Po prawidłowo przeprowadzonych działaniach przygotowawczych, prowadzenie spisu i inwentaryzacji opiera się na wykonaniu krok po kroku wszystkich czynności opisanych w dokumencie instrukcji inwentaryzacyjnej.

1. Spis z natury

2. Jak przeprowadzić spis z natury?
2 | SmartMedia
Spis z natury polega na spisywaniu bądź sczytywaniu kodów
kolejnych składników majątku w poszczególnych polach spisowych
wraz z dokonaniem ich pomiaru, gdy jest to wymagane. Istotne jest,
aby składniki zinwentaryzowane zostały z zastosowaniem prawidłowej
jednostki miary. W celu wyeliminowania wątpliwości, warto by arkusze
spisowe zawierały już odpowiednie jednostki miary. Program STOCK
umożliwia przypisanie poszczególnym składnikom majątku jednostek
miar. Możliwy jest również wydruk zestawienia przypisanych
jednostek, co ogranicza ilość popełnianych błędów podczas spisu
i skraca czas inwentaryzacji.

3. Zasady przeprowadzania spisu z natury
3 | SmartMedia
Spis z natury powinien być dokonywany z ograniczeniem ryzyka
przeoczenia, bądź podwójnego spisania. Istnieje kilka sposobów
minimalizacji tego ryzyka, przy czym główną zasadą jest dokonywanie
spisu w określonej kolejności z zachowaniem zasady od lewej do
prawej strony i z dołu do góry. Ważne jest, aby wszystkie zespoły
stosowały tę samą procedurę (ustaloną na szkoleniu). Jednolita
technika pracy ułatwia również kontrolę jej przestrzegania.

4. Zasady przeprowadzania spisu z natury
4 | SmartMedia
Istotnym problemem podczas spisu
z natury może być sposób szacowania
niektórych składników majątku. Zasady
ustalania ilości w drodze szacunku
powinny zostać zapisane w instrukcji
inwentaryzacyjnej na etapie
przygotowywania dokumentacji. Zespoły
spisowe powinny zostać poinstruowane
o zasadach i metodzie szacowania
podczas etapu przygotowania. Jeżeli
wymaga tego specyfika składnika, powinno
zostać ustalone dopuszczalne odchylenie
od rzeczywistej ilości (norma), które nie
stanowi różnicy inwentaryzacyjnej (tzw.
błąd pomiaru). Zespoły spisowe nie mogą
ustalać podczas spisu czy odchylenie
mieści się w granicach błędu.

5. Spis z natury a wykorzystanie oprogramowania
5 | SmartMedia
Jeżeli organizacja korzysta z oprogramowania do zarządzania
majątkiem, a składniki znakowane są etykietami z kodem kreskowym,
dużym ułatwieniem podczas spisu jest korzystanie z terminali
mobilnych (takich jak kolektory danych czy miniskanery). Terminal
umożliwia dostęp do informacji o wszystkich uwzględnionych w
inwentaryzacji lokalizacjach, o składnikach jakie w danej lokalizacji
powinny się znajdować oraz osobach za nie odpowiedzialnych.
Podczas spisu kolektor wykrywa również automatycznie składniki,
które zostały już wcześniej zinwentaryzowane, co niweluje błędy
ponownego spisania.

6. Ile czasu zajmuje przeprowadzenie spisu?
6 | SmartMedia
Czas trwania spisu majątku trwałego jest zależny od wielkości
organizacji oraz ilości posiadanych przez nią składników majątku.
Inwentaryzacja uporządkowanego majątku, kiedy wszystkie składniki
są poprawnie oklejone i przygotowane przez osoby odpowiedzialne,
polega na odwiedzeniu kolejnych pól spisowych i dokonaniu spisu
składników poprzez odczyt oznakowania, np. z etykiet z kodem
kreskowym.

7. Jak usprawnić przeprowadzenie spisu?
7 | SmartMedia
Wykorzystanie nowoczesnych technologii w postaci
oprogramowania do zarządzania majątkiem pozwala
zaoszczędzić ponad 83% czasu poświęcanego na
inwentaryzację w porównaniu do metody tradycyjnej
z papierem i długopisem.
Podczas jednego dnia jeden zespół jest w stanie
dokonać spisu nawet 900 składników przy użyciu
czytników kodów. Dla porównania: podczas tradycyjnego
spisu, aby spisać 900 składników, należy ręcznie
wypełnić 45 arkuszy, a to – realnie – może zająć
osobom przeprowadzającym inwentaryzację 5 lub więcej
dni roboczych. Ponadto, zamiast skupiać się na stanie
majątku, osoby wykonujące inwentaryzację skupiają się
np. na poprawności wpisów na arkuszach lub na
sprawach tak prozaicznych, jak zorganizowanie miejsca
do pracy.

8. www.smartmedia.com.pl