Bab 2 Pengorganisasian

40,624 views
40,190 views

Published on

Published in: Education
8 Comments
23 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
40,624
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5,229
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
8
Likes
23
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Bab 2 Pengorganisasian

  1. 1. SMK LUI BARAT 72120 BANDAR SERI JEMPOL NEGERI SEMBILAN NAMA GURU : EN HAIRULNIZAM BIN HASSAN Created and presented by: Farah,suhada,ae-Rynn-a
  2. 2. A. DEFINISI: Merupakan proses penyusunan dan pengagihan sumber manusia & sumber lain utk laksanakan tugas agar dpt capai mtlmt yg tlh d’ttpkn dgn cekap dan b’kesanb.KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN Menjelaskan tugas2 setiap individu dlm organisasi Mengenal pasti siapa yg b’tanggungjwb t’rhdp siapa Membentuk saluran komunikasi yg formal
  3. 3. C. PROSES PENGORGANISASIAN Mengenal pasti aktvt -Mtlmt organisasi yg tlh d’ttpkan m’mberi panduan tntg jenis & b’ntuk aktvt yg perlu d’lakukan utk m’ncapai mtlmt t’rsebut -Penetapan aktvt d’buat dgn khusus dan terperinci utk pastikan semua aktvt d’knl pasti Mengelompokkan aktvt -Aktvt2 yg s’padan dr segi fungsi dan sifat dikelompokkan atau kata lain jabatan perlu d’bntuk.Cthnya,jabatan pengeluaran,jbtn p’masaran,dll. -Pengelompokan aktvt melibatkan 2 perkara iaitu,pengelompokan aktvt yg b’padanan dan penetapan jenis struktur organisasi(b’dsrkan fungsi atau faktor2 lain)
  4. 4.  Mengagihkan tugas -Pengurus perlu m’mbhgikan beban kerja@ tugas 2 t’tntu kpd individu atau kump. mengikut kebolehan dan k’mahiran yg ada -Setiap individu@kump. d’pertanggungjwbkn dgn tugas masing2 -Pengagihan tugas kpd p’kerja libatkan p’runtukan autoriti dan tanggungjwb kpd p’kerja yg b’kenaan.Peruntukan autoriti dan tanggungjwb d’berikan p’kerja utk pastikan pekerja m’lksnkan tugas mrk dgn cekap dan berkesan -Pekerja yg d’pertanggungjwbkn dgn tugas t’tntu perlu m’lksnkan tugas dgn baik -Pengurus perlu m’n’tapkan rantaian arahan yg jelas iaitu siapa yg ptut m’laporkan siapa.Aktvt ini m’libatkn p’bntukan hierarki organisasi
  5. 5. -Selain pengagihan tugas,pengurus perlu m’agihkan sumber ygt’dpt dlm organisasi kpd jbtn2 yg tlh d’bntuk.Oleh krn sumberyg t’rhad spt kewangan pengurus perlu terlebih dahulum’ngenal psti apakah aktvt organisasi yg paling p’nting-P’agihan sumber blh d’buat dgn m’utamakan aktvt yg pentingt’lbh dahulu atau aktvt yg d’peruntukkan bhgn sumber yg lbhbesar
  6. 6.  Menyelaraskan tugas -Pengurus perlu m’mbntuk 1 mekanisme utk m’nyatupadukan semua aktvt jbtn agar perjalanan organisasi dpt d’laraskan dgn baik dan sempurna utk m’capai objektif organisasi -Mekanisme penyelarasan penting d’sbbkan byk jbtn yg b’lainan dlm s’s’buah organisasi bg m’mastikan semua aktvt dlm semua jbtn menuju ke 1 mtlmt yg sama,iaitu, tingkatkan keutgn -Salah 1 mekanisme penyelarasn ialah mesyuarat.Cthnya,mesyuarat antara semua ketua jbtn utk bincangkan cara utk tingkatkn keutgn.Hasil mesyuarat perlu d’ikuti dgn tindakan dan d’laksanakan oleh semua pekerja dlm setiap jbtn
  7. 7. d. elemen utama proses pengorganisasian Pengkhususan kerja - Tugas yg rumit kpd komponen2 yg khusus -Pekerja hnya b’tanggungjwb kpd set yg terhad dan bkn kpd seluruh tugas yg bsr Penjabatan -Pengurus terpaksa kawal perjalanan organisasi disebabkan plbgi aktvt dan tugas yg d’lakukn dlm s’s’buah organisasi dan kesemua aktvt saling berkait -Carta organisasi d’gunakan utk m’njelaskan bagaimana tugas diagih,dikelompok,dan d’tmptkan .Dlm carta organisasi pengelompokan tugas yg sepadan dan sesuai d’gmbrkn oleh kotak2 t’tntu.Kotak2 ini d’panggil jbtn
  8. 8.  HIERARKI ORGANISASI -merujuk kpd pelbagai peringkat dlm organisasi di mana peringkat tertinggi diwakili oleh pihak pengurusan atasan yg mengawal keseluruhan operasi organisasi.Peringkat bawahan biasanya terletak di bahagian bwh dlm thp organisasi - Biasanya,hierarki t’bntuk drpd arahan -Jangkauan kawalan m’rujuk kpd bil. p’kerja dan jbtn yg blh d’selia dgn cekap oleh seorg pengurus.Ini m’nentukan tinggi atau rendah satu2 hierarki organisasi. -Rantaian arahan merujuk kpd persoalan siapa yg akn m’laporkn kpd siapa dan ia juga m’njelaskan autoriti
  9. 9.  PENYELARASAN -suatu proses yg melibatkan pengurus dlm menyatupadukan semua aktiviti jabatan yg berlainan agar objektif organisasi dpt dicapai dgn cekap dan berkesan. -Dlm sesebuah organisasi yg kompleks,pengurus tdk dpt mengawal dan menyelia semua aktiviti. -Pengurus menggunakan mekanisme penyelarasan t’tntu agar semua aktvt dan tugas yg dilaksanakan berfokus kpd pencapaian objektif organisasi.Cthnya,tatacara dan peraturan,jwtnkuasa dan komunikasi antara jabatan.
  10. 10. struktur organisasi Def: - suatu sistem atau jaringan formal tentang perkaitan dan perhubungan antara tugas dan aktvt yg berlainan. Cara utk mengetahui struktur organisasi; -carta organisasi -manual organisasi -penjabatan
  11. 11. A. carta organisasi DEF:- -salah satu gambar rajah lini yg menunjukkan jabatan atau unit-unit utama dlm sesebuah organisasi. Empat maklumat yg dpt diketahui dlm carta organisasi:- -tugas -subbahagian utama -tahap pengurusan -rantaian autoriti
  12. 12. 1. TUGAS -pelbagai jenis tugas yg perlu dilaksanakan dlm sesebuah organisasi2. subbahagian -setiap kotak yg mewakili subbahagian bertanggungjwb terhadap tugas yg ditetapkan3 Tahap pengurusan -menunjukkan suatu carta yg bermula dr pihak pengurusan atasan,iaitu pengerusi ahli lembaga pengarah hingga pihak pengurusan bawahan,iaitu pelbagai pengurus bahagian
  13. 13. 4 rantaian autoriti -menunjukkan garisan menegak yg menggambarkan kedudukan/jwtn yg punyai lebih autoriti berbanding dgn yg lain -garisan tersebut menunjukkan siapa yg patut laporkan kpd siapa
  14. 14. B. MANUAL ORGANISASI Def: -dokumen yg berkaitan dengan dasar,tatacara,tugas dan jabatan,serta skop jawatan yg relevan dengan sesebuah organisasi Semua dasar dan tatacara yang terkandung dalam manual organisasi menggambarkan misi dan matlamat organisasi. Melalui cara ini,maklumat berhubung dgn autoriti dan tanggungjwb seseorg individu dpt diketahui
  15. 15. c. Penjabatan Def; -Proses pengumpulan dan pengelompokan manusia dan aktvt2 yg sepadan dan logik dlm unit kerja untuk mencapai objektif organisasi Penyelarasan kesemua aktvt organisasi dpt dilaksanakan dengan lebih baik Terdapat 3 reka bentuk struktur organisasi; -struktur fungsian -struktur divisyen -struktur matriks
  16. 16. 1. Struktur fungsian Merupakan pengelompokan aktvt /tugas berdasarkan fungsi asas organisasi. Penjabatan yg paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yg mempunyai produk yg terhad Kawalan dan penyeliaan terhadap semua aktvt dlm sesuatu jabatan mudah dilaksanakan
  17. 17. 2. Struktur divisyen Merupakan satu bentuk penjabatan yg tugas atau aktvt dikelompokkan berdasarkan persamaan dlm produk,perkhidmatan ,atau pasaran Dibahagikan kpd 3 bentuk utama iaitu,produk,lokasi,dan pelanggan.
  18. 18. Divisyen produk Merupakan pengelompokan aktvt /tugas berdasarkan setiap produk atau keluarga produk yg dihasilkan Setiap divisyen produk mempunyai jabatan fungsian dan setiap ketua jabatan fungsian akan melaporkan kepada ketua divisyen Biasanya,digunakan oleh organisasi yg mempunyai produk yg pelbagai spt minuman,makanan beku,makanan snek,dll
  19. 19. Divisyen pelanggan Hampir sama dengan divisyen produk,kecuali,jabatan dibentuk utk memenuhi keperluan pelanggan tertentu Dapat memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan dgn lebih tepat dan cekap
  20. 20. divisyen geografi Hampir sama dgn divisyen produk,kecuali,jabatan dibentuk bg setiap kawasan di mana organisasi menjalankan perniagaan Organisasi akan menjadi lebih peka dan sensitif kpd budaya setempat
  21. 21. Contoh struktur divisyengeografi PRESIDEN NAIB PRESIDEN AMERIKA NAIB PRESIDEN ASIA UTARA TENGAH
  22. 22. 3. Struktur matriks Merupakan campuran antara struktur fungsian dan struktur produk Komunikasi,keanjalan,beroperasi dgn cekap dan berkesan,dan kerjasama yg baik perlu utk struktur matriks Sesuai dgn persekitaran yg sering berubah spt persaingan yg sengit dan perubahan teknologi atau pasaran yg pantas Utk memastikan organisasi mempunyai daya saing,penggemblengan usaha dan kreatvt pekerja yg sedia ada amat diperlukan
  23. 23. Kekuatan dan kelemahan setiap jenis strukturJenis Penjabatan Kekuatan Kelemahan •pengkhususan kemahiran •Penekanan kpd tugas2 rutin •Pertindihan penggunaan •Kurang komunikasi antara jabatan sumber dpt diminimakan •Pembangunan kerjaya terhad dlm FUNGSIAN •Penyelesaian masalah lebih bidang2 tertentu cekap disebabkan pengkhususan kemahiran •Keputusan lebih cekap krn b’pusat •Tindak balas lebih cepat kpd •Pertindihan penggunaan sumber sebarang perubahan dlm setiap divisyen •Penyelarasan fungsi adlh lbh •Persaingan antara divisyen dr DIVISYEN mudah segi perebutan sumber organisasi •Orientasi tinggi terhadap yg terhad permintaan dan keperluan •Kemahiran tdk d’kongsi antara pelanggan divisyenMATRIKS •Keputusan terpencar yg •kos pentadbiran meningkat m’mpercepatkan tindak balas •Percanggahan arahan boleh •Penyelarasan projek dpt berlaku d’lakukan dgn lbh cekap •Konflik antara kumpula boleh •Penggunaan sistem sokongan berlaku yg cekap
  24. 24. Konsep pengorganisasian AUTORITI -hak utk membuat keputusan dan mengambil tindakan utk menjalan kan sesuatu kerja -Hak utk membuat keputusan dan mengambil tindakan oleh seseorg pengurus dlm organisasi merupakan autoriti formal,iaitu,pengurus mempunyai hak tersebut d’sbbkan kedudukan jwtnnya dlm organisasi - Ia tertakhluk kpd ruang limgkup yg terhad TANGGUNGJAWAB -kewajipan seseorg pekerja utk melaksanakan tugas yg diberikan kpdnya -pekerja harus melaksanakan tugas yg diberikan oleh pengurus
  25. 25.  AKAUNTABILITI -jangkaan bhw setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi penghargaan atas hasil kerja yg dicapai ketika melakukan tugas -seseorang pekerja yg mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh ke atas apa yg dihasilkan PEMUSATAN DAN PEMENCARAN AUTORITI -Pemusatan autoriti ialah tumpuan autoriti di peringkat atasan organisasi -Pemecaran autoriti ialah proses membuat keputusan yg diaghkan ke semua peringkat organisai -sama ada organisasi/jabatan hendak melaksanakan pemencaran atau pemusatan autoriti bergantung kpd b’b’rapa faktor; -kesan kos bg keputusan yg dibuat-sekiranya keputusan yg dibuat melibatkan kos yg tinggi,maka pemusatan autoriti lbh baik berbanding pemencaran autoriti
  26. 26. -Keseragaman dasar-sekiranya organisasi mementingkankeseragaman dlm dasar2nya,maka pemusatan autoriti lbh berkesanberbanding pemencaran autoriti -Budaya korporat-sekiranya organisasi lbh m’mentingkan kpdpandangan dan penerimaan staf,pemencaran lbh berkesan drpdpemusatan autoriti -Mekanisme kawalan-pemusatan autoriti lbh berkesan utk bertindaksbgi mekanisme kawalan berbanding pemencaran autoriti
  27. 27. KELEMAHAN DAN KEBAIKAN PEMUSATAN AUTORITI KELEBIHAN KELEMAHANPenambahbaikan dlm teknologi Kurang fleksibel terutamanya dlmkomunikasi memudahkan pergerakan persekitaran yg sentiasa berubahmaklumat dsn pemprosesan data dr Tdk m’gunakan sepenuhnyalokasi pusat kemahiran dan kebolehan yg ada pdDpt memastikan budaya korporat yg pekerja ,terutamanya dlm membuatsama d’terima pakai oleh semua pihak keputusan yg melibatkan perkara2 ygMengelak drpd berlaku pertindihan pekerja sendiri lbh memahamikerja Membebankan pengurus atasanMenjimatkan kos p’ntadbiran Biasanya,keputusan yg d’buat kurangorganisasi dr segi overhead dan staf d’terima oleh pekerja jika tdk mengambil kira pandangan mrk
  28. 28.  PENUGASAN AUTORITI -Proses utk pengurus memberikan hak kpd staf bwhn utk bertindak dan membuat keputusan dlm bidang tertentu -Pengurus mempunyai hak mutlak utk melakukan apa sahaja sekiranya tiada penugasan autoriti -Penugasan autoriti bermula dgn pemberian tanggungjwb -Komponen asasnya ialah menetapkan hasil yg diharapkan,memberi tugas dan autoriti utk mencapai hasil tersebut,dan mempertanggungjwbkan hasil yg d’capai kpd mrk yg tlh ditugaskan utk mencapainya AUTORITI LINI DAN STAF -Autoriti lini adlh hak yg d’miliki oleh pengurus utk mengarah dan mengawal aktvt staf bwhn -Autoriti staf adlh pengurus yg d’lantik hnya sbgi sokongan kpd fungsi lini & tdk d’berkan kuasa utk mengarahkan org lain melalui rantaian arahan
  29. 29.  JANGKAUAN KAWALAN PENGURUSAN -Merujuk kpd bil. staf bawahan yg melaporkan terus kpd pengurus/penyelia -Member kesan kpd keberkesanan interaksi antara pengurus dan staf bwhn,dan ,keberkesanan penyeliaan staf bawah oleh pengurus/penyelia -Ia juga memberi kesan kpd bilangan tahap atau peringkat organisasi. RANTAIAN ARAHAN -Garisan autoriti yg tdk terputus2 yg menyambungkan setiap individu dgn pihak pengurusan atasan melalui jwtn pengurusan d’setiap thp pengurusan -Menurut pndktn klasikal,2 prinsip asas yg d’gunakan utk membentuk rantaian arahan;(a)prinsip skalar-rantaian arahan yg berterusan dan jelas yg m’hubungkn setiap individu dgn thp pengurusan yg paling hampir sehingga yg tertinggi dlm sesebuah organisasi,(b)prinsip satu arahan-setiap perlu melapor hnya kpd seorg shj supaya tdk berlaku percanggahan arahan.

×