Your SlideShare is downloading. ×
0
Record Management <br />Invoering van record management bij de gemeente Deventer<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
Gemeente Deventer<br />Historische stad, Hanzestad<br />Aantal inwoners: 100.000<br />Aantal medewerkers/inhuur: 900 - 110...
agenda<br />Introductie<br />Aanleiding digitaal werken<br />Record Management<br />Selectie en implementatie<br />Ervarin...
Innovatie van papier naar digitaal<br />Innovatiemarkt (2006) (Deventer DOET;Digi werkt)<br />Plan DDDW <br />Record Manag...
Record management<br />Record management is het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van ...
Samenhang ontwikkelingen en actoren<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
DDDW en document lifecycle<br />Maken<br />Opbergen<br />Publiceren<br />Gebruiken<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
Selectie <br />Eisen  (REMANO, NEN 2082, ISO 15489)<br />In gebruik zijnde infrastructuur (.NET,SAP)<br />Out of de box (e...
Samenwerking<br />Eigen medewerkers (ontwikkeling en beheer)<br />Meridio/Autonomy (software)<br />Kofax (software)<br />D...
Implementatie Meridio<br />Opleiding van de recordmanager (Meridio)<br />Opleiding ict (Meridio)<br />Betrekken/opleiden g...
Gerealiseerde resultaten (periode 2007-2010)<br />Organisatie en beheer op orde<br />Een perfect werkend RMA <br />NUP/BEA...
Resultaten concreet o.a.<br />4 archief bestanden (schaalbaarheid)<br />70 soorten digitale vergunningen<br />45.000 zaken...
Integraties/koppelingen<br />RMA Meridio met<br />Office KA <br />Outlook<br />Sharepoint<br />Kofax<br />SAP<br />Zorg-ne...
Verhoog de waarde<br />KostenReductie<br />€<br /><ul><li>Productiviteit
Doorloopsnelheid
Papierbeheer
Antwoordtijd
 Efficiency
Tijdbesparing</li></ul>BeheerRisico<br />Kosten voorkomen<br /><ul><li>Aansprakelijkheid
Rechtmatigheid
Rechtzekerheid
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Record management vip award

590

Published on

uitslag vakjury VIP/Doc
Deventer koos in 2007, toen midoffice-systemen enzaaksgewijs
digitaliseren bij de overheid nog in de kinderschoenen stonden, voor het
Meridio-platform, inmiddels overgenomen door Autonomy. In combinatie
met Sharepoint en Kofaxis de gemeente daarmee gekomen tot een
effectieve vorm van documentdigitalisering en recordsmanagement. De
gemeente heeft de inrichting van het digitale platform zelfstandig
uitgevoerd, consequent volgehouden en uitgebouwd tot wat het nu is; een
integraal opererend digitaal recordsmanagement systeem met 500
dagelijkse gebruikers en 800 gebruikers met leesrechten. Het platform
kent zo weinig mogelijk koppelingen met andere systemen, maar is
gebouwd vanuit de integratiegedachte. Daarbij is steeds leidraad geweest
dat Deventer wilde werken met ‘out of the box’ software; geen maatwerk.
Proces na proces is aangesloten op de gedigitaliseerde ruggengraat van de
gemeente.
Deventer bewijst volgens de jury dat het mogelijk is om consequent
zelfstandig te innoveren op basis van toepassing van standaard RCMsoftware,
los van hypes en modegrillen in e-government.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
590
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Record management vip award"

  1. 1. Record Management <br />Invoering van record management bij de gemeente Deventer<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  2. 2. Gemeente Deventer<br />Historische stad, Hanzestad<br />Aantal inwoners: 100.000<br />Aantal medewerkers/inhuur: 900 - 1100<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  3. 3. agenda<br />Introductie<br />Aanleiding digitaal werken<br />Record Management<br />Selectie en implementatie<br />Ervaringen<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  4. 4. Innovatie van papier naar digitaal<br />Innovatiemarkt (2006) (Deventer DOET;Digi werkt)<br />Plan DDDW <br />Record Management Applicatie<br />Scan applicatie + Hardware <br />Implementatie per proces/project<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  5. 5. Record management<br />Record management is het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Er is een Internationale Standaard over records management: ISO 15489. Deze definieert record management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”.<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  6. 6. Samenhang ontwikkelingen en actoren<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  7. 7. DDDW en document lifecycle<br />Maken<br />Opbergen<br />Publiceren<br />Gebruiken<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  8. 8. Selectie <br />Eisen (REMANO, NEN 2082, ISO 15489)<br />In gebruik zijnde infrastructuur (.NET,SAP)<br />Out of de box (eigen beheer)<br />Integratiemogelijkheden i.p.v. koppelen<br />Beheer alle formaten (extensie-loos)<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  9. 9. Samenwerking<br />Eigen medewerkers (ontwikkeling en beheer)<br />Meridio/Autonomy (software)<br />Kofax (software)<br />Doxis (informatie adviseurs)<br />Getronics (system integrator)<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  10. 10. Implementatie Meridio<br />Opleiding van de recordmanager (Meridio)<br />Opleiding ict (Meridio)<br />Betrekken/opleiden gebruikers<br />Projectplannen en faseringen (Deventer)<br />Pilot WVG/WMO (2007)<br />Doxis advies en audit<br />Getronics systeem advisering<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  11. 11. Gerealiseerde resultaten (periode 2007-2010)<br />Organisatie en beheer op orde<br />Een perfect werkend RMA <br />NUP/BEA en machtiging substitutie<br />Periode 2007-2010<br />500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten<br />900 GB met doorgroei naar 1,5 TB<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  12. 12. Resultaten concreet o.a.<br />4 archief bestanden (schaalbaarheid)<br />70 soorten digitale vergunningen<br />45.000 zaken<br />15.000 digitale WMO cliëntdossiers <br />90.000 digitale facturen <br />8000 digitale WOZ bezwaren<br />Beheer digitale bestemmingsplannen <br />Digitale projectarchivering<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  13. 13. Integraties/koppelingen<br />RMA Meridio met<br />Office KA <br />Outlook<br />Sharepoint<br />Kofax<br />SAP<br />Zorg-net (WMO)<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  14. 14. Verhoog de waarde<br />KostenReductie<br />€<br /><ul><li>Productiviteit
  15. 15. Doorloopsnelheid
  16. 16. Papierbeheer
  17. 17. Antwoordtijd
  18. 18. Efficiency
  19. 19. Tijdbesparing</li></ul>BeheerRisico<br />Kosten voorkomen<br /><ul><li>Aansprakelijkheid
  20. 20. Rechtmatigheid
  21. 21. Rechtzekerheid
  22. 22. Financiëleboetes
  23. 23. Mensen
  24. 24. Opslag
  25. 25. Verplaatsen</li></li></ul><li>Kosten/Baten (ROI, SROI)<br />Kosten: investeringsbudget<br />Harde baten:<br />400M2 a € 200 gemiddeld (€ 80.000)<br />Geen aanschaf extra kasten/dossiers (PM)<br />Geen fysieke sanering SSA (PM)<br />Loonsomreductie in het “IDM” domein (PM)<br />21 medew. doorstroom naar reguliere arbeid <br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  26. 26. Kosten/Baten<br />“Zachte” baten:<br />Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd)<br />FO en BO gelijktijdig zelfde informatie<br />Geen transporttijd<br />Procestijden verkort <br />Productie verhogend<br />Geen problemen bij organisatiewijzigingen<br />Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid <br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  27. 27. Delen praktijk ervaringen<br />Gastspreker bij DIV seminairs, FAMO.<br />Gastspreker bij Archivarissen (OV)<br />WABO monitor, DIV aspecten Deventer<br />Best practice “YES we scan” (OV/DEV)<br />60 overheidsinstellingen (RM,substitutie, scan)<br />8 (internationale) bedrijven (RM inrichting)<br />Oprichting BU digiwerkt<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  28. 28. Opslagkosten bouwvergunningen<br />60 meter Bouwvergunningen Ba <br />+<br />180 meter Bouwvergunningen De = <br />240 m1 = 60 m2<br />Dynamische periode = 60m1 x € ?? = € ??<br />Statisch archief = 240m1 X € ?? = € ???<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  29. 29. Februari 2011 H.Sligman<br />
  30. 30. Ontwikkelingen <br />Verdere integratie met generieke applicaties<br />Verdere koppelingen met procesapplicaties<br />“Informatie” beveiliging <br />Zoeken / Vinden (search engine) <br />Presentatie mogelijkheden<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  31. 31. Record Management <br />Innovatieve<br />Maatschappelijk Verantwoorde<br />Onderneming<br />Februari 2011 H.Sligman<br />
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×