PMO Implementation in CDTL (Training)

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Presentation for PMO Implementation in CDTL (Free Technologies Development Centre), Project Management Basics Training for PM Team. (Portuguese)

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PMO Implementation in CDTL (Training)

  1. 1. Gerenciamento de ProjetosConceitos Básicos<br />Sérgio Aguiar – Gerente de Projetos<br />(81) 9773.1758<br />sergiofnm@hotmail.com<br />
  2. 2. Sumário<br />1 - Introdução<br />2 - Conceito e Ambiente<br />3 - O Gerenciamento de Projetos<br />4 - As Fases do Projeto<br />5 - A Estrutura Organizacional<br />6 - Roteiro de Trabalho<br />
  3. 3. 1 - Introdução<br />
  4. 4. <ul><li>As organizações atuais estão sendo criadas com Gerências de Projeto.
  5. 5. Projeto é um empreendimento com enorme potencial de fracasso porque envolve muitas variáveis e fatores imponderáveis.
  6. 6. Dependendo da área de aplicação a complexidade do gerenciamento fica maior ou menor, porque:
  7. 7. É grande o grau de incerteza das estimativas.
  8. 8. Em alguns tipos de projetos não existem unidades de medidas plenamente aceitas.
  9. 9. É difícil modelar (e impossível manter estático) o mundo real.</li></li></ul><li>Inverdades sobre Gestão de Projetos<br /><ul><li>Planejar é antecipar situações que nunca acontecerão.
  10. 10. Sistemas de informação custam o triplo do orçado e demoram o dobro do tempo planejado.
  11. 11. Quando um projeto falha:
  12. 12. os culpados são transferidos
  13. 13. os inocentes são punidos
  14. 14. os não envolvidos são promovidos.</li></li></ul><li>2 - Conceito e Ambiente<br />
  15. 15. <ul><li>Toda Organização existe para realizar trabalhos.
  16. 16. Eles podem ser de duas naturezas:
  17. 17. Atividade/Processo  repetitivos e contínuos
  18. 18. Projeto  únicos e temporários
  19. 19. Desenvolver um sistema  é projeto
  20. 20. Manter um sistema  é atividade</li></li></ul><li> Projeto é todo empreendimento:<br /><ul><li> não repetitivo,
  21. 21. tem início, meio e fim determinados,
  22. 22. com seqüência definida de eventos,
  23. 23. com objetivos claros a atingir,
  24. 24. dentro de parâmetros limites.</li></li></ul><li>“Não repetitivo” significa que :<br /><ul><li> cada projeto é diferente de outro.
  25. 25. suas características são únicas.
  26. 26. mesmo que produza produtos conhe- cidos, o projeto é único.
  27. 27. deve ser conduzido de forma progressiva, isto é, passo a passo. </li></li></ul><li>“Início, meio e fim determinados” significa que:<br /><ul><li>a data de início do projeto é conhecida.
  28. 28. a data de fim do projeto é previamente determinada.
  29. 29. o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não seja alcançado.
  30. 30. a duração pode ser de uma semana ou de vários anos, mas nunca infinito. </li></li></ul><li>“seqüência definida de eventos” significa:<br /><ul><li> todas as atividades necessárias para execução do projeto são conhecidas.
  31. 31. as atividades são ordenadas.
  32. 32. as atividades são interdependentes. </li></li></ul><li>“com objetivos claros” significa que:<br /><ul><li>todos os envolvidos conhecem perfeitamente que produto ou serviço será entregue no final do projeto.
  33. 33. todas as características do produto ou serviço foram definidos.
  34. 34. é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não. </li></li></ul><li>“com parâmetros limites” significa que:<br /><ul><li> há regras claras a seguir
  35. 35. há um orçamento a ser obedecido
  36. 36. o número de pessoas é definido
  37. 37. os recursos não são abundantes
  38. 38. existe um ambiente externo que restringe a liberdade de ação</li></li></ul><li>Atingir ou exceder os resultados em projetos, significa:<br /><ul><li> alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço).
  39. 39. atender as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.</li></li></ul><li>3 – Gerenciamento de Projetos<br />
  40. 40. Porque é necessário gerenciar projetos?<br /><ul><li> os projetos tendem a falhar.
  41. 41. envolvem muitas variáveis.
  42. 42. exigem amplos conhecimentos.
  43. 43. impactam o meio ambiente.
  44. 44. exigem reprogramações e ajuste. </li></li></ul><li>Porque um projeto falha?<br /><ul><li> objetivos mal formulados.
  45. 45. excesso de tarefas e pouco prazo.
  46. 46. estimativas financeiras pobres.
  47. 47. falta de conhecimento de pontos chaves do projeto.
  48. 48. falta de coordenação entre as partes.</li></li></ul><li>Porque um projeto falha?<br /><ul><li>estimativas mal elaboradas e baseadas em “experiência pessoal”.
  49. 49. o projeto teve vários responsáveis.
  50. 50. objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar cuidado).</li></li></ul><li>Benefícios do Gerenciamento<br /><ul><li> diminui a possibilidade de surpresas.
  51. 51. antecipa situações desfavoráveis.
  52. 52. otimiza o uso dos recursos existentes.
  53. 53. documenta o andamento das ações.
  54. 54. facilita projetos futuros.</li></li></ul><li>O projeto é bem sucedido se teve:<br />Qualidadeigual ou superior ao exigido.<br />Custodentro ou abaixo do previsto.<br />Data de entrega dentro do previsto.ual ou anterior à data marcada.<br />
  55. 55. 4 – As Fases do Projeto<br />
  56. 56. Ciclo de Vida<br />Plano<br />Operacional<br />Plano<br /> Estratégico<br />Execução e<br />Controle<br />Avaliação<br />
  57. 57. Planejamento Estratégico<br />É normalmente dividido em duas etapas:<br /><ul><li> Conhecimento do Problema
  58. 58. Estudo detalhado e definições gerais do ambiente do projeto
  59. 59. Alternativas de Desenvolvimento
  60. 60. Estabelece-se a linha geral de atuação (linha de base)</li></li></ul><li>Estudo detalhado do problema: <br /><ul><li> Como podemos fazer algo?</li></ul>Exemplo:<br /><ul><li>Como podemos ganhar dinheiro com informática?
  61. 61. Como podemos ganhar dinheiro com a venda de computadores?</li></li></ul><li>Determinação das condições gerais: <br /><ul><li> Quanto estamos dispostos a gastar?
  62. 62. Quem são os clientes e usuários?
  63. 63. Qual o tempo adequado?
  64. 64. Quais as imposições de qualidade?</li></li></ul><li>Estabelecimento de Definições Básicas: <br /><ul><li> definição do Objetivo
  65. 65. definição do Escopo
  66. 66. definição de Premissas
  67. 67. definição de Restrições
  68. 68. definição de Condicionantes</li></li></ul><li>Um objetivo deve ser:<br /><ul><li> específico e não genérico.
  69. 69. realista e não ambicioso ou tímido.
  70. 70. uma meta a atingir e não uma referência.
  71. 71. de conhecimento geral e não restrito.
  72. 72. uma realização e não um sacrifício.</li></li></ul><li>Exemplos<br /><ul><li> Desenvolver um sistema de operações financeiras com implantação em 01/01/2004, para atender a área financeira de um Banco.
  73. 73. Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens, inaugurar em 16/03/2004.
  74. 74. Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100 pessoas, no dia 22/09/2003.</li></li></ul><li>Criação do modelo documental: <br />Montagem da forma de documentar todas as fases do projeto, de forma a registrar:<br /><ul><li> acontecimentos;
  75. 75. problemas;
  76. 76. reajustes e adequações;
  77. 77. e resultados obtidos. </li></li></ul><li>Formalização da idéia geral: <br />Descrição da linha básica do projeto, destacando:<br /><ul><li> o problema ou oportunidade;
  78. 78. o produto do projeto;
  79. 79. a forma de relacionamento entre o gerente do projeto e os patrocinadores do projeto. </li></li></ul><li>Aprovação da visão geral do projeto: <br />Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a aprovação da visão geral para que se possa dar continuidade ao desenvolvimento do projeto.<br />
  80. 80. Alternativas de desenvolvimento<br /><ul><li>Criar alternativas de como o projeto pode ser desenvolvido.
  81. 81. Estimar custo, tempo e qualidade para cada alternativa.
  82. 82. Avaliar riscos, impactos e adequação de cada alternativa.
  83. 83. Escolher e aprovar a alternativa mais adequada. </li></li></ul><li>Criar alternativas de desenvolvimento<br /><ul><li>Brainstorming (toro de palpite)
  84. 84. Fatores ambientais
  85. 85. tecnologia
  86. 86. economia
  87. 87. governo e sociedade
  88. 88. localização geográfica</li></li></ul><li>Criar alternativas de desenvolvimento<br /><ul><li>Fatores organizacionais
  89. 89. experiência da equipe
  90. 90. relações de trabalho
  91. 91. imagem da empresa
  92. 92. atitude da alta gerência
  93. 93. capacidade financeira</li></li></ul><li>Estimar as alternativas<br /><ul><li>Qualidade - atribuir notas em função do objetivo estabelecido.
  94. 94. Custo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
  95. 95. Tempo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.</li></li></ul><li>Estimar Riscos<br />Risco é a representação de um perigo para o bom andamento do projeto. São fatores de risco:<br /><ul><li> uso de tecnologias não dominadas.
  96. 96. equipe inexperiente ou desmotivada.
  97. 97. concorrência desleal.
  98. 98. mudanças na legislação.</li></li></ul><li>Análise de SWOT<br />Fraquezas<br />Como minimizar?<br />Forças<br />Como aproveitar?<br />Ameaças<br />Como identificar? Como anular?<br />Oportunidades<br />Como tirar vantagens?<br />
  99. 99. Estimar Conseqüências<br />Conseqüências são os fatos negativos que o projeto pode gerar:<br /><ul><li>demissões.
  100. 100. impactos ambientais.
  101. 101. repercussão na mídia.
  102. 102. problemas com clientes.
  103. 103. problemas com fornecedores.</li></li></ul><li>Estimar Adequação<br />Adequação é a compatibilidade da solução com:<br /><ul><li> a cultura da organização.
  104. 104. a cultura do mercado.
  105. 105. as ações de governo.</li></li></ul><li>Escolher alternativa mais adequada:<br /><ul><li>ponderação entre os valores considerados.
  106. 106. análise técnica com base nos estudos feitos.
  107. 107. conseguir aprovação formal da alta direção.</li></li></ul><li>As Fases do Planejamento<br />1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho<br /><ul><li> divida o projeto em fases.
  108. 108. relacione as tarefas de cada fase.
  109. 109. inclua tarefas de controle e revisão.
  110. 110. analise a dependência entre tarefas.</li></li></ul><li>2 - Determinar Recursos <br /><ul><li> relacione os recursos disponíveis.
  111. 111. atribua Recursos às tarefas.
  112. 112. defina modo de uso dos recursos.
  113. 113. verifique se há carência ou sobra.
  114. 114. teste a coerência e viabilidade da alocação feita.</li></li></ul><li>As Fases do Planejamento<br />São recursos para um projeto:<br />
  115. 115. 3 - Determine a duração de cada tarefa<br /><ul><li> defina o início e o fim de cada tarefa.
  116. 116. redefina a dependência entre tarefas.
  117. 117. defina a ligação entre as tarefas.
  118. 118. verifique possibilidades de redução.
  119. 119. determine o caminho crítico. </li></li></ul><li>4 - Calcule os custos do Projeto<br /><ul><li> defina custos unitários de cada recurso.
  120. 120. calcule os custos de cada tarefa.
  121. 121. revise e ajuste os custos obtidos.
  122. 122. estabeleça o fluxo de caixa do projeto.
  123. 123. negocie a aprovação do custo.</li></li></ul><li>5 - Elabore os relatórios finais<br /><ul><li>crie os relatórios gerenciais.
  124. 124. crie os relatórios de desempenho.
  125. 125. crie o esquema de comunicação.
  126. 126. construa a mala direta. </li></li></ul><li>6 - Avalie os Riscos <br /><ul><li> consulte ações do Governo.
  127. 127. estude “boatos” de mudanças internas.
  128. 128. confirme a realidade financeira.
  129. 129. “invente” crises e avalie seus impactos.</li></li></ul><li>7 - Avalie a conformidade do plano<br />É possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e do tempo definido?<br />Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas. <br />
  130. 130. 8 - Faça a Validação Final do Plano<br />Se necessário, promova ajustes:<br /><ul><li>obtenha mais recursos.
  131. 131. aumente o prazo total.
  132. 132. modifique o objetivo.
  133. 133. negocie com os patrocinadores.</li></li></ul><li>9 - Obtenha aprovação do plano <br /><ul><li>complete a documentação do projeto.
  134. 134. discuta o plano com usuários/clientes.
  135. 135. faça os ajustes solicitados.
  136. 136. consiga aprovação formal.</li></li></ul><li>ACOMPANHAMENTO <br /><ul><li> medição dos resultados.
  137. 137. comparação com o planejado.
  138. 138. reprogramação e ajustes.
  139. 139. registro do realizado.</li></li></ul><li>“Aprender é a única coisa de que a mente nunca se cansa, nunca tem medo e nunca se arrepende.”<br />Leonardo da Vinci<br />Muito Obrigado.<br />

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