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MANUAL DE CONTABILIDADE E RELATÓRIOS
                 FINANCEIROS E AUDITORIA



                      MANUAL OPERATIVO DO...
I - INTRODUÇÃO

1.01.De acordo com seu Convênio Constitutivo, o Banco Mundial (o Banco) deve assegurar-se de
que os recurs...
1.06.Um bom sistema de administração financeira produz informações que reúnem certas
qualidades básicas. As informações de...
NOTAS

II - AVALIAÇÃO DO PROJETO

2.01.Os objetivos operacionais do Banco exigem que os mutuários tenham sistemas de
conta...
Estrutura Contábil

2.07.A estrutura contábil deve ser um reflexo do próprio projeto. Quando para os fins de um
projeto so...
Os relatórios financeiros periódicos produzidos pelo sistema de contabilidade devem comparar os
custos incorridos com os c...
O objetivo básico da contabilidade do governo é satisfazer      a     accountability  e os
requisitos administrativos dos ...
Quadro 2.03

Princípio de Associação

O inventário é um exemplo simples. O dinheiro é desembolsado e os custos são incorri...
Avaliando o Controle Interno

2.17.O sistema de controle interno incorpora as políticas e procedimentos estabelecidos pela...
Quadro                                                                                        2.04

Contabilização        ...
2.21.O Banco apóia principalmente projetos de investimento e de ajustamento. Alguns projetos,
denominados híbridos, são um...
Projetos Não-Geradores de Receitas

2.24.A maioria dos projetos não-geradores de receitas são executados por entidades
gov...
Ambiente Legal e Normativo

2.27.Para assegurar uma melhor administração financeira do projeto, é importante entender o
am...
Cláusulas sobre Contabilidade e Auditoria no Acordo de Empréstimo

2.30.O Banco inclui em todo acordo de empréstimo uma ou...
3.04.Nem as informações financeiras nem os dados sobre o avanço físico podem, por si só,
proporcionar informações suficien...
A Supervisão do Desempenho e a Auditoria

3.09.Existe uma relação muito clara e importante entre as informações financeira...
Obter o relatório do revisor (quando a pessoa que faz a revisão dos relatórios auditados não é o
Gerente de Projeto) e ass...
Quadro 3.02

Um empréstimo é feito ao Governo "A", que tem seis governos estaduais que participam do
empréstimo. Se um dos...
4.02.O Banco sempre exige a apresentação de demonstrações financeiras anuais fornecidas pelos
mutuários, que apresentam a ...
4.06.Normalmente, um balanço patrimonial é preparado na data de encerramento do período e deve
proporcionar detalhes dos a...
Quadro 4.01

No caso de relatórios financeiros intermediários, as Normas Internacionais de Contabilidade
requerem a aprese...
4.17.Um balanço patrimonial deverá ser apresentado quando a contabilidade do projeto for
conduzida pelo método acumulativo...
4.22.Uma vez que o Banco e o mutuário concordem em utilizar o procedimento de SOE para certas
categorias ou rubricas de ga...
4.30.A Demonstração da Conta Especial é simplesmente um resumo das fontes e usos dos recursos
movimentados por intermédio ...
Operações de Emergência

4.35.A contabilidade dos empréstimos para operações de emergência deve seguir as diretrizes para
...
Conhecimento da Entidade
5.04.Toda auditoria deve começar pelo conhecimento da entidade a ser auditada. Geralmente, este
e...
5.09.Existe uma estreita relação entre a revisão geral das circunstâncias do cliente, dos resultados da
avaliação e compro...
5.15.Por sua natureza, a auditoria da Conta Especial é simples. Esta auditoria consiste na revisão
dos registros que são m...
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  1. 1. MANUAL DE CONTABILIDADE E RELATÓRIOS FINANCEIROS E AUDITORIA MANUAL OPERATIVO DO BANCO MUNDIAL PRIMEIRA EDIÇÃO Divisão de Contabilidade Central e Operacional Banco Mundial Janeiro de 1995 RELAÇÃO DE SIGLAS ACTCO Divisão de Contabilidade Central e Operacional do Banco Mundial BIRD Banco Internacional de Reconstrução e Desenvolvimento, Banco Mundial DFP Demonstrações Financeiras do Projeto IASC Comitê de Normas Internacionais de Contabilidade IDA Associação Internacional de Desenvolvimento IFAC Federação Internacional de Contadores INTOSAI Organização Internacional de Instituições Superiores de Auditoria ISA Instituição Superior de Auditoria LAPTS Unidade de Modernização do Setor Público do Departamento da América Latina e do Caribe do Banco Mundial NIA Normas Internacionais de Auditoria NIC Normas Internacionais de Contabilidade PCGA Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos PED Processamento Eletrônico de Dados PEPS Sistema de controle de inventário de Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair SA Conta Especial (para depósito de recursos provenientes de empréstimos SAR Relatório de Avaliação Inicial SECAL Empréstimos de Ajustamento Estrutural SOE Declarações de Gastos, Declaração de Gastos TOR Termos de Referência UEPS Sistema de controle de inventário de Último a Entrar, Primeiro a Sair Este documento foi traduzido da versão original em inglês para o português pela equipe da área de auditoria da Secretaria Federal de Controle do Ministério da Fazenda da República Federativa do Brasil (Mário Falcão Pessoa, Antonio Hideo Yamada, Cíntia do Lago Meireles Donagher e Franselmo Araújo Costa). A composição final desse documento foi coordenada por Livio Pino, da Divisão de Contabilidade Central e Operacional (ACTCO), com a colaboração de Greicy Amjadi da Divisão de Recursos Naturais, Meio Ambiente e Pobreza Rural (LA1ER) do Banco Mundial.
  2. 2. I - INTRODUÇÃO 1.01.De acordo com seu Convênio Constitutivo, o Banco Mundial (o Banco) deve assegurar-se de que os recursos dos empréstimos sejam utilizados com economia e eficiência, e somente para os propósitos aos quais o financiamento foi concedido, conforme estabelecido nos acordos de empréstimo. O cumprimento desta responsabilidade fiduciária é extremamente importante para que o Banco mantenha o acesso aos mercados de capitais. Portanto, o Banco (i) requer que os mutuários assegurem-se de que os sistemas de administração financeira e de contabilidade sejam adequados para garantir a preparação tempestiva e confiável das informações financeiras; (ii) solicita e revisa os relatórios que periodicamente devem ser apresentados em cada operação de crédito; e (iii) normalmente requer a verificação de tais relatórios financeiros por meio de auditorias periódicas. 1.02.A accountability afeta as relações do Banco com os investidores externos e sua capacidade para alocar os créditos, assim como a credibilidade dos países mutuários para com o Banco e seus próprios grupos internos interessados. Por accountability entendemos que: todo ato ou ação deve ser transparente, sujeito à lei, a seus regulamentos e ao juízo prudente; todos os participantes são responsáveis por suas próprias ações; e todo ato ou ação está sujeita a revisões (auditorias) imparciais, independentes e profissionais, e os resultados disponíveis a todos os interessados. 1.03.Os mutuários necessitam de informações financeiras tempestivas e confiáveis que sirvam como um sistema de alerta para detectar os problemas que surjam na execução dos projetos e para permitir tomada de ações corretivas para resolver as dificuldades antes que estas se convertam em problemas maiores. Isto permitirá aos mutuários cumprir da melhor maneira possível suas responsabilidades fiduciárias perante seus governos, contribuintes, investidores, beneficiários, etc. 1.04.Os Gerentes de Projeto (TM) também necessitam de informações financeiras para supervisionar o progresso do projeto visando o cumprimento de seus objetivos. As informações financeiras tempestivas e confiáveis ajudam, tanto o Banco como o mutuário, no processo de tomada de decisões corretas, para assegurar que os objetivos do projeto sejam alcançados e para que se cumpram os planos acordados durante a etapa de preparação e avaliação. Um bom sistema de informações financeiras é vital para manter um forte sistema de administração financeira. A auditoria independente das demonstrações financeiras proporciona confiança e credibilidade ao Banco, a seus acionistas e membros, bem como a terceiros interessados, tais como legisladores, executivos e cidadãos dos países proprietários e financiadores do Banco. 1.05.A capacidade do Banco de cumprir com suas responsabilidades fiduciárias e a capacidade dos mutuários de executar com êxito um projeto são afetadas fundamentalmente pela qualidade do sistema de administração financeira estabelecido para a execução do projeto. Esta qualidade deve ser estabelecida desde o início do projeto. Uma vez gastos os recursos financeiros, é muito difícil recuperá-los. Sem um controle interno forte, não se pode assegurar que os recursos financeiros estão sendo utilizados de forma eficiente e eficaz e unicamente para as finalidades do projeto. Sem um sistema de contabilidade bem concebido, as transações financeiras não poderão ser registradas e classificadas adequadamente para fornecer informações tempestivas e úteis para a tomada de decisões. Sem pessoal qualificado, as transações podem ser registradas incorretamente, podendo destruir a confiança e a utilidade dos relatórios financeiros. Um bom sistema de administração financeira facilitará o passo final da verificação e assegurará a credibilidade que se obtém por intermédio da auditoria. Por outro lado, se uma auditoria revela deficiências importantes no sistema de administração financeira, é quase certo que parte dos recursos financeiros previstos já tenha sido perdido.
  3. 3. 1.06.Um bom sistema de administração financeira produz informações que reúnem certas qualidades básicas. As informações devem ser compreensíveis pelos usuários; relevantes para apoiar as decisões, confiáveis, isto é, livres de vícios e erros importantes; e comparáveis com informações de mesma natureza. Para que as informações sejam comparáveis, as normas de avaliação e apresentação das transações e eventos devem ser aplicadas de maneira uniforme dentro da empresa, indústria ou setor, e ao longo do tempo. A oportunidade é uma condição importante para a relevância das informações. Os atrasos na apresentação das mesmas fazem com que estas percam sua relevância e conseqüentemente sua utilidade. 1.07.O projeto e a administração financeira estão intimamente relacionados. O ciclo da administração financeira de orçamentação, execução, contabilidade e apresentação de relatórios, fornece o suporte básico para o ciclo de planejamento, execução, registro dos resultados e emissão de relatórios. A administração financeira apóia a administração dos projetos ajudando a evitar desperdícios e a conseguir que os recursos sejam voltados para o término com êxito do projeto. 1.08.Um elemento chave no sistema de administração financeira é a preparação de orçamentos, processo por meio do qual se definem as implicações financeiras das atividades ou programas e a alocação de recursos. Para que o orçamento seja efetivo, deve estar integrado com o sistema de contabilidade. Caso isso não ocorra, a administração não receberá as respostas necessárias para ajustar as atividades planejadas de acordo com os recursos financeiros disponíveis ou esperados. Os problemas na execução dos projetos podem passar despercebidos até que seja demasiadamente tarde ou sua correção seja onerosa. Igualmente, se a contabilidade não está relacionada aos gastos planejados, as informações produzidas serão de utilidade limitada para administração do projeto. 1.09.O sistema de administração financeira que serve de apoio a um projeto deve refletir as características do mesmo. As informações financeiras para um projeto de construção de uma represa são diferentes das de um projeto de desenvolvimento rural, pois enfocam diferentes tipos de custos e produzem diferentes estruturas de custos. Um bom sistema de administração financeira exige um sólido entendimento das operações envolvidas. Principais Temas deste Manual 1.10. Capítulo II: Avaliação do Projeto - apresenta aqueles aspectos que devem ser levados em conta durante o ciclo de preparação e avaliação do projeto. Capítulo III: Execução do Projeto - apresenta as atividades de supervisão de seu andamento e resume as atividades dos Gerentes de Projeto relacionadas com a supervisão da responsabilidade financeira dos mutuários. Capítulo IV: Relatórios Financeiros - indica os relatórios financeiros exigidos e a relação entre eles. Capítulo V: Cumprimento dos Requisitos de Auditoria - apresenta os requisitos de auditoria e a seleção dos auditores, e proporciona diretrizes relacionadas com o resultado das auditorias. Capítulo VI: Avaliação da Accountability Financeira do País - proporciona diretrizes sobre os aspectos principais desta avaliação. 1.11.Os usuários deste Manual também encontrarão um útil "Glossário de Termos Utilizados na Administração Financeira de Projetos do Banco" (GP 10.03).
  4. 4. NOTAS II - AVALIAÇÃO DO PROJETO 2.01.Os objetivos operacionais do Banco exigem que os mutuários tenham sistemas de contabilidade e de controle capazes de registrar e informar corretamente sobre as transações financeiras. Esta exigência não é somente para cumprir as obrigações fiduciárias do Banco mas, mais importante ainda, para fornecer as informações sobre a administração financeira que o mutuário necessita para mensurar e comparar as expectativas do projeto com os progressos realizados. Estes sistemas devem estar operando desde o início do projeto. As exigências quanto às informações financeiras sobre o projeto dependem das necessidades do mesmo. 2.02.Considerando sua importância, a administração financeira deve ser vista como um aspecto fundamental desde o início do "Ciclo do Projeto". Devido ao fato de que o ambiente geral da accountability em um país afeta a administração financeira de todas as iniciativas de investimento, é importante que o Banco tenha um conhecimento desse ambiente, incluindo o conhecimento das leis e regulamentos, e das práticas contábeis e financeiras do país ao qual se pensa dar assistência. Estas informações deverão ser obtidas em nível nacional e estar disponíveis a todo o pessoal do Banco que delas necessita. A avaliação em nível nacional está apresentada no capítulo VI deste Manual. 2.03.Tão logo seja possível, os Gerentes de Projeto devem revisar a estrutura da administração financeira da entidade executora, tendo em conta o ambiente geral do país. Se a estrutura atual não for aceitável, a entidade deverá estar disposta a introduzir as modificações necessárias na estrutura a tempo da execução do projeto. Se esta revisão não for feita no ciclo de preparação, quando se necessitam de definições importantes na estrutura, é provável que o projeto seja avaliado e processado sem que se tenha estabelecido um sistema adequado. 2.04.Por conseguinte, é extremamente importante que a etapa de avaliação de todo projeto inclua a revisão da confiança que se possa ter na estrutura de administração financeira e dos controles internos da entidade executora do projeto que será executado. Esta revisão deverá incluir aspectos tais como: sistemas de orçamento e de contabilidade, incluindo os princípios de contabilidade que serão utilizados; sistema e procedimentos de controle interno; fluxo de recursos disponíveis para manter a administração e operação do projeto (incluindo os recursos do Banco); organização do sistema de informações, incluindo a relação com os indicadores de desempenho; e providências para a auditoria. 2.05.Ao avaliar a grandeza da estrutura da administração financeira, outros aspectos importantes devem ser avaliados. Estes aspectos incluem o tipo de projeto (gerador ou não-gerador de receitas), indústria ou setor envolvidos, ambiente legal e normativo, controle interno e qualidade do pessoal. 2.06.À medida que a concepção do projeto fique mais clara, esta revisão deve ser seguida de um projeto mais detalhado da estrutura de administração financeira e de contabilidade relacionadas diretamente com o projeto proposto, incluída a designação do pessoal necessário. A disponibilidade e qualidade dos auditores também deve ser definida nesta etapa.
  5. 5. Estrutura Contábil 2.07.A estrutura contábil deve ser um reflexo do próprio projeto. Quando para os fins de um projeto somente se interessar conhecer os gastos, e quando as fontes de financiamento estiverem claramente indicadas no Relatório de Avaliação Inicial (SAR), a estrutura da contabilidade e do controle somente se referirão ao financiamento e os gastos. Porém, quando para os fins do projeto interessar, além disso, a organização e as finanças da entidade executora do mesmo, ou se houver interesse em seu desenvolvimento institucional, então o enfoque da avaliação da estrutura da contabilidade se dirigirá à entidade executora como um todo. O enfoque da avaliação da estrutura global geralmente tem lugar nos projetos geradores de receitas próprias e nas organizações do tipo comercial. 2.08.Tipos similares de projetos geralmente possuem estruturas de contabilidade similares. Contudo, os projetos variam amplamente e uma estrutura de contabilidade adequada para um projeto pode não ser para outro. Os problemas adquirem diferentes graus de importância dependendo do projeto, portanto deve haver um especial cuidado ao avaliar a adequação da estrutura de contabilidade de um projeto em particular. Existem alguns pontos chaves que devem ser considerados para todos os projetos: O sistema de contabilidade deve estar totalmente integrado, na medida do possível, com todos os demais sistemas de administração financeira (orçamento, finanças e administração de crédito) para garantir o fornecimento de uma base de dados comum para as informações financeiras. Deve existir uma inter-relação entre as diferentes categorias de custos usadas pelo sistema de contabilidade e os insumos necessários para a execução do projeto, de acordo com o estabelecido no Relatório de Avaliação Inicial (SAR). Esta relação deve ser transparente. Os custos mais importantes devem ser segregados. Os agrupamentos de custos devem ser lógicos e os insumos mais importantes devem ser aparentes. Os custos mais importantes devem ser agrupados com o maior detalhamento possível. A comparação entre os custos reais e os custos orçados, segundo o Relatório de Avaliação Inicial, deve ser claramente estabelecida. Os custos e as receitas relacionados com o Projeto devem ser agrupados de tal maneira que as fontes e os usos dos recursos possam ser facilmente identificados e relacionados entre si. Essa segregação dos custos do projeto pode ser difícil quando este faz parte integrante de um programa mais amplo que está sendo executado pela entidade. Este tipo de problema é comum em projetos que não geram receitas próprias e que são desenvolvidos pelo governo. A conexão com o sistema de contabilidade do governo deve ser transparente e o impacto das regulamentações governamentais deve ser determinado. Isto é especialmente importante quando o projeto está total ou parcialmente incorporado a uma agência ou departamento do governo. Quando não existir uma relação direta entre os agrupamentos das contas da contabilidade do governo e as do projeto, essa relação pode ser estabelecida por meio de abertura de subcategorias das contas do governo. Os custos dos investimentos e os gastos recorrentes devem ser separados por meio de subcontas ou subcategorias. Os sistemas de contabilidade e de orçamento devem ser os mais simples possíveis, e consistentes com as características do projeto (Ver quadro 2.01).
  6. 6. Os relatórios financeiros periódicos produzidos pelo sistema de contabilidade devem comparar os custos incorridos com os custos projetados/orçados para o período corrente e com o total acumulado para o projeto em uma determinada data. Os dados financeiros produzidos pelo sistema devem ser capazes de fornecer alguma medição de desempenho, quando então se estabelece uma conexão com os resultados do projeto. Os dados financeiros e a seleção dos indicadores de desempenho devem ser definidos durante a etapa de avaliação e devem ser incorporados ao sistema de administração financeira estabelecido. A contabilidade deve ser feita de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos. O Banco requer que os princípios de contabilidade aplicados estejam de conformidade com as diretrizes das Normas Internacionais de Contabilidade (NIC). Todo desvio importante deve ser claramente identificado (parágrafos 2.15-16). Quadro 2.01 Problemas Orçamentários em Países em Vias de Desenvolvimento O Governo estabelece suas metas, prioridades e diretrizes financeiras por meio do orçamento.Os problemas orçamentários nos países em via de desenvolvimento se referem principalmente a: falta de mecanismos adequados de retroalimentação para apoiar a tomada de decisões e garantir a accountability; falta de integração do orçamento com a contabilidade e as funções de administração de caixa; falta de cobertura total -e.g. certos programas ou entidades podem estar excluídas do orçamento; enfoque do orçamento somente para um ano em lugar de vários anos; as classificações ou categorias do orçamento não são totalmente úteis para o planejamento e controle dos gastos; falta de enfoque nas metas e programas; falta de transparência e de precisão na definição de gastos correntes e de investimento; e excesso de ênfase em conceitos sofisticados que estão além da capacidade real. 02.09.Independentemente do tipo de projeto, setor envolvido ou método de desembolso de recursos, é importante que a organização do projeto mantenha registros claros e adequados de todas as transações do projeto. Devem ser mantidos devidamente arquivados toda documentação suporte das receitas e gastos, pelo menos até um ano após o término do projeto e, em todo caso, até que tenha sido finalizada a auditoria do mesmo. Quadro 2.02 Contabilidade Comercial vs. Contabilidade Governamental O objetivo principal da contabilidade comercial é o de medir os resultados das operações de um período definido e apresentar uma visão razoável da posição financeira da empresa. Com um enfoque especial para a geração de lucros/resultados, as entidades comerciais podem ter sistemas de contabilidade que também forneçam informações detalhadas relacionadas com os custos de um projeto e seu desempenho financeiro. Nessas condições, não seriam necessárias mudanças ou acréscimos importantes no sistema.
  7. 7. O objetivo básico da contabilidade do governo é satisfazer a accountability e os requisitos administrativos dos funcionários responsáveis pela condução das atividades e operações do governo. Este objetivo é alcançado satisfatoriamente pela maioria das entidades de serviços financiados pelo governo que possuem sistemas de contabilidade acoplados com as classificações orçamentárias, que servem para controlar os gastos reais frente aos gastos orçados. Ainda que a contabilidade do projeto e os requerimentos do Banco também estejam enfocados para garantir a accountability dos recursos, o que se busca é um objetivo mais amplo, como o de garantir uma administração forte e detalhada do projeto. Geralmente, o sistema de contabilidade governamental não é concebido para garantir informações detalhadas da administração e execução do projeto. Por conseguinte, normalmente é mais prático e econômico complementar o sistema existente para obter as informações requeridas, em lugar de fazer mudanças trabalhosas no sistema em uso. 2.10.Um alto grau de centralização ou descentralização da estrutura de contabilidade da entidade executora afetará a administração financeira do projeto. As grandes organizações industriais e comerciais, os governos e as grandes empresas públicas podem operar com sistemas centralizados de administração financeira e de contabilidade, nos quais toda informação gerada em níveis operacionais, como por exemplo em nível de projeto, é transmitida a uma central de processamento. Se esse sistema não for adequadamente concebido, completamente integrado e altamente computadorizado, pode apresentar atrasos e perdas de informações, que poderão afetar a tempestividade e a exatidão dos relatórios. Por outro lado, os sistemas descentralizados, que permitem operações financeiras localizadas, requerem maiores controles e aumentam as necessidades de pessoal. Normas de Contabilidade 2.11.As normas de contabilidade são diretrizes formais que especificam como devem ser registrados certos tipos de transações ou de eventos e que tipo de informações devem ser apresentadas nas demonstrações financeiras. As normas são preparadas com o propósito de obter uniformidade no tratamento contábil e comparabilidade nas informações financeiras. Em cada país, os padrões de contabilidade, as políticas e conceitos geralmente adotados pelos organismos profissionais de contadores, associações e outras autoridades, são conhecidos como Princípios de Contabilidade Geralmente Aceitos (PCGA). Estes incluem as diretrizes publicadas (freqüentemente em forma de normas de contabilidade ou guias), ou mesmo alguns procedimentos alternativos. A participação do governo na promulgação de políticas de contabilidade, normas e exigências sobre o conteúdo das demonstrações financeiras, varia de um país para outro, dependendo geralmente do grau de sofisticação da economia do país. Em alguns países, as normas de contabilidade são fixadas principalmente por disposições governamentais ou simplesmente baseadas em regulamentos de caráter tributário. 2.12.A demonstração das normas de contabilidade aplicadas é parte integral das demonstrações financeiras. Os princípios e normas de contabilidade proporcionam diretrizes para determinar como e quando as transações financeiras são reconhecidas, avaliadas, classificadas, registradas, resumidas e, finalmente, informadas. As normas podem ser bastante específicas e podem ser aplicadas por meio de uma variedade de métodos e políticas de contabilidade. Por exemplo, o princípio de associação das receitas, e os custos e gastos necessários para produzi-las (ver Quadro 2.03).
  8. 8. Quadro 2.03 Princípio de Associação O inventário é um exemplo simples. O dinheiro é desembolsado e os custos são incorridos para comprar matéria-prima e pagar a mão-de-obra para a produção de um produto. Estes custos não têm sido reconhecidos como gastos, mas ao invés disso são capitalizados e tratados como um ativo (quer dizer, o inventário). Quando o produto é vendido, os custos de produção são reconhecidos para associá-los as receitas recebidas pela venda. 2.13.O método de contabilidade usado pode ter um efeito importante nos resultados apresentados por um projeto ou por uma entidade, inclusive podendo duplicar os gastos reconhecidos em um ano em particular. No setor privado, a utilização de um diferente método de avaliação ou estatístico pode transformar uma perda em um ganho ou vice-versa (ver Quadro 2.04 sobre Contabilidade de Arrendamentos). No setor público, um déficit orçamentário pode ser coberto, a curto prazo, se os gastos são contabilizados apenas quando são pagos e não quando se incorrem os mesmos. É muito importante conhecer os métodos e políticas contábeis usados para a preparação de um relatório financeiro em particular. 2.14.As Normas Internacionais de Contabilidade (NIC) têm sido desenvolvidas pelo Comitê de Normas Internacionais de Contabilidade (IASC) para resolver diferenças em normas de contabilidade adotadas por diversos países e para harmonizar os tratamentos contábeis. A Federação Internacional de Contadores (IFAC), e portanto o IASC, é composto atualmente por 110 organizações profissionais de contadores de mais de 80 países. Normas de Contabilidade Aceitáveis 2.15.Na ausência de normas de contabilidade, promulgadas nos países, superiores às da NIC, o Banco requer a aplicação das NIC para o registro das transações e a apresentação das demonstrações financeiras porque sua utilização facilita a comparação entre projetos e países, assegura a preparação uniforme das demonstrações financeiras, e facilita a sua interpretação. Todavia, o Banco reconhece que as práticas, normas e requerimentos locais nem sempre são compatíveis com as das NIC. As agências governamentais que atuam como entidades executoras dos projetos, poderiam ser obrigadas por suas próprias leis a utilizar normas de contabilidade que não estejam de acordo com as das NIC. Quando existem diferenças importantes entre as normas nacionais de contabilidade e as das NIC, o Banco requer que sejam reveladas tais diferenças, assim como seu impacto nas demonstrações financeiras. 2.16.As normas de contabilidade tratam de assuntos tais como a contabilidade pelos métodos de competência e de caixa, equilíbrio e razoabilidade, e controles internos. Estas normas são discutidas no Anexo I. É mostrado no Anexo I-1 uma matriz resumo de algumas áreas importantes a serem consideradas nas revisões das normas de contabilidade. O Anexo II proporciona um resumo das Normas Internacionais de Contabilidade.
  9. 9. Avaliando o Controle Interno 2.17.O sistema de controle interno incorpora as políticas e procedimentos estabelecidos pela administração de uma entidade para ajudar a alcançar os objetivos e metas propostas e assegurar, enquanto for praticável, o desenvolvimento ordenado e eficiente das operações, incluindo a adesão às políticas administrativas, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e identificação de fraudes e erros, o registro completo e correto das operações, e adesão às políticas e procedimentos da entidade, como por exemplo, os procedimentos para contratação de pessoal, controle de qualidade, indicadores de desempenho e outros controles estatísticos, como a rotação dos estoques. Os controles internos contábeis tratam mais especificamente de garantir a salvaguarda dos ativos e a correção e integridade dos registros contábeis. Os relatórios sobre a execução orçamentária, as conciliações bancárias independentes e a custódia dos cheques em branco, são exemplos de controles internos contábeis. Um ambiente adequado de controle acompanhado de um forte controle orçamentário e auditoria efetiva, complementam os controles contábeis específicos e promovem a accountability sobre o uso dos recursos. Qualidade do Pessoal 2.18.A contabilidade trata de uma variedade de transações, sendo que cada uma deve ser adequadamente classificada e registrada. A qualidade do pessoal, e seu conhecimento sobre os conceitos contábeis assim como das disposições legais, é muito importante para evitar a apresentação de informações equivocadas. Os Gerentes de Projeto verificam se o mutuário tem, em cada uma das unidade executoras, um quantitativo adequado de pessoal qualificado entre contadores e auxiliares com experiência, de acordo com as suas responsabilidades na contabilidade. Um ponto chave na qualidade do pessoal é o seu nível acadêmico. O pessoal com formação acadêmica em contabilidade está mais bem preparado para lidar com transações complexas para as quais o tratamento contábil não é sempre evidente; ademais, compreendem melhor a importância das pistas de auditoria e dos controles internos. Uma vasta experiência também é importante, porém em alguns casos, especialmente no setor público, o pessoal é conhecedor das disposições legais, porém pouco entende o por quê daquilo que está fazendo. Isto pode ser aceitável (porém não desejável) em nível de auxiliares, mas não em nível profissional. Obviamente, as entidades maiores e mais complexas requerem pessoal mais altamente qualificado na administração financeira. 2.19.A capacitação prática no trabalho está intimamente relacionada com a educação e a experiência do pessoal, especialmente por meio do uso de programas de educação continuada para garantir que o pessoal se mantenha atualizado e adquira novos conhecimentos. O pessoal deve ser motivado para que se afilie às associações profissionais de contadores e participe de seus programas de treinamento .
  10. 10. Quadro 2.04 Contabilização de Arrendamentos Muitas companhias arrendam equipamentos, às vezes como meio de financiamento de equipamentos, às vezes para aumentar a flexibilidade, especialmente para equipamentos com uma alta taxa de obsolescência. Nos Estados Unidos, os arrendamentos que satisfazem critérios especiais (ex., o período de arrendamento é de 75% ou mais da vida útil do equipamento, ou a propriedade do ativo é transferida ao arrendatário ao final do arrendamento) devem ser capitalizados, ou contabilizados como um "financiamento" (Companhia "A", abaixo). Isto significa que o ativo que está sendo arrendado é registrado e depreciado nos livros do arrendatário e o valor presente dos pagamentos por arrendamento são registrados como um passivo. Outros países, como a França, não permitem a capitalização de arrendamentos do tipo em "financiamento" (Companhia "B", abaixo). O efeito dos dois enfoques - contabilização como capitalização ou como financiamento - sobre a demonstração de resultados é ilustrado abaixo: Custo do Vida Útil 5 anos Prazo de Pagamentos por Equipamento Arrendamento Arrendamento 15,000 5 anos $3,800 por ano Observe que o balanço patrimonial da Companhia "A" mostraria um ativo de $15,000 e um passivo igual ao começo do período do arrendamento. O balanço patrimonial da Companhia "B" não mostraria o arrendamento. Demonstração de Resultados - Ano 1 do Prazo de Arrendamento Receitas Gastos Pessoal Companhia "A" Companhia "B" Depreciação Juros pagos pelo 20,000 20,000 Arrendamento Gastos de Arrendamento Total de Gastos Receita Líquida 5,000 5,000 3,000 --- 1,275 --- --- 3,800 9,275 8,800 10,775 11,200 Neste exemplo, a Companhia "A" mostra um lucro menor no primeiro ano do arrendamento apesar de a transação ser idêntica. Dependendo dos termos do arrendamento, os gastos totais para o prazo de arrendamento poderiam ser os mesmos sob os dois métodos, ou poderiam ser diferentes. 2.20.Finalmente, é importante avaliar cuidadosamente a relação entre a complexidade e a responsabilidade do trabalho e as qualificações das pessoas que ocupam os cargos. Uma unidade de contabilidade pode ter bons auxiliares, porém pode necessitar de um chefe que entenda a importância das informações financeiras que devem ser fornecidas e do compromisso de apresentá- las tempestiva e corretamente. A gerência financeira deve contar com pessoal nas seguintes áreas: planejamento financeiro e orçamentário; sistema de contabilidade geral e de custos; sistemas e procedimentos financeiros; e processamento de dados e sistemas de informações gerenciais. O pessoal com função de tesouraria deve ter conhecimento de projeção de fluxo de caixa, cobranças, relações bancárias e administração geral de caixa. Tipos de Projetos e Características dos Setores
  11. 11. 2.21.O Banco apóia principalmente projetos de investimento e de ajustamento. Alguns projetos, denominados híbridos, são uma combinação dos dois - projetos de investimento e de ajustamento. Os projetos de investimento podem ser de natureza geradora de receitas próprias ou não. Em ambos os casos, o Banco está interessado tanto na segurança dos ativos como no uso adequado e eficiente dos recursos do projeto. Dentro de cada tipo de projeto, haverá diferenças importantes entre os setores envolvidos (financeiro, de serviços, industrial e do setor social) especialmente em relação às informações financeiras requeridas para a administração eficiente do projeto. Essas diferenças são comentadas abaixo. Os projetos de ajustamento são comentados nos parágrafos 4.32-33. Projetos Geradores de Receitas 2.22.Normalmente, os projetos geradores de receitas são executados por entidades com orientação comercial do setor privado ou por entidades do setor público que geram receitas, tanto na forma de cobrança de bens ou serviços fornecidos a consumidores como na forma de impostos. Geralmente, estas entidades são organismos autônomos ou semi-autônomos com poderes para fixar suas políticas financeiras. As entidades de propriedade do Estado podem estar obrigadas a integrar-se a um plano uniforme de contabilidade nacional. É importante determinar a posição legal destas entidades e o grau de autonomia permitido. 2.23.Na avaliação de um projeto gerador de receitas deve ser levado em conta a capacidade financeira atual e futura da entidade executora. O sistema de administração financeira deve ser suficientemente forte para que se possa identificar tempestivamente as necessidades de recursos adicionais, perdas importantes em custos ou economias potenciais em custos e gastos. O sistema deve sinalizar sobre a necessidade de incrementar as tarifas, assim como da cobertura dos subsídios outorgados. O Anexo IV proporciona diretrizes para a revisão do sistema de administração financeira de uma entidade geradora de receitas. Quadro 2.05 Considerações para Avaliar o Sistema Financeiro de Projetos Geradores de Receitas Requisitos legais de contabilidade e relatórios financeiros Situação da entidade - autônoma ou sob controle governamental Políticas e procedimentos de contabilidade em uso Sistemas de gestão e de controle Sistema centralizado ou descentralizado de contabilidade e de gestão Normas financeiras Administração e controles financeiros
  12. 12. Projetos Não-Geradores de Receitas 2.24.A maioria dos projetos não-geradores de receitas são executados por entidades governamentais. Estes projetos obedecem a normas e disposições governamentais. Geralmente, os sistemas governamentais de orçamento e contabilidade incluem excessivas medidas burocráticas para autorizar um pagamento, apresentam problemas na alocação tempestiva de recursos e atrasos nos processos, causados por uma aparente falta de delegação de responsabilidades. Contudo, é muito importante que as revisões e controles existentes no sistema não sejam suprimidos ou modificados sem que sejam substituídos por novos sistemas de medição adequados e por pessoal treinado que possa executá-lo. O Anexo V proporciona diretrizes para a revisão do sistema de administração financeira de uma entidade não-geradora de receitas. Contabilidade Setorial 2.25.A administração financeira, incluindo os sistemas de contabilidade e de controle interno, pode variar de uma organização para a outra e entre os setores. Cada setor possui certas características especiais que devem estar refletidas no sistema de administração financeira. Para aqueles setores de natureza produtiva (geradores de receitas), tais como o financeiro, de serviços e industriais, o Banco está geralmente interessado em sua estrutura de administração financeira, incluindo o sistema de contabilidade da entidade executora como um todo. 2.26. É importante que se enfoque a concepção dos procedimentos de contabilidade dentro das capacidades reais da entidade executora do projeto, explorando enfoques originais e inovadores, quando for necessário. O Quadro 2.06 mostra um exemplo; contudo, este enfoque requer sistemas de contabilidade e de controle fortes em nível Municipal e Estatal. A especificidade da administração financeira e de contabilidade relativa a cada setor apoiado pelo Banco requereria que cada um tivesse seus próprios manuais. Contudo, no caso deste Manual, algumas das características principais de setores selecionados são resumidas no Anexo VI. Quadro 2.06 Projetos Escolares (um exemplo) Nos projetos relacionados com escolas públicas, os itens orçamentárias do governo são desembolsados anualmente mediante um processo participativo integral que envolve o Estado, o Município ou Distrito Escolar e cada uma das milhares de escolas locais que serão beneficiárias do projeto. Os recursos concedidos às localidades são anunciados publicamente, sua finalidade (construção de salas adicionais, instalação de uma bomba manual, etc.) é de conhecimento público e um comitê da localidade é o curador desses recursos. Os recursos públicos providenciados, geralmente, são menores do que os custos estimados do projeto e cada população deve concordar em fornecer recursos adicionais de contrapartida, à medida que estes forem necessários. São estabelecidos manuais detalhados e formulários simples sobre compras, contabilidade e relatórios para uso do Comitê local, que informa a respeito do progresso do projeto ao município, incluindo a disponibilidade de recursos. O relatório sobre o uso dos recursos é mantido em um livro de atas e o resumo é exibido em quadros na entrada da escola. O livro de atas também inclui a assinatura ou digitais dos membros do Comitê em respaldo às decisões adotadas. São realizadas auditorias seletivas por parte de auditores locais, para assegurar-se da adesão aos procedimentos estabelecidos.
  13. 13. Ambiente Legal e Normativo 2.27.Para assegurar uma melhor administração financeira do projeto, é importante entender o ambiente legal e normativo em que atua a entidade executora. O grau de autonomia exercido pela entidade executora determina a facilidade com que as mudanças necessárias nos sistemas de administração financeira possam ser realizadas. A maioria dos países possuem leis comerciais que estabelecem o ambiente legal em que as empresas devem operar. Algumas vezes, a estrutura da contabilidade está indicada na lei. Alguns setores são mais regulados que outros e possuem outras normas que substituem ou modificam as leis mercantis básicas. Também podem existir diferenças com o Código Comercial Internacional ao estabelecer as leis comerciais locais. As entidades reguladas pelo Estado podem ter requisitos legais de contabilidade e procedimentos que somente podem ser mudados por intermédio de outra lei. Incorporação no Relatório de Avaliação Inicial 2.28.O Relatório de Avaliação Inicial (SAR) inclui uma explicação detalhada e a avaliação do sistema de administração financeira e de quaisquer outros requerimentos especiais para um projeto em particular. O SAR se refere à concepção das contas contábeis do projeto, procedimentos requeridos para consolidar as informações dos vários subprojetos, o uso das Declarações de Gastos (SOEs), e qualquer outra atividade requerida para assegurar a accountability. Isto é especialmente importante quando o projeto envolve diferentes entidades ou unidades executoras e a metodologia para a consolidação do total dos gastos do projeto não está claramente definida. O SAR delineia também o formato dos relatórios do projeto, indicando os relatórios financeiros internos e a freqüência de sua apresentação, assim como as demonstrações financeiras anuais e sua auditoria. 2.29. No caso do sistema de administração financeira se encontrar frágil, o Banco negocia com o mutuário um plano de ação para seu fortalecimento e o incorpora no Relatório de Avaliação Inicial (SAR). Na medida em que for necessário, pode ser proporcionada assistência técnica dentro do contexto do projeto ou como um projeto de fortalecimento da administração financeira totalmente separado. Um plano deve ser elaborado tempestivamente para ser incluído no SAR e incorporado ao acordo de empréstimo, se for necessário. Em casos extremos, pode ser necessária a contratação de serviços externos de contabilidade, porém esta deverá ser temporária e dentro de um plano de assistência técnica para melhorar o sistema de administração financeira global da entidade. Quadro 2.07 Elementos de Administração Financeira a serem incluídos na Concepção do Projeto e no Relatório de Avaliação Inicial Apresentação de demonstrações financeiras internas e anuais auditadas e modelos sugeridos. Regras sobre as demonstrações financeiras do projeto, associação entre as contas contábeis e os orçamentos do projeto, e tipos de informações requeridos para permitir a comparação com osindicadores de desempenho chaves. Procedimentos para a consolidação de relatórios de várias entidades, quando existir mais de uma unidade envolvida na execução do projeto. Regras para a manutenção da documentação suporte e para o seu acesso.
  14. 14. Cláusulas sobre Contabilidade e Auditoria no Acordo de Empréstimo 2.30.O Banco inclui em todo acordo de empréstimo uma ou mais cláusulas sobre contabilidade, relatórios financeiros e auditoria, como uma forma de assegurar a accountability pelo uso de seus recursos. O acordo de empréstimo, incluindo a Ata de Acordo de Negociação, constitui a fonte autorizada de todos os requerimentos sobre relatórios financeiros e auditoria. 2.31.As cláusulas do acordo de empréstimo são utilizadas para assegurar o cumprimento com relação às políticas gerais do Banco. Os Gerentes de Projeto, por meio de consultas ao departamento jurídico, se asseguram que as cláusulas sobre auditoria, relatórios financeiros ou revisões independentes sobre o avanço do projeto, efetuadas por especialistas, sejam adequadas às características de cada projeto. Uma vez que os requerimentos básicos de accountability tenham sido alcançados, as exigências adicionais de relatórios não deverão ser onerosos para o mutuário nem para o pessoal do Banco que futuramente tente comprovar o cumprimento das cláusulas. Considerações para a Auditoria 2.32.As bases para uma auditoria tempestiva e completa são definidas durante a etapa de elaboração do projeto. O Gerente de Projeto deve estar atento a qualquer consideração legal a respeito da seleção do auditor, incluindo, quando for pertinente, a exigência legal de que a auditoria seja efetuada por um organismo governamental de auditoria e sua aceitação por parte do Banco. Os Gerentes de Projeto são também responsáveis em conhecer o nível de desenvolvimento geral da contabilidade e da auditoria no país, e sua adesão às normas internacionais respectivas. O Gerente de Projeto deve obter informações que lhe permita determinar se os auditores propostos pelo mutuário reúnem as qualidades para executar a auditoria, se são independentes e se lhes foram fornecidos os termos de referência satisfatórios ao Banco. Ver mais detalhes no Capítulo V desse Manual. III - EXECUÇÃO DO PROJETO 3.01.O Gerente de Projeto é o encarregado, por parte do Banco, da supervisão do avanço físico e financeiro do projeto. Por meio da integração de técnicas de administração financeira no plano de supervisão do projeto, o Gerente encarregado aumenta a possibilidade de que o projeto seja executado com êxito. Supervisão do Desempenho 3.02.Um sistema de administração financeira e de contabilidade bem concebido é um dos pontos chaves para a supervisão do desempenho. A freqüência, conteúdo e forma dos relatórios financeiros devem estar intimamente relacionados com as necessidades dos usuários de tais informações. Os mutuários que estão executando um determinado programa podem necessitar de relatórios mais freqüentes e mais detalhados, com a finalidade de fazerem as correções necessárias durante o andamento do projeto e manterem o controle de sua execução. Os Gerentes de Projeto usam as mesmas informações, porém com maiores intervalos (trimestralmente em lugar de mensal ou semanal), e com menos detalhes. 3.03.Independentemente da freqüência e nível de detalhe do relatório, o desenvolvimento atual deve ser comparado com o avanço projetado. Devem ser determinados e informados os indicadores de desempenho, alguns dos quais devem combinar dados sobre avanços físicos e financeiros.
  15. 15. 3.04.Nem as informações financeiras nem os dados sobre o avanço físico podem, por si só, proporcionar informações suficientes para que o Banco ou o mutuário possam determinar se o projeto está progredindo satisfatoriamente. O projeto pode estar cumprindo com suas metas de avanço físico, porém a um custo que consumirá rapidamente os recursos financeiros, de tal maneira que estes não serão suficientes para terminá-lo. Igualmente, o consumo dos recursos financeiros não significa o alcance das metas físicas. Quando as informações sobre os avanços físicos e financeiro se integram, o Gerente de Projeto e o mutuário podem ter uma visão mais clara do progresso do projeto e tomar as medidas adequadas, caso sejam necessárias. 3.05.Ao planejar o orçamento do projeto é importante estruturar as demonstrações financeiras e demais relatórios de tal forma que se obtenham informações úteis para relacionar os dados de avanço físico com os financeiros. A atenção deve concentrar-se em um ou dois indicadores chaves e não em inúmeras combinações. Na seleção dos indicadores chaves, o Gerente de Projeto avaliará cuidadosamente a adequação de forma de medir a gestão em relação à estrutura do próprio projeto. Contudo, deve ser tomado cuidado no uso de indicadores chaves. Ainda que sejam muito úteis, os indicadores chaves não podem substituir uma boa administração e supervisão do projeto. Quadro 3.01 Indicadores Chave Um indicador comum usado na construção de estradas, é o custo por milha/quilômetro de estrada finalizada. Este indicador dá uma visão clara sobre se existem recursos suficientes para terminar os quilômetros projetados, porém não diz nada sobre a qualidade dessa estrada. Todavia, a combinação de cifras financeiras com dados de avanço físico é mais útil para avaliar o progresso do projeto do que avaliar os dois aspectos em separado. Tais indicadores de gestão podem aumentar a capacidade necessária para acompanhar a accountability financeira do projeto, assim como seu desenvolvimento físico. 3.06.A natureza do projeto determinará a relação entre as informações financeiras e as informações operacionais. Os projetos que se assemelham às atividades comerciais acomodam-se mais facilmente ao desenvolvimento de indicadores chaves com uma orientação financeira. O setor privado pode ter à sua disposição indicadores comparativos. Nos projetos não-geradores de receitas próprias é mais difícil medir o avanço em confronto com o cumprimento dos objetivos do projeto, porém os indicadores chaves baseados em produtividade podem ter um impacto benéfico sobre a administração geral do projeto. 3.07.Uma das ferramentas chaves para supervisionar o desenvolvimento do projeto são demonstrações financeiras que mostrem as origens e aplicações dos recursos projetados para o período e acumulados até a data, comparado com as porcentagens de avanço no período e acumuladas. Em alguns casos esta comparação pode ser feita sobre a base dos recursos financeiros utilizados com relação a um indicador físico, como o número de quilômetros de estrada finalizados. 3.08.Uma pergunta chave que deve ser feita ao avaliar as demonstrações e relatórios financeiros de um projeto, é se os custos parecem razoáveis ou não, considerando o avanço do projeto. Por exemplo, espera-se que os gastos com salários em um projeto de assistência técnica do setor de serviços sociais sejam distribuídos de forma balanceada durante a vida do projeto. Se um relatório financeiro intermediário mostrar, na linha de salários, desembolsos desproporcionais de acordo com o tempo de execução do projeto, o Diretor e o Gerente do Projeto devem concentrar-se nessa situação e investigar as suas causas. Pode ser que haja uma explicação razoável para as variações, porém ao destacar as exceções com relação aos resultados esperados, os relatórios financeiros destacam as áreas onde podem surgir problemas.
  16. 16. A Supervisão do Desempenho e a Auditoria 3.09.Existe uma relação muito clara e importante entre as informações financeiras intermediárias usadas para a supervisão do desempenho e a auditoria. A auditoria das demonstrações financeiras anuais deve confirmar a razoabilidade e confiabilidade das demonstrações financeiras intermediárias. Qualquer diferença importante entre as demonstrações financeiras auditadas para um determinado período e as cifras incluídas nas demonstrações financeiras intermediárias deve ser reconciliada e explicada. Supervisão feita pelo Banco 3.10.Os pontos a seguir resumem algumas diretrizes utilizadas pelos Gerentes de Projeto ao supervisionar o cumprimento com relação às exigências dos relatórios financeiros (capítulo IV deste manual) e de auditoria (Capítulo V), durante a execução do projeto. Durante o Ano Com o Diretor do Projeto, fazer um acompanhamento da manutenção dos registros e da apresentação tempestiva dos relatórios financeiros, incluindo os relatórios periódicos não auditados e demais informações necessárias para supervisionar a execução do projeto; Assegurar-se não somente do recebimento, mas também da revisão dos relatórios financeiros periódicos que podem ser solicitados para a administração do projeto. Deve ser feito um acompanhamento dos problemas identificados, em especial sobre as ressalvas na opinião dos auditores e as deficiências de controle interno incluídas na carta gerencial respectiva; Enviar correspondência lembrando sobre o requisito de relatórios auditados (i) na proximidade do encerramento de fim do ano da entidade executora, (ii) pouco antes da data do vencimento de sua apresentação ao Banco e (iii) 30 dias depois de encerrado o prazo; Enviar correspondência ao mutuário acusando o recebimento dos relatórios, junto com uma declaração de que posteriormente serão enviados os comentários que sejam pertinentes; Assegurar-se que tenham sido realizados os procedimentos pertinentes para que as demonstrações financeiras estejam disponíveis tão logo seja possível e dentro do prazo estabelecido no acordo de empréstimo. Estes procedimentos devem incluir a elaboração dos termos de referência para a auditoria (parágrafos 5.39-41). Ao final do Ano Assegurar-se do recebimento oportuno das demonstrações financeiras auditadas. Estas devem ser recebidas dentro do prazo estipulado no acordo de empréstimo. O prazo não pode ser superior a seis meses depois do fim do ano. Os relatórios recebidos depois desse prazo são de pouca utilidade. Fazer revisão das demonstrações financeiras auditadas (incluindo SOE e SA) dentro de 30 dias seguintes ao seu recebimento, por pessoal qualificado do Banco para assegurar-se que os relatórios dos auditores e as informações financeiras estão completos, razoáveis e cumprem as exigências do Banco. O passivo a favor do Banco, tal como se apresenta nas demonstrações financeiras, deve ser conciliado com os registros de desembolsos do Banco. O Anexo X proporciona diretrizes para a Revisão de Escritório de um Relatório de Auditoria.
  17. 17. Obter o relatório do revisor (quando a pessoa que faz a revisão dos relatórios auditados não é o Gerente de Projeto) e assegurar-se que uma cópia seja enviada ao Chefe de Divisão correspondente do Banco. A comunicação ao mutuário, relacionada com a revisão inicial e os comentários e as ações tomadas ou propostas, devem ser anexados ao relatório. Notificar por escrito ao mutuário, imediatamente após a revisão, sobre os problemas encontrados na revisão das demonstrações financeiras. Quando forem identificados problemas que não possam ser tratados por meio de correspondência, deve-se fazer um acompanhamento durante as missões de supervisão. Os assuntos que podem ser cobertos em uma comunicação escrita, se considerado necessário, podem incluir o seguinte: referência às ressalvas ou outros pontos importantes do relatório dos auditores; se foram cumpridos todas as exigências de informações do Banco; relação entre os resultados apresentados nos relatórios e as cláusulas de caráter financeiro do acordo de empréstimo; aspectos relacionados com a gestão financeira e controle interno, incluindo comentários sobre a liquidez da entidade executora e sobre outros indicadores financeiros; e aceitabilidade da apresentação com respeito ao uso dos recursos financiados pelo Banco. 3.11.Deve ser dada ênfase à importância do cumprimento oportuno das exigências do Banco sobre a apresentação dos relatórios financeiros e de auditoria. Os Gerentes de Projeto estão atentos a todos os casos de descumprimento e problemas de apresentação das demonstrações financeiras ou relatórios de auditoria apresentados. 3.12.No caso de atrasos superiores a 60 dias na apresentação dos relatórios requeridos, o Chefe de Operações do respectivo Setor ou País notificará o mutuário sobre a necessidade de dar cumprimento a esta exigência, solicitando explicações pelo atraso e informações sobre as ações que estejam sendo tomadas para resolver o problema. Quando, apesar das notificações, não tiverem sido cumpridos os prazos acordados, o Banco tomará as medidas necessárias, a menos que o Gerente de Projeto se considere satisfeito com as ações que foram tomadas pelo mutuário para solucionar o problema dentro de um prazo razoável. 3.13.Quando o descumprimento se refere aos procedimentos de Declaração de Gastos (SOE), o Banco notificará o mutuário dentro de 30 dias sobre a necessidade de seu cumprimento e as soluções aceitáveis para o Banco. O mutuário terá um prazo máximo de três meses para dar cumprimento às exigências, após o que o Banco não permitirá novos desembolsos por meio do sistema de SOE. 3.14.Quando o pessoal do Banco considerar necessário conceder uma prorrogação para o envio das demonstrações financeiras auditadas da Entidade Executora e/ou do Projeto, a entidade executora deve enviar, em separado, a Demonstração dos Pedidos de Reembolso e a Demonstração da Conta Especial, dentro dos três meses adicionais de que trata o item anterior. 3.15.Quando existir um empréstimo que financia vários projetos, o cumprimento é avaliado em separado para cada projeto (ver quadro 3.02). Por conseguinte, o Banco pode suspender os desembolsos para o projeto que não tenha cumprido as cláusulas e continuar com os desembolsos, sob o procedimento de SOE, para os outros projetos que tenham dado cumprimento oportuno às exigências.
  18. 18. Quadro 3.02 Um empréstimo é feito ao Governo "A", que tem seis governos estaduais que participam do empréstimo. Se um dos governos estaduais não cumpre com os requisitos de envio de relatórios, os desembolsos podem continuar para os outros cinco estados que estão cumprindo com suas obrigações. 3.16.Os princípios descritos acima podem ser ampliados para cobrir situações em que, por exemplo, o mesmo Ministério do governo tenha dois projetos separados que são executados por dois departamentos ou agências distintas, uma que está cumprindo com os requisitos e outra que não. Contudo, deve-se ter cuidado para assegurar-se de que não estão sendo criados novos departamentos ou agências sob o mesmo Ministério com o propósito de evitar ações do Banco pelo descumprimento de outro departamento ou agência. 3.17.Quando a entidade executora não cumprir com seus compromissos de proporcionar informações financeiras, o Banco não fará novos empréstimos para essa entidade, até que se obtenha o seu cumprimento. Isto também se aplica para a prorrogação da data de encerramento dos projetos que estão sendo executados pela entidade. 3.18.Os Gerentes de Projeto também devem revisar, durante suas missões, os SOE selecionados. O Anexo VII proporciona diretrizes para tais revisões. Sistema de Cumprimento do Requisito de Relatórios de Auditoria 3.19.O Sistema de Cumprimento do Requisito de Relatórios de Auditoria (ARCS, de sua sigla em inglês) é uma parte do sistema de informações gerenciais e contém informações relacionadas com os relatórios de auditoria requeridos, datas para seu envio ao Banco, detalhes dos auditores e a qualidade dos relatórios recebidos (ver OD 13.10). Revisão do País 3.20.Quando existir uma situação de descumprimento generalizada, o Gerente de Projeto propõe uma avaliação do desenvolvimento da contabilidade e da auditoria no país, tanto no setor público como no privado, por meio do exame da legislação, das normas técnicas, dos programas de capacitação, do grau de independência dos auditores, da disponibilidade de pessoal técnico capacitado, etc. Esta avaliação pode ser executada pelo Departamento do Banco encarregado do respectivo país e pode ser base para um projeto separado de assistência técnica ou de um componente de um projeto. Ademais, as revisões do comportamento da carteira de empréstimos do país sempre incluem a capacidade das entidades executoras de manter um sistema de contabilidade adequado, assim como a de assegurar serviços profissionais de auditoria. Uma discussão da Avaliação do País é apresentada no Capítulo VI deste Manual. IV - RELATÓRIOS FINANCEIROS 4.01.As exigências sobre as informações financeiras variam de um projeto para outro, e se encontram incorporadas nas cláusulas do acordo de empréstimo. As demonstrações financeiras refletem os efeitos financeiros das transações, agrupando-as segundo suas características econômicas. As normas de contabilidade constituem o marco geral que se deve seguir na apresentação das demonstrações financeiras (ver parágrafo 2.15)
  19. 19. 4.02.O Banco sempre exige a apresentação de demonstrações financeiras anuais fornecidas pelos mutuários, que apresentam a gestão financeira do projeto durante cada ano. Contudo, mais recentemente, está sendo sentida uma forte necessidade de receber demonstrações e relatórios financeiros intermediários (trimestrais ou semestrais), para serem utilizados como ferramenta para acompanhar a execução dos projetos e sua administração em geral. Estes relatórios intermediários raramente são sujeitos a auditorias independentes, porém sua razoabilidade pode ser determinada por meio de sua comparação com as cifras dos relatórios de fim de ano. No Anexo X são apresentados exemplos de relatórios financeiros dos gastos atribuídos a um projeto hipotético. 4.03.Os relatórios financeiros estão baseados na estrutura subjacente aos sistemas de administração financeira e de contabilidade, os quais devem ser desenvolvidos e acordados durante a etapa de avaliação do projeto. Os relatórios financeiros requeridos dos mutuários podem ser classificados em dois grupos, a saber: (i) os relatórios financeiros da entidade executora, e (ii) os relatórios financeiros do projeto, incluindo os correspondentes às operações de ajustamento, à demonstração de pedidos de desembolso e à demonstração da conta especial. É importante entender o objetivo de cada uma de tais demonstrações financeiras. Todos devem ser concebidos de tal maneira que proporcionem as informações necessárias que permitam ao mutuário administrar o projeto, e ao Gerente de Projeto acompanhar o progresso do mesmo. Devem ser feitos esforços para consolidar as exigências de informações de tal maneira que sejam importantes para a tomada de decisões, porém que não signifiquem consumo desnecessário de tempo. Relatórios financeiros da entidade executora 4.04.Naqueles projetos em que a capacidade financeira da entidade executora é vital para a execução com êxito do projeto, ou quando um dos objetivos do projeto se relaciona com o fortalecimento institucional da entidade, especialmente na administração financeira, o Banco requer a apresentação de relatórios financeiros da entidade como um todo. Estes relatórios devem incluir: Demonstrações financeiras básicas Balanço Patrimonial Demonstração de Operações ou de Resultados Demonstração de Fluxo de Caixa (origem e aplicação de recursos) Notas às Demonstrações Financeiras Informações Financeiras Complementares O Anexo XI resume os Elementos das Demonstrações Financeiras. A maioria dos projetos geradores de receitas se encaixam dentro desta categoria. Balanço Patrimonial 4.05.O balanço patrimonial é uma fotografia financeira tomada em um determinado momento, e que é utilizado para avaliar a condição financeira global da entidade em uma determinada data. Os elementos diretamente relacionados com a avaliação da situação financeira no balanço patrimonial são os ativos, os passivos e o patrimônio líquido. O balanço patrimonial proporciona informações sobre os recursos atualmente disponíveis para o desenvolvimento futuro das operações da entidade. Também proporciona informações sobre as fontes de recursos usados para adquirir os ativos, indicando, por exemplo, se tais recursos provém de financiamento externo ou de incrementos no patrimônio.
  20. 20. 4.06.Normalmente, um balanço patrimonial é preparado na data de encerramento do período e deve proporcionar detalhes dos ativos (fixos, correntes e outros), passivos (contas a pagar, obrigações a curto e a longo prazos), e o patrimônio líquido (capital, lucros acumulados ou prejuízos). Quando for possível, o balanço patrimonial deve ser apresentado de tal maneira que se destaquem as características importantes, tais como a estrutura do patrimônio, a posição corrente, a composição das reservas e a natureza e negócios da entidade. As Normas Internacionais de Contabilidade requerem a apresentação de cifras comparativas com o período imediatamente anterior. Demonstração de Resultados ou Operacionais 4.07.A demonstração de resultados ou de operações informa sobre as receitas, gastos e sobre o resultado líquido das operações do período coberto. Os elementos diretamente relacionados com a medição do desempenho são as receitas e os gastos. As cifras devem estar classificadas pelas categorias mais importantes, as quais podem incluir, mas não se limitam a: receitas operacionais proveniente de vendas de bens ou serviços; gastos operacionais por categorias, receitas distintas das operacionais, juros e despesas de financiamento; e o resultado líquido do período. Nos projetos não-geradores de receitas próprias, os recursos financeiros podem também advir de outros doadores e do próprio governo. 4.08.As informações sobre os montantes orçados, junto com os indicadores de gestão, são um dos melhores instrumentos para supervisionar o desempenho do projeto. É fácil incorporar as informações do orçamento na Demonstração de Resultados, sempre e quando existir uma relação sólida entre os dados orçados e os da contabilidade. Os sistemas de contabilidade e de orçamento devem ser desenvolvidos até o grau em que exista um bom acoplamento entre os dois. As Entidades Executoras devem usar um sistema integrado de orçamento e contabilidade. Demonstração de Fluxo de Caixa 4.09.A demonstração de fluxo de caixa mostra as fontes de caixa geradas pelas operações e sua utilização na operação, investimento ou financiamento das atividades durante o período coberto. Em alguns países se apresentam, como uma alternativa, demonstrações de "Fontes e Utilização de Recursos" ou demonstrações de "Mudanças na Posição Financeira". Uma demonstração de Fluxo de Caixa é importante porque centraliza a atenção em dois pontos importantes: o que a organização fez com os recursos e de onde vieram os mesmos. Ao isolar as transações que não se relacionam com o caixa, esta demonstração ajuda a revelar os efeitos dos diferentes tratamentos contábeis, os recursos em caixa e seu impacto nos resultados relatados. Notas às demonstrações financeiras e informações complementares 4.10.As notas devem incluir as principais políticas de contabilidade aplicadas e outras revelações importantes, incluindo os riscos ou incertezas que afetam a entidade e os recursos e obrigações não reconhecidas no balanço patrimonial. Seriam incluídas como informações complementares informações sobre segmentos regionais e indústriais e quaisquer outras informações, como os indicadores chaves requeridos para um projeto em especial. 4.11.Certificados ou relatórios complementares adicionais também podem ser exigidos. Os requisitos de relatórios devem ser mantidos no mínimo necessário para assegurar uma boa supervisão e administração de projetos, e ao mesmo tempo cumprir com os requisitos de revelação das Normas Internacionais de Contabilidade (ver quadro 4.01).
  21. 21. Quadro 4.01 No caso de relatórios financeiros intermediários, as Normas Internacionais de Contabilidade requerem a apresentação de informações adicionais sobre a carteira de investimentos, provisões para perdas, recuperações de carteira, perdas por contas incobráveis, e as mudanças no patrimônio dos acionistas. Tratamento dos relatórios financeiros do projeto 4.12.Em quase todos os casos, os projetos financiados pelo Banco representam apenas uma parte do total das atividades da entidade executora. A não ser que sejam preparadas demonstrações financeiras separadas para o projeto (ver parágrafo 4.13), as demonstrações financeiras da entidade, incluindo as informações financeiras complementares, devem apresentar claramente e em separado os gastos e o financiamento do projeto. Contudo, para aqueles projetos que requerem informações administrativas que mostrem uma relação com o avanço físico, as demonstrações financeiras do projeto apresentadas em separado são mais adequadas. Ver no Anexo XII um modelo das demonstrações financeiras de uma Organização que inclui o projeto. Demonstrações Financeiras do Projeto 4.13.Para cada projeto, o Banco exige a apresentação de demonstrações financeiras anuais auditadas que informem sobre os gastos e seu financiamento com a finalidade de acompanhar o comportamento geral das finanças e a utilização eficiente dos recursos do crédito. Pode haver mais de um projeto financiado com o mesmo empréstimo, como no caso de projetos multirregionais com convênios separados. Nestes casos são requeridos relatórios separados para cada projeto. Ademais, muitos projetos envolvem mais de uma unidade executora, estando cada uma delas submetida às exigências de accountability do Banco. Nestes casos, recomenda-se enfaticamente que as informações financeiras de cada projeto sejam consolidadas por uma Unidade Coordenadora do projeto, para ter um único relatório financeiro. 4.14.As demonstrações financeiras do projeto são o ponto central das informações financeiras. Independentemente do tipo, todo projeto financiado pelo Banco deve apresentar, regularmente, relatórios periódicos de receitas e despesas, comparados com os orçamentos do projeto. Geralmente, em um projeto independente não são requeridas demonstrações financeiras da entidade executora, mas unicamente do projeto. 4.15.A parte mais importante das demonstrações financeiras de um projeto é a origem e a aplicação dos recursos do projeto durante o período e sua acumulação desde o início do projeto. Deve ser apresentada a comparação das cifras reais com as orçadas segundo o Relatório de Avaliação Inicial (SAR), sejam elas originais ou modificadas, e devem ser proporcionadas explicações das principais variações. As fontes de recursos devem mostrar em separado os recursos recebidos do Banco, de doadores e outras fontes principais. Os recursos fornecidos pelo Banco devem ser separados para indicar aqueles fornecidos a) pelo sistema de Declaração de Gastos (SOE) e b) por outros procedimentos. 4.16.O Banco está interessado no projeto como um todo, sem se importar de onde provêm os recursos utilizados para executar uma atividade particular ou operação dentro de um projeto, para o qual tenha fornecido parte dos recursos do financiamento. A aplicação de recursos deve ser resumida para mostrar os gastos distribuídos pelas categorias estabelecidas no SAR (os recursos do Banco, apresentados pelas categorias indicadas no acordo de empréstimo para fins de desembolsos, podem ser indicadas de maneira informativa). Quando as despesas do projeto incluem bens (ativos) adquiridos para a execução do projeto (tais como veículos e outros equipamentos), estes devem ser classificados separadamente e detalhados em uma lista que permita seu controle e segurança.
  22. 22. 4.17.Um balanço patrimonial deverá ser apresentado quando a contabilidade do projeto for conduzida pelo método acumulativo ou de competência. A contabilidade acumulativa é necessária especialmente quando existe o aspecto de receitas ao projeto. O balanço patrimonial resumido deve mostrar os ativos e passivos do projeto, e o patrimônio líquido criado para o projeto. Quando os passivos forem significativos, um quadro complementar deverá mostrar os credores mais importantes e as obrigações. Dependendo da natureza do projeto, as notas às demonstrações financeiras devem identificar os contratos mais importantes celebrados e que estão por serem outorgados. Quando for aplicável, é desejável uma comparação com o ano anterior. As notas às demonstrações financeiras do projeto devem incluir a revelação das bases contábeis seguidas, e as políticas de contabilidade utilizadas para a preparação dosregistros financeiros. Todavia, a maioria dos projetos executados por órgãos governamentais são contabilizados pelo método de caixa, e freqüentemente são financiados como parte dos sistemas e procedimentos orçamentários do governo. 4.18.O sistema de contabilidade do projeto proporciona uma oportunidade de utilizar a disciplina da contabilidade gerencial para desenvolver a união entre as informações contábeis e os indicadores de desempenho físico requeridos para administrar e acompanhar eficientemente a execução do projeto. Por conseguinte, os relatórios financeiros intermediários são um aspecto importante da administração global do projeto, exercida pelo mutuário ou entidade executora, e da supervisão exercida pelo Banco. As decisões sobre a execução de programas e as correções necessárias devem ser baseadas nas informações financeiras e da execução do projeto fornecida por meio dos relatórios intermediários. O formato destes relatórios intermediários pode ser muito similar ao das demonstrações auditadas de fim de ano, exceto pelo fato de o período ser mais curto, possivelmente requerendo mais informações e análises do orçamento, e não serem auditados. Demonstrações financeiras intermediárias confiáveis facilitarão o processo de tomada de decisões. A auditoria de fim de ano proporciona segurança de que as demonstrações financeiras intermediárias foram confiáveis e que os relatórios futuros provavelmente também o serão. 4.19.Quando se utiliza o procedimento de reembolso de gastos (Declaração de Gastos - Statement of Expenditures - SOE), a Demonstração dos Pedidos de Reembolso deve formar parte integral das demonstrações financeiras do projeto. (Anexo XIII) Demonstração dos Pedidos de Reembolso 4.20.Sob o procedimento de SOE, o mutuário periodicamente solicita retiradas dos recursos dos empréstimos apresentando pedidos de desembolsos - declaração de gastos - indicando os pagamentos efetuados para investimentos do projeto contemplados nos acordos de empréstimo. O procedimento de SOE simplifica e acelera os desembolsos do empréstimo por parte do Banco, eliminando exigências que obrigam os funcionários do Banco a revisar os documentos de suporte de muitas transações pequenas antes de autorizar os desembolsos. As declarações de gastos não são apresentadas acompanhadas da documentação suporte dos pagamentos. A aceitabilidade e veracidade dos pagamentos efetuados com relação ao projeto estão implícitas na apresentação das SOE e são evidenciadas na documentação de suporte que o mutuário detém. 4.21.Durante as primeiras etapas da concepção do projeto, o Gerente de Projeto, em consulta prévia ao Departamento de Empréstimos, decide se o procedimento de SOE será usado para efetuar os desembolsos do projeto. Ao considerar o uso de SOE, o Gerente de Projeto também considera a experiência do mutuário quanto ao cumprimento com os requisitos do sistema SOE, a confiança nos sistemas de contabilidade, assim como a clareza da metodologia de inter-relação entre as Demonstrações dos Pedidos de Reembolso e as demonstrações financeiras básicas do projeto, e a forma de consolidação das demonstrações de desembolsos de várias entidades executoras para não perder as pistas de auditoria do projeto. Os procedimentos para a auditoria externa do projeto devem estar definidos antes da autorização do uso de SOE.
  23. 23. 4.22.Uma vez que o Banco e o mutuário concordem em utilizar o procedimento de SOE para certas categorias ou rubricas de gastos, sempre será requerida a apresentação de Declarações de Gastos para o reembolso de tais despesas. Os montantes aceitáveis para serem reembolsados por meio do procedimento de SOE variam de projeto para projeto. O Gerente de Projeto efetua conciliações periódicas entre os desembolsos realizados por intermédio de SOE, da Conta Especial, se utilizada, e os desembolsos totais segundo os registros que o Banco mantém. Este tipo de conciliação é essencial para manter o controle sobre os recursos do projeto. 4.23.Como é explicado no parágrafo 4.20, os desembolsos sob o procedimento de SOE não requerem que o mutuário apresente recibos ou outros documentos de suporte dos pagamentos. Isto coloca o Banco em uma situação de grande risco, comparado com outros desembolsos do Banco que requerem a apresentação de documentos de suporte. Para diminuir este risco, o Banco dá ênfase especial na exigência de receber a Demonstração dos Pedidos de Reembolso devidamente auditada. 4.24.Os documentos que suportam os pedidos de reembolso também são revisados pelo pessoal do Banco durante as missões de avaliação. O Anexo X proporciona diretrizes para esta revisão (ver também parágrafo 3.18). Como é indicado no parágrafo 4.19, a Demonstração dos Pedidos de Reembolso forma parte integrante das demonstrações financeiras do projeto. 4.25.O formato da Demonstração dos Pedidos de Reembolso deve conter uma lista das solicitações apresentadas ao Banco durante o período, as datas e os valores de cada solicitação. Os saques totais devem ser iguais ao montante evidenciado nas Demonstrações Financeiras do Projeto - ver financiamento do Banco por meio do procedimento SOE (parágrafo 4.15). O Anexo XIII apresenta um exemplo de Demonstrações Financeiras do Projeto onde constam os desembolsos SOE. CONTA ESPECIAl (SA) 4.26.Pode ser estabelecido um mecanismo de Conta Especial (Special Account - SA) para permitir maior eficácia na execução do projeto, especialmente para ajudar o mutuário a superar problemas de fluxo de caixa. A Conta Especial é um mecanismo de movimento de um fundo rotativo, em que o Banco antecipa recursos para uma conta bancária especial (no Banco Central ou em um banco comercial). Quando o Banco administra recursos fornecidos por um co-financiador pode ser estabelecida uma única conta especial, sempre e quando os recursos puderem movimentados conjuntamente. 4.27.No caso de uma Conta Especial controlada por um órgão central, podem ser estabelecidas subcontas dentro do banco depositário, movimentadas pelas entidades executoras do projeto. Ainda que os recursos não tenham sido sacados da Conta Especial, os registros de contabilidade têm que controlar os desembolsos em relação aos montantes alocados a cada uma das subcontas. Em circunstâncias excepcionais, o Banco pode autorizar o mutuário a sacar os recursos de uma Conta Especial e usá-los como um antecipação para constituir outra conta secundária (second generation special account - SGSA). 4.28.Geralmente, a Conta Especial é movimentada pelo respectivo Ministério de Finanças ou da Fazenda, ou pela organização encarregada da execução do projeto. Quem administrar a Conta Especial deverá manter registros apropriados para controlar e identificar o seu movimento, ser obrigado a apresentar uma demonstração mensal detalhando-o. A entidade executora do projeto também deve manter registros de contabilidade adequados, assim como os documentos originais dos recibos, depósitos, transferências, saques e conciliações bancárias. 4.29.Os saques da Conta Especial são efetuados para fazer pagamentos diretos do projeto ou para reembolsar os pagamentos realizados pelo mutuário. O Banco repõe os recursos da conta bancária especial com base nos pedidos de reembolso apresentados para esses pagamentos. Os juros recebidos da conta especial pertencem ao mutuário, que decidirá se os utilizará para as finalidades do projeto ou não.
  24. 24. 4.30.A Demonstração da Conta Especial é simplesmente um resumo das fontes e usos dos recursos movimentados por intermédio dessa conta bancária durante o período, onde, geralmente, o Banco é o único "depositante" (parágrafo 4.26). Os recursos da Conta Especial provém do depósito inicial do Banco e dos reembolsos posteriores. Geralmente, os pedidos de saque da Conta Especial correspondem a pagamentos diretos autorizados ou reembolso de pagamentos previamente efetuados pelo mutuário. Outros movimentos da Conta Especial podem ser os juros recebidos por saldos não utilizados e os encargos bancários. O administrador da conta especial deve manter registros adequados para controlar e identificar os movimentos na conta, ser obrigado a apresentar ao Banco um relatório anual resumindo tais movimentos, e mostrando a demonstração financeira da conta ao final de cada período. É importante que os recursos depositados na conta especial sejam conciliados com os registros do Banco, levando-se em consideração os valores em trânsito ao final do período, bem como as cifras do financiamento do Banco apresentadas na demonstração acumulada de fluxo de caixa do projeto. 4.31.Em alguns países onde o sistema bancário ainda não está desenvolvido (tal como nos países da antiga União Soviética), os gastos dos projetos são efetuados utilizando uma SA ou uma conta bancária regular. Em tais casos, a SA pode ser incorporada para formar parte das Demonstrações Financeiras do Projeto. O OP/BP 12.20 "Contas Especiais" discute as SA. A auditoria é discutida no Capítulo V do Manual. Operações de Ajustamento 4.32.Ainda que a maioria dos empréstimos do Banco tenha como finalidade financiar projetos de investimento, o Banco também concede empréstimos para Ajustamentos Estruturais ou Setoriais. Geralmente, os empréstimos para ajustamentos proporcionam recursos ao mutuário para apoiar o orçamento, sujeitos à implantação de determinadas políticas econômicas. Os empréstimos de ajustamento estrutural (Structural Adjustment Loans - SAL) têm enfoque principalmente em políticas gerais macro-econômicas, enquanto que os empréstimos de ajustamento setorial (Sector Adjustment Loan - SECAL) são direcionados para políticas econômicas de um setor em particular. 4.33.Tipicamente, os empréstimos para operações de ajustamento proporcionam desembolsos rápidos que podem ser relacionados com financiamento de importações de bens ou serviços incluídos em uma lista aprovada pelo Banco ("lista positiva"). Em outros casos, o Banco fornece uma lista de bens e serviços não autorizados ("lista negativa"). A contabilidade deste tipo de projeto se limita a manter uma lista das faturas e dos certificados de aduana/alfândega que servem de suporte para justificar os desembolsos do empréstimos. A lista deve cobrir pelo menos a totalidade do montante desembolsado. Contudo, é importante que o mutuário conserve os documentos de suporte pelo menos até um ano após apresentado o respectivo relatório de auditoria. Deve ser levado em conta que outros procedimentos adicionais relacionados às aquisições possam ser necessários para estes empréstimos, para que as transações sejam elegíveis. (ver Anexo III). Operações Híbridas 4.34.Os empréstimos híbridos possuem componentes de projetos de investimento e de operações de ajustamento. A contabilidade para cada componente de um empréstimo híbrido segue as diretrizes dadas para cada tipo particular de operação. Por exemplo, o desenvolvimento de uma infra-estrutura física, incluído em um empréstimo híbrido, deve cumprir as exigências de contabilidade e relatórios exigidos para um projeto de investimento, enquanto que os fundos desembolsados para um programa de ajustamento de políticas devem seguir as instruções referentes à contabilidade e relatórios para operações de ajustamento. Na realidade, deve haver dois tipos de exigências de contabilidade e relatórios, ainda que possam ser consolidados em um único relatório financeiro.
  25. 25. Operações de Emergência 4.35.A contabilidade dos empréstimos para operações de emergência deve seguir as diretrizes para as entidades não-geradoras de receitas ou para as operações de ajustamento acima discutidas, segundo a concepção do projeto. Estas operações podem cobrir vários setores, tais como recursos humanos e infra-estrutura. Uma das principais diferenças pode ser a diversidade de fontes de financiamento, algumas das quais podem exigir a identificação específica dos gastos financiados por cada recurso. Contudo, é importante que o sistema de controle leve em consideração a rapidez da entrega dos recursos requeridos neste tipo de operação. NOTAS V: CUMPRIMENTO DOS REQUISITOS DE AUDITORIA Tipos de Auditorias e de Auditores 5.01.Uma auditoria é uma revisão ex-post das demonstrações financeiras, sistema financeiro, registros, transações e operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores profissionais, com a finalidade de assegurar a accoutability e proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios da administração. A auditoria também identifica deficiências no sistema de controle interno e no sistema financeiro e apresenta recomendações para melhorá-los. As auditorias podem diferir consideravelmente, dependendo de seus objetivos, das atividades para os quais se utilizam as auditorias e dos relatórios que se espera receber dos auditores. Em geral, as auditorias podem ser classificadas em três grupos: auditoria financeira, auditoria de cumprimento e auditoria operacional. No caso da auditoria financeira, o Banco está interessado na auditoria das demonstrações financeiras da entidade executora como um todo, e de cada projeto em particular (ver parágrafos 4.04 e 4.13). A auditoria de cumprimento e a auditoria operacional são comentadas nos parágrafos 5.18 e 5.19. Auditoria das Demonstrações Financeiras da Entidade Executora 5.02.O objetivo geral de uma auditoria das demonstrações financeiras de uma entidade executora é fazer com que o auditor expresse uma opinião sobre se as demonstrações financeiras estão razoavelmente apresentadas de acordo com as Normas Internacionais de Contabilidade e com os princípios de contabilidade geralmente aceitos (PCGA). O auditor avalia a apresentação razoável das demonstrações financeiras por meio da obtenção de evidências de auditoria de uma forma detalhada e cuidadosa. Quando o auditor, com base em evidências adequadas, suficientes, competentes e pertinentes, conclui que as demonstrações financeiras estão livres de erros importantes, emite uma opinião sobre sua razoabilidade e anexa essa opinião às demonstrações financeiras. O auditor não assegura ou garante a correção da apresentação das demonstrações financeiros, porém tem uma grande responsabilidade em informar aos usuários se as demonstrações financeiras estão adequadamente apresentadas. Se o auditor considera que as demonstrações financeiras não estão razoavelmente apresentadas, ou se não pode chegar a uma conclusão devido à falta de evidências ou outras condições prevalecentes, então tem a responsabilidade de comunicar também aos usuários dessas demonstrações financeiras, através de seu parecer. 5.03.Contudo, uma opinião sem ressalvas por parte do auditor independente sobre a razoabilidade das demonstrações financeiras não deve ser entendida como uma aprovação das decisões e políticas da entidade, do uso de seus recursos ou da adequação do sistema de controle interno. A conclusão do auditor sobre a razoabilidade das demonstrações financeiras, não é obtida de forma precisa. Pelo contrário, essa conclusão vai sendo obtida durante o transcurso da auditoria. O auditor começa com poucas informações sobre a razoabilidade das informações financeiras da entidade e à medida que a auditoria avança, cada evidência adicional confirma ou contradiz a impressão inicial. Ao finalizar a auditoria, o auditor deve ter um conceito claro sobre a razoabilidade das demonstrações, que lhe permitirá expressar uma opinião.
  26. 26. Conhecimento da Entidade 5.04.Toda auditoria deve começar pelo conhecimento da entidade a ser auditada. Geralmente, este entendimento é obtido por meio de análise da natureza das atividades, do ambiente institucional e por meio de procedimentos analíticos concebidos para destacar tendências e outras informações importantes. Além do mais, o auditor deve estar familiarizado com os termos do Relatório de Avaliação Inicial (SAR) e dos convênios, incluindo as atas de negociação e as cláusulas de caráter contábil e financeira do acordo de empréstimo. Avaliação dos Controles Internos 5.05.Como parte de uma auditoria das demonstrações financeiras, o auditor normalmente examina o sistema de controle interno com a finalidade de determinar o alcance dos testes requeridos para formar uma opinião sobre as demonstrações financeiras. Se o auditor está convencido da adequação do sistema que a entidade possui, que deve incluir controles para proporcionar informações confiáveis e para salvaguardar os ativos e registros, a quantidade de evidências que devem ser obtidas pode ser significativamente menor. 5.06.A extensão da avaliação do sistema de controle interno de uma entidade depende, em grande parte, da confiança que o auditor possa depositar nesse controle para reduzir as provas de auditoria. Ao avaliar o sistema de controle interno, o auditor deve primeiro determinar, ao menos em termos gerais, como o sistema opera. Logo, deve fazer uma avaliação preliminar para determinar se o sistema está adequadamente concebido para que cumpra o objetivo de prevenir ou detectar erros que possam afetar, de forma importante, a razoabilidade das demonstrações financeiras. 5.07.Quando o auditor identificar um controle eficiente ou pontos positivos no sistema pode confiar nele (mas não está obrigado a fazê-lo) para aumentar sua confiança nas informações financeiras. Portanto, haverá uma redução na amplitude das atividades para comprovar a correção dessas informações, ou seja, na acumulação de evidências relativas às mesmas. Contudo, para justificar essa confiança o auditor tem que provar a efetividade prática desses controles. Os procedimentos envolvidos neste tipo de testes se denominam comumente de "testes de cumprimento" ou "testes de transações". É importante reconhecer que a revisão feita pelo auditor sobre o controle interno pretende, primordialmente, determinar a extensão dos testes de transações que devem ser conduzidos ao examinar, posteriormente, as cifras das demonstrações financeiras. Por conseguinte, o parecer do auditor sobre as demonstrações financeiras não pode ser considerado como uma aprovação do sistema de controle interno em geral. Revisão das Demonstrações Financeiras 5.08.Os saldos de fim de ano ou de período, apresentados nas demonstrações financeiras, são verificados por meio da obtenção de vários tipos de evidências. Por exemplo: participação na realização de inventários físicos, verificação de ativos permanentes, comunicação escrita direta para obter confirmação de terceiras partes sobre contas a receber, saldos bancários, e exame da demonstração da conta de Fornecedores para comprovar as contas a pagar. A verificação independente por intermédio de fontes externas é um dos mais valiosos meios de verificação das informações contábeis. Os testes dos saldos finais são essenciais na realização da auditoria porque a maior parte das evidências se obtém de fontes externas independentes do cliente e, portanto, é considerada de grande qualidade. Por exemplo, no decurso da auditoria, o auditor deve fazer contato com o Banco para confirmar os saldos do empréstimo de forma independente dos registros da entidade.
  27. 27. 5.09.Existe uma estreita relação entre a revisão geral das circunstâncias do cliente, dos resultados da avaliação e comprovação do sistema de controle interno, e dos testes diretos dos saldos apresentados nas demonstrações financeiras. Se o auditor tiver obtido um razoável grau de confiança sobre a apresentação das demonstrações financeiras, por intermédio da revisão geral do controle interno e testes de efetividade, os testes diretos dos saldos podem ser reduzidos consideravelmente. Em todo caso, sempre será necessário fazer alguns testes sobre os saldos apresentados nas demonstrações financeiras. Auditoria das Demonstrações Financeiras do Projeto 5.10.Os objetivos gerais da auditoria das demonstrações financeiras do projeto são o de determinar se essas demonstrações financeiras estão razoavelmente apresentadas, especialmente quanto à origem e aplicação dos recursos, tanto em relação aos valores do período específico como os acumulados; e se os desembolsos alocados ao projeto estão em conformidade com o estabelecido nos acordos de empréstimo e nas especificações do SAR. Quando for aplicável, a auditoria também deve cobrir o balanço patrimonial, com particular atenção ao tratamento dos ativos. O Processo de Auditoria 5.11.Os procedimentos adotados em uma auditoria das demonstrações financeiras do projeto, ainda que geralmente sejam mais simples, na maioria de seus aspectos são similares aos da auditoria das demonstrações financeiras da entidade executora, como indicado anteriormente. A auditoria do projeto inclui a investigação e avaliação do sistema de controle interno e a comprovação das transações correspondentes. Contudo, espera-se que o auditor baseie-se amplamente na inspeção de documentação válida de suporte e da execução de outros procedimentos, tais como inspeção física dos principais bens adquiridos e, quando for praticável, na comprovação da elegibilidade dos gastos em conformidade com os termos do acordo de empréstimo e do SAR. 5.12.Quando o mutuário utiliza o procedimento de SOE para solicitar saques de recursos, os gastos informados na Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos deverão incluir também os gastos efetuados pelo procedimento de SOE. Auditoria das Demonstrações dos Pedidos de Reembolso 5.13.A auditoria das Demonstrações dos Pedidos de Reembolso deve ser considerada como parte da auditoria geral das demonstrações financeiras do projeto. Contudo, normalmente pede-se uma maior cobertura na comprovação do cumprimento de requisitos de elegibilidade, devido ao fato dos pedidos de reembolso de gastos efetuados para o projeto não serem apresentados ao Banco junto com a documentação de suporte. O objetivo principal desta parte da auditoria é comprovar se os gastos que compõem o total dos reembolsos solicitados estão totalmente suportados por documentos que se encontram nos arquivos do mutuário, foram devidamente autorizados, são aceitáveis conforme os termos do acordo de empréstimo e foram contabilizados corretamente (ver parágrafo 5.54). O Banco também utiliza o resultado da auditoria para decidir se continua com o sistema de SOE, assim como para efetuar as deduções necessárias em futuros reembolsos de gastos não elegíveis. Auditoria da Conta Especial 5.14.Quando existir uma Conta Especial (SA), é exigida uma auditoria anual desta conta. O objetivo principal de tal auditoria é verificar se a demonstração financeira da conta está razoavelmente apresentada, e que os pagamentos realizados por meio da Conta Especial são corretos e estão em conformidade com os respectivos acordos de empréstimo. Por conseguinte, o auditor deverá efetuar procedimentos que lhe permitam chegar a uma conclusão sobre se a Demonstração da Conta Especial reflete o movimento ocorrido durante o período e se os recursos foram usados unicamente para os fins do projeto.
  28. 28. 5.15.Por sua natureza, a auditoria da Conta Especial é simples. Esta auditoria consiste na revisão dos registros que são mantidos pela entidade responsável pela movimentação desta conta e a comparação destes com os extratos das contas bancárias fornecidas pelo banco no qual se mantém a mesma. O movimento desta conta incluirá as antecipações e reembolsos realizados pelo Banco e os saques realizados para atender os pedidos de reembolso. A verificação da adequação dos saques efetuados forma parte da auditoria das demonstrações financeiras da entidade executora ou do projeto. Deve-se ter especial cuidado em solicitar confirmação direta ao Banco sobre os saldos e reembolsos efetuados e em conciliar os itens em trânsito ou pendentes de registro ao final do exercício. A revisão também deve cobrir o cálculo e apresentação dos juros recebidos na conta especial. Auditoria de Empréstimos de Ajustamento 5.16.A auditoria de empréstimos de ajustamento deverá enfocar, principalmente, a adequação dos procedimentos utilizados para preparar os certificados de aduana/alfândega ou relatórios similares. Por conseguinte, deve limitar-se ao exame dos certificados sobre os quais estão baseados os pedidos de reembolso de gastos (SOE) e uma opinião sobre a confiabilidade que se possa ter nos procedimentos aplicados na emissão de tais certificados. Devido à natureza dos empréstimos de ajustamentos, existem vários assuntos que requerem especial cuidado: (i) os termos de referência da auditoria devem satisfazer as exigências das cláusulas financeiras dos acordos de empréstimo; (ii) deve ser estabelecida com clareza que os documentos usados para um empréstimo de ajustamento não tenham sido utilizados para justificar outro empréstimo de ajustamento; (iii) deve ser verificada a natureza dos pagamentos solicitados, para assegurar-se que se encontram devidamente documentados; (iv) deve ser verificada a lista negativa; e (v) deve-se ter em conta as datas de encerramento. Auditoria de Empréstimos Híbridos 5.17.A auditoria de empréstimos híbridos deve seguir as mesmas diretrizes de uma auditoria de projetos de investimento para o componente de investimento e da auditoria de empréstimos de ajustamento para os componentes de ajustamento. Auditoria de Cumprimento 5.18.A auditoria de cumprimento engloba a revisão, comprovação e avaliação dos controles e procedimentos operacionais de uma entidade. Nas empresas comerciais esta revisão normalmente inclui a contabilidade, as finanças e outras operações, como um suporte à gerência. Nas entidades governamentais, esta revisão também cobre o cumprimento das disposições legais e contratos aos quais está sujeita a entidade. Normalmente, as auditorias de cumprimento das empresas privadas e de muitas empresas estatais são efetuadas por auditores internos, que são empregados da entidade. As auditorias de cumprimento da maioria das operações do governo são realizadas pelos auditores governamentais que, em essência, atuam como auditores internos do governo. Em muitos casos, os auditores internos e os auditores governamentais não estão obrigados a cumprir as normas prescritas para os profissionais da contabilidade, posto que seus relatórios normalmente não têm o propósito de serem usados por terceiras pessoas. Auditoria Operacional 5.19.A auditoria operacional é um exame mais amplo da administração, recursos técnicos e desempenho de uma organização. O propósito desta auditoria é medir o grau em que as operações da empresa ou do governo estão alcançando seus objetivos. O produto principal de uma auditoria operacional é um relatório com recomendações de melhorias para aumentar a eficiência, a eficácia e a economia das operações. Neste sentido, é a auditoria com o alcance mais amplo, pois cobre todas as funções principais de uma organização. A auditoria operacional é desenvolvida por toda classe de auditores. Contudo, os auditores internos e os auditores governamentais tendem a ser mais ativos nesta área que os auditores independentes.

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