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Curso básico de outlook 2007
 

Curso básico de outlook 2007

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    Curso básico de outlook 2007 Curso básico de outlook 2007 Presentation Transcript

    • Apresenta
    • Este modulo tem como objetivo responder a diversasperguntas que se tem no dia-a-dia com o Outlook 2007.Perguntas do tipo, como enviar email, como inserir anexos,como encontrar email´s enviados e recebidos entre outrasdúvidas, que surgiram com a mudança visual do Outlook 2007.O novo Outlook tem muitas vantagens e melhorias para osclientes da Microsoft. E estamos aqui para ajudar e trocarmosexperiências de aprendizados. Sejam todos bem vindos ao 1modulo.
    •  Para enviar um email basta clicar no botão “Novo” Como na imagem a baixo
    • O novo Outlook 2007 tem uma caixa de ferramentascom atalhos que facilitam o acesso rápido a diversastarefas, como anexar um arquivo, catálogo deendereços, correção ortográfica, formatação de texto entreoutras vantagens, que agilizam o dia-a-dia. O novo layout criado pela Microsoft possui traço deVista e Windows 7. Essa nova aparência traz dinamismo efacilidades.
    • Exemplo: Anexando um arquivo
    •  Como adicionar cópia oculta no email? Na aba “opções” selecione “Mostrar Cco”. A opção de cópia oculta será exibida em todas as mensagens que for enviar (veja na imagem a baixo)
    •  Como solicitar confirmação de leitura? Na aba “opções” e na barra de atalhos “controle” marque as opções (solicitar confirmação de entrega) e (Solicitar confirmação de leitura). Desta forma, todas as vezes em que você enviar uma mensagem e ela for entregue uma nova mensagem irá te informar da confirmação de entregue da mensagem. ATENÇÃO: A confirmação de leitura só será confirmada se o destinatário confirmar a leitura e enviar a confirmação.
    • Você pode redirecionar seus email. Ou seja, enviaum email por uma conta e recebe as respostas emuma outra conta.Por exemplo: paulo@pcti.com.br – desta conta envieio email.Mas quero receber as respostas no marcelo@pcti.com
    • Na janela de “novo email”, clique na aba “Opções” e depois marquena caixa de ferramenta rápidas a opção de “Direcionar Respostapara”. Como na imagem.
    • Na nova janela que abrir, selecione a opção “enviar respostaspara:” e digite o email que receberá as respostas. Como na imagem
    • Para desfazer está opção, desmarque “direcionar respostas para:”
    • Muitos email que recebemos as vezes vão pararna pasta de lixos eletrônicos. Fazendo com quenão visualizemos o conteúdo presente no email.Isso ocorre porque o Outlook possui umasegurança de email confiáveis. E os email queele identifica como possíveis ameaças de vírusele remove para esta pasta.Mas nem todos os email contém vírus, e a umaforma de recebemos os email que confiamos.
    • Os email´s que confiamos podemos determinar o recebimento nacaixa de entrada. Para isso, basta clicar com o botão direito domouse em cima da mensagem que foi recebemos no “lixoeletrônico”. Depois irmos até a opção “lixo eletrônico” > clicar com obotão esquerdo do mouse em “adicionar remetente a lista deremetentes confiáveis”. Como na imagem nº01Depois que determinamos que este email é confiável. Podemosenviá-la para caixa de entrada. Como na imagem nº02
    • Imagem nº01
    • Imagem nº02
    • Com o novo Outlook 2007, os seus contatospodem ser compartilhados e ainda sãoorganizados de forma mais fácil e ágil de seencontrar.Adicionar um novo contato, basta algunssegundos.Veja nas imagens a seguir....
    • Adicionando um novo contato.
    • A nova janela que abrirá, basta preencher o nome do contato e seuemail. Ainda há outras opções de cadastro completo.
    • Outra opção é você receber um email e adicionar este email comoseu contato. Para isso basta arrastar com o mouse o email recebidopara o menu “contatos”. Como na imagem nº01.Depois uma janela abrirá já com o cadastro do email recebidopreenchido. Tendo somente a opção de salvar para que este emailse torne um contato do seu Outlook. Veja na imagem nº02.
    • Imagem nº01
    • Imagem nº02
    • Compartilhando contatos de email´s.ATENÇÃO: Está opção só é válida para osemail´s que são configurados no Exchange.
    • Para compartilhar seus contatos, vá no menu “Contatos” e cliqueem compartilhar contatos.
    • Depois que você enviou o compartilhamento de contatos. A pessoaque recebeu o pedido irá ter que aceitar. Logo que houver o retornoda permissão do compartilhamento dos contatos, você irá receberum email dizendo de que o compartilhamento foi aceito.Neste caso, você verá no menu “contatos” o nome da pessoa quevocê pediu a autorização para ver seus contatos na coluna acima.Veja na imagem a seguir.
    • No entanto, para facilitar a localização dos email na hora em que forenviar. Você precisa copiar os email (neste caso Simone) para umanova pasta. Assim quando você for enviar um email que o contatoesteja na “Simone” você consiga localizar no “Para:”Se não fizer isso, os email compartilhados não vão ser localizáveis najanela do “Para:”.
    • Como na imagem abaixo, você precisa criar uma pasta para oscontatos compartilhados. Veja...
    • Na nova janela, digite um nome para nova pasta (contatos Simone)e clique em OK.
    • Percebam que foi criado o novo usuário. Agora precisamos copiartodos os contatos do usuário compartilhado para este usuário novo.
    • Selecione todos os contatos do usuário compartilhado e arrastepara o novo usuário.
    • Pronto! Agora você consegue localizar os email´s quando for enviar.Clicando no “Para” ou “Cc” ou “Cco”, você localiza os email´s.
    • Criar Lista de Distribuição facilita o envio ao mesmotempo para vários email´s.Mais conhecido como “Grupos” a Lista deDistribuição do novo Outlook, permite você enviarmensagens simultânea para diversos email´s.É fácil criar sua Lista. Veja como!
    • No menu “Contatos” clique com o botão direito do mouse e crieuma “Nova Lista de Distribuição”
    • Na nova janela crie um nome para sua “Lista de distribuição”.
    • Depois comece adicionar os membros desta “Lista de Distribuição”.Para finalizar clique no OK!
    • Agora quando você enviar um email para todos os seusclientes, basta digitar o nome da Lista de Distribuição que nesteexemplo é “Cliente”.Basta apenas digitar no Para: Cliente, que todos os email´s queestão nesta lista vão receber o email.
    • É fácil adicionar assinatura no seu email.ATENÇÃO: As assinaturas que possuírem logoou alguma marca da empresa, precisam seremmontadas em tabela, para que não ocorra errono copiar e colar na janela do Outlook.
    • Clique no menu “Ferramentas” e no item “Opções”.
    • Na janela, clique em “Formato de Email” depois em “Assinaturas...”
    • Na nova janela, clique em “Novo” e digite um nome para assinatura.Exemplo: PCTI. E clique em OK.
    • Na nova janela, clique em “Novo” e digite um nome para assinatura.Exemplo: PCTI. E clique em OK.
    • Pronto! Sua assinatura foi criada com sucesso.Agora todas as vezes que você enviar uma mensagem suaassinatura irá automaticamente. Tanto no envio de novasmensagens quanto na respostas ou encaminhamento de outras.
    •  Nesta ferramenta você define as formas de visualizações dos email´s.
    •  Você pode configurar seu Outlook para receber e enviar suas mensagens a cada 1 minuto. Basta clicar no menu “Ferramentas” e “Opções”. (Como na figura abaixo)
    • Uma nova janela abrirá. Na aba “Configurar email” clique em“Enviar/receber”. (como na imagem a baixo)
    • Depois marque as opções “Agendar envio/recebimento automáticoa cada” e altere para “1” minuto e clique em fechar, depois OK. (como na imagem)
    •  Alterando alerta de email´s. Se você quiser, o Outlook 2007 permite você está alterando o seu alerta de email. Você pode deixar o aviso de alerta mais ou menos transparente. Pode alterar o tempo de permanecia do aviso. E ainda, pode definir o local mais apropriado para o alerta aparecer.
    • Basta clicar no menu “ferramentas” e “opções”
    • Depois na aba “Preferências” clique na opção “opções de email”. (como na imagem)
    • Na janela que abriu, clique na opção “opções de email avançada”. (como na imagem)
    • Na nova janela, selecione a opção como na imagem e clique nobotão “configurações de alerta na área de trabalho...”
    • Altere as opções como o mouse.
    • Depois clique em visualizar.O alerta de mensagem será exibido na sua tela perto do relógio.
    • Você ainda pode alterar o local em o alerta deve aparecer na sua tela.Basta segura com o botão esquerdo do mouse sobre o alertavisualizado e arrastar para qualquer área da sua tela. Solte o botão epronto! Seu alerta irá aparecer sempre neste local escolhido por você.
    • Feito isso!É só ir clicando no OK de cada janela que foi aberta.Você alterou as configurações do alerta de mensagens do Outlook.
    •  Sabe aquelas dicas que surgem todas as vezes que colocamos o mouse parado em cima de um menu? Podemos tirar estas dicas. Muitas vezes elas atrapalham ou até mesmo pra quem já conhece a rotina de seu Outlook não precisa desta dicas.
    • Clique no menu “Ferramentas” e “Personalizar”.
    • Na janela que abriu, desmarque a opção “Mostrar dicas de tela nasbarras de ferramentas”. E clique em fechar!
    •  Sabe quando as pessoas pra quem você envia uma foto por email e ela responde: - não estou conseguindo ver a foto pois ela está muito pesada. Ou, você não consegue enviar porque ela é muito grande e com certeza você precisaria de um desses software para editar a imagem. Com o novo Outlook 2007, isso fica fácil e sem edições, você mantém a qualidade da foto e ainda reduz seu tamanho. Veja como isso é fácil!
    • Quando você anexar a foto no email, basta clicar no menu “inserir”e na opção “opções do anexo” como mostra a imagem.
    • A nova janela que abrirá, você pode escolher as opções paradiminuir ou até aumentar o tamanho da imagem. A opçãorecomendada é a “Média”. Como na imagem.
    • A diferença é notável.Antes Depois
    • Como o novo Outlook você pode agendar seuscompromissos de forma fácil e mais ágil. Bastaum simples clique e pronto seu compromisso jáesta agendado.O Outlook fica responsável em avisar quando ocompromisso estiver chegando.