Das Projekt eGovernment@School Berlin

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Infoveranstaltung:
"IT-Projekte der Berliner Verwaltung"
vom 08.10.2010

Autor:
Michael Wilmes
Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und
Forschung Berlin
Leiter des IT-Kompetenzzentrums des Ressorts

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Das Projekt eGovernment@School Berlin

  1. 1. Das Projekt eGovernment@School Berlin (im Rahmen des Senatsprogramms ServiceStadt Berlin) Bildung für Berlin Michael Wilmes Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Berlin Leiter des IT-Kompetenzzentrums des Ressorts IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010
  2. 2. Agenda Ausgangsüberlegungen für eGovernment@School in Berlin Von eEducation zu eGovernment@School IT in der Schule IT/IT im Schulsystem Folgerungen für die IT-Strategie: Enterprise Architecture as Bildung für Berlin Strategy IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 2
  3. 3. Von eEducation zu eGovernment Die Bedeutung moderner Informationstechnologien nimmt auch im Schulbereich stetig zu, wobei verschiedene Handlungsfelder gleichzeitig berührt sind: eEducation: Der Trend zur Nutzung von neuen Medien und IT-Gestütztem Unterricht ist ungebrochen und führt zu einem Grundanspruch an die nachhaltige Verfügbarkeit Bildung für Berlin von entsprechenden Infrastrukturen und Systemen im Schulalltag und auch ortsungebunden IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 3
  4. 4. Von eEducation zu eGovernment eServices&Communication: Im Zuge des Internetbooms steigen die Erwartungen von Eltern und Schülern, aber z.B. auch von Bewerbern (Lehramtsanwärtern etc.) und Öffentlichkeit an die Bereitstellung von allgegenwärtigen Online-Dienstleistungen und Kommunikationsumgebungen Bildung für Berlin auch im Schulbereich deutlich an IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 4
  5. 5. Von eEducation zu eGovernment eEvaluation: Die nicht zuletzt in Folge der Pisadiskussion deutliche Zunahme an Daten und Informationsbedarf zur Qualitätssicherung und Evaluation bis hin zur „Verbraucherinformation“ ist ohne entsprechende IT- Lösungen kaum zu bewältigen Bildung für Berlin IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 5
  6. 6. Von eEducation zu eGovernment eAdministration: Zur Verwaltung und Steuerung von Schule vor Ort aber auch ganzen Schulsystemen werden moderne, vernetzte und funktional ausgebaute IT- Verfahren zur Ressourcensteuerung und Digitalisierung des Backoffice benötigt, wobei auch hier mobile Bildung für Berlin Verfügbarkeit des Systeme erwartet wird Und: Die Grenzen zwischen privater, öffentlicher und beruflicher Nutzung der neuen Technologien verwischen IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 6
  7. 7. Bewertung des Status Quo 2008 - Schulebene Die Schulen als „produktiver Kern“ stehen aufgrund aktueller Reformvorhaben unter einem enormen Modernisierungsdruck: neue Lehr- und Lernformen fächer-/klassenübergreifender Unterricht Bildung für Berlin Veränderungen der Organisation (Ganztags- und/oder Sekundarschule) gestiegene Anforderungen an datengestützte Planungsprozesse (insb. Lehrerbedarf und Schülerzahlen) Erhöhung der schulischen Eigenverantwortung IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 7
  8. 8. Bewertung des Status Quo 2008 - Schulsystem Für die Gestaltung dieser Modernisierung ist eine durchgängige und flexible IT-Unterstützung von übergreifenden Fachprozessen unerlässlich: Entbürokratisierung durch IT-Unterstützung von Aufgaben mit Verknüpfungen zur zentralen Verwaltung (Ressourcenplanung, Statistik, Schulqualität…) Bildung für Berlin Aktuelle und verläßliche Daten für alle Stellen, die sie benötigen, werden immer wichtiger Reduzierung von Verwaltungsaufwand für die Informationsbereitstellung wird ebenfalls erwartet IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 8
  9. 9. Kurzporträt Berliner Schulsystem - Politisch-Administratives Umfeld Berliner Schule - Mengengerüst (2008/2009) Die öffentliche Berliner Schule (allgemein bildende/berufliche): Schulen: 742 Bildung für Berlin Schüler: > 350.000 Pädagogisches Personal: 37.500 Personen 29.030 VZE Hinzu kommen zahlreiche private Einrichtungen IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 9
  10. 10. Kurzporträt Berliner Schulsystem - Politisch-Administratives Umfeld Schule Bezirk Senat Parlament Schulleiter/in Regionale 12x Bildungs Fraktionen Schulaufsicht Politik Bildungs „Region 13“ Ausschuss zentral verwaltet e Schulen BWF Abteilung I Unterstützung und koordinierende Beratung der Haupt Schulen, operative Schulaufsicht Sekretär/in 12x Schulamt der allg. Schulen; personelle Ausschuss Ausstattung der Schulen; Organisation Unterausschuss Bildungsstatistik/Prognose; Lehrer/in Schulträgeraufgaben Schulplanung Datenschutz Weiterbildung; Lebenslanges Lehrer/in beim Bezirk: Äußere Lernen Bildung für Berlin Lehrer/in 12x Bauamt Lehrer/in Schulangelegenheiten BWF Abteilung II Lehrer/in bauliche Grundsatzangelegenheiten der Lehrer/in Unterhaltung wie Gebäude und IP- Schularten; Privatschul- Schulent wicklung; Schulrecht; Vernetzung etc., angelegenheiten; berufliche und zenral verwaltete Schulen Sachmittel, Schulpflichtverletzungen Schulgremien Bezirksgremien Landesgremien Bezirks- und Landesschulbeirat örtlicher Personalrat Hauptpersonalrat Frauenvertretung Frauenvertretung Bezirks- und Landeselt ernausschuss Schwerbehindertenvert retung. Landesschwerbehindertenv. Bezirks- und Landeslehrerausschuss Bezirks- und Landesschülerausschuss Beauftragter für Datenschutz und Informationssicherheit 25.01.2010 ZS C 1.4 IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 10
  11. 11. Bewertung des Status Quo 2008 Eine integrierte, zukunftsfähige IT-Umgebung (nach eGovernment-Standards) wird auch für das Berliner Schulsystem benötigt Bisher keine Systematik oder Strategie in den Handlungsfeldern mit Ausnahme eEducation (Masterplan) Viele Insellösungen, KEINE BASISINFRASTRUKUR! Bildung für Berlin Rückstände in der IT-Nutzung sowohl in der Breite (Infrastrukturen, Dienste) als auch in der Tiefe (funktionale Abdeckung von Prozessen) müssen aufgeholt werden INTEROPERATIONALITÄT DER SYSTEME BESTEHT FAKTISCH NICHT! IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 11
  12. 12. Bewertung des Status Quo 2008 Service- und Deliveryprobleme (Support und Wartung) müssen professionell angegangen werden Überforderte Nutzer müssen entlastet werden Bildung für Berlin IT-Sicherheitsstrategie wird benötigt IT-Governance im Gesamtsystem wird benötigt WAS TUN? IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 12
  13. 13. Womit anfangen? Enterprise Architecture as Strategy Klassische „Alignment“-Strategien sind gescheitert „Also versuchten wird die Geschäftsstrategie zu verstehen. Was wir aber feststellen mussten: Sie (die Bildung für Berlin Geschäftsbereiche) hatten gar keine „Geschäftsstrategie“. Was sie hatten, waren eine Menge Ideen: Wir wollen wachsen, wir wollen effizienter werden usw. Sie wussten aber noch nicht genau, wie sie vorgehen wollten. Und ich sagte: Es ist sehr schwer für mich eine IT Strategie zur Unterstützung unserer Geschäftsstrategie zu entwerfen, wenn Ihr die nicht definiert habt.“ IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 13
  14. 14. Enterprise Architecture as Strategy... ...keine reine „IT-Strategie“ sondern: „long term context for immediate solutions“ „the enterprise architecture is the organizing logic for business processes and IT-Infrastructure, reflecting the integration and standardization requirements of the company´s operating model. Bildung für Berlin The enterprise architecture provides a long-term view of a company´s processes, systems, and technologies so that individual projects can bulid capabilities – not just fulfill immediate needs“ IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010
  15. 15. Enterprise Architecture as Strategy Die „Enterprise Architecture“ als „Fundament“ für die IT der FBe Bildung für Berlin IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 15
  16. 16. Ausgangsüberlegungen Wie sieht eigentlich das grundlegende „Operative Modell“ (Weill/Ross) des Berliner Schulsystems im Sinne einer Aufgabenteilung zwischen Kern-, Steuerungs- und Supportprozessen aus? Welches Maß an Standardisierung und Integration wird Bildung für Berlin angestrebt? Wie kommen wir zu einer „Plattform? Grundentscheidung in Berlin: Das Projekt – nicht die Bezirke - kümmert sich um die Infrastruktur (die „Verfahrensunabhängige IT“) IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 16
  17. 17. Enterprise Architecture as Strategy Eine „Plattform“ für eGov@School Weitere Schülerdatei als eGov-Projekte sichere Online- Schlüsselprojekt für die der FBe... Verfahren verbesserte Ressourcensteuerung Eigenverantwortliche Bildung für Berlin Schule steht im Zentrum der ISBJ (Dömane Jugend) als Leistungsprozesse, vorhandene modulare Entbürokratisierung Referenzarchitektur Schulverwaltungs- gibt Vorgaben: (SOA), SAP HR (HCM) software Entlastung, administrative Datensparsamkeit... „Verlässliche Infrastruktur“ als sogenannte „Verfahrensunabhängige IT“ für alle Schulen. Aber: Wahrung der schulischen Eigenständigkeit IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 17
  18. 18. Enterprise Architecture as Strategy Pilotphase : 72 Server Fläche 684 öffentliche Schulen (+ P- Schulen + B-Schulen Pilotphase: Min 72 APC W.h. 140 APC Bremen Berlin Bildung für Berlin Die sichere Basisinfrastruktur ist nicht alles, aber ohne sichere 1 Version des Schulverwaltungsnetz Eigenes Entscheidungsstand: 26.03.2009 Basisinfrastruktur ist alles nichts! SUBNET NEU! 2 12 5 15 3 Eigenes SUBNET NEU! 4 Eigenes SUBNET Verwaltungsnetz NEU Edukatives Netz 11 13 6 8 NEU! 14 Eigenes SUBNET Verwaltungsnetz Bestand 9 7 10 IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 18
  19. 19. Enterprise Ausblick Status und Architecture as Strategy Bildung für Berlin IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 19
  20. 20. Status und Ausblick Pilotprojekt Sichere IT-Infrastruktur in 93 Pilotschulen umgesetzt (aber: 1/3 noch nicht an das Landesintranet anschließbar), individuelle Zeit-/Maßnahmenpläne und Supportstrukturen initiiert Aufbau des Gesamtsystems (im Sinne einer Plattform) in 2010/2011 ff. vorgesehen Bildung für Berlin Priorisierung weiterer Schlüsselprojekte mit den Schulen und FBen Ausbau der Kooperation mit Bremen (Usergroup) IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 20
  21. 21. Lessons Learned Die Fachanforderungen „treiben die IT“, es ist trotzdem heute nicht sinnvoll, von den vereinzelten „Fachthemen“ (eEducation, eAdministration...) her zu denken (funktioniert plan/build/run noch?) Bildung für Berlin Wenn die IT einen initialen Modernisierungsauftrag übernimmt, sollte sie 1. das jeweilige operative Modell verstehen, 2. ein Infrastrukturkonzept entwickeln und 3. Architekturdesign und Fachkonzepte darauf abgestimmt entwickeln IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 21
  22. 22. Ausblick Prozesslandkarte Berliner Schulwesen – Unterstützungsprozesse Berichtswesen Sachmittelverwaltung Bildung für Berlin Schulpersonalmanagement Unterrichts- und Betreuungsorganisation Bildungsphasenmanagement Schulträger Schule SenBWF (Bezirk / SenBWF) Schulmanagement Schulsystemmanagement IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 22
  23. 23. Nächster Schritt: Auswahl einer Schulmanagementsoftware/ LOS 1 - Software zur operativen Administration von Schulen Funktionale Anforderungen an diese Software umfassen mindestens die Aufgabengebiete: − Personalverwaltung (Einsatzplanung), Bildung für Berlin − Schülerverwaltung, − Fächerverwaltung, − Zeugnisverwaltung − Dokumentenverwaltung, − Bürofunktionen, − Berichtswesen / Statistik, − optional: Haushalt (Sachmittelverwaltung) / Inventur, Bibliothek. IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 23
  24. 24. Auswahl einer Schulmanagementsoftware LOS 2 – Stunden- Kursplanungssoftware Funktionale Anforderungen an diese Software umfassen mindestens die Aufgabengebiete: − Stunden- / Kursplanung, Bildung für Berlin − Raumplanung, − Vertretungsplan, − Berichtswesen / Statistik. IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 24
  25. 25. Schulorganisation – Wesentliche Schnittstellen Andere Schülerdaten Schulen pseudonymisiert Schüler- Schülerdaten bogen Statistik Sachmittel Schule Bildung für Berlin Schulträger Verwaltung Lehrkräftedaten Klassen/Kurse Budget Lehrkräfte Räume SenBWF Schule Stunden-/Kursplanung Stunden- tafel IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010
  26. 26. Lessons Learned Methodenwissen (IT-Strategie, IT-Management, IT- Controlling) hilft tatsächlich Lernprozesse sind unerlässlich und brauchen Zeit, die größten Risiken liegen in „vorschnellen“ oder schlecht abgestimmten Lösungen für Einzelthemen Bildung für Berlin Orientierung an „Good Practice“ (Bremen) minimiert drastisch die Risiken und beschleunigt Lernprozesse Bremer Lösung wirkt im Sinne der Plattformidee eGovernment-Kooperationen sind möglich, wenn die Ausgangsbedingungen stimmen „Lokalisation“ in Berlin bietet Chancen für die regionale IT-Industrie IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 26
  27. 27. Herzlichen Dank! Bildung für Berlin IT-Projekte der Berliner Verwaltung 2010 – 08.10.2010 27
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