3..secretaria general y de gobierno

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
MUNICIPIO DE VENECIA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Código:GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 21 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
CODIGO
120

01
01-01

01-02

01-03

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

RETENCION
AG
AC

ACTAS
ACTAS DE COMITÉS
-De compras
- Gobierno en Linea
- Derechos Humanos
- Comité de cupos y proyección
de matrículas
- Citación
- Orden del día
- Anexos

2

ACTAS DE CONSEJO :
Consejo de Gobierno
- Consejo Municipal de Archivo
- Consejo de Seguridad
- Consejo de Cultura
- Citación
- Orden del Día
- Anexos

2

ACTAS DE POSESION
- Funcionarios Externos

2

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soporte
CT: Conservación Total
S: Selección

10

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

X

PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central, se
transfieren al archivo histórico para su
conservación permanente.
Nota: Los legalmente constituidos

10

10

X

X

archivo de gestión y central se transfieren
al archivo histórico para su conservación
permanente.

permanente.

Firma Responsable:
Jefe de Archivo
Fecha: Venecia (Ant) julio 2013


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013
Página 22 de 124

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

01-04

ACTAS
ACTAS DE REUNION
- CON EL PERSONAL
- Citación
- Orden del día
- Anexos

02

Acuerdos del Consejo Municipal de
Archivo

DISPOSICION FINAL
E

PROCEDIMIENTO

AG

AC

CT

2

10

X

Cumplido el tiempo de custodia en el
archivo de gestión y archivo central, se

2

10

X

archivo de gestión y archivo central se

M

S

ACUERDOS

02-01

RETENCION

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

Firma Responsable:
E: Eliminación
S: Selección

Jefe de Archivo

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

05

DE BONO PENSIONAL

07

COMUNICACIONES OFICIALES

07-01

ACCIONES DE TUTELA
- Solicitud
- Respuesta

DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

05- 01

RETENCION
AG
AC

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

5

95

2

10

X

X

Firma Responsable:
Jefe de Archivo

E: Eliminación
S: Selección


Código: GDO-FR-01
Versión: 01-2013
Página 23 de 124

PROCEDIMIENTO

Transcurrido los tiempos de custodia del
A.G y A.C, tomése muestra representativa
de
los Alcaldes y Secretarios y
transfierase al archivo histórico. Los demás
proceder a eliminarse

archivo de gestion, y en el central,
seleccionar una muestra representativa
del 5% y transferirla al Archivo Histórico
para su conservación permanente.

Jefe de Archivo


Código:GDO-FR-01


Versión: 01-2013
Página 24 de 124

CODIGO
120
07-02

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

RETENCION
AG
AC
10

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

PROCEDIMIENTO

CIRCULARES
- NORMATIVAS

2

X

transcurrido el tiempo de custodia en el
Archivo de gestión, y archivo central se
conservación permanente

CIRCULARES
- INFORMATIVAS

2

X

transcurrido el tiempo de custodia en el
Archivo de gestión se eliminan

07-07

PETICIONES-QUEJAS-RECLAMOS
- Solicitud
- Respuesta

2

10

X

archivo de Gestión y central seleccionar
una muestra de los más respresentativa
para la administración municipal y
transferir al archivo histórico para su
conservación permanente

12
12-01

DECLARACIONES

5

95

X

archivo de gestión y archivo central,
seleccionar un muestreo por polo de
interés
de
Alcaldes.Secretarios
y
funcionarios sobresalientes para transferir
al archivo Histórico.( Hace parte de la
Historia Laboral)

DECLARACIONES DE TRANSFERENCIA
A LA SEGURIDAD SOCIAL

- AUTOLIQUIDACIONES MENSUAL
- E.P.S - A.R.P
. A FONDO DE PENSIONES
. APORTES PARAFISCALES

CONVENCIONES
E: Eliminación
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013
Página 25 de 124

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

15

HISTORIAS LABORALES
- Resolución de nombramiento
- Comunicación notificando el
nombramiento
- Fotocopia de documento de
identificación
- Fotocopia de libreta militar
- Hoja de vida (formato único
función pública diligenciado con
foto)
- Soportes documentales de
estudio y experiencia
- Acta de posesión
- Fotocopia de certificado judicial
- Certificado de antecedentes
fiscales
- Certificados de antecedentes
disciplinarios
Pasa...

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

PROCEDIMIENTO

HISTORIAS

15- 07

RETENCION
AG
AC

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
S: Selección

5

95

X

A partir del retiro o desvinculación del
empleado y cumplidos los tiempos de
custodia en los archivos de gestión y
central, seleccionar un muestreo por polo
de interés de aquellas historias laborales
pertenecientes a Alcaldes, Secretarios de
Despacho y funcionarios sobresalientes y
transferirlas al Archivo Histórico.

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código:GDO-FR-01


Versión: 01-2013


Página 26 de 124

CODIGO
120
15-07

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

Viene...
− Declaración de bienes y rentas
− Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
− Afiliación EPS
_ Afiliación ARP
− Afiliación pensión
− Afiliación cesantías
− Afiliación cajas de
compensación
− Actos administrativos que
señalan situaciones administrativas del funcionario Resoluciones vacaciones, licencias,
ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias temporales,
suspensiones del contrato, bonos
pensionales.)
− Pago de prestaciones

RETENCION
AG
AC
5
95

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X

PROCEDIMIENTO
central, seleccionar un muestreo de
aquellas historias laborales pertenecientes
a Alcaldes, Secretarios, funcionarios
condecorados y transferirlas al Archivo
Histórico
para
su
conservación
permanente.

Pasa…
CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013


Página 27 de 124

CODIGO
120
15-07

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

Viene...
− Inscripción en carrera
administrativa
− Evaluación de desempeño
− Embargos
− Acto administrativo de retiro o
desvinculación del servidor de la
entidad
− Supresión del cargo
− Insubsistencia
− Destitución
− Aceptación de renuncia al cargo
− Liquidación del contrato
− Incorporación a otra entidad
- Proceso de liquidación de :
- Prestaciones Sociales:
- Anticipo de Cesantías
- Cesantías definitivas

RETENCION
AG
AC
5
95

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X

PROCEDIMIENTO
central, seleccionar por polo de interés;
a Alcaldes, Secretarios de Despacho ,
Personal que haya sido Condecorado , y
transferirlas al Archivo Histórico para su
conservación permanente..

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013


Página 28 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA
CODIGO
120
15-07

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

Viene...
− Calificación Junta Regional de
Invalidez
- Certificados laborales de
empleadores
- Certificado de desempleo
- Certificado de Supervivencia
- Declaración Juramentada
- Liquidación de Bonos
- Liquidación de Pensión
- Recursos de Reposición
- Registro Civil matrimonio/partida
eclesiástica.
- Registro civil de nacimiento de hijos
- Registro de defunción
- Respuesta a Recursos de reposición
- Solicitud de reliquidación

RETENCION
AG
AC
5
95

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S
X

PROCEDIMIENTO
central, seleccionar por polo de interés;
a Alcaldes, Secretarios de Despacho ,
Personal que haya sido Condecorado , y
transferirlas al Archivo Histórico para su
conservación permanente..

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013
Página 29 de 124

CODIGO
120

1616-03

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

INFORME
INFORMES DE GESTION
- Informe de gestión de la Secretaría
General y de Gobierno

RETENCION
AG
AC

2

10

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

PROCEDIMIENTO
Transcurrido los tiempos de custodia en los
Archivos de gestión y central. Se
selecciona el informe de gestión anual y se
transfiere al archivo histórico para su

X

-

16-04

INFORMES DE PERSONAL
Novedades de nómina
- Novedades del personal
- Incapacidades
- Licencias
- Vacaciones
- Reportre de horas:
(Recargos festivos, extras )

2

X

Como el original se convierte en soporte de
nómina que realiza el Area financiera
elimínese pasado el tiempo de custodia en
el archivo de gestión
Copia de las Resoluciones de Licencias,
vacaciones reposan en la historia laboral.y
en el consecutivo de Resoluciones

CONVENCIONES

E: Eliminación
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código: DOC-FR-1
Versión: 01-2013
Página 30 de 124

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

17
17-04

INSTRUMENTOS DE CONTROL

21
21-04

MANUALES

21-06

MANUAL DE INDUCCION Y
REINDUCCION

21-07

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

RETENCION
AG
AC

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

PROCEDIMIENTO

2

10

X

Transcurrido los tiempos de custodia en
los archivos de gestión y central se
transfiere al archivo Histórico para su

2

10

X

A partir de su actualización y cumplidos los
tiempos de custodia en los archivos de
gestión y archivo central se transfieren al
archivo histórico para su conservación
permanente.

2

10

X

RADICADOR (Libro)
MARCA DE GANADADO

MANUALES DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS

permanente.
2

10

X

permanente.

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
E: Eliminación
AC: Archivo Central
M: Microfilmación u otro soport
CT: Conservación Total l: -Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

RETENCION
AG
AC

DISPOSICION FINAL
M
S
CT
E

21-10

MANUAL DE TRAMITES

2

10

X

2222-03

PLANES

2

10

X

2

10

X

PLAN DE ACCION

- De la Secretaría General y de
Gobierno
22-04

PLAN (ANUAL) DE BIENESTAR
SOCIAL

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo

Código: DOC-FR-1
Versión: 01-2013
Página 31 de 124

PROCEDIMIENTO
permanente.
permanente.

permanente.

Jefe de Archivo


Código: GDO-FR-01


Versión: 01-2013


Página 32 de 124

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

RETENCION
AG
AC

22-05

PLAN ANUAL DE CAPACITACION
- Diagnóstico de necesidades
- Presupuesto

2

10

22-07

PLANES DE CONTINGENCIA
- De Infraestructura
Equipos -Electricidad
- Muebles y enseres
- Vehìculos

2

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

5

PROCEDIMIENTO
gestión y central, se transfiere al archivo
Histórico
para
su
conservación
permanente.

X

X

gestión y central, se selecciona el Plan de
contingencia de Infraestructura
y se
transfiere al archivo histórico para su
conservación permanente, los demás se
eliminan

CONVENCIONES
AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo


Código:GDO-FR-01


Versión: 01-2013
Página 33 de 124

CODIGO
120

SERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES

RETENCION
AG
AC

22-11

PLAN ( ANUAL) DE INDUCCION Y
REINDUCCION

2

5

22-13

PLAN (ANUAL) DE MANTENIMIENTO

2

5

2

10

DISPOSICION FINAL
CT
E
M
S

22- 14

PLAN DE MEJORAMIENTO

gestión y central, se elimina.para su
actualizaciòn se tuvo en cuenta el anterior

X

X

- Infraestructura
- Equipos
- Muebles y Enseres
- Vehículos

X

- Individual

PROCEDIMIENTO

gestión y central, se selecciona el Plan de
mantenimiento de Infraestructura y se
conserva permanente, los demás se
eliminan para su actualización se tuvo en
cuenta el anterior
al archivo Histórico para su conservación
permanente.

O
C
C

AG: Archivo Gestion
AC: Archivo Central

E: Eliminación
S: Selección

Firma Responsable:
Jefe de Archivo

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