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Software de gestión documental: hacia laoficina sin papelesFrancisco Ricau GonzálezInstituto Tecnológico de Informáticafri...
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• Mediante la digitalización transformamos un documento de un soportematerial a datos electrónicos. Obtenemos una imagen e...
• Durante el proceso de captura el sistema puede identificar el tipo de documento(factura, albarán, etc.) para desencadena...
• Conocer las características de los documento a tratar nos permitiráoptimizar el proceso de extracción de datos (indizaci...
• El uso de estas tecnologías va a permitir la reducción del tiempo deindización de los documentos, liberando al usuario d...
4. Composición tecnológica de las plataformas ECMINPUT OUTPUT*Más información en el ECM Roadmap de la AIIM
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Web Content Management (Gestión de contenido web)• Módulo orientado a la gestión de contenidos web o parapublicarse en la ...
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Búsqueda y recuperación de información• Los software de ECM proveen potentes sistemas debúsqueda y recuperación de informa...
Búsqueda y recuperación de información4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: nuxeo.com
Criterios de selección de un software ECM• Funcionalidad necesaria para cubrir las necesidades de la entidad• Capacidad de...
Tendencias en ECM: ¿hacia dónde va?• Añadiendo más contenido al “contenido” (redes sociales)• Modelos orientados a la movi...
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5. Situación actual del mercado de gestión documentalFuente: dbk.es• Mercado de servicios de gestióndocumental (consultorí...
5. Situación actual del mercado de gestión documentalFuente: PricewaterhouseCoopers• Dentro del mercado de la gestión docu...
5. Situación actual del mercado de gestión documental• En el segmento ECM, las grandes empresas dominan el mercado.Algunos...
5. Situación actual del mercado de gestión documental• Para analizar el mercado, una buen punto de partida es el cuadrante...
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6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector• Como hemos visto, es un sector en auge con grandes per...
6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector¿Qué oportunidades tenemos?• Desde una empresa del secto...
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7. Conclusiones• La tendencia hacia entornos de trabajo íntegramente digitales esimparable.• La gran mayoría de empresas n...
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  1. 1. Software de gestión documental: hacia laoficina sin papelesFrancisco Ricau GonzálezInstituto Tecnológico de Informáticafricau@iti.upv.es / @fricau24 de abril de 2013
  2. 2. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  3. 3. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  4. 4. • El concepto oficina sin papeles no es nuevo: se acuña comotal en 1975, en el artículo The Office of the Future publicado enBusinessWeek*.• Supone que una empresa dé el salto definitivo al mundodigital, eliminado o reduciendo al máximo la gestión dedocumento físicos.• Implica un cambio en la manera tradicional de trabajar. Uncambio de filosofía.* Business Week, The office of the future, 1975.1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  5. 5. ¿Por qué una oficina sin papeles?• Ahorro de espacio de archivo físico• Ahorro de tiempo en búsquedas• Mejora de la seguridad• Control de accesos• Copias de seguridad (backup)• Reducción de riesgos• Consulta simultánea y distribuida de documentación• Oficina más sostenible con el medio ambienteUna oficina sin papeles es una oficina más eficiente1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  6. 6. ¿Por dónde empezamos?•¿Digitalizamos todo nuestro archivo?•¿Qué hacemos con las imágenes digitalizadas?•¿Podemos eliminar el papel con garantías?•¿Qué niveles de seguridad aplicamos?•¿Cómo conservamos la documentación electrónica?•¿Qué tecnología necesitamos?•¿La compra de un escáner es suficiente?• La gestión documental electrónica requiere de un plan deacción, una estrategia que parta de un análisis previo de lasituación actual. Una auditoría de la información.1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  7. 7. • Las empresas tecnológicas de gestión documental hanpuesto el foco comercial en un enemigo: el papel.• Algunos tópicos: “Libérese del papel”, “Desempapélese”, “Laoficina sin papeles ha llegado”.• Los documentos digitales o digitalizados sin una correctagestión también suponen un problema.• La digitalización es un paso, no una solución.• Caos papel  Caos digital1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  8. 8. ¿Cuál es la situación actual?• En las organizaciones siguen conviviendo a día de hoysistemas híbridos (papel/digital). Los procesos documentalesno son gestionados en su mayoría íntegramente en formatodigital.• La oficina sin papeles no acaba de llegar, aunque es unproceso imparable.• Veamos algunos datos….1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  9. 9. Algunos datos que nos acercan a la realidad de la oficina sinpapeles:• En general, hay menos papel circulando alrededor de la oficina, especialmente en las grandesempresas.• El consumo de papel y el número de fotocopias está disminuyendo en un 35% en lasorganizaciones, mientras que está aumentando en un 32%.• La proporción media de espacio de las oficinas ocupado por el papel es el 15,3%, y se reduciríahasta el 7,4% con una política de archivo totalmente electrónica, con un ahorro de casi el 8% engastos de oficina en general.• De media el 45% de los documentos que se escanean son e-born.• El 77% de las facturas que llegan adjuntas en pdf se imprimen.Fuente: AIIM. The free paper office: dream or reality?, 2012.• El 99% de los trabajadores encuestados revisando documentos en papel.• El 42% de estos empleados sigue utilizando el fax para enviar documentación.• El 64% reconoce utilizar menos papel en la actualidad que hace cinco años.• El 66% afirma que comparte más de la mitad de sus documentos en formato electrónico.• El 33% de los encuestados afirma que la principal barrera para que su oficina consuma menospapel es que no supone una prioridad.Fuente: NITRO. State of the Paperless Office, 2013.1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual
  10. 10. Disponemos de la tecnología, pero siguen existiendo barrerasculturales (miedo al cambio, bajo nivel tecnológico) y algunasindefiniciones legales que retrasan la llegada de entornos detrabajo sin papel.1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actualEstrategia
  11. 11. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  12. 12. • La gestión documental comprende un conjunto de procedimientos ytécnicas que permiten el control de los aspectos relacionados con lacreación, organización, almacenamiento, preservación yrecuperación de la documentación producida y recibida por unaentidad en el desarrollo de sus actividades.• En ocasiones es confundida con la sola implantación de unsoftware, la compra de un escáner o la utilización de herramientasbásicas.• La tecnología (software y hardware) es una herramientaimprescindible, pero no es un fin en sí misma.• La gestión documental corporativa es la suma deprocedimientos/metodologías + tecnología = Sistema de gestióndocumental.2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término
  13. 13. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  14. 14. • Un sistema de gestión documental (SGD-DMS, aplicacióninformática) puede definirse como el software que permite crear,editar, clasificar, almacenar, compartir y recuperar grandescantidades de documentos electrónicos en una organización.• La evolución tecnológica en los últimos años ha causado que lassiglas ECM (Enterprise Content Management) desplace a las siglasDMS (Document Management System).• Esta evolución tecnológica ha traído consigo un desarrollo funcionalque permite hablar de gestión de contenidos empresariales en todasu amplitud.3. Evolución del software de gestión documental:del SGD al ECM
  15. 15. • Paso del concepto «gestión de documentos» a «gestión decontenidos empresariales», entendiendo «contenido» en un sentidoamplio como cualquier información en formato digital que manejeuna empresa o institución.• Tipos de contenido: imágenes, documentos, records, multimedia,web.• Definición de ECM de la AIIM:“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies,methods and tools used to capture, manage, store, preserve,and deliver content and documents related to organizationalprocesses. ECM tools and strategies allow the management of anorganizations unstructured information, wherever that informationexists.”3. Evolución del software de gestión documental:del SGD al ECM
  16. 16. 3. Evolución del software de gestión documental:del SGD al ECMERP CRM Correo-eCMS-Intranet-RRSSRRHHAplicacionesofimáticasEl software ECM se concibe como el espacio colaborativo yrepositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silosde información.
  17. 17. 3. Evolución del software de gestión documental:del SGD al ECMERP CRM Correo-eCMS-Intranet-RRSSRRHHAplicacionesofimáticasSoftware ECMLos contenidos se almacenan horizontalmente. La capacidad deintegración del software ECM con el resto de aplicaciones de negociode la empresa es fundamental.Integración (APIs, Web services, plug-ins, etc.)El software ECM se concibe como el espacio colaborativo yrepositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silosde información.
  18. 18. • Motivaciones principales de las empresas para abordarproyectos de gestión de contenidos empresariales (ECM):3. Evolución del software de gestión documental:del SGD al ECMFuente: AIIM. State of the ECM Industry 2011
  19. 19. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  20. 20. • Podemos considerar el software ECM como unsuperconjunto de tecnologías, con diferentes solucionesmodulares. Entre ellas, la gestión de documentos.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM
  21. 21. 4. Composición tecnológica de las plataformas ECMINPUT OUTPUT*Más información en el ECM Roadmap de la AIIM
  22. 22. • La captura se refiere tanto a documentos en papel(digitalización) como documentos digitales.• Respecto a los documentos digitales, varias opciones decaptura:• Creación desde la propia herramienta• Mapeo como unidad de red del repositorio (CIFS, Webdav)• FTP• Formularios electrónicos• Fax electrónico• Drag&Drop (arrastrar y soltar al navegador)• Correos electrónicos• Plug-ins en herramientas ofimáticas4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)
  23. 23. • Mediante la digitalización transformamos un documento de un soportematerial a datos electrónicos. Obtenemos una imagen electrónicaequivalente al documento original.• Disponemos de sistemas de captura clásicos, como el escáner (en todassus variantes), así como los dispositivos móviles (smartphone o tablet).4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)Fuente: abbyy.com
  24. 24. • Durante el proceso de captura el sistema puede identificar el tipo de documento(factura, albarán, etc.) para desencadenar flujos de trabajo y para clasificarautomáticamente dentro del repositorio.• El proceso de captura también incluye tecnologías de indización automática(extracción de metadatos) del contenido de los documentos.• Durante la indización, no todos los documentos pueden ser tratados de lamisma manera, dependerá de:El nivel de estructuración de su contenido• Documentos estructurados: responden a un diseño único (formulario).• Documentos semiestructurados: se mantiene un patrón de información pero dentro de unaplantilla diferente (factura de proveedor).• Documentos desestructurados: estructura y contenido variables (carta).Elementos del contenido• Carácter impreso y/o manuscrito (continuo o aislado)• Marcas• Códigos de barras (2D, 3D)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)
  25. 25. • Conocer las características de los documento a tratar nos permitiráoptimizar el proceso de extracción de datos (indización automática)gracias a las tecnologías de reconocimiento automático:• OCR (Optical character recognition): El software de reconocimiento óptico de caracteres, extrae deuna imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cualpuedan interactuar programas de gestión documental.• ICR (Intelligent character recognition): La tecnología ICR proporciona a los sistemas de reproducciónpor escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita encaracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador.• OMR (Optical Mark Recognition): Software utilizado para el reconocimiento de marcas hechas porhumanos. Por ejemplo, para procesar de manera rápida encuestas tipo elección múltiple en dondese "marcan" los casilleros. De esta manera un ordenador puede procesar rápidamente cientos demiles de estas encuestas o exámenes.• BC (Bar Code): El código de barras es consiste en una técnica de entrada de datos medianteimágenes representadas a partir de combinaciones de líneas y espacios paralelos de distintogrosor y espaciado, que contienen una determinada información. Esta información está representadapor números que pueden ser leídos y descifrados por lectores ópticos o escáner.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)
  26. 26. • El uso de estas tecnologías va a permitir la reducción del tiempo deindización de los documentos, liberando al usuario de la indizaciónmanual.• En el caso de documentos desestructurados, donde no sabemos quéinformación contiene el documento ni dónde, quedaría la opción deindización full text (texto completo).• Como fase previa al almacenamiento, estos sistemas ofrecen opciones devalidación manual de los metadatos extraídos.• La integración de estas funciones en un ECM consiste, generalmente, enañadir una aplicación exclusiva y diseñar un conector para almacenar enel sistema el resultado (imagen y metadatos) de los documentosdigitalizados.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(captura)
  27. 27. 4. Composición tecnológica de las plataformas ECMINPUT OUTPUT*Más información en el ECM Roadmap de la AIIM
  28. 28. Entorno colaborativo (groupware)• Extiende una capa social a través de los contenidos del ECM• Creación de equipos de trabajo asociado a proyectos• Wikis, foros, blogs, encuestas, calendarios, dashboards, etc.• Capacidad de compartir contenidos externos (noticias, informes, etc.)• Publicación de micromensajes• Publicación de comentarios en los contenidos• Interfaz gráfica que incorpora elementos de las RRSS (follow, like, favorite,etc.)• Colaboración con miembros externos de la empresa4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  29. 29. Entorno colaborativo (groupware)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: alfresco.com, nuxeo.com
  30. 30. Document Management (Gestión documental)• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fase decreación• Creación de documentos: posibilidad de introducir documentos en el sistema deforma manual o a través de una herramienta integrada con el sistema (captura).• Operaciones básicas sobre documentos: eliminar, copiar y mover documentosdentro del repositorio.• Gestión de metadatos (manuales o automáticos). Definición de diferentesesquemas y vocabularios. Adopción de estándares (DC).• Versionado y control de cambios: control de versiones y gestión de cambios delos documentos.• Check in – Check out sobre documentos.• Estructuración y clasificación: Organización de los documentos en estructurasjerárquicas de carpetas. Tagging de los documentos (folksonomías).4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  31. 31. Document Management (Gestión documental)• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fase decreación• Previsualización de documentos y anotaciones.• Historial o auditoría: registro de las actividades realizadas en un documento.• Transformación de documentos a otros formatos como PDF.• Edición de documentos en línea (desde la propia aplicación o desde sistemasauxiliares – GoogleDocs)• Relaciones entre documentos.• Notificaciones de operaciones sobre documentos.• Seguridad y acceso: posibilidad de gestionar permisos de acceso, lectura,escritura, hasta nivel de documento. Posibilidad de crear grupos de usuarios.• Incorporación de firma electrónica.• Publicación de documentos en otras aplicaciones (Web, Intranet, etc.)• os formatos como PDF.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  32. 32. Document Management (Gestión documental)• os formatos como PDF.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: nuxeo.com
  33. 33. Records Management (Gestión de documentos de archivo)• Módulo orientado a la gestión de documentos en su fasedefinitiva (evidencias de actividad)• Ciclo de vida de los documentos de archivo (desde su creación hasta sueliminación)• Gestión de documentos de archivo tanto físicos como digitales• Fileplans o cuadros de clasificación• Calendarios de conservación, siguiendo requisitos legales.• Conservación a largo plazo de documentos (PDF/A)• Controles de seguridad y acceso más restrictivos. Permisos especiales• Estructuras de metadatos complementarias• Módulos certificables según normativas internacionales (Moreq, DoD)• Trazas de auditoría de acciones• La tendencia es a integrarlo con el DM, para evitar el uso de dos sistemas.• No todos los documentos o contenidos de una empresa seránrecords y deberán archivarse.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  34. 34. Records Management (Gestión de documentos de archivo)• Transformación de documentos a otros formatos como PDF.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: alfresco.com
  35. 35. Diferencias entre DM y RM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Document Management Records Management• Permite la modificación de las distintasversiones de un documento• Evita la modificación de los documentos• Permite que el sistema albergue variasversiones de un mismo documento• Sólo permite una versión definitiva de undocumento• Puede permitir que los usuarios borrendocumentos• Evita que se supriman documentos salvo encircunstancias muy controladas• Puede incluir determinados mecanismos deconservación• Debe incluir rigurosos controles deconservación• Puede incluir una estructura de clasificación dedocumentos controlada por los usuarios• Debe incluir una estructura de gestióndocumental muy rigorusa (cuadro declasificación), mantenida por un rol deadministración..• Está pensado principalmente para facilitar eluso diario de los documentos en su fase decreación.• Puede ser una herramienta de uso diario,pero concebida para proporcionar unrepositorio seguro de los documentos(evidencias) de una organizaciónFuente: Moreq
  36. 36. Digital Asset Management (Gestión de activos digitales)• Módulo orientado a la gestión de contenidos multimedia(vídeos, fotos, audio, etc.)• Soporte para múltiples formatos multimedia (JPG, PNG, AVI, MP4, MP3, WAV,etc)• Extracción automática de estándares de metadatos (EXIF, IPTC, etc.)• Posibilidad de personalizar metadatos para los distintos tipos de contenido• Clasificación y estructuración de contenidos• Gestión de los derechos de autor• Previsualización de contenidos• Diferentes niveles de acceso según roles y usuarios• Publicación de contenidos multimedia en otros canales (web, intranet., etc.)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  37. 37. Digital Asset Management (Gestión de activos digitales)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: nuxeo.com
  38. 38. Web Content Management (Gestión de contenido web)• Módulo orientado a la gestión de contenidos web o parapublicarse en la web.• Publicación de contenidos (documentos, html, etc.) por parte de usuarios sinconocimientos técnicos. Mantenimiento y creación de portales.• Permite preparar el contenido para su publicación, previo flujo de trabajo para suaprobación si es necesario.• Publicación en intranet, extranet o web pública• También se permite, en algunos casos, la publicación en canales sociales(Facebook, Twitter, Youtube, etc.)• Algunos proveedores de software ECM se integran con CMS(Drupal, Joomla, etc.) para potenciar la capa de publicaciónde contenidos.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  39. 39. Business Process Management (Gestión de procesos denegocio) / Worflow (flujo de trabajo)• Módulo transversal a todo el ECM orientado a laautomatización de procesos con documentos.• Proceso de negocio: un conjunto de tareas relacionadas lógicamente llevadas acabo para lograr un resultado de negocio definido.• Automatización y optimización de procesos simples (workflow): flujos de trabajosobre documentos (revisión, aprobación, eliminación, etc.) en base a reglas denegocio.• Soporte de procesos o trámites complejos (administración electrónica, p.e.)• Algunos módulos proveen interfaces gráficas que permiten modelar procesos siconocimientos de programación, siguiendo el estándar BPMN.4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  40. 40. Business Process Management (Gestión de procesos denegocio)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: activity.org
  41. 41. Búsqueda y recuperación de información• Los software de ECM proveen potentes sistemas debúsqueda y recuperación de información mediante:• Búsqueda sencilla: por todos los metadatos de los contenidos, incluido el textocompleto: pattern matching, lematización, truncamiento, etc.• Búsqueda avanzada: por todos los metadatos del documento (autor, título,fecha, etc.)• Navegación a través de la estructura jerárquica del repositorio• Búsqueda facetada• Nubes de etiquetas• A través de vocabularios definidos4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)
  42. 42. Búsqueda y recuperación de información4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(gestión)Fuente: nuxeo.com
  43. 43. Criterios de selección de un software ECM• Funcionalidad necesaria para cubrir las necesidades de la entidad• Capacidad de adaptación (customización)• Facilidad de uso (usabilidad)• Escalabilidad (capacidad de adaptarse a las necesidades futuras)• Cumplimiento de estándares y normativas (Moreq, LOPD, etc.)• Integración con otras aplicaciones de negocio de la empresa• Tipo de licencia (privativa o libre)• SaaS / On premise4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(criterios de selección)
  44. 44. Tendencias en ECM: ¿hacia dónde va?• Añadiendo más contenido al “contenido” (redes sociales)• Modelos orientados a la movilidad (smartphones, tablets, etc.)• Soluciones basadas en cloud (SaaS)• Estándares abiertos = CMIS (Content Management InteroperabilityServices)• Alianzas entre proveedores para reforzar aspectos de la gestión decontenidos empresariales: (Nuxeo+Hippo) (Alfresco+Drupal)4. Composición tecnológica de las plataformas ECM(tendencias)
  45. 45. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  46. 46. 5. Situación actual del mercado de gestión documentalFuente: dbk.es• Mercado de servicios de gestióndocumental (consultoría, desarrollo eimplantación de soluciones informáticas,digitalización, recogida, custodia ydestrucción de documentos).• Durante 2011 el crecimiento se modera(250 millones de euros).• Es un sector que está resistiendo bien lacrisis económica.• Las 10 primeras empresas copan el 60%del mercado.• Es un mercado maduro, con altacompetencia.• En el sector operan unas 97 empresas.Datos a nivel nacional (España)
  47. 47. 5. Situación actual del mercado de gestión documentalFuente: PricewaterhouseCoopers• Dentro del mercado de la gestión documental, el segmento de ECM es elque más previsión de crecimiento tiene.• “El segmento ECM es el mercado del futuro y no ha hecho más queempezar a crecer. Se espera que en 2020, aproximadamente el 80% delos ingresos del mercado de gestión documental procedan de estesegmento”Fuente: The Radicati Group, Inc. Datos a nivel mundial
  48. 48. 5. Situación actual del mercado de gestión documental• En el segmento ECM, las grandes empresas dominan el mercado.Algunos ejemplos:
  49. 49. 5. Situación actual del mercado de gestión documental• Para analizar el mercado, una buen punto de partida es el cuadrantemágico de Gartner (ECM - 2012):
  50. 50. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  51. 51. 6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector• Como hemos visto, es un sector en auge con grandes perspectivas demercado.• El profesional de la información puede y debe estar presente en élaprovechando las oportunidades.• La publicación de normas técnicas como la ISO 30300 reafirman estaposición dentro del sector.• Hasta el momento son escasas las consultoras tecnológicas queincorporan perfiles profesionales cercanos a la gestión de la información(documentalistas, archiveros, etc.).• A las capacidades intrínsecas de un gestor de información, cabe sumar unbuen conocimiento de las tecnologías y oferta de software de gestióndocumental.
  52. 52. 6. Oportunidades para el profesional de la informaciónen el sector¿Qué oportunidades tenemos?• Desde una empresa del sector: Como personal técnico contratado(consultor)• Desde una empresa de fuera del sector: Como responsable del SGD (recordmanager)• Creando una empresa: Consultoría documental Digitalización Custodia y destrucción de documentación Implantación de software (propio o deterceros)
  53. 53. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  54. 54. 7. Conclusiones• La tendencia hacia entornos de trabajo íntegramente digitales esimparable.• La gran mayoría de empresas necesitan (y necesitarán) un softwarede gestión documental o ECM.• El sector de mercado de la gestión documental presenta grandesoportunidades para el profesional de la información.• La realidad empresarial y del mercado laboral obliga a losprofesionales de la información (documentalistas, archiveros) a conocerel entorno normativo y también tecnológico de la gestión de contenidosdigitales.
  55. 55. 1. La oficina sin papeles: concepto y realidad actual2. Sistema de Gestión Documental: alcance del término3. Evolución del software de gestión documental: del SGD al ECM4. Composición tecnológica de las plataformas ECM5. Situación actual del mercado de gestión documental6. Oportunidades para el profesional de la información en el sector7. ConclusionesAnexo: Recursos de interésÍndice de la presentación
  56. 56. Anexo: Recursos de interésRecurso (web, blog, etc.) URL TwitterAIIM Community http://www.aiim.org/community @AIIMcmtyExpediente, web, blog y otros documentos delmontónhttp://documentalqueridowatson.es/ @jmcolladoGestión documental para la gente (casi) normal gestiondocumentalparagentenormal.com/ @FernandoMTCBlog ISO 30300 www.iso30300.es/ @eblagestdocBlog de Gestión Documental Inteligente blog.athento.com/ @athentoBlog de Carlota Bustelo http://www.carlotabustelo.com @carlotabusteloDiplomàtica diplomaticapuntcat.blogspot.com/ @DiplomaticatButlletí d’Innovació Tecnològica i GestióDocumental (ITGD)http://www20.gencat.cat/ @patrimonigencatConsultores documentales sorprendemos.com/ @InfoPracticoEmpresas de gestión documental www.empresasgestiondocumental.com/ **Revista de gestión documental http://www.revistagestiondocumental.com/ @docugestionDemos de software http://www.demosdesoftware.com/ @ITSpainnetDemo Nuxeo: http://cmis.demo.nuxeo.org/nuxeo/login.jsp (Administrator, Administrator)Alfresco in the Cloud: http://www.alfresco.com/es/colaboracion-en-linea-segura-para-la-empresa (requiere registro con correocorporativo)
  57. 57. ht t p: //soci al bi bl i o. com¡Muchas gracias por vuestra atención!Nos vemos por la redes…@fricaues.linkedin.com/in/franciscoricaugonzalezfjricau@gmail.com
  1. A particular slide catching your eye?

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