El workflow11 1_

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El workflow11 1_

  1. 1. El workflow Las empresas se conforman de diferentes entidades las cuales realizan diferentes funciones de las cuales los usuarios finales o clientes no se ven tan involucrados como lo son los procesos automatizados. Tal razón se debe a una forma establecida creada convenientemente por los creadores del flujo de este, sin embargo al realizar ciertas modificaciones se torna un poco difícil el poder tales tareas lo cual requiere de un gasto monetario alto y lo cual nos lleva a la reinvención de una nueva aplicación. Esto nos lleva al análisis de que el workflow esta estrechamente relacionado con los procesos que la empresa realiza según las reglas de negocio y según cada una de las entidades de la empresa que realiza las documentaciones los procesos y tareas en conjunto, para tener así el objetivo final que es el definido por cada empresa. Entonces tenemos en conclusión de que el workflow es un conjunto de técnicas procesos que nos ofrecen una vía fiable para modelar y gestionar los diferente procesos de las empresas. Este tuvo origen suponemos que desde que el hombre tuvo un razonamiento capas de poder asimilar conocimientos y usar pasos los cuales evolucionaron a un proceso y el cual tuvo la necesidad de automatizarlo es decir usar la tecnología para el optimizamiento de estos. Se podría decir que para el mundo actual la tecnología que ha sido implementada tiene que ver mucho con esto del workflow, ya que en algunos puntos de vista las maquinas (computadoras) son mas efectivas que el hombre ya que ya que estas pueden buscar documentos entre miles, pueden calcular tiempos de realización de tareas, etc. Sin embargo el hombre es el que toma las decisiones, los riesgos y los hechos que no puede ver claramente la computadora esto nos lleva a la reflexión de que las maquinas son una herramienta muy útil en la vida de el hombre y de los sistemas de empresas en común. En los principios de los 60’s y los 70’s el objetivo de las computadores era la realización de cálculos en masa es decir los procesos matemáticos, en los 80’s se enfocaron en la administración de las bases de datos, y ya en los 90’s se centralizaron en la automatización de los procesos del Workflow, como se observa la informática a ido evolucionando conforme ha pasado el tiempo y esta sigue evolucionando. También observamos que en un principio el workflow era manual, luego se automatiza, y veamos esto con mayor exactitud, por ejemplo al llenar una acta de compra/venta y obviamente se debe de tener un registro, claro esto es fácil y sencillo de manejar, como de guardar en un archivo, pero adjunta a este se deben de tener los datos y documentos importantes de el cliente, lo cual requiere en un espacio mas grande. Esto seria fácil de almacenar, tal vez si fuesen unos 100 seria muy fácil de tener archivado, pero pensemos que pasaría si estos cien se multiplican por 1000 serian 100,000 una cifra un poco exorbitante y que pasaría si esto creciera y si se debería de tener dos tipos de 1
  2. 2. cliente, los que compraron a pagos y los que compraron de una sola ves, por obvias razones se debería tener un acceso al archivo diario!!!! Lo cual nos llevaría a la necesidad de gastar mucho tiempo en buscar almacenar, necesidad de personal, un lugar seguro y fiable de tener, y esto nunca nos libraría de errores humanos de los cuales estamos ligados por naturaleza, todo esto sucedió entre los años 60’s y 70’s. Y aun en algunos lugares se sigue dando este problema. Ya en la década de los 80’s llegamos a un procesamiento mas optimo es decir automatizado por lo cual podemos hablar de workflow automatizado sin embargo con algunos defectos a mas bien con algunas deficiencias como lo son el procesamiento de información, la acotación de tiempos, la optimización de procesos y el diseño rápido de los negocios de las empresas, lo cual convierte este en un punto importante para los desarrolladores ya que se necesitan procesos mas rápidos, lo cual lleva a una reducción de costos y la mejora de productos que da un mejor avance a las empresas. Esto nos trae a nuestra época donde la construcción de un workflow especifico, objetivo y completo, nos orienta a la necesidad de crear un workflow necesario y adecuado. En nuestro entorno actual esto nos lleva a una actuación de lo que en el pasado se hizo, es decir mejorar algo, con la diferencia de que es mas fácil ya que el flujo de la información es mas preciso y eficaz ya que hay muchas maneras de manejarlo. La tecnología nos ofrece distintas formas de tener información y de proliferarla entre nuestro usuario hablando desde un punto empresarial. Tenemos procesamiento de imágenes, administración de información (documentos), aplicaciones basadas en las transacciones, el correo electrónico y los procesos mediante formularios donde se pide normalmente información. Proceso de imágenes: Se capturan imágenes con diferentes fines, por ejemplo al momento de sacar nuestro DUI en la base de datos se registra nuestra imagen lo cual hace al país tener un control sobre la población. Administración de los documentos Al llegare al DUI centro cuando ya hemos sacado nuestro DUI y lo renovamos en la base de datos se encuentra nuestra información, la cual ha sido guarda previamente, la cual esta también dispuesta para ser modificada claro esta “por las autoridades pertinentes” Aplicaciones basadas en las transacciones Guardan la información de los roles, reglas y los elementos necesarios de las bases de datos, las interfaces de los usuarios, en la cual se ven involucrados los componentes gráficos. 2
  3. 3. Proceso de formularios Este es el ambiente perfecto para el usuario ya que es amigable al usuario y es el vehiculo para transportar la información necesaria para las empresas. Debido a esto surge una pregunta: ¿PORQUE USAR EL WORKFLOW? Es hasta un poco tonto hacerse esa pregunta ya que la redefinición y mejora de los procesos de negocio, por un lado, y la posterior automatización de los mismos mediante el uso de herramientas de WorkFlow, por el otro, posibilitan y facilitan la integración de las nuevas tecnologías con los procesos de negocio. Si nos damos cuenta sin el uso del workflow estaríamos sujetos a gastar mucho mas dinero, tiempo, y personal en realizar tareas que se pueden automatizar, debido a estas ventajas que proporciona como el incrementos de la rapidez de los procesos, ahorro de dinero se dan algunas ventajas por las cuales las empresas deberían de adoptar a este hijo que les dará mucha ganancia. La implantación de un sistema de WorkFlow ofrece beneficios sustanciales a las organizaciones, independientemente del sector de mercado en el que operen. La solución de automatización de procesos WorkFlow produce beneficios reales a las empresas y organizaciones, formando parte integral de la infraestructura de las mismas. En general, los resultados indican que los que han implementado la solución WorkFlow, han obtenido los siguientes beneficios: Eficiencia y estandarización de los mismos. Lo cual nos lleva a reducir costos, que es lo principal para cualquier empresa o negocio. La estandarización nos lleva a conocer mejor los procesos y evitar los errores, que producen grandes gastos en cualquier entorno. Control de los procesos El objetivo de este es monitorear las tareas es decir visualizar cuales tareas se realizar con tiempos no estimados, ósea las que necesitan decisiones al igual que permite ver como se da el cambio de tiempos es decir como avanza el trabajo. 3
  4. 4. Asignación de las tareas Lo cual lleva a la definición de los roles de cada parte de la empresa, ya que se definen las tareas que cada quien hará. Recursos de la empresa Es decir la disponibilidad de la información para cada uno de los diferente usuario del sistema empresarial en caso de ser necesarios, como por ejemplo la consulta de el saldo de un deudor en una casa de empeño, el agente de el departamento de deudas se vería obligado a consultar su base de datos y tener la disponibilidad de esta información como empleado. Diseño de los procesos Es decir la forma en que se realizara la tarea dispuesta de una forma jerárquica lógica, para no redundar y no gastar más tiempo del requerido. Flujo de información La cual se transporta de una manera automatizada por el sistema con ayuda de los procesos del workflow. Se agregan estas: Mejora del rendimiento y la productividad del trabajo de las personas involucradas en el proceso. Aumento de la transparencia y visibilidad. Mayor agilidad y capacidad de respuesta para la adaptación al cambio. PROCESO DE NEGOCIOS En nuestro vivir cotidiano vemos como cada empresa desempeña sus funciones de una manera integral es decir formada de diferentes partes con el objetivo de brindar sus servicios independientemente de los que sean; ubiquemos este punto de referencia imaginando una tienda de calzado, hay un vendedor que ofrece el calzado, un gerente que se encarga de tomar las decisiones, el encargado de la facturación y que puede también manejar el sistema; en este caso son tres personas las que se encargan de diferentes roles los cuales realizan diversas tareas que en conjunto llevan al rubro de la empresa que es vender o surtir calzado a la población. Si nos enfocamos en este ejemplo cada uno de los trabajadores realizan diferentes tareas en sus distintos roles, los cuales serian procesos. 4
  5. 5. LOS DIFERENTES WORKFLOW’S Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow: Workflow de producción Workflow colaborativo Workflow administrativo Workflow de producción En las aplicaciones de workflow de producción, el workflow es la tarea principal de los participantes. Dicho personal puede tener actividades adicionales en su trabajo diario, pero fundamentalmente la realización de workflow. Ejemplo: tramitar solicitudes de crédito. El workflow de producción es similar a la producción en una línea de ensamble en una fábrica: Debe ejecutarse en el menor tiempo posible, es altamente predecible, repetitivo y de alto volumen. Los trabajadores en la línea de ensamble pasan su mayor parte del tiempo produciendo objetos; pueden participar en actividades adicionales, pero ellas son secundarias. En un banco por ejemplo, los individuos a cargo de la aprobación de solicitudes de crédito sólo realizan workflow para esa actividad es improbable que otros funcionarios del banco realicen esa actividad fuera del departamento. Debido a la naturaleza su naturaleza de "producción", dichas aplicaciones deben cumplir con algunos de los siguientes atributos: Velocidad de transferencia, o sea, la velocidad con que las tareas pasan de un paso a otro. Es muy importante en el workflow de producción, ya que es la tarea principal de los participantes. Es improductivo que un miembro del equipo no haga nada mientras espera a que le llegue trabajo. Una vez establecido el flujo, este permanece sin cambio por largo tiempo. El workflow de producción suele estar circunscrito a un sólo departamento, la escalabilidad, o capacidad de "crecer" no es importante. Este tipo de soluciones están optimizadas para trasladar grandes volúmenes de información e imágenes a lo largo de rutas preestablecidas. El workflow de producción fue el primer tipo de workflow desarrollado y mercadeado, esto, porque generalmente no se requería de una base distribuida de usuarios a lo largo de la compañía para lo que es indispensable contar con una red local (LAN). Workflow colaborativo Involucra procesos estructurados o semi-estructurados que permiten a varias personas participar en un grupo de trabajo, ejemplos de ello lo constituyen el diseño arquitectónico o ingenieril, generación de informes, producción de material publicitario, revisión de documentos legales, etc. Estos procesos involucran típicamente un "documento" que hace las veces de contenedor de la información, viajando de paso en paso y en cada uno de ellos el partícipe 5
  6. 6. realiza una tarea o acción sobre el "documento". Por tanto, las características esenciales de workflow colaborativo son las siguientes: El "documento" y el "proceso" son claves. Es importante para la aplicación preservar la integridad tanto del documento como del proceso. Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto está restringido a ciertos grupos "creativos" dentro de la organización. Es importante que una buena solución no sea "intrusiva" ya que el trabajo de conocimiento es un proceso mental que involucra la creatividad, la que no se desea restringir o encasillar. El workflow colaborativo debe ser muy flexible ya que el trabajo creativo puede tomar rumbos inesperados. Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el "documento". Workflow administrativo Involucra procesos administrativos tales como ordenes de compra, hojas de tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de ordenes, reportes de calidad y muchas otras actividades que traspasan las barreras departamentales e inclusive de la empresa misma. Los atributos de una buena herramienta son: Existen un gran número de procesos administrativos en cada organización, por ello la solución debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes. Casi cualquier persona es un participante potencial, de ahí que la escalabilidad de la solución sea de mucha importante. El workflow administrativo es diferente para cada organización y también cambia con frecuencia; de ahí la gran importancia de poder cambiar los procesos fácilmente. Ya que cualquiera en la empresa es un participante potencial, es necesario poder distribuir el software al mayor número de usuarios con la menor carga logística posible. 6
  7. 7. Modelado de workflow Este es el punto en que de forma formal se genera el modelo sobre el cual se implementar las distintas tareas y proceso que una empresa hará a la hora de trabajar en conjunto, de forma tal que este sea un ambiente competitivo para las diferentes interfaces, y satisfaga los diferentes roles. A continuación se mencionaran los diferentes conceptos elementales en la generación del modelo: Tareas Las tareas son las acciones hechas individualmente por los diferentes roles, cada una de estas es hecha únicamente por una persona previamente definida en los roles. Personas Las tareas son realizadas por estos ósea los empleados que tiene que seguir las reglas del juego (que serian los agentes y personas importantes). Roles los roles definen las distintas capacidades dentro del sistema y de la empresa, una persona puede tener mas de un rol como por ejemplo un mesero puede tener el rol de ofrecer el servicio a la mesa, sin embargo tamben puede ingresar al sistema la orden y cobrarla. Ruta Son los pasos a seguir de los documentos dentro del sistema. Existen varios tipos de ruteos que son; Rutas fijas Los documentos siguen en el mismo camino estas son previamente definidas. Rutas de condición ´ estas dependen de una condición Rutas ad hoc El usuario elige a donde ir. Construcción de las rutas AND-split 7
  8. 8. A partir de una fuente la información es distribuida AND-join A partir de varios lugares de fuentes estos convergen hacia un solo destino 8
  9. 9. OR-split A partir de un lugar los documentos toman un destino entre varios OR-join A partir de uno o más orígenes, dentro de varios, convergen hacia un solo destino Loop En este caso se hace un circuito cerrado es decir la información circula en el mismo. 9
  10. 10. Reglas de transición Son las reglas a las cuales se someten los datos es decir las condiciones que esta puede o no pude cumplir. Datos Por lógica archivos del workflow, documentos, imágenes, correos, etc. que se involucren con el sistema, para llevar a cabo el trabajo deseado. Se encuentran los datos de control que son los que manejan la lógica del sistema, los datos relevantes que son los que se rutean en las diferentes tareas del flujo, y los datos de aplicación que son accedidos solamente por las aplicaciones. A estos datos se les da una restricción es decir no todos los empleados tienen acceso a toda la base de datos ya que podrían ser mal utilizados ósea podría haber fuga de información. Eventos Son interrupciones que contienen la información de un mensaje, estos se pueden producir por los usuarios mediante un proceso. Plazos Son los tiempos de realización de tareas, son por ejemplo el tiempo máximo para una tarea, y aquí podemos emplear los eventos, después de que cierta tarea sea terminada que se dispare un evento. Procesos Son los que definitivamente se deben de utilizar debido a que se da oportunidad que se coloquen procesos que casi nunca se utilizan. Políticas Las empresas tienden a tener ciertas reglas del juego de su negocio por ejemplo en las tiendas de comidas rápidas es un política que los sobrantes de comida se desechen, los cual es desde un punto de vista negarle el derecho de comer a alguien … 10

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