Salon sap lyon3-4-avril 2009-v3
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Salon sap lyon3-4-avril 2009-v3 Salon sap lyon3-4-avril 2009-v3 Presentation Transcript

  • Architecte de solutions innovantes l’aide à domicile et les services à la personne
    Conseil Formation Informatique
    Les outils informatiques spécifiques
    du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne
    Présenté par Serge Caillol
    Directeur commercial Domo SAPience
    Les 3 & 4 avril 2009
  • Chapitre IQuelques considérations fonctionnelles
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 2
  • Les taches à accomplir
    Recruter, manager et gérer
    Des salariés (candidats, intervenants)
    Des clients (prospects, clients, bénéficiaires)
    Des tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)
    Planifier (heures prévisionnelles)
    De nouvelles interventions (ponctuelles, récurrentes)
    Des absences
    Des remplacements
    Pointer des heures réalisées
    Établir la paie
    Prestataire
    Et/ou Mandataire
    En tenant compte des dispositifs d’exonérations spécifiques
    Facturer
    Les clients
    Et/ou les tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)
    Délivrer des statistiques
    Utiles au pilotage de l’activité
    Exigées par les administrations
    Etablir les comptes annuels
    Votre secteur d’activité présente des spécificités métiers fortes
    • Une réglementation complexe , évoluant fréquemment (Plan 1, Plan 2, nouvelle convention collective pour les entreprises, etc) :
    • Des agréments nécessaires (simple, qualité)
    • Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire
    • Des exonérations de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)
    • Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours réglés entièrement pas les clients
    • 21 métiers très divers (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)
    • etc
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 3
  • Gagner du temps grâce à un progiciel
    Sur les taches quotidiennes : la production
    Planning : nouvelles interventions
    Planning : absences/remplacements
    Le planning des interventions est au cœur du métier
    Sur les taches administratives en fin de mois et de trimestres
    Obtention d’heures réalisées
    Réalisation de la paie et des factures
    Déclarations sociales
    Réalisation des statistiques (DDTEFP, etc)
    Sur les taches administratives en fin d’année
    DADS-U
    Attestations fiscales
    Le planning doit se trouver au cœur de la gestion informatisée
    Toute ressaisie doit être évitée
    Le logiciel métier spécialisé doit intégrer la réalisation automatisée de la paie , de la facturation , des déclarations sociales et des statistiques
    Les deux doivent automatisées
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 4
  • Le « Workflow » métier
    Schéma simplifié
    Candidats
    Prospects
    Définition
    On appelle "WorkFlow" (littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel).
    Recrutements :
    • nouveaux salariés
    Recrutements :
    • Nouveaux clients
    En permanence
    Salariés
    Clients
    Gestion planning :
    • Nouvelles
    interventions
    • Remplacements
    • Absences
    Planning
    des interventions
    (heures prévisionnelles)
    En cours de mois
    Heures
    prévisionnelles
    Télégestion :
    fixe ou mobile
    (SFR/Prylos)
    Validation planning
    Saisie des heures
    Heures réalisées
    Fin de mois
    Paie
    Facturation
    Règlements
    Heures payées et facturées
    Obligations sociales
    et fiscales
    • DADS-U
    • Attestation fiscale
    • Comptes annuels
    Comptabilité
    Fin d’année
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 5
  • Focus : traitement des heures
    Pour réaliser paie et facturation, il est nécessaire d’obtenir des heures réalisées
    L’outil informatique doit permettre :
    La saisie simplifiée des heures réalisées
    En regard des feuilles d’heures ou de présence ramenées par les intervenantes
    D’éviter la ressaisie dans le cas où les heures réalisées= heures prévisionnelles
    Par un dispositif simple de validation sélective du planning
    L’intégration des informations en provenance d’une solution de télégestion (garent de l’effectivité de la prestation) :
    Fixe (télépointage par l’intermédiaire du téléphone fixe du client)
    Mobile : SFR/Prylos (les intervenants sont dotés d’un terminal mobile)
    Voir slide suivant
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 6
  • SFR Option Service à la Personne
    La solution SFR Business Team/Prylos :
    L’Option Service à la personne c’est :
    • L’horodatage du début et de la fin des interventions via un système de validation des arrivées/départs.
    • La consultation et l’actualisation en temps réel du planning de travail sur le mobile.
    • La gestion en temps réel des intervenants lors de prestations de service à domicile.
    • La possibilité de prévenir d’une absence d’un simple clic.
    • Le contact permanent entre les intervenants.
    Solution informatique métier
    http://www.sfrentreprises.fr/solutions/solutions-data/option-sfr-service-a-la-personne/index.jsp
    Domo Sapience est partenaire SFR Business Team et Prylos
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 7
  • Focus : facturation usagers/financeurs
    Les clients bénéficient parfois d’aides financières
    (Les CG : APA, PCH, les CRAM, les Mutuelles, les Assureurs/Assisteurs, etc)
    Certains financeurs imposent d’être facturés directement par l’OASP dans le respect :
    • De son formalisme (format et nature des factures : exemple, 1 facture par client ou un bordereau mentionnant tous les clients aidés, etc)
    • Et du financement :
    Les mentions obligatoires sur les factures clients : le décret 2007-854 du 14 mai 2007 relatif aux services à la personne indique ces mentions obligatoires.
    Pour chaque heure financée :
    Surfacturation
    (optionnelle)
    L E F I N A N C E M E N T
    • Pour chaque financeur :
    • Taux du financeur
    Exemple : 18 €/heure pour les heures normales
    • Pour chaque personnes aidée
    • Un nombre d’heures de prestation (qui dépend de l’état de dépendance de la personne aidée, par exemple : GIR, pour l’APA)
    Exemple = 16 heures/mois
    • Une part à la charge de l’usager (qui dépend le plus souvent de ses revenus) : Exemple = 10% ou 1,80 €
    • Surfacturation
    • Ecart (s’il existe), entre le taux imposé par le financeur et le taux direct de l’OASP (20 € par exemple) => est facturé au client, si le financeur le permet
    2 €
    Taux
    financeur
    Taux
    Direct
    OASP
    1,80 €
    Part usager
    16,20 €
    Part financeur
    L’outil informatique doit permettre
    une facturation automatisée,
    détaillée et respectant la
    réglementation
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 8
  • Focus : gestion RH et paie
    L’outil informatique doit permettre de réaliser, de manière automatique et avec un minimum de saisies :
    La gestion des contrats de travail, des avenants et des départs des salariés
    Gestion de fréquents avenants successifs (beaucoup de temps partiel, nombre d’heures contrat ayant vocation à croitre)
    L’établissement de la paie :
    prestataire : l’OASP est l’employeur
    et mandataire : le client est l’employeur
    Exo spécifiques
    Les exos sur les heures réalisées dépendent du statut des clients chez qui les prestations ont été délivrées : exos SAP (public actif, famille) et aide à domicile (personnes âgées, dépendantes, handicapées)
    Ventilation des heures sur le BS
    Les heures doivent donc aboutir en paie avec la qualification exo SAP ou aide à domicile = > elles doivent impérativement être reliées au planning
    Dans le prolongement de la paie, l’édition des bordereaux
    Déclarations sociales trimestrielles (télétransmises : DUC-EDI)
    annuelles (DADS-U)
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 9
  • La réponse : le PGI métier
    Le Workflow métier complet doit être implémenté dans le PGI
    Gestion => planning => paie et facturation
    Avec une base de données unique
    Sur laquelle sont connectés les différents modules fonctionnels
    Permettant d’éviter toute double saisie d’information
    Gain de temps
    Moins d’erreurs de saisie
    Le PGI doit présenter de larges capacités de paramétrages et personnalisation
    Afin d’adapter la solution informatique à l’organisation de l’OASP
    Il doit être évolutif
    pour suivre les fréquentes évolutions du secteur et de sa réglementation
    L’ergonomie doit être sans faille
    sous peine de décourager les utilisateurs
    Définition
    Un Progiciel de gestion intégré (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière . »
    Le principe fondateur d'un PGI est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune.
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 10
  • Chapitre IIQuelques considérations techniques
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 11
  • Client Serveur VS Full-web
    Les Technologies
    Le logiciel client-serveur est installé en local sur vos ordinateurs en réseau
    Le logiciel full-web est installé sur les serveurs de l’éditeur, accessible par l’internet, grâce à un simple navigateur web
    Logiciels web spécifiques du secteur des SAP et de l’aide à domicile
    Ces solutions récentes n’intègre à ce jour pas la paie et quelquefois ne traite pas la partie financeurs/tiers-payeurs
    Les PGI métiers spécifiques et complets demeurent à ce jour des logiciels clients-serveurs
    Internet
    Avantages du logiciel web :
    Déploiement rapide de la solution
    Mises à jour prises en charges par l’éditeur
    Maintenance et exploitation simples
    Une application accessible de n’importe où, grâce à un simple navigateur web
    inconvénients du logiciel web :
    • Moins bonne ergonomie que les logiciels clients/serveur (drag and drop, réactivité de l’interface)
    • Disponibilité internet obligatoire
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 12
  • PGI Client Serveur hébergé
    Le progiciel de Gestion Intégré métier hébergé est un bon compromis entre le logiciel client/serveur installé en local et la solution full-web
    • Il présente les caractéristiques suivantes :
    Il répond aux besoins d’accès nomades et décentralisés
    La maintenance et l’exploitation sont optimisées
    On conserve une PGI complet
    On conserve l’ergonomie poussée permise par un logiciel client/serveur
    Accès possible par PC Windows, Mac ou PC Linux
    Permet une commercialisation en mode SAAS/on-demand (Software As A Service)
    Coût fixe, paramétrage, maintenance et assistance utilisateur compris,
    Coût mensualisé, par utilisateur
    • La solution technique : Le PGI client/serveur hébergé avec accès distant Citrix (XenApp )
    Solutions Citrix
    CitrixXenApp™ est un système de mise à disposition des applications Windows® qui permet de gérer les applications au sein du datacenter et de les délivrer sous la forme d’un service à la demande, quels que soient l’endroit et le périphérique utilisé. XenApp réduit les coûts de gestion des applications de 50% et permet de délivrer instantanément n’importe quelle application à
    n’importe quel endroit, tout en renforçant considérablement la sécurité.
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 13
  • Merci pour votre attentionPour obtenir plus d’informations, RDV sur notre stand E01
    Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 14