Come organizzare una Conferenza Stampa?

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Come organizzare una Conferenza Stampa? Corso di Strumenti e delle Attività degli Uffici Stampa dell'Università La Sapienza di Roma

Come organizzare una Conferenza Stampa? Corso di Strumenti e delle Attività degli Uffici Stampa dell'Università La Sapienza di Roma

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  • 1. Strumenti e attività degli uffici stampa Organizzare la conferenza stampa di Damiano Crognali
  • 2. Perché ?
    • Consente lo scambio di informazioni in due direzioni:
      • Il manager può personalmente rendersi conto dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico
      • Permette di parlare a più voci
    • Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte”
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 3. Condizioni
    • L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti
    • È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 4. Condizioni
    • È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto
    • L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 5. Compiti dell’ufficio stampa
    • Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione
    • Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza
    • Agevolare eventuali interviste
    • Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una voce
    • Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine
      • Tirare fuori un oratore
    • Obiettivo: riuscire a comparire nei media
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 6. Fasi
    • Preparazione
      • Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale
    • Svolgimento
      • Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata alle tecniche e alle strategie della fase precedente
      • Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo debole se non a un fallimento
    • Post-conferenza
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 7. Preparazione
    • Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti
    • Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali
    • Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 8. La prima fase
    • Scelta della data
    • Scelta della sede
    • Scelta del titolo
    • Scelta degli oratori
    • Attribuzione dei ruoli
    • Allestimento ambientale
    • Materiale informativo
    • L’assistenza in sala
    • Servizi audio-video
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 9. Il panel dei relatori
    • Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito
    • Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società
    • Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa
    • Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi
    • Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 10. Dove ?
    • Nell’ambiente più naturale
      • Utilizzare la sala stampa dell’impresa
      • Il teatro che ospiterà l’evento
    • Verificare:
      • Spazi e capienza (20 o 200 persone?)
      • Se facilmente raggiungibile
    • Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni
    • Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 11. Quando ?
    • Mai prima delle 10, no dopo le 18
    • Quando la macchina dei giornali non gira ancora a pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale
    • Oppure…
    • Convocazione pomeridiana o serale accompagnata da cocktail, buffet o addirittura cena
    • Però…salta la tempistica consueta
    • Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 12. Come ?
    • L’allestimento della sala
    • L’invito
      • Perimetro che determina gli inviti
      • Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile
    • Appoggio (o recall)
      • Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati
      • Chiediamo se la nostra proposta interessa
    • Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare l’indirizzario
      • Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 13. S’avvicina il giorno “X”
    • Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa
    • Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici
    • Controllare il materiale di consumo
    • Avviare eventuali procedure di accredito
    • Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto all’evento (e-mail personalizzate, telefonate)
    • Inviare alla propria mailing list la convocazione alla conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 14. S’avvicina il giorno “X”(2)
    • Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti
    • Accertarsi dell’effettivo avvio
    • Garantirsi che i giornalisti intervengano
    • Diramare il comunicato stampa il giorno prima dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza
    • Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 15. Svolgimento
    • All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti
    • La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla
    • I relatori vanno adeguatamente preparati
      • Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato
      • Abilità di eludere (scaricare) il discorso
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 16. La cartella stampa
    • Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa
      • Comunicato stampa
      • Testi di presentazione
      • Estratti di rassegna stampa
      • CD con immagini
      • Materiale promozionale
      • Scheda dell’organigramma e della storia della società
    • L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere.
    • Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 17. L’incontro
    • Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora
    • Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori
    • Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 18. Post-conferenza
    • Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa ( in brevissimo tempo )
      • Giorno
      • Notizia principale
      • Relatori presenti
      • Dichiarazioni dei relatori in poche righe
    • Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno
      • Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento, soprattutto se di rilevanza internazionale
    • Preparare una rassegna stampa monografie
    • Monitoraggio del nostro lavoro
    • Integriamo la comunicazione
    Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  • 19. GRAZIE !!!
    • www.crognali.it
    • [email_address]
    • twitter.com/ilbellodelweb