MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Document Transcript

  • MANUAL DEORGANIZACIÓNY FUNCIONES
  • INDICE1.Presentacion2.Base legal3. Organigrama Estructural4. Organigrama de Cargos5. Gerencia General6.Gerente Administrativa6.1 Contador Y Tesorero6.2Jefe de logistica6.3 Jefe TalentoHumano7. Gerente de Producccion  7.1 Chef-Pastelero  7.2 Asistente de cocina  7.3 Diseñador de figuras de tecnopor8. Jefe ventas y comercializacion9.Jefe de Marketing
  • IntroducciónTORTAS DAYANA S.A.C. es una empresa en permanente proceso de mejora continua decalidad de sus productos y servicios, fortaleciendo cada dia su competitividad a través desu capital humano, del uso racional y efectivo de sus recursos economicos y del soportetecnologico que dispone.TORTAS DAYANA S.A.C usa el MOF como instrumento tecnico y normativo de direccion ygestion, que define la estructura organica, enuncia las funciones generales de cada unidadorganica, precisa la dependencia jerarquica, las funciones especificas, la autoridad yresponsabilidad de cada cargo y señala los requisitos que deben cumplir las personas quelo ocupen.Importancia del ManualEl Manual de Organización y funciones de TORTAS DAYANA S.A.C. es un documentonormativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo a partir de la estructuraorgánica y funciones generales, así como también determina las líneas de autoridad,responsabilidad y los requerimientos mínimos de los cargos.AlcanceLo establecido en el presente Manual comprende su conocimiento, obligación,cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa losdiferentes cargos en la empesa.BASE LEGALa) El estatuto de la empresab) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorandum quedispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesión de Directorio en el que se apruebael MOF, etc.)
  • GERENCIA GENERAL SECCION DE SECCION DE SECCION DE SECCION SECCION DE TALENTO LOGISTICA PRODUCCION ADMINISTRATIVA MARKETING HUMANO GERENTE GENERAL JEFE DE GERENTE DE GERENTE DE JEFE DE GERENTE DELOGISTICA DESARROLL ADMINISTRACIO PRODUCCION MARKETING O HUMANO N CHEF ASISTENTE DIS. DE Contador Tesorero Selección de Relaciones PASTELERO DE COCINA F.TECNOPOR personal Capacitacion Laborales
  • GERENTE GENERALLa denominación del cargo es: Gerente General DefiniciónRepresentante ejecutivo de Tortas Dayana S.A.C., responsable de la marcha administrativade la organización, de la ejecución de los acuerdos del directorio y de ejecutar las accionesen cada una de las materias de su competencia. ObjetivoPuesta en marcha de los planes estratégicos de la organización, siguiendo estándares decalidad establecidos y orientados por la misión y visión de la empresa. Funciones específicas del cargo a) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas del Consejo de la empresa y proponer políticas generales operacionales; la estructura orgánica y los reglamentos institucionales, a efecto de alcanzar sus fines y objetivos. b) Supervisar y dirigir la elaboración de los planes estratégicos de largo plazo, los planes operativos anuales; los presupuestos de funcionamiento e inversión y los estados financieros de la empresa, proponer sus modificaciones, ajustes y actualizaciones, y presentarlos al directorio, para su correspondiente aprobación, y ejecución una vez aprobados. c) Velar por el cumplimiento de las leyes vigentes, las políticas generales y operativas, los reglamentos y los manuales que amparan las operaciones de la institución y, en
  • su caso, alertar al directorio cuando estime que sus decisiones no están de acuerdo con las normas y disposiciones legales pertinentes.d) Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área, Asesores Ejecutivos, Operarios y al Área de Secretariado, y presentar informes periódicos sobre las actividades de éstas, al Directorio.e) Presidir el Comité de Planificación Institucional General.f) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Control.g) Proponer al Directorio la designación o remoción del personal.h) Elevar a conocimiento y consideración del Directorio las Resoluciones del Comité de Planificación Institucional.i) Informar al Directorio los resultados de la autoevaluación institucional y de otras actividades que realizadas por terceros genera informes sobre la entidad.j) Coordinar y presentar al Directorio, los informes sobre asuntos específicos encomendados a las distintas gerencias de la institución.k) Aprobar la formulación del presupuesto anual y dirigir y controlar su ejecución.l) Presentar al Directorio la memoria anual, balance general y ejecución presupuestaria, para su consideración y aprobación.m) Controlar la implementación de las recomendaciones formuladas en los informes contables, a través de las acciones correctivas pertinentes.n) Canalizar al Directorio las propuestas de políticas, reglamentos, instructivos y otras iniciativas provenientes de los Gerentes de Área, Asesores Ejecutivos, y Operarios.o) Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se conforme para fines administrativos, financieros y de servicios de acuerdo a las normas vigentes y reglamentaciones específicas de la empresa.p) Coordinar con los Gerentes de Áreas, Asesores Ejecutivos y Operarios; las necesidades administrativas, recursos humanos y otros requerimientos. Líneas de responsabilidad
  • Responsable ante el Gerente de Tortas Dayana S.A.C Requisitos mínimos Titulo profesional de Licenciado en Administracion o en areas afines. Habilidad para manejo de personal. Persona proactiva y de excelente iniciativa. Experiencia en direccion de persolan
  • SECCION ADMINISTRATIVALa denominación del cargo es: Gerente de Administración DefiniciónPersona encargada del planeamiento estratégico admnistrativo de la empresa,asegurando la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de administraciónde los recursoso humanos, materiales y financieros de la organización. ObjetivoGarantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas y a losprincipios administrativos de TORTA DAYANA S.A.C., asegurando que los objetivos yplanes de la organización se lleven a cabo, brindando mejoras continuas y salvaguardandola integridad de la organización. Funciones específicas del cargo a) Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones referidas a la administración, registro y control de los bienes de la empresa. b) Absolver consultas y brindar la asesoría necesaria en los aspectos relacionados con los actos de disposición, adquisición y recuperación concerniente a la empresa. c) Proponer la capacitación necesaria en los temas relacionados con la administración de la empresa. d) Proponer a la Gerencia General la implementación de las medidas que permitan generar una mayor rentabilidad a la empresa.
  • e) Firmar los documentos que contengan actos de adquisición y disposición de la empresa aprobada por la Gerencia General. f) Solicitar a la Gerencia General la aprobación de los procesos de selección y contratación de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operativas. g) Proponer las directivas o normas legales que tengan relación con los actos de disposición, adquisición y recuperación de la empresa. h) Delegar sus funciones y facultades, o parte de ellas, a los funcionarios de las áreas bajo su cargo. i) Realizar Análisis sobre estadísticas de exportación e importación de productos a nivel mundial (ranking, tasas de crecimiento, etc) j) Mantener informado al Gerente General sobre el cumplimiento de las acciones programadas. Líneas de responsabilidadReporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C.Tiene autoridad sobre los profesionales y técnicos de la Gerencia a su cargo. Requisitos mínimos Licenciado en Administración de Empresas Habilidad para manejo de personal.
  • JEFATURA DE CONTABILIDADLa denominación del cargo es: Jefe de contabilidad. DefiniciónResponsable de llevar los libros o registros de contabilidad de TORTAS DAYANA PERU,registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos de la misma. ObjetivoRegistrar conforme a la normativa del estado, los movimientos u operaciones económicosque hace la compañía, de forma que pueda ser usado por la Gerencia General para lasdecisiones económicas respectivas. Funciones Específicas a) Preparar el presupuesto financiero e informar sobre desvíos en ingresos y egresos b) Elaborar y firmar los libros a su cargo con los correspondientes documentos sustentatorios c) Elaborar controlar los pagos de impuestos. d) Elaborar control de costos e) Elaborar control de pago del personal. f) Elaborar control de auditoria interna. g) Elaborar control de finanzas. h) Elaborar control de evaluación de créditos. i) Elaboar control de procesos internos. j) Elaborar balance proyectado. k) Elaborar flujo de caja trimestralmente. l) Verificarr el financiamiento de las operaciones de la empresa.
  • Líneas de responsabilidadReporta al Gerente de Administración Requisitos mínimos Licenciado en Contabilidad Conocimientos sólidos de Excel, Word avanzado Capacidad de analisis y concentración.
  • 6.2 JEFATURA DE TESORERIA Y COBRANZASLa denominación del cargo es: Jefe de Tesorería y Cobranzas DefiniciónPersona responsable de mantener un estricto control de cada una de las partidas deingresos y egresos, llevando los libros correspondientes a su cargo, custodiando losjustificantes de ingresos y pagos correspondientes. ObjetivoLlevar un control adecuado y organizado de la tesorrería y cobranzas de la organización. Funciones específicas del cargo m) Efectuar las cobranzas correspondientes y emitir pagos a proveedores. n) Girar cheques manuales de bienes y servicios, encargos, bienes de capital, devolución y otras obligaciones. o) Conciliar los Estados de Cuentas Corrientes Bancarias. p) Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de tesorería y cobranza, presentando la información contable correspondiente. q) Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo y llevar libros auxiliares para el control de fondos mensuales. r) Tramitar los documentos que ingresa a Tesorería. s) Controlar los giros a fin que no excedan los límites de las autorizaciones de giros aprobados.
  • t) Controlar y verificar, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado (compra venta de moneda extranjera, tipo de cambio acordado, entre otros). u) Controlar y verificar si determinados clientes cumplieron con efectuar los depósitos ofrecidos por el pago de sus deudas. v) Controlar y verificar si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino fue correcta. w) Seguimiento y control de cheques rechazados o letras protestadas. x) Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diario, semanal, mensual y anual. y) Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias. z) Verificar que los cargos u abonos se está realizando de acuerdo a las condiciones pactadas en cuanto fechas, tasas de interés y montos. aa) Coordinar con quien corresponda en la empresa y con los bancos operaciones no identificadas. Líneas de responsabilidadReporta a la Gerencia de Administración de TORTAS DAYANA S.A.C. Requisitos mínimos Contador Público, con especialidad en finanzas. Experiencia en tesorería, análisis y proyecciones financieras, manejo de indicadores económicos y financieros. Experiencia en empresas productivas y exportadoras, con conocimientos en bimoneda. Experencia mínima 3 años.
  • SECCION LOGISTICALa denominación del cargo es: Jefe de Logística DefiniciónSe encarga de la planificación y control de los procesos necesaria para la adquisición delos materiales ObjetivoPlanificar, organizar, dirigir y controlar los procesos de adquisiciones y el controlpatrimonial, de manera que las adquisiciones de bienes y la contratación de servicios, seefectúen en las mejores condiciones de costo, calidad y oportunidad, así como que seasegure un control patrimonial adecuado de la Empresa. Funciones específicas del cargo a. Formular, reformular y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones, efectuando elseguimiento respectivo a fin de asegurar que se cumplan las especificaciones técnicas,oportunidad de adquisición y los mejores costos. b. Observar estrictamente las normas, procedimientos y dispositivos legales vigentes,establecidos para el proceso de adquisiciones de bienes y servicios. c. Gestionar el sistema administrativo de abastecimientos de la empresa. d. Administrar los procesos de control patrimonial de la empresa. e. Mantener un adecuado nivel de inventarios en coordinación con las áreas, que procuresatisfacer los requerimientos y necesidades, a fin de garantizar la operatividad eficiente y eficaz de la empresa. f. Elaborar reportes e información requerida por los entes externos referida a los procesos deadquisición de bienes y servicios dentro de los plazos establecidos.
  • g. Administrar el sistema de información de adquisición a nivel empresarial. h. Cumplir el Reglamento Interno de seguridad e Higiene Ocupacional vigente. i. Participar, como integrante en los Comités de Contrataciones Especiales, Permanentes yen otros Comités en que se le asigne. j. Supervisar la adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas procedimientos ydispositivos vigentes, con la transparencia necesaria. k. Supervisar y efectuar el seguimiento de atención de las órdenes de pedidos y servicios afin de garantizar su atención en los plazos previstos e informar a las áreas usuarias, lasituación de los mismos. l. Verificar el cálculo de las penalizaciones por incumplimientos en los plazos y coordinar con Asesoría Legal para su comunicación al proveedor. m. Revisión de los contratos de acuerdo con las Órdenes de Compra, Servicios. n. Realizar el análisis, la sistematización, estadística y seguimiento del cumplimiento de los procesos de licitaciones, concursos, adjudicaciones directas públicas y adjudicaciones directas selectivas, del Plan Anual de Contrataciones. o. Elaborar la información mensual, trimestral y anual para el Directorio y organismos pertinentes. p. Efectuar el requerimiento, mantenimiento y control de los servicios generales de la empresa. q. Efectuar el requerimiento de materiales y útiles de escritorio de todas las áreas de la empresa. r. Otras funciones que determine el Gerente de Administración. Líneas de responsabilidadReporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C. Requisitos mínimos Manejo de Office a nivel Avanzado. Egresado a la carrera de Administracion, Marketing y Contabilidad
  •  Proactivo, capacidad en la toma de decisiones, facilidad para relacionarse y comunicarse a todo nivel, lider y organizado. . SECCION DE DESARROLLO HUMANOLa denominación del cargo es: Gerente de Desarrollo Humano DefiniciónResponsable de la administración del capital humano de la organización, buscandoprocesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo. ObjetivoAlinear las políticas del capital humano con la estrategia de la empresa, con la finalidad demejorar las aportaciones productivas de los empleados para que contribuyan al éxito de laorganización. Funciones específicas del cargo a) Determinación de la cantidad necesaria del personal, asignándolo a los diversos puestos de la organización de acuerdo con el plan estratégico. b) Diagnóstico y programación de la capacitación y rotación del personal para lograr mejor desempeño. c) Mejoramiento del capital humano a corto, mediano y largo plazo, teniendo en cuenta el potencial existente en todos los puestos de la organización. d) Aplicación de estrategias de cambio, para lograr la salud y excelencia organizacional. e) Establecer estrategias para lograr una planta estable de trabajo con personal altamente satisfecho y comprometido con la organización.
  • f) Asesorar y participar en la formulación de la política de personal.g) Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo.h) Establecer el perfil y diseño de los puestos.i) Determinar los términos y condiciones de empleo.j) Controlar se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley y la empresa en materia de contratación de personal.k) Desarrollo y gestión de la estructura y política salarial.l) Supervisar la correcta confección de las planillas de remuneraciones del personal.m) Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales.n) Controlar el cumplimiento del rol vacacional.o) Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal, tanto de empleados y funcionarios, dentro del rango superior de la política de personal de la empresa.p) Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal.q) Entrevistar, aconsejar y ayudar a los empleados en relación con sus problemas personales y dificultades.r) Administrar los servicios sociales de la organización, incluyendo la instalación de comedores y facilidades sociales de recreo.s) Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal.t) Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradoresu) Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradoresv) Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los colaboradores y a sus familiares.w) Ayudar y supervisar a que la empresa cumpla su misión y llegue a su visión.Asi como consolidar los valores organizacionales proporcionando competitividad a la organización.x) Supervisar el suministro a la organización de los mejores colaboradores y supervisar el mantenimiento en la organización de empleados bien entrenados.y) Desarrollar y supervisar el mantenimiento de calidad de vida en el trabajo.
  • z) Establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente responsables. Líneas de responsabilidadReporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C. y trabajará directamente con losniveles directivos de la organización.Tiene autoridad sobre los profesionales y técnicos de la Gerencia a su cargo. Requisitos mínimos Licenciatura en Psicología, Administración o Derecho. Experiencia en funciones de conducción y gerencia de unidades de recursos humanos Amplio conocimiento de leyes laborales. Don de mando y liderazgo participativo, fluidez verbal, adaptabilidad a distintas situaciones laborales, alto grado de responsabilidad, personalidad equilibrada.
  • 9. JEFE DE MARKETINGLa denominación del cargo es: Gerente de Marketing DefiniciónPersona responsable del diseño y ejecución de planes estratégicos de marketing,desarrollo de campañas promocionales, investigaciones de mercado, estrategias deventas, posicionamiento de mercado, entre otros de acuerdo con los objetivos y políticasinstitucionales establecidas. ObjetivoFidelizar a los clientes, mediante herramientas y estrategias, posicionamiento de nuestramarca en la mente de los clientes buscando ser su opción principal. Funciones específicas del cargo a) Diseñar y ejecutar planes de marketing de la empresa, con énfasis en campañas promocionales y de publicidad y branding. b) Elaborar y controlar el presupuesto requerido. c) Mantener y acrecentar el mercado ya ganado a traves de la fidelización de los clientes y la imagen la empresa. d) Mantener contacto con las agencias publicitarias para desarrollar programas de publicidad para promocionar la imagen de la organización. e) Realizar estudios y sondeos de mercado para detectar oportunidades. f) Elaborar el plan estratégico anual de Marketing. g) Realizar las investigaciones de mercado que se consideren necesarias tanto para elaborar el plan estratégico anual de Marketing como para cualquier otro requerimiento de la organización
  • h) Analizar y monitorear las principales tendencias del mercado nacional y mundial, con el objetivo de identificar potenciales segmentos de interés.i) Analizar las estrategias desplegadas por los principales mercados competidores.j) Investigar y analizar los mercados prioritarios y potenciales nacionales e internacionales, para orientar las estrategias y actividades de marketing.k) Proveer en forma oportuna la información necesaria para la elaboración de los planes estratégico, presupuestal, operativo y de adquisiciones de la entidad.l) Definir indicadores que permitan evaluar el avance que se alcance en el desarrollo de las estrategias de mercadeo, así como efectuar su seguimiento y, en función a dichos resultados, reevaluar y proponer modificaciones a los objetivos, políticas y estrategias establecidas.m) Realizar los análisis necesarios sobre la competencia en los servicios que brinda la organización a sus clientesn) Realizar las acciones necesarias para la captación de clientes.o) Establecer y supervisar las políticas de telemarketing que se crea conveniente realizar estratégicamente.p) Colaborar en la elaboración de videos institucionales de carácter promocional.q) Optimizar el Servicio de Información Gerencial.r) Diseñar y actualizar la Página Web de la organización.s) Diseñar los artículos promocionales de marchandising que se vea conveniente.t) Diseñar todo el material impreso promocional necesario.u) Realizar el análisis necesario de la información que provenga de los buzones de sugerencias.v) Presentar un informe mensual a la Gerencia General.w) Otras funciones que se le puedan encomendarx) Busqueda de alianzas comerciales.y) Visitar cámaras, embajadas e instituciones de comercio.z) Apoyo en Responsabilidad Social y Empresarial.
  • Líneas de responsabilidadReporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C. Requisitos mínimos Formación universitaria en las carreras de Administración, Ciencia de la Comunicación, entre otras que cuente con Especialización en Marketing Manejo de Office a nivel Avanzado. Conocimiento del mercado de transporte y logística Proactivo, capacidad en la toma de decisiones, facilidad para relacionarse y comunicarse a todo nivel, lider y organizado.