1. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Versión: 01-2013
Página 37 de 124
ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
CODIGO
120-122
07
07-01
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
COMUNICACIONES OFICIALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
2
10
X
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa del
5% y transferirla al Archivo Histórico para
su conservación permanente.
ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta
07-04
DERECHOS DE PETICION
- Solicitud
- Respuesta
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
PROCEDIMIENTO
Firma Responsable:
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

2. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
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CODIGO
120-122
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
08
08-01
CONCEPTOS
16-03
INFORMES DE GESTION
RETENCION
AG
AC
2
10
2
3
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
- CONCEPTOS JURIDICOS
X
INFORME DE GESTION DE LA COMISARIA
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y en el central, se toma
una muestra representativa del 5% de los
más relevantes para la Administración y
se transfiere al archivo histórico.
Se selecciona el anual y transcurrido el
tiempo de custodia en el archivo de gestión
y en el central se elimina queda constancia
en el informe que rinde la Secretaria de
Gobierno
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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CODIGO
120-122
17
17-04
17-05
22
22-14
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
RETENCION
AG
AC
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Radicador (libro)
- De demandas -
REGISTROS
DE ENTREGA DE CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
2
X
2
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.
X
Nota: Los radicados que se manejan en
medio
magnético
se
conservarán
permanentes.
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión se eliminan, su valor es
solamente informativo.
2
PLANES
10
10
X
PLANES DE MEJORAMIENTO
- INDIVIDUAL
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y central se transfieren
al archivo histórico para su conservación
permanente.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FAMILIA :
DISOLUCION Y LIQUIDACION DE LA
SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO
- Soliitud verbal o escrita ante el Comisario
de familia con las identificaciones de las
partes y los datos de localización de los
mismos. Esto para efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de audiencia de conciliación
extrajudicial en derecho
- Auto de conciliación entre las partes
- Constancias de inasistencia por una de
las partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos de la
procedibilidad de conciliación extrajudicial
en materia de familia
AG
AC
2
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
20
S
PROCEDIMIENTO
PROCESOS
23-04
RETENCION
X
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo.
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FAMILIA.
REGULACION DE VISITAS A HIJOS
MENOS
- Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de familia con la identificación
de las partes y los datos de localización de
los mismos. Esto para efectos de citación
- Citación a la audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de Audiencia de conciliación
extrajudicial en Derecho
- Auto por conciliación entre las partes
- Constancia de inasistencia por una de las
partes.
- Citación
- Actas de cumplimienos de requisitos de
la procedibidad de conciliación extrajudicial
en materia de familia
RETENCION
AG
2
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X
PROCEDIMIENTO
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
RESPONSABILIDAD PENAL MENORES
DE 14 AÑOS
- Informe de Policía y Medicina Legal
- Formato de Historia
- Notificacióna las partes
- Resolución que declara vulneración de
derechos.
- Formato de remisión ICBF para brindar
una medida de protección
23-04
RETENCION
AG
2
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
PROCESO ADMINISTRATIVO DE
RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO
- Auto de apertura de investigación
- Acta de visita domiciliaria, verificación de
la garantía de derecho
- Citación
- Notificación
- Pruebas
- Evaluación de pruebas
- Informe de seguimiento
(Social,Psicológico, nutricional,Legal entre
otros
- Fallo
S
X
PROCEDIMIENTO
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
SEPARACION DE BIENES
RETENCION
AG
2
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
PROCEDIMIENTO
X
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
- Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de familia
- Identificación de las partes y los datos de
localización de los mismos, estos para
efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de la Audiencia de concilación
extrajudicial en derecho
- Auto por conciliación entres las partes
- Constancia de inasistencia por una de las
partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos de la
procedibilidad de conciliación de
conciliación extrajudicial en materia de
familia
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

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SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
VIOLENCIA Y ABUSO SEXUAL EN
MENORES
RETENCION
AG
2
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
- Denuncia de los hechos ocurridos con
indicación clara de uso mismo y la
identificación de la victima y el presunto
abusador o maltratador
- Examen de reconocimiento de Médico
Legista
- Denuncia a la Fiscalia correspondiente si
se constituye delito Penal de acuerdo al
Resultado del Médico Legista
- Oficio Remisorio
- Informes de acompañamiento
Psicológico
S
X
PROCEDIMIENTO
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
Reglamentado por el Decreto Nacional 860 del
2010
A partir del cierre del proceso y cumplidos los
tiempos de retención en los archivos de gestión
y central se toma una muestra representativa
del 10% de los procesos, y se transfiere al
archivo histórico, los demás se eliminan
mediante acta del Comité Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

9. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
FILIACION EXTRAMATRIMONIAL
RETENCION
AG
2
AC
20
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
- Fotocopia del registro civil de
nacimiento del niño o el adolescente y
tarjeta de identidad si la tiene
- Fotocopia del carnet de vacunación
si es menor de 6 años.
- Fotocopia del carnet de crecimiento y
desarrollo del niño o la niña si es
menor de 10 años.
- Certificado de estudio del niño o el
adolescente
- Fotocopia de la cédula del solicitante
- Prueba de ADN
- Demanda
S
X
PROCEDIMIENTO
Regulado por la Ley 1098 de 2006 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

10. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
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CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
23-04
PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
REGULACION DE CUOTA
ALIMENTARIA
RETENCION
AG
15
AC
15
DISPOSICION FINAL
CT
E
M
-Solicitud verbal o escrita ante el
Comisario de Familia, con la
identificacion de las partes y los datos
de localización de los mismos, esto
para efectos de citación.
- Citación a la Audiencia
- Notificación a las partes
- Acta de audiencia de Conciliación
extrajudicial en derecho.
- Auto por conciliación entre las partes
- Constancia de inasistencia por una
de las partes
- Citación
- Acta de cumplimiento de requisitos
de la procedibilidad de conciliación
extrajudicial en materia de familia
- Certificados laborales
S
X
PROCEDIMIENTO
Regulado por la Ley 1098 de 2006 art.24 y
reglamentado por el Decreto Nacional 860
del 2010.
A partir del cierre del proceso y cumplidos
los tiempos de retención en los archivos de
gestión y central se toma una muestra
representativa del 10% de los procesos, y
se transfiere al archivo histórico, los demás
se eliminan mediante acta del Comité
Interno de Archivo
NOTA: Para cada proceso se maneja una
carpeta.
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

11. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
Código: GDO-FR-01
MUNICIPIO DE VENECIA
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OFICINA PRODUCTOR SECRETARIA DE GOBIERNO/COMISARIA DE FAMILIA
CODIGO
SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
120-122
2424-11
PROGRAMAS
-PROGRAMA SOCIALES
RETENCION
AG
2
AC
10
DISPOSICION FINAL
CT
X
E
M
S
PROCEDIMIENTO
Transcurridos los tiempos de retención en
los archivos de Gestión y central se
transfieren al archivo Histórico para su
conservación permanente.
- De atención Psicosocial
- Programa de atención sicológica
- Programa de atención Nutricional
- Programa de atención trabajo social
- Informes
- Actas de visitas
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
E: Eliminación
M: Microfilmación u otro soporte
S: Selección
Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013