• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Panduan pengurusanpentadbiran pejabat (bab vi x)
 

Panduan pengurusanpentadbiran pejabat (bab vi x)

on

  • 1,934 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,934
Views on SlideShare
1,934
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
49
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Panduan pengurusanpentadbiran pejabat (bab vi x) Panduan pengurusanpentadbiran pejabat (bab vi x) Presentation Transcript

    • PANDUAN PENGURUSANPENTADBIRAN PEJABAT (BAB VI-X) Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 Oleh: PN. HJH. CHE HASMAH BT. SALLEH GURU BESAR SK. KOK PASIR 16040 Palekbang.Tumpat, Kelantan
    • OBJEKTIF
      • Selepas kursus ini, diharapkan para peserta dapat:-
      • 1. Membantu melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.
      • 2. Memahami panduan pengurusan pejabat
      • 3. Memastikan proses pengurusan pejabat diuruskan dengan teratur
      • 4. Melancarkan urusan-urusan pengurusan pejabat dalam tempoh yang ditetapkan.
      • 5. Menjadi anggota perkhidmatan awam yang berilmu,berkemahiran (K-WORKERS) dan berkualiti
    • BAHAGIAN VI
      • URUSAN SURAT KERAJAAN
      • 6.1 Pendahuluan
      • 6.2 Penyediaan
      • 6.3 Pendaftaran dan Pengedaran
      • 6.4 Ciri-ciri Surat
      • 6.5 Pengurusan Surat Terperingkat
      • 6.6 Prosedur Penghantaran Surat
      • 6.7 Cara Penghantaran Surat
      • 6.8 Prosedur Penerimaan Surat
    • BAHAGIAN VII
      • PENGURUSAN FAIL
      • 7.1 Kepentingan Pengurusan Fail
      • diterima dan diwu judkan oleh jabatan dan Kerjaan
      • 7.1.1 Surat dan dokumen menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yangdidaftarkan menggunakan KULIT FAIL yang ditetapkan Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan pengurusan rekod yang ditetapkan oleh JABATAN ARKIB NEGARA
      • Pengkelasan Fail
      • 7.2.1 Fail boleh dikategorikan kepada:-
      • a. Fail Urusan Am(house keeping files)
      • - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan
      • hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,
      • kewangan dan personal.
      • b. Fail Urusan Fungsian (functional files)
      • - mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi
      • dan aktiviti asas jabatan.
      • 7.2.2 Fail Terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan
      • selaras dengan arahan keselamatan
      • * Arahan Keselamatan-Keselamatan Dokumen (Per. 42 – 76)
      • ,
      • 7.3 Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classicification and
      • coding ).
      • 7.3.1 Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan
      • kandungan fail tersebut. Setiap perkara diberi pengkodan
      • nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.
      • 7.4 Prosedur Pengurusan
      • 7.4.1 Prosedur Pembukaan Fail
      • 7.4.1.1 Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail
      • mengenainya belum ada, maka fail baru jhendaklah dibuka.
      • Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail
      • perlu dicatatkan pada kulit fail. Fail yang dibuka hendaklah
      • didaftarkan dalam daftar fail kerajaaan.
      • 7.4.1.2 Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan
      • kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun
      • seturut mengikut tarikh transaksi . Setiap kandungan diberi
      • nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit jmeng-
      • gunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen yang diterima
      • dan dakwat biru atau hitam bagi yang keluar.
      • 7.4.1.3 Kertas Minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan
      • berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.Minit pendek seperti
      • minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas
      • kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah
      • ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.
      • 7.4.1.4 Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada
      • kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4sentimeter
      • (contoh ) terbitan laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang
      • seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah
      • dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan serta
      • dalam bilik fail.
      • 7.4.1.5 Fail yang mengandungi atau 100 kandungan ketebalan 4 sentimeter hendakl
      • ditutup dan fail baru dibuka. Di atas kulit fail yang ditutup itu hendaklah dipalang
      • dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan” DITUTUP-JILID 2 DIBUKA ”
      • dengan dakwat biru . Di atas fail baru pula dicatat “jilid 2”(jld 2)
      • 7.4.2 Fail Sementara
      • 7.4.2.1 Fail sementara hanya boleh dibuka apabila :-
      • a) Surat dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera
      • sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.
      • b) Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan
      • fail yang sama.
      • 7.4.2.2 Nombor rujukan fail dan tajuk fail sementara mestilah sama dengan nombor
      • dan tajuk fail asal. Isi kandungan beserta kulit fail sementara hendaklah
      • dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal
      • telah diperolehi atau timndakan serentak telah dilakukan.
      • 7.5 Penyimpanan dan Pergerakan Fail
      • 7.5.1 Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod Fail dengan menggunakan rak yang
      • sesuai. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci dan
      • berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan
      • Keselamatan.
      • 7.5.2 Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengwalan dan
      • pengesanan fail.
      • 7.6 Fail Timbul (Float File)
      • 7.6.1 Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai
      • pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu
      • tindakan yang telah diambil.
      • * Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-Agensa Kerajaan ( Mampu-1986)
      • 7.7 Sistem Pengurusan Dokumen DAN Rekod Elektronik
      • 7.7.1 Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan mem-
      • bangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-
      • masing .
      • 7.8 Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
      • 7.981 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara
      • semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan
      • rekod elekteronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian
      • kearkiban.
      • * Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629 )
      • 7.9 Pelupusan Fail
      • 7.9.1 Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara
      • sebelum melaksanakan pelupusan fail.
    • BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
      • 10.1 Pendahuluan
      • 10.1.1 Inventori ialah barang-barang tak luak yang kurang daripada RM1000.00 setiap satu pada mas perolehan termasuk perabot, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.
      • 10.1.2 Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendak dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakanalat tulis dan kelangkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.
      • a. Alat Tulis – Contoh ; kertas, kepala surat, sampul
      • surat, pen,disket,klip kertas, pelekat, rubber stamp,
      • marker pen dan yang seumpamanya.
      • b. Borang _ Contoh : Siri Am, Siri Kewangan,Siri Jabatan
      • c. Mesin Pejabat _ Contoh : komputer, pencetak, mesin penyalin,
      • projektor, mesin perincih, mesin pengimbas, mesin perakam waktu
      • dan yang seumpamanya.
      • d. Perabot dan Perkakas _ Contoh : kerusi, meja, almari, rak, kabinet,peti besi,
      • papan putih, kipas angin mudah alih dan seumpamanya.;
      • e. peralatan Komunikasi _ Contoh : Telefon, mesin faksimili, telefon bimbit, walkie talkie,
      • intercom, alat siaraya, televisyen, radio dan yang seumpamanya.
      • f. Kelengkapan Lain _ Contoh ; pasu bunga, pokok-pokok hiasan, tanda arah(signage)
      • dan ayng seumpamanya
      • * Akta Acara Kewangan 1957
      • * Arahan Perbendaharaan
      • * Pek.Perb.Bil.2Tahun 1991 – Perbendaharaan Borang-Borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal,
      • Inventori Dan Bekalan Pejabat
      • URUSAN PEROLEHAN, PENYELENGGARAAN INVERTORI DAN BEKALAN PEJABAT HENDAKLAH MEMATUHI
      • UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN YANG BERKUAT KUASA
      • 10.2 Perolehan
      • 10.3 Kawalan Penggunaan
      • 10.4 Penyimpanan
      • 10.5Penyelenggaraan
      • 10.6 Pemeriksaan
      • 10.7 Pelupusan
      • 10.8 Hapus Kira
    • PERINTAH AM BAB C (CUTI)
      • 1. Definisi
      • 2. Objektif
      • 3 . Jenis-jenis Cuti
      • 4. Jadual Kelayakan Cuti (P.A.C 8(a)
      • 5. Perkiraan Kelayakan Cuti Rehat
      • 6. Membawa Ke Hadapan Cuti Rehat
      • 7. Cuti Rehat Khas
      • 8. Gantian Cuti Rehat
      • 9. Cuti Separuh GajiPA.C13(a)(ii)(bukan guru)
      • 10. Cuti Tanpa Gaji
      • 11. Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan (P.P 14/2005)
      • 12. Cuti Sebab Perubatan
      • 13. Cuti Haji (PA C34)
      • 14. Cuti Berkursus Belajar
      • 15. Cuti Tidak Berekod (PA.C 40-46)
      • 16. Tidak Hadir Bekerja Atas Sebab Kecemasan
      • 17. Cuti Gantian