Dashboard RH

Análisis de métricas de la administración de capital humano
Hablando el idioma de la dirección general
EL SCORECARD DE RH

El Scorecard de RH
Objetivos
Definiciones y Ejemplos
Bases de la Medición
Tipos de Métricas de RH
Construyendo el Scorecard de RH en mi empresa
Alineación de RH con la Estrategia Corporativa

Objetivos
Identificar el significado de Productividad y Eficiencia.
Conocer los distintos tipos de indicadores.
Definir las métricas apropiadas para identificar los factores de desempeño en la organización.
Definir las métricas apropiadas para identificar los factores de desempeño del área de RH.

EL SCORECARD DE RH
DEFINICIONES

Definiciones
Métrica o Indicador:
El término “Indicador” en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuentas de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas.

Los indicadores deberán reflejarse adecuadamente la naturaleza, peculiaridades y nexos de los procesos que se originan en la actividad económica – productiva, sus resultados, gastos, entre otros, y caracterizarse por ser estables y comprensibles, por tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestión de la empresa sino que se impone la necesidad de considerar los sistemas de indicadores, es decir, un conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor cantidad posible de magnitudes a medir.

Definiciones
En cualquier organización, podemos identificar dos grandes clasificaciones de métricas:
Métricas Cuantitativas
Métricas Cualitativas
A su vez, estas dos grandes se dividen en:
Métricas Directas
Métricas Indirectas
Métricas Positivas
Métricas Negativas

Definiciones
Indicadores Cuantitativos: Son los que se refieren directamente a medidas en números o cantidades.
Indicadores Cualitativos: Son los que se refieren a cualidades. Se trata de aspectos que no son cuantificados directamente. Se trata de opiniones, percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo.
Indicadores Directos: Son aquellos que permiten una dirección directa del fenómeno.
Indicadores Indirectos: Cuando no se puede medir de manera directa la condición económica, se recurre a indicadores sustitutivos o conjuntos de indicadores relativos al fenómeno que nos interesa medir o sistematizar.
Indicadores Positivos: Son aquellos en los cuales si se incrementa su valor estarían indicando un avance hacia la equidad.
Indicador Negativo: Son aquellos en los cuales si su valor se incrementa estarían indicando un retroceso hacia la inequidad.

Productividad Vs. Eficiencia
¿Qué significa Productividad?
¿Cuáles son las variables que la determinan?
¿Qué significa Eficiencia?
¿Cuáles son las variables que la determinan?

Productividad
La productividad es la razón entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.
También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida.1
Fuente: Wikipedia en español

Productividad
En el ámbito de desarrollo profesional se le llama productividad (P) al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos.

Productividad Global
El término de productividad global es un concepto que se utiliza en las grandes empresas y organizaciones para contribuir a la mejora de la productividad mediante el estudio y discusión de los factores determinantes de la productividad y de los elementos que intervienen en la misma. A título de ejemplo se indica lo que establece el Convenio Colectivo de la empresa SEAT, S.A para definir lo que ellos entienden por productividad total:

Estudio de aplicaciones de nuevas tecnologías, organizaciones de trabajo, distribución de éste, etc., procurando conjugar el coste económico y social con las necesidades productivas.
Aprovechamiento del personal a todos los niveles.
Estudio de los ciclos y cargas de trabajo, así como su distribución.
Conjugación productividad- calidad.
Alternativas de los apoyos de la producción a fin de mejorar la eficiencia.
Estudio de la falta de eficiencia tanto proveniente de los paros técnicos como de los rechazos.
Estudio de los materiales y obra en curso.
Asesoramiento y participación.2

Eficiencia
La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.
Eficiencia tiene varios significados, aunque todos ellos están relacionados pues involucran una razón en la que el denominador representa la entrada, insumo o input en algún sistema, en tanto que el numerador representa la salida, producto o output del mismo.

Eficiencia (economía)
En economía, la eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.) y los recursos utilizados (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc.):
Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización.

Respecto del uso y consumo de bienes y servicios, la eficiencia de un producto para el consumidor/usuario está determinada por la relación entre los beneficios (utilidad) que dicha acción le reporta y aquellas características que, por tratarse de un producto imperfecto (fabricado con la intervención del hombre) no benefician directamente a la persona (costos por el uso/consumo).
Un producto entonces es más eficiente que otro si, para el mismo consumidor o usuario, le brinda mayor utilidad y/o menor costo. Para que un producto sea considerado eficiente, la relación (en porcentaje) entre utilidad y costo debe ser mayor que 1.

Una confusión común
Eficiencia Vs. Eficacia
La eficacia ó efectividad es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viables.

Métricas CuantitativasRazones Financieras

Métricas Cuantitativas Razones Financieras

Métricas CuantitativasIndicadores Financieros
Las principales diferencias entre razones e indicadores, son:
Las razones financieras están más asociadas a la liquidez, eficiencia, eficacia, productividad y endeudamiento, en tanto que los indicadores financieros se relacionan con el desempeño, la eficacia, productividad y endeudamiento.
El balance general esta asociado a la liquidez, eficiencia, eficacia y endeudamiento, en tanto que el estado de resultados esta más asociado a las razones de desempeño, productividad, eficacia.
El resultado de los indicadores siempre se interpreta en términos porcentuales en cambio las razones en pesos, veces, días, etc.

Métricas CuantitativasIndicadores Financieros

EL SCORECARD DE RECURSOS HUMANOS
BASES DE LA MEDICIÓN

Bases de Medición
Base: Fundamento o apoyo principal en que estriba o descansa alguna cosa.
Medición: Es la “acción y efecto de medir” y medir es “determinar una cantidad comparándola con otra”.

Importancia de la Medición
La medición nos permite planear con mayor certeza y confiabilidad.
Nos permite discernir con mayor precisión las oportunidades de mejora de un proceso dado.
Nos permite analizar y explicar como han sucedido los hechos.

¿Porqué Medir?
El conocimiento profundo de un parte de admitir y conocer su variabilidad y sus causas y las mismas son imposibles de conocer sin medición. Conocer esto es precisamente la clave para administrar el proceso, para conquistar los objetivos de excelencia que se plantea la empresa.

¿Porqué Medir? (continuación)
Muchas veces se interpreta que la medición solo, es útil para conocer las tendencias “promedios”, olvidando que estas son útiles dependiendo de cómo presentadas o procesadas y que cuando dirigimos procesos dentro de la empresa no nos basta solo las tendencias “promedios” sino que debemos ir más allá, conociendo como precisión la variabilidad en toda su gama y la interconexión de factores y causas en cada nueva situación.

La medición no solo puede entenderse como un proceso de recoger datos, sino que debe insertarse adecuadamente en el sistema de toma de decisiones. Por ello debemos resaltar lo que varios autores siempre han destacado: para entender un fenómeno es necesario tener una teoría que nos ayude a explicarnos la concatenación y sucesión de los hechos que queremos estudiar.

Para garantizar la confiabilidad de los datos de un sistema de medición es necesario contar con un clima organizacional sano, donde los intereses comunes de la organización prevalezcan sobre los de los departamentos y mucho más sobre aquellos intereses individuales incompatibles con el logro de los objetivos del sistema analizado.
Las mediciones deben ser transparentes y entendibles para quienes deberán hacer uso de ellas, y adicionalmente deberá reunir y tener una serie de atributos indispensables.

Características de una buena medición
Pertinencia
Precisión
Oportunidad
Confiabilidad
Economía

Pertinencia
Con ello queremos referirnos, a que las mediciones que hagamos deben ser tomadas en cuenta y tener importancia en las decisiones que se toma sobre la base de la misma.
En cualquier departamento o sección de la empresa podemos hacer mediciones sobre un sin número de características, comportamientos, situaciones, pero ¿Para que se hace cada una de éstas? ¿Cuál es realmente la utilización que hacemos de la información obtenida?
El grado de pertinencia de una medición debe revisarse periódicamente, ya que algo que sea muy importante en un momento determinado, puede dejar de serlo al transcurrir el tiempo.

Precisión
Con este término nos referimos al grado en que la medida obtenida refleje fielmente la magnitud que queremos analizar o corroborar, a nosotros nos interesa conocer un proceso, tomar decisiones para tener resultados esperados. De ahí entonces que nos interese conocer a fondo la precisión del dato que estamos obteniendo.

Precisión
Para lograr la precisión de una medición, deben darse los siguientes pasos:
Realizar una buena definición operativa, es decir, definición de la característica, de las unidades de escala de medición, número y selección de las muestras, cálculo de las estimaciones, errores permisibles (tolerancia de la medición).
Elegir un instrumento de medición con el nivel de apreciación adecuado.
Asegurar que el dato dado por el instrumento de medición, sea bien recogido por el operador, gerente, oficinista o inspector a cargo de hacerlo. Ello supone adiestrar el personal, pero también supone tener un buen clima organizacional donde todos estén interesados en la fidelidad de la lectura.

Oportunidad
La medición es información para el logro de ese conocimiento profundo de los procesos, que nos permite tomar decisiones más adecuadas, para corregir estableciendo la estabilidad deseada del sistema, para prevenir y tomar decisiones antes de que se produzca la anormalidad indeseada o más aún, para diseñar incorporando elementos que impiden que las características deseadas se salgan fuera de los límites de tolerancia.

Oportunidad
Por ello, la necesidad de contar oportunidades con la información procesada de la manera más adecuada que nos dan las mediciones, es un requisito al que deben atenerse quienes diseñen un sistema de medición.

Confiabilidad
Si bien esta característica no esta desvinculada de las anteriores, especialmente de la precisión, se refiere fundamentalmente al hecho de que la medición en la empresa no es un acto que se haga una sola vez, por el contrario es un acto repetitivo y de naturaleza realmente periódica.
Si nosotros queremos estar seguros que lo que midamos sea la base adecuada para las decisiones que tomaremos, debemos revisar periódicamente todo sistema de medición.

Economía
Aquí la justificación económica es sencilla y compleja a la vez. Sencilla, porque nos referimos a la proporcionalidad que debe existir entre los costos incurridos entre la medición de una característica o hechos determinados y los beneficios y relevancia de la decisión que soportamos con los datos obtenidos.

Economía
Pero cuantificar esta proporcionalidad no es fácil en muchos casos, por lo complejo de cuantificar importancia y relevancia de decisiones.
En todo caso es claro que la actividad de medición debe ajustarse también a los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad.

EL SCORECARD DE RECURSOS HUMANOS
TIPOS DE MÉTRICAS DE RH

Tipos de Métricas de RH
Métricas Cuantitativas:
Métricas Financieras
Métricas de Control
Métricas Cualitativas
Métricas de Desempeño Humano
Métricas de Desempeño Funcional
Métricas de Desempeño Organizacional

Productividad y Eficiencia en Recursos Humanos
Productividad de los Recursos Humanos Vs. Productividad del Área de Recursos Humanos.
Eficiencia de los Recursos Humanos Vs. Eficiencia del Área de Recursos Humanos.

La Contribución de RH
El área de RH, por la naturaleza de su título, es confundida comúnmente como la responsable de asegurar que los recursos humanos de la organización sean productivos y eficientes.
Aunque esta aseveración no es totalmente acertada, RH juega un papel importante en el alcance de las metas generales de la organización y sus diferentes componentes.

Hemos discutido que el principal objetivo de RH como departamento debe ser:
Asegurar que la organización cuente con los recursos humanos adecuados para la consecución y logro de las metas corporativas.
RH cumple esta tarea a través de sus principales áreas o disciplinas:

Principales Áreas de RH
Atracción de Talento
Desarrollo Organizacional
Administración de las Compensaciones
Relaciones Laborales
Administración de Personal

Indicadores de RH
La productividad y eficiencia de los recursos humanos pueden ser medidas a través de muchos indicadores (métricas). Algunos de estos pueden ser:
El crecimiento de la productividad del trabajo:
Productividad del trabajo: es la relación que existe entre el volumen de la producción y el promedio de trabajadores.
Gasto de salario por peso de producción: es la relación que existe entre el fondo de salario de los trabajadores productivos y el volumen de producción.

Indicadores de RH
Número de piezas producidas por empleado
Número de piezas producidas por turno
Número de piezas producidas por cada peso invertido en sueldos y prestaciones
Ventas generadas por empleado
Utilidades generadas por empleado
entre muchas otras…

¿Quién es el dueño de la métrica?
Es importante definir el área responsable del control de los resultados arrojados por el indicador, y el área responsable de administrar dicho indicador.
Un claro ejemplo de una situación en la que la responsabilidad de un indicador es compartida por varias áreas es la rotación del personal.

Ejemplo: Rotación del Personal
Por la naturaleza del indicador, la rotación de personal es administrada comúnmente por el área de recursos humanos. Sin embargo, una vez conocido el resultado de la métrica, el cambio identificado como necesidad a partir del índice, se convierte en una responsabilidad compartida entre las áreas de RH y el área donde se identificó la necesidad.
El siguiente diagrama muestra esta responsabilidad compartida:

RECURSOS
HUMANOS
Identifica Rotación en las siguientes áreas:
Operaciones
Ventas
Finanzas
OPERACIONES
VENTAS
RH administra la información necesaria para obtener el indicador de rotación de personal
FINANZAS
Las áreas, en conjunto con RH determinan un plan de acción para corregir el problema de la rotación.
RECURSOS
HUMANOS
RH Identifica, a través de un estudio de clima laboral, los factores que generan la rotación en dichas áreas.
RH comunica a las áreas los resultados del estudio, y provee información sobre acciones a tomar.

¿Cómo diseño métricas de RH?
Es necesario tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
¿Qué es, específicamente lo que pretendo medir?
¿Cuáles son las variables que debo tomar en cuenta para realizar el cálculo?
¿Dónde puedo obtener la información necesaria de dichas variables?
¿Quién tiene el control de las variables?, es decir, ¿puedo hacer la diferencia en alguna de las variables?
¿Qué pretendo hacer con la información?
¿Qué tipo de datos obtendré?
¿Puedo explicar la métrica en términos sencillos?

Métricas de RH
Regresemos un momento a las áreas que componen un departamento tradicional de Recursos Humanos

Métricas de RH
Administración de las Compensaciones
Administración de Personal

Métricas de RH
Ahora, comencemos a trabajar en el análisis de las métricas que vamos a diseñar y utilizar en nuestras funciones

Comencemos por contestar la siguiente serie de preguntas claves:
¿Cuáles son los objetivos del proceso de Atracción de Talento?
¿Cuáles son los procesos que realizamos para lograr dichos objetivos?
¿Cuál es el alcance de nuestra función? (compañía, división, zona / región, departamentos, funciones, etc.)
¿Cómo podemos identificar los niveles de productividad y eficiencia de nuestros procesos?
¿Cuáles son los factores que nos pueden decir si estamos alcanzando los objetivos de los distintos procesos del área?
¿Cómo podemos medir nuestro desempeño como reclutadores y seleccionadores de personal?

Proceso de Reclutamiento:
Búsqueda de Personal
Preselección de Candidatos
Entrevistas
Evaluaciones
Presentación de Resultados

Proceso de Selección:
Análisis de Resultados de Reclutamiento
Selección de Candidatos
Toma de Decisión
Contratación de Personal

Factores que determinan el éxito de los procesos de Reclutamiento y Selección:
Calidad de Candidatos
Calidad de Empleados Nuevos
Tiempo de entrega de Empleados Nuevos
Costo del Proceso

¿De que depende la calidad de mis candidatos?
Identificación de necesidades específicas de personal
Descripciones de puesto
Perfiles de puesto
Participación de las áreas (cliente) en el análisis de puestos

Métricas Básicas: Calidad (Cualitativas)
Número de puestos en la organización VS. Número de descripciones y perfiles existentes
Promedio de tiempo de actualización de las descripciones y perfiles existentes
Meta 1: 100% de los puestos cuentan con descripción y perfil actualizado.
Meta 2: Establecer el proceso correcto para actualizar descripciones y perfiles en el tiempo determinado por el área pertinente y AT.

Métricas Básicas: Calidad (Cualitativas)
Índice de eficiencia del proceso de Reclutamiento por etapas:
Criterios de búsqueda de candidatos:
Información demográfica
Información de competencias
Fuentes de búsqueda de candidatos:
Fuentes tradicionales (prensa)
Fuentes electrónicas
Fuentes directas (instituciones educativas)
Otras fuentes (varían de acuerdo al giro, industria y ubicación)

Métrica que miden la calidad de candidatos:
Índice de percepción sobre la calidad de empleo en mi empresa (¿cómo me perciben como fuente de empleo):
Candidatos potenciales
Instituciones educativas (por especialidad de estudio)
Público en general por:
Nivel profesional
Nivel socio-económico y socio-cultural
Región (estado, ciudad, zona, etc.)
¿Qué obtengo con esta métrica?
Determinar si la empresa cuenta con una buena imagen en las distintas audiencias que representan mis candidatos potenciales.
Necesidades posibles de cambios en la cultura, manejo de personal, administración de conflictos, programas de desarrollos, entre otros.

¿Qué requiero para obtener esta métrica?
Disposición de la Dirección General
Información demográfica
Encuestas especializadas
Externas: en instituciones educativas, ferias de empleo, eventos públicos, etc.
Internas: con empleados dentro de períodos de entrenamiento, con las áreas cliente, empleados con mucha antigüedad, entre otros.

¿Qué hago con la información una vez que la obtengo?
Presentación de resultados de forma objetiva.
Presentación de datos estadísticos comprensibles y claros.
Buscar la participación de las áreas cliente en la interpretación de los resultados.
Elaborar planes de acción para atacar las necesidades identificadas en la etapa de interpretación.
Definir el formato y tiempos para realizar el seguimiento de avances y mejoras en los procesos impactados por el indicador.
Informar los avances o retrocesos experimentados a lo largo del tiempo a todas las áreas involucradas.

¿Qué otras métricas me pueden decir si los avances se están dando adecuadamente?
Rotación voluntaria de personal de nuevo ingreso (dentro del período de entrenamiento o prueba). Esta métrica se puede llevar, por ejemplo, por zona, distrito, unidad de negocio, área funcional, puesto, nivel jerárquico, edad, dirección corporativa, o inclusive, por reporte directo. Es importante que se determinen los alcances de cada métrica.
Ausentismo del personal de nuevo ingreso
Índice de abandonos de personal dentro de los primeros 30 días posteriores al ingreso (Índice de deserción)
Número de empleados de determinado nivel o especialización profesional que buscan ingresar a la organización

La siguiente tabla contiene algunas de las métricas de Atracción de Talento más comúnmente utilizadas por empresas de clase mundial o progresistas en la Administración de Capital Humano.

Pasar a la tabla de Métricas de Atracción de Talento en archivo de EXCEL.

Métricas Cuantitativas:
Una de las principales métricas cuantitativas de Atracción de Talento es el Costo de Contratación, cuyos beneficios son innumerables. El Costo de Contratación es una métrica que nos permite medir la eficiencia de nuestro proceso de R&S, y posteriormente se convierte en un factor indispensable para otras mediciones claves que, además de permitirnos medir el desempeño del área de RH, nos permite visualizar el impacto directo en los resultados del negocio.
Exploremos esta métrica un poco más a detalle.

AT: Costo de Contratación
Esta métrica ayuda a contestar las siguientes (posibles) preguntas:
¿Cuánto invertimos (anualmente, mensualmente) en atraer y contratar gente para nuestra organización?
¿Hacemos uso eficiente de los recursos disponibles para este proceso?
¿Es realmente costeable para el negocio seguir contratando el perfil que estamos obteniendo actualmente?
¿Estamos asegurando el Retorno de la Inversión realizada en el proceso de búsqueda y selección de personal?
¿Nuestros clientes estarían contentos al saber cuanto gastamos actualmente en nuestro proceso?
¿La relación costo-beneficio de la contratación de personal es positiva?

Definición: Cantidad de recursos económicos invertidos en el proceso de atracción, selección y contratación de personal en la empresa.
Alcance: Toda la organización
Propietario de la Métrica: Recursos Humanos
Responsable de las Variables: Recursos Humanos (???)

Estructura del Indicador:
Gastos Administrativos (Impacta las finanzas)
Eficiencia del Proceso (Impacta la Operación)
Productividad del Proceso(Impacta el Desempeño)

Fórmula Básica para el Cálculo:
ƩGastos Incurridos
CC = --------------------------------------
Número de Contrataciones

Variaciones e Impactos del Indicador
Variaciones:
Costo por empleado contratado
Costo de contrataciones por Unidad, Zona, etc.
Costo de Rotación Voluntaria e Involuntaria
Impactos:
Costo de Operación
Costo de Ventas (Servicios)
Gastos Administrativos
Costo de Capacitación
Retorno de Inversión en Capacitación

Costo de Contratación
Pasar a la tabla de Métricas de Atracción de Talento en archivo de EXCEL.

Factores:
Costo de horas hombre invertidas en Capacitación
Costos de Capacitación: Presupuestos Vs. Real
Costo de horas hombre invertidas por instructores internos

Índices:
Costo de Capacitación (Operación, Ventas, Utilidades)
Objetivos de Inducción
Empleados que Cumplieron la Inducción
Programas de Inducción por Área
Empleados Capacitados
Empleados con Programa de Desarrollo Individual
Cumplimiento de Programas de Desarrollo Individual
Factores:
Costo total de Capacitación
Costo de Inversión en Capacitación por Empleado TC (Prom.)
Costo de Inversión en Capacitación por Empleado Capacitado
Retorno de Inversión de la Capacitación

Índices:
Desempeño por Área (Prom. / Real)
Desempeño por Empleado (Prom. / Real)
Cumplimiento de Objetivos Funcionales
Factores:
Costo del Sistema de Administración del Desempeño
Retorno de Inversión de la Sistema de Administración del Desempeño

Compensaciones
Posición de la Empresa Vs. Mercado
Posición de Áreas Vs. Empresa Vs. Mercado
Eficacia de Administración de Sueldos y Beneficios
Empleados con Plan de Salud (Seguros)
Promedio Incrementos Salariales
Relación entre Incrementos y Ventas
Costo de Programas de Incentivos

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MÉTRICAS Y EL DASHBOARD

Indicadores Estratégicos de RH

Dashboard RH

by Fernando Serrato

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