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PMO Implementation in CDTL (Training)

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Presentation for PMO Implementation in CDTL (Free Technologies Development Centre), Project Management Basics Training for PM Team. (Portuguese)

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    PMO Implementation in CDTL (Training) PMO Implementation in CDTL (Training) Presentation Transcript

    • Gerenciamento de ProjetosConceitos Básicos
      Sérgio Aguiar – Gerente de Projetos
      (81) 9773.1758
      sergiofnm@hotmail.com
    • Sumário
      1 - Introdução
      2 - Conceito e Ambiente
      3 - O Gerenciamento de Projetos
      4 - As Fases do Projeto
      5 - A Estrutura Organizacional
      6 - Roteiro de Trabalho
    • 1 - Introdução
      • As organizações atuais estão sendo criadas com Gerências de Projeto.
      • Projeto é um empreendimento com enorme potencial de fracasso porque envolve muitas variáveis e fatores imponderáveis.
      • Dependendo da área de aplicação a complexidade do gerenciamento fica maior ou menor, porque:
      • É grande o grau de incerteza das estimativas.
      • Em alguns tipos de projetos não existem unidades de medidas plenamente aceitas.
      • É difícil modelar (e impossível manter estático) o mundo real.
    • Inverdades sobre Gestão de Projetos
      • Planejar é antecipar situações que nunca acontecerão.
      • Sistemas de informação custam o triplo do orçado e demoram o dobro do tempo planejado.
      • Quando um projeto falha:
      • os culpados são transferidos
      • os inocentes são punidos
      • os não envolvidos são promovidos.
    • 2 - Conceito e Ambiente
      • Toda Organização existe para realizar trabalhos.
      • Eles podem ser de duas naturezas:
      • Atividade/Processo  repetitivos e contínuos
      • Projeto  únicos e temporários
      • Desenvolver um sistema  é projeto
      • Manter um sistema  é atividade
    • Projeto é todo empreendimento:
      • não repetitivo,
      • tem início, meio e fim determinados,
      • com seqüência definida de eventos,
      • com objetivos claros a atingir,
      • dentro de parâmetros limites.
    • “Não repetitivo” significa que :
      • cada projeto é diferente de outro.
      • suas características são únicas.
      • mesmo que produza produtos conhe- cidos, o projeto é único.
      • deve ser conduzido de forma progressiva, isto é, passo a passo.
    • “Início, meio e fim determinados” significa que:
      • a data de início do projeto é conhecida.
      • a data de fim do projeto é previamente determinada.
      • o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não seja alcançado.
      • a duração pode ser de uma semana ou de vários anos, mas nunca infinito.
    • “seqüência definida de eventos” significa:
      • todas as atividades necessárias para execução do projeto são conhecidas.
      • as atividades são ordenadas.
      • as atividades são interdependentes.
    • “com objetivos claros” significa que:
      • todos os envolvidos conhecem perfeitamente que produto ou serviço será entregue no final do projeto.
      • todas as características do produto ou serviço foram definidos.
      • é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não.
    • “com parâmetros limites” significa que:
      • há regras claras a seguir
      • há um orçamento a ser obedecido
      • o número de pessoas é definido
      • os recursos não são abundantes
      • existe um ambiente externo que restringe a liberdade de ação
    • Atingir ou exceder os resultados em projetos, significa:
      • alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço).
      • atender as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.
    • 3 – Gerenciamento de Projetos
    • Porque é necessário gerenciar projetos?
      • os projetos tendem a falhar.
      • envolvem muitas variáveis.
      • exigem amplos conhecimentos.
      • impactam o meio ambiente.
      • exigem reprogramações e ajuste.
    • Porque um projeto falha?
      • objetivos mal formulados.
      • excesso de tarefas e pouco prazo.
      • estimativas financeiras pobres.
      • falta de conhecimento de pontos chaves do projeto.
      • falta de coordenação entre as partes.
    • Porque um projeto falha?
      • estimativas mal elaboradas e baseadas em “experiência pessoal”.
      • o projeto teve vários responsáveis.
      • objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar cuidado).
    • Benefícios do Gerenciamento
      • diminui a possibilidade de surpresas.
      • antecipa situações desfavoráveis.
      • otimiza o uso dos recursos existentes.
      • documenta o andamento das ações.
      • facilita projetos futuros.
    • O projeto é bem sucedido se teve:
      Qualidadeigual ou superior ao exigido.
      Custodentro ou abaixo do previsto.
      Data de entrega dentro do previsto.ual ou anterior à data marcada.
    • 4 – As Fases do Projeto
    • Ciclo de Vida
      Plano
      Operacional
      Plano
      Estratégico
      Execução e
      Controle
      Avaliação
    • Planejamento Estratégico
      É normalmente dividido em duas etapas:
      • Conhecimento do Problema
      • Estudo detalhado e definições gerais do ambiente do projeto
      • Alternativas de Desenvolvimento
      • Estabelece-se a linha geral de atuação (linha de base)
    • Estudo detalhado do problema:
      • Como podemos fazer algo?
      Exemplo:
      • Como podemos ganhar dinheiro com informática?
      • Como podemos ganhar dinheiro com a venda de computadores?
    • Determinação das condições gerais:
      • Quanto estamos dispostos a gastar?
      • Quem são os clientes e usuários?
      • Qual o tempo adequado?
      • Quais as imposições de qualidade?
    • Estabelecimento de Definições Básicas:
      • definição do Objetivo
      • definição do Escopo
      • definição de Premissas
      • definição de Restrições
      • definição de Condicionantes
    • Um objetivo deve ser:
      • específico e não genérico.
      • realista e não ambicioso ou tímido.
      • uma meta a atingir e não uma referência.
      • de conhecimento geral e não restrito.
      • uma realização e não um sacrifício.
    • Exemplos
      • Desenvolver um sistema de operações financeiras com implantação em 01/01/2004, para atender a área financeira de um Banco.
      • Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens, inaugurar em 16/03/2004.
      • Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100 pessoas, no dia 22/09/2003.
    • Criação do modelo documental:
      Montagem da forma de documentar todas as fases do projeto, de forma a registrar:
      • acontecimentos;
      • problemas;
      • reajustes e adequações;
      • e resultados obtidos.
    • Formalização da idéia geral:
      Descrição da linha básica do projeto, destacando:
      • o problema ou oportunidade;
      • o produto do projeto;
      • a forma de relacionamento entre o gerente do projeto e os patrocinadores do projeto.
    • Aprovação da visão geral do projeto:
      Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a aprovação da visão geral para que se possa dar continuidade ao desenvolvimento do projeto.
    • Alternativas de desenvolvimento
      • Criar alternativas de como o projeto pode ser desenvolvido.
      • Estimar custo, tempo e qualidade para cada alternativa.
      • Avaliar riscos, impactos e adequação de cada alternativa.
      • Escolher e aprovar a alternativa mais adequada.
    • Criar alternativas de desenvolvimento
      • Brainstorming (toro de palpite)
      • Fatores ambientais
      • tecnologia
      • economia
      • governo e sociedade
      • localização geográfica
    • Criar alternativas de desenvolvimento
      • Fatores organizacionais
      • experiência da equipe
      • relações de trabalho
      • imagem da empresa
      • atitude da alta gerência
      • capacidade financeira
    • Estimar as alternativas
      • Qualidade - atribuir notas em função do objetivo estabelecido.
      • Custo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
      • Tempo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
    • Estimar Riscos
      Risco é a representação de um perigo para o bom andamento do projeto. São fatores de risco:
      • uso de tecnologias não dominadas.
      • equipe inexperiente ou desmotivada.
      • concorrência desleal.
      • mudanças na legislação.
    • Análise de SWOT
      Fraquezas
      Como minimizar?
      Forças
      Como aproveitar?
      Ameaças
      Como identificar? Como anular?
      Oportunidades
      Como tirar vantagens?
    • Estimar Conseqüências
      Conseqüências são os fatos negativos que o projeto pode gerar:
      • demissões.
      • impactos ambientais.
      • repercussão na mídia.
      • problemas com clientes.
      • problemas com fornecedores.
    • Estimar Adequação
      Adequação é a compatibilidade da solução com:
      • a cultura da organização.
      • a cultura do mercado.
      • as ações de governo.
    • Escolher alternativa mais adequada:
      • ponderação entre os valores considerados.
      • análise técnica com base nos estudos feitos.
      • conseguir aprovação formal da alta direção.
    • As Fases do Planejamento
      1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho
      • divida o projeto em fases.
      • relacione as tarefas de cada fase.
      • inclua tarefas de controle e revisão.
      • analise a dependência entre tarefas.
    • 2 - Determinar Recursos
      • relacione os recursos disponíveis.
      • atribua Recursos às tarefas.
      • defina modo de uso dos recursos.
      • verifique se há carência ou sobra.
      • teste a coerência e viabilidade da alocação feita.
    • As Fases do Planejamento
      São recursos para um projeto:
    • 3 - Determine a duração de cada tarefa
      • defina o início e o fim de cada tarefa.
      • redefina a dependência entre tarefas.
      • defina a ligação entre as tarefas.
      • verifique possibilidades de redução.
      • determine o caminho crítico.
    • 4 - Calcule os custos do Projeto
      • defina custos unitários de cada recurso.
      • calcule os custos de cada tarefa.
      • revise e ajuste os custos obtidos.
      • estabeleça o fluxo de caixa do projeto.
      • negocie a aprovação do custo.
    • 5 - Elabore os relatórios finais
      • crie os relatórios gerenciais.
      • crie os relatórios de desempenho.
      • crie o esquema de comunicação.
      • construa a mala direta.
    • 6 - Avalie os Riscos
      • consulte ações do Governo.
      • estude “boatos” de mudanças internas.
      • confirme a realidade financeira.
      • “invente” crises e avalie seus impactos.
    • 7 - Avalie a conformidade do plano
      É possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e do tempo definido?
      Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas.
    • 8 - Faça a Validação Final do Plano
      Se necessário, promova ajustes:
      • obtenha mais recursos.
      • aumente o prazo total.
      • modifique o objetivo.
      • negocie com os patrocinadores.
    • 9 - Obtenha aprovação do plano
      • complete a documentação do projeto.
      • discuta o plano com usuários/clientes.
      • faça os ajustes solicitados.
      • consiga aprovação formal.
    • ACOMPANHAMENTO
      • medição dos resultados.
      • comparação com o planejado.
      • reprogramação e ajustes.
      • registro do realizado.
    • “Aprender é a única coisa de que a mente nunca se cansa, nunca tem medo e nunca se arrepende.”
      Leonardo da Vinci
      Muito Obrigado.