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Conferencia Controllers 2004. Alvear Palace Hotel. Buenos Aires Argentina

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Microsoft Power Point   Sergio Elcunovich Herramientas Para El Manejo De La Informacion Y.. Microsoft Power Point Sergio Elcunovich Herramientas Para El Manejo De La Informacion Y.. Presentation Transcript

  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Conferencia “Controllers 2004” Sergio Elcunovich Service Corporation International Jardin del Pilar S.R.L. 1
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Nuestro Grupo • SCI -Service Corporation International- es la compañía de servicios funerarios de mayor prestigio con presencia en 18 países en 4 continentes.. • Posee en el mundo 2.225 funerarias, 417 cementerios y 183 crematorios • En nuestro país, coordina los servicios de los más reconocidos cementerios privados y cuenta con importantes casas funerarias. 2
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Nuestros cementerios ... 3
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Nuestras casas funerarias... 4
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y LA CREACIÓN DEL VALOR DEL REPORTING 5
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestión de la información, gestión del conocimiento… “Un gramo de información vale un kilo de datos; un gramo de conocimiento vale un kilo de información; un gramo de entendimiento vale un kilo de conocimiento; un gramo de sabiduría vale un kilo de entendimiento.” Russell L. Ackoff, “Recreación de las Corporaciones”. 6
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial NECESIDAD DE NUEVAS TECNOLOGÍAS 7
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Entorno Globalización. Competencia agresiva Avance tecnológico en materia de comunicaciones.. Cambio en la importancia relativa de los factores económicos: de la tierra, capital y trabajo al capital Intelectual (conocimiento). Menor tiempo para la toma de decisiones. Fusiones y Adquisiciones (volumen, desuniformidad) 8
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial El reporte financiero y el Rol del Departamento de Finanzas. Desde una filosofía exclusivamente “desde abajo hacía arriba” y una relación de poder con otros departamentos de la compañía Hacia una filosofía de “compartir la información para ayudar a la creación de valor” 9
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Rol creciente…tareas multiplicadas Recopilar, comprobar, manipular datos Presupuestación Consolidación Reporting Análisis Revisión y aprobación Gestión de procesos Validaciones … 10
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial … y sistemas saturados Cantidad creciente de información a manipular Cambios continuos de estructura a aplicar Los sistemas tradicionales, basados en datos extraídos de las distintas fuentes (ERP, contabilidad, RRHH, etc) e integrados en hojas Excel no pueden responder a estas necesidades 11
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Hojas de cálculo desbordadas Normalmente indocumentadas Restricción de volumen de datos Mantenimiento costoso (estructuras cambiantes) Integridad de datos escasa Interfaces con otros sistemas difícil Capacidad de análisis multidimensional limitado (tablas dinámicas) 12
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial El reto tecnológico • Superar los obstáculos que hoy dificultan el trabajo – Automatizar las tareas mecánicas • Recopilación de información segura • Consolidación rápida 13
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial El reto tecnológico • Y fomentar las tareas que agreguen valor – Distribución y compartimiento de la información – Análisis profundo – Simulación de escenarios (presupuestación, rolling forecast,…) 14
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial El reto tecnológico Sistemas Transaccionales Aplicaciones Analíticas HOY PASADO FUTURO 15
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Respuesta tecnológica a necesidades del management “Set de herramientas para la recolección de datos y manejo de la información, que implementa soluciones orientadas al usuario final para apoyar la toma de decisiones, aprovechando la información disponible en cualquier parte de la organización”. = Business Intelligence 16
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Glosario de Business Intelligence (BI) • Data Warehouse: Repositorio completo de datos de la empresa previo proceso de selección, depuración, transformación, organizados del modo que la empresa los utilizara. • Data Marts: Repositorio parcial de la empresa, donde se almacenan datos tácticos y operativos. 17
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.) • DSS (Decision Support System): Incorporan reglas de decisión y análisis de datos no predefinidos en la posibilidades de un EIS (por qué?) – OLAP (On Line Analytical Process): Principal componente de DSS: análisis multidimensional, volumen de datos, drill down, drill through. – Data Mining: Técnicas de análisis de datos encaminadas a obtener información oculta en un repositorio de datos (predictivos, segmentación, descubrir sin hipótesis). – Query and Reporting Tools: Disminución o eliminación de la dependencia de los departamentos tecnológicos. 18
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Glosario de Business Intelligence (BI) (cont.) EIS ( Executive Information System): Herramientas para proveer información a los ejecutivos de lo que quieren controlar, proveyendo visualización simultanea de diferentes indicadores, en forma amigable y sencilla. – BSC (Balance Scored Card): Herramienta para medir el desempeño de las empresas para alcanzar sus objetivos de mediano y largo plazo desde diversas perspectivas. 19
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Business Intelligence EIS BALANCE E.I.S SCORECARD QUERY AND DSS OLAP REPORTING DATAMINING TOOLS DataWarehouse 20
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Algunas ventajas del BI Análisis multidimensional de la información Proyecciones, tendencias y simulaciones Tiempo de respuesta Volumen de datos Calidad de la información Accesibilidad Reducción de costos operativos Democratización de la información ….. 21
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Caso SCI Argentina: Integración Gestión y Análisis de la Información 22
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Antecedentes 17 Empresas locales familiares adquiridas entre 1997 y 1999 por una Corporación Americana SEC Diferencias conceptuales en el manejo del Negocio Falta de solución tecnológica Corporativa Políticas contables e impositivas diversas 70.000 Clientes Permanencia de ex Accionistas en cargos directivos 23
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Antecedentes (cont.) Diferentes sistemas transaccionales USGAAPs Necesidad de manejo de la información integrada sin perder la individualidad legal o de negocio Información histórica poco confiable Baja calidad de datos o ausencia de los mismos Reporte mensual al exterior Enfoque bottom-up 24
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial “El Desafio”... Unificar la gestión de negocios 25
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Limitaciones Restricciones contractuales Falta de una visión común Soportar nuevos requerimientos Grado de madurez organizacional Posibilidad de soluciones Corporativas para la Región. Presupuesto 26
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN 27
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial WEB CRM BUC AR - OP AR - OP AR - OP AR Telemagic AR - OP AR - OP Paz Campanario AR - OP Gloriam AR Todas las AR Memo Lujan Funerarias L.Costa Solomon Campanario Solomon Solomon Gloriam Cobol Cobol Strad – Sol 4 2.06 2.06 2.06 AP para todas las compañias AP Paz AP para todas las compañias Solomon 4.01 Solomon Solomon 2.06 Caja consolidada para todas las compañias Solomon 4.01 Contabilidad para todas las compañias Contabilidad Paz Contabilidad para todas las compañias Solomon Solomon 2.06 Solomon 4.01 Datawarehouse Cuentas a Cobrar, Contratos y Ventas 28 OLAP Financiero y Ventas
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial SOLUCIONES DE BI APLICADAS 29
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Base Única de Contactos (DSS/ RT) 30
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial CRM (DSS/ OLAP) 31
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Análisis Multidimensional y Reporte (OLAP) Profit Denver LA Total Exp. SF Margin West Cogs February March East West Actual Budget Actual Budget Actual Budget Actual Budget Sales Camera TV Jan TV Feb VCR Mar Audio Qtr 1 Margin Camera TV VCR Jan VCR Feb Audio Mar Qtr 1 Apr Mar Apr Feb Mar Jan Feb Actual Budget Jan Sales Margin Sales Margin Sales Margin TV East TV VCR TV VCR West East Actual South Budget Total Forecast VCR East Variance West West Actual South Budget Total Forecast Variance 32
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial IMPACTO DE LAS SOLUCIONES 33
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Atención de Clientes (CRM/ BUC) Empr esa (Todas) Cant de Tickets 120.00% 100.00% 80.00% Estado Vencida 60.00% 88.04% 87.27% 89.01% Finalizada s/ r etr aso 91.55% 87.83% 89.89% Finalizada c/ r etr aso A Vencer 40.00% 20.00% 0.00% 2003 2004 2003 2004 2003 2004 4 5 6 Mes de llamada Año de llamada 34
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Atención de Clientes (Cont.) Mejora en la comunicación: alineación de mensaje Eficiencia en la distribución de los recursos Anticipación del comportamiento de Clientes Medición de la calidad de atención Desarrollo de distintas estrategias con impacto en los Clientes 35
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestion de Clientes Morosos Estado del Contrato ACTIVO Localidad All Localidad Producto All Producto Fecha_Contrato All Fecha_Contrato Ubicación All Ubicación Medio All Medio Cantidad Saldo Al Grupo Gestion 2002-06 2003-06 2004-06 MOROSOS COBRANTIA GESTION EXTERNA 5.832 7.141 8.104 GESTION INTERNA 16.493 13.503 8.341 Total MOROSOS * 22.325 20.644 16.445 36
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestión de Clientes Morosos 25.000 22.325 20.644 20.000 16.493 16.445 13.503 15.000 Jun-02 8.341 8.104 Jun-03 7.141 10.000 Jun-04 5.832 5.000 0 Gestion Interna Gestion Externa Total 37
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestión de Clientes Morosos Contar de Cliente Campaña CAMPAÑA AMARILLA CAMPAÑA CELESTE CAMPAÑA BLANCA CAMPAÑA VERDE % Sobre el Total CAMPAÑA AZUL CAMPAÑA ROJA SIN CAMPAÑA Total general Gestor VIVIANA TEIXEIRA M ENDEZ 36 362 223 193 20 31 4 869 12,85 SAM ANTA SCHWITZKY 34 344 225 194 33 38 8 876 12,95 M ARIA FERNANDA AM EZTO Y 28 348 217 189 23 35 5 845 12,49 PAO LA BEATRIZ AGUILERA 43 342 218 201 30 36 5 875 12,93 DIEGO GABRIEL OLIVETO 28 347 186 156 27 20 3 767 11,34 M ERCEDES ALBA LOPEZ 26 351 213 142 36 30 4 802 11,86 ANDREA C. GELVEZ RIO S 47 348 202 210 27 32 4 870 12,86 DIEGO HERNAN NOBLIA 36 351 221 185 35 28 5 861 12,73 Total general 278 2.793 1.705 1.470 231 250 38 6.765 100,00 38
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestión de Clientes Morosos Información disponible: Comparativo de periodos Información en $ y cantidad de casos Apertura por grupo de clientes (morosos, normales) Apertura de deuda por producto Apertura de deuda por Marca / zona geográfica Cobranzas por segmento, etc. 39
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Gestión de Clientes Morosos Acciones: Segmentación Controles preventivos (scoring) Tercerización de la gestión Reducción de costos de cobranzas Gestión de campañas por segmento Utilización de nuevas tecnologías (IVR) 40
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Reporting, Control de Gestión Suma de YTD JulioSuma de YTD Julio Negocio AGRUPAC. FIJO- CEMENTERIOS AGRUPAC. FIJO- GRUPO PRINCIPALES RUBROS Total SERVICIOS VARIABLE PRINCIPALES RUBROS GRUPO Y Total general VARIABLE FUNERARIOS 70 FIJOS 95 OTROS GASTOS CREMATORIOS -800,000 Suma de YTD Julio 70 FIJOS 95 OTROS GASTOS 94 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON -560,000 -100,000 -240,000 -800,000 AGRUPAC. FIJO-VARIABLE DE COBRANZAS -70,000 93 GASTOS 94 GASTOS DE ENVIO Y CORRESPON Total -1,000,000 -30,000 -100,000 04 VENTAS DE COBRANZAS GENERALES 93 GASTOS 92 GASTOS 100,000,000 -800,000 -1,000,000 -700,000 -300,000 60 VARIABLES 91 PAPELERIA Y UTILES 92 GASTOS GENERALES -20,000,000 -100,000 -560,000 -240,000 -800,000 65 SEMI VARIABLES 90 MARKETING 91 PAPELERIA Y UTILES -70,000 -2,400,000 -2,000,000 -30,000 -100,000 90 MARKETING 89 MOVILIDAD Y VIATICOS -1,680,000 -800,000 -2,400,000 -720,000 70 FIJOS 89 MOVILIDAD Y VIATICOS -15,500,000 -560,000 -240,000 -800,000 88 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN -100,000 Total general 88 TELEFONIA Y COMUNICACIÓN 86 SEGUROS 62,500,000 -30,000 -70,000 -3,000,000 -100,000 86 SEGUROS -2,100,000 84 SIEMBRA Y MANT DE PARQUES -900,000 -800,000 -3,000,000 84 SIEMBRA Y MANTBIENES DE USO 83 DE PARQUES -800,000 -100,000 -800,000 83 BIENES DE USO GASTOS SOBRE INMUEBLES 82 -70,000 -30,000 -1,000,000 -100,000 82 GASTOS SOBRE INMUEBLES 81 HONORARIOS -700,000 -300,000 -800,000 -1,000,000 81 HONORARIOS 75 OTROS GASTOS DEL PERSONAL -560,000 -240,000 -100,000 -800,000 75 OTROS GASTOS DEL PERSONAL 74 CARGAS SOCIALES -70,000 -30,000 -1,000,000 -100,000 74 CARGAS SOCIALES -700,000 -300,000 -1,000,000 73 SUELDOS Y JORNALES -800,000 73 SUELDOS Y JORNALES -560,000 -240,000 -800,000 110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -800,000 110 OTROS INGRESOS Y EGRESOS -560,000 -240,000 -800,000 100 GASTOS NO OPERATIVOS -1,000,000 100 GASTOS NO OPERATIVOS -700,000 -300,000 -1,000,000 Total 70 FIJOS -15,500,000 Total 70 FIJOS -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000 Total general -15,500,000 Total general -11,090,000 -4,410,000 -15,500,000 41
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Reporting, Control de Gestión 100% 8% 8% 9% 8% 18% 90% 12% 12% 12% 26% P o rce n taje estru ctu ra fijo s 80% 12% 13% 14% 18% 70% 12% 12% 60% 50% 40% 67% 65% 61% 30% 57% 55% 20% 10% 0% GLORIAM PAZ CAMPANARIO LUJAN MEMORIAL Sueldos y relacionados Gastos sobre inmuebles Bienes de Uso Otros 42
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Reporting, Control de Gestión Ventajas: Optimización de recursos Reducción de costo de auditoria externa Cada usuario arma su set de reportes Potencia análisis económico: por negocio, centro de costos, sucursal, etc. Aumenta la efectividad en la toma de decisiones. Democratiza el control de gestión. Disminución tiempos de análisis y gestión de reportes Anticipación (Prevención) 43
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Para Terminar... No existe la bala de plata Manejar el concepto de Tecnología aplicado al negocio Tener visión de mediano plazo, un paso adelante y no dos Evitar el efecto el túnel Buscar el mejor ROI Evaluar la etapa de madurez organizacional Buscar apoyo dentro de la Organización Consultar otras experiencias 44
  • Centro de Capacitación & Formación Gerencial Fin de la presentación Muchas gracias por su atención! SERGIO ELCUNOVICH- SCI selcunovich@sciarg.com 45