Implementación de un Sistema de Información Gerencial en Sermetca

1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL
SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
Implementación del SIG en
Profesor: José Marrufo
Elaborado por: Rafael R. Perdomo R.

2. RESEÑA HISTORICA
En el año de 1.996 nace la empresa Distribuidora Todo Industrial DISTOINCA C.A
con el objetivo principal de atender las necesidades de compras externas de la
empresa LICORERIAS UNIDAS C.A. dada la ubicación geográfica de esta, la cual
esta ubicada en el sector la miel vía Acarigua, DISTOINCA fue acreditada como un
agente de compras externo de LICORERIAS UNIDAS C.A. prestando el servicio de
atención de emergencias, compras según muestra y compras menores.
Progresivamente el servicio se extiende a material y equipos técnicos del proceso
productivo, así como de procesos administrativos que complementan las operaciones
de la organización, incluso realizando servicios diversos con su propio personal o
bajo la figura de sub-contratación.
Es en con esta experiencia que se comienza con el concepto de
Outsourcing de Compras y en el año 2.002, la cual extiende sus servicios a otros
clientes tales como Cemex, Brahma, Alentuy, Dominguez Continental, Rhodia Sílices
de Venezuela, Apaca, Demaseca, entre otras.
Para el año 2.009 y luego de ampliar su alcance incorporando nuevos
clientes tales como Kraft Food de Venezuela, Procter & Gamble, Tubrica, Sadeven-
Helesa, Embutidos Arichuna, Coposa, Monaca, Dronena, etc y en función de ampliar
el objeto económico y participar de manera más activa en las instituciones públicas,
Sutoinca pasa a ser SERVICIOS MULTIPLES EMPRESARIALES Y TRANSPORTE
SERMETCA, C.A.

3. SERVICIOS MULTIPLES EMPRESARIALES Y TRANSPORTE SERMETCA,C.A. es
una empresa al servicio de nuestros clientes con experiencia en los requerimientos y
emergencias que requieren los departamentos de compras y/o procesos
productivos, según sean las exigencias y solicitudes de nuestros clientes en cuanto
a marcas, modelos, tiempo de entrega, precios y demás especificaciones; nuestra
premisa es darle a nuestros usuarios un servicio de calidad, confiable, económico
con eficiencia y efectividad.
Así mismo proveemos el servicio de Transporte por todo el territorio nacional con
valor agregado en la parte de logística, chóferes entrenados con conocimientos en
ámbito legal, formación en manipulación de alimentos, transporte de sustancias
peligrosas, higiene y seguridad industrial, poseedores de buenos valores y buena
aptitud de servicio, capaces de resolver las diferentes eventualidades en las rutas
del país además a nuestro personal se le da un entrenamiento y conocimiento que
va en pro de su empresa y marca y/o producto. Se garantizan informe condensados
semanales o quincenales según el requerimiento del cliente que le permitirá disponer
de información que le facilitará consulta o toma de decisiones, nuestra premisa es
darle a nuestros usuarios un servicio de calidad, confiabilidad, económico con
eficiencia y efectividad. Todos nuestros chóferes y unidades están debidamente
identificados con flota renovada continuamente.

4. VISION
Ser líderes en el suministro de equipos y accesorios para el sector
industrial e instituciones públicas y privadas, con el propósito de
convertirnos en distribuidores exclusivos de algunas marcas y
establecer convenios de suministros con nuestros clientes
afianzando el concepto de Outsourcing de Compras. Así como
también ser líderes en la prestación del servicio de transporte en el
sector donde participemos.
MISIÓN
Distribuir con calidad y confiabilidad a la industria y organizaciones
públicas y privadas sus requerimientos con los mejores productos,
satisfaciendo sus necesidades y exigencias con un servicio
inmediato a precios competitivos. Servir a nuestros clientes y cubrir
sus necesidades de transporte cumpliendo eficientemente las
exigencias a un precio competitivo.

5. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
Sermetca por ser una empresa de origen familiar a traído consigo grandes dificultades para
la incorporación de una plataforma tecnológica adecuada para un buen funcionamiento,
rapidez y eficacia en todos sus servicios debido a conflictos basados en intereses
personales que generalmente están por encima de los objetivos y metas de la organización.
Por otra parte se puede observar las buenas relaciones que mantiene la empresa con
clientes y proveedores que le ha permitido año a año mantenerse en el mercado y
obteniendo buenos márgenes de rentabilidad.
Por lo antes expuesto se ha notado la existencia de cierta resistencia al cambio, dificultades
en la toma de decisiones entre socios. El manejo de información que hoy en día se tiene es
de forma manual ocasionando retardos en cuanto a eficacia del servicio prestado a sus
clientes, tardanza en los registros financieros, poco control del inventario, así como un
deficiente control de viáticos otorgados a los choferes y viajes efectuados.
Todo lo anteriormente mencionado no ha permitido que la organización tome decisiones
oportunas ante cualquier problemática que se les presentes, ya que no cuenta con un
sistema de información donde pueda almacenar, procesar y actualizar toda la información
para la generación de cierto reportes oportunos en la solución de la problemática que se les
presente.

6. PROPUESTA
Una vez realizado el análisis de la empresa y su problemática actual
se propone la implementación de un sistema de información
gerencial en red para las pequeñas y medianas empresas (PYME)
las cuales les permitiría incrementar su productividad, controlar
todos sus procesos administrativos mediante el empleo de
tecnología de información y todo esto con una gran calidad en un
tiempo reducido.

7. SOFTWARE PROPUESTO
 Sistema de información administrativa y contable en módulos de trabajo como:
 Contabilidad.
 Activos fijos.
 Cuentas por pagar.
 Cuentas por cobrar.
 Inventarios.
 Nómina.
 Compras.
 Ventas.
 Una serie de utilitarios genéricos conforman la totalidad del sistema y se
mercadea dependiendo de sus necesidades y requerimientos de información.
 Fácil adaptación para el manejo de la división de transporte en cuanto al
control de viajes y viáticos.
El sistema de información que se recomienda para Sermetca de acuerdo a sus
necesidades y su naturaleza es Sistema Confía Empresarial, el cual está desarrollado
con tecnología de punta y funciona perfectamente en las siguientes plataformas:
Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows Me, Windows 2000 (Profesional,
Server y Advance Server) y Novell Netware 4.01 y 5.0.

8. HARDWARE PROPUESTO
 Disco duro externo de 1 Tb de capacidad de almacenaje para
respaldar toda la información en intervalos de tiempo que se
considere necesario.
 Computadoras (6) de última tecnología para cada puesto de trabajo
dentro del área administrativa.
 UPS para la protección de los equipos y resguardo de la
información cuando se presente variación de voltaje .

9. CARACTERÍTICAS DEL SISTEMA
 Se encuentra desarrollado en el lenguaje de programación de 32 bits, Visual Fox
Pro y hace uso de todas las herramientas que tiene el lenguaje para convertirse en
un Sistema muy fácil de operar y que realiza en forma práctica todas las operaciones
relacionadas con las actividades de gestión de la Empresa y de esta forma logra
satisfacer a los usuarios más exigentes.
 Los módulos que lo conforman están totalmente integrados de tal forma que el
usuario solo deberá realizar una sola actividad para cada operación administrativa.
 Muy fácil de instalar y aprender a utilizar gracias a su interfaz Windows.
 Plataformas Soportadas: Windows 95 / 98 / ME / NT / 2000 / XP y cualquier red
compatible con Windows.
 Calculadora, Agenda Electrónica, Calendario Perpetuo y Guía telefónica.

10. CARACTERÍTICAS DEL SISTEMA
 El programa está desarrollado en Microsoft Visual Foxpro, lo cual le da una
compatibilidad total con Windows y permite exportar la información fácilmente a
Microsoft Word y Microsoft Excel, así como enviar correo electrónico y fax a quien se
desee.
 Más de 800 reportes prediseñados distintos y modificables para adaptarlos a sus
necesidades los reportes pueden ser impresos en forma gráfica (Impresora Laser e
Inyección de Tinta) o en forma de texto (Impresora de matriz de punto).
Capacidad de integrar nuevos reportes (reportes adicionales) diseñados por el
usuario.
 Generador de reportes que permite modificar o hacer nuevos reportes, cambiar el
tamaño del papel, etiquetas, tipos de letra, agregar o quitar campos, y colocar el logo
de su empresa.
 Manejo de múltiples empresa (Hasta 999 Empresas) sin ningún tipo de limitación.
 Manejo de múltiples almacenes y productos .

11. CONCLUSIÓN
 Con la implementación de este sistema de información propuesto
permitirá a la empresa poder tomar decisiones oportunas .
 Control de las entradas y salidas de productos para la venta en la división
de outsourcing.
 Control del sistema de pago dirigidos los gastos de viajes (viáticos).
 Control exhaustivos de los viajes con su destino por cada chofer.
 Manejo de nómina con sus respectivas de retenciones de ley
minimizando los posibles errores de cálculo.
 Capacidad de respuesta a sus clientes a nivel nacional.
 Exactitud en el manejo de las cuentas por pagar y cobrar.
 Generación de innumerables reportes financieros para los respectivos
análisis.