Präsetation Audi Cogneon KnowTech 2010

Das Audi wikinet - die Wiki-Methode im Einsatz bei einem Automobilhersteller Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH – 16.September 2010

Agenda 1 Die AUDI AG 2 Wikis in Organisationen 3 Das Audi wikinet Ausgangssituation und Projektauftrag Integration in Prozesse und Portalinfrastruktur Die Wiki- Methode Schulung /Hilfe Beispiele 4 Lessons Learned und Ausblick 2 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Standorte Brüssel Ingolstadt Bratislava Neckarsulm Changchun Sant‘Agata Aurangabad Györ 3 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Modelloffensive Audi A6 Audi R8 Audi RS6 Avant Audi TTS Roadster Audi R8 Spyder … Audi A3 Sportback Audi A6 Allroad quattro Audi A4 Audi S4 Avant Audi TTRS Coupé Audi A7 Audi A6 Avant Audi TT Coupé Audi S5 Audi A4 Avant Audi A5 Sportback Audi A1 Audi A4 Avant Audi Q7 Audi A5 Audi A3 Cabriolet Audi A4 Allroad quattro Audi RS5 Audi A4/S4 Audi RS4 Cabriolet TT Roadster Audi Q5 Audi A5 Cabriolet Audi A8 2004/2005 2006 2007 2008 2009 2010ff 4 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Die Audi Strategie 2020 Audi, die Premiummarke Nr. 1 Vision … durch Kompetenz, Leidenschaft und Schnelligkeit. Wir begeistern … durch das beste … durch innovative Kunden weltweit und emotionale Markenerlebnis. Produkte. Mission Überlegene Kontinuierliches Attraktivster Imageführer Finanzkraft Wachstum Arbeitgeber Ziele 5 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Integratives Informationsmanagement als Wettbewerbsfaktor Ziel: optimale Unterstützung der Geschäftsstrategie Audi, die Premiummarke Nr. 1 Vision … durch Kompetenz, Leidenschaft und Schnelligkeit. Wir begeistern … durch das beste … durch innovative Kunden weltweit und emotionale Markenerlebnis. Produkte. Mission Überlegene Kontinuierliches Attraktivster Imageführer Finanzkraft Wachstum Arbeitgeber Ziele Integratives Informations-, Prozess- und Technologie-Management • Bewältigung der Kundenanforderungen und Modellvielfalt • Durchgängige Unterstützung der Geschäftsprozesse und Integration • Schaffen von Transparenz in Bezug auf Informationen und Funktionen • Organisatorische und technische Innovationsfähigkeit • Modularisierung und Wiederverwendbarkeit der Prozesse • Systematisches Bereitstellen des in den Prozessen benötigten Wissens 6 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Wikis in Organisationen Definition Definition: • Sammlung von Webseiten, die von allen Nutzern einfach bearbeitet und vernetzt werden können. Wissenswertes • Wiki=„schnell“ (hawaiianisch). • Möglichkeiten der Vernetzung von Information hat sehr viel Ähnlichkeit mit der Art und Weise, wie unser Gehirn funktioniert. • Möglichkeiten die „Weisheit der Vielen“ wird aktiviert, Arbeit auf viele Schultern verteilt (Co-Creation, Crowdsourcing). • Vielseitig (Firmenwiki, Abteilungswiki, Projektwiki). 7 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Wikis in Organisationen Geschichte einer technischen und sozialen Innovation 1999-2001: Jimmy Wales startet Nupedia, eine Enzyklopädie, geschrieben von einer kleinen Gruppe Fachautoren. Ergebnis: 30 Artikel pro Jahr! 2001: Startet Jimmy Wikipedia, eigentlich nur als „Vorstufe“ für Nupedia gedacht. 1945: Vannevar Bush entwickelt 1995: Ward Vision: „Eine Welt, in der jeder Mensch an die Vision des Memex (Memory Cunningham ent- der Gesamtheit allen Wissens Extender), eines einfach wickelt mit dem frei teilhaben kann.“ bedienbaren Wissens-Findungs- WikiWikiWeb das und Verwertungssystems. erste Wiki Zeit 1900 2000 2100 Industriegesellschaft Wissensgesellschaft Einzug Wikis in Unternehmen 2008: Brockhaus z.B. http://bit.ly/csQw79 (2003) kündigt an, dass die 21. Auflage die letzte gedruckte sein wird. 2005: Erste WikiSym in San Diego 8 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Wikis in Organisationen Wiki-Typen im Unternehmenskontext Portale (z.B. Mitarbeiterportal) Controlled Content (CC) DMS CMS Telefonbuch … User Generated Content (UGC) Wiki-Farm Firmenwiki (Zielgruppe Firmenwiki alle Firmenwiki Mitarbeiter) Themen/ Abteilungs- Projekt-Wikis Community- Wikis Wikis Persönliche Wikis 9 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Ausgangssituation 2007 ► Etablierte Portalplattform als zentraler Einstieg in die Online Arbeitswelt ► Integrierte Portal-Dienste zur Unterstützung verschiedener Anwendungsfälle ► Anfragen zu Wiki-Communities und Entstehen von ersten Insellösungen im Fachbereich Applikationsintegration per SSO Personalisierung Suche Wiki-Service, Wiki-Service, Wiki-Methode Wiki-Methode Webclipping usw. Mehrsprachigkeit CMS DMS 10 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Projektauftrag ► Bereicherung des Audi Mitarbeiterportals um einen integrierten, flexiblen Wiki- Service und die Wiki-Methode mit dem Ziel: ► die Vernetzung und Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsprozessen zu unterstützen ► den Austausch und Aufbau von Wissen und Best-Practice-Erfahrungen zu fördern Audi wikinet –– Audi wikinet das Taschenmesser für das Taschenmesser für Zusammenarbeit und Zusammenarbeit und Vernetzung Vernetzung 11 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Integration in Prozesse und Portalinfrastruktur (1/3) ► Technische Basis: Produkt: Confluence Version 2.9 – (aktuell Migration auf 3.2), Betrieb im Cluster ► Administrationsprozess & Berechtigungsvergabe analog bestehender Portal-Dienste ► Einzelne Wiki-Bereiche (Spaces) können abhängig vom fachlichen Kontext flexibel in den verschiedenen Portalen (z.B. Audi mynet, Audi Global Net, Audi Business Net) platziert und mehrfach verortet werden Minimierte Sicht: Wiki-Bereich Minimierte Sicht: Dashboard 12 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Integration in Prozesse und Portalinfrastruktur (2/3) ► Akzeptieren von Nutzungsbedingungen vor dem erstmaligem Einstieg in das Audi wikinet ► Bereitstellen von einfachen User- Makros für das Vernetzen mit Inhalten von anderen Portal- Services (z.B. Audi Kommunikationsverzeichnis, Dokumentenmanagement) ► Größenbegrenzung Wiki-Space bei Dokumentenanhängen ► Disclaimer „Art Wasserzeichen“ am Ende jeder Seite 13 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Integration in Prozesse und Portalinfrastruktur (3/3) ► Verbesserung der Usability durch Neuordnung der Wiki-Funktionen ► Abgrenzung der Use Cases zu bestehenden Portal-Services (z.B. CMS) ► Beratungs- und Unterstützungsprozess bei der Initiierung von Wikis ► Wenn jemand ein Wiki sieht, kann er in diesem Bereich alles lesen und verändern –> Wiki-Methode ► Rollen: Wiki-Nutzer , Wiki-Owner, Wiki-Gärtner 14 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet die Wiki-Methode Wiki - Prinzipien: Wiki - Kultur: ► Jeder darf alles lesen ► Offenheit ► Jeder darf alles verändern ► Fehlertoleranz ► Jeder darf neue Beiträge ► Neugierde hinzufügen ► Partizipation ► Jeder muss damit rechnen, ► Vertrauen dass „seine Beiträge“ ► Zusammenarbeit in verändert werden ► Communities ► Jede Version kann wieder hergestellt werden ► "No Heros“ ► Jeder Beitrag wird mit dem ► Fairness eigenen Namen signiert 15 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet die Wiki-Methode Rolle Wiki-Owner Wiki-Owner ► Zentraler Ansprechpartner Wiki ► Entscheidet, wer Zugriff bekommen soll ► Eintägige Pflichtschulung Wiki-Nutzer Wiki-Gärtner Rollen Wiki-Owner und Wiki- Gärtner gemeinsam ► Achten auf Einhaltung von Datenschutz- und Nutzungsbedingungen ► Sorgen für die Einhaltung des Anwendungsfalls ► Sorgen für die inhaltliche Entwicklung (z.B. Inhaltsverzeichnis erweitern, Vorlagen erstellen, Kategorien anlegen, Inhalte bereinigen, Veranstaltungen durchführen) ► Unterstützen Wiki-Nutzer und sind Multiplikatoren 16 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Online Hilfe Hilfe Wiki ca. 240 Seiten wurden auf Deutsch übersetzt Tutorials (Screencasts) Handbuch und Guidelines Beispielwikis, Vorlagen für Use Cases Hilfe Wiki und Sandbox News zum Wiki von jedem Wiki-Space aus verlinkt Häufige Fragen 17 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Schulung ► Schulungskonzept gemeinsam von Cogneon und Audi Akademie erstellt. ► Erste Pilotschulungen wurden zusammen mit Cogneon Wiki Trainer gehalten, um durch einen „Wiki-Evangelisten“ Begeisterung zu übertragen. ► Audi wikinet Schulung mittlerweile durch die Audi Akademie übernommen und Bestandteil des Schulungskatalogs. ► Aufbau der wikinet Schulung: ► Theorie - Einführung „Was ist Wiki?“ ► Praxis – Üben von grundlegenden Wiki-Funktionen ► Theorie – Rollen und Regeln für Wikis bei Audi ► Praxis – Gemeinsamer Aufbau eines Wikis ► Theorie – Methode „Zum erfolgreichen Wiki in 7 Schritten“ 18 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Anwendungsfälle Projektteams (12) Teams/OE´s (19) • Zentrale Übersichtsseite Vernetzung • Zentrale Übersichtsseite • Verlinkung wichtiger und Verteilung • Verlinkung wichtiger Dokumente (z.B. Projektplan) Dokumente • Projektkommunikation • Prozessdokumentation • Erstellung von Erstellung von Protokollen Konzeptdokumenten, Gemeinsames • Übersicht Diskussionen Aufgabenbeschreibungen Erstellen und Konversationen Verantwortlichkeiten •… und Bearbeiten • .. Wissensbasen/COP´s (28) Gremien (1) • Aufbau Wissensbasis • Abstimmung Agenda • Definition Ziel und Zweck der • Erstellung Protokolle Communities of Practise (CoP) • Vernetzung der • Vernetzung Mitglieder wichtigsten • FAQ´s Informationen • Aufbau Dokumentationen/Glossare • Kommentieren von Ergebnissen •… 19 () =Anzahl Wikis Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Beispiel Handbuch 20 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Beispiel COP zentrale Beschaffung 21 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Audi wikinet Zeitachse 5000 2500 User / Seiten 20 Wikis wurden geschlossen • 8 „Ad-hoc“ Wikis • 12 sind nicht „zum Fliegen“ gekommen Zeit 2008 2009 2010 2007 Aufbau Cluster Initiierung Kick-Off Konzeption- und Wiki-Community Realisierung Start Rollout & Schulungen SW-Auswahl Start Pilot-Phase Anzahl Seiten 22 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010 Anzahl User

Lessons Learned (1/2) ► Kritische Erfolgsfaktoren: ► Ein Wiki braucht einen konkreten Anwendungsfall ► Eine durchdachte Struktur/Kategorien und Initialbefüllung sind notwendig ► Die Rolle des Wiki- Owners/Gärtners muss gelebt werden ► Bei integrierter Nutzung eines Wikis ist die Abgrenzung und Vernetzung zu bestehenden Tools/Services notwendig ► Wiki Schulung ist notwendig, um die Wiki-Gärtner auf ihre Rolle vorzubereiten und zu sensibilisieren ► Die Bedenken, dass alle Nutzer die gleichen Schreibrechte in einem Wiki-Space haben (Wiki-Methode) sind in fast allen Wiki- Communities nicht mehr gegeben ► Der Aufbau einer ausführlichen Online Hilfe auf Deutsch hat sich bewährt, da die Einstiegshürde erleichtert wird 23 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Lessons Learned (2/2) ► Der Bedarf an geschlossenen Wiki-Communities ist aktuell größer als nach einen großen Unternehmenswiki ► Defensiver Umgang mit der Installation von Plugins, um die Komplexität des Systems gering zu halten ► Aufräumaktionen, Housekeeping Maßnahmen in definierten Zeiträumen sind notwendig ► Betreuungs- und Beratungsprozess ist besonders in der Initiierungsphase notwendig ► Eine Wiki-Farm kann nach Installation und Rollout nicht sich selbst überlassen werden, eine kontinuierliche Begleitung ist notwendig 24 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Ausblick ► Upgrade auf Confluence 3.2 ► Umbau der Online-Hilfe in eine Wiki-Community ► Einbettung der Wiki- Anwendungsfälle in ein übergeordnetes Enterprise 2.0 Konzept ► Review der Software Confluence unter Berücksichtigung des übergeordneten Enterprise 2.0 Konzepts ► Freischaltung aller Audi Mitarbeiter auf die Wiki Sandbox (Übungswiese) ► Prüfung, inwieweit ein Audi Unternehmenswiki mittelfristig sinnvoll sein kann 25 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Informationen Referenten Natalija Angsmann Simon Dückert simon.dueckert@cogneon.de ►Studium Wirtschaftsingenieurwesen ►Studium Elekrotechnik, Schwerpunkt mit Schwerpunkt Produktionsplanung- Nachrichtentechnik und Steuerung ►2001 Gründung der Cogneon GmbH, ►Einstieg bei Audi 2002 im Rahmen Management Beratung für der e-Business Initiative Wissensmanagement, Wissensarbeit und Lernende Organisation ►Projektleiterin im Bereich B2E- Mitarbeiter-Portale und Services für ►Vizepräsident der Gesellschaft für Themen mit Fokus Wissensmanagement Wissensmanagement e.V. 26 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

Vielen Dank. 27 Natalija Angsmann AUDI AG, Simon Dückert Cogneon GmbH, Knowtech 2010

http://www.cogneon.de	192
http://cogneon.de	5
http://www.studie2011.enterprise-zweinull.de	5
http://www.studie2010.enterprise-zweinull.de	3

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