Správa podnikového obsahu - Oracle UCM

Správa a zabezpečenie dokumentov Odborný seminár Oracle Slovensko s.r.o., 27.10.2009, Bratislava Patrik Plhoň Alžběta Králová Consultant Sales Manager

Program

9:30 Registrácia

10:00 Úvod

10:05 Správa podnikového obsahu – Oracle UCM

11:10 Prestávka

11:30 Zabezpečenie dokumentov – Oracle IRM

12:15 Obed

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Správa a zabezpečenie dokumentov

Správa a zabezpečenie dokumentov

Přední dodavatel IT řešení a služeb na trhu

Více než 14 let na trhu (od r. 1995)

Klíčové kompetence

dodávky řešení na technologiích Oracle (správa a zabezpečení obsahu i dokumentů, řízení workflow a podnikových procesů)

vývoj specializovaných IS pro prostředí Internet/intranet (portály)

poskytování služeb systémové integrace a projektového řízení

poskytování analytických a konzultačních služeb

Strategický partner Oracle

Certifikát jakosti ISO 9001:2000

SEFIRA spol. s r.o. SEFIRA spol. s r.o. představení společnosti 27. října 2009

Dlouhodobé budování know-how a zkušeností

Vlastní Document Management systém

od r. 1997

15 referencí (nejvýznamnější ČNB, Chemopetrol, STE)

Související oblasti

knihovní informační systémy

informační portály

workflow management systémy

Oracle Universal Content Management (UCM)

SEFIRA spol. s r.o. představení společnosti Správa a zabezpečenie dokumentov 27. října 2009

SEFIRA spol. s r.o. Správa a zabezpečenie dokumentov vybrané reference 27. října 2009

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Správa podnikového obsahu Oracle Universal Content Management Patrik Plhoň Consultant

Správa podnikového obsahu

Oracle Universal Content Management

Úvod do problematiky

Stručný popis produktu Oracle UCM

Podrobný popis technologií a provozu

Obchodní a licenční politika

Diskuze, odpovědi na Vaše dotazy

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o.

Stav obsahu a dokumentů v organizaci

SEFIRA spol. s r.o.

Vzrůstající množství

elektronická podoba

papírová podoba

Roztříštěnost

souborový systém

lokální disky počítačů

e-mail

Úkoly k řešení

Nepřehlednost a neorganizovanost

Špatná dohledatelnost

Opakované vytváření

Nedostatečné zabezpečení

27. října 2009

Správa podnikového obsahu – Enterprise Content Management (ECM)

Sada komplexních technologií

Sjednocení pohledu na dokumenty

Automatizace životního cyklu obsahu

SEFIRA spol. s r.o. Co jsou systémy pro správu dokumentů 27. října 2009 úvod do problematiky (2/3)

Podoby obsahu

formuláře

objednávky

faktury

smlouvy

ceníky

směrnice a nařízení

zápisy z jednání

SEFIRA spol. s r.o. Co jsou systémy pro správu dokumentů 27. října 2009 úvod do problematiky (3/3)

zprávy

e-maily

žádanky

fotografie a obrázky

audio nahrávky

video nahrávky

Správa podnikového obsahu 27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. řešené úkoly, subsystémy

Funkce pro ukládání obsahu a řízení přístupu k obsahu

Základní funkce pro správu dokumentů a metadat

Za-/Odregistrování

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

Notifikace via e-mail

Konverze (více než 400 formátů)

Diskuze

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Content Server – datové úložiště

Funkce pro správu, zabezpečení a sdílení dokumentů

Pokročilé funkce pro správu dokumentů a metadat

Třídění dokumentů do kategorií a složek

Propojování dokumentů prostřednictvím

vazeb (kontext)

Vytváření složených dokumentů

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Document Management – správa dokumentů

Funkce pro dlouhodobé uchovávání archivovaných dokumentů v jejich neměnné podobě i jejich následnou skartaci

Podpora standardních výstupních datových formátů

PDF/A – archivační verze formátu PDF (pro texty, rastrové obrazy a kombinace)

TIFF (pro rastrové obrazy)

Specifická nastavení pro nakládání

s trvalým obsahem

časové lhůty, dispoziční práva,

provázání dokumentů

Třídění a kategorizace archivovaných

dokumentů

na základě skartačních lhůt aj. pravidel

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Records Management – správa archiválií

Funkce pro správu, editování a publikovaní webových prezentací

Základní funkce pro laiky (WYSIWYG editor)

Pokročilé funkce pro odborníky

Editace internetové stránky přímo v ní (kontextová editace)

Schvalování prostřednictvím sledování

změn (revizí) , resp. jejich zvýraznění

Knihovna znovupoužitelných komponent

(fragmentů, dynamických prvků)

Parametrizovatelné šablony

Oddělení editačního (přispěvatelé obsahu)

a publikačního (spotřebitelé obsahu) prostředí

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Web Content Management – správa webového obsahu

Funkce pro správu a zpřístupňování multimediálních dat

Komprese

Indexování

Streaming

Konverze fotografických a obrazových dat

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Digital Asset Management – správa multimédií a konverze

Funkce pro zamezení úniku důvěrných informací (citlivých údajů) a zneužití dokumentů

Podrobněji viz samostatná prezentace

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Information Rights Management – zabezpečení přístupu k obsahu

Průzkumník Microsoft Windows

Sada kancelářských aplikací Microsoft Office (Word, Outlook)

Uživatelé pracuji přímo s nástroji, na které jsou již zvyklí (žádné velké změny)

Webové rozhraní

SEFIRA spol. s r.o. uživatelské rozhraní Správa podnikového obsahu 27. října 2009

28. říjen 2009 SEFIRA spol. s r.o. integrace do aplikací Správa podnikového obsahu

SEFIRA spol. s r.o. webové rozhraní Správa podnikového obsahu 27. října 2009

Správa dokumentů

SEFIRA spol. s r.o. vlastnosti a funkce (1/8) 27. října 2009

Správa dokumentů

Metadata (automatické načítání)

SEFIRA spol. s r.o. 27. října 2009 vlastnosti a funkce (2/8)

Správa dokumentů

Metadata

Verzování

Správa dokumentů

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

Správa dokumentů

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

(automatický odběr)

Správa dokumentů

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

Konverze formátů

(PDF, HTML, TIFF)

Správa dokumentů

Metadata

Verzování

Platnost (od do)

Konverze formátů

Diskuze

Vyhledávání

dle metadat

fulltextově (včetně české a slovenské gramatiky)

přizpůsobení vzhledu formulářů i sestavy výsledků

uložení dotazů pro opakované využití

Uživatelská práva

Uživatelské role

Bezpečnostní skupiny dokumentů

Zamykání (vyhrazení) dokumentů

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. řízení přístupu (1/2)

Řízení přístupu k obsahu

základní stavební bloky

Správa podnikového obsahu SEFIRA spol. s r.o. SEFIRA spol. s r.o. UŽIVATEL ROLE SECURITY GROUP přístup řízení přístupu (2/2) 27. října 2009 Alena Jana Karel Finanční d. Personální d. Veřejné d. personalista vedoucí zaměstnanec RWD RW R R RWD R RWD R --

Revize/schválení/zveřejnění

Typy

standardizované – automaticky spouštěné na základě předdefinovaných kritérií (dle metadat)

základní – spouštěno manuálně pro určitý dokument

Každý krok ve WF procesu má určeny účastníky a pravidla

právo schválit/odmítnout, nebo i upravit

uživatel dle role, nikoliv jména (změny, zastupitelnost)

Šablony

Nástroje pro modelování procesů

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. workflow

Produkty firmy Oracle

(Distributed) Document Capture (vytěžování dat, skenování)

Universal Records Management (archivace, retence a skartace elektronických i papírových dokumentů)

Produkty 3. stran

Spisová služba (např. GORDIC GINIS či GEOVAP CityWare)

Vytěžování dat, skenování (OCR, ICR, OMR; např. ReadSoft Documents for Invoices/Forms)

příklady rozšíření a integrace SEFIRA spol. s r.o. 27. října 2009

Lepší dohledatelnost (jednodušší a rychlejší)

Fulltextové vyhledávání (v češtině i slovenštině)

Eliminace duplicit

Zabezpečení přístupu (uživatelská práva a role, evidence)

Centralizace zdrojů obsahu a jejich řízení (jediný zdroj „pravdy“)

Konsolidace nestrukturovaného obsahu

Možnost workflow

Platforma do budoucna (možnosti rozšíření a propojitelnosti)

hlavní výhody SEFIRA spol. s r.o. 27. října 2009

Spolehlivost

Robustnost i flexibilita

Škálovatelnost a vysoká dostupnost

Rozšiřitelnost a modularita

Otevřenost (SOA)

SEFIRA spol. s r.o. SEFIRA spol. s r.o. klíčové rysy architektury 27. října 2009

Správa podnikového obsahu SEFIRA spol. s r.o. možnosti přizpůsobení (1/2)

Webové rozhraní – grafika

respektování grafického manuálu

logotyp a layout

Webové rozhraní – obsah

dodatečné informace o dokumentech

agregace obsahu

komfortnější přístup a práce

Přidávání nových typů dokumentu

formuláře

modelování metadat

27. října 2009

Správa podnikového obsahu SEFIRA spol. s r.o. možnosti přizpůsobení (2/2)

Vysoká modularita systému

možnost rozfázování projektu

připravené upravitelné komponenty

možnost doplnění nových komponent

Př. komponent nad obsahem

sledování – statistiky, sestavy

integrace aplikací

konverze

kategorizace

27. října 2009

Správa podnikového obsahu SEFIRA spol. s r.o. sledování moderních trendů

Service Oriented Architecture (SOA)

Personalizace dle nejnovějších trendů ESS

Enterprise Social Software = Web 2.0 + Enterprise

tagy, blogy, wiki, IM, komunity

pasivní spotřebitel = > aktivní tvůrce

27. října 2009

Analýza

Návrh řešení (agendy, dokumenty, uživatelé, procesy, workflow)

Návrh infrastruktury (HW, SW, zálohování)

Návrh metodiky

Úvodní studie, studie proveditelnosti

Procesní analýza

Ověření konceptu (PoC)

SEFIRA spol. s r.o. Poskytované služby poskytované služby (1/2) 27. října 2009

Nasazení (instalace a nastavení)

Přizpůsobení na míru (uživatelské rozhraní)

Propojení s dalšími systémy (např. LDAP, spisová služba)

Migrace a konsolidace dat (např. z FS)

Školení (uživatelů i administrátorů)

Poskytnutí dokumentace

Testování

Technická podpora

Rozvoj řešení (podpora předmětu činnosti zákazníka)

SEFIRA spol. s r.o. Poskytované služby poskytované služby (2/2) 27. října 2009

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. Oracle Universal Content Management obchodní a licenční politika Alžběta Králová Sales Manager

Lídr trhu ECM i WCM dle spol. Gartner, Inc. (2009)

SEFIRA spol. s r.o. postavení na trhu (1/2) 27. října 2009

Původně produkt firmy Stellent (od r. 1998)

Akvizice firmy Stellent (11/2006)

Více než 5 000 referencí celosvětově

Silná pozice v USA

Postupný průnik do Evropy

SEFIRA spol. s r.o. postavení na trhu (2/2) 27. října 2009

Licence dle počtu uživatelů

na uživatele

na procesor

Licence dle funkčnosti

UCM Standard Edition

UCM Enterprise Edition

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. licenční politika

1. etapa

UCM Standard Edition

Implementace konkrétních agendy, kterou lze hned používat

Napojení na LDAP

Plnohodnotný provoz DMS bez napojení na okolí

2. etapa

Upgrade na UCM Enterprise Edition

Napojení UCM na okolní systémy

(účetní systém, provozní systém, spisová služba, poštovní server, příp. archivní systém, call centrum, intranet ad.)

Implementace RMS, WCM, DAM

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. fáze nasazení

Správa podnikového obsahu SEFIRA spol. s r.o. vybrané zahraniční reference řešení Oracle UCM 27. října 2009 Výroba / Utility OEM Zdravotnictví / Pojišťovny Nákup / M é dia Letectví / Doprava High Tech / Tele k om unikace Finance St. správa / Vzdělávání OEM

27. října 2009 SEFIRA spol. s r.o. diskuze, odpovědi na Vaše dotazy Správa podnikového obsahu