Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información

Jordi Serra Serra - XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital“ - Tarragona, 19 de mayo de 2016
Diseño de sistemas de gestión
documental orientados a procesos en el
marco del gobierno de la información
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
XXII Jornadas de Archivos Universitarios
"La gestión de documentos en el entorno digital"
Tarragona, 19 de mayo de 2016

SGD OAISPolíticas
El papel del Sistema
dentro de la organización

SGD OAIS
Políticas

SGD
OAIS
Políticas

SGD
OAISPolíticas

¿HACIA DÓNDE VAMOS?

¿En qué contexto estamos diseñando
actualmente los SGD?
Empresarial y
organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Refuerzo identidades
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles

¿Funcionan los SGD que diseñamos?

¿Funcionan los SGD que diseñamos?
Excesivamente formal y
autoexigente (perfeccionista)
Perspectiva discreta (focus on
small-data)
Planteado en base a fronteras
(custodialista)
Concepción centralista del
Sistema
Bajo porcentaje de cobertura
real
Poca fiabilidad y seguridad
efectivas
Con poca aportación de valor al
usuario
Con un ROI a (demasiado) largo
plazo

Métricas que demuestran
que no acaban de funcionar
30%
46%
48%
50%
70%
54%
52%
50%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Retail
Manufacturing
Energy services
Financial services
They have
They don't
Iron Mountain (2016)

Bajo porcentaje de cobertura real
?

Poca fiabilidad y seguridad efectivas
85%
37%
54%
15%
63%
46%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Redes sociales no incluidas en las
políticas de GD
Interacciones esenciales en redes
sociales no capturadas ni conservadas
Empleados que utilizan el correo
particular para enviar datos de
empresa
John Newton, AIIM (2016)

Poca fiabilidad y seguridad efectivas
65%
20%
35%
80%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
IT Department Legal Department
Unconfident with
company's recordkeeping
system
Confident with company's
recordkeeping system
Baseline Magazine (2015)
• Coste
• Funcionalidades
• Facilidad de uso
• Cumplimiento legal
• Mitigación de riesgos (litigios)
• Precisión en la recuperación (eDiscovery)

Poca aportación de valor al usuario
Iron Mountain Survey (2015)
¿Las técnicas de gestión
documental les inspiran
confianza ante los riesgos de
la información, y satisfacen
sus necesidades?
¿Conoce usted el
sistema de gestión
documental de su
organización, y quienes
son sus responsables?
¿En caso afirmativo,
mantiene usted un
contacto regular con
dichos responsables
(formación, etc.)?
Sí
15%
No
85%
Sí
58%
No
42%
Sí
31%
No
69%

70%
12%
72%
50%
56%
62%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ability for change management
Experiencie in internal training
Ability for innovative thinking
Employers that feel it important RM that feel able to deal with
“Next generation information management professionals” AIIM & Iron Mountain (2015)

Comunicaciones
(correspondencia)
Documentos
(capturados)
+ Confianza -
(en procesos de eDiscovery)

ROI a demasiado largo plazo
Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.

Y el papel se acaba
Memòria d’arxius 2013. Departament de
Cultura, Generalitat de Catalunya.
Crece
33%
Estable
28%
Decrece
39%
2014: crecimiento global 10%
2015: decrecimiento global 6%
(21% empresas >5000 trab.)
Information Governance: too important to be
left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.

La respuesta del sector profesional:
evolución (o ISO 30300)
Information
(records)
Information
and records
governance
About policies
Information
and records
management
About
procedures
ISO 15489
Distintos entornos y
modelos de
implementación
Orientación a sistemas
Metodología de gestión
de proyectos: DIRKS vs. IT
(incluyendo Scrum/Agile)
Migraciones
Análisis funcional y
secuencial vinculados a la
valoración
ISO 9000
Métricas documentadas y
auditables
Refuerzo del enfoque a procesos
Enfoque a riesgos y oportunidades
Información documentada
ISO 30300
Orientación al cliente
Liderazgo y responsabilización de los agentes
Orientación a procesos
Integración en los sistemas globales de
gestión
Mejora contínua

La respuesta del mercado:
revolución (o Information Governance)
• Information governance is the specification of decision rights and an
accountability framework to encourage desirable behavior in the
valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It
includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the
effective and efficient use of information in enabling an organization to
achieve its goals.
• Information Governance is a framework of people, principles, processes
and tools, that defines why, when and how information is managed
within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations,
reduce costs and reduce risk.
George Parapadakis, 2014
Debra Logan, 2010

El gobierno (integrado) de la información

Qué actividades forman parte
del gobierno de la información
Fuente: eDiscovery Journal 2014

Qué ámbitos forman parte
del gobierno de la información
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
(eDiscovery)
Privacidad
Y gestión
de
procesos!

Tendencias
Legislación
•Ley 39/2015
•Transparencia
•Europea LOPD
Normativa técnica
•ISO 15489
•ISO 9000
•ISO 30300
Prioridades
organizaciones
•Data breaches
•eDiscovery
•Data analysis
Efectividad
Automa
tización
(Des)cent
ralización
Datifica
ción
Externali
zación

EL DISEÑO DEL SISTEMA

El SGD, esa nebulosa metodológica...
Política de
disposición Documento
Cuadro de
clasificación
Cuadro de
control de
acceso
Documentos
vitales
Preservación
digital
Normalización
de documentos
Interoperabilidad
Publicidad
activa
Metadatos
Depósitos
físicos
Política de
gestión
documental
Dato
Reutilización
Mejora de
procesos
Mejora de
procesos
Firma
electrónica

Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
evaluación y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento*
Documento
integrado

Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Clasificaciones
(mapas)
Procedimientos
(agentes)
Reglas
Espacios
Documento

La clasificación: mapeo de una realidad cambiante
Mapeo de
procesos
Mapeo de
sistemas
Mapeo de
tipos
(datos)
Mapeo de
series
Mapeo de
agentes

El sistema como conjunto de reglas
Documento o dato
Quién lo puede ver y
modificar (incluye LOPD)
Acceso y uso
Quién lo debe ver Publicidad y reutilización
Cuanto y cómo se debe
conservar
Conservación y
eliminación
Cómo se debe proteger Vitalidad

¿Cómo lo construimos?
El enfoque a procesos
Control y mantenimiento
Automatización
Mejora
Análisis
Identificación

El diseño orientado a procesos
Identificación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de
agentes
Análisis
funcional
ISO 26122

Serie
Acceso y uso
Publicidad y
reutilización
Conservación y
eliminación
Vitalidad y
seguridad
Análisis
Cálculo de
métricas
Descripción del
procedimiento
Derivación del
circuito
documental
Derivación de
series
documentales
Caracterización
de series
documentales
Análisis de
eficiencia, valor
e interacciones
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos (datos)
• Evidencias
• Transacciones
Análisis
secuencial
ISO 26122

Mejora
Análisis de
eficiencia, valor e
interacciones
Descripción del
procedimiento
Análisis de
requisitos
documentales
Modificaciones:
•Optimización
•Deshibridación
•Datificación
Descripción del
procedimiento
mejorado
Modificaciones:
•Poda
•Reordenación
•Paralelización
Eficiencia Cumplimiento
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos
(datos)
Definición
funcional

Automatización
Desarrollo
Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones
Sistemas
dedicados
Sistemas
dedicados
Plataformas
transversales
Sistemas
comunes

Control y mantenimiento
Puntos de control
Monitorización
Auditoría
periódica
Mantenimiento
Actuaciones
transversales
Actuaciones
focales
Contexto único
(organización)
Procesos Sistemas Agentes Series Tipos

EL PASO DEL MODELO
DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO

SGD
OAISPolíticas
Sistema-almacén vs sistema-reglas:
¿Dónde lo archivo?

La parte física del SGD: los entornos
de gestión, almacenaje y explotación
Buzones de
correo
Discos
compartidos
Entornos
colaborativos
Gestores
documentales
Aplicaciones
de negocio
Archivo
electrónico
Gestión de
reglas (RM)
Cuadros de
mando y
auditoría
Explotación de
información
(BI)

Escenario 0: silos

Escenario 1: records center
SGD

Escenario 2: in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD

Escenario 3: integrated in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
SGD

Automatización
•In place / integrated in place RM
•Captura basada en reglas (RBR) y en procesos de negocioCaptura
•Análisis de ficheros
•Extracción automática de metadatosRegistro
•Autocategorización (por reglas o algorítmica)Clasificación
•Almacenamiento en cloud (AaaS)
•Almacenamiento de datos estructurados y no estructuradosAlmacenamiento
•Trazabilidad automatizada
•Integración con los procesos de negocio / colaboraciónUtilización
•Reglas de ciclo de vida in place
•Ampliación del alcance de la valoración (data analysis)Disposición

EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO

¿Una profesión en riesgo de extinción?
Records
manager
IT & Data
analysis
Legal
(especial.)
Automa
tización
Disminución
del papel
• “While there are signs
that the natural habitat
of the records and
information manager is
desappearing, the
future looks bright for
those willing to adapt”.
Sue Trombley, 2016

¿Hacia dónde centrifugamos competencias?
• Compliance
• Gestión del riesgo
• Control de acceso
• eDiscovery
Departamentos
legales
• Clasificación
• Eliminación
• Conservación
Records
manager
• Gestión de
procesos
• Análisis de datos
• Explotación
• Reutilización
Departamentos
de IT

Evolución
Dept.
de
archivo
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
de papel
Herramienta
de gestión
de archivo

Evolución
Dept.
de
archivo
y RM
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
electrónica
Herramientas de
custodia
electrónica
Servicio de
tramitación
electrónica

Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de
archivo
y RM
Cliente
Servicio de
tramitación
electrónica
Servicio de
custodia
electrónica

Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica
Servicio de
orientación
y soporte

Evolución
Dept. de IT (CIO)
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica

Evolución
Dept. IG (CIGO)
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica

Muchas gracias.
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
http://www.mgdie.net/
http://bd.ub.edu/pub/serra/
serra@ub.edu

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