מצגת תפקיד המנכל בקשרי עבודה מטה שטח

  • 344 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
344
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
4
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. ‫תכנית בוגרים למנכ"לים חברתיים - אוקטובר 3102‬ ‫תפקיד המנכ"ל בקשרי עבודה‬ ‫מטה – שטח‬ ‫לילך דורה, יועצת ארגונית לניהול חברתי‬
  • 2. ‫תפקיד המנכ"ל בקשרי עבודה מטה – שטח‬ ‫על מה נדבר היום?‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪‬‬ ‫מדיניות ונהלים‬ ‫תהליכי עבודה‬ ‫מערכות יחסים‬ ‫זרימת מידע איכותי‬
  • 3. ‫תפקידי מטה ארגוני‬ ‫מטרה ראשית של מטה הארגון תחת המנכל היא להוביל את הארגון להשגת מטרותיו‬ ‫תוך שמירה על הקיימות שלו לאורך זמן.‬ ‫תפקידיו:‬ ‫• עיצוב ותחזוקה של תשתיות הארגון שיאפשרו השגת המטרה.‬ ‫• מדיניות ונהלים –‬ ‫ביסוס מדיניות ארגונית בתחומים השונים ונהלים שמבטיחים גם פעולה‬ ‫נכונה של הארגון במודל החברתי וגם פעולה נכונה של הארגון כישות‬ ‫ארגונית וניהול איכותי ומקצועי ללא תלות פרסונאלית בבעלי התפקידים‬ ‫השונים.‬
  • 4. ‫תפקידי מטה ארגוני- המשך‬ ‫תפקידיו:‬ ‫• תהליכי עבודה מוסדרים - יצירת התנאים המאפשרים לשטח לפעול על‬ ‫פי חזון ומטרות החברה. סטנדרטיזציה ושקיפות של תהליכי העבודה‬ ‫והניהול של הארגון כיחידה אחת.‬ ‫• ידע, כלים ושירותים – מתן ידע, כלים ושירותים התומכים בשטח לבצע‬ ‫את המצופה בארגון על פי חזונו ומטרותיו.‬ ‫• יצירת סינרגיה ואינטגרציה בין חלקי הארגון השונים.‬ ‫• מתן מענה אפקטיבי ויעיל לצורכי השטח.‬ ‫• פתרון בעיות ארגוניות בהווה וקבלת החלטות על עתיד הארגון‬ ‫בשותפות עם השטח.‬
  • 5. ‫מטה – שטח..‬ ‫עבודת מטה מאופיינת במוטיבציה גבוהה לייצר סטנדרטיזציה של השירותים‬ ‫והמקצוענות שלהם ליחידות השונות, ובמקביל מתן מענה איכותי,‬ ‫מותאם צורך ובעיתוי הנכון לכל יחידה.‬ ‫מטרות אלו פעמים רבות נתקלות בקושי כיוון שהמטה אינו יושב בתוך היחידות‬ ‫ו" חש את הדופק" , והוא מפתח כגוף מוטיבציות פנימיות שונות המקורבות יותר לצורכי‬ ‫הנהלה, ופחות לצורכי השטח.‬ ‫כיצד בונים את הגשר הנכון בין המטה‬ ‫לשטח‬ ‫ובין השטח למטה?‬
  • 6. ‫מתחים אינהרנטיים: מטה – שטח..‬ ‫אחדות‬ ‫ייחודיות‬ ‫תלות‬ ‫עצמאות‬ ‫אינטרס‬ ‫אינטרס‬ ‫מטה‬ ‫השטח‬ ‫קבלת‬ ‫החלטות‬ ‫גורם מבצע‬
  • 7. ‫איך מתמודדים עם המתחים?‬ ‫חידוד המטרה כמטה של כל אחד מהיחידות היושבות במטה‬ ‫גיוס השטח למטרות המטה‬ ‫שקיפות ונראות של הערך של המטה לשטח‬ ‫יצירה ובניית ערך לשטח באופן מתמשך‬ ‫עבודה מול ריבוי גורמים בדרגים שונים‬
  • 8. ‫איך מתמודדים עם המתחים?‬ ‫איתור מוקדי הקושי ופירוקם ספציפית‬ ‫התקרבות לשטח ובדיקת הדופק..‬ ‫פתיחות והטלת ספק.‬ ‫זמן ‪ Being‬מעבר ל- ‪ : Doing‬מחויבות לצמיחה‬
  • 9. ‫שמירה על איזונים‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫עד כמה כוח יש למטה?‬ ‫עד כמה המטה ריכוזי מדיי או ביזורי מדיי?‬ ‫עד כמה המטה אינו מעורב מספיק בתהליכים?‬ ‫עד כמה המטה מעצים תהליכים בירוקרטים ?‬ ‫עד כמה המטה נותן ערך לשטח?‬ ‫עד כמה המטה יוצא לשטח?‬ ‫עד כמה המטה מוביל את השטח?‬ ‫עד כמה למטה יש מה לתת לשטח?‬
  • 10. ‫תשתיות ארגוניות‬ ‫תשתיות‬ ‫ניהוליות-‬ ‫ארגוניות‬ ‫תשתיות‬ ‫של‬ ‫פיתוח‬ ‫משאבים‬ ‫תשתיות‬ ‫תפעול‬ ‫תשתיות‬ ‫משפטיות‬ ‫תשתיות‬ ‫של‬ ‫משאבי‬ ‫אנוש‬ ‫תשתיות‬ ‫ארגוניות‬ ‫תשתיות‬ ‫לשימור‬ ‫קהל יעד/‬ ‫שותפים‬ ‫תשתיות‬ ‫ידע‬ ‫תשתיות‬ ‫שיווק‬ ‫ויח"צ‬ ‫תשתיות‬ ‫טכנולוגיות‬
  • 11. ‫הסדרת תהליכי עבודה - הכרח או צורך?‬ ‫מטה הארגון אחראי לתשתיות הארגון‬ ‫ככל שמייצר המטה תשתיות קבועות ואיכותיות כך יקצה הארגון יותר משאבים‬ ‫ל- ‪ Core Business‬ופחות יעסוק בכיבויי שריפות ועיצוב מחדש של פתרונות ותהליכים‬ ‫מתחים ארגוניים שכיחים סביב סוגיית תהליכים בארגון-‬ ‫הצורך לחופש פעולה, יצירתיות,‬ ‫פתיחות, גמישות וסתגלנות‬ ‫הצורך להבנייה, לסדר, לעקביות‬ ‫ולאחידות‬ ‫התנהלות המבוססת על קשרים‬ ‫בין אישיים, יד המקרה‬ ‫מערכת בירוקרטית‬ ‫רווית טפסים‬ ‫השאיפה בהסדרת תהליכי עבודה היא‬ ‫מציאת האיזון העדין המתאים לצורכי המטה והשטח‬
  • 12. ‫מהו תהליך עבודה איכותי?‬ ‫זרימה-‬ ‫לתהליך יש מערך תומך שמאפשר לו לזרום, התהליך אינו דורש משאבים בפני עצמו‬ ‫(המוביל הארצי – הנתיבים בארגון מהם זורמים המים מהכנרת אל הברז)‬ ‫אפקטיביות- התהליך עונה על המטרה שלשמה הוא קיים – התהליך אינו הופך להיות מטרה‬ ‫לכשעצמה והוא מכיל רק מרכיבים הכרחיים לקידום המטרה (סכנת טפסים ובירוקרטיה)‬ ‫יעילות-‬ ‫המשאבים מנוצלים באופן אופטימאלי לצורך התפוקה והתהליך עצמו, בהתאם‬ ‫למטרות (הגשם מחלחל למי תהום ומנוצל להשקיה)‬ ‫בהירות- התהליך מאפשר לכל מנהל, עובד, מוטב, מתנדב את התנאים לייצר ערך במערכת‬ ‫אחידות- התהליך שווה בפני כל הארגון- אנשי הארגון מקבלים אותו יחס, יכולים להגיע לאותם‬ ‫המקומות ולצרוך משאבים בהתאם‬ ‫ידע-‬ ‫הידע שעובר בתהליך ונוצר בו הופך לנכס מתועד ושמיש בארגון‬
  • 13. ‫ביזור או ריכוז - מטרות‬ ‫ריכוז‬ ‫ביזור‬ ‫‪ ‬עצמאות של השטח‬ ‫‪ ‬שמירה על סטנדרטים אחידים‬ ‫‪ ‬קרבה של השירות ללקוחות‬ ‫הפנימיים בשטח ולצרכיהם‬ ‫‪ ‬בקרה ושליטה‬ ‫‪ ‬זמינות ומיידיות‬ ‫‪ ‬זיהוי צרכים חוצי ארגון משותפים‬
  • 14. ‫סוג הפתרון הניהולי והערך המוסף‬ ‫של גוף המטה‬ ‫יתרונות‬ ‫יתרונות‬ ‫אינטגרציה (שפה, תרבות)‬ ‫חסכון משאבים‬ ‫ראייה מערכתית‬ ‫סדר‬ ‫מעקב, בקרה, יד על הדופק‬ ‫חסרונות‬ ‫חסרונות‬ ‫אין מענה הולם לצרכים ייחודיים בשטח‬ ‫אין מענה מלא לצרכי השטח‬ ‫יתרונות‬ ‫יתרונות‬ ‫קרבה לשטח‬ ‫פתרון מקצועי איכותי לשטח בזמן אמת‬ ‫קרבה לשטח‬ ‫חסרונות‬ ‫חסרונות‬ ‫ריכוזי‬ ‫שפה שונה, סטנדרטים שונים, אין אחידות,‬ ‫קושי בזיהוי והפעלת פעילויות חוצות ארגון‬ ‫פתרון ניהולי‬ ‫אין קו אחיד ביזורי‬ ‫בזבוז אדמניסטרטיבי‬ ‫משאבים‬ ‫מקצועי‬ ‫ערך מוסף של גוף המטה‬
  • 15. ‫מה מאפיין בתנועה בין ריכוז לביזור?‬ ‫ריכוז‬ ‫מטה רחב בלבד, שנותן שירותים ליחידות‬ ‫אנשי מטה בתחום כפופים למטה ויושבים ביחידות‬ ‫מטה התחום כגוף מבקר: תשתיות משותפות,‬ ‫נהלים, תהליכים משותפים‬ ‫כפיפות מקצועית למטה וניהולית ליחידה‬ ‫התחום ביחידות עצמאי ונעזר במטה כגוף ייעוצי‬ ‫באופן וולנטרי‬ ‫אין מטה תחומי, פעילות עצמאית‬ ‫ביזור‬ ‫ביחידות בלבד‬
  • 16. ‫כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח‬ ‫‪ ‬לקיחת אחריות על הפערים‬ ‫‪ ‬לא לקחת "צד" אחד- לא איש מטה ולא איש שטח. ולא בגלל נטיות אישיות או מאפיינים‬ ‫אישיותיים.‬ ‫‪ ‬לראות שהידע שברשות המטה יהיה כמה שיותר מדויק ורלוונטי‬ ‫‪ ‬יצירת תהליכים אוספי ידע ומפיצי ידע, מערכות תקשורת פתוחות וזורמות גם של ביקורת,‬ ‫קושי, תסכול, וגם של נתונים, עיבוד, מסקנות, החלטות‬ ‫‪ ‬יצירת פלטפורמות של דוחות ,דיווחים משני הצדדים במחויבות מלאה אחד לשני.‬ ‫‪ ‬פגישות פנים אל פנים- יצירת שגרות עבודה הכוללות מפגשים מטה ושטח כחלק‬ ‫מהעבודה: הגעת השטח למטה והגעת המטה לשטח ( סיורים, פגישות)‬
  • 17. ‫כלים בניהול דינאמיקה מטה ושטח‬ ‫• התמדה ועקביות בביסוס הקשר הבריא בין המטה לשטח ולהיפך תוך שמירה עם "יד על‬ ‫הדופק" כשהארגון גדל או מתכווץ מה קורה למטה ומה קורה בשטח‬ ‫• הבניית תהליכי עבודה- לא להזניח את התהליכים. לוודא שפועלים על פי התהליכים. גם‬ ‫המנכל נדרש לפעול על פי התהליכים – לא לעקוף את הארגון.‬ ‫• לא להישען על הפרסונאלי – ליצור ארגון חכם בתלות יחסית חלקית במי שנושא את המשרה‬ ‫ולהימנע מתלות גבוהה מדיי.‬ ‫• עיצוב נורמות עבודה והתנהלות. מסרים ארגוניים בריאים לדרכי התמודדות עם בעיות,‬ ‫מתחים, מורכבות, אי הבנות ואי סדרים.‬ ‫• רמת גמישות : החלטה מראש ומשותפת של המטה במה אנו רוצים גמישות ובמה לא.‬ ‫לדוגמא: מקצועיות ברמה גבוהה- דורשת רמה ריכוזית גבוהה עם בסיס מקצועי חזק במטה.‬ ‫מומחיות מקומית התאמה לאוכלוסיה- ביסוס מקצועיות בשטח,ביזוריות‬
  • 18. ‫ניהול מוצלח מתחים מטה שטח‬ ‫נסו לזהות נקודות עיוורון שלכם‬ ‫על המתרחש בשטח ועל הערך מוסף של המטה לשטח ,‬ ‫ככל שתרשו לעצמכם לראות ולטפל במה שלא ראיתם‬ ‫קודם כך הארגון ישתפר ויצמח.‬
  • 19. ‫תכנית בוגרים למנכ"לים חברתיים - אוקטובר 3102‬ ‫בהצלחה!‬ ‫לילך דורה, יועצת ארגונית לניהול חברתי‬