Qflow3 Ejecutiva

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WorkFlow / BPM

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  • Q-flow 3.0, mi nombre es Javier Briosso y en nombre de Urudata Software les doy la bienvenida a este encuentro, gracias por vuestra atención
  • En esta oportunidad veremos el concepto de Workflow o flujo de trabajo en el ambito de los procesos de negocio organizacionales. Pondremos sobre la mesa cuales son sus requerimientos y como estos, uno a uno, son resueltos por Q-flow 3.0. Esta presentación está dirigida a aquellos que deseen explorar soluciones de BPM (siglas de Business Process Management) y que quieran conocer como Q-flow resuelve de forma muy eficiente las situaciones que ocurren en una organización en cuanto a procesos de negocio. No requiere que la audiencia posea conocimientos técnicos especiales sino que por el contrario esta enfocada a analistas de negocio, digamos: los que conocen de la mecanica de trabajo que se da lugar en la organización.
  • Definición de Workflow y software de BPM Explicar que el software de BPM se destacan: Ordenar el trabajo de los trabajadores del conocimiento, Minimizar el tiempo de transferencia entre un trabajador y el siguiente Enrtegarle al trabajador una tarea con contexto. Esto significa varias cosas: La tarea debe poseer información completa (en muchos casos implica integrarse con los sistemas que tienen información del negocio) El trabajador debe percibir que realiza una tarea en el marco de un trabajo más amplio, del cual sus acciones son fundamentales para cumplirlo satisfactoriamente, y NO debe pensar que realiza una tarea sin saber para qué. Implementar automaticamente una política de calidad
  • Monkey Code: se refiere al caso donde se desarrolla un sistema para implementar un proceso. Desarrollo ágil: se refiere al caso donde se utilizan herramientas o frameworks, por ejemplo Genexus o WWF. Suite de Workflows: se refiere al caso donde se utilza una herramienta de BPM para implementar los procesos de negocio de una organización.
  • Se basa en 3 pilares: El modelado de procesos La ejecución y el control Y la administración y análisis
  • El modelado de procesos de negocio, como lo mencione anteriormente, esta fuertemente dirigido a que modelen quienes conocen como llevar a cabo el trabajo. Los pasos a seguir son los siguientes: 1) diseñar el proceso, 2) probarlo y validarlo y 3) ponerlo en producción. Es la propia herramienta de documentación del proceso. En ella no solo se diseña un grafo el cual constituye la secuencia de tareas que se deben realizar, sino que además permite configurar cada tarea, incluirle documentación y otro tipo de elementos que ayudan a los usuarios a entender el proceso. Como parte de la configuración de cada tarea, se puede definir: que datos se deben mostrar, quien es el responsable de realizar la tarea y cuanto tiempo se estima necesario para completarla. Otro aspecto importante es que una vez el proceso pasa a producción, esto es, comienza a ser usado, el analista puede realizar modificaciones de 2 formas diferentes: cambiando el proceso en producción, en este caso todos los procesos en ejecución se ven modificados; o generando una nueva versión, la cual puede repetir el ciclo completo de modelado, basandose en una versión existente: realizar el cambio, probarlo y validarlo y luego pasarlo a producción y en este caso los procesos en ejecución a este momento no se modificarán siguiendo la versión de la cual fueron creados y los nuevos procesos sí utilizarán la nueva version.
  • Una vez los procesos puestos en producción: los usuarios interactuan de diversas formas: desde su correo electrónico, accediendo al propio sitio web de Q-flow o utilizando un producto de backoffice, como el ERP o el CRM integrado de alguna forma con Q-flow. Podemos destacar que el trabajo desde el correo es una modalidad “reactiva”, donde el usuario realiza la tarea que se le solicita en un mail que recibe de Q-flow. Es importante destacar que el usuario realiza la operación desde el propio correo, en lugar de responderlo como lo haría con cualquier otro mail, el contenido del mismo tiene todo lo que el usuario necesita para realizar su trabajo y darlo por terminado una vez realizado. Hay casos donde el usuario debe tener más potencia, por ejemplo un supervisor, en este caso, se debe tener acceso a las listas de tareas, de procesos, buscar información, delegar o reasignar tareas. Por ultimo, quiero comentarles brevemente sobre el engine o motor de procesos de Q-flow, este componente es el verdadero corazón de Q-flow y es quien le da vida a los procesos, alerta a los usuarios, realiza operaciones con otros sistemas (en el caso comentado anteriormente un ERP o un CRM). En una presentación técnica podemos entrar en detalles sobre este aspecto.
  • En el pilar de administración y análisis se dan lugar las operaciones de mantenimiento de la suite de workflow. Por un lado tenemos un administrador del organigrama, de las personas, grupos y calendarios de trabajo. Aquí definimos los usuarios o los tomamos del directorio activo de la organización, definimos supervisores y supervisados. Marcamos la licencia de un usuario y quien será su suplente, etc. Veamos algunos detalles importantes: El calendario de un usuario gobierna la gestion de alertas asociadas a las tareas que se le asignan. Por ejemplo si un usuario que trabaja de 9 a 18hs recibe una tarea de 4 hs de duración a las 5 de la tarde, el sistema avisará al usuario que el tiempo se ha expirado el día hábil siguiente a las 12 hs. Otro caso es el de las vacaciones, en ese momento se puede asignar otro usuario como suplente y durante el periodo definido el suplente recibirá las tareas propias y la de quien suple, teniendo permisos similares para poder realizar las tareas pero sin tener el nivel de firma de quien esta de vacaciones. Esto resulta en un tema complejo que es resuelto con naturalidad por Q-flow. Bien, la otra área que nos queda por describir es la del análisis de información. Debido a que los usuarios trabajan con Q-flow utilizando su usuario de dominio, no tienen que ingresar contraseñas pero de todas formas todo su trabajo es auditable y por ende analizable. Pero bien, esto no es tarea sencilla; por tal motivo Q-flow brinda algunas herramientas específicas como: vistas de procesos, diseñadas por los propios usuarios, gráficos y tableros de control

Transcript

  • 1.  
  • 2. Agenda
    • WorkFlows y BPM
    • Caracteristicas relevantes de WorkFlows
    • Implementación
    • Adaptabilidad
    • Control
    • Diseño de procesos con Q-flow 3
    • Administración y Análisis con Q-flow 3
  • 3. Workflow
    • Proceso de negocio
      • Conjunto estructurado de tareas que contribuyen colectivamente a alcanzar los objetivos de una organización
      • Automatización y control de procesos
    • Software de workflow
      • Herramienta informática que habilita el control de los procesos de negocios, generando información para asegurar la mejora continua a lo largo del tiempo
  • 4. Implementación de procesos de negocio Suite de Workflow Tiempo Funcionalidad Desarrollo ágil Monkey Code
  • 5. Qué me aporta Workflow?
  • 6. BPM – Q-flow 3.0
  • 7. Modelado
    • Dirigido al analista de negocio:
      • Diseña el proceso
      • Lo prueba y valida
      • Lo pone en producción
    • Es la propia herramienta de documentación del proceso
    • El proceso se transforma en la política misma de la empresa
  • 8. Ejecución y Control
    • Trabajo proactivo
    • Vistas de mi sección
    • Mis trabajos y los de mi gente ordenados
    • Control manual de las tareas: alertas, delegaciones
    • Es el verdadero corazón de Q-flow:
    • Se encarga de mostrar las tareas, recordar vencimientos
    • Es el encargado de integrarse con los sistemas que poseen la información
    • Trabajo reactivo desde el Inbox
    • Tareas con Información y Contexto
    • Forma de trabajo ágil
  • 9. Administración y Análisis
    • Administración
    • A través del Organization Modeler Manager
      • Más usable
      • Permite delegar administración de nodos
      • Conjunto de permisos más granular
    • Desde el Web Site:
      • Gestión de procesos, iniciar, pausar, finalizar
    • Análisis
    • En el Web Site: Dashbords utilizando:
      • listas, gráficas, drill down
    • Evolución, mejora continua:
      • A través de Versionado del proceso
  • 10. Gracias
  • 11.