Portfolio Serious Ambtenaar II
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Portfolio Serious Ambtenaar II

  • 3,523 views
Uploaded on

Het portfolio van Serious Ambtenaar is een verzameling verhalen, die 300 professionals, 30 opdrachtgevers, campagneteam, ondersteunende organisaties en onderzoekers meemaakten en willen......

Het portfolio van Serious Ambtenaar is een verzameling verhalen, die 300 professionals, 30 opdrachtgevers, campagneteam, ondersteunende organisaties en onderzoekers meemaakten en willen delen.

Het geeft inzicht in de uitkomsten van een experiment, om met al onze ervaringen te komen tot een beter gesprek over een nieuwe overheid. Een die plezier, verantwoordelijkheid en vertrouwen verbindt met meer openheid, slimmere kennisuitwisseling en betere samenwerking tussen publieke organisaties.

Dit experiment heeft een omvang die we niet gewend zijn bij de overheid. En dat terwijl we het allemaal deden in onze vrije tijd. De inzichten willen we zo eerlijk mogelijk delen: de uitkomsten van de opdrachten, maar ook onze ervaringen en suggesties voor verbetering. Bekijk dit portfolio als iets dat niet af is, en voel je uitgenodigd om mee te doen. Neem het serieus en laat het groeien!

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
3,523
On Slideshare
1,336
From Embeds
2,187
Number of Embeds
6

Actions

Shares
Downloads
5
Comments
0
Likes
0

Embeds 2,187

http://www.seriousambtenaar.nl 1,396
http://www.slimmernetwerk.nl 737
http://www.scoop.it 37
http://seriousambtenaar.nl 10
http://www.linkedin.com 6
https://www.google.nl 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Portfolio Serious Ambtenaar II 20 21 10 ve ve mb rs e ie r 2 1. 01 2 3 1 27 no 28 19
  • 2. COLOFON Redactie: Joëlle Smout Jonas Piet Thomas van Andel Projectbeschrijvingen: Joëlle Smout Concept & vorm: Jonas Piet Met bijdragen van: Florus van der Linden Hans Krul Arre Zuurmond Sabine Geresse Thomas van Andel Oplage: ca. 3.000, verspreid met Public Mission Sponsor voor deze editie: Vereniging van Gemeentesecretarissen Download of bestel dit portfolio: www.seriousambtenaar.nl/portfolio Volg Serious Ambtenaar: @Seriousambt www.facebook.com/Seriousambt www.youtube.com/seriousambtenaar www.seriousambtenaar.nl Meer informatie: seriousambtenaar@gmail.com Opgeven voor Serious Ambtenaar? www.seriousambtenaar.nl/meedoen Deze publicatie is beschikbaar onder Creative Commons licentie Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen Redigeren van teksten: Erik Piet Tineke Koelemeij Marit Smit Laura te Lintum Sanne Schwarte Sanne Giesen Verda Sogut Yasmine Kaouach Jason Jie Michiel Vrijhof Margerethe Neijssel Roxanne van Mieghem Judith Vermaas Wilma Willems Eric Stegehuis Cock van Vliet Silvia Mosterd Nienke de Wilde Henk Lamboo Yvonne Heinrchs Frank Kouwe Eveline Borgers Campagneteam 2012/2013: Cleo van Engelen Dilek Kucuksanturk Ruud Roepers Dirk-Jan van Dijk Florus van der Linden Thomas van Andel Arre Zuurmond Jonas Piet Campagneteam 2011/2012: Roxanne Schrama Christophe van der Maat Harro Leegstra Stijn van Rooij Promotiefilm: Public Cinema Peter Kasbergen Gijs Visser Mediapartner: SDU uitgevers
  • 3. VOORWOORD Voor u ligt het portfolio van Serious Ambtenaar II Voor je ligt het portfolio van Serious Ambtenaar 2012 Hier vind je niet zozeer een resultatenverslag vol met goede voorbeelden, of een handleiding voor het oplossen van problemen, noch een opgeblazen promotieverhaal ontdaan van harde randjes of notities met keurig geformuleerde adviezen. Het portfolio van Serious Ambtenaar is meer een doorlopend verhaal. Of eigenlijk een verzameling verhalen, door mensen zelf verteld en hier gebundeld. Verhalen die wij, 300 professionals, 30 opdrachtgevers, campagneteam, ondersteunende organisaties en onderzoekers meemaakten en willen delen. Ongepolijst en zo dicht mogelijk bij onze eigen beleving. Deze bundel geeft inzicht in de uitkomsten van een experiment. Een experiment van een omvang die we niet gewend zijn bij de overheid. En dat terwijl we het allemaal deden in onze vrije tijd. De inzichten uit dit experiment willen we zo eerlijk mogelijk delen met geïnteresseerden: de uitkomsten van de opdrachten die we uitvoerden, maar ook onze ervaringen en suggesties voor verbetering. Serious Ambtenaar heeft iets unieks. Veel programma’s, projecten, pilots en experimenten worden uitgevoerd met het doel om de overheid slimmer te laten werken. Maar niet vaak gebeurt het, dat zo’n project of program- ma zo breed gedragen wordt door bestuurders, leidinggevenden en professionals. Niet vaak is er zoveel ruimte voor deelnemers om zelf invulling te geven aan de verantwoordelijkheden die bij een dergelijk experiment komen kijken en te leren van fouten die we onherroepelijk maken. Als je dit portfolio bestudeert, dan laat het zich het beste lezen als een verzameling goede pogingen van mensen om op een andere manier naar hun werk te kijken. Geen rapport met een strik eromheen. Wel een poging om met al onze ervaringen te komen tot een beter gesprek over een nieuwe overheid. Een die plezier, verantwoordelijkheid en vertrouwen verbindt met meer openheid, slimmere kennisuitwisseling en betere samenwerking tussen publieke organisaties. Bekijk het portfolio als iets dat niet af is, en nooit bedoeld is als iets dat uiteindelijk voltooid moet worden. Voel je uitgenodigd om mee te doen, neem het serieus en laat het groeien. Want het portfolio is vooral bedoeld als een oproep om gezamenlijk steeds zorgvuldiger en slimmer te werken aan een eigentijdse overheid. Thomas van Andel, november 2013 PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 3
  • 4. LEESWIJZER Uit welke domeinen komen de opgaven? co-creatie partners 2 1 11 24 public value partners 3 6 20 21 22 28 beleid 4 8 13 dienstverlening 10 12 14 17 18 23 27 HRM 15 16 25 19 informatie management 26 financieel management juridisch management beheer handhaving 24 netwerk van overheids inspecties outsourcing relaties 5 4 7 9 algemene middelen
  • 5. Inhoudsopgave 1 Gemeente Almere Kunnen burgers met een bijstandsuitkering een rol spelen bij welzijn en zorg? 2 Gemeente Delft Virtuele variant voor fysiek netwerk (beleidsnetwerk ondernemers) 3 Gemeente Delft Innovaties rond dagbesteding: welke mogelijkheden zijn hier? 4 Gemeente Delft Marktanalyse rond mobiliteit 5 Gemeente Enschede Welke mogelijkheden voor innovatie in duurzaamheid van gemeente zelf? 6 Gemeente Hollands Kroon Innovatieve aanpak rond armoedebestrijding 7 Gemeente Lelystad Workshop ten behoeve van de ‘week van de nieuwsgierigheid’ 8 Gemeente De Ronde Venen Richting en sturing van ICT binnen de gemeente 9 Gemeente Rotterdam Zoek succesvolle voorbeelden van Open Data 10 Gemeente Utrecht Hoe stimuleer je een innovatief klimaat? 11 Gemeente Zaanstad Hoe kunnen we storytelling introduceren in beleidsproces 12 ICTU Hoe werken high performance teams? 13 KPN Gemnet Hoe kunnen ICT leveranciers duurzaam en social return waar maken? 14 Ministerie BZK Moderne CAO: hoe ziet die eruit? 15 Ministerie I&M Hoe doe je dat, standaarden toepassen? 16 NVVB Vorm geven aan standaardwerkprocessen 17 VNG Kennisdeling nieuwe stijl 18 VNG Werkbaar maken van de CAO van de toekomst 19 SED Nieuwe organisatie Samenwerkingsverband SED in Pleio 20 SVB Hoe kunnen centrale organisaties gemeenten helpen? 21 Telengy Cliëntparticipatie van de toekomst te organiseren in de zorgsector 22 VDP Happy City verhuisservice 23 Gemeente Texel Gedragslijnen voor personeel (integriteit) 24 Waterschap Noorderzijlvest Participatiestrategie voor beheerplan 25 I  -Coaches Operatie NUP Optimaliseren gebruik i-spiegel 26 Gemeente Amsterdam stadsdeel Noord Hoe versterk je de voedselbank? 27 Gemeente Lelystad Hoe ziet risicomanagement 2.0 eruit? 28 Gemeente Hoorn Stel een milieuactieprogramma voor de binnenhaven samen 29 VGS Ontwerp een alternatieve één aanstellingsgedachte PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 5
  • 6. LEESWIJZER Waar zaten de Serious Ambtenaren? 24 23 6 19 28 11 12 13 7 26 1 8 14 15 17 2 18 25 29 16 3 4 5 10 22 9 21 6 27 20
  • 7. LEESWIJZER Wat voor oplossingen werden bedacht? Leren & Experimenteren Testplatforms om standaarden te ontwikkelen, testen & verfijnen 15 Calculerend pionieren 27 Afkijken bij organisaties die meer expertise hebben 15 Online communities combineren & fysieke bijeenkomsten rond thema’s In de praktijk testen met medewerkers Co-productie 19, 21 Algemene kaders vanuit gedeelde principes 3, 13, 23, 24 Waardeketenbenadering met maatschappelijke vraag als vertrekpunt Verbinden met bedrijfsleven Participatie 12, 15, 17 9, 10, 26 6 Inwoners betrokken houden als initiatiefnemer 19, 24 Bestuurders als verbinder tussen inwoner en stakeholder 24 Faciliteren van dialoog met inwoners, divergent denken 2, 5, 10, 11, 24 Matchen van kennis, vraag & aanbod binnen een netwerk Burgers helpen elkaar (uitgaan van kracht niet beperkingen) Samenwerken binnen organisaties 2, 5, 12 1, 3, 21 Communicatiestrategie gericht op activeren van medewerkers 7, 12, 13, 27, 28 Opstellen informatiebeleidsplan 8 Betere inrichting van ICT Data Delen 8, 22 Door makelen meer data beschikbaar maken 20 Aanbieders overtuigen van openstellen data 9 8, 22 Betere aansluiting front-mid-back office Profiteren van elkaars data door ‘data over de schutting te gooien’ 12, 25 Samenbrengen van gegevens uit verschillende systemen Communicatie 25 Boegbeeld / breekijzers inzetten 5 Doelgroepen indelen op basis van hoe mensen mee willen doen 6 Communicatiemethoden: storytelling, infographics & social media Overzicht: wie, wat, waarover, wanneer? 11, 17 15 Urgentie vergroten om draagvlak en betrokkenheid te genereren Samenwerken tussen organisaties 15, 29 Klantenbestanden naast elkaar leggen 1, 25 Ontschotting & overeenstemming tussen verschillende organisaties 3, 13 Samenvoegen van taken om het voor burgers overzichtelijker te maken Vanuit expertise ontwikkelde diensten aanbieden en begeleiding geven Arbeidsmobiliteit 20 20, 16 Uitbesteden van diensten om mobliteit te organiseren 4 Flexibel toepassen van generieke voorwaarden 14 Ondernemerschap stimuleren bij (publieke) professionals 14 Mobiliteit door algemeen werkcontract voor de overheid 18 PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 7
  • 8. SERIOUS AMBTENAAR: ACHTERGROND Van start! Bijna 400 enthousiaste ambtenaren die zich vrijwillig inzetten, dertig uitdagende opdrachten van verschillende opdrachtgevers, nieuwe netwerken van innovatief samenwerken en ruim €140.000 voor het goede doel; een mooi resultaat van SA 2012. Maar hoe is dat zo gekomen? Godfathers Serious Ambtenaar is ontstaan bij de finale van Futur’s Jonge Ambtenaar van het Jaar verkiezing 2011. De eindkandidaten, Cristhophe van der Maat, Harro Leegstra, Roxanne Schrama en Stijn van Rooij, ontwikkelden het concept. Ze haalden daarmee €50.000,- op voor Serious Request 2011. Het idee was simpel, maar doeltreffend; ambtenaren vragen zich twee dagen vrijwillig in te zetten voor het goede doel, waarvoor een opdrachtgever €5.000,overmaakt aan Serious Request. Bigger, better, faster Zonder concrete agenda nodigde Thomas van Andel op een donderdagavond begin december 2012 een gemêleerd team uit in Den Haag. Dilek Kucuksanturk, Cleo van Engelen, Ruud Roepers, Dirk-Jan van Dijk, Arre Zuurmond, Jonas Piet, Florus van der Linden en hijzelf vonden elkaar die avond in een inspirerende uitdaging; Serious Serious Ambtenaar @seriousambt 9 Dec De eerste 10.000,- is binnen. #delft en #hollandskroon. Hoeveel organisaties volgen? #seriousambt voor #seriousrequest Serious Ambtenaar @seriousambt 10 Dec De teller staat op €15.000 van #seriousambt voor #SR12! Ook de vereniging van gemeentesecretarissen sluit aan! Welke organisatie volgt? Ynnovate @ynnovate 10 Dec Wij vinden het echt heel leuk dat #seriousambt een vervolg krijgt! Steun dit initiatief. re.Public@rePublicNieuws 11 Dec Tweede editie Serious Ambtenaar op stoom! #biggerbetterfaster #seriousambt #sr12 @Glazenhuis3fm 8 Ambtenaar 2012 bigger, better, faster neerzetten. Het doel werd om maarliefst €75.000,- op te halen en zoveel mogelijk enthousiaste ambtenaren met opdrachten aan elkaar te verbinden. Hier moest flink wat lobby werk verricht gaan worden, een grootse (social media) communicatie campagne opgezet worden, een administratie in elkaar gezet worden en bijeenkomsten georganiseerd worden. En dat binnen enkele weken, zonder budget en buiten ieders reguliere werk om... aanmeldingen van vrijwillige ambtenaren kwamen binnen. Omdat het team uit verschillende hoeken van Nederland kwam spraken ze elkaar via Skype, google.docs en Twitter. Omdat niemand specifiek de eindverantwoordelijkheid had gekregen, had iedereen een enorm verantwoordelijkheidsgevoel en was de inzet die weken immens. Door een gedeelde passie en veel plezier, was er vertrouwen in elkaar - en dat het resultaat gehaald zou gaan worden. Nieuw teamwork Die avond werd gekeken naar wie welke kwaliteiten had om in te zetten. Die werden gematcht aan de taken die verdeeld moesten worden. Van daaruit gingen de radertjes draaien. Telefoontjes naar potentiële opdrachtgevers; de website seriousambtenaar.nl; tweets versturen, etc. De eerste opdrachtgevers werden gevonden en enthousiaste De kritische succesfactoren: •  Een gezamenlijk doel en passie •  nzetten op basis van talenten & I kwaliteiten •  erantwoordelijkheid laten neV men, niet geven •  lim samenwerken: via Skype en S een doorlopende actielijst op een gedeeld “live” google document •  esultaat vieren & plezier houden R •  oen! De eerste stap nemen D brengt het doel vanzelf dichterbij Jessica Peters @Jessieph 11 Dec @seriousambt ik heb me net weer opgegeven! Het blijft gewoon een topproject. Serious Ambtenaar @seriousambt 20 Dec Ongekend. #Seriousambt gaat ver over 100.000! Dank aan tot nu toe bijna 300 #ambtenaren die zich vrijwillig gaan inzetten @SeriousRequest arre zuurmond @Azuurmond 12 Dec Is #seriousambt nou donatie voor goed doel, opdracht of HRM-interventie? Alle drie goed, dus als je wilt, kan je het framen zodat het past.. 3FM Serious Request @SeriousRequest 20 Dec @seriousambt Wat ont-zet-tend goed zeg! Wat een bedrag, dank! Ed Anker @edanker 17 Dec Dit is een gave Serious request actie zeg!~Serious Ambtenaar http://www.seriousambtenaar.nl/ Intermediair @Intermediair 8 Jan Serious Ambtenaar II groot succes: 28 opdrachten, 361 ambtenaren, 141.087,02 euro: #seriousrequest VNG SlimSamenwerken @SlimSamenwerken 18 Dec Slim Samenwerken doet mee aan #seriousambt. Donatie voor #SR12 en in 2013 10 “serieuze” ambtenaren aan de slag voor slimme samenwerking! sandra sluijter @sandrasluij32 24 Dec Yes, er is net een cheque van ruim 135.000 euro aangeboden door @seriousambt aan het Glazen Huis! Geweldige actie! #SR2012
  • 9. SERIOUS AMBTENAAR: OVERZICHT Serious Ambtenaar cijfers 412 29 17 aantal Serious Ambtenaren bezoeken aan de website 5556 aantal adviesopdrachten emails (ontvangen & beantwoord) 1522 Bij welke organisaties werken Serious Ambtenaren? weken van begin tot eind aantal gewerkte uren 6592 Hoe verliep de samenwerking binnen je team? zeer vervelend 1 2 3 4 5 zeer fijn 5 zeer prettig Hoe heb je de manier van werken ervaren? zeer moeizaam 1 2 3 4 Wie waren opdrachtgever? PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 9
  • 10. OPDRACHT 1 GEMEENTE ALMERE DIENSTVERLENING Kunnen burgers met een bijstandsuitkering een rol spelen bij welzijn en zorg? Opdrachtgever: Maarten van ‘t Eind gemeente Almere Marinka Wildeman Daniël van Geest Marjoleine Alberse Nelly van Schooten Karin Vogelpoel Irma Rijpkema Wout Mes Henk Ferkranus Janneke van Eerde Maartje Kreb Geert-Jan Buisman Wat werd er verwacht? De Serious Ambtenaren werd gevraagd om te onderzoeken aan welke voorwaarden de ondersteuning door burgers met een bijstandsuitkering -op het gebied van welzijn en zorg- moet voldoen. De ervaringen die op dit terrein in Almere al waren opgedaan vormden hiervoor het uitgangspunt. op korte termijn uitkeringsonafhankelijk wordt. Desalniettemin heeft deze groep vaak wel de potentie om talenten en capaciteiten in te zetten in de maatschappij, mits er goede begeleiding is en/of een beperking in uren. burgers helpen elkaar (uitgaan van kracht niet beperkingen) klantenbestanden naast elkaar leggen Wat was de aanleiding? In het huidige sociale domein zien wij, gedwongen door bezuinigingen, een overheid die steeds kritischer kijkt naar welke ondersteuning zij, op het gebied van welzijn en zorg, nog kan bieden. Van burgers wordt steeds meer verwacht dat zij daar zelf een bijdrage aan leveren. Onderlinge steun van burgers komt steeds meer centraal te staan. Pas wanneer ondersteuning binnen het eigen sociale netwerk niet georganiseerd kan worden of wanneer de ondersteuning te complex is, komen er zorg- en welzijnsprofessionals in beeld. In dit kader wordt er ook steeds meer gekeken naar de mogelijkheden om burgers die afhankelijk zijn van een bijstandsuitkering in te zetten voor ondersteuningstaken op het gebied van welzijn en zorg. In Almere wordt dit binnen het project ‘WWB meets WMO’ gedaan. Deze ontwikkeling roept de vraag op aan welke voorwaarden deze ondersteuning moet voldoen. Het gaat immers om een kwetsbare groep mensen die ondersteuning biedt aan een andere kwetsbare groep mensen. 10 Het probleem De Serious Ambtenaren constateerden binnen de gemeente Almere twee problemen. Het eerste probleem betreft de doelgroep van de WMO. De schatting is dat 95% van de oudere inwoners van Almere eenzaam zijn; een schokkend hoog percentage. Naast deze ouderen, zijn er ook anderen met een hulpvraag binnen de doelgroep van de WMO. Met het oog op de verminderende budgetten in de sector, kan de reguliere zorg niet in al deze hulpvragen voorzien. Het tweede probleem is het grote aantal langdurig uitkeringsgerechtigden met een lange afstand tot de arbeidsmarkt. Het is niet waarschijnlijk dat deze groep Voorwaarden van de vragers (de WMO-ers) De vragers zijn mensen (de WMOers) die zelf niet meer de regie kunnen voeren op het huishouden. De huishoudelijke ondersteuning gaat op voor zowel de vragers die hier een kortdurend beroep op willen doen, als voor de vragers die langer behoefte hebben aan ondersteuning. Voor de vragers geldt dat continuïteit belangrijk is. Men heeft behoefte aan een vast gezicht. Voorwaarden aan WWB-ers De Serious Ambtenaren verwachtten dat de onderkant van de WWB-groep niet inzetbaar is voor het bieden van huishoudelijke hulp. Er wordt ingezet op de ‘hogere’ groep. In Almere bleek dat veel van deze WWB-ers al vrijwilligerswerk deden. Het is dus belangrijk goed zicht te hebben op
  • 11. Ik  heb  hulp  nodig   om  ac2ef  te  kunnen  blijven Wilma  Mobach,  67  jaar Ik  heb  geen  werk   maar  wil  weer   wat  doen Koos  Travaille,  43  jaar Resultaten PDF Eindpresentatie  Video ‘aan de slag’ www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 01 het WWB bestand en de potentiële inzetbaarheid van mensen. Mensen die kortdurend werkloos zijn kunnen bijvoorbeeld ondersteuning bieden aan mensen die kortdurend een beroep moeten doen op huishoudelijke ondersteuning. Randvoorwaarden voor de organisatie De gemeente moet slim gebruik maken van het klantenbestand van zowel de WWB als de WMO. Het ‘keukentafelgesprek’ dient als uitgangspunt. In dit gesprek wordt het hulpplan opgesteld voor de vrager. Het is noodzakelijk om goed af te stemmen met andere ketenpartners. Er is behoefte aan een vraagen klachtenregeling voor zowel de vrager als de aanbieder. Om de kwaliteit te kunnen waarborgen is monitoring van het programma essentieel. Ideeën Denk niet alleen aan één- op- één voorzieningen zoals in de pilot WWB meets WMO, maar ook aan bundeling. Maak de pool WWB -ers - ook tegen betaling – toegankelijk voor (werkende) mensen die op zoek zijn naar betrouwbare inzet en geen zwartwerkers willen. Denk ook aan minder snel werkende krachten die hierdoor goedkoper zijn. En gebruik de kennis van recent gepensioneerde mensen in deze nieuwe opzet, zodat zij hun kennis en kunde doorgeven aan de nieuwelingen. Best practices 1) Geluksroutes: laat zien wat vrijwilligers in  korte tijd kunnen doen om eenzaamheid te verminderen, wetenschappelijk bewezen. http://www.arcon.nl/projecten/ evaluatieonderzoek-geluksroute.html 2) Probaan: laat zien hoe 5 uiteenlopende  organisaties met succes hun beste mensen inzetten als jobcoach voor mensen met een (heel) grote afstand tot de arbeidsmarkt volgens 1 methodiek, gericht op wat wel kan. http://probaan.info/ Proces De Serious Ambtenaren kregen op de eerste dag hun opdrachtomschrijving uitgelegd. En het project WWB meets WMO werd toegelicht. Uiteindelijk werden de taken verdeeld voor de volgende bijeenkomst. De tweede dag presenteerden de Serious Ambtenaren hun bevindingen in een powerpoint presentatie. Ze werkten twee best-practices uit die uiteindelijk de basis vormden voor hun adviespunten. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 11
  • 12. OPDRACHT 2 GEMEENTE DELFT BELEID Ontwerp een virtuele variant van het fysieke netwerk van gemeente Delft Faciliteren van dialoog met inwoners, divergent denken Opdrachtgever: Alaa Abdulfatah, gemeente Delft Matchen van kennis, vraag & aanbod binnen een netwerk Resultaten Presentatie over ideeënmuur en  ambassadeurs binnenstad Delft Overzicht van de twee dagen op Storify  www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 02 Wat was de aanleiding? In Delft bestaat er sinds anderhalf jaar een netwerk van ondernemers, bewoners, ambtenaren en politici. Binnen dit netwerk worden initiatieven gezamenlijk opgepakt. Gemeente Delft wil binnen dit netwerk graag een regie-rol innemen. Een aantal betrokkenen wil naast dit fysieke netwerk, ook een virtuele variant maken. Wat werd er verwacht? Aan de Serious Ambtenaren werd gevraagd om na te denken over hoe zo’n virtueel netwerk eruit moet komen te zien. Hoe kan dit netwerk, ook al is het niet van de gemeente, een verlengstuk zijn van de huidige netwerkvisie? Er moet worden gezocht naar een manier waarop een blijvende verbinding tussen gemeenten en partners kan worden gemaakt. De vraag: ‘Hoe kan Delft zich als gemeente (stad, ondernemer, bewoner) op alle punten 100% vindbaar en verbindbaar maken en 12 alle partijen met elkaar in gesprek brengen zodat Delft de beste binnenstad/winkelstad is in 2020?’ Ideeën voor het versterken van de binnenstad De Serious Ambtenaren kwamen met twee ideeën voor een virtueel netwerk: het maken van een digitale ideeënmuur en een ambassadeursnetwerk. Via de digitale ideeënmuur kunnen bewoners tips ‘posten’ die de gemeente moeten inspireren bij het verbeteren van de binnenstad. De gemeente is in dit proces financierder, uitvoerder en beheerder. Het ambassadeursnetwerk is een groep van enthousiaste en betrokken mensen uit bestaande netwerken. Zij kunnen aanbod (van mensen) koppelen aan een vraag vanuit verschillende partijen zoals de bewoners of ondernemers. De verschillende partijen worden zo verbonden. Ook kunnen hier best-practices uitgewisseld worden. Omdat het netwerk een gezamen- Nienke de Wilde Anneke van Kempen Lidwien Venselaar Anne-Karien van den Heuvel Leontien van Melle Peter Bergman Carien Aalbers Suzanne Lenselink René Bruijns Lucas Bourdrez Fleur Gräper lijk doel nastreeft, namelijk het verbeteren van de Delftse binnenstad, zal er een hoge mate van betrokkenheid zijn van de verschillende partijen. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 6 maart en 10 april samen. De eerste dag werd gestart met een voorstelrondje. Via Storify maakten ze een tijdlijn met tweets, foto’s en vorderingen. Er werd aandacht besteed aan het uitdenken van de onderzoeksvraag door in gesprek te gaan met de opdrachtgever. Door verder te discussiëren met de initiatiefnemer van het digitale portaal zijn de Serious Ambtenaren uiteindelijk tot hun onderzoeksvraag gekomen. De ideeënconcepten werden vervolgens uitgewerkt. tweede dag werd besteed De aan de verdere uitwerking en de voorbereiding van de presentatie. De eindrestultaten zijn gepresenteerd in een Prezi-presentatie.
  • 13. Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (10 Apr) Presentatie ideeënmuur ging goed! Nu ambassadeursnetwerk door Anneke ! #ddelft Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (10 Apr) #ddelft discussie wordt interessant. Wat nu wordt besteedt aan digitale communicatie vraagt veel tijd en inspanning. Vraagt veel committent. Leontine van Melle @Leon10vM (10 Apr) Versterk het netwerk van de binnenstad Delft door een (digitale) ideeenmuur en ambassadeurs #ddelft pic.twitter.com/qZ7HBygHH7 Leontine van Melle @Leon10vM (10 Apr) We zijn er klaar voor! Bijna alle gasten voor de presentatie zijn binnen #ddelft pic.twitter. com/3QTFcS28V9 Lidwien Venselaar @Leon10vM (10 Apr) Onze gasten zijn gearriveerd.. #ddelft #seriousambt pic.twitter.com/anxb6u44Kr Lidwien Venselaar @Leon10vM (10 Apr) Het programma van de dag.. #ddelft pic.twitter. com/59RAkrDmuf Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (10 Apr) #ddelft rol burgemeester? Benoemt ambassadeurs en start ideeënmuur. Ambassadeurs gebruiken muur om achterban te verwijzen naar ideeënmuur. Carien Aalbers @cgaalbers (10 Apr) Tijd voor n tweede dagje #seriousambt #ddelft: op naar de presentatie voor de stakeholders! Lidwien Venselaar @Leon10vM (10 Apr) Dit appje gaan wij gebruiken om de reacties op straat vast te leggen.. #ddelft itunes.apple.com/us/ app/sticky-… pic.twitter.com/QIs6Fu7HUjv Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (6 Mar) Op 10 april verdere uitwerking en presentatie, misschien zelfs met wethouder. #ddelft Lidwien Venselaar @Leon10vM (10 Apr) Door ziekte en drukke werkzaamheden is onze #seriousambt redelijk geslonken.. Jammer.. #ddelft Lucas Bourdrez @lbfbourdrez (6 Mar) Opdrachtgever: “ik wil dit heel graag verder uitgewerkt zien!” Dus dat wordt de taak voor dag twee van Serious Ambtenaar in Delft. #ddelft Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (6 Mar) Nu op basis van pitches verdergaan. Ambassadeurs en ideeënmuur mooie mix. Hoe-vraag is voor ons ter verdere uitwerking #ddelft Lidwien Venselaar @Leon10vM (10 Apr) We gaan weer van start.. #ddelft pic.twitter.com/ DoEuFHzJTQ Lucas Bourdrez @lbfbourdrez (6Mar) Nu in gesprek met gemeente Delft en initiatiefnemer Yvo van het Digitaal Portaal #seriousambt #ddelft Yvo Sonneveld @YvoSonneveld (6 Mar) Digitaal Portaal: vinden en verbinden - Delft.nl inwoners.delft.nl/Inwoners/... Lucas Bourdrez @lbfbourdrez (6Mar) Er is in Delft al een netwerk binnenstad met bijeenkomsten, maar nog niet digitaal . #seriousambt #ddelft Anne-karien vdHeuvel @akbest67 (6 Mar) Nu komen de elevator pitches met ideeën. 1. Netwerk van ambassadeurs 2. Ideeënmuur 3. De delftsche markt #ddelft Lidwien Venselaar @Leon10vM (6Mar) En dan gaan wij nu de ideeënconcepten uitwerken.. #seriousambt #ddelft pic.twitter.com/ ZgNRw9DuRe Lidwien Venselaar @Leon10vM (6 Mar) Gemêleerd gezelschap.. #seriousambt #ddelft pic. twitter.com/6rSDZxQVQ7 Lucas Bourdrez @lbfbourdrez (6Mar) De vraag van initiatiefnemer Yvo Sonneveld wordt steeds duidelijker. yfrog.com/khz0qetj #seriousambt #ddelft Lidwien Venselaar @Leon10vM (6Mar) Mocht iemand zich nog afvragen wat wij hier twee dagen gaan doen.. #a20 #seriousambt #ddelft http://www.seriousambtenaar.nl/opdracht2-gemeente-delft-1e/ Lidwien Venselaar @Leon10vM (6 Mar) Wij vragen de opdrachtgever het hemd van het lijf.. #seriousambt #ddelft pic.twitter.com/12dtw7nCpZ Lidwien Venselaar @Leon10vM (6Mar) Voorstel rondje met serious ambtenaren voor opdracht gemeente delft. 1e indruk: 10 ambitieuze professionals vol ideeen #seriousambt #DDELFT PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 13
  • 14. OPDRACHT 3 GEMEENTE DELFT DIENSTVERLENING Innovaties rond dagbesteding: welke mogelijkheden zijn hier? Ontschotting & overeenstemming tussen verschillende organisaties Opdrachtgevers: José van Dijk & Edith van den Berg, gemeente Delft www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 03 Marja Esveld Hillary Rozenblad Elly van Kooten Domingo Peeters Marion Koppert Laura van Tamelen Monique van Wissen Sjoukje Kuperus Bianca Lubbers Marielle van den Ackerveken Marianne Aalbersberg Nathalie Beenen Rianne Klinkert De casus Delft In het jaar 2015 zullen er in Delft veel vitale ouderen zijn. Deze mensen willen zelf de regie houden over hun leven. Ook zijn er per 2015 veel werkzoekenden. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is belangrijk en er ontstaat een actief maatschappelijk middenveld met nieuwe partners die allemaal een ‘paradigmashift’ willen realiseren. Men is hiervoor op zoek naar professionele ruimte. Om te zorgen dat de gemeente de regie in handen houdt, met betrekking tot het inrichten van dagbesteding, moet ze zorgen dat ze weet waar ze naar toe wil. De Serious Ambtenaren raadden de gemeente aan om een statement te formuleren waaruit blijkt waar ze naar streeft. Bijvoorbeeld: “Delft is een stad waar mensen zo gewoon en lang mogelijk zelfstandig wonen, participeren in, en bijdragen aan de samenleving; De nieuwste technieken helpen hen daarbij.” Advies Om te komen tot een advies is gekeken naar hoe anderen dit doen: •  oe was dit vroeger geregeld? De H projectgroep Serious Ambtenaar adviseert om terug te gaan naar wederkerigheid. Uitkeringsgerechtigden, ook WW’ers, worden in ruil voor ondersteuning twee dagen ingezet als vrijwilliger. •  oe zouden bedrijven als Apple en H Google dit vraagstuk benaderen? De Serious ambtenaren adviseren om locaties voor dagbesteding ook aantrekkelijk te maken voor jongeren. Zowel jongeren als ouderen kunnen hier wat aan hebben. •  oe kan co-creatie bijdragen aan H een nieuwe invulling van dagbesteding? De Serious Ambtenaren adviseren om dagbesteding aan te laten sluiten bij bestaande thuisbestedingsvormen zoals sport, hobby en tuinieren. De dagbesteding kan georganiseerd worden op de volkstuin of in de sportschool. Burgers helpen elkaar (uitgaan van kracht niet beperkingen) Resultaten PPT Wat was de aanleiding? De gemeente Delft ziet een uitdaging rond het vraagstuk van dagbesteding. Kun je dit dichter bij de burger leggen die het nodig heeft, vraaggericht en als maatwerkvoorziening aanbieden (maar dan wel collectief)? Vanuit deze vragen werd er een opdracht uitgezet voor een team Serious Ambtenaren. Wat werd er verwacht? Aan de Serious Ambtenaren was de schone taak gelegen om aan de gang te gaan met ontschotting. Door ontschotting kan samenwerking tussen organisaties ontstaan. Dagbesteding moest terug naar de tekentafel. Om te kijken hoe er een nieuwe invulling kon worden gegeven aan dagbesteding werd er gezocht naar best practices. De vraag die hierbij leidend was is: “hoe kun je dagbesteding effectief en efficiënt inrichten terwijl je ook nog kunt zien of het een maatschappelijk rendement heeft of niet?” 14 Presentatie over dagbesteding 
  • 15. Geef één tip ter verbetering van de organisatie van Serious Ambtenaar... Alles bij elkaar kost het veel meer tijd dan 2 dagen en niet alle deelnemers hadden dit project op hun lijst staan. Informeer mensen hier vooraf over en geef mensen een keus voordat er gestart wordt om aan te geven of ze wel of niet mee willen doen. Een goede samenwerking met de opdrachtgever is essentieel, die weet toch het meest. Goed uitvragen waar hij of zij het meest mee geholpen is, is belangrijk. Anders blijft het resultaat toch erg hangen in ‘goeie ideetjes’. Dat gevoel het ik toch wel: de betreffende beleidsmedewerker zit met de stress, en de serious ambtenaren komen met hele leuke plannen maar zijn er niet om eea ook uit te werken. Een vervolgopdracht mogelijk maken, (helpen met uitvoeren) zou ook nog een optie kunnen zijn. Marja Esveld Mariëlle @Mackerveken 18 Apr De taken voor deze dag zijn verdeeld @ seriousambt De presentatie om 4 uur wordt hier ontworpen #iddelft. pic.twitter.com/VvkkLTpAxA Mariëlle @Mackerveken 18 Apr We sluiten af met het idee om als @seriousambt groep betrokken te blijven bij de transitieopdracht voor Delft. Hoe? #zogewoonmogelijk Mariëlle @Mackerveken 18 Apr Nog een uurtje om al onze ideeën in een overdraagbare vorm te gieten. Loopt de stress op bij @seriousambt ? #iddelft pic.twitter.com/Lbilpf7Rml D Innovaties rond De Serious Ambtenaren Hillary Rozenblad, Elly van Kooten, Domingo Peeters, Marja Esveld, Marielle van Marion Koppert, Laura van Tamelen, Monique van Wissen, Sjoukje Kuperus, Bianc Marianne Aalbersberg en Nathalie Beenen. Wat is de aanleiding voor de opdracht? De gemeente Delft ziet een uitdaging rond het vraagstuk van dagbesteding. Kun je dit dichter bij de burger leggen die hem nodig heeft, vraaggericht, als maatwerkvoorziening (maar dan wel collectief) kunnen aanbieden? Vanuit deze vragen werd er een opdracht uitgezet voor een team Serious Ambtenaren.18 Apr Mariëlle @Mackerveken Seriousambtenaren participeren in een sessie reminiscentie. @seriousambt #iddelft pic.twitter. Serious Ambtenaren? com/cTWxzYjuaF Wat werd er verwacht van de Aan de Serious Ambtenaren was de schone taak gelegen om aan de gang te gaan met ontschotting. Door ontschotting kan samenwerking tussen ruimte geven ontstaan. Dagbesteding vraagt niet alEen dergelijk proces De gemeente kan organisaties •  oe kunnen ouderen elkaar H moest terug naar dezoals wijkaanbe- te kijkenom een rationele nieuwe invulling kon leen naar hoe er een aanpak, maar aan initiatieven tekentafel. Om helpen? De Serious Ambtenaren ook om het erkennen van emoties. stedingen (Rotterdam, gezocht naar best practices. De vraag die hierbij leidend verwijzen de gemeente naar een aan dagbesteding werd er Enschede) gemeente moet zich realiDe en aan mensen die gezamenlijk project in Stadsdorp Zuid te Amseren dat de burger niet alleen kan hun eigen zorgcollectief vormen. sterdam dat als best practice kan dagbesteding effectief en efficiënt inrichten terwijl je ook nog kunt zijn of het een vragen maar ook kan bijdragen. Ook kan bekeken worden in welke worden gebruikt. Ook zou er een rendement heeft of niet?’ mate hulpbehoevende burgers iets Appelleer hieraan! Tot slot zou de ontmoetingssite opgericht moeten De casus Delft gemeente haar aanbestedingen voor elkaar kunnen betekenen. worden waarop ouderen elkaar kunnen innoveren waardoor nieuwe kunnen ontmoeten en kinderen In het jaar 2015 zullen er in Delft veel vitale ouderen zijn. Deze mensen willen zelf Aanbevelingen een verzorger voor hun ouders over hun leven. Ook zijn er per 2015 veelaanbieders ook een kans krijgen. werkzoekenden. Maatschappelijk verantw Daarom is er behoefte aan een pokunnen vinden. is belangrijk en er ontstaat een actief maatschappelijk middenveld met nieuwe part Proces litiek sleutelfiguur die optreedt als •  at doet de casemanager? Een W kartrekker en aanspreekpunt, onder- De projectgroep kwam bijeen op 14 eventuele casemanager kan inven- een paradigmashift willen realiseren. Men is hiervoor opzoek naar professionele ru maart en 18 april. Pleio het inrichten van da steund door ambassadeurs die het tariseren wat de cliënt wil, wat de dat de gemeente de regie in handen houdt, met betrekking tot werd niet gebruikt. Men communiceerde via proces een gezicht geven. Innovatie omgeving kan, wat er in de buurt ze zorgen dat ze weet waar ze naar toe wil. De Serious Ambtenaren raden de gemee de e-mail. Er waren student afkijkers vraagt om creatievere vormen van toegankelijk is en welke onderaanwezig. Na de eerste dag kreeg steuning nodig is. De casemanager statement te formuleren waaruit blijkt waar ze naar streeft. Bijvoorbeeld: “ Delft is overleg, waardoor er meer ruimte men de wonen, participeren in, en mag zelf ‘indicatie stellen’. Hier- mensen zo voor input ‘out of mogelijk zelfstandig opdracht om te zoeken naar bijdrage ontstaat gewoon en lang the box’ best hen daarbij”. voor kan de ‘eigen krachtwijzer’ en vernieuwing. samenleving; de nieuwste technieken helpen practices van bewonersinitiatieuit Almere gebruikt worden. Om burgers uit alle lagen van de ven in de eigen omgeving. •  oe betalen we het? Mensen ! H bevolking de mogelijkheid te bieden moeten inzicht hebben in wat hun elkaar op een laagdrempelige ondersteuning kost. Bedrijven zoumanier te ontmoeten, moet er een den activiteiten kunnen adopteren. sociaal platform worden gecreëerd. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 15
  • 16. OPDRACHT 4 GEMEENTE DELFT HRM Marktanalyse rondom arbeidsmobiliteit Uitbesteden van diensten om mobiliteit te organiseren Resultaten PDF V  erslag Mobiliteit Momentum www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 04 16 Miranda Koster Lisanne Albers Ivo Blommaart Mirjam Hubert Elke Jacobs Freek Soetenga Frank van Meurs Ipe van der Deen Opdrachtgever: Suzan Bos, gemeente Delft
  • 17. Als je bestuurders en managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, wat zou dit zijn? Veel innovaties zijn niet iets radicaals vernieuwends, maar iets relatief gewoons met open vizier te bekijken en daar consequenties uit durven trekken. Door mobiliteit uit te durven besteden op zich, ben je niet innovatief. In de praktijk constateren marktaanbieders dat het terugdringen van het ambtenarenapparaat niet lukt vanwege hele basale dingen in de aansturing van medewerkers. Afdelingshoofden die er baat bij hebben om mensen voor hun afdeling te behouden (kwantitatief en kwalitatief) en de kwaliteit van de gesprekkencyclus, Hoe pak je DAT aan? Mirjam Hubert Wat was de aanleiding? De gemeente Delft groeit toe naar een regieorganisatie. Dit impliceert dat uitvoerende taken zoveel mogelijk aan derden zullen worden overgelaten. In dat kader, en vanwege de noodzakelijke bezuinigingen, is het interne mobiliteitsteam per 1 februari jl. opgeheven. Delft beraadt zich momenteel op een nieuwe manier van het organiseren van arbeidsmobiliteit, waarin het volledige mobiliteitsvraagstuk gestructureerd is vormgegeven. Dit doet ze bij voorkeur door het uitbesteden van deze diensten. Er zijn op dit gebied partijen die een volledig concept kunnen bieden met betrekking tot interne en externe mobiliteit. Wat werd er verwacht? De Gemeente Delft vroeg aan de Serious Ambtenaren om een marktanalyse. Hierin dienen vragen zoals “wat houdt het concept in, wat is de werkwijze, wat kost het, wat zijn de voorwaarden?” te worden gesteld. Het mocht ook een game-changing manier zijn. De grote bekende marktpartijen konden vergeleken worden, maar ook frisse en fruitige aanpak van kleine partijen konden hierin worden meegenomen. Deze marktanalyse moest de gemeente Delft helpen om hun eigen wensen scherp te krijgen en om het besluit of ze het organiseren van mobiliteit al dan niet gaan uitbesteden te onderzoeken. Doel Het team Serious Ambtenaren vroeg zich af wat de zogenaamde ‘stip op de horizon’ is voor de gemeente Delft met betrekking tot het mobiliteitsvraagstuk. Afslanken naar een kleine organisatie in het kader van het worden van een regiegemeente zou niet een doel op zich moeten zijn. Allereerst moet Delft kijken naar het bedrijfsconcept Regiegemeente. Dit geeft inzicht in de taken van een regiegemeente. Hier vloeit het strategisch personeelsbeleid uit voort. Uiteindelijk kan met het mobiliteitsbeleid de in-, door- en uitstroom van medewerkers worden vormgegeven. Randvoorwaarden Om mobiliteit tot een succes te maken is het belangrijk dat een aantal punten goed geregeld zijn in de organisatie, voordat Delft over gaat tot uitvoering. Er is behoefte aan een gemeenschappelijk vertrekpunt. Er moet duidelijkheid bestaan over het doel en de te halen targets. Succesvol mobiliteitsbeleid wordt gedragen door het management én door de medewerkers. Ook de stakeholders moeten akkoord zijn. Een goede tussentijdse evaluatie is van groot belang. Het waarborgen van kennis moet gegarandeerd zijn. Vanuit de organisatie moet blijken dat gemeentelijk belang voor afdelingsbelang gaat. Dit brengt een eventuele cultuuromslag met zich mee. Belangrijk is de zogenaamde ‘doorzettingsmacht’. Vanuit alle lagen van de organisatie moet men in staat zijn om zaken in gang te zetten, alsware het een vliegwiel. Aanbesteding De overweging van de gemeente om over te gaan op aanbesteding aan marktpartijen vraagt om een aantal keuzes. Moet men mobiliteit volledig uitbesteden, of juist organiseren in samenwerking met P&O om kennisverlies te voorkomen? Moet de in-, door- en uitstroom van interne en externe mobiliteit in één pakket op de markt gezet worden? Moet de uitvoering van en de processen rondom mobiliteit gesplitst worden om te profiteren van de beste diensten en kwaliteiten van marktpartijen? Tot slot stellen de Serious Ambtenaren dat de gemeente zich moet afvragen of ze gedwongen en vrijwillige mobiliteit moet splitsen in verband met tegenstrijdige uitgangspunten en belangen. Proces Na de inleiding van Suzan Bos over de achtergrond van deze case startten we met het zelfstandig verkennen van het thema mobiliteit. Op basis van onze eigen ervaringen, wensen en achtergrond hebben we gezamenlijk een lijst met kenmerken opgesteld die onder mobiliteit kunnen vallen. Om in slechts twee dagen een marktanalyse uit te voeren en advies op te stellen over mobiliteit besloten we om het thema slechts op hoofdlijnen te behandelen. Een deel van de groep maakte een overzicht van marktpartijen en stelde een selectie voor op basis van omvang en aanbod van diensten van de diverse aanbieders. De andere hebben met de eerder benoemde kenmerken een vragenlijst opgesteld. Deze lijst is aan geselecteerde marktpartijen meegeven om vooraf te beantwoorden en werd de basis van de interviews. Tijdens de interviews met de marktpartijen discussieerden we losjes over het thema mobiliteit en diverse succesen faalfactoren. Als afronding van de twee dagen gaf het adviesteam een korte presentatie aan de gemeentesecretaris en het hoofd P&O over de bevindingen. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 17
  • 18. van het herkenbaar maken erkingsproces. OPDRACHT van het samenw GEMEENTE ENSCHEDE 5 l verloop ALGEMENE MIDDELEN Wat zijn sdedemogelijkheden gemeente Enschede kan ie an naar best practice d u voorceinnovatieAinrsduur-urzaam oor Blok me foort’, ‘D n best practi s: ‘Blok v ls Energie gemeente? len krijgen energie’, ‘Tie zaamheid bij de ost Deventer’ en Atolplaza’, ‘Scho rstad O ‘Wijkontwikkeling voo bant’, t een Serious Ambtenaar me ctgroep td practice komvraag &e proje Matchen van kennis, aanbod Opdrachtgever: Rienk van der Werff binnen een netwerkzijn te gemeente Enschede gen nbevelin Boegbeeld / breekijzers inzetten maart en op 9 april uiswerk opgegeven. n relevante r de eerste dag werden e er en het kernteam ss was de aanleiding? iscuWatie gehouden over duurzaamheid haar maatschappe- Hoe kan heid. Asuccesvol de gemeente lle De gemeente Enschede is op zoek lijke verantwoordelijkheid nemen rzaam duu samenwerken? ebied van Uit de best practices bleek dat veraansprekende aren o s Ambtenvoorbeeldenp en g unaarduurzaamheidsinitiatieven, die heteen bijdrage leveren aan de rio van Op d klimaatoplossing. De Serious Amb- erkte die uvan.samenwer- e e(s en ceerste)advies: w schillende vormen it zijn. Afhanking succesvol kunnen gaan over het ‘hoe’: hoe zijn deze tenaren geven als st practi meerd welke ar een (of gerealiseerd, ere) be verbind dit beleid met de thema’s kelijk van de situatie en foto’s initiatieven eel in welke mate z gemeente samenwerkingsverbanden liggen werk en economie. bijeenkomst de ijn v zelf betrokken Hierdoor krijgt ede hierachter gesteld. V nen hoe zijn deze verban- het onderwerp een krachtigere po- de zijn, kan andere worden mestand gekomen? Welkean de twe de gemeente. Dit biedt wilene of degekozenaanpak. voor ent sa tot den rol sitie binnen had de overheid in deze projecten? tevensio. Ple focus. 2 n gebruik gemaakt van Bij het aangaan van samenwer- Advies Resultaten PDF  resentatie & rapport Duurzaamheid werkt! P frisse impuls voor de gemeente Enschede www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 05 Serious Ambtenaren aan tafel op het gemeentehuis in Enschede Wat werd er verwacht? Aan de Serious Ambtenaren werd gevraagd om een inventarisatie te maken van initiatieven op het gebied van duurzaamheid. Daarna keken ze naar welke initiatieven kansrijk zouden zijn binnen de gemeente Enschede. Hoe wordt duurzaamheid ingezet? Duurzaamheid werkt! De gemeente Enschede wil op het gebied van 18 king met partnerorganisaties moet worden aangesloten op hun agenda en strategisch plan. Om partners gemotiveerd te krijgen is het noodzakelijk dat zij hun ‘eigenbelang’ terugzien. Bij het verduurzamen van gemeentelijk vastgoed moet bijvoorbeeld worden gekeken naar (terug)verdienmodellen. Hoe kan de gemeente haar vastgoed verduurzamen en hoe verdient ze haar investering terug? De Serious Ambtenaren adviseerden de gemeente Enschede om aansluiting te zoeken bij bestaande samenwerkingsvormen en/of zelf een samenwerkingsvorm op te zetten (een stichting of netwerkorganisatie). De Ambtenaren schetsten een aantal rollen die de gemeentekan spelen richting organisaties,instellingen, bedrijven, samenwerkingsverbanden en individuen. Voor samenwerken is netwerken essen-
  • 19. Mirjam Lowik Mariëlle Feenstra Freek Kroese Noelle Peters-Sengers Frank Kouwe Robert Wouters Gerlinda Tijhuis Jacqueline Tunc Liza Luesink Marielle Feenstra @mfprojects 9 Apr Eindpresentatie “duurzaamheid werkt” gemeente Enschede: de bakstenen zijn binnen! #seriousambt @Gem_Enschede pic.twitter.com/vhkk9lDFK5 Liza Luesink @LizaLuesink 9 Apr Bakstenen van de Grote Markt @Gem_Enschede worden hergebruikt voor de presentatie @seriousambt Dat is pas #duurzaam! pic.twitter.com/ CgbsPLc2E8 tieel. Netwerken betekent bewust ergens naar toe gaan om je daar te laten zien en contacten te leggen. Een goed netwerk verschaft veel informatie over wat er speelt in de gemeente. Een andere aanpak is het stellen van een openbare hulpvraag aan voor de gemeente belangrijke partijen. Om succesvol samen te werken moet de gemeente blijk geven van betrokkenheid. Dit kan ze doen door het aanstellen van een boegbeeld voor duurzaamheid en/of het aanstellen van een procesmanager. Het boegbeeld zorgt voor het herkenbaar maken van het onderwerp en de procesmanager kan zorgen voor een soepel verloop van het samenwerkingsproces. Best practices & aanbevelingen De Serious Ambtenaren gingen op zoek naar best practices die de gemeente Enschede zou kunnen inzetten. Ze kwamen met een lijst van tien best practices. Per best practice kwam de projectgroep Serious Ambtenaar met een aantal specifieke aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn te vinden in het eindrapport. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 19 maart en op 9 april bijeen. Tijdens de kick-off werd al wat huiswerk opgegeven. Men moest best practices verzamelen en relevante beleidsdocumenten analyseren. Tijdens de eerste dag werden er interviews gehouden met de projectleider en het kernteam duurzaamheid. Daarnaast werd er een discussie gehouden over de ervaringen en bevindingen van de Serious Ambtenaren op het gebied van duurzaamheid. Alle Serious Ambtenaren gingen op zoek naar best practices en werkten die uit. Op de tweede dag werd een definitief document samengesteld. Van de tweede bijeenkomst zijn veel foto’s gedeeld op Twitter. De groep heeft gebruik gemaakt van Pleio. Pleio is een online platform voor kennisuitwisseling en samenwerking binnen de overheid. Als je bestuurders & managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, wat zou dit zijn? Mobiliseer denkkracht rondom een bepaald vraagstuk. Dat is anders dan samenwerken of projectmatig werken. Het is een situatie onder druk creëren: binnen een zeer kort tijdsbestek een gezamenlijk advies formuleren. Ga na welke vraagstukken zich hiervoor lenen. Noëlle Peters-Sengers Best practices 1) Blok voor Blok Amersfoort 2) Duurzaam Eindhoven 3) Maatwerkadvies light Harderberg 4) MFA atolplaza Lelystad 5) Scholen krijgen energie Ommen 6) Tiels energie convenant 7) Waterportaal Zuid Oost Brabant 8) Wijkontwikkeling voorstad Oost Deventer 9) Visiegroep duurzaam Zutphen 10) Thermoscan Enschede  PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 19
  • 20. OPDRACHT 6 GEMEENTE HOLLANDS KROON DIENSTVERLENING Innovatieve aanpak rond armoedebestrijding Doelgroepen indelen op basis van hoe mensen mee willen doen Verbinden met bedrijfsleven Resultaten P  rezi-presentatie PDF Verslag ‘Sociale Participatie Beter bereikt & bewust betrokken!’ www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 06 Wat was de aanleiding? De gemeente Hollands Kroon is op zoek naar suggesties voor vernieuwend en innovatief beleid omtrent armoedebestrijding. In het bijzonder wil de gemeente mensen bereiken die als gevolg van ontoereikende financiële middelen sociaal uitgesloten zijn. Op dit moment hanteert de gemeente een standaard aanpak op dit terrein. Het gevoel leeft dat hierdoor niet alle mensen die voor bijzondere bijstand in aanmerking komen deze regeling kennen, en/ of hier gebruik van maken. Daarom is men op zoek naar variatie en vernieuwing om sociale uitsluiting tegen te gaan. Wat werd er verwacht? De gemeente vroeg de Serious Ambtenaren om met vernieuwende ideeën te komen die zich richten op voorlichting over de mogelijkheden van bijzondere bijstand en op aandacht voor sociale participatie in het algemeen. 20 Antoon Groot Vera Vos Joyce Heijne Merel Heijke Sietske Dosker Rene Asma Sabine de Bruijn Sabine Klok Hilde Timmerman Faryda Hussein Sanne van Sluis Opdrachtgever: Hans Mopman gemeente Hollands Kroon Wie is de doelgroep en wat is de doelstelling? Om tot een goed advies te kunnen komen werd onderscheid gemaakt in twee doelgroepen: maken, de doelgroep beter bereikt zou worden. De Serious Ambtenaren maakten daarbij onderscheid tussen drie verschillende typen mensen uit doelgroep 1: de denker, de dromer en de doener, die alle drie op een andere manier benaderd dienen te worden. De denker werkt graag zelfstandig en wil de gelegenheid krijgen eerst zelf een beeld te vormen van de theorie. Een dromer leert snel via identificatie. De leerprocessen die doeners hanteren steunen vooral op experimenteren. Serious Ambtenaren adviDe seerden om de doelgroep zelf te gebruiken bij de opzet van communicatiemiddelen en participatieinitiatieven. Daarnaast moet vraaggericht geredeneerd en gehandeld worden in plaats van product en/ of aanbodgericht. Doelgroep 2 moet bewust gemaakt worden van het bestaan van doelgroep 1. Bedrijven kunnen ook worden ingezet om doelgroep 1 te bereiken. 1.  ensen die sociaal zijn uitgesloM ten door ontoereikende financiële middelen. 2.  e sociale omgeving van de menD sen die zijn uitgesloten (de schil). De schil valt uiteen in vier groepen: familie, vrienden en kennissen, instanties, verenigingen (civil society) en het bedrijfsleven. Voor de eerste doelgroep moet een manier worden gevonden om ze te bereiken. De tweede doelgroep moet zich bewust worden van haar signaleringsfunctie en het bedrijfsleven dient maatschappelijk actief te zijn. Hoe bereik je je doelstelling? De Serious Ambtenaren stelden dat door communicatie persoonlijker te
  • 21. Doelgroep bereikt: wat nu? De groep Serious Ambtenaren droeg een aantal suggesties aan waarmee de gemeente Hollands Kroon haar bijzondere bijstand in een nieuw jasje kan steken. Het eerste idee is het organiseren van ‘het Jaar van de Hollandse Kroon’. Iedere twee weken krijgt één van de 22 kernen de kans om zichzelf op de kaart te zetten door te laten zien wat het te bieden heeft op het gebied van maatschappelijke participatie voor de gemeente Hollands Kroon. Uiteindelijk wordt één kern ‘gekroond’ als kern van Hollands Kroon. Dit levert een gedetailleerde sociale kaart op voor de gemeente, waardoor het in de toekomst makkelijker is om verbindingen te leggen met verschillende partijen bij samenwerking. Daarnaast hebben de kernen zelf het beste beeld van hun inwoners. Een tweede idee is het uitdelen van keurmerken aan bedrijven die zich inzetten als maatschappelijk partner. Voor ondernemers kan dit keurmerk zowel van economische als maatschappelijke waarde zijn. Tot slot geven de serious ambtenaren nog een aantal tips en ideeën mee met betrekking tot communicatiemiddelen richting beide doelgroepen. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 21 maart en 16 april bijeen. Tijdens de eerste bijeenkomst werd de hoofdvraag voor het onderzoek geformuleerd met de daarbij behorende uitgangspunten die de gemeente in haar bestrijding van sociale uitsluiting vooropstelt. Voorafgaand aan de tweede bijeenkomst werd gekeken naar hoe communicatie persoonlijker kon worden gemaakt. De tweede bijeenkomst werd besteed aan de uitwerking van de suggesties. Er werd enthousiast getwitterd. Van de Pleio groep is weinig gebruik gemaakt. De eindresultaten werden gebundeld in een eindrapport en in een Prezi-presentatie. Jan Steven van Dijk @janstevenvd 21 Mar #seriousambt zijn vandaag in #hollandskroon bezig met de vraag hoe kunnen we minima beter informeren over regelingen pic.twitter.com/YXw5Jk0b68 Antoon Groot @antoongroot 16 Apr In afwachting van @janstevenvd voor presentatie opdracht @HollandsKroon voor @seriousambt pic. twitter.com/jEYLdpyQIw PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 21
  • 22. OPDRACHT 7 GEMEENTE LELYSTAD ALGEMENE MIDDELEN Workshop ten behoeve van de ‘week van de nieuwsgierigheid’ Communicatiestrategie gericht op activeren van medewerkers Opdrachtgever: Andi Oushoorn gemeente Lelystad Resultaten PDF Workshop draaiboek  Prezi-presentatie www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 07 Wat was de aanleiding? Binnen de provincie Flevoland werd in de week van 22 t/m 26 april de “week van de nieuwsgierigheid” georganiseerd. Deze week staat in het teken van het nemen van een kijkje in de keuken bij andere overheden. Als invulling voor deze week zocht Flevoland nog leuke workshops. Workshop LEF De workshop LEF ging over veranderen en de ‘beren op de weg’ die je bij verandering altijd tegenkomt. Het idee was om gezamenlijk te komen tot het overwinnen van zoveel mogelijk ‘beren’ door het bedenken van oplossingsstrategieën. Het vergt LEF om je persoonlijke ‘beer’ op tafel te leggen en om hulp te vragen. Wat werd er verwacht? De opdracht was om, namens Gemeente Lelystad, twee workshops te organiseren die goed zouden passen binnen deze week én die voor alle deelnemende gemeente interessant en aansprekend zouden zijn. Een belangrijk doel hierbij was het interesseren van de medewerkers in andere werkplekken. Hierdoor ontstaat er, als het goed is, een soort ‘geestelijke mobiliteit’ binnen de provincie Flevoland. Proces De eerste dag stond voor alle 10 ambtenaren in het teken van voorbereiding. De thema’s voor de workshops stonden al snel vast: LEF en GELUK. De tweede dag werd verdeeld over twee ochtenden. Op deze ochtenden zijn de workshops gehouden. De groep was in tweeën gesplitst; 5 ambtenaren waren verantwoordelijk voor de workshop LEF en 5 voor de workshop GELUK. Ter begeleiding werden er Prezipresentaties ingezet. 22 Patricia Kusters Lenard Schoonen Jolande van ’t Woudt Suzan Bos Esther van Munster Wanda van Alen Charlotte Staats Heidi Dekker Mikis de Winter Brak Storms Liesbet Spreuwenberg Marieke Korst Na een warm welkom van de opdrachtgever en onze twee begeleiders gaan we al gauw in twee groepen uiteen om te brainstormen over thema’s voor de workshops. Ik zit in de groep met Pink Ribbon, de kinderboekenschrijfster, de sportieve oma, de monumentendame en de SF-fan. Aan ideeën geen gebrek: de old-school mindmap (want met échte pen op écht papier) van de monumentendame past al snel niet meer op één velletje. Tjonge, wat gaat dit snel. Die Serious Ambtenaren zijn eigenlijk ook een mooi volk. Geef ze één vinger en ze bieden je meteen drie handen terug aan. Niks nemen, maar geven. “Ja, en…” in plaats van “ja, maar…”. Een volkje dat in de tweede ronde de ideeën uit de brainstormfase met gemak ombouwt tot een concrete workshop. Wat zeg ik: twee. Twee workshops pitchen we in de middag voor onze opdrachtgever. En dan zijn er nog ideeën genoeg voor nog minimaal drie andere workshops. Maar we zijn als Serious Ambtenaren ook een beetje anders. Iedereen blijkt op zijn of haar eigen manier van nature al nieuwsgiering. Nieuwsgierig naar innoveren, nieuwsgierig naar samenwerken, nieuwsgierig ook naar de ander en via de ander naar jezelf en je eigen ontwikkeling. Marieke Korst
  • 23. LEF is een thema waar het mijzelf nog wel eens aan ontbreekt, dus na de overheerlijke en goed verzorgde lunch ga ik enthousiast aan de slag met ‘mijn’ team om de workshop voor dat thema verder uit te werken. En dan gebeurt er iets bijzonders. Het voelt bijna magisch. De workshop rolt zo vanuit onze gedachten op het papier. We zijn kritisch op elkaars ideeën, maar nooit zonder daarbij direct een oplossing aan te dragen. We vullen elkaar aan en zijn creatief. ‘Goh’, denk ik ‘ik zou zelf graag deelnemer zijn van deze workshop.’ De taken worden net zo makkelijk verdeeld. Binnen twee uur is er een plan en als we het presenteren aan het GELUKsteam en vervolgens aan de ambtelijk opdrachtgever is iedereen enthousiast. Tot slot tovert één van de teamleden een inspirerende uitnodigingstekst uit haar hoge hoed en zijn we klaar voor deze dag. Iedereen weet wat hij moet doen om op 25 april een spetterende workshop te geven. Esther van Munster Marieke Korst @MmeCrouton 23 Apr Workshop van @seriousambt @gem_Lelystad van start gegaan! Samen op zoek naar geluk in ‘t werk tijdens #wvdn13. pic.twitter.com/W7EBrZL95l yvonneheinrichs @yvonneheinrichs 23 Apr De serious ambtenaren zijn er klaar voor #seriousambt #wvdn13 pic.twitter.com/W6NVFbkrBH Jolande010 @TJolande 25 Apr #wvdn13 Workshop LEF vraag oplossingen voor dat wat jou tegenhoudt om nieuwsgierig te zijn #seriousambt pic.twitter.com/Lav3kOeKzh Liset Spreuwenberg @LisetSpr 23 Apr Als mensen zo je workshop verlaten is het geslaagd te noemen! @seriousambt RT @SWiFnl Wat een feest! #wvdn13 pic.twitter.com/x86FHiePgC PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 23
  • 24. OPDRACHT 8 GEMEENTE DE RONDE VENEN Digitaliseren van Gemeente de Ronde Venen Opdrachtgever: Lilian Schreurs gemeente De Ronde Venen INFORMATIE MANAGEMENT Henk Lamboo Maarten Meijerink Jessica Peters-Hondelink Annemieke Adema Anne Marie Steijven Ruben Weel Adrie van Bohemen Audrey Theunisz Ad van Dijck Josien de Reuver Rob van ‘t Zand Ted Dicks Hugo Zelders Opstellen informatiebeleidsplan Betere inrichting van ICT Betere aansluiting front-mid-back office Resultaten PDF P  resentatie waarderend onderzoek & verslag ‘Route 16’ Videoverslag www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 08 De Ron Venen De Ronde V de ene n Wat was de aanleiding? punten: gedeeltelijke overlap in matievraagstukken op te kunnen DiDigitaliseren van Gemeente de Ronde Venen functionaliteit tussen Intranet en vangen. En daarom wordtier li de g ta vanr Sinds de fusie van de gemeente Abse e het Digitale coude met de gemeente Bij de Ron- S Serious Ambtenaren een tweeledign van Geme Kantoor, gebrek aan De er ent rond social een strategiee de Rond media, advies btena de Venen heeft het accent gelegen a ious Amgevraagd. Ma rten ren: e Venen Meije Ronde zowel ten behoeve van interne, als De op de kwaliteit van de dienstverle- el, De Serious Ambtenaren: vraagt zowel We A rink, Jessica Venen d externe communicatie, gebrek advies over P ter Peters-Hondelink, Annemieke Adema, Anne Marie Steijven, Rubenaan ning voor burgers en bedrijven. Dick Maarten Bohemeeen einformatiebeleidsHet rie van Meijerink, Jessicas-Hondelink, n, A en Hug Ann o Zeld een plan als advies udre Theunisz,inrich- van AdemaJosien de zaakgericht ‘t Zand, Ted over betere informatiebeleid is namelijk gericht Weel, Adrieevan Bohemen,yAudrey Theunisz, emieke Dijck,visie op Reuver, Rob van werken, Ad rs. Ad van , Anne Wa D stukkenstroom is niet ting of geweest op het ondersteunen vant wasDick an Hugo Zelders. Jos digitale Marie Steijven de a en herimplementatie van ICT ijck, deien de ,R leiding R uver, Sind vo r d Rob va documenten optimaalewaardoor n ‘t uben de externe dienstverlening, vanuits de fucomponenten,oconcreet uitgewerkt evoorr opdracht? sie van de aanleiding opd de Za d, T Wat was Abc acht? dienstv oude niet vindbaar en volledignzijned de en in deeladviezenemet betrekking inhoudelijke automatiseringsvraag- erlening v o fusie van m t De Ron De Ronde Venen heeft het accent gelegen op de kwaliteit van op het o Sinds de or burge Abcoude met de V en financiële administot: een rs e be enen he stukken en een uitvoeringsgerichte ndersteune digitaalnkantoor/ intranet/ eft personele is met name gericht geweest dri en dienstverlening voor burgersjve bedrijven. Het informatiebeleid autom n van de het voor de externe et in projectkalender. De management atiserisocialgmedia externe die n. Hdienstverlening, accent inhoudelijke n het a op gvraondersteunen van interne com-formatiebetraties gelegmoeilijk te combineren vanuit zijn en op manage nstverle stukken leid is m ning, e gebruik municatie, hetn een uit en een uitvoeringsgerichte projectkalender.de kwalite van tverantw verantwoordelijkheid voor het in- menautomatiseringvraagstukken v van social vanuit door verschilein definitie,itopzet en et nam afdeling oorde jk g De oeri gsg inhoude e het te heid vo communicatie, p digitalisering. erich ge de lijke nmedia voorliexterne o ager PO formatiemanagement is gelegd bij smamanagementverantwoordelijkheidnvoor richinformatiemanagement is belegdt bij weest digitali rojec r he I. B de bestuurlijke e Binnen t informa Op dit m inne POI. geme de gemeente De a tk Venen wil men de afdelingsmanager POI. Binnen seren.afdelingsmanager n dstukkenstroom/ tiemanRonde alender. De ‘state of the art’ goedkop ente De gement oment is is Digivenen 2.0 aanpak, eleg r een de er documentenbeheer,D is integratie de gemeente De Ronde Venen wil er. digitaliseren. Op ditemomentigiv eenRonde VenenAdvies bmaardhet moet slimmer en bij de wil men enen 2.0 goedkoper. ‘sta met betrekking tot het aa Het van personele en financiële admi-npak, m advieste of th Wat we men ‘state of the art’ digitaliseren. rd er v e art’ aar het m er wach en een visie op zaakgericht oet slim informatiebeleidsplan formuleernistratie Het pro Op dit moment is er een Digivenen t er verwacht mer en jectteam Wat werd van de Seriovan de Serious Ambtenaren? spreekt den de Serious Ambtenaren aan de werken.p estaand 2.0 aanpak, maar dit moetbslimmer o de spreekt us A Kick-off met e inform projectteam Kick op dembtenaren de opdrachtgevers. Uit dit gesprek bleek dat het Het -off met ? atiebele interne hand van de vijf en goedkoper. idsplan demogelijk onvoldoende strategisch richtingkrachten van Anneinforma bestaande informatiebeleidsplan opdrach en kader biedt om de tievraag tge ers. Ambten Probleem mogelijk onvoopote kunnenvvangen.marie Mars, omer van de Serious stukken UitUiteindelijk wordt zo een verandering ld ende aren een interne informatievraagstukken dit gesp op te ku tweeled ate nnen va VenenstrDe gisch te latenrek bleek d advies De Ronde Hoewel dv bij De Ronde ng Wat werd er verwacht? informatiebe ig a er r Venen slagen. Voor ie gevr leidsAmbtenaren eens tweeledig advies gevraagd. in Rondeichting vraagt zowel at het over een pdiverse ICT- componentenen. Uite delijk Venen en kader b we de startsituatie aagd. D lan als a cprojectOp de Kick-off sprak het omponente e overzijn ie dvies ov w rdt e brachten dt o ICT informatiebeleidsplan als advies Rondbetere inrichtingoof herimplementatie vanm d e Ven n, c c r van d er bete e intrane reet uit e ingeïdentifi-en vraa t enbetrekkingetot:reensdigitaal kantoor/ Se iou team met de opdrachtgevers.tUit ia oncomponenten, rconcreet uitgewerkting deeladviezengmet wde streefsituatie vooraf in kaart. gewe kt zo el a /soc l m geïmplementeerdren richt in o dvies ov f herim in deela edia voo worden deze niet optimaal p commu er media ceerd, tern media voor dviezen communicatie,lehetVoor het schetsen van de startsir in dit gesprek bleek dat het bestaande intranet/social e interne m gebruik mentatie van social een voor externe nicatie, et betre co de estu tuatie an I de benut ofst de mmunicatie, het keuzekking tot: e vlegden we de van personele en urlijke blijft een gerichte informatiebeleidsplan financiële admin bcommunicatie, k bestuurlijke stukkenstroom/documentenbeheer,CT integratie deelgebieden mogelijk u ken en gebruik ist atie en een oplossing /do u onder voor ee administratie omeen visie op zaakgericht werken. digit al kan Wat onvoldoende strategisch richting en rfinanciële n visie stroen uit.cConcreet van social med dealoep.toor/ ontbrak er en menten ! op zaak ia vo b gericht knel- eheer, de in ervaart men de volgende er wat ging or egoed? er xterne kader biedt om de interne inforw teg ! 24 ken. ratie va n perso nele en 1
  • 25. D e streefsituatie is helder; De Ronde Venen wil zijn archief digitaliseren, een Document Management! Systeem implementeren, Social media inzetten en een Klant Contact Centrum inrichten. Hiervoor is het nodig om een midoffice te implementeren, bestuurlijke besluitvormingsprocessen te digitaliseren en werkprocessen opnieuw in te richten. Het advies met betrekking tot een betere inrichting of herimplementatie van de ICT componenten is een praktische. Er moet een koppeling komen tussen Front-, Mid- en Backoffice en de Basisregistraties. De Frontoffice is belast met dienstverlening. Ze moet zorgen voor het bundelen van klantcontacten. De Midoffice is belast met Informatiemanagement. Ze moet zaakgericht werken waardoor ze alle informatie kan verzamelen op één punt. De Backoffice houdt zich bezig met de bedrijfsvoering en organisatie. Haar taak is om processen te saneren en te vereenvoudigen. En de Basis- registratie houdt zich bezig met gegevensbeheer. Deze basisregistraties moeten worden ingevoerd en gekoppeld. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 20 maart en 18 april bijeen. Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst was er al een duidelijke planning opgesteld. In totaal kwamen de Serious Ambtenaren drie keer bijeen. De eerste dag had als motto: de kunst van het veranderen. tweede beschikbare dag De is verdeeld over twee ochtenden, waarvan de eerste onder het thema: het scheppen van kansen. De derde ochtend zijn de adviezen en aanbevelingen concreet gemaakt: het inzetten van verandering. De bevindingen zijn gepresenteerd aan het MT. Gedurende het proces maakte de projectgroep actief gebruik van het digitale platform Pleio om met elkaar te overleggen en stukken te delen. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 25
  • 26. OPDRACHT 9 Maartje Corsten Boudewijn Steur Sandra Sluijter Julia Drissen Ivar Bakker Tina Röring Johan van der Waal Wim Scholtes Manon Nooteboom Ton de Wit Harro Spanninga GEMEENTE ROTTERDAM ALGEMENE MIDDELEN Zoek succesvolle voorbeelden van Open Data Waardeketenbenadering met maatschappelijke vraag als vertrekpunt Niels Kastelein @NielsKastelein 20 Dec Gemeente Rotterdam #yam geeft opdracht voor advies aan @seriousambt en draagt dus bij aan @seriousrequest !!! #dubbelnuttig Aanbieders overtuigen van openstellen data Daniel Kallenbach @danielkallenbac 4 Mar Het bruist op de start bijeenkomst onderzoek open data rotterdam voor serious ambtenaar @azuurmond [pic]: http://4sq.com/13BjheQ Opdrachtgever: Daniel Kallenbach gemeente Rotterdam Julia Drissen @juliadrissen 29 May Onze opdr. voor @seriousambt is trending! Ook Hogeschool Grunn keek naar open data bij gemeentes: http://bit.ly/12NNaV5 via @frankwatching Resultaten P  rezi-presentatie met de eindresultaten Video’s van twee werksessies www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 09 Wat was de aanleiding? Hans Nijman, chief information officer (CIO) van Rotterdam, is op zoek naar positieve business cases van Open Data, die bruikbaar zijn voor de gemeente Rotterdam. Wat werd er verwacht? De Serious Ambtenaren krijgen de opdracht om te zoeken naar concrete voorbeelden van succesvol gebruik van Open Data. Succesvol is het als mensen het daadwerkelijk gebruiken en als het economisch aantrekkelijk is voor een ondernemer om hier mee te werken. Aan de Serious Ambtenaren wordt gevraagd een voorstel te doen op basis van zo’n succesvol voorbeeld voor het beschikbaar stellen van die data in Rotterdam, zodat ook hier zo’n match met één of meerdere ondernemers gemaakt kan worden. 26 Apps van de Rijksoverheid verzameld op Pinterest! Sandra Sluijter (Pleio) Ook al zijn we klaar met onze opdracht: ik vond deze pagina op Pinterest, waar iemand een aantal apps van de Rijksoverheid bij elkaar heeft gezet. Enkele daarvan zijn vast met open data ontwikkeld. m.pinterest.com/bettyfeenstra/rijksoverheids-apps/ De centrale boodschap Op basis van hun zoektocht naar een positieve business case, formuleerden de Serious Ambtenaren hun centrale boodschap als volgt: van denken in een business case Open Data naar denken in een waardeketen met als vertrekpunt ‘de vraag’ in plaats van ‘het aanbod’. Ook op het scharnierpunt tussen vraag en aanbod, het zogenaamde ‘matching’, hebben de Serious Ambtenaren aanbevelingen kunnen doen aan de opdrachtgevers. Conclusie Hoewel dé positieve business case niet gevonden is, ziet de groep Serious Ambtenaren de effectiviteit van het business case denken bij het vergroten van de aantrekkingskracht van Open Data. Ze presenteerden een aantal aanbevelingen die zijn gebaseerd op internationale publicaties en expert-opinions in het Open Data debat. Uiteindelijk resulteerde hun zoektocht in een actueel overzicht van online vindplaatsen van publicaties en discussies over Open Data. Aanbevelingen De Serious Ambtenaren formuleerden aanbevelingen op drie vlakken: de vraagzijde, de aanbodzijde en ‘matching’. Voor de vraagzijde stellen zij dat er vanuit een maatschappelijke opgave samen met partners moet worden gezocht naar oplossingen met behulp van Open Data. De gesloten datasets moeten in de etalage worden gezet, ondersteund door de vraag: ‘wat kunnen we voor jullie ontsluiten?’ Tevens moet er latente vraag ontwikkeld worden in
  • 27. Julia Drissen @juliadrissen 9 Apr Gisteren afsluitende prestentatie @seriousambt opdr in #Rotterdam. Voor onze aanbevelingen: http://tinyurl.com/c53dyvm pic.twitter.com/QEzRXx6oXf Figuur uit de presentatie om de aanbevelingen toe te lichten Best practices (zie verslag): samenwerking met ontwikkelaars. Voor de aanbodzijde stellen zij dat data-eigenaren overtuigd moeten worden. Een argument hierbij kan zijn dat open data de kwaliteit van de (eigen) data verbeterd door feedback. Hierdoor wordt doorontwikkeling van datasets gewaarborgd. Er moet worden gezocht naar zo veel mogelijk data-partners. Data ontsluiten op regionale of landelijke schaal maakt de set aantrekkelijker voor ontwikkelaars en goedkoper voor aanbieders. De drempel voor het mogelijk maken van toepassingen moet laag liggen. Op het gebied van ‘matching’ wordt aanbevolen te kijken naar publiek-private samenwerkingen als gemeentelijke doelstellingen met Open Data te realiseren zijn. Er moet onderzocht worden waar kosten gedeeld kunnen worden. Daarnaast moet een externe partij worden ingehuurd om de technische ontsluiting te verzorgen. Proces Tijdens de eerste bijeenkomst op 4 maart gingen de Serious Ambtenaren in gesprek met Ferry de Groot; de programma manager Open Data gemeente Rotterdam. Er werden veel ideeën voor een mogelijke aanpak gespuid. Na de lunch ging de groep in gesprek met de CIO van de gemeente Rotterdam, Hans Nijman. slot werden de taken Tot verdeeld. De groep besloot met Pleio te gaan werken. De tweede dag presenteerden de groepsleden hun gevonden ‘best practices’ aan elkaar en maakten een Prezi-presentatie van de eindresultaten. 1) Blightstatus 2) Raids online 3) Mobiliteit 4) Live train map of London 5) Walkonomics 6) Domaine awareness NYPD 7) Beat the Burglar 8) Overige voorbeelden BlightStatus maakt het voor bewoners mogelijk om te achterhalen wat er gebeurt met leegstaande panden in hun wijk. Bewoners hebben er last van: het trekt criminaliteit aan, het heeft effect op bedrijven en winkels die ernaast wonen, mensen blijven weg uit straten met veel leegstand. Met deze site hoeven bewoners niet meer verschillende instanties te bellen of de gemeente te raadplegen.  Bekijk de video van New Orleans over Blightstatus, erg interessant: http://youtu.be/WhceB6bqvVQ PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 27
  • 28. OPDRACHT 10 GEMEENTE UTRECHT HRM Innovatief klimaat creëren Maarten van der Ros @MvdRos 22 Mar Interview met de gemeentesecretaris van Utrecht #seriousambt @HollandsKroon pic.twitter.com/ z3aaqSwg4Z Waardeketenbenadering met maatschappelijke vraag als vertrekpunt Opdrachtgevers: Redmer Wierdsma en Marianne van den Boogaard, gemeente Utrecht Faciliteren van dialoog met inwoners, divergent denken Resultaten PDF  E  indrapport ‘Innovatief Klimaat voor gemeente Utrecht’ Prezi-presentatie w  ww.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 10 Wat was de aanleiding? De wereld om ons heen verandert in een steeds hoger tempo. Informatie komt in steeds grote, complexere stromen op ons af. De economische crisis noodzaakt ons meer te doen met minder. In deze veranderlijke wereld lijken traditionele denk- en handelswijzen niet meer goed toepasbaar. Lokale en regionale overheden staan voor de uitdaging om te moderniseren en te professionaliseren. De gemeente Utrecht is op zoek naar een concept dat een innovatief werkklimaat creëert. Op dit moment staat innovatie nog in de kinderschoenen. Serious Ambtenaar is daarom ingeschakeld om mee te denken over hoe innovatie onderdeel kan worden van de gemeente Utrecht! Wat werd er verwacht? De gemeente Utrecht heeft de wens om een innovatieve werkge28 ver te zijn. Om dit te zijn, moet de gemeente innovatie aantrekken. De gemeente Utrecht is op zoek naar een concrete invulling van dit innovatieve klimaat en op welke manier een dergelijk klimaat waarde toevoegt voor de gemeenteorganisatie. Ze wenst een innovatief klimaat waarin medewerkers zelf verantwoordelijkheid dragen en eigenaarschap hebben. De Serious Ambtenaren werden gevraagd om concrete, innovatieve ideeën te zoeken en deze vervolgens te presenteren aan de gemeente. Hoe ziet een innovatief klimaat eruit en wat levert het op? Een innovatief klimaat kan meerdere vormen aannemen en is ongebonden aan leeftijd, locatie of nationaliteit. Innovatie kan worden gestimuleerd door een klimaat waar veel verschillende mensen met elkaar in contact komen. Erwin Moes Gaby de Raad Matthijs Numan Marjolein van Everdingen Ben Verleg Patrick Bakker Clemens van Merwijk Jan-Dirk Bleeker Maarten van der Ros Fleur Pullen Jos van der Ploeg Anne Jet van Genderen-Plat Ina Bloemendal Mirjam Oprel Verschillende platforms kunnen ontstaan door persoonlijke en/of gebruikersvoorkeuren. Zolang het platform maar toegankelijk is voor iedereen en er vooral veel spontane ontmoetingen plaats kunnen vinden. Juist tussen mensen die elkaar voorheen nog niet kenden. waarde die een dergelijk De platform oplevert is niet altijd van te voren in te schatten. Om te voorkomen dat er een afwachtende houding van de organisatie ontstaat, is het belangrijk om mensen aan te stellen die hun ogen open houden voor goede initiatieven die elders ontstaan. Randvoorwaarden voor innovatie Er zijn veel kenmerken en randvoorwaarden voor innovatie. Gemene deler hierbij is dat ze allemaal bevorderlijk zijn voor de mens en de omgeving waarin men acteert. De belangrijkste kenmerken voor
  • 29. Utrecht zijn: vertrouwen, co-creatie en durf/lef. Medewerkers van de gemeente Utrecht vertelden voor de camera hoe zij dachten dat innovatie ingezet moest worden. Concepten voor een innovatief klimaat De Serious Ambtenaren gingen op zoek naar concepten voor een innovatief klimaat, die pasten bij de drie boven genoemde innovatie-kenmerken van de gemeente. Dit resulteerde in drie concepten, die allen illustreren wat een ‘innovatief klimaat’ voor de gemeente Utrecht inhoudt; ‘de Kracht van U’, ‘De Stadstovenaar’. en ‘Traject(um), de plek waar de rivier doorwaadbaar is’. De gedachte die achter het eerste concept schuil gaat is dat de burger, het onderwijs, de ondernemer en bijvoorbeeld de overheid, nu zijn eigen spiraal/dynamiek heeft. Als je deze spiralen in elkaar laat draaien en dus de krachten bundelt, krijg je een sterkere draad. ‘Stadstovenaar‘ is facilitator De van co-creatie. De ‘Stadstovenaar’ brengt ambtenaren en Utrechtenaren bij elkaar om gezamenlijke denkkracht en praktische oplossingen in te brengen voor de stad. De rol van ‘Stadstovenaar’ wordt bij voorkeur vervult door een groep ambtenaren die zich hier vrijwillig voor inzetten. Het derde concept is afgeleid van de Latijnse naam van de stad Utrecht: ‘Trajectum’, wat staat voor een doorwaadbare plek in de rivier. De focus ligt hierbij op het verlangen naar dat wat er aan de overkant van de rivier te vinden is. De overkant staat hierbij symbool voor ‘buiten’. Om een gezamenlijk doel te realiseren is het nodig om ‘binnen’ en ‘buiten’ amen te brengen en het gat dat de rivier veroorzaakt te overbruggen. De wijze les is om hierbij de inspirators en initiatiefnemers buiten de (gemeente) organisatie meteen te betrekken bij het begin van projecten. Voor een overzicht van concrete ideeën bij de concepten zie het eindrapport. Proces De Serious Ambtenaren kwamen bijeen op 22 maart en 26 april. Tijdens de eerste bijeenkomst richtte men zich op het begrip innovatie; welke termen horen hierbij? Zij voerden een gesprek met de gemeentesecretaris Maarten Schurink om een goed beeld te krijgen van de staden de gemeente Utrecht. De Serious Ambtenaren interviewden medewerkers. Tussen de bijeenkomsten hield men contact via Pleio. Op dag twee werden de kernwaarden concreet uitgewerkt. De eindresultaten werden gebundeld in een eindrapport en een Prezi-presentatie. Matthijs Numan @matthijsnuman 3 Apr Resultaat dag 1 @seriousambt creëren #innovatief werkklimaat voor @gemeenteutrecht met oa @erwinmoes1 @gabyweetraad pic.twitter.com/EclW3QnJPH PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 29
  • 30. OPDRACHT 11 GEMEENTE ZAANSTAD BELEID Hoe kunnen we storytelling introduceren in het beleidsproces? Opdrachtgever: Kees Paalvast, gemeente Zaanstad Communicatie methoden: storytelling, infographics & social media Faciliteren van dialoog met inwoners, divergent denken Resultaten PDF Eindverslag ‘Het geheim van de Primark’  Videoverslag w  ww.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 11 Aly Cnossen Nico Meester Wilfried Slippens Ron de Wit Debby Kruit Hanneke Laarakker Michiel Visser Liesbeth van Willigen Angelic de Jong Lucienne de Vroede Alexandra Jansen Nadine Onrust Erleyne Brookman Ron de Wit @Rondewit67 8 Mar Eerste indruk #inverdan WAUW Vernieuwend bezig met #zaandamstories in het vernieuwde centrum van Zaandam pic.twitter.com/vPgMUbXf0v Wat was de aanleiding? In het centrum van Zaandam vindt sinds enige jaren een grootschalige ruimtelijke ontwikkeling plaats om de stad een enorme kwaliteitsimpuls te geven en de toegankelijkheid van de stad sterk te vergroten. Het gebied rond het station Zaandam heeft de afgelopen jaren een ware metamorfose ondergaan op het gebied van wonen, werken, recreëren en mobiliteit. Voor Serious Ambtenaar wil de gemeente onderzoek doen naar hoe de mensen op straat Zaandam ervaren. Dit willen zij doen aan de hand van de methodiek van ‘storytelling’. Het idee hierbij is kwalitatief onderzoek te doen door diepgaande gesprekken te voeren met voorbijgangers in het gebied rondom het station. Story30 telling kan helpen bij het vernieuwen en verbreden van de onderzoeksmethoden en heeft wellicht ook een vernieuwende werking op de ontwikkeling van ideeën van beleidsmakers. Vroeger was het beter? Los van de serie verhalen rond de geselecteerde thema’s moesten de Serious Ambtenaren advies uitbrengen over leerervaringen met betrekking tot de methodiek van storytelling. Wat werd er verwacht? Aan de Serious Ambtenaren werd gevraagd of zij in duo’s de verhalen gaan ophalen, verwerken en presenteren. De feedback die de Serious Ambtenaren verzamelen worden uiteindelijk gebruikt om de uitgangspunten van het gebiedsmarketingplan te toetsen. Er werden vooraf vijf thema’s vastgesteld voor de stories: het visitekaartje van Zaandam, Gedempte Gracht Ontdempt, Het Geheim van de Primark, Wonen onder de rook van Amsterdam en Het geheim van Primark Uit de verhalen bleek dat mensen speciaal vanuit Amsterdam, Alkmaar, Hoorn of Purmerend naar Zaandam afreizen om goedkope, modieuze kleding te kopen bij de Primark. Zaandam is goed bereikbaar per trein, je kunt er goedkoop winkelen, het centrum ziet er uitnodigend uit, er is een leuke waterval en lekker eten bij de HEMA voor na het winkelen. Tevens vindt men het leuk dat er moderne ‘authentieke’ Zaanse gebouwen zijn geplaatst.
  • 31. LiesbethvanWilligen @ladieliesje (8 Mar) Eerste story opgehaald. Wat ging goed, wat kan beter #zaandamstories #seriousambt pic.twitter.com/jgHsNMymm0 Kees Paalvast @keespaalvast1 5 Apr Deelnemers storytelling Zaandam-centrum #seriousambt hebben vandaag #zaandamstories afgerond. Mooi resultaat! pic.twitter.com/6eyyPJFIAk De Gedempte Gracht Ontdempt Het ontdempen van de gracht is voor veel ondernemers een aanleiding geweest voor vernieuwing van hun zaak. Ondernemers spelen slim in op het water. Zoals ‘Het Groene Pandje’ dat een drijvend terras opende sinds de gracht is ontdempt. Men is van mening dat de gracht het centrum karakter geeft wat ervoor zorgt dat mensen graag even blijven hangen. De ondernemers zijn echter ook kritisch. Ze hebben een tijdje last gehad van de werkzaamheden voor hun deuren. Proces Het projectteam kwam op 8 maart en op 5 april bijeen op Stadhuis Zaanstad. De programma’s van beide dagen waren voorafgaand LiesbethvanWilligen @ladieliesje (8 Mar) Eerste dag verhalen halen zit er zo’n beetje op, nu ervaringen uitwisselen #zaandamstories #seriousambt pic.twitter.com/i5pvrK53PG aan de eerste bijeenkomst gepresenteerd. Tijdens de eerste dag lag de nadruk op kennismaking en de stories. Op de tweede dag werd ingezoomd op het delen van ervaringen met storytelling. Vanuit de opdrachtgever werd men enorm gestimuleerd om gebruik te maken van sociale media. vertaalde zich dan ook Dit in actief getwitter van de Serious Ambtenaren. Door de beeldende manier van vertellen is er veel fotomateriaal voorhanden. Ook maakte de Serious Ambtenaren een uitgebreid filmpje. Hoewel er een Pleio groep is aangemaakt, is daar geen activiteit op te bespeuren. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 31
  • 32. OPDRACHT 12 ICTU Hoe werken high-performance teams? Communicatiestrategie gericht op activeren van medewerkers Opdrachtgever: Lucien Vermeer, ICTU Samenbrengen van gegevens uit verschillende systemen Wat was de aanleiding? Medewerkers bepalen het resultaat in dienstverlenende organisaties. Dit betekent dat publieke organisaties die optimaal willen presteren allereerst voor de uitdaging staan om hun medewerkers optimaal te laten presteren. Maar hoe zorg je daarvoor? In deze tijden van bezuinigingen en het streven naar mobiliteit en flexibiliteit van werknemers is dat een extra moeilijke, maar juist zo belangrijke opgave. ICTU werkt momenteel aan een aantal experimenten waarmee ze goed werkgeverschap wil bevorderen. Een hiervan is het high performance team. Binnen de publieke sector merken we soms teams op die exceptioneel presteren. De bevlogenheid van medewerkers is hoog, het onderlinge vertrouwen is groot en de geleverde prestatie is uitzonderlijk. ICTU denkt dat er een boel te leren is van zulke teams en is daarom bij InternetSpiegel gestart met een onderzoek naar high performance teams. 32 Wat werd er verwacht? ICTU wil een community oprichten rondom high performance teams om de kennis die ze opdoet te delen. Hierbij richten ze zich primair op lijnmanagers; mensen die van hun eigen team ook een high performance team willen maken. De vraag is hoe zo’n community kan worden vormgegeven. Aan de Serious Ambtenaren werd gevraagd om te onderzoeken wat de trigger moet zijn om lid te worden van zo’n community en welke initiatieven er door de tijd heen moeten worden genomen om de community levend te houden. De behoeften ten aanzien van een community Binnen een community moeten mensen hun ervaringen kunnen uitwisselen. De community moet actueel zijn en een zakelijk karakter hebben. Er moet continue activiteit zijn. Een online community is simpel in het gebruik en moet zowel online als offline worden aangeboden. HRM Maarten Prinsen Sandra van Dijk Eveline Bogers-de Leeuw Marieke van den Berg Sander Keurentjes Moniek Mulder Sanne Priem Corrie Jonkers Leonie Konings Nicole Maarse Online De meerwaarde van een community “online” is dat gebruikers de mogelijkheid hebben om de community te bezoeken waar en wanneer zij willen. Het is verstandig om zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande netwerken. Voorbeelden hiervan zijn LinkedIn, Slimmernetwerk.nl en Pleio.nl. Aan de bestaande communities kleven de nodige voor- en nadelen. Zo kunnen in LinkedIn wel groepen en discussies worden gestart, maar is minder plek voor achtergrondinformatie en nieuwsartikelen. En bijvoorbeeld Pleio.nl en Ambtenaar 2.0 zijn niet mobiel toegankelijk en vereisen een apart inlogaccount. De Serious Ambtenaren adviseren daarom om een aparte website rond high performance teams op te zetten, maar deze wel te koppelen aan bestaande netwerken. Offline De voordelen van een “offline” community zijn legio. Offline praat sneller, is directer, ontwikkelt je
  • 33. Resultaten Prezi-presentatie ‘Community  High Performance Teams’ Website ‘XLteams, advies over een  netwerk voor excellente teams’ Video ‘Serious Ambtenaar bij ICTU’ www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 12 Maarten Prinsen @maartenprinsen 2 Apr Advies opdracht 12 @seriousambt in opdracht van @ICTU staat hier http://xlteams.wordpress.com netwerk waardoor je meer structureel betrokken raakt. Het offline gedeelte van de community zal primair worden vormgegeven door het lanceren van een aantal ‘Kenniscafé’ bijeenkomsten. In het Kenniscafé gaat het om uitwisselen en overbrengen van kennis over high performance teams. ICTU kan faciliteren in het organiseren van ‘low profile’ cafés, die georganiseerd worden door geïnteresseerden en/ of ambassadeurs. Deze offline bijeenkomsten genereren input voor de online community. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van offline games (bijvoorbeeld een interactieve workshop). Door speelelementen kan kennis worden gemaakt met de aspecten van het high performance team-concept. ICTU moet goed kijken naar aanknopingspunten in haar netwerk, zoals bijeenkomsten, netwerken en masterclasses waarbij aangehaakt kan worden. Ook zou men aansluiting kunnen zoeken bij opleidingen en managementleergangen. Werving Om een community te krijgen, met een gewenst aantal leden, zal er tijd moeten worden gestoken in de werving van deze leden. Belangrijk hierbij is om zichtbaar te worden. Dit kan bijvoorbeeld door: aan te sluiten bij bestaande communities, het promoten op de website van ICTU, het gebruiken van social media, het betrekken van sleutelfiguren bij de community, het aanstellen van ambassadeurs en zorgen dat de website gemakkelijk vindbaar is. Proces De Serious Ambtenaren die voor ICTU aan de slag zijn gegaan hebben een enorme output geleverd. Ze bundelden hun bevindingen niet alleen in een Prezi-presentatie maar ze bouwden hiervoor ook nog een overzichtelijke website. De groep maakte gebruik van Pleio. De laatste dag was het,vanwege een aantal zieken, nog flink doorwerken om alles op tijd opgeleverd te krijgen. Er werd actief gebruik gemaakt van Twitter om zo toch voldoende input ter krijgen. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 33
  • 34. OPDRACHT 13 KPN GENMNET Hoe kunnen ICT leveranciers duurzaam & social return waar maken? Verslag Serious Ambtenaren en INFORMATIE MANAGEMENT Martien Brander Jeannette Vaandrager Mark van der Velden Ewelina Smymczak Hilde van Slooten KPN Lokale Overheid Ina Kalff Ellen Isendoorn Rebecca Schoon Sander Dortland Hoe? SR is integraal onderdeel van het HR-beleid van marktpartijen. SR vraag uitzetten binnen eigen organisatie. Gesprek tussen gemeenten en aanbieder( gezamenlijk belang). Aansluiten bij marktontmoetingen met (rijks)overheden. Samen in gesprek, bijvoorb KING en VNG. Ontschotting & overeenstemming Opdrachtgever: Johan van Marle, Weten wat jezelf te bieden hebt. Breng je mogelijkheden in kaart rondom SR. tussen verschillende organisaties KPN Gemnet Communicatiestrategie gericht op activeren van medewerkers ting is de invulling hiervan nog seren. Welke elementen en details Wat was de aanleiding? niet gerealiseerd. zijn voor gemeenten van belang KPN doet al veel op het gebied van O wanneer het gaat om duurzame ICT •  perationele afdelingen van KPN duurzaamheid en sociale projecten. Zakelijke Markt kunnen niet, of dienstverlening en Social Return? Toch is het voorAd 4. lastig om KPN nog De wilde ideeën voelen zich niet geroepen om, KPN vraagt de Serious Ambtenaren deze begrippen concreet te maken. Dit is een bron voor workshop KPN management in relatie tot zwakke doelgroepen op d zonder meer bij te dragen aan om een advies met betrekking tot Hoe duurzaamheid zich verhoudt arbeidsmarkt! Eenhet inpassen van Socialbinnen KPN is Social Return-doelstellingen. ideeën uit te w aantal managers Return in benaderd om de wilde tot ICT dienstverlening en op welke •  et niet (kunnen) invullen van H hun business-strategie zodat KPN wijze dit kan bijdrage tot een meer te komen tot uitvoerbare bijdragen. een Social Return verplichting de vragen en eisen van overhebetrouwbare levering is voor KPN leidt tot ontevreden klanten. den kan beantwoorden. Er wordt nog een vraag. Ook zou KPN meer •  en goede invulling geven aan E gestreefd naar een situatie waarin willen doen met Social Return. De Social Return-beleid leidt tot een Serious Ambtenaren gaan aan de KPN de verplichtingen kan realiseren en waarin er goed overleg enorm competitief voordeel. slag met de vraag: “Welke elemenplaatsvindt met de betrokken ten en details zijn voor gemeenten overheden. Social Return: de tips en adviezen van belang als het gaat om DuurDe Serious Ambtenaren adviseren zame ICT dienstverlening en Social Social Return: de knelpunten KPN om een beleid te ontwikkelen Return en geven de leverancier een Het team Serious Ambtenaren gericht op Social Return. Social voorsprong op andere aanbieders?” constateert een aantal knelpunten Return-eisen kunnen vervolgens voor KPN met betrekking tot Social ook worden neergelegd bij partners Wat werd er verwacht? op dit gebied. Vanuit het idee van Duurzaamheid en Social Return zijn Return. Hier volgt een opsomming:  ‘ketenbeheersing’ zou Social Return beide maatschappelijke doelstellin- • KPN heeft geen centraal beleid gen van KPN. Om beter te kunnen op Social Return. ook moeten worden toegepast bij inspelen op de huidige ontwikke• Het KPN personeelsbeleid is ge de onderaannemers die KPN soms lingen zou KPN deze doelstellingen richt op het uitbesteden van laag inzet. Social Return zou tevens een concreter willen maken. Aan de geschoolde arbeid. Bij drie van de speerpunt kunnen worden binnen Serious Ambtenaren werd gevraagd vier contracten. het HR-beleid. Die focus kan eraan om deze doelstellingen te analy• Met een Social Return-verplich bijdragen dat KPN voldoende Social 34
  • 35. Resultaat PDF Verslag Serious Ambtenaren  & KPN lokale overheid Verslag Serious Ambtenaren en KPN Lokale Overheid Verslag Serious Ambtenaren en KPN Lokale Overheid www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 13 - - 3. laatste vindt Door evenveel energie te besparen bij onze klanten als KPN zelf verbruikt. Dit De tweede dag, 24 april 2013: KPN nog lastig meetbaar. Maar door dit als ambitie neer te zetten en dat extern te Op het hoofdkantoor van KPN in Den Haag zijn we gestart met terugkoppeling van de eerste dag. De tweede dag stond rapporteren dwingt KPN zichzelf te zoeken naar betrouwbare methoden om de realisatie de concrete invulling van Duurzaamheid op het programma. van die doelstelling aan te tonen. KPN heeft bij de eigen interne energie-besparing gezien Helaas waren 3 Serious Ambtenaren afwezig vanwege omstandigheden en was de groep wat hoe belangrijk het is voor de motivatie en voortgang om de resultaten te meten. Maar het enthousiasme van de aanwezigen mocht er zijn. Wat een fantastische groep kleiner. mensen! Ten behoeve van het personeel en medewerkers worden ook veel initiatieven genomen zoals het aanbieden van zonnepanelen met korting, en vooral bewustwording en gedrag. terugkoppeling door Laurens Verschuur van KPN, met ruimte voor discussie, Gestart werd met een aanscherping en toelichting. KPN en Social Return Hoe kan KPN de vragen en eisen van verschillende overheden zodanig beantwoorden dat:     KPN de verplichtingen kan realiseren Goed overleg plaatsvindt met de betrokken overheden Het passend is in de visie van KPN op MVO KPN daarmee onderscheidend is ten opzichte van concurrenten rkenning in externe benchmarks: Knelpunten: Carbon Disclosure Project: Deze ranking wordt vanuit een groot aantal investeerders dit moment geen centraal KPN beleid op Social Return;  Er is op  georganiseerd. Hierin wordt de top 1000 (Global 500) beursgenoteerde bedrijvenKPN personeelsbeleid is gericht op het uitbesteden van lage kennis arbeid; gerankt  Er zijn op op CO2 en klimaatdoelen. Beoordeeld wordt of transparant wordt gerapporteerd over dit moment 4 lopende contracten van KPN met een SR verplichting geïdentificeerd. Bij 3 van deze contracten is de invulling nog niet gerealiseerd; beleid en resultaten, maar ook in hoeverre ambitieuze doelstellingen daadwerkelijk  Operationele afdelingen van KPN Zakelijke Markt kunnen niet (of voelen zich op dit moment daartoe niet geroepen) zonder meer bijdragen aan SR doelstellingen; worden gerealiseerd.  KPN staat in 2012 in de Global 500 lijst als Energie Telecom Operator wereldwijd Contractuele SR verplichtingen zijn in de praktijk vaak het probleem van de verkoop; in zowel Disclosure als ook performance lijst. KPN staat in 2012 in de Benelux lijst als enige bedrijf in de performance lijst. Pagina 6 van 11 Dow Jones Sustainability Index (DJSI): is ook een organisatie die namens beleggers naar duurzame performance van bedrijven kijkt. DJSI meet niet alleen op klimaatdoelen, maar Return-werkplekken kan realiseren de ook op andere duurzaamheid performance indicatoren (bijv ook HR-beleid). eisen vragen voordat de aanNa invoering omde ‚mobile lease‛ is KPN door rank a brand als duurzaamste internet en de markt komt. KPN van de verplichtingen te vervullen. besteding op telefonie aanbieder geselecteerd. Duurzaamheid: het doel KPN staat hoog in een aantal rankings die de duurzame performance van beursgenoteerde bedrijven scoren. KPN wil in 2020 klimaatneutraal zijn. Dit doet de organisatie door zo veel mogelijk Pagina 9 energie te besparenvan 11 binnen de eigen bedrijfsvoering. Door 100% duurzame energie te gebruiken, 100% groene stroom uit Nederland te gebruiken, gas en autobrandstoffen te ‘vergroenen’, het personeel op te voeden door het goedkoop aanbieden van bijvoorbeeld zonnepanelen en door evenveel energie te besparen bij de klanten als KPN zelf verbruikt. Duurzaamheid: het advies Om duurzaamheid beter onderdeel te laten uitmaken van aanbestedingen moeten stakeholders bewerkt worden. Zij kunnen overheden adviseren over het opnemen van criteria met betrekking tot duurzaamheid in bestekken bij (Europese) aanbestedingen. KPN moet naar kan duurzaamheid een onderdeel van de marketingsstrategie maken door erover te publiceren (of te bloggen). Er moeten links gelegd worden tussen het duurzaamheidsbeleid van KPN en ‘duurzame’ gemeente- of overheidsdoelstellingen. KPN kan haar eigen medewerkers ambassadeur maken voor het duurzaamheidsbeleid door ze goed te informeren over wat er gedaan wordt op dit gebied. Proces Na de kick-off op 6 februari is een conference-call gehouden, waarin de opdracht verscherpt is. Relevante stukken zijn gedeeld via de aangemaakte Pleio groep. De eerste dag, 27 maart, stond in het teken van Social Return. Tijdens de tweede bijeenkomst, op 24 april, werd concrete invulling gegeven aan het concept duurzaamheid. De Serious Ambtenaren hebben een stevige bijdrage geleverd aan het concretiseren van de begrippen Social Return en duurzaamheid. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 35
  • 36. OPDRACHT 14 ministerie van BZK HRM CAO van de toekomst 2023 Opdrachtgever: Els Douwsma en Irene Hofland, ministerie van BZK Flexibel toepassen van generieke voorwaarden Ondernemerschap stimuleren bij (publieke) professionals Wat was de aanleiding? Er zijn verschillende actuele trends en ontwikkelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden die aanleiding geven om na te denken over de visievorming op de Cao van de toekomst. Het gaat dan onder meer om reorganisaties en boventalligheid in het openbaar bestuur, de opkomst van het nieuwe werken, een nieuwe generatie medewerkers die anders in hun werk staan en vragen om vernieuwde arbeidsrelaties, mobiliteitsbevordering, goed werkgeverschap,productiviteitsverbetering, en voldoende toegang voor bepaalde groepen (jongeren, ouderen, gehandicapten). Diverse partijen in het openbaar bestuur zijn bezig met de vraag: Hoe moet de Cao van de toekomst er uit zien? Wat werd er verwacht? BZK vroeg de Serious Ambtenaren om een advies over de inhoud van de Cao’s van de toekomst: ‘Bekijk de huidige Cao’s in het openbaar bestuur (rijk, provincies, gemeenten, waterschappen), en ga eens na wat je zelf vindt dat er in zou moeten staan. Wat zijn de thema’s en wat moet daarover worden afgesproken? Wees hierbij creatief en denk 36 Resultaten PDF   V  erslag ‘Cao van de toekomst 2023’ Prezi-presentatie www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 14 out-of-the-box!’ De input is voor de lange termijn: het gaat om de Cao’s in de verre toekomst. Voor de korte termijn, de komende/ actuele Cao’s, loopt namelijk al een verkenning naar mogelijke quick wins. De bouwstenen Al analyserend zijn de Serious Ambtenaren op een zevental bouwstenen gekomen die een rol spelen in het leven van de ambtenaar van de toekomst. Deze bouwstenen vormen samen de ruggengraat van de Cao van de toekomst. Ze zijn tevens representatief voor het denken en handelen van de moderne ambtenaar die volgens de principes van Ambtenaar 2.0 en Het Nieuwe Werken zijn vleugels uitslaat en van betekenis is in de samenleving. Bouwsteen 1 ‘Maatwerk in secundaire voorwaarden’: Het flexibel gebruik van generieke voorwaarden moet mogelijk gemaakt worden, zodat Cao-voorwaarden minder knellend zijn dan nu. Zo kan een keuzepakket aan voorzieningen geboden worden, waarbij werknemers en werkgevers steeds zelf samen bepalen wat passend is. De werknemer heeft Jelmer Schaaf Marie-Jose Klok Adriana Kessens Chantal Bakkenes Amanda Jansen Desiree van Dijk Sanne Bekkenutte Doenja Peeters Carla Kranendonk hierbij veel keuzevrijheid, waardoor de overheid als werkgever aantrekkelijker is. Bouwsteen 2 Mogelijkheden voor het belonen van ondernemershap: Ondernemende ambtenaren, ambtenaren 2.0, bevlogen maatschappelijk betrokken ondernemers, burgers die willen en kunnen bijdragen aan de nieuwe ondernemende overheid. Ze zijn er allemaal. Maar om deze bijdragen goed te kunnen betrekken, zijn er mogelijkheden nodig om deze bijdragen ook te belonen, om risico’s van ondernemerschap af te dekken en om ondernemerschap ook daadwerkelijk te stimuleren. Dit kan op een drietal vlakken: het omgevingsniveau, het organisatieniveau en op het niveau van de betrokken mensen zelf. Bouwsteen 3 Geen verschil tussen binnen en buiten de overheid : Als er binnen de overheid een probleem is, kunnen mensen die zich buiten de overheid bevinden en van toegevoegde waarde zijn, zich intekenen om een bijdrage te leveren aan de oplossing van dit probleem.
  • 37. Bouwsteen 4 Interactieve marktplaats voor ambtenaren, ZPP en ZP: Om iedereen een kans te geven om bij te dragen aan de publieke zaak, moet er een openbare marktplaats komen waar zowel ambtenaren als ZPP’ers zich kunnen intekenen op opdrachten. Zo kan iedereen een beetje ambtenaar zijn. Dit sluit aan bij o.a. de publicatie over een Agile Government van Price Waterhouse Coopers, waarin gestreefd wordt om als overheid nu echt actief gebruik te gaan maken van de derde sector. Internationaal zijn er al vele voorbeelden van succesvolle samenwerkingen tussen overheden en maatschappelijk middenveld, bedrijfsleven en burgers, bijvoorbeeld van de policy making labs van NESTA in Denemarken. Bouwsteen 5 Variabel beloningssysteem: Er moet een variabel beloningssysteem komen op basis van een combinatie van talent, competenties, inzet en de bereikte resultaten van de medewerker. De toegevoegde waarde van de medewerker staat steeds centraal. Bouwsteen 6 Ontwikkelingsmogelijkheden bieden: De werknemer van de toekomst wil meer verantwoordelijkheid met betrekking tot zijn eigen werkpositie en zijn opleidingsmogelijkheden om zich zo naar eigen inzicht te kunnen ontwikkelingen. De Cao van de toekomst zou hierin moeten voorzien door middel van flexibele regelingen, die werknemers zelfstandig kunnen inzetten ten behoeve van ontwikkelingsmogelijkheden. Zo zouden werknemers kunnen kiezen voor tijd in plaats van geld. Werkgevers dienen zich te realiseren dat zij eveneens baat hebben bij werknemers die naar eigen inzicht hun ontwikkelingsmogelijkheden kunnen bepalen. Bouwsteen 7 Samen in partnerschap, wederkerige verantwoordelijkheid: De werknemer van de toekomst ziet de relatie met zijn werkgever als een partnerschap waarin zij elkaar stimuleren om tot het beste resultaat te komen. Vanuit professionaliteit werken aan gezamenlijke doelen. Vertrouwen is de basis van een goede relatie, maar zonder kaders kan vertrouwen leiden tot vrijblijvend- heid. Het uitspreken van wederzijdse verwachtingen is essentieel. Proces De Serious Ambtenaren kwamen twee dagen bijeen om na te denken over de Cao van de toekomst. Op de eerste dag zijn ze bezig geweest met het inventariseren van zaken waar de Cao minimaal aan tegemoet moest komen. Ze zijn tot een zevental bouwstenen gekomen die beknopt zijn uitgewerkt in hun eindrapport. Daarnaast hebben ze een overzicht van hun bevindingen verwerkt in een Prezi-presentatie. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 37
  • 38. OPDRACHT 15 MINISTERIE VAN I&M INFORMATIE MANAGEMENT Hoe moeten standaarden worden toegepast binnen het Ministerie van I&M? Testplatforms om standaarden te ontwikkelen, testen & verfijnen Afkijken bij organisaties die meer expertise hebben Opdrachtgever: Michel Bouten, Ministerie van Infrastructuur en Milieu Overzicht: wie, wat, waarover, wanneer? Anje van der Lek Jelco Bosma Simone Kramer Lambrecht van Eekelen Geert Jan Klinkhamer Kees Groeneveld Jan Roodt Nico Barendse Resultaten PDF Adviesrapport & presentatie  ‘Standaard denken’ Wat werd er verwacht? Ook waar het rijksbeleid betreft is het af en toe zoeken hoe dit 38 eenduidig geïmplementeerd kan worden. Zo is er een lijst van standaarden vastgesteld door het standaardisatieforum. Daar zijn open standaarden zoals Open Document Format vastgesteld, maar ook Webrichtlijnen. lijn is dat deze toegepast De worden op het moment dat het aan de orde is. De Algemene Rekenkamer heeft aangegeven dat zij het wenselijk vinden dat het ministerie kan laten zien hoe zij dat gedaan heeft. De vraag die hierbij aan de Serious Ambtenaren werd gesteld is: “Hoe gaan wij zorgen dat wij (kunnen aangeven dat wij) aan de standaarden voldoen?” De Serious Ambtenaren kregen de opdracht om te kijken hoe anderen hier mee omgaan zodat ze tot een advies voor het Ministerie kunnen komen. Plan De Serious Ambtenaren hebben een mogelijk pad voorgesteld om inzicht te krijgen en te behouden over in welke mate de dienstonderdelen voldoen aan de standaarden. Architectuur in kaart brengen Wat was de aanleiding? Het DCI (Directie Concern Informatievoorziening) doet haar werk als regie-organisatie voor de informatievoorziening in de complexe omgeving van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Complex, door de fusie van verschillende werkvelden (beleidskern, planburo, Rijkswaterstaat, KNMI, en dergelijke) maar ook door de verschillen in verantwoordelijkheden en governance. Binnen deze pluriformiteit opereert het DCI met als doel de informatievoorziening zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten voor het hele departement. De verschillen in verantwoordelijkheden maken dat er minder rechtlijnig maatregelen zijn door te voeren. Centrale architectuurprincipes zijn wellicht nog af te spreken maar bijna niet centraal te handhaven. De belangen van uitvoeringsorganisaties op samenwerking liggen soms sterker buiten dan binnen het departement. Organisaties benaderen over informatie uitwisseling www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 15 Draagvlak Zoeken van gemeenschappelijkheid Actieve rol in College Standaarden
  • 39. door welk dienstonderdeel en waarom. Na de nulmeting wordt een tijdlijn opgesteld. Meetpunten worden gedefinieerd waar in regulier werk meteen een inventarisatie wordt gedaan op het betreffende systeem voor de afgesproken standaarden. Per dienst worden uiteindelijk de top tien van toepassingen van standaarden vastgesteld en getoetst. De eerste jaarlijkse rapportage van het DCI bevat de initiële meting met de relevante standaarden per dienstonderdeel en de tijdlijn om tot een totale inventarisatie te komen. moet inzicht komen in waar Er de verandergebieden liggen ten aanzien van de toepassing van standaarden. Door het gebruik van standaarden te borgen in de concernarchitectuur moeten de dienstonderdelen ze benoemen en opnemen in hun transitieplannen. Zo kan er per dienst een overzicht komen van mogelijke verandergebieden. Dit kan worden meegenomen in de jaarlijkse rapportage. Het plan kent vier fasen: 1. draagvlak, 2. overzicht, 3. inzicht, en 4. informatiearchitectuur. Om te rapporteren over standaarden is draagvlak bij de betrokken dienstonderdelen en hun vertegenwoordiging een must. Men moet zich bewust zijn van het delen van nut en noodzaak van het gebruik van standaarden. Daarnaast gaat draagvlak hier ook over de afspraken die worden gemaakt over het bijhouden van het gebruik, het inzichtelijk hebben, en over het toepassen van standaarden binnen de eigen informatiehuishouding. Overzicht gaat over het weten wie wanneer rapporteert aan het DCI over het gebruik van de standaarden. Om overzicht te krijgen is het nodig om een nulmeting te doen. De nulmeting brengt in kaart welke standaarden uit de “Pas toe en leg uit”-lijst worden gebruikt Advies In het algemeen zou men zic hmoeten richten op sponsorship. De focus moet liggen op de tien belangrijkste koppelvlakken. Ook is het raadzaam om gebruik te maken van testplatforms. Het netwerk van sleutelpersonen uit ICT, Communicatie en Informatievoorziening moet worden verbeterd. Sterk aangeraden wordt om met Inkoop samen te werken. In inkoop-en-acceptatievoorwaarden kan op die manier worden voldaan aan standaarden. Tevens is het slim om te kijken naar de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Hun inkopers, die opleiding en instructie hebben gehad in de Webrichtlijnen, zijn gespecialiseerd in het inkopen van grafische ontwerpen die aan deW ebrichtlijnen voldoen. Ook moet men de standaarden promoten en nadenken over het inrichten vaneen governance structuur. Inkoop- en acceptatie- voorwaarden aanscherpen met standaarden Compliance testen (reduceren ruis op de lijn) Uitspecificeren Convenant / werkafspraken Koppelvlakken in kaart brengen (10 belangrijkste) Proces (meenemen van mensen) Start rapportage Start inventarisatie Gericht op extreme bestanden PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 39
  • 40. OPDRACHT 16 NVVB INFORMATIE MANAGEMENT Hoe moeten we in de toekomst vorm geven aan standaardwerkprocessen? Vanuit expertise ontwikkelde diensten aanbieden en begeleiding geven Opdrachtgever: Arthur Dallau NVVB Resultaten PPT Powerpoint presentatie  NVVB Serious Ambtenaar www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 16 Sientjo Doornbos Jelte Rondeel Elise van Steenwijk Vanessa Gevers Natascha van Benthem Thijs de Jongh Jasper Eschweiler Gerald Flapper Petra Bulk Nel Rustenburg Marian Herenius Serious Ambtenaren en opdrachtgever ontmoeten elkaar tijdens de kick-off in Zwolle op 6 februari Wat was de aanleiding? De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) levert standaardprocessen aan afdelingen burgerzaken van gemeenten. De standaardprocessen dienen drie doelen: het borgen van beleidsen parate kennis, het borgen van datakwaliteit en het genereren van opbrengsten voor de NVVB. 178 gemeentes nemen deze dienst af. De prijs van het pakket processen is eenmalig €4.000-6.500. Het onderhoudsabonnement is 20% van het aankoopbedrag per jaar. De de interne kosten bedragen ongeveer €35.000 euro per jaar. Steeds minder 40 gemeenten nemen het pakket af. Hiermee lopen de opbrengsten van de NVVB terug. Wat werd er verwacht? De NVVB wil onderzoeken hoe zij haar product aantrekkelijker kan maken voor gemeenten door de standaardwerkprocessen burgerzaken te optimaliseren. De Serious Ambtenaren brainstormden over drie scenario’s: doorgaan op dezelfde weg, stoppen met de standaardwerkprocessen en doorgaan in alternatieve vorm. In hun brainstorm namen zij de wensen van gemeenten en nieuwe technologieën mee.
  • 41. Scenario 1: Doorgaan op dezelfde weg Het voordeel van doorgaan op dezelfde weg is dat er geen nieuwe investeringen nodig zijn in bijvoorbeeld procesontwerp of technologie. Het nadeel is dat het huidige pakket een vrij kaal product is dat snel veroudert. Er bestaat geen prikkel tot innovatie en het stimuleert onderlinge samenwerking tussen gemeentes niet. Voor de NVVB brengt het onvermogen om mee te gaan met de tijd een negatief imago teweeg bij de politiek. Scenario 2: Stoppen Het voordeel van stoppen is dat de zelfstandigheid van gemeenten wordt vergroot. Tevens ontstaat er een extra prikkel voor kennisdeling en samenwerking tussen gemeenten. De NVVB kan stoppen met een verouderde manier van informatievoorziening, waardoor er capaciteit vrijkomt om op andere plaatsen in te zetten. Het nadeel van stoppen is dat gemeenten meer kosten moeten maken om hun informatiebehoefte af te dekken. Ook bestaat het risico van versnippering in de wijze van uitvoering en kwaliteit van de processen. Voor de NVVB kan het risico bestaan dat zij gaat opereren vanuit een ‘Ivoren toren’ omdat zij het direct contact met haar leden kwijt is. Overig advies De Serious Ambtenaren bevelen de NVVB aan om te kijken naar hun positionering ten opzichte van nieuwe ontwikkelingen. Wat is de toegevoegde waarde van hun product voor stakeholders vanuit deze ontwikkelingen? Gemeenten zijn zoekende in hoe zij om moeten gaan met de huidige ontwikkelingen. De NVVB kan hier op inspelen door als gids te fungeren voor de gemeenten. De wensen van de klant moeten nader onderzocht worden. Het product moet worden voortgezet in een andere vorm. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 12 en 14 april bijeen bij de NVVB in Zoetermeer. In twee dagen kwamen zij tot een advies. De eerste dag hebben de Serious Ambtenaren besteed aan het uitdenken van oplossingsrichtingen. Daarna hebben zij de drie geformuleerde alternatieven tegen elkaar afgewogen. De tweede dag is gebruikt om te brainstormen over andersoortige adviezen. Tot slot hebben ze een presentatie gemaakt. Scenario 3: Doorgaan in alternatieve vorm Het voordeel van dit scenario is dat voorzien kan worden in een groeiende behoefte die ontstaat bij gemeenten om gefaciliteerd en ontzorgd te worden. De NVVB voegt waarde toe door zoveel mogelijk relevante ontwikkelingen toe te passen in werkprocessen. De nadelen van doorgaan zijn dat de gemeenten niet gestimuleerd worden om samen te werken en dat de NVVB in korte tijd snel moet opschalen om aan de vraag te kunnen voldoen. De NVVB moet hierbij opletten dat ze haar primaire focus niet verliest. Als je bestuurders en managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, met betrekking tot waar jij mee bezig bent geweest voor Serious Ambtenaar, wat zou dit zijn? Organiseer je eigen tegenspraak. Vraag je daarbij af of dat binnen je eigen organisatie nog voldoende mogelijk is. Gerald Flapper Haal periodiek mensen met een frisse blik binnen om quickscans/analyses te maken van een vraagstuk. Natascha van Benthem Durf over de grenzen van je eigen organisatie heen te kijken en stap de buitenwereld in. Creëer gezamenlijk en stop met navelstaren. Thijs de Jongh PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 41
  • 42. OPDRACHT 17 VNG HRM Kennisdeling nieuwe stijl Resultaten PDF   V  erslag ‘Kennisdeling nieuwe stijl’ Prezi-presentatie ‘VNG slim samenwerken on tour’ Videoverslag www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 17 Online communities combineren & fysieke bijeenkomsten rond thema’s Opdrachtgever: Jeroen van Gool, Kristel Lammers, Martine Meijers, VNG Elise Roders Marjolein Mann Gerdien de Weger Robert Reus Geertje Jacobs Silvia Mosterd Maaike Mesdag Aruna Mukerjee Marlies Hersman Tessa de Boer Hinke Pietersma verder gaat dan die eenmalige uitwisseling. Een mooi eindresultaat zou zijn dat de nieuwe media mogelijk ook leiden tot inspirerende persoonlijke ontmoetingen en dat kennis als een lopend vuurtje wordt gedeeld. De opdrachtgever gaf aan tevreden te zijn over de uitvoering van de opdracht als er een community ontstaat die zichzelf in stand houdt, als gemeenten elkaar kunnen vinden en als er concrete perspectieven zijn om op een andere manier invulling te geven aan het programma Slim Samenwerken. Een concreet doel is een draaiboek of een instrument. is daarnaast belangenbehartiger van alle gemeenten. Bij gemeenten is veel ervaring, echter deze wordt niet vanzelfsprekend gedeeld. Het aantal fysieke bijeenkomsten dat door de VNG wordt aangeboden is beperkt. Er wordt nu gewerkt met een Bustour, High Group Games en themabijeenkomsten. Deze bijeenkomsten moeten leuker en/of anders worden ingericht. De VNG moet een manier zoeken waarop de mensen die niet deelnemen aan deze activiteiten bereikt kunnen worden. Er moet geïnventariseerd worden waar de verschillende doelgroepen, waarop Slim Samenwerken zich richt, online samenkomen. Daarnaast krijgt men de indruk dat de nieuwe media die de VNG gebruikt niet serieus worden ingezet. Communicatiemethoden: storytelling, infographics & social media Wat was de aanleiding? De VNG zoekt creatieve manieren om kennis en ervaringen over samenwerking tussen gemeenten te delen en nieuwe inzichten te ontwikkelen. Er wordt al gebruik gemaakt van simulatiespellen, zogenaamde high level groups en bustours. Daarnaast hebben ze een website, een database met praktijkvoorbeelden, LinkedIn en Twitter. De kennisdeling aan de hand van bijeenkomsten, de inzet van internet en sociale media staan allemaal nog los van elkaar. Wat werd er verwacht? De VNG vraagt van de Serious ambtenaren nieuwe methoden om kennis breed te delen, zodat kennisoverdracht tijdens ontmoetingen 42 Wat zien de Serious Ambtenaren? De VNG biedt een platform voor opinievorming en vernieuwing en
  • 43. @VNG Meet het succes van je online berichtgeving en je bereik. En leer daarvan! @VNG #bustour In de uitnodiging over de bustour moet het niet draaien om de bustour maar om het inhoudelijke thema (dat bindt de doelgroep / community). @VNG Facebook voor zakelijk gebruik: toch eens induiken? Communicatie tips uit de presentatie @VNG creatief met je boodschap: maak gebruik van beelden en infographics. Bijv. verslag bustour Advies Om te komen tot een community die zichzelf onderhoudt zal de VNG evenveel tijd moeten besteden aan online als offline communicatie. Communities van de VNG kunnen gericht zijn op concrete samenwerkingsthema’s en bestaande netwerken van hun verschillende doelgroepen. organisatie moet zich De afvragen hoe ‘social media minded’ ze is. Ze moet het succes en bereik van haar online berichtgeving gaan meten. De afweging voor het gebruiken van Facebook moet worden gemaakt. Met het gebruik van Infographics kan men de boodschap op een aansprekende manier neerzetten. Door het anders inzetten van de Bustour is een goede brug te slaan tussen fysieke bijeenkomsten en een community. Impressies kunnen gedeeld worden via de sociale media. Door het neerzetten van een herkenbaar persoon voor de doelgroep bereik je mensen die eerder niet kwamen. Verder kan voorafgaand aan de tour gemonitord worden wie al online actief is, de online community kan in beeld worden gebracht op fysieke locaties of de lijst van busgangers kan worden geplaatst op Twitter. Men mag de bus natuurlijk niet uit totdat ze gelinkt zijn... In de uitnodiging van de Bustour moet het inhoudelijke thema centraal staan. Dit is de verbindende factor van de community. Ook maakten de Serious Ambtenaren een draaiboek voor de Bustour. Proces De Serious Ambtenaren maakten tijdens de Kick- off op 6 februari al een strakke planning en taakverdeling voor hun tweedaagse. Zij zagen elkaar op 8 maart en 12 april. Tijdens de twee dagen maakte de projectgroep een filmpje waarin het verloop van de twee bijeenkomsten werd getoond en alle Serious Ambtenaren werden voorgesteld. Er werd veel werk verricht. De resultaten en bevindingen werden gedeeld via Pleio. Alles wat op Pleio werd geüpload werd bekeken en becommentarieerd door een vaste persoon. Het advies werd samengevat in een mooie Prezi-presentatie. Ook was er bij deze opdracht een afkijker: Marcel Sijbom. Silvia Mosterd @SilviaMosterd 6 Feb Aan de slag met opdracht @VNGemeenten van #seriousambt Kennisgemaakt met boeiende groepsleden en (eerste!) vragenvuur aan opdrachtgevers :-) Sanne van der Zanden@SannevderZanden 11 Mar Aan alle ambtenaren: laat me - in kader van #seriousambt #SlimSamenwerken - weten waar we u en uw doelgroep online kunnen vinden? #VNG Maaike Mesdag @MaaikeMesdag 12 Apr Onderweg naar Den Haag voor 2e dag opdracht 17 #seriousambt, eind van de dag afronding en presentatie. Veel zin in! Elise Roders @liesjelogthet 11 Mar (ex-)Raadsleden in mijn TL: via welke platforms/ netwerken houden jullie online contact met collega’s? #dtv #seriousambtenaar Maaike Mesdag @MaaikeMesdag 21 Mar @smeijknecht leuke opdracht voor VNG: verbinden van analoge ontmoetingen met social media. 1e dag achter de rug, wordt vervolgd! Sanne van der Zanden @SannevderZanden 12 Apr #SeriousAmbt als kennispartner vanuit #PinkRoccade: Ochtendsessie voorbij gevlogen. Vorm eindpresentatie bekend. Nu nog concretiseren. #VNG geertjejacobs @geertjejacobs 6 Jun Onze #seriousambtenaar opdracht voor @VNG is klaar. Mooi resultaat @SilviaMosterd PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 43
  • 44. OPDRACHT 18 VNG HRM Help mee aan het werkbaar maken van de CAO van de toekomst Mobiliteit door algemeen werkcontract voor de overheid Opdrachtgever: Sietske Pijpstra Vereniging Nederlandse Gementesecretarissen (VNG) / College van Arbeidszaken (CvA) Resultaten PDF E  indverslag Serious Ambtenaar www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 18 Peggie van Vugt Chantal van den Heuvel Baukje Simons Joyce Vercoelen Elise Notenboom Jan Bellemakers Marijke Hoekstra Marijn Prins Ewald Stegenga Inge de Kort Renske Licht Monique Vermeulen 6 februari: eerste bijeenkomst van het team op de kick-off op op het provinciehuis in Zwolle Ewald Stegenga @EwaldStegenga 17 Apr Morgen bij @VNGemeenten om met @seriousambt verder te werken aan mobiliteit bij #cao van de toekomst. Nog tips @ambtenaar20 @abvakabofnv ? joostz @joostz 7 Mar @ChantalvdH77 max 3 jaar in zelfde functie, fris idee. 4 jaar mag ook icm diverse functies deeltijd Ivo Kraus @ivokraus75 7 Mar @ChantalvdH77 Is niet goed voor de continuiteit en collectief vakinhoudelijk geheugen ! ChantalvandenHeuvel @ChantalvdH77 7 Mar Vraag: ambtenaren nog maar maximaal 3 jaar in dezelfde functie laten werken? #seriousambt Karlien Crom @KarlienCrom 7 Mar @ChantalvdH77 Niet doen! Je hebt tijd nodig expertise op te bouwen over n taakveld, elke 3jr iemand anders slecht voor continuïteit beleid. Ydetta Schippers @YdettaSchippers 7 Mar @ChantalvdH77 Al zijn t idee & de gedachte ‘fris’, nadeel is dan we het dan weer gaan reguleren. En juist daar moeten we m.i. vanaf. Davied @davied 7 Mar @chantalvdh77 3-5-7-systeem? Drie jaar inwerken, na vijf jaar hoogtepunt, na zeven jaar vernieuwen. #seriousambt Karlien Crom @KarlienCrom 7 Mar @ChantalvdH77 Ook voor externe contacten is het lastig, elke 3jr andere contactpersoon. Moeten elke keer opnieuw beginnen met die blanke lei Nynke de Jong @Trijntjeh 7 Mar @ChantalvdH77 hangt van de functie af. Als er genoeg variatie in zit kun je ook na tien jaar op dezelfde plek nog fris zijn. 44
  • 45. Wat was de aanleiding? In de Cao-akkoorden 2009-2011 en 2011-2012 zijn reeds diverse teksten gewijd aan de totstandkoming van de Cao van de toekomst. De onderhandelingspartijen (VNG / College van Arbeidszaken en de vakbonden) willen komen tot een aantrekkelijke Cao voor de sector gemeenten. Een Cao die bijdraagt aan de versterking van de positie van de sector op de arbeidsmarkt en die aansluit bij de wensen van werknemers en werkgevers. de laatste Cao-teksten is In daarom al aangegeven dat verder moet worden gesproken over modernisering van de Cao-afspraken. Het gaat hier om afspraken inzake de beloning en afspraken over een individueel keuzebudget dat werknemers de ruimte geeft te kiezen voor geld, tijd of bijvoorbeeld een opleiding. In het visiedocument ‘Cao van de toekomst’ is al een van de contouren voor de nieuwe Cao genoemd: het vergroten van arbeidsmobiliteit, zowel binnen de eigen sector als naar andere (markt)sectoren. Wat werd er verwacht? De VNG is op zoek naar een antwoord op de vraag hoe ambtenaren meer mobiel kunnen worden en hoe dat in een Cao ondersteund kan worden. Het gewenste eindresultaat is een tekst waarin de instrumenten, Cao-teksten en randvoorwaarden zijn genoemd. Ontwikkelde visie In de Cao van de toekomst is een ambtenaar niet meer in dienst bij een gemeente, maar in algemene dienst bij de overheid. Hier val- Jan Anne Kalkhoven @Jan_Anne_69 7 Mar @ChantalvdH77 als stelregel net zo absurd als 40 jaar dezelfde functie bekleden. #passend #individu? Willem Stam @Willemswoord 7 Mar @ChantalvdH77 Het gaat niet om de functie, het gaat om klussen en flexibiliteit daarin. En dat verandert continu. Wilma Meere @Wilmameere 7 Mar @davied @chantalvdh77 goed idee! 3-5-7 zorgt voor mobiliteit in het ambtelijk apparaat! len ook het rijk, de landsdelen en andere overheidsinstellingen onder. Hierdoor worden drempels weggenomen om binnen overheden van werk te veranderen, meerdere functies te combineren of klussen te doen bij verschillende overheden. Om mobiliteit te vergroten, hebben werknemers in het Cao van de toekomst de mogelijkheid om 20% van hun aanstelling flexibel in te vullen. Minimaal eens per jaar bespreken ambtenaar en leidinggevende de mogelijkheden die er bestaan voor het wisselen van werk of functie. Het uitgangspunt bij dit gesprek zou moeten zijn dat de werknemer mobiel wordt. Een persoonlijk mobiliteitsbudget dient als instrument om mobiliteit te vergroten. Een ambtenaar kan dit budget aanwenden voor activiteiten die mobiliteit vergroten: een opleiding of reiskosten bijvoorbeeld. Concrete CAO-teksten De nieuwe Cao-teksten die de Serious Ambtenaren formuleerden zijn niet juridisch getoetst, maar de insteek komt voldoende naar voren. Het is aan deskundigen om deze aanzetten te verbeteren en om te zetten in definitieve Cao-teksten. Het overzicht van de te wijzigen of additionele artikelen is te vinden in het eindrapport dat de Serious Ambtenaren opleverden. Voor een goede toepassing van de concrete Cao-teksten zijn de volgende randvoorwaarden van belang: • Elke gemeente moet werken  op basis van hetzelfde functiewaarderingssysteem (HR 21) (en loongebouw). • Uitloopschalen uitfaseren: belo ning op basis van dienstjaren is ChantalvandenHeuvel @ChantalvdH77 7 Mar Opdracht: benoem de beren op de weg die je ziet als je denkt aan mobiliteit. Levert leuke discussies op bij #seriousambt Jan Bellemakers @jatilwil 7 Mar Mobiliteit wordt vaak gekoppeld aan het negatieve (reorganisatie). Gebruik juist de positiviteit! #seriousambt geen bevordering van de mobiliteit. Een persoonlijke toelage (artikel 3:7:8) biedt voldoende mogelijkheden voor beloning op maat als de betreffende ambtenaar goed functioneert. •  moet één overheidsbrede Er regeling voor woon-werk verkeer komen om reisafstand geen drempel te laten zijn. De Serious Ambtenaren realiseren zich dat dit ook een van de onderwerpen is waarop een individuele gemeente verschil kan maken. Proces Als start op de eerste dag zijn de Serious Ambtenaren aan het brainstormen gegaan om het begrip mobiliteit te definiëren. De Serious Ambtenaren hebben in beeld gebracht welke beren er op de weg zijn voor zowel werknemers als werkgevers om actief aan mobiliteit te werken. Er zijn instrumenten ter bevordering van mobiliteit in kaart gebracht. Ook hebben ze een discussie gevoerd over het wel of niet verplicht stellen om na een bepaalde tijd van functie te veranderen. voorbereiding van de tweeTer de bijeenkomst hebben de Serious Ambtenaren de huidige arbeidsvoorwaardenregeling voor de sector gemeenten (CAR-UWO) doorgenomen om te kijken welke artikelen mobiliteit belemmeren. Aan enkele P&O-ers is gevraagd welke mogelijkheden zij zien om via de Cao mobiliteit te bevorderen. Daarnaast is een aantal concept Cao-artikelen opgesteld. Op de tweede dag is een gezamenlijke visie op mobiliteit geformuleerd. Op basis hiervan zijn de conceptartikelen aangescherpt. Zou de oplossing of werkwijze die jouw groepje had ook relevant kunnen zijn voor jouw organisatie? Ja, het geeft een manier van denken weer waar elke organisatie alert op kan zijn dat ook deze meningen bestaan. Chantal van den Heuvel Ja, wij hebben o.a. gewerkt via mindmapping, ik merk dat daar bij ons nog weinig mee wordt gewerkt. Jan Bellemakers PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 45
  • 46. OPDRACHT 19 SED INFORMATIE MANAGEMENT Ontwerpfase van nieuwe organisatie SED in Pleio Resultaten PDF Presentatie ‘Communicatie in ontwerpfase  Samenwerkingsverband SED’ Prezi-presentatie www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 19 In de praktijk testen met medewerkers Opdrachtgever: Ilma Tjeertes Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland (SED) Cock van Vliet Els Haen Eric Edens Rudolf Roeleven Maarten Sinnema Steven Verbeek Rob van Reijswoud Redmer Wierdsma Nathalie van der Woude Joost van Kempen wacht. Hierbij moest ook gebruik gemaakt worden van sociale media, interviews, beelden, foto’s en meer. Naast advies waren ook tips over de daadwerkelijke uitvoering gewenst. met één organisatie waardoor er een lagere noodzaak is voor een communicatiestrategie die gericht is op identificatie. Inwoners betrokken houden als initiatiefnemer Wat was de aanleiding? Het samenwerkingsverband SED gaat waarschijnlijk per 1 januari 2015 ambtelijk fuseren. Dit besluit is in december 2012 genomen. Sindsdien is men gestart met de ontwerpfase van de nieuwe organisatie die in juni af moet zijn. Dan nemen de gemeenteraden van Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland het definitieve besluit. gemeenten blijven bestuurDe lijk zelfstandig. Men vindt het heel belangrijk dat de missie, visie en kernwaarden blijven bestaan in de nieuwe organisatie. Mensen moeten enthousiast worden en dit ook uitdragen. Daarom is goede communicatie in deze situatie van groot belang. De wens is dat alle informatie duidelijk en op hetzelfde moment beschikbaar en toegankelijk is. Om deze informatie te delen is er gekozen voor het digitale platform Pleio, Plein Overheid. Wat werd er verwacht? Van het team Serious Ambtenaren werd een advies over de hele communicatie rondom SED ver46 De keuze Er moet een fundamentele keuze worden gemaakt. Worden de SED-gemeenten stiekem samen één of worden ze ‘echt’ één organisatie? Als de organisatie stiekem een eenheid wordt smeden ze intern één organisatie, maar treden ze naar buiten op als drie afzonderlijke gemeenten. Dit vereist van medewerkers een constante schakeling tussen ‘binnen’ en ‘buiten’. Het risico dat medewerkers zich blijven identificeren met de ‘oude’ gemeente is groot. voor deze optie wordt Als gekozen moet men extra investeren om de mate van identificatie met de nieuwe organisatie te vergroten. Als de organisatie verkiest om ‘echt’ één te worden dan moeten zowel interne als externe communicatie dezelfde huisstijl hebben. De medewerkers identificeren zich Het advies De projectgroep splitste haar advies in vier dimensies: • formele communicatie, • informele communicatie, • interne communicatie en • Pleio. Op het gebied van formele communicatie zal men de kernwaarden van de gemeente- cultuur als kapstok moeten gebruiken. Dit zijn: dienstverlening, kwaliteit, partnerschap en ‘Het Nieuwe Werken’. Om de informele communicatie te stimuleren kan er een inloopspreekuur bij het management worden georganiseerd. Men kan stage lopen bij elkaar, het concept storytelling toepassen, een sportdag c.q. barbecue organiseren en/of sprekers uit de praktijk uitnodigen. Met betrekking tot interne communicatie luidt het advies: organiseer interne communicatie! Maak communicatiecapaciteit
  • 47. (1 fte) en budget vrij. Communicatie is geen klusje om er ‘even’ bij te doen. Het gebruik van Pleio wordt sterk aangeraden door de projectgroep. Doelen voor het SED zijn: breed informeren en het creëren van een samenwerkingsplatform. Hiervoor leent Pleio zich uitstekend. Door gebruik van Pleio creëer je tevens een gevoel van openheid. SED is niet alleen van een project/ werkgroep, de SED is van, voor en door iedereen. Proces De projectgroep kwam op 5 maart en 2 april bijeen op het Gemeentehuis van Stede Broec. Vooral op de eerste dag werd er op los getwitterd. Uit deze tweets bleek een enorm enthousiasme onder de Serious Ambtenaren. Het eindresultaat is verpakt in een heldere Prezi-presentatie. Ook heeft de projectgroep een groep aangemaakt op Pleio. Op het delen van een tweetal bestanden na is hier echter niet veel gebruik van gemaakt. Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt kern nieuwe organisatiecultuur #SED: dienstverlening, partnerschap, kwaliteit en hetnieuwewerken Joost van Kempen @JoostKempen 4 Apr Een deel van het eindresultaat! #seriousambt #pinkroccade RT @CockvanVliet: Serious Ambtenaar SED on Prezi http://Prezi.com/wm_9668qxbdi Steven Verbeek @verbeek_s 2 Apr Aandachtig luisterende gemeentesecretarissen tijdens presentatie 2e dag #seriousambt pic.twitter. com/E90Krs9mZD Joost van Kempen @JoostKempen 2 Apr Presentatie van eindresultaat #seriousambt opdracht 19 communicatie SED; in 2 dagen topresultaat met topteam http://yfrog.com/h3bhbkgj rudolf roeleven @rroeleven 2 Apr #seriousambt klaar voor eindPrezi.... pic.twitter. com/lwvh7WL8Jp rudolf roeleven @rroeleven 2 Apr #serambt, de climax nadert: werken toe naar een mooi eindresultaat benieuwd naar reactie van de opdrachtgever... Cock van Vliet @CockvanVliet 2 Apr Formele - en informele communicatie wat werkt binnen organisatie het beste? Allebei zijn belangrijk en versterken elkaar. #SED @seriousambt Cock van Vliet @CockvanVliet 1 Apr Morgen dag 2: @seriousambt opdracht “SED” communicatie bij samenvoeging. We gaan de opdracht afronden met een presentatie en goed advies. Cock van Vliet @CockvanVliet 29 Mar De komende dagen ideeen uitwerken voor 2e dag opdracht voor @seriousambt. Hoe communiceren bij samenvoeging 3 ambtelijke organisaties. #SED Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt adviesdag 1 bij #SED voorbij, nu vol energie naar huis. Om als groep t/m 2 april belofte in te lossen én voor eigen trajecten Eric Edens @AlterEdens 5 Mar @rroeleven @stedebroec @seriousambt Perfecte eerste dag! Veel verlichte ideeën voor communicatiestrategie en -aanpak SED. Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt net mooie herschrijving gehoord van opdracht in beleidstaal: hoe kantel je ambtelijk fusieproces van topdown naar bottomup #SED Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt andere lijn: durf naast organisatieontwikkeling nu al meer tijd vrij te maken voor werken aan draagvlak #SED Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt nu discussie met BOR en communicatiegroep #SED of #pleio berichtgeving op intranet volledig kan vervangen Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar #seriousambt #SED vroege lijn: proces zou gebaat zijn bij meer kennisoverdracht+ambassadeurschap vanuit project- & werkgroepen tbv draagvlak rudolf roeleven @rroeleven 5 Mar Op naar #seriousambt #stedebroec, veel zin! Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar Bijna in #Stedebroec voor 1e adviesdag #seriousambtenaar, over draagvlak ambtelijke fusi #SED #zinin http://www.seriousambtenaar.nl/ Joost van Kempen @JoostKempen 5 Mar Op weg naar #Bovenkarspel voor 1e dag als #expert bij Serious Ambtenaar groep 19: Samenwerking SED op #Pleio - #seriousambt #PinkRoccade Maarten Sinnema @hsinnema 5 Mar Prettige uiteenzetting van proces en pj-organisatie, oa door pj-leider @stavadela #SED #ambtelijkefusie #seriousambt pic.twitter.com/2DOMlepoxL rudolf roeleven @rroeleven 5 Mar Inspirerende dag @stedebroec @seriousambt komen mooie dingen uit... pic.twitter.com/J4KwrVvAEJ Steven Verbeek @verbeek_s 11 Feb @seriousambt twee mailtjes van @cleovanengelen vandaag (opdrachtgever en deelnemer). Dank voor het vele werk van de organisatie! PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 47
  • 48. OPDRACHT 20 SOCIALE VERZEKERINGSBANK (SVB) DIENSTVERLENING Hoe kan de SVB gemeenten ondersteunen bij de uitvoering van de WMO? Door makelen meer data beschikbaar maken Opdrachtgever: Floor van Dijk Sociale Verzekeringsbank Samenvoegen van taken om het voor burgers overzichtelijker te maken Vanuit expertise ontwikkelde diensten aanbieden en begeleiding geven Resultaat PPT Powerpoint presentatie  www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 20 Johan Boer Madeleine Camp Rianne Klinkert Marjolein Buis Gerhard Hagedoorn Tessa Klitsie Cees Hamers Miguel Boerboom Jeroen Freriks Patricia van Geenen Wim Westerhuis Ellen Waenink Karmijn van der Linden Noem iets dat je goed vond gaan Het groepsproces liep goed, iedereen pakte een rol op en het was een goede combinatie tussen insiders en outsiders op het onderwerp. Onze opdracht heeft een concreet vervolg gekregen in de praktijk, de SVB en KING zijn daar momenteel druk mee bezig. Door aan het einde van de tweede dag een korte presentatie + discussiepanel te organiseren, kreeg iedereen het gevoel dat er een concreet resultaat bereikt was. Noem iets dat te verbeteren valt Wat was de aanleiding? Wat werd er verwacht? Een aandachtspunt: bij ons in de groep was dit toevallig geregeld, maar we merkten dat De SVB vraagt zich af hoe ze de De Serious Ambtenaren mochten het toch belangrijk is om bij een inhoudelijk gemeenten kan ondersteunen brainstormen over de vraag hoe onderwerp in ieder geval 1 persoon in de groep te hebben die ook in zijn dagelijks werk bij dit bij het uitvoeren van de WMO: de SVB gemeenten kan ondersteuonderwerp betrokken is en veel over de inhoud welke delen van het proces zijn nen bij de uitvoering van de WMO. kan vertellen. Zo krijg je de hele groep snel op klant-intensief en moeten decenZe dachten na over welke mogeeen basis kennisniveau. traal plaatsvinden? Welke delen lijkheden er zijn ten aanzien van Zou de oplossing of werkwijze die jouw groepje zijn juist standaard en kunnen via dienstverlening door de SVB. Bij had ook relevant kunnen zijn voor jouw organisatie? ICT centraal uitgevoerd worden? de gemeenten ondersteunen bij de het uitdenken van scenario’s mocht Hoe kan de SVB Indirect wel, het zijn aanbevelingen aan de SVB Een belangrijk element hierbij is men zich niet te laten remmen door maar als deze in de praktijk worden gebracht, uitvoering van de hebben de vraag hoe dit past in de ontwikwettelijke beperkingen of andere WMO? gemeenten als de mijne daar zeker wat aan. keling van de decentralisaties, de restricties. veranderende relatie tussen burger Rianne Klinkert en overheid, en de transformatie De Serious Ambtenaren van het openbaar bestuur. Rianne Klinkert, Marjolein Buis, Gerhard Hagedoorn, Tessa Klitsie, Cees Hamers, Miguel Boerboom, Jeroen Freriks, Patricia van Geenen, Wim Westerhuis, Johan Boer, Ellen Weanink, 48 Madelaine Camp en Karmijn van der Linden. SVB
  • 49. “Het waren twee geweldige dagen!” Long list SVB als werkgever Een WMO-loket voor gemeenten Controle & handhaving Extra gegevens voor het keukentafelgesprek De WMO-WIKI voor gemeenten Leveren van management-informatie op macro-niveau het leveren van consultancy bij procesinrichting & communicatie Vervoersadministratie centraliseren gegevens aan het CBS aanleveren CPB-achtige functie voor zorgtaken mijnzorg.nl variant inrichten voor speciale doelgroepen het communicatie/informatie vraagstuk rondom de transitie AWBZ/WMO De SVB als WMO-loket voor gemeenten De SVB kan de gemeenten ondersteunen door overlap in taken tussen Centraal Administratiekantoor (CAK) en SVB te elimineren en één WMO-loket voor gemeenten aan te bieden. De SVB beschikt al over persoonsgegevens en gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de eigen bijdrage. Het CAK berekent voor de AWBZ en de WMO de eigen bijdrage voor de toegekende voorziening. De gemeente levert de gegevens aan over welke voorziening aan wie is toegekend. De burger ontvangt van het CAK een factuur voor de eigen bijdrage. Alle andere communicatie over de WMO loopt via de gemeente en het SVB. Zo wordt het aantal partijen waarmee de burger en de gemeenten geconfronteerd worden gereduceerd. De SVB als werkgever De SVB kan de gemeenten ondersteunen door de financiële en administratieve verantwoordelijkheid van de budgethouder over te nemen, waarbij de keuze ten aanzien van dienstverlening bij de budgethouder blijft. De SVB voert voor gemeenten de salarisadministratie uit. Het beheren en uitbetalen van budgetten kan worden uitgebreid met andere administratieve werkzaamheden. keuzevrijheid blijft bij de De budgethouder. De betaalstaat voor zorg in natura en financiële tegemoetkomingen zouden geregistreerd kunnen worden. Zo initieert de gemeente de indicatiestelling en kent een PGB toe, de budgethouder kiest de dienstverlener en de SVB regelt de rest. De SVB als uitblinker Door de kennis en kunde die de SVB heeft op het gebied van dienstverlening beschikbaar te stellen aan gemeenten kan de SVB de gemeente ondersteunen. Een opdracht die in het kader van de WMO is opgelegd aan gemeenten is het persoonlijk maken van massadienstverlening. De SVB is hier goed in en kan helpen door het delen van dit soort concepten. De SVB kan hierin ook een faciliterende rol op zich nemen. De SVB als gegevensmakelaar De SVB kan de gemeenten ondersteunen door het leveren van beleidsinformatie om de uitvoering van de WMO te verbeteren. De SVB beschikt over diverse informatiebronnen, waaruit voor gemeenten specifieke beleidsinformatie gehaald kan worden. De beleidsinformatie valt uiteen in structurele informatie en informatie ten behoeve van de transitie van AWBZ-functies naar de WMO. Het gaat om informatie op het niveau van gemeenten, wijken, doelgroepen, etc. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 18 maart en 17 april bijeen. Op de eerste dag brainstormden ze over mogelijke scenario’s voor de SVB om de gemeenten te ondersteunen. Vier van deze scenario’s zijn dieper uitgewerkt in een factsheet. De aanbevelingen zijn gepresenteerd in Powerpoint. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 49
  • 50. OPDRACHT 21 TELENGY BELEID Cliëntparticipatie van de toekomst te organiseren in de zorgsector Burgers helpen elkaar (uitgaan van kracht niet beperkingen) Austin van Gaal Inge Maas Lotte Penning Esther Frank Fransje Verheij Marije Meijer Jeroen Heuvelink Joyce Croonen Marieke van Kan Zizi Juhász Lara Verhagen In de praktijk testen met medewerkers Opdrachtgever: Ad van Dijck, Telengy Resultaten PPT  Prezi-presentatie ‘Burger centraal bij cliëntparticipatie’  resentatie over cliëntenparticipatie P van de eerste bijeenkomst www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 21 Wat was de aanleiding? Met de forse veranderingen in het Sociale Domein op komst, krijgen ook cliëntenraden en andere participatievormen van gemeenten, woningcorporaties en zorginstellingen te maken met meer ketengerichte samenwerking. Lokale overheden krijgen meer verantwoordelijkheid voor sociale vraagstukken. kerngedachte achter de De transitie is dat de burger participeert. Telengy wil in samenwerking met de ZZG Zorggroep verkennen hoe de cliëntenparticipatie van de toekomst er uit moet komen te zien voor het sociale domein. 50 Participatieladder van gemeente Brunssum: bij de start van elke beleidsnota of plan wordt bekeken op welke trede burgers betrokken worden bij de totstandkoming daarvan http://www.brunssum.nl Wat werd er verwacht? Telengy wilde de inzet van de Serious Ambtenaren benutten om een verkenning uit te voeren naar toekomstige cliëntenparticipatie in het sociale domein. De vraag die zij voorgelegd kregen is: Hoe kunnen wij cliëntenparticipatie in de zorg vormgeven, rekening houdend met de transitie? Burger- geen cliëntenparticipatie De Serious Ambtenaren stelden dat de term ‘burgerparticipatie’ meer op zijn plaats is dan ‘cliëntparticipatie’. Dit omdat een mens diverse rollen kent: als (tijdelijke) cliënt, mantelzorger of betrokkene. Het sociale netwerk van de cliënt dient ook betrokken te worden in dit proces. rol en de positie van de De zorgverleners veranderen, waardoor niet echt meer gesproken kan worden van een cliënt. Het woord cliënt impliceert het passief ontvangen van zorg. In de nieuwe betekenis is de ‘cliënt’ meer partner die op gelijkwaardig niveau meedenkt en beslist over de zorg die hij/zij ontvangt. Bij burgers is veel denken doekracht aanwezig. Dit wordt gevoed door betrokkenheid. Het is van groot belang om hier direct aan te appeleren.
  • 51. Advies Uit de verkenning voor Telengy kwamen een aantal adviezen voort. Professionals moeten aansluiten bij virtuele communities. Door gebruik te maken van bestaande online communities zoals Facebook en Twitter kunnen professionals thema’s ontdekken waar burgers verandering in willen zien. Ook kunnen de professionals zelf actief zijn door vraagstukken voor te leggen binnen de communities. Dit is een laagdrempelige manier om burgers mee te laten denken over verschillende zorgthema’s. En instellingen en gemeenten krijgen een helder beeld van wat er speelt in de samenleving. De zorg moet werken met kleine ontwikkelteams. In deze teams kunnen gemeenten, zorginstellingen en burgers samenwerken aan één concrete issue. Per onderwerp wordt er bekeken of het gaat om een lokale of regionale issue. De genoemde partijen dragen gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en de uitvoering van de issue. Serious Ambtenaren raden De Telengy een viertal zaken aan: •  en moet gebruiken wat nu goed M werkt. Via waarderend onderzoeken kan dit gevonden worden. •  r moet geïnvesteerd worden in E de mediawijsheid van zorgprofessionals. • Er moet zowel online als offline  geïnvesteerd worden aangezien niet elke burger online actief is. • Telengy moet optreden als  facilitator van de denkomslag bij gemeenten, cliënten en zorgprofessionals. Deze denkomslag is nodig om burgerparticipatie van toegevoegde waarde te laten zijn. Proces De groep van Telengy kwam twee dagen bijeen. Op de eerste dag werd de groep opgedeeld. Per groepje werden zogenaamde ‘persona’s’ uitgewerkt. Aan de hand van deze persona’s werd een beeld neergezet van behoeften van verschillende cliënten in de zorg. Daarnaast werkten de groepen een ‘droom’ uit. Deze droom verbeeldde de ideale situatie voor de zorg in de toekomst. Ze evalueerden ook de bijeenkomst. Opmerkelijk was dat er drie Serious Ambtenaren afwezig waren. De tweede dag werden waardevolle en belangrijke elementen met betrekking tot cliëntenparticipatie aangewezen en uitgewerkt aan de hand van passende modellen. Het eindresultaat werd verwerkt tot een heldere presentatie die werd getoond aan de opdrachtgever. Na de presentatie werd met de opdrachtgever geëvalueerd. Zou de oplossing of werkwijze die jouw groepje had ook relevant kunnen zijn voor jouw organisatie? Ja, omdat ons voorstel een manier van cliëntparticipatie betreft, nl een ‘ontwikkelteam’ wat eigenlijk een werkwijze omvat die op allerlei plaatsen bruikbaar is. Esther Frank Als je bestuurders & managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, wat zou dit zijn? Zoek kennis en nieuwe inspiratie niet altijd bij experts van buiten die iets de organisatie oplossingen komen bieden. Geef medewerkers de ruimte om buiten de deur te kijken, en stimuleer samenwerking met andere organisaties, zodat medewerkers zelf nieuwe inzichten meenemen van buiten naar binnen. Andere werkwijzen, andere soorten oplossingen kunnen enorm verfrissend zijn. Deze slaan het meest aan mensen er zelf bij betrokken zijn geweest. Fransje Verheij Inge Maas-Smans 23 May Echt in de watten gelegd door opdrachtgever Telengy, in een prachtige omgeving met een inspirerende groep mensen werken aan burgerparticipatie, online communities en ontwikkelteams. En als afsluiter: geïnspireerde opdrachtgevers, een prachtige bos bloemen en even napraten bij een drankje en een hapje. Joyce Croonen @joycecroonen 23 May Aan de slag voor @seriousambt De bouwstenen zijn gelegd! #clientparticipatie @telengytweet pic.twitter.com/pJ0oUOqjLi PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 51
  • 52. OPDRACHT 22 VDP DIENSTVERLENING Happy city Betere inrichting van ICT Opdrachtgever: Annelice Kluin VDP Maurice van Erven Christian de Kriek Daphne Wassink Joris van der Ahé Ingrid Hoogstrate Vivian Lebon Marian Belderok Katia van Beek-Scholder Luuk Neijenhuis Wat was de aanleiding? De werkgroep ‘Happy City’ van VDP streeft ernaar om een product te ontwikkelen waarmee de burger een verhuizing digitaal kan regelen. Zo kan in de nieuwe woonplaats de draad soepel opgepakt worden. Hiertoe is de VDP geïnspireerd door de digitale dienstverlening van de Wehkamp. Het product moet zo neergezet worden dat niet alleen de voorkant maar ook de website-kant wordt gevisualiseerd. Leidend is daarbij: “Hoe kun je het zo makkelijk maken, dat het voor zowel de burger als de organisatie vlekkeloos gaat?” Het hele proces wordt onder de loep genomen; van het aangeven van de verhuizing tot en met de registratie in de GBA. De Serious Ambtenaren formuleerden een aantal wensen die werden meegenomen in het ontwerp van de App: 1)  wil de VerhuisApp snel kunnen Ik vinden. 2)  wil integrale dienstverlening & Ik via de VerhuisApp bijvoorbeeld kunnen zoeken waar de scholen bij mijn nieuwe huis zijn. 3)  wil alleen invullen wat de Ik gemeente nog niet van me weet. 4)  wil in één keer alles kunnen Ik regelen rond mijn verhuizing. 5)  wil weten of ik de VerhuisApp Ik wel kan vertrouwen. 6)  wil weten wat er gebeurt als ik Ik de VerhuisApp gebruik. 7)  wil dat de VerhuisApp er leuk Ik en aantrekkelijk uitziet. de burger makkelijk te maken zal de overheidsdienstverlening zoveel mogelijk gebruik moeten maken van gemeenschappelijke diensten. Dit bespaart de overheid bovendien geld. De overheid presenteert zich als één samenwerkende overheid aan de burger, zodat deze niet zijn weg hoeft te zoeken in een jungle van overheidsinstanties. Wat werd er verwacht? Aan de Serious Ambtenaren werd gevraagd om een product te ontwerpen waarmee het proces rondom verhuizen digitaal geregeld kan worden. De belangrijkste eis bij de ontwikkeling van de service ‘verhuizen’ was dat de burger centraal stond. Een service kan alleen succes hebben als de doelgroep deze graag gebruikt. Waar moet de App aan voldoen? De VerhuisApp moet voldoen aan de principes voor digitale overheidsdienstverlening. Als een overheidsinstantie informatie nodig heeft van de burger, dan mag dat alleen aan de burger zelf gevraagd worden als deze informatie verder nog niet bekend is bij de overheid. Anders moet de beschikbare informatie worden hergebruikt. Om het Betere aansluiting front-mid-back office 52 Uitgangspunten voor de App De Serious Ambtenaren kwamen tot een zevental uitgangspunten voor de App. Men streeft naar één generieke VerhuisApp. De VerhuisApp kan op veel manieren benaderd worden. Dit omdat het zoekgedrag niet te sturen is. De toegang tot de VerhuisApp moet verlopen middels DigiD. Dit geeft vertrouwen aan de burger en maakt het makkelijk in het gebruik. burger moet weten dat de De VerhuisApp betrouwbaar is. Die betrouwbaarheid wordt geboden als de burger op de hoogte is van het feit dat de VerhuisApp wordt aangeboden door de gemeenten. Het moet ook duidelijk zijn water gebeurt met persoonsgegevens en welke verdere actie er van de
  • 53. sdoos doos welkom terug u bent nu terug op de verhuissite van de overheid overzicht wijzigingen Uw verhuisbericht is verwerkt. Voor onderstaande onderwerpen zijn nog aanvullende gegevens nodig. Klik op de onderwerpen om deze af te handelen. zorgtoeslag school parkeervergunning stop in de verhuisdoos Resultaten PDF Presentatie ‘verhuis-app’ &  het verbindende verhaal Prezi-presentatie ‘Happy city | verhuizen’ www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 22 burger zelf nog verwacht wordt. De VerhuisApp is een gepersonaliseerde dienst en vraagt alleen om nieuwe informatie. Door de toegang via DigiD wordt het mogelijk om de gegevens van de burger op te halen uit het stelsel van basisregistraties en deze te tonen in de VerhuisApp. VerhuisApp richt zich op De het domein van de gemeentelijke overheid. De Serious Ambtenaren hebben geen inventarisatie uitgevoerd van de gemeentelijke diensten. Als men verhuist naar een andere gemeente, dan zal die nieuwe gemeente centraal staan in de App. Ook dienstverlening van de oude gemeente komt aan bod, zoals het afmelden of opzeggen van diensten. De VerhuisApp is flexibel en te gebruiken door alle burgers die gaan verhuizen. Voor het inrichten van de App is een werkwijze bedacht die aangeeft welke diensten van toepassing zijn en de burger de mogelijkheid biedt om zo’n dienst direct af te handelen of te laten wachten tot later. Consequenties voor gemeenten Voor gemeenten breekt de VerhuisApp met de manier waarop de online dienstverlening tot nu toe veelal geregeld is. De meeste gemeenten werken volgens Antwoord©, waarbij alle producten en diensten per gemeente op dezelfde wijze via de website worden aangeboden. De VerhuisApp is voor alle gemeenten hetzelfde, maar dan voor één dienst: verhuizen. Voor de gemeenten is er één hele belangrijke reden waarom ze graag de VerhuisApp zouden willen gebruiken: het belang van de burger. De kwaliteit van dienstverlening aan de burger moet voorop staan. Voor gemeenten betekent dit dat de VerhuisApp om te beginnen een verbetering moet opleveren voor de burger, maar aan de andere kant ook een beter proces moet opleveren zodat de kosten zeker niet hoger worden. is onder andere afhankelijk Dit van de mogelijkheid om te koppelen met bestaande zaaksystemen en datadistributiesystemen voor het gebruik van basisregistraties. Een landelijke ontwikkeling van deze voorziening zou een besparing kunnen betekenen voor elke gemeente met digitale ambities op dit vlak. Proces Tijdens de eerste sessie is eerst het algemene scenario geschetst, waarna iedere stap tot in detail is uitgewerkt. Een subgroep is aan de slag gegaan met het vaststellen van de informatie die nodig is om de verhuizing te kunnen verwerken. In de tweede sessie is dit verder uitgewerkt tot een visuele weergave van een landelijke online App/website. Daarnaast is er een Prezi-presentatie gemaakt voor VDP om het concept uit te kunnen dragen naar hun leden of andere partijen. slot is er gediscussieerd Tot over de toepasbaarheid en implementeerbaarheid van de App. Daaruit kwam bijvoorbeeld naar voren dat een wachttijd van 3 dagen noodzakelijk is voor de gemeentelijke backoffice om de verplichte controles en verwerking uit te voeren. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 53
  • 54. OPDRACHT 23 GEMEENTE TEXEL HRM Opstellen gedragslijnen bij evenementen Algemene kaders vanuit gedeelde principes Resultaten PDF Eindverslag met stellingen ter discussie  Opdrachtgever: Piet Bolier, gemeente Texel Videoverslag ‘seriousambtenaar.txl’  www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 23 Melani Boumans Machteld Haaksman Sanne Grotenbreg Sylvia Schuite Roel ter Borg Esther van Dijk Eric Stegehuis Wat was de aanleiding? Gemeente Texel is een kleine gemeenschap die elk jaar veel bezoekers trekt. Er is gedurende het hele jaar door ontzettend veel te doen. Voor 2013 staan er al bijna 50 evenementen gepland. De inwoners van de gemeente Texel zijn actief betrokken bij de activiteiten en initiatieven op het eiland. Zo zetten zij zelf ook veel initiatieven op, welke door de gemeente worden ondersteund. Hier is helaas nogal wat onduidelijkheid over; het is niet helder welk event ondersteuning krijgt en waar dat precies op gebaseerd is. In de huidige situatie levert de buitendienst op eigen initiatief diensten en materiaal. Wat werd er verwacht? De gemeente Texel heeft de wens uitgesproken om een regiegemeente te zijn, en wil een slanke en fitte organisatie worden. De Serious Ambtenaren werden uitgenodigd om mee te denken en kregen een specifieke opdracht mee. Deze luidde: “Maak duidelijke afspraken 54 waarbinnen de gemeente verenigingen en organisaties ondersteunt bij het opzetten, organiseren en uitvoeren van verschillende activiteiten en evenementen.” presentatie van de heer Na de Bolier stelde de projectgroep haar opdracht nog eens scherp. Ze gingen aan de slag met de vraag: “Waar legt de gemeente Texel de grens (met betrekking tot capaciteit van de gemeente) bij inzet van evenementen?” Men was het eens dat voor het stellen van grenzen en kaders, er criteria nodig zijn om een goede belangenafweging te kunnen maken. De projectgroep stelde dat zij niet in staat was om de grenzen aan te leveren, maar wel een bijdrage kon leveren in het klaarzetten van de ‘bouwstenen’ die nodig zijn voor het vaststellen van grenzen. Probleem Het verlenen van diensten is een verkapte subsidie en zou onderhevig moeten zijn aan bepaalde criteria. Verkapte subsidies die de gemeente Texel ten behoeve van evenementen verstrekt zijn: het plaatsen van gratis extra containers, het uitlenen van gemeentelijke materialen en het inzetten van gemeentelijke medewerkers. Het verlenen van deze hand- en spandiensten kost de gemeente teveel personele capaciteit en middelen. Dit is economisch niet meer te verantwoorden. Integriteit speelt ook een rol. De gemeente Texel is klaar met medewerkers die op eigen initiatief afspraken maken met event-managers over de inzet van bepaalde materialen die toebehoren aan de gemeente. O pstellen van criteria bij evenementen De gemeente moet bewust gaan kiezen welke evenementen wel en niet ondersteund worden. Aan de hand van bepaalde criteria kan de gemeente Texel deze bewuste keuze maken. De criteria zijn opgesteld aan de hand van de kernwaarden zoals benoemd in het evenementenbeleid van de gemeente Texel.
  • 55. Melani Boumans @Melani2012 14 Mar Sfeer is gemaakt! De #texelse Piet heeft dezelfde blouse aan als de collega van @seriousambt! pic.twitter. com/JxDVFTms7I Dit zijn: Ruimte en Rust, Cultuurhistorie en Identiteit, Eilandgevoel, Natuur en Landschap en Nachtelijke Duisternis. In haar speurtocht naar instrumenten waarmee een afweging kan worden gemaakt welke evenementen ondersteund kunnen worden door de gemeente, stuitte de projectgroep op een matrixschema van de gemeente Ede. Criteria zijn in deze matrix opgenomen. A dvies De projectgroep stelde een discussie voor. Deze moet plaatsvinden om helder te krijgen wat de gemeente Texel wil met betrekking tot de op te stellen criteria. Om te komen tot een slagvaardige discussie, die zal moeten plaatsvinden tussen raad, college en de betrokken dienst over kaders en criteria, zijn er door de projectgroep acht stellingen geformuleerd waarover gediscussieerd kan worden. Naar aanleiding van deze discussie moeten heldere afspraken worden gemaakt. De gemaakte afspraken worden verbonden aan doelstellin- gen met betrekking tot integriteit. Het college zal hierin het goede voorbeeld moeten geven. Roel ter Borg @RoelBorg 15 Mrt Eindresultaat opdracht @seriousambtenaar Texel overgedragen aan wethouder Huisman. Stuk is positief ontvangen Proces De projectgroep Serious Ambtenaar kwam bijeen op Texel. Helaas had deze groep te kampen met veel uitval. Drie van de tien Serious Abtenaren moesten helaas afhaken. Omdat er naar Texel moest worden afgereisd werd voorgesteld om een aaneengesloten tweedaagse te houden. Heel efficiënt! Naast de inhoud werd er ook tijd vrijgemaakt voor ontspanning. In het filmpje dat de Serious Ambtenaren hebben gemaakt is dit goed te zien. Ook werkte deze projectgroep als eerste met student-afkijkers van de UvA. De studenten aanschouwden het proces zonder inhoudelijk te interveniëren in de discussie. Zij waren alleen de eerste dag aanwezig. Het eindadvies is aangeboden aan wethouder Huisman van de gemeente Texel. De projectgroep waardeerde de fijne ontvangst en de goede begeleiding vanuit de gemeente. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 55
  • 56. OPDRACHT 24 WATERSCHAP NOORDERZIJLVEST BEHEER / BELEID Wat kan burgerparticipatie betekenen bij de opstelling van een beheerplan? Algemene kaders vanuit gedeelde principes Opdrachtgever: Steven Verbeek, Waterschap Noorderzijlvest Inwoners betrokken houden als initiatiefnemer faciliteren van dialoog met inwoners, divergent denken Leonie Brouwer Theo van Brugge Simon Jelsma Robbert Speksnijder Gitty Korsuize Ilse Smit Jan de Lange Henk Meerdink Joris Davidse Gemma Oosterman Hans van Soelen Marco Klaassen Louise van Haaften Resultaat Steven Verbeek @verbeek_s 19 Mar Kennismaking #seriousambt opdracht 24, appeltaart met slagroom :-) pic.twitter.com/yJbcNz77uA Wat was de aanleiding? Waterschappen leggen hun doelen en maatregelen vast in waterbeheerplannen (verder genoemd als WBP) met een looptijd van zes jaar. Waterschap Noorderzijlvest staat aan de vooravond van het opstellen van een nieuw WBP. Hierbij wordt in de huidige situatie nog vaak voor starre inside-out benadering gekozen. Het waterschap wil aanhaken op de huidige accentverschuiving binnen de rol van de overheid; van organiserend naar faciliterend. Wat werd er verwacht? De Serious Ambtenaren kwamen op de eerste bijeenkomst al gelijk tot een heldere opdrachtformulering. Ze zouden het waterschap gaan adviseren over hoe zij burgerparticipatie konden inzetten bij de opstelling van het WBP. Het waterschap sprak de wens uit om het bewustzijn van de burgers te verhogen; het waterschap kan niet alles doen en/of garanderen. 56 Keuzes voor het WBP worden beter gedragen als men weet wat een waterschap wel of niet doet en waarom. Binnen het waterschap leefde het idee al dat burgers en stakeholders kunnen komen met innovatieve ideeën. Bovenstaande gedachten konden door de Serious Ambtenaren worden meegenomen in hun onderzoek. Vormen van participatie De Serious Ambtenaren hebben, om tot een goed advies te komen, mogelijke vormen van participatie geanalyseerd. Hierbij werd speciaal gekeken naar wat er binnen het waterschap al gedaan wordt aan het verhogen van burgerparticipatie. Burgerparticipatie bij beleidstrajecten bestaat al vele jaren. Waterschappen zijn historisch gezien letterlijk het product van burger- of zelfs overheidsparticipatie. Men kan, met betrekking tot waterschappen, drie generaties van burgerparticipatie onderscheiden. PDF Eindrapport ‘De ingeland  als klant participant’ www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 24 De eerste generatie ging het vooral om het claimen van hun recht op inspraak. Bij de tweede generatie draaide het om interactieve beleidsvorming. In de derde generatie ligt het initiatief bij de burger; de overheid participeert. Serious Ambtenaren stelden De dat de doelgroepen van de waterschappen zowel hun stakeholders als de bewoners van het beheersgebied zijn. Aangezien in het beheersgebied vaak ook bestuurders van de betreffende waterschappen wonen, kunnen zij optreden als katalysatoren voor burgerparticipatie. Wat doet Noorderzijlvest al? Contact met de burger is niet nieuw voor waterschap Noorderzijlvest. Het waterschap heeft zich voor de periode 2012-2013 bijvoorbeeld tot doel gesteld om meer klachten te ontvangen. Dit deed zij vanuit de gedachte dat het aantal klachten ook een indicator is van de mate waarin de burger zich betrokken voelt.
  • 57. Steven Verbeek @verbeek_s 19 Mar Vandaag opdracht 24 voor @seriousambt bij @ Noorderzijlvest. Wegwijzer voor de route... pic.twitter.com/5Pn9hDPXF8 Steven Verbeek @verbeek_s 19 Mar Creatieve werkhouding van @stadsecoloog030 tijdens #seriousambt in #050 pic.twitter.com/ WEDQ1I8auN Simon Jelsma @SimonJelsma 19 Mar Creativiteit #seriousambt lijkt #Noorderzijlvest te verbazen. pic.twitter.com/PkSWE2hRzU Steven Verbeek @verbeek_s 19 Apr Er wordt hard gewerkt door de deelnemers aan @seriousambt bij @Noorderzijlvest. Oplevering om 16u... pic.twitter.com/DbqvF5fndM Daarnaast zoekt het waterschap de burger actief op. Een voorbeeld hiervan is het persoonlijk uitdelen van banketletters door medewerkers aan getroffenen van de ontruiming van de polders langs het Eemkanaal. Van medewerkers wordt verwacht dat zij omgevingssensitief zijn. Noorderzijlvest werkt intern met de map ‘De Ingeland als klant’ om medewerkers bewust te maken van de noodzaak om goed te luisteren naar wat de ingeland, de klant, zegt en bedoelt. Advies Om te komen tot een WBP werden verschillende fasen doorlopen: Het vaststellen van een algemeen kader, het verzamelen van ideeën, het uitwerken van ideeën, kiezen voor een bepaald idee, uitwerken van het WBP en het vaststellen van het WBP. De Serious Ambtenaren hebben gekeken naar welke vormen van participatie mogelijk zijn binnen deze fasen. Het verzamelen van ideeën kan digitaal of middels bijeenkomsten georganiseerd worden. Er kan een zogenaamd ‘lekenpanel’ worden ingesteld zoals de provincie Gelderland dit doet met het GeldersPanel. Bij het verzamelen en uitwerken van de input kan gewerkt worden naar het model van het traject rond NoordERvisie. de periode van divergeren is In het zaak zo veel mogelijk oplossingen te verzinnen voor bestaande problemen, die in de periode van convergeren concreet worden uitgewerkt. Dit kan zich vertalen in een ‘dag van de schouw’, waar stakeholders van het waterschap kunnen assisteren bij de uitwerking van de eerder verzamelde ideeën. Ook bij het stellen van het algemeen kader kunnen ingelanden betrokken worden. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van het werken met principes, zoals in Almere. Dit vraagt om een kleine werkgroep, niet om een breed participatieproject. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 19 maart en 19 april bijeen. De eerste bijeenkomst werd besteed aan het uitdiepen van de vraagstelling en het onderzoeken van verschillende vormen van participatie. De tweede dag werd besteed aan het uitwerken van het concrete advies. De Serious Ambtenaren verwerkten hun eindproduct in een mooi eindrapport. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 57
  • 58. OPDRACHT 25 I-COACHES OPERATIE NUP INFORMATIE MANAGEMENT Optimaliseren van de I-spiegel Samenbrengen van gegevens uit verschillende systemen Opdrachtgever: Jan Draaisma, I-Coaches Operatie NUP Profiteren van elkaars data door ‘data over de schutting te gooien’ Zelda de Vries Wilma Willems Marcel van Macklenbergh Aard-Jan Seppenwoolde Mirjam Duijvestein Annelies Reijne Monique te Selle Margaret Zijlstra Lodewijk Jessen Carla van Tongeren Maike Middelburg-Coolen Klantenbestanden naast elkaar leggen Resultaten W  ebsite ‘Serious Storyboard’ Prezi-presentatie Videoverslag www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 25 Wat was de aanleiding? De i-Spiegel is een instrument dat bestandsvergelijkingen uitvoert bij gemeenten. De gemeente krijgt hiermee inzicht in de kwaliteit van gegevens. Deze gegevens worden gebruikt om bijvoorbeeld voorzieningen en vergunningen te leveren. Het gebruik van verkeerde of foutieve gegevens kan leiden tot onnodige uitgaven. De i-Coach gaat met behulp van deze i-Spiegel met gemeenten in gesprek over de kwaliteit van de uitvoering van hun processen en de onderliggende informatievoorziening. Op dit moment gebruiken een aantal gemeenten de I-Spiegel. Dit instrument, dat een echte kwaliteitsverbetering van de (basis)gegevens van de gemeente teweeg kan brengen, wordt echter nog lang niet door alle gemeenten gebruikt. Wat werd er verwacht? Men vroeg de Serious Ambtenaren hoe ze het gebruik van de i-Spiegel kunnen optimaliseren. De Serious 58 Ambtenaren gingen in gesprek met mensen die het instrument daadwerkelijk gebruiken. Van de gebruikers wilde men horen hoe het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) het communicatief beter kan aanpakken en het zo kan afstemmen dat het instrument daadwerkelijk zinvol is. Wat zien de Serious Ambtenaren? Voor het optimaliseren van de i-Spiegel moet men zich allereerst afvragen wat de doelgroep is van het instrument. Daarnaast adviseert de projectgroep om te investeren in de zelfredzaamheid van de gemeente in plaats van veel geld te betalen voor een oordeel. Het nadeel van ‘ranken’ van gemeenten is dat iedereen wil winnen, en je dus slechts een paar gemeenten aanspreekt, en dat gemeenten hun fouten zo snel mogelijk willen oplossen waardoor de tool zelf belangrijker wordt dan wat je ermee kan namelijk; toewerken naar kwalitatief betere gegevens. Ook is het zo dat gemeenten al bezig zijn met vergelijkingen. Dit wordt niet gezien door KING. De i-Spiegel is wéér iets waar de gemeenten iets mee kunnen/moeten. Is het daadwerkelijk nuttig en uniek? Gesprekken met gebruikers De Serious Ambtenaren gingen in gesprek met de gemeente Eindhoven en met gemeente Koggenland. Gemeente Eindhoven draait de i-Spiegel wekelijks waarna maandelijks wordt gerapporteerd aan het gegevensbeheer. Ieder kwartaal worden de uitkomsten van de i-Spiegel gerapporteerd aan de sectorhoofden en er wordt jaarlijks over gerapporteerd aan de gemeenteraad. De gemeente Koggenland staat boven aan de ranking van de i-Spiegel. Zij rapporteert de uitkomsten van de i-Spiegel één keer per jaar aan de raad. Gemeente Koggenland helpt KING om de i-Spiegel te verbeteren en ondersteunt andere gemeenten bij het gebruiken van de i-Spiegel.
  • 59. Een overzicht van de gegevens en de acties die worden toegepast bij I-spiegel www.i-spiegel.nl/ W at kwam hier uit? Bij de gemeente Eindhoven biedt de i-Spiegel geen verbetering in de kostenreductie of efficiëntie. De dingen die de i-Spiegel laat zien zijn niet nieuw. De i-Spiegel fungeert meer als bevestiging voor hetgeen men al wist dan als een aanvulling. Een tip die hier uit voortkwam is dat iedere softwarebouwer ervoor zou moeten zorgen dat met één druk op de knop de gegevens ook buiten de applicatie worden neergezet zodat deze eenvoudig op de i-Spiegel en andere instrumenten voor vergelijking aangesloten kan worden. Het voordeel voor de gemeente Koggenland is vooral de aandacht die de afdeling Informatie Voorziening krijgt door het gebruik van de i-Spiegel. Eindresultaat De i-Spiegel moet worden ingezet als hulpmiddel voor gemeenten. De gemeenten moeten ‘creatief verleid’ worden tot het gebruiken van de i-Spiegel. Ze worden verleid aan de hand van een promotiefilm. De kernboodschap voor het promoten van de i-Spiegel is vertaald naar verschillende doelgroepen (bijvoorbeeld sectorhoofden of beleidsadviseurs). Het positioneren van gemeenten moet worden gebracht als inzicht. De nadruk ligt op de toekomst. De i-Spiegel is een nulmeting waarna de gemeente verbeteringen kan realiseren. Gesprekken met gebruikers zijn erg nuttig voor het verbeteren en aanscherpen van de i-Spiegel en de promotie hiervan. Proces De projectgroep kwam samen op 4 en 25 maart. Er was even onduidelijkheid over de eerste datum maar de sessie vond alsnog plaats. Op de eerste bijeenkomst is er voornamelijk aandacht besteed aan het inventariseren van werkzaamheden en het verdelen van de taken. Na de eerste bijeenkomst werd een verslag hiervan op Pleio gezet. Via Pleio werd actief gebrainstormd over de invulling van bepaalde Noem iets dat je goed vond gaan Van iets vaags iets concreets maken. Reuzecreatief, ontzettend leuke mensen, zin om er iets van te maken Zou de oplossing of werkwijze die jouw groepje had ook relevant kunnen zijn voor jouw organisatie? Ja, i-Spiegel gaat over bestandsvergelijkingen. Wij doen dat soms maar zeker niet regulier. Als je bestuurders en managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, met betrekking tot waar jij mee bezig bent geweest voor Serious Ambtenaar, wat zou dit zijn? Uhm... dat de constructie van serious ambtenaar een mooie manier is van innoveren. Buiten de kaders, laat anderen er een keer naar kijken. Noem iets dat te verbeteren valt onszelf organiseren, de (aangewezen) facilitator wat meer helpen om een aantal stadia aan te geven die je doorloopt om een opdracht uit te voeren Marcel van Mackelenbergh ideeën. De eindresultaten werden bijeengebracht op een website. Op de website staat ook een Prezi-presentatie met daarin een overzicht van de belangrijkste bevindingen. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 59
  • 60. OPDRACHT 26 GEM AMSTERDAM STADSDEEL NOORD Hoe versterk je de voedselbank? Waardeketenbenadering met maatschappelijke vraag als vertrekpunt Resultaten PDF Adviesrapport &  Lijst met verwonderpunten www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 26 Wat was de aanleiding? Het aantal huishoudens dat gebruik maakt van de Voedselbank is in de afgelopen jaren sterk gegroeid. Inmiddels maken in Amsterdam-Noord bijna 300 huishoudens gebruik van deze voorziening. Er zijn twee uitgiftepunten van de voedselbank in dit stadsdeel. De toename van het aantal cliënten legt niet alleen een extra druk op de voedselvoorraad, maar ook op de organisatie en uitvoering binnen de uitgiftepunten. Het stadsdeel wil meer gaan inzetten op het ontwikkelen van de eigen kracht van cliënten van de Voedselbank Amsterdam Noord (de Voedselbank) en de doorgeleiding naar instanties binnen de hulpverlening en sociale kaart. Nieuwe ontwikkelingen vragen dus om een versterking van de inrichting en organisatie rondom de Voedselbank. Wat werd er verwacht? De Serious Ambtenaren mochten zich buigen over een plan van aanpak om de Voedselbank te versterken. De ontwikkelpunten van de Voedselbank moesten in 60 kaart gebracht worden. Hierbij valt te denken aan zaken als het versterken van het voedselnetwerk, ‘slimmere’ uitgiftemethoden, ontwikkeling van medewerkers, inzet op doorgeleiding en groei van cliënten van de Voedselbank. Er werd de Serious Ambtenaren gevraagd om te kijken naar ‘best practices’ van andere (vergelijkbare) voedselbanken en uitgiftepunten en ook te denken aan nieuwe ideeën. Het uiteindelijke advies zal zich richten op vier thema’s: Interne organisatie, werving voedsel, communicatie en werving van financiën. Verwonderpunten Voorafgaand aan het formuleren van het advies heeft de groep Serious Ambtenaren een aantal verwonderpunten neergezet. Het gaat hierbij om zaken die zijn opgevallen tijdens het werken aan deze opdracht. Deze zijn advies-overstijgend. Het eerste verwonderpunt betreft de mismatch tussen het Leefkringhuis (maatschappelijke organisatie) en de gemeente over de opvatting van wat de kernproblematiek is van de DIENSTVERLENING / BELEID Michelle van Dijk Katherine Diaz Raymond de Vries Natasja Pels Mieke Visch Veerle van de Winckel Karin Hoens Margo van Ee Floor Jansen Sita Holtslag David Hommes Ilse van Andel Opdrachtgevers: Jos Oldenkamp & Mijke Wassink gemeente Amsterdam stadsdeel Noord Voedselbank. Onder beide partijen bestaat een ander beeld over waar de Voedselbank mee is geholpen in haar verdere ontwikkeling. Het tweede verwonderpunt betreft de dilemma’s in de samenwerking met ketenpartijen. Het is de Serious Ambtenaren opgevallen dat het Leefkringhuis als het ware een kleine keten is in noodhulpvoorziening. Het Leefkringhuis opereert solistisch en er lijkt een zekere mate van argwaan te bestaan in samenwerkingen met andere partijen in het sociale domein. Het derde verwonderpunt betreft het cliëntbeeld. De cliënten lijken gedurende het hele proces weinig eigen verantwoordelijkheid te krijgen. De betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers is zeer groot. Van cliënten wordt niet verwacht dat zij iets terug kunnen of willen doen. Advies Het eerste advies luidt dan ook: bevorder de uitstroom van cliënten. Het tweede advies luidt: optimaliseer de voedseluitgifte. Onder de werving van voedsel wordt het
  • 61. Veerle vd Winckel @VWinckel 31 May Eindpresentatie Serious Ambtenaar voor Voedselbank Amsterdam Noord! #020 @stadsdeelNoord @seriousambt pic.twitter.com/juFJsrrejh Veerle vd Winckel @VWinckel 28 Feb 1e bijeenkomst @seriousambt Amsterdam Noord! Veel vragen én goede ideeën over hoe we de #voedselbank kunnen helpen! pic.twitter.com/QxKA8BiXgi aantrekken van leveranciers van voedsel en andere levensmiddelen verstaan. Een gebrek aan voldoende, uitgebalanceerde en kwalitatieve voeding is een van de grotere problemen waar de Voedselbank nu voor staat. Met name aan groenten en vlees is een gebrek. Het advies hiervoor is tweeledig. Mogelijk zou een betere afstemming met de Centrale Voedselbank ervoor kunnen zorgen dat het aanbod beter aansluit bij de vraag van de cliënten van de Voedselbank. Daarnaast zouden met ketenpartners afspraken gemaakt kunnen worden over het logistieke proces. Op het gebied van communicatie adviseren de Serious Ambtenaren om (bijvoorbeeld op de website) duidelijk te communiceren waar de Voedselbank nog behoefte aan heeft: bijvoorbeeld meer brood of inzet van vrijwilligers op andere punten dan uitgifte. Ook adviseren de Serious Ambtenaren om een stageplek te creëren voor studenten communicatie. Met betrekking tot de website stellen de Serious Ambtenaren dat de bezoeker meer duidelijkheid moet krijgen over welke informatie op de website te vinden is. Voor de werving van financiën kan de Voedselbank nog beter presteren dan ze nu al doet. Dit kan door het opstellen van een financieringsplan met daarin aandacht voor het type financieringsrelaties, seizoen en specifieke productgerichte financieringsmogelijkheden én het nader uitwerken en in de markt zetten van het concept ‘Vrienden van Leefkringhuis’ als financieringsoptie. financieringsopties moeten De inzichtelijk gemaakt worden op de website. De Voedselbank moet bouwen aan een verzakelijking van haar relatiemanagement. Tot slot moet inzichtelijk gemaakt worden waar het gedoneerde geld aan wordt besteed. nemer (Leefkringhuis). De Serious Ambtenaren besloten om zich in te zetten voor een advies dat van beide kanten omarmd zou worden. Om een beter en eigen beeld te krijgen van de organisatie van de Voedselbank heeft het merendeel van de Serious ambtenaren een middag meegelopen bij de uitgifte van voedsel aan de cliënten. Een tweetal ambtenaren hebben interviews gehouden met het Leefkringhuis waar de Voedselbank onder valt. Op de twee dagen hebben de groepen gewerkt aan de verwonderpunten om uiteindelijk tot een advies te komen. Dit advies is vervolgens voorgelegd aan de opdrachtgever. De Serious Ambtenaren hebben ook een eigen procesevaluatie gedaan. Hieruit zijn een aantal serieuze tips ter verbetering voortgekomen. Proces De Serious Ambtenaren zijn meerdere dagen bijeen gekomen. Op de Kick off had de groep al een goed gesprek met de opdrachtgever. Echter, er bestond geen concreet beeld van de opdracht tussen opdrachtgever (gemeente) en opdrachtPORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 61
  • 62. OPDRACHT 27 GEMEENTE LELYSTAD HRM Risicomanagement “tussen de oren” Calculerend pionieren Communicatie strategie gericht op activeren van medewerkers Opdrachtgever: Rob van Reijswoud, gemeente Lelystad Judith Vermaas-Laurijsen Peter van der Valk Laura Nijman Jasper Bloem Ron Roozeboom Tijmen Zentveld Zoë du Chattel Annerieke Halff Michiel Pijpers Koen van der Kroon Leonie Voogt-de Raad Resultaten  Prezi-presentatie: Risicomanagement 2.0 gemeente Lelystad www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 27 Formule: 1.0 + organisatie + mens = 2.0 1.0 Vanuit controllers Nadruk procedures Kwantitatieve modellen Instrumentele benadering Afvinken lijstjes Regels, regels, regels Wat was de aanleiding? Net als iedere organisatie houdt ook de gemeente Lelystad haar risico’s in beeld. Toch blijft dit gevoelsmatig met name een zaak voor controllers en projectleiders, terwijl bij vele andere handelingen en beslissingen het identificeren en beheersen van risico’s ook een belangrijke zaak is. Wat werd er verwacht? De vraag die gesteld werd aan de 62 2.0 Ook vanuit onderop Omgaan met onzekerheid ‘tussen de oren’ Uitgaan van ervaring Transparantie Delen informatie Maatwerk Samen Serious Ambtenaren is hoe het belang van risicomanagement bij een grotere groep collega’s onder de aandacht kan worden gebracht. Welke communicatiestrategie past daar bij? Welke tools kun je de organisatie hiervoor aanreiken? De Serious Ambtenaren hielpen de gemeente Lelystad naar het zoeken van goede ideeën en praktijkvoorbeelden om de verdere ontwikkeling van het risicomanagement vorm te kunnen geven. Wat is risicomanagement eigenlijk? De Serious Ambtenaren definiëren een risico als een onverwachte gebeurtenis die je van je beoogde doel afhoudt. Risicomanagement wordt geduid als het inschatten en beoordelen van risico’s en het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Risicomanagement 2.0 gaat verder dan alleen financieel risicomanagement, en wordt niet alleen gedragen door de concern afdeling maar door de gehele organisatie.
  • 63. Wat zien de Serious Ambtenaren? De Serious Ambtenaren zijn begonnen met het in kaart brengen van de beginsituatie, de huidige situatie binnen gemeente Lelystad. Na het houden van interviews blijkt dat op veel plekken in de organisatie wordt nagedacht over risico’s. Op sommige plekken, zoals bij het ingenieursbureau, wordt er goed omgegaan met risicomanagement. Echter, er zijn ook veel plekken binnen de organisatie waar risicomanagement niet structureel, of alleen aan het begin van een project wordt toegepast. Er wordt aangegeven dat er niets met de beschikbare informatie wordt gedaan; niemand doet iets met de uitkomsten van risicomanagement. Er is een gebrek aan praktische handvatten om risicomanagement aan te pakken. Advies De Serious Ambtenaren stelden dat er binnen de strategie van de gemeente Lelystad een balans moet worden gevonden tussen pionieren of risico mijden; wanneer calculeer je alle risico’s in? En in welke situatie waag je een sprong in het diepe om grootse, maar risicovolle, zaken aan te pakken? Eerst moeten de doelen benoemd worden. Daarna moet benoemd worden wat, voor het halen van dit doel, remmend kan werken. Tot slot wordt gekeken hoe deze “rem” eraf gehaald kan worden. Op deze manier kun je zogenaamd “gecalculeerd pionieren”. vergt het een en ander van Dit de communicatiestrategie. Voorwaarden voor een goede communicatie zijn: het accepteren van weerstand, je verplaatsen in een ander, het niet projecteren van je eigen kader op een ander en het denken in mogelijkheden. Het proces De bijeenkomsten van de projectgroep vonden plaats op 9 en 23 april. De Serious Ambtenaren hebben een groep aangemaakt op Pleio, waar actief gebruik van is gemaakt. De projectgroep is zeer gestructureerd te werk gegaan. Eerst is gezocht naar duidingen van de begrippen “risico” en “risicomanagement”. Daarna heeft men de beginsituatie in beeld gebracht. Op basis hiervan is een advies op maat gegeven. Het eindresultaat is verpakt in een treffende presentatie. Judith Vermaas @JudithVermaas 9 Apr Vandaag #inspirerende en #intensieve dag in @gem_Lelystad voor @seriousambt over Risicomanagement 2.0. Wordt een #pareltje Judith Vermaas @JudithVermaas 23 Apr Joehoe! Plan van aanpak over #Risicomanagement 2.0 voor @gem_Lelystad in 2 dagen gereed ihkv @seriousambt. #Inspirerende #topervaring Als je bestuurders & managers van publieke organisaties een advies voor innovatie mocht geven, wat zou dit zijn? Kijk ook buiten je eigen organisatie over hoe zij het vraagstuk c.q. probleem hebben aangepakt en opgelost. Maak gebruik van netwerk management en elkaars kwaliteiten. Peter van der Valk Nodig mensen uit van buiten je eigen organisatie. De frisheid neem daarmee toe. Bovendien word je zelf aan het denken gezet als je die nieuwkomers probeert uit te leggen hoe de zaak in elkaar zit. Ron Roozeboom PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 63
  • 64. OPDRACHT 28 GEMEENTE HOORN BELEID Stel een milieuactieprogramma op voor de binnenhaven van Hoorn Communicatiestrategie gericht op activeren van medewerkers Opdrachtgevers: Frans Mencke & John-Paul Zigenhorn, gemeente Hoorn Marianne Schimmel Joan Prummel Jorien Veenstra Inge Luyten Maaike Woldberg Renske Licht binnenhaven. Echter, om aan de voorwaarden van dit exclusieve ‘eco-label’ te voldoen moeten er met betrekking tot de gemeentelijke binnenhaven nog een aantal acties uitgevoerd worden. Eén daarvan is het opstellen van een milieuactieprogramma voor de binnenhaven. van de milieuomstandigheden in de binnenhaven te plannen en uit te voeren in het kader van verduurzaming. Het was aan de Serious Ambtenaren om het milieuactieprogramma op te stellen voor de gemeente Hoorn. Het document geldt enkel als leidraad en hulpmiddel voor de interne havenorganisatie en behoefde niet te worden vastgesteld door het college of de raad. Het milieuactieprogramma moest uiterlijk half februari worden toegestuurd aan de stichting KMVK (verantwoordelijk voor de Nederlandse Blauwe Vlag campagne). Resultaten   ideoverslag V www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 28 Wat was de aanleiding? De Blauwe Vlag is een internationale milieuonderscheiding die jaarlijks wordt toegekend aan stranden en jachthavens die aan de Nederlandse Blauwe Vlag campagne deelnemen en aangetoond hebben schoon en veilig te zijn. Het doel van het Blauwe Vlag Programma is om overheden, ondernemers en recreanten blijvend te betrekken bij de zorg voor schoon en veilig water, mooie natuur en een gezond milieu. Voor de gemeente Hoorn staat het voeren van de Blauwe Vlag voor erkenning van de gemeentelijke 64 Wat werd er verwacht? Het milieuactieprogramma toont de mate van gemeentelijke ambitie voor de binnenhaven aan op het gebied van milieu en duurzaamheid. Het doel is om verbeteringen
  • 65. Hoe heb je invulling gegeven aan je rol als opdrachtgever? Ik (gemeentesecretaris Hoorn) was zelf aanwezig bij afsluiting eerste dag en oplevering van het projectresultaat. Contactpersoon was een van de medewerkers in de gemeente. Marianne Schimmel @altijd 14 Feb @seriousambt echt leuke ervaring. Volgend jaar ben ik weer van de partij. Super goed initiatief van jullie! Cleo van Engelen @cleovanengelen 14 Feb http://youtu.be/j-C1dYnfxrc WOW.. wat een geweldig filmpje en resultaat van de eerste opdr #seriousambt voor gemeente Hoorn #TROTS Jorien Veenstra @jorienveenstra 14 Feb @seriousambt Hierbij de link naar het filmpje over onze opdracht bij gemeente #hoorn http://youtu. be/j-C1dYnfxrc Marianne Schimmel @altijd 13 Feb Laastste hand gelegd aan filmpje voor Serious Ambtenaar opdracht Gemeente Hoorn. Wat een bijzondere ervaring #seriousambtenaar Jorien Veenstra @jorienveenstra 13 Feb @ErwinMoes1 Erg leerzaam en leuk! Er komt een filmpje aan van het resultaat. Marianne Schimmel @altijd 12 Feb @Gemeente_Hoorn dank je wel. Was een leuke inspirerende dag! Jorien Veenstra @jorienveenstra 12 Feb Wat een top concept #Seriousambt! Vandaag onze opdracht voor gemeente #Hoorn voltooid met (blauwe) vlag en wimpel Marianne Schimmel @altijd 12 Feb Laatste dagje aan het werk voor Serious Ambtenaar (at @gemeente_hoorn) http://4sq.com/ VRXPdE Joan Prummel @JoanPrummel 31 Jan Maandag = matchday, ik heb mijn project al gekozen: duurzame haven Gemeente Hoorn. Zin in! http://is.gd/tZi8nN  #seriousambtenaar #hoorn Serious Ambtenaar @seriousambt 29 Jan Nog steeds mogelijk je in te schrijven voor de 2e (spoed) opdracht bij @Gemeente_Hoorn, mail voor meer info naar seriousambtenaar@gmail.com Hoe ben je van plan om dit verder te brengen? Via Intranet en persberichten hebben we hier aandacht aan besteed. Wat ook meehielp in de communicatie was dat de #SR-mensen zelf een video maakten van hun bevindingen. Geef één tip ter verbetering van de organisatie van Serious Ambtenaar Kan weinig verbeterpunten noemen. Ben wel benieuwd naar de andere opdrachten, en wat daar uit voortgekomen is. Ook - maar dan vanuit mijn bestuursfunctie voor de VGS - om te kijken naar ingredienten voor de ontwikkeling van de overheid als werkkring/werkorganisatie. Leg uit wat je aan het resultaat hebt Projectresultaat heeft ons geholpen om voor de haven het kwaliteitslabel ‘ de Blauwe vlag’ aan te vragen. Daarnaast stimuleert de werkvorm ons om meer in flashmobs en scrums te gaan werken. Concreet: na de zomer gaan we in een week van de programmabegroting de begroting 2014 opstellen. Frans Mencke PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 65
  • 66. OPDRACHT 29 VGS HRM Ontwerp een alternatieve één aanstellingsgedachte Opdrachtgever: Aik van Eemeren Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) Urgentie vergroten om draagvlak en betrokkenheid te genereren Resultaat PDF Brief aan landelijk overleg Gemeentelijke  arbeidsvoorwaarden www.seriousambtenaar.nl / 2013  opdracht 29 Wat was de aanleiding? Bij het overstappen van medewerkers naar een andere functie moeten gemeenten de wijzigingen doorvoeren in de CAR-UWO. Dit is de de Cao voor gemeenteambtenaren. Het is dus van belang dat de processen rondom deze wijzigingen goed functioneren. De afspraken tussen de bonden en het CvA (College voor Arbeidszaken) bieden hierbij een hulpmiddel om (interne) mobiliteit te bevorderen door een aanstelling in algemene dienst (LOGA). De invulling van deze afspraken maakt echter weinig enthousiasme los en sluit niet goed aan bij de gewenste ontwikkelingen. Het lijkt er op dat alle mogelijkheden om tot echte mobiliteit te komen juist beperkt worden door de voorbeeldregeling. De vraag is dan ook wat te doen om in de toekomst het overstappen naar een andere functie binnen de gemeente gemakkelijker te maken. Wat werd er verwacht? De opdracht aan Serious Ambtenaar was om in januari met een alternatieve voorbeeldregeling te komen waarin de mobiliteit wel wordt bevorderd. Een alternatief mét onderbouwing die als brief namens de VNG verstuurd kan 66 worden. Er moet een oplossing worden aangedragen voor een betere uitwerking van de ‘één aanstellingsgedachte’. De droom De Serious Ambtenaren hebben hun advies geformuleerd als een droom vol ruimte voor profijt van mobiliteit binnen de gehele overheid. In de droom heeft iedere ambtenaar een aanstelling in dienst van de overheid en kan hij/zij daar worden ingezet waar hij/zij qua talent, achtergrond en ervaring het beste past en een maximale bijdrage kan leveren. De aanstelling in algemene (overheids-)dienst biedt de benodigde veiligheid om te bewegen. De flexibiliteit wordt groter waar de stabiliteit aanwezig is. Een ambtenaar heeft geen functie, maar een jaarlijks af te spreken takenpakket. De beloning en waardering is gerelateerd aan de mate van flexibiliteit. Op hoog niveau is een coördinatiemechanisme geregeld dat er voor zorgt dat vraag en aanbod gematcht worden. er tussen vraag en aanbod Als een mismatch bestaat moet er onder meer gekeken worden naar talenten die iemand heeft om bij te dragen aan de doelstellingen van de overheid. Het management Rian Olthof Carlo Post Margriet Achtereekte Joost van Hoek Marijke Salters Eric Edens Johan Kippers speelt een belangrijke rol in dit proces: regisseren is kaders stellen én loslaten. Een lerende organisatie is een veranderende organisatie waarin iedereen uitgaat van zijn/ haar sterke kanten. Door verandering van de context zou een medewerker kunnen opbloeien. Wanneer er sprake is van een perfecte match is dit zichtbaar doordat er voldoende uitdaging is in de werkzaamheden en de uitdaging gelijkloopt aan het te ontwikkelen talent. Vanuit dit perspectief is er geen aanleiding om te komen tot mobiliteit. De basiszekerheden Voor de medewerker is de eerste zekerheid dat hij/zij wordt aangesteld in algemene dienst voor onbepaalde tijd. De medewerker krijgt daarnaast tijd- en opdrachtgebonden taken toegewezen (benoeming), waarbij de beloning wordt bepaald op basis van de opdracht. De medewerker zal op het eerste initiële niveau worden beloond. hij een klus doet van een Als hoger gewaardeerd niveau, kan hier eventueel een tijdelijke aanvullende vergoeding tegenover staan. Bij een tijdelijke klus van een lager waarderingsniveau zal hij op zijn eerste initiële niveau beloond
  • 67. Aan: Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden Geacht bestuur, In juni 2012 hebben vakbonden, namens werknemers, en College voor Arbeidszaken (CvA), namens werkgevers, een akkoord bereikt over de CAO Gemeenten 2011-2012. In dit akkoord is een afspraak gemaakt over de aanstelling in algemene dienst. De volgende alinea is in het akkoord opgenomen: ‘Gemeenten moeten buigzaam zijn: er komen taken bij of men moet taken in samenwerking gaan uitoefenen. Dit vereist een flexibele houding van werkgevers en werknemers. Daarom is er een noodzaak tot ontwikkeling en de wens om werknemers daar in te zetten waar zij maximaal een bijdrage kunnen leveren. Alle werknemers hebben daarom uiterlijk op 1 januari 2013 een aanstelling in algemene dienst. Zij kunnen in goed overleg met de leidinggevende ingezet worden in verschillende functies.’ Op 26 november 2012 heeft u uw leden een advies toegezonden hoe de uitkomsten van de CAO-onderhandelingen kunnen worden verankerd in de organisatie. Het ging daarbij om de rechtszekerheid rondom de aanstelling in algemene dienst per 1 januari 2013. Hiermee is de ‘moeten kant’ geregeld. Nu komt het er vooral op aan dat de gemeenten invulling gaan geven en zich richten op het ‘willen’ en ‘kunnen’. De vereniging van gemeentesecretarissen (VGS) heeft ons, in het kader van Serious Ambtenaar, gevraagd een aanvullend advies te formuleren. Het doel daarbij was te onderzoeken hoe we gemeenten zo goed mogelijk kunnen faciliteren in het implementeren van stappen richting het lonkend perspectief. Ons uitgangspunt hebben wij geformuleerd als een droom vol  ruimte voor en profijt van mobiliteit binnen de gehele overheid. Voor de omschrijving van de ‘droom’ verwijzen wij u naar de eerste bijlage.. Ook is aangegeven op welke wijze en met welke uitgangspunten organisaties op weg daar naartoe geholpen kunnen worden. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat er, op een aantal basiszekerheden na, zo veel mogelijk eigen regelruimte zou moeten zijn voor maatwerk binnen organisaties. In de tweede bijlage vindt u een uiteenzetting van de te regelen basiszekerheden. De VGS is enthousiast over het faciliteren en stimuleren van mobiliteit door deze wijze van organisatie ontwikkeling in combinatie met persoonlijke ontwikkeling. Wij hopen daarom van harte dat ook u ons advies omarmt en aanbeveelt aan uw leden. Met hartelijke groet, Carlo Post, Eric Edens, Marijke Salters, Rian Olthof, Johan Kippers, Joost van Hoek, Margriet Achtereekte blijven. Benoemingen zijn op basis van beschikbare taken en klussen en de talenten en persoonlijke omstandigheden van de medewerker. In een ‘code of conduct’ verklaart de werkgever zich aan bovenstaande uitgangspunten te houden en in de ambtenareneed verklaart de werknemer zichzelf beschikbaar te houden. Dit geldt voor de huidige Cao van de gemeentelijke organisatie waarbinnen hij is aangesteld, in de volgende Cao voor de overheid in de brede zin. Proces De Serious Ambtenaren kwamen op 25 januari en op 1 februari bijeen. De opdracht had wat haast aangezien er eind januari/ begin februari al opgeleverd moest worden. De eerste dag is er gewerkt aan het eerste concept ‘de droom’. Aan het einde van de eerste dag zijn de resultaten gecheckt bij de gemeentesecretaris van de gastgemeente. Vervolgens zijn alle Serious Ambtenaren gevraagd om hun P&O-ers te vragen hierop te reageren. Via twitter en Facebook van de VSG heeft iedereen kunnen reageren. De tweede dag is besteed aan het bijstellen van de uitgewerkte concepten naar aanleiding van de reacties. Op basis van een presentatie aan de gemeentesecretarissen zouden de laatste bijstellingen gemaakt worden zodat de brief overhandigd kon worden. Of deze brief daadwerkelijk overhandigd is en of daar reactie op is gekomen is onbekend bij zowel opdrachtgever als Serious Ambtenaar. PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 67
  • 68. LEERLESSEN Hoe hebben deelnemers & opdrachtgevers Serious Ambtenaar ervaren? Op het moment dat alle opdrachten volbracht waren hebben we een evaluatieformulier gestuurd aan alle Serious Ambtenaren en opdrachtgevers. We vroegen ze niet alleen naar de geboekte resultaten maar vooral naar hun ervaringen met betrekking tot het deelnemen aan Serious Ambtenaar. Uit deze antwoorden destilleerden wij een aantal stellingen die tijdens de kick-af bijeenkomst op 4 juli zijn onderworpen aan discussie. Dit is een overzicht van de stellingen en de bijbehorende plus- en minpunten die genoemd werden. Bij de groep die werkte aan een opdracht voor de VDP was de opdrachtgever aanwezig en fungeerde zij als klankbord voor het adviesteam. Men gaf aan dat dit goed werkte. “De open manier van werken pakte goed uit: dus vrij zijn in manier van samenwerken, aanpak voor probleemoplossing en de methodiek” “Onze groep had op de Kick of geen opdrachtgever. Dit hebben we pro-actief opgepakt door alvast een taakverdeling te maken” “Alles valt of staat bij de eigen betrokkenheid van mensen” “De groep werd snel een team dat elkaar goed aanvulde. In 2 dagen tijd tot een resultaat gekomen dat goed is ontvangen.” :  ( “Vanaf het begin was duidelijk dat de projectgroep aan zet was en dat initiatief werd ook meteen opgepakt” : ) - stelling - Bij de groep die werkte aan de opdracht voor Amsterdam was dit beeld niet herkenbaar. De projectgroep was niet compleet bij de Kick-Off. De opdracht was niet duidelijk en wisselde keer op keer. Ook de startdatum was onbekend. Er werd “gestoeid” over de juiste bezetting. Het beste moment bij deze groep kwam vlak voordat ze op moesten leveren. Ze besloten toen door te gaan met een kleine actieve kern van mensen uit het oorspronkelijke adviesteam. “Er waren 3 deelnemers van de gehele groep op de plenaire aftrap. Dat leende zich daardoor niet voldoende voor een inhoudelijke aftrap/cq taakverdeling van de opdracht. Mogelijk kunnen degenen die niet aanwezig kunnen zijn op een andere manier van infovoorziening voorbereid worden op wat er verwacht wordt van de opdracht.” “Niet iedereen kan omgaan met onzekerheid & vrijheid binnen de opdracht - onduidelijkheid maakt onzeker” “Herkenbaar: doordat de hele groep aanwezig was bij de bijeenkomst in Zwolle hadden we een strakke organisatie” “De groep faciliteerde informatie als ik er niet was” “Wij hadden iemand die ervaren was met procesbegeleiding in ons team, dit hielp enorm tijdens het samenwerken!” “Je wilt weten op basis van welke rol je in de groep gezet bent. Anders draagt Belbin in mijn ogen weinig bij.” “Twee dagen is te kort voor een team om naast een goede samenwerking toe te komen aan de inhoud” :  ( “Een van de deelnemers zorgde tijdens de eerste bijeenkomst voor een heldere structuur” Er was direct een duidelijke structuur door de indeling van het type mensen. : ) - stelling - “Combinatie van het gebruik van Belbin en je eigen motivatie maakt het zo succesvol” :  ( “Het was opvallend hoe goed de groep samengesteld was. Volgens mij heeft de selectie vooraf met Belbin en toelichting wat je toegevoegde waarde aan de groep was daar zeker aan bijgedragen” : ) - stelling - “Niet precies aan een rolverdeling gedaan” “Er kwam geen duidelijke projectleider in onze groep naar voren. Eigenlijk zou je elkaar al een bee tje moeten kennen voordat je met opdracht begint. De afstanden waren te groot waardoor samenwerking lastig was. Hierdoor was ook lastenverdeling onevenredig” “Wellicht is het goed om vanuit serious ambtenaar enige handvaten aan te reiken voor projectleiding binnen de groep” “Zet in iedere groep iemand die ervaren is met procesbegeleiding” 68
  • 69. Je blijft makkelijk met elkaar in contact en omdat je al een dag plezierig met elkaar gewerkt hebt begrijp je elkaar ook snel genoeg. Samenwerking met collega-Serious Ambtenaren: verliep heel vanzelfsprekend, met goede energie en passie om een succes van de opdracht te maken. :  ( “De samenwerking binnen de groep verliep soepel” : ) - stelling - ik vond het jammer dat een aantal collega’s het bij deze opdracht liet afweten De groep was wel aan de grote kant. Als iedereen zijn inbreng wil hebben is een iets kleinere (max 8?) groep fijner. Als er geen mensen met Pleio ervaring in de groep zitten, is dit een behoorlijke drempel. De samenwerking was constructief en open. Er waren geen mensen bij die vooral kwamen om hun eigen punt te maken. De samenwerking in de groep was erg goed. De taken waren goed verdeeld en iedereen zat er enthousiast in. Mooi om te zien dat mensen vanuit totaal verschillende invalshoeken gezamenlijk iets oppakken en komen tot een goed resultaat. :  ( : ) - stelling - werkomgeving was goed geregeld - betrokkenhed van de opdrachtgever was voldoende “Als opdrachtgevers eerder geworven worden kan er meer focus liggen op de opdracht” Betrokkenheid en openheid van de opdrachtgever, waardoor snel en met enthousiasme gewerkt kon worden. “De communicatie met de opdrachtgever verliep goed” Bij ons was er een discrepantie tussen wat beide opdrachtgevers wilden en weinig draagvlak voor voortzetting van de uitkomst. De opdracht en de organisatie vanuit de gemeente waren erg goed. We werden goed ondersteund, met veel waardering en zorg en kregen ruimte fysiek en mentaal - om de opdracht (innovatief) uit te voeren. De opdrachtgever heeft er erg aan getrokken om op de twee dagen alle contacten en voorzieningen te regelen. “Doekracht! - Door twee dagen gedwongen tot actie” In korte tijd een goed resultaat geboekt met een leuke groep mensen en tot tevredenheid van de opdrachtgever. In 2 dagen tijd tot een resultaat gekomen dat goed is ontvangen. Na het horen van de opdracht en de kaders op de 1e dag, kwam de groep kwam vrij snel tot een gedragen aanpak. De helft kende elkaar nog niet eens en uiteindelijk heb je maar 2 dagen en moet er snel dus ingeschat, gekozen en gehandeld worden! Hoe zou Serious Ambtenaar moeten worden voortgezet? “Als een slim klein groepje” “Ga niet institutionaliseren” “Vrijwillig maar niet vrijblijvend” :  ( “Twee dagen is genoeg om een goed resultaat te boeken” : ) - stelling - Om een goede opdracht te leveren wordt eigenlijk meer tijd van je gevraagd dan 2 dagen. Dit zou ik aangeven van te voren. De betrokkenheid naast de twee dagen was niet groot. Je merkt dan toch dat het moeilijk is om in je agenda tijd vrij te maken om buiten de twee dagen om dingen voor te bereiden en uit te zoeken. Ik had ook niet verwacht dat dat nodig was om de opdracht tot een goed einde te brengen maar dat was het wel. Dit kan ondervangen worden door vooraf beter te communiceren naar inschrijvers dat serious ambtenaar een grotere investering vraagt in tijd dan alleen twee dagen aanwezig zijn. Doordat je slechts twee dagen hebt voor de opdracht is het juist van belang om nauw samen te werken met de opdrachtgever. Een linking-pin constructie was dan erg welkom geweest omdat we achteraf geconstateerd hebben dat er een kloof(je) was tussen de perceptie van de opdrachtgever en het door ons (met veel enthousiasme) gemaakte voorstel. “Als opdrachtgever moet ook de nadruk gelegd worden op actie, dit was nu nog te weinig het geval” PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 69
  • 70. WHAT’S NEXT? De smaak te pakken? Meegedaan met Serious Ambtenaar en klaar voor een volgende stap? Deze initiatieven nodigen je uit om samen grenzen te verleggen en te verkennen hoe we de overheid nog veel beter en slimmer kunnen maken! Train je Collega Bij Train je Collega volg je of geef je cursussen aan je eigen collega’s over wat jij weet of goed kan. Meer weten hoe jij en jouw organisatie mee kunnen doen? www.trainjecollega.org Doetanks In Doetanks ontwikkel je jezelf als vernieuwer, werk je aan een praktijkvraagstuk en ontvang je steun van experts / bestuurders om oplossingen te implementeren. www.slimmernetwerk.nl/doetanks/ Puur.nu PUUR Netwerken zijn een antwoord op krapte en ruimte op de arbeidsmarkt, het bouwen van flexibele organisaties en de ontwikkeling van organisaties. www.puurnetwerken.nl Ambtenaar 2.0 Programma Ambtenaar 2.0 begeleidt overheidsorganisaties in de netwerksamenleving. Maak kennis met de bijna 10.000 leden die actief zijn in het netwerk! www.ambtenaar20.nl/ Stichting Beroepseer Hoe kunnen we de trots en daarmee de kwaliteit in ons werk terugkrijgen? Dat is de centrale vraag die de Stichting BeroepsEer op de maatschappelijke en politieke agenda wil krijgen. www.beroepseer.nl Creating Future Netwerkend naar de toekomst van Delft. Wij denken enthousiast, buiten de kaders en zonder verplichting of grenzen over de toekomst Creating Future heeft een eigen LinkedIn-groep. Obbla (video over de overheid) Sinds 2012 werkt de Vereniging voor OverheidsManagement (VOM) en de Vereniging voor Gemeentesecretarissen (VGS) aan Obbla, online tv voor overheidsmanagement. www.obbla.nl Publieke Veranderaars Er zijn veel parels binnen overheid, maar de ketting ontbreekt. Vernieuwers ontwikkelden samen één mission statement om de overheid te veranderen. Onderteken ook! www.publiekeveranderaars.nl Digitale Stedenagenda Een samenleving in beweging. Met ruimte voor groei, ontwikkeling en volop kansen voor iedereen. Dat is waar de Digitale Steden Agenda (DSA) zich hard voor maakt. www.digitalestedenagenda.nl Ynnovate Challenge Government Onder het motto “Let’s challenge government” zet Ynnovate zich actief in voor de realisatie van een innovatieve overheid door vernieuwende manieren van (samen)werken. www.ynnovate.it Doorbraak in Dienstverlening ‘Doorbraak in Dienstverlening’ bundelt de krachten van overheidspartijen en hun bestuurders die voorop willen lopen in dienstverlening aan burgers. www.doorbraakindienstverlening.nl Kracht in NL Kracht in NL is een actieve community die bestaat uit mensen die hun nek uitsteken en talent hebben om fundamentele veranderingen aan te brengen in diep ingesleten patronen. www.krachtinnl.nl Ambtenaren Netwerk Nederland Als ambtenaren uit dienst gaan, is hun kennis en ervaring ook verdwenen. Ambtenaren Netwerk Nederland is een LinkedIn-groep met ruim 2000 leden die ambtenaren en (oud)collega’s verbindt. Pleio Door internet vallen belemmeringen voor samenwerking op afstand en over grenzen van organisaties heen weg. In Pleio vergader je en werk je samen online. www.pleio.nl 70
  • 71. NAWOORD Doe mee, neem het serieus, laat het groeien! Doe mee Laat het groeien Neem het serieus Er zijn zoveel redenen om mee te doen, dat ik ze hier niet allemaal kan noemen. Als opdrachtgever vanwege de 10 enthousiaste en creatieve mensen die met een frisse blik van buiten helpen uw probleem een stuk dichter bij de oplossing te kunnen brengen. Meedoen als ambtenaar biedt je de mogelijkheid om te leren van anderen om je heen en een indringende kijk in andermans keuken te nemen. En voor iedereen de mogelijkheid om het leveren van een bijdrage aan een goed doel te combineren met het oplossen van een bestuurlijke uitdaging en een het maken van een serieuze stap in de persoonlijke ontwikkeling. In deze tijd van snelle veranderingen en vergaande bezuinigingen is het van cruciaal belang dat het topmanagement in de publieke sector juist nu de ruimte geeft aan vernieuwende initiatieven. Die geven namelijk de oplossingen voor de toekomst. Serious Ambtenaar is daar een zeer succesvol voorbeeld van. Het goede doel ondersteunen, een serieus goed product opgeleverd krijgen én collega’s op een innovatieve manier met elkaar zien samenwerken, dat is iets wat ik als gemeentesecretaris niet wil tegenhouden. Ik ben trots op de Delftse inbreng in Serious Ambtenaar en steun ook aankomend jaar weer dit initiatief. Serious Ambtenaar heeft bewezen op een nieuwe manier van creatief samenwerken, concrete resultaten te kunnen behalen. In een overheidsland waarin grenzen vervagen, steeds meer multidisciplinaire benaderingen en themagerichte netwerken nodig zijn, is dit initiatief dus een beproefd concept wat overheden SERIEUS kunnen inzetten bij de benaderingen van nieuwe uitdagingen in de maatschappij. Sterker; wie een dergelijk initiatief blijft zien als enkel iets leuks voor een goed doel, zal al snel zelf niet serieus meer worden genomen. Arre Zuurmond, directeur Kafkabrigade Hans Krul, gemeentesecretaris van Delft Florus van der Linden, programmamanager gemeente Delft & mede-initiatiefnemer Serious Ambtenaar 2 Het DisGover team organiseert dit jaar Serious Ambtenaar III Als je gelooft in de nieuwe overheid, dan is december de maand om daar iets mee te doen. Of je nu gelooft in een betere wereld of in het geven aan anderen; Serious Ambtenaar is zo’n initiatief waarin alle ‘gelovigen’ samen komen om iets groots te bewerkstelligen. Na twee succesvolle edities nemen wij nu dit jaar het stokje over als trekker. We nemen onze flair, enthousiasme en tomeloze ambitie om de wereld te verbeteren daarbij mee! Met iedereen die zijn nek durft uit te steken en gelooft in ‘samen sterker’. Ben jij zo iemand? Geef je dan via www.seriousambtenaar.nl op als deelnemer of opdrachtgever. En ga mee in de Rollercoaster die Serious Ambtenaar heet! Sabine Geresse, mede-initiatiefnemer Serious Ambtenaar 3 & oprichtster DisGover PORTFOLIO SERIOUS AMBTENAAR | 71
  • 72. Met dank aan: