Proje Haz Rehberi

6,521 views
6,281 views

Published on

0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
6,521
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
448
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Proje Haz Rehberi

  1. 1. T.C. BAŞBAKANLIK DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Daİre Başkanlığı Hizmet Uygulama Proje Planı Proje Tanımlama Belgesi PROJE HAZIRLAMA ve YÖNETME REHBERİ Hasan DEMİRBAĞ Daire Başkanı Ekim–2008 1 
  2. 2.
  3. 3. İçindekiler İçindekiler ................................................................................................................................ 3  SUNUŞ ................................................................................................................................... 9  BİRİNCİ BÖLÜM............................................................................................................... 11  Projenin Tanımı ve Özellikleri 1. Proje nedir? ....................................................................... 11  1. Proje nedir? ........................................................................................................................ 13  2. Projenin özellikleri ............................................................................................................. 13  2.1. Amaç tanımı ................................................................................................................ 13  2.2. Süre ve mekân sınırlılığı .............................................................................................. 13  2.3. Tek tanım .................................................................................................................... 13  2.4. Takım çalışması ........................................................................................................... 13  2.5. Benzersizlik ................................................................................................................ 13  2.6. Değişim ....................................................................................................................... 14  2.7. Siparişe göre olmak ..................................................................................................... 14  2.8. Teklikten çeşitliliğe ..................................................................................................... 14  2.9. Risk ve belirsizlikler.................................................................................................... 14  2.10. Tekrarlanmama ......................................................................................................... 14  2.11. Kaynağa bağlı olması ................................................................................................ 14  2.12. Karmaşıklık .............................................................................................................. 14  2.13. İç çelişkiler ................................................................................................................ 14  2.14. Kamu maliyesi açısından proje.................................................................................. 14  3.Projenin rutin işlerden farkları ........................................................................................... 14  4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler .................................................. 15  İKİNCİ BÖLÜM ................................................................................................................. 17  Proje Yönetiminin Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları ................................................. 17  1. Proje yönetimi nedir? ......................................................................................................... 19  2. Proje yönetiminin faydaları ............................................................................................... 19  3. Proje yöneticisi ve özellikleri.............................................................................................. 20  3.1. Proje yöneticisi ............................................................................................................ 20  3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler ........................................................ 20  4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları ....................................................................... 21  3 
  4. 4. 5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması ................................................................................ 21  5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır? .............................................................................. 21  5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar ........................... 21  5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri ........................................................................ 22  5.3.1. Görev bakımından ................................................................................................ 22  5.3.2. Ekip uyumu bakımından ..................................................................................... 22  6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler............................................................. 23  6.1. Proje amaç ve hedefleri................................................................................................ 23  6.2. Üst yönetimin desteği ................................................................................................. 23  6.3. Proje planlaması .......................................................................................................... 23  6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi ............................................................ 24  6.5. Personel ile ilgili konular ............................................................................................ 24  6.6. Teknik konular ............................................................................................................ 24  6.7. Proje kontrolü ............................................................................................................. 24  6.8. İletişim ........................................................................................................................ 24  6.9. Problem giderme .......................................................................................................... 24  7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri............................................................................ 24  ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ............................................................................................................. 27  Proje Yönetiminin Bileşenleri, Kısıtları, Aşamaları ve Süreçleri ........................................... 27  1. Proje yönetiminin bileşenleri .............................................................................................. 29  1.1. Bütünleştirme Yönetimi .............................................................................................. 29  1.2. Zaman Yönetimi ......................................................................................................... 29  1.3. Maliyet Yönetimi ........................................................................................................ 29  1.4. Kalite Yönetimi ........................................................................................................... 29  1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi ........................................................................................ 29  1.6. İletişim Yönetimi ........................................................................................................ 29  1.7. Satın Alma Yönetimi .................................................................................................. 29  1.8. Risk Yönetimi ............................................................................................................. 29  1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir? ........................................................................... 29  1.8.3. Risk kategorileri ................................................................................................... 30  1.8.4. Risk Tahmini Örneği ............................................................................................ 30  2. Proje kısıtları ..................................................................................................................... 30  4 
  5. 5. 2.1. Belli başlı proje kısıtları .............................................................................................. 30  2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler ................................................................................... 31  2.2.1. Zaman .................................................................................................................. 31  2.2.2. Projenin Maliyeti ................................................................................................. 31  2.2.3. Proje Kapsamı ...................................................................................................... 31  3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve döngüsü .................................................................... 31  3.1. Proje fikrinin oluşumu ................................................................................................ 31  3. 2. İnceleme ..................................................................................................................... 31  3.3. Planlama (Tanımlama) ................................................................................................ 31  3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri .................................................................................. 32  3.3.2. Planlamanın faydaları ......................................................................................... 32  3.3.3. Genel olarak proje programlama .......................................................................... 32  3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması ................................................................. 33  3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları ................................................................................... 33  3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır? ................ 33  3.4.3. Proje bütçesi ......................................................................................................... 33  3.5. Uygulama, kontrol ve izleme ...................................................................................... 34  3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması ................................................................................... 34  3.5.2. İzleme................................................................................................................... 35  3.6. Değerlendirme ............................................................................................................. 36  3.6.1. Değerlendirme toplantıları ................................................................................... 37  3.6.2. Raporlama ............................................................................................................ 37  3.6.3. Projenin bitirilmesi ............................................................................................... 38  3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi .................................................................................. 38  4. Proje yönetimi süreçleri ...................................................................................................... 39  DÖRDÜNCÜ BÖLÜM....................................................................................................... 41  Projenin Mantıksal Çerçevesi ................................................................................................ 41  1. Mantıksal çerçeve nedir? ................................................................................................... 43  2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur? ...................................................................... 43  BEŞİNCİ BÖLÜM .............................................................................................................. 47  Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri ......................................................................................... 47  1. Proje yönetiminin temel araçları ........................................................................................ 49  5 
  6. 6. 2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor) ................................................................ 49  2.1. TOR nasıl hazırlanır? ................................................................................................. 49  2.1.1. Arka plan (Background) ...................................................................................... 49  2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı)............................................................. 51  3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu ................ 52  3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması ....................................................................... 53  3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi ............................................... 54  4. Proje İzleme Matrisi .......................................................................................................... 54  5. Proje Dosyası ..................................................................................................................... 56  6. Gantt Şeması ..................................................................................................................... 57  6.1. Gant şemasının faydaları ............................................................................................ 58  6.2. Gant şemasına işlenecek görev sürelerinin tahmin edilmesi ........................................ 58  7. Ara Hedef (Milestone) çizelgeleri ...................................................................................... 58  8. CPM (CRİTİCAL PATH METHOD-Kritik Yol Metodu-) ............................................. 59  8.1. CPM aşamaları ........................................................................................................... 59  8.1.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 59  8.2. CPM kullanmanın yararları ....................................................................................... 60  9. PERT ( Program Evaluation And Review Technique)...................................................... 60  9.1. Ağ Diyagramı.............................................................................................................. 60  9.2. PERT aşamaları ......................................................................................................... 61  9.2.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 61  9.2.2. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi ................................................................. 61  9.2.3. Ağ Diyagramının çizilmesi................................................................................... 61  9.2.4. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi .................................................... 61  9.2.5. Kritik Yolun belirlenmesi ..................................................................................... 61  9.2.6. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi ................................ 61  10. CPM ve PERT’in ortak ve farklı yanları ........................................................................ 62  11. CPM ve PERT’in önemi .................................................................................................. 62  12. Kritik Yol ......................................................................................................................... 62  ALTINCI BÖLÜM .............................................................................................................. 64  Proje Başvurusu, Formatları ve Ekleri.................................................................................. 64  1. Proje başvurusu.................................................................................................................. 65  6 
  7. 7. 2. Proje Teklif Formatı ve ekleri ............................................................................................ 65  Teklif Formatı Ekleri............................................................................................................. 69  KAYNAKLAR...................................................................................................................... 83  7 
  8. 8.
  9. 9. SUNUŞ Yönetim ve proje kavramları, çok eskidir. Ancak genelde “Yönetim Bilimi”, özelde de “Proje Yönetimi”, içinde bulunduğumuz bilgi çağında önemini gittikçe artırmış bulunmaktadır. Bu gelişmeye paralel olarak, maliyet, kontrol, programlama, kaynak yönetimi, zaman yönetimi ve risk yönetimi tekniklerinin birlikte uygulanabildiği “Modern Proje Yönetimi” kavramı ortaya çıkmıştır. Yönetim alanındaki bu bilimsel gelişme ışığında, hem dünyada hem de ülkemizde özel/resmî kurum ve kuruluşların, yönetim teknikleri ve çağdaş yönetim metot ve modelleri alanında kendilerini sürekli olarak geliştirme, yenileme ve güncelleme çabalarına yöneldikleri, memnuniyetle gözlenmektedir. Kurumsal çalışma ve gayretlerin planlanan hedefe ve başarıya ulaşmasının; sistematik, planlı, programlı ve proje bazlı çalışma anlayışının benimsenmesine ve uygulamaya konulmasına bağlı olduğu, şüphe götürmez. Başarılı bir projenin en temel özelliği ise; iyi bir planlama sürecinin ardından, zaman kaybetmeden, daha uygun maliyet karşılığında bir icra ve kontrolle herhangi bir işin sonuçlandırılmasıdır. Birden çok kurum/kuruluş ve kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde, Değişik ve birbiriyle ilişkili/etkileşim içinde olan işlerin paylaşımında, İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında, Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde, proje yönetimi ve tekniklerine daha çok ihtiyaç duyulmaktadır. Bu bağlamda “Proje Yönetimi”, kritik bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Günümüzde proje yönetimi, artık uzmanlık ve bu alanda ilmî birikim gerektiren bir disiplin olmuştur. Bu bakımdan projenin tanımı, içeriği, özellikleri, üretilmesi, hazırlanması, maliyetlendirilmesi, kaynağının temini, yönetilmesi ve raporlanması gibi konularda bilimsel tekniklerin öğrenilmesi ve öğretilmesi önem arz etmektedir. İşte bu nedenle, Başkanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinin istifade edebilmeleri amacıyla, Dairemizce “Proje Hazırlama ve Yönetme Rehberi” adıyla böyle bir çalışmanın yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. İlk sürümünü sunduğumuz bu Rehberde: projenin tanımı, kapsamı, çeşitleri, planlanması, hazırlanması, programlanması, yönetilmesi, temel çerçevesi, süreci, kontrolü, izlenmesi, değerlendirilmesi, raporlanması ve bu alandaki diğer teknik konular, en temel hatlarıyla ele alınmaya çalışılmıştır. Bu çalışmada bizden teknik desteğini esirgemeyen alanın uzmanları Zühtü KAYALI ve A. Nusret GÜÇLÜ’ye, imla ve tashihteki katkıları nedeni ile Dairemiz şube müdürleri ve uzmanlarına teşekkür ediyor; Rehberin Kurumumuz çalışanlarına yararlı olmasını, olumlu katkılar sağlamasını, Başkanlığımıza yeni ufuklar açacak ve vizyonumuza giden yolda yeni ve mükemmel projelerin doğmasına vesile olmasını diliyorum. Hasan DEMİRBAĞ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 9 
  10. 10. 10 
  11. 11. BİRİNCİ BÖLÜM Projenin Tanımı ve Özellikleri 11 
  12. 12. 12 
  13. 13. 1. Proje nedir? Proje kavramının çeşitli tanımları vardır. Bunlardan bir kaçı aşağıda sunulmuştur: Proje; Yeni bir ürün, yeni bir bina veya tesis, yeni bir sistem veya spesifik bazı sonuçların elde edilmesi için ortaya konan geçici işler bütünü, gerçekleştirilmesi gereken toplam süreçtir. Belirli bir ekip tarafından, belirli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir başlangıç ve bitiş süresinde, belirlenmiş hedefler doğrultusunda, belirli kaynak kullanılarak, gerçekleştirilen faaliyetler bütünüdür. Sonuçları ve çıktıları net olarak belirlenmiş tek seferlik faaliyetler dizisidir. Karmaşık, rutin olmayan, bir defaya mahsus, belirli zaman, bütçe, kaynak ve performans ile sınırlı, belirli ihtiyaçları karşılamaya yönelik çabalardır. 2. Projenin özellikleri Büyük ya da küçük çaplı olsun, bütün projeler bazı ortak özelliklere sahiptirler. Her şeyden önce proje bir yaşam döngüsüdür. Bir projede belli başlı şu özelliklerin bulunması gerekir: 2.1. Amaç tanımı Proje bir iş talebinden doğar. Proje faaliyetlerinin, maliyet, kalite/performans ve süre cinsinden tanımlanabilir bir amacı/amaçları, sonu, çıktısı ya da ürünü vardır. Bir projeye başlamaktaki ana neden, bu amaca/amaçlara ulaşmaktır. Bu amaçlara ulaşıldığı zaman proje tamamlanır. 2.2. Süre ve mekân sınırlılığı Hiçbir proje, sonsuza kadar devam edemez. Planlama, başlama, uygulama, kontrol ve bitme süreçlerinden geçer. Bir fikrin doğması ile başlar, amaçlara ulaşmak için gerekli adımların tamamlanması ile ya da amaçlarına ulaşamayacağı kesin olarak belirlenip bırakıldığında sona erer. Aynı şekilde, proje genelde belirli bir mekân bütünlüğü içinde gerçekleştirilir. 2.3. Tek tanım Proje içeriğinin tek bir tanımı vardır. Genellikle bir proje yöneticisi yönetiminde yürütülür. Ancak projenin içinde çeşitlilik bulunur, çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar. 2.4. Takım çalışması Bir projenin yürütülmesi; genellikle içinde çok değişik disiplinlerden, organizasyonlardan vb. gelen kişilerden oluşan takım çalışması sayesinde olur, başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir. 2.5. Benzersizlik Her proje özgün bir ürün ve hizmet üretmek için oluşturulduğundan, hiçbir proje başka bir projeye tamamıyla benzemez. Bu nedenle, her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir. 13 
  14. 14. 2.6. Değişim Bir proje, icra edildiği süre boyunca önemli/önemsiz çok sayıda değişime uğrar. 2.7. Siparişe göre olmak Bir proje, genellikle bir kişinin ya da kuruluşun talebine göre oluşur. Bu kişi ya da kuruluş projenin özellikleri hakkında belirli sınırlamalar getirebilir. 2.8. Teklikten çeşitliliğe Bir projenin içinde binlerce çeşitlilik bulunabilir. Bu çeşitliliğin içinde insan, kültür, makine, malzeme vb. sayılabilir. 2.9. Risk ve belirsizlikler Bütün projelerde belirsizlik ve risk bulunur. Önemli olan riskleri olabildiğince öngörüp baştan gerekli tedbirleri alabilmek veya kaçınılmaz riskler gerçekleşmesi durumlarında da gerekli davranışları sergileyebilmektir. 2.10. Tekrarlanmama Çoğunlukla bir proje bütün olarak tekrar edilemez. Yinelenen projeler bile ayırt edici farklılıklara ve özelliklere sahiptir. 2.11. Kaynağa bağlı olması Her proje; sınırlı kaynaklara bağımlıdır, kaynak temin edilmeden yürütülemez. Proje, belli girdileri/kaynakları tüketerek, mal veya hizmet şeklinde çıktılar üretir. Genelde aynı kaynak için farklı proje düşünceleri çarpışır. Bir proje alternatif projelerin kullanabileceği kaynakları tüketir. 2.12. Karmaşıklık Proje amaçlarına ulaşabilmek için birçok farklı faaliyetin tamamlanması gerekir. Bu faaliyetler arasındaki ilişkiler, özellikle de projede faaliyet sayısı fazla olduğunda karmaşık olabilir. 2.13. İç çelişkiler Proje içinde kalite, kapsam, zaman ve maliyet genelde birbiriyle çelişen kavramlardır ve iş ihtiyacına en uygun orta noktada birleştirilerek yönetilmeleri gerekir. Örneğin eğitimlerin düzenleneceği fiziksel ortamın rahatsızlık vermeyecek düzeyde temiz ve kullanışlı olması yeterlidir, ancak sunulacak dinî bilginin kalitesini garanti etmek amacıyla daha çok zaman kullanılabilir. Bu durumda kalite talebimiz arttıkça, daha kısa sürede çözme talebimizden fedakârlık etmemiz gerekecektir. Aynı şekilde, genelde projelerde farklı kullanıcılara bağlı olarak farklı ihtiyaçlar ve hatta çelişkili beklentiler olabilir. Zaten proje yönetimi aynı zamanda bu çelişkileri de yönetebilme sanatıdır. 2.14. Kamu maliyesi açısından proje Kamu maliyesi açısından bakıldığında, proje, temel olarak bir yatırım önerisidir. Proje, ekonomik ve teknik yapılabilirliğe sahip minimum yatırımdır; yatırıma yönelik her hangi bir tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük birimidir. Proje, başlıbaşına değerlendirilebilen her hangi bir yatırım unsurudur. 3.Projenin rutin işlerden farkları Organizasyonlarca gerçekleştirilen çalışmalar, rutin faaliyetleri ve projeleri birlikte kapsayabilmektedir. Bu faaliyetler ve projelerin birçok ortak yönleri bulunmaktadır. Meselâ; her ikisi de “planlama-gerçekleştirme-kontrol” aşamalarından meydana gelirler. Projeler, 14 
  15. 15. bünyelerinde tekrarlanan rutin faaliyetler içerseler de, genel olarak rutin faaliyetlerden farklılık gösterirler. Projelerin rutin işlerden bazı farkları şunlardır: Projeler tekrarlanan olaylar olmadığından, problem ve çözümleri de rutin değildir. Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır. Kurumların/kuruluşların işlerinden farklı oldukları için yönetimleri ve yöntemleri de farklıdır. Hâlbuki rutin faaliyetler hep aynı kişi ve ekiplerce yürütülebilir. Projeler rutin işlerden farklı olarak bilgi toplama, programlama, uygulama, izleme ve başka departmanlarla birlikte çalışmayı gerektirir. Rutin işler süregelen ve tekrar eden işler iken, projeler geçici ve eşi olmayan işlerdir. Rutin işlerin planlanması, programlanması bir kaç gün veya bir hafta öncesinde yapılabilirken, projede planlama ve organizasyon aylarca devam edebilir. Projenin amaçları, sınırları ve kapsamı vardır, rutinde sınır ve kapsam yoktur. Proje, bir ürün ya da hizmet üretir. Rutin, projenin dağıtımıdır. Mesela; bir Kur’ân kursu yapımı proje, burada öğrenci okutulması rutindir. Çünkü Kur’ân kursu inşası, eşsiz bir proje olup, başlangıç şartları, ortamı, kapsamı ve nihaî hedefleri yalnızca ona göre belirlenmiştir. Projeler; orijinaldir, kendine özgüdür, kuruma/kuruluşa farklılık, yeni vizyon, ufuk ve farklılık kazandırabilir, mevcut uygulamalarını, ürünlerini ya da hizmetlerini değiştirebilir. Rutin kuruma/kuruluşa artı değer kazandırır ama değişim ve farklılık meydana getirmez. Projeler, dinamik süreçlerdir. 4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler Proje kapsamının belirlenmesinde; Daha önce benzer konularda gerçekleştirilmiş projelerin adedi, Proje hedefine ulaşmayı engelleyecek risklerin oransal değeri, Zamana bağlı olarak kaynak miktarlarındaki değişimler, Projeyi ortak yürüten kuruluş sayısı, Proje faaliyetleri arasındaki bağımlılık derecesi, gibi faktörler rol oynayabilir. 15 
  16. 16. 16 
  17. 17. İKİNCİ BÖLÜM Proje Yönetiminin Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları 17 
  18. 18. 18 
  19. 19. 1. Proje yönetimi nedir? Proje yönetimi; projelerin hedeflerine ulaşması için proje faaliyetlerinin tanımlanması, planlanması, kategorize edilmesi, mali kaynak temini, programlanması, kontrol edilmesi, bitirilmesi ve değerlendirilmesi gibi projenin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bir başka ifadeyle, proje yönetimi, “tanımlanan işi, optimum sürede, optimum maliyetle, hedeflenen kalitede yapmak, planlamak, uygulamak ve kontrol etmek” demektir. Proje Yönetimi; en genel tanımıyla; bilgi, beceri, araç ve tekniklerin ihtiyacı karşılamak üzere proje aktivitelerine uygulanmasıdır. Proje aktiviteleri, bütünleşik bir süreci tanımlayan, Başlatma Planlama Uygulama İzleme ve kontrol ile Kapanış’tır. Proje yönetimi; Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir. Hedef ve değişim merkezlidir. Proje sürecinin tümünde etkinlik sağlamak amacına yönelik bir yöntem ve kurallar sistemidir. Uluslararası işlerde ortak bir dildir. Başarıya ulaşmak için çok yönlü becerileri bünyesinde toplar. Disiplinli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir. Projede görev alan herkesin aktif katılımını gerekli kılan bir ekip işidir. Ekibin bilgi, yetenek ve tecrübelerini en iyi şekilde kullanmasını zorunlu kılan; insan, bütçe ve zaman arasında uyum ve işbirliğini gerektiren bir organizasyon sanatıdır. İletişim ve en başta insan olmak üzere kaynak yönetim becerisidir. Çelişkili talepleri dengeleme ve amaca ulaşmak için ihtiyaçları yönetme sanatıdır. 2. Proje yönetiminin faydaları Proje yönetiminin oluşturulması; Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler. Proje çerçevesinde yapılması gereken işlerin düzenli akışını, ahengini, kontrol sisteminin kurulmasını, sağlıklı takibini ve böylece öngörülen sürede sonuçlanmasını sağlar. Proje maliyetinin önceden belirlenmesini ve yapılmak istenenlerin bütçeye uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar. Projede görev alanların kendilerine güven duymalarını sağlar. Projenin başarısızlığa uğrayacağı duygusunu ve stresini azaltır. Projede görev alan ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin gelişmesini sağlar. Sürekli raporlama ihtiyacını minimize eder. 19 
  20. 20. Etkin ve başarılı projeler gerçekleştirebilmek için geçmiş tecrübelerden iyi dersler çıkarabilmeyi sağlayacak uygun ortamı sunar, oluşan bilgi birikimi ile sonraki çalışmalarda daha doğru kararlar alınmasına katkı sağlar. Benzeri işler daha sonraları tekrar tekrar yapılmaz, böylece zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmış olur. Riskleri asgariye ve yönetilebilir seviyeye indirir. 3. Proje yöneticisi ve özellikleri 3.1. Proje yöneticisi Proje yöneticisi, bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu tutulan kişidir. 3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler Bir projenin başarısı, proje yöneticisi ve proje ekibindeki personelin yetenekleri ve gösterecekleri performansla doğru orantılıdır. Bu itibarla, proje yöneticisi bir projede hayatî öneme sahiptir. Çünkü projenin oluşmasından sonlandırılmasına kadar tüm aşamalarında en başta yer alan ve projeyi birebir yürüten kişidir, proje yöneticisi. Proje yönetmek zor bir iştir. Bir proje yöneticisi, proje ile ilgili teknik alanlarda uzmanlaşmış olsa da, eğer gerekli yönetim ve liderlik fonksiyonlarına sahip değilse, yöneteceği proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, proje yöneticisinin seçimine büyük önem verilmeli, onda belirli özellik ve yetenekler mutlaka aranmalıdır. Konunun uzmanlarınca; özgün projeleri yönetecek kişilerde aranacak özel şartların yanında, bir proje yöneticisinde genel olarak şu özelliklerin ve yeteneklerin olması gerektiği ifade edilmektedir: Liderlik ve yönetme özelliği, Planlama ve organize yeteneği, Birleştiricilik ve motivasyon özelliği, Müzakere, etkileme ve ikna yeteneği, Beşeri ilişki kurma ve sürdürme becerisi, İletişim becerisi, Koordinasyon becerisi, Disiplin ve problem çözme yeteneği, Karar verme yeteneği, Gerekli düzeyde detay planlama becerisi, Özellikle proje yönetim metodolojisi ile ilgili ayrıca tercihan faaliyet alanı konu uzmanlığı bazında teknik bilgi ve yetenek, Risk farkındalığı, Panik durum yönetme becerisi, Görev takibi ve hesap sorma kapasitesi, Temel malî beceriler, Yeniliklere açık olma özelliği. 20 
  21. 21. 4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları Proje yöneticisi; Proje faaliyetlerini planlamak, programlamak ve kontrol etmekten, Kapsam yönetmekten, Proje ekibini kurmak ve yönetmekten, liderlik etmekten, Projenin ihtiyaç duyacağı fizikî mekân, araba, bilgisayar, vb. diğer maddî kaynakları belirlemek ve yönetmekten, Ekip personelinin görevlerini ve sorumluluklarını belirleyip bildirmekten, Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamaktan, Ekibin koordineli çalışmasından ve proje ile ilgili görevlerini yerine getirmesini sağlamaktan, Gerekli seviyede detay planlamadan, İşin planlanan zamanda tahsis edilen bütçe ile ve üzerinde anlaşılan kalite ve süre şartlarına göre teslim edilmesini sağlamaktan, Projeyi yönetirken karşılaşılabilecek bazı sorunları ve riskleri öngörerek projenin başarısını etkileyecek olumsuzlukları önlemek için gerekli tedbirleri almaktan, olumsuzluklar gerçekleştiğinde gerekli müdahalelerde bulunmaktan, Temel paydaşları düzenli bilgilendirmekten, İnsan ilişkilerin yönetiminden, sorumlu ve görevlidir. Bu itibarla, proje yöneticisinin sorumluluğu oranında yetkisi de olmalıdır. 5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması 5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır? Bir projeye başlanabilmesi ve başarıya ulaşılabilmesi için, öncelikle üst yönetim buna gerek görmeli, önemsemeli, benimsemeli ve desteklemelidir. Ancak bu sağlandıktan sonra işgücü teminine gidilebilir, proje yönetim ekibi oluşturulabilir ve proje kaynak tahsisi gerçekleştirilebilir. Proje yönetim ekibi; proje yöneticisi ile proje süresince tam gün kısmî zamanlı ve gerektiğinde zaman zaman projeye destek sağlamakla görevlendirilen kişilerden oluşturulur. Proje yönetim ekibi oluşturmada en uygun metot, önce proje yöneticisinin görevlendirilmesi, müteakiben proje yöneticisinin proje planlamasını yapıp projenin ihtiyaçlarını tespit ettikten sonra, istenilen tecrübe ve bilgi birikimine sahip bireyler arasından ekibini seçmesidir. Ancak çoğu zaman üst yönetim kurulmuş olan bir takımı yönetmesi için bir proje yöneticisi görevlendirmektedir. Bu durum; proje yöneticisini zorlamakta, eldeki imkânlarla ve mevcut ekiple projeyi yürütebilmek ve sağlıklı sonuçlandırılabilmek, proje yöneticisinin kabiliyetine kalmaktadır. 5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar Plânlama ve uygulama için ne kadar gelişmiş araçlar ve teknikler kullanılırsa kullanılsın, projeyi gerçekleştiren ve o araçları kullanan insanlardır. Onların uzmanlıkları ve iyi niyetleri olmazsa, proje yürüyemez veya argo tabirle kör topal yürür. 21 
  22. 22. Eğer bir projede teknik problemler olursa, çözüm yolları bulunabilir. Ancak insan problemlerinin çözümü zordur. Bu nedenle, proje yönetim ekibi oluşturuluken, oldukça dikkatli ve titiz davranmak gerekmektedir. Bu konuda aşağıdaki hususların göz önünde bulundurulması önerilebilir: Ekip oluşturma işlemine başlamadan önce, proje planı oluşturulmalı, projenin teknik içeriği ve nitelikleri belirlenmelidir. Projenin varsayımları, kısıtları, girdileri, çıktıları ve hedefleri açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Proje gözden geçirme metotları ve projenin gerçekleştirilmesi aşamalarında kritik tarihler belirlendikten sonra görevler listelenmelidir. Listelenen her görev için gerekli nitelikler tespit edilip, bunlara uygun personel ve projeyle uzun süre ilgilenecek çekirdek takım elemanları belirlenmelidir. Proje ekibi elemanları ortak bir amacı hedefleyen, birbirlerinin beceri ve bilgilerini paylaşan ve yardımlaşan insanlardan seçilmelidir. Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada gerek görülmesi halinde değiştirilmelidir. Ekip üyeleri gerekli yetenekleri haiz değillerse, yeteneklerinin geliştirilmesi için proje sürerken eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır. Ancak bu durum projenin uygulama safhasını etkileyecekse, yeniden görevlendirme yapılmalı, gerekirse organizasyon dışından da elemanlar seçilmelidir. Proje yöneticisi, takımı kurarken adaylar hakkında araştırma yapmalı, kendileriyle görüşmeli ve onların onayını mutlaka almalıdır. 5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri Proje ekibine alınacak adayların ekip çalışmasına yatkın olup olmaması, teknik bilgi birikimi, daha önceki tecrübeleri, yönetme kabiliyeti gibi bazı kriterler baz alınmalıdır. Bu konuda aşağıdakine benzer seçim kriterleri oluşturabilir. Ekibe alınması düşünülen personel; 5.3.1. Görev bakımından Teknik olarak yetenekli mi? Güncel bilgi ve beceriye sahip mi? Bilgi ve becerileri diğer takım elemanlarını tamamlıyor mu? Yeterli proje yönetimi bilgisine sahip mi? 5.3.2. Ekip uyumu bakımından Ekip elemanlarıyla uyumlu çalışabilecek mi? İyi bir iletişimci ve dinleyici mi? Hedeflere ulaşmak için fazladan çalışma arzusu var mı? Ekipte farklı görevlere uyum sağlayabilecek esnekliği var mı? Yeni fikirlere açık mı? Başkalarının fikrini kabul ediyor mu? 5.3.3. Birey bakımdan Hoşgörülü mü? Daha fazla başarı için istekli mi? 22 
  23. 23. Tek başına yapamayacaklarının bilincinde mi? Dürüst mü? Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde ortaya koyabiliyor mu? 6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler Proje yönetiminin başarısı; • İyi bir planlamaya, • Proje yönetim süreçlerinin titizlikle uygulanmasına, • Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip, uyumlu ve heyecanlı bir proje yöneticisi ve ekibine, • Proje yönetimi yaklaşımına ve yeterli bir organizasyonel yapıya, • Proje paydaşlarının taahhüt edilen işbirliğine sadık kalmasına, • Projenin gerçek ihtiyaçlara cevap verip vermemesine, • Projenin kurum içinde üst düzey yönetim kademesinde sahibinin olup olmadığına, doğrudan bağlıdır. Konunun uzmanlarınca belirlenen ve projenin başarısına olumlu veya olumsuz en fazla etki yapan faktörler, dokuz başlık altında toplanmış olup, aşağıda sunulmuştur: 6.1. Proje amaç ve hedefleri Projenin amaç ve hedeflerinin iyi tanımlanmış olması, planlama ve uygulamanın temelini oluşturur. Birçok projenin bitmemesinin veya bitirilememesinin ana sebebi, projeyi neyin sonlandıracağının açık olarak tanımlanmamış olmasıdır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanabilmesi için, ulaşılmak istenen hedefler ve misyon projenin erken safhalarında iyi tanımlanmalı; bunlar proje yönetim ekibi üyelerine, uygulayıcılara ve diğer ilgili ve yetkililere iyi anlatılmalıdır. Projenin başarı kriterleri taraflar arasında açık ve net bilinmeli, ölçülebilir olmalı ve yönetimsel değerlerle dile getirilmelidir. 6.2. Üst yönetimin desteği Üst yönetimin projeye katılımı, projenin amaç ve öneminin anlaşılmasına yardımcı olur. Bu farkındalık, eğer desteğe dönüştürülebilirse, çok yararlı ve değerli olabilir. Bu yüzden, proje yönetimi ve üst yönetim arasındaki devamlı ve sıkı iletişimin mevcudiyeti, projenin başarısı için şarttır. 6.3. Proje planlaması Projenin bütün yönlerini kapsayan ayrıntılı bir plan, projenin uygulanmasının temelidir. Planlamanın mükemmeliyeti ve yetersizliği, proje başarısını ve başarısızlığını doğrudan etkiler. Planlama; icra sürecinin başlamasıyla son bulmaz, değişen hedefleri ve performansı sonuçlarla ilişkilendiren dinamik ve devamlı bir süreçtir. Uygulama sırasında meydana gelebilecek sapmalar, yeniden planlamayı ve güncelleştirmeyi gerekli kılabilir. Bu nedenle, 23 
  24. 24. proje planlaması proje icra edilirken de zaman zaman gözden geçirilmeli, ihtiyaca göre gerek duyulan değişiklikler yapılmalı ve güncellenmelidir. 6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi Projenin son kullanıcısı, o projenin başarısının gerçek yargıcıdır. Bu nedenle, daha projenin kavramsal planlamasının yapıldığı safhada, amacı belirlemek ve hedefleri tespit etmek için kullanıcının istekleri temel alınmalıdır. Daha sonraki safhalarda da muhatap kitleye danışmak, hatta doğrudan sürece dâhil etmek, proje sürecinde yapılacak hataları azaltmada önemli bir faktör olacaktır. 6.5. Personel ile ilgili konular İyi motive ve organize olmuş, projeyi gönülden özümsemiş ve benimsemiş ekip üyeleri ile müşteri ve kurumun/kuruluşun diğer çalışanları arasında iyi ve güçlü ilişkiler kurulması, proje başarısının anahtarlarındandır. Eğer bu ilişkiler sağlıklı ve güçlü değilse, projenin arzu edilen başarıya ulaşması zorlaşır. 6.6. Teknik konular Uygun olmayan teknolojiler, kaynak yetersizlikleri vb. teknik sorunlar, gerçekleşen performansı ve projenin genel gidişatını olumsuz etkileyebilir. 6.7. Proje kontrolü İyi işleyen proje kontrol ve denetim mekanizmasının teşkili, projenin seyrine olumlu etki yapar. Bu sayede, hedef ve programdaki sapmalar net olarak belirlenebilir, problemler önceden tespit edilebilir, düzeltici tedbirler ve eylemler ortaya konulabilir. 6.8. İletişim Projenin organizasyonel yapısı, iletişim kanallarını ve kimin kime bilgi aktarmakla yükümlü olduğunu iyi belirlemelidir. Ayrıca bu bilgilerin ne sıklıkla üretileceği ve aktarılacağı da gösterilmelidir. Sağlıklı işleyen iletişim kanallarının kurulması, projenin başarısına olumlu katkı yapar. 6.9. Problem giderme İyi bir risk yönetiminin oluşturulması, problemlerin çözümü için önceden hazırlanmış planların ve prosedürlerin bulunması, problemler ortaya çıktığında çözümü gerçekten kolaylaştırır. Kurumların, kuruluşların, proje yöneticilerinin başarıları, problemleri oluşmadan önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir. Problemler, oluşmadan önce çok daha erken aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır. 7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri Proje yönetiminde belli başlı başarısızlık nedenleri şunlardır: • Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı, • Mevcut durumun yetersiz analizi, • Projenin hedef gruplarla ilgili olmaması ve bu nedenle benimsenmemesi, • Proje sahibi kurumun/kuruluşun konuya ilgisinin zayıflığı, • Üst yönetimin ilgi ve desteğinin olmaması, • Yöneticilerin ortaya konmuş hedefleri paylaşmaması, • Ortaya çıkacak ürün veya hizmetin gerçek anlamda müşterisinin olmaması, • Teknik yöneticilerin sistem için gerekli iş nedenlerini algılayamaması, 24 
  25. 25. • Kısa vadeli bakış açısı, • Kötü tanımlanan veya net tanımlanmamış hedefler ve ihtiyaçlar, • Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması, • Müşteri/kullanıcı katılımındaki eksiklikler, • Yetersiz ve etkisiz planlama ve kontrol, • Risk yönetimi olmaması ya da eksikliği, • Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/yöneticisi, proje ekip elemanlarının herbirinin ayrıca yönetici olmaya çalışması, • Doğru kararların doğru zamanda verilmemesi, • Teknik bilgi eksikliği, • Uygunsuz teknoloji ve altyapı kullanımı, • Ekipte motivasyon ve disiplinin yeterli düzeyde olmayışı, • Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları, • Yetersiz proje dokümanları. 25 
  26. 26. 26 
  27. 27. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Proje Yönetiminin Bileşenleri, Kısıtları, Aşamaları ve Süreçleri 27 
  28. 28. 28 
  29. 29. 1. Proje yönetiminin bileşenleri Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetiminin çeşitli yönetim sistem ve tekniklerini devreye sokması, önem arz etmektedir. Bu yönetim sistem ve teknikleri şunlardır: 1.1. Bütünleştirme Yönetimi Bu yöntemle, proje öğelerinin koordinasyonunu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, izlenmesi, kontrolü ve değişim denetimi yöntemleri uygulanır. 1.2. Zaman Yönetimi Bu yöntemle, projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı; süre tahminleri, gannt şeması vb. zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur. 1.3. Maliyet Yönetimi Bu yöntemle, projenin onaylanma bütçesi ile bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet ve iş programı performanslarının planlandığı gibi yürüyüp yürümediği belirlenir. 1.4. Kalite Yönetimi Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır. 1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma ve takım oluşturma yöntemleri uygulanır. 1.6. İletişim Yönetimi Bu yöntemle proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçleri tanımlanır. İletişim, planlama, bilgi dağıtımı ve performans raporlama yöntemleri uygulanır. 1.7. Satın Alma Yönetimi Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması; talep planlama, firma seçimi ve sözleşmenin imzalanmasından oluşur. 1.8. Risk Yönetimi Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak için uygulanan yöntemler bütünüdür. Olumlu olayların ortaya çıkma ihtimalini arttırmak ve olumsuz olayların ortaya çıkma ihtimalini azaltmak, risk yönetimi kapsamındadır. Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek, yüksek risk almayı zorunlu kılar. Bu nedenle, risklerden kaçınılmamalı ama iyi yönetilmelidir. 1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir? • Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans, maliyet ve iş programında belirlenen hedeflere, • Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme çalışmaları ile atılım niteliğinde kazançlara, ulaşmakİçin risk yönetimi gereklidir. 1.8.2. Riskler ortaya çıktığında neler yapılabilir? Riskler genellikle projelerin sınırlı kaynaklarla gerçekleştirilmeye çalışılmasında ortaya çıkarlar. Bu nedenle; 29 
  30. 30. Riskler fark edildiğinde, projeyi ertelememesi için gerekli aktiviteler programa eklenebilir. Riskli aktivitelerin zaman tahminleri artırılabilir. Bunun bir kuralı olmamakla beraber riskin olasılığına ve etki derecesine göre değişir. Programa yüzdesel zaman çarpanı konarak, yeni teknolojinin beklenmeyen etkileri yansıtılmaya çalışılır ya da iyimser tahminler düzenlenebilir. Proje yönetiminde en büyük problemlerden biri, risk kaynağı olarak yüksek miktarlarda belirsizliğin mevcut olmasıdır. Risk bütün projelerde mevcuttur. Fazla karamsarlığa da düşmeden yanlış gidebilecek her şeyin yanlış gideceğini varsaymak akıllıca olur. 1.8.3. Risk kategorileri Kestirilemeyen haricî riskler (Örnek: Yönetmelik değişmesi), Kestirilebilen haricî riskler (Örnek: Döviz kurlarının yükselmesi ile proje maliyetinin yükselmesi), Teknik olmayan dâhilî riskler (Örnek: Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği), Teknik dâhilî riskler (Örnek: Tasarım veya teknik şartname kaynaklı riskler), Yasal riskler (Sözleşme ve diğer yasal uygulamalardan kayanaklanan riskler). 1.8.4. Risk Tahmini Örneği Süre Tahmini Belirlenen süre gerçekçi değilse İş, göründüğünden büyükse İstenen sonuç elde edilemiyorsa Çizelgeleme Öncül-ardçıl ilişkiler doğru değilse Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa Proje Organizasyonu Kilit personel ayrılırsa Proje sayısı artarsa Müşteri istenileni yapmazsa Kaynaklar Kaynaklar sağlanmazsa Gecikirse, bulunamazsa Proje Tanımı Proje tanımı yanlışsa Yöntemler yanlışsa Bütçe gerçekçi değilse Dış Etkenler Ekonomik kriz olursa Savaş olursa 2. Proje kısıtları 2.1. Belli başlı proje kısıtları Belli başlı proje kısıtları şunlardır: Zaman, Bütçe, Kalite, Kaynak kısıtları, 30 
  31. 31. Teknolojik kısıtlar, Yönetim talimatları. 2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler 2.2.1. Zaman Zaman, bir proje için birincil kısıtlamadır. Projelerde proje bütçesinin ya da kapsamının ne olduğu bilinmeyebilir. Ancak, bitiş tarihi mutlaka bilinmelidir. Bir ürün/hizmet üreten ya da olayla sonuçlanan birçok proje için zaman, yönetilmesi gereken en önemli kısıtlamadır. Zamanın iyi yönetilememesi, kesinlikle proje maliyetini etkiler. 2.2.2. Projenin Maliyeti Projeyi yürütmek için gereken tüm kaynaklardır. Maliyet; projede işi yapan insan ve donanım, onların kullandıkları malzemeler, para ya da herhangi birinin ilgisini gerektiren tüm olay ve öğeleri içerir. Projenin bütçesi azaltılırsa, zamana ihtiyaç duyulabilir. Zaman azaltılırsa, maliyet yükselebilir ve proje kapsamının daraltılması gerekebilir. 2.2.3. Proje Kapsamı Proje kapsamı, projeyi sürdürecek kişilerle, ürünün/hizmetlerin ortaya çıkış süreçleri ile ilgilenir, proje kapsamı “görevler” ve “evreler” ile ölçülür. Proje kapsamı artarsa, daha çok zamana ve maliyete ihtiyaç duyulur. Bu durumda kapsam sarkması yaşanır. 3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve döngüsü Proje yönetimi, aşağıdaki şekilde belirtilen temel aşamalardan ve döngüden oluşmaktadır. 3.1. Proje fikrinin oluşumu Projeler ihtiyaçlardan kaynaklanır ve zihinsel değerlendirmelerle gelişir. Hedef ve kapsamların belirlenmesi, proje tekliflerinin değerlendirilmesi bu aşamada yapıldığından, projenin başarısı için hayatî öneme sahip olmaktadır. 3. 2. İnceleme Bu aşamada mevcut durum, paydaş, sorun, hedef ve strateji analizleri yapılır ve proje amaçları belirlenir. 3.3. Planlama (Tanımlama) Proje yönetiminde en çok üzerinde durulan konuların başında planlama aşaması gelmektedir. Bu aşamada; • Proje örgütlenmesinin yapılması, • Proje planlama tekniklerinden faydalanılarak proje planının oluşturulması, • Girdilerin sağlanması, • Gerektiğinde uygulanacak alternatif plan değişiklerinin belirlenmesi, 31 
  32. 32. Gerekmektedir. Planlama aşamasında projenin, • Doğruluk, • Sadelik, • Uygunluk, • Gerçekleştirilebilirlik, • Ekonomiklik, • Tutarlılık, • Duyarlılık, • Katılımcılık, • Sahiplenme, • Sürdürülebilirlik, Gibi kalite ölçütlerine uygun olmasına özen gösterilmelidir. 3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri Proje tanımlama bileşenleri aşağıdaki şekilde gösterilmiştir. Proje tanımlama bileşenleri Müşteri Sponsor İç İlgililer Proje Tanımlama Proje Ekibi Aşaması Dış İlgililer 3.3.2. Planlamanın faydaları İyi bir planlama sayesinde; • Projenin bütünü hakkında açık fikir edinilebilir. • Kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması gerektiği bilinir. • İşlerin birbirine bağlılığı, darboğazlar ve çözüm yollarının bulunması imkânı bulunur. • Planlananlar ile gerçekleştirilenler arasında karşılaştırma yapma ve düzeltme fırsatı bulunur. 3.3.3. Genel olarak proje programlama Program aşamasında; 32 
  33. 33. • Gantt şemaları, CPM (Critical Path Method) ve PERT (Program Evaluation and Review Technique) gibi proje yönetim teknikleri kullanılır. • Bu teknikler yardımı ile projeyi oluşturan faaliyetler arasındaki ilişkiler kurularak öncelik sıraları belirlenir, faaliyet sürelerinin tahminleri yapılır, projenin başlangıç ve bitiş zamanları bulunur. • Son olarak programlanmış faaliyetler için ayrıntılı bir bütçe hazırlanır ve gerekli personelin görevlendirmeleri gerçekleştirilir. • Sonuç olarak proje programı elde edilir, yönetim planı ortaya çıkar. Yönetim planına bağlı olarak kaynak ihtiyaçlarının karşılanması sağlanır. 3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması Hazırlanan projeleri yürütmek amacıyla, varlığı önceden bilinen kaynakların tahsis edilebilmesi için yapılan işlemlerdir. Projenin başlangıç aşamasında; kaynak ihtiyaçlarının belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin belirlenmesi büyük önem taşır. 3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları Maliyet planı, kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm harcamaları kapsar. Kaynak ve maliyetlerin önceden planlanması; • Proje planlamasının amaç odaklı olmasını sağlar. • Toplam proje kaynak ihtiyacı ve dağılımını ortaya çıkarır. • Sonuca dayalı bütçelemeyi ve maliyet etkinliğinin izlenmesini kolaylaştırır. • Kaynakların planlı olarak harekete geçirilmesi için temel teşkil eder. • Kaynakların dengelenmesi ve doğru dağılımını sağlar. 3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır? Kaynak ve maliyet planlanırken, • Her bir iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı tespit edilir. • Alınması gereken malzemenin ve hizmetlerin bir listesi yapılır. • Bu malzemelerin tahmini bedelleri araştırılır ve sonra hepsi toplanır. • Ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmayacağı değerlendirilir. • Takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir. 3.4.3. Proje bütçesi Proje bütçesinin hazırlanması ile ilgili birkaç örnek aşağıda sunulmuştur. 33 
  34. 34. Proje Tahmini Bütçesi Beklenen Dış Proje Sunan Bütçe Kalemleri Mali Destekler Kurumun Toplam (TL.) (TL.) Katkısı (TL.) 1. Proje elemanaları 4,800 4,800 2. Danışman kişi ve kurumlar 2,000 2,000 3. Saha çalışmaları 2,850 2,850 4. Şehirlerarası seyahat 1,800 1,800 5. Eğitim malzemeleri 6,100 6,100 6. Eğitim ve toplantı 3,275 3,275 7. Ekipman 4,700 12,500 18,600 8. Ofis giderleri ,700 ,350 1,050 Proje tanıtımı ve kapasite 9 1,500 1,500 geliştirme 10. Beklenmeyen giderler ,500 ,500 11. Toplam 28,225 12,850 41,075 3.5. Uygulama, kontrol ve izleme Bu aşamada önceden belirlenen performans kriterlerine göre projenin uygulaması ve kontrolü yapılacaktır. Hedef kitlenin, yalnızca planlama aşamasında değil, aynı zamanda uygulama aşamasında da söz sahibi olması ve aktif rol alması gerekir. Bu nedenle uygulama süresince ihtiyaç duyuldukça zaman zaman hedef kitle ile ilgili araştırma ve analizler yapılmalıdır. Proje hedeflerinden sapmalarla karşılaşıldığında, düzeltici faaliyetlerin planlanması gerekebilir. 3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması Proje yönetiminde iyi bir proje kontrol sistemi kurulması, son derece önemlidir. Bunun gerçekleştirilmesi; • Performansı/ilerlemeyi objektif bir şekilde değerlendirir. • Planları ve geri bildirimi yapılandırarak gerektiği şekilde ayrıntılı analizler sağlar. • Eğilimleri erken teşhis ederek, düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlar. • Performans göstergelerini kullanarak işin nihaî tamamlanmasındaki maliyetler ve zaman cetvelleri konusunda tahminler yapar. • Verileri güvenilir, çabuk ve düzenli bir şekilde işler ve bu bilgilerin proje takımından kullanıcılara çabuk ve sağlıklı bir şekilde geri bildirilmesini sağlar. • En alt seviyeden başlayarak, sistemin her yerinde sorumluluk duygusu oluşturur. 34 
  35. 35. Örnek Bir Kontrol Döngüsü Hedefleri koy, planları hazırla Faaliyetleri yap Düzeltici tedbirleri al Performansı izle 3.5.2. İzleme • İzleme; proje yürütme sürecinde, hedeflenen sonuçlara ulaşılma derecesinin göstergelerle değerlendirilmesi işlemidir. • Bu aşamada, projenin devam edip etmeyeceğine, nelerin gözden geçirileceğine veya ek önlemler alınıp alınmayacağına karar verilir. 35 
  36. 36. Örnek Proje İzleme Formu Değerlendirme 1 2 3 4 1. Fayda Sağlayan Gruplar • Fayda sağlayan grupların ihtiyaçlarına ne oranda cevap verildi? • Proje amacı hangi düzeyde başarıldı? 2. Projeler Yürütme • Proje zamanına uyum • Sözleşme ve ödemelerde çabukluk 3. Sürdürülebilirlik • Devlet politikasının uyumlu hale getirilmesi için alınan önlemler • Kurumsal kapasitenin derecesi • Çevre koruma • Etik değerlere uygunluk • Uygun teknolojilerin kullanımı • Sosyokültürel faktörler-kadınların katılımı 4. Finansal Sürdürülebilirlik • Fayda sağlayan gruplarla yapılan anlaşmalara uyum • Fon kaynağı sağlayan kurum ve diğer yürütücü kurumlarla yapılan anlaşmalara uyum • Mevcut finansal varsayımların geçerliliği 5. İzleme ve Değerlendirme • İzleme ve değerlendirme planlarıyla uyum • Proje çıktılarıyla ilgili göstergelerin kayıt edilmesi 6. Var olan problemler ve alınması gereken önlemler, çözümler Proje Performansının Genel Değerlendirmesi 3.6. Değerlendirme Değerlendirme, yapılan plan çerçevesinde projenin fiziksel olarak hayata geçirilmesi, kalite, maliyet, süre ve amaçlar açısından çıktılarının değerlendirilmesi aşamasıdır. Değerlendirme, projenin belirli aşamalarında yapılır. 36 
  37. 37. 3.6.1. Değerlendirme toplantıları Proje seyrini gözden geçirmek ve proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla değerlendirme toplantıları yapılır. Bu toplantılarda; Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması yönünde kararlar alınır. Toplantı özetleri, alınan kararlar, sorunlar, çözüm önerilerinin bulunduğu toplantı tutanakları tanzim edilir. Bu tutanaklar, proje yönetiminde bir bakıma başvuru kaynağı olurlar. 3.6.2. Raporlama Projeyi değerlendirmek amacıyla kullanılan metotlardan biri de raporlamadır. Raporlama, proje sürecinin her aşamasını kayda geçirmek ve belgelendirmektir. Proje yönetimi/uygulayıcı organları; uygulamayı desteklemek için finansal kaynak sağlayan taraflara, projenin sorumlusu olan makamlara, gerektiğinde denetim/teftiş birimlerine verilmek üzere, fiziksel ve finansal ilerlemeyle ilgili raporlar vermelidirler. Raporlarda öncelikle planlanmış olana karşılık gerçekleşmiş olan ilerleme değerlendirilmeli (performans) ve bilgiler az ve öz bir şekilde sunulmalıdır. Raporlama; Temel bir yönetim aracı işlevi görür. Uygulamanın izlenmesine ve denetlenmesine yardımcı olur. Proje geliştirilirken önceden öngörülmesi mümkün olmayan şartların ortaya çıkıp çıkmadığının belirlenmesini sağlar. Proje yönetiminde kullanılan raporlar aşağıda belirtilmiştir: 3.6.2.1. Başlangıç raporu İlk iş planını içeren bu rapor; aşağıda tanımlanacak olan “Proje Temel Çerçevesi” (TOR) dokümanı olup, projenin amaçlarını, kaynaklarını, kapsamını ve diğer analizleri içerir. Projenin tarafları, sahibi ve sınırları bu raporda yer alır. 3.6.2.2. Durum raporu Proje planına göre belirli bir aşamanın tamamlanmasından sonra hazırlanır. Projenin güncel durumu hakkında detaylı bilgi sağlar. 3.6.2.3. İlerleme raporları Bunlar; projenin gelişimine, karşılaştığı sorunlara ve çözümlerine yönelik ayrıntılı bilgilendirme raporlarıdır. Projenin yakından izlenmesini sağlarlar. Sık aralıklarla ve düzenli hazırlanırlar. İstenilen peryodlarda proje temel çizgilerine göre gelişmeleri, maliyetleri ve kritik yol analizlerini içerirler. Plana göre projenin ilerleyip ilerlemediğini gösterirler. İlerleme raporları, aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanabilir: • Proje uygulamalarına dair geçmişin özeti, • Değişen koşullar ve anahtar özelliğe sahip değerlerin açıklanması, • Hedeflerin gerçekleştirilmesine dair ilerlemeler, • Finansal gerçekleşmeler, 37 
  38. 38. • Devam eden işler ve bunlara dair gereklilikler, • Sonraki aşamalarda işlerin istenilen kısıtları sağlamak üzere kullanılabilecek kısa yollar ve diğer işlemler. 3.6.2.4. Özel amaçlı raporlar Belirli bir soruna ya da konuya dikkat çekmek için hazırlanırlar. Biçimi, raporun hazırlanışına göre değişir. 3.6.2.5. Sonuç/Kapanış raporları Projenin bitirilmesi ve kabulü sonunda hazırlanır. Projenin genel olarak, baştanbaşa gözden geçirilmesi, resmi bir değerlendirmeye tabi tutulması, muhtemel kaçırılmış fırsatların irdelenmesi, elde edilen avantajların sürdürülmesi, gerekli aydınlatıcı derslerin öğrenilmesi ve etkinliklerin yeniden yorumlanması açısından hazırlanır. 3.6.3. Projenin bitirilmesi Projeler; • Amaçlarına ulaşıldığında ve başarılı olarak tamamlandığında, • Durdurulması gerektiğinde, • Amaçlarına ulaşılamadığı ve başarısız olunduğunda, Sona erdirilir. Kullanıcı kabulünden sonraki adım, projenin resmen bitirilmesidir. Bu amaçla, Resmi bitirme belgesi olacak “Proje Bitirme Raporu”nun hazırlanması gerekir. Bu rapor, proje dosyasının son belgesidir. Taraflarca imzalanır ve onaylanır. 3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi Bu aşamada; • Proje sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi yapılır. 38 
  39. 39. • Geriye dönülerek, yapılanlar gözden geçirilir ve bir sonraki proje için tecrübeler tespit edilir. • Proje sonuçları ilgili birimlerle yorumlanır ve gerek duyulması halinde kamuoyuna açıklanır. • Planlanan proje çıktılarının elde edilip edilemediği, elde edilememiş ise nedenleri ve sonuçları, yeni projelerin belirlenmesinde ve geliştirilmesinde bu projeden nasıl ders alınabileceği değerlendirilir. • Proje çıktılarından en verimli biçimde yararlanmayı sağlayıcı ve müteakip projelerde ortaya çıkacak sorunlara ilişkin önlemler tespit edilir. 4. Proje yönetimi süreçleri Bir kurumda/kuruluşta projenin hazırlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve kabulü için proje yönetimince aşağıdaki süreçler izlenebilir: • “Proje Temel Çerçevesi” (Term of Reference–ToR-) dokümanının hazırlanması, • Proje Temel Çerçevesine bağlı olarak proje fikrinin kabul edilmesi, • Proje tanımlandıktan sonra üst yönetimden onay alınması, • Proje yöneticisinin görevlendirilmesi, • Proje yönetim ekibinin oluşturulması, • TOR’a göre proje planının hazırlanması (Planlama sürecinde CPM, PERT, GANTT ve Milestone çizelgeleri gibi araç ve teknikler kullanılır.), • Proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi, • Yürütülen projenin plana göre kontrol edilmesi, izlenmesi, kararların alınması, gerekli zaman, kaynak, kapsam düzeltmelerinin yapılması, 39 
  40. 40. • Projenin raporlanması, hedeflediği ürün/hizmetin gerçekleştirilmesi, • Ürün/hizmetin ToR ve diğer kabul kriterlerine göre kabul edilmesi. 40 
  41. 41. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Projenin Mantıksal Çerçevesi 41 
  42. 42. 42 
  43. 43. 1. Mantıksal çerçeve nedir? Mantıksal Çerçeve; • 1960’ların sonunda ABD Uluslar Arası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. • Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve yönetme aracı olarak kullanılmaktadır. • Avrupa Komisyonu, 1993’den beri bu yaklaşımı proje yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanmaktadır. • Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi, Avrupa Komisyonu fonlarından yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir. • Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir. • Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine imkân sağlar. • Farklı seviyeler arasında doğal ilişkileri belirler, bu hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını test etmek için göstergeler verir ve projenin dış etkilerden etkilenip etkilenmeyeceğini tespit eder. 2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur? Bir projenin mantıksal çerçevesini kurmak demek, projenin; • Amacını, • Uygulama adımlarını, • Kaynaklarını, • Risklerini, • Çıktılarını, Birbiri ile ilişkilendirerek yapılabilir, izlenebilir, hedef kitlelerin yararlanabildiği ve bittikten sonra da sürdürülebilir bir proje önerisi hazırlamak demektir. Mantıksal çerçeve proje önerisi ile şekillenir. 43 
  44. 44. Proje Fikri, Ön Araştırmalar, Mevcut Durum Analizi Göstergeler, Araçlar, kaynaklar, varsayımlar Projenin Genel ve Özel Hedefleri ve Amaçları PROJE ÖNERİSİNİ HAZIRLAMA VE PAYDAŞLAR, BAŞVURU PROJE ORTAKLARI PROJE HAZIRLAMA, İZLEME, ONAY VE FİNANSMAN DEĞERLENDİRME VE DENETİM PROJENİN YÜRÜTÜLMESİ DEĞERLENDİRME (Uygulama Adımları) ARA VE SON RAPORLAR MANTIKSAL ÇERÇEVE VE PROJE DÖNGÜSÜ3 Mantıksal Çerçeve Matrisi Müdahale Mantığı‐  Objektif Olarak  Doğrulama  Dışsal Koşullar/  Projenin Kapsamı  Doğrulanabilir  Kaynakları  Varsayımlar  Göstergeler  GENEL  HEDEF:  Projenin  Genel  hedefin  gerçekleşip  Göstergeleri  değerlendirme  çözümlenmesine  katkıda  gerçekleşmediği  ölçmede  sırasında  kullanılacak  bulunacağı uzun dönemli ana  kullanılan nicel değerler  kaynaklar  hedef  PROJE  AMACI:  Proje  ile  Proje  amacının  gerçekleşip  Göstergeleri  değerlendirme  Proje  amacının  genel  edinilen  kazanç,  proje  alanı  gerçekleşmediğini  ölçmek  sırasında  kullanılacak  hedefe katkıda bulunması  veya  hedef  grubu  üzerindeki  için  kullanılan  nicel  ve  nitel  kaynaklar  için  gerekli  olan  dışsal  etki ya da değişiklik  değerler  etmenler  SONUÇLAR/ÇIKTILAR:  Proje  Sonuçlara  ulaşılmasını  Göstergeleri  değerlendirme  Proje  amacının  genel  hedefe  amacının  gerçekleşmesinde  sağlayacak  çıktıların  nicelik,  sırasında  kullanılacak  katkıda  bulunması  için  katkıda  bulunacak  ara  nitelik  ve  zamanlama  kaynaklar  gerekli olan dışsal etmenler  hedeflerin  elde  edilmesi  için  açısından  tanımlanması  faaliyetleri  yürütülmesi  sağlayan ölçüler   FAALİYETLER:  Projenin  ARAÇLAR/GİRDİLER:  MALİYET/BÜTÇE Planlanmış  faaliyetlerin  amacına  ulaşmasını  Faaliyetlerin  gerçekleşmesi  ulaşması  gereken  sonuçları  sağlayacak  ölçülebilir  için  gerekli  olan  teknik  ve  (Zorunlu değil)  üretebilmesi için gerekli olan  sonuçları  elde  etmek  için  insan  kaynağının  nicelik  ve  dışsal etmenler  planlanmış tüm işler  zaman  açısından  tanımlanması (Zorunlu Değil) ÖN KOŞULLAR  44 
  45. 45. Örnek Mantıksal Çerçeve Tablosu Objektif Şekilde Doğrulanabilir Doğrulama Kaynak ve Müdahale Mantığı Başarı Göstergeleri Varsayımlar Araçları Genel - İstanbul Deprem Mastır Planı - Hedef grupların becerilerinin - ZPP ve İstanbul Deprem - Belediler tarafından özellikle Amaçlar ve ZPP doğrultunda artması, Mastır Planı çerçevesinde deprem riski nedeni ile mahalle hazırlanan stratejilerin yerel - Yerel bazlı proje geliştirme yapılan öneriler, yenileme projelerinin gündeme halk ile paylaşılması, kapasitesi, - İstanbul Büyükşehir alınması, - Ulusal düzeyde kendimize - Yerel bazlı geliştirilen projelerde, Belediyesinin Mahalle Yenileşme - Mahalle Yenileşme kavramının özgü uygulanabilir ve yere halkın istihdam edilme Stratejisi ve Yaklaşımları, gerek medyada gerekse kamu yaygınlaşabilir katılımcı bir oranı, - Proje ortaklarının izleme ve yöneticilerinin gündeminde yerel ağın yaratılması, - Geliştirilen projelerde kamu, değerlendirme kayıtları, öncelikli yer alması, - Yerel bazlı örgütlenme anlayışı yerel halk, sivil örgüt ve özel - Medya ve sivil örgütlerin projeye çerçevesinde, hedef gruplarının sektör işbirliğinin gerçekleşme olan ilgilerinin artması, kendi gelirlerini ve bunun yanı oranı, sıra yerel düzeyde sosyal çevrelerinin gelirlerini arttırmalarını sağlayacak bir modelin yaratılması ve uygulanması, Özel Amaç - Z-MİB kurulması ve - Z-MİB’una gelen ziyaretçi - Z-MİB’unda yapılan - Yerel ölçekte ilgisizlik, işletilmesi, sayısı, toplantılar ve sonuçlarının - Hedef grupların eğitim sonrası - Eğitim programlarının - Eğitilenlerin 13 adet MİB’unda değerlendirilmesi, yeterince proje üretememeleri, planlanması, istihdam edilme sayısı, - Proje çalışmalarının iç ve dış - Yeterince MİB kurulamaması, - Yerel bazlı proje ve program - MİB’larında yerel ölçekli proje denetime açık olması, - Yerel halkın merkezlere olan üretilmesi için veri tabanı geliştirme kapasitesi, - Proje dokümanları ve veri katılımının yeterince hazırlanması, - Web üzerinden veri tabanına tabanının hazırlanması, sağlanamaması, - Proje ve önceliklerin tespiti için ulaşma yoğunluğu, - MİB’larının kurulması ve - Hedef grupların üretecekleri 13 mahallede MİB’larının üretilecek proje sayısı, projelerde çalışma isteklerinin kurulması, olmaması ya da yeterli ilgiyi sağlayamamaları, 45 
  46. 46. Beklenen - Bir adet Z-MİB kuruldu, - Z-MİB’una yerel halkın ilgisi, - Toplantı notları ve raporlar, - Medyanın ilgisi, Sonuçlar - 5 ana konu üzerinde eğitim - 13 adet MİB’unun kurulması ve - Eğitmenlerin raporları, - Siyasetçilerin desteği ve ilgisi, verildi, eğitim alanların istihdam - 13 adet MİB2u için öneriler, - Üniversitelerin ve - 60 hedef grup eğitildi, edilmeleri, - Eğitim doğrultusunda araştırmacıların projeye ilgisinin - Veri tabanı oluşturuldu, - MİB’larında geliştirilen hazırlanan proje ve programlar, sağlanması, - Sempozyum düzenlendi, projelerin uygulanma şansı, - Sempozyum Düzenlenmesi, - Yabancı fonlara ulaşabilirlik - Projenin diğer belediyeler ve için uluslararası tanıtım, mahalleler için örnek gösterilmesi, Faaliyet - Proje ekibinin kurulması ve Araçlar: - Proje raporları, - Projenin yerel halka anlatılması, Bileşenleri çalışması, - Z-MİB için bina, eğitim - Geliştirilen proje sayısı, - Ortaklar arasında işbirliği - Z-MİB’unun kurulması ve malzemeleri, ofis donanımları, - Yazılı ve görsel dokümanlar, protokolunun yapılması, çalışması, - Proje yönetim kadrosu ve yerli - Veri tabanı, - Yeterli hedef kitlenin bulunması, - Eğitim kursları, yabancı eğitmenler, - Mahalle yenileşme projelerinin - Web tasarımı ve dokümanların - Gönüllü uzmanlar, Maliyetler: kamuoyu gündemine gelmesi, hazırlanması, - Yerel halkla ilişkilerin iyi - Yeterli talep, kurulması için toplantı ve broşür Bkz: Faaliyet Bütçesi - Katılım ve proje geliştirme dağıtılması, bilincinin anlatılması, - Mahallenin gereksinmelerine uygun projelerin geliştirilmesi, - Sempozyum düzenlenmesi, 46 
  47. 47. BEŞİNCİ BÖLÜM Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri 47 
  48. 48. 48 
  49. 49. 1. Proje yönetiminin temel araçları Proje yönetiminde kullanılan temel araçlar şunlardır: • Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor), • Değerlendirme Formu • Proje İzleme Matrisi, • Proje Dosyası, • Gant Şeması, • Ara Hedef (Milestone) Çizelgeleri, • CPM, • PERT. Bunların tanım ve mahiyetlerine aşağıda yeri geldikçe değinilecektir. 2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor) “Proje Temel Çerçevesi” (TOR), bir projenin dokümante edilmesi ve kontrolü için gerekli olan, projeye en iyi başlangıç aracıdır. İdeal kurallar çerçevesinde yazılı hale getirilmiş TOR, proje sürecinde hem planlayanlara hem de uygulayanlara önemli derecede yardımcı olabilir. Projenin uygulama bölümünde yaşanabilecek çatışmaları en aza indirebilmek, proje ekiplerinin projeye dair belirsizlikleri yönetebilmesini sağlayabilmek ve projeyi doğru hedeflere yönlendirebilmek için, projenin başlangıcında tüm tarafların mutabık kalabileceği TOR dokümanını hazırlamak, projenin başarısını olumlu yönde etkileyecektir. TOR sayesinde; • Proje hedefleri, kısıtları, riskleri ve diğer hususlar tanımlanabilecektir. • Projenin sunulacağı ve kabul edileceği makamlar, TOR’a göre projeye resmiyet kazandıracaklar, ilgili kaynakların yetki ve sorumluluklarını belirleyebilecekler ve tüm kuruma açıklayabileceklerdir. 2.1. TOR nasıl hazırlanır? TOR’da bulunması gereken bölümler ve bunları doldurmadaki genel usûl ve esaslar aşağıda özet olarak sunulmuştur: 2.1.1. Arka plan (Background) Bu bölümde projenin tarihçesi ile ilgili bilgiler yer alır. Projenin neden başlatıldığının açıklandığı ve başlamasına sebep olan faktörlerin tanıtıldığı bölümdür. 2.1.2. Amaçlar (Objectives) Projenin sonunda ulaşılmak istenen ürünlerin/hizmetlerin açık olarak belirtildiği bölümdür. Projenin başarısını daha iyi analiz edebilmek amacıyla, amaçlar ayrıntılandırılmak suretiyle ölçülebilir hedefler konmalıdır. Böylece projenin belirli aşamalarındaki maliyet, efor ve süre hedefleri belirlenerek projenin işleyişi kontrol altında tutulmaya çalışılabilir. Bir projede yalnızca yukarıdaki üç faktörün hedef olarak belirlenmesi yeterli olmayabilir. Bu nedenle, amaçların SMART prensibine uygun belirlenmesi tercih edilmelidir. Smart, İngilizce 5 kelimenin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Bir projede bulunması gereken temel esasları ifade eden bu kelimeler şunlardır: Spesific –Belirgin, Measurable –Ölçülebilir, 49 
  50. 50. Achievible –Ulaşılabilir, Realistik –Gerçekçi, Time Bounded -Zaman Sınırlı. 2.1.3. Kapsam (Scope) Kapsam bölümünde, projenin sınırları belirlenmektedir. Böylece hangi aşamaların projeye dâhil edildiği ve hangi aşamaların projenin dışında kalmış olduğu belirlenmiş olur. Kapsam başlığı altında projenin sınırları, bitiminde karşılaması gereken temel beklentilerin tanımlanması gerekmektedir. 2.1.4. Kısıtlar (Constraints) Bu bölümde, projenin tamamlanması sırasında zaman, bütçe, kaynak ve kapsam açısından ortaya çıkabilecek kısıtlar belirtilir. 2.1.5. Kabuller, varsayımlar (Assumptions) Kabuller, varsayımlar; bazı parametrelerin geleceğe yönelik ne tip değişikliklere uğrayacağını gösteren tahminlerdir. Rakip sayısı, hedef kitlenin beklentileri, teknolojik gelişmeler, makro ekonomik göstergeler, genel bütçedeki değişiklikler, yönetim değişiklikleri, altyapı değişiklikleri gibi hususlar birer parametre olarak görülebilir. Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, bu bölüm doldurulurken, bu husus dikkat nazarlarından uzak tutulmamalıdır. 2.1.6. Kaynaklar (Resources) Bu bölümde; projenin yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulan personel, nakit, departman, araç ve gereçlerin, tedarikçi kaynaklarının değerlendirilmesi gerekmektedir. 2.1.7. Riskler Projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek tehditler ve bunların etkilerinin tanımlanması gerekmektedir. [Risk = Tehdit x etki x Oluşma sıklığı] 2.1.8. Başarı göstergeleri Bu bölüme, tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında projenin belirlenen hedeflere ulaşmadaki toleranslarının neler olacağına dair açıklamalar yazılmalıdır. 2.1.9. Raporlama Projenin kontrol sürecini tanımlamak için hazırlanması gereken bölümdür. Kontrol edilmek istenen kriterler belirlenmeli ve yapılacak kontrol sonucunda ortaya çıkacak verilerin kimlere, ne sıklıkla ve hangi formatlarda verileceği raporlarda tanımlanmalıdır. Ayrıca etki- tepki-kontrol aracı, bu bölümde tanımlanabilir. Etki-Tepki-Kontrol Aracı, projedeki sapmaların miktarlarına göre, haberdar edilecek proje taraflarının tanımlanmasını içerir. 50 
  51. 51. 2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı) Projenin Sahibi / Birimi / Bölümü Projenin Sahibi Projenin Kısa Adı Projenin Kısa Adı Projenin Başlangıç Tarihi Salı, Ocak 01, 2008 Projenin Bitiş Tarihi Çarşamba, Aralık 31, 2008 Projenin Bütçesi 1,000.00 YTL Projenin Yürütücüsü Muhammed İkbal DERİN Diyanet İşleri Başkanlığı Sürekli Kurumsal Projenin Tam Adı Gelişim Projesi Projeyi hazırlayanların isimleri görevleri ve Projeyi Hazırlayanlar deparmanları bu bölüme yazılacaktır. Projenin hazırlanmasına esas oluşturan görev / Proje Dayanağı kadro / yetki / iş tanımı Devam eden veya önceden tamamlanmış İlişkili Proje(ler) projelerle ilişkisi varsa o projelerin adları ve durumları yazılacaktır. Belgenin En Son Teslim Tarihi Arka Plan Projeyle ortaya çıkarılmak istenen ürünü/ hizmeti tanıtınız. Projenin ortaya çıkış nedenlerini yazınız. Projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan kaynaklar kimlerdir/nelerdir? Tanımlayın. Amaçlar Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz. Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz. Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız. Projenin Ana Aşamaları/Projenin Kapsamı Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır? Hangi aşamalar, hangi görevlerden oluşmaktadır? Görevler ve aşamalar hangi sıra ile yapılacaktır? Kısıtlar Bütçe kısıtı, Proje süresi kısıtı, Aşamalara ait zaman kısıtı, Tedarikçi kısıtları, Üretim/hizmet kapasitesi kısıtları, Politik kısıtlar (devlet vs.). 51 
  52. 52. Varsayımlar/Kabuller Proje süresinde gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin değerlerine ait varsayımları belirleyiniz. Maliyet artış dönemlerine ve oranlarına ait tahminler, Teknolojik gelişmelere ait tahminler, Hedef kitleye ait tahminler, Makro ekonomik göstergelerin tahminleri. Başarı kriterleri Hedef süreden sapma toleransı, Hedef bütçeden sapma toleransı, Diğer hedeflerden sapma toleransı, Ürünün/hizmetin işlevinde kabul edilir değişiklikler, Planların hedeflenen revizyon sayısı. Kaynaklar Projenin aşamalarında kullanılacak kaynaklar veya departmanlar için görevlendirme matrisi var mı? Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlanmış mıdır? Riskler Proje sürecinde karşılaşabilecek riskler nelerdir? Risklerin etkilenebileceği faaliyetler nedir? Riskleri önleme planları nedir? Raporlar Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, laboratuar sonuçlarının v.b. sıklığı ve içeriği nedir ve kimlere iletilecektir? Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler ve onaylar nelerdir? 3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu TOR dokümanına göre hazırlanan proje fikri, proje yönetimi kavramları ve kuralları çerçevesinde değerlendirilerek ve ilgili komisyonlar tarafından incelenerek üst yönetim tarafından onaylanır. Onaylanmaması durumunda, kabul edilmeme gerekçeleri, düzeltme, düzenleme, gözden geçirme istekleri taraflara bildirilir. Proje fikrinin kabul edilmesi için aşağıdaki forma benzer bir değerlendirme formu hazırlanabilir: 52 
  53. 53. Değerlendirme Tablosu* KABUL RED 1. ADIM: AÇILIŞ OTURUMU VE İDARİ DENETİM 2 0 1. TOR dokümanının tesliminde son teslim tarihine uyulmuştur. 1 0 2. TOR dokümanı gerekli, biçimsel koşulları sağlamaktadır. 1 0 İdarî teyidi gerçekleştire: …………………………. Tarih:…../……./…….. 2. ADIM: UYGUNLUK KONTROLÜ 8 0 1. Proje Başvuru Rehberinde istenen belgelere göre sunulmuştur. 3 0 a. Projenin bütçesi vardır. 1 0 b. Projenin ihtiyaç duyacağı kaynak listesi vardır. 1 0 c. Proje planı vardır. 1 0 2. Proje fikri 5 0 a. Proje kurallarına uygundur. 2 0 b. İçeriği uygundur. 1 0 c. Önceden yapılmış benzer bir proje ile örtüşmemektedir. 2 0 Uygunluk değerlendirmesini yapan kişi: ……………………… Tarih: …../…../……… KARAR Komisyon, Proje Hazırlama Rehberi’nde belirtilen kriterlere göre 10 0 uygunluğunun teyidini yaptıktan sonra projeyi seçmiştir. *Proje kabul makamı tarafından kullanılacaktır. 3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması Projenin süresi, 12 ayı geçmemelidir. 12 aydan fazla sürmesi düşünülen projeler, bölünerek diğer yıllara dağıtılmalıdır. Proje planı; uygulamanın başlaması için kesin bir tarih öngörmemeli, belirli tarihlere veya aylara atıfta bulunmamalı, “1. ay”, “2. ay” vb. şeklinde basitçe gösterilmelidir. Her bir faaliyet ve toplam proje süresi için mümkün olan en kısa süreyi değil, uygulama takvimini etkileyebilecek bütün ilgili etkenler dikkate alınarak, en muhtemel sürenin temel alınması tavsiye edilmektedir. Proje planında belirtilen faaliyetler, bu bölümde ayrıntılı olarak anlatılan faaliyetlerle uyumlu olmalıdır. Uygulama birimi, başvuru sahibi veya yüklenici olabilir. Herhangi bir faaliyetin olmayacağı aylar veya ara dönemler de faaliyet planına eklenmeli ve projenin toplam tahmini süresinin hesaplanmasına dâhil edilmelidir. Proje planı aşağıdaki format kullanılarak hazırlanmalıdır: 53 
  54. 54. Uygulama Faaliyet 1. Ay 2. Ay 3.Ay 4. Ay 5. Ay 6. Ay Birimi Örnek Örnek Örnek Hazırlık Faaliyeti 1 Kaynak (Başlık) Uygulama Faaliyeti Kaynak 1 (Başlık) Hazırlık Faaliyeti 2 Kaynak (Başlık) … 3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi TOR çerçevesinde hazırlanan projenin kabul edilmesinden sonra, kesin Proje Planı, Ms Project, Gantt Project, Open Workbench, Primavera gibi proje yönetim araçlarının birisi ile ayrıntılı olarak hazırlanıp projeden sorumlu makama teslim edilmelidir. Proje, bu plana göre ve ilgili programlardan biri ile yürütülmelidir. İlgili programlardan Gant Project ve Open Workbench serbest dağıtımlı programlar olup, kuruma yönelik bir lisanslama zorunluluğu doğurmamaktadır. Projenin gerçekleşmeleri, gelişim durumları, kritik yolu, zaman, kapsam ve bütçe kısıtları programa işlenmeli ve öngörülen raporlamalar, bu veriler ışığında hazırlanıp ilgili taraflara sunulmalıdır. 4. Proje İzleme Matrisi Birer yönetim fonksiyonu olarak izleme ve denetim, etkin ve etkili proje yönetimi için vazgeçilmezdir. İzleme sorun bulma, takip ise sonuçların değerlendirilmesi ve analizidir. İzleme ve takip aktivitelerinin yapılma sıklığı projenin bileşenlerine, istenen ayrıntı düzeyine ve gözden geçirme süreçlerinin değişkenliğine bağlıdır. Örnek bir “Proje İzleme Matris”i aşağıdadır. İzlenen bileşenler, istenen sıklık, kullanılabilecek otomatik araçlar, izleme notlarıdır. Matrisin doğru kullanımı net bir iletişim ve izleme sağlar. 54 
  55. 55. Proje İzleme Matrisi İzlenecek Aktivite İstenen sıklık Otomatik Uyarılar Araçlar Güncellenmiş Proje • Aylık MS Project • GANTT tablosu tercihtir Kilometre Taşı Programı • 3 aylık, kilometre taşı, Timline • Önceki ayın tablosunun Aşama tamamlanma FastTrack kopyası saklanmalı (baseline) gözden geçirmeleri, • Görev tamamlanma tarihlerini kapsamalı Güncellenmiş ürün / hizmet • Aylık Otomatik Veri tabanı sorumlusu ilgili tanımlanması • 3 aylık, kilometre taşı, proje veri güncellemeleri yapmalı aşama tamamlanma tabanı gözden geçirmeleri • Teslimat tarih değişiklikleri Güncellenmiş bitimde Durum raporları için MS Project • Liderler alt görevlerin beklenen istendiğinde programın Excel maliyetlerini hesaplasın ilerisine ya da gerisine • Bugüne kadar ki proje doğru maliyetlerini içersin Güncellenmiş ayrıntılı • En az 3 aylık Otomatik Ücretler finansal durum • İstendiğinde proje veri programın ilerisine ya tabanı da gerisine doğru Muhasebe kayıtları Güncellenmiş planlanmış ve • Durum raporları için Excel Üst yönetim görüntüsü gerçekleşmiş tasarruf profili haftalık Güncellenmiş Personel • Aylık MS Project İstenmeyen pikler ve vadiler Profili • 3 aylık, kilometre taşı, var mı? aşama tamamlanma gözden geçirmeleri • Ürün teslimat tarih değişiklikleri Güncellenmiş kaynaklar •Aylık Excel Kaynak ihtiyaçları •3 aylık, kilometre taşı, aşama tamamlanma gözden geçirmeleri • Teslimat tarih değişiklikleri Güncellenmiş risk tanımlama • İstendiğinde MS Word • Risk matrisi güncelleme • Risk yönetiminin Otomatik • Risk düşürme gerekiyor parçası olarak en az3 proje veri mu? tabanı aylık • Risk gerçeklendi mi? Güncellenmiş iş paketleri • İstenirse iş paketi MS Word • Gereksinimler değiştiğinde bittiğinde, değiştiğinde, Otomatik • Detaylar için değişim yeniden proje veri kontrol listesi programlandığında tabanı Güncellenmiş proje • Gereksinimler değişim MS Word • Sözleşme uyarlama gereksinimleri onayı aldığında Otomatik • Ayrıntılar için değişim istenebilir proje kontrol listesi 55 

×