Propuestas de recursos
externos: para qué y cómo
para el Centro de Excelencia
Académica, UPRRP
8 de octubre de 2009
Por Sandra Macksoud López, Ph.D,
Catedrática Auxiliar
Facultad de Educación
Universidad de Puerto Rico
Recinto de Río Piedras

Objetivos
• Que los participantes:
– Definan el propósito de solicitar fondos
externos
– Conozcan los procesos y las estrategias
básicas para diseñar y elaborar una propuesta
que sea competitiva
– Sepan cómo identificar auspiciadores
potenciales para sus proyectos utilizando la
Internet.
– Elaboren el concepto para una propuesta y
esbocen un plan de trabajo para su desarrollo.

ADVERTENCIA
• Esta información es de aplicación
general, no para casos específicos.
Cada caso varía y hay que ver con
sus propios méritos y
particularidades. Siempre hay
excepciones.
• La regla general es que no hay
realmente reglas generales.

Visita blog
• http://propuestasdefondosexternos.blog
spot.com/
para obtener más información, recursos
en línea para aprender a hacer
propuestas, ejemplos de propuestas,
enlaces importantes.
También pueden participar aportando
información

¿Qué es una
propuesta?

¿Que es una propuesta?
• Una presentación clara, concisa y
persuasiva de un proyecto dirigido a
obtener los recursos para su
implantación.
• Es una colaboración entre entidades
que promueve beneficios tanto para el
proponente como el prospecto.
• Es una invitación a invertir recursos
en la implantación de una estrategia
prometedora para lograr un cambio
significativo en una situación.

Para qué no es
• No es para remediar problemas o
subsanar deficiencias institucionales
• No es para hacer una actividad, sino
lograr un fin que adelanta algo o
contribuye a la sociedad, a la disciplina,
la investigación, la institución de
acuerdo a su misión.

El contexto de los fondos
externos
• Visión de inversión versus
donativo: Predomina perspectiva
empresarial entre auspiciadores- el objetivo
es generar las mayor ganancia posible en
términos de resultados versus costo.
– What’s in this for me?
• Alto grado de competitividad entre
solicitantes por obtener recursos limitados
• Ideologías políticas influyen en las
prioridades

Estrategias para una
propuesta impactante
• Piense en qué puede usted ofrecer
que sea diferente, creativo,
innovador;
• Entienda la perspectiva de su
“cliente”;
• Identifique cuál es la mejor forma
de “vender” su proyecto, busque un
“enganche”.

Ejemplo de idea atractiva
• “From Hectares to Nanometers: GK-12
Multidisciplinary Explorations of Tropical
Ecosystems and Functional
Nanoscience”.
• AlACiMa- Alianza para el Aprendizaje
de Ciencias y Matematicas

Tipos de propuestas- no
hay un solo formato
• Largas para agencias públicas (10 paginas
o más);
• Cortas, tipo carta, para organizaciones
privadas (2-3 páginas).
• Investigación versus servicio
• Otros tipos de propuestas- para equipo,
viajes, becas, conferencias
• Prepropuestas versus propuestas
completas

Diferencia entre propuestas
de investigación y de servicio
• El contenido, enfoque , y formato
• La propuesta de investigación se
parece más a una disertación, requiere
mucha rigurosidad metodológica, y
debe aportar conocimientos nuevos en
el campo
• La propuesta de servicio responde a
una necesidad concreta de una
población- el producto esperado es el
beneficio para los participantes

Tipos de propuesta por
impacto
• Internacional
• Nacional
• Regional
• Estatal
• Comunitario
• Institucional, Multi-institucional
• Individual-Grupal

Ingredientes para una
Propuesta Exitosa
• Tiene claro para qué es la propuesta
• Añade valor, hace una diferencia, producirá un
cambio duradero
• Pareo de intereses del prospecto y el proponente
• Es costo-efectiva
• Está anclada en un proceso de planificación
estratégica de la organización
• Su implantación es viable
• Incorpora recursos del proponente

• Involucra alianzas en la comunidad
• El proponente tiene un historial sólido
de credibilidad y logros
• Enfatiza fortalezas, mientras reconoce
debilidades y cómo mejorar
• Refleja una actitud positiva, “somos
ganadores”
• Demuestra conocimiento en el campo
• Tiene potencial de ser modelo
• La propuesta está bien preparada

La disposición del
proponente es vital
• Tiene una visión clara, convicción y
compromiso genuino
• Se toma riesgos calculados
• Tiene habilidad para organizar y trabajar
con otros
• Es capaz de integrar diversidad de
intereses
• Conoce bien a su organización y el
problema de interés

Planificación de la propuesta
• La propuesta es resultado de 80% de planificación
y 20% de redacción
• Es un proceso continuo, no dejar para último
momento
• Investigación de problemas y necesidades
• Investigación continua de fuentes de fondos
• Conceptuación de la propuesta
• Diseño e implantación de un plan de trabajo
• Considerar procedimientos institucionales
• http://graduados.uprrp.edu/dafe/noticias/ver.php?ev
t_id=23

Si estás comenzando...
• Proponte un proyecto pequeño, pilotos con
fondos locales, para luego escalonar;
• Busca aliados poderosos y mentores con
experiencia;
• Investiga sobre proyectos modelos;
• Forma alianzas con otras organizaciones
exitosas y se parte de sus propuestas;
• Construye tu “track record” como
profesional.

Y los fondos…¿a dónde
están?
• Conoce la diversidad de fuentes de
información sobre fondos y de tipos de
fuentes de fondos
• Identifica fuentes de fondos afines con
tu prioridad, busca todas las
posibilidades pero escoge la que
quieres trabajar;
• Haz una búsqueda de forma proactiva.

Fundaciones y
Corporaciones
• Establecen prioridades de acuerdo a
intereses particulares
• Tienen restricciones geográficas
• Las relaciones personales cuentan mucho
• Otorgan menor cantidad de $ por proyecto
• Son más flexibles
• Invitan a someter propuestas luego de
consulta inicial

Ejemplos de
fundaciones
• http://www.wtgrantfoundation.org/ab
out_us
• http://www.rwjf.org/applications/
• http://www.kresge.org/
• http://www.wkkf.org/Default.aspx?Langu
ageID=0
• OJO: Cotejar elegibilidad

Fuentes Públicas:
Municipales, Estatales,
Federales
• Los programas y fondos son
asignados por ley para atender
necesidades de política pública
• Otorgan mayor cantidad de fondos
• Tienen una participación más limitada
en el desarrollo del proyecto
• Requieren un formato de propuesta
más estructurado

Ejemplos de fuentes de
fondos
• US Department of Education
– http://www.ed.gov/fund/grants-
apply.html?src=rt
• National Science Foundation
– http://nsf.gov/funding/
• National Institutes of Health
• http://grants.nih.gov/recovery/

¿Qué necesito saber sobre
la fuentes de fondos?
• Análisis de las prioridades
• Elegibilidad
• Cantidad de fondos por propuesta
• Número de propuestas
• Guías de propuestas (application package)
• Fecha límite (recibida o enviada)
• Requisitos de pareo
• Duración máxima de proyectos

• Nombre correcto del programa y personas
claves, y sus teléfonos, correo electrónico
• Cuáles son los requisitos para someter la
propuesta
• Cuál es el proceso y los criterios de
evaluación de la propuesta
• Qué número de propuestas que anticipan
recibir
• Qué tipo de propuestas han aprobado
anteriormente
• Informes y estudios Cuándo se decide la
aprobación de la propuesta

Fuentes de Información
• Internet
• Oficinas y Bibliotecas de Recursos
Externos
• Publicaciones sobre Recursos Externos
(CDFA, boletines)
• Medios Noticiosos
• Foros y Publicaciones Profesionales
• Contactos informales
• Servicios y grupos especiales (SRA,
OFP, FC, GC)

Fuentes de información
• Catalog of Federal Domestic
Assistance (CFDA)
– http://12.46.245.173/pls/portal30/catalog.G
RANT_PROPOSAL_DYN.show
• The Grantsmanship Center
– http://www.tgcigrantproposals.com/cgi-
bin/propSubjects.asp?subject=MHA-3
• Michigan State Libraries
– http://staff.lib.msu.edu/harris23/grants/fede
ral.htm

DEGI
• http://graduados.uprrp.edu/dafe/index.p
hp

Recursos acerca de la
redacción de propuestas
• http://www.hfsp.org/how/ArtofGrants.htm
• http://www.learnerassociates.net/proposal/
• http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/grant_pro
posals.html
• http://mchb.hrsa.gov/training/writing_grant_proposal.
asp
• http://www.icn.ch/guidelines_grants.pdf
• http://philanthropy.com/jobs/2003/05/01/20030523-
378096.htm
• http://www.thegrantadvantage.net/resources.shtml

Ejemplos de propuestas
• http://www.ocjs.ohio.gov/funding/ocjs%2
0sample%20grant%20april%202003.pdf
• http://www.grantproposal.com/proposal
_inner.html
• http://www.grantwritersonline.com/grant
-proposal-samples.html

Cultiva a los Prospectos
• Conoce bien a la fuente de fondos
• Establece contacto personal
• “Mercadea” tu organización
• Se visible y desarrolla credibilidad
• Mantenlos al día en cuanto a logros
• Pide sus recomendaciones
• Demuestra tu conocimiento
• Participa, contribuye a su misión

Conceptuando la
Propuesta
• Empezar con el qué, porqué y cómo
• ¿Qué quiero lograr? Visualiza el cambio
concreto que vas a promover
• ¿Porqué esto es importante? ¿Cuán
urgente es esta necesidad?
• ¿Cómo lo voy a lograr? ¿Cuál es la
estrategia central?
• “Brainstorming” entre personas claves
• Revisión de la literatura

Definición y
documentación del
problema
• Existe un problema cuando hay una
discrepancia significativa entre una
situación deseada y la situación actual
• Hacer análisis de evidencia existentes y
estudio de necesidades en la
comunidad- encuestas, grupos focales,
entrevistas, informes, estadísticas
• Llegar a conclusiones sustentadas por
la evidencia y que reflejan consenso

Análisis y Presentación
de Datos
• Buscar múltiples fuentes de datos y
hacer triangulación
• Ser selectivo e incluir solamente
aquellos datos que sean más
pertinentes y significativos
• Presentar datos en formatos
visualmente atractivos (tablas y
gráficas)
• Formular conclusiones válidas

Las partes de una
propuesta
Estudie con MUCHO cuidado la convocatoria
• Titulo- Breve, refleja el proyecto, impactante
• Carta de presentación de jefe de la organización
• Formularios
• Resumen/Extracto
• Tabla de Contenidos
• Narrativo
• Presupuesto
• Apéndices
• Bio sketch

El Resumen
• Es la carta de presentación de la propuesta, la
impresión inicial cuenta mucho
• Sólo una página o máximo de cantidad de
palabras
• Es una síntesis: descripción de la organización,
población y participantes, necesidad, meta,
objetivo, actividades y resultados esperados
• Generalmente se prepara al final, luego de
completar el resto de la propuesta

Documentación de la
Necesidad
• Seleccionar tipos de datos más
apropiados
• Estadísticas (demográficos,
participación, acceso)
• Informes reconocidos, incluyendo los de
la misma agencia
• Autoridades en el campo
• Estudios de necesidades-entrevistas
individuales y grupales, foros de la
comunidad

Metas y Objetivos
• Deben surgir lógicamente de la
necesidad
• La meta es general y los objetivos son
específicos- productos medibles
• Deben formularse dentro del marco de
las prioridades del prospecto
• No confundir objetivos con métodos

Plan de Trabajo
• Presentar una estrategia global, luego
componentes, etapas y actividades
específicas
• El diseño debe ser efectivo para el logro
de los objetivos y basado en
metodologías “al día”, de efectividad
demostrada
• Procedimiento para la selección de
participantes

Participantes-
Sujetos Humanos
• Certificación de que los participantes
estarán protegidos de riesgos de la
investigación según la política federal
• Aprobado por el Comité Institucional de
Protección de Sujetos
• O exención de tener la certificación

Calendario de Trabajo
• Organizar de acuerdo a la progresión
cronológica de la implantación del
proyecto
• Estimar tiempo que tomará en
completar la implantación de cada
actividad, no fecha exacta
• Conocer fecha de comienzo según la
fuente de fondos
• Timeline con “benchmarks”

Personal Clave del
Proyecto
• Describa las calificaciones del personal
clave
• Incluya las responsabilidades
principales de cada uno y los requisitos
de cada puesto clave
• Especifique el tiempo que dedicará
cada funcionario clave al proyecto, y
qué porciento es este tiempo de la
jornada total

Presupuesto y Costo
Efectividad
• Identifique todos los recursos necesarios
para llevar a cabo el proyecto exitosamente
con base real y razonable, investigue costos;
• Resuma el presupuesto en el formulario;
• Los costos deben estar de acuerdo con la
reglamentación del programa particular
• Los salarios son de acuerdo a la institución-
investigue con Recursos Humanos

Presupuesto y Costo
Efectividad
• Menos gastos administrativos y más fondos
para impacto a participantes
• Costos indirectos
• En forma narrativa debe detallar las
categorías y explicar la necesidad de cada
gasto principal
• No se debe inflar el presupuesto
• Debe ser evidente la relación entre el
presupuesto y el narrativo, no pedir nada que
no se menciona en el narrativo

Integración de Fondos
• Explique cómo se integrarán los fondos de
este proyecto con fondos locales, estatales y
federales para aunar esfuerzos y ofrecer
mejor servicio a participantes
• Aportación institucional
• No duplicar ni suplantar
• Leveraging
• Mencionar cómo se sostendrá el proyecto

Plan de Evaluación
• Diseño basado en los objetivos medibles
• Establecer indicadores de logros
• Formativa y sumativa
• Incluir las actividades e instrumentos que
utilizará para evidenciar el logro de cada
objetivo
• Incorporar datos cuantitativos y cualitativos
• Especificar cómo se diseminarán logros

Actividades de
Evaluación
• Medidas directas
• Encuestas
• Entrevistas individuales y grupales
• Observaciones
• Calidad de Productos
• Paneles de Expertos Externos

Diseminación del
Proyecto
• Reuniones y foros comunales
• Conferencias
• Publicaciones
• Boletines
• Asistencia técnica a otros para
implantar proyecto similares
• Comunicados de Prensa
• Demostraciones

Recursos institucionales
adecuados
• Describir los recursos y facilidades
disponibles para llevar a cabo el
proyecto: materiales, equipo,
instalaciones, suministros, y servicios
profesionales
• Mencionar colaboraciones entre
organizaciones y recursos que aportan.

Apéndices
• Usualmente no se permiten
• Ser selectivo
• Hacer referencia en el texto del
narrativo
• Cartas de endoso que no sean
genéricas sino que indiquen cuál es la
aportación y la participación específica
del endosante en el proyecto

Biographical Sketches
• Hasta dos páginas
• Seguir formato
• Ser selectivo, incluir lo más pertinente
al proyecto
• Formulario de Current and Pending
Support

Instrucciones generales
• Numerar todas las páginas
• Letra tamaño 12 para texto, tablas pueden
ser entre 10 y 12
• Doble espacio en el texto
• Número de copias con original
• Enviadas en la fecha límite (marcado o
recibido)
• Conozca el procedimiento para someter
propuestas en el Recinto

Estilo, Formato y
Redacción
• Use un lenguaje sencillo y directo, diga mucho
en pocas palabras, y no poco en muchas
palabras
• Eliminar lo innecesario y llenar los “huecos”
• La propuesta debe estar bien presentada en su
formato, tener una buena apariencia
• No debe tener errores ortográficos
• Escriba en voz activa
• El narrativo debe fluir, tener conexiones entre
las partes ser coherente en su totalidad y ser
consistente

Recomendaciones
• Que alguien lea la propuesta y reaccione
como lector independiente (Amigo Crítico)
• Termine la propuesta a tiempo para poder
cotejarla bien y asegurar que está
completa y tramitarla para los endosos
institucionales
• Sea usted mismo crítico de su propuesta,
examine la propuesta contra la guía y los
criterios de evaluación

Evaluación de las
propuestas
• Se invitan a profesionales con
conocimiento de la materia, sin conflicto de
intereses, confidencialidad
• Se adiestran en los criterios de evaluación
• Utilizan instrumento de evaluación con
rúbricas, asignan puntuación a cada
criterio
• Tienen que leer muchas propuestas en
corto tiempo, hay que facilitarle la lectura

Decisión sobre la
propuesta
• Si su propuesta no es aprobada, tiene
derecho a solicitar los comentarios de los
evaluadores
• Si su propuesta es aprobada, le notificarán
por carta indicando la cantidad y la fecha de
vigencia
• Puede ser que tenga que negociar algunos
puntos de la propuesta, de haber cambios
debe documentarlos de forma oficial

Ejercicio de Comenzar
la propuesta
• Escritura Espontánea: Qué, Porqué, y
Cómo
• Circular conceptos clave
• Organizar bosquejo y ampliar-Concept
Paper
• Plan de acción para elaborar la
propuesta
• Identificar recursos que ayudan
• Anticipar dificultades y alternativas

Les deseo éxito
• ¡¡¡¡¡Que desarrollen muchas
propuestas ganadoras!!!!
• Estoy a su disposición