Ceci est une traduction de "10 Rules to Reverse the Email Spiral" écrit par Chris Anderson et Jane Wulf : http://emailcharter.org/index.html

1. 10 Règles pour lutter contre la spirale des e-mails
1. Respecter le temps des destinataires :
C’est LA règle fondamentale. En tant qu’expéditeur du message, il vous incombe de réduire au
maximum le temps que votre email nécessite pour être traité. Même si cela signifie prendre plus
de temps de votre côté avant de l'envoyer.
2. « Très court » ou « lent à répondre » ne veut pas dire impoli :
Il va falloir s’entraider si on veut y arriver. Compte tenu de la charge d’e­mails à laquelle chacun
est confronté, c'est OK si les réponses prennent un certain temps à venir et si il n’y a pas toutes
les réponses détaillées à chacune de vos questions. Personne ne veut du mal à qui que ce soit,
alors s'il vous plaît ne le prenez pas personnellement. Nous voulons juste retrouver un mode de
fonctionnement normal.
3. La clarté à l’honneur :
Commencez par une phrase dans l'objet qui marque clairement le sujet et peut­être comprend
une catégorie [Info] [Action], [Faible / Haute priorité]. Utilisez des phrases courtes, sans
circonvolutions. Si l'email ne dépasse pas les cinq phrases, assurez­vous que la première
phrase fournit la nature de la demande. Évitez les couleurs et les polices étranges.
4. Pas de questions ouvertes :
C’est contre­productif d’envoyer un email à quelqu’un avec quatre longs paragraphes de texte
pour finir par un « Qu’est­ce que vous en pensez? ». Même avec la meilleure intention du
monde, des questions ouvertes comme « Comment puis­je aider? » ne sont pas constructives.
Une communication efficace exige des questions simples et auxquelles il est facile de répondre.
5. Non à la multiplication des personnes en copie :
Pour chaque destinataire que vous ajoutez en copie, vous ne faites que multipliez
considérablement le temps de réponse total. Donc ne le faites pas à la légère ! Lorsqu'il y a
plusieurs destinataires, veuillez à ne pas cliquer sur « Répondre à tous » par défaut. Peut­être
que vous n’avez besoin que de quelques personnes en copie sur le sujet. Voire de personne.
6. Resserrer le sujet :
Certains e­mails dépendent du contexte pour leur compréhension. Ce qui signifie qu'il convient
généralement d'inclure le contexte dans un fil de conversation. Mais il est rare qu'un sujet
s'étende à plus de 3 e­mails. Avant d'envoyer, coupez ce qui n'est pas pertinent.
7. Sus aux pièces jointes superflues :
N'utilisez pas les fichiers graphiques comme des logos ou des signatures qui apparaissent sous
forme de pièces jointes. Le temps gaspillé en essayant de voir s'il y a quelque chose à ouvrir est
précieux. Pire encore : envoyer le texte en pièce jointe alors qu'il aurait pu être inclus dans le
corps de l'e­mail.

2. 8. Soyez généreux de ces deux cadeaux : FDM / PBDR :
Si votre message peut tenir en une demi­douzaine de mots, mettez le juste dans la ligne de
l’objet, suivi de la mention « Fin de Message », proposition d’acronyme FDM (équivalent
anglophone : EOM pour End Of Message). Cela permet au destinataire d’économiser son temps
en lui évitant de l’ouvrir. Ou encore si votre message ne nécessite pas une réponse de la part de
votre destinataire, terminer par un « Pas besoin de répondre » ou PBDR (équivalent
anglophone : NNTR pour No Need To Reply), est un autre acte de générosité.
9. Arrêtez les réponses sans intérêt :
Vous n'avez pas besoin de répondre à chaque e­mail. Surtout pas à ceux qui sont déjà
clairement des réponses. Un email disant « Merci pour votre remarque. Je suis d’accord » ou
encore un "Génial" n’a aucun intérêt et coûte à sa lecture 1 minute de temps de travail à votre
destinataire.
10. Déconnectez­vous !
Si nous nous mettons tous d’accord pour écrire moins d’e­mails, nous en recevrons tous moins
! Pensez à vous programmer des demi­journées au travail où vous n’ouvrez pas votre
messagerie en ligne. Voire à un engagement moral de week­ends sans e­mail envoyé. Ou
encore à une « réponse automatique » qui fait référence à cette Charte.
Et n'oubliez pas de cultiver votre jardin.
Traduction de “10 Rules to Reverse the Email Spiral” par Chris Anderson et Jane Wulf.