Estudo de Caso LOGÍSTICA vitor_utilizando_o_tms_para_uma_gestao_eficaz_de_transportes

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Estudo de Caso LOGÍSTICA vitor_utilizando_o_tms_para_uma_gestao_eficaz_de_transportes

  1. 1. Utilizando o TMS (Transportation Management System) para uma Gestão Eficaz de Transportes Vitor MarquesIntroduçãoA gestão de transportes é parte essencial de um sistema logístico. É a atividaderesponsável pelos fluxos de matéria prima e produto acabado entre todos os elosda cadeia logística. Utiliza grande número de ativos, que se encontram dispersosgeograficamente, o que torna a gestão de transportes ainda mais complexa. A altacomplexidade gerencial, intensa utilização de ativos e a gestão sob um grandefluxo físico de produtos torna o transporte a maior conta individual de custoslogísticos, que varia entre 1/3 (um terço) e 2/3 (dois terços) do total dos custoslogísticos das empresas (veja a figura 1). Desta forma, um bom gerenciamento detransportes pode garantir melhores margens para a empresa, através de reduçõesde custos e/ou uso mais racional dos ativos, e um bom nível de serviço para osclientes, através do aumento da disponibilidade de produtos, reduções nos temposde entrega, entre outros benefícios. D is trib u iç ã o d o s C u s to s L o g ís tic o s : D is trib u iç ã o d o s C u s to s L o g ís tic o s P ro d u to s d e A lto V a lo r A g re g a d o P ro d u to s d e B a ix o V a lo r A g re g a d o 67% 33% C u s t o d e Tra n s p o rt e s C u s t o d e Tra n s p o rt e s D e m a is F u n ç õ e s D e m a is F u n ç õ e s 33% L o g ís t ic a s L o g ís t ic a s 67%Figura 1 – Representação da participação do custo de transportes no custo logístico total. O valormédio de 35% a 40% ocorre nas empresas de cosmético, eletro-eletrônicos, e o valor de 60% a70% chega a acontecer no ramo de siderurgia, commodities.Para esclarecer como a tecnologia de informação vem auxiliando o gerenciamentode transportes, apresentaremos as principais funcionalidades disponíveis nosSistemas de Gerenciamento de Transportes – os TMSs (TransportationManagement System).Antes de descrever as principais funcionalidades do TMS serão apresentadas asprincipais decisões na gestão de transportes divididas em três níveis de decisão:Estratégico, Tático ou Operacional. O parâmetro adotado, para enquadrar cadauma das decisões de transportes em um dos três níveis mencionados acima, é afreqüência com que as decisões precisam ser revisadas. Para melhorar oentendimento desta abordagem, a figura 2 mostra de forma esquemática algumasdas decisões da gestão de transportes agrupadas nos três diferentes níveis.
  2. 2. O objetivo da descrição mencionada acima é poder contextualizar em quais níveisdecisórios um software de TMS pode ser utilizado (estratégico, tático e/ouoperacional), baseado em quais decisões de transportes ele pode suportar. Níveis de Decisão •Definição da Rede de Distribuição Estratégico •Definição de Modais de Transportes •Planejamento da Distribuição; •Análise de Frete Tático Retorno; • Roteirização Operacional • Consolidação de caga Curto Prazo Médio Prazo Longo Prazo Períodos de (Diário) (Semanal/Mensal) (Anual) RevisãoFigura 2 – Esquema gráfico de algumas decisões de transportes enquadradas em um dos três (3)níveis de planejamento.As Principais Decisões em Transportes  Nível EstratégicoEste nível de planejamento está relacionado com as decisões de longo prazo,entre elas:Definição da Rede Logística - A necessidade de movimentar materiais de umponto a outro culmina na realização de uma atividade de transporte. Pensando de
  3. 3. forma estratégica, a gestão de transporte possui forte influência na concepção darede logística, que determinará a localização de fábricas, CDs em função dalocalização de seus fornecedores, clientes e dos fluxos de materiais. Esta decisãotoma como base o menor custo logístico total, mantidas algumas premissas denível de serviço, definidos pela empresa.Decisão de Utilização de Modais - A escolha entre as alternativas de modais -rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário - deve ser baseada nosimpactos de serviços e custos na rede logística. O aspecto de nível de serviçodeve tangibilizar o tempo de transporte “porta a porta”, consistência no tempo deentrega, a freqüência e disponibilidade/flexibilidade. A tabela 1 apresenta de formacomparativa algumas características dos modais. Por exemplo, na primeira colunapodemos observar o modal aéreo como o mais caro e o aquáviário como o maisbarato.Tabela 1 – Características dos modais apresentadas de forma comparativa.Fonte: BALLOU, Ronald H.Decisão da Propriedade da Frota - Fatores de custo, qualidade do serviço erentabilidade devem ser considerados determinantes para suportar esta decisão.É aconselhável realizar uma avaliação financeira precisa dos impactos no fluxo decaixa da empresa em qualquer decisão, além de calcular a taxa de retorno dosinvestimentos ou desinvestimentos (casos em que se possui frota própria e queiraterceirizá-la).
  4. 4. Outras variáveis são importantes para tomar a decisão sobre a propriedade dafrota, tais como: tamanho da operação, competência gerencial interna,competência e competitividade do setor, volumes de investimentos e modalutilizado. Porém, tão importantes quanto os critérios que auxiliam na definiçãosobre a propriedade da frota, é que a decisão esteja baseada em um processoestruturado, bem definido e transparente.  Nível TáticoNo nível tático estão as decisões ligadas ao planejamento da gestão detransportes de médio prazo. Destacam-se as seguintes decisões:Planejamento de Transportes - Este planejamento irá estabelecer regras epremissas para a geração dos roteiros que deverão ser seguidos na programaçãode transportes. Estas regras visam adequar o tamanho da frota utilizada com oobjetivo de manter serviço e reduzir custos.Seleção e Contratação de Transportadores - Apesar de ser uma decisão queexige a definição de parâmetros estruturados para a tomada de decisão de qualou quais transportadores contratar não é isto que se observa na prática. É comuma seleção e contratação de transportes ser um processo pouco estruturado,baseado em parâmetros frágeis, geralmente focado apenas em preço. O reflexodeste modelo desestruturado de contratação de transportes torna a busca porbons transportadores um processo longo e em alguns casos de conseqüênciassérias, como por exemplo prejuízos por atraso de entregas e perdas de marketshare.Gestão sobre o Transporte Inbound - A decisão de gerir o transporte desuprimento vem se tornando um alvo a ser atingido pelas empresas. Muitasempresas compram através da modalidade FOB (Free on Board), o que significaque os fornecedores estão embutindo no preço de venda o custo do frete, seguroe demais despesas associadas. Desta forma, pode-se estar pagando um valor altopor este transporte, caso o fornecedor não esteja gerindo de forma satisfatória otransporte ou mesmo colocando margens sobre esta gestão. Outro aspecto quedeve ser considerado ao assumir o transporte inbound é poder aproveitareventuais sinergias entre os fluxos inbound e outbound da empresa.Análise de Frete Retorno - Ao observar a estrutura da rede logística e comoestão ocorrendo os fluxos de transportes entre os elos desta cadeia podem seridentificadas oportunidades de utilizar veículos em trânsito de retorno para evitar oenvio de um outro veículo na mesma direção. Esta situação costuma ocorrerquando as administrações do fluxo inbound e outbound não estão sob a mesmacoordenação.
  5. 5.  Nível OperacionalNo nível operacional estão as atividades ditas do “dia a dia”. Desta forma,podemos agrupar a maior parte destas atividades numa decisão operacionalespecífica, sendo ela:Programação de Transportes - Esta decisão está relacionada com as atividadesde roteirização, consolidação de cargas, escolha do tipo de veículo, emissões dedocumentos, tracking e programação de carga e descarga.Além das atividades diretamente relacionadas com a programação de transportesexistem outras que são suportadas pelas informações disponibilizadas pelaexecução da programação, tais como: auditoria de frete e monitoramento dosníveis de serviço e custos destas atividades.TMS – Transportation Management System: Definição e FuncionalidadesUm TMS pode ser definido como o software que auxilia no planejamento,execução, monitoramento e controle das atividades relativas a consolidação decarga, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas de produtos,rastreabilidade da frota e de produtos, auditoria de fretes, apoio à negociação,planejamento de rotas e modais, monitoramento de custos e nível de serviço, eplanejamento e execução de manutenção da frota.Para estruturar a descrição das principais funcionalidades dos TMSs, estas serãodivididas em três grupos:  Monitoramento e Controle;  Apoio à Negociação e Auditoria de Frete e;  Planejamento e ExecuçãoNo término desta descrição, será apresentada uma tabela que relaciona asprincipais funcionalidades com o nível de decisão a que estão referenciadas. Estatabela servirá de base para contextualizar os softwares de TMS de acordo com osníveis de decisão que eles operam.Além dos três grupos de funcionalidades citadas acima poderíamos citar mais um:a Manutenção da Frota. Como esta funcionalidade é muito específica ela não seráabordada. Primeiro Grupo de Funcionalidades: Monitoramento e Controle Os softwares possuem a funcionalidade de monitorar os custos e serviços por meio das informações disponíveis acerca da performance dos transportadores, modais de transportes, utilização de frete premium, frete retorno, cargas expedidas, número de veículos utilizados, performance das entregas, avarias, etc. Os controles de custos podem ser utilizados para
  6. 6. realizar orçamentos, acompanhar a evolução dos custos de transportes(orçado X realizado) e custos por tonelada quilômetro (R$ / ton * km), osvalores pagos por cada rota (para o caso de rotas fixas) ou até mesmo porcliente e/ou produto. É possível ainda visualizar a ocorrência de custosadicionais devido à contratação de veículos extras ou entregas em horáriosespeciais.O Controle de serviço pode ser observado sobre duas óticas. A primeira é avisão de quem não possui frota e preocupa-se em monitorar a performance deentregas. A segunda ótica é a de quem possui frota e visa monitorar o nível deutilização da frota, buscando otimizar a utilização de seus ativos. Os TMSsdisponibilizam ambas funcionalidades: tanto para medir a performance deentregas quanto o nível de utilização da frota.Outra funcionalidade muito difundida de monitoramento e controle é oTracking. Utilizado para monitorar frota e produtos, pode agregar valor atravésda disponibilização de informações para os clientes sobre o status elocalização de seus pedidos. Outro benefício gerado pelo tracking é o apoio aogerenciamento de risco da carga e do veículo.Os TMSs podem monitorar e controlar outras variáveis, como por exemplotempos de carga e descarga. Para isto basta gerar a massa de dados e definirexatamente o que e como se deseja monitorar. O nível de veracidade erobustez dos controles que são realizados é diretamente influenciado pelaqualidade dos dados armazenados.Segundo Grupo de Funcionalidades: Planejamento e ExecuçãoExistem soluções capazes de determinar as rotas e modais a serem utilizados,seqüênciar as paradas dos veículos e o tempo estimado de cada uma delas,preparar os documentos necessários para o despacho dos veículos e verificara disponibilidade dos mesmos. Abaixo, serão detalhadas estasfuncionalidades.A funcionalidade de roteirização envolve a definição de rotas e a programaçãodos veículos. Alguns dos TMSs que possuem estas funcionalidades bemdesenvolvidas chegam a suportar uma série de restrições, tais como:  Pré-determinação do horário de saída e de chegada dos veículos;  Horário especial para entrega de pedidos;  Diferenças de capacidades dos veículos (peso e cubagem);  “Janelas de Tempo” que definem se um veículo realiza as entregas até um determinado horário e depois realiza as coletas, ou se realiza ambas as atividades simultaneamente;  Volumes de cada entrega e coleta;  Velocidades diferentes por localidades (áreas centrais e periferias), e em diferentes tipos de transportes (distribuição e de longas distâncias);
  7. 7.  Melhor seqüência de execução das rotas para minimizar a utilização do número de veículos e;  Tempo de trânsito da rota baseado no limite máximo de horas trabalhadas continuamente por um motorista3. Importante ressaltar que geralmente a otimização ocorre com o objetivo deminimizar o custo total da operação.Estes softwares operam baseados em algoritmos avançados de otimização emodelos bem robustos, com bom nível de aderência com as complexasoperações da cadeia de suprimento.A figura 3 mostra de forma esquemática o princípio básico do funcionamentode um software de otimização aplicado a transportes. Rede Logística Recursos: Minimizar Custos e Atender as •Modais; Premissas de Nível de Serviço •Tamanho da frota; Restrições: Algoritimos sofisticados •Capacidade dos veículos; •Número máximo de paradas; •Horários de entregas pré fixados; Inputs OutputsFigura 3 – Apresentação esquemática do funcionamento de um software de otimizaçãoaplicada a transportes.3 – Existem leis que restringem o número máximo de horas trabalhadas pelos motoristas decaminhão nos EUA.
  8. 8. Apesar de vários TMSs já utilizarem ferramentas robustas de otimização defluxos, ainda é comum em transportadores e embarcadores a utilização derotas fixas para roteirizar as coletas e entregas. Existem alguns motivos paraisto: simplicidade da operação, especialização naquele roteiro edesconhecimento do potencial dos roteirizadores. O problema das rotas fixas éque estas não são ajustadas de acordo com as variações da demanda, ou pelomenos na mesma velocidade. Por este motivo, o uso de rotas fixas pode tornardeficiente a utilização dos recursos, contribuindo com o incremento de custos.A determinação do tamanho da frota é outra funcionalidade disponível nosTMSs como ferramenta de administração diária das necessidades detransporte. Em função do aumento ou decréscimo da demanda, o TMS podeindicar uma maior ou menor necessidade de veículos, respectivamente.Porem, não há uma ferramenta que indique qual é o tamanho da frota quedeve ser mantida e seu mix (própria, terceiros e spot). Geralmente se utilizamos resultados das várias execuções de roteirização a fim de identificar se estãoocorrendo mais situações de ociosidade da frota ou de constantescontratações de spots. Este é um bom indicador para auxiliar a decisão dereduzir ou aumentar a frota fixa.Terceiro Grupo de Funcionalidades: Apoio à Negociação e Auditoria deFreteEstes sistemas mantêm uma base de dados das tarifas de frete praticadaspara remunerar o serviço prestado e para o processo de auditoria. O softwarecompara o valor cobrado pelo prestador do serviço de transporte contra o quefoi calculado e apresenta as eventuais diferenças. O cadastramento de todasas condições comerciais, por volumes, fracionamento de carga, diferentescustos por modais, frete por viagem, entre outras particularidades, além detodas as informações dos transportes realizados (volumes expedidos pormodais, tipos de veículos, rotas, tamanho das cargas e destinos) são a basede dados para a realização da Auditoria de Fretes.Outra funcionalidade importante é a de apoio à negociação. Os softwarespermitem o cadastro de novas tabelas de frete ou novas condições comerciaispara identificar qual será o impacto desta nova condição sobre o custo de frete.A grande vantagem desta ferramenta é que todas as avaliações dos impactossão realizadas sobre uma base de dados real que contem as informações detodos os movimentos de transportes realizados em um determinado período.
  9. 9. TMS – Transportation Management System: Posicionamento nos NíveisDecisóriosComo citado anteriormente, um dos objetivos deste artigo é definir oposicionamento do TMS segundo os níveis decisórios atendidos por suasfuncionalidades. Para dar suporte a esta definição será apresentada uma tabelaque relaciona as principais funcionalidades com os níveis decisórios (Veja Tabela2).Tabela 2 – Relação entre as funcionalidades do TMS e os níveis de decisão.Como observado na tabela 2, é nítida a relação de um TMS com os níveis tático eoperacional. A figura 4 representa de forma esquemática o posicionamento destacategoria de software.
  10. 10. Tabela 2 – Relação entre as funcionalidades do TMS e os níveis de decisão.O posicionamento do TMS nos níveis tático/operacional demonstra que aindaexiste potencial de desenvolvimento para esta ferramenta. Por este motivo, opróprio conceito de TMS pode vir a sofrer mudanças ao longo do desenvolvimentode novas funcionalidades.Apesar de ainda haver espaço para o desenvolvimento das ferramentas de TMS,os benefícios da implementação são muito significativos. Abaixo, destacaremos osprincipais:  Redução nos custos de transportes e melhoria do nível de serviço;  Melhor utilização dos recursos de transportes;  Melhoria na composição de cargas (consolidação) e rotas;  Menor tempo necessário para planejar a distribuição e a montagem de cargas;  Disponibilidade de dados acurados dos custos de frete mostrado de várias formas, como por exemplos, por cliente ou por produto;  Acompanhamento da evolução dos custos com transportes;  Disponibilidade de informações on-line;  Suporte de indicadores de desempenho para aferir a gestão de transportes;Uma implementação bem sucedida está baseada em várias decisões corretas,como por exemplo a escolha do software certo e as funcionalidades adequadaspara cada tipo de negócio. Portanto a escolha do TMS deve estar baseada em umprocesso estruturado de seleção, garantindo que os critérios sejam acurados e asolução traga os benefícios desejados.
  11. 11. ConclusõesOs Sistemas de Gerenciamento de Transportes – TMSs – possuemfuncionalidades que auxiliam nas decisões de transportes no nível operacional eparcialmente no nível tático, porem uma série de informações utilizadas paraoutras decisões táticas e estratégicas podem estar armazenadas nos TMSs edependendo apenas de tratamento.Este fato torna o campo de desenvolvimento para os TMSs bem fértil apesar dassoluções atuais gerarem muitos benefícios em suas implementações.O desenvolvimento tecnológico também já está permitindo o uso do TMS atravésde provedores que disponibilizam o software via WEB. Esta técnica é denominadaASP – Application Service Provider. Já existem implementações de sucesso deTMSs por este meio e algumas implementações em andamento. Algunsprovedores deste serviço nos EUA chegam a mantê-lo sem custo por umdeterminado período, para avaliação do usuário.A redução de custos no transporte pode melhorar significativamente o resultadodas empresas visto que esta é a maior conta individual de custos logísticos. Destaforma, ganhos de produtividade no transporte podem ser alcançados através dautilização das várias funcionalidades disponíveis pelos TMSs.Referências BibliográficasBALLOU, Ronald H.; Business Logistics Management. New Jersey, 1998, Cap 6p135-242.SWENSETH, Scott R.; GODFREY, Michael R. Estimating Freight Rates forLogistics Decisions. Journal of Business Logistics, Volume 17, Number 1, 1996.SAVELSBERGH, M. W. P.; GOETSCHALCKX. A Comparison of the Efficiency ofFixed Versus Variable Vehicle Routes. Journal of Business Logistics, Volume 16,Number 1, 1995.LAMBERT, Douglas M.; STOCK, Janes R. Strategic Logistics Management.Homewood, 1993. Cap.6 p. 214-260.

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