Cogneon Praesentation Erfahrungsbericht Schaeffler Wiki Knowtech 2009

Erfahrungsbericht Schaeffler Wiki Wissensvernetzung und –verteilung im Kontext der Lernenden Organisation Vortrag auf der KnowTech am 07.10.2009 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 1

Agenda 1. Unternehmen Schaeffler 2. Enwicklungspfad Wissensmanagement bei Schaeffler 3. Vorgeschichte Schaeffler Wiki 4. Erfolgsfaktoren Schaeffler Wiki Wiki-Anwendungsfälle Rollen, Regeln, Prinzipien und Werte 5. Erfahrungen (Lessons Learned) 6. Ausblick 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 2

Globale Kundennähe Mitarbeiter, Umsatz, Produktionsstandorte Mitarbeiter Umsatz (Gj. 2008) 180 Standorte weltweit: rund 66.000 weltweit: rund 8,9 Mrd. Euro in mehr als 50 Ländern Werke Vertrieb LuK INA FAG 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 3

Die Schaeffler Gruppe Operative Führungsstruktur Sparten Schaeffler Automotive Schaeffler Industrie Schaeffler Aerospace nehmens- Motor- Getriebe- Fahrwerk- Automotive Anwendungen Vertrieb Industrie bereiche Unter- systeme systeme systeme Aftermarket Aftermarket Motoren- Getriebe- Fahrwerk- Ersatzteile Produktions- Branchen- Ersatzteile Aerospace elemente anwen- anwen- und maschinen manage- Branchenmanagements dungen dungen Service Services für ments: und Geschäftsbereiche/ Riemen- Windkraft Neben- Werkstätten Über- und Consumer aggregate und Handel Bahn wachungs- Ketten- Products konzepte Superprecision triebe Kugellager Heavy Aufbereitung Nadellager Industrie Kegelrollen- Antriebs- lager technik Kupplungs- Pendellager systeme Zylinderrollen- Systemhaus lager Getriebe Linear- technologie Regionen/ Länder 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 4

Produktbeispiele Anhand des VW Tiguan 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 5

Entwicklungspfad Wissensmanagement bei Schaeffler

Entwicklungspfad WM bei Schaeffler 1. Konzeption Wissensmanagement (Mensch, Organisation, Technik; Mensch steht im Mittelpunkt der Wissensmanagementaktivitäten) (2003). 2. Wissensaspekte im Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch und Management Training verankert (2003). 3. Start der ersten Kunden-Community, die erste aus dem Fachbereich (Key- Account) gewünschte und praktizierte "Community of Practice" (später "Networks of Competence" genannt) (2003). 4. Piloten zur Einführung der Methode Expert Debriefing (Wissensbewahrung) von Mitarbeitern auf dem Weg in den Ruhestand. Erste Erprobung des Einsatzes von Wikis zur Wissensbewahrung aus diesen Expert-Debriefings (2006). 5. Entwicklung Gedankenmodell der Wissenslandkarte zur Strukturierung von Inhalten in Informationssystemen (2007). 6. MediaWiki für den Schaeffler Wiki Pilotbetrieb aufgebaut (2007). 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 7

Wissensmanagement bei Schaeffler Vision Die Schaeffler Gruppe ist ein lernendes Unternehmen. Kommunikation und Wissensteilung sind selbstverständlich. Jeder Mitarbeiter ist ein Wissensarbeiter. Dadurch tragen alle zur Weiterentwicklung des Unternehmens und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit bei. Portfolio 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 8

Vorgeschichte Schaeffler Wiki

Vorgeschichte Schaeffler Wiki 1. Drei Ursprünge der „Idee Schaeffler Wiki“: Vor 2006 erste Versuche mit „inoffiziellen Wikis“ Einsatz von Wikis in den ersten Expert-Debriefing-Pilotprojekten ab 2005 Kontakte zu und Beispiele von anderen Unternehmen 2. Schaeffler Wissenslandkarte als Grundstruktur des Schaeffler Wikis 3. Ab 2007 Pilotbetrieb des Schaeffler Wiki (Mediawiki) 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 10

Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle

Erfolgsfaktor Wiki-Anwendungsfälle Wiki-Anwendungsfälle: 1. Wettbewerberwissen 2. FAQ-Sammlung 3. Veranstaltungs- dokumentation 4. Wälzlagerwissen 5. Getriebewissen 6. Newsletter 7. Studienabschluss- arbeiten Hinweis: zu jedem Wiki-Anwendungsfall wurde mindestens einer Person die Rolle des Wiki-Gärtners zugewiesen. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 12

Wiki-Anwendungsfall Getriebe- und Wälzlagerwissen 1. Portal Getriebe entstand aus der Idee heraus ein Getriebelexikon als Buch herauszubringen. 2. Erarbeitung der Inhalte (vergleichbar zum Wälzlagerwissen) im Wiki. 3. "Redaktions-/ Freigabeprozesse" aufgrund externer Publikation notwendig. 4. Umfang: – Portal Getriebe: 170 Wiki-Seiten – Portal Wälzlager: 150 Wiki-Seiten 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 13

Wiki-Anwendungsfall FAQ-Sammlung 1. Antworten auf Fragen, die oft gestellt werden (FAQ = Frequently Asked Questions). 2. Abbildung von FAQs im Wiki hat gegenüber Office-Dokumenten und E-Mail den Vorteil, dass Wissenssilos vermieden werden. 3. Aufbau einer FAQ im Wiki ist sehr einfach. 4. Aktuell im Schaeffler Wiki FAQ-Seiten zu mehr als 30 Themen. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 14

Wiki-Anwendungsfall Newsletter 1. Eher ungewöhnlicher Anwendungsfall: Ein Newsletter zu aktuellen Themen der Entwicklung sollte nicht als E-Mail verteilt, sondern im Wiki abgebildet werden. 2. Jeder Beitrag im Newsletter ist wieder eine Wiki-Seite. 3. Pro Newsletter-Ausgabe (monatlich) entstehen 4- 5 hochwertige Seiten. 4. Newsletterausgaben gehören zu den Top-10- Seiten. 5. Weitere Newsletter sind entstanden. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 15

Erfolgsfaktor Rollen, Regeln, Prinzipien und Werte

Wiki-Rollen Ein Wiki-Leser kann die Inhalte eines Wikis lesen und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen. Ein Wiki-Nutzer kann die Inhalte eines Wikis lesen, erstellen, bearbeiten, verschieben, kommentieren und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen. Ein Wiki-Gärtner hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Nutzer und kann zusätzlich Wiki-Seiten löschen/wiederherstellen und Versionen einer Wiki-Seite löschen. Er ist für die Erfüllung des definierten Anwendungsfalles und die Unterstützung der Wiki-Nutzer zuständig. Ein Wiki-Besitzer ist inhaltlich und organisatorisch für das jeweilige Wiki verantwortlich. Er hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Gärtner und kann zusätzlich Wiki-Seiten sperren/entsperren, zwischen Wikis verschieben, exportieren, den Wiki-Disclaimer ergänzen sowie Wiki-Rollen an Personen vergeben. Ein Wiki-Adminstrator ist für die Administration (z.B. Update, Backup) und die technische Weiterentwicklung (z.B. Erweiterungen/Plugins) der Wiki-Software verantwortlich. Er kann Wiki-Bereiche anlegen/löschen, das Layout konfigurieren sowie die System-Tabellen pflegen. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 17

Wiki-Regeln, -Prinzipien und -Werte Die Wiki-Regeln (z.B. Redundanzfreiheit, Objektivität, Artikellänge, Zuordnung zu Kategorien) werden in einer Wiki-Richtlinie (die die bestehende Intranet- Richtlinie ergänzt) festgelegt. Die Einhaltung der Wiki-Regeln wird durch insgesamt 31 Qualitätskriterien in 7 Kategorien, einen "Werkzeugkasten mit Vorlagen (zwischenzeitlich knapp 100 Vorlagen und Textbausteine z.B. zu Methode, Kunde, Lieferant, Standort, FAQ, Protokoll, Studienabschlussarbeit, Forschungsbericht, Tutorial) und die im Wiki gepflegte Online-Hilfe, die mittlerweile 70 Wiki-Seiten umfasst, unterstützt. Die wichtigsten Prinzipien und Werte für das Schaeffler Wiki sind Jeder darf etwas Neues hinzufügen! Jeder darf alles lesen! Jeder darf alles verändern! Jeder muss damit rechnen, dass sein Artikel verändert wird! Jede Version kann wiederhergestellt werden! Jeder ist bekannt! 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 18

Erfahrungen (Lessons Learned)

Erfahrungen (Lessons Learned) (1/2) 1. Den Nutzen von Wikis kann man nicht rein kognitiv verstehen, man muss viel ausprobieren. 2. Konkrete Wiki Anwendungsfälle sind ein kritischer Erfolgsfaktor. 3. Ähnlich den Community-Moderatoren bei den Networks of Competence (Communities of Practice) sind bei Wikis die Wiki-Gärtner ein kritischer Erfolgsfaktor. Sie müssen erfolgskritische Regeln, Prinzipien und Werte vermitteln und vorleben. 4. Die Barriere für die Nutzung von Mediawiki als Wiki-Software ist aufgrund des Bekanntheitsgrades durch die Wikipedia niedriger als bei anderer Wiki- Software. Allerdings ist der Umgang mit Bildern und Dokumentanhängen in Mediawiki (im Vergleich zu Confluence) nicht intuitiv. 5. Der Redaktionsprozess im Wiki ist im Vergleich zu einem CMS umgekehrt: der Wiki-Gärtner gibt nicht frei, sondern beobachtet die Änderungen (per E- Mail-Benachrichtigung oder RSS) und greift nur bei Bedarf ein. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 20

Erfahrungen (Lessons Learned) (2/2) 6. Vorlagen und die konsequente Nutzung von Kategorien („viele Wege führen nach Rom“) sind zur Strukturierung notwendig. 7. Das Wiki ermöglicht das Experimentieren mit „ungewöhnlichen“ Anwendungsfällen, die sich als Erfolg herausstellen können (Beispiel Newsletter). 8. Konkrete Prozesse/Initiativen wie Aufräumaktionen, Beratungsprozess für die Fachbereiche, Redaktionssitzung/Wiki-Gärtner-Treffen sind notwendig. 9. Die Kopplung des Community-of-Practice-Ansatzes mit einem Wiki bringt viele Synergien. 10. Neben dem von allen Mitarbeitern mit gleichen Rechten zugreifbaren Firmenwiki gibt es Bedarf für Wikis, die nur bestimmten Personenkreisen zugänglich sind (z.B. Abteilungs-, Projekt-, Themenwikis). Hierfür ist die Software Mediawiki nicht geeignet. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 21

Ausblick

Ausblick 1. Aufgrund des starken Wachstums (Stand 17.07.2009: 1.721 Seiten) wurde im Juni 2009 eine Wiki-Aufräuminitiative gestartet. 2. Als Abschluss der Aufräumarbeiten wird im Oktober 2009 eine Schaeffler Wikimania (Wiki-Gärtner-Treffen) mit allen Beteiligten durchgeführt. 3. Parallel läuft seit 2008 ein Projekt gemeinsam mit der Schaeffler IT, in dem ein Lasten- und ein Pflichtenheft für die zukünftige Software des Schaeffler Wikis entstanden sind. 4. Zusätzlich wird das Thema Wiki-Analyse, die systematische Auswertung von guten Praktiken im Wiki, an Bedeutung gewinnen. 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 23

Kontakt Paul Seren Schaeffler KG (Leiter Wissensmanagement) Paul.Seren@schaeffler.com Simon Dückert Cogneon GmbH simon.dueckert@cogneon.de http://www.twitter.com/SimonDueckert Folien, Notizen, Podcast und Feedback: http://www.cogneon.de/node/2874 09.10.2009 Die Schaeffler Gruppe Seite 24

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by Simon Dückert

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