kan bijvoorbeeld het discussieforum van de Handreiking gebruikt worden. 4. Begeleid medewerkers online Ambtenaren zullen op een andere manier hun werk gaan doen en kun- nen daar hulp bij gebruiken. Dat kan vooraf plaatsvinden in de vorm van opleidingen en aanwijzingen waar te beginnen. Maar dat kan ook in de vorm van een netwerk van collega’s aan wie ze vragen kunnen stellen of kenners in de buurt die hen kunnen helpen bij specifieke problemen of vragen. Een afdeling Communicatie kan hier een belangrijke rol in vervullen. • Organiseer opleidingen voor medewerkers om meer te leren over de technische mogelijkheden en over de aard van online gesprekken en samenwerking; • Zorg ervoor dat de overzichten van discussies en groepen op hun werk- gebied beschikbaar en actueel zijn zodat medewerkers in staat zijn om juist en tijdig te reageren; De Handreiking Ambtenaar 2.0 (te vinden op handreiking.ambtenaar20.nl) heeft ook een discussieforum waar vragen of ervaringen gedeeld kunnen worden. Zie http://twurl.nl/evrzww
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 153 • Zet een intern netwerk op om vragen aan te kunnen stellen. Behalve de medewerkers die op internet participeren moeten er 2.0-kenners in het netwerk aanwezig zijn om waar nodig te helpen bij lastige situaties. Uiteraard wordt dit netwerk ondersteund door een online platform; • Wie springen eruit? Vind de medewerkers die het extra goed doen on- line en schuif ze naar voren. In overleg met de communicatieafdeling kunnen ze een vooruitgeschoven positie innemen (een soort woordvoer- der in het veld). Intern kunnen ze als buddy hun collega’s helpen; • De Handreiking van Ambtenaar 2.0 helpt om bespreekbaar te maken hoe ambtenaren zich op internet zouden moeten gedragen. Gebruik de aanwijzingen die erin staan en ga intern de discussie aan hierover. Nieuwe inzichten kunnen aan de Handreiking worden toegevoegd. 5. Zorg voor goede voorzieningen Als je op pad gaat, dan heb je een goede uitrusting nodig. Dat geldt ook voor ambtenaren online. Computers en toebehoren (zoals een webcam) moeten goed genoeg functioneren, met actuele software en de mogelijk- heid benodigde plug-ins toe te voegen. Dat is standaard. Maar voor amb- tenaren die actief op internet de organisatie vertegenwoordigen moet bijzondere aandacht zijn voor beveiliging, archivering en efficiëntie. • Ambtenaren moeten zich veilig weten. Het risico dat accounts worden gehackt en onbevoegden zich als ambtenaar kunnen profileren moet geminimaliseerd worden. Behalve uitleg over beveiliging en wacht- woorden kan de ICT-afdeling helpen met slimme programmaatjes (bijvoorbeeld voor wachtwoorden). Richt voor dit onderwerp ook een meldpunt op; • Online gesprekken vinden plaats op sites van anderen. De overheid heeft geen controle over deze sites. Om overzicht te houden over wie wat waar heeft gezegd (om consistent te zijn in je reacties en om te voorkomen dat woorden worden verdraaid) moeten bijdragen gearchiveerd kunnen worden (bijvoorbeeld met BackType) of gemak- kelijk gedownload en opgeslagen (in geval van wiki’s) in een intern beheersysteem; • Er zijn enorm veel manieren om op internet efficiënter te werken en overzicht te houden over wat er gebeurt, bijvoorbeeld met rss en de juiste software en instellingen. De dynamiek op internet bestaat uit heel veel kleine interacties, dus het vinden, volgen en deelnemen aan die interacties mag ook niet teveel tijd in beslag nemen. De ICT-afde- ling moet onderzoeken hoe dat werk nog meer versneld kan worden. Dit is een cruciale functie! 6. Investeer in online platformen Als een onderwerp ze aanspreekt, dan willen mensen het daar over hebben. Ook online. Maar dan moet er wel een goed platform voor zijn. Een soort online buurtkroeg of een digitaal buurthuis. Meestal bestaan deze platformen al, soms niet. De overheid kan de maatschappelijke discussie over onderwerpen stimuleren door platformen te steunen of op te (laten) richten. • Inventariseer op basis van de eigen beleidsprioriteiten wat de platfor- men zijn waar het gesprek over die onderwerpen plaatsvindt. Bepaal vervolgens in welke platformen investeringen nodig zijn om contac- ten, discussie of samenwerking te stimuleren; BackType doorzoekt reacties en discussies online. Als je bent ingelogd vind je een overzicht van reacties die je zelf hebt geplaatst op verschillende internetsites. De site is ook te gebruiken om te zoeken naar vermeldingen van bepaalde onderwerpen of namen. Zie www.backtype.com
  • 154 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Inventariseer op welke manier een platform ondersteund kan wor- den. Dat kan zijn via een financiële bijdrage, maar eerder met ken- nis (schriftelijk of in de vorm van deskundigen die aan zo’n platform kunnen deelnemen), data (Open Overheid), aandacht en bekendheid, contacten en netwerk, etc.; • Binnen de overheid is enorm veel kennis voorhanden. Steeds meer mensen zijn op zoek naar kennis via internet. Door de kennis van amb- tenaren op internet te zetten (bijvoorbeeld op Wikipedia of Scribd. com) wordt de meerwaarde ervan voor de samenleving vergroot. Zorg er dus voor dat kennisafdelingen hun kennis ook online delen en vast- leggen; • Een bestaand platform heeft sterk de voorkeur, maar eventueel kan er vanuit de overheid een platform rond een thema worden opgezet (zoals Guus.net) om een gesprek of samenwerking in gang te zetten of nieuwe verbindingen te leggen tussen betrokkenen. Bouw geen buurt- centrum als de buurt er geen behoefte aan heeft! En als wel: leg dan het beheer bij de gemeenschap. Loslaten dus. 7. Zoek problemen op Ambtenaren zijn er om problemen op te lossen. Maar voordat je met die problemen aan de slag kan gaan, moet je ze eerst opzoeken (dat is iets anders dan problemen maken!). Een melding hoeft niet altijd via een loket binnen te komen. Internet is in hoge mate transparant, dus ook impliciete meldingen zijn zichtbaar (bijvoorbeeld iemand die op Twitter zegt niet uit de belastingopgave te komen). Het bekendste voorbeeld van dergelijke webcare in Nederland is het bedrijf UPC, we- reldwijd is dat Dell (bijvoorbeeld via @StefanieAtDell op Twitter). • Stel attenderingen in bij zoekmachines e.d. op de namen van je or- ganisatie, producten en personen (bewindspersonen, bestuurders, bekende medewerkers, etc.). Als iemand je aanspreekt, moet je wel luisteren; • Organiseer intern (bijvoorbeeld bij de afdeling Communicatie of de loketfunctie) dat dergelijke vragen, meldingen of bijdragen op de juiste plek terechtkomen en dat iemand ermee aan de slag gaat; • Reageer. Laat zien dat je geluisterd hebt en wat er met de opmerking of informatie is gedaan; • Maak zichtbaar wat de resultaten zijn van de webcare-activiteiten. Daar kunnen anderen weer van leren en het is goede pr; • Verzamel opmerkingen, vragen, bijdragen en klachten en probeer daar lessen uit te halen over hoe processen, producten en communi- catie verbeterd kunnen worden. 8. Stel vragen en initieer gesprekken De overheid heeft zelf ook een verhaal te vertellen. Niet door overal op internet die boodschap achter te laten (Kilroy was here) en discussies te spammen, maar wel door op relevante plekken het gesprek aan te gaan over thema’s die spelen. Als gemeenteambtenaar op een wijksite, als beleidsambtenaar in een themadiscussie of als medewerker van een uitvoeringsorganisatie op een klantenforum kun je onderwerpen aan- kaarten en vragen stellen over zaken die op dat moment hoog op de agenda staan. De mislukte RIVM-campagne voor de baarmoederhalskan- kerprik heeft aangetoond dat gesprekken op internet tot ongewenste effecten kunnen leiden als je er niet aan deelneemt. Scribd is een wereldwijde bibliotheek om digitale documenten te zoeken en eventueel te hergebruiken. De site biedt veel mogelijkheden om documenten te lezen en te verspreiden en embedden. Zie www.scribd.com Woordenboek: Webcare is een proactieve online klantenservice die hulp aanbiedt wanneer op blogs of in tweets wordt geklaagd over een product of dienst. Stefanie spreekt mensen aan die op Twitter klagen over producten van Dell en vraagt of ze ergens mee kan helpen. Zie www.twitter.com/StefanieAtDell Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) startte in 2008 met het oproepen van twaalfjarige meisjes om zich te laten inenten tegen baarmoederhals- kanker. Tegenstanders van de inenting begonnen echter een tegencampagne via internet, waarna zij de discussies in de online netwerken en daardoor op het schoolplein beheersten. In plaats van de beoogde 70% kwam slechts 49% opdagen. Zie http://twurl.nl/fbhjii
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 155 • Inventariseer op welke manier een onderwerp aangesneden kan worden in communities zonder de eigenheid ervan te verstoren. Wat werkt wel en wat werkt niet? Deze kennis moet beschikbaar zijn bij de afdelingen com- municatie van overheidsorganisaties; • Medewerkers moeten weten wat de prioriteiten zijn van de organisatie en er enige kennis van hebben, zodat ze deze kennis mee kunnen nemen in gesprekken op internet; • Tijdens een campagne kan gericht het gesprek worden aangegaan op plat- formen ter ondersteuning van de campagne. Dit is wel een aanpak die spaarzaam ingezet moet worden en is sterk afhankelijk van de soort doel- groep; • De communicatieafdeling of beleidsafdelingen kunnen laagdrempelig ma- teriaal aanbieden (bijvoorbeeld een korte uitleg op YouTube, een widget, links, etc.) waar ambtenaren online naar kunnen verwijzen en die anderen vervolgens weer verder kunnen verspreiden. 9. Wees menselijk Internet is een platte wereld. Online gesprekken en samenwerking vin- den plaats tussen mensen. Een blog of een bericht op Twitter is geen anoniem persbericht, maar een persoonlijke bijdrage aan een discussie. Internet is persoonlijk en vraagt dus een persoonlijke aanpak, anders val je door de mand. Wees authentiek en aanspreekbaar, ook als organisatie (lees ook: Kunnen organisaties twitteren?). • Reageer als normaal mens, in normaal taalgebruik. Voor organisaties be- tekent dat een investering, bijvoorbeeld door helder en herkenbaar taal- gebruik intern bespreekbaar te maken en door boekjes te verspreiden of opleiding te geven. Het onderwerp “taal” is bij overheidsorganisaties door web 2.0 actueler dan ooit; • Gebruik eigennamen. Maak duidelijk dat je namens een organisatie spreekt, maar doe dat als jezelf, zoals @StefanieAtDell het doet of via een profielpagina (zie ook de Handreiking in Hoofdstuk 10). Ook als onder de naam van de organisatie wordt gecommuniceerd moeten de namen van de mensen erachter terug te vinden zijn; • Help mensen ook door ze door te verwijzen. Ben je in gesprek en krijg je een vraag waar je vanuit je eigen organisatie geen antwoord op hebt, “verbind” dan de vraag even door naar iemand bij de juiste organisatie. 10. Analyseer online data Niet alleen uitspraken en teksten zeggen iets over de stand van zaken in Nederland, een provincie of een gemeente, maar ook online gedrag en verbindingen leveren nuttige data op. Zo brengt Google met ‘Trends’ en ‘Zeitgeist’ de spirit of the times in beeld en doet het bedrijf bij- voorbeeld voorspellingen over de verspreiding van griep op basis van zoekgedrag. Twitter heeft trending topics, Delicious heeft fresh book- marks. Door gegevens van internetgebruik te analyseren ontstaat een thermometer in de samenleving. • Ontwikkel manieren om maatschappelijke discussies inzichtelijk te maken (bijvoorbeeld BBC White spectrum of Debategraph) of merkbe- leving te peilen (zoals het bedrijf Brandwatch doet); • Laat in overleg met informatiespecialisten onderzoek doen naar de mogelijkheden van Google Trends rond de beleidsprioriteiten van je organisatie; Google Trends brengt op basis van zoekgedrag en nieuws maatschappelijke ontwikkelingen in beeld. Zie www.google.nl/trends Aan het eind van het jaar wordt terug­­ gekeken op de ontwikkelingen en de data, waarna een interpretatie en opsomming wordt samengesteld, de Year-End Zeitgeist. Zie http://twurl.nl/7t5w7c BBC White Spectrum toont de resultaten van een onderzoek naar integratie in het Verenigd Koninkrijk. Meningen met eenzelfde achtergrond zijn verzameld per kleur. Door te klikken op een cirkel verschijnt een citaat met de mogelijkheid verder te lezen of om te reageren. Zie www.bbc.co.uk/white/spectrum.shtml Debategraph is een project om de verschillende kanten van maatschappelijke discussies te visualiseren op internet. Zie www.debategraph.org Brandwatch is een bedrijf dat online discussies en ontwikkelingen rond merken volgt en in beeld brengt. Zie www.brandwatch.net
  • 156 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Geaggregeerde informatie over je doelgroep op internet is strategi- sche informatie. Agendeer het ook als zodanig en verspreid de lessen eruit binnen de organisatie. Samenvatting Om stappen te maken naar een overheid 2.0 moet er heel wat werk worden verzet, dat is wel duidelijk. Maar het zal de investering waard zijn. Web 2.0 biedt veel mogelijkheden om als overheid weer bena- derbaar te worden en dichterbij te komen. De actiepunten hierboven kunnen overheidsorganisaties daarbij op weg helpen. Voorbeeld: Een minister helpen via Twitter
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 157 Een platform voor interne samenwerking In het vorige hoofdstuk heb ik de actiepunten benoemd waarmee over- heidsorganisaties hun rol in kunnen vullen op internet, in de online pu- blieke ruimte. In dit hoofdstuk ga ik in op veranderingen in de interne wereld van overheidsorganisaties. Ook daarvoor zijn tien actiepunten te benoemen waar organisaties mee aan de slag kunnen om een organisatie 2.0 te worden. De afgelopen decennia zijn er binnen organisaties verschillende ver- nieuwingen doorgevoerd die hun oorsprong vonden in de nieuwe moge- lijkheden die ICT bood: van digitale dienstverlening en internetloketten tot CRM (customer relationship management), DMS (documentmanage- mentsystemen) en HRM-pakketten voor personeelszaken (human re- source management, zoals P-direct bij de rijksoverheid). Dat waren weliswaar grote veranderingen, maar tevens veranderingen die uit één vakgebied of afdeling voortkwamen. Hoewel stafafdelingen een rol te vervullen hebben op de weg naar orga- nisatie 2.0 kan deze verandering niet door één afdeling worden getrok- ken en uitgerold over de organisatie. Het gaat om een andere manier van werken voor iedereen, vooral in de kernprocessen van organisaties. Stafafdelingen hebben hier een ondersteunende rol bij, maar uiteinde- lijk gaat het om een nieuwe organisatiestrategie en werkwijze. Een cultuurverandering binnen organisaties Organisatie 2.0, werken 2.0, Het Nieuwe Werken, het zijn termen die een volgende stap aangeven in een al langer durend veranderingsproces binnen organisaties. Culturele, maar ook technologische vernieuwingen die aan dit proces vooraf gingen hebben geleid tot hogere productie van (onder anderen) kenniswerkers en tot verplatting in de organisatie. E-mail is een goed voorbeeld van een technische innovatie die binnen organisaties voor grote veranderingen in werkwijze en verhoudingen heeft gezorgd. Het be- gon als “elektronische post”, maar al snel leverde het een heel andere manier van werken op, zowel intern als naar buiten toe. Web 2.0 kondigt de volgende fase aan in die ontwikkeling van de manier waarop organisaties werken. Ook daarin gaat het niet zozeer om de introductie van nieuwe technologie, maar om de betekenis voor hoe we samenwerken en hoe de organisatie haar doelen realiseert. Net als bij e-mail worden andere samenwerkingsvormen mogelijk en ontstaat er een andere samenwerkcultuur. Een aantal verschillen met de introduc- tie van e-mail zijn echter ook zichtbaar: • het gaat bij web 2.0 niet om één functionaliteit, maar om een heel palet aan nieuwe mogelijkheden, van chat, blogs en Twitter tot soci- ale netwerken en wiki’s. Het is dus lastiger om te leren; • de verspreiding gaat veel sneller dan bij e-mail waardoor het lastiger is voor medewerkers om veranderingen bij te houden en er aansluiting bij te vinden; • behalve een organisatorische verandering betekent 2.0 ook een maat- schappelijke verandering, die inhoudelijk een andere werkwijze ver- eist en verwachtingen oproept vanuit de samenleving. Hoofdstuk 7. Woordenboek: Het Nieuwe Werken is een beweging om organisaties flexibeler en mensgerichter in te richten en op die manier de productiviteit van kenniswerkers te verhogen. Een paradigmaverschuiving binnen organisaties: • van organisatiestructuren naar platformen om samen te werken; • van documenten naar ontmoetingen en gesprekken; • van werken als functionaris naar werken als persoon.
  • 158 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) De organisatorische veranderingen van de laatste jaren worden ver- sneld en versterkt door web 2.0. Ze zorgen bij overheidsorganisaties zowel intern voor uitdagingen, als extern bij de uitvoering van hun maatschappelijke taak. Over dat laatste gingen de vorige tien actie- punten. Bij deze de tien actiepunten voor overheidsorganisaties over hun interne manier van werken. De tien organisatieprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 11. Informatie is open en ieders werk is zichtbaar; 12. Faciliteer online gesprekken en groepsvorming van medewerkers; 13. Investeer in ambtenaren 2.0; 14. Ondersteun medewerkers in hun manier van werken; 15. Maak medewerkers ondernemers op hun werkgebied; 16. Benut het potentieel van je medewerkers; 17. Flexibiliteit als organisatiestructuur; 18. Maak ruimte voor innovatie; 19.Leiderschap 2.0 is randvoorwaardelijk; 20. Maak het leuk. Hieronder worden deze punten verder uitgewerkt. 11. Informatie is open en ieders werk is zichtbaar Een overheidsorganisatie 2.0 is een transparante organisatie. Binnen de organisatie is zichtbaar wie waarmee bezig is en welke informatie er beschikbaar is. Om met de juiste mensen te kunnen samenwerken, moet je ze immers eerst weten te vinden. Om te kunnen uitdragen waar de organisatie voor staat en mee bezig is, moet die kennis beschikbaar en vindbaar zijn in de hele organisatie. Een transparante organisatie is een voorwaarde voor samenwerking en kennisdeling (en het voorkomen van dubbel werk). Het is tevens een teken van vertrouwen in medewer- kers en een investering in betrokkenheid. • Zorg dat alle informatie (documenten, netwerkschijven, archieven, databanken, etc.) toegankelijk en ontsloten zijn voor iedereen in de organisatie (met uitzondering van privacy-gevoelige gegevens zoals in personeelssystemen). Open werken moet medewerkers zo min moge- lijk extra werk opleveren; • Maak een actualiteitspagina waarop automatisch zichtbaar wordt waar de organisatie mee bezig is en wat de actuele beslissingen zijn, bijvoorbeeld door verslagen, nieuwe documenten, discussies, blogs en andere nieuwtjes bijeen te brengen (met rss-feeds en dergelijke); • Biedt een systeem aan voor status updates (bijvoorbeeld Twitter of Yammer), waar medewerkers mede kunnen delen waar ze mee bezig zijn of welke vragen ze hebben, zodat anderen die kunnen vinden en erop reageren (enkele directies bij de ministeries van BZK en EZ zijn hier al mee gestart); • Investeer in betere zoekmachinetechnologie om relevante informatie binnen en buiten de organisatie te inventariseren en zo laagdrempelig mogelijk aan te bieden (ook in feeds, als e-mailattendering, etc.). Woordenboek: Een rss-feed is de stroom van informatie die gebruikers kunnen integreren in hun pagina (bijv. Netvibes) om op de hoogte te blijven van nieuws. Woordenboek: Status updates zijn korte berichten die mensen op sociale netwerksites plaatsen om te vertellen waar ze mee bezig zijn, zoals op Twitter of Yammer, maar ook de WieWatWaar op Hyves. Yammer is vergelijkbaar met Twitter: het biedt de mogelijkheid om zogenaamde statusberichten te delen met anderen die op jouw berichten geabonneerd zijn. Het verschil is dat Yammer ingezet kan worden binnen een organisatie (mensen met eenzelfde e-mailadres). Zie www.yammer.com
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 159 12. Faciliteer online gesprekken en groepsvorming van medewerkers Mensen zoeken elkaar op om zaken te bespreken en om samen te wer- ken. Dat moet online ook mogelijk zijn. Rondom elk onderwerp moeten mensen bij elkaar kunnen komen en het gesprek aan kunnen gaan. Van online vergaderzaal tot digitale koffieautomaat of werkplaats. Virtuele teams moeten worden voorzien van een palet aan digitale middelen om te kunnen samenwerken (wiki’s, discussieforums, mindmaps, chatruim- tes, Skype, etc.). Op deze manier ontstaan nieuwe teams over organi- satiegrenzen heen, ook met mensen van buiten de eigen organisatie. • Verbouw het intranet tot een platform voor verbindingen, een sociale netwerksite waar niet de informatie centraal staat maar gesprekken tussen mensen. De informatie is ondersteunend aan de online groepen en samenwerking; • Stimuleer dat mensen bij elkaar komen en in gesprek gaan online, bij- voorbeeld door voorbeeldgedrag, het wegnemen van zoveel mogelijk drempels en belemmeringen, het creëren van een goede sfeer, etc.: gesprekken hoeven niet altijd over werk te gaan! • Gebruik online discussiegroepen die al bestaan rond thema’s ook bij het uitvoeren van werkzaamheden, bijvoorbeeld door ze een taak en bij- behorende ondersteuning te geven. Daarbij kun je voortbouwen op de rollen die de deelnemers al hebben in zo’n groep. Organiseer processen rond de mensen en de energie, niet andersom; • Denk na over het toegankelijk maken van informatie en platformen voor externen die betrokken zijn bij virtuele teams (bijvoorbeeld door middel van schillen van toegankelijkheid in systemen); • Onderzoek wat deze werkvormen (netwerkorganisatie) voor gevolgen hebben voor management, aansturing en besluitvorming. 13. Investeer in ambtenaren 2.0 Het zijn de medewerkers die het moeten gaan doen. Werken 2.0 kan niet worden uitbesteed aan een externe of staforganisatie. Een organisatie 2.0 ontstaat dankzij haar medewerkers 2.0. De medewerkers vormen immers de organisatie en leveren de kennis en ideeën voor samenwerking. En zij treden naar buiten en vertegenwoordigen extern hun organisatie. Empower medewerkers door ze de juiste kennis en vaardigheden mee te geven om als ambtenaar 2.0 aan het werk te gaan. Voor sommige medewerkers zal de overgang gemakkelijker gaan dan voor anderen. Dat vraagt om aandacht en investering, ondermeer via opleidingen maar ook op andere manieren. • Laat de afdeling P&O met een strategie komen voor het ontwikkelen van het 2.0-vermogen van de organisatie, door opleiding, nieuwe medewer- kers en cultuur- en organisatieverandering; • Investeer in opleidingen om medewerkers bekend te maken met de in- strumenten en de werkwijze van werken 2.0, bijvoorbeeld door alle me- dewerkers, een afdeling of andere groepen gespecialiseerde cursussen te laten volgen; • Zorg dat 2.0-opleidingen worden verankerd in het leerbeleid van de organisatie en dat het gedachtegoed van 2.0 wordt geïntegreerd met het bestaande cursusaanbod: in een groot aantal cursussen kunnen de nieuwe mogelijkheden en werkwijze immers worden meegenomen; • Beoordeel nieuwe medewerkers op 2.0-capaciteiten en neem die als voorwaarde op in vacatureteksten en sollicitatieprocedures; Basisvoorwaarden voor online samenwerking: 1. een zo laagdrempelig mogelijk platform dat interactie stimuleert; 2. mensen die gesprekken aanzwengelen en verbindingen leggen (community- managers).
  • 160 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Breng in beeld wie nu al actief is met sociale media, zet ze in bij zichtbare trajecten en gebruik ze als voorbeeld of buddy; • Onderzoek welke competenties, capaciteiten en eigenschappen het beste passen in een organisatie 2.0. 14. Ondersteun medewerkers in hun manier van werken De meeste organisaties bieden hun medewerkers ondersteunende in- strumenten aan op basis van een algemene standaard, een functietype of hiërarchisch niveau (bijvoorbeeld een mobiele telefoon voor het management). Maar om medewerkers maximaal te laten presteren is behoefte aan een instrumentarium op maat. Om tijd-, plaats- en ap- paraatonafhankelijk te kunnen werken heeft iedereen een ander soort ondersteuning nodig, wat betreft techniek, management en werkomge- ving. Het empoweren van medewerkers om het meeste uit zichzelf te kunnen halen, is goed voor de organisatie èn voor de medewerker. • Geef elke medewerker een persoonlijk budget om zijn technische onder- steuning in te vullen. Binnen dat budget kan gekozen worden uit diverse soorten en merken apparatuur, te kiezen via een internetomgeving; • Bied voorzieningen aan om tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk te kunnen werken, bijvoorbeeld toegang tot de werkomgeving van de orga- nisatie, mobiele internetverbindingen, generieke toepassingen, etc.; • Maak ook het persoonlijk gebruik van 2.0-middelen door medewerkers mogelijk. Zo krijgen medewerkers meer ervaring met deze middelen; • Geef de informatieafdeling opdracht om een strategie te ontwikkelen voor de invoering van persoonsgebonden facilitering van medewerkers. 15. Maak medewerkers ondernemers op hun werkgebied Een zelfstandig ondernemende ambtenaar (zoa) voert zijn werk uit op basis van zijn persoonlijke kennis, capaciteiten en netwerk. Ambtena- ren zijn professionele medewerkers die zelfstandig een oplossing kun- nen vinden voor de taken waar ze voor staan. Geef medewerkers dat vertrouwen en geef ze de middelen en ruimte om hun eigen, passende aanpak te kiezen. Het koppelen van medewerkers aan onderwerpen waar ze zich betrokken bij voelen, vergroot het werkplezier en levert een beter resultaat op voor de organisatie. • Maak een online marktplaats met projecten en werkzaamheden en laat medewerkers intekenen en beargumenteren waarom zij het meest ge- schikt zijn; • Leg de verantwoordelijkheid voor een taakgebied, dossier of onder- werp bij één persoon (en vraag vervolgens met wie in zijn virtuele team hij dit gaat oppakken); • Stuur op resultaat en faciliteer medewerkers waar nodig bij het vin- den en uitvoeren van hun eigen aanpak; • De overheid zoekt ambtenaren die betrokken zijn bij de publieke zaak. Maak daar gebruik van door niet alleen taken te verdelen op basis van geschiktheid maar ook op mate van betrokkenheid. 16. Benut het potentieel van je medewerkers Overheidsorganisaties zijn vaak grote organisaties met veel medewer- kers. De interne verdeling in organisatieonderdelen en vervolgens in afdelingen of clusters (of welke naam dan ook) zorgt echter voor ver- Woordenboek: Een zoa is een zelfstandig ondernemende ambtenaar, die als een zzp’er binnen de overheid alle beschikbare middelen inzet om zijn taak te vervullen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 161 snippering van dat potentieel. Organisaties huren regelmatig kennis, ideeën, capaciteiten en inzet extern in terwijl die elders binnen de overheid ook voorhanden zijn (inbesteden). Ook hebben medewerkers meer in hun mars dan wat er in hun functieomschrijving staat of waar hun afdeling verantwoordelijk voor is. Als we ook het “ecosysteem” van bedrijven en maatschappelijke organisaties om de overheid heen betrekken, zijn de mogelijkheden nog groter. We laten een enorm po- tentieel ongebruikt. Hoe kunnen we daar beter gebruik van maken? • Stimuleer het gebruik van online platformen als Neemtinitiatief.nl en Ideeëncentrale.nl om vraag en aanbod van klussen en ideeën over or- ganisatiegrenzen heen bij elkaar te brengen (interne crowdsourcing). Op deze manier kunnen ook virtuele teams worden samengesteld; • Breng netwerken rond collega’s in kaart (bijvoorbeeld op LinkedIn) en ontsluit ze. Om de juiste persoon te vinden voor een taak of bij een projectgroep kan immers gebruik worden gemaakt van alle mensen die je collega’s al kennen; • Hou contact met medewerkers die elders binnen of buiten de overheid gaan werken en bouw daarmee een actief netwerk op (vergelijkbaar met alumni-netwerken); • Onderzoek hoe prediction markets (online aandelenmarkten rond on- derwerpen of vragen, zoals Intrade.com) kunnen worden ingezet bin- nen de organisatie, bijvoorbeeld om de ontwikkeling van een project te monitoren of besluitvorming voor te bereiden; • Door online en open te werken in virtuele teams kunnen meer men- sen iets toevoegen aan een project. Ook kleine bijdragen zijn nuttig, zoals een idee, een ontbrekend stuk kennis of desnoods slechts het verbeteren van een typefout. Voor zo’n bijdrage moet dan wel de mogelijkheid zijn; • Zet handboeken, handleidingen, draaiboeken, etc. in wiki’s op het intranet zodat ze actueel gehouden kunnen worden door degenen met praktijkervaring. De rol van de beheerder verandert dan van schrijver in controleur; • Veel medewerkers verzamelen kennis, rapporten of voorbeelden op internet en bewaren die in de vorm van favorieten of bookmarks. Door deze links niet op de eigen computer op te slaan maar op Delicious ontstaat automatisch een grote actuele en waardevolle kennisbank. 17. Flexibiliteit als organisatiestructuur De samenleving wordt steeds meer chaotisch en versnipperd en veran- dert snel. Het is steeds lastiger om de organisatiestructuur aan te laten sluiten op een eventuele indeling van de maatschappij. Om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen moeten overheidsorganisaties zich snel aan kunnen passen. Dat kan door flexibel nieuwe kennis te betrekken, de juiste mensen bij elkaar te zetten (zie ook punt 16) en daar vervolgens ondersteuning aan te bieden (zie ook punt 12). Virtuele teams kunnen snel bij elkaar worden gebracht en worden voorzien van de juiste voor- zieningen om aan de slag te gaan. Overheidsorganisaties moeten zich organiseren rond een probleem, niet rond een organisatiestructuur. • Zorg voor een modulaire inrichting van techniek en online voorzie- ningen, zodat snel gereageerd kan worden op ontwikkelingen en ge- makkelijk nieuwe mogelijkheden kunnen worden toegevoegd. Maak daartoe altijd gebruik van open standaarden; Wat is er nodig in een online samenwerkplatform? Internet is een platform geworden om elkaar te vinden, het gesprek aan te gaan en eventueel in een groep samen te gaan werken. Net als in de fysieke ruimte (bijvoorbeeld een kantoorgebouw) moet online ook de mogelijkheid worden gecreëerd om in gesprek te raken (zoals bij een koffieautomaat) en bij elkaar te gaan zitten (net als in een vergaderzaal, inclusief een aantal hulpmiddelen). Kijkend naar de mogelijkheden die op internet worden aangeboden, wat zou je verwachten van een online platform voor interne samenwerking? • Een profielmogelijkheid, zodat je je kunt presenteren met je functie, activiteiten, kennis en ervaring; • Statusberichten en blogfunctie om elkaar op de hoogte te houden en in contact te blijven; • Groepen maken, zodat je bij elkaar kunt gaan zitten en een virtueel team kunt creëren; • Een discussieforum, om ideeën uit te wisselen en tot gezamenlijke beeld- en besluitvorming te komen; • Een wiki, waarin aan teksten kan worden gewerkt en er gezamenlijk verhaal ontstaat. Eventuele aanvullingen zouden kunnen zijn een (video)chatfunctie en de mogelijkheid om foto’s en video te tonen, om bestanden toe te voegen of om een eigen dashboard te creëren (zoals Netvibes of iGoogle). Wat kun je zoal verwachten in een online vergaderzaal? Woordenboek: Delicious is een internetdienst waar gebruikers hun favoriete internetsites kunnen opslaan en delen en op elke computer kunnen raadplegen.
  • 162 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • De toewijzing van medewerkers (aantallen fte) aan organisatieonder- delen en afdelingen beperkt de mobiliteit en de brede inzetbaarheid van medewerkers. Organiseer dat medewerkers in dienst zijn van de organisatie (bijvoorbeeld het Rijk) en verdeel ze vervolgens over taken en werkzaamheden waar nodig; • Voorzieningen als huisvesting, vergaderzalen, catering, computers, etc. zijn voorbehouden aan medewerkers van de eigen organisatie. Ambte- naren die over organisatiegrenzen heen werken hebben geen toegang tot die voorzieningen. Hoe kan dat toch mogelijk gemaakt worden? • Breng in kaart welke kennis en ondersteuning beschikbaar is buiten de organisatie (bijvoorbeeld bedrijven, zzp’ers, co-creatie met burgers, etc.). Die hulptroepen moeten snel betrokken en ingezet kunnen wor- den bij projecten en in virtuele teams. 18. Maak ruimte voor innovatie Organisaties hebben behalve flexibiliteit om zich aan te kunnen passen aan maatschappelijke veranderingen ook innovatief vermogen nodig: creativiteit en nieuwe ideeën om daadwerkelijk op die veranderingen in te spelen en met nieuwe oplossingen en methoden te komen. Over- heidsorganisaties zijn altijd sterk gericht geweest op het beperken van risico en het beheersen van uitgaven. Het zijn command and control- organisaties geworden. Deze tijd vraagt op heel veel gebieden juist om innovatie en ondernemerschap om de publieke rol van de overheid goed te kunnen vervullen. Dus geen periodiek veranderproject: innova- tief vermogen moet worden geborgd in de organisatie. Hoe blijft je als organisatie in beweging? • Ideeën en innovaties komen van medewerkers die hun vak en hun om- geving kennen. Zorg dat zij ruimte hebben voor het uitwerken van ideeën, bijvoorbeeld door medewerkers tijd te geven (zoals bij Google) voor eigen projecten of dingen die beter kunnen; • Stimuleer verbindingen en uitwisseling van ideeën, bijvoorbeeld door open inspiratiesessies te organiseren (zoals Open Koffie), regelmatig sprekers van buiten uit te nodigen, medewerkers te verbinden via interesses, etc. Maak iemand vrij voor deze rol! • Zet nieuwe, rare, frisse, prikkelende ideeën in de schijnwerpers of op een podium (via het personeelsblad, internet, guerilla-marketing) zo- dat ze verspreid worden en op andere plekken in de organisatie kunnen landen; • Identificeer de creatievelingen binnen de organisatie, zet ze bij elkaar en faciliteer ze om hun ideeën en hun aanpak te verspreiden binnen de organisatie (zoals de “Tigers” bij de ministeries van BZK en EZ); • Zorg voor een innovatiebudget om experimenten te kunnen doen (zo- als bij Rotterdam Idee). Gebruik een online platform om ideeën te verzamelen. Laat vervolgens medewerkers erop stemmen, erover dis- cussiëren en met aanvullingen en bijdragen komen; • Maak innovatie en de inzet van nieuwe werkwijzen een onderdeel van het functioneringsgesprek en neem activiteiten op dat vlak nadrukke- lijk mee bij beoordelingen voor “bewust belonen” of bonussen. 19. Leiderschap 2.0 is randvoorwaardelijk Ook het management maakt deel uit van de organisatie. Om een orga- nisatie 2.0 te worden moeten niet alleen de medewerkers in beweging komen maar ook hun leidinggevenden (de sandwich-methode). Hun rol Woordenboek: Guerillamarketing is een manier om met korte, opvallende en meestal ludieke acties de aandacht te trekken van een doelgroep voor een nieuw product of idee. De Tigers zijn een groep medewerkers die door het inzetten van creatieve technieken tijdens workshops tot vernieuwende en verrassende oplossingen proberen te komen. De Tigers vervullen daarbij de rol van facilitator en tooien zich met de titel “Ambassadeurs voor creativiteit”. Rotterdam Idee is een project van de gemeente Rotterdam om initiatieven van bewoners om de stad leefbaarder te maken te ondersteunen. Ideeën kunnen op een site worden geplaatst zodat andere bewoners of bedrijven het idee kunnen aanvullen of sponsoren. Zie www.rotterdamidee.nl Open Koffie is een open bijeenkomst van Ambtenaar 2.0 (met koffie!) die elke twee weken wordt georganiseerd. Er is ruimte voor kennismaking en gesprekken, maar over het algemeen wordt ook een spreker uitgenodigd voor een korte lezing. Zie openkoffie.ambtenaar20.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 163 verandert en ook die omslag vereist een investering. Zij moeten ruimte geven aan medewerkers en open staan voor nieuwe initiatieven, maar tegelijkertijd ook hun huidige productie blijven leveren. Hoe halen ze het maximale uit hun medewerkers en sturen ze tevens aan op een goed resultaat? Om daar inzicht in te krijgen zullen managers zelf ook aan de slag moeten met 2.0: om zichzelf en hun afdeling te empowe- ren. De nieuwe middelen maken deze nieuwe aanpak mogelijk. • Focus op wat je wil bereiken en zet de grote lijnen uit waar medewer- kers mee verder kunnen. De lijnen moeten blijvend worden uitgedra- gen en besproken zodat ze ook beleefd worden; • Praat niet alleen met woorden maar vooral met daden. Voorbeeldgedrag is cruciaal om mensen mee te krijgen en de boodschap over te brengen. Niet teveel erover praten, maar vooral doen en mogelijk maken; • Maak keuzes. Weet wat je meerwaarde is als organisatie en zorg dat je daar gewoon goed in bent. Werk vervolgens samen met anderen om een volledige dienstverlening aan te kunnen bieden. Jeff Jarvis daarover: “Do what you do best and link to the rest!”; • Leid managers op tot facilitator van medewerkers en teams. Zij zor- gen dat medewerkers in staat zijn om maximaal te presteren en dat er consensus ontstaat over beslissingen. Zoals in de interne regels van Google staat: “The role of the manager is that of an aggregator of viewpoints, not the dictator of decisions.” • Laat managers ook op een 2.0-manier werken, niet alleen als voor- beeldgedrag, maar om zelf empowerd te worden via netwerken en efficiënte instrumenten. Creëer managers 2.0. 20. Maak het leuk Maak samenwerken en kennis delen zo simpel en leuk mogelijk. Het moet geen verplichting zijn, medewerkers moeten worden verleid om te verbinden en te delen. Als het doel leuk is, dan komt de beweging vanzelf. Mensen die samenkomen voor een gesprek of samenwerken aan een product hebben behoefte aan de juiste ambiance, ook online. Dat zal de grootste uitdaging zijn voor organisaties, om zo’n omgeving te recreëren op het intranet. Werk hoeft niet in een onpersoonlijke om- geving plaats te vinden. Een leuke werkomgeving maakt ook het werk leuker … en beter. • Maak instrumenten en sites om samen te werken en kennis te delen sim- pel (elke belemmering is er één teveel) en leuk (zoals de aap die grapjes maakt bij Mailchimp). Creëer ook online gezelligheid en dynamiek, net als in het bedrijfsrestaurant of in het centrum van een stad; • Blijf voorzieningen aanpassen en verbeteren. Door continu het gebruik (en misbruik) te monitoren en gebruikers te betrekken bij het dooront- wikkelen kunnen voorzieningen voortdurend bijgesteld worden. Dat moet worden ingeregeld in het beheer! • Zorg voor de juiste stimulerings- en aansturingsmethoden (incentives) om medewerkers te bewegen om 2.0-middelen en -werkwijzen te gebruiken, bijvoorbeeld aandacht en complimenten, entertainment, waardering (door sterren toe te kennen), status of een prijs (voor het leukste idee); • De juiste mensen leveren de juiste aanpak. Betrek medewerkers die nu al het juiste gedrag vertonen: de netwerkers, de initiatiefnemers en dergelijke. Medewerkers die het nu al leuk vinden, blijven dat ook leuk vinden en kunnen het ook overdragen. Mailchimp is een online dienst om een uitgebreide nieuwsbrief op te zetten, met veel statistieken over het gebruik en de mogelijkheid om de aanmelding van abonnees te automatiseren. Gebruikers worden op de site begeleid door een aapje dat informatie geeft en aanmoedigingen doet. Zie www.mailchimp.com
  • 164 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Samenvatting Tot zover de actiepunten voor de organisatie 2.0. Deze actiepunten kunnen los worden gezien, maar ze hangen ook met elkaar samen. Ze versterken elkaar. Zo is het gemakkelijker om een ambtenaar als “zelf- standig ondernemer” te laten werken (punt 15) als tegelijkertijd zicht- baar is waar hij mee bezig is en hoe zijn voortgang is (punt 11). Om toe te werken naar een organisatie 2.0 moeten op alle actiepunten stappen worden gezet. Daarin kunnen organisaties wel hun eigen strategie en route bepalen. Die moet immers passen bij de organisatie en de mede- werkers. Dat vraagt om een visie en een invoeringsstrategie. Er zijn nog veel meer creatieve dingen te verzinnen om deze actiepun- ten verder te brengen: praktische ideeën om de organisatie flexibeler en wendbaarder te maken of om innovaties de ruimte te geven. Gebruik het potentieel van de organisatie om nog meer ideeën te verzinnen, laat medewerkers stemmen op de punten die zij het belangrijkst vinden en zoek vrijwilligers die ermee aan de slag willen. Alleen door mede- werkers te betrekken bij deze veranderingen kunnen zij (en dus de organisatie) in beweging worden gebracht. Toon leiderschap 2.0!
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 165 Voorbeeld: Werken 2.0 bij LNV is een leertraject Door Marie Louise Borsje Het ministerie van LNV experimenteert met web 2.0-instrumenten en -principes. Wat betekent web 2.0 voor het ambtelijk werk? Wat moet er in de organisatie veranderen om 2.0 te worden? Wat ga je anders doen als je gaat werken volgens 2.0-principes? En vooral, hoe begin je met het toepassen van web 2.0 in het beleidswerk? De eerste pogingen leveren al wat interessante inzichten op. Experimenten met online samenwerkplatformen LNV is momenteel bezig met een grote veranderingsoperatie. Niet alleen de organisatiestructuur veran- dert, maar er wordt ook gekeken naar nieuwe manieren van werken. Om de daad bij het woord te voegen heeft een aantal directies eigen samenwerkplatformen opgezet. Zo hebben twee directies gepoogd om de discussie over de reorganisatie ook online te voeren. Daarvoor hebben ze Ning gebruikt. De twee Ning-sites zijn nogal verschillend. De één is bijzonder levendig. Het management start er discus- sies, schrijft blogs en reageert. Medewerkers zijn er actief. Deze site wordt onder de aandacht gebracht via e-mail en er is een wisselwerking met de zeepkistbijeenkomsten die regelmatig op de gang plaatsvinden. En het leuke is dat ook medewerkers van andere directies mogen meediscussiëren. De Ning-site van de andere directie is rustiger: Minder inbreng van het management, minder leden, min- der actie. Waar ligt dat aan? Wil je een communitysite laten werken, dan moet je er net zoveel energie in steken als je moet doen om een groep op een 1.0-manier te vormen. In dit geval ontbrak het aan zo’n trekker, aan een communitymanager. Bij verandertrajecten geldt nog steeds: voorbeeldgedrag van het management is het sleutelwoord. Een doorlopend online werkoverleg Een andere directie wilde graag samen werken aan documenten, discussiëren, bloggen en documenten de- len. Een intern platform om dit te ondersteunen was er nog niet, maar men wilde wel een goed beveiligde omgeving. Daarom is deze directie in zee gegaan met SocialText, een wiki-platform met diverse 2.0-moge- lijkheden eromheen. Van alle medewerkers van de directie wordt verwacht deel te nemen aan dit platform en iedereen heeft daartoe een korte cursus gedaan. Het resultaat: documenten worden gedeeld en er wordt geblogd. Dat bloggen is prettig. Nu kun je nalezen waar je collega geweest is en wat hij daar gedaan heeft. Dat betekent ook dat de werkoverleggen een stuk korter kunnen: je kunt meteen de diepte in. Daarnaast worden de eerste ervaringen opgedaan met het samenwerken aan documenten. Dat is best eng: dat een ander je werk kan veranderen! Het discussiëren via internet komt minder snel van de grond. Het is een overzichtelijke groep, medewerkers zitten bij elkaar in de buurt. Bijpraten bij het koffieapparaat is functioneler. Tegelijkertijd zien ze welke andere mogelijkheden het platform nog te bieden heeft en dat er meer in zit dan er nu gebruikt wordt. Na jaren gebruik te hebben gemaakt van een step hebben ze nu een fiets gekre- gen. In eerste instantie gaan ze daar gewoon mee steppen, maar op een gegeven moment vragen ze zich toch af waar al die andere onderdelen voor zijn. Dat zijn ze nu aan het ontdekken. Negen constateringen Het is zoeken naar manieren om werken 2.0 goed te laten aanslaan. Het vraagt nogal wat: je moet er ener- gie instoppen, een andere omgangsvorm aanleren als medewerker en als leidinggevende, een goed gevoel hebben van waar de grenzen van de organisatie liggen (organisatiesensitiviteit) en vooral veel fantasie en creativiteit! Welke combinaties kun je maken om te zorgen voor meerwaarde?
  • 166 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) In totaal zijn er nu zo’n tien directies en projecten bij LNV die aan de slag zijn met 2.0-instrumenten: Ning, wiki’s, SocialText, Twitter, etc. Het gaat vooral om groepsvorming, bloggen en de mogelijkheid om discussies te voeren via internet. De eerste vraag van de meeste gebruikers was welk instrument zij kunnen gebruiken. Belangrijker is echter om te weten wat de principes zijn van web 2.0. Leer te werken met wat basistools en kies dan zelf wat passend is. Pas dan gaan de ingezette tools ook echt leven. Via de cursus ‘Werken met web 2.0’ krijg je meer inzicht in de mogelijkheden (zie cursus.ambtenaar20.nl). De diverse proefprojecten hebben vooralsnog tot een aantal constateringen geleid, namelijk dat • er bij medewerkers veel belangstelling is voor het verkennen van 2.0-instrumenten, • de instrumenten worden gebruikt voor kennisdeling, • sociale media vooral gebruikt worden voor interne processen, • er steun is vanuit het management om 2.0 te verkennen, • de 2.0-middelen maar weinig worden gebruikt om een virtuele werkplek te kunnen creëren, • stafdirecties nog niet toegerust zijn om andere directies en diensten te ondersteunen, • extern het beeld is dat LNV in vergelijking met andere ministeries voorop loopt in het gebruik van sociale media, • de ambtenaar 2.0 niet bij uitstek jong en dynamisch is, en • een focus voor het werken met 2.0 ontbreekt. En zo blijven we leren.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 167 Een participatieplatform om gezamenlijk taken op te pakken In Hoofdstuk 5 heb ik uiteen gezet dat een overheid 2.0 op drie ge- bieden een rol te vervullen heeft: op internet (in de samenleving dus, zie Hoofdstuk 6), bij interne samenwerking (inclusief betrokkenen van buiten de organisatie, zie Hoofdstuk 7) en in samenwerking met de samenleving (via een online participatieplatform). Op de internetsites van overheidsorganisaties is over het algemeen veel informatie te vinden (bijvoorbeeld de persberichten en andere mede- delingen) en er kunnen transacties worden verricht (een digitaal loket, bijvoorbeeld voor het aanvragen van een vergunning). Het ontbreekt echter aan mogelijkheden voor burgers en ambtenaren om gezamenlijk te werken aan maatschappelijke vraagstukken. De huidige internetsites zijn geen platform voor samenwerking, maar vormen eerder een muur tussen overheid en samenleving, soms met een loket erin. Uiteindelijk zouden overheidsorganisaties drie soorten sites moeten hebben: • een internetsite, waar staat wat de organisatie voor de samenleving doet en heeft gedaan; • een loketfunctie, waar te vinden is wat de organisatie voor individu- ele burgers kan betekenen; • een participatieplatform, waar taken staan die gezamenlijk opgepakt kunnen worden. Wat is een participatieplatform? Web 2.0 heeft het aantal mogelijkheden om los van tijd en plaats samen te komen en samen te werken enorm uitgebreid. Ambtenaren kunnen partici- peren in de maatschappelijke discussie en mensen van buiten de organisatie kunnen gemakkelijker worden betrokken bij virtuele teams. Maar het is ook mogelijk om werkzaamheden en uitdagingen gezamenlijk op te pakken door op internet plaatsen te creëren waar het potentieel van kennis, ideeën en energie in de samenleving bijeengebracht en benut kan worden. Dit participatieplatform is niet één grote site die centraal wordt neer- gezet voor de hele overheid. Het gaat er niet om een nieuwe moloch te creëren. Wat dan wel? Een dergelijk platform en de voorzieningen daarop moeten voldoen aan een aantal voorwaarden: • Het is een netwerk van internetsites, functionaliteiten en verbindin- gen die in samenhang een platform vormen voor samenwerking tussen overheidsorganisaties en betrokken burgers en bedrijven; • De voorzieningen en sites zijn met elkaar verbonden en geïntegreerd via internet, bijvoorbeeld door middel van links, widgets, api’s en feeds. Alle sites en onderdelen zijn dus modulair en gebouwd op basis van standaarden; • Deze diensten en voorzieningen kunnen zowel door overheidsorgani- saties worden gebouwd als door particuliere partijen (bedrijven of burgers). Zo is Verbeterdebuurt.nl zich momenteel aan het ontwik- kelen tot het platform om meldingen over rommel en vernieling in de openbare ruimte te verzamelen en erover terug te koppelen; Hoofdstuk 8. 21 manieren om een blogpost te schrijven die interessant is voor je lezers 1. Schrijf iets nuttigs; 2. Schrijf iets unieks; 3. Schrijf iets nieuwswaardig; 4. Schrijf iets als eerste; 5. Schrijf iets wat degene die het leest slimmer maakt; 6. Schrijf iets controversieels; 7. Schrijf iets inzichtelijks; 8. Schrijf iets wat op een angst van mensen inspeelt; 9. Schrijf iets wat mensen helpt iets te bereiken; 10. Schrijf iets wat een reactie uitlokt; 11. Schrijf iets wat een gevoel geeft dat mensen ergens bij horen; 12. Schrijf iets gepassioneerds; 13. Schrijf iets wat nieuws interpreteert of vertaalt voor mensen; 14. Schrijf iets wat inspireert; 15. Schrijf iets wat een verhaal vertelt; 16. Schrijf iets wat een probleem oplost; 17. Schijf iets lachwekkends; 18. Schrijf iets wat mensen tijd of geld bespaart; 19. Schrijf iets eigenzinnigs; 20. Schrijf iets wat een hulpbron is; 21. Schrijf iets over iets ‘cools’. Alex Vermeule, Auteursrichtlijnen Het Nieuwe Werken Blog.
  • 168 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Elke overheidsorganisatie kan op basis van deze modules en eigen en externe content een participatieplatform samenstellen waar zicht- baar wordt op welke onderwerpen samengewerkt kan worden. Iedere overheidsorganisatie een participatieplatform Kortom, de bouwstenen die op deze manier worden gecreëerd kunnen door elke organisatie worden gebouwd en door elke andere organisatie worden verzameld en ingezet. De lokale kaart van Verbeterdebuurt.nl kan immers ook worden geplaatst op de site van de dienst Milieu en Beheer van een gemeente. Een applicatie die door de ene gemeente is gebouwd is waarschijnlijk voor anderen ook nuttig en kan zo worden hergebruikt. Overheidsorganisaties verzamelen vervolgens alle manie- ren waarop met hun organisatie samengewerkt kan worden op één pa- gina. Zo ontstaat een lokaal participatieplatform. Dit platform is een verzamelsite, een overzicht van voorzieningen en mogelijkheden om als burger een bijdrage te leveren aan een maat- schappelijk vraagstuk, aan de samenleving. Tegelijkertijd is het een manier voor een organisatie om zich te profileren als overheid die in gezamenlijkheid problemen wil aanpakken en oplossingen die burgers aandragen waardeert. Daarbij valt te denken aan verschillende functi- onaliteiten: • anderen iets laten bouwen op basis van overheidsinformatie: door op het participatieplatform databronnen aan te bieden in een her- bruikbare vorm kunnen bedrijven of andere initiatiefnemers nieuwe diensten of voorzieningen ontwikkelen; • betrokkenen bij elkaar brengen rond onderwerpen: het platform moet de mogelijkheid bieden om rond een (beleids)thema communi- ties te bouwen (met functionaliteiten zoals bij Ning), mits die niet al elders op internet bestaan natuurlijk! • open en interactief beleidstrajecten doen: een voorziening voor be- leidsambtenaren om een beleidstraject en de stappen daarin inzich- telijk te maken, de stand van zaken door te geven, kennis en ideeën vanuit de samenleving te betrekken en over het resultaat terug te koppelen; • meer gebruik maken van crowdsourcing bij uitvoering en controle: burgers zijn een natuurlijke partner bij uitvoering en controle. Ze zijn overal en hebben vaak hetzelfde belang. Standaard voorzieningen om bijvoorbeeld kennis of ideeën in te winnen zouden handig zijn; • een overzicht bieden van activiteiten op internet: waar vinden nog meer relevante discussies plaats waar ambtenaren in actief zijn? Aan welke voorzieningen doet de organisatie nog meer mee? Op het par- ticipatieplatform moet het volledige overzicht van participatiemoge- lijkheden staan. Een interactieve gereedschapskist voor ambtenaren Door een dergelijk flexibel en modulair systeem aan te bieden kun- nen ambtenaren gemakkelijk aan de slag om burgers en bedrijven te betrekken bij hun werkzaamheden. Er ontstaat een gereedschapskist met instrumenten van de eigen en andere organisaties waarmee amb- tenaren en afdelingen een omgeving kunnen samenstellen die nodig is voor een bepaalde taak. Daar kan de communicatieafdeling een bege- leidende rol bij spelen. Verbeterdebuurt.nl Woordenboek: Ning is een internet­dienst waar een eigen sociale netwerksite kan worden gestart. Anderen kunnen daar lid van worden, discussiëren, bloggen, etc.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 169 Elke overheidsorganisatie kan aan de slag met het opzetten van een eigen site met participatiemogelijkheden, met het gebruik van be- staande online voorzieningen en diensten en het ontwikkelen en be- schikbaar stellen van eigen modules en mogelijkheden. Elke bijdrage levert een puzzelstuk waarmee uiteindelijk een participatieplatform voor de hele overheid ontstaat. Een platform waar zichtbaar wordt hoe vanuit overheid en burgers gezamenlijk wordt gewerkt aan het verbe- teren van de samenleving. Tien actiepunten voor participatie Dit hoofdstuk bevat tien actiepunten voor de overheidsorganisatie 2.0 die bepaalde taken en processen in samenwerking met de samenle- ving wil gaan uitvoeren: van beleidsvorming tot uitvoering en van com- munities tot crowdsourcing. Ook deze tien actiepunten zullen worden voorzien van praktische aanbevelingen waar een overheidsorganisatie zo mee aan de slag kan. De tien participatieprincipes voor overheidsorganisatie 2.0 21. Zorg dat de organisatie kan beschikken over een participatieplat- form; 22. Maak overheidsinformatie online beschikbaar; 23. Laat burgers bijdragen aan beleidsvormingsprocessen; 24. Betrek burgers bij de uitvoering van overheidstaken; 25. Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening; 26. Faciliteer communities rond de werkgebieden van je organisatie; 27. Maak deelname zo gemakkelijk mogelijk; 28. Zorg dat alles gedeeld en verspreid kan worden op internet; 29. Organiseer dynamiek; 30. Gebruik alle inbreng en koppel terug over het resultaat. Hieronder worden deze punten verder uitgewerkt. 21. Zorg dat de organisatie kan beschikken over een participatieplatform Zonder fundament kun je niet bouwen. Begin dus met het creëren van een participatieplatform naast de bestaande internetsite als basis om op verder te bouwen. Deze site werkt ook als aankondiging van een nieuwe aanpak, namelijk om bepaalde taken en uitdagingen gezamen- lijk op te gaan pakken. Behalve de introductie kan de site alvast infor- matiebronnen bevatten, een overzicht van communities waar ambte- naren in participeren en online voorzieningen waar de organisatie aan meedoet, zoals Verbeterdebuurt.nl of Watstemtmijnraad.nl. • Kom op korte termijn met een aanpak of strategie over de opzet van een participatieplatform en het betrekken van burgers bij werkzaam- heden en verantwoordelijkheden; • Zet alvast een fundament neer voor een participatieplatform, als aankondiging en om een basis te hebben waar op voortgebouwd kan worden; • Inventariseer welke voorzieningen, afspraken en modules al bestaan op internet en bij andere organisaties en zet ze in (organisaties als VNG of Burgerlink kunnen hier een bemiddelende rol in vervullen); Jeff Howe - Crowdsourcing. Why the Power of the Crowd is Driving the Future of Business (2008) Wat stemt mijn raad geeft inzicht in het stemgedrag van de gemeenteraad. De website is een initiatief van het ministerie van BZK in samenwerking met de gemeenten Almere, Groningen, Enschede en Woerden. Gemeenten die deel willen nemen kunnen contact opnemen met aanmelden@watstemtmijnraad.nl. Zie www.watstemtmijnraad.nl
  • 170 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Ontwikkel modules en voorzieningen voor interactie en samenwerking (bijvoorbeeld voor communities, crowdsourcing of beleidstrajecten via internet) en maak ze herbruikbaar voor andere overheidsorgani- saties; • Maak afspraken met leveranciers van voorzieningen om daar gebruik van te kunnen maken en om aan de kwaliteitsvoorwaarden van de overheid te kunnen voldoen met betrekking tot privacy, bestendig- heid, toegankelijkheid en archivering (denk daarbij ook aan Google, Ning of Hyves); • Meet het gebruik en trek er conclusies uit voor de doorontwikkeling en aanpassing van het platform en de voorzieningen. 22. Maak overheidsinformatie online beschikbaar Wees open en maak als organisatie zichtbaar waar je mee bezig bent. Een voorwaarde voor betrokkenheid en een kwalitatieve deelname van burgers aan processen en taken is een goede en actuele informatievoor- ziening. Alleen als burgers en maatschappelijke organisaties beschikken over dezelfde informatie is het mogelijk om een goede bijdrage te leve- ren. Een open overheid stelt publieke informatie overzichtelijk en her- bruikbaar (volgens open standaarden) beschikbaar aan de samenleving en maakt inzichtelijk hoe processen lopen en wat de stand van zaken is. Op deze manier kan overheidsinformatie zelfs worden aangevuld (zoals bij het Nationaal Archief) en gecontroleerd op fouten. • Laat de afdeling informatie of communicatie komen met een visie en strategie op Open Overheid voor de eigen organisatie: het via inter- net beschikbaar stellen van informatiebronnen en databanken in een open format (XML, API’s) zodat ze kunnen worden hergebruikt; • Zorg dat je intern je informatie op orde hebt zodat het gemakkelijk beheerd en beschikbaar gesteld kan worden; • Publiceer een lijst van databronnen die beschikbaar zijn; • Breng in kaart aan welke informatiebronnen behoefte is in de sa- menleving, bijvoorbeeld door daar bij organisaties en burgers navraag over te doen (zoals de Britse ‘Unlocking Service’); • Begin simpel, met bronnen die gemakkelijk online te zetten zijn. Op die manier ontstaat snel volume waar mensen mee aan de slag kun- nen; • Investeer tijd en energie die nu wordt besteed aan het beantwoorden van individuele WOB-verzoeken aan het online voor iedereen beschik- baar stellen van de gehele informatiebron; • Maak zoveel mogelijk gebruik van de ‘Open Data Principles’ als leidraad om informatie beschikbaar te stellen en hergebruik te promoten. 23. Laat burgers bijdragen aan beleidsvormingsprocessen Er is de laatste decennia veel ervaring opgedaan met inspraak en in- teractieve beleidsvorming. Web 2.0 biedt de mogelijkheid om nog een stap verder te gaan en een kans om een aantal van de waargenomen belemmeringen weg te nemen. Door vanaf het begin van een (beleids) proces inzicht te geven in de vraagstelling, de aanwezige kennis en de fasen van het traject worden burgers meegenomen in het proces. Per fase kunnen andere manieren worden ingezet om ideeën, kennis of inzet van burgers te benutten en diverse prikkels (incentives) om mensen te trekken. De verantwoordelijke ambtenaar of afdeling treedt Burgerlink, een programma van de stichting ICTU, wil een ‘schakel tussen burger en overheid’ zijn. Het programma reikt jaarlijks de eParticipatie Award uit: een erkenning voor de getoonde inzet van burgers en overheden op het gebied van digitale betrokkenheid. Verder ontwikkelt Burgerlink vier e-participatie-instrumenten waaronder Petities.nl en Watstemtmijnraad. nl. De instrumenten zijn gratis beschikbaar voor burgers, gemeenten en overheidsorganisaties. Zie www.burgerlink.nl Het Nationaal Archief publiceert sinds oktober 2008 foto’s op Flickr.com. Via de reacties, tags of via e-mail kunnen bezoekers informatie toevoegen over de foto’s. Zie http://twurl.nl/1feid5 Het Britse Office of Public Sector Information biedt de mogelijkheid om de openbaarmaking van informatiebronnen aan te vragen via internet, de Public Sector Information Unlocking Service (beta). Zie http://twurl.nl/ozvhpr De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) regelt de inzage in documenten van de overheid en de openbaarheid van over­heids­ informatie. Elke burger heeft het recht een verzoek tot inzage te doen, een wob-verzoek (ook bekend onder de term “wobben”). Enkele voorlopers op het gebied van overheid 2.0 in de Verenigde Staten hebben een lijst principes opgesteld waar online overheidsinformatie idealiter aan zou moeten voldoen. Zie http://twurl.nl/zo87m2
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 171 op als procesbegeleider om mensen te benaderen, stappen te maken en terugkoppeling te geven. • Er is meer kennis buiten dan binnen de organisatie. Investeer in kennis over crowdsourcing en online processen en de inzet ervan in over- heidsorganisaties. Een dergelijke expertisefunctie zou bij de afdeling Communicatie of Kennis opgehangen kunnen worden; • Maak via internet inzichtelijk met welke projecten en werkzaamheden de organisatie bezig is en geef de mogelijkheid om daar op te reageren (bij- voorbeeld via rating). Op die manier wordt duidelijk welke onderwerpen het meest geschikt zijn om mee van start te gaan; • Begin met het inzichtelijk maken van de fasen van enkele beleidstrajec- ten, de informatie die beschikbaar is, wie erbij betrokken zijn en welke de beslissingen worden genomen. Start met een laagdrempelig onderwerp; • Zorg voor een intern opleidingstraject voor beleidsmedewerkers om op te kunnen treden als procesbegeleiders van online beleidstrajec- ten. Medewerkers die deze cursus hebben gevolgd kunnen vervolgens een online kennisnetwerk vormen om ervaringen uit te wisselen; • Kies een geschikt traject (op basis van inhoud, doelgroep en mede- werkers) en begin gewoon. Stel je als organisatie open op en vraag ook om feedback over de aanpak en vorm van het traject; • Biedt ambtenaren de mogelijkheid om op het participatieplatform regelmatig en laagdrempelig status updates te geven (bijvoorbeeld via Twitter) van lopende trajecten. Deze kunnen bijvoorbeeld worden doorgeplaatst op sites van betrokken communities of bij buurtsites. 24. Betrek burgers bij de uitvoering van overheidstaken Niet alleen in de beleidsvorming kan gebruik worden gemaakt van de kennis, ideeën en energie van burgers, ook bij uitvoering en controle kan dat. Burgers zijn overal en zien veel. Hoe kan dat worden ingezet in de bedrijfsvoering? Ik noemde al Verbeterdebuurt.nl als platform waar burgers schade en grof vuil in de openbare ruimte kunnen melden. Op Iens.nl geven mensen commentaar op de kwaliteit van horeca (hoewel dit nog niet structureel wordt gebruikt door de Voedsel en Waren Autoriteit). Door laag- drempelige mogelijkheden te bieden voor burgers om hun ervaringen en waarnemingen te delen kan veel kennis worden verzameld en verwerkt. • Inventariseer welke bruikbare voorzieningen al bestaan op internet, bijvoorbeeld initiatieven van particulieren of van andere overheids- organisaties. Deze kunnen vaak snel worden toegepast voor de eigen organisatie; • Ga samenwerking aan met sites waar doelgroepen zich al bevinden (bijvoorbeeld restaurantbezoekers op Iens.nl) en integreer reactie- mogelijkheden en/of databronnen in die voorzieningen; • Begin een openbare online brainstorm (bijvoorbeeld via de site ‘Battle of Concepts’) om ideeën te verzamelen hoe crowdsourcing kan worden ingezet en burgers betrokken bij bepaalde taken (zie ook Ideastorm.com van Dell of MyStarbucksIdea.com van Starbucks); • Kies enkele ideeën uit om snel mee van start te gaan, zodat ervarin- gen opgedaan kunnen worden en de eerste dynamiek ontstaat; • Investeer in kennis over crowdsourcing en de inzet ervan bij uit- voering en toezicht. Uitvoerende en toezichthoudende organisaties zouden een apart expertisecentrum moeten inrichten om concepten te ontwikkelen en afdelingen te begeleiden; Woordenboek: Rating is de mogelijkheid om in beeld te brengen wat het meest populaire of gewaardeerde onderdeel is door mensen erop te laten stemmen (raten). Iens is een online restaurantgids waar bezoekers een waardering en commentaar kunnen achterlaten over een restaurant. Zie www.iens.nl Battle of Concepts is een crowdsourcing­ platform waar bedrijven en andere organisaties een vraag kunnen stellen en voor een goed antwoord een geldbedrag ter beschikking kunnen stellen. Diverse overheidsorganisaties maken er al gebruik van. Zie www.battleofconcepts.nl
  • 172 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Biedt een platform voor mensen om laagdrempelig waarnemingen te melden die zij relevant vinden (bijvoorbeeld via een tag op Twitter of een mailadres om foto’s heen te sturen). 25. Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening Aan de loketten van overheidsorganisaties worden alle vragen indivi- dueel behandeld. Maar niet elke vraag is uniek. Soms zijn er meerdere personen met dezelfde vraag. Of misschien hebben andere personen het antwoord al en is de tussenkomst van een ambtenaar niet meer nodig. Door een digitale wachtkamer te creëren vóór het loket kunnen burgers met elkaar contact hebben over een specifieke overheidsdienst- verlening, elkaar helpen en ideeën uitwisselen. Ambtenaren kunnen par- ticiperen in deze gesprekken. Een site als Getsatisfaction.com is een bekend platform voor “people powered customer service”. Het ontlast de helpdesk en er ontstaan automatisch communities van gebruikers. • Creëer digitale wachtkamers bij online dienstverlening van je organi- satie. Bied een mogelijkheid om groepen te vormen, vragen te stellen of klachten te melden en daarop te reageren; • Zorg ervoor dat medewerkers in staat zijn deel te nemen aan deze ge- sprekken (zowel qua ondersteuning als qua begeleiding en opleiding) en goed herkenbaar zijn als woordvoerder van de organisatie; • Trek conclusies uit de gesprekken in de digitale wachtkamers, bij- voorbeeld voor de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening of aanpas- sing van bestaande diensten. 26. Faciliteer communities rond de werkgebieden van je organisatie Niet alleen rond dienstverlening kunnen mensen worden verzameld. Waar je organisatie ook mee bezig is, er zijn altijd geïnteresseerden te vinden die op de hoogte willen blijven, een verhaal kwijt willen, ideeën of relevante kennis hebben en betrokken willen zijn. Wellicht bestaan daar op internet zelfs al communities voor (zie Hoofdstuk 6). Door mensen een platform te bieden rond hun interessegebied is het mogelijk om deze kennis, ideeën en betrokkenheid te verzamelen en in te zetten (zoals Obama heeft gedaan voor zijn plannen met de gezond- heidszorg). Bied mensen een platform om het gesprek aan te gaan met elkaar, faciliteer deze communities en leer ervan. • Bied een platform voor mensen om bij elkaar te komen rond beleids- thema’s of andere onderwerpen waar de organisatie mee bezig is (bij- voorbeeld rond gebieden, wijken of projecten). De initiatiefnemer kan een ambtenaar of burger zijn, als het maar laagdrempelig is; • Steun en faciliteer online communities, door ze een functionalitei- ten en platform te bieden, maar ook informatie, aandacht, discussie- punten en begeleiding. Denk na hoe een specifieke gemeenschap het beste verder geholpen kan worden; • De rol van de ambtenaar is steeds meer die van communitymanager: het faciliteren van online communities en discussies en het inzetten daarvan voor de werkzaamheden van de organisatie. Dat vraagt om specifieke capaciteiten en dus om specifieke opleidingen; • Het verder ontwikkelen van de community is ook openbaar: leg vragen over te nemen stappen voor, betrek leden bij de doorontwikkeling van Getsatisfaction biedt een platform voor een online klantenservice. Mensen kunnen vragen stellen en anderen kunnen die vragen ondersteunen, aanvullen of beantwoorden. Medewerkers en hun antwoorden zijn als zodanig herkenbaar. Zie www.getsatisfaction.com Woordenboek: De communitymanagers zijn de facilitatoren en gastheren van een online gemeenschap die interactie stimuleren, op de sfeer letten en ontwikkelingen agenderen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 173 het platform, etc. Voer elk gesprek over de community ook daadwer- kelijk op het platform en met de leden van de community; • Maak duidelijk dat de discussies niet de mening van de organisatie weerspiegelen maar dat de organisatie de maatschappelijke discus- sie stimuleert door er een platform voor te bieden. Zorg wel voor duidelijke spelregels (bijvoorbeeld die van Innovatie 2.0 bij het ministerie van EZ); • Trek conclusies uit de discussies, de achtergrond van deelnemers en de data van het gebruik en verspreid deze kennis binnen de organisa- tie. Dit is waardevolle informatie bij strategische en tactische beslis- singen. 27. Maak deelname zo gemakkelijk mogelijk Hoe groter de deelname, hoe meer informatie en data om gebruik van te maken en conclusies uit te trekken. Mensen moeten worden uit- genodigd tot participatie. Toegankelijkheid van informatie en sites heeft deels te maken met techniek, vormgeving en taalgebruik (zie ook de ‘Webrichtlijnen’), maar ook met sfeer en prikkelingen om deel te nemen en te reageren. Deelname moet zo gemakkelijk mogelijk zijn, maar ook leuk en vertrouwd. Dat vraagt om een ander soort vormgeving en om een flexibele opzet die kan meegroeien met nieuwe vragen en inzichten (perpetual beta). • Maak het platform zo toegankelijk en simpel mogelijk. Neem eenvoud voor de gebruiker als uitgangspunt (zoals Google). Let daarbij niet al- leen op vorm en tekst, maar geef ook duidelijke handvatten om deel te nemen (“Reageer hierop”); • Spreek mensen aan, stel vragen, betrek ze bij de discussie. Kortom, wees een discussieleider en verleid mensen tot participatie; • De huisstijl van internetsites is over het algemeen ontwikkeld met het doel informatie te presenteren, niet om een omgeving te creëren voor gesprekken en samenwerking. Zorg dus dat er een speciale variant op de huisstijl wordt gemaakt voor participatieve omgevingen; • Gebruik ook andere vormen om mensen te betrekken, zoals serious gaming. Wees creatief en zoek de vorm die het beste past bij onder- werp en doelgroep; • Zorg dat belangrijke sites en pagina’s te bereiken zijn via simpele en logi- sche links (zoals in geval van cursus.ambtenaar20.nl of www.volkskrant. nl/binnenland) waar mensen gemakkelijk naar kunnen verwijzen. 28. Zorg dat alles gedeeld en verspreid kan worden op internet Het aanbod aan informatie en aan internetsites wordt steeds groter. Het aantal kanalen versnippert en er is steeds meer concurrentie om aandacht. Iedereen kan publiceren. Een gratis blog bij WordPress is even goed bereikbaar als een site waar veel geld in is geïnvesteerd. Om mensen te bereiken en te betrekken moet juist gebruik worden gemaakt van het feit dat iedereen kan publiceren. Een boodschap die via netwerken wordt verspreid is krachtiger omdat vertrouwen wordt gesteld in de afzender (iemand die je kent). Om dat effect te bereiken moet het zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt om links, teksten of functionaliteiten te verspreiden. Op die manier kan verbinding worden gelegd met je product, dienst of merk en wordt het participatieplat- form verbonden met de maatschappelijke discussie online. Webrichtlijnen.nl is een site van de Nederlandse overheid met een opsomming van 125 kwaliteitseisen op het gebied van toegankelijkheid. Alle overheidswebsites moeten hieraan voldoen. Zie www.webrichtlijnen.nl Woordenboek: Een perpetual beta heeft, omdat een internetsite of –dienst nooit af is en altijd direct kan worden aangepast, nooit een definitieve versie (het blijft een bèta-versie). Woordenboek: Een serious game is een (online) computerspel met als doel al spelend een boodschap over te brengen of (leer)doel te bereiken. Wordpress is een internetdienst waar gebruikers gratis en zonder reclame een eigen blog kunnen starten. Zie www.wordpress.com. De online software kan ook bij de eigen internet- aanbieder geïnstalleerd worden. Zie daarvoor www.wordpress.org Voor de spelregels van EZ, zie pagina 164.
  • 174 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Zorg ervoor dat alles op de site “widgetable” is zodat het door an- deren kan worden verspreid via internet (zoals het embedden van filmpjes van YouTube of knopjes om onderdelen toe te voegen aan Delicious, iGoogle of aan iemands blog); • Bouw modulair en op basis van standaarden; • Zorg ervoor dat de onderdelen ook intern verspreid kunnen worden, via intranet, interne blogs en platformen; • Breng actief informatie over en delen van het participatieplatform naar mensen en groepen, ook offline. Dat vraagt om een communica- tieplan 2.0 in samenwerking met de communicatieafdeling; • Doe onderzoek naar de “re-usability” van internetsites en -platfor- men: hoe kan op de site hergebruik worden gestimuleerd? Welke on- derdelen worden het meest gedeeld en waarom? Welke vormgeving, woorden en functies werken het best? • Schuif medewerkers, producten of organisatieonderdelen naar voren als herkenbaar, interactief merk op internet; • Werk via netwerken: hou contact met de nodes in de netwerken (sleutelfiguren, stemmingmakers, etc.) om de impact te verbreden en meer mensen te bereiken. 29. Organiseer dynamiek In een leeg café wil niemand zitten. Op een participatieplatform moet dus wat te doen zijn: gezelligheid, dynamiek. Om aandacht te trekken, communities actief te houden en interactie te creëren moet er buzz zijn, beweging. Dat vraagt een investering van de communitymanager, bijvoorbeeld door mensen uit te nodigen om bij te dragen of door iets te organiseren. Maar een juiste inrichting van het platform helpt daar ook bij, bijvoorbeeld door mogelijkheden te bieden om te personalise- ren en te abonneren (met mail of rss). Zowel expliciete als impliciete (geaggregeerde) informatie kan worden gebruikt (bijvoorbeeld best bezochte pagina’s, “kijk ook eens op”, etc.). Naar buiten toe kan die dynamiek ook worden uitgedragen. • Creëer op het platform dynamiek en reuring: veel veranderingen, nieuwtjes, etc. Zorg dat het interessant blijft en dat mensen een reden hebben om regelmatig terug te komen; • Maak een planning voor de site of groep om regelmatig met iets nieuws te komen en beweging te houden; • Betrek leden of aanwezigen op de site door ze een rol te geven. Op die manier worden mensen gestimuleerd om terug te komen en bij te dragen; • Organiseer wedstrijden en gebeurtenissen waarbij wordt gevraagd om bijdragen, bijvoorbeeld een poll, een prijsvraag (voor een goed idee of om iets te bouwen of schrijven) of reacties op een actuele kwestie; • Zorg dat ambtenaren die actief op internet zijn (of via andere kanalen) op de hoogte zijn van wat er wordt georganiseerd en wat op het partici- patieplatform wordt aangeboden, zodat ze ernaar kunnen verwijzen. Woordenboek: Re-usability is het zodanig inrichten van internetpagina’s dat gemakkelijk onderdelen kunnen worden doorgeplaatst of hergebruikt (vgl. usability). De eParticipatie Award wordt jaarlijks uitgereikt door Burgerlink. De wedstrijd brengt een aantal mooie voorbeelden uit de overheid en samenleving bij elkaar. De winnaars van 2008 waren Rotterdam Idee en BuurtLink. In 2009: De Amstel verandert en verbeterdebuurt.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 175 30. Gebruik alle inbreng en koppel terug over het resultaat Veel burgers zijn genegen om mee te denken en te praten over zaken die hen aan het hart gaan of waar ze interesse in hebben, dus ook de thema’s waar we als ambtenaren mee bezig zijn. Het vraagt van mensen een investering in tijd en moeite om zo’n bijdrage te leveren. Daar wil- len ze wel iets van terug zien. Niet perse dat er iets mee wordt gedaan, maar in ieder geval een bevestiging dat ze gehoord zijn. Samenwerken kan alleen op basis van vertrouwen en respect. Dat vraagt van betrokken ambtenaren om duidelijkheid en authenticiteit (zie ook de werkprincipes in Hoofdstuk 10). Denk vooraf goed aan verwachtingenmanagement en koppel achteraf terug wat er met bijdragen is gedaan en waarom. • Elke bijdrage is waardevol en moet zichtbaar zijn en meegenomen worden (met uitzondering natuurlijk van schuttingtaal en niet-rele- vante of beledigende teksten). Wees dus zeer voorzichtig met het verwijderen of weigeren van bijdragen. Reageren op basis van argu- menten is sterker; • Eerlijkheid en vertrouwen zijn cruciaal om de authenticiteit en de waarden van een organisatie of merk neer te zetten en mensen te betrekken en betrokkenen te houden. Kom met een strategie om dat imago te verbreden en een plan om het waar te maken; • Maak alle bijdragen zichtbaar en stop niets weg; • Denk van tevoren na over verwachtingenmanagement en geef aan wat de positie en fase is van een samenwerking of discussie in de context van waar overheid en politiek staan rond dat thema; • Zorg voor terugkoppeling. Een online traject loopt van het eerste be- gin tot de laatste stap. Hou betrokkenen gedurende het gehele traject op de hoogte van de stand van zaken, de besluitvorming en afwikke- ling en laat zien wat er met ieders bijdrage gedaan is. Samenvatting Een ruimte waar overheid en samenleving, ambtenaren en burgers, ge- zamenlijk kunnen bouwen aan oplossingen is een nieuw concept. De organisatie is daar nog nauwelijks op ingericht, gebouwen zijn daar nauwelijks op ingericht, en ook online zijn daar geen voorzieningen voor. Die moeten we echter wel creëren. Er moeten platformen worden gecreëerd waar de nieuwe mogelijkheden van web 2.0, co-creatie en crowdsourcing kunnen worden ingezet. Ambtenaren en burgers moeten de instrumenten aangereikt krijgen om ermee aan de slag te gaan en nieuwe oplossingen en werkwijzen te vinden. Het zijn manieren om de kloof met de samenleving te overbruggen. Dat vraagt wel om een andere manier van werken, zowel intern als naar buiten toe. Stafafdelingen kunnen daarbij ondersteunen, maar uiteindelijk moet het beheer (het communitymanagement) bij de verantwoordelijke af- deling liggen. Aan overheidsorganisaties de taak om daar goed over na te denken en er een strategie voor te ontwikkelen. In het kort komt dat neer op vier stappen: Twitter Maxime Verhagen: www.twitter.com/maximeverhagen Virtueel Apeldoorn: www.virtueelapeldoorn.nl Wat stemt mijn raad: www.watstemtmijnraad.nl Weblog Harmen Binnema: harmenbinnema.web-log.nl Wij bouwen een wijk: www.wijbouweneenwijk.nl Zo’n burgemeester wil Almelo: www.zonburgemeesterwilalmelo.nl In de categorie samenleving: 150 Volksvertegenwoordigers: www.150vv.nl De Nationale Dialoog: www.denationaledialoog.nl Droombeek: www.droombeek.nl Eerlijke Bankwijzer: www.eerlijkebankwijzer.nl Fiets in de knel: www.fietsindeknel.nl Flitsservice.nl: www.flitsservice.nl Geheugen van Oost: www.geheugenvanoost.nl Greenpeace Hyve: greenpeace.hyves.nl HNS Developersomgeving: dev.hetnieuwestemmen.nl Kamertweets: www.kamertweets.nl Kieskompas: www.kieskompas.nl Meet my street: www.meetmystreet.nl OCO sterren 2.0: www.onderwijsconsument.nl Petities.nl: www.petities.nl Verbeter de buurt: www.verbeterdebuurt.nl Zie www.burgerlink.nl
  • 176 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) • Maak alle informatie online beschikbaar en geef inzicht in je werkzaam- heden; • Biedt een platform voor mensen om bij elkaar te komen en bij te dragen; • Organiseer dynamiek en zorg dat het gaat leven en verspreid wordt; • Zorg dat alle inbreng verwerkt wordt en koppel terug over het resul- taat. Dit is een nieuwe wereld voor overheid en samenleving, maar een cruci- ale factor om naar een overheid 2.0 en een samenleving 2.0 te groeien. De vraag is niet of we taken samen gaan oppakken, maar hoe en wan- neer. Prof. Valerie Frissen sprak recentelijk over een nieuwe kloof: tus- sen een samenleving 2.0 die al onderweg is en een overheid 2.0 die nog maar net van start is. Met deze actiepunten (en de twintig hiervoor) kunnen overheidsorganisaties beginnen met de achtervolging. Eén van de aanwezigen bij de Innovation Lecture 2008 (#IL08) stelde voor om het innovatiebeleid van het ministerie van EZ te crowdsourcen. De minister ging daar enthousiast op in. Uiteraard werd dat nieuws direct verspreid. Meer hierover op http://twurl.nl/g0xuyg
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 177 Voorbeeld: Innovatie 2.0, een online community voor beleidstrajecten Door Linda van Duivenbode Bij het organiseren van de ‘Innovation Lecture’ van het ministerie van EZ in 2008 hadden we niet kunnen denken dat “Innovatie 2.0” het resultaat zou zijn. Onze gastspreker Charles Leadbeater gaf zijn visie op het belang van het benutten van kennis binnen en buiten de organisatie. En hij gaf aan dat op internet al volop communities bezig waren met deze nieuwe vormen van samenwerking. Dat leverde een interessante discussie op en de vraag of EZ zelf ook op deze manier zou moeten samenwerken om innovatiebeleid tot stand te laten komen. Goede vraag! Weer op kantoor gingen we met die vraag aan de slag, geholpen door het netwerk Ambtenaar 2.0. Met een goedgekeurd plan van aanpak zijn we aan de slag gegaan met het proefproject ‘Innovatie 2.0’. Zonder verkenning, haalbaarheidsstudie, agenda of budget. Wat wilden we bereiken met innovatie 2.0? Onze doelstellingen waren om inhoudelijk bijdragen aan de beleidsontwikkeling te verzamelen en al doen- de te leren hoe de inzet van web 2.0-middelen (sociale netwerksites, forums, wiki’s) kan worden toegepast voor beleidsontwikkeling. Met als beoogde resultaten om • in co-creatie met de deelnemers (bouwstenen voor) innovatie- en ondernemerschapsbeleid te ontwik- kelen; • de bekendheid met en het draagvlak voor innovatie- en ondernemerschapsbeleid bij de doelgroep te doen toenemen, doordat dit beleid samen met de doelgroep is ontwikkeld; • EZ meer inzicht te geven in platformen en informatiegemeenschappen op internet, waarop beleid per geval in co-creatie kan worden ontwikkeld; • beleidsambtenaren te laten leren om web 2.0-middelen in te zetten voor beleidsontwikkeling, zodat co- creatie via het web standaard meegenomen wordt bij het betrekken van stakeholders bij beleidsontwik- keling en zodat het wordt ingebed in de ‘Wegwijzer Beleidscommunicatie’. Er valt zeker nog meer te leren, maar inmiddels is duidelijk dat web 2.0 een belangrijke rol te vervullen heeft bij beleidscommunicatie, beleidsvorming en kennismanagement. De volgende stap is om te zorgen voor verankering van 2.0 in het primaire beleidsproces. Wat hebben we dan gedaan? Terugkijkend op het afgelopen jaar is er heel wat gebeurd. De volgende zaken hebben we op poten ge- zet: • We hebben een groep ‘Innovatie 2.0 – Community of Talents’ opgezet op LinkedIn als communicatiekanaal en discussiegroep. Deze groep is buiten verwachting succesvol met bijna 3000 leden en organiseert eigen bijeenkomsten; • Daar hebben we input gevraagd op twee beleidsvragen. De opbrengst was respectievelijk vijftig en hon- derd zeer serieuze en uitgebreide antwoorden in een periode van vier tot zes weken; • De sector is betrokken bij het tot stand komen van het innovatieprogramma Creatieve Industrie. Dit is een langduriger en meer complex traject waarbij bijeenkomsten worden afgewisseld met online dialoog; • We hebben een traject gedaan met het crowdsourcen van concepten over diensteninnovatie onder stu- denten en young professionals (t/m 30 jaar) via het netwerk van Battle of Concepts. Enkele leerpunten Samenvattend kan worden gesteld dat inderdaad snel en laagdrempelig input voor beleid verkregen kan worden. Web 2.0 biedt een manier om snel kennis en ervaring van buiten naar binnen te krijgen. De kwaliteit en hoeveelheid van de input hangt sterk samen met de helderheid van de vraagstelling en het
  • 178 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) kunnen bereiken van de doelgroep. Er is veel enthousiasme en het platform waar men de dialoog met de overheid kan aangaan lijkt zeer gewaardeerd te worden. Voor ambtenaren is het een kans om het netwerk te vergroten en ervaringen te delen. De zichtbaarheid (en hopelijk het begrip) voor de rol van ambtenaar worden erdoor vergroot. Een dergelijke 2.0-aanpak vereist wel dat de organisatie open staat voor en kan omgaan met meningen die wellicht niet die van de “gevestigde orde” zijn. Naast input op gedefinieerde beleidsvragen leveren de discussies veel inzicht op in de beleving van innovatie onder mensen die bewust met innovatie en onderne- merschap bezig zijn. Een punt van aandacht is hoe we hiermee omgaan (willen we deze signalen zien?) en praktisch verwerken (op LinkedIn lopen ruim 100 discussies waarvan sommige met tientallen reacties). De keuze voor platformen en instrumenten vraagt ook aandacht: het moet de beleidsmedewerker wel gemak- kelijk gemaakt worden om met de nieuwe mogelijkheden aan de slag te gaan. Spelregels van het ministerie van EZ voor Innovation 2.0 • Het ministerie van Economische Zaken (EZ ) nodigt u uit om inhoudelijke bijdragen te leveren voor de ontwikkeling van beleid op de drie genoemde onderwerpen. Het doel is om nieuwe antwoorden te vinden op concrete beleidsvragen en zo effectiever innovatie- en ondernemers­beleid te ontwikkelen; • De medewerkers van EZ bereiden een standpunt voor van de minister van EZ en verzamelen daarvoor informatie en opinies. Niet iedere bijdrage door deel­­­nemers zal door EZ worden overge­nomen. De uit­­einde­­lijke visie van EZ wordt bepaald door de minister. Deze visie zal worden teruggekoppeld aan de deel­nemers; • We vragen deelnemers transparant te maken wie ze zijn en welke expertise ze hebben; dat geldt ook voor deelnemende ambtenaren van EZ; • Iedere deelnemer aan de discussie is verantwoordelijk voor zijn eigen bijdragen. Deelnemers kunnen niet zelf discussies beginnen. De deelnemende ambtenaren zullen niet deelnemen aan de discussie, tenzij hun expliciet een vraag wordt gesteld. In hun antwoord zullen de ambtenaren zich beperken tot het verstrekken van openbare en feitelijke informatie en zich onthouden van hun persoonlijke mening; • EZ verwijdert geen bijdrage, tenzij het om spam gaat. EZ definieert spam als een bijdrage in een discussie te interpreteren is als acquisitie, promotie en/of reclame voor uw bedrijf, product, dienst of bijeenkomst. Bij herhaling wordt de deelnemer die spamt uitgesloten van de discussie.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 179 Een strategie voor overheid 2.0 Internet maakt gesprekken mogelijk, onafhankelijk van tijd en plaats. Gesprekken leiden tot samenwerking, over grenzen heen. En via samen- werking kunnen we iets bereiken en tot stand brengen, met bijdragen van diverse kanten. Soms vinden deze gesprekken, samenwerking en processen plaats in de samenleving en kunnen we daar als ambtenaren aan bijdra- gen. Soms gaat het om interne taken en komen mensen uit verschillende delen van de organisatie bij elkaar. En soms zijn het uitdagingen die het beste gezamenlijk opgepakt kunnen worden, op een participatieplatform. Elke overheidsorganisatie kiest haar eigen strategie Al deze nieuwe mogelijkheden veranderen het werk van de overheid en van ambtenaren fundamenteel. In het eerste boek Ambtenaar 2.0 staat uitgebreid beschreven wat deze veranderingen zijn en waar ze gevolgen hebben voor de overheid. Dit boek is een vervolg daarop. Het bevat praktische actiepunten voor overheidsorganisaties om aan de slag te gaan: om te deel te nemen aan maatschappelijke discussies op in- ternet, om interne online samenwerking mogelijk te maken en om het potentieel van betrokken burgers in te zetten. De aanbevelingen bij de actiepunten geven handvatten om uitvoering te geven aan overheid 2.0. Dit boek is echter geen plan van aanpak. Hoewel er samenhang is tussen de punten en de concepten daarachter, is het aan organisaties zelf om een strategie samen te stellen die pas- send is. Dat is afhankelijk van de taken en doelstellingen van de organi- satie, maar ook van management, medewerkers en organisatiecultuur. De volgende stap is om een eigen strategie op te stellen om meer 2.0 te worden. Welke route is voor jouw organisatie het meest geschikt en past het beste? Met welke actiepunten begin je? Welke rol spelen staf- afdelingen, beleidsafdelingen en uitvoerders? Intern beginnen of juist extern? Welke informatiebronnen kunnen nu al online worden gezet? Wat die strategie ook gaat worden, duidelijk is dat niet aan een over- heid 2.0 gewerkt kan worden door de verantwoordelijkheid alleen te beleggen bij een afdeling Communicatie of de ICT-afdeling. Werken 2.0 vraagt om een organisatieverandering, een cultuurverandering, die op iedereen effect zal hebben. Bedenk dus hoe het onderdeel kan worden van het dagelijkse werk, van de bestaande processen. Als het wordt ge- presenteerd als een leuk nieuwtje dan beklijft het niet. Alleen als me- dewerkers werken 2.0 efficiënt in kunnen zetten voor hun eigen werk en er de meerwaarde van in leren zien, dan wordt het gebruikt. Belangrijk is ook om vast te stellen dat een strategie zich niet kan rich- ten op één van de drie in de vorige hoofdstukken beschreven werelden. De kracht zit juist in de verbinding: Ambtenaren die op internet actief zijn maken ook deel uit van interne virtuele teams. Modules voor een online beleidstraject kunnen via widgets ook in bestaande communities worden geplaatst om de juiste kennis aan te spreken. En deze modu- les zijn ook bruikbaar om intern in te zetten. Een strategie bevat een brede visie en aanpak om onderweg te gaan naar overheid 2.0 (dus niet alleen online). Dit boek is een oproep aan overheidsorganisaties, aan bestuurders en ambtenaren, om met zo’n strategie te komen. Hoofdstuk 9.
  • 180 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) En wat kan er worden gedaan op nationaal niveau? Elke overheidsorganisatie zal zelf met een strategie voor overheid 2.0 moeten komen, op maat gemaakt voor de eigen organisatie. Maar wat moet er op nationaal niveau gebeuren om te komen tot een overheid 2.0? Twee voorzieningen die centraal ondersteund zouden kunnen wor- den: • platformen en modules: op internet is alles deelbaar en herbruik- baar. Werkwijzen en ervaringen kunnen gedeeld worden (bijvoorbeeld via Ambtenaar 2.0), maar modules (bijvoorbeeld voor participatie) kunnen ook hergebruikt worden. Overheidsorganisaties kunnen hun modules delen, maar op centraal niveau kunnen ook modules worden ontwikkeld en klaargezet; • adviesteams: door ervaringen en documenten uit te wisselen of door vragen te stellen op Ambtenaar 2.0 kan heel wat worden geleerd, maar het zou nog mooier zijn als iemand langs zou kunnen komen om het uit te leggen, toegepast op de eigen organisatie. Net zoals de i- teams van EGEM zouden 2.0-teams ingezet kunnen worden. En daarnaast kunnen we leren wat in andere landen al gebeurt, zoals de initiatieven van president Obama in de Verenigde staten en de aftrap die Australië gedaan heeft: • een commissie Overheid 2.0: een commissie, dat klinkt misschien niet zo vooruitstrevend, maar het is een manier om een brede groep mensen bij elkaar te brengen om zo een landelijk advies voor te be- reiden en het onderwerp te agenderen. Zoals de Australische Gov 2.0 Taskforce dus. En uiteraard gaat deze taskforce aan de slag volgens de principes van een organisatie 2.0! En dat lijkt me een mooie oproep om dit deel mee te eindigen. Veel overheidsorganisaties gebruiken nog Internet Explorer 6 (IE6) als internetbrowser. Veel internetsites zijn daardoor niet toegankelijk of slecht te gebruiken. Oude software vormt zo een belemmering voor ambtenaren om efficiënt te werken. Vandaar deze oproep om een campagne te beginnen tegen het gebruik van Internet Explorer 6.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 181 Kunnen organisaties twitteren? Er zijn al heel wat handleidingen verschenen over hoe je Twitter kunt gebruiken. Maar nu is er ook een handleiding speciaal voor ambtenaren. Althans, voor (de communicatieafdelingen van) overheidsorganisa- ties. Kan dat eigenlijk wel, twitterende overheidsorganisaties? Er zijn natuurlijk genoeg ministeries en gemeenten die twitteren. Maar eigenlijk is dat raar. Organisaties twitteren namelijk niet, dat doen mensen. Welke mensen zijn in een organisatie met Twitter actief? Dat kan in principe iedereen zijn. Van ministers, burgemeesters, gemeentesecretarissen en wethouders tot elke ambtenaar aan toe, zoals ik. Soms persoonlijk, soms zakelijk, soms ertussenin. Twitter is een persoon- lijk medium om iets te vertellen en om gesprekken te voeren. Hoe vertaal je dat uitgangspunt naar een overheidsorganisatie? Neil Williams, hoofd van de digitale kanalen van het Britse Department for Business, Innovation and Skills, heeft geprobeerd dat uiteen te zetten, in een handleiding van twintig pagina’s: de ‘Template Twitter strategy for Departments’. Hoofdpunten Het document gaat uit van de communicatiedoelen die een organisatie wil bereiken, te weten: • het verspreiden van de eigen boodschap; • begrip creëren door toegankelijk taalgebruik; • inhoudelijke geloofwaardigheid en autoriteit opbouwen; • actief zijn op het gebied van sociale media; • het bieden van een laagdrempelige reactiemogelijkheid; • mogelijkheden aanbieden om te abonneren op nieuws; • monitoren wat over de organisatie wordt gezegd en daar op reageren; • live verslag doen van gebeurtenissen of bijeenkomsten. Daarnaast leveren diverse monitoringinstrumenten manieren om het gebruik te analyseren en daarvan te leren. Er is ook aandacht voor de risico’s, zoals verkeerd gebruik van het middel, misbruik (bijvoorbeeld hacking) of problemen of veranderingen bij Twitter zelf. Die risico’s kunnen zorgen voor een negatieve uit- straling voor de organisatie en al het opgebouwde krediet weer tenietdoen. Het raken van de juiste snaar is dus cruciaal. Williams noemt een aantal voorwaarden waar tweets aan moeten voldoen: • diversiteit: het moet afwisselend zijn en interessant om te blijven volgen; • menselijk: normaal taalgebruik en geen automatische feeds; • regelmaat: niet teveel maar ook niet te weinig; • retweetable: zorg ervoor dat volgers tweets kunnen doorsturen (retweeten); • actueel: Twitter is “hier en nu”, dus alleen actuele nieuwtjes; • geloofwaardig: een grapje mag, maar blijf verder bij je leest; • betrekkend: ook relevante informatie van anderen doorplaatsen; • gericht: hou je bij je onderwerp, voor andere functies zijn andere kanalen. Wat staat er verder in het stuk? • tips over wat voor soort informatie kan worden verspreid via Twitter; • een aantal voorbeelden van internetsites die webadressen verkorten; • wat betekenen termen als dm, retweet en hashtag? • het maken van specifieke Twitter-kanalen voor bijvoorbeeld campagnes; • waarom is Twitter belangrijk en hoeveel mensen gebruiken het? • Twitter-adressen van overheidsorganisaties, politiek, media, etc. (in Groot-Brittannië); • hoeveel tijd besteden andere overheidsorganisaties aan Twitter? • een voorbeeld van het Twitter-beleid van een organisatie.
  • 182 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Het stuk is twintig pagina’s in totaal, elke communicatieafdeling kan er zo mee aan de slag. En dat is ook de bedoeling. Wil je als organisatie beginnen met het gebruik van Twitter, dan ben je met dit document al een heel eind op weg! Drie gemiste punten De vraag uit de titel was: ‘Kunnen organisaties twitteren?’ Twitteren in de letterlijke betekenis van “kwet- teren” of “babbelen” dus. In de handleiding beschrijft Williams een aantal manieren om als organisatie menselijk over te komen, bijvoorbeeld door normale taal te gebruiken, niet teveel automatisch door te plaatsen, vragen te beantwoorden, etc. Maar Williams kiest er toch voor om een instantie te blijven en geen mens (of groep mensen) te worden. Deze instantie is namelijk alleen open tussen negen en vijf, volgt automatisch iedereen terug en het is onbekend met welke personen je te maken hebt. Kortom, veel valkuilen worden ontweken in deze Twitter-strategie voor organisaties, maar er blijven er nog drie over: • Maak bekend wie er toegang hebben tot het Twitter-account van de organisatie. Iedereen weet dat er mensen achter zitten, laat even weten wie; • Automatisch terugvolgen betekent dat er een computer achter zit en niet een mens. Sommige mensen zijn relevant om te volgen voor een organisatie en dat kun je ook zichtbaar maken; • Een vraag, klacht of melding uren of zelfs dagen laten liggen is niet in de geest van Twitter. Het is best mogelijk om met het team af te spreken om regelmatig na te kijken of je wordt aangesproken (de re- plies). En alle andere medewerkers dan? Twitter heeft ondertussen een zodanige omvang dat je ervan uit kunt gaan dat elke overheidsorganisatie meerdere twitteraars onder haar medewerkers heeft. Het is natuurlijk prima dat er ook voor de organisatie een kanaal op Twitter geopend wordt, maar vergeet niet dat elke medewerker op internet een ambassa- deur is van je organisatie. Ze hebben hetzelfde middel tot hun beschikking en gebruiken het waarschijnlijk de hele dag door. Is dat niet relevant voor een Twitter-strategie? Het toevoegen van een nieuw kanaal aan de communicatiemix van de organisatie is niet moeilijk. Maar dat is niet waar het bij web 2.0 om gaat. Het speelveld is veranderd: van overheidsorganisaties wordt ver- wacht dat ze meedoen aan het gesprek online. Daarbij kan de communicatieafdeling niet meer als enige de organisatie vertegenwoordigen, dat moeten alle medewerkers gezamenlijk doen. Dat is je nieuwe com- municatiestrategie. Het Twitter-beleid van het Britse Department for Business, Innovation and Skills is te vinden op http://twurl.nl/x6js5t
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 183 Deel III. Aan het werk als ambtenaar 2.0 Direct de werkprincipes voor de ambtenaar 2.0 lezen? Ga dan naar pagina 186.
  • 184 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Handvatten voor de ambtenaar 2.0 De wereld is snel aan het veranderen en voor ambtenaren is die veran- dering misschien nog wel fundamenteler dan voor andere beroepsgroe- pen. Dat betekent dat overheidsorganisaties moeten gaan investeren in de 2.0-vaardigheden van ambtenaren. Dat lukt niet in één keer, dat moet stukje bij beetje. Ambtenaar 2.0 heeft een aantal middelen om collega-ambtenaren in kleine stappen in te leiden in de wereld van 2.0. Daarover gaat de eerste paragraaf. Sinds het uitkomen van het eerste boek heb ik veel vragen gekregen over hoe je als ambtenaar 2.0 aan de slag kunt bij je eigen organisa- tie. Hoe werk je eigenlijk als ambtenaar 2.0? Waarin is dat anders dan anders? Om daarbij te helpen zijn de werkprincipes voor de ambtenaar 2.0 opgesteld. Geen gedragsrichtlijnen, maar hulpmiddelen om op een moderne manier zoveel mogelijk te bereiken in je werk. Ook vragen veel ambtenaren zich af wat ze wel en niet mogen op in- ternet. Behalve de werkprincipes is daarom ook een Handreiking Amb- tenaar 2.0 opgesteld. Als ambtenaar heb je je aan bepaalde gedragsre- gels te houden. Dat was altijd al zo. Die gelden ook op internet. Maar een online samenleving vraagt ook interactie vanuit de overheid. Hoe ga je daarmee om? De Handreiking helpt daarbij. De werkprincipes en de handreiking gaan vooral in op de houding en werkwijze van de ambtenaar 2.0. Ze zeggen echter weinig over de technische middelen en online instrumenten die zo’n manier van wer- ken kunnen ondersteunen. In het eerste boek kun je daar meer voor- beelden van vinden. Om daar toch een indruk van te geven heb ik op een rij gezet welke middelen ik zelf zoal inzet. Dat is de laatste para- graaf van dit hoofdstuk. Leren over Ambtenaar 2.0 Er wordt veel geschreven over Ambtenaar 2.0 en nog wel meer over web 2.0 in het algemeen. Daar helpen alle leden van Ambtenaar 2.0 zelf ook aan mee. Aandacht vragen voor de gevolgen van web 2.0 voor de overheid en de ambtenaar is één van onze doelstellingen. Vervol- gens moeten we ermee aan de slag. En dat kan een flinke drempel zijn als je voor het eerst met al die nieuwe mogelijkheden wordt geconfron- teerd. Daarom biedt Ambtenaar 2.0 een palet aan middelen om meer te leren over 2.0 en wat je ermee kunt. Voor jezelf, of om aan je collega’s aan te bieden. 1. Lees het boek Men kan beginnen met het lezen van het eerste boek natuurlijk. Daarin staat beschreven wat web 2.0 is en waar dat gevolgen heeft voor de overheid en voor ons als ambtenaar. Met voorbeelden en allerlei prak- tische tips en sites. Het boek is online beschikbaar maar ook gratis te bestellen. Daarmee krijgen geïnteresseerden in één keer een overzicht. Kijk verder op boek.ambtenaar20.nl. 2. Nodig een spreker uit Maar het werkt nog beter als iemand het komt uitleggen. Als je geïnte- resseerd bent geraakt in web 2.0 en je afvraagt wat het voor gevolgen en Hoofdstuk 10. boek.ambtenaar20.nl Lifehacking is een beweging van mensen die handige manieren en trucs (o.a. op de computer) zoeken om hun leven efficiënter in te richten en naar hun hand te zetten. Volgens pionier Martijn Aslander is het een mix tussen timemanagement, kennismanagement en persoonlijke ontwikkeling, met een vleugje web 2.0. Zie www.lifehacking.nl
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 185 mogelijkheden heeft voor jezelf of je organisatie, dan kun je een spreker uitnodigen om er meer over te vertellen. Daarvoor is het sprekersnetwerk van Ambtenaar 2.0. Vul op een formulier in wat je zoekt en wij zoeken er een goede spreker bij. Kijk verder op sprekers.ambtenaar20.nl. 3. Kom naar de Open Koffie Het gaat pas echt leven als je erover kunt praten. Met collega’s binnen de eigen organisatie, maar ook met collega’s elders binnen de overheid. Dat kan online op de netwerksite van Ambtenaar 2.0, maar ook op bijeenkom- sten die worden georganiseerd: de Open Koffie elke tweede maandag in Den Haag, de maandelijkse borrel 2.0 en bijeenkomsten elders in het land. Die bijeenkomsten geven de mogelijkheid elkaar te ontmoeten en ideeën uit te wisselen. Kijk verder op openkoffie.ambtenaar20.nl. 4. Volg de cursus Als je je verder wil verdiepen in het werken met web 2.0, de cultuur, de instrumenten en de spelregels, dan is er de cursus ‘Werken met web 2.0’. Deze cursus gaat specifiek in op de werkzaamheden van ambtena- ren en voorbeelden uit de overheid. Het is een praktische cursus met veel ruimte voor discussie. Kijk verder op cursus.ambtenaar20.nl. 5. Leer wat tips en trucs Na het volgen van de cursus kunnen deelnemers gebruik maken van een aantal instrumenten en kunnen ze beter inschatten hoe ze ermee om moeten gaan. Maar uiteindelijk leer je door het te doen. Door handige tips te verzamelen en te verspreiden kun je je verder ontwikkelen als ambtenaar 2.0. Lifehacking en workhacking voor ambtenaren. Kijk ver- der op tips.ambtenaar20.nl. 6. Stel een vraag in het forum Als je daarna nog vragen hebt, over het gebruik van de handigste sites en instrumenten of over hoe je 2.0 kunt inzetten voor je project of organisatie, dan kun je een vraag stellen in het forum. De ruim 2500 leden van Ambtenaar 2.0 hebben met elkaar heel wat kennis, ideeën en ervaring over overheid 2.0 ondertussen, dus er is vast iemand die je op weg kan helpen. Kijk verder op forum.ambtenaar20.nl. 7. Betrek je collega’s erbij Er zijn nieuwe manieren om samen te werken. Daar kun je natuurlijk niet in je eentje mee beginnen. Wil je Ambtenaar 2.0 promoten binnen je eigen organisatie dan kan dat natuurlijk ook: • Neem contact op zodat we ideeën kunnen uitwisselen: contact.ambtenaar20.nl; • Zet een artikel over Ambtenaar 2.0 in het personeelsblad of op het intranet: teksten.ambtenaar20.nl; • Maak een groep aan voor jouw organisatie en nodig je collega’s uit: groepen.ambtenaar20.nl; • Organiseer een bijeenkomst met een van onze sprekers: sprekers.ambtenaar20.nl; • Maak gebruik van bestaande materialen om te printen en te versprei- den: materialen.ambtenaar20.nl. Kijk verder op organisatie.ambtenaar20.nl. sprekers.ambtenaar20.nl Kijk voor de bijeenkomsten van Ambtenaar 2.0 in de agenda: agenda.ambtenaar20.nl openkoffie.ambtenaar20.nl cursus.ambtenaar20.nl tips.ambtenaar20.nl forum.ambtenaar20.nl organisatie.ambtenaar20.nl
  • 186 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Werkprincipes voor de ambtenaar 2.0 Van collega’s bij ministeries, gemeenten, provincies en waterschap- pen krijg ik regelmatig de reactie dat ze weliswaar het boek hebben gelezen, maar niet zo goed weten waar ze nu moeten beginnen. “Ik wil wel, maar mijn omgeving is nog niet 2.0.” Als je collega’s hebt die al 2.0 werken, dan is het een stuk gemakkelijker natuurlijk. Maar het is geen voorwaarde. Het moet ergens beginnen en dat kan net zo goed bij jou zijn. Om je op weg te helpen heb ik tien “werkprincipes voor de ambtenaar 2.0” opgesteld. Dus: hoe werkt een ambtenaar 2.0? Bij het opstellen van deze lijst heb ik geprobeerd om zelf volgens de werkprincipes te werken. Ik heb ideeën verzameld uit mijn netwerk en daartoe diverse instrumenten ingezet. Enkele tientallen mensen heb- ben een bijdrage geleverd. Nu gaat het erom deze werkprincipes in te zetten bij het dagelijks werk van de overheid, van jou als ambtenaar. Doe er je voordeel mee! De tien werkprincipes 1. Wees open en zichtbaar 2. Bepaal je eigen grenzen 3. Zorg dat anderen mee kunnen doen 4. Het proces is je product 5. Het kan altijd nog duidelijker en nog simpeler 6. Al het grote bestaat uit heel veel kleine delen 7. Het leven is altijd en overal 8. Neem initiatief 9. Ga voor oplossingen en resultaten 10. Werk is persoonlijk Hieronder worden deze punten verder uitgewerkt. 1. Wees open en zichtbaar Open werken is een voorwaarde voor anderen om bij te kunnen dragen. Maak dus zichtbaar waar je mee bezig bent. Bijdragen kunnen immers uit onverwachte hoek komen. Open werken leidt tot vertrouwen en betrokkenheid. Het maakt verbindingen mogelijk. Op die manier neem je mensen mee in je proces, zodat ze zich aan kunnen sluiten. Het maakt je ook beter vindbaar op internet, waardoor je je impact kunt verbreden. Het begint bij openheid. Op Twitter wordt ondertussen ook een jargon ontwikkeld om uitgebreide boodschappen toch in 140 tekens te pas- sen. In dit geval beaamt (RT) Erik Jonker de uitspraak van Niels Leerentveld dat het een goede tip was van het bedrijf Evernote (@MyEn) hoe hun programma aan Twitter gekop- peld kan worden, inclusief een link naar meer uitleg. Erik stuurt dit bericht niet alleen naar zijn netwerk op Twitter, maar ook naar zijn BZK-collega’s die gebruik maken van Yammer (#yam), een soort Twitter voor intern gebruik. Bij de provincie Noord-Brabant hangen de werkprincipes op het prikbord, zodat ze voor iedereen makkelijk na te slaan zijn. Zie http://twurl.nl/m8jg27.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 187 2. Bepaal je eigen grenzen Grenzen bestaan niet, die kies je. Ga niet uit van organisaties, dossiers of functieomschrijvingen, maar van mensen, thema’s en netwerken. Focus op het onderwerp en zoek daar de juiste mensen bij. Kijk door de structuren heen en gebruik wat je nodig hebt om je doel te berei- ken. Vergeet daarbij niet om je eigen grenzen te bepalen: je rol, taak en doel. Wees daar realistisch in. Richt je op waar je meerwaarde en kracht ligt en laat anderen de rest aanvullen. 3. Zorg dat anderen mee kunnen doen Doe niets alleen, maar maak mogelijk dat anderen een bijdrage kunnen leveren. In je netwerk zitten mensen met kennis, ideeën en energie en daar kun je gebruik van maken. Die bijdrage kan groot of klein zijn en in allerlei vormen komen. Wat voor de ene persoon een kleine bijdrage is kan voor een ander van cruciaal belang zijn. Daar moet je niet alleen voor open staan, dat moet je ondersteunen. Wat voor platform of mid- delen moet je bieden om anderen te kunnen laten bijdragen? Van dat proces ben jij de facilitator. 4. Het proces is je product Niets is ooit klaar, maar het bestaat al vanaf het moment dat je begint. En vanaf dat moment begint dus ook je werk: maak het zichtbaar en betrek anderen. Zelfs een eerste idee kan het begin zijn van een groter proces. Daarna kan het groeien en steeds verder uitgebouwd worden tot een volwaardig product. Maar het kan altijd nog beter. Zorg er dus voor dat je werk verder aangepast en verbeterd kan worden. De wereld om je heen is immers continu in ontwikkeling. 5. Het kan altijd nog duidelijker en nog simpeler Maak je werk toegankelijk en laagdrempelig, zodat anderen er gebruik van kunnen maken en eraan deel kunnen nemen. Neem ze bij de hand en leidt ze met kleine stapjes naar binnen. Hoe minder drempels, hoe meer mensen je kunt betrekken. Kijk door de bril van je doelgroep en maak het voor hen zo gemakkelijk mogelijk. Duidelijkheid levert ook tijd op: vraag door, maak helder, communiceer precies en relevant en maak duidelijk wat de mogelijkheden en jouw verwachtingen zijn. 6. Al het grote bestaat uit heel veel kleine delen Denk groot, maar werk klein. Alleen met veel kleine stappen kun je je doel bereiken. Frapper toujours! Maar incrementeel werken maakt je ook flexibel, zodat je je koers kunt aanpassen naar aanleiding van nieu- we ontwikkelingen. En door kleine delen zichtbaar te maken worden ze behapbaar voor anderen om op te pakken. Je bereikt niets wanneer je alles inzet op één grote klapper. Elk steentje dat wordt bijgedragen is een deel van het gebouw. 7. Het leven is altijd en overal Op internet is geen tijd of plaats. Virtueel kun je dus altijd en overal zijn. Zorg dat je daar bent waar het gebeurt, waar de mensen zijn. Door de online samenleving van een afstand te bekijken zie je hoe de paadjes lopen, waar de dynamiek zit. Kijk door de chaos heen en zie patronen. Zo kun je aansluiten op de ontwikkelingen. En die gaan steeds sneller. Als je daarin een rol wil blijven vervullen, dan moet je mee in dat tempo. Sneller is beter dus!
  • 188 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) 8. Neem initiatief Heb je een idee, ga ermee aan de slag. Wacht niet teveel op anderen om iets te ondernemen, maar betrek ze er wel bij. Door initiatief te nemen, bepaal je het speelveld. Anderen kunnen zich dan later bij je voegen. Gebruik je creativiteit, experimenteer en leer ervan. Alleen door het te doen kun je leren. Dat vraagt om ondernemerschap: de wil om iets te bereiken, om de overheid en het werk van de overheid een beetje beter te maken. Het begint bij jezelf. 9. Ga voor oplossingen en resultaten Wees positief, zie kansen. Er zijn meer mogelijkheden dan je denkt, maar je moet het wel organiseren. Hou je ogen open voor risico’s en belemmeringen, maar neem oplossingen als uitgangspunt en zoek de weg daar naartoe. Uiteindelijk gaat het niet om je werk maar om de werking die je hebt, concreet en praktisch. Zorg ervoor dat je stappen maakt en dingen bereikt. Pas dan is het resultaat van je werk bruikbaar en hebben anderen er iets aan. 10. Werk is persoonlijk Ook de overheid is mensenwerk. Laat zien dat er een mens zit achter je functie. Reageer als je wordt aangesproken en wees open, eerlijk en jezelf. Sociale omgangsvormen zijn ook in je functie en op internet van toepassing. Neem je persoonlijkheid dus mee naar je werk, want daarin zit je kracht. Maak gebruik van je capaciteiten, je betrokkenheid, je inzet en je netwerk en wees daar uniek in. Werk vanuit je persoonlijke motivatie, maar vergeet niet af en toe te relativeren! Wat mag een ambtenaar op internet? Door Pierre Deen Na het leren over web 2.0 en de discussies die daarbij horen, ligt de uit- daging natuurlijk in de inzet van deze nieuwe kennis in de praktijk. Niet alleen in de samenwerking met andere ambtenaren, maar ook daarbui- ten, op internet. De samenleving verwacht steeds vaker een responsie- ve en interactieve overheid. Wat is de rol die we als ambtenaar daarbij moeten vervullen? Wat mogen we online doen en zeggen? Waar moeten we mee aan de slag? Daar is de Handreiking Ambtenaar 2.0 voor. Floor Drees bereidt zich voor op een interview en gebruikt crowdsourcing om tot goede vragen te komen.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 189 De handreiking bestaat uit drie onderdelen: • De kaders: een opsomming van bestaande gedragsregels voor ambte- naren en waar je ze kunt vinden; • De Handreiking: vijf richtsnoeren om je te helpen bij het online func- tioneren als ambtenaar; • Veelgestelde vragen: vragen en antwoorden die je wellicht kunnen helpen. Hieronder staan de kader en de Handreiking beschreven. De veelge- stelde vragen zijn op internet na te lezen. Daar is ook een discussiefo- rum waar je andere vragen kwijt kunt. Kijk daarvoor op handreiking. ambtenaar20.nl.handreiking.ambtenaar20.nl Het antwoord van Maxime Verhagen op de vraag of ambte- naren mogen twitteren. Kaders: de bestaande gedragsregels voor ambtenaren Een ambtenaar moet zich, net als andere werknemers, houden aan be- paalde regels en afspraken. Dit zijn de kaders waarbinnen een ambte- naar opereert. Dit geldt ook voor de omgang met sociale media zoals weblogs en discussieforums. Hierna vind je de regels en kaders waar we ons als ambtenaren aan dienen te houden. Ambtenarenwet, artikel 125a In de ambtenarenwet staan de rechten en plichten beschreven van ambtenaren. Met name artikel 125a gaat in op het uiten van meningen door ambtenaren in het publieke domein: 1. “De ambtenaar dient zich te onthouden van het openbaren van ge- dachten of gevoelens of van de uitoefening van het recht tot vereni- ging, tot vergadering en tot betoging, indien door de uitoefening van deze rechten de goede vervulling van zijn functie of de goede func- tionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. 2. Het eerste lid is, voor wat betreft het recht van vereniging, niet van toepassing op het lidmaatschap van: a. een politieke groepering, waarvan de aanduiding is ingeschreven overeenkomstig de Kieswet of b. een vakvereniging. 3. De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die ver- plichting uit de aard der zaak volgt.” De Ambtenarenwet is te vinden op http://twurl.nl/m4j83b
  • 190 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren In 1998 was er onenigheid tussen de minister van Justitie en de ambte- lijke top van het Openbaar Ministerie. De communicatie hierover ver- liep deels via de media. Als reactie hierop werden de ‘Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren’ opgesteld, in de wandelgangen ook de Oekaze-Kok genoemd. Hoewel oekaze doet vermoeden dat het een ferme beteugeling van de bewegingsvrijheid van (rijks)ambtenaren betreft, valt dit in de praktijk mee.Hetisvooraleenuitwerkingvanartikel125avandeAmbtenarenwet: “De aanwijzingen beogen in de eerste plaats meer duidelijkheid te scheppen ten aanzien van de te volgen gedragslijn bij functionele con- tacten tussen ambtenaren en derden. Ook beogen de nieuwe aanwijzin- gen meer duidelijkheid te scheppen over de gelding van het grondrecht op vrije meningsuiting bij het optreden van ambtenaren buiten zijn functie (al dan niet als privé-persoon). De nieuwe aanwijzingen beogen op dit punt door het geven van meer duidelijkheid de vrije meningsuiting door ambtenaren te bevorderen. In een democratische rechtsstaat is het van belang dat ambtenaren zich niet onnodig belemmerd voelen om hun mening te geven over onderwerpen die het overheidsbeleid betref- fen. Omdat in de praktijk de meeste vragen zich voordoen bij contac- ten tussen (leden van) de Staten-Generaal en ambtenaren, wordt in de nieuwe aanwijzingen op die contacten het meest uitvoerig ingegaan.” Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR) Het ARAR is een uitwerking van de ambtenarenwet van de materiële rechten en plichten van de ambtenaren werkzaam bij het Rijk. Het ARAR kent geen bepalingen over uitingen in de publieke ruimte of om- gang met externe partijen. Een handreiking voor ambtenaren online Ook op internet dient een ambtenaar zich te gedragen als een amb- tenaar. Dat moge duidelijk zijn. Maar een nieuwe omgeving stelt ook weer nieuwe eisen: er zijn nieuwe verwachtingen en andere omstan- digheden. De Handreiking Ambtenaar 2.0 probeert in te gaan op deze vragen en daar wat richtsnoeren voor mee te geven. Daarbij zijn de Britse ‘Principles for Participation Online’ als voorbeeld gebruikt. Zie hieronder de vertaling. Wees geloofwaardig Als ambtenaar ben je accuraat, eerlijk, transparant en betrouwbaar in één-op-één-contacten en tijdens open discussies met meerdere deelne- mers. De uitlatingen die je doet, zijn uit naam van jouw organisatie. Wees consistent en constructief Je gedrag en houding richting anderen is consistent. Stimuleer anderen door constructief te reageren en reacties aan te moedigen. Wees open en ontvankelijk Deel je expertise en maak duidelijk wat je van anderen nodig hebt en wilt weten. Verwijs waar mogelijk door naar anderen. Laat merken dat je luistert. Maak duidelijk dat je optreedt namens jouw organisatie. De ‘Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren’ zijn te vinden op http://twurl.nl/khfpwu De Britse ‘Principles for participation online’ zijn te vinden op http://twurl.nl/rukuyq
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 191 Integreer online en offline communicatie Verbind waar mogelijk online met offline vormen van communicatie (multi-channel). Sluit je deelname op internet aan bij je reguliere (off- line) werkzaamheden. Documenteer je bijdragen. Maak tijd vrij voor online participatie, want het kost tijd. Wees een ambtenaar Je bent een ambassadeur van je organisatie. Gedraag je als een goed ambtenaar: zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar. En denk verder aan: • De Handreiking Ambtenaar 2.0 gaat over jouw online participatie als amb- tenaar. Handel op dezelfde wijze als je zou doen ten opzichte van andere media of publieke optredens zoals het spreken op een conferentie; • Maak je rol duidelijk als vertegenwoordiger van je organisatie tenzij er bijzondere omstandigheden zijn, zoals een potentiële bedreiging van je persoonlijke veiligheid. Geef nooit persoonlijke gegevens vrij zoals je huis- adres en telefoonnummers; • Bijdragen op internet blijven altijd vindbaar, ook persoonlijke informatie, en deze kunnen door andere media worden overgenomen. Blijf binnen de wettelijke kaders van het auteursrecht en onthoud je van mogelijk bele- digende uitspraken; • Dit betekent ook dat je geen informatie vrijgeeft, toezeggingen doet noch deelneemt aan activiteiten in naam van je organisatie zonder dat je daar toe bevoegd bent; • Het kan voorkomen dat je als individu in de belangstelling van de media komt. Ga dan zorgvuldig om met je uitlatingen, of het nu in de officiële dan wel in de privésfeer gebeurt. Stem in geval van twijfel altijd je bijdra- ge af met collega’s, direct leidinggevende of de directie Communicatie; • Veel organisaties hebben een gedragscode voor internet. Zoek die op en houd je daaraan. Meer informatie vind je in de FAQ (de veelgestelde vragen) van de Handreiking. Ook kun je vragen stellen in het bijbehorende forum. Zie daarvoor handreiking.ambtenaar20.nl.
  • 192 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Welke 2.0-instrumenten gebruik ik zoal? Web 2.0 (of “sociale media”) is een verzamelnaam voor een nieuwe generatie internetsites die iedereen in staat stellen om online informa- tie te verzamelen of te delen, het gesprek aan te gaan met anderen of samen te werken. Er is een gigantische verzameling van dit soort sites ontstaan (kijk maar eens op go2web20.net), van klein tot groot. En als je de juiste weet te vinden, kan het je enorm veel armslag geven in je werk. Dit is hoe ik het heb aangepakt. Door gebruik te maken van allerlei 2.0-sites en -instrumenten ben ik zo- wel efficiënter als interactiever gaan werken. Ik ben in staat om meer Voorbeeld: Een klacht opvangen via Twitter Via internet kun je ook bijhouden wat er over je organisatie wordt gezegd. Ik attendeerde enkele collega-ambtenaren bij de gemeente Den Haag hierop. Uiteindelijk is dit voorval door iemand gemeld bij het afdelingshoofd. Go2web20 biedt een uitgebreid overzicht van bestaande en nieuwe 2.0-sites. Zie www.go2web20.net
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 193 informatie te verwerken en sneller de juiste informatie te vinden, maar ik ben ook meer gaan delen en meer met anderen gaan samenwerken. Beide aspecten hebben ertoe bijgedragen dat ik meer heb kunnen be- reiken. Zelf ben ik niet veranderd natuurlijk, maar ik heb meer kunnen halen uit de kwaliteiten die ik al had. De meerwaarde van 2.0-instrumenten ligt voor mij vooral in • informatie verzamelen en bewaren, • kennis delen en ideeën verspreiden, • contacten leggen en communiceren en • samenwerken en organiseren. Aan de hand van deze categorieën zal ik mijn verhaal vertellen. Screenshot Gmail Informatie verzamelen en bewaren Ik maak eigenlijk gebruik van twee dashboards, te weten Gmail en Netvibes. In Gmail komt niet alleen e-mail binnen, maar ook diverse meldingen bijvoorbeeld van nieuwe volgers op Twitter of reacties op discussies waar ik aan meedoe (op Ning of LinkedIn). Dat komt niet al- lemaal in één inbox, maar via filters wordt het ingedeeld in groepen. Vervolgens verschijnen deze berichten dankzij een plug-in van Gmail in aparte, kleine venstertjes naast de inbox, zodat ik ze in een ooghoek kan volgen en eventueel later kan lezen. Maar mijn echte dashboard is Netvibes.com. Hier komen diverse rss- feeds samen. Een slow feed met enkele blogs van mensen die ik interes- sant vind en een fast feed met enkele online magazines die regelmatig publiceren. Deze kijk ik echter zelden in, en wel om twee redenen: relevante sites als Frankwatching en TheNextWeb volg ik tegenwoordig via hun berichten op Twitter. Maar belangrijker: ik vertrouw meer op mijn “sociale filter”. Als ik zie dat iemand uit mijn netwerk een artikel doorstuurt (retweet) op Twitter of erover blogt, dan is de kans heel groot dat het ook voor mij relevant is! Daarnaast zoek ik informatie op basis van zoekwoorden of trefwoor- den. Google Alerts meldt mij als mijn naam ergens op internet wordt gebruikt. Twitter Search doet hetzelfde voor mijn naam, de naam van mijn werkgever en Ambtenaar 2.0. In Delicious houden honderdduizen- den hun favoriete links bij. Als iemand daar de tag “government2.0” of www.gmail.com is het e-mailprogramma van Google en draait online. Het programma biedt geen mogelijkheid om informatie in mappen in te delen, maar gebruikt labels (tags dus), sterren (favorieten) en een snelle zoekmachine om informatie te ordenen. Berichten worden per conversatie bij elkaar gezet en via plug-ins kunnen handige functionaliteiten worden toegevoegd. www.ning.com is een internetdienst waar een eigen sociale netwerksite kan worden gestart. Anderen kunnen daar lid van worden, discussiëren, bloggen, etc. Woordenboek: Rss-feeds zijn stromen van informatie die gebruikers kunnen integreren in hun pagina (bijv. Netvibes) om op de hoogte te blijven van nieuws. www.frankwatching.com is een invloedrijk weblog gericht op marketing, het nieuwe werken en web 2.0. www.thenextweb.com is een internationaal georiënteerd weblog over ontwikkelingen op internet en in web 2.0. Woordenboek: Een retweet is het doorsturen (opnieuw tweeten) van andermans bericht (een tweet) naar de eigen volgers. www.google.com/alerts biedt een gepersonaliseerde zoekdienst op basis van woorden die je zelf ingeeft (bijv. je naam). Op het moment dat de zoekmachine een nieuwe pagina vindt met dat woord erin ontvang je een bericht via e-mail of rss. search.twitter.com is de zoekmachine van Twitter. Ook de meest recente berichten zijn via de zoekmachine terug te vinden dus discussies over een onderwerp of tag kunnen live gevolgd worden (zie bijv. de verslaglegging tijdens een Open Koffie op http://search.twitter.com/ search?q=openkoffie). Van de resultaat- pagina is ook een rss-feed beschikbaar. www.delicious.com is een internetdienst waar gebruikers hun favoriete internetsites kunnen opslaan en delen en op elke compu- ter kunnen raadplegen.
  • 194 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) iets vergelijkbaars gebruikt, dan is dat waarschijnlijk interessant voor mij. Van al deze bronnen en zoekresultaten kun je een rss-feed maken en tonen in Netvibes of Google Reader. Zoveel rss-feeds kan onoverzichtelijk worden, ook in een dashboard. Maar zo’n stroompje informatie kun je gemakkelijk bundelen met an- dere stroompjes om een brede informatierivier te maken. Dat kan met Yahoo Pipes. Daar combineer ik de stromen of “pijpen” met informatie, haal dubbelingen eruit, filter op woorden (als ik bijvoorbeeld zelf de auteur ben, dan hoef ik mijn eigen bijdragen niet terug te zien) en vervolgens komt er één rss-feed uit waar alles in zit. Ik gebruik waar- schijnlijk maar 1% van alle mogelijkheden van een site als Pipes, maar op deze manier bespaar ik al heel veel tijd. Screenshot Yahoo Pipes Kennis delen en ideeën verspreiden Ambtenaar 2.0 begon met een weblog: om mijn ideeën over web 2.0 bij de overheid te toetsen en er feedback op te krijgen. Ik koos daar- voor WordPress, een gratis blogprogramma zonder advertenties. Er zijn twee versies: je kunt je blog bij je eigen provider zetten (zelf de soft- ware downloaden en daar weer installeren) of je blog staat opgeslagen bij WordPress zelf. Dan hoef je alleen maar een naam te verzinnen en je kunt aan de slag. Je hebt dan alleen minder mogelijkheden om func- tionaliteiten toe te voegen. Iedereen kan zich abonneren op nieuwe blogs en reacties daarop via rss, maar er kan meer. Via Feedburner wordt een automatische mailinglist gemaakt en kun je bijhouden hoeveel abonnees je hebt. Verder kan Twitterfeed ervoor zorgen dat elk blogje via je rss-feed ook op Twitter wordt geplaatst. Je kunt ook zelf een mailinglist maken via MailChimp. Zo kun je je op boek.ambtenaar20.nl abonneren op mijn mailinglist voor als je op de hoogte wil blijven van nieuwe ontwikkelingen rond het boek Ambtenaar 2.0. Twitter is net zo multifunctioneel als een wit vel papier. Voor mij komt Twitter overal terug. Ik gebruik het ook om kennis te delen en te ver- spreiden. Interessante twitterberichten stuur ik door (retweet), evenals blogs en sites die me in het oog springen. Wil je weten wat er gebeurt op het gebied van overheid en web 2.0, dan kun je volstaan met mij via Twitter te volgen (automatisch doorgeplaatst op Facebook en Hyves). www.google.com/reader is de rss-lezer van Google. Daarmee kunnen diverse rss-feeds worden bijgehouden en gebundeld om op die manier ontwikkelin- gen op tientallen internetsites tegelijk bij te houden. Of meer. pipes.yahoo.com is een platform om online applicaties te bouwen op een simpele en overzichtelijke manier. Het resultaat kan weer in andere sites worden opgenomen. www.feedburner.com biedt de mogelijk- heid om automatisch een nieuwsbrief te verzenden zodra er een nieuw bericht is op de site. Feedburner biedt veel mogelijkhe- den om de nieuwsbrieven vorm te geven, de verzending in te plannen en de abonnees te beheren. Geïnteresseerden kunnen zichzelf abonneren en afmelden. www.twitterfeed.com biedt de mogelijk- heid om de informatie uit een rss-feed naar Twitter te versturen. Daardoor kunnen bijvoorbeeld nieuwe blogs automatisch worden getwitterd of kan een twitternie- uwsdienst rond een bepaald onderwerp worden opgezet door diverse feeds van sites te combineren en die weer te verspreiden via een speciaal twitterkanaal.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 195 Via Twitter laat ik weten waar ik mee bezig ben en wat ik belangrijk vind. Andere relevante sites zet ik op Delicious, dat tegenwoordig ook links naar Twitter kan doorplaatsen. Maar er is meer dan alleen geschreven tekst. Ik heb foto’s op Flickr en Picasa staan, filmpjes op YouTube en Vimeo. Als ik onderweg iets tegenkom wat een foto of video waard is dan stuur ik het met de pda direct via e-mail naar Ambtenaar 2.0 (de fotogalerie op Ning) of naar MobyPicture, dat de foto vervolgens weer doorplaatst op Twitter en Hyves. Presentaties staan op Slideshare, maar meestal op Scribd, waar ik ook allerlei documenten neerzet en bruikbare materialen voor wie Ambtenaar 2.0 wil promoten. En al deze foto’s, video’s en documenten kunnen vervolgens weer geëmbed worden in andere sites, bijvoorbeeld mijn weblog. Contacten leggen en communiceren Vanwege mijn vele online activiteiten ben ik goed te vinden op in- ternet. Als je op mijn voornaam zoekt vind je diverse manieren om contact met me op te nemen: via Twitter, LinkedIn, Ambtenaar 2.0, etc. Vindbaarheid is belangrijk: Het levert nieuwe contacten en ken- nis op. Ik heb ook een eigen site, www.davied.nl. Daar gebeurt niet zoveel, alleen wat links naar andere sites waar ik te vinden ben en wat informatie over mezelf. De site is goed voor de vindbaarheid, maar om contacten te leggen en te communiceren ga ik liever naar plekken waar al mensen zijn. Ik zit ook op Hyves en Facebook omdat daar veel vrienden en kennissen lid van zijn en omdat er veel interessante dingen gebeuren, maar mijn werkcontacten en mijn curriculum vitae kun je vinden op LinkedIn. Ik vind het belangrijk om mijn cv hier goed bij te houden zodat anderen kunnen zien wat ze aan me hebben. Ik keur niet elk verzoek om te linken goed, alleen mensen die ik ken of op één of andere manier mee samenwerk. Verder ben ik lid van diverse groepen, maar niet zo actief. De groepen zijn een succes op LinkedIn. Ambtenaar 2.0 probeert op al- lerlei platformen in ieder geval aanwezig te zijn, maar in de groep op LinkedIn gebeurt ook daadwerkelijk iets. Veel mensen ontmoet ik op de netwerksite van Ambtenaar 2.0. De site is gebouwd met Ning. Met Ning kun je heel simpel je eigen netwerksite bouwen rond een specifiek thema. Op die manier verzamel je mensen om je heen met dezelfde interesse. In het geval van Ambtenaar 2.0 zo’n 2500, maar er zijn nog veel grotere netwerken. De meeste leden vullen ook hun profiel in, zodat je meteen weet met wie je te maken hebt. Ook handig is Twittercounter: als je die op je site zet kun je zien welke twitteraars (tweeps) je site aan het lezen zijn. Voor direct contact gebruik ik toch het meest e-mail, maar dat neemt aanzienlijk af. Via LinkedIn, Ning, Hyves of Twitter (via een dm) kun je immers ook heel gemakkelijk een bericht sturen. Het middel is voor mij steeds minder relevant. Gedurende de dag praat ik echter het meeste via Twitter. Chatten (instant messaging) via MSN Messenger doe ik wei- nig en Skype is alleen voor als mijn ouders in het buitenland zijn. Ik vind de programma’s te zwaar (installeren, opstarten, etc.). Google Talk is gemakkelijker, dat werkt gewoon in je browser en binnen Gmail. Voor www.flickr.com en www.picasa.com zijn internetsites waar gebruikers hun foto’s kunnen plaatsen en delen. Een groot deel van de foto’s is openbaar toegankelijk en soms zelfs herbruikbaar (onder licentie van Creative Commons). Flickr is een onderdeel van Yahoo, Picasa van Google. www.youtube.com en www.vimeo.com zijn internetsites waar gebruikers hun video’s kunnen plaatsen en delen. YouTube is onderdeel van Google. www.mobypicture.com is een Nederlandse site waar foto’s naartoe gestuurd kunnen worden (via e-mail of uploaden), waarna ze worden opgeslagen en verspreid via Twitter, Hyves of andere sites. www.slideshare.com is een platform voor het delen van presentaties. De presentaties kunnen online worden afgespeeld, gedownload of geëmbed. www.twittercounter.com maakt het mogelijk om statistieken te bekijken van je Twitter-account, bijvoorbeeld de ontwikkeling van het aantal volgers. Twittercounter biedt daarnaast de mogelijkheid een widget op je site te zetten, zodat zichtbaar wordt welke andere gebruikers daar aanwezig zijn of zijn geweest. Woordenboek: Een dm is een bericht in Twitter dat niet voor iedereen zichtbaar is maar direct van persoon naar persoon wordt gestuurd. Dm staat voor direct message. Woordenboek: Instant messaging, ofwel chatten, is het voeren van een gesprek door het versturen van korte tekstberichten tussen personen die tegelijkertijd online zijn.
  • 196 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) videobellen zou ik Tokbox, dat ook online werkt, misschien meer kun- nen gebruiken. Screenshot LinkedIn Samenwerken en organiseren Mijn netwerk zit verspreid over heel Nederland, dus samenwerking moet wel online gebeuren. Behalve als iemand recht tegenover je zit in de- zelfde kamer, is er op internet altijd een contactmogelijkheid te vinden die laagdrempeliger is dan opstaan en helemaal naar iemand toe gaan. Ik gebruik (ook op het werk!) Firefox als browser en twee plug-ins maken Twitter nog simpeler dan het al is. Met Twitterbar kun je via de adres- balk van je browser berichten plaatsen en Echofon (voorheen Twitterfox) toont berichten rechts onderin je beeldscherm, in je ooghoek dus. Voor mijn gevoel werk ik zo constant met tientallen mensen samen. Samenwerken gaat niet altijd in korte berichten. Soms werk je samen aan een gemeenschappelijke tekst of plan. Daarvoor zijn wiki’s ideaal. Ik schrijf bijna al mijn teksten in wiki’s, zodat anderen er altijd aanvullin- gen op kunnen doen en mee kunnen denken terwijl ik aan het schrijven ben. Voor wie actief bezig is met Ambtenaar 2.0 is er een zogenaamde “werkplaats” ingericht. Daar worden achtergrondteksten bewaard en bijgehouden en er worden ideeën en projecten uitgewerkt en nieuwe teksten (bijvoorbeeld de wekelijkse mailings) geschreven. Voor de werk- plaats gebruiken we Wetpaint, maar Pbworks is ook heel geschikt als wiki. Ambtenaar 2.0 heeft ook een redactie van vrijwilligers die beheerklus- sen doen. De redactie houdt contact via een verzendlijst in Google Groups. Een mail daarheen wordt automatisch aan alle redactieleden verspreid en er wordt een archief bijgehouden. Voor technische kwes- ties wordt FriendFeed gebruikt, een soort online discussiestroom die via mail, rss en op diverse andere manieren te volgen is. Behalve de werkplaats-wiki wordt soms Google Docs ingezet om samen aan een tekst te werken. Maar meestal praten de redactieleden gewoon mee in alle discussies en de reacties op Ning natuurlijk. De laatste tijd heb ik veel gebruik gemaakt van de mindmaps van Mind- meister om ideeën te ordenen, maar ook om bijdragen van anderen te verzamelen. Nadat ik een opzet in Mindmeister had geschreven, heb ik www.tokbox.com is een site waar gebruikers kunnen chatten of videobellen zonder aparte programma’s op de computer te hoeven installeren. De site maakt gebruik van bestaande contactperso- nen uit MSN, Google Talk of Yahoo Messenger. addons.mozilla.org is de site waar add-ons of plug-ins kunnen worden toegevoegd aan de Firefox-browser. Er zijn ruim 5000 aanvullingen te vinden om Firefox aan te passen aan het eigen werk. Woordenboek: Een wiki is online software waarmee personen gezamenlijk aan één document kunnen werken, waarbij elke wijziging wordt gelogd. www.pbworks.com is een gratis online wiki. De site is gemakkelijk te gebruiken en bevat geen reclames (in tegenstelling tot www.wetpaint.com). groups.google.com is een platform om een eigen mailinglist op te starten. Een e-mail die naar de mailinglist wordt gestuurd wordt verspreid onder iedereen die lid is van de lijst. Online wordt een archief bewaard van alle berichten. www.friendfeed.com is een veelzijdige internetsite waar je je kunt abonneren op berichten van anderen, groepen kunt vormen en discussies kunt voeren. docs.google.com is een online tekstver- werkingsprogramma, waar documenten geschreven kunnen worden en gedeeld met anderen. Behalve voor documenten zijn er ook versies om samen te werken aan spreadsheets, presentaties, formulieren, etc. www.mindmeister.com is een online programma om mindmaps te maken. De mindmaps kunnen worden gedeeld met anderen of openbaar worden gemaakt, zodat meerdere gebruikers een bijdrage kunnen leveren aan de brainstorm.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 197 de mindmap open gezet en via Twitter anderen opgeroepen om ideeën of commentaar toe te voegen. Later ben ik die ideeën gaan uitwerken in een wiki (ook weer open) en is het uiteindelijk een blog geworden. Andere manieren om zo kennis en bijdragen van anderen te verzamelen: open een enquête op Surveymonkey of maak een formulier met Wufoo. Alle antwoorden worden opgeslagen in een eigen database. Screenshot Mindmeister Kies de middelen die jou verder helpen Dat was de opsomming van site en programma’s die ik regelmatig ge- bruik. Een lange lijst en wellicht zie je door de bomen het bos ondertus- sen niet meer. Maar het gaat erom dat je eruit plukt wat je zelf kunt gebruiken. En elke keer leer je weer iets nieuws en voeg je het toe aan je gereedschapskist. Alles wat ik hiervoor het opgesomd is gratis (soms met reclame) en zonder technische kennis te gebruiken. Met logisch na- denken, niet teveel angst en een beetje gevoel voor computers kom je een heel eind. En anders zijn er genoeg online forums om een antwoord te krijgen op je vraag, zoals tips.ambtenaar20.nl. Belangrijker nog dan kennis van al deze tools is mensenkennis. De soci- ale omgangsvormen zijn soms net iets anders dan in de fysieke wereld, maar uiteindelijk gaat het gewoon om mensen. Achter elk Twitter-ac- count, achter elke reactie, achter elk blog en elke site zit gewoon een mens als jij en ik. Via deze sociale media kun je hem of haar bereiken, maar echt contact hebben en samenwerken, dat moet je zelf doen. Ben je ambtenaar en wil je meer leren over werken met web 2.0, kijk dan op cursus.ambtenaar20.nl. Screenshot Netvibes www.surveymonkey.com biedt ruime mogelijkheden om een enquête online te zetten en de resultaten te beheren, interpreteren en verspreiden. www.wufoo.com is een site waar veelzijdige formulieren kunnen worden gebouwd en beheerd voor diverse doeleinden.
  • 198 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Wat betekent web 2.0 voor de ICT-afdeling? De groei van het internetgebruik bij organisaties levert allerlei nieuwe uitdagingen op, bijvoorbeeld rond- om bandbreedte. Maar daarnaast leveren web 2.0 en de vele beschikbare applicaties die op internet be- schikbaar zijn (cloud computing) ook strategische vragen op waar ICT-afdelingen zich voor gesteld zien. Een aantal overwegingen. Een flinke (overheids)organisatie is al snel met enkele honderden applicaties en softwarepakketten in de weer. Niet alleen Windows en Word, maar ook allerlei grote en kleine bedrijfssystemen, serversoftware en databanken. Dit brengt hoge kosten met zich mee voor licenties, onderhoud en installatie van updates. Daarbij moet de benodigde kennis worden bijgehouden en het moet ook nog allemaal met elkaar samen- werken. De ICT-afdelingen hebben de afgelopen jaren veel moeite gedaan om het aantal applicaties te beperken. Dus als er een vraag is wordt er eerst gekeken of het met bestaande applicaties opgelost kan worden. Het ligt voor de hand dat het willekeurig downloaden van freeware of shareware niet wordt gestimuleerd: dat geeft immers allerlei risico’s qua beveiliging, aansprakelijkheid en beheer. Waarom zou je online software gebruiken? Bij de beoordeling van nieuwe applicaties wordt gekeken naar de functionaliteit. Wil je internetsites bekij- ken, dan krijg je een browser (bij de meeste ministeries Internet Explorer 6). Wil je documenten schrijven, dan krijg je een tekstverwerkingsprogramma (meestal Microsoft Word). Tot voor kort had je daar niets in te kiezen en moest je het doen met wat je aangeleverd kreeg. Maar door web 2.0 zijn er nu ook online tekstverwerkers (“software as a service”) zoals Zoho Writer en Google Docs. Je kunt kiezen! Het heeft natuurlijk meerwaarde om gebruik te maken van het standaardproduct: al je collega’s gebruiken het en je kunt de ICT-afdeling bellen voor ondersteuning. Waarom zou je een online Word gaan gebruiken? Dat kan zijn omdat je het persoonlijk handiger vindt en er efficiënter mee werkt, of omdat het meer mo- gelijkheden biedt. Zo kun je in Google Docs met anderen samenwerken aan documenten, zelfs van buiten je organisatie. Die functionaliteit biedt je standaard werkplek niet. Kring of Ning? Je kunt natuurlijk zeggen: deze sites staan toch allemaal buiten de organisatie, waarom zou de ICT-afdeling zich daar zorgen over moeten maken? Zo simpel is het niet. Je loopt immers nog steeds tegen vraagstuk- ken van beveiliging, archivering, opleiding, ondersteuning en uitwisseling aan. Het gebruik van software op internet is in grote mate een eigen verantwoordelijkheid: dat je veilig omgaat met wachtwoorden, dat je ontwikkelingen en beslissingen in bijvoorbeeld beleidsontwikkeling vastlegt en archiveert, etc. Dat wordt allemaal niet voor je geregeld. Dus toch maar wachten tot de ICT-afdeling die functionaliteit gaat aanbieden? Rijksweb, het intranet van de rijksoverheid, biedt een wiki-functionaliteit, maar die is erg gebruikersonvriendelijk. Ook is geruime tijd gewerkt aan “Kringen”, waar je online kunt discussiëren en samenwerken (zoiets als Ning). Behalve dat je daarmee niet kunt samenwerken buiten de rijksoverheid is het probleem dat deze functionaliteiten altijd achter zullen lopen bij de ontwikkelingen op internet. Daar gebeurt het. Actiepunten voor de ICT-afdeling Kortom, ik denk dat het gebruik van online software en 2.0-sites door ambtenaren voorlopig nog wel zal blijven groeien: omdat het functionaliteiten biedt waar interne software niet in kan voorzien, omdat men- sen graag zelf kiezen hoe en waarmee ze het meest efficiënt en effectief kunnen werken en omdat het zo goed als onmogelijk is om de snelheid van de ontwikkelingen op internet bij te houden. ICT-afdelingen zullen na moeten gaan hoe ze met dit vooruitzicht omgaan. Wat wordt de strategie?
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 199 Het is moeilijk om alle aspecten en bijkomstigheden daarvan te overzien, maar twee denkrichtingen wil ik wel noemen. Ten eerste kun je constateren dat er enkele grote aanbieders zijn waar veel ambtenaren nu al mee werken, bijvoorbeeld Google Docs en Ning. Het heeft dus meerwaarde om bijvoorbeeld de beveiliging van die aanbieders te onderzoeken en van een goedkeuring of extra aandachtspunten te voorzien (zoals LNV nu doet met SocialText, dat voor de proefprojecten van werken 2.0 wordt gebruikt). Bij het onderzoe- ken van dergelijke sites moet worden gelet op: • de veiligheid van de verbinding: is het mogelijk een (veiliger) https-verbinding aan te gaan, zodat infor- matie tussen je computer en de site niet onderschept kunnen worden? • de beveiliging van de voorziening: hoe wordt informatie opgeslagen door een leverancier, hoe vaak wordt een back-up gemaakt, wie kan bij welke informatie? • informatiebeheer in Europa: de Amerikaanse overheid kan toegang krijgen tot databanken op Ameri- kaanse grondgebied, ook van internetsites. Is het mogelijk gebruik te maken van databanken in Europa? • de toekomstbestendigheid van de leverancier: het kan altijd gebeuren dat een leverancier over de kop gaat, maar met start-ups misschien nog iets sneller. Dat zijn volgens mij zaken die ICT-afdelingen nu al op kunnen pakken. Daarnaast zullen ze zich voor de lange termijn moeten inrichten op deze nieuwe situatie, bijvoorbeeld door: • contracten af te sluiten met leveranciers, bijvoorbeeld over extra veiligheidsmaatregelen, over het ge- bruik van een eigen deel van de site of over het intern op het eigen netwerk hosten van de voorziening; • nieuwe opleidingen en informatievoorziening aan gebruikers te geven, bijvoorbeeld over veiligheid, archi- vering en natuurlijk het gebruik van de voorziening zelf; • beheer en ondersteuning te organiseren en de helpdesk op te leiden in het ondersteunen van de belang- rijkste online voorzieningen; • online voorzieningen te integreren in de eigen omgeving, bijvoorbeeld periodieke back-ups, de inzet van handige plug-ins en add-ons. Ondersteuning voor ambtenaren online? Hierboven heb ik het vooral gehad over het gebruik van online software: sites die een handige functiona- liteit bieden om samen te werken. Maar veel online activiteit van ambtenaren vindt ook op andere sites plaats, bijvoorbeeld als ze reacties geven op blogs, deelnemen aan een discussieforum of een aanpassing doen in Wikipedia. Al die reacties staan verspreid over internet, niet in één site. Ook dat levert vragen op. Hoe kun je als ambtenaar een overzicht bijhouden van je reacties? Wat als die reacties worden veranderd door de sitebeheerder? Ook daarbij kan de ICT-afdeling helpen, bijvoorbeeld met software die online reacties en bijdragen verza- melt en opslaat. Niet voor controle door de baas, maar voor je eigen overzicht en dus in jouw eigen beheer. Een voorbeeld van een site die dat doet is BackType. Erg handig, maar alleen te gebruiken op internet. Maar is BackType veilig? Is het bedrijf toekomstbestendig? De ICT-afdeling gaat het nog druk krijgen! Blijkbaar had Chido een probleem waarbij een tekst die hij net online had getypt (bijvoorbeeld een reactie op een blog) was verdwenen doordat op moment van verzending de internetverbinding haperde. Ingmar verwijst naar een tip in het eerste boek Ambtenaar 2.0 om dat soort situaties te voorkomen.
  • 200 | Ambtenaar 2.0 beta (2009) Wat komt er na Ambtenaar 2.0? Een vraag die me ook vaak gesteld wordt: Wat komt er na Ambtenaar 2.0? Ambtenaar 3.0 zeggen sommigen. Aan web 3.0 wordt toch ook ge- werkt nu? Grappenmakers zeggen dat dit het jaar is voor versie 2.009. Er is zelfs een initiatief gelanceerd om maar te beginnen met overheid 1.7, want 2.0 is toch te hoog gegrepen. Hoe dan ook: als dit Ambtenaar 2.0 is, dan moet er toch iets na komen? Wat is web 3.0? Web 1.0 was het internet van informatie, van de digitale brochures en formulieren. De naam is pas later bedacht, analoog aan de term web 2.0. Die term werd namelijk gelanceerd om aan te geven dat er op internet iets aan het veranderen was. Dat het ging om een internet van mensen, een sociaal web, waar elke internetgebruiker zichzelf kon la- ten horen, meepraten met discussies, bijdragen leveren aan een online encyclopedie, etc. Toen de term web 2.0 eenmaal was verzonnen moest er ook een web 3.0 zijn natuurlijk. Verschillende ontwikkelingen op internet zijn al getooid met die term: driedimensionale omgevingen als Second Life, mobiele en geografische mogelijkheden (GPS), netwerken in huis en je directe omgeving (ambient intelligence) en het tonen van internetin- formatie in de werkelijke omgeving (augmented reality). Kortom, op alle ontwikkelingen die voor ons liggen. Maar meestal wordt met web 3.0 het semantische web bedoeld. Web 3.0 in de zin van het semantische web is een toekomstbeeld van een internet waar informatie rond concepten of personen met elkaar verbonden is zodat een zo volledig mogelijk beeld en begrip ontstaat. Dit in tegenstelling tot de huidige versnippering van die informatie over verschillende sites. Bedenk maar eens waar er zoal informatie over jou te vinden is. Komt er ook een Ambtenaar 3.0? Ontwikkelingen op internet, en dus in de samenleving, hebben een ef- fect op het werken van de overheid. Bij elke technische ontwikkeling moet worden gekeken hoe dat het werk van de overheid kan verbete- ren. Want dat is waar het bij web 3.0 om gaat: een technische ontwik- keling. Eentje die vragen op kan roepen over privacy en beveiliging, maar verder zal de maatschappelijke impact minder groot zijn. Daar zit het verschil met web 2.0 en sociale media. De technologische vernieuwingen zijn interessant en nuttig, maar de maatschappelijke gevolgen ervan gaan veel verder. Internetgebruikers hebben een enorm potentieel aan mogelijkheden erbij gekregen om van zich te laten ho- ren en zich te organiseren. De balans tussen bedrijf en consument, maar ook tussen overheid en burger is fundamenteel veranderd. Dat vraagt om nieuwe concepten, nieuwe werkwijzen en een andere hou- ding en aanpak van ambtenaren. Dus komt er een Ambtenaar 3.0? Nee. Laten we eerst doorgronden wat 2.0 voor de overheid betekent. Die uitdaging is de komende tijd al groot genoeg. We beginnen met ambtenaar 2.0 beta. Hoofdstuk 11. Op de conferentie Overheid 2.0 op 4 december 2008 is ook het initiatief Overheid 1.7 gelanceerd. Zie www.overheid17.nl Woordenboek: Second Life is een 3D-omgeving waar gebruikers een personage kunnen aanmaken, landschap- pen en gebouwen kunnen inrichten en contact kunnen hebben. Woordenboek: Ambient intelligence, ook bekend als het internet der dingen, is het samenwerken van allerlei apparaten in je omgeving (bijv. thuis) via draadloze netwerken. Woordenboek: Augmented reality is de toevoeging van extra informatie of beelden (bijv. van internet) aan een live beeld (zichtbaar via bijv. een webcam) van de omgeving.
  • Ambtenaar 2.0 beta (2009) | 201 Bijlagen van Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta Direct naar het woordenboek? Ga dan naar pagina 210.
  • 202 | Bijlagen Civil Servant 2.0 In this section of the book you will find some information on Civil Servant 2.0 in English. More information can be found at about.ambtenaar20.nl and an English version of the site can be viewed at english.ambtenaar20.nl (online translation by Google Translate). In 2010 an English translation of the first Civil Servant 2.0 book will become available online and in print. About Civil Servant 2.0 Civil Servant 2.0 is a platform and a network for civil servants and civilians to discuss the effect that web 2.0 has on government and the public sector. The changes that web 2.0 brings will not only affect the relationship between citizens and government, but also the internal structure of governmental organizations and the way civil servants work. The role of the Civil Servant 2.0 platform and network is to create awareness and alert civil servants to these changes and possibilities, to discuss them and to stimulate pilot experiments in order to implement the ideas. By sharing these experiences and supporting initiatives we hope to improve the successive workings and the work of the Dutch government. The ultimate goal is to optimize (online) public service for Dutch society. Civil Servant 2.0 is mostly run on a voluntary basis by civil servants and others who are committed to improving government with the tools and mindset of web 2.0. For this we make use of free online software to share knowledge and ideas and collaborate on new plans. Reasons for starting Civil Servant 2.0 March 2008, the Dutch ministry of Agriculture, Nature and Food Quality decided to start a research project called Civil Servant 2.0 regarding the effect of web 2.0 on the ministry. In the spirit of web 2.0 the project manager started a public blog site to discuss developments and share knowledge. This site soon attracted civil servants from other national and local governmental institutions and became the focal point for discussing the future of government 2.0 in The Netherlands. Besides doing research and exploring the possibilities of web 2.0 for government, the project focuses on educating civil servants in using internet tools and adapting to the mindset of a web 2.0 society. This will empower civil servants to work more efficiently and openly but also to cooperate more easily and interactively with other government officials and with civilians. This will lead to a government that is transparent, accessible and responsive. Thank you for your interest in Civil Servant 2.0. Informatie over Ambtenaar 2.0 in het Engels is te vinden op about.ambtenaar20.nl Een Engelse vertaling van de internetsite van Ambtenaar 2.0 is te vinden op english.ambtenaar20.nl Het vertalen van woorden of internetsites kan via Google Translate: translate.google.com
  • Bijlagen | 203 Over Pleio Als we willen bouwen aan een overheid 2.0, dan hebben we in ieder geval een overheidsbreed samenwerkingsplatform nodig, een plek waar je gemak- kelijk een online vergaderzaal kan boeken voor de mensen met wie je sa- menwerkt, over organisatiegrenzen heen. Daarom is vanuit Ambtenaar 2.0 gestart met Pleio, Plein Overheid. Platform bieden In het boek Ambtenaar 2.0 beta staan diverse ideeën beschreven voor over- heidsorganisaties om in de praktijk met 2.0-mogelijkheden aan de slag te gaan. Het ontbreekt echter vaak aan een platform, zowel binnen als buiten de organisatie, om deze initiatieven te ondersteunen. Pleio voorziet in die behoefte. Het is een platform voor ambtenaren om met elkaar in contact te komen, het gesprek te voeren en samen te werken binnen organisaties of over organisatiegrenzen heen. Maar het is tevens een plek om samen met burgers zaken op te pakken. Gebruiker centraal Het uitgangspunt blijft dat de gebruiker in het platform een centrale positie inneemt en in staat wordt gesteld om online de juiste mensen bij elkaar te brengen en het gesprek mee aan te gaan. Het platform faciliteert medewer- kers in hun manier van werken, binnen en buiten hun organisatie. Zowel ambtenaren als burgers kunnen een account aanmaken op het plat- form en gebruik maken van de faciliteiten. Maar er wordt wel onderscheid gemaakt in toegankelijkheid: voor collega’s binnen een organisatie, voor alle ambtenaren of voor iedereen. Werken in netwerken Ambtenaren werken samen in verschillende teams, groepen en netwerken. Ze maken deel uit van een organisatie, maar kunnen ook lid zijn van netwer- ken op hun vakgebied. Per organisatie of netwerk (bijv. Ambtenaar 2.0) kan een apart deelplatform worden ingericht, open of besloten. Daarnaast is het soms handig om met een specifieke groep mensen bij elkaar te gaan zitten in een online vergaderzaal of teamruimte. Zo’n ruimte biedt verschillende faciliteiten om korter of langer samen te werken. Dat kan zo- wel binnen een organisatie of met mensen van buiten. Meer weten? www.pleio.nl
  • 204 | Bijlagen Bronnenlijst In de boeken wordt verwezen naar een aantal bronnen: Boeken Chris Anderson - The Long Tail: Why the Future of Business is Selling Less of More (2006) Victor Bekkers, e.a. – De virtuele lont in het kruitvat. Welke rol spelen de oude en nieuwe media in de micromobilisatie van burgers en hun strijd om politiek aandacht? (2009) Thomas L. Friedman - The World Is Flat: A Brief History of the Twenty-first Century (2005) Christian van ’t Hof, Jos de Haan - De digitale generatie (2006) Jeff Howe - Crowdsourcing. Why the Power of the Crowd is Driving the Future of Business (2008) Jeff Jarvis – What Would Google Do? (2009) Charles Leadbeater - We-Think (2008) Rick Levine, Christopher Locke, Doc Searls, David Weinberger - The Cluetrain Manifesto (2009) Charlene Li, Josh Bernoff - Groundswell: Winning in a World Transformed by Social Technologies (2008) Albert Meijer, Vincent Homburg - Op weg naar Toezicht 2.0 (2008) Martijn de Moor, Sanne van Houten - Ondertussen ... online (2009) Beth Noveck - Wiki Government: How Technology Can Make Govern- ment Better, Democracy Stronger, and Citizens More Powerful (2009) Clay Shirky - Here Comes Everybody: The Power of Organizing Without Organizations (2008) Don Tapscott, Anthony D. Williams - Wikinomics: How Mass Collaboration Changes Everything (2006) Wim Veen – Homo Zappiens, opgroeien, leven en werken in een digitaal tijdperk (2009) David Weinberger - Everything is Miscellaneous: The Power of the New Digital Disorder (2007)
  • Bijlagen | 205 Rapporten Accenture - Leadership in Customer Service Report: Creating Shared Responsibility for Better Outcomes - http://twurl.nl/bxz1gh BarackObama.com - Barack Obama on technology and innovation: http://twurl.nl/2dzogp Cabinet Office (Groot-Brittannië) - Power of Information Review - http://twurl.nl/yxc48s Cisco - Realizing the Potential of the Connected Republic - http://twurl.nl/z87hg2 Deloitte, Change your world or the world will change you - http://twurl.nl/d4qchg Forrester - Topic Overview: Web 2.0 (2007): http://twurl.nl/d2tbzh Gartner - The Business Impact of Social Computing on Government - http://twurl.nl/ll2esq McKinsey - McKinsey Quarterly: Six ways to make Web 2.0 work - http://twurl.nl/b6tklh Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties - Brief aan de Tweede Kamer over Web 2.0 - http://twurl.nl/quvmrm Morgan Stanley – Technology Trends, June 20 2008: http://twurl.nl/ciqtvk Ogilvy - Can brands have a social life? How brands in Asia can benefit from interacting with customers through social media - http://twurl.nl/tnl5ud Center for Technology and National Security Policy (Verenigde Staten) - Social Software and National Security: An Initial Net Assessment - http://twurl.nl/lhshw4 Department for Business, Innovation and Skills (Groot-Brittannië) - Template Twitter Strategy for Government Departments - http://twurl.nl/74cz60 TNO - Naar een ‘User Generated State’? De impact van nieuwe media voor overheid en openbaar bestuur - http://twurl.nl/s6z1hl
  • 206 | Bijlagen UK Civil Service Code – Guidance for online participation: http://twurl.nl/3nkbd5 Department for Innovation, Industry, Science and Research - (Australië), VenturousAustralia. Building strength in innovation - http://twurl.nl/jm2qq3 Wil je meer lezen over web 2.0, kijk dan in de kennisbank van Ambtenaar 2.0: kennisbank.ambtenaar20.nl.
  • Bijlagen | 207 Overzicht verkorte internetadressen In de boeken van Ambtenaar 2.0 zijn verschillende internetadressen afgekort zodat ze beter in de tekst passen en makkelijker over te schrijven te zijn. Op deze pagina staat een overzicht van alle verkorte links in Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar 2.0 beta. Onder elke verkorte link staat het oorspronkelijke internetadres vermeld. Dit overzicht is ook te vinden op de site boek.ambtenaar20.nl. Boek: Ambtenaar 2.0 (2008) Pagina 13, The Machine is Us/ing Us http://twurl.nl/vdcq5w http://www.youtube.com/watch?v=NLlGopyXT_g Pagina 18, Wikipedia: John Harrison http://twurl.nl/ljhpmw http://nl.wikipedia.org/wiki/John_Harrison Pagina 21, Naar een ‘user generated state’ http://twurl.nl/hjz4k4 http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rappor- ten/2008/03/25/naar-een-user-generated-state-de-impact-van- nieuwe-media-voor-overheid-en-openbaar-bestuur.html Pagina 29, Forrester Topic Overview: Web 2.0 http://twurl.nl/d2tbzh http://www.forrester.com/rb/Research/topic_overview_ web_20/q/id/42027/t/2 Pagina 43, Brief aan de Tweede Kamer over Web 2.0 http://twurl.nl/yju63x http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamer- stukken/2008/10/28/brief-aan-de-tweede-kamer-over-web-2-0. html Pagina 47, Hoe lanceer je een enterprise online community? http://twurl.nl/7d1b4s http://www.martinkloos.nl/2008/10/29/hoe-lanceer-je-een- enterprise-online-community/ Pagina 49, Wees ‘In the flow’, niet ‘above the flow’ http://twurl.nl/n3hi88 http://www.martinkloos.nl/2008/05/19/wees-in-the-flow-niet- above-the-flow/ Pagina 53, Commissie-Wallage http://twurl.nl/585n3i http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/overheidscommunica- tie/onderzoeken-naar-overheidscommunicatie#anker-commissie- wallage Pagina 53, Commissie-Wolffensperger http://twurl.nl/ssghpj http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/overheidscommunica- tie/onderzoeken-naar-overheidscommunicatie#anker-commissie- wolffensperger Pagina 54, Barack Obama: Connecting and empowering all Ameri- cans through technology and innovation http://twurl.nl/2dzogp http://obama.3cdn.net/780e0e91ccb6cdbf6e_6udymvin7.pdf Pagina 72, Rapporten over trends in online networking en social media http://twurl.nl/j70bu7 http://www.martinkloos.nl/2008/05/05/rapporten-over-trends- in-online-networking-en-social-media/ Pagina 80, What Is Web 2.0. Design Patterns and Business Models for the Next Generation of Software http://twurl.nl/kahqcf http://oreilly.com/web2/archive/what-is-web-20.html
  • 208 | Bijlagen Boek: Ambtenaar 2.0 beta (2009) Pagina 10, Landkaart eParticipatie in Nederland http://twurl.nl/gqk7v0 http://www.burgerlink.nl/landkaart/eparticipatie.xml Pagina 43, Brief aan de Tweede Kamer over Web 2.0 http://twurl.nl/yju63x http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/kamer- stukken/2008/10/28/brief-aan-de-tweede-kamer-over-web-2-0. html Pagina 17, Wikipedia: Ronald Coase http://twurl.nl/kr4csl http://en.wikipedia.org/wiki/Ronald_Coase Pagina 22, Google: Our philosophy. Ten things we know to be true http://twurl.nl/hfpz18 http://www.google.com/intl/en/corporate/tenthings.html Pagina 22, Google: Ten Golden Rules - Newsweek http://twurl.nl/xvy0cy http://www.msnbc.msn.com/id/10296177/site/newsweek/ print/1/displaymode/1098/39103950 Pagina 24, Gov 2.0: It’s All About The Platform http://twurl.nl/hephzj http://techcrunch.com/2009/09/04/gov-20-its-all-about-the- platform/ Pagina 28, Ondertussen ... online http://twurl.nl/x08adh http://ambtenaar20.ning.com/group/kennisbank/forum/topics/ 2094330:Topic:841?page=1&commentId=2094330:Comment:35083 &x=1#2094330Comment35083 Pagina 29, Gartner. The Business Impact of Social Computing on Government http://twurl.nl/ll2esq http://www.gartner.com/it/page.jsp?id=784212 Pagina 30, Accenture. Leadership in Customer Service Report: Creating Shared Responsibility for Better Outcomes http://twurl.nl/bxz1gh http://www.accenture.com/Global/Research_and_Insights/By_ Industry/Government_and_Public_Service/2008LCSROutcomes. htm Pagina 30, Cisco. Realizing the Potential of the Connected Republic http://twurl.nl/z87hg2 http://s3.amazonaws.com/connected_republic/attachments/11/ Government_2.0_WP_REV1126_NobelDraft.pdf Pagina 31, Ogilvy. Can brands have a social life? How brands in Asia can benefit from interacting with customers through social media http://twurl.nl/tnl5ud http://www.the-open-room.com/wp-content/uploads/2009/01/ ogilvyone_brands-sociallife_2008.pdf Pagina 32, McKinsey Quarterly: Six ways to make Web 2.0 work http://twurl.nl/b6tklh http://www.mckinseyquarterly.com/Business_Technology/Appli- cation_Management/Six_ways_to_make_Web_20_work_2294 Pagina 32, Deloitte. Change your world or the world will change you http://twurl.nl/d4qchg http://www.deloitte.com/view/en_EC/ec/792ebd7690794210Vg nVCM100000ba42f00aRCRD.htm Pagina 34,Transparency and Open Government http://twurl.nl/vgskns http://www.whitehouse.gov/the_press_office/Transparency- andOpenGovernment Pagina 35, Terms of Service Agreements http://twurl.nl/tkg1z6 https://forum.webcontent.gov/Default.asp?page=TOS_agree- ments Pagina 38, Power of Information Review http://twurl.nl/yxc48s http://www.opsi.gov.uk/advice/poi/power-of-information- review.pdf Pagina 38, VenturousAustralia. Building strength in innovation http://twurl.nl/jm2qq3 http://www.innovation.gov.au/innovationreview/Documents/ NIS-review-web.pdf Pagina 38, Public Sphere 2: Government 2.0 http://twurl.nl/1ocnou http://www.katelundy.com.au/category/campaigns/publicsp- here/open-gov/ Pagina 44, Social Software and National Security: An Initial Net Assessment http://twurl.nl/lhshw4 http://www.scribd.com/doc/14347975/Social-Software-and- National-Security-An-Initial-Net-Assessment Pagina 53, The Four Pillars of an Open Civic System http://twurl.nl/m561gt http://radar.oreilly.com/2009/06/the-four-pillars-of-an-open-ci. html
  • Bijlagen | 209 Pagina 61, Clay Shirky: It’s not information overload, it’s filter failure http://twurl.nl/wodhx2 http://ambtenaar20.ning.com/video/clay-shirky-its-not Pagina 62, Discussiegroep Handreiking Ambtenaar 2.0 http://twurl.nl/evrzww http://ambtenaar20.ning.com/group/ambtelijkmeesterschap Pagina 64, RIVM, Dossier HPV Vaccinatie http://twurl.nl/fbhjii http://www.rivm.nl/persberichten/2009/dossiers/ Pagina 65, Year-End Zeitgeist http://twurl.nl/7t5w7c http://www.google.com/intl/en/press/zeitgeist/yearend.html Pagina 80, Flickr.com, Nationaal Archief http://twurl.nl/1feid5 http://www.flickr.com/photos/nationaalarchief/ sets/72157622500820677 Pagina 80, Public Sector Information Unlocking Service (beta) http://twurl.nl/ozvhpr http://www.opsi.gov.uk/unlocking-service/OPSIpage. aspx?page=UnlockIndex Pagina 80, Open Government Data Principles http://twurl.nl/zo87m2 http://resource.org/8_principles.html Pagina 86, Balletjes kunnen snel rollen http://twurl.nl/g0xuyg http://ambtenaar20.ning.com/profiles/blogs/balletjes-kunnen- snel-rollen Pagina 92, Twitter policy http://twurl.nl/x6js5t http://www.bis.gov.uk/twitter-policy Pagina 96, De 10 werkprincipes van Ambtenaar 2.0 http://twurl.nl/m8jg27 http://www.scribd.com/doc/17650701/De-10-Werkprincipes- Van-Ambtenaar-20 Pagina 99, Ambtenarenwet http://twurl.nl/m4j83b http://mpbundels.mindef.nl/32_serie/32_100/32_100_1100.htm Pagina 100, Aanwijzingen inzake externe contacten van rijks- ambtenaren http://twurl.nl/khfpwu http://www.integriteitoverheid.nl/kenniscentrum/kenniscen- trum-vervolg/thema/structuren-en-processen/entiteit/wet-en- regelgeving/details/aanwijzingen-inzake-externe-contacten-van- rijksambtenaren.html Pagina 100, Principles for participation online http://twurl.nl/rukuyq http://www.civilservice.gov.uk/about/resources/participation- online.aspx
  • 210 | Bijlagen Woordenboek Bij de eerste vermelding van een woord in de tekst staat de verklaring in de marge. In het woordenboek zijn al deze verklaringen verzameld. Ambient intelligence ook bekend als het internet der dingen, het samenwerken van allerlei apparaten in je omgeving (bijv. thuis) via draadloze netwerken; API application programming interface, een set afspraken waardoor sites en compu- ters kunnen samenwerken en gegevens kunnen uitwisselen; Augmented reality de toevoeging van extra informatie of beelden (bijv. van internet) aan een live beeld (zichtbaar via bijv. een webcam) van de omgeving; Beta-versie een conceptversie van nieuwe software, die wel werkt maar nog niet helemaal klaar is en dus bij het gebruik nog verbeterd kan worden; Blog een weblog is een verslag of beschrijving van iets wat je bezig houdt en wilt delen met anderen, die daar vervolgens op kunnen reageren; Co-creatie werken aan een gezamenlijk product, niet door middel van een volgordelijk proces maar door simultaan bijdragen te leveren; Cloud computing in plaats van software op de eigen computer of het eigen netwerk wordt gebruik gemaakt van ICT-diensten die centraal op internet staat; Community online gemeenschap waar deelnemers kennis uitwisselen, discussiëren of samen- werken rond een bepaald onderwerp; Communitymanagers de facilitatoren en gastheren van een online gemeenschap die interactie stimule- ren, op de sfeer letten en ontwikkelingen agenderen; Crowdsourcing “outsourcing to the crowd”, ofwel het uitbesteden van taken aan mensen buiten de eigen organisatie om de juiste kennis of oplossing te vinden; Delicious een internetdienst waar gebruikers hun favoriete internetsites kunnen opslaan en delen en op elke computer kunnen raadplegen; Digital natives mensen die na 1985 zijn geboren. Deze generatie is opgegroeid met computers en internet en beschouwt de digitale wereld als een gegeven; Dm een bericht in Twitter dat niet voor iedereen zichtbaar is maar direct van persoon naar persoon wordt gestuurd. Dm staat voor direct message; Embedden het integreren van informatie of een applicatie (widget) van de ene site in een andere site, bijv. een YouTube-filmpje in een weblog; Geocoderen het toevoegen van plaatsgegevens, bijvoorbeeld coördinaten of postcodes, zodat een object of gebeurtenis op de kaart kan worden gezet; Guerilla-marketing een manier om met korte, opvallende en meestal ludieke acties de aandacht te trekken van een doelgroep voor een nieuw product of idee;
  • Bijlagen | 211 Hashtag een ander woord voor tag, vooral gebruikt op Twitter om berichten over hetzelfde onderwerp met elkaar te verbinden en vindbaar te maken; Het Nieuwe Werken een beweging om organisaties flexibeler en mensgerichter in te richten en op die manier de productiviteit van kenniswerkers te verhogen; Instant messaging ook: chatten. Het voeren van een gesprek door het versturen van korte tekstberichten tussen personen die tegelijkertijd online zijn; LinkedIn een sociale netwerksite voor professionele contacten: om online contact te leggen, netwerken in beeld te brengen en discussiegroepen te vormen; Long tail het economische principe dat een oneindig grote groep slecht verkopende producten evenveel oplevert als een klein aantal bestsellers; Mash-up een samenvoeging van informatie uit verschillende bronnen op internet, bijvoorbeeld de combinatie van statistische gegevens met Google Maps; Microbloggen het schrijven van kleine berichten over waar je mee bezig bent, die vervolgens door je netwerk gelezen kunnen worden; MSN Messenger een populair programma om te chatten (instant messaging). Over het algemeen gaat het bij MSN om gesprekken één op één; Ning een internetdienst waar een eigen sociale netwerksite kan worden gestart. Anderen kunnen daar lid van worden, discussiëren, bloggen, etc.; Node een knooppunt in een netwerk waar verschillende verbindingen in samenkomen, zowel in computernetwerken als tussen mensen; Open innovatie het betrekken van burgers/consumenten bij productontwikkeling met als doel kennis of ideeën van buiten de organisatie te mobiliseren; Perpetual beta omdat een internetsite of –dienst nooit af is en altijd direct kan worden aangepast is er nooit een definitieve versie (het blijft een beta-versie); Prosumer iemand die op basis van creatieve producten die hij als consument gebruikt weer een nieuwe creatieve uiting produceert; Rating de mogelijkheid om in beeld te brengen wat het meest populaire of gewaardeerde onderdeel is door mensen erop te laten stemmen (raten); Reaguurder iemand die voortdurend negatief en niet-opbouwend reageert op weblogs of in forum- discussies en daarmee de interactie verstoort; Retweet het doorsturen (opnieuw tweeten) van andermans bericht (een tweet) naar de eigen volgers; Re-usability het zodanig inrichten van internetpagina’s dat gemakkelijk onderdelen kunnen worden doorgeplaatst of hergebruikt (vgl. usability); Rss de standaard waarmee een site de tekst van een artikel (bijv. titel en samenvatting) zonder opmaak beschikbaar stelt voor anderen;
  • 212 | Bijlagen Rss-feed de stroom van informatie die gebruikers kunnen integreren in hun pagina (bijv. Netvibes) om op de hoogte te blijven van nieuws; Second Life 3D-omgeving waar gebruikers een personage kunnen aanmaken, landschappen en gebouwen kunnen inrichten en contact kunnen hebben; Serious game een (online) computerspel met als doel al spelend een boodschap over te brengen of (leer)doel te bereiken; Social bookmarking internetsites waar gebruikers hun favoriete internetsites vastleggen en met elkaar delen, bijv. Delicious; Social networking internetsites waar gebruikers lid van kunnen worden, contacten kunnen leggen en groepen kunnen vormen; Status updates korte berichten die mensen op sociale netwerksites plaatsen om te vertellen waar ze mee bezig zijn, zoals op Twitter of de WWW op Hyves; Tag een woord of begrip dat wordt toegevoegd aan een tekst, foto, filmpje of persoon om het te beschrijven en zo beter vindbaar te maken; Twitter geef in 140 tekens regelmatig aan waar je mee bezig bent en abonneer je op berichten (tweets) van anderen om te lezen waar zij mee bezig zijn; User generated content informatie die niet door redacteuren maar door gebruikers is toegevoegd aan een site; Verniching de versnippering van de samenleving in persoonlijke niches op basis van ieders unieke combinatie van voorkeuren en interesses; Virtuele teams projectgroepen met mensen uit verschillende organisaties of afdelingen die in een online werkomgeving gezamenlijk aan een taak werken. Webcare een proactieve online klantenservice die hulp aanbiedt wanneer op blogs of in tweets wordt geklaagd over een product of dienst; Widget een bouwblok met informatie of een applicatie die kan worden geïntegreerd in een andere site (embedden); Wiki online software waarmee personen gezamenlijk aan één document kunnen werken, waarbij elke wijziging wordt gelogd; Wisdom of the crowd het idee dat de opgetelde mening van een grote groep mensen het dichtst bij de juiste oplossing zal zitten (niet te verwarren met crowdsourcing); XML eXtensible Markup Language, een standaard om gegevens gestructureerd vast te leggen en inhoud en vorm van elkaar te onderscheiden; Zoa een zelfstandig ondernemende ambtenaar, die als een zzp’er binnen de overheid alle beschikbare middelen inzet om zijn taak te vervullen; Zzp’er een zelfstandige zonder personeel, ook wel freelancer genoemd. Veel zzp’ers vergroten hun slagkracht door gebruikmaking van 2.0-middelen. De volgende woorden zijn voor dit boek gecreëerd: re-usability, verniching en zoa.
  • Bijlagen | 213 Met dank aan Aan dit boek hebben heel veel mensen een bijdrage geleverd. Sommi- gen schreven teksten, anderen lazen teksten, weer anderen inspireer- den tot teksten. Mijn dank gaat uit naar hen allen. Een aantal van hen noem ik hieronder: André Leinarts, André van der Zande, Anja Feijen, Anne Marie Ijsen- bruk, Arnout Ponsioen, Bart Borsje, Bob Kronenburg, Elise Roders, Erik Jonker, Ger de Peuter, Gerbrand Haverkamp, Hanneke van der Krogt, Henk Bos, Jacques Bakker, Jan Willem Duijzer, Jelle Goeman, Jeroen de Miranda, Joost Reus, Joris Dirks, Kees Tazelaar, Kim Spinder, Krispijn Beek, Linda van Duivenbode, Marc van der Put, Marie Louise Borsje, Mark Dijksman, Marloes Pomp, Matt Poelmans, Mieke van Heesewijk, Monique Roosen, Monique Wong Chung, Paul Lanse, Pierre Deen, Ramon de Louw, Roald Lapperre, Rob Oele, Valerie Frissen. Met excuus voor degenen die ik vergeten ben.
  • 214 | Bijlagen Wat kun je zoal doen op Ambtenaar 2.0? Web 2.0 betekent een fundamentele verandering van onze manier van werken als ambtenaren. Maar jij kunt alleen zelf bepalen hoe je met de mogelijkheden van web 2.0 beter je werk kunt doen: door erover te lezen in het boek Ambtenaar 2.0 (boek.ambtenaar20.nl), door de cursus te volgen (cursus.ambtenaar20.nl) of door mee te discussiëren in het forum (forum.ambtenaar20.nl). Daar ervaringen te delen en voor- beelden uit te wisselen leren we van elkaar. Dat is de doelstelling van Ambtenaar 2.0. In één zin: Ambtenaar 2.0 is een netwerk van mensen, zowel ambtenaren als1. burgers, die de gevolgen van web 2.0 voor de overheid willen onderzoeken2. en onder de aandacht brengen, daarover het gesprek aangaan om ideeën, kennis en praktijkerva-3. ringen uit te wisselen en bijdragen aan opleiding, ondersteuning en praktische tips om als4. een ambtenaar 2.0 te kunnen werken. Doe je mee? Ik wil … … lid worden van het netwerk Ambtenaar 2.0 en een eigen profiel aanmaken. Kijk dan op lidworden.ambtenaar20.nl … me abonneren op nieuwe blogs, of op discussies, nieuwe leden en nieuwe ideeën. Kijk dan op abonneren.ambtenaar20.nl … naar de tweewekelijkse open koffie komen om anderen te ontmoe- ten. Kijk dan op openkoffie.ambtenaar20.nl … vragen, kwesties of meningen in de groep gooien en reacties daarop krijgen Kijk dan op forum.ambtenaar20.nl
  • 215
  • Colofon Uitgave Programma Ambtenaar 2.0 http://programma.ambtenaar20.nl Vormgeving Helen Verbeek Grafische Producties Lettertype: Trebuchet Tekst en fotografie Davied van Berlo december 2010 1e druk
  • Davied van Berlo In het boek Ambtenaar 2.0 zette Davied van Berlo uiteen wat de betekenis is van web 2.0 voor de overheid: voor de relatie tussen overheid en burgers, voor de interne organisatie van de overheid en voor de manier van werken van de ambtenaar. In zijn tweede boek, Ambtenaar 2.0 beta, geeft hij daar ook praktisch invulling aan. Het bevat actiepunten en ideeën voor overheids- organisaties om hun eigen 2.0-strategie samen te stellen. De afgelopen twee jaar zijn ruim 20.000 exemplaren van deze boeken ver- spreid onder ambtenaren in Nederland. Aangezien beide boeken elkaar aan- vullen zijn ze nu ook samengebracht in één bundel. De bundel biedt een brede visie op overheid 2.0 en de rol van de ambtenaar 2.0 daarin, voorzien van een groot aantal voorbeelden en praktische tips. Van Berlo slaagt erin te inspireren met nieuwe ideeën en tegelijkertijd handvatten te bieden om aan die ideeën uitvoering te geven. Het netwerk Ambtenaar 2.0 is het platform voor innovatieve en initiatiefrijke ambtenaren die aan de slag willen om de overheid te verbeteren. Met deze bundel in de hand kunnen zij direct van start. Davied van Berlo is rijksambtenaar en initiatiefnemer van het platform Ambtenaar 2.0. www.ambtenaar20.nl | netwerk.ambtenaar20.nl | boek.ambtenaar20.nl DaviedvanBerlo Ambtenaar 2.0Nieuwe ideeën en praktische tips om te werken in overheid 2.0 Ambtenaar 2.0 betaActiepunten om te werken aan een overheid 2.0 Nu in één bundel Ambtenaar2.0|Ambtenaar2.0beta www.ambtenaar20.nl