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0ARQUIVOLOGIAMANUAL PARA UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE NUXEOVOLTADO AOS PROFISSIONAIS DA INFORMAÇÃOElaborado pelo ArquivistaSérgi...
1SUMÁRIO1 APRESENTAÇÃO............................................................................... 22 DOWNLOAD DA FERRA...
21 APRESENTAÇÃOA crescente demanda por softwares de gestão documental e o aumentovertiginoso da utilização de recursos com...
32 DOWNLOAD DA FERRAMENTAPara efetuar o download deve-se acessar o endereço eletrônicohttp://www.nuxeo.com (imagem abaixo)...
4Caso opte-se pelo pacote Windows, as telas a seguir são apresentadas. Aprimeira solicita o e-mail de cadastro para recebe...
53 INSTALAÇÃO DA FERRAMENTADepois de efetuado o download, deve-se dar um duplo clique no arquivobaixado, no caso do window...
6Etapas da instalaçãoNa próxima tela é possível optar por baixar e instalar as seguintesdependências do aplicativo: JAVA 6...
7Instalação das dependênciasDepois de concluída a instalação das dependências, tem início a instalaçãodo Nuxeo ao clicar n...
8Servidor Nuxeono WindowsPara iniciar o servidor no Linux, deve-se também dar um duplo clique noarquivo “Start Nuxeo.bat” ...
94 CONFIGURAÇÃO DO NUXEO DMDepois de iniciado o servidor, deve-se acessar o endereço eletrônicohttp://localhost:8080/nuxeo...
10A seguir configura-se o banco de dados do servidor, onde é possívelselecionar e configurar os bancos de dados disponívei...
11Assistente de configuraçãoAs informações para acesso ao Sistema são: “Administrator” para o nome doutilizador e “Adminis...
125 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOSO Nuxeo DM apresenta em sua tela inicial recursos e funcionalidades para agestão do Sistema, bem...
13Rebatizar espaços de trabalhoPara produzir documentos na ferramenta deve-se acessar o Plano deClassificação (workspaces)...
14Ao clicar no botão importar arquivo, tem-se a opção de selecionar o arquivopara importação. Esta opção é mais rápida, po...
15Resumo do documentoNeste mesmo espaço existem abas que permitem modificar e agregarinformações ao documento: modificar ...
16Das opções dispostas acima, o campo modificar é o mais relevante sob aótica da arquivística, pois permite definir e/ou e...
17Sob a ótica da arquivística, entende-se que o metadado “Natureza” equivale àEspécie Documental e o campo “Assuntos” equi...
186 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOSA classificação de documentos no Nuxeo dá-se no processo de produçãodocumental, ao definir ...
19Resolução n. 14 do CONARQ, que estabelece a Classificação, temporalidade edestinação de documentos de arquivo relativos ...
20Depois de excluir as informações do subtopic e a seguir do topic, cabeadicionar uma nova entrada de vocabulário.Subclass...
21Código de classificaçãoCom relação a classificação do documento produzido no Nuxeo, ao preencheros metadados do document...
227 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOSDo mesmo modo que a classificação, a avaliação documental também érealizada ao preencher os met...
23Ao visualizar o resumo do documento, o usuário pode verificar o prazo deguarda documental estipulado no campo “Expira em...
24As pastas criadas foram: Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e ArquivoPermanente.Seções criadasDepois de criar as se...
25Publicação de documentoApós definição da pasta que o documento será publicado/arquivado, osdemais usuários podem acessá-...
26REFERÊNCIASLAMPERT, S. R. O software Nuxeo frente à implementação das funçõesarquivísticas de produção, classificação e ...
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Manual Nuxeo DM 5.4.2 para os profissionais da infomação

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O manual produzido apresenta os passos básicos para instalação e operacionalização do Nuxeo, bem como a aplicação das funções de produção, classificação e avaliação de documentos. É importante ressaltar que o manual não visa sanar todas as dúvidas ou funcionalidades sobre a ferramenta, busca apenas ser um instrumento para aproximar os profissionais de arquivo com as soluções GED.
Além disso, o arquivista, que ainda hoje é visto como um profissional que trabalha apenas com suporte analógico, enraizado na concepção de atuar somente com o suporte papel, precisa estar atento as novas tecnologias.

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  • Como faco o download desse arquivo, estou efetuando testes e ja quero manter uma documentacao guardada, me interessei bastante pelo software. Obrigado pela atencao.
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  1. 1. 0ARQUIVOLOGIAMANUAL PARA UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE NUXEOVOLTADO AOS PROFISSIONAIS DA INFORMAÇÃOElaborado pelo ArquivistaSérgio Renato LampertSanta Maria, outubro de 2011.
  2. 2. 1SUMÁRIO1 APRESENTAÇÃO............................................................................... 22 DOWNLOAD DA FERRAMENTA ........................................................ 33 INSTALAÇÃO DA FERRAMENTA ...................................................... 54 CONFIGURAÇÃO DO NUXEO DM..................................................... 95 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS ..................................................... 126 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................. 187 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS...................................................... 22REFERÊNCIAS.................................................................................... 26
  3. 3. 21 APRESENTAÇÃOA crescente demanda por softwares de gestão documental e o aumentovertiginoso da utilização de recursos computacionais para a produção, tramitação,uso, avaliação, arquivamento e destinação dos documentos produzidos em meioeletrônico, faz com que os profissionais da informação aproximem-se das soluçõesda Gestão Eletrônica de Documentos.Apesar do atual contexto, onde o uso do computador é habitual, entende-seque os profissionais de arquivo, em sua maioria, não estão familiarizados com asferramentas de GED, no que tange instalar, aplicar e utilizar os recursos que estaspossibilitam.Com intuito de apresentar à comunidade arquivística uma solução que auxiliena implementação de políticas arquivísticas para documentos produzidos em meioeletrônico, surgiu a ideia da elaboração deste instrumento que busca demonstrar osoftware de gestão documental Nuxeo.Este manual ilustra de modo sucinto, os processos de download, instalação econfiguração do Sistema. Também apresenta um teste da empregabilidade dasfunções arquivísticas de produção, classificação e avaliação de documentos nosoftware.É pertinente destacar que este manual não objetiva sanar todas as dúvidas oufuncionalidades sobre a utilização da ferramenta, apenas busca ser um instrumentopara aproximação dos profissionais de arquivo com as soluções GED, bem comodesmistificar a ideia de complexidade que alguns profissionais possuem em relaçãoaos softwares de gestão documental.
  4. 4. 32 DOWNLOAD DA FERRAMENTAPara efetuar o download deve-se acessar o endereço eletrônicohttp://www.nuxeo.com (imagem abaixo) e clicar em “Try And Download”.Site do NuxeoNas próximas janelas deve-se clicar em download.Páginas para downloadA seguir estão disponíveis as opções de pacotes para os SistemasOperacionais Windows, Linux e Mac.Opções de pacote para download
  5. 5. 4Caso opte-se pelo pacote Windows, as telas a seguir são apresentadas. Aprimeira solicita o e-mail de cadastro para receber dicas, recursos gratuitos eatualizações do aplicativo. A segunda tela apresenta as etapas para instalação dasolução, bem como uma mensagem agradecendo por baixar a ferramenta.Confirmação do downloadDepois desses procedimentos o download é realizado com sucesso.Caso o usuário tenha optado pelo pacote do Sistema Operacional Linux, umanova tela apresenta um link para efetuar o download e uma mensagem agradecendopor utilizar a solução. Cabe destacar que a instalação dá-se de modo automático nadistribuição Ubuntu.Pacote Linux
  6. 6. 53 INSTALAÇÃO DA FERRAMENTADepois de efetuado o download, deve-se dar um duplo clique no arquivobaixado, no caso do windows. Já no Linux, o processo de instalação dá-se de modoautomático.A instalação no Windows está disponível nos idiomas alemão, francês,italiano, inglês e espanhol. Após definir o idioma para instalação, deve-se clicar emok e depois em next.Etapas da instalaçãoA seguir, deve-se aceitar o Contrato de Licença da ferramenta clicando em “IAgree”. Na próxima tela pode-se escolher os usuários para instalação. Recomenda-se marcar a opção “Install for any one using this computer”.Etapas da instalaçãoO próximo passo é definir o local onde será instalado o Nuxeo. Érecomendável manter a opção padrão para instalação, isto é, executar a instalaçãono diretório C:Arquivos de programas. A etapa seguinte permite definir o nome dapasta que será criada no Menu iniciar. Indica-se manter o nome padrão: Nuxeo DM.
  7. 7. 6Etapas da instalaçãoNa próxima tela é possível optar por baixar e instalar as seguintesdependências do aplicativo: JAVA 6 (condição para rodar o Nuxeo), OpenOffice(exigido para visualização e conversão de documentos colaborativos) eImageMagick (exigido para conversão de imagens). Caso opte-se por deixarselecionados os três softwares, a instalação tem início ao clicar no botão Install. Nãoé necessário instalar as três soluções para o correto funcionamento do programa.Contudo, é fundamental instalar o JAVA.Para instalação das dependências deve-se ao clicar no botão Next.Instalação das dependências
  8. 8. 7Instalação das dependênciasDepois de concluída a instalação das dependências, tem início a instalaçãodo Nuxeo ao clicar no botão Next. Concluída a instalação, é criado na área detrabalho/desktop um ícone do Nuxeo DM.Conclusão do processo de instalaçãoApós instalação, deve-se inicializar o servidor Nuxeo para a utilização doaplicativo. Isso pode ser feito ao dar um duplo clique no ícone da área de trabalho ouao dar um duplo clique no arquivo “Start Nuxeo.bat” localizado no diretório deinstalação do Nuxeo: C:Arquivos de programasNuxeo DM.O servidor é iniciado eduas janelas são abertas. Estas não podem ser fechadas, pois se isso ocorrer oSistema não funcionará.
  9. 9. 8Servidor Nuxeono WindowsPara iniciar o servidor no Linux, deve-se também dar um duplo clique noarquivo “Start Nuxeo.bat” localizado no diretório onde foi baixado o pacote do Nuxeo.O servidor é iniciado e uma janela é aberta. Do mesmo modo que o servidor doWindows, a janela do servidor não pode ser fechada, pois o Sistema não funcionará.ServidorNuxeo no Linux
  10. 10. 94 CONFIGURAÇÃO DO NUXEO DMDepois de iniciado o servidor, deve-se acessar o endereço eletrônicohttp://localhost:8080/nuxeo nos navegadores Mozilla Firefox, Internet Explorer,Google Chrome e Safari.Ao acessar o Nuxeo DM pela primeira vez, a tela apresentada descreve anecessidade de configurar a aplicação através de um assistente de configuraçãocomposto por cinco etapas. Indica-se que os parâmetros sejam definidos comvalores padrões.Assistente de configuraçãoA tela seguinte permite configurar a primeira etapa do assistente, onde pode-se definir as configurações gerais do servidor: Endereço IP (utilizado para acessar oservidor HTTP Nuxeo), Diretório de arquivos log (diretório onde os arquivos de logsão armazenados) e Diretório de armazenamento de dados (local onde os dadossão armazenados). A etapa dois define as configurações de proxy HTTP(configuração para acesso a internet).Assistente de configuração
  11. 11. 10A seguir configura-se o banco de dados do servidor, onde é possívelselecionar e configurar os bancos de dados disponíveis: PostgreSQL, Oracle,MySQL, MS SQL Server. Destaca-se que a ferramenta possui um banco de dadosintegrado para teste. A próxima etapa define as configurações do servidor SMTP,que permite ativar alertas de e-mail: Nome do host do servidor SMTP; Porta SMTP eAutenticação SMTP.Assistente de configuraçãoA quinta e última etapa possibilita habilitar e criar uma conta para o NuxeoStudio.Assistente de configuraçãoDepois de concluída as etapas da configuração do servidor Nuxeo e docadastro do Nuxeo Studio, o processo é reiniciado e tem-se acesso a página delogin do Sistema.
  12. 12. 11Assistente de configuraçãoAs informações para acesso ao Sistema são: “Administrator” para o nome doutilizador e “Administrator” para a senha. Neste ambiente é possível escolher oidioma do Nuxeo DM.Tela de login do Nuxeo DM
  13. 13. 125 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOSO Nuxeo DM apresenta em sua tela inicial recursos e funcionalidades para agestão do Sistema, bem como para a Gestão Documental. No menu superior tem-seacesso ao Nuxeo Studio, e aos serviços de configuração do layout, controle deusuários, pesquisa, Gestão Documental, pesquisa avançada e a opção para sair doambiente. À esquerda está a barra de navegação, onde é possível navegar pelaspastas e diretórios, além de acessar os documentos conforme os metadados parapesquisa. Na parte central da página destacam-se os itens “Sections”, “Templates” e“Workspaces”, nos quais é possível ter acesso aos conteúdos, diretórios edocumentos conforme classificação estipulada.Sections é o espaço proposto para publicação dos documentos criados demodo colaborativo, produzidos e aprovados. Workspaces é o ambiente desenvolvidopara produção e edição de documentos. Templates tem como objetivo auxiliar osusuários a criar workspaces.Tela inicial do Nuxeo DMCabe destacar que estes itens apresentados acima, sections, workspaces etemplates, podem ser renomeados de acordo com a necessidade do usuário. Paraisso, deve-se clicar com o botão direito em cima do item a ser renomeado e a seguirclicar em rebatizar.Pelo fato do Sistema ser utilizado sob o viés arquivístico, optou-se porrebatizar sections como Arquivo e workspaces como Plano de Classificação.
  14. 14. 13Rebatizar espaços de trabalhoPara produzir documentos na ferramenta deve-se acessar o Plano deClassificação (workspaces) e criar um novo espaço de trabalho (equivale a ação decriar uma nova pasta no Windows). Ao clicar em criar novo espaço de trabalho, umanova tela permite preencher o Título deste, bem como sua descrição.Criar um novo espaço de trabalhoDepois de criar o novo espaço, é possível iniciar o processo de produçãodocumental no aplicativo ao clicar na pasta criada. O Sistema apresenta duasopções para produção: “Novo documento” e “Importar um arquivo”.Produção de documentos
  15. 15. 14Ao clicar no botão importar arquivo, tem-se a opção de selecionar o arquivopara importação. Esta opção é mais rápida, pois não necessita o preenchimento doformulário de criação. Depois de selecionado o arquivo, o documento é criado.Importar arquivoJá ao clicar no botão novo documento, o Sistema permite selecionar o tipo dedocumento que deseja criar entre as opções existentes, as quais dividem-se em“Documentos simples”– Picture (imagem), Arquivo, Nota e “Documentoscolaborativos” – Pasta, Blog Site, Fórum, entre outros. Após definido o tipo dedocumento, preenche-se o formulário de criação: título, descrição e conteúdo(possibilidade de anexar arquivo). Depois dessa etapa é criado o documento.Novo documentoCumprida a etapa da produção do documento, é apresentada uma tela com oresumo das informações e metadados, além do recurso de associar tags, isto é,palavras-chave do documento.
  16. 16. 15Resumo do documentoNeste mesmo espaço existem abas que permitem modificar e agregarinformações ao documento: modificar – permite alterar os metadados do documento; arquivos – permite anexar outro documento; publicar – publica a versão final do documento no ambiente sectionsmediante aprovação; relações – possibilita estabelecer uma relação (baseado em, requer,conforme o) entre o documento e um texto ou outro documento; workflow– inicia um fluxo de trabalho para o documento; minhas subscrições – permite definir se o usuário deseja recebernotificações relacionadas ao documento, tais como, workflow alterado,comentários, workflow iniciado; comentários – permite acrescentar um comentário relacionado aodocumento; histórico – apresenta uma lista com eventos do documento desde suacriação. Pode ser considerada uma trilha de auditoria; pré-visualizar – é possível visualizar o documento e acrescentar anotaçõesneste. Também permite construir um documento em modo colaborativo nosarquivos produzidos no OpenOffice. Mediante a instalação de dois aplicativos,pode-se alterar documentos no formato .doc e .docx; administrar – permite definir e gerir o acesso e as permissões dos usuáriossobre o documento.
  17. 17. 16Das opções dispostas acima, o campo modificar é o mais relevante sob aótica da arquivística, pois permite definir e/ou editar os metadados do documento.Metadados do documentoOs metadados do documento e sua descrição são os seguintes: Natureza – Natureza do documento. Assuntos – Tópicos do documento. Direitos – Informações sobre os direitos de reprodução do documento, comopor exemplo, Direitos Autorais. Fonte – As referências do qual o conteúdo do documento é derivado (total ouparcialmente). Cobertura – Informações sobre o alcance geográfico do documento. Criado em – Data preenchida automaticamente pelo Sistema quando odocumento é criado. Última modificação em – Data preenchida automaticamente pelo Sistemaquando o documento é modificado. Formato – Formato do documento. Linguagem – Idioma utilizado no documento. Expirar em – Data em que o documento deixa de ser válido Autor – Usuário que criou o documento. Campo preenchido automaticamentepelo Sistema. Contribuintes – Usuários que modificaram o documento. Campo preenchidoautomaticamente pelo Sistema.
  18. 18. 17Sob a ótica da arquivística, entende-se que o metadado “Natureza” equivale àEspécie Documental e o campo “Assuntos” equivale a Classe e Subclasse. Alémdos metadados apresentados, a opção de modificar o documento define também aversão deste, bem como permite salvar o documento em uma nova versão,possibilitando o registro das versões.A associação de tags (palavras-chave) ao documento, a fim de facilitar abusca dos documentos, é feita na aba resumo.Tags associadas ao documentoAssim, ao clicar no ícone tag no menu a esquerda, tem-se a listagem depalavras-chave para busca. Escolhida a palavra-chave e ao clicar nesta, éapresentado o documento relacionado.Busca de documentos
  19. 19. 186 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOSA classificação de documentos no Nuxeo dá-se no processo de produçãodocumental, ao definir os metadados do documento. Para isso, deve-se alterar oscampos do Sistema passíveis de alteração, a fim de proporcionar ao usuário osníveis hierárquicos da classificação.A alteração dos campos pode ser realizada ao clicar no botão “Admin Center”,no menu superior. Este ambiente permite gerenciar: direitos de acesso; grupos deusuários; usuários; vocabulários; dashboards e a autenticação com outrasaplicações.Admin CenterOs valores dos metadados são alterados no espaço “Gerenciar Vocabulários”.Para isso, deve-se selecionar o vocabulário a ser alterado na listagem.Gerenciar vocabuláriosDos vocabulários existentes, indica-se alterar topic e subtopic, que equivalem,respectivamente, a subclasse e subgrupo. Para este exemplo, optou-se utilizar a
  20. 20. 19Resolução n. 14 do CONARQ, que estabelece a Classificação, temporalidade edestinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio da administraçãopública, optou-se por utilizar o código de classificação desta publicação. Assim, assubclasses que serão cadastradas referem-se a Classe 000 – ADMINISTRAÇÃOGERAL.O campo topic está estruturado em áreas como arte, sociedade, cultura,tecnologia, entre outros. É possível modificar ou excluir essas áreas, com o objetivode definir novos metadados, como por exemplo, a subclasse documental. Do mesmomodo, o campo “subtopic”, que está vinculado ao “topic”, apresenta as relações comas áreas apontadas acima. O subtopic deve ser excluído ou modificado paradeterminar o subgrupo documental.Topic e subtopicA exclusão do topic dá-se ao clicar no botão excluir. Contudo, pelo fato desteestar relacionado ao subtopic, o aplicativo não permite a exclusão. Assim, em umprimeiro momento deve-se excluir as subáreas do espaço subtopic.Exclusão das áreas do topic
  21. 21. 20Depois de excluir as informações do subtopic e a seguir do topic, cabeadicionar uma nova entrada de vocabulário.Subclasses cadastradasPara o cadastro, deve-se preencher os campos: ID (não pode ser repetido),Pai (vinculação a outra tabela), Etiqueta (nome que estará disponível para ousuário), Obsoleto (se está em vigor) e Ordenar (numeração).Subclasses cadastradasApós o cadastro, a classificação pode ser realizada durante o processo deprodução documental. No entanto, antes iniciar a produção, indica-se criar pastas esubpastas no espaço de trabalho, conforme a hierarquia do Plano de Classificaçãode Documentos, ou seja, Classe – Subclasse – Grupo – Subgrupo. Com a criaçãodas pastas, o documento é produzido na hierarquia correta, conforme aclassificação.O exemplo utilizado foi a Classe 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL,apresentada na Resolução n. 14 do CONARQ.
  22. 22. 21Código de classificaçãoCom relação a classificação do documento produzido no Nuxeo, ao preencheros metadados do documento, pode-se definir no campo assunto, a subclasse a queo documento está vinculado, bem como ao grupo. Já no campo privilégios destaca-se o subgrupo documental.Documento classificado
  23. 23. 227 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOSDo mesmo modo que a classificação, a avaliação documental também érealizada ao preencher os metadados do documento durante sua produção. Deve-sedefinir o prazo que o documento perde seu valor no campo “Expira em”. Cabedestacar que este campo não é indexado pelo aplicativo, sendo apenas referênciapara o usuário.Definição do prazo de guarda do documentoDepois de definir o prazo de guarda do documento, necessita-se apontar naaba “Comentários” o prazo de guarda que o documento ficará arquivado na fasecorrente, aguardando sua destinação.Comentário sobre o prazo de guarda do documentoUtilizou-se o seguinte exemplo no campo comentário: “Após cumprido o prazode guarda de 05 (cinco) anos de arquivamento na fase corrente, o documento serátransferido para o arquivo intermediário. Depois de transferido, deve-se modificar o"campo" que estabelece o prazo de guarda do documento. Este ficará arquivado nafase intermediária durante 20 (vinte) anos e a seguir será eliminado”.
  24. 24. 23Ao visualizar o resumo do documento, o usuário pode verificar o prazo deguarda documental estipulado no campo “Expira em”, bem como a indicação dadestinação do documento.Resumo do documento com prazo de guarda e destinaçãoLevando-se em conta que o ambiente Plano de Classificação (workspaces),onde o documento foi produzido, classificado e avaliado, é de acesso restrito, épertinente promover o acesso aos documentos para os outros usuários.O Nuxeo em sua configuração define que o espaço sections, renomeado paraArquivo, é o local para publicação e acesso aos documentos produzidos, aprovadose publicados. Assim sendo, recomenda-se utilizar este ambiente para a difusão dasinformações.Para isso, indica-se “Criar uma nova seção” na pasta Arquivo, preenchendo otítulo desta, bem como sua descrição.Criar nova seção
  25. 25. 24As pastas criadas foram: Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e ArquivoPermanente.Seções criadasDepois de criar as seções, conforme o plano de classificação e a tabela detemporalidade pode-se publicar/arquivar o documento. Para isso, deve-se acessarno ambiente Plano de Classificação a aba “Publicar”.Publicar documentoNecessita-se escolher o local onde o documento será publicado/arquivado eclicar em “Publicar aqui”.
  26. 26. 25Publicação de documentoApós definição da pasta que o documento será publicado/arquivado, osdemais usuários podem acessá-lo no ambiente Arquivo.Documento publicado
  27. 27. 26REFERÊNCIASLAMPERT, S. R. O software Nuxeo frente à implementação das funçõesarquivísticas de produção, classificação e avaliação de documentos. 2011. 97 f.Monografia (Especialização em Gestão em Arquivos) – Universidade Federal deSanta Maria, Santa Maria, 2011.

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