Your SlideShare is downloading. ×
Werkkostenregeling
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Werkkostenregeling

1,325
views

Published on

De werkkostenregeling in handige handout voor het gemakkelijk maken van aantekening. …

De werkkostenregeling in handige handout voor het gemakkelijk maken van aantekening.
De Wert accountants & belastingadviseurs


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,325
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Werkkostenregeling De Wert accountants & belastingadviseurs Oktober 2010 Werkkostenregeling: • Huidige regelingen • Introductie werkkostenregeling • Werkkostenregeling in detail • Overgangsrecht • SamenvattingHuidige regelingen (1)• Loon is al hetgeen……..(artikel 10 wet LB 1964)• Tot het loon behoren niet………(artikel 11 wet LB 1964)• Belastingvrij vergoeden van kosten “die strekken ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking”• Redelijkheid• Naar maatschappelijke opvattingen geen beloningsvoordeel• Niet-limitatieve opsomming in de wet 1
  • 2. Huidige regelingen (2)Voorbeelden volledig onbelast• Consumpties tijdens werktijd• Werkkleding• Vakliteratuur• Representatiekosten• Cursussen, congressen e.d.• Verhuiskosten (max. € 7.750)• Bedrijfsfitness• Personeelsvereniging• Personeelsuitjes• Korting eigen producten tot 20% en niet meer dan € 500 per jaar• OutplacementHuidige regelingen (3)Voorbeelden volledig belast• Verkeersboetes• Parkeerkosten bij woning van de werknemer• Maaltijden met collega’s• Cadeaus met gebruikswaarde• Kosten creditcard• VakantiereizenIntroductie werkkostenregeling (1)• Doel: – verminderen administratieve lastendruk – minder discussie over toepassing regels – meer gemak door minder regels en betere controleerbaarheid• Wetsvoorstel 22 december 2009 aangenomen• Totale verandering ten opzichte van het huidige systeem• Nog steeds Wet op de loonbelasting 1964 Nieuwe uitvoeringsregeling: URLB2011 2
  • 3. Introductie werkkostenregeling (2)• 1,4% over het fiscale loon is onbelast• Kosten aanwijzen, overschrijding komt voor rekening van de werkgever en loonheffing bedraagt 80%• Uitzonderingen• Geen saldering forfaitaire ruimte binnen concernverband• Ongebruikelijkheidstoets• Discussie werkgever-Belastingdienst verschuift naar werkgever- werknemerIntroductie werkkostenregeling (3)Werkkostenregeling in detail 3
  • 4. Nihilwaardering (1)• Voorzieningen rond de werkplek (pc, telefoon, internet, bureau etc.) is loon maar met nihilwaardering!• Arbo voorzieningen• Consumpties op de werkplek (geen onderdeel van maaltijd)• Mobiele telefoons, mits >10% zakelijk gebruikNihilwaardering (2)• OV-kaart, mits mede zakelijk gebruik• Computers, mits tenminste 90% zakelijk gebruik• Werkkleding: – achterblijven op werkplek – kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om op het werk te dragen – kleding met een logo van tenminste 70 cm²• Bedrijfsfitness• Geldleningen met goedkope rente 4
  • 5. Intermediaire kosten• Werknemer doet uitgaven in opdracht en voor rekening van werkgever• Geen onderdeel vormen van een vaste kostenvergoeding• Alleen dan intermediaire kosten als: – aanschafkosten van zaken die tot het ondernemingsvermogen van werkgever gaan behoren – kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van werkgever – kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoeringGerichte vrijstellingen (1)• Reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk: – vergelijkbaar met huidige regeling – taxi, vliegtuig, boot etc. tot maximaal de werkelijke kosten – eigen vervoer tot maximaal € 0,19 per kilometer• Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen)• Maaltijden bij overwerk, koopavonden e.d.• Meer dan bijkomstige zakelijke maaltijden• Cursussen e.d. 5
  • 6. Gerichte vrijstellingen (2)• Vakliteratuur• Outplacement• Studiekosten• Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking Werkelijke kosten overbrengen boedel + € 7.750• Inschrijvingen beroepsregisterVrije ruimte (1)• Loon in kolom 14 van de loonstaat• Voorlopige berekening op grond van loon voorgaand jaar• Na afloop boekjaar definitieve afrekening• Grondslag is loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking, tenzij meer dan bijkomstig (10%)• Formeel nihilwaardering• Ruimte 1,4% 6
  • 7. Vrije ruimte (2)Producten eigen bedrijf• Huidige regeling: 20% korting, maximaal € 500• Nieuwe regeling: – korting op economische waarde (= factuurwaarde) is loon – korting: loon voor de werknemer of binnen de vrije ruimte van 1,4%Loon in natura:economische waarde inclusief btwVrije ruimte (3)• Kerstpakketten en overige kleine geschenken• Maaltijden in bedrijfskantines (forfait)• Parkeer- en tolgelden indien vergoeding van € 0,19 per km• Vakbondscontributies• Internet/vaste telefonie werknemer thuis• Personeelsfeesten en personeelsvereniging• Alle andere vergoedingenVrije ruimte (4)Anti-misbruikbepaling• Gebruikelijkheidstoets: afwijking tot 30% met een vergelijkbare groep• Overschrijding van 30% is acceptabel• Bewijsplicht ongebruikelijkheid bij Belastingdienst• Aangewezen vergoedingen mogen: – niet irreëel hoog zijn – niet ongebruikelijk zijn gelet op de werkzaamheden 7
  • 8. Afwijkingen• Onbelast: vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit wellevendheid zoals rouwkrans of fruitmand• Verstrekkingen aan derden/ingehuurde werkkrachten zoals een kerstpakket. Hierover eindheffing verschuldigd.• Auto van de zaak• Geldboetes• Criminele activiteiten (waaronder wapens en munitie)• Kosten voor dieren die vallen onder de Regeling Agressieve DierenOvergangsrecht• Periode 2011 t/m 2013 werkgever ieder kalenderjaar vooraf een keuze maken welk systeem te hanteren• Indien gekozen wordt voor het huidige systeem, vervalt de volledige vrijstelling voor personeelsfeesten. Maximaal € 454 per jaar.Samenvatting (1)Belastbaar loon• Regulier loon• Auto van de zaak• Dienstwoning• Boetes• Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten• Deel dat boven 30%-grens uitkomt na gebruikelijkheidstoets• Bovenmatige deel van gerichte vrijstellingen 8
  • 9. Samenvatting (2)Wat is geen loon of geen belast loon• Intermediaire vergoedingen• Voordelen buiten de dienstbetrekking• Vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen• Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van tenminste de waarde betaaltSamenvatting (3)Wat zijn vergoedingen/verstrekkingen binnen vrije ruimte• Alle aangewezen vergoedingen• Vergoedingen aan postactieve werknemers: – producten uit eigen bedrijf – verstrekkingen en vergoedingen die ook aan eigen werknemers gegeven wordenSamenvatting (4)Wat zijn verstrekkingen en vergoedingen die niet ten koste gaan van devrije ruimte 9
  • 10. Actie• Onderzoek huidige en komende situatie• Rekening houden met fiscale invloed: – loon werknemer of extra kosten werkgever – gerichte vrijstelling – lage waardering werkplekvoorzieningen – vrijheid binnen de fiscale 1,4% ruimteTijdig overleg met personeel/Belastingdienst Werkkostenregeling & Administratie “administratieve lastenverlichting?”Voorbeeld Holding “Geen fratsen” B.V. − 1 directeur − werkzaamheden via fee doorbelast − totale loonsom € 60.000 Werkmaatschappij “Alles op orde” B.V. − productiebedrijf − 20 werknemers − totale loonsom € 500.000 10
  • 11. Plan van aanpak 1. Breng de huidige vergoedingen in kaart 2. Bepaal de consequenties in het nieuwe stelsel 3. Maak een keuze Bij keuze voor het nieuwe stelsel: 4. Stel uw “budget” op 5. Pas de administratie aan ten behoeve van de realisatie 6. Volg per periode het budget versus realisatie 7. Pas indien nodig de loonadministratie aan1. Vergoedingen “Alles op orde” B.V.4 vertegenwoordigers met auto van de zaak• Laptops van de zaak (€ 2.100)• Telefoonabonnementen (€ 3.000)• Onkostenvergoeding, als volgt opgebouwd: – autokosten (parkeergelden, tol, autowassen) € 50 – representatie (relatiegeschenken/eten met relatie) € 100 – lunches onderweg € 100 € 250Totale vergoeding per jaar: 4 personen x € 250 x 12 maanden = €12.0001. Vergoedingen “Alles op orde” B.V. Administratief medewerkers • Reiskostenvergoeding à 30 cent per km € 3.000 p/jr • Studiekosten € 2.000 p/jr 2 monteurs (met bus van de zaak, geen privé km) • Autokosten (parkeren, tol, kosten autowassen) € 25 • Gereedschapsvergoeding € 25 • Werkkleding/schoenen € 25 € 75 Totale kosten per jaar: € 75 x 2 monteurs x 12 maanden = € 1.800 11
  • 12. 1. Vergoedingen “Alles op orde” B.V. Productie medewerkers• Reiskostenvergoeding à 30 cent per km € 3.000 p/jr• Werkkleding/schoenen € 1.000 p/jrAlgemeen• Kantinekosten (koffie/thee tijdens werktijd) € 1.000• Personeelsfeest (inclusief partner) € 3.000• Kerstborrel/diner € 750• Kerstpakketten € 350 TOTAAL : € 33.0002. Consequenties nieuwe stelsel Telefoon abonnement Reiskostenvergoedingen (tot 19ct) Laptop Studiekosten Gereedschapsvergoeding Maaltijden bij dienstreizen Werkkleding Maaltijden met zakelijke relaties Kantinekosten Autokosten Personeelsfeest Representatiekosten Bovenmatige vergoedingen Kerstpakketten/-borrel2. Consequenties nieuwe stelsel• Vrije ruimte: 1,4% van loonsom € 500.000 = € 7.000Vrije ruimteReiskosten boven € 0,19 , zijnde € 0,11 € 2.200Personeelsfeest € 3.000Kerstborrel € 750Kerstpakketten € 350 € 6.300Vrije ruimte € 7.000Ruimte binnen forfait € 700Oftewel: er kunnen nog vergoedingen binnen deze vrije ruimteplaatsvinden 12
  • 13. 3. Maak een keuzeWat valt momenteel in de belaste sfeer? Kerstpakketten 20% eindheffing € 70 Bovenmatige reiskosten € 550 Totaal aan belasting € 620Wat kan in nieuwe stelsel nog onbelast vergoed worden? De vrije ruimte, zijnde € 700 Ondernemer kiest in dit geval voor de werkkostenregeling zonder overgangsfase (overige praktische zaken buiten beschouwing latende)4. Stel een budget op4. Stel een budget op Reiskosten boven € 0,19 € 2.200 Personeelsfeest € 3.000 Kerstborrel € 750 Kerstpakketten € 350 € 6.300 Vrije ruimte € 7.000 Ruimte binnen forfait € 700 13
  • 14. 5. Pas de administratie aanOptie 1 : grootboekrekeningen aanmaken5. Pas de administratie aanOptie 2: kostenplaatsen aanmaken5. Pas de administratie aanOptie 3 : verdichtingen aanmaken/aanpassen Hoofdverdichting : kosten Verdichting : personeelskosten Grb rekening : bruto loon sociale lasten overige pers.kosten 14
  • 15. 5. Pas de administratie aanKeuze hangt onder andere af van:• mogelijkheden pakket/vorm van administratie• administratieve bezetting in kwantiteit en kwaliteit• afspraken adviseur6. Budget versus realisatieAttentiepunten/berekeningswijzeCumulatieve bedrag in uw financiële administratie koppelen aan hetfiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrijeruimte blijft.Vrije ruimte voor het gehele jaar berekenen en delen door 12 maanden.Per maand wordt bepaald of deze maandruimte wordt overschreden,dan is 80% eindheffing verschuldigd.Vrije ruimte berekenen op jaarbasis. Zodra in het jaar de vrije ruimtewordt overschreden, is vanaf die maand 80% eindheffing verschuldigd.In beide gevallen zal na afloop van het kalenderjaar een herrekeningplaatsvinden.Volg het budget versus realisatie 15
  • 16. 7. Aanpassingen loonadministratieKeuze fiscaal loon berekening:• Schatting op basis van voorgaand jaar, berekening per maand of cumulatief• Berekening per maand van het fiscale loon1. Geef per afgesproken periode alle uitbetaalde vergoedingen door2. Maak afspraken over de wijze van verloningTot slot………………….. Let op bij wijzigingen van uw personeelsbestand!!!!! Dit heeft consequenties voor de vrije ruimte. De vergoedingen voor de berekening zijn inclusief btw! Ben zelf kritisch op uw administratieve vastlegging: • gebruik duidelijke omschrijvingen • handmatige vastlegging/Excel?Tot slot………………….. De vrije ruimte geldt per loonbelastingnummer! Holding € 60.000 Werkmaatschappij € 500.000Doorbelasten kosten vanuit werkmaatschappij?Vrije ruimte Holding benutten met niet verhaalde boetes, rentepersoonlijke leningen, kilometervergoedingen? “Stel niet uit tot morgen, wat je vandaag kunt doen!” Benut de mogelijkheden van de vrije ruimte 16
  • 17. En ook voor de werkkostenregeling geldt:ResuméStap 1 Bepaal welke vergoedingen en/of verstrekkingen er nu zijn.Stap 2 Deel de vergoedingen en/of verstrekkingen in onder één van de categorieën binnen de werkkostenregeling.Stap 3 Beoordeel hoe de werkkostenregeling voor uw organisatie en werknemers uitpakt.Tot 2014 heeft u nog de keuzeU mag in de overgangsjaren (2011, 2012, 2013) per jaar kiezen.U heeft de volgende opties:A) Indien de ruimte in het fiscaal vrijgestelde forfait niet volledig benut is, kunt u kiezen voor de werkkostenregeling.B) Is het forfait van 1,4% niet toereikend? • u kunt dan kiezen om de huidige regelingen voorlopig te behouden en/of; • besluiten dat er minder verstrekkingen en vergoedingen worden aangewezen. 17
  • 18. Arbeidsrechtelijke gevolgenStap 1: beoordeling van oude en nieuwe situatieStap 2: overleg/onderhandelingStap 3: wijzigingen doorvoerenArbeidsrechtelijke gevolgen (1)Stap 1: beoordeel de oude en nieuwe situatie• Wat is er vastgelegd in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de cao en/of de regeling arbeidsvoorwaarden?• Welke verworven rechten zijn er?• Welke discussies kunnen er mogelijk ontstaan met werknemers?• Is er een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen? Voorbeeld wijzigingsbeding: de ingevolge dit artikel vastgestelde vergoedingen kunnen door dewerkgever worden aangepast, indien en voor zover een verandering in de fiscale regelgeving of in de fiscale besluiten zou leiden tot de verplichting ter zake meer loonbelasting af te dragen.Arbeidsrechtelijke gevolgen (2)Stap 2: treed in overleg/onderhandelingMet onder andere de volgende partijen:• cao-partijen, bijvoorbeeld de vakbond• personeelsvertegenwoordiging of de Ondernemingsraad• individuele werknemer 18
  • 19. Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)Stap 3: de wijzigingen doorvoeren• Met wederzijds goedvinden• Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding• Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbedingArbeidsrechtelijke gevolgen (3)Stap 3: de wijzigingen doorvoeren• Met wederzijds goedvinden − voldoende bedenktijd − mogelijkheid bieden om juridisch advies in te winnen − afspraken schriftelijk vastleggenArbeidsrechtelijke gevolgen (3)Stap 3: de wijzigingen doorvoeren• Zonder wederzijds goedvinden, met wijzigingsbeding − eerst trachten tot overeenstemming te komen − aantonen zwaarwegend bedrijfsbelang (bedrijfseconomische redenen) − instemming OR − afspraken schriftelijk vastleggen 19
  • 20. Arbeidsrechtelijke gevolgen (3)Stap 3: de wijzigingen doorvoeren• Zonder wederzijds goedvinden, geen wijzigingsbeding − in principe geen ruimte om eenzijdig te wijzigen − partijen moeten eerst overleggen om tot een redelijke oplossing te komen (afbouwregeling) − komen partijen er niet uit, dan kan werkgever de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen en werknemer kan een vordering indienen bij de civiele rechter.Arbeidsrechtelijke gevolgen (4)Nog enkele tips• Bezint eer ge begint, breng (of laat) de situatie goed in kaart (brengen) alvorens een keuze te maken.• In 2014 pas starten met de werkkostenregeling? Start nu al met de overgangsfase! Bouw eventueel bestaande regelingen al af, neem een eenzijdig wijzigingsbeding op en ga al in gesprek met (cao)partijen.• Werknemer moet uitdrukkelijk en vrijwillig instemmen.• Een en ander goed schriftelijk vastleggen voorkomt problemen.Voorbeeld 1Situatie:Uw werknemer krijgt een vaste kostenvergoeding.Vraag:Kan deze gehandhaafd blijven?De vaste kostenvergoeding is in de oude regeling onbelast indien ereen specificatie naar aard en omvang is en er op verzoek van debelastingdienst een steekproef is gehouden.In de werkkostenregeling geldt een vaste kostenvergoeding alleen voorgerichte vrijstellingen dus reiskosten, verblijfkosten. Er is altijd voorafeen steekproef vereist. Bestaande afspraken komen te vervallen. 20
  • 21. Voorbeeld 2; GebruikelijkheidstoetsSituatie:U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemersmet kerst een flatscreen. Binnen uw sector is hetgebruikelijk dat het personeel met kerst zon duur cadeaukrijgt.Vraag:Mogen de flatscreens onbelast gegeven worden?U mag de flatscreens volledig in de vrije ruimte onderbrengen binnende 1,4% ruimte.Voorbeeld 3; GebruikelijkheidstoetsSituatie:U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. Dedirecteur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hijvertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft dedirecteur met kerst een zelfbouwpakket van eensportvliegtuig van € 25.000.Vraag:Mag dit kerstpakket onbelast gegeven worden?Nee, een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde wijktmeer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgeversin vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U geefthet deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, als loon aan.Voorbeeld 4; NihilwaarderingSituatie:U vergoedt de telefoonkosten van de mobiele telefoon vanuw werknemer. De werknemer gebruikt de telefoon meerdan 10% zakelijk en dient elke maand een nota in.Vraag:Mag dit in de werkkostenregeling?De kosten voor ter beschikking gestelde mobiele telefoons die zakelijkgebruikt worden voor meer dan 10% vallen onder de nihilwaarderingendus niet onder het forfait van 1,4%.Let op: Indien de telefoon niet op naam van het bedrijfstaat maar op de eigen naam, is er géén sprake vaneen gerichte vrijstelling. 21
  • 22. Voorbeeld 5; NihilwaarderingSituatie:Uw werknemers dragen werkkleding.Vraag:Verandert de regeling?Werkkleding valt onder de nihilwaarderingen indien de kledingnagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en/ofindien de kleding achterblijft op de werkplek en/of er een logo is vantenminste 70 cm².Voorbeeld 6; Intermediaire kostenSituatie:Na een winter met veel sneeuw laat uw werknemer zijn auto van dezaak wassen in een wasstraat. De onderkant van de auto is weerbrandschoon en vrij van strooizout.Vraag:Waar vallen deze kosten onder?Deze kosten vallen onder de intermediaire kosten, dus niet onder hetforfait van 1,4%.Voorbeeld 7; Gerichte vrijstellingenSituatie:U vergoedt kosten voor reizen per openbaar vervoer.Vraag:Mag dit ook in de werkkostenregeling?Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer enabonnementen mogen onbelast vergoed worden en gaan niet ten kostevan het 1,4% forfait, maar vallen onder de gerichte vrijstellingen. 22
  • 23. Voorbeeld 8; Gerichte vrijstellingenSituatie:Uw accountmanager gaat uit eten met een klant. Hij dient de factuur biju in.Vraag:Mag u de nota onbelast vergoeden?Voor de accountmanager geldt een gerichte vrijstelling, de kosten vande klant zijn intermediaire kosten. De nota mag dus geheel onbelastvergoed worden en valt niet onder de 1,4%.Voorbeeld 9; forfait van 1,4%Situatie:Uw werknemers lunchen in de bedrijfskantine, uverschaft een broodmaaltijd.Vraag:Verandert de regeling?Bij verstrekkingen van maaltijden in bedrijfskantines moet in de ouderegeling een normbedrag belast worden. In de werkkostenregelinghoeft dit niet meer.De normbedragen vallen onder het forfait van1,4% (of worden belastbij de werknemer).Voorbeeld 10; forfait 1,4%Situatie:Uw werknemer declareert een rekening van een weg-restaurant. Op de rekening, gedateerd op zaterdagavond,staan vier kindermenus. Uw werknemer had geenzakelijke afspraak.Vraag:Mogen de kosten onbelast vergoed worden en zo ja waarondervallen de kosten? Als u de kosten aan uw werknemer vergoedt, is er geen sprake van een intermediaire vergoeding of van een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten, omdat het niet om een zakelijk etentje gaat. Afhankelijk van waar u voor hebt gekozen, belast u de vergoeding als loon of brengt u deze onder in de vrije ruimte van 1,4%. 23
  • 24. Voorbeeld 11; forfait 1,4%Situatie:Elk jaar verzorgt u een personeelsuitje voor dewerknemers.Vraag:Mag dit onbelast?De kosten vallen onder het 1,4% forfait.Let op: indien niet gekozen wordt voor de werkkostenregeling geldtvoor de jaren 2011 tot en met 2013 dat er maximaal € 454 perwerknemer onbelast mag worden uitgegeven.Voorbeeld 12; CafetariaregelingSituatie:De medewerkers kiezen om de eindejaarsuitkering te ruilen voor eenonbelaste vergoeding woon-werkverkeer.Vraag:Kan deze regeling ook worden toegepast binnen de werkkosten-regeling?Ja, als de werkgever heeft gekozen voor de toepassing van dewerkkostenregeling, valt woon-werkverkeer onder de gerichtevrijstellingen.Voorbeeld 13; CafetariaregelingSituatie:U heeft een fietsregeling.Vraag:Mag deze regeling gehandhaafd blijven?Huidige situatie: eenmaal per 3 jaar mag een fiets vergoed worden vooreen maximum bedrag van € 749 mits de fiets wordt gebruikt op meerdan de helft van woon-werkverkeerdagen.In de werkkostenregeling valt de vergoeding in het 1,4% forfait.Er zijn geen voorwaarden. 24