• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Bab 2-Fungsi Pengurusan
 

Bab 2-Fungsi Pengurusan

on

  • 54,406 views

 

Statistics

Views

Total Views
54,406
Views on SlideShare
52,652
Embed Views
1,754

Actions

Likes
68
Downloads
0
Comments
10

4 Embeds 1,754

http://pengajianperniagaan.wordpress.com 1743
https://www.facebook.com 5
https://twitter.com 4
http://www.facebook.com 2

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

110 of 10 previous next Post a comment

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Bab 2-Fungsi Pengurusan Bab 2-Fungsi Pengurusan Presentation Transcript

    • 2.0 FUNGSI PENGURUSAN 2.3 Pengorganisasian 2.1 Pengenalan Kepada Pengurusan I)Definisi dan kepentingani. Definisi II)Proses pengorganisasianii. Fungsi -Penentuan objektifiii.Peranan Pengurus -Pengenalpastian aktivitiiv.Keberkesanan dan kecekapan -Pengelompokan aktivitiv. Pendekatan dan evolusi pengurusan -Pengagihan tugas -autoriti dan tangungjawab. 2.2 Perancangan iii) Struktur Organisasi i. Definasi dan kepentingan -carta ii. Jenis dan tahap rancangan -Manual organisasi iii. Proses dan kitaran -Penjabatanan iv. Misi iv) Konsep Pengorganisasian v. Objektif -Autoriti vi. Dasar -Tangungjawab vii.Strategi -akauntabiliti viii.Taktik -Pemusatan dan pemecaran autoriti. ix.Prosedur -Penugasan autoriti x. Alat Perancangan -Lini dan staf- Analisis pulangan Modal -Jangkauan Kawalan- Belanjawan -Rantaian arahan- Carta Gantt- PERT- CPM
    • 2.4 Kepimpinan iv.Kaedah Kawalan.I)Definisi dan Kepentingan Staf. -awalanII)Gaya Kepemimpinan -semasaIII)Ciri-ciri pemimpin -selepasIV)Perbezaan antara pemimpin v. Alat-alat kawalandengan pengurus. - Analisis pulangan Modalv)Peranan pemimpin -Belanjawan -pemimpin formal -PERT & CPM -Pemimpin tidak formal. -Carta GantVI)Motivasi - Proses motivasi -Teori 2.6 Penstafan. -Amalan Teori Abraham Maslow i. Definisi dan Kepentingan -Amalan Teori Motivasi Herzberg ii. Analisis kerja -Amalan Teori Motivasi Mc Gregor -huraian tugas -Perbezaan pendekatan barat dan timur. -Spesifikasi tugas.VII)Pembinaan pasukan iii.Proses pengrekrutan - Proses membina pasukan. iv. Proses pemilihan2.5 Pengawalan v. Faedah dan ganjarani. Definasi dan kepentingan -Kewangan seperti gaji, upah, bonus, -Kawalan ke atas organisasi KWSP, SOCSO dll. -tahap kawalan ke atas program. -Bukan kewangan seperti cuti,ii. Jenis Kawalan melancong dll -Dalam vi. Pampasan -Luaran. -gratuitiiii. Proses dan kitaran pengawalan. -pencen -menetapkan standard -faedah penamatan -mengukur pencapaian -langkah kawalan.
    • FUNGSI PENGURUSAN Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumber- sumber organisasi, iaituDefinisi Pengurusan manusia, kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan Fungsi Pengurusan berkesan.PerancanganProses menentukan matlamat yang ingin dicapai dan tindakan yang perludiambil untuk mencapai matlamat organisasi.PengorganisasianProses menyususn dan mengagihkan sumber sumber organisasi untukmelaksanakan tugas yang telah ditetapkan supaya matlamat organisasi dapatdicapai.KepimpinanProses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja melaksanakantugas dengan cekap dan berkesan.PengawalanProses pemantauan prestasi dan memastikan hasil akhir kerja tercapai sepertiyang telah dijangkakan.
    • Peranan PengurusKomunikator-melibatkan perhubungan dengan individu dan kumpulan-peranan komunikator dibahagikan kepada tiga iaitu pemantau,penyampai danjurucakap.Pendorong-bijak memotivasi dan mendorong pekerja.-melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan.Penyelesai masalah-pengurus perlu berhadapan dengan masalah.-diselesaikan dengan tegas walaupun tindakan yang diambil tidak disukai.-perlu memikirkan kesan jangka panjang terhadap organisasi dalam semuatindakannya. Usahawan-perlu membuat keputusan tentang pembaharuan yang diperlukanolehorganisasi samada dalam bentuk proses pengurusan, pengeluaran baranganatau perkhidmatan yang ditawarkan .-pengurus perlu menggunakan inisiatif mereka untuk memulakan perubahanyang positif.-bijak mengambil peluang.
    • Keberkesanan Dan Kecekapan Kecekapan dan keberkesanan penting dalam pencapaian matlamat supaya dapat kesemua sumber yang ada digunakan dengan sebaik mungkin tanpa ada pembaziran dan memastikan apakah matlamat yang ingin dicapai sebelum memutuskan bagaimana mudah mencapai matlamat tersebut dan iannya digunakan untuk menilai pengurus. Keberkesanan: Sebagai melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things), iaitu menyempurnakan sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektif organisasi. Kecekapan: Sebagai melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right), iaitu melaksanakan sesuatu kerja dengan usaha, perbelanjaan dan sisa yang minimum.
    • Pendekatan dan Evolusi Pengurusan Evolusi Teori PengurusanPerspektif Perspektif Perspektif Perspektif PerspektifKlasikal gelagat Kuantitatif Sistem KontingensiPengurusan Pengerakkan Sainssaintifik hubungan Pengurusan manusia (kajian Howtown) PengurusanPengurusanpentadbiran Operasi(14 prinsip Sains GelagatFayol) org (teori hierarkiklasik keperluan Sistem Maslow dan PengurusanPengurusan teori X dan Y) MaklumatBirokrasi)
    • Definisi sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat dan memutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebutKepentingan Perancangan1. Memberi hala tuju kepada pengurusPengurus dapat memastikan apa yang sebebnarnya ingin dilakukan, bagaimana untuk melakukansesuatu perkara yang telah diputuskan, mengapa beliau perlu malakukan perkara tersebut, bila untukmelakukannya dan siapa yang harus melaksanakannya dan sebagainya.2. Membantu pengurus untuk menyelaras dan mengorganisasi semua sumber yang perludigunakan untuk mencapai matlamat organisasi.Sumber kebendaan dan sumber manusia dalam organisasi perlu digembeleng.contoh untuk ditingkatkanjualan.jurujual perlu ada kemahiran untuk menjual,sistem ganjaran juga perlu dirancang.3. Membantu memfokuskan segala usaha untuk mencapai matlamat.Semua bahagian atau unit dalam organisasi dapat memahami dengan jelas tentang sumbangan yangmereka patut berikan.komitmen dan usaha pekerja akan dapat dipentingkan.4. Membantu pengurus membuat keputusan.Melalui perancangan jangka pendek dan jangka panjang, pengurus boleh membuat keputusan tentangtindakan yang sesuai.contoh untuk menjadi pengedar barangan yang terkemuka dirantau Asia.pengurusperlu membuat keputusan sewajarnya.andaikata jualan tidak sampai sasaran jualan yang telahditetapkan, pengurus perlu membuat keputusan tentang negara lain yang mengamalkan pasaranterbuka yang boleh ditembusi.
    • Jenis dan tahap rancanganRancangan strategik-Rancangan yang merupakan satu garis panduan kepada sebarang tindakan yang perlu dilaksanakan.-Ianya merupakan hala tuju umum organisasi.-Dibentuk dengan mengambil kira keupayaan organisasi,persekitaran dimana organisasi beroperasi dan juga matlamat organisasi.Rancangan taktikal-Dibentuk oleh pengurus pertengahan.-Melibatkan jangka waktu sederhana dan pengagihan sumber pada jabatan atau cawangan.-Rancangan taktikal perlu mendokong rancangan strategik yang telah ditetapkan.Rancangan operasi-Rancangan yang lebih sempit dan khusus untuk satu-satu unit kerja atau individu.-Ianya menggariskan dengan lebih khusus peranan dan tanggungjawab yang perlu dimainkan oleh pihak-pihak yang berkaitan.Lazimnya dibentuk oleh pengurus bawahan seperti penyelia.
    • Proses Dan Kitaran Perancangan1. Menetapkan matlamat/Objektif-Proses perancangan bermula dengan penetapan matlamat umum dan menyeluruh bagi seluruh organisasi.Matlamat ini adalah untuk setiap cawangan, jabatan dan unit dalam organisasi.-Matlamat yang dibentuk perlu jelas disetiap peringkat organisasi.-Penetapan matlamat perlu ambil kira faktor persekitaran seperti pesaing, pelanggan, teknologi dan undang undang.2. Menganalisis persekitaran/Mentafsir kedudukan semasa-Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan dalaman.-Pengurus perlu melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang akan berlaku.-Contohnya jika diramalkan bahawa ekonomi dunia pada tahun depan akan berkembang dan lebih banyak negara akan mengamalkan dasar pasaran bebas, pangurus harus merancang untuk menambahkan pelaburan syarikatnya.3. Menetapkan tindakan alternatif.-Langkah krtiga adalah menentukan tindakan alternatif yang perlu diambil.-Pengurus perlulah menentukan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan.-Pengurus perlu menggunakan pelbagai teknik dan kaedah untuk membantu tindakan alternatif seperti teknik Delphi.4. Menilai alternatif dan memilih alternatif-Pengurus perlu menilai semua tindakan alternatif yang telah dibentuk.-Penilaian dibuat berdasarkan kekuatan dan kelemahan setiap tindakan alternatif dan bagaimana setiap alternatif ini dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.5. Memilih dan melaksanakan tindakan.-Pengurus perlu membuat persiapan keatas setiap alternatif yang telah dibuat dengan teliti.-Alternatif yang telah dipilih perlu dilaksanakan dengan berkesan dan cekap.
    • Misi-Satu kenyataan format yang jelas tentang kewujudannya.-Berubah ubah mengikut perubahan operasi organisasi.Objektif-Merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuah organisasi.-Lebih luas dan bersifat jangka panjang.Dasar.-Satu garis panduan yang umum untuk sesuatu organisasi.-Membantu memutuskan isu sebelum ia menjadi masalah.Taktik-langkah yang digunakan untuk menyokong perlaksanaan rancangan strategik.-dibentuk dan ditetapkan oleh pengurusan pertengahan.-menerangkan peranan yang perlu dimainkan oleh setiap jabatan.Operasi-Sasaran atau matlamat yang lebih khusus yang perlu dicapai oleh unit atau individupekerja.-Dibentuk dan ditetapkan oleh pengurus lini dan Rancangan jangka pendek organisasi.Prosedur / tatacara.-Tatacara ialah rancangan sedia ada yang menjelaskan apakah tindakan yang perludiambil dalam sesuatu situasi.-Ditulis secara formal dalam buku dan dibuat oleh pengurusan atasan.
    • Alat-Alat Perancangan Analisis pulangan modal Satu teknik yang membantu pembuat keputusan atau pengurus memahami hubung kait antara volum jualan, kos dan keuntungan. Belanjawan Rancangan kegunaan tunggal yang memperuntukkan sumber untuk perlaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program. Mengenal pasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan. Carta Gantt Digunakan untuk menunjukkan setakat manakah kemajuan yang sedang dicapai bagi setiap aktiviti projek. Analisis teknik menilai dan menyemak program (PERT) Digunakan bagi membantu melicinkan pengurusan projek. Carta Laluan Genting (CPM) Digunakan untuk membolehkan masa aktiviti diketahui secepat mungkin dan juga untuk memudahkan pengurus untuk membuat pengawalan dari segi kos.
    • PENGORGANISASIANDefinisi: Merupakan proses merangka dan membentuk sumbermanusia dan bukan manusia supaya rancangan organisasi dapatdigerak. Kepentingan: 1. Dapat membantu pengurus melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam perancangan. 2. Dapat mengelakkan kerja-kerja daripada bertindih. 3. Bertindak sebagai suatu usaha bagi penyatuan kerja. 4. Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi. 5. Mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa. 6. Membentuk saluran komunikasi yang formal.
    • PROSES PENGORGANISASIAN1. Menentukan Objektif. Supaya Objektif tersebut boleh dijadikan panduan unuk mennetukan aktiviti-aktiviti organisasi yang perlu dilakukan. 2. Pengenalpastian Aktiviti. Kesimpulan: Aktiviti-aktiviti ditetapkan dan perlu dikenalpati. Dengan khusus Proses pengorganisasian dan terperinci melibatkan empat elemen penting: 3. Pengelasan dan pengelompokan aktiviti. 1. Pengkhususan Aktiviti akan dikelas dan dikelompokan mengikut bahagian- bahagian tertentu berdasarkan fungsi dan sifatnya. 2. Pembahagian kerja 3. Penjabatanan 4. Pengagihan tugas 4. Hierarki organisasi Tugas perlu diagihkan kepada pekerja atau kumpulan yang dan penyelarasan. mempunyai kebolehan dan kepakaran dalam bidang tugaas yang berkaitan. 5. Autoriti dan tangungjawab. Autoriti dan tangungjawab perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan dan menetukan hubungan majikan dengan pekerjanya melalui rantaian arahan.
    • Carta OrganisasiSTRUKTUR Manual OrganisasiORGANISASI PenjabatananCarta Organisasi Definisi: Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan polisi individu dalam organisasi.Maklumat-maklumat yang terdapat dalam carta organisasi:1. Tugas- menunjukkan tugas yang berbeza dalam organisasi.2. Pembahagian kerja – satu kotak mewakili satu posisi kerja.3. Peringkat pengurusan – mengambarkan hirarki pengurusan dari pengurus atasan sehingga pengurusan bawahan.4. Autoriti lini – Garis menegak dalam carta menunjukkan hubungan autoriti dalam organisasi.5. Komunikasi – komunikasi formal akan berlaku mengikut autoriti lini.
    • Manual Organisasi Definisi: Dokumen berkaitan dengan polisi dan prosedur organisasi yang releven dan ia meliputi semua aspek pengurusan organisasi.Kepentingan: Digunakan untuk membantu pengurus membuat keputusan.Oleh itu manual organisasi mesti dikaji secara berterusan.Maklumat dalam manual organisasi:1. Objektif2. Kegunaan3. Bidang kuasa manual berkenaan4. Aspek-aspek utama dalam sesuatu bidang pengurusan.
    • Definisi: satu proses mengumpulkan manusia dan aktiviti-Penjabatanan aktiviti yang sama dan berkaitan ke dalam satu kelompok dan disusun secara secara sistematik. Penjabatanan mengikut fungsian Penjabatanan mengikut produk atau servis Penjabatanan Penjabatanan mengikut pelanggan Penjabatanan mengikut geografi Penjabatanan mengikut matriks
    • Pengurus Besar Pengurus Pengurus PengurusPemasaran Pengeluaran Sumber manusia Pengurus Pengurus Kewangan Penyelidikan dan pembangunan Penjabatan mengikut fungsian.
    • Penjabatanan mengikut fungsianSesuai kepada organisasi yang mempunyai persekitaran yang mantap dankawalan ketat terhadap proses dan operasi.Contoh: Hospital, universiti, dan syarikat perniagaan. Kelebihan Kelemahan1. Menggalakkan pengkhususan 1. Menekankan kepada satu tugas kemahiran. yang rutin.2. Kurangkan duplikasi penggunaan 2. Mengurangkan komunikasi antara sumber. satu jabatan dengan jabatan lain.3. Meningkatkan pembangunan 3. Sukar untuk membuat penjadualan kerjaya dan jabatan. antara jabatan dengan jabatan4. Memberi peluang kepada penyelia yang lain. dan subordinat berkongsi 4. Lebih mementingkan jabatan kemahiran. daripada organisasi.5. Penyelesaian masalah lebih cekap 5. Pembangunan pengurus dan kerana pekerja lebih mahir dalam pekerja hanya dalam bidang yang bidang mereka. terhad.6. Keputusan adalah dipusatkan
    • Penjabatanan mengikut produk atau servisSesuai kepada organisasi yang kompleks dan syarikat multinasional yangmengeluarkan pelbagai jenis produk.Contohnya: Syarikat Matsushita. Kelebihan Kelemahan1. Sesuai untuk organisasi yang 1. Akan berlaku penggunaan sumber menghadapi perubahan yang cepat dan kemahiran yang tidak cekap. pada produk. 2. Tidak memupuk koordinasi2. Dapat menyesuai dan kegiatan antara unit produk. mementingkan permintaan 3. Perebutan dalam pengagihan pelanggan. sumber antara jabatan.3. Mempunyai tangungjawab yang 4. Penyelesaian masalah hanya jelas bagi setiap jabatan. terhad pada satu jabatan produk.4. Pembangunan dan perkembangan 5. Menghadkan pergerakkan kerjaya pengurus didapati disepanjang di luar unit produk. fungsi lini.
    • Presiden Naib Naib Naib Naib Presiden Presiden Presiden Presiden Divisyen Divisyen Divisyen Divisyen Makanan Snek Minuman Makanan Makanan Beku. Kesihatan Pengurus Pengurus Pengurus Kewangan Pengeluaran PemasaranPenjabatan mengikut produk atau Perkhidmatan..
    • Konsep PengorgnisasianAutoriti-Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu kerja.-Ianya membolehkan mengarah dan menurunkan kuasanya kepada staf dibawahnya.-Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk kepada ruang lingkup yang terhad.Tanggungjawab -Kewajipan seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. -Apabila pengurus mengarahkan pekerja untuk membuat sesuatu kerja maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk melaksanakan kerja tersebut Akauntabiliti -Harapan bahawa setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi penghargaan atas hasil kerja yang dicapai. -Pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh keatas apa yang dihasilkannya. -Dia tidak akan meletakkan kesalahannya ke atas bahu orang lain.
    • Pemusatan dan Pemencaran Autoriti Pemusatan Autoriti: Berlaku apabila autoriti dipusatkan kepada pihak pengurusan atasan, ini bermaksud keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan yang memegang autoriti. Pemencaran Autoriti: Berlaku apabila pihak atasan memberikan autoriti kepada jabatan atau pengurus di bawahnya membuat keputusan. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemusatan dan pemencaran autoriti. 1. Falsafah pengurusan organisasi 2. Sejarah pertumbuhan organisasi 3. Penyebaran geografik organisasi 4. Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan 5. Mutu pengurusan diperingkat yang berbeza 6. Pelbagai pengeluaran dan perkhidmatan yang disediakan 7. Kos membuat keputusan dan risiko 8. Tempoh yang diberi untuk membuat keputusan 9. Faktor persekitaran. 10. Keseragaman polisi dan dasar. 11. Ciri-ciri dan sifat tugas 12. Kematangan dan kebolehan subodinat
    • Kelebihan pemusatan autoriti: Kelemahan pemusatan autoriti:1. Membolehkan kawalan yang 1. Tidak memberi peluang membentuk pengalaman lebih berkesan dilakukan dan di kalangan pihak bawahan. mengurangkan keperluan 2. Subordinat akan merasakan mereka tidak kepada membuat keputusan. dipedulikan. Ia mengurangkan motivasi keberkesanan mereka.2. Pelan tindakan yang lebih seragam dan tersusun. 3. Meletakkan autoriti untuk membuat keputusan terlalu jauh dari tempat keputusan akan3. Keputusan yang lebih selari dilaksana sehingga memungkinkan realiti dan dan memenuhi tuntutan keadaan sebenar tidak dapat difahami dengan organisasi secara baik. keseluruhan. 4. Membuat keputusan akan menjadi lebih rumit4. Mengurangkan risiko dan memakan masa yang panjang, kerana kesilapaan yang dilakukan terlalu banyak peringkat pengurusan yang perlu dilalui. oleh staf bawahan yang tidak berkebolehan. 5. Kos kendalian yang tinggi menyebabkan maklumat terpaksa dihantar melalui saluran yang5. Penggunaan khidmat pakar khusus. secara maksimum. 6. Terlalu membebankan pengurusan atasan. Mereka tidak dapat menggunakan masa yang lebih untuk perancangan startegik bagi mencapai objektof organisasi. 7. Inovasi dan kreativiti sukar dicetuskan. 8. Boleh mendorong berlakunya rasuah.
    • Penugasan Autoriti Adalah satu proses di mana pngurus memberikan hak kepada subodinat untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang tertentu. Dan ini bermaksud pengurus memberikan tugas kepada subodinat berserta kuasa bagi membuat kerja dengan berkesan. penugasan autoriti bermula dari tanggungjawab. Komponen asas bagi proses penugasan autoriti adalah menetapkan hasil yang diharapkan memberikan tugas dan autoriti yang diperlukan untuk mencapi hasil tersebut. Autoriti lini dan staf Autoriti lini: merupakan autoriti yang paling utama dalam sesebuah organisasi. Dimiliki oleh pengurus yang mempunyai hak untuk mengarah dan mengawal aktiviti staf bawahannya yang melakukan tugas penting untuk mencapi objektif organisasinya. Lazimnya terdiri daripada pangurus yang mengawal dan menguruskan aktiviti utama organisasi . Autoriti Staf: mempunyai hak untuk tidak memberikan cadangan,nasihat,membuat penyelidikan,menyediakan perkhidmatan dan perkhidmatan khusus kepada mereka yang mempunyai autoriti lini.
    • Jangkauan Kawalan Ianya merujuk kepada sekumpulan subodinat yang bertangungjawab secara langsung kepada seseorang eksekutif atau penyelia. Mempunyai implikasi dari segi implikasi dan penyeliaan. Jangkauan kawalan memberi kesan kepada bilangan tahap pada peringkat organisasi. Rajah: Jangkauan kawalan yang sempit Rajah: Jangkauan kawalan yang luas Rantaian arahan Garisan autoriti yang tidak terputus yang menyambungkan setiap individu dengan pihak pengurusan atasan melalui jawatan pengurusan disetiap tahap pengurusan.Terdapat dua prinsip asas yang digunakan untuk membentuk rantaian arahan iaitu rantaian arahan yang mengikut skalar dan rantaian arahan mengikut prinsip satu arahan.
    • KEPIMPINANDEFINISI: Merupakan satu proses di mana pemimpin akan cuba mempengaruhigelagat atau tingkah laku pekerjanya supaya melaksanakan sesuatu tugas bagimencapai matlamat kerja bagi unit dan organisasi berkenaanKEPENTINGAN:1. Kepimpinan melibatkan orang lain. Jika pengikut sanggup menerima arahannya bermaksud kepimpinannya diterima.2. Kepimpinan melibatkan pengagihan kuasa antara pemimpin dan ahli kumpulannya.3. Seseorang pemimpin mempunyai kebolehan untuk menggunakan pelbagai bentuk kuasa untuk mempengaruhi gelgat pekerjanya.4. Kepimpinan mewujudkan nilai moral seseorang pemimpin.GAYA KEPIMPINAN:Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorangpemimpin untuk mempengaruhi pengikutnya.
    • KAJIAN UNIVERSITI OHIO T i Gaya Kepimpinan Penyertaan Gaya Kepimpinan Sokongan m Struktur rendah Struktur tinggi b Timbang Rasa tinggi Timbang Rasa Tinggi a n Gaya Kepimpinan Bebas Gaya Kepimpinan Autokratik g Struktur Rendah Struktur Tinggi Timbang Rasa Rendah. Timbang Rasa Rendah R a s a StrukturKAJIAN UNIVERSITI MICHIGAN Gelagat Berorentasikan Tugas Gelagat Berorentasikan Pekerja. (Job-centered behavior) (Employee-centered behavior) -Fokus pimpinan kepada kerja-kerja -Fokuskan kepada subordinat. yang dilakukan oleh subordinat. -Sangat mengambil berat tentang - Pemimipin akan lebih berminat keperluan peribadi subordinat. terhadap kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat.
    • GAYA KEPIMPINAN AUTORITI Gaya Kepimpinan Gaya Kepimpinan Gaya Kepimpinan Bebas Autokratik Demokratik -Memebri kebebasan -Proses pembuatan -Melibatkan subordinat kepada subordinat untuk keputusan hanya dibuat dalam proses membuat membuat keputusan dan oleh pengurus. keputusan. bertindak. - Subordinat tidak terlibat -Pengurus berbincang -Subordianat akan dalam proses pembuatan dengan subordinat dalam membuat keputusan keputusan. proses membuat -Sesuai untuk pekerja yang - Gaya ini sesuai kepada keputusan. bermotivasi tinggi, organisasi yang -Gaya ini akan dapat berpengalaman, menghadapi berpengetahuan, dan krisis, mempunyai pekerja berkemahiran dalam baru dan pekerja yang kerjanya. Pekerja yang tidak bermotivasi. sesuai ialah doktor, guru, jurutera dan lain-lain.
    • CIRI-CIRI PEMIMPIN1. Bertanggungjawab, berkeyakinan, dan bersemangat.2. Berpengetahuan, berkemahiran, dan berkebolehan dalam kerjaya.3. Bertimbang rasa dan bertolak ansur.4. Adil jujur dan amanah5. Mempunyai disiplin diri yang tinggi.6. Bersedia menerima teguran serta bersedia mengakui dan membetulkan kesilapan diri.7. Tidak mendahulukan kepentingan diri.8. Tidak memandang rendah terhadap kebolehan pekerja.9. Tekun dan sabar.
    • SOKONGAN YANG BOLEH DIBERI OLEH PEMIMPIN KEPADA PEKERJA.1. Memberi keyakinan kepada pekerja dan mengakui kebolehan pekerja.2. Menjelaskan matlamat pekerja dan tugas dengan terang kepada mereka.3. Melibatkan pekerja dalam aktiviti tertentu.4. Memberi latihan, pendidikan dan pendedahan yang sempurna kepada pekerja.5. Memberi sokongan moral dan material kepada pekerja dalam menjalankan tugas mereka.6. Memberi ganjaran yang sesuai dan berpatutan disamping peluang memajukan diri mereka.7. Menetapkan standard dan memberi maklum balas pencapaian prestasi kepada pekerja dengan jelas dan jujur.8. Mewujudkan hubungan dua hala antara pemimpin dengan pekerja.9. Mengambil berat tentang kebajikan pekerja.
    • PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS. PEMIMPIN PENGURUS -Melakukan perkara yang -Melakukan kerja dengan betul betul. - Perubahan -Status quo - Jangka panjang -Jangka pendek - Hasil (ends) -Kaedah (means) - Architects -Builder penyelesai masalah. - Motivasi dan sumber inspirasi* Menurut Professor Warren Bennis.
    • PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS.Status/Demensi Pemimpin PengurusSifat peribadi Interaksi dengan Tidak melibatkan interaksi pekerja untuk peribadi. mempengaruhi mereka.Kedudukan Tidak semestinya Disebabkan oleh kedudukandalam mempunyai kedudukan dan jawatan yang formalorganisasi yang formal dalam dalam organisasi. organisasi.Sikap dan Aktif dari segi Pasif dan memntingkanmotivasi kemanusiaan pencapaian matlamat. disebabkan fungsi mempengaruhi pengikutnya.Skop Menandatangani Menghadapi kerumitan danpendekatan. perubahan dengan masalah dalam organisasi membentuk visi dan memastikan organisasi tertentu. berjalan dengan betul
    • PERANAN PEMIMPINPERANAN PEMIMPIN FORMAL PERANAN PEMIMPIN TIDAK FORMALTerhasil daripada lantikan secara Tidak mempunyai autoriti yang sahformal berdasarkan kedudukan untuk memimpin dan mempengaruhiformal dalam organisasi. Mereka individu yang lain.diberi autoriti oleh organisasi bagimencapai matlamat organisasi. PERANAN LAIN YANG DIMAINKAN OLEH PEMIMPIN 1. Menetapkan peranan, tangungjawab dan autoriti setiap ahli untuk melaksanakan tugas masing-masing. 2. Memastikan ahli-ahli kumpulan kerja mempunyai hubungan erat antara satu sama lain. 3. Mewujudkan persaingan yang sihat di antara subordinat. 4. Membina matlamat yang boleh dikongsi bersama. 5. Memastikan subordinat faham tentang saling perkaitan tugas antara satu sama lain. 6. Mewujudkan perasaan saling bergantungan antara semua subordinat.
    • MOTIVASIDEFINISI: Motivasi merupakan satu proses yang kompleks yang melibatkankeadaan dalaman (perasaaan manusia dan ransangan) dan luaran individu(pelakuan dan tindakan) PROSES MOTIVASI Kehendak belum Keresahan @ dicapai @ Tekanan Keperluan yang Rangsangan tidak dipenuhi. untuk mengambil tindakan Perlakuan/Gelagat @ Usaha.Kepuasan @Kekurangan , Kehendak -Memulakan usaha.hilang tercapai @ -Menghalatujukan usaha.keresahan Prestasi. -- Meneruskan usaha.
    • Teori Motivasi Abraham MaslowTEORI MOTIVASI Teori Motivasi Herzberg Teori Motivasi McGregor KeperluanTeori Motivasi Abraham Maslow Pencapaian Hasrat diri -Pencapaian potensi diri. -Bebas A Keperluan -Kreativiti t Penghargaan -Penonjolan diri a -Tangungjawab - Penghargaan s a Keperluan -Harga Diri - Status n Sosial - Penghormatan Keperluan -Persahabatan - Kasih sayang Keselamatan -Penerimaan - Berkumpulan Keperluan -Keselamatan diri -kesesuaian iklim B Fisiologi -kesihatan - elak risiko - keamanan. a w -Makanan dan minuman - Perlindungan -Udara a -Pakaian - Keselesaan h a n
    • BAGAIMANAKAH KEPERLUAN DALAM TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW DAPAT DIPENUHI.1. KEPERLUAN FISIOLOGI: - Manusia harus berusaha atau bekerja untuk mendapat upah, gaji dan keuntungan.2. KEPERLUAN KESELAMATAN: Mewujudkan suasana tempat kerja yang bersih disamping mengadakan skim pencen dan insurans untuk menjamin keselamatan dan masa depan mereka.3. KEPERLUAN SOSIAL: Pekerja perlu berinteraksi, di mana pekerja akan dikumpul dalam unit kerja tertentu untuk berinteraksi bagi mewujudkan kerjasama untuk mencapai matlamat organisai.4. KEPERLUAN PENGHARGAAN: Agak sukar dipenuhi, akan dapat dicapai sekiranya pekerja dapat menunjukkan prestasi yang baik dan diberikan kenaikan pangkat, gaji yang tinggi, penghargaan kerja dan lain-lain ganjaran yang melibatkan kenaikan status.5. KEPERLUAN PENCAPIAN HASRAT DIRI: Pencapian yang terakhir, keperluan ini melibatkan penggunaan bakat dan potensi yang ada padanya untuk diadaptasi kepada pekerjaan yang mencabar, berorentasikan pencapaian, kreativiti dan bercita-cita tinggi.
    • TEORI MOTIVASI HERZBERG (model dua faktoar)1. Faktor Penjagaan: 2. Faktor Motivasi. a. Pencapaian – peluang untuk a. Upah dan gaji mencapai matlamat dalam kerja b. Keselamatan kerja yang mencabar. c. Keselamatan Tempat Kerja b. Penghargaan terhadap sumbangan yang telah d. Polisi syarikat dan pentadbiran diberikan yang adil c. Diberi tangungjawab dan tugas baru. e. Interpersonel Skil. d. Kemajuan, peluang untuk f. Status majukan diri. e. Kerja yang boleh memberikan kepuasan.
    • TEORI MOTIVASI MC GREGOR TEORI X TEORI Y1. Pekerja tidak suka bekerja dan 1. Sebahagian besar pekerja suka cuba mengelak diri dari melakukan kerja. membuat kerja. 2. Suka mengambil tangungjawab2. Pekerja perlu dipaksa, diancam dan suka memimpin dan diarah bekerja. 3. Mempunyai komitmen untuk3. Pekerja malas dan cuba mencapai matlamat organisasi mengelak diri dari dan berkeinginan untuk tangungjawab, tiada cita-cita melakukan kerja dengan baik. dan lebih mementingkan 4. Insentif kewangan bukan faktor keselamatan diri. utama4. Pekerja cuba mengelak diri 5. Motivasi dan potensi pekerja daripada memimpin. sudah wujud dalam diri pekerja5. Hanya melakukan kerja dengan dan pihak pengurusan hanya baik jika ada imbuhan perlu mengilap potensi tersebut kewangan. sahaja.
    • PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TIMUR DAN PENDEKATAN BARAT PENDEKATAN BARAT PENDEKATAN TIMUR- Motivasi sebagai proses psikologi yang -Masih melihat faktor motivasi mendorong manusia mencapai elemen sebagai elemen yang mendorong yang bersifat fizikal dan lahiriah. (lihat manusia untuk bertindak dengan teori-teori barat) lebih efektif.- Pencapaian manusia akan lebih tinggi -Timur turut memasukkan elemen jika wujud elemen ganjaran yang diukur agama dan sosiobudaya dalam dalam bentuk fizikal dan lahiriah. teori motivasinya.- Pihak pengurusan harus menyediakan -Pada pandangan pekerja prasarana yang baik dan mencukupi, melakukan kerja yang dengan baik menjaga kelselamatan pekerja dan merupakan ibadat. memberi ganjaran dalam bentuk bonus, -Rezeki mestilah dari sumber yang kenaikan pangkat dan kuasa. halal oleh itu mereka perlu bekerja- Barat tidak menekankan aspek dengan jujur dan tangungjawab. sosiobudaya dan agama, kesannya masih -Dari segi sosiobudaya timur kuat ada pekerja di barat masih melakukan berpegang teguh kepada adat dan tunjuk perasaan walaupun tuntutan dari budaya masing-masing. segi fizikal dan lahiriah mereka sudah -Contoh masyarakat Jepun diasuh dipenuhi. rajin bekerja sejak dari kecil.
    • Definisi: Sebagai dua atau lebih individu yang bebas berinteraksi antara satu sama lain di PEMBINAAN PASUKAN. samping berkongsi tujuan dan identiti. Dimensi-dimensi dalam membentuk sesebuah pasukan. 1. Perlu terdiri daripada dua atau lebih orang. 2. Setiap individu bebas berinteraksi. 3. Setiap individu samada lelaki atau perempuan mesti berkongsi identiti dalam usaha berinteraksi antara satu sama lain. 4. Interaksi antara individu yang menpunyai identiti yang sama harus mempunyai tujuan yang sama.Proses pembinaan pasukan.1. Mewujudkan tarikan antara perorangan @ Pembentukan (Forming)2. Mewujudkan kehendak ahli dengan kehendak kumpulan. @ Pertelingkahan (Storming)3. Menggalakkan penyertaan ahli di dalam kumpulan.@ Penormaan (Norming)4. Menggalakkan interaksi sesama ahli pasukan @ Pelaksaan (Performing)5. Menggalakkan pencapaian matlamat pasukan dan bukannya matlamat individu @ Pembubaran (Adjourning)
    • Definisi: Merupakan proses memantau prestasi dan mengambil tindakan untuk memastikan pencapaian hasil yang diingini.KEPENTINGAN:1. Memastikan keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu adalah konsisten dengan rancangan organisasi jangka pendek dan jangka panjang.2. Memastikan penyempurnaan tugasan dan objektif adalah konsisten antara satu sama lain dalam organisasi secara keseluruhannya.3. Memastikan pematuhan peraturan dan polisi organisasi yang penting. 1. Kawalan Strategik. – Kawalan pada tahap eksekutif (pengurusan atasan. 2. Kawalan taktikal. – Kawalan pada tahap taktikal.(Pengurusan pertengahan) 3. Kawalan Operasi. – Kawalan pada tahap penyeliaan (pengurusan penyeliaan @ lini).
    • JENIS-JENIS KAWALAN Kawalan Dalaman -Membenarkan individu dan pasukan mengamalkan kawalan disiplin kendiri. -Berasaskan pengamalan Teori Y oleh Mc Gregor. -Memerlukan tahap kepercayaan yang tinggi antara pekerja dengan pihak pengurusan. Kawalan Luaran -Memerlukan penyeliaan dan penggunaan sistem pentadbiran yang formal untuk mengawal gelagat pekerja. -Melalui penyeliaan, pengurus dapat mengenalpasti kesilapan yang dilakukan oleh pekerja dan membuat tindakan pembetulan. -Penggunaan sistem pentadbiran yang formal pula merujuk kepada penggunaan sistem ganjaran, peraturan dan tatacara sebagai alat kawalan pelakuan organisasi.
    • PROSES DAN KITARAN PENGAWALAN 1.Menetapkan Standard dan Objektif Pencapaian. Mengambil 2.Mengukur tindakan Pencapaian pembetulan. Sebenar. 3.Membanding Pencapaian Sebenar dengan Objektif Dan Standard.
    • KAEDAH KAWALAN. - Kawalan terhadap input - Memastikan input memenuhi standart/ bahan mentah berkualiti AWALAN - Bahan mentah kedapatan apabila sampai masa yang dikehendaki. - Kos yang berpatutan - Tenaga kerja yang berkemampuan/ mahir - Mesin dan peralatan sentiasa efisyen. - Kemudahan asas. - Berbentuk pencegahan. -Proses pengeluaran dalam kilang perlu dikawal. -Prosedur kerja standart – perlu diikuti. -Penyelarasan dan penyeliaan yang rapi.SEMASA -Pemantauan/ semakan yang berterusan. -Pembetulan segera. -Berbentuk pembetulan. - Output mengikut standart diperlukan - Siap pada masa yang diperlukan SELEPAS - Penghantaran yang cekap / on time - Kawalan terhadap jurujual/ penjualan. - Kawalan harga, kuantiti, stok dan lain-lain. - Berbentuk penilaian.
    • SISTEM KAWALAN YANG BERKESAN.1. Strategik dan mudah dicapai. – Dapat menyokong perancangan startegik dan tertumpu pada aktiviti-aktiviti penting.2. Dapat difahami – Dapat dipersembahkan dalam data atau istilah yang mudah difahami.3. Segera – Harus dapat mengesan sebarang penyelewengan dengan kadar yang segera.4. Luwes atau anjal – Memberi individu membuat pertimbangan yang sewajarnya supaya aktiviti dapat dijalankan dengan lancar.5. Menyokong kawalan kendiri – Pekerja digalak saling mempercayai sesama mereka dan mengamalkan komunikasi yang berkesan dan melibatkan semua individu dalam organisasi.6. Bersifat positif – Menekankan kepada pembangunan, perubahan dan penambahbaikan, sementara hukuman dan teguran harus dielakkan.7. Adil dan objektif.- Sistem kawalan harus dilihat sebagai saksama dan tepat oleh setiap pekerja dan dapat diterima sebagai asas pengukuran prestasi.8. Ketepatan maklumat9. Ketepatan masa.10. Tindakan pembaikan11. Ekonomi kawalan.
    • Alat-alat Kawalan.a) Analisis Pulangan Modal Merupakan kaedah algebra dan kaedah graf. Ia digunakan sebagai alat kawalan pengurusan untuk menentukan tingkat aktiviti di mana pengeluar tidak mendapat untung atau rugi yang dikenali sebagai titik pulangan modal. Iaitu pada tingkat jumlah hasil yang diperolehi sama dengan jumlah belanja yang dipadankan dengannya. Analisis menunjukkan kesan atau akibat dari perubahan dalam jumlah hasil atau kos atau kedua-duanya pada pelbagai tingkat aktiviti. Analisis dapat digunakan untuk menentukan tingkat keluaran pada TPM dalam unit dan ringgit, untung atau rugi pada tingkat jualan yang dijangkakan dan harga minimum yang perlu dikenakan untuk mencapai untung yang dikehendaki dan unit jualan minimum yang perlu untuk mencapai untung.b) Belanjawan Merupakan ikhtisar semua belanjawan individu yang menunjukkan aktiviti syarikat dari segi hubungan antara volum, kos, keuntungn, penggunaan modal dan pulangan pelaburan. Belanjawan boleh digunakan oleh pihak pengurusan atasan untuk menentukan kedudukan syarikat secara keseluruhan dalam mencapai objektif. Ia juga boleh digunakan sebagai alat untuk menilai setiap prestasi jabatan. Iaitu dengan membandingkan prestasi semasa dengan belanjawan yang dibuat. Pada lazimnya terdapat tiga pusat tanggungjawab iaitu pusat hasil, pusat kos dan pusat keuntungan yang mana prestasi akan dinilai berdasarkan belanjawan masing-masing.
    • c) Carta Gantt Ianya diperkenalkan oleh Henry L.Gantt. Carta ini dapat menunjukkan hubungan masa antara kejadian sesuatu program pengeluaran telah dianggap sebagai sesuatu revolusi di dalam bidang pengurusan. Carta ini merupakan satu kaedah untuk mengagih masa mesin atau masa penggunaan tenaga manusia dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengeluaran agar berjalan dengan lancar atau pengunaan tenaga manusia dari satu bahagian pembuatan kepada bahagian pembuatan yang lain tanpa membazirkan masa atau dengan pembaziran masa yang terminimum.d) Analisis PERT/CPM (TEKNIK MENILAI & MENYEMAK PROGRAM/CARA LALUAN GENTING) PERT: menggunakan anggaran yang berunsurkan kebarangkalian bagi jangka masa kegiatan. Terdapat tiga masa bagi PERT; i.Masa Optimistik- masa yang diperlukan jika semua berjalan dengan lancar. ii.Masa paling mungkin- masa sebenar diperlukan. iii.Masa pesemistik- anggaran masa untuk kejadian luar jangka.
    • Sebagai mengisi dan memelihara jawatan di dalam struktur organisasi dengan mengenalpasti keperluan tenaga kerja, menginventorikan tenaga kerja, mengambil, memelihara, menempatkan, menaikkan pangkat, menilai, merancang Definisi dan kepentingan kerjaya, memberi pampasan dan melatih pekerja supaya mereka dapat menyempurnakan tugas mereka dengan cekap dan berkesan. Analisis KerjaAnalisis kerja-titik tolak kepada semua aktiviti pengurusan sumber manusia .Sebarang keputusanyang perlu dibuat berkenaan dengan penstafan,pengrekrutan ,latihan dan sebagainya mestiberdasarkan analisis kerja.Ini kerana analisis kerja menggariskan secara terperinci jenis jenis kerjadan keperluan kerja dalam sesebuah organisasi. Ianya dibahagikan kepada dua iaitu huraian tugasdan spesifikasi tugas.Enam persoalan penting dalam analisis kerja-Apakah tugas fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja.-Bilakah kerja tersebut dilaksanakan.-Dimana kerja tersebut dilaksanakan.-Bagaimana pekeja melakukan kerja tersebut.-Mengapa kerja tersebut perlu dilakukan.-Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja tersebut.Kegunaan kepada pengurus sumber manusia.-Membantu pengurus membuat keputusan tentang aktiviti aktiviti penstafan.-Lazimnya maklumat yang didokumenkan dan direkodkan perlu disemak dan diubah sekiranyaperlu.-Contohnya apabila sesuatu jawatan sudah dilupuskan maka maklumat tentang kerja tersebutsudah tidak relevan.
    • Proses pemilihan Melengkapkan borang permohonan Temuduga awal di Jabatan Sumber Manusia Ujian Pekerjaan Ujian pencapaian, ujian cenderung, cerdas Penyiasatan latar belakang Pemilihan awal di Jabatan Sumber Manusia Temuduga panel atau penyelia Pemeriksaan kesihatan Keputusan pengambilan
    • Huraian tugas-Adalah dokumen kerja yang sangat berguna.Sebarang keputusan yang perlu dibuat berkenaan dengan penstafan, pengrekrutan,latihan dan sebagainya-Huraian kerja menggariskan secara terperinci jenis-jenis kerja dan keperluan kerja dalam sesebuah organisasi.-Ianya merupakan kenyataan tentang tanggungjawab,keadaan kerja dan lain-lain keperluan yang berkaitan dengan sesuatu kerja.Spesifikasi tugas-Merupakan kenyataan berhubung dengan kemahiran,keupayaan ,pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan kerja-Kelayakan minima ialah standard asas yang perlu ada pada pemohon jawatan sekiranya ingin dipertimbangkan untuk menapis pemohon pemohon jawatan semasa proses pengrekrutan dan pemilihan.
    • Proses Pengrekrutan Perancangan Sumber Manusia -Kekurangan sumber manusia - Terdapat jawatan kosong yang perlu diisi. Semakan Maklumat Analisis Kerja -Huraian Kerja -Spesifikasi kerja Kenalpasti Sumber Pengrekrutan Sumber Dalaman (pekerja sedia ada) Sumber Luaran (calon pekerja dari luar organisasi
    • KewanganFaedah dan ganjaran Bukan Kewangan Sebab majikan menyediakan faedah kepada pekerja: 1. Menarik kakitangan baru untk memasuki organisasi. 2. Mengekalkan pekerja-pekerja sedia ada. 3. Meningkatkan semangat para pekerja. Komponen Faedah: 1. Faedah Keselamatan dan kesihatan. Contoh faedah persaraan, pampasan kerja, insurans dan perubatan 2. Faedah bayaran masa tidak bekerja.. Contohnya cuti tahunan , cuti umum dan cuti sakit 3. Subsidi dan perkhidmatan.Contoh, kantin, pengangkutan, pusat jagaan kanak-kanak dan lain-lain. 4. Kemudahan pendidikan dan bayaran balik.
    • Faktor-faktor yang mempengaruhi keutamaan majikan dalam menentukan pakej faedah yang menarik.1. Jumlah kos pampasan2. Perbandingan antara kos dan faedah3. Tawaran pesaing4. Peranan faedah dalam menarik, mengekal dan memotivasikan pekerja.5. Keperluan undang-undang6. Jenis kerja yang dilakukan dan jawatan yang dipegang7. Kesatuan sekerja8. Lokasi geografi.
    • Pampasan Sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi disebabkan sumbangan yang telah diberikan kepada organisasi. Bentuk-Bentuk Pampasan Pencen -Bayaran bulanan yang diberikan kepada pekerja yang telah bersara -Formula menghiting pencen ialah 1/600(tp)(ga) Ganjaran perkhidmatan -Bayaran yang dibuat sekaligus selepas tamat tempoh perkhidmatan seseorang pekerja -Formula pengiraan ialah 0.075(tp)(ga) Gantian cuti rehat -Wang tunai yang diberikan kepada pesara untuk menggantikan cuti rehat yang tidak dapat diambil disebabkan oleh permintaan tugas dan yang telah dikumpulkan setiap tahun -Formula pengiraan ialah1/3(cuti rehat terkumpul)(ga)+imbuhan tetap.