Como gestionar de forma más eficaz el correo electrónico en una institución

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Webinar impartido por Lidon Paris Folch el 11 de diciembre de 2013 en SocialBiblio

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Como gestionar de forma más eficaz el correo electrónico en una institución

  1. 1. Cómo gestionar de forma más eficaz el correo electrónico en las instituciones Lidón París Folch Archivera Universitat Jaume I y coordinadora del G.T. de Política de Gestión de Documentos electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades (CAU) paris@uji.es 11 diciembre 2013
  2. 2. A modo de presentación La Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU) agrupa a los técnicos de archivo de las universidades españolas. 2002: La CAU se integra en la CRUE como grupo de trabajo permanente dentro de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales. Se crea: Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de Aplicaciones Informáticas para Archivos. 2004: Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos 2009: El Grupo se divide en dos secciones: Documentos electrónicos y Observatorio sobre la Administración Electrónica 2012: Grupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Podéis conocernos más en: http://cau.crue.org 2
  3. 3. A modo de presentación Miembros: Diferentes trabajos: 2007 La Gestión de los Documentos Electrónicos: Recomendaciones y Buenas Prácticas para Univ 2009. Esquema de Metadatos para la Implementación de la Administración Electrónica en las Unive 2010. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades 2010. Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico en las 2011. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades 2012. Valoración de los documentos electrónicos: Estado de la cuestión. 3
  4. 4. El punto de partida Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónico Propuesta de en las Universidades Españolas Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos Coordinadoras: Pilar González y Mercedes Pérez Presentado en CITRA (Toledo, 2011) 4
  5. 5. ¿Qué es el correo electrónico?  una aplicación de comunicación interna una aplicación de comunicación externa Una aplicación de comunicación corporativa Se usa también como: Repositorio de documentos Buscador de documentos Uso personal e institucional 5
  6. 6. ¿ Por qué hablamos del correo electrónico? 6
  7. 7. ¿ Por qué hablamos del correo electrónico institucional? • Es la herramienta de comunicación externa e interna más utilizada en las organizaciones • Puede contener documentos de archivo Puede conllevar: Problemas de gestión, preservación y acceso Problemas de sobreinformación Problemas de eficiencia administrativa 7
  8. 8. Desde el punto de vista organizativo El uso del correo como un medio de comunicación de carácter privado, ocasiona problemas desde una perspectiva institucional:  tiempo invertido por el trabajador para atender asuntos personales  empleo de los equipos de la institución  vulnerabilidad de la seguridad de las comunicaciones  mismo aspecto y redacción que los personales que pueden dañar seriamente la imagen corporativa  conflictos debido a la privacidad de las comunicaciones como un derecho fundamental
  9. 9. Desde el punto de vista legal Mensajes de correo  documentos con validez jurídica plena  información esencial para el funcionamiento eficaz de la organización Legislación y normativa que le afecta: - La relacionada con el acceso de los ciudadanos a los documentos de las administraciones públicas - La gestión, conservación y eliminación de documentación en las organizaciones - La relativa al tratamiento de ficheros digitales y a la protección de datos personales
  10. 10. El correo en la e-administración  el correo electrónico juega un papel protagonista en cualquier proyecto de administración electrónica  las distintas administraciones tendrán que establecer las condiciones de seguridad e interoperabilidad necesarias para su correcto funcionamiento  el valor evidencial de correo electrónico es algo que tendrá que establecerse con la práctica  en función de ese valor habrá que estudiar la inclusión o no de los correos electrónicos en el expediente electrónico
  11. 11. Desde el punto de vista técnico • Tienen los mismos problemas y necesidades que el resto de documentos electrónicos, con algunas particularidades: • Ficheros adjuntos en multitud de formatos • Diferente representación en el ordenador del emisor y del destinatario • Requisitos tecnológicos que garanticen la autenticidad e integridad: • Firma • sellado temporal • no repudio… • La copia al servidor institucional o nube como sistema de conservación NO cumple con los requisitos archivísticos mínimos exigibles
  12. 12. Desde el punto de vista técnico Problemas que plantea al aplicar los criterios archivísticos:  Identificación Mensajes personales; ficheros…  Organización Integración contextual, dentro de su expediente  Descripción Cabecera como fuente de metadatos  Valoración Dentro de su contexto: información contenida y finalidad
  13. 13. Desde el punto de vista técnico • El documento generado en formato digital, ha de conservarse en formato digital • Estrategias más habituales: Migración Transferencia de ficheros de un entorno de hardware y/o software a otro Problemas: o Habitualmente el mensaje se conserva en el formato propietario o Es un procedimiento a repetir periódicamente o Formatos normalizados: su eficacia dependerá del formato escogido, pero siempre debe procurarse que los formatos elegidos sean no propietarios
  14. 14. Desde el punto de vista técnico Emulación Desarrollo de aplicaciones que imiten el entorno de software y/o hardware en que fueron creados Problemas: o Más eficaz pero resulta poco rentable en el caso del correo electrónico Conversión a XML o herramientas desarrolladas con este fin o dos entornos: conversión previa y conversión tras el uso o metainformación que no figure en el fichero de transmisión
  15. 15. Desde el punto de vista técnico Proyectos XML: Digital TESTBED prima esta opción (Digital Preservation Testbed: From digital volatility to digital permanence. Preserving Email , 2003 ):  Conversión de e-mails a XML, la solución más apropiada para la interoperabilidad y la conservación a largo plazo  Desarrollo de un esquema, que contenga los atributos, elementos y sintaxis  Desarrollo de una aplicación (XMail) Otros proyectos XML: •XENA software —software gratuito desarrollado por la National Archives of Australia para transformar e-mails a formato XML •DAVID Project. Desarrollo de una DTD XML para convertir mensajes individuales a XML
  16. 16. Desde el punto de vista técnico Otros proyectos XML • The Collaborative Electronic Records Project (CERP) • Colaboración entre: The Rockefeller Archive Center y The Smithsonian Institution Archives • Aplicación: http://siarchives.si.edu/cerp/parserdownload.htm • Electronic Mail Preservation Collaboration Initiative (EMCAP) • North Carolina State Archives, Kentucky Department of Library and Archives, and Pennsylvania State Archives • Final Report: March 1, 2008-June 30, 2009 • CERP Y EMCAP: definición de un esquema XML que captura y preserva de forma eficiente los mensajes de correo auténticos e íntegros y facilita al mismo tiempo las búsquedas de contenido. El esquema permite incorporar todas las cuentas de correo de una organización y sus mensajes en un solo registro XML. Achieving E-mail Account Preservation with XML
  17. 17. ¿ Son los mensajes de correo electrónico documentos de archivo?  “información creada o recibida por una organización o persona”  “mantenida como evidencia”  “en la consecución de sus obligaciones normativas o en las transacciones comerciales” 17
  18. 18. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién?  Las autoridades o responsables de la organización  Los archiveros y gestores de documentos  Los servicios de informática y comunicaciones  Los usuarios finales
  19. 19. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién? Los responsables deben:  Promover el diseño de directrices institucionales sobre el uso y conservación del correo electrónico  Difundir de dichas políticas  Evaluar periódicamente  Promover grupos de trabajo multidisciplinares (juristas, especialistas en sistemas y redes informáticas, archiveros, gestores)  Planificar actividades formativas destinadas a todos los colectivos de usuarios
  20. 20. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién? Los archiveros deben:  Apoyar la integración de las directrices sobre gestión de correo electrónico en las  políticas de gestión documental  Participar en el rediseño de procedimientos adaptados a la gestión electrónica (definitivo para una identificación óptima de las series y de los documentos que las componen)  Establecer los requisitos archivísticos que garanticen la integridad y autenticidad de los mensajes a lo largo de todo su ciclo de vida  Establecer fórmulas que permitan la fácil clasificación de los correos, y su contextualización mediante una adecuada asignación de metadatos  Desarrollar instrucciones concretas destinadas a los usuarios finales
  21. 21. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién? Los archiveros deben:  Formar al personal de archivo  Utilizar el servicio de archivo como referente en materia de gestión de los  documentos administrativos electrónicos  Disponer de un Calendario de conservación actualizado para que los correos que formen parte de una determinada serie documental tengan asociados sus plazos de conservación y eliminación correspondientes  El calendario debería recoger también la política de acceso, relacionada con el formato de almacenamiento y la calidad de los metadatos que se apliquen  Transmitir a las oficinas la importancia de realizar una estrategia de selección de mensajes en las primeras fases, desde la misma aplicación de correo
  22. 22. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién? Los servicios de informática y comunicaciones deben:  Parametrizar, con la colaboración de los archiveros, tanto de los programas gestores de correo como de los destinados a la conservación  Diseñar los sistemas de manera que el máximo de metadatos se asocien de forma automática a los mensajes  Asegurar que el sistema de conservación sea capaz de añadir un registro de auditoría en cada mensaje almacenado con metadatos sobre el entorno electrónico  Diseñar un buen sistema de búsqueda y recuperación de la información
  23. 23. El correo electrónico ¿responsabilidad de quién? Y los usuarios finales:  Generar correos electrónicos de forma correcta  Clasificarlos y ordenarlos siguiendo los esquemas desarrollados al efecto  Capturar aquéllos que forman parte de sus procedimientos y eliminar los que no forman parte de los mismos
  24. 24. El correo electrónico necesita una Política Política y directrices para la gestión del correo electrónico: • Objetivos • Conceptos • Responsabilidades • Directrices para la creación y uso de mensajes • Directrices para la gestión: clasificación, descripción y selección • Preservación y conservación • Niveles de acceso
  25. 25. ¿cómo darla a conocer a los usuarios?
  26. 26. Ideas previas para empezar ¿Qué es un mensaje de correo electrónico y para qué sirve el correo electrónico? El servidor de correo electrónico no es un espacio de archivo ¿Quién debe utilizar la cuenta de correo institucional? El correo institucional sólo será utilizado por personas autorizadas ¿Qué uso puedo hacer del correo institucional? El correo institucional solo debe ser utilizado dentro de los límites legales
  27. 27. Ideas previas para empezar ¿Todos los mensajes de correos electrónicos son documentos de archivo? Los mensajes son documentos de archivo cuando son evidencia de una actividad propia de la Universidad ¿Cómo determinar si un mensaje es un documento de archivo? El primer paso es identificar los mensajes que son documentos de archivo
  28. 28. Ideas previas para empezar ¿Quién tiene la responsabilidad en la gestión del correo electrónico? Igual que con los documentos en papel Remitente: •gestionar y conservar los mensajes que crea y envía, como evidencia de una actuación determinada. Destinatario: •gestionar y conservar aquellos mensajes que forman parte de un expediente. •en el caso de mensajes colectivos, obligatoriamente la unidad administrativa que conserve el expediente completo
  29. 29. Empezamos a generar mensajes ¿Cómo crear mensajes de correo electrónico?  crear mensajes unívocos  En la cabecera del mensaje  En el cuerpo del mensaje • Texto • Pie de firma • Documentos adjuntos
  30. 30.  Destinatario principal y secundario (CC)  Lista de distribución en lugar de CCO,BCC  Dirección completa del destinatario  Un mensaje = un asunto Asunto claro y conciso, con prefijos y nivel de importancia. 31
  31. 31. Mensajes breves  Objetivo y acción a realizar  Lenguaje claro y conciso  Evitar referencias personales, gráficos y formatos Informar si hay documentación aneja 32
  32. 32. Pie de firma institucional: Nombre y apellidos; puesto de trabajo; Universidad y servicio al que pertenece; teléfono; fax; correo electrónico  Información sobre confidencialidad y buen uso 33
  33. 33. Documentos adjuntos sólo si no se puede incluir en el mensaje  Formatos abiertos y estándares Enlaces en el cuerpo del mensaje 34
  34. 34. ¿Cómo organizamos los mensajes?  Los mensajes se clasifican y archivan por su contenido, no por su formato  Los mensajes de correo se archivarán junto con el expediente del que forman parte  Seguir los criterios de clasificación y archivo establecidos por el Sistema de Gestión Documental de la organización  Ser capturados directamente en un Sistema de Gestión de documentos o aplicar otras soluciones técnicas y organizativas para garantizar su autenticidad e integridad  Clasificar y archivar para incorporar el mensaje al expediente correspondiente, ya sea en papel o electrónico, en el momento de su creación o recepción  Automatizar la clasificación dentro de la aplicación de correo, para facilitar y fomentar su uso. Probablemente será necesario un desarrollo informático  Aplicar los mismos criterios de selección y evaluación que al expediente del 35 que forman parte.
  35. 35. ¿Cómo actuamos con los mensajes? Para minimizar los problemas de la sobreinformación y mejorar la eficiencia administrativa Objetivo: bandeja de entrada a 0 al final del día Incorporar la gestión del correo a las tareas diarias Crear carpetas, buzones o etiquetas por años, y por asuntos/actividades Crear carpetas temporales de mensajes pendientes. Por ej.: @POR HACER; @ POR LEER; @POR RESPONDER 36
  36. 36. ¿Cómo actuamos con los mensajes?  Cuando se lee un mensaje, decidir la actuación a realizar (su valor y su destino):  Si la respuesta requiere menos de 2 minutos, responder inmediatamente  Si se puede eliminar, hacerlo inmediatamente  Si la acción requiere más tiempo, mover el mensaje a la carpeta correspondiente  Una vez realizada la acción, clasificar y archivar junto al expediente correspondiente (mensajes recibidos y enviados)  Evitar correos sin información o redundantes.  Utilizar adecuadamente las opciones: responder a todos y reenviar  Usar al inicio del asunto: FYI (For your information), RFC (Request For Comments) 37
  37. 37. 38
  38. 38. ¿Qué mensajes se pueden eliminar? No relacionado con ningún asunto Borrador Información sin valor administrativo Impreso y archivado en papel 39
  39. 39. ¿Qué mensajes se deben conservar? Remitente: mensaje, lista de destinatarios, respuesta Mensajes con documentos adjuntos si tiene información contextual importante En las cadenas de mensajes , el último 40
  40. 40. ¿Cómo organizamos los mensajes?  Para expedientes mayoritariamente en papel, imprimir el mensaje electrónico con todos los datos del encabezado y archivar en el expediente en papel. Conservar el mensaje electrónico, con valor como evidencia.  Archivar temporalmente los mensajes en la aplicación del correo electrónico, creando una estructura de carpetas y subcarpetas según el cuadro de clasificación.  Crear una carpeta denominada “Personal” y una carpeta denominada “Información” y conservarlas temporalmente.  Archivar los mensajes en el servidor o archivo digital correspondiente, manteniendo la estructura de carpetas, para su conservación a largo plazo, o para su acceso por otras personas del servicio. 41
  41. 41. ¿Cómo organizamos los mensajes?  Con documentos adjuntos, considerar si conservar el mensaje, el adjunto, o ambos. En el último caso, archivar ambos documentos separadamente, y se almacenar en la carpeta del servidor correspondiente al expediente, manteniendo la conexión mediante metadatos.  Aplicar sobre esta estructura de carpetas clasificadas los distintos plazos de conservación.  Los mensajes pueden archivarse en el formato de la aplicación de correo electrónico, ya que se mantienen así sus funcionalidades (respuesta, reenvío…), lo que facilita su reutilización.  Para su conservación a largo plazo, será necesario migrar a un formato abierto o estándar, como .txt, .pdf o preferentemente .xml. Se recomienda establecer una política de migraciones que tenga en cuenta no sólo la conservación, sino la posterior recuperación y accesibilidad a los correos electrónicos.  La mejor opción para la conservación es convertir los mensajes a XML: permite crear objetos digitales, formados por el fichero XML, el fichero de transmisión, el fichero de registro y los metadatos añadidos [ 42
  42. 42. Para saber más… - G.T. Documentos Electrónicos CAU. La gestión del correo electrónico. CITRA, 2011: http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/Prejornada_CITRA/Recomendaciones_corr eo_citra_cau.pdf - Sainz-Aloy, Anna; Soy-Aumatell, Cristina. “Gestión eficiente del correo electrónico: una experiencia corporativa”. El profesional de la información, 2011, septiembre-octubre, v. 20, n. 5, pp. 571-576. http://dx.doi.org/10.3145/epi.2011.sep.12 - Song,Mike; Halsey, Vicky; Burres, Tim. La invasion de los emails: domina tu correo electrónico antes de que él te domine a ti. Barcelona: integral, 2008http://www.hamsterrevolution.com E - Email management. AIIM, 2009. http://www.aiim.org/email - ONU: Gestión de correos electrónicos como expedientes: http://www.un.org/es/archives/unrecordsmgmt/manageemailrecs.shtml 43
  43. 43. !Muchas gracias! Lidón París Folch paris@uji.es @LidonParis Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU) http://cau.crue.org https://es-es.facebook.com/pages/Conferencia-de-Archiveros-de-lasUniversidades-Españolas-CAU/167679666587162 ht t p: //s oc i al bi bl i o . c om

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