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Almacenamiento y Gestión Electrónica de Documentos

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Img Gestión Documental Img Gestión Documental Presentation Transcript

  • Toda información contenida en este documento será considerada privilegiada y confidencial al presentar su contenido descripciones metodológicas propiedad exclusiva de Serikat Consultoría e Informática S.A. Los receptores de la propuesta se comprometen a utilizar su contenido a los solos efectos de valoración del proyecto, obligándose a guardar confidencialidad y a no transmitir la información confiada, ni reproducirla o divulgarla a terceros sin el previo consentimiento por escrito de Serikat Consultoría e Informática S.A.
    • Departamento de Calidad
    • Procedimiento: MAP-DE
    • Plantilla: Modelo de presentación gráfica PRE
    • Fecha de validez: 04/05/2007
    • Patrón: PRE-Fecha-Descripción
    IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Almacenamiento y gestión electrónica de documentos
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL La tecnología es Web con lo que los despliegues y actualizaciones impactan poco o nada en el usuario final. IMG es un sistema de archivo documental Permite la parametrización del sistema para catalogar, indexar, clasificar y almacenar cualquier tipología documental por compleja que esta sea. Los formatos de entrada documental puede ser por medio de imágenes escaneadas, documentos ofimáticos, spooles de DB2, etc. Todo es parametrizable desde un administrador Web La adaptación a las casuísticas propias de cada cliente es muy ágil y siempre viable debido a su alto grado de parametrización y a que Serikat es propietaria del producto. Orientado a la integración con sistemas externos a IMG
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL El Administrador genera las estructuras de datos de cada tipo de documento 1 El usuario digitaliza la documentación 2 La documentación digitalizada se procesa y guarda en el servidor central 3 Además de documentación en papel, puede subir documentos Windows, interactuar con otras bases de datos, etc. 4 Los usuarios pueden consultar la documentación desde cualquier terminal de consulta 5 Además de consultar dicha documentación, podrá imprimirla, modificarla, guardarla en unidades de disco externas, etc. 6
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Listados de Aplicaciones Diarios de Contabilidad Balances Facturas a Clientes Albaranes Ordenes de Compra Presupuestos… Documentación en Papel Facturas de proveedores Albaranes Documentos firmados Documentos Bancarios Pólizas de Seguros Contratos Documentación técnica Planos...
  • ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE IMG IMG GESTIÓN DOCUMENTAL
  • <<Pie de página>> Digitalización certificada No más facturas archivadas en papel
  • IMG GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE IMG IMG es una solución homologada por la Agencia Tributaria de acuerdo con lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 como software homologado para la digitalización certificada, lo que aporta las siguientes ventajas:
    • Otorga validez tributaria a las imágenes de las facturas y documentos sustitutivos.
    • Permite destruir los documentos originales en papel.
    • Permite la utilización de soportes electrónicos con total garantía tributaria. Esto lo convierte en el aliado perfecto para cualquier solución de gestión electrónica de facturas de proveedor.
    • Diseñado con un enfoque de producto abierto e integrable, IMG por si mismo puede dar respuesta a las necesidades de digitalización de facturas de proveedor en cualquier organización.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Mediante una sencilla interface, podrá dar los permisos, configurar la aplicación a sus necesidades, generar las catalogaciones por las que luego sus documentos serán almacenados, administrar lotes, realizar consultas, ver estadísticas, etc.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Existen distintas catalogaciones, por las que podrá definir la estructura de almacenamiento de sus documentos, así como los tipos de documentos, Windows, escaneados, etc y definir el tipo de información que guardaremos de cada documento, ya sea por OCR, lectura de códigos de barras o manual
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL IMG apuesta por la seguridad en la red, creando permisos tanto para la visualización como para la modificación de sus documentos, pudiendo acceder a unos u otros dependiendo de los permisos de cada usuario.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Una vez ya dentro del Escaneador, solo es necesario elegir que tipo de documento es el que queremos digitalizar, e IMG se encarga de digitalizarlo y parametrizarlo según la catalogación definida por el administrador.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Una vez digitalizado un lote de documentos, estos son procesados y guardados en el equipo
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL A través del navegador usted puede enviar los lotes generados al servidor central cuando lo crea conveniente, así como consultarlos y/o editarlos
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Los documentos pueden ser consultados desde cualquier estación de trabajo, mediante sencillas búsquedas
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Y por búsquedas mas avanzadas, pero de igual manera sencillas de manejar por cualquier usuario
  • IMG GESTIÓN DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Los resultados de la consulta se muestran en una tabla con su valor único representativo. Desde esta tabla además de un acceso a la visualización del documento, se puede con un solo clic imprimir, descargar o enviar por correo electrónico uno o varios documentos.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Una vez realizada la consulta, usted podrá visualizar la documentación, imprimirla o descargar una copia en su puesto de trabajo
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL IMG también cuenta con un Integrador web, por lo que facilita la integración de documentos Windows desde cualquier puesto de trabajo, sin necesidad de tener el escaneador instalado
  • IMG GESTIÓN DOCUMENTAL VENTAJAS COMPETITIVAS DE IMG
    • Proporciona una gestión unificada de todos los registros documentales de la compañía, con independencia de los soportes y formatos en que estos se encuentren, integrando de una forma eficiente y efectiva los procesos de captura, seguridad, certificación, almacenamiento y distribución de la información.
    • Gestiona documentos en papel u ofimáticos en múltiples formatos (pdf, doc, xls, etc.).
    • Reducción de los costes relativos al tratamiento de documentos (Transporte, Custodia, Búsqueda y Almacenamiento). 
    • Solución económica que asegura un rápido retorno de inversión.
    • Arquitectura integrable con otros sistemas.
    • Interpretación de códigos de barras, OCR, de texto en archivos ASCII, de nombres de archivos y valores manuales.
    • Acceso a la base documental de la organización desde cualquier origen autorizado por medio de un navegador.
    • Solución homologada por la Agencia Tributaria para Digitalización Certifica.
    • Compulsa electrónica.
    • Altamente parametrizable y personalizable. Autonomía del cliente.
    • Solución propietaria, es decir, hacemos que IMG se adapte a su negocio y no su negocio a IMG.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL Con IMG Asegura la disponibilidad de la información frente a posibles cambios o sustitución de aplicaciones, cambios de sistemas, etc.. Evitando costosos traspasos de datos o mantenimiento de sistemas anteriores.
  • IMG GESTION DOCUMENTAL IMG GESTIÓN DOCUMENTAL IMG se adapta a cualquier sector y/o área de trabajo, actualizándose y modificándose según los gustos y preferencias del cliente y adaptándose a las nuevas necesidades que le puedan surgir en el futuro
  • Algunos casos de éxito IMG GESTIÓN DOCUMENTAL
    • IMG cuenta con numerosas implantaciones que lo convierten en un producto robusto, eficiente y escalable, preparado para resolver los problemas documentales de cualquier cliente, bien pertenezca al sector privado o al sector público.
    • Por citar algún caso de éxito:
    • Pikolin
    • DKV Seguros
    • Ayuntamiento de Getxo
    • Ayuntamiento de Alicante
    • Ayuntamiento de Zaragoza
  • <<Pie de página>>