Come organizzare una Conferenza Stampa?

Strumenti e attività degli uffici stampa Organizzare la conferenza stampa di Damiano Crognali

Perché ?
Consente lo scambio di informazioni in due direzioni:
Il manager può personalmente rendersi conto dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico
Permette di parlare a più voci
Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte”
Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI

Condizioni
L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti
È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi

Condizioni
È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto
L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative

Compiti dell’ufficio stampa
Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione
Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza
Agevolare eventuali interviste
Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una voce
Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine
Tirare fuori un oratore
Obiettivo: riuscire a comparire nei media

Fasi
Preparazione
Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale
Svolgimento
Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata alle tecniche e alle strategie della fase precedente
Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo debole se non a un fallimento
Post-conferenza

Preparazione
Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti
Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali
Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione

La prima fase
Scelta della data
Scelta della sede
Scelta del titolo
Scelta degli oratori
Attribuzione dei ruoli
Allestimento ambientale
Materiale informativo
L’assistenza in sala
Servizi audio-video

Il panel dei relatori
Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito
Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società
Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa
Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi
Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte

Dove ?
Nell’ambiente più naturale
Utilizzare la sala stampa dell’impresa
Il teatro che ospiterà l’evento
Verificare:
Spazi e capienza (20 o 200 persone?)
Se facilmente raggiungibile
Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni
Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali

Quando ?
Mai prima delle 10, no dopo le 18
Quando la macchina dei giornali non gira ancora a pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale
Oppure…
Convocazione pomeridiana o serale accompagnata da cocktail, buffet o addirittura cena
Però…salta la tempistica consueta
Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva

Come ?
L’allestimento della sala
L’invito
Perimetro che determina gli inviti
Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile
Appoggio (o recall)
Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati
Chiediamo se la nostra proposta interessa
Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare l’indirizzario
Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti

S’avvicina il giorno “X”
Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa
Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici
Controllare il materiale di consumo
Avviare eventuali procedure di accredito
Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto all’evento (e-mail personalizzate, telefonate)
Inviare alla propria mailing list la convocazione alla conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento

S’avvicina il giorno “X”(2)
Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti
Accertarsi dell’effettivo avvio
Garantirsi che i giornalisti intervengano
Diramare il comunicato stampa il giorno prima dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza
Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa

Svolgimento
All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti
La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla
I relatori vanno adeguatamente preparati
Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato
Abilità di eludere (scaricare) il discorso

La cartella stampa
Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa
Comunicato stampa
Testi di presentazione
Estratti di rassegna stampa
CD con immagini
Materiale promozionale
Scheda dell’organigramma e della storia della società
L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere.
Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa

L’incontro
Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora
Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori
Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura

Post-conferenza
Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa ( in brevissimo tempo )
Giorno
Notizia principale
Relatori presenti
Dichiarazioni dei relatori in poche righe
Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno
Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento, soprattutto se di rilevanza internazionale
Preparare una rassegna stampa monografie
Monitoraggio del nostro lavoro
Integriamo la comunicazione

GRAZIE !!!
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Come organizzare una Conferenza Stampa?

by Damiano Crognali

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