Apresentação de Roseli Miranda sobre "A documentação Jurídica no contexto do Centro de Documentação" na mesa-redonda “Bibliotecários que atuam em Centros de Documentação” da V Semana de Biblioteconomia da ECA/USP. Data: 30 de setembro de 2010.

1. A documentação Jurídica no
contexto do Centro de Documentação
Roseli Miranda
Rio Bravo Investimentos

2. Agenda
 Atuação do bibliotecário na área jurídica
 O documento jurídico
 A organização do acervo jurídico no CEDOC
 Desafios da gestão documental

3. ATUAÇÃO DO BIBLIOTECÁRIO
NA ÁREA JURÍDICA
 O nicho de mercado para o bibliotecário na área
Jurídica;
 A valorização do profissional
 Especialização x Aprendizado
 O conhecimento da estrutura administrativa e do seu
funcionamento
 Interface do CEDOC com o departamento Jurídico

4. ESPAÇOS DE ATUAÇÃO
 Escritórios de Advocacia
 Departamentos Jurídicos de empresas, de instituições
financeiras e auditorias
 Entidades Associativas – OAB / AASP /IASP
 Órgãos do Poder Executivo e Legislativo
 Órgãos do Poder Judiciário (Tribunais, Adv. Geral da União,
Ministério Público, Procuradorias, etc.)
 Autarquias e entidades governamentais

5. AMBIENTE JURÍDICO
 Organização:
Sociedade de Advogados
Sociedade Empresária
 Áreas de Atuação:
Cível, Consultivo, Societário, Tributário,
Contencioso, Trabalhista, Comercial,
Administrativo, Imobiliário, Familiar,
Ambiental, Mercado de Capitais e outros.

6. AMBIENTE JURÍDICO
Perfil do Usuário:
 Exigem disciplina e organização
 Usam linguagem técnica rebuscada
 São formais
 Exigentes / Impacientes
 Ausência de tempo
 Prazos processuais para cumprir
 Valorizam o trabalho do Bibliotecário

7. BIBLIOTECÁRIO
Habilidades: Competências Técnicas:
 Ter capacidade de  Possuir familiaridade com a
adaptabilidade linguagem jurídica
 Ser assertivo  Conhecer as bases teóricas da
Biblioteconomia e da Arquivologia
 Ser organizado
 Dominar as ferramentas de gestão
 Ser diligente arquivística
 Ter controle emocional  Dominar metodologias de
arquivamento
 Possuir cultura geral
 Conhecer a documentação do seu
acervo

8. BIBLIOTECÁRIO
“ Características “
Comportamentais: Profissionais :
 Ser objetivo  Senso de urgência
 Disciplinado  Agilidade
 Controle Emocional  Concentração / foco
 Responsável / Comprometido  Discrição
 Moderado  Ser confiável
 Cordial  Visual condizente com
 Discrição ambiente de trabalho

9. Qual o significado do documento jurídico
para o advogado ?
documento

10. DOCUMENTO JURÍDICO
Para o advogado ....
 Ter o documento organizado e acessível no momento
necessário, pode ser determinante entre ganhar ou
perder uma causa.
 O documento é a comprovação do fato ocorrido.
 Sem a prova documental não é possível comprovar
fatos ou direitos.

11. DOCUMENTO JURÍDICO
Independente do suporte ou forma, no contexto da produção
de documentos de âmbito jurídico pode-se destacar :
 instrumento particular - comprova o ato jurídico
 documento público - tem fé notarial
Segundo Bellotto (2004), documento Público :
É em sua essência “acto” (junção do fato, do ato documentado ) e
conscriptio (sua tranferência para suporte jurídicamente credível)

12. O DOCUMENTO JURÍDICO
Possui elementos característicos da diplomática que
Precisam ser considerados no tratamento documental como:
 Chancela notarial (selo de registro) ;
 Chancela da Junta Comercial ou Órgão Regulador
competente;
 Assinaturas das partes envolvidas em efetivada
 Controle de minutas x original
 Documento com mais de uma via original

13. A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO
Como acontece ?

14. A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO
Desafios comuns no exercício da gestão :
 Custo administrativo de manutenção do acervo
 Legado de gestões anteriores
 “ Crescimento desordenado do acervo ”
 Desconhecimento da temática jurídica
 Resistência a consulta do documento eletrônico
 Controle de acesso

15. A DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA
NO CONTEXTO DO CEDOC
 O CEDOC tem documentos de outras áreas, porém o
Jurídico em geral é o maior usuário.
 Como tem prazos regulado por órgãos reguladores,
fiscalizadores ou do poder Judiciário, precisa de
atendimento prioritário.
 Qualquer falta documental pode representar perda
financeira imediata.
 O CEDOC faz parte do „negócio‟ e tem que trabalhar
em conjunto com o advogado.

16. O CICLO DE VIDA
DO DOCUMENTO JURÍDICO
3ª Idade
1ª Idade
custódia
(Ativa)
permanente
2ª Idade
(Semi-
corrente)

17. A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO
NO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
Recepção
Documento
“Registro”
Disponibilidade
Análise
no
Acervo
Documental
Indexação Classificação /
Montagem
Assuntos dossiê

18. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Método
Estrutural
Método
Funcional

19. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Elementos a serem considerados na organização e
classificação do documento jurídico:
Área Produtora Cliente ou Operação
DOCUMENTO
Finalidade / Função Assunto

20. ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
 Segmentar a atividade no arquivo e buscar conhecer ao
máximo o trabalho das equipes / advogados que atender.
 Estudar e buscar conhecer o ramo do direito em que atuar.
 Questionar o advogado sobre a condição / finalidade para
qual o documento foi produzido;
 Validar com o advogado se a organização / ordenação
interna do dossiê está coerente com a operação / negócio
realizado.

21. E a Tabela de Temporalidade ?
Implementar a tabela de temporalidade para área jurídica
é um desafio que pode resultar grande economia
 Passo a passo
 Casos de processos judiciais prolongados
 Destruição de documentos Jurídicos
 O arquivo inativo

22. Sistema de Informação
Sem um sistema de informação apropriado os desafios
para gerir a documentação jurídica pode tornar o trabalho
bastante crítico.
 Controle cliente / casos
 Registro histórico administrativo
 Preservação memória
 Controle de acesso

23. OBRIGADA !
CONTATO
ROSELI MIRANDA
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