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1. Slide 1: Dirección General (459-10) Lic. Sebastián San Juan
2. Slide 2: Administración de Proyectos (Project Management) Project Management Institute (www.pmi.org) PMBOK, 2004. Tercera Edición Parte 1 Lic. Sebastián San Juan
3. Slide 3: PROYECTOS 1. Finalidad 2. Que es un proyecto? 3. Qué es la dirección de proyectos? 4. Estructura del PMBOK 5. Áreas de experiencia 6. Contexto de la dirección de proyectos Lic. Sebastián San Juan
4. Slide 4: 1 FINALIDAD  Identificar el subconjunto de fundamentos de la Dirección de Proyectos (DP) generalmente reconocido como buenas prácticas  Proporcionar y promover un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar la DP  Proporcionar una referencia fundamental a la DP, la gerencia y a los stakeholders (involucrados) del proyecto Lic. Sebastián San Juan
5. Slide 5: 2 QUE ES UN PROYECTO Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.  Temporal: Posee un comienzo y final definido  Productos, servicios o resultados únicos: Crea entregables únicos. Entregables son productos, servicios o resultados. Lic. Sebastián San Juan
6. Slide 6: 2 QUE ES UN PROYECTO Un proyecto es alcanzar un objetivo y luego concluir. Vs. Una operación es dar respaldo al negocio Lic. Sebastián San Juan
7. Slide 7: 2 QUE ES UN PROYECTO Se usan para lograr el plan estratégico de la organización Surgen como resultado de:  Una demanda de mercado  Una necesidad de la organización  Una solicitud del cliente  Un avance tecnológico  Un requisito legal Lic. Sebastián San Juan
8. Slide 8: QUE ES LA DIRECCIÓN DE 3 PROYECTOS  La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus necesidades  Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.  El responsable de alcanzar los objetivos del proyecto es el Director del Proyecto Lic. Sebastián San Juan
9. Slide 9: QUE ES LA DIRECCIÓN DE 3 PROYECTOS Incluye:  Identificar los requisitos  Establecer objetivos claros y realizables  Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos  Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders) Lic. Sebastián San Juan
10. Slide 10: ? Pregunta Todas las siguientes son características de un proyecto, con excepción de: 2. Temporario 3. Comienzo y fin definidos 4. Actividades interrelacionadas 5. Se repite a si mismo cada mes Rta: 4 Lic. Sebastián San Juan
11. Slide 11: 4 ESTRUCTURA DEL PMBOK® SECCIÓN I: Marco conceptual de la DP: proporciona una estructura básica para entender la DP  Capítulo 1: Introducción: define los términos clave y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK  Capítulo 2: Ciclo de vida del proyecto y Organización: Describe el entorno del proyecto SECCIÓN II: Norma para la DP de un proyecto: especifica todos los procesos de DP que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto  Capítulo 3: Procesos de DP para un proyecto: describe los 5 grupos de procesos de DP aplicables a cualquier proyecto y los procesos de DP que componen tales grupos SECCIÓN III: Áreas de conocimiento de la DP: organiza los 44 procesos en 9 áreas de conocimiento: Gestión de la integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones del proyecto. (Capítulos 4 al 13) Lic. Sebastián San Juan
12. Slide 12: 5 AREAS DE EXPERIENCIA De la DP: estructura el desglose de trabajo, análisis de camino crítico y la gestión del valor ganado Del equipo de la DP: comprender, usar los conocimientos y habilidades de al menos, 5 áreas de experiencia: Fundamentos de la Dirección de proyectos  Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación  Compresión del entorno del proyecto  Conocimientos y habilidades de dirección general  Habilidades intrapersonales  Fundamentos de la DP: Conocimiento de la metodología PMI, superpuesta con otras disciplinas de dirección. Se componen de: Definición del ciclo de vida del proyecto  5 grupos de procesos de DP  Lic. Sebastián San Juan 9 Áreas de conocimiento 
13. Slide 13: 6 CONTEXTO DE LA DP La DP existe en un contexto más amplio que incluye:  Programas y Dirección de Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionados  Portafolio y gestión de portafolio: es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de aquellos, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio  Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en componentes o subproyectos más fáciles de gestionar Lic. Sebastián San Juan
14. Slide 14: 6 CONTEXTO DE LA DP Oficina de Gestión de Proyectos (PMO):  Centraliza y coordina la dirección de proyectos  Supervisa la DP, programas o una combinación de ambas  Pone énfasis en la planificación y ejecución de proyectos y sub- proyectos vinculados con el objetivo de negocio  Proporciona desde funciones de respaldo hasta la dirección y responsabilidad para lograr los objetivos del proyecto Lic. Sebastián San Juan
15. Slide 15: ? Pregunta Usted administra la aprobación de un nuevo medicamento en el mercado, ud. Cumple el rol de: 2. Gerente funcional, ya que ud. Tiene buen conocimiento del funcionamiento de la industria farmacéutica 3. Gerente de proyecto, ya que ud. Está creando un producto único con planificación de tiempo específica 4. Gerente de operaciones, ya que ud. Realiza diferentes tareas repetitivas 5. Gerente de Programa, ya que ud. Tiene que administrar diferentes sub-proyectos pata hacer su trabajo. Rta: 2 Lic. Sebastián San Juan
16. Slide 16: Administración de Proyectos (Project Management) Project Management Institute (www.pmi.org) PMBOK, 2004. Tercera Edición Parte 2 Lic. Sebastián San Juan
17. Slide 17: METODOLOGÍA PMI 1. Ciclo de vida del proyecto y del producto 2. Grupos de procesos 3. Procesos de iniciación 4. Procesos de planificación 5. Procesos de ejecución 6. Procesos de supervisión y control 7. Procesos de cierre Lic. Sebastián San Juan
18. Slide 18: CICLO DE VIDA DE PROYECTO 1 Y DEL PRODUCTO Relación entre ambos Ciclo de vida del producto Operaciones Disposición Producto Plan de Ciclo de vida negocios del proyecto Idea Inicio Planificación Ejecución Cierre Supervisión y control Lic. Sebastián San Juan
19. Slide 19: 2 GRUPOS DE PROCESOS Para producir un entregable de calidad, se debe equilibrar las demandas de:  Tiempo  Costos  Alcance  Calidad  Satisfacción del cliente  Riesgos Lic. Sebastián San Juan
20. Slide 20: 2 GRUPOS DE PROCESOS  Los procesos de DP, describen qué hacer para administrar un proyecto… …mientras que el ciclo de vida de un proyecto, describe el trabajo involucrado en un proyecto  Se documenta la información necesaria para: Iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto  Los procesos de la DP han sido reconocidos como buenas prácticas para la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo Lic. Sebastián San Juan
21. Slide 21: 2 GRUPO DE PROCESOS Ciclo de vida del proyecto Procesos de Planificación Procesos Procesos de de Inicio Cierre Procesos de Ejecución Procesos de Supervisión y control Lic. Sebastián San Juan
22. Slide 22: 2 GRUPOS DE PROCESOS Productos Límites del entregables proyecto Usuarios finales Iniciador / Inicio Planificación Ejecución Cierre Patrocinador del proyecto Supervisión y control Entradas del Activos de proyecto los procesos Registros del proyecto Lic. Sebastián San Juan
23. Slide 23: Procesos del PMBOK Lic. Sebastián San Juan
24. Slide 24: 3 PROCESOS DE INICIACIÓN Acta de constitución del proyecto  Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos para aplicar los recursos a las actividades del proyecto •Contrato Acta de •Enunciado del trabajo del Desarrollar el Constitución del proyecto Acta de Proyecto Constitución del •Factores ambientales de Proyecto (Project Charter) la empresa •Activos de los procesos de la organización Lic. Sebastián San Juan
25. Slide 25: 3 PROCESOS DE INICIACIÓN Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto  Descripción narrativa del alcance del proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un entendimiento común entre los interesados •Acta de Constitución del Proyecto Desarrollar el Enunciado •Enunciado del trabajo del Enunciado preliminar del proyecto preliminar del alcance del alcance del proyecto (PPSS) •Factores ambientales de proyecto la empresa •Activos de los procesos de la organización Lic. Sebastián San Juan
26. Slide 26: Project Iniciation - Stakeholders Lic. Sebastián San Juan
27. Slide 27: 3 PROCESOS DE INICIACIÓN Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 4.1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto INTEGRACIÓN (Project Charter) 4.2. Desarrollar el Enunciado del Alcance Preliminar del INTEGRACIÓN Proyecto (Preliminary Project Scope Statement) Lic. Sebastián San Juan
28. Slide 28: PROCESOS DE 4 PLANIFICACIÓN Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto Es un documento formalmente aprobado Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un proyecto antes que sea realizado •Enunciado del alcance del proyecto preliminar Desarrollar el •Procesos de dirección de Plan de Gestión Plan de Gestión del Proyecto proyectos del Proyecto •Factores ambientales de la empresa •Activos de los procesos de la organización Lic. Sebastián San Juan
29. Slide 29: PROCESOS DE 4 PLANIFICACIÓN Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 5.1. Planificación del alcance ALCANCE 5.2. Definición del alcance ALCANCE 5.3. Crear EDT (WBS) ALCANCE 6.1. Definición de actividades TIEMPO 6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades TIEMPO 6.3. Estimación de los recursos de las actividades TIEMPO 6.4. Estimación de la duración de las actividades TIEMPO 6.5. Desarrollo del cronograma TIEMPO 7.1. Estimación de costos COSTO 8.1. Planificación de la calidad COSTO Lic. Sebastián San Juan
30. Slide 30: PROCESOS DE 4 PLANIFICACIÓN Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 8.1. Planificación de la calidad RRHH 9.1. Planificación de los recursos humanos COMUNICACIONES 10.1. Planificación de las comunicaciones RIESGOS 11.1. Planificación de la gestión de riesgos RIESGOS 11.2. Identificación de riesgos RIESGOS 11.3. Análisis cualitativo de riesgos RIESGOS 11.4. Análisis cuantitativo de riesgos RIESGOS 11.5. Planificación de la respuesta a riesgos RIESGOS 12.1. Planificar las compras y adquisiciones ADQUISICIONES 12.2. Planificar la contratación ADQUISICIONES Lic. Sebastián San Juan
31. Slide 31: ? Pregunta Cuáles son las acciones específicas que son necesarias para completar el proceso de iniciación? 3. Definición del Alcance 4. Alcance Preliminar y Acta de constitución del proyecto 5. Adquirir el equipo de proyecto 6. Generar reportes de performance Rta: 2 Lic. Sebastián San Juan
32. Slide 32: 5 PROCESOS DE EJECUCIÓN Dirigir y gestionar la ejecución del Proyecto Es la coordinación de personas y recursos, la integración y realización de actividades, conforme al Plan de gestión del proyecto (PGP) Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos •Plan de gestión del proyecto •Productos entregables (PGP) •Cambios solicitados •Acciones correctivas aprobadas •Solicitudes de cambio implementadas Dirigir y gestionar •Acciones preventivas aprobadas •Acciones correctivas implementadas la ejecución del •Solicitudes de cambio aprobadas •Acciones preventivas implementadas Proyecto •Reparación de defectos aprobada •Reparación de defectos implementada •Información sobre el desempeño del •Reparación de defectos validada trabajo •Procedimiento de cierre administrativo Lic. Sebastián San Juan
33. Slide 33: 5 PROCESOS DE EJECUCIÓN Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 8.2. Realizar el aseguramiento de calidad CALIDAD 9.2. Adquirir el equipo de proyecto RRHH 9.3. Desarrollar el equipo de proyecto RRHH 10.2. Distribución de la información COMUNICACIONES 12.3. Solicitar respuestas de vendedores ADQUISICIONES 12.4. Selección de vendedores ADQUISICIONES Lic. Sebastián San Juan
34. Slide 34: PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y 6 CONTROL Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Es la recopilación, medición y distribución de información del desempeño del proyecto Objetivo: Evaluar las mediciones y tendencias respecto del plan para mejorar el proceso, mediante la introducción de cambios •Acciones correctivas recomendadas •Plan de gestión del proyecto •Acciones preventivas (PGP) Supervisar y recomendadas controlar el •Información sobre el desempeño •Proyecciones trabajo del del trabajo Proyecto •Reparación de defectos •Solicitudes de cambio rechazadas recomendada •Cambios solicitados Lic. Sebastián San Juan
35. Slide 35: PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y 6 CONTROL Control integrado de cambios Es la gestión de los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen Objetivo: Controlar los factores que producen cambios, asegurarse que esos cambios sean beneficiosos, determinar si se ha producido un cambio •Solicitudes de cambio aprobadas •Solicitudes de cambio rechazadas •Plan de gestión del proyecto (PGP) •PGP (actualizaciones) •Cambios solicitados •Enunciado del alcance del proyecto •Información sobre el desempeño del trabajo (actualizaciones) Control integrado •Información sobre el desempeño del trabajo •Acciones correctivas aprobadas de cambios •Acciones preventivas recomendadas •Acciones preventivas aprobadas •Acciones preventivas recomendadas •Reparación de defectos aprobada •Reparación de defectos recomendada •Reparación de defectos validada •Productos entregables Lic. Sebastián San Juan
36. Slide 36: PROCESOS DE SEGUIMIENTO 6 Y CONTROL Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 5.4. Verificación del alcance ALCANCE 5.5. Control del alcance ALCANCE 6.6. Control del cronograma TIEMPO 7.3. Control de costos COSTO 8.3. Realizar control de calidad CALIDAD 9.4. Gestionar el equipo de proyecto RRHH 10.3. Informar el desempeño COMUNICACIONES 10.4. Gestionar a los interesados COMUNICACIONES 11.6. Seguimiento y control de riesgos RIESGOS 12.5. Administración del contrato ADQUISICIONES Lic. Sebastián San Juan
37. Slide 37: ? Pregunta Cuáles son las salidas claves, entre otras, de la administración de la ejecución del proyecto? 3. El Acta de constitución 4. Entregables, cambios requeridos, acciones correctivas 5. Liberación de recursos para la reparación de defectos 6. Cambios requerido Rta: 2 Lic. Sebastián San Juan
38. Slide 38: 7 PROCESOS DE CIERRE Cierre del proyecto Finaliza todas las actividades de todos los PGP Objetivo: Confirma que todos los objetivos han sido alcanzados •Plan de gestión del proyecto •Procedimiento de cierre (PGP) administrativo •Documentación del contrato •Procedimiento de cierre del •Factores ambientales de la contrato Cerrar Proyecto empresa •Producto, servicio o resultado •Activos de los procesos de la final organización •Activos de los procesos de la •Información sobre el desempeño organización (actualizaciones) del trabajo •Productos entregables Lic. Sebastián San Juan
39. Slide 39: 7 PROCESOS DE CIERRE Cierre del contrato Conclusión y aprobación del vínculo contractual Objetivo: Obtención de la aceptación formal por parte del cliente •Plan de gestión de las adquisiciones •Contratos concluidos •Plan de gestión del contrato Cerrar Proyecto •Activos de los procesos •Documentación del contrato de la organización •Procedimiento de cierre del (actualizaciones) contrato Lic. Sebastián San Juan
40. Slide 40: 7 PROCESOS DE CIERRE Procesos y áreas de conocimiento Procesos Área de conocimiento 4.7. Cerrar el proyecto INTEGRACIÓN 12.6. Cierre del Contrato ADQUISICIONES Lic. Sebastián San Juan
41. Slide 41: Análisis del capítulo de “Los simuladores” •Identificar los procesos de la metodología del PMBOK en la serie. •Identificar cuando comienza y termina cada una de las etapas del proyecto. •Distribuir los procesos entre los grupos y completar las principales plantillas y entregables de dichos procesos Para descargar las plantillas de cada proceso: http://www.sebastiansanjuan.com/pmbok/ Lic. Sebastián San Juan