Manual de prestação de contas

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Manual de prestação de contas

  1. 1. 2012 Manual para Prestação de Contas Fundo Municipal de Apoio à Cultura Estabelece as normas práticas para a prestação de contas de verbas do Fundo Municipal de apoio à Cultura da Prefeitura Municipal de Araçatuba/SP nos termos da Lei 7.422, de 29/11/2011
  2. 2. I. ASPECTOS DA LEI Nº 7.422 DE 29 DE NOVEMBRO DE 2011 QUE “CRIA O FUNDO MUNICIPAL DE APOIO À CULTURA E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS”. O Fundo Municipal de Apoio à Cultura, criado através da Lei Municipal nº7.422/11, é o instrumento de financiamento das políticas públicas municipais de culturadestinado a conceder incentivo em favor de pessoas físicas ou jurídicas domiciliadas nomunicípio de Araçatuba para a realização de projetos culturais. O apoio aos projetos culturais será realizado através do incentivo decorrenteda aprovação de projeto elaborado de acordo com editais a serem publicados pelaSecretaria Municipal de Cultura e em conformidade com a Lei 7.422/11. A finalidade do Fundo Municipal de Apoio à Cultura é, através do apoio eestímulo à produção cultural, promover manifestações culturais com base no pluralismo,na diversidade, nas vocações e no potencial das comunidades formadas pela populaçãoaraçatubense. Sua administração será realizada pela Comissão Deliberativa instituída pelaLei que o criou e, para atingir seus objetivos e permitir o incentivo à projetos culturais,suas receitas serão compostas de verba do próprio município (0,5%), do recebimento decontribuições, transferências, auxílios ou doações, além do obtido através do resultado deconvênios, contratos e acordos celebrados na área da cultura, bem como por outrosrecursos, créditos e rendas adicionais ou extraordinárias. Quanto ao incentivo, seu valor corresponderá ao percentual pleiteado peloproponente do projeto cultural desenvolvido em Araçatuba, podendo chegar a até 100%do projeto aprovado. A Lei criou fases, ou etapas, que vão desde a elaboração dos editais pelaSecretaria Municipal de Cultura até a liberação dos recursos de acordo com oestabelecido no certificado de aprovação de financiamento do projeto cultural, emitidopela Comissão Deliberativa.
  3. 3. Para elucidação, seguem discriminadas tais fases, ou etapas, que o projetoirá percorrer: • Cadastro dos proponentes, pessoas física ou jurídica, na Secretaria Municipal de Cultura; • Elaboração e publicação de editais pela Secretaria Municipal de Cultura; • Recebimento dos projetos pela Secretaria Municipal de Cultura para análise dos documentos; • Publicação da relação dos projetos considerados habilitados ou não habilitados documentalmente; • Encaminhamento dos projetos habilitados para o Conselho Municipal de Políticas Culturais e posterior distribuição, por este, para a Câmara Setorial responsável pelo segmento/área de atuação do projeto; • Análise, julgamento e elaboração de pareceres sobre os projetos; • Publicação dos resultados; • Encaminhamento dos projetos selecionados para a Comissão Deliberativa para emissão dos Certificados de Aprovação e Financiamento de Projetos Culturais – CAFPC; • Liberação dos recursos conforme estabelecido no Certificado de Aprovação e Financiamento de Projetos Culturais – CAFPC; De acordo com o previsto nos parágrafos 3º e 4º, do art. 8º, da Lei Municipalnº 7.422/11, cada proponente pessoa física poderá apresentar 02 (dois) projetos porsegmento cultural e somente um deles poderá receber apoio financeiro, enquanto que oproponente pessoa jurídica poderá apresentar até 05 (cinco) projetos por segmentocultural, sendo que somente um deles receberá apoio financeiro.
  4. 4. A Lei impõe restrições ao incentivo de projetos que versem sobre aconstrução ou conservação de bens imóveis, bem como impede a realização de despesasde capital que não se refiram à aquisição de acervo, ou que seu objetivo final sejadestinado a coleções particulares, além de proibir o benefício exclusivo do proponente doprojeto. Há ainda restrição quanto a concessão de incentivo para projetos que já tenhamsido beneficiados por outro sistema de financiamento de origem municipal. É oportuno esclarecer que tais restrições não atingem projetos que tenhampor objeto a conservação, reciclagem ou restauração de bens tombados pelo Município. Feitas as considerações iniciais acerca do Fundo Municipal de Apoio àCultura, a seguir serão abordadas as específicas condições para apresentação (e forma)dos documentos necessários à prestação de contas. II. INTRODUÇÃO DAS NORMAS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS Este manual regulamenta os procedimentos para a prestação de contasdecorrentes do repasse de verbas previstas na Lei 7.422, de 29/11/2011, nos termosestabelecidos em seu artigo 19, § 1°. A prestação de contas é peça fundamental para dar transparência naaplicação dos recursos públicos, constituindo-se em importante mecanismo de controle daadministração pública e dos órgãos fiscalizadores para verificar se os recursos públicosforam aplicados com a observância do interesse comum da sociedade, com a análise doscustos de desenvolvimento e atendimento da legislação. A análise e avaliação da prestação de contas é realizada através daapresentação de dois conjuntos distintos de documentos: - relativo a realização do objeto - relativo a movimentação financeira das receitas e despesas A verificação da prestação de contas é feita pela Comissão Deliberativacriada e constituída nos termos dos artigos 14 e 15, da Lei 7.422, de 29/11/2011, que areceberá para análise, podendo aprovar, recusar ou fazer ressalvas.
  5. 5. Antes de aprovadas as contas, ainda que se refiram a execução parcial,não haverá liberação de novas verbas. A aprovação de contas pela Comissão Deliberativa não exime oProponente de quaisquer responsabilidades ou de atender a qualquer outro tipo desolicitação ou questionamento realizado pelos órgãos oficiais de controle e fiscalização. III. NORMAS GERAIS RELATIVAS À PRESTAÇÃO DE CONTAS 1. Prazo de entrega A prestação de contas definitiva deverá ser entregue pelo Proponente noprazo de até 60 (sessenta) dias após a conclusão do projeto, observando-se as instruçõescontidas neste Manual e em seus anexos, conforme expressamente previsto no artigo 19,da Lei 7.422/11. Além da prestação definitiva, deverá o Proponente entregar à ComissãoDeliberativa, durante a execução do projeto, prestação de contas mensaisacompanhada dos relatórios de atividade e financeiro do período. A prestação de contas mensal NÃO DISPENSA o Proponente de realizara apresentação de contas definitiva. É o que estabelece o art. 19, da Lei 7.422/11, abaixo transcrito: Art. 19. O proponente de projeto apreciado favoravelmente terá prazo de 60 (sessenta) dias, após a sua conclusão, para comprovação dos dispêndios efetivados e respectiva prestação de contas. §1º. A comissão deliberativa expedirá as instruções relativas à documentação e à forma de apresentação das prestações de contas dos projetos executados; §2º. Na hipótese de o proponente beneficiário do incentivo não apresentar a prestação de contas no prazo estipulado, a comissão, em conjunto com a Secretaria Municipal de Cultura, comunicará o fato à
  6. 6. Procuradoria Geral do Município para que esta tome as providências cabíveis e necessárias à defesa dos interesses do Município; §3º. Os proponentes somente poderão apresentar novos projetos culturais ao Conselho Municipal de Políticas Culturais após um intervalo de 06 (seis) meses da apresentação da prestação de contas dos projetos aprovados e executados anteriormente; §4º. Ficam excluídos do estabelecido no parágrafo anterior os projetos com calendário anual permanente e sem comercialização dos seus produtos e/ou serviços; §5º. Sem prejuízo da obrigatoriedade de prestação de contas dos projetos aprovados, o proponente de projeto cultural é obrigado a apresentar à Comissão Deliberativa, mensalmente, relatório e prestação de contas parcial dos projetos em execução. 2. Local para entrega O Proponente ou seu representante legal devidamente autorizado deveráentregar pessoalmente a prestação de contas, mensal ou definitiva, na SecretariaMunicipal de Cultura de Araçatuba, localizada na Rua Anita Garibaldi, nº 75, emAraçatuba, Estado de São Paulo, em horário previamente agendado pelo telefone (18)3636-1270. A pessoa responsável pelo recebimento dos documentos será indicada pelaComissão Deliberativa. Da forma de apresentação Os documentos que acompanham a prestação de contas deverão serentregues em cópia autenticada ou em cópia simples acompanhada de original paraverificação de autenticidade pelo responsável pela sua recepção.
  7. 7. Os documentos não autenticados deverão conter a expressão “conferecom o original” em meio indelével para que o responsável pela recepção os rubriquedando autenticidade. Os formulários utilizados para a prestação de contas deverão estarassinados pelo Proponente e pelo Contador responsável, sendo acompanhados dosdocumentos comprobatórios da realização do objeto e da movimentação financeira dasreceitas e despesas, organizados em ordem cronológica de execução, tudo em papel noformato A4, arquivados em pasta no modelo arquivo, com a identificação na capa dosdados necessários à individualização do projeto: (nome, número do contrato e outros),sendo que no caso de prestação de contas mensal, deverá indicar, ainda, o mês a que serefere. A prestação de contas deverá ser feita com o auxílio do “Relatório deConferência” (conforme modelo em anexo), que é um roteiro a ser utilizado naconferência e ordenação dos documentos necessários para prestação de contas,devendo ser entregue à parte (não arquivada com os demais documentos), devidamentedatado e assinado pelo Proponente do projeto e pelo Contador. Quando a entrega da prestação de contas for realizada por umrepresentante do proponente, este deverá apresentar o respectivo instrumento deprocuração devidamente datado, com firma reconhecida e com poderes para representá-lo, juntamente com cópia de seu documento de identidade (RG) e do CPF. A entrega dos documentos relacionados à prestação de contas será feita naordem prevista no Relatório de Conferência, sendo que a recepção dos documentossomente será feita em sua integralidade, não se admitindo a juntada posterior de outrosdocumentos, exceto quando solicitados pela Comissão Deliberativa. 3. Da conta corrente Para o recebimento de verbas públicas destinadas na forma da Lei 7.422/11,o Proponente deverá abrir conta corrente, perante uma agência bancária do Bancodo Brasil ou da Caixa Econômica Federal, específica para a movimentaçãofinanceira dos valores relacionados ao projeto, não podendo realizar qualquer outra
  8. 8. movimentação que a ele não esteja ligada, sendo que após a sua execução a contadeverá ser encerrada e o comprovante de encerramento anexado à prestação de contasdefinitiva, exceto em relação aos projetos de realização permanente. 4. Das decisões da Comissão Deliberativa Recebida a Prestação de Contas, a Comissão Deliberativa promoverá aanálise dos documentos que a instruem, facultando-se a determinação de juntada deesclarecimentos ou de outros documentos que se julgarem necessários. Em caso de NÃO APROVAÇÃO das contas, o Proponente, além dassanções de ordem tributária, civil e penal, ficará obrigado a devolver os recursosrecebidos, atualizados monetariamente pelo índice dos tributos municipais (IPCA-E) eacrescidos de juros de 1% (um por cento) ao mês, além da perda do direito de acesso anovos benefícios por um período mínimo de 5 (cinco) anos. A Comissão Deliberativa analisará a compatibilidade dos gastosapresentados na prestação de contas, levando-se em conta a complexidade do projeto, oorçamento detalhado apresentado pelo proponente, os produtos e/ou serviços adquiridose contratados, pautando-se em valores praticados no mercado em atendimento aosprincípios da razoabilidade e economicidade que regem a Administração Pública,podendo rejeitar os valores que comprovadamente desatenderem o interesse público. 5. Da alteração no orçamento do projeto Qualquer alteração (remanejamento de recursos) no orçamento detalhadoque foi apresentado pelo proponente no momento da inscrição do projeto, deverá serpreviamente autorizada pela Comissão Deliberativa. Para isso, o proponente deverá fazer a solicitação por escrito, justificando osmotivos da alteração.
  9. 9. IV. NORMAS PARA A COMPROVAÇÃO DA REALIZAÇÃO DO OBJETO As normas para a comprovação de realização do objeto do projeto aprovadoconstarão no edital previamente publicado, além de outras expedidas pela ComissãoDeliberativa, consoante as características de cada projeto.
  10. 10. V. NORMAS PARA APRESENTAÇÃO DA COMPROVAÇÃO FINANCEIRA 1. Recebimento de verba pública O crédito referente ao repasse de verba pública será feito em conta correnteespecialmente aberta para a movimentação do projeto, em nome do Proponente, sendoque a execução somente deverá ter início após o primeiro aporte de recursos. A comprovação dos repasses será feita juntamente com a prestação decontas mediante a apresentação de extrato de conta corrente bancária. Havendo saldo residual na execução do projeto, o valor deverá serdestinado ao Fundo Municipal de Cultura mediante documento de depósito bancárioatravés de guia própria. Após o encerramento do projeto deverá ser apresentado juntamente com aprestação de contas definitiva o Termo de Encerramento da conta corrente ou declaraçãoequivalente da instituição financeira, exceto para os projetos de realização permanente. 2. Documentos fiscais As notas fiscais deverão obedecer às legislações específicas, não sendoadmitido como documento fiscal recibo, pedido, nota de balcão ou qualquer outrodocumento não revestido das formalidades legais. Deverá constar no corpo das notas fiscais de produtos ou serviços areferência ao projeto com seu nome e número do contrato. É importante o preenchimento completo, de todos os campos da nota fiscal,fornecendo todas as informações sobre os bens adquiridos ou locados e/ou serviçosprestados, de forma legível, com quantidade, valores unitário e total, não se admitindodescrição genérica como, por exemplo, “serviços prestados”, “locação de bens”,“despesas”, “produtos diversos”, ou qualquer outro termo que não permita a exataidentificação do produto ou serviço.
  11. 11. A data de emissão das notas fiscais não poderá ser anterior à data doprimeiro crédito de recursos públicos, nem posterior ao último dia de execução doprojeto. 3. Comprovação do pagamento O Proponente deverá comprovar, através de meio hábil, a efetiva realizaçãode pagamento das despesas apontadas nos documentos que instruem a prestação decontas, demonstrando a destinação dos recursos, o que poderá ser feito por um dosseguintes meios: - através de cheque nominal ao favorecido, juntando-se a cópia de chequeao recibo/título/boleto; - através de transferência bancária realizada por meio de TED/DOC outransferência eletrônica, devendo a comprovação ser feita mediante cópia docomprovante de transferência; Os documentos que comprovam os pagamentos deverão ser anexados aosreferidos recibos/títulos/boletos. Não serão reembolsados os valores pagos a título de multa, juros ououtros encargos decorrentes do atraso. 4. Comprovantes da despesa – Pessoa Jurídica (empresa) Quando o pagamento de despesa for feito para empresa (pessoa jurídica) odocumento hábil para sua comprovação será a Nota Fiscal de Venda ou de Prestação deServiços, emitida nos termos da legislação vigente, e atendidas as seguintes condiçõesmínimas: - ser emitida em nome do Proponente;
  12. 12. - ter data de emissão compatível com o período de realização do projeto, ouseja, após a data do primeiro aporte de recursos em conta corrente e antes da dataprevista para a conclusão do projeto; - trazer a indicação do projeto e número do contrato; - especificar, detalhadamente, os produtos adquiridos ou os serviçoscontratados (não se admitindo descrição genérica). 5. Comprovantes da despesa – Pessoa Física Somente para a contratação de serviços poderão ser utilizadoscomprovantes de pagamento de Pessoa Física, através do preenchimento de Recibo dePagamento a Autônomo (RPA), nos termos da legislação vigente, e com o atendimentodas seguintes condições mínimas: - ser emitido contra o Proponente; - ter data de emissão compatível com o período de realização do projeto, ouseja, após a data do primeiro aporte de recursos em conta corrente e antes da dataprevista para a conclusão do projeto; - trazer a indicação do projeto e número do contrato; - especificar, detalhadamente, os serviços contratados (não se admitindodescrição genérica); - trazer a indicação do nome completo, endereço, do documento deidentificação (RG), do CPF e do número de cadastro perante o INSS do prestador deserviços; - em se tratando de contratação de artistas ou de técnico em Espetáculodeverão ser observadas, ainda, as disposições da Lei 6.533/78.
  13. 13. 6. Da responsabilidade tributária Quando a legislação tributária atribuir responsabilidade pela retenção erecolhimento de impostos ao Proponente contratante, deverá ser apresentado juntamentecom a prestação de contas o comprovante de pagamento de tributos. A não comprovação de recolhimento de tributo municipal, quando devido,sujeitará o Proponente ao seu pagamento, facultando-se a retenção de valores para talfinalidade. 7. Documentos não aceitos para a prestação de contas Não serão aceitos documentos em desacordo com o previsto neste Manuale, ainda: - recibos de depósitos bancários, notas de balcão, pedidos, orçamentos,tíquetes de caixa ou cupom fiscal desacompanhando de nota fiscal; - documentos nos quais a discriminação dos produtos ou serviços sejagenérica e as informações estejam ilegíveis ou rasuradas; - documentos cujo preenchimento ou apresentação esteja emdesconformidade com o previsto na legislação. 8. Extratos bancários Deverão ser apresentados extratos bancários referentes a conta correnteutilizada exclusivamente para movimentação dos recursos destinados ao projeto,devendo demonstrar toda a movimentação financeira referente ao período compreendidoentre a primeira liberação de recursos e o último pagamento, de forma que seja possívelconciliar os pagamentos efetuados com a movimentação bancária.
  14. 14. 9. Formulários para a Prestação de contas A prestação de contas deverá ser instruída com os formulários elaborados epreenchidos com base nos modelos anexos, os quais deverão ser assinados peloProponente e pelo Contador responsável. - Relatório de conferência - Anexo I – Descrição das despesas realizadas - Anexo II – Realização das Receitas e Despesas - Anexo III – Conciliação bancária - Modelo de Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) 10. Normas complementares A Comissão Deliberativa poderá expedir normas complementares para finsde cumprimento da Lei 7.422/2011.
  15. 15. RELATÓRIO DE CONFERÊNCIA PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAÇATUBA Prestação de contas Secretaria Municipal de Cultura Lei 7.422/2011Proponente Número do contratoNOME DO PROPONENTE PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA 123456789Projeto Prestação de contasNOME DO PROJETO Definitiva/Mês RELATÓRIO DE CONFERÊNCIA Os documentos que acompanham a prestação de contas deverão serapresentados na seguinte ordem: (este relatório NÃO DEVERÁ ser anexado aos demaisdocumentos referentes à prestação de contas, sendo entregue em duas vias, uma dasquais será protocolizada pelo responsável pela recepção dos documentos) Reservado ao DOCUMENTOS SOLICITADOS receptor ITEM DOCUMENTO CONFERÊNCIA Procuração outorgada pelo Quando a pessoa que Proponente, com firma reconhecida, realizar a entrega da estabelecendo poderes para entregaPrestação de contas não for dos documentos, acompanhada de o próprio proponente cópia do RG e CPF da pessoa autorizada a representá-lo Contrato firmado com a Administração Identificação do projeto pública acompanhado de cópia do RG e CPF do Proponente Certidão de Regularidade Válida do Conselho Regional de Contabilidade do Certidão de Regularidade profissional que terá elaborado e do Contador assinará o Relatório de Prestação de Contas, juntamente com o ProponenteComprovação da realização Um dos comprovantes estabelecidos no do objeto Edital ou pela Comissão Deliberativa
  16. 16. Anexo I preenchido em ordem cronológica de realização (pagamento) acompanhado dos documentos fiscais que comprovam a realização das despesas, assim como do comprovante de seu pagamento (cópia de cheque, transferência Comprovação da bancária etc) movimentação financeira Anexo II preenchido e acompanhado das receitas e despesas dos extratos bancários que comprovam(todos os Anexos deverão o recebimento de recursos e, quando estar assinados pelo houver, o comprovante de repasse ao Proponente e pelo Fundo Municipal de Cultura dos valores Contador responsável) excedentes Conciliação bancária preenchida e acompanhada dos extratos bancários que comprovam a movimentação financeira do projeto durante toda sua execução e, quando for o caso, do Termo de Encerramento.Responsável pelo projeto/proponente Contador responsável/CRCAssinatura Assinatura
  17. 17. ANEXO I – DESCRIÇÃO DAS DESPESAS REALIZADAS PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAÇATUBA Prestação de contas Secretaria Municipal de Cultura Lei 7.422/2011Proponente Número do contratoNOME DO PROPONENTE PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA 123456789Projeto Prestação de contasNOME DO PROJETO Definitiva/Mês ANEXO I – DESCRIÇÃO DAS DESPESAS REALIZADAS Descrição dos serviços Data Documento Valor (R$) prestados/produtosdd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviçodd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviçodd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviçodd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviçodd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviçodd/mm/aaaa 123456 Valor em ReaisFornecedor Nome do Fornecedor do produto ou serviço Total em TOTAL DOS GASTOS RELACIONADOS OU VALOR A TRANSPORTAR Reais Araçatuba/SP, 00 de Mês de 2.012Responsável pelo projeto/proponente Contador responsável/CRCAssinatura Assinatura
  18. 18. ANEXO II – REALIZAÇÃO DAS RECEITAS E DESPESAS PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAÇATUBA Prestação de contas Secretaria Municipal de Cultura Lei 7.422/2011Proponente Número do contratoNOME DO PROPONENTE PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA 123456789Projeto Prestação de contasNOME DO PROJETO Definitiva/Mês ANEXO II – REALIZAÇÃO DAS RECEITAS E DESPESAS II RECEITAS REALIZADAS Data do Crédito Origem do Recurso Valor (R$) dd/mm/aaaa Fundo Municipal de Cultura Valor em reais dd/mm/aaaa Rendimento de aplicação financeira Valor em reais DESPESAS REALIZADAS Data da realização Destino do Recurso Valor (R$)Período de realização Despesas relacionadas no Anexo I Valor em reais dd/mm/aaaa Tarifas bancárias Valor em reais Total das receitas realizadas Valor em reais Total das despesas realizadas Valor em reais Valor em reais Excedente repassado ao Fundo Municipal de Cultura (receitas menos despesas) Araçatuba/SP, 00 de Mês de 2.012Responsável pelo projeto/proponente Contador responsável/CRCAssinatura Assinatura
  19. 19. ANEXO III – CONCILIAÇÃO BANCÁRIA PREFEITURA MUNICIPAL DE ARAÇATUBA Prestação de contas Secretaria Municipal de Cultura Lei 7.422/2011Proponente Número do contratoNOME DO PROPONENTE PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA 123456789Projeto Prestação de contasNOME DO PROJETO Definitiva/Mês ANEXO III – CONCILIAÇÃO BANCÁRIA IIIBanco Agência Conta CorrenteEspecificação dos lançamentos realizados em conta correnteCréditos relativos ao repasse do Fundo Municipal de Cultura Valor em reaisDébitos pela realização de despesas Valor em reais Valor em reaisSaldo bancário antes da conciliação (créditos menos débitos)Mais Soma dos valoresMenos (soma dos valores) Valor em reaisSaldo após conciliação bancária (igual ao saldo bancário) Araçatuba/SP, 00 de Mês de 2.012Responsável pelo projeto/proponente Contador responsável/CRCAssinatura Assinatura
  20. 20. MODELO DE RECIBO DE PAGAMENTO A AUTÔNOMO (poderão ser utilizados outros modelos disponíveis) RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMOS R$ valor Recebemos de Dados do contratantea importância de (valor por extenso)referente ao pagamento de Serviços derealizados no período de 18 a 22 de fevereiro de 2.012, dando quitação. Araçatuba, 00 de Mês de 2.012. Nome do prestador de serviços RG CPF Inscrição Municipal 1111111 NIT(INSS/PIS) 11111111111111

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