La organizacion como parte del proceso administrativo
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    La organizacion como parte del proceso administrativo La organizacion como parte del proceso administrativo Document Transcript

    • LaOrganizaciónLa organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y losórganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar lasatribuciones de cada uno.La organización puede visualizarse desde dos aspectos distintos:  Organización formal: basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.  Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.Tipos de organización: 1) Organización lineal: es el tipo de organización más antiguo y más sencillo, se basa en el principio de la unidad de mando. Sus características principales son la autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, la centralización de las decisiones y su configuración claramente piramidal.Presenta grandes ventajas: su estructura simple y de fácil compresión, la gran delimitaciónde la responsabilidad de cada órgano, la facilidad de implementación, su estabilidad yadecuación a organizaciones de tamaño pequeño.Sus desventajas: radican en el mando autocrático, la tendencia a la rigidez y la inflexibilidad,la falta de especialización, el énfasis en los jefes que quieren hacerlo todos (generalistas) y lacongestión de los canales o líneas de comunicación a medida que la empresa crece.En consecuencia, la organización lineal es la adecuada para la organización pequeña,rutinaria, de vida corta o que todavía este en su etapa inicial de formación. 1
    • 2) Organización funcional: se basa en el principio funcional, es decir, en el principio especialización. Sus características principales son: autoridad funcional o dividida, líneas directas de comunicación, descentralización de las decisiones y énfasis en la especialización.Sus ventajas descansan en la supervisión técnica, debido a la especialización de losórganos, y a las comunicaciones directas y sin intermediario. Sus desventajas residen en lamúltiple subordinación, que provoca dilución de la autoridad de mando, tendencia a lacompetencia entre los diferentes especialistas, confusión en cuanto a los objetivos, ysurgimiento de tensión y conflicto en la organización.La funcional es la más indicada cuando la organización es pequeña o cuando es necesariodelegar transitoriamente la actividad funcional en algún órgano para implementar unprograma o evaluar alguna actividad. 3) Organización línea – staff: es una combinación de la organización lineal y la funcional que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predomine las características lineales. Existen órganos de línea (de ejecución o de operación) y órganos de staff (de consultaría, asesoría o incluso, la presentación de servicio especializado).Se caracteriza especialmente por la función de la estructura lineal con la estructura funcionallo cual permite la coexistencia de líneas o canales formales de comunicación y la prestaciónde asesoría funcionales, y la separación de órganos operacionales (de línea) y órganos deapoyo (staff o asesoría); también permite la coexistencia de la jerarquía de mando y laespecialización técnica.Presenta la siguiente ventajas: oferta interna de asesoría especializada e innovadora,manteniendo el principio de unidad demando y la actividad conjunta y coordinada de losórganos de línea y staff. Sus desventajas radican en la posibilidad de conflicto entre losórganos operativos (línea) y los de asesoría (staff), y la dificultad para mantener el equilibriodinámico entre el poder de los órganos de línea y el poder de los staff.En la actualidad, la organización de línea – staff es el tipo de organización mas utilizada enlas empresas. 2
    • Factores que influyen en la estructura organizacional A. Factores internos a. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad. b. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor). c. Diversidad de productos y clase de operación. d. Tamaño de la organización. e. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores) B. Factores externos a. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción). b. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes). c. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)Principios de la organización:  Unidad de mando:Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.  Especialización:Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.  Paridad de autoridad y responsabilidad:La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.  Equilibrio de Dirección–Control: Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma. 3
    •  Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.  División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que laspersonas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.  Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización.La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuantoa las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar engrupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos ydepartamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organizaciónserán deferentes a las de otras.  Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien.Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigramapara representar la jerarquía que es plan que específica quien controla a quien en unaorganización.  Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los 4
    • departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Los OrganigramasLos organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa uorganización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, susniveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad paraempresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todosaquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentestipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículose plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad deque el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos deorganigramas y de sus características generales.Tipos de OrganigramasBasándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a laAdministración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguienteclasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4)por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica. 1) POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: a. Micro-administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman. b. Macro-administrativos: Involucran a más de una organización. 5
    • c. Meso-administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso- administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.2) POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: a. Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones. b. Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. c. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. d. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.3) POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: a. Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. 6
    • b. Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.4) POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: a. Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. 7
    • b. Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. c. De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.5) POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: a. Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo. 8
    • b. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.c. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. 9
    • d. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.e. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, es decir, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas porlas líneas que unen las figuras 10